Pengendalian Dokumen Eksternal Dan Pelaksanaan Pengendalian Dokumen Eksterna1 61286c

PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL DAN PELAKSANAAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

SOP

No.Dokumen

: SOP/UKM-KIA/07

No. Revisi

:-

Tanggal Terbit

: 2 Januari 2017

Halaman

: 1/2

UPTD PUSKESMAS TAWANG 1.Pengertian

Hj. Ony Herlien, dr. NIP. 19660228 200604 2 001 Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan manajemen mutu yang dgunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu 1. Pengendalian Dokumen Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem

manajemen

mutu

pembuatan,distribusi,penggunaan,perubahan

yang

mencakup

dengan

mengikuti

ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini. 2. Dokumen Dikendalikan Dokumen dengan status dikendalikan adalah bahwa dokumen kerja acuan

tersebut

di

up-date/diperbarui

secara

berkala

sesuai

perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya. 3. Dokumen Tidak Dikendalikan Dokumen dengan status tidak dikendalikan adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja. 4. Dokumen Tidak Berlaku Dokumen dengan status kadaluarsa artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan lagi sebagai arsip. 5. Pedoman Mutu Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat

ketentuan-ketentuan

/persyaratan-persyaratan/kebijakan-

kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan

semua kegiatan operasional organisasi. 6. Prosedur Kerja Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang mengatur/mengkoordinasi kegiatan/proses secara lintas fungsi agdengan ar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan. 7.Program Pendukung Program Pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.

2.Tujuan

Prosedur pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standard Internasional ISO-

3.Kebijakan

9001:2008. Surat Keputusan Kepala Puskesmas Tawang No. Pengendalian

Dokumen

Eksternal

dan

tentang Pelaksanaan

pengendalian Dokumen Eksternal. 4.Referensi 5.Alat dan bahan 1.Prosedur / langkahlangkah

a.ATK b.Formulir 1.MENETAPKAN

JENIS

DOKUMEN

EKSTERNAL

DAN

PELAKSANAAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator unit / Menetapkan jenis dokumen ,meliputi : Manual Mutu , Prosedur Kerja / SOP dan Formulir 2. MEMBUAT DOKUMEN MR/Wakil manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut : Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian, Tujuan, Kebijakan , Prosedur, Diagram Alir(jika diperlukan), Unit terkait, Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/Perubahan 3. MENGESAHKAN ISI DOKUMEN Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas 4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan

identitas dokumen yang berisi : judul dokumen, Nomor kode dokumen, Terbitan(dua digit), Revisi9dua

digit),

Tanggal

mulai

berlaku,

Halaman,

Penanggungjawab (disiapkan, diperiksa, disahkan ) 5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian: a.Penomoran Manual mutu, prosedurkerja dan instruksi kerja Bagian I menunjukan jenis dokumen ,MM untuk manual mutu, PK untuk prosedur kerja, FORM untuk formulir yang digunakan Bagian II menunjukan unit yang membuat dokumen menunjukan nomor urut penerbitan dokumen ,dengan 3 digit menunjukan tahun penerbitan dengan 2 digit Contoh penomoran dokumen: PK/BPG/001/15 Artinya: PK:jenis dokumen prosedur kerja BPG: BP GIGI 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015 b.penomoran Formulir Contoh : FORM/BPG/001/ 15 Form menunjukan jenis dokumen Artinya : jenis dokumen formulir BPG: BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015 6. MENERTIBKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN a. Suatu dokumen dapat ditertibkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari kepala puskesmas b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen. c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada Bagian Sub.Bag Bidang atau Seksi d. Untuk menunjukan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap “TERKENDALI” dengan persetujuan MR. 7. MEREVISI DOKUMEN

Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara: a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang. c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen. 8. MENERTIBKAN ULANG DOKUMEN Sustu dokumen dapat ditertibkan ulang jika: a. Terjadi perubahan sistem mutu b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas d. Bila terjadi penerbitan ulang,dokumen lama ditarik 9.

MELAKUKAN

PENARIKAN

DAN

PEMUSNAHAN

DOKUMEN a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen b. Salinan dokumen yang sudah ditarik ,dimusnahkan, dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap 'TAK TERKENDALI 'dan disimpan MR sebagai arsip. d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR 10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN Setiap dokumen ditinjau ulang setiap setahun sekali 11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL Koordinator

unit/pemegang

program

mengidentifikasi

dan

mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal tersebut sudah tidak dapat digunakan, MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal

1.Hal-hal yang perlu diperhatikan

Catatan revisi perubahan, Bukti penerimaan dokumen, Usulan revisi, Bukti Penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan dokumen

2.Unit terkait 3.Dokumen terkait

Formulir Bukti Penerimaan Dokumen Formulir Daftar Induk Dokumen Formulir Daftar Induk Formulir Formulir Usulan Revisi Formulir Bukti Penarikan Dokumen Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen Formulir Daftar Induk Dokumen Eksternal