Importancia De La Organización Documental 6v6w4w

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

INSTITUTO FEDERAL DE A LA INFORMACION PUBLICA POSTULADO Las organizaciones y sus es requieren de la información contenida en los documentos que generan en el ejercicio de sus actividades.

El termino documento debe entenderse en su sentido amplio, comprende todos los tipos de soportes de la información, desde el papel a los documentos electrónicos que nos ofrecen las tecnologías de la información (TI´s).

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS

Su finalidad es la planificación y la implementación de técnicas para lograr un control eficaz y rentable del manejo y conservación de los documentos que una institución produce o recibe en el ejercicio de sus actividades. Debe aprovechar al máximo la información disponible y necesaria para la toma de decisiones. Una política de tratamiento de documentos no es de aplicación mecánica, sino que debe servir y cada uno de sus componentes será diseñado a la medida de la institución.

ISTRACION DOCUMENTAL Un programa completo de istración de documentos, no se limita a clasificarlos, facilitar su recuperación y eliminarlos llegado el momento. Va más allá, implica un esfuerzo sostenido de planificación, debe responder a las expectativas de los emisores y receptores que son quienes justifican la existencia de los documentos.

OBJETIVOS 

Asegurar una adecuada organización y istración documental.

      

Simplificar los sistemas de creación y custodia de la información Mejorar los procedimientos de organización Archivística y recuperación de los documentos. Lograr un abatimiento en los costos almacenamiento en los archivos. Asegurar las tareas archivísticas Cumplir su función istrativa: proporcionar servicios. Conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos. Satisfacer las necesidades istrativas de la institución

PROBLEMÁTICA Las istraciones actuales cada vez aumentan más el volumen de información que manejan, y por ende, los soportes documentales, esta situación no tiene una respuesta adecuada en cuanto a los espacios para su almacenamiento. Se presenta así, más dificultades en la clasificación, recuperación y conservación. Los tiempos actuales exigen velocidad y eficiencia en le manejo documental, para poder ser localizada de manera rápida.

RETOS EN LAS ISTRACIONES MODERNAS ¿Se puede conservar toda la documentación? ¿Cuál es la utilidad de guardar información que en la mayoría de los casos tiene una corta existencia? ¿es redituable la implementación de sistemas informáticos ante esta edad de la

Al interior de las organizaciones públicas o privadas los archivos juegan un papel esencial. Lejos de aquella imagen que los concibe y sitúa como depositorios de papeles inútiles, los archivos son, o más bien debieran ser, considerados como el auténtico reflejo de las instituciones. En efecto, más allá de la imagen historicista a que se condena a los archivos, estos no son otra cosa más que la imagen propia de la institución que los produce. Los archivos en tanto colecciones organizadas de información registran el curso de las actividades cotidianas, sustantivas o no, de las instituciones. Los archivos acreditan y documentan la evolución jurídico-istrativa de las organizaciones. A pesar del avance de las tecnologías es en los documentos tradicionales donde se registra el curso cotidiano de las actividades de los organismos. Los archivos son producto y sedimento natural de la actividad de las instituciones que acreditan, a través de los documentos que guardan en ellos, su relación cotidiana con la sociedad y el entorno del que forma parte. Gracias a los archivos las organizaciones pueden afirmarse como instituciones con capacidad de respuesta organizada; de hecho la cabal integración de archivos permite la propia institucionalización de las organizaciones, en tanto que las personas pasan por ella dejando registrada, la actividad que desarrollan. Los archivos son, entonces, un instrumento primordial de las organizaciones, un recurso esencial que correctamente organizado puede constituirse en memoria y testimonio de la evolución de su entidad productora.

dministracion+Documental - Presentation Transcript ISTRACION DOCUMENTAL Ley 594 julio 14 de 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS ARCHIVO Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte Material, acumulados en un proceso natural por una persona o Entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, Conservados respetando aquel orden para servir como testimonio E información a la persona o institución que los produce y a Los ciudadanos, o como fuentes de la historia Registro de información recibida o producida por una Entidad o persona en razón de sus funciones o de Sus actividades que tiene valor: istrativo Fiscal Legal Científico Económico Histórico Cultural Técnico DOCUMENTO ARCHIVO PUBLICO: Pertenecientes a entidades oficiales y los que se derivan de la Prestación de un servicio público por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO Por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Fines de los archivos Importancia de los archivos Institucionalidad e instrumentalidad Responsabilidad Dirección y coordinación istración y Racionalidad Modernización Función de los archivos Manejo y aprovechamiento de los archivos. 11. Interpretación SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Conjunto de instituciones articuladas entre sí, que posibilitan La homogenización y normalización de los procesos Archivísticos, promueven el desarrollo de los

centros de Información, salvaguarda el patrimonio documental y el de los ciudadanos a la información y documentación. Archivo General de la Nación. Orientador y coordinador Archivos de entidades del estado, diferentes niveles Archivos privados De acuerdo a planes y políticas de Mincultura CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA Archivo General de la Nación Archivo General del Departamento Archivo General del Municipio Archivo General del Distrito ARCHIVOS TERRITORIALES Archivos de: Entidades de orden nacional Entidades de orden departamental Entidades de orden distrital Entidades de orden metropolitano Entidades de orden municipal Entidades de orden local Nuevas entidades territoriales que se Creen por ley. Territorios indígenas, que se crearán Cuando la ley los desarrolle. ORGANIZACIÓN DEL ESTADO Archivos de: La Rama Ejecutiva La Rama Legislativa La Rama Judicial Los Organismos de Control Los Organismos Autónomos OBLIGATORIEDAD CREAR LOS ANTERIORES ARCHIVOS. Art. 10. *El estado está obligado a: la creación organización, preservación control Procedencia orden original SERVIDORES PUBLICOS Al desvincularse debe entregar los Archivos debidamente inventariados. Velar por la integridad, autenticidad Veracidad y fidelidad de la información, Responsables de la organización y Conservación y de la prestación de los Servicios archivísticos. Rigurosa ética profesional C.P. Art. 15, Valores de la sociedad que les confía Esta misión. FORMACION DE LOS ARCHIVOS ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO PROCESOS ARCHIVISTICOS Producción O recepción Distribución Consulta Organización Recuperación Disposición final SALIDA DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS ISTRATIVOS Motivos legales, Salida temporal, Entidades del Estado. DOCUMENTOS HISTORICOS Medidas: integridad, Seguridad, reintegro,

Conservación. Motivos legales Procesos técnicos Exposiciones LEY 527 Agosto 18 de 1999 Se reglamenta el y uso de los Mensajes de datos APLICACION A todo tipo de información en forma de Mensaje de datos, salvo: Obligaciones del Estado por Convenios o tratados internacionales Advertencias escritas que por disposición Legal deban ir impresas, por el riesgo que Implica su comercialización o uso. MENSAJE DE DATOS La información generada, enviada, recibida, Almacenada, comunicada por medios electrónicos Ópticos o similares, como pudieran ser, el Intercambio electrónico de datos, (EDI), internet, Correo electrónico, telegrama, télex, telefax. FIRMA DIGITAL Valor numérico adherido al mensaje de datos, Vinculado a la clave del iniciador y al texto. Atributos para que sea válida como firma Manuscrita: Es única a la persona que la usa Es susceptible de ser verificada Está bajo el control exclusivo de quien la usa Esta ligada a la información o mensaje, si éstos son cambiados la firma se invalida * Conforme a las reglamentaciones del Gobierno. ENTIDADES DE CERTIFICACION Personas jurídicas Públicas Privadas Cámaras de Comercio SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE GESTION ORDENACION DOCUMENTAL Ubicación física de los documentos dentro De las respectivas series y unidades Documentales en el orden previamente Establecido. Apertura de series documentales.

Organización del archivo de gestión Ordenación de series, expedientes y tipos documentales. La codificación de las series la coloca la Empresa de acuerdo a la organización. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 220.05 INFORMES 220.0501 Informe de Gestión 220.0502 Informe institucional Informe institucional 2001 Informe institucional 2002 220.0504 Informe de Actividades Informe de actividades de Enero de 2002 Informe de actividades de Marzo de 2002 220.13 ACTAS 220.1303 Actas de Comité Directivo Actas de Comité Directivo de 2000 Actas de Comité Directivo de 2001 220.17 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 220.1701 Anteproyecto de Presupuesto de Inversión 220.1702 Anteproyecto de Presupuesto de Funcionamiento TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Proceso archivístico mediante el cual se transfiere Sus series documentales al archivo central. PASOS METODOLOGICOS Tenga en cuenta la fecha programada en el Calendario de transferencia. Solicite asesoría al Grupo de Archivo. Seleccione los expedientes de las series y Subseries documentales que deben transferirse. Realice la selección natural. Retire: Impresos o publicaciones periódicas formatos hojas en blanco borradores copias y fotocopias; cuando no hagan parte integral del expediente. Ordenación de tipos documentales: se coloca uno tras otro.

Foliación: El 1 al documento más antiguo y el número mayor al documento más reciente. San José del Guaviare, _________ de__________ de 2002 En la fecha fueron retirados de este expediente los Folios números ____________________ los cuales se Eliminaron por motivos de selección natural ya Que carecían de valor para la istración. Nombre y firma del funcionario responsable de la Dependencia. Elabore esta nota si fue necesario la selección, Ubíquela al inicio de la carpeta y consigne la nota en El inventario para transferencia documental. Ordene los expedientes por año y en secuencia. Utilice carpetas desacidificadas. Proceda a enumerar las carpetas de 1 hasta n, Tantas carpetas vaya a transferir. En la solapa (vértice superior izquierdo, parte exterior de la carpeta) consigne los siguientes datos (utilice lápiz de mina negra): Carpeta No. 1 caja_______ 220.0502 OFICINA PLANEAMIENTO ARCHIVISTICO INFORME Institucional 2001 01-01-02 a 01-12-31 55 folios Ubique las carpetas en cajas para archivo. Siga el orden ascendente de la numeración. 1234 Consigne los datos exigidos en los espacios que vienen impresos en la caja para archivo. CAJA No. Deje este espacio en blanco DEPENDENCIA: Nombre de la dependencia que transfiere SERIE: Nombre de la serie contenida en la caja. FECHA: Fechas extremas de los documentos allí contenidos.

REPUBLICA DE COLOMBIA NOMBRE DE LA EMPRESA INVENTARIO PARA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL REGISTRO DE ENTRADA AÑO MES DIA NT 01 12 23 001 UNIDAD ISTRATIVA: DIRECCION GENERAL ORICINA PRODUCTORA: OFICINA PLANEAMIENTO No. De orden Código NOMBRE DE LS SERIE O CONTENIDO FECHAS EXTREMAS INICIAL FINAL AÑO MES DIA NO. FOLIOS UNID. CONS. SIGNATURA ARCH. CEMTRA PRESTAMO DE DOCUMENTOS Ficha de afuera DOCUMENTO No. FOLIOS NOMBRE DEL FECHA RETIRO FECHA DEVOLUC FIRMA Anteproyecto de Presupuesto de Inversión para 2002 54 C arlos Pérez Jefe de Presu- puesto 01-12-12 01-12-13 COMPONENTES DE LA GESTION DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN : Políticas, normas, programas. DOCUMENTOS : Soportes, Trámite, Tipos documentales, Clasificación, Ordenación, Valoración, . TECNOLOGIA : Arquitectura de Red. S : Internos y Externos. ARCHIVO TOTAL PRODUCCION TRAMITE CLASIFICACION VALORACION ORDENACION DISPOSICIÓN FISICA DESCRIPCION UTILIZACION PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS Proceso archivístico sistemático Encaminado al eficiente, efectivo y racional Manejo y organización de la documentación Producida y recibida por una entidad, desde Su origen hasta su destino final, con el Objeto de facilitar su producción, trámite, Clasificación, ordenación, descripción, Utilización y conservación. OBJETIVOS - P.G.D. Racionalización y normalización de la documentación. Manejo integral de la información. Evaluación y valoración de documentación Simplificación de trámites Normalización de tareas archivísticas. Modernización istrativa. Universalización de la información. PRODUCCION DOCUMENTAL Recepción o generación de documentos en Una unidad istrativa en cumplimiento De sus funciones específicas. Documentos facilitativos Documentos sustantivos DOCUMENTOS FACILITATIVOS O COMUNES: Son los que sirven de apoyo a las funciones de una institución . DOCUMENTOS SUSTATIVOS O CARACTERÍSTICOS Son los que sirven a las funciones para las Cuales existe la institución.

TRAMITE DOCUMENTAL Recorrido que surte un documento desde Su producción hasta su disposición final, En cumplimiento de una función Específica y para lograr un propósito Común. CLASIFICACION DOCUMENTAL Labor intelectual mediante la cual se Identifican y establecen las series que Componen cada agrupación documental (fondo, sección) de acuerdo a la estructura De la entidad. VALORACION DOCUMENTAL Proceso mediante el cual se determinan Los valores primarios y secundarios de Los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases Del Archivo . SELECCIÓN DOCUMENTAL Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación bien sea para su eliminación o su conservación total o parcial. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ES UNA HERRAMIENTA ARCHIVISTICA QUE PERMITE AGRUPAR LA DOCUMENTACION DE ACUERDO CON LAS FUNCIONES PROPIAS DE CADA DEPENDENCIA Y ESTABLECER UN TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA FASE DE FORMACION DEL ARCHIVO PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Primera Etapa Investigación preliminar sobre la institución y sus Fuentes documentales: Compilación de la información institucional (estructura orgánico - funcional) Disposiciones legales, actos istrativos y otras normas Relativas a creación y cambios estructurales de la entidad. Estructura interna de la entidad, funciones y manuales de procedimientos. Organigramas. Reglamentación de archivo de la entidad. Entrevista con los productos de los documentos a nivel Institucional.

Identificación y definición de unidades documentales. Establecimiento de flujos documentales en cada oficina. Valoración primaria de la documentación. Segunda Etapa Análisis e interpretación de la información recolectada Conformación de las series con sus respectivos tipos documentales. Valoración y selección documental. Elaboración de propuestas de tablas de retención documental METODO CONVEN- CIONAL SISTEMAS DE ORDENACION ARCHIVISTICA A,B,C,D, ALFABETICO GENERAL NUMERICO SIMPLE 1,2,3,4, CRONOLO- GICO 01- Abril 2002 05- abril 2002 13- abril 2002 TOPOGRA- FICO SALA 1 SECCION B ESTANTE 6 BANDEJA 3 DECIMAL 1 1.1 1.2 2. 2.1. 2.1.1. MAC BEE GEOGRA- FICO ARMENIA CALI IBAGUE TUNJA ASUNTOS O MATERIA ACTAS CONTRATO INFORMES HISTORIA LABORAL ONOMASTICO Acosta Jorge Barrera Luis Martínez Felipe Zea Elvira ALFABETICO NUMERICO CONSERVACIÓN PREVENTIVA Conjunto de medidas adoptadas para garantizar La integridad física de los documentos. FACTORES DE ALTERACIÓN: AMBIENTALES: Temperatura Humedad Luz Polvo BIOTICOS: Microorganismos Hongos y bacterias Insectos: Pescadito de plata Termitas, hormigas blancas y comején. Piojos de los libros y del polvo Escarabajos o carcoma de madera Polilla o mariposa nocturna Cucaracha Roedores: Ratones DESASTRES: Incendios Terremotos Inundaciones ANTROPOGÉNICOS: Depósito, mantenimiento y manipulación. Vandalismo COMPOSICIÓN DE LOS MATERIALES Celulosa, pegante MATERIALES INESTABLES: tintas ácidas, adhesivos. CONDICIONES AMBIENTALES CONSERVACIÓN DE MATERIAL Material documental: Soporte papel: T°= 15 a 20°C y H.R: 45% a 60 % Fotografía: T° 15 a 20°C y H.R = 40% a 50% Medios magnéticos: T° 14 a 18°C, H.R.= 40 a 50 % Microfilm: T° 17 a 20°c y H.R. 30% a 40% DEPOSITOS Ubicación: humedad. Contaminantes, atentados. Aspectos estructurales: carga 1200 k|mt2. antifuego. Capacidad de almacenamiento. Distribución: zonas de trabajo Mobiliario para otros soportes. Luz Ventilación Seguridad Mantenimiento E-mail: [email_address] Pág WEB: www.archivogeneral.gov.co

Archivistica - Presentation Transcript CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS FONDOS ACUMULADOS Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente. ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓN SOLUCIÓN A LOS FONDOS ACUMULADOS CONCENTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO TOTAL Se realizará la concentración de la totalidad de la documentación con miras al levantamiento de las Tablas de Retención Documental. LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIÓN DE HISTORIAS LABORALES FUNCIONES DEL ARCHIVO Unificar criterios sobre: Métodos de organización de los fondos documentales Sistemas de codificación y clasificación usados dentro de la Secretaria La creación de mecanismos de acción que propenden a la conservación documental El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales. Realizar el análisis de documentos, procedencia, contenidos y custodia. Definir las unidades y el sistema de almacenamiento. Creación y prestación de los servicios del Archivo. Establecer la normatividad y procesos de uso de la documentación en custodia. FUNCIONES DEL ARCHIVO... Rediseño de Servicios de información. Creación de nuevos servicios: Capacitación al personal de la Secretaria en cuanto al manejo, organización y control de la documentación que a diario manejan. FUNCIONES DEL ARCHIVO...

FUNCIONES DEL ARCHIVO... Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a: La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la Secretaria. La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación documental. La definición de la Información contenida en los formatos y su uso. FUNCIONES DEL ARCHIVO... Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a: La definición de la Información contenida en los nuevos formatos y su uso. La disposición final del documento. La definición de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento de vigencias istrativas y valores documentales. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Base para la toma de decisiones en la istración: Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia la investigación y la cultura Qué es un ARCHIVO Qué es un Archivo Público Qué es Archivo Total Qué es Gestión Documental Qué es Soporte Documental Qué es Documento Original CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS DESDE LA LEY 594 DE 2000 ARCHIVO Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material ARCHIVO PUBLICO Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un Servicio Público por entidades privadas ARCHIVO TOTAL Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su Ciclo Vital.

GESTIÓN DOCUMENTAL Conjunto actividades istrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y Conservación. SOPORTE DOCUMENTAL Además de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados. PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Disponer de la Documentación ORGANIZADA Con miras a la RECUPERACIÓN para su USO ISTRA-TIVO istración son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia on.su valor es patrimonial y Cultural. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Finalidad de los Archivo Importancia de los Archivos Responsabilidad PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS PROCEDENCIA Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece. Los principios que rigen la organización de los fondos documentales: ORDEN ORIGINAL Es mantener el orden interno de cada fondo manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Histórico Cultural Investigación Científico ARCHIVO DE GESTI Ó N ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HIST Ó RICO istrativo

Legal Fiscal Contable Técnico Valores Primario s Valores secundario s Documentación Activa Documentación Semi-activa Documentación Inactiva Definiciones del Valor Primario Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases del Ciclo Vital, es decir, durante la tramitación, la vigencia y el plazo precaucional. Mientras sirven a la Institución, por ende este valor es transitorio. Aspectos o Facetas del Valor Primario istrativo Es análogo al valor Legal, pero solo para el ámbito interno de la Institución. Poseen éste valor mientras sustentan esos derechos y obligaciones. Todo doc. tiene un valor Legal: Los doc. que afecten a la organización en su orden general. Los doc. testimoniales. De contratos. Legal Existe en los documentos que expresan un movimiento de Dinero. Contable TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR EL COMITÉ DE ARCHIVO Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto istrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos istrativos y técnicos de los archivos. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de Retención y Transferencia Documental. CONCEPTO LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. Hoja Nº_____de_____ Unidad istrativa: ___________________________ Oficina Productora: ____________________________ Objeto: ____________________________ Entidad Remitente: ____________________________ Entidad Productora:

____________________________ REGISTRO DE ENTRADA NT: NUMERO DE TRANSFERENCIAS República de Colombia Archivo General de La Nación FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Elaborado por:_____________________________ Cargo:____________________________________ Firma:____________________________________ Lugar:____________________Fecha___________ Entregado por_____________________________ Cargo:___________________________________ Firma:___________________________________ Lugar:_________________Fecha_____________ Recibido por:_____________________________ Cargo:___________________________________ Firma___________________________________ Lugar:____________________Fecha__________ SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN Lo integran: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES OFICIALES EN LOS NIVELES (Territorial) CUALES SON SUS FUNCIONES BUSCAR LA MODERNIZACIÓN Y HOMOGENIZACIÓN METODOLÓGICA EN LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA (COOPERACIÓN E INTEGRACIÓN). SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN QUE ES Es el conjunto de Instituciones archivisticas articuladas entre sí CUALES SON SUS FUNCIONES LEY 594 DE 2000 QUE REGULA QUIEN LA EMITE CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS POR JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA SE CLASIFICAN EN: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ARCHIVO GENERAL DE L DEPARTAMENTO ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN: ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN: NACIONAL DEPARTAMENTAL DISTRITAL METROPOLITANO MUNICIPAL LOCAL Archivos de nuevas entidades creadas por Ley. Archivos indígenas según la disposición de la LEY. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO SE CLASIFICAN EN: ARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVA ARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVA ARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIAL ARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL ARCHIVOS DE LS ORGANISMOS AUTÓNOMOS ISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS Obligatoriedad de conformación Responsabilidad de la gestión documental. Garantía de espacios Control de los recursos Responsabilidad de los servidores públicos Secretarios Funcionarios Capacitación para los funcionarios

Uso de nuevas tecnologías Validez documental Custodia documental de entidades liquidadas. CONTROL DE LA SALIDA DE DOCUMENTOS CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOS DOCUMENTOS. L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS CASOS: MOTIVOS LEGALES PROCESOS TÉCNICOS EXPOSICIONES CULTURALES CONTROL Y VIGILANCIA VISITAS DE INSPECCIÓN VERIFICACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. CREACIÓN, ORGANIZACIÓN O TRANSFERENCIA. CONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADES TERRITORIALES. CIRCULAR 004 DE 2003 El 20 de Dic. 2000 mediante la circular 07, se expresa la necesidad de que todas las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, organice los Archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos. CIRCULAR 004 DE 2003 Con lo anterior en desarrollo del Programa de Renovación de la istración Pública que viene adelantando la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de Planeación, el Archivo General de la Nación y el Departamento istrativo de la Función Pública, un plan de contingencia que involucra el acompañamiento y seguimiento de la conformación de los Archivos. ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES DOCUMENTOS MINIMOS: Acto istrativo de nombramiento o de contrato de trabajo. oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo. Oficio de aceptación del nombramiento. Documento de identificación.

Hoja de vida (formato Unico de la Función Pública). ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES DOCUMENTOS MINIMOS: Soportes documentales de estudios Acta de Posesión Pasado Judicial Certificado de Antecedentes Disciplinarios Declaración de Bienes y Rentas Certificado de Aptitud Laboral Afiliaciones Evaluación del Desempeño Actos istrativos ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES Establecimiento de Controles que garanticen las la transparencia de la istración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan las actividades propias de la gestión del talento humano. ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES Los documentos ordenados atendiendo a la secuencia de su producción. Los documentos de cada HL deberán estar colocados en unidades de conservación adecuadas (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que refleje la fecha más antigua. Teniendo en cuenta que una carpeta no tendrá mas de 200 folios. PREPARACIÓN FISICA DE LA DOCUMENTACIÓN Limpieza Ordenamiento Foliación Almacenamiento Identificación fondos Documentales

Estructura Orgánico-funcional Agrupaciones Documentales FASES ORGANIZACIÓN Identificación de Temas o Asuntos Valoración Documental Selección Inventario Ingreso de los datos documentales a las Bases de Datos. ORGANIZACIÓN FÍSICA Revisión de los Procesos desarrollados en las fases anteriores. UNIDAD DE DIGITACIÓN UNIDAD DE ALISTAMIENTO UNIDAD DE CONTROL DOCUMENTAL TERMINADO FINAL PROCESOS TÉCNICOS ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS DEPOSITOS PARA ALMACENAMIENTO Independencia, funcional, orgánica o de responsabilidades. Funcional Eficiente,eficaz y económico Seguro ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS CONDICIONES AMBIENTALES Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%. Control de la luz solar. Evitar daños por decoloración y envejecimiento.( LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRÍA ) Equidistante a la Secretaría. ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS

CONDICIONES ESTRUCTURALES DENTRO DE LA SECRETARIA RIOS ADICIONALES (rejillas) CONDICIONES FUNCIONALES ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS MOBILIARIO, MATERIALES Y EQUIPO. SERVICIOS CAPACITACIÓN CONSULTA REPROGRAFIA Consulta y préstamo del Archivo de Gestión Consulta y préstamo de Documentos del Archivo Semiactivo SERVICIOS Consulta de las Bases de datos Almacenamiento, Custodia y conservación de la documentación Semi e Inactiva Custodia y conservación de los Acervos istrativos en Archivo Inactivo SERVICIO DE PRESTAMO GENERALIDADES DEL SERVICIO S SOLICITUDES CONTROLES DE PRESTAMO OTROS MANEJOS MANEJO DE DEPOSITOS EN SITUACIONES DE EMERGENCIA.

Fundamentos Archivisticos on Dctos - Presentation Transcript FUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICA Documento Soporte Medio Información Soportes documentales DOCUMENTO Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida en razón de sus actividades o funciones

Los documentos son importantes porque: Permiten la comunicación humana. Son un medio valioso de información. Constituyen un medio probatorio ya que aseguran la comprobación de cualquier actividad ya sea técnica, económica u investigativa. Dejan constancia por algún medio material de las gestiones istrativas. Sirven para la toma decisiones istrativas Documentos de Archivo Funciones Documento de Apoyo Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión istrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas . No se transfieren al Archivo Central ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO Soporte: hace relación a la parte material o física (papel, cinta, disco) Técnica: medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos. Estructura: hace referencia al formulario y a las cláusulas. Por ejemplo en una carta, la estructura corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo. Contenido o asunto: mensaje o información que transmite el documento CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad Internos: Entidad productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionales

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Según tipo documental Por la tradición documental o forma de transmisión Por el tipo de función a la que sirven los documentos o por su contenido Por el ámbito jurídico al que pertenecen o por su autor, fuente. Clases de documentos Sustantivos Se derivan de las funciones específicas de la entidad. Ejemplo: Historias Clínicas, Hojas de Vida de estudiantes, Cartas de Navegación, Expedientes Judiciales, Proyectos vuelos espaciales, Etc. Facilitativos Son documentos comunes a todas las instituciones. Ejemplo: Historias laborales, Informes de Gestión, Actas de reuniones de trabajo, ó rdenes de pago, nóminas, contratos, convenios, Etc. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Primera edad: Planificación y tramitación Segunda edad: vigencia y Plazo precaucional Tercera edad: Fase permanente o histórica VALORACIÓN Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivo VALORACION DOCUMENTAL Consiste en determinar el valor istrativo, legal,fiscal, contable (valores primarios) y el valor histórico, científico o cultural (valores secundarios) de los documentos con el propósito de establecer su tiempo de conservación en el archivo de gestión , en el archivo central o su eliminación o conservación permanente en el archivo histórico Primarios Secundarios istrativo Legal Fiscal Contable Técnico Historia Cultura Ciencia Investigación VALOR ISTRATIVO El que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación.

Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad istrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación. VALOR JURIDICO A quel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común.

VALOR LEGAL Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

VALOR FISCAL Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. VALOR CONTABLE Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada VALORES SECUNDARIOS Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la istración; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza. Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones arriba citadas. Otros alcanzan estos valores como resultado de la valoración. Concepto de Archivo Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando su origen y orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produjo, para los ciudadanos o para servir de fuentes para la historia . ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS “El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la istración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia”

Organización de los archivos Importancia Para la istración: Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia, la investigación y la cultura OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS Constituir un centro activo de documentación e información, a disposición de toda la entidad. Asegurar una perfecta conservación de los documentos del archivo Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta de todas las oficinas y servicios de la entidad. OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS Permitir una rápida localización de los documentos Preservar la histórica de la empresa FUNCIONES DEL ARCHIVO Ser la memoria corporativa Reunir ordenadamente los documentos Asegurar la conservación de la información Soportar la toma de decisiones El archivo puede desarrollar funciones de: oficina de investigación, biblioteca, hemeroteca u oficina de estadística. CLASES DE ARCHIVOS Según su organización: Centralizado, descentralizado descentralizado con control central y satélites Según su naturaleza: Públicos y privados Gustavo A. Trujillo M. Según su Jurisdicción o Alcance : Nacionales, distritales, departamentales, municipales, empresariales o institucionales, personales o familiares. Según su ciclo vital : Gestión, central o intermedio e histórico Según su : Públicos y reservados Según su uso : Activo, semiactivo e inactivo ARCHIVO CENTRALIZADO

Toda la información de la empresa se haya reunida en una sola oficina. VENTAJAS: Cuenta con personal especializado Controla duplicidad de documentos Economiza tiempo y espacio Racionaliza la adquisición de materiales y equipos Responsabilidad centralizada Facilita la unificación del sistema de archivo ARCHIVO DESCENTRALIZADO Cada dependencia es responsable de recibir, despachar, archivar y conservar la documentación que le compete, bien sea recibida o producida. Se presenta falta de control y se corren riesgos de extravío de documentos. ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL El trámite de la documentación está centralizado, pero las dependencias conservan la documentación vigente. Se cumple el ciclo vital de los archivos. ARCHIVOS SATÉLITES Conservan información técnica, muy especializada y de consulta permanente que necesariamente deben estar descentralzaidos ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a: Clasificar Ordenar Describir Los documentos de una entidad. GESTIÓN EN EL ARCHIVO Producción o Recepción: En el cumplimiento de sus funciones.

Trámite: Es el momento donde se da la constancia de recibido. Distribución: Estudio documental para determinar series, subseries, expedientes para futuras consultas. GESTIÓN EN EL ARCHIVO Consulta: Derecho que tiene un , se debe llevar registros y controles. Retención: Es el plazo en términos de tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el central. GESTIÓN EN EL ARCHIVO Conservación: Conjunto de medidas para garantizar la integración física de los documentos, lo mismo que el manejo de la información. Disposición Final: Se relaciona con el estudio de los valores del documento. GESTIÓN EN EL ARCHIVO Eliminación: La destrucción de los documentos que haya istrativos, legal, fiscal, técnico, contable y que no represente interés para la historia, cultura o investigación. Conservación permanente: Se catalogan documentos de conservación permanente, todos aquellos que informan sobre los orígenes, la estructura, los objetivos, las decisiones y otros de valor testimonial. PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO Selección Ciclo vital de los documentos Valores de los documentos Tablas de retención Expurgo, descarte Transferencia PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO Descripción: Inventarios Guías

Catálogos Índices PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO El servicio s Medios para la prestación del servicio: correo, fax, reprografía, telecomunicaciones Difusión Capacitación PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO Conservación y preservación: Necesita apoyo de las Directivas Creación de documentos estrictamente necesarios (Técnica de diseño, control del flujo documental para evitar duplicaciones innecesarias o la creación de expedientes que se conviertan bien e una suma desordenada de documentos NUEVAS TÉCNOLOGIAS EN LOS ARCHIVOS Microfilmación Archivos Ópticos Correo Electrónico Internet Scanner PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVO Principio de Procedencia: Consiste en separar los documentos producidos por una institución u organismo de aquellos que produce otra institución u organismo, lo que indica que no se pueden mezclar. Es el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (Fondos documentales), y istrativos (secciones y subsecciones documentales.

PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVO Principio de Orden original: Se define como la ubicación física de los documentos dentro de un expediente, respetando el orden cronológico en que se recibieron, produjeron o tramitaron, con miras a solucionar un asunto determinado. Principio de Orden Original Enero 22 1 Febrero 15 2 Junio 02 3 Octubre 25 4 Carpeta No.__________Caja No.__________ SECRETARIA GENERAL 300.24 INFORMES 300.24.02 Informes de Actividades Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12 Folios: 155 Bogotá, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE Respetado Doctor Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0 Noviembre 18 5 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Histórico Transferencias Primarias Transferencias secundarias Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital . SISTEMA DE ARCHIVOS ARCHIVO CENTRAL Comité de Archivos Oficina de Recibo y despacho de Correspondencia Archivo Histórico Archivos de Gestión O de Oficina

Clasificación documental La clasificación es una labor intelectual, de disposición de cualquier elemento según esquema, plan o marco preestablecido.

La clasificación documental es el conjunto de operaciones operativas técnicas y istrativas cuya finalidad es la agrupación documental en forma jerárquica con criterios orgánicos o funciones para revelar su contenido.

El proceso La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización istrativa, jurídica y científica.

clasificación

Organización de archivos

Ordenación

Descripción

La clasificación como proceso archivístico. Como proceso archivístico la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites istrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones. Agrupaciones documentales Son el conjunto de documentos generados por una unidad istrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos, las secciones, subsecciones, las series y las subseries documentales.

Fondo documental Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades Sección documental es una subdivisión de l fondo identificado con la producción documental de una unidad o división istrativa o funcional de la institución q produce el fondo. Subsección documental Es una división de la sección documental ( división istrativa) en algunos casos la subsección recibe el nombre de oficina, división o sección. La subsección tienen a su cargo funcione y actividades especificas dentro de la sección. Serie documental Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección esta constituida por documentos agrupados en series.

Subserie documental Es una subdivisión de la serie documental. Esta conformada por el conjunto de unidades documentales producidas en accione istrativas semejantes. Unidad documental Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades istrativas por las funciones que le han sido asignadas. La unidad documental puedes ser simple o compleja. Simple Cuando esta constituida por el mismo tipo documental compleja cuando esta integrada por tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un tramite Tipos documentales son la expresión de las actividades tanto personales como istrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, acetatos entre otros)y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.

La clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institución.

Agrupaciones documentales Fondo documental Series documentales Subsecciones documentales

Estructura organica entidad Dependencias de mayor jerarquía Grupos de trabajo

Definición La clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad. Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funcione desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión.

clasificar

Elementos de la clasificación

identificar

Procedencia Estructura Funciones