Program Kerja Tata Usaha 25635c

PROGRAM KERJA TATA USAHA TAHUN PELAJARAN 2017-2018

Dipergunakan sebagai Pedoman Kerja dan Laporan Tahun Pelajaran 2012 - 2013

Disusun oleh: HENDRA HIDAYAT Kepala Urusan Tata Usaha

YAYASAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM RAHAYU SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) YPAI RAHAYU Alamat : Jl. Mahmud No. 101 Desa Rahayu Kecamatan Margaasih Kabupaten Bandung Telepon : 022 54410176 Kode Pos 40218 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Illahi Rabi, atas berkat dan rahmat-Nya Penyusun program Kerja Tata Usaha Tahun Pelajaran 2012-2013 dapat kami selesaikan meskipun dalam penyajiannya jauh dari sempurna. Dengan program kerja ini diharapkan kegiatan Tata Usaha dapat dilaksanakan dengan lebih terarah dan sistematis. Sumber daya yang ada dapat digunakan secara efektif dan efesien mungkin, sehingga tidak terjadi pemborosan waktu, tenaga, materi, biaya. tepat sasaran karena memiliki program. Adapun kegiatan yang tercakup dalam Program ini meliputi usaha penataan dan penertiban dalam bidang istrasi Kepegawaian, Kesiswaan, Keuangan, Sarana prasarana, Surat-menyurat, Perpustakaan, Kebersihan, Keamanan dan hubungan masyarakat. Namun keberhasilan program ini sangat tergantung, sejauhmana komitemen koordinator Pelaksana

(Kepala sekolah) dan

semua pihak

mengapresiasi

peraturan dan mekanisme yang ada. Apa artinya sebuah program kalau masingmasing pihak yang terkait dalam sekolah tidak memiliki keinginan menciptakan pendidikan yang penyelenggaraan dan pengelolaanya proposional (sesuai dengan mekanisme dan Peraturan), professional (Sesuai dengan kompetensi yang sudah di rumuskan dalam standarisasi ) dan terprogram. Sehingga terdapat hubungan yang harmonis antara semua unsur yang ada bersinergi dan masing masing bertanggung jawab pada tugas dan fungsinya. Akhirnya kepada Allah juga kita memohon taufik dan hidayah-Nya sehingga kerja kita sesuai dengan rencana dan berhasil. Bandung, Juli 2017 Mengetahui, Kepala SMK YPAI Rahayu

Kepala

Urusan

Tata

Usaha SMK YPAI Rahayu Aang Nasrudin, S.Pd Hendra Hidayat DAFTAR ISI Hal

Kata Pengantar ....................................................................................................... Daftar isi ................................................................................................................. BAB I

Pendahuluan ........................................................................... A. Pengertian dan Latar Belakang ........................................................... B. Dasar (Landasan Hukum) ................................................................... C. Maksud dan Tujuan ............................................................................. D. Ruang Lingkup .................................................................................... E. Sistematika Penulisan .........................................................................

BAB II

Keadaan Sekolah ..................................................................... A. B. C. D. E.

Keadaan Siswa .................................................................................... Keadaan Pegawai ................................................................................ Keadaan Guru Mata Pelajaran ............................................................. Keuangan ............................................................................................ Perlengkapan ......................................................................................

F. Perpustakaan ...................................................................................... G. Laboratorium ...................................................................................... BAB III Gambaran Organisasi A. Visi dan Misi ........................................................................................ B. Organisasi ........................................................................................... C. Pembagian dan Rincian Tugas ............................................................ D. Analisa jabatan ................................................................................... E. Keadaan Sekolah ................................................................................ F. Evaluasi .............................................................................................. BAB IV Program Kerja Tahun Pelajaran 2017-2018 A. Skala Prioritas dalam Program ............................................................ B. Matrik Kegiatan ................................................................................... BAB V

Pembiayaan ............................................................................

BAB VI Penutup................................................................................... BABI PENDAHULUAN A. Pengertian dan Latar Belakang Tata Usaha sebagai tenaga kependidikan mempunyai peranan yang sangat penting dalam menentukan keberhasilan pendidikan di sekolah, bertugas

melaksanakan istrasi, pengelolaan, pengembangan, pengawasan dan pelayanan teknis untuk menwujudkan proses pendidikan. Tanggung jawab Kepala Sekolah dari tahun ke tahun terus meningkat dalam penyelenggaraan kegiatan sekolah, Kegiatan tersebut menuntut pelayanan istrasi

yang

prima

dari

bagian

Tata

Usaha

yang

menjadi

penunjang/pendukung dalam penyelenggaraan dan pengelolaa pendidikan. Oleh karena itu diperlukan suatu program kegiatan yang dapat meningkatkan kinerja pengelolaan dan pelayanan istrasi sebagaimana tersebut diatas. Program Kerja Tata Usaha merupakan suatu rencana kerja operasional di kantor Tata Usaha disusun serasi dan searah dengan fungsi dan tujuan pendidikan yaitu mendukung usaha mengembangkan kemampuan dan membentuk watak bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan

bangsa,

serta

mewujudkan

suasana

belajar

dan

proses

pembelajaran agar peserta didik secara aktif dapat mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan Negara, (UU RI NO.20 tahun 2003). Tata Usaha dapat dirumuskan sebagai segenap rangkaian kegiatan meliputi, menghimpun data, mencatat data, mengolah data, menyajikan data, melaporkan data, menyimpan untuk kepentingan pembuatan kebijakan internal maupun ekternal sekolah. Adapun ruanglikupnya meliputi bidang Kepegawaian, Keuangan, Kesiswaan, Sarana prasarana, Perpustakaan, Laboratorium, kebersihan, dan keamanan. Untuk melasanakan tugas tersebut perlu Program kerja, pembagian tugas, Uraian Tugas, Kejelasan tugas dan wewenang, time scadul, agenda kerja, standar operasional prosedur (SOP), dan untuk honorer perlu SK yang menetapkan bahwa pelaksana tersebut dalam kegiatan tahun berjalan berstatus tenaga honorer. Dalam pengembangan ketatausahaan diperlukan kerja sama. Usaha kerja sama yang dimaksud adalah usaha dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab dari setiap individu yang ada dalam lingkungan Tata Usaha yang bekerja sama melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Tata Usaha atau disebut juga Tata Laksana dan dalam sebutan sehari-hari dinamakan istrasi, sebenarnya merupakan bagian dari keseluruhan proses istrasi dalam arti luas adalah suatu mekanisme yang dapat lebih memperlancar dan lebih meningkatkan efektifitas dan efesiens proses istrasi dengan menyediakan segala data yang diperlukan untuk meningkatkan istrasi berjalan dengan baik. Proses istrasi ada empat, sebagai berikut : 1. Perencanaan

(Planning),

jika

kita

merencanakan

apa

yang

akan

dilaksanakan dan bagaimana akan melaksanakannya (What, Why, Where, Who, Whom, dan How). 2. Organisasi (Organization), pada waktu kita membagi-bagi jenis pekerjaan dan tanggung jawab supaya semua pekerjaan dapat dilaksanakan terarah dan efesien. 3. Pengarahan (Directing), penyusunan petunjuk pelaksanaan yang jelas dan

konrit

sehingga

pelaksanaan

bahan

yang

harus

dikerjakan,

bagaimana dan bilamana mengerjakannya. 4. Pengawasan (Controlling), Penilaian apakah yang telah dilaksanakan sesuai dengan apa yang telah direncanakan dan ditetapkan. Dalam setiap tahap proses istrasi dan kegiatan dasar yang harus dikerjakan yaitu: 1. Pengambilan Keputusan (Decision Making) yang merupakan kegiatan yang mendahului pengambilan keputusan. 2. Pemecahan Masalah (Problem Solving) yang merupakan kegiatan yang mendahului pengambilan keputusan 3. Hubungan antar manusia (Human Relation), dalam pemecahan masalah dan

pengambilan

keputusan,

selalu

ada

usaha

untuk

saling

memperngaruhi, saling member inovasi antara sesama anggota dan ini memerlukan hubungan antara individu, hubungan antar manusia. 4. Komunikasi (Comunication), penyampaian suatu berita atau informasi kepada pihak yang memerlukannya, tanpa ada komunikasi tidak akan mungkin ada pemecahan masalah dan tidak akan dapat diambil suatu keputusan. B. Dasar (Landasan Hukum) Adapun yang menjadi dasar (Landasan Hukum) program kerja tahunan Tata Usaha Tahun Pelajaran 2012-2013 adalah sebagai berikut : 1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian yang diperbaharui dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999

2. Peraturan Pemerintah No. 30 Tahun 1980 Tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil, yang kemudian diperbaharui oleh PP No. 53 tahun 2010 untuk pelaksanaannya dikeluarkan Perka BKN No. 21 tahun 2010. 3. Peraturan Pemerintah No. 21 Tahun 1975 Tentang Sumpah dan Janji Pegawai Negeri Sipil. 4. Surat Keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Dasar dan Menengah No. 262/C/Kep/R.1992 Tanggal 27 Juli 1992 Tentang Pedoman Pembukuan Sarana Pendidikan bagi sekolah di lingkungan Pembinaan Dirjen Dikmen. 5. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 Tentang Pendidikan Nasional. 6. Peraturan Pemerintah No 66 tahun 2010 Tentang Penyelenggaraan dan Pengelolaan Pendidikan 7. Permendiknas No 19 tahun 2007 Tentang Penyelenggaraaan dan Pengelolaan Pendidikan 8. Perda No 26 tahun tahun 2009 Tentang Penyelenggaraan dan Pengelolaan Pendidikan 9. Permendiknas No. 24 Tahun 2008 10. Kalender Pendidikan dari Dinas Pendidikan Kab. Bandung. C. Maksud dan Tujuan 1. Program kerja dapat dijadikan pedoman kegiatan Tata Usaha dalam mengerjakan istrasi sekolah sesuai dengan kondisi itu sendiri. 2. Kegiatan dapat dilakukan dengan lebih teratur, terarah dan sistematis, 3. Program kegiatan dilakukan secara bertahap, jelas sasaran yang ingin dicapai. 4. Segala unsur yang terkait agar dilaksanakan seefektif mungkin sehingga tidak terjadi permborosan waktu, tenaga, biaya, materi dan sebagainya. 5. Program kerja dapat pula berfungsi dan sekaligus mempermudah pengawasan, evaluasi, revisi, dan dapat mengadakan tindak lanjut dalam bentuk program perbaikan dan pengembangan. 6. Koordinasi diantara aparat Tata Usaha akan lebih meningkat karena semuanya mengetahui tugas dan tanggung jawab bidang garapan masing-masing. D. Ruang Lingkup Kegiatan kinerja Tata Usaha di SMP Negeri 1 Soreang merupakan bagian dari kegian proses kependidikan, secara organisasi dibawah koordinasi Kepala Sekolah, Kepala Tata Usaha adalah pejabat struktural Eselon V mendapat SK. dari

Bupati

Kabupaten

Bandung

dengan

tugas

selaku



bertanggungjawab terhadap Kepala UPTD. Secara struktur atasan Kepala Tata Usaha adalah Kepala UPTD diwilayahnya, dan sekdis ditingkat Dinas. Kepala Tata Usaha merupakan pelaksana yang bekerja untuk dan atas nama sekolah dimana dia bekerja, menjadi suatu

bagian dari keseluruhan kegiatan bidang istrasi sekolah dan instansi pendidikan. Dalam melaksanakan kegiatannya melibatkan staf Tata Usaha yaitu pelaksana dan pembantu pelaksana. Fungsi dan wewenang Kepala Tata usaha meliputi : 1. Umum 2. Kesiswaan 3. Ketenagaan 4. Perlengkapan 5. Keuangan 6. Surat-menyurat 7. Humas 8. Kebersihan 9. Ketertiban E. Sistematika Penulisan Adapun sistematika program kerja Tata Usaha adalah sebagai berikut: Bab kesatu

:

Bab

ini

merupakan

pendahuluan

yang

menjelaskan

Pengertian dan Latar belakang Dasar (Landasan Hukum), Maksud dan Tujuan, ruang Lingkup, sistematika penulisan. Bab kedua

: Bab ini menerangkan tentang organisasi Tata Usaha yang meliputi visi dan misi, organiram, pembagian dan penilaian tugas, Evaluasi.

Bab Ketiga

: Bab ini menjelaskan tentang program kerja Tata Usaha Tahun 2017- 2018, yang terdiri atas : Skala prioritas dalam program, matrik kegiatan.

Bab Keempat : Bab ini menjelaskan tentang pembiayaan. Bab Kelima

: Bab ini merupakan penutup.

BAB II KEADAAN DATA SEKOLAH A. Visi dan Misi Misi Tata Usaha SMK YPAI Rahayu : Melaksanakan pelayanan prima dan beretika dengan prisip responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja. Visi Tata Usaha SMK YPAI Rahayu : Bekerja

Secara

proposional,

professional

dalam

mendukung

Proses

pembelajaran dan bimbingan sehingga siswa dapat berkembang secara optimal

sesuai

dengan

potensi

yang

dimiliki,

dan

menumbuhkan

penghayatan terhadap ajaran yang dianut dan juga budaya bangsa sebagai sumber kearifan dalam bertindak, serta mendorong semangat untuk berprestasi

dengan

menerapkan

program

terpadu,

dan

management

partisipatif dengan melibatkan seluruh warga sekolah dan komite.

B. Organisasi Setelah perencanaan maka organisasi tahapan penting dalam proses istrasi. Dalam organigram kita dapat membaca bagaimana garis yang menghubungkan satu bagian dengan bagian lain menggunakan garis tebal

memiliki arti bahwa yang satu merupakan atasan atau bawahan atau rekan kerja, garis putus-putus sering disebut garis koordinasi menggambarkan bahwa yang satu memiliki hubungan koordinasi dengan yang lainnya. Organigram juga menggambarkan bahwa gambar itu merupakan suatu system, yang memiliki tugas dan fungsi, aturan dan mekanisme. SDM dalam suatu instansi memili variasi, latar belakang pendidikan, pengalaman, sikap dan prilaku, kondisi sosial ekonomi, dedikasi, loyalitas, kreatifitas dll. Sebagai karyawan pendidikan merupakan satu bagian unsur dari satu tata susun organisasi, kita harus mengetahui, memahami tugas dan fungsi dan mempatkan diri sesuai dengan posisinya masing-masing dalam keseluruhan tata susun tersebut

1. Organisasi Umum 2. Organisasi Tata Usaha SMK YPAI Rahayu

C. Pembagian Tugas PEMBAGIAN TUGAS KARYAWAN TAHUN PELAJARAN 2017-2018 Berdasarkan : A. Keputusan Dirjen Dikdasmen Nomor : 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala Tata usaha B. Keputusan Bupati Bandung Nomor. 46 Tahun 2002 Tentang Rincian Tugas Pokok fungsi Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Bandung Pragraf 8 Pasal 141 Tugas Pokok dan Fungsi Tata Usaha SMP, SMA dan SMK . C. Permen 24 tahun 2008 tentang Standar Tenaga istrasi No . 1.

Nama dan NIP

Jabatan Kaur TU

Uraian Tugas 1. Menyusun program kerja tata usaha sekolah 2. Mengkoordinir pengelolaan keuangan sekolah 3. Mengurus kebutuhan Fasilitas TUS 4. Mengatur pengurusan kepegawaian 5. Membina dan mengembangkan karier tenaga tatausaha sekolah 6. Mengurus kebutuhan fasilitas tata usaha 7. Menyiapkan dan menyajikan data statistic sekolah 8. Mengatur pelaksanaan kesekretariatan dan Kerumahtanggaan 9. Mengatur istrasi hasil proses kegiatan belajarMengajar

2.

10.Membantu kasek untuk mengembangkan system informasi sekolah 11.Mengatur istrasi inventaris sekolah(alat,prabot, ATK) 12.Mengatur istrasi kesiswaan dan beasiswa 13.Memantau pelaksanaan program 7 K 14.Membantu Kasek dalam penyusunan RAPBS dan RAKS 15.Menyusun Laporan Bendahara 1. Pengurusan Gaji Bulanan, 2. TPP, Gaji ke-13, Gaji Kekurang, Rutin THR. 3. Pengurusan Perubahan gaji karena : Naik Pangkat, Berkala, Menikah, punya anak, pensiun dan meninggal. 4. Pengurusan kredit bank 5. Pembuatan KP 4 6. Menerima, menyimpan, mengeluarkan Dana SPP, Praktikum, Kesiswaan, Tabungan UN. 7. Membuat Laporan keuangan Bendahara BOS 1. Membuat RAPBS/RAKS 2. Mengajukan untuk mendapatkan BOS 3. Menyimpan MU 4. Menerima, menyimpan, mengeluarkan Dana BOS. 5. Mengurus Pajak 6. Membuat SPJ Sarana 1. Pengurusan strasi Prasarana inventaris dan non inventaris 2. Mempersiapkan dan melengkapi istrasi guru. 3. Mengerjakan buku induk inventaris dan non inventaris. 4. Mengerjakan buku golongan barang. 5. Mengerjakan kartu stock barang dan buku persediaan barang. 6. Membuat laporan rutin sesuai dengan ketentuan. 7. Mencatat penerimaan dan pengeluaran barang. 8. Menghitung dan mempersiapkan kebutuhan

Kepegawaian

Kesiswaan

(Umum) Arsip, Persuratan dan

barang. 9. Menginventarisir secara factual barang yang ada. 10.Meneliti alat-alat dan perangkat lainnya yang biasa dipakai dan yang rusak untuk kemudian dihapus. 11.Menjaga dan memelihara alatalat dan barang-barang inventaris sekolah 12.Mengurus peralatan rumah tangga dan alat-alat gudang 13.Membuat laporan keadaan barang secara berkala 14.Mengajukan kebutuhan barang 15.Membuat laporan barang habis pakai berkala 16.Membuat pembukuan DSPT dan DSPB 1. Pengurusan Kenaikan Pangkat Guru & Pegawai 2. Mengurus Kenaikan Gaji Berkala 3. Mengurus Guru dan Pegawai Pensiun 4. Mengurus Sertifikasi 5. Pengurusan istrasi kepegawaian, buku induk Pegawai, R7/R8, DSO,DUK,F1,F3 6. Membantu pengurusan data guru dan pegawai 7. Membuat dan mengurus DP3 8. Menugurs NUPTK, dan pemutahiran data. 9. Megurus Mutasi Pegawai Keluar, kedalam. 1. Pengurusan buku induk Siswa 2. Pengurusan nilai buku induk siswa 3. Pengurusan data siswa, 4. Pengurusan istrasi kesiswaan 5. Pengurusan arsip STTB & SKHUN 6. Pengurusan US.1/US.2 7. Pengurusan absensi siswa 8. Pengurusan Mutasi keluar, kedalam 9. Mengurus NISN 1. Menangani buku agenda masuk (buku tamu) dan keluar (buku

Peralatan

Operator

Pustakawan

Laboran

ekspedisi) 2. Mendisposisi Surat masuk dan surat keluar 3. Menangani pengarsipan surat/dokumen sekolah sesuai dengan kode persuratan. 4. Mendistribusikan surat sesuai tujuannya. 5. Menata persuratan 6. Melayani legalisir dan pengecapan 1. Mengisi Data Pada Form Yang Telah Disediakan Dan Menyediakan Dokumen Pendukung Yang Diperlukan. 2. Membuat Jadwal Pendataan (Formulir Data PTK Dan Siswa) 3. Mengumpulkan Formulir Dan Data Pada Waktu Dan Tempat Yang Telah Ditentukan. 4. Mengentry Data Yang Telah Di Isi Oleh PTK Dan Siswa Sesuai Dengan Isian Formulir Data, Berdasarkan Petunjuk Dari Buku Manual Dapodik. 5. Mengirim Data Valid. 6. Mencetak / Print Out Profil Sekolah Sebagai Laporan Pengerjaan 7. Koreksi Jika Ada Kesalahan (Perbaikan Data Sesuai Dengan Jadwal Yang Tertera) 8. Mengecek Data Secara Berkala Di Situs Cek Tunjangan. 9. Mengetik laporan EDS 1. Mengerjakan istrasi perpustakaan, buku induk buku perpustakaan, buku-buku perpustakaan, kartu label dll. 2. Merawat/Mengurus buku perpustakaan 3. Menginventarisasi buku dan peralatan perpustakaan 4. Merencanakan pengadaan buku dan bahan perpustakaan 5. Melayani peminjaman dan pengembalian buku 6. Mengoperasikan dan menata media elektronika 1. Membantu guru dalam menyiapkan bahan, peralatan

2. 3.

4.

5.

6.

7.

Caraka

8. 1. 2. 3.

Keamanan

1. 2. 3. 4. 5.

6.

dan ruang praktik Merawat bahan dan peralatan dan hasil praktik Memelihara kebersihan peralatan dan ruang praktik laboratorium Memperbaiki kerusakan ringan peralatan praktik laboratorium Menginventarisasi alat, bahan dan kelengkapan laboratorium Melaporkan peralatan dan bahan yang rusak maupun habis Mengusulkan bahan dan peralatan praktik laboratorium Menyusun laporan Bertanggung jawab terhadap kebersihan semua ruangan, dan lingkungan sekolah. Membantu melayani guru dan karyawan jika diperlukan Bertanggung jawab terhadap kebersihan WC guru, Karyawan dan siswa. Bertangungjawab terhadap keamanan dan ketertiban sekolah. Melayani tamu Mencatat kedaraan dan barang yang masuk dan keluar Mecatat siswa yang izin keluar atau pulang Membuat dan menandatangani berita acara kejadian yang menyangkut keamana dan ketertiban Mengantisipasi, merespon dan melaporkan kejadian.