Portal De Proveedores - Orden De Compra (2) eb2w

                                                             

      Portal  de  Proveedores   Addenda  Orden  de  Compra          

 

Portal  de  Proveedores  –  Addenda  Orden  de  Compra    

Fecha  de  Creación   Elaborado  por   Versión   Última  modificación  por  

22-­‐06-­‐2014   Alberto  Larraguivel   1.1   Alberto  Larraguivel  22  Junio  de  2014  

  Contenido     Objetivo  ........................................................................................................................................  3   Introducción  ..................................................................................................................................  3   Eventos  clave  del  Proceso  .......................................................................................................................  3   Proceso  de  Registro  en  el  Portal.  ...................................................................................................  4   Información  de  .  .................................................................................................................  5   Envió  automático    de  Entrada  de  Mercancía  (MR)  .........................................................................  6   Carga  de  Facturas  CFDi  en  el  Portal  de  Proveedores  ......................................................................  7   Agregar  Adenda  “Orden  de  Compra”  ...........................................................................................  10   Ejemplos  de  MR  ..........................................................................................................................  15   Ejemplo  de  Facturación  detallada  a  partir  de  Hoja  de  servicios.  ...................................................  16   Ejemplo  de  Facturación  resumida  a  partir  de  Hoja  de  servicios.  ...................................................  17   Glosario  .......................................................................................................................................  18   Preguntas  Frecuentes  ..................................................................................................................  19   Datos  de  o  .......................................................................................................................  20    

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Portal  de  Proveedores  –  Addenda  Orden  de  Compra    

 Objetivo   Este  manual  tiene  como  objetivo  ayudar  a  los  diferentes  proveedores  a  registrarse  y  posteriormente   subir  sus  facturas  en  el  Portal  de  Proveedores  de  Bridgestone  de  México  /  Bandag  de  México.  

Introducción   El   portal   de   Proveedores   es   una   herramienta   que   permite   a   nuestros   proveedores   cargar   sus   facturas  y  enviarlas  a  Bridgestone  para  que  sean  aprobadas  y  programadas  para  pago.   Las   facturas   enviadas   a   Bridgestone   deben   contener   algunos   datos   extra   que   nos   ayudaran   a   verificar   la   información   de   dicha   factura   y   evitar   errores   que   pudieran   provocar   situaciones   que   interfieran  con  el  proceso  normal  de  pago,  dichos  datos  son  agregados  a  la  factura  en  un  apartado   llamado  “Addenda”.  La  forma  más  fácil  de  agregar  los  datos  necesarios  al  XML  es  utilizando  nuestro   portal   de   proveedores   donde   podrán   cargar   la   información   necesaria   en   pantallas   amigables   y   fáciles  de  usar  sin  tener  que  desarrollar  o  agregar  nada    a  su  factura  electrónica  actual.     Si  usted  así  lo  desea  puede  agregar  la  Addenda  Bridgestone  a  su  XML  con  lo  cual  le  será  mas  fácil   subir  sus  facturas  la  Portal  de  Proveedores  Bridgestone.  

Eventos  clave  del  Proceso  

Bridgestone'envía'Aviso' de'Recepción'de' Mercancía'/'Servicio'

Proveedor'se' Registra'en'el' Portal'

Portal'envía' información'de' '

Proveedor'Entrega' Mercancía'/'Servicio'

Bridgestone'envía'aviso'de' Programación'de'Pago'

 

 

Proveedor'se'Ingresa'al' Portal'y'sube'sus'facturas'

Bridgestone'Verifica'la' Información'

 

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Portal  de  Proveedores  –  Addenda  Orden  de  Compra    

Proceso  de  Registro  en  el  Portal.     Este  proceso  aplica  para:   Todos  los  proveedores  de  Bridgestone  y  Bandag  de  México  que  utilicen  CFDi  (Factura  Electrónica).  

Requisitos  Previos:   • Contar  con  los  datos  de  su  empresa   • Contar  con  el  Certificado  Digital  (.cer)  de  facturación.  

Salida:   •  y  Contraseña  del  portal  de  proveedores  Bridgestone  

Pasos  a  seguir:     1. Ingresar  a  la  liga  https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/bridgestone/alta-­‐ proveedor-­‐cfdi-­‐bridgestone.html   2. Capturar  la  información  que  se  solicita,  se  deberán  completar  los  datos  que  contengan  “*”  y   el  resto  se  deben  omitir.  

 

 

 

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Portal  de  Proveedores  –  Addenda  Orden  de  Compra     3. Es  necesario  cargar  el  Certificado  de  Sello  digital  que  le  proporciona  el  SAT,  si  no  cuenta  con   el    lo  puede  descargar  en  la  página:   https://portalsat.plataforma.sat.gob.mx/RecuperacionDeCertificados/

 

  4. Después  de  llenar  los  datos  y  aceptar  los  términos  y  condiciones  dar  clic  en  Enviar.  

 

 

Información  de  .     Una  vez  que  se  registro  en  el  portal  y  si  sus  datos  son  correctos  recibirá  un  correo  con  su   información  de  .    

  Una  vez  que  tenga  este  correo  habrá  finalizado  el  proceso  de  registro  y  podrá  continuar  con  el   proceso  de  carga.    

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Portal  de  Proveedores  –  Addenda  Orden  de  Compra    

Envió  automático    de  Entrada  de  Mercancía  (MR)   Este  proceso  aplica  para:   Todos  los  proveedores  de  Bridgestone  y  Bandag  de  México  que  utilicen  CFDi  (Factura  Electrónica),   que  vayan  a  cargar  facturas  al  portal  y  que  el  proceso  de  compra  involucre    Número  de  Pedido  y  MR   (Entrada  de  servicio  o  mercancía):  

• • •

Proveedores  de  Materia  Prima   Proveedores  de  Transporte  para  Exportación   Proveedores  de  Servicios    

Requisitos  Previos:   • Estar  registrado  como  proveedor  de  Bridgestone  (revisar  con  su  comprador).   •

Haber  proporcionado  algún  correo  de  o  cuando  se  dio  de  alta  como  proveedor  (No   confundir  estar  dado  de  alta  en  el  portal  y  en  el  sistema,  el  alta  en  el  sistema  se  dio  cuando   realizo  su  primera  venta).  

Salida:   • Excel  con  detalle  de  entregas  realizadas  al  día.  

Proceso:   Diariamente  a  las  3:00  p.m.  de  México  y  a  las  11:55  p.m.  se  enviará  automáticamente  un  correo   electrónico  con  los  números  de  pedido  de  material  o  servicios  que  se  hayan  recibido  durante  ese   día.   Si  no  se  recibieron  Pedidos  no  se  enviará  ningún  correo.  

   

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Portal  de  Proveedores  –  Addenda  Orden  de  Compra     El  correo  que  recibirá  tiene  un  archivo  adjunto  que  contiene  la  información  que  será  necesaria  para   poder  subir  sus  facturas  al  Portal  de  Proveedores.    

    NOTA:  La  entrada  podría  tardar  un  poco  en  ser  registrada,  en  dicho  caso  el  correo  podría  recibirse   un  día  después  de  que  se  brinde  el  servicio.    

Carga  de  Facturas  CFDi  en  el  Portal  de  Proveedores   Este  proceso  aplica  para:   Todos  los  proveedores  de  Bridgestone  y  Bandag  de  México  que  utilicen  CFDi  (Factura  Electrónica)  y   que  vayan  a  cargar  facturas  al  portal.  

Requisitos  Previos:   • Concluir  su  registro  en  el  Portal  de  Proveedores  Bridgestone   •

Contar  con    y  Contraseña  del  portal  

•

Contar  con  su  CFDi  (xml  y  pdf).  

Salida:   • Factura  cargada  en  el  sistema.  

Pasos  a  seguir:   1. Entrar  a  la  liga:   https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/bridgestone/indexViewer.html

 

 

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Portal  de  Proveedores  –  Addenda  Orden  de  Compra     2. Entrar   su     y   Contraseña,   seguidamente   dar   clic   al   botón   de   Iniciar   sesión   (   Tener   más  

de  una  sesión  activa  puede  causar  inestabilidad  en  el  sistema)  

 

3. Seleccionar  la  opción  de  Importar  documento:  

  4. Seleccionar  archivo  a  importar:  

   

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Portal  de  Proveedores  –  Addenda  Orden  de  Compra     5. Pulsar  el  botón  de  aceptar:  

 

6. Al   dar   clic   al   botón   de   aceptar   aparecerá   una   ventana   informando   el   resultado   de   la  

importación   En  facturas  que  no  incluyen  adenda  siempre  marcara  error,  esto  es  normal  y  es  parte  del   proceso.  

  Nota  Importante:  Se  debe  verificar  el  Número  de  Facturas  Importadas    en  donde  dice    “No.   De  documentos  importados:”.  Si  su  factura  no  contiene  la  Addenda  de  Bridgestone,  No   Tomar  en  cuenta  los  errores  indicados  en  la  parte  de  abajo,  y  que  estos  indican  errores  en  la   Addenda.     7. Verificar   en   la   carpeta   de   “Documentos   Pendientes   de   Enviar”   que   las   facturas   aparezcan   en   color  rojo.    

           

 

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Portal  de  Proveedores  –  Addenda  Orden  de  Compra    

Agregar  Adenda  “Orden  de  Compra”   Este  proceso  aplica  para:   Todos   los   proveedores   de   Bridgestone   y   Bandag   de   México   que   utilicen   CFDi   (Factura   Electrónica)   y   que  vayan  a  cargar  facturas  al  portal  y  que  se  manejen  con  Orden  de  Compra  y  Entrega  de  Servicios   o  Mercancía.   • Proveedores  de  Materia  Prima   • Proveedores  de  Refacciones   • Proveedores  de  Transportes  (Exportación  y  Nacional)   • Proveedores  de  Servicios  y  Compras  Especializadas   Requisitos  Previos:   • Concluir  su  registro  en  el  Portal  de  Proveedores  Bridgestone.   • Finalizar  el  proceso  de  Carga  de  CFDi   • Número  de  Pedido  (PO)   • Posición  de  pedido   • Número  de  Entrega  (MR)  /  Hoja  de  Servicios   • Posición  de  Entrega   Salida:   • Factura  cargada  en  el  sistema  con  estatus  de  “Enviado”  o  “Recuperado”.  

Pasos  a  seguir:   1. Ingresar  al  portal  y  posicionarse  en  el  apartado  de    “Pendientes  de  Enviar”:  

                         

 

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Portal  de  Proveedores  –  Addenda  Orden  de  Compra     2. Dar  doble  clic  en  la  factura  para  entrar  en  la  pantalla  de  edición:  

 

 

 

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Portal  de  Proveedores  –  Addenda  Orden  de  Compra     3. Ingresar  los  datos  de  cada  posición  o  línea  de  la  factura.   Todos  los  datos  en  esta  sección  se  deben  introducir  por  cada  material  (servicio  o  línea  de  la   factura),  TODOS  los  campos  que  se  encuentran  descritos  a  continuación  son  obligatorios.  

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1. Descripción:  Ingresar  descripción  breve  (máximo  35  caracteres).     2. Material  del  cliente:  Ingresar  el  número  de  material  de  Bridgestone  (Solo  números)   3. Número  de  Pedido:  Llenar  con  el  número  que  se  recibió  en  la  recepción  automática  de  MR   (4………….)    

4. Posición  de  Pedido:   Colocar   la   posición   de   pedido   que   se   recibió   en   la   recepción   automática   de  MR  

5. Número  de  Entrega  /  Hoja  de  Servicios:  Número  de  Entrega  que  se  recibió  en  la  recepción   automática  de  MR  (5000….….)    u  Hoja  de  servicios  (1000….….)      

6. Posición  de  Entrega:  Posición  de  entrega  que  se  recibió  en  la  recepción  automática  de  MR.   7. Conto  Unitario:  Precio  por  unidad.   8. IVA   Trasladado   Causado:  Importe  del  IVA  correspondiente  a  la  posición,  línea  o  registro  de  la   factura.  

9. Impuesto   Retenido:   En   caso   de   realizar   retención   de   impuestos   colocar   monto   de   lo   contrario  dejar  en  cero.  

10. Indicador  de  Impuestos:  Seleccionar  la  tasa  de  IVA  con  la  que  factura  (0%,  16%)      

11. Indicador  de  retención:  Utilizar  indicador  según  corresponda.    

Indicador   05  

 

Descripción   IVA  Retenido  por  flete  4%  

 

Si  no  aplican  retenciones  debe  de  poner  “NA”  (No  aplica).       12  

Portal  de  Proveedores  –  Addenda  Orden  de  Compra     12. Total  de  la  posición  actual:  Es  la  multiplicación  del  precio  unitario  por  el  número  de   piezas  (SIN  IVA)  menos  descuento.     13. Nota  Referente  a  la  posición:  En  este  campo  se  deberá  ingresar  el  número  de   Referencia  que  viene  en  su  MR.    

14. Cuenta:   En  este  campo  se  deberá  colocar  la  Hoja  de  servicio  que  le  fue  enviado  en  su   MR,  solo  se  debe  usar  si    la  factura  se  realizó  en  forma  resumida,  es  decir,  si  solo  se   colocó   un   concepto   en   la   factura   aun   cuando   el   MR   tiene   más   de   una   posición.     Ejemplo:  

  Este  es  un  MR  con  4  posiciones  y  se  espera  que  el  proveedor  envíe  una  factura  con  4   conceptos,   sin   embargo,   si   el   proveedor   entrega   una   factura   con   una   sola   posición   el   importe   deberá   corresponder   a   la   suma   de   todas   las   posiciones   del   MR   y   deberá   ingresar   la   Hoja   de   Servicios   en   el   campo   Cuenta   para   que   el   sistema   procese   la   factura  como  resumida.       Nota:  Solo  es  posible  incluir  una  Hoja  de  Servicios  por  cada  concepto  de  la  factura,   este   campo   solo   se   debe   usar   para   facturas   que   solo   contienen   posiciones   de   Servicios.       4. Ingresar  datos  de  Cabecera  (Una  vez  por  factura):   Seleccionar  la  sección  de  datos  de  Bridgestone.  

  Ingresar  los  siguientes  datos:   -­‐TIPO  DE  TRANSACCIÓN:  Elegir  “FACTURA”.   -­‐FUNCIÓN:  Seleccionar  “Original”  para  facturas  enviadas  por  primera  vez,  “Copia”  cuando  se   envía  de  nuevo  la  factura  y  “REMPLAZA”  cuando  es  re  facturación.  

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Portal  de  Proveedores  –  Addenda  Orden  de  Compra     -­‐NÚMERO  DE  PROVEEDOR  SAP:  Número  con  el  que  han  sido  registrados  ante   BRIDGESTONE,  lo  podrá  encontrar  en  el  correo  que  se  envió  con  su  entrada  de  material.   -­‐NÚMERO  DE  RECEPTOR  SAP:   En  Caso  de  Bridgestone  el  número  es:  “800000”.   En  caso  de  Bandag  el  número  es:  “100229”.   -­‐TIPO  DE  ADENDA:  Orden  de  Compra   -­‐NÚMERO  DE  IDENTIFICACIÓN:  Número  único  que  IDENTIFICA  LA  FACTURA.  No  debe  de   repetirse,  puede  usar  el  Folio  de  la  factura.   -­‐REFERENCIA  DE  PAGO:  (Aún  no  está  operativo)  Campo  para  pago  referenciado.   -­‐SUBTOTAL:  Subtotal  de  la  factura.    

-­‐TOTAL:  Total  de  la  factura  con  impuestos.   ANEXOS:  Si  cuenta  con  archivos  PDF  adicionales  a  la  factura  como  remisiones  selladas,   documentos  que  se  envíen  como  evidencia,  o  alguna  prestación  del  servicio,  deberán  ser   anexados.  Se  pueden  cargar  hasta  5  archivos  PDF.   NOTA:  Solo  se  aceptan  archivos  menores  de  300  KB  de  tamaño  cada  archivo.  

5. Pulsar  el  botón  de  “Guardar  y  Enviar”,  cuando  el  documento  aparezca  en  color  negro  el   proceso  estará  terminado.    

 

   

 

 

     

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Ejemplos  de  MR     En   esta   sección   se   muestran   algunos   ejemplos   con   las   diferentes   modalidades   de   facturación   que   pueden  ser  cargadas  en  el  portal  para  facturas  con  addenda  tipo  Orden  de  Compra.       Las  modalidades  que  existen  son  las  siguientes:   • Facturas  de  Servicios   o Facturación  detallada  a  partir  de  Hoja  de  servicios   o Facturación  Resumida  a  partir  de  Hoja  de  servicios   • Facturas  de  Materiales   o Facturación  Detallada  a  partir  de  Nota  de  entrada     Para  determinar  que  tipo  de  factura  debe  emitir  solo  es  necesario  analizar  el  MR  que  le  fue  enviado   por  correo  electrónico.  Si  el  documento  que  se  muestra  en  la  columna  Numero  de  Entrega  /  Hoja  de   Servicio   empieza   con   (1…)   se   deberá   emitir   una   factura   tipo   Servicios,   de   lo   contrario     se   deberá   emitir  una  factura  de  Tipo  Materiales.         Factura  de  Servicios             Factura  de  Materiales      

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Ejemplo  de  Facturación  detallada  a  partir  de  Hoja  de  servicios.   MR  enviado  al  Proveedor.  

       

Factura  generada  por  el  Proveedor.         Un  concepto  por  cada   posición  del  MR             Captura  de  Factura  en  el  portal.      

 

 

 

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Ejemplo  de  Facturación  resumida  a  partir  de  Hoja  de  servicios.   MR  enviado  al  Proveedor.  

       

Factura  generada  por  el  Proveedor.         Se  resumen  todas  las   posiciones  en  1  solo  concepto            

Captura  de  Factura  en  el  portal.      

  Para  indicarle  al  sistema  que  se  trata  de  una  factura  de  servicios  resumida  es  necesario  colocar  el   Número  de  Hoja  de  Servicios  en  la  columna  “Cuenta”  tal  como  se  muestra  en  la  imagen.  

 

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Glosario   Adenda:  Segmento  adicional  que  se  encuentra  en  las  facturas  electrónicas  (xml)  donde  se  pueden   incluir  datos  que  soliciten  los  clientes,  dichos  datos  no  afectan  el  sello  de  la  factura  por  lo  que   pueden  ser  agregados  al  momento  de  creación  de  la  factura  o  después  de  creada.  

XML:  (extensible  Markup  Language)  conocido  también  como  “lenguaje  de  marcas  extensible”,  es  un   lenguaje  de  marcas  desarrollado  por  el  World  Wide  Web  Consortium  (W3C)  utilizado  para   almacenar  datos  en  forma  legible.   XML  es  una  tecnología  sencilla  que  tiene  a  su  alrededor  otras  que  la  complementan  y  la  hacen   mucho  más  grande  y  con  unas  posibilidades  mucho  mayores.  Tiene  un  papel  muy  importante  en  la   actualidad  ya  que  permite  la  compatibilidad  entre  sistemas  para  compartir  la  información  de  una   manera  segura,  fiable  y  fácil.   Dentro  de  la  Resolución  Miscelánea  Fiscal  para  2013,  en  su  regla  1.2.7.1.1  se  indica  que  los  CFDI   tienen  la  obligación  de  ser  conservados  en  medios  magnéticos,  ópticos  o  de  cualquier  otra   tecnología  en  su  formato  electrónico  XML.  

CFDi:  El  Comprobante  Fiscal  Digital  por  Internet  o  CFDI  es  por  definición,  una  Factura  Electrónica  en   Internet  y  es  la  representación  virtual  de  una  factura  impresa,  como  tal,  debe  de  cumplir  con  una   serie  de  requisitos  para  tener  validez  ante  el  SAT.  

MR:  Número  de  Pedido  generado  automáticamente,  es  el  número  que  se  asignó  en  el  sistema  al   registrar  un  material  u  otorgar  un  servicio  por  lo  que  este  dato  significa  que  el  servicio  o  materia  fue   aceptada  puede  ser  ingresada  para  pago.  

   

 

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Preguntas  Frecuentes    

1. ¿Tengo  que  desarrollar  una  adenda  para  poder  facturar  a  Bridgestone/Bandag?  No,  puede  

utilizar  el  portal  de  proveedores  para  agregar  los  datos  faltantes.   2. ¿El  servicio  tiene  costo?  

No,  el  servicio  es  totalmente  gratuito   3. ¿Cómo  obtengo  mi  número  de  pedido?  

Se  enviar  a  todos  los  correo  electrónicos  de  o  que  se  tengan  registrado  desde  el  alta   del  proveedor.   4. ¿Qué  uso  tendrá  mi  certificado  digital  .cer?  

Su  certificado  será  utilizado  para  corroborar  que  la  factura  no  haya  sido  modificada.  Según  el   anexo  20  de  la  resolución  miscelánea  fiscal,  la  parte  pública  de  su  certificado  se  puede   proporcionar  a  quien  la  solicite.   5. ¿Debo  proporcionar  mi  clave  privada?  

No,  su  clave  privada  debe  conservarla  en  secreto  y  no  es  necesario  colocarla  en  el  portal.   6. ¿Cada  cuento  recibiré  los  datos  de  mi  MR?  

 

Recibirá  un  correo  a  las  3:00  p.m.  y  11:59  p.m.  cada  día,  siempre  que  haya  tenido  entregas   dicho  día.                            

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Datos  de  o    

Ing. Ivan Guerrero   Facturación Electrónica   Bridgestone Latin America Tire Division   Tel. (55) 5626 6600 Ext. 6479 Email: [email protected] www.bridgestone.com.mx  

 

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