Ejemplo Plan De Gestion De Calidad 4en69
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Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia
PROYECTO xxx Documentos de Gobierno del Proyecto Capítulo: Plan De Gestión de Calidad Fecha xxxx
TABLA DE CONTENIDO
1
HISTORIA DE MODIFICACIONES AL CAPITULO .............................................................. 2
2
OBJETIVOS ......................................................................................................................... 2
3
ALCANCE ............................................................................................................................ 2
4
DEFINICIONES .................................................................................................................... 3 4.1
DE LA GESTIÓN DE CALIDAD...................................................................................... 3
4.2
ÍNDICES DE GESTIÓN Y DE LAS MÉTRICAS DE CALIDAD ........................................ 4
4.2.1
Objetivos de las métricas de calidad ........................................................................ 4
4.2.2
Determinar las metas y los objetivos primarios de la gerencia del proyecto ............. 5
4.2.3 Seleccionar las métricas que medirán los conceptos que soportan el logro de los objetivos del proyecto ........................................................................................................... 5 4.2.4
Definir el plan de implementación para las métricas definidas.................................. 6
4.2.5
Ejecutar la implementación de las métricas seleccionadas ...................................... 6
5
IDENTIFICACIÓN DE POLÍTICAS DE GESTIÓN DE CALIDAD.......................................... 8
6
PLANEACIÓN DE LA CALIDAD.......................................................................................... 9
7
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD.................................................................................. 9
8
CONTROL DE LA CALIDAD.............................................................................................. 11
Plan de Gestión de la Calidad
Fecha xxxx Versión xxx.xxx
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Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia
1
2
HISTORIA DE MODIFICACIONES AL CAPITULO Versión
Fecha
Elaborado por:
Razón de la actualización
1.0
2006 Octubre
Comité de Gerentes Líder PMO
Versión Original
OBJETIVOS
El propósito de éste documento es definir la metodología, políticas y procedimientos a implantar en el proyecto “XXX” en la Gestión de la Calidad, así como los indicadores que serán utilizados con el fin de medir el desempeño del proyecto en sus dimensiones de alcance, tiempo, costo y calidad. Así mismo, el objetivo de este documento es presentar: 1. Los entregables producto del Proyecto o la definición del documento o lugar donde se encuentren definidos. 2. Los criterios de aceptación establecidos para cada uno de los entregables y aquellos de aplicación general para todos los entregables 3. Los procedimientos de aceptación a seguir con el fin de validar el cumplimiento de los criterios de aceptación 4. Los roles y responsabilidades de cada una de las partes, tanto de la que entrega como de la que recibe, dentro del procedimiento de aceptación
3
ALCANCE
En este documento se definen en forma general para todo el ciclo de vida del proyecto: 1. Las políticas para la aplicación del Plan de Calidad 2. Los índices generales del proyecto, con su respectiva ficha técnica para medición de su desempeño 3. Los entregables, criterios y procedimientos de aceptación, y los roles y responsabilidades para su recepción, revisión, aceptación o rechazo 4. Los tipos de revisiones de aseguramiento de calidad a realizar para medir el desempeño del proyecto, la aplicación de los procedimientos establecidos en el Gobierno y Formulación del Proyecto acordado y, la calidad de los productos generados en él. Las bases sobre las cuales se comparan las mediciones tomadas en el Proyecto para determinar si existe una desviación de calidad o un problema de desempeño en el proyecto, son las establecidas en los documentos vigentes de la Línea Base del proyecto, Anexo xxx – Especificaciones Técnicas del Proyecto, y demás documentos que conforman el Gobierno del Proyecto donde se encuentren
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Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia especificaciones de tiempo, costos, alcance y calidad. Igualmente en lo establecido en los contratos vigentes para el Proyecto. Este Plan de Gestión de la Calidad incluye únicamente las actividades y principios de calidad identificados de común acuerdo entre las “Organizaciones Ejecutantes” como requeridas para planear, medir y controlar el desempeño y la calidad de los entregables del proyecto para el logro de los objetivos del Proyecto mismo.
4
DEFINICIONES
4.1
DE LA GESTIÓN DE CALIDAD
Se define la calidad como una medida de clase, excelencia y normas estándar que reflejan las necesidades definidas y las expectativas hacia el Proyecto. La gestión de calidad determina y lleva a cabo la Política de Calidad a lo largo del ciclo de vida de proyecto e integra los conceptos de Aseguramiento y Control de Calidad. •
Planeación de Calidad: La planeación de la calidad es el proceso requerido para asegurar que el proyecto llegará a satisfacer las necesidades para las cuales fue establecido. Se refiere a las actividades relacionadas con la identificación de los elementos e índices de calidad que son relevantes para el proyecto y con la definición de procedimientos y políticas que determinar la forma como serán evaluados. La planeación de la calidad permite establecer la forma como será evaluado el desempeño del proyecto en relación con su línea base, permitiendo validar el trabajo y producción de los resultados a entregar, en el tiempo definido y con un riesgo conocido.
•
Aseguramiento de la Calidad: El proceso de aseguramiento de la Calidad se refiere a la implementación de las acciones y procedimientos periódicos requeridos para evaluar el desempeño del proyecto que permitirá que el producto o servicio resultado de las diferentes etapas o fases del proyecto cumpla con los requerimientos establecidos y acordados el la línea base del proyecto para las dimensiones de alcance, tiempo, costo y calidad.
•
Control de Calidad: Se refiere a la inspección interna y final de los entregables de acuerdo con los criterios definidos para su aceptación. El foco del control de calidad es evaluar el resultado contra sus requerimientos, monitoreándolos para determinar si están cumpliendo con los estándares de calidad e identificando las formas de eliminar las causas de los resultados no satisfactorios.
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Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia La ejecución de este Plan de Calidad en las diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto se representa en la siguiente gráfica:
Mejoramiento continuo
Requerimientos de Calidad Iniciación
Cierre
Control
Control de la Calidad
Ciclo de vida del proyecto
Planeación
Planeación de la Calidad
Ejecución
Aseguramiento de la Calidad
4.2
ÍNDICES DE GESTIÓN Y DE LAS MÉTRICAS DE CALIDAD
4.2.1 Objetivos de las métricas de calidad Los índices de gestión serán fundamentales para: •
Identificar necesidades específicas que requieren ser medidas y controladas, es decir, requerimientos de medición de desempeño
•
Medir en forma consistente y periódica el desempeño del proyecto para visualizar el estado del mismo en el elemento evaluado. Esto aplica para cualquiera de las dimensiones de alcance, tiempo, costo y calidad
•
Analizar el desempeño del proyecto de acuerdo con los datos obtenidos de la medición, así como analizar las tendencias
•
Identificar riesgos o issues, así como determinar los planes de acción correctivas requeridos.
•
Iniciar el ciclo nuevamente, teniendo en cuenta los resultados obtenidos
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Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia La siguiente gráfica ilustra las actividades requeridas para la planeación e implementación de las métricas o índices de gestión en un proyecto: Determinar Metas y Objetivos
Planes del Proyecto Repositorio del Proyecto
Seleccionar Métricas
Actividades del Proyecto
Desarrollar el Plan de Métricas
Implementar Acciones Correctivas
Recolección de Datos
Ejecución del plan de métricas Cálculos y Análisis
Identificar Acciones Correctivas Presentación e Interpretación
4.2.2 Determinar las metas y los objetivos primarios de la gerencia del proyecto El primer paso en el proceso de seleccionar las métricas del proyecto es identificar las metas y los objetivos finales del proyecto. Con base en éstos se diseña un conjunto de métricas que permitirá soportarlos.
4.2.3 Seleccionar las métricas que medirán los conceptos que soportan el logro de los objetivos del proyecto Una vez se hayan identificado las metas y los objetivos, el paso siguiente es seleccionar métricas candidatas. Es importante tener presente que una métrica no es significativa a menos que: a) Pueda ser medida, y b) Produzca resultados de tal manera que los cambios en los resultados se reflejen claramente en mejoras en el alcance de los objetivos. Las métricas se pueden definir con base en: •
Un catálogo de métricas de una metodología específica
•
Métricas definidas por el negocio
•
Métricas definidas y validadas en la industria
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Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia Una buena métrica debe tener los siguientes atributos: •
Indica cómo las metas y objetivos del proyecto han sido obtenidos a través de los procesos y tareas ejecutadas
•
Es simple, entendible, lógica y repetible
•
Muestra una tendencia más que un estado
•
Está claramente definida
•
Sus datos son económicos de recolectar
•
La recolección, el análisis y los reportes de su información es oportuna, permitiendo una rápida respuesta
•
La métrica provee al proyecto y/o a sus actividades la conducción de acciones apropiadas
4.2.4 Definir el plan de implementación para las métricas definidas La implementación de la(s) métrica(s) debe estar integrada a los planes del proyecto, y es una parte integral de los controles e informes del proyecto. Durante la implementación de la métrica se debe asegurar que: •
Los datos se registran de una manera y con un formato establecido
•
Las medidas se toman de la misma manera cada vez
•
Los datos son registrados sobre una base periódica
•
Se han asignado las responsabilidades por la recolección de los datos requeridos y el análisis subsecuente
4.2.5 Ejecutar la implementación de las métricas seleccionadas Las acciones requeridas para iniciar la implantación de una métrica son: •
Asignar a personas las tareas específicas de las métricas. Se definen roles y responsabilidades a los del equipo. Las tareas que conlleva la métrica, son usualmente repetitivas de manera periódica
•
Utilizar herramientas específicas (ej. Hojas de Excel), gráficas para representación, ente otros
•
Conducir sesiones de entrenamiento, lo cual dependerá del conocimiento del recurso tendrá bajo su responsabilidad la métrica
•
La frecuencia de recolección y generación de resultados puede variar, así como los involucrados en la métrica. Cada métrica tiene su propio “ciclo de vida” en términos de cuándo sus tareas son desempeñadas
•
Las actividades que se ejecutan durante la implantación de la métrica son:
que
a) Recolección de datos: La recolección de los datos para la métrica involucra dos tipos de datos: o La Línea Base del Proyecto y el perfil del mismo. La recolección de estos datos se inicia desde el inicio del Proyecto y no necesita ser recolectada a menos que la Línea base cambie
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Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia o Datos brutos, que se recolectan de la forma como sea definida para cada métrica en particular b) Análisis: Después de que los datos han sido recolectados y revisados, los cálculos requeridos se deben realizar antes de comenzar el análisis de la información y de los datos calculados. Todos los datos necesitan ser revisados y analizados para asegurar que el proceso de recolección se ha desarrollado correctamente y que la métrica es apropiada para el tiempo o para el objetivo que se está midiendo. En el caso de presentarse alguna desviación que no permita tomar decisiones de mejora, es necesario ajustar el procedimiento de recolección para corregir los problemas que se puedan presentar. c) Presentación e Interpretación: Los informes, a menudo gráficos, que muestran tendencias son preparados para revisión y distribución después de que se hayan verificado los datos iniciales. En algunos casos, el informe o los datos del informe métrico individual puede necesitar ser consolidado en informes gerenciales tales como los informes de estado del proyecto definidos d) Identificación de Acciones Correctivas: Las acciones correctivas identificadas pueden se de una de las tres siguientes categorías:
La primera categoría es cuando la métrica ha indicado variación en la realización de un objetivo del Proyecto. En esta categoría, el Gerente del Proyecto necesitará identificar acciones para poner el desempeño del proyecto nuevamente dentro de la meta para cumplir el objetivo. En algunos casos sin embargo, los resultados pueden hacer que se revise el objetivo que se está midiendo
La segunda categoría es cuando los datos indican un defecto en un proceso que participa en el logro del objetivo. En este caso, el proceso debe ser revisado y ajustado y los resultados deben confirmar las mejoras que proporciona la medida
La tercera categoría es cuando la métrica debe ser ajustada (frecuencia de recolección, tolerancias o aún utilizar una métrica diferente) para mejorar la medida del objetivo
e) Implementación de las acciones correctivas: El Gerente de Proyecto con el Comité de Gerentes aprueba las acciones correctivas identificadas o determina si la aprobación la debe dar el Comité Directivo. Una vez aprobada la Acción Correctiva, asigna la responsabilidad de su implantación y verifica para asegurarse de que los cambios se han ejecutado. Los efectos de estos cambios son monitoreados en el siguiente ciclo de revisión de la métrica. Dependiendo del impacto del problema evidenciado, puede requerirse realizar un ciclo de revisión más corto
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IDENTIFICACIÓN DE POLÍTICAS DE GESTIÓN DE CALIDAD
1. La responsabilidad del cumplimiento del Plan de Gestión de la Calidad en el proyecto será del Gerente de Proyecto, apoyado por el Comité de Gerentes 2. La responsabilidad de la aplicación del Plan de Gestión de la Calidad en el proyecto será de todos los participantes en el proyecto 3. El Gerente del Proyecto presentará en cada reunión del Comité Directivo el estado de cada uno de los indicadores definidos en el Gobierno del Proyecto que apliquen para la totalidad del mismo y para las etapas o fases en ejecución. 4. Es responsabilidad del Comité Directivo aprobar la asignación los recursos necesarios para el adecuado seguimiento a la calidad del proyecto e identificar acciones de prevención, mejora o corrección que se puedan presentar según el estado de las métricas presentadas en el Comité e issues asociados al Plan de Gestión de Calidad. 5. El Gerente de Proyecto, apoyado por el Líder de PMO y el Comité de Gerentes es responsable de revisar permanentemente el Plan de Gestión de Calidad, con el objetivo de actualizarlo según las necesidades del proyecto y de la Fase o Etapa en ejecución 6. La medición de los indicadores, los reportes de estado, y la implementación de los procedimientos definidos en este plan son responsabilidad del Gerente de Proyecto con el apoyo del Líder de PMO y el Comité de Gerentes. 7. La verificación del cumplimiento de los criterios de aceptación de todos los entregables es responsabilidad del Comité de Gerentes. Excepto cuando se definan otros responsables para algún tipo de entregable. 8. Todos los del equipo de proyecto podrán enviar solicitudes frente a riesgos o issues relacionadas con el cumplimiento de Plan de Gestión de Calidad, en los respectivos formatos de acciones correctivas al Gerente de Proyecto respectivo de cada “ORGANIZACIÓN EJECUTANTE”, los cuales seguirán los procedimientos definidos. las validarán y entregarán al Gerente de Proyecto para su aprobación en el Comité de Gerentes o Comité Directivo según el impacto de la acción a tomar. 9. Se propenderá por parte del Comité de Gerentes que cuando exista un proveedor técnico se establezcan y acuerden formalmente de común acuerdo con el Comité de Gerentes su metodologías de Aseguramiento de Calidad, Control de Calidad y acuerdos de servicio para entregables específicos, los cuales podrán basarse y/o complementarse con los indicadores y guías específicas definidas para el Proyecto en este documento de Gobierno 10. Las “ORGANIZACIONES EJECUTANTES” tendrán la autonomía para definir un Plan de Gestión de Calidad a su interior para mejorar el desempeño de sus actividades en el proyecto, y podrán informar de estas actividades o no al Gerente de Proyecto. 11. La Oficina del Proyecto llevará un control detallado de cada uno de los indicadores identificados a lo largo del Proyecto y preparará el tablero de control y los reportes del mismo.. De igual manera tendrá la responsabilidad de reportar oportuna cualquier desviación que se presente
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Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia 12. La Oficina del Proyecto realizará al inicio y durante la ejecución del Proyecto dos auditorias de calidad basadas en la metodología xxx que tendrán como objetivo la validación del adecuado seguimiento y control del proyecto y el cumplimiento de la Línea Base en sus dimensiones de tiempo, alcance, costos y calidad. 13. El Gerente de Proyecto deberá garantizar de manera oportuna la elaboración del anexo 4 – Especificaciones técnicas del proyecto con base en este Plan y como complemento del mismo. 14. El Comité de Gerentes deberá desarrollar en forma puntual para cada fase o etapa, previo a su inicio o cuando el estado del proyecto lo requiera:
6
•
La revisión, modificación o definición de las políticas de Calidad propias de cada etapa o fase, si aplican
•
La aprobación del Anexo 4 para las siguientes fases. Los índices propios de la etapa o fase, con su respectiva ficha técnica para medición de su desempeño
•
El establecimiento de revisiones de aseguramiento de calidad según el objetivo de la fase o la necesidad del proyecto y sus entregables.
•
Los tipos de revisiones de aseguramiento de calidad a realizar para medir el desempeño de la tarea o fase específica, la aplicación de los procedimientos establecidos en el Documento de Gobierno acordado, y la calidad de los productos generados en éstas, si se requiere.
PLANEACIÓN DE LA CALIDAD
En el Anexo 1 de este Plan de Gestión de Calidad se presentan las métricas definidas para medir el desempeño del proyecto en general para todas sus etapas, en un formato denominado “Ficha Técnica de Métricas para el Proyecto “XXX””
Ficha Tecnica de Metricas del Proyecto SCOPE.xls
7
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
Para las actividades de Aseguramiento de la Calidad, se definirán los siguientes tipos de revisiones que se realizarán en el proyecto según sus etapas y los requerimientos específicos del mismo, así como su estado presentado en el Tablero de Control del Proyecto. Para las revisiones de aseguramiento de calidad relacionadas con el Gobierno y Formulación del Proyecto se utilizará la metodología xxx, la cual permitirá evaluar el estado del proyecto en cuanto al cumplimiento de los planes establecidos. Las revisiones técnicas se programarán en forma específica según el avance del proyecto, la etapa en la cual se encuentre y los objetivos relacionados con la producción de entregables específicos. A continuación se relacionan y explican las revisiones enunciadas en este numeral.
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Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia NOMBRE REVISION
OBJETIVO
QUE SE REVISA
TECNICAS A APLICAR
Evaluar el estado general • Documentos • Reuniones Revisión de contractuales Estado General de del proyecto, involucrando • Revisiones o todas sus dimensiones: Proyecto inspecciones Alcance, tiempo, costos y • Documento de Gobierno y calidad. Formulación del La base de evaluación Proyecto serán todos los capítulos • Informes de estado del que componen el Proyecto de los Gobierno y Formulación periodos que se del proyecto requieran
PARTICIPANTES
REVISORES
• Gerente del Proyecto • Comité de Gerentes, como mecanismo • Líder de PMO normal de medición de desempeño • Comité de Gerentes
FRECUENCIA
Mensual
RESULTADOS
• Informe de estado del Proyecto actualizado • Tablero de Control del Proyecto actualizado
• Comité Directivo, • Quien a solicitud cuando así lo solicite haya requerido realizar esta revisión y haya sido aprobada por el Comité de Gerentes
• Lista de Riesgos • Lista de Issues • Acciones correctivas
• Tablero de Control del Proyecto Revisión Técnica
Evaluar técnicamente la • Documentos de solución de acuerdo con la Especificaciones etapa del ciclo de vida en funcionales y no la cual se encuentre el funcionales, proceso de producción de Estándares, Diseños, los entregables del Procedimientos, etc. proyecto. • Código
• Walkthrougths
• Comité Funcional
• Inspecciones
• Comité Técnico
• Revisiones
• Comité TécnicoFuncional
• Pruebas
• Funcionarios expertos funcionales y técnicos, internos o externos al proyecto
A solicitud
• Conclusiones • Lista de acciones a seguir
• Comité de Procesos
• Lista de riesgos
• Otros comités de Proyecto
• Errores
• Reporte resumen de la revisión
• Lista de issues
• Tiempos de respuesta, tolerancia a fallas, recuperación, disponibilidad, carga, concurrencia, volumen
• Acciones correctivas • Entradas para el informe de estado general del Proyecto
• Herramientas utilizadas • Proceso de pruebas y resultados • Arquitectura Técnica Evaluar la calidad de los • Planes de Proyecto,y Revisión de estado actual Aseguramiento de productos y procesos a través del ciclo de vida del Calidad (Q/A) • Project Status Report Proyecto
• Revisiones
• Revisor Independiente • Gerente del Proyecto designado
• Inspecciones
• Comité de Gerentes
• Reuniones
• Resultados de otras revisiones • Entregables
• Comité Directivo
• Mínimo cada 3 meses
• Consultor experto en • Depende temas de Q/A del estado del • Otros según se proyecto requiera
• Reporte de aseguramiento de la calidad • Conclusiones • Lista de acciones a seguir • Lista de riesgos • Lista de issues • Acciones correctivas
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Plan de Gestión de Calidad 8
CONTROL DE LA CALIDAD
Las actividades de Control de Calidad se refieren a las relacionadas con la supervisión de los resultados específicos del proyecto, para determinar si cumplen con los estándares de calidad relevantes e identificar las causas de un rendimiento insatisfactorio. Las actividades de control de calidad se basarán en la medición, análisis e interpretación de los resultados obtenidos de la aplicación de las métricas establecidas para el proyecto, así como las relacionadas con la verificación del cumplimiento de los criterios de aceptación de los entregables. Como resultado del proceso de Control de Calidad se definirán las acciones correctivas requeridas para mantener los procesos bajo los parámetros de control establecidos en este plan. A continuación se relacionan los Entregables, Criterios y Procedimientos de Aceptación, así como los responsables de la aplicación de los procedimientos.
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Plan de Gestión de Calidad Entregable
Documento de Gobierno Formulación del Proyecto
Criterio de Aceptación
y
Actas de inicio del Proyecto y de la Fase
Anexo 4 del contrato con “YYY” para la Fase 1
Capacitación en los procedimientos de istración de proyectos
Plan de Gestión de la Calidad
Procedimiento de Aceptación
• Cada documento y sus Entrega del Documento capítulos se revisarán y correspondiente al modificarán en conjunto con el entregable enunciado, que Comité de Gerentes cumpla con el contenido • Una vez acordadas las acordado en conjunto con el modificaciones e incluidas en Comité de Gerentes, y el cada documento, éste se dará cual sea completo, con el por aprobado nivel de profundidad, • Para el Documento de estandarización y Gobierno y Formulación del organización de los temas Proyecto, éste se dará por acorde con la necesidad y aceptado con el 100% de los alcance del proyecto y la capítulos aceptados por el metodología de “YYY”. Comité de Gerentes • El período de aceptación está El criterio de aceptación definido en el plan del será en primera instancia proyecto. Si no se reciben evaluado por el Comité de comentarios para ajustes en Gerentes y en segunda el período indicado, el instancia por el Comité entregable se dará por Directivo. aceptado • Se firmará un Acta de Aceptación del entregable • El período de aceptación Entrega de la capacitación transcurre durante la con el contenido acordado y ejecución de la capacitación en el tiempo de ejecución • Una vez finalizada ésta se del entrenamiento definido dará por aceptada • Se firmará un Acta de Aceptación de la Capacitación
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Responsabilidades de la organización que entrega
Responsabilidades de la organización que recibe y evalúa el criterio de aceptación
• Estos entregables son • El Comité de Gerentes es el responsable de la aceptación responsabilidad del Consultor de este entregable • Cada Documento será elaborado por el Consultor y se • El Comité de Gerentes aportará sus observaciones para llevará al Comité de Gerentes construir el entregable según para seguir el procedimiento de sus criterios y requisitos aceptación individuales • El Consultor hará los ajustes Comité de Gerentes que se acuerden en el Comité • El aceptará el entregable de Gerentes siguiendo el procedimiento de aceptación establecido
• El Consultor preparará el • El Comité de Gerentes es el material según su metodología receptor principal de esta de Gerencia y Gobierno de capacitación y por consiguiente Proyectos es el responsable de la aceptación de este entregable • El Consultor dictará esta capacitación según el tiempo • El Comité de Gerentes previsto en el plan del proyecto aceptará el entregable siguiendo el procedimiento de • Si existen ajustes a la aceptación establecido capacitación, deberán solicitarse una vez finalice ésta •
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PROYECTO xxx Documentos de Gobierno del Proyecto Capítulo: Plan De Gestión de Calidad Fecha xxxx
TABLA DE CONTENIDO
1
HISTORIA DE MODIFICACIONES AL CAPITULO .............................................................. 2
2
OBJETIVOS ......................................................................................................................... 2
3
ALCANCE ............................................................................................................................ 2
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DEFINICIONES .................................................................................................................... 3 4.1
DE LA GESTIÓN DE CALIDAD...................................................................................... 3
4.2
ÍNDICES DE GESTIÓN Y DE LAS MÉTRICAS DE CALIDAD ........................................ 4
4.2.1
Objetivos de las métricas de calidad ........................................................................ 4
4.2.2
Determinar las metas y los objetivos primarios de la gerencia del proyecto ............. 5
4.2.3 Seleccionar las métricas que medirán los conceptos que soportan el logro de los objetivos del proyecto ........................................................................................................... 5 4.2.4
Definir el plan de implementación para las métricas definidas.................................. 6
4.2.5
Ejecutar la implementación de las métricas seleccionadas ...................................... 6
5
IDENTIFICACIÓN DE POLÍTICAS DE GESTIÓN DE CALIDAD.......................................... 8
6
PLANEACIÓN DE LA CALIDAD.......................................................................................... 9
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ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD.................................................................................. 9
8
CONTROL DE LA CALIDAD.............................................................................................. 11
Plan de Gestión de la Calidad
Fecha xxxx Versión xxx.xxx
Pág. 1 de 12
Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia
1
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HISTORIA DE MODIFICACIONES AL CAPITULO Versión
Fecha
Elaborado por:
Razón de la actualización
1.0
2006 Octubre
Comité de Gerentes Líder PMO
Versión Original
OBJETIVOS
El propósito de éste documento es definir la metodología, políticas y procedimientos a implantar en el proyecto “XXX” en la Gestión de la Calidad, así como los indicadores que serán utilizados con el fin de medir el desempeño del proyecto en sus dimensiones de alcance, tiempo, costo y calidad. Así mismo, el objetivo de este documento es presentar: 1. Los entregables producto del Proyecto o la definición del documento o lugar donde se encuentren definidos. 2. Los criterios de aceptación establecidos para cada uno de los entregables y aquellos de aplicación general para todos los entregables 3. Los procedimientos de aceptación a seguir con el fin de validar el cumplimiento de los criterios de aceptación 4. Los roles y responsabilidades de cada una de las partes, tanto de la que entrega como de la que recibe, dentro del procedimiento de aceptación
3
ALCANCE
En este documento se definen en forma general para todo el ciclo de vida del proyecto: 1. Las políticas para la aplicación del Plan de Calidad 2. Los índices generales del proyecto, con su respectiva ficha técnica para medición de su desempeño 3. Los entregables, criterios y procedimientos de aceptación, y los roles y responsabilidades para su recepción, revisión, aceptación o rechazo 4. Los tipos de revisiones de aseguramiento de calidad a realizar para medir el desempeño del proyecto, la aplicación de los procedimientos establecidos en el Gobierno y Formulación del Proyecto acordado y, la calidad de los productos generados en él. Las bases sobre las cuales se comparan las mediciones tomadas en el Proyecto para determinar si existe una desviación de calidad o un problema de desempeño en el proyecto, son las establecidas en los documentos vigentes de la Línea Base del proyecto, Anexo xxx – Especificaciones Técnicas del Proyecto, y demás documentos que conforman el Gobierno del Proyecto donde se encuentren
Plan de Gestión de la Calidad
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Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia especificaciones de tiempo, costos, alcance y calidad. Igualmente en lo establecido en los contratos vigentes para el Proyecto. Este Plan de Gestión de la Calidad incluye únicamente las actividades y principios de calidad identificados de común acuerdo entre las “Organizaciones Ejecutantes” como requeridas para planear, medir y controlar el desempeño y la calidad de los entregables del proyecto para el logro de los objetivos del Proyecto mismo.
4
DEFINICIONES
4.1
DE LA GESTIÓN DE CALIDAD
Se define la calidad como una medida de clase, excelencia y normas estándar que reflejan las necesidades definidas y las expectativas hacia el Proyecto. La gestión de calidad determina y lleva a cabo la Política de Calidad a lo largo del ciclo de vida de proyecto e integra los conceptos de Aseguramiento y Control de Calidad. •
Planeación de Calidad: La planeación de la calidad es el proceso requerido para asegurar que el proyecto llegará a satisfacer las necesidades para las cuales fue establecido. Se refiere a las actividades relacionadas con la identificación de los elementos e índices de calidad que son relevantes para el proyecto y con la definición de procedimientos y políticas que determinar la forma como serán evaluados. La planeación de la calidad permite establecer la forma como será evaluado el desempeño del proyecto en relación con su línea base, permitiendo validar el trabajo y producción de los resultados a entregar, en el tiempo definido y con un riesgo conocido.
•
Aseguramiento de la Calidad: El proceso de aseguramiento de la Calidad se refiere a la implementación de las acciones y procedimientos periódicos requeridos para evaluar el desempeño del proyecto que permitirá que el producto o servicio resultado de las diferentes etapas o fases del proyecto cumpla con los requerimientos establecidos y acordados el la línea base del proyecto para las dimensiones de alcance, tiempo, costo y calidad.
•
Control de Calidad: Se refiere a la inspección interna y final de los entregables de acuerdo con los criterios definidos para su aceptación. El foco del control de calidad es evaluar el resultado contra sus requerimientos, monitoreándolos para determinar si están cumpliendo con los estándares de calidad e identificando las formas de eliminar las causas de los resultados no satisfactorios.
Plan de Gestión de la Calidad
Fecha xxx Versión xx.xxx
Pág. 3 de 12
Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia La ejecución de este Plan de Calidad en las diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto se representa en la siguiente gráfica:
Mejoramiento continuo
Requerimientos de Calidad Iniciación
Cierre
Control
Control de la Calidad
Ciclo de vida del proyecto
Planeación
Planeación de la Calidad
Ejecución
Aseguramiento de la Calidad
4.2
ÍNDICES DE GESTIÓN Y DE LAS MÉTRICAS DE CALIDAD
4.2.1 Objetivos de las métricas de calidad Los índices de gestión serán fundamentales para: •
Identificar necesidades específicas que requieren ser medidas y controladas, es decir, requerimientos de medición de desempeño
•
Medir en forma consistente y periódica el desempeño del proyecto para visualizar el estado del mismo en el elemento evaluado. Esto aplica para cualquiera de las dimensiones de alcance, tiempo, costo y calidad
•
Analizar el desempeño del proyecto de acuerdo con los datos obtenidos de la medición, así como analizar las tendencias
•
Identificar riesgos o issues, así como determinar los planes de acción correctivas requeridos.
•
Iniciar el ciclo nuevamente, teniendo en cuenta los resultados obtenidos
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Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia La siguiente gráfica ilustra las actividades requeridas para la planeación e implementación de las métricas o índices de gestión en un proyecto: Determinar Metas y Objetivos
Planes del Proyecto Repositorio del Proyecto
Seleccionar Métricas
Actividades del Proyecto
Desarrollar el Plan de Métricas
Implementar Acciones Correctivas
Recolección de Datos
Ejecución del plan de métricas Cálculos y Análisis
Identificar Acciones Correctivas Presentación e Interpretación
4.2.2 Determinar las metas y los objetivos primarios de la gerencia del proyecto El primer paso en el proceso de seleccionar las métricas del proyecto es identificar las metas y los objetivos finales del proyecto. Con base en éstos se diseña un conjunto de métricas que permitirá soportarlos.
4.2.3 Seleccionar las métricas que medirán los conceptos que soportan el logro de los objetivos del proyecto Una vez se hayan identificado las metas y los objetivos, el paso siguiente es seleccionar métricas candidatas. Es importante tener presente que una métrica no es significativa a menos que: a) Pueda ser medida, y b) Produzca resultados de tal manera que los cambios en los resultados se reflejen claramente en mejoras en el alcance de los objetivos. Las métricas se pueden definir con base en: •
Un catálogo de métricas de una metodología específica
•
Métricas definidas por el negocio
•
Métricas definidas y validadas en la industria
Plan de Gestión de la Calidad
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Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia Una buena métrica debe tener los siguientes atributos: •
Indica cómo las metas y objetivos del proyecto han sido obtenidos a través de los procesos y tareas ejecutadas
•
Es simple, entendible, lógica y repetible
•
Muestra una tendencia más que un estado
•
Está claramente definida
•
Sus datos son económicos de recolectar
•
La recolección, el análisis y los reportes de su información es oportuna, permitiendo una rápida respuesta
•
La métrica provee al proyecto y/o a sus actividades la conducción de acciones apropiadas
4.2.4 Definir el plan de implementación para las métricas definidas La implementación de la(s) métrica(s) debe estar integrada a los planes del proyecto, y es una parte integral de los controles e informes del proyecto. Durante la implementación de la métrica se debe asegurar que: •
Los datos se registran de una manera y con un formato establecido
•
Las medidas se toman de la misma manera cada vez
•
Los datos son registrados sobre una base periódica
•
Se han asignado las responsabilidades por la recolección de los datos requeridos y el análisis subsecuente
4.2.5 Ejecutar la implementación de las métricas seleccionadas Las acciones requeridas para iniciar la implantación de una métrica son: •
Asignar a personas las tareas específicas de las métricas. Se definen roles y responsabilidades a los del equipo. Las tareas que conlleva la métrica, son usualmente repetitivas de manera periódica
•
Utilizar herramientas específicas (ej. Hojas de Excel), gráficas para representación, ente otros
•
Conducir sesiones de entrenamiento, lo cual dependerá del conocimiento del recurso tendrá bajo su responsabilidad la métrica
•
La frecuencia de recolección y generación de resultados puede variar, así como los involucrados en la métrica. Cada métrica tiene su propio “ciclo de vida” en términos de cuándo sus tareas son desempeñadas
•
Las actividades que se ejecutan durante la implantación de la métrica son:
que
a) Recolección de datos: La recolección de los datos para la métrica involucra dos tipos de datos: o La Línea Base del Proyecto y el perfil del mismo. La recolección de estos datos se inicia desde el inicio del Proyecto y no necesita ser recolectada a menos que la Línea base cambie
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Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia o Datos brutos, que se recolectan de la forma como sea definida para cada métrica en particular b) Análisis: Después de que los datos han sido recolectados y revisados, los cálculos requeridos se deben realizar antes de comenzar el análisis de la información y de los datos calculados. Todos los datos necesitan ser revisados y analizados para asegurar que el proceso de recolección se ha desarrollado correctamente y que la métrica es apropiada para el tiempo o para el objetivo que se está midiendo. En el caso de presentarse alguna desviación que no permita tomar decisiones de mejora, es necesario ajustar el procedimiento de recolección para corregir los problemas que se puedan presentar. c) Presentación e Interpretación: Los informes, a menudo gráficos, que muestran tendencias son preparados para revisión y distribución después de que se hayan verificado los datos iniciales. En algunos casos, el informe o los datos del informe métrico individual puede necesitar ser consolidado en informes gerenciales tales como los informes de estado del proyecto definidos d) Identificación de Acciones Correctivas: Las acciones correctivas identificadas pueden se de una de las tres siguientes categorías:
La primera categoría es cuando la métrica ha indicado variación en la realización de un objetivo del Proyecto. En esta categoría, el Gerente del Proyecto necesitará identificar acciones para poner el desempeño del proyecto nuevamente dentro de la meta para cumplir el objetivo. En algunos casos sin embargo, los resultados pueden hacer que se revise el objetivo que se está midiendo
La segunda categoría es cuando los datos indican un defecto en un proceso que participa en el logro del objetivo. En este caso, el proceso debe ser revisado y ajustado y los resultados deben confirmar las mejoras que proporciona la medida
La tercera categoría es cuando la métrica debe ser ajustada (frecuencia de recolección, tolerancias o aún utilizar una métrica diferente) para mejorar la medida del objetivo
e) Implementación de las acciones correctivas: El Gerente de Proyecto con el Comité de Gerentes aprueba las acciones correctivas identificadas o determina si la aprobación la debe dar el Comité Directivo. Una vez aprobada la Acción Correctiva, asigna la responsabilidad de su implantación y verifica para asegurarse de que los cambios se han ejecutado. Los efectos de estos cambios son monitoreados en el siguiente ciclo de revisión de la métrica. Dependiendo del impacto del problema evidenciado, puede requerirse realizar un ciclo de revisión más corto
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Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia
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IDENTIFICACIÓN DE POLÍTICAS DE GESTIÓN DE CALIDAD
1. La responsabilidad del cumplimiento del Plan de Gestión de la Calidad en el proyecto será del Gerente de Proyecto, apoyado por el Comité de Gerentes 2. La responsabilidad de la aplicación del Plan de Gestión de la Calidad en el proyecto será de todos los participantes en el proyecto 3. El Gerente del Proyecto presentará en cada reunión del Comité Directivo el estado de cada uno de los indicadores definidos en el Gobierno del Proyecto que apliquen para la totalidad del mismo y para las etapas o fases en ejecución. 4. Es responsabilidad del Comité Directivo aprobar la asignación los recursos necesarios para el adecuado seguimiento a la calidad del proyecto e identificar acciones de prevención, mejora o corrección que se puedan presentar según el estado de las métricas presentadas en el Comité e issues asociados al Plan de Gestión de Calidad. 5. El Gerente de Proyecto, apoyado por el Líder de PMO y el Comité de Gerentes es responsable de revisar permanentemente el Plan de Gestión de Calidad, con el objetivo de actualizarlo según las necesidades del proyecto y de la Fase o Etapa en ejecución 6. La medición de los indicadores, los reportes de estado, y la implementación de los procedimientos definidos en este plan son responsabilidad del Gerente de Proyecto con el apoyo del Líder de PMO y el Comité de Gerentes. 7. La verificación del cumplimiento de los criterios de aceptación de todos los entregables es responsabilidad del Comité de Gerentes. Excepto cuando se definan otros responsables para algún tipo de entregable. 8. Todos los del equipo de proyecto podrán enviar solicitudes frente a riesgos o issues relacionadas con el cumplimiento de Plan de Gestión de Calidad, en los respectivos formatos de acciones correctivas al Gerente de Proyecto respectivo de cada “ORGANIZACIÓN EJECUTANTE”, los cuales seguirán los procedimientos definidos. las validarán y entregarán al Gerente de Proyecto para su aprobación en el Comité de Gerentes o Comité Directivo según el impacto de la acción a tomar. 9. Se propenderá por parte del Comité de Gerentes que cuando exista un proveedor técnico se establezcan y acuerden formalmente de común acuerdo con el Comité de Gerentes su metodologías de Aseguramiento de Calidad, Control de Calidad y acuerdos de servicio para entregables específicos, los cuales podrán basarse y/o complementarse con los indicadores y guías específicas definidas para el Proyecto en este documento de Gobierno 10. Las “ORGANIZACIONES EJECUTANTES” tendrán la autonomía para definir un Plan de Gestión de Calidad a su interior para mejorar el desempeño de sus actividades en el proyecto, y podrán informar de estas actividades o no al Gerente de Proyecto. 11. La Oficina del Proyecto llevará un control detallado de cada uno de los indicadores identificados a lo largo del Proyecto y preparará el tablero de control y los reportes del mismo.. De igual manera tendrá la responsabilidad de reportar oportuna cualquier desviación que se presente
Plan de Gestión de la Calidad
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Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia 12. La Oficina del Proyecto realizará al inicio y durante la ejecución del Proyecto dos auditorias de calidad basadas en la metodología xxx que tendrán como objetivo la validación del adecuado seguimiento y control del proyecto y el cumplimiento de la Línea Base en sus dimensiones de tiempo, alcance, costos y calidad. 13. El Gerente de Proyecto deberá garantizar de manera oportuna la elaboración del anexo 4 – Especificaciones técnicas del proyecto con base en este Plan y como complemento del mismo. 14. El Comité de Gerentes deberá desarrollar en forma puntual para cada fase o etapa, previo a su inicio o cuando el estado del proyecto lo requiera:
6
•
La revisión, modificación o definición de las políticas de Calidad propias de cada etapa o fase, si aplican
•
La aprobación del Anexo 4 para las siguientes fases. Los índices propios de la etapa o fase, con su respectiva ficha técnica para medición de su desempeño
•
El establecimiento de revisiones de aseguramiento de calidad según el objetivo de la fase o la necesidad del proyecto y sus entregables.
•
Los tipos de revisiones de aseguramiento de calidad a realizar para medir el desempeño de la tarea o fase específica, la aplicación de los procedimientos establecidos en el Documento de Gobierno acordado, y la calidad de los productos generados en éstas, si se requiere.
PLANEACIÓN DE LA CALIDAD
En el Anexo 1 de este Plan de Gestión de Calidad se presentan las métricas definidas para medir el desempeño del proyecto en general para todas sus etapas, en un formato denominado “Ficha Técnica de Métricas para el Proyecto “XXX””
Ficha Tecnica de Metricas del Proyecto SCOPE.xls
7
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
Para las actividades de Aseguramiento de la Calidad, se definirán los siguientes tipos de revisiones que se realizarán en el proyecto según sus etapas y los requerimientos específicos del mismo, así como su estado presentado en el Tablero de Control del Proyecto. Para las revisiones de aseguramiento de calidad relacionadas con el Gobierno y Formulación del Proyecto se utilizará la metodología xxx, la cual permitirá evaluar el estado del proyecto en cuanto al cumplimiento de los planes establecidos. Las revisiones técnicas se programarán en forma específica según el avance del proyecto, la etapa en la cual se encuentre y los objetivos relacionados con la producción de entregables específicos. A continuación se relacionan y explican las revisiones enunciadas en este numeral.
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Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia NOMBRE REVISION
OBJETIVO
QUE SE REVISA
TECNICAS A APLICAR
Evaluar el estado general • Documentos • Reuniones Revisión de contractuales Estado General de del proyecto, involucrando • Revisiones o todas sus dimensiones: Proyecto inspecciones Alcance, tiempo, costos y • Documento de Gobierno y calidad. Formulación del La base de evaluación Proyecto serán todos los capítulos • Informes de estado del que componen el Proyecto de los Gobierno y Formulación periodos que se del proyecto requieran
PARTICIPANTES
REVISORES
• Gerente del Proyecto • Comité de Gerentes, como mecanismo • Líder de PMO normal de medición de desempeño • Comité de Gerentes
FRECUENCIA
Mensual
RESULTADOS
• Informe de estado del Proyecto actualizado • Tablero de Control del Proyecto actualizado
• Comité Directivo, • Quien a solicitud cuando así lo solicite haya requerido realizar esta revisión y haya sido aprobada por el Comité de Gerentes
• Lista de Riesgos • Lista de Issues • Acciones correctivas
• Tablero de Control del Proyecto Revisión Técnica
Evaluar técnicamente la • Documentos de solución de acuerdo con la Especificaciones etapa del ciclo de vida en funcionales y no la cual se encuentre el funcionales, proceso de producción de Estándares, Diseños, los entregables del Procedimientos, etc. proyecto. • Código
• Walkthrougths
• Comité Funcional
• Inspecciones
• Comité Técnico
• Revisiones
• Comité TécnicoFuncional
• Pruebas
• Funcionarios expertos funcionales y técnicos, internos o externos al proyecto
A solicitud
• Conclusiones • Lista de acciones a seguir
• Comité de Procesos
• Lista de riesgos
• Otros comités de Proyecto
• Errores
• Reporte resumen de la revisión
• Lista de issues
• Tiempos de respuesta, tolerancia a fallas, recuperación, disponibilidad, carga, concurrencia, volumen
• Acciones correctivas • Entradas para el informe de estado general del Proyecto
• Herramientas utilizadas • Proceso de pruebas y resultados • Arquitectura Técnica Evaluar la calidad de los • Planes de Proyecto,y Revisión de estado actual Aseguramiento de productos y procesos a través del ciclo de vida del Calidad (Q/A) • Project Status Report Proyecto
• Revisiones
• Revisor Independiente • Gerente del Proyecto designado
• Inspecciones
• Comité de Gerentes
• Reuniones
• Resultados de otras revisiones • Entregables
• Comité Directivo
• Mínimo cada 3 meses
• Consultor experto en • Depende temas de Q/A del estado del • Otros según se proyecto requiera
• Reporte de aseguramiento de la calidad • Conclusiones • Lista de acciones a seguir • Lista de riesgos • Lista de issues • Acciones correctivas
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Plan de Gestión de Calidad 8
CONTROL DE LA CALIDAD
Las actividades de Control de Calidad se refieren a las relacionadas con la supervisión de los resultados específicos del proyecto, para determinar si cumplen con los estándares de calidad relevantes e identificar las causas de un rendimiento insatisfactorio. Las actividades de control de calidad se basarán en la medición, análisis e interpretación de los resultados obtenidos de la aplicación de las métricas establecidas para el proyecto, así como las relacionadas con la verificación del cumplimiento de los criterios de aceptación de los entregables. Como resultado del proceso de Control de Calidad se definirán las acciones correctivas requeridas para mantener los procesos bajo los parámetros de control establecidos en este plan. A continuación se relacionan los Entregables, Criterios y Procedimientos de Aceptación, así como los responsables de la aplicación de los procedimientos.
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Plan de Gestión de Calidad Entregable
Documento de Gobierno Formulación del Proyecto
Criterio de Aceptación
y
Actas de inicio del Proyecto y de la Fase
Anexo 4 del contrato con “YYY” para la Fase 1
Capacitación en los procedimientos de istración de proyectos
Plan de Gestión de la Calidad
Procedimiento de Aceptación
• Cada documento y sus Entrega del Documento capítulos se revisarán y correspondiente al modificarán en conjunto con el entregable enunciado, que Comité de Gerentes cumpla con el contenido • Una vez acordadas las acordado en conjunto con el modificaciones e incluidas en Comité de Gerentes, y el cada documento, éste se dará cual sea completo, con el por aprobado nivel de profundidad, • Para el Documento de estandarización y Gobierno y Formulación del organización de los temas Proyecto, éste se dará por acorde con la necesidad y aceptado con el 100% de los alcance del proyecto y la capítulos aceptados por el metodología de “YYY”. Comité de Gerentes • El período de aceptación está El criterio de aceptación definido en el plan del será en primera instancia proyecto. Si no se reciben evaluado por el Comité de comentarios para ajustes en Gerentes y en segunda el período indicado, el instancia por el Comité entregable se dará por Directivo. aceptado • Se firmará un Acta de Aceptación del entregable • El período de aceptación Entrega de la capacitación transcurre durante la con el contenido acordado y ejecución de la capacitación en el tiempo de ejecución • Una vez finalizada ésta se del entrenamiento definido dará por aceptada • Se firmará un Acta de Aceptación de la Capacitación
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Responsabilidades de la organización que entrega
Responsabilidades de la organización que recibe y evalúa el criterio de aceptación
• Estos entregables son • El Comité de Gerentes es el responsable de la aceptación responsabilidad del Consultor de este entregable • Cada Documento será elaborado por el Consultor y se • El Comité de Gerentes aportará sus observaciones para llevará al Comité de Gerentes construir el entregable según para seguir el procedimiento de sus criterios y requisitos aceptación individuales • El Consultor hará los ajustes Comité de Gerentes que se acuerden en el Comité • El aceptará el entregable de Gerentes siguiendo el procedimiento de aceptación establecido
• El Consultor preparará el • El Comité de Gerentes es el material según su metodología receptor principal de esta de Gerencia y Gobierno de capacitación y por consiguiente Proyectos es el responsable de la aceptación de este entregable • El Consultor dictará esta capacitación según el tiempo • El Comité de Gerentes previsto en el plan del proyecto aceptará el entregable siguiendo el procedimiento de • Si existen ajustes a la aceptación establecido capacitación, deberán solicitarse una vez finalice ésta •
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