Planejamento Operacional 6e7153

         

Conceito de Planejamento Operacional Objetivos Operacionais Análise dos Objetivos Planejamento do Uso do Tempo Planejamento de Recursos Análise dos Riscos Políticas e Procedimentos Estrutura Organizacional Previsão dos Meios de Controle Estudo de Caso

Definições • Objetivo: São resultados futuros que se pretende atingir, que se pretende alcançar dentro de certo espaço de tempo; • Planejamento: É o que determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e o que se deve fazer para alcançá-los; • Plano: É um curso determinado de ações necessárias para atingir um objetivo. É o produto do planejamento.

Planejamento

Definições Planejamento estratégico: • Planejamento global; • Projetado a longo prazo; • Envolve a organização como uma totalidade. Planejamento Tático: • Envolve cada área especializada da empresa; • Projetado a médio prazo; • Abrange recursos específicos e departamentais; • Chiavenato - Planejamento Tático; • Maximiano - Planejamento istrativo e/ou Funcional. Planejamento Operacional: • Abrange cada operação; • Projetado a curto prazo; • Envolve uma tarefa ou atividade.

Conceito - Planejamento Operacional • Pode ser visualizado como um sistema; • Inicia por objetivos traçados pelo planejamento Estratégico; • Executa de forma concreta os planos funcionais; • “O que fazer” e “como fazer”; • Tarefas e operações; • Otimização e maximização de resultados; • Identifica e determina ações futuras no nível operacional; • Detalhamento das tarefas e operações; • Imediatista, focaliza apenas o curto prazo; • Aborda apenas uma tarefa ou operação;

Objetivos Operacionais •

Especificar cada tarefa ou operação da organização;

•

Explicar como as estratégias funcionais são realizadas por meio de planos operacionais;

•

Definir as ações específicas e concretas

•

Permite realizar os objetivos dos níveis anteriores (funcional e estratégico).

Planos Operacionais Chiavenato classificou os planos operacionais em quatro tipos: Procedimentos • Métodos de trabalho e execução. Orçamentos • Dinheiro, receita ou despesa, dentro de um determinado espaço de tempo. Programações • Tempo. Correlação entre duas variáveis: tempo e atividades que devem ser executadas. Regulamentos • Comportamento solicitado às pessoas.

Etapas e Ferramentas Operacionais Já Maximiano, definiu o planejamento operacional nas seguintes etapas ou decisões principais: • Análise dos objetivos; • Planejamento do uso do tempo; • Planejamento dos recursos; • Avaliação dos riscos; • Previsão dos meios de Controle.

Análise dos Objetivos

Desenho do Cronograma

Planejamento do Uso do Tempo

Elaboração do Orçamento

Planejamento Dos Recursos

Estrutura Organizacional

Avaliação dos Riscos

Politicas e Procedimentos

Análise dos Objetivos Definição:

Ponto de partida para elaboração dos Planos Operacionais. Objetivo: • Uma situação ou estado futuro desejado; • A realização de um produto físico ou conceitual; • A realização de um evento; • Processo do Planejamento Operacional: divisão de um objetivo em objetivos menores; • Forma uma cadeia de meios e fins; • Pode ser representado por um gráfico chamado estrutura analítica.

Análise dos Objetivos

• • • •

É importante exercitar a criatividade; Fazer uma lista exaustiva de produtos (ou objetivos); Assegurar que o objetivo principal seja realizado; Os produtos, de preferência devem ser indicados por substantivos.

A figura a seguir apresenta uma estrutura analítica em forma de árvore

OLIMPÍADAS DOS ESTUDANTES DE ISTRAÇÃO

COMPETIÇÕES

PÚBLICO

•

Atletas e equipes

•

Divulgação do evento

•

Locais de hospedagem

•

Venda de ingressos

•

Organização das Competições

•

Juízes

•

Premiação

•

Orientação para o aos locais de competição

LOCAL

•

Organização dos locais de realização das competições

•

Sinalização dos locais

•

Imprensa

Planejamento do Uso do Tempo

• Esforço X Objetivo; • O esforço se faz por meio de atividades que consomem tempo.

Análise dos Objetivos

Identificação das Atividades

Programação do Trabalho

Desenho do Cronograma

Planejamento do Uso do Tempo

Para planejar o uso do tempo é essencial:

•

Identificar atividades necessárias;

•

Estimar a duração;

•

Definir sequência e os momentos de início e término;

•

Registrar em um Cronograma.

Planejamento do Uso do Tempo

• É necessária para realizar os objetivos; • Tem por base a estrutura analítica;

• Relaciona-se

com

o

entendimento

dos

objetivos,

criatividade

e

experiência; • Pode envolver estudos e pesquisas;

• Estudo do ciclo de vida do projeto - todas as atividades devem ser lembradas.

Exemplo de estrutura analítica:

OLIMPÍADAS DOS ESTUDANTES DE ISTRAÇÃO

COMPETIÇÕES

• •

• • • •

Convocar atletas e equipes Definir e mobilizar locais de hospedagem Transportar e hospedar atletas e equipes Definir as chaves das competições Contratar juízes Iniciar e encerrar a Olimpíada

PÚBLICO

• • •

• •

Divulgar o evento Organizar a venda dos ingressos Organizar e sinalizar o o aos locais de competições Recepcionar o público nos locais Organizar sistemas de proteção do Público

LOCAL

•

• • •

Identificar e garantir o uso dos locais das competições Organizar e sinalizar os locais das competições Preparar a dala de Imprensa Organizar a segurança do local

*Atividades são representadas por verbos na estrutura analítica.

Planejamento do Uso do Tempo

• Distribuição de atividades ao longo do tempo; • É necessário definir a estimativa de sua duração e decidir seu sequenciamento; • Transforma as atividades em programas de trabalho com metas; • Ações associadas a um calendário.

Planejamento do Uso do Tempo

Programas de Trabalho • Atividades associadas a prazos; • A duração das mesmas é estimada. Sequenciamento • Ordem das atividades.

Planejamento do Uso do Tempo

Fatores que influenciam o sequenciamento: Lógica • Atividades interdependentes. Decisão • Ordem definida arbitrariamente, desde que não viole nenhuma lógica. Condicionantes externos • Fatores externos que afetam a lógica das dependências.

Planejamento do Uso do Tempo

• As informações são registradas em uma tabela; • O preenchimento dessa tabela pode ser feito com o auxílio

de um diagrama de precedências; • As decisões de programação são representadas por meio

de cronogramas e/ou diagramas de redes. Exemplo de Tabela de Precedências:

NÚMERO

ATIVIDADE

DURAÇÃO

ATIVIDADE PRECEDENTE

1 mês

2

1

Convocar atletas e equipes

2

Divulgar o Evento

9 meses

4

3

Realizar a competição

1 semana

Todas

4

Organizar o local das competições

6 meses

5

5

Identificar e garantir o uso dos locais para as competições

6 meses

4

6

Definir as chaves das competições

1 mês

1

7

Contratar juízes

1 mês

6

ATIVIDADE 5 Garantir locais das competições

ATIVIDADE 4 Organizar locais

ATIVIDADE 2 Divulgar o Evento

ATIVIDADE 3 Realizar competição ATIVIDADE 1 Convocar atletas e equipes

ATIVIDADE 6 Definir chaves

ATIVIDADE 7 Contratar juízes

Planejamento do Uso do Tempo

• Gráfico de Gantt (Henry Gantt); • Representação gráfica de decisões; • Mostra, dentro de um calendário, quando as atividades devem ocorrer; • Sua forma mais comum é chamada de cronograma de barras (tabela matriz); Formas de desenhar um cronograma: • A agem do tempo pode ser assinalada em um calendário; • Por meio de datas limites para realização de atividades.

Exemplo de Cronograma:

• As colunas representam a agem do tempo; • As linhas ou barras representam as atividades.

Realizar a competição Contratar Juízes

Definir chaves Organizar locais Garantir locais

Divulgar Evento Convocar atletas

Planejamento do Uso do Tempo

• São diagramas de precedência que assinalam os tempos de execução de atividades; • As atividades e seus tempos são registradas em caixas, ligadas por meio de setas; • As setas representam apenas ligação ou dependência das atividades entre si; • As atividades são paralelas, portanto há vários caminhos que vão do início ao fim da rede;

Planejamento do Uso do Tempo

• O caminho mais longo, que consome mais tempo, é denominado Caminho Crítico; • As sequências que não fazem parte dele podem ser atrasadas ou adiantadas; • O caminho crítico não pode ter atrasos, ou o tempo total de execução da rede aumenta.

ATIVIDADE 5 6 MESES

ATIVIDADE 5

6

1 MÊS

ATIVIDADE 2 9 MESES

8

CAMINHO CRÍTICO

9 ATIVIDADE 5 1 MÊS

ATIVIDADE 1 1 MÊS

1

ATIVIDADE 6 1 MÊS

1

ATIVIDADE 5 1 MÊS

2

10

Planejamento de Recursos Define e identifica custos e os recursos necessários para realizar as atividades. Categorias principais de recursos: • • • • •

Mão de obra; Material permanente; Material de Consumo; Serviços; Outras despesas.

Planejamento de Recursos Principais instrumentos de controle das despesas, estimam os custos totais para realizar os objetivos. Para preparação de um orçamento é necessário uma estimativa de custos.

Informações necessárias para preparar um orçamento: • Custo unitário de cada recurso; • Duração das atividades; • Custos Indiretos. O orçamento pode ser apresentado no formato de Cronograma de Reembolsos.

ITENS DE CUSTO Mão-de-obra Material Permanentes (Investimentos)

Material de Consumo Serviços Outras despesas

JAN

FEV

MAR

ABR

TOTAL

Avaliação dos Riscos DEFINIÇÃO DE RISCOS:

São fatores que afetam a realização ou o resultado das atividades. Como avaliá-los?

• Identificação • Análise • Planejamento

PROBABILIDADE

BAIXA

ALTA

BAIXO IMPACTO/ALTA PROBABILIDADE

ALTO IMPACTO/ALTA PROBABILIDADE

BAIXO IMPACTO/BAIXA PROBABILIDADE

ALTO IMPACTO/BAIXA PROBABILIDADE

BAIXO

ALTO

IMPACTO

Avaliação dos Riscos Empreendedor:

RISCO X OPORTUNIDADE

Avaliação dos Riscos A imagem a seguir apresenta um plano de identificação e respostas aos riscos para um projeto de mudança de residência. Veja como a família pretende lidar com os riscos que identificou:

RISCO

%

IMPACTO

25

Recursos financeiros não disponíveis

1

Imóvel de origem não ser vendido

2

Deixar de receber correspondências e entregas costumeiras

25

Dificuldades em ser localizado pelos contatos

3

Dano a bens durante a mudança

25

Aumento do custo do projeto

4

Atraso no transporte

5

Atraso na preparação do novo apartamento

10

10

Aumento do prazo do projeto

Inviabilização da mudança

%

RESPOSTAS (AÇÃO PREVENTIVA)

EVENTO DEFLAGRADOR (AÇÃO PREVENTIVA

PLANO CONTINGENCIAL (AÇÃO CORRETIVA)

100

Mapear previamente potenciais compradores

Nenhuma oferta de compra feita até Ago./03

Solicitar empréstimo bancário

25

Fazer lista completa de contatos durante os nove meses que antecedem a mudança

Ausência de correspondências ou entregas de periódicos por um mês após a mudança

Verificar, durante quatro meses se há entregas no enderece antigo

75

Fazer um seguro da mudança

Bem danificado

Acionar Seguro

100

Selecionar bem a empresa transportadora (inclusive veículo)

Transporte não chegar ao destino no horário

Reservar outro local para pernoite

100

Trabalhar com folga no cronograma dos fornecedores

Móveis e equipamentos não instalados no prazo desejado

Preparar equipamentos e móveis alternativos

Políticas e Procedimentos • São planos operacionais permanentes;

• Políticas definem os critérios que devem orientar a tomada de decisões para resolução de adversidades;

• Procedimentos especificam quais atividades devem ser realizadas para cumprir um objetivo.

Estrutura Organizacional • Funciona como um plano permanente; • Define as responsabilidades; • Determina a autoridade; • Estabelece o sistema de comunicações dentro da organização.

Previsão dos Meios de Controle Indica um processo istrativo em que as atividades são comparadas com o que foi planejado.

Pode avaliar: • Consumo de recursos;

• Riscos; • Objetivos e qualquer outra variável incluída nos planos.

Conclusão O Planejamento Operacional: • Assegura a execução das tarefas e operações de acordo com a adoção de políticas e procedimentos; • Aprimora e potencializa as atividades; • Sempre há um conteúdo operacional em qualquer tipo de plano; • Os planos operacionais se proliferam nas diversas áreas e funções da empresa; • Essencial para o desenvolvimento de uma organização; • Regularidade e otimização das tarefas, para alcançar os objetivos principais (ou estratégicos) da instituição com eficiência.