Cómo Dirigir Una Reunión 3q3v4q
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Tipos y propósitos de las reuniones ¿Qué es una reunión? Una reunión es, simplemente, un grupo de gente que se junta con el fin de negociar. Las reuniones son sólo un componente del motor que impulsa a los negocios. Sin embargo, muchas reuniones parecen ser—y generalmente lo son—una pérdida de tiempo. La personas que utilizan las reuniones de forma eficaz son una excepción. El hecho de saber cuándo reunirse y cómo puede hacer que las reuniones resulten eficaces y hasta divertidas—ahorrando a la vez dinero y esfuerzo. ¿Qué quiere lograr? Existen diversos tipos básicos de reuniones y cada uno enfocado a un propósito diferente. En una reunión para resolver un problema, los participantes primero definen el problema y luego proponen soluciones para solventarlo. Los participantes de este tipo de reunión deben ser capaces de reconocer el problema y también deben tener la energía y la pericia necesarias para encontrar una solución. En una reunión para tomar decisiones, el grupo selecciona una solución a implementar. Para tener éxito, el grupo debe ponerse de acuerdo estipulando cuál será el proceso para la toma de decisiones: ¿Las decisiones se tomarán por consenso, por voto mayoritario o únicamente ciertas personas podrán expresar sus opiniones? Otros tipos de reuniones se celebran con el fin de comunicarse, informar y expresar comentarios. La reunión de estado de un proyecto se realiza para mantener a todo el equipo al corriente sobre los desarrollos más recientes del mismo. Obviamente, las reuniones pueden celebrarse con más de un propósito. Las reuniones de personal, por ejemplo, generalmente sirven para proporcionar información actualizada y para solucionar problemas específicos. El propósito (sea uno o más de uno) es el que determina cuándo convocar una reunión. En general, convoque una reunión cuando:
necesite que todo el grupo proporcione información o consejos desee que el grupo participe en la toma de decisiones o en la solución de un problema desee compartir información, un logro o una preocupación con todo el grupo o cuando quiera comunicar a todos algo sobre una situación en particular tenga un problema que requiera de las opiniones de los de distintos grupos con diversas perspectivas u órdenes del día considere que debe aclarar a quién corresponde la responsabilidad sobre un problema, tema o área considere que el grupo tiene una necesidad imperiosa de reunirse
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Es mejor NO llevar a cabo una reunión si
el tema es un asunto personal que sería aconsejable tratar de forma individual no tiene tiempo para prepararse se puede utilizar otro método de comunicación por ejemplo —memorando, correo electrónico o llamada telefónica el tema ya ha sido decidido el tema no merece que se invierta el tiempo de todos el grupo está alterado y necesita un tiempo de aislamiento antes de poder tratar la fuente del conflicto o frustración
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Cómo prepararse para una reunión Comience su preparación identificando los propósitos de la reunión. ¿Es para informar, recabar ideas, solucionar un problema, determinar un plan de acción, aclarar roles y responsabilidades o alguna combinación de estas posibilidades? Los objetivos específicos determinarán quiénes deben asistir y cómo se debe llevar a cabo la reunión. Incluya en la reunión a las personas que:
tomen las decisiones sobre los temas a tratar puedan aportar opiniones relevantes tengan un compromiso, responsabilidad o rol en los temas necesiten conocer la información que usted va a distribuir para poder realizar su trabajo se requieran para implementar las decisiones que se tomen
Incluya en la reunión únicamente a las personas necesarias para permitirle alcanzar sus objetivos y asegúrese de que se encuentren representadas diversas perspectivas. Puede aumentar sus posibilidades de que los participantes clave asistan si:
los invita personalmente y programa la reunión para que se adecue a sus horarios les asigna un rol activo en la reunión o hace especial énfasis en los beneficios que generaría su asistencia
¿Cuánta gente debe invitar? Utilice la “regla 8-18-1800”:
Si debe solucionar un problema o tomar una decisión, no invite a más de ocho personas. Más de ocho personas pueden generar más problemas que soluciones. Si desea generar ideas puede invitar hasta 18 personas; sin embargo, puede resultar difícil alcanzar consenso con esta cantidad de participantes. Si el propósito de la reunión es unir al grupo, cuantos más participantes asistan, mejor. Convoque a 1.800 o más.
En caso de grupos de más de cuatro, incremente el nivel de estructura. Si desea que todos participen en el proceso, considere dividir las reuniones de muchas personas en subgrupos a cada uno de los cuales les asigna un tiempo concreto. Una vez que ha determinado los objetivos de la reunión y quiénes deben asistir, cree el orden del día, decida el lugar y la duración y asigne roles y responsabilidades. Cree el orden del día Cuando sea posible, cree el orden del día antes de la reunión. Utilice la siguiente lista para crear su orden del día específico:
el propósito de la reunión
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los resultados u objetivos deseados la fecha, hora y lugar de la reunión quién convoca la reunión el nombre del grupo que se reúne o el nombre de los participantes los roles de los participantes lo que resulte inusual con respecto al formato normal los nombres y roles de cualquier participante ajeno al lugar los puntos del orden del día a tratar, conjuntamente con la persona responsable y el tiempo asignado la duración de la reunión cualquier material complementario o preparación
Incluya únicamente los temas de discusión que el grupo realmente puede tratar en el tiempo asignado. Como pauta general, considere que cada tema demandará por lo menos 30 minutos y en dos horas podrá tratar cinco, pero recuerde que la asignación de tiempo para sus temas específicos puede variar. Es preferible subestimar que sobreestimar la cantidad de temas que un grupo puede tratar en un cierto período. También, trate de asignar una disposición a los puntos del orden del día para conseguir que la reunión prospere adecuadamente.
Busque temas que se puedan acoplar. Separe los temas que comprendan el intercambio de información de los que tengan que ver con la solución de un problema o la toma de decisiones. Comience con algunos temas sencillos y luego avance hacia los más complejos o controvertidos—pero NO a expensas de evitar estos temas difíciles. Trate de no quedarse sin tiempo para tratar los temas más importantes. Durante las reuniones prolongadas, trate de que los temas más difíciles se discutan cuando los están en su momento más lúcido y creativo. Desglose los temas complejos en partes más manejables.
¿Cuánto debe durar una reunión? Eso depende de los propósitos de la reunión y de su orden del día. En general, una reunión comercial dura de 30 minutos a dos horas—siempre, cuanto más breve, mejor. Planifique el entorno y el lugar Los objetivos de la reunión también ayudan a determinar su entorno y ubicación. Formúlese las siguientes preguntas:
¿Qué tamaño de sala y qué disposición de asientos sería mejor para ayudarlo a lograr sus objetivos? Por ejemplo, si desea estimular el intercambio de opiniones e información sería útil un entorno y una disposición de asientos informal. Acomode las mesas de forma tal que los participantes se puedan ver. Utilice mesas redondas para no enfatizar jerarquías o mesas rectangulares para hacer hincapié en la estructura. ¿Qué clase de equipos —teléfonos, proyectores, pizarras blancas, etc.— necesitará? Asegúrese de probar todos los equipos antes de la reunión, desde los técnicos (ordenadores, pantallas de proyección) a los tradicionales (lapiceros, borradores).
Cuando se prepare para una reunión, asegúrese de que estén
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cubiertos todos los roles y responsabilidades. Una persona puede cumplir diversos roles en una reunión. Los roles principales son:
Líder. Puede dirigir la reunión o no pero, en cualquier caso, aclara sus propósitos, objetivos, restricciones y ámbito de autoridad. Es el responsable de realizar el seguimiento. Mediador. Guía al grupo en la discusión, hacia la solución del problema y en las etapas del proceso de toma de decisiones de la reunión. Puede ser el responsable de la logística previa y posterior a la reunión. Escribiente. Debe captar los puntos, las ideas y las decisiones clave que surgen de la reunión. También puede redactar el acta o las notas posteriores a la reunión. Colaborador. Participa activamente ofreciendo ideas y ayudando a mantener el hilo de la discusión. Experto. Contribuye con su pericia en temas particulares según se requiera. Si no es un miembro regular del equipo, el experto quizás no pueda participar en otros aspectos de la reunión.
Aclaraciones sobre los expertos: Defina cuidadosamente sus roles e infórmeles antes de la reunión de las opiniones que desea que expresen. Infórmeles sobre aquellos aspectos de la reunión en los que no pueden participar. Realice su tarea ¿Qué tarea puede hacer antes de la reunión?
Recopile los documentos e información relevantes. Distribuya la información antes de que comience la reunión, especialmente si esto puede ayudarle a hacerla más corta. Haga circular el orden del día que confeccionó, incluida una declaración de los propósitos y objetivos, una lista de los resultados esperados y una sugerencia del tiempo asignado a cada tema. Converse con los participantes sobre sus opiniones y objetivos—demuéstreles que está interesado en conocer sus ideas. Estimule a los participantes a realizar su tarea. Informe de que se va a realizar una reunión a su gerente u otros gerentes del nivel superior que tengan un interés particular en el resultado de la misma aunque no asistirán a ella.
Consulte Consejos para prepararse para una reunión.
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Cómo toman decisiones los grupos Si el propósito de la reunión es tomar una decisión, asegúrese de que todos en la sala tengan conocimiento de ello. El hecho de proporcionar información precisa a los participantes de forma anticipada garantizará que el grupo tome decisiones con fundamento. Asegúrese también de que todos los participantes sepan cómo se tomará la decisión. Algunos grupos toman las decisiones según el voto de la mayoría. Otros requieren consenso: el acuerdo de todos los de apoyar la decisión, aún cuando no estén de acuerdo con la decisión en sí. Hay otros grupos que permiten que el líder tome todas las decisiones. Cada uno de los enfoques presenta ventajas y desventajas. El voto mayoritario permite que se tome una decisión en un período más breve y generalmente se considera el método más justo. Puede implicar que las personas deban adoptar una postura pública, lo que las colocaría en una situación de triunfo/derrota. El consenso grupal significa tomar una decisión que todos comprenden, apoyan y ayudarán a implementar. Los , de forma individual, pueden considerar que hay otras opciones mejores pero el consenso verdadero se establece cuando todos los coinciden con un plan de acción en particular. En general, el consenso es más difícil de alcanzar—y demanda más tiempo. Sin embargo, resulta aconsejable en circunstancias en las que el cambio necesario requiere un entendimiento de todas las partes, cuando requiere la pericia de todo el grupo para ser programado o cuando el grupo mismo está muy versado en el arte de tomar decisiones consensuadas. En general, la gente apoya una decisión tomada por consenso. Pero el proceso requiere contar con otra posición, una alternativa, en caso de que no se logre el consenso dentro de los límites de tiempo. Por lo tanto, no resulta práctico utilizar estas decisiones consensuadas en casos de emergencia. Este método tampoco funciona bien en situaciones en las que únicamente el líder debe responder del resultado. La decisión por parte del líder es muy efectiva cuando únicamente el líder debe responder del resultado o cuando hay muy poco tiempo para tomar la decisión sin que se produzca un efecto adverso y si todos los comprenden que el líder está tomando la decisión y por qué la está tomando. Un ejemplo sería que el líder anunciase su decisión de cerrar una línea de ensamblaje debido a una notificación reciente sobre la contaminación del producto. Aún así, es muy importante que todos los sientan que sus opiniones han sido escuchadas. Cuando el tiempo permite realizar consultas a otras personas antes de tomar una decisión, el líder puede
solicitar opiniones en forma individual—más útil cuando la decisión requiere la opinión de pocas personas o cuando los intereses de los responsables están representados por unos pocos; o convocar una reunión para solicitar opiniones—recomendable cuando la decisión es muy importante para muchos o cuando proporciona la oportunidad de crear sinergia, a ayudar al entendimiento común o a formular el trabajo de base para la implementación.
Aún cuando haya poco tiempo, trate de que todos los participantes expresen sus puntos de vista de modo tal que se sientan escuchados y parte del proceso de toma de decisiones.
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Cómo llevar a cabo una reunión El hecho de seguir algunas pautas lo ayudará a evitar algunos de los problemas más comunes que convierten las reuniones en pesadillas. A su vez, ganará notoriedad por sus habilidades para organizar reuniones.
Comience la reunión puntualmente. Comenzar nuevamente a medida que la gente llega sólo recompensará su tardanza. Si los participantes no se conocen, concédales unos minutos para que se presenten. Realice una breve introducción para asegurarse de que el grupo conozca el orden del día, los objetivos y los resultados deseados de la reunión—luego realice los ajustes necesarios. Si el orden del día no se ha establecido con anterioridad, realícelo en ese mismo momento. Establezca o repase las reglas básicas—las conductas y principios que los del grupo acuerdan respetar para lograr una reunión constructiva.
Consulte Pasos para crear el orden del día en el momento ¿Qué deben contemplar las reglas básicas?
El compromiso de comenzar y finalizar puntualmente. El acuerdo sobre quién puede aportar ideas al orden del día. El acuerdo sobre cómo tomar las decisiones. Un límite de tiempo para solucionar cada problema o tomar cada decisión. Obtenga la aprobación del grupo antes de alargar el tiempo asignado a un tema en particular. Las aclaraciones sobre las restricciones que existen para cada tema—por ejemplo, decisiones del nivel gerencial superior o restricciones de presupuesto o políticas que pueden limitar las opciones del grupo. La identificación de la persona que tomará la decisión final sobre cada tema. Solicitar que todos estén abiertos a nuevas ideas y participen. El acuerdo sobre cómo manejar conflictos. El acuerdo sobre cómo continuar.
Las reglas básicas, debidamente articuladas y acordadas, ayudan a fomentar la participación. Lo mismo sucede con su forma de actuar como líder y mediador, creando un ambiente que estimule a la gente a realizar aportes y a seguir el hilo de la discusión. Cuando dirija una reunión, recuerde este consejo. Siga el orden del día Mantenga el curso de la reunión, no se desvíe hacia otros temas irrelevantes. Cuando se encuentre en medio de una discusión, mantenga el control del problema y del tiempo. Puede resumir el desarrollo de la reunión y señalar ciertos comentarios en un rotafolios. Cuando note un marcado interés en un tema en particular, observe y escuche a todos los que quieran participar. Responda a estas personas mediante el o visual o asintiendo con la cabeza o bien diga, "escuchemos primero a Susana, luego a Roberto y luego a Alicia". Mantenga al grupo en actividad indicando cuándo están llegando a un acuerdo, reconociendo todos sus logros y continuando con otro tema. Asegúrese de que la gente participe
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Para garantizar que se escuchen todos los puntos de vista:
Solicítele a alguien que actúe como “abogado del diablo”. Inste a que se hagan comentarios sobre una discusión en particular: ¿Qué ha quedado pendiente? Consulte a la gente que no ha participado. Especialmente en grupos grandes, divídalos en subgrupos y solicite a cada uno que presente un informe. No se apresure a votar o a tomar una decisión. Para asegurarse de que todos participen, quizás deba moverse por la sala solicitando comentarios de forma individual.
Todos los puntos de vista son valiosos pero no todos cuentan de la misma manera. ¿Cuándo debe hablar la persona que ocupa un cargo superior y cuánto tiempo se le debe conceder? La respuesta depende de los objetivos de la reunión. Puede ser que para un gerente del nivel superior sea conveniente iniciar la reunión estableciendo los propósitos y objetivos. O, si resulta más importante escuchar la opinión de todos y le preocupa que los con posiciones inferiores se mantengan en silencio, puede solicitarle a la persona con un cargo superior que espere hasta que todos hayan hablado. Aunque solicite la opinión de todos, es importante que mantenga el curso de la reunión. Puede lograrlo haciendo lo siguiente:
realizando un resumen y repasándolo con frecuencia, utilizando el orden del día y las ideas que se hayan consignado en un rotafolios señalando transiciones entre un tema u objetivo del orden del día y el siguiente
Sea consciente de que usted es el líder La forma en que actúa crea una atmósfera que determina si la gente se siente alentada a participar o prefiere permanecer en silencio. Recuerde lo siguiente:
Controle su propio nivel de participación para asegurarse de que no está dominando la discusión. Posibilite que la gente más callada o tímida pueda participar—controle a quienes interrumpen y tratan de predominar. Sea positivo y muéstrese alentador acerca de las cosas que dice la gente. Intervenga si un participante critica o ataca los aportes de otro de los . Resalte las áreas de acuerdo, reafirmando lo que el grupo tiene en común y evitando que el grupo vuelva sobre temas que ya han sido resueltos. Anote los comentarios en un rotafolios. Puede utilizar esta información para confeccionar el acta de la reunión.
Consulte también Cómo hacer una presentación: Conceptos básicos.
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Temas relativos a la finalización El hecho de saber cuándo y cómo finalizar una reunión puede ayudarlo a impulsar a los del equipo para que lleven a cabo el plan de acción acordado. Cuándo finalizar la reunión Señales de advertencia de que quizás sea tiempo de concluir la reunión:
El grupo tiene problemas para cerrar el último tema a tratar. La gente comienza a retirarse.
En general, ambas señales se dan cuando la reunión se prolonga más de lo previsto. El siguiente consejo lo ayudará a evitar que las reuniones se prolonguen más allá de lo acordado y a ganarse la eterna gratitud de sus colegas.
Comprométase a finalizar a tiempo. Controle el tiempo o solicítele a uno de los del grupo que lo haga. De forma periódica, recuérdele al grupo el tiempo restante y los puntos del orden del día que deben tratar. Priorice o posponga algunos temas si el tiempo no alcanza. Si para ciertos temas se necesita más tiempo, solicite el consenso del grupo para prolongar la reunión o programe otra para continuar la discusión.
Recuerde, está bien finalizar una reunión antes de lo previsto. Si se han alcanzado todos los objetivos, la gente se encuentra impaciente o si surge un conflicto que únicamente una separación puede apaciguar, sea inteligente—posiblemente sean señales para concluir la reunión. Cómo finalizar la reunión
Reafirme o resuma los logros alcanzados, los puntos o decisiones clave y explique de qué forma se los comunicará a los responsables. Explique lo que sucederá a continuación y reafirme la importancia del plan de acción y de la comunicación. Enfatice la importancia de que todos aporten sus ideas y puntos de vista. Si corresponde, programe otra reunión. Solicite ayuda al grupo para evaluar la reunión y recabar ideas sobre las cosas a mejorar en la próxima reunión. Agradezca a todos su participación.
Consulte Cómo finalizar una reunión.
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Cómo realizar el seguimiento después de la reunión En general, la tarea que se pasa por alto al dirigir una reunión es la de garantizar que se realicen las acciones acordadas una vez finalizada la reunión. Esto genera un inconveniente para los responsables que no asistieron a la reunión. El hecho de realizar un seguimiento exhaustivo y detallado puede generar que esta reunión y las siguientes sean un éxito. Las reuniones que finalizan sin un plan de acción y comunicación no tienen ningún futuro fuera de la sala de reunión. Cómo desarrollar un plan de acción y comunicación El plan de acción y comunicación proporciona un cierre y un sentido de logro a los participantes. También pone en conocimiento de los responsables las decisiones clave y ayuda a garantizar que todos han recibido el mismo mensaje o la misma información. El plan de acción y comunicación debe tener tres elementos: qué, quién y cuándo.
¿Qué decisiones y resultados específicos surgieron de la reunión y qué tareas deben realizarse como resultado de la misma? ¿Quién es el responsable de llevar a cabo estas tareas? Si los participantes de la reunión se comprometen voluntariamente a realizar acciones específicas, probablemente completen esas tareas. ¿Cuándo deben completarse esas tareas? El hecho de que los participantes sean realistas en cuanto al programa que se comprometen a cumplir ayuda a que las tareas efectivamente se realicen.
Después de la reunión, complete el formulario del plan de acción y comunicación y envíelo conjuntamente con el memorando de seguimiento a todos los participantes de la reunión. Envíe también el memorando a todas las personas que no han asistido a la reunión pero que deben estar informadas. Es más probable que los planes de acción y comunicación se lleven a cabo si se los considera responsabilidades, obligaciones o contratos reales. ¿Qué debe incluirse en un memorando de seguimiento? El mejor memorando de seguimiento es el que se basa en los puntos anotados en el rotafolios o pizarra blanca y en las notas que usted o el escribiente tomaron durante la reunión. Debe formularse por escrito de manera que las personas que no asistieron pueden comprender lo que sucedió. Abarca
a los participantes los objetivos de la reunión los temas clave que se trataron las decisiones que se tomaron los pasos a seguir o el plan de acción la fecha de la próxima reunión o seguimiento el agradecimiento a todos los que han participado
El memorando de seguimiento sobre una reunión en la que se resolvió un problema también puede incluir:
la definición del problema el método de análisis las alternativas los criterios para tomar una decisión la decisión lo que sucederá luego los resultados esperados
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Es muy valioso realizar el seguimiento con la gente que no quedó satisfecha de la reunión o bien que no aportó mucho. Esto ayudará a obtener comentarios sobre la reunión y sus procesos o por lo menos ayudará a mejorar las relaciones en el lugar de trabajo. También, comuníquese con todos los que tengan alguna responsabilidad en el proceso de toma de decisiones. El memorando de seguimiento es una buena forma de mantenerlos informados. ¿Cómo sabe si su reunión fue efectiva? Juzgue los resultados:
¿Asistió la gente adecuada? ¿El grupo trabajó bien? ¿La reunión logró sus objetivos?
Consulte Pasos para planificar, realizar y efectuar el seguimiento de una reunión.
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Reuniones virtuales Las mejores reuniones son las que se realizan cara a cara. Cuando deban tratarse temas muy polémicos o cuando los temas sean de naturaleza emocional o puedan despertar la sensibilidad de alguno, las reuniones cara a cara son las únicas que darán buenos resultados. Sin embargo, la realidad del mundo de los negocios es que se realizan cada vez más y más reuniones, no alrededor de una mesa de conferencias sino a través de medios tecnológicos, lo que convierte a estas reuniones en virtuales. En general, se aplican las mismas reglas a estas reuniones virtuales que a las que se realizan cara a cara. No obstante, existen algunas diferencias que debe conocer: Videoconferencias Lo más novedoso en la actualidad aún resulta a veces "primitivo". Probablemente encuentre a las videoconferencias menos satisfactorias de lo que piensa que deberían ser. La falta de iluminación y de un sonido de calidad pueden provocar la sensación de apariencia de poco profesional. Hay que tener en cuenta esto pero, en cualquier caso, las videoconferencias permiten que los participantes se vean y resultan útiles en situaciones en que las partes ya se han reunido y han generado confianza mutua—no deben utilizarse en reuniones iniciales. Las videoconferencias pueden resultar útiles y una forma de ahorrar tiempo para celebrar reuniones regulares con los de un equipo que se encuentran a mucha distancia. Audioconferencias con soporte Internet Si tiene que conectarse con participantes que se encuentran en lugares distantes y necesita intercambiar algún material visual o información en tiempo real, una audioconferencia con soporte Internet puede ser una alternativa más atractiva que la videoconferencia. Si tiene mucha información para intercambiar, asegúrese de que todas las partes tengan conexiones a Internet de alta velocidad ya que de otro modo las demoras dejarán a algunos participantes fuera del ciclo. Pruebe las conexiones antes de la reunión y ofrezca una guía rápida a todos al comienzo de la llamada en caso de que algunos participantes no tengan experiencia con el software o con el sitio Web. Conferencia a través de la Web Esta frase puede abarcar diversas posibilidades, desde compartir una diapositiva en un sitio Web a un video simultáneo. En general, cuanta más amplitud de banda se requiere y cuanto más complicada sea la transmisión que se intente realizar, mayores serán las probabilidades de que las cosas no salgan bien. Pruebe la tecnología con anticipación y elija la conexión más simple posible. Salas de chat en Internet y otras conexiones Web Muchas empresas están experimentando con la mensajería instantánea y las salas de chat en Internet como formas de posibilitar que los equipos que se encuentran en distintos lugares se comuniquen instantáneamente. Estos métodos son más aconsejables para charlas informales y preguntas rápidas, no para reuniones formales. El proceso de comunicación en las salas de chat en Internet puede confundirse con "conversaciones" mecanografiadas que se solapan y no resulta muy útil en entornos de negocios.
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Pasos para planificar, realizar y efectuar el seguimiento de una reunión. Antes de la reunión 1. Asegúrese de que la reunión sea necesaria. 2. Identifique y aclare el objetivo y proceso de la reunión. 3. Convoque a la gente adecuada. 4. Proporcione un orden del día con anticipación. 5. Realice un sondeo de los participantes clave con anterioridad. 6. Prepárese para la discusión y para las decisiones a tomar. Durante la reunión 7. Plantee el propósito y objetivo de la reunión. 8. Permita que todos opinen. 9. Realice el cierre de cada tema. 10. Finalice la reunión con un plan de acción y comunicación. Luego de la reunión 11. Realice un seguimiento rápidamente con un memorando que contenga el acta. 12. Reúnase informalmente con aquellos a quienes no se los escuchó en la reunión o que están insatisfechos con el resultado. 13. Proporcione los recursos prometidos. 14. Actúe según sus decisiones.
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Pasos para discutir un problema Cuando los participantes de la reunión se enfrentan con un problema, guíelos a través de las siguientes preguntas, en orden: 1. ¿Cuál es la percepción de los sobre el problema? ¿Cuánto tiempo hace que persiste? ¿Qué sucede ahora? 2. Logre un acuerdo en la definición del problema. 3. ¿Cuáles creen que son las causas del problema? 4. ¿Cuáles son las opciones para solucionarlo? ¿Cuáles son los beneficios o consecuencias de cada opción? ¿Cuáles son las consecuencias si el problema no se resuelve? 5. ¿Cómo seleccionaremos una opción? ¿Cuáles son los factores clave como tiempo, recursos, finanzas, valores y otros? 6. Logre un acuerdo sobre una opción.
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Pasos para crear el orden del día en el momento 1. Solicite a los del grupo que generen ideas sobre los temas que deben tratar, sin evaluarlos. 2. Cree su orden del día con los temas que surgieron de las ideas presentadas por el grupo. 3. Ajuste el orden del día según corresponda.
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Cómo prepararse para una reunión Convoque sólo a las personas que deben asistir y pueden contribuir al logro de los objetivos de la reunión. Proporcione una estructura mayor cuando trate con grupos más grandes. Seleccione el lugar apropiado para la reunión y confirme que estarán disponibles tanto la sala como el equipo que sea necesario. Prepare un orden del día. Una reunión sin un orden del día es como un jardín sin flores. Para un pequeño grupo de personas, planifique una reunión de negocios que dure entre 30 minutos y dos horas—y siempre es mejor que subestime el número de cosas se pueden discutir y lograr en ese tiempo que sobrecargar la reunión. Intente que la reunión sea lo más corta posible siempre que se alcancen los objetivos previstos. Recabe toda información o documentos relevantes que sean necesarios para la reunión.
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Cómo llevar a cabo una reunión Comience y finalice puntualmente. Comience con lo más fácil. El éxito inicial generalmente fomenta éxitos futuros. Deje los temas más difíciles para lo último, pero asegúrese de que quede tiempo suficiente para tratarlos. Actas: ¡escriba todo! Solicite los comentarios de todos. Compórtese como un mediador: fomente la exposición de opiniones por turnos y agradezca a las personas su contribución y su disposición para tratar temas difíciles. Mantenga siempre orientados a los integrantes de una reunión informando de cuáles son las metas, en qué punto se encuentran y cuáles son las conclusiones.
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Consejos para tratar problemas de conducta Participantes que llegan tarde Comience las reuniones puntualmente. Averigüe qué motivaría a la persona que llegó tarde para que sea puntual. Encárguele un trabajo a la persona para realizar en la reunión. Después de la reunión, y en privado, pregúntele a la persona por qué llegó tarde.
Participantes que se retiran temprano Averigüe por qué la persona, generalmente, se retira temprano. Al comienzo de una reunión, pregunte si todos se pueden quedar hasta el horario de finalización asignado. En caso de que no puedan, considere la posibilidad de cambiar la duración de la reunión.
Participantes que repiten un tema constantemente Señale su contribución en el rotafolios. Hágales saber verbalmente que tienen en cuenta su preocupación. Anote el tema en el orden del día para su futuro debate.
Participantes que ridiculizan o critican a otros Pida a los participantes que aporten las sugerencias o consejos que sean valiosos para el grupo. Pida al grupo que se ponga de acuerdo en no evaluar ningún tema hasta que se hayan expresado todas las ideas. Recuerde a quienes dudan sobre este acuerdo y asegúreles que habrá un periodo de evaluación. A una persona que dice algo como "Eso es una tontería" o realiza gestos que implican juicios negativos, usted puede decirle "Un momento. Aquí son importantes las ideas de todos". Si insiste en este comportamiento, puede invitar a la persona a que se retire.
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Participantes que reaccionan no verbalmente de forma desconcertante Reconozca la conducta y pregúnteles qué es lo que desean decir. Haga mención de que dicho comportamiento es desconcertante. Explique de qué manera su comportamiento afecta tanto a usted como al grupo. Si insiste en su actitud, pídale que se controle.
Participantes que hacen otras cosas durante la reunión Realice una pregunta e incluya a estas personas al solicitar respuestas. Hable con ellos un rato. Haga referencia a las reglas básicas al comenzar la reunión.
Murmullos Haga una pregunta para pedir concentración como, por ejemplo "¿Podemos continuar con la reunión, por favor?" Pida a los participantes que están murmurando si pueden compartir su conversación con el grupo o bien dejarla para más tarde. Dedique un momento a preguntarles qué es lo que sucede.
Unos pocos participantes dominan la conversación Si se encuentra de pie, camine en dirección a ellos. Agradézcales sus opiniones y llame a alguien más. Solicite al grupo que cambie los roles de forma tal de que hablen los que permanecían en silencio y se callen los que hablaron antes. En algún caso tal vez deba señalar que están dominando la reunión. Como último recurso, quizá deba pedirles que se retiren. Si su aporte o participación es vital, intente obtenerlo después de la reunión.
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Participantes que agreden a otros Si agreden a otros participantes, pregunte cuál es el problema. Si no está relacionado con la reunión, pídales que lo solucionen luego. Utilice la información anotada en el rotafolios o la pizarra para reconcentrarse en el tema que se está debatiendo y registrar el origen de sus desacuerdos sobre el tema. Como último recurso, tal vez deba pedirles que se retiren. Si su aporte o participación es vital, intente obtenerlo después de la reunión.
Participantes que completan las oraciones de otros Pídales que dejen a los demás hablar por sí mismos. Verifique con los demás si quienes los interpretaron representaron de forma precisa lo que se dijo.
Participantes que actúan como si lo supieran todo Reconozca sus conocimientos. Pídales que tengan paciencia y escuchen las ideas y puntos de vista de los demás.
Interrupciones A la persona que estaba hablando dígale algo como "Tómate tu tiempo, Arturo." A quien interrumpe, puede decirle "Deja que Alicia termine de hablar, por favor." Fuera de la reunión, sugiera a las personas que interrumpen con frecuencia que anoten sus pensamientos y esperen hasta que se produzca una pausa para expresarlas.
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Consejos para intervenir en momentos críticos Efecto bumerán—devuelva una pregunta a la persona que la formuló—para enviar el mensaje de que el líder no es el único encargado de responder todas las preguntas. Cuando algo no está funcionando, hágalo saber—pregunte qué es lo que pasa, compártalo con todos. Mantenga el debate correctamente encauzado, recordando a los participantes las reglas básicas y los acuerdos previos. Retome la concentración asegurándose de que todos están trabajando sobre el mismo contenido, con el mismo proceso, al mismo tiempo. Cree un ambiente seguro para la participación y creatividad respondiendo de forma neutral a la persona cuyas ideas no coincidan con las del grupo, legitimizando su contribución de esta manera. Utilice el humor para aliviar tensiones—pero no haga chistes que excluyan a algunos de los participantes o que sean a expensas de otros.
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Cómo finalizar una reunión Anote los próximos pasos o elabore un plan de acción y comunicación para informar de los puntos clave y decisiones tomadas tanto a los asistentes como a los demás interesados. Finalice la reunión cuando se hayan alcanzado los objetivos, cuando no se progresa en el logro de los objetivos o bien cuando se terminó el tiempo. Resuma lo que ocurrió en la reunión: qué se logró. Garantice la realización de un seguimiento. Reafirme la importancia de compartir puntos de vista e ideas y el compromiso de hacer que la reunión resulte un éxito. Agradezca a todos su disposición para asistir a la reunión.
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Consejos para tomar notas en la reunión Utilice un rotafolios o pizarra blanca para demostrar a los del grupo que sus comentarios son valorados. Utilice un rotafolios o pizarra blanca para ayudarse a registrar los puntos y decisiones clave. Mantenga los comentarios anotados en un lugar visible durante toda la reunión. Anote todas las contribuciones realizadas durante una sesión de lluvia de ideas. Numere, marque con un círculo, asterisco o de cualquier otro modo las páginas a medida que el grupo evalúa, prioriza o toma decisiones sobre las ideas propuestas. Realice una lista aparte de los temas que deben tratarse una vez finalizada la reunión.
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Tipos y propósitos de las reuniones ¿Qué es una reunión? Una reunión es, simplemente, un grupo de gente que se junta con el fin de negociar. Las reuniones son sólo un componente del motor que impulsa a los negocios. Sin embargo, muchas reuniones parecen ser—y generalmente lo son—una pérdida de tiempo. La personas que utilizan las reuniones de forma eficaz son una excepción. El hecho de saber cuándo reunirse y cómo puede hacer que las reuniones resulten eficaces y hasta divertidas—ahorrando a la vez dinero y esfuerzo. ¿Qué quiere lograr? Existen diversos tipos básicos de reuniones y cada uno enfocado a un propósito diferente. En una reunión para resolver un problema, los participantes primero definen el problema y luego proponen soluciones para solventarlo. Los participantes de este tipo de reunión deben ser capaces de reconocer el problema y también deben tener la energía y la pericia necesarias para encontrar una solución. En una reunión para tomar decisiones, el grupo selecciona una solución a implementar. Para tener éxito, el grupo debe ponerse de acuerdo estipulando cuál será el proceso para la toma de decisiones: ¿Las decisiones se tomarán por consenso, por voto mayoritario o únicamente ciertas personas podrán expresar sus opiniones? Otros tipos de reuniones se celebran con el fin de comunicarse, informar y expresar comentarios. La reunión de estado de un proyecto se realiza para mantener a todo el equipo al corriente sobre los desarrollos más recientes del mismo. Obviamente, las reuniones pueden celebrarse con más de un propósito. Las reuniones de personal, por ejemplo, generalmente sirven para proporcionar información actualizada y para solucionar problemas específicos. El propósito (sea uno o más de uno) es el que determina cuándo convocar una reunión. En general, convoque una reunión cuando:
necesite que todo el grupo proporcione información o consejos desee que el grupo participe en la toma de decisiones o en la solución de un problema desee compartir información, un logro o una preocupación con todo el grupo o cuando quiera comunicar a todos algo sobre una situación en particular tenga un problema que requiera de las opiniones de los de distintos grupos con diversas perspectivas u órdenes del día considere que debe aclarar a quién corresponde la responsabilidad sobre un problema, tema o área considere que el grupo tiene una necesidad imperiosa de reunirse
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Es mejor NO llevar a cabo una reunión si
el tema es un asunto personal que sería aconsejable tratar de forma individual no tiene tiempo para prepararse se puede utilizar otro método de comunicación por ejemplo —memorando, correo electrónico o llamada telefónica el tema ya ha sido decidido el tema no merece que se invierta el tiempo de todos el grupo está alterado y necesita un tiempo de aislamiento antes de poder tratar la fuente del conflicto o frustración
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Cómo prepararse para una reunión Comience su preparación identificando los propósitos de la reunión. ¿Es para informar, recabar ideas, solucionar un problema, determinar un plan de acción, aclarar roles y responsabilidades o alguna combinación de estas posibilidades? Los objetivos específicos determinarán quiénes deben asistir y cómo se debe llevar a cabo la reunión. Incluya en la reunión a las personas que:
tomen las decisiones sobre los temas a tratar puedan aportar opiniones relevantes tengan un compromiso, responsabilidad o rol en los temas necesiten conocer la información que usted va a distribuir para poder realizar su trabajo se requieran para implementar las decisiones que se tomen
Incluya en la reunión únicamente a las personas necesarias para permitirle alcanzar sus objetivos y asegúrese de que se encuentren representadas diversas perspectivas. Puede aumentar sus posibilidades de que los participantes clave asistan si:
los invita personalmente y programa la reunión para que se adecue a sus horarios les asigna un rol activo en la reunión o hace especial énfasis en los beneficios que generaría su asistencia
¿Cuánta gente debe invitar? Utilice la “regla 8-18-1800”:
Si debe solucionar un problema o tomar una decisión, no invite a más de ocho personas. Más de ocho personas pueden generar más problemas que soluciones. Si desea generar ideas puede invitar hasta 18 personas; sin embargo, puede resultar difícil alcanzar consenso con esta cantidad de participantes. Si el propósito de la reunión es unir al grupo, cuantos más participantes asistan, mejor. Convoque a 1.800 o más.
En caso de grupos de más de cuatro, incremente el nivel de estructura. Si desea que todos participen en el proceso, considere dividir las reuniones de muchas personas en subgrupos a cada uno de los cuales les asigna un tiempo concreto. Una vez que ha determinado los objetivos de la reunión y quiénes deben asistir, cree el orden del día, decida el lugar y la duración y asigne roles y responsabilidades. Cree el orden del día Cuando sea posible, cree el orden del día antes de la reunión. Utilice la siguiente lista para crear su orden del día específico:
el propósito de la reunión
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los resultados u objetivos deseados la fecha, hora y lugar de la reunión quién convoca la reunión el nombre del grupo que se reúne o el nombre de los participantes los roles de los participantes lo que resulte inusual con respecto al formato normal los nombres y roles de cualquier participante ajeno al lugar los puntos del orden del día a tratar, conjuntamente con la persona responsable y el tiempo asignado la duración de la reunión cualquier material complementario o preparación
Incluya únicamente los temas de discusión que el grupo realmente puede tratar en el tiempo asignado. Como pauta general, considere que cada tema demandará por lo menos 30 minutos y en dos horas podrá tratar cinco, pero recuerde que la asignación de tiempo para sus temas específicos puede variar. Es preferible subestimar que sobreestimar la cantidad de temas que un grupo puede tratar en un cierto período. También, trate de asignar una disposición a los puntos del orden del día para conseguir que la reunión prospere adecuadamente.
Busque temas que se puedan acoplar. Separe los temas que comprendan el intercambio de información de los que tengan que ver con la solución de un problema o la toma de decisiones. Comience con algunos temas sencillos y luego avance hacia los más complejos o controvertidos—pero NO a expensas de evitar estos temas difíciles. Trate de no quedarse sin tiempo para tratar los temas más importantes. Durante las reuniones prolongadas, trate de que los temas más difíciles se discutan cuando los están en su momento más lúcido y creativo. Desglose los temas complejos en partes más manejables.
¿Cuánto debe durar una reunión? Eso depende de los propósitos de la reunión y de su orden del día. En general, una reunión comercial dura de 30 minutos a dos horas—siempre, cuanto más breve, mejor. Planifique el entorno y el lugar Los objetivos de la reunión también ayudan a determinar su entorno y ubicación. Formúlese las siguientes preguntas:
¿Qué tamaño de sala y qué disposición de asientos sería mejor para ayudarlo a lograr sus objetivos? Por ejemplo, si desea estimular el intercambio de opiniones e información sería útil un entorno y una disposición de asientos informal. Acomode las mesas de forma tal que los participantes se puedan ver. Utilice mesas redondas para no enfatizar jerarquías o mesas rectangulares para hacer hincapié en la estructura. ¿Qué clase de equipos —teléfonos, proyectores, pizarras blancas, etc.— necesitará? Asegúrese de probar todos los equipos antes de la reunión, desde los técnicos (ordenadores, pantallas de proyección) a los tradicionales (lapiceros, borradores).
Cuando se prepare para una reunión, asegúrese de que estén
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cubiertos todos los roles y responsabilidades. Una persona puede cumplir diversos roles en una reunión. Los roles principales son:
Líder. Puede dirigir la reunión o no pero, en cualquier caso, aclara sus propósitos, objetivos, restricciones y ámbito de autoridad. Es el responsable de realizar el seguimiento. Mediador. Guía al grupo en la discusión, hacia la solución del problema y en las etapas del proceso de toma de decisiones de la reunión. Puede ser el responsable de la logística previa y posterior a la reunión. Escribiente. Debe captar los puntos, las ideas y las decisiones clave que surgen de la reunión. También puede redactar el acta o las notas posteriores a la reunión. Colaborador. Participa activamente ofreciendo ideas y ayudando a mantener el hilo de la discusión. Experto. Contribuye con su pericia en temas particulares según se requiera. Si no es un miembro regular del equipo, el experto quizás no pueda participar en otros aspectos de la reunión.
Aclaraciones sobre los expertos: Defina cuidadosamente sus roles e infórmeles antes de la reunión de las opiniones que desea que expresen. Infórmeles sobre aquellos aspectos de la reunión en los que no pueden participar. Realice su tarea ¿Qué tarea puede hacer antes de la reunión?
Recopile los documentos e información relevantes. Distribuya la información antes de que comience la reunión, especialmente si esto puede ayudarle a hacerla más corta. Haga circular el orden del día que confeccionó, incluida una declaración de los propósitos y objetivos, una lista de los resultados esperados y una sugerencia del tiempo asignado a cada tema. Converse con los participantes sobre sus opiniones y objetivos—demuéstreles que está interesado en conocer sus ideas. Estimule a los participantes a realizar su tarea. Informe de que se va a realizar una reunión a su gerente u otros gerentes del nivel superior que tengan un interés particular en el resultado de la misma aunque no asistirán a ella.
Consulte Consejos para prepararse para una reunión.
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Cómo toman decisiones los grupos Si el propósito de la reunión es tomar una decisión, asegúrese de que todos en la sala tengan conocimiento de ello. El hecho de proporcionar información precisa a los participantes de forma anticipada garantizará que el grupo tome decisiones con fundamento. Asegúrese también de que todos los participantes sepan cómo se tomará la decisión. Algunos grupos toman las decisiones según el voto de la mayoría. Otros requieren consenso: el acuerdo de todos los de apoyar la decisión, aún cuando no estén de acuerdo con la decisión en sí. Hay otros grupos que permiten que el líder tome todas las decisiones. Cada uno de los enfoques presenta ventajas y desventajas. El voto mayoritario permite que se tome una decisión en un período más breve y generalmente se considera el método más justo. Puede implicar que las personas deban adoptar una postura pública, lo que las colocaría en una situación de triunfo/derrota. El consenso grupal significa tomar una decisión que todos comprenden, apoyan y ayudarán a implementar. Los , de forma individual, pueden considerar que hay otras opciones mejores pero el consenso verdadero se establece cuando todos los coinciden con un plan de acción en particular. En general, el consenso es más difícil de alcanzar—y demanda más tiempo. Sin embargo, resulta aconsejable en circunstancias en las que el cambio necesario requiere un entendimiento de todas las partes, cuando requiere la pericia de todo el grupo para ser programado o cuando el grupo mismo está muy versado en el arte de tomar decisiones consensuadas. En general, la gente apoya una decisión tomada por consenso. Pero el proceso requiere contar con otra posición, una alternativa, en caso de que no se logre el consenso dentro de los límites de tiempo. Por lo tanto, no resulta práctico utilizar estas decisiones consensuadas en casos de emergencia. Este método tampoco funciona bien en situaciones en las que únicamente el líder debe responder del resultado. La decisión por parte del líder es muy efectiva cuando únicamente el líder debe responder del resultado o cuando hay muy poco tiempo para tomar la decisión sin que se produzca un efecto adverso y si todos los comprenden que el líder está tomando la decisión y por qué la está tomando. Un ejemplo sería que el líder anunciase su decisión de cerrar una línea de ensamblaje debido a una notificación reciente sobre la contaminación del producto. Aún así, es muy importante que todos los sientan que sus opiniones han sido escuchadas. Cuando el tiempo permite realizar consultas a otras personas antes de tomar una decisión, el líder puede
solicitar opiniones en forma individual—más útil cuando la decisión requiere la opinión de pocas personas o cuando los intereses de los responsables están representados por unos pocos; o convocar una reunión para solicitar opiniones—recomendable cuando la decisión es muy importante para muchos o cuando proporciona la oportunidad de crear sinergia, a ayudar al entendimiento común o a formular el trabajo de base para la implementación.
Aún cuando haya poco tiempo, trate de que todos los participantes expresen sus puntos de vista de modo tal que se sientan escuchados y parte del proceso de toma de decisiones.
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Cómo llevar a cabo una reunión El hecho de seguir algunas pautas lo ayudará a evitar algunos de los problemas más comunes que convierten las reuniones en pesadillas. A su vez, ganará notoriedad por sus habilidades para organizar reuniones.
Comience la reunión puntualmente. Comenzar nuevamente a medida que la gente llega sólo recompensará su tardanza. Si los participantes no se conocen, concédales unos minutos para que se presenten. Realice una breve introducción para asegurarse de que el grupo conozca el orden del día, los objetivos y los resultados deseados de la reunión—luego realice los ajustes necesarios. Si el orden del día no se ha establecido con anterioridad, realícelo en ese mismo momento. Establezca o repase las reglas básicas—las conductas y principios que los del grupo acuerdan respetar para lograr una reunión constructiva.
Consulte Pasos para crear el orden del día en el momento ¿Qué deben contemplar las reglas básicas?
El compromiso de comenzar y finalizar puntualmente. El acuerdo sobre quién puede aportar ideas al orden del día. El acuerdo sobre cómo tomar las decisiones. Un límite de tiempo para solucionar cada problema o tomar cada decisión. Obtenga la aprobación del grupo antes de alargar el tiempo asignado a un tema en particular. Las aclaraciones sobre las restricciones que existen para cada tema—por ejemplo, decisiones del nivel gerencial superior o restricciones de presupuesto o políticas que pueden limitar las opciones del grupo. La identificación de la persona que tomará la decisión final sobre cada tema. Solicitar que todos estén abiertos a nuevas ideas y participen. El acuerdo sobre cómo manejar conflictos. El acuerdo sobre cómo continuar.
Las reglas básicas, debidamente articuladas y acordadas, ayudan a fomentar la participación. Lo mismo sucede con su forma de actuar como líder y mediador, creando un ambiente que estimule a la gente a realizar aportes y a seguir el hilo de la discusión. Cuando dirija una reunión, recuerde este consejo. Siga el orden del día Mantenga el curso de la reunión, no se desvíe hacia otros temas irrelevantes. Cuando se encuentre en medio de una discusión, mantenga el control del problema y del tiempo. Puede resumir el desarrollo de la reunión y señalar ciertos comentarios en un rotafolios. Cuando note un marcado interés en un tema en particular, observe y escuche a todos los que quieran participar. Responda a estas personas mediante el o visual o asintiendo con la cabeza o bien diga, "escuchemos primero a Susana, luego a Roberto y luego a Alicia". Mantenga al grupo en actividad indicando cuándo están llegando a un acuerdo, reconociendo todos sus logros y continuando con otro tema. Asegúrese de que la gente participe
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Para garantizar que se escuchen todos los puntos de vista:
Solicítele a alguien que actúe como “abogado del diablo”. Inste a que se hagan comentarios sobre una discusión en particular: ¿Qué ha quedado pendiente? Consulte a la gente que no ha participado. Especialmente en grupos grandes, divídalos en subgrupos y solicite a cada uno que presente un informe. No se apresure a votar o a tomar una decisión. Para asegurarse de que todos participen, quizás deba moverse por la sala solicitando comentarios de forma individual.
Todos los puntos de vista son valiosos pero no todos cuentan de la misma manera. ¿Cuándo debe hablar la persona que ocupa un cargo superior y cuánto tiempo se le debe conceder? La respuesta depende de los objetivos de la reunión. Puede ser que para un gerente del nivel superior sea conveniente iniciar la reunión estableciendo los propósitos y objetivos. O, si resulta más importante escuchar la opinión de todos y le preocupa que los con posiciones inferiores se mantengan en silencio, puede solicitarle a la persona con un cargo superior que espere hasta que todos hayan hablado. Aunque solicite la opinión de todos, es importante que mantenga el curso de la reunión. Puede lograrlo haciendo lo siguiente:
realizando un resumen y repasándolo con frecuencia, utilizando el orden del día y las ideas que se hayan consignado en un rotafolios señalando transiciones entre un tema u objetivo del orden del día y el siguiente
Sea consciente de que usted es el líder La forma en que actúa crea una atmósfera que determina si la gente se siente alentada a participar o prefiere permanecer en silencio. Recuerde lo siguiente:
Controle su propio nivel de participación para asegurarse de que no está dominando la discusión. Posibilite que la gente más callada o tímida pueda participar—controle a quienes interrumpen y tratan de predominar. Sea positivo y muéstrese alentador acerca de las cosas que dice la gente. Intervenga si un participante critica o ataca los aportes de otro de los . Resalte las áreas de acuerdo, reafirmando lo que el grupo tiene en común y evitando que el grupo vuelva sobre temas que ya han sido resueltos. Anote los comentarios en un rotafolios. Puede utilizar esta información para confeccionar el acta de la reunión.
Consulte también Cómo hacer una presentación: Conceptos básicos.
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Temas relativos a la finalización El hecho de saber cuándo y cómo finalizar una reunión puede ayudarlo a impulsar a los del equipo para que lleven a cabo el plan de acción acordado. Cuándo finalizar la reunión Señales de advertencia de que quizás sea tiempo de concluir la reunión:
El grupo tiene problemas para cerrar el último tema a tratar. La gente comienza a retirarse.
En general, ambas señales se dan cuando la reunión se prolonga más de lo previsto. El siguiente consejo lo ayudará a evitar que las reuniones se prolonguen más allá de lo acordado y a ganarse la eterna gratitud de sus colegas.
Comprométase a finalizar a tiempo. Controle el tiempo o solicítele a uno de los del grupo que lo haga. De forma periódica, recuérdele al grupo el tiempo restante y los puntos del orden del día que deben tratar. Priorice o posponga algunos temas si el tiempo no alcanza. Si para ciertos temas se necesita más tiempo, solicite el consenso del grupo para prolongar la reunión o programe otra para continuar la discusión.
Recuerde, está bien finalizar una reunión antes de lo previsto. Si se han alcanzado todos los objetivos, la gente se encuentra impaciente o si surge un conflicto que únicamente una separación puede apaciguar, sea inteligente—posiblemente sean señales para concluir la reunión. Cómo finalizar la reunión
Reafirme o resuma los logros alcanzados, los puntos o decisiones clave y explique de qué forma se los comunicará a los responsables. Explique lo que sucederá a continuación y reafirme la importancia del plan de acción y de la comunicación. Enfatice la importancia de que todos aporten sus ideas y puntos de vista. Si corresponde, programe otra reunión. Solicite ayuda al grupo para evaluar la reunión y recabar ideas sobre las cosas a mejorar en la próxima reunión. Agradezca a todos su participación.
Consulte Cómo finalizar una reunión.
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Cómo realizar el seguimiento después de la reunión En general, la tarea que se pasa por alto al dirigir una reunión es la de garantizar que se realicen las acciones acordadas una vez finalizada la reunión. Esto genera un inconveniente para los responsables que no asistieron a la reunión. El hecho de realizar un seguimiento exhaustivo y detallado puede generar que esta reunión y las siguientes sean un éxito. Las reuniones que finalizan sin un plan de acción y comunicación no tienen ningún futuro fuera de la sala de reunión. Cómo desarrollar un plan de acción y comunicación El plan de acción y comunicación proporciona un cierre y un sentido de logro a los participantes. También pone en conocimiento de los responsables las decisiones clave y ayuda a garantizar que todos han recibido el mismo mensaje o la misma información. El plan de acción y comunicación debe tener tres elementos: qué, quién y cuándo.
¿Qué decisiones y resultados específicos surgieron de la reunión y qué tareas deben realizarse como resultado de la misma? ¿Quién es el responsable de llevar a cabo estas tareas? Si los participantes de la reunión se comprometen voluntariamente a realizar acciones específicas, probablemente completen esas tareas. ¿Cuándo deben completarse esas tareas? El hecho de que los participantes sean realistas en cuanto al programa que se comprometen a cumplir ayuda a que las tareas efectivamente se realicen.
Después de la reunión, complete el formulario del plan de acción y comunicación y envíelo conjuntamente con el memorando de seguimiento a todos los participantes de la reunión. Envíe también el memorando a todas las personas que no han asistido a la reunión pero que deben estar informadas. Es más probable que los planes de acción y comunicación se lleven a cabo si se los considera responsabilidades, obligaciones o contratos reales. ¿Qué debe incluirse en un memorando de seguimiento? El mejor memorando de seguimiento es el que se basa en los puntos anotados en el rotafolios o pizarra blanca y en las notas que usted o el escribiente tomaron durante la reunión. Debe formularse por escrito de manera que las personas que no asistieron pueden comprender lo que sucedió. Abarca
a los participantes los objetivos de la reunión los temas clave que se trataron las decisiones que se tomaron los pasos a seguir o el plan de acción la fecha de la próxima reunión o seguimiento el agradecimiento a todos los que han participado
El memorando de seguimiento sobre una reunión en la que se resolvió un problema también puede incluir:
la definición del problema el método de análisis las alternativas los criterios para tomar una decisión la decisión lo que sucederá luego los resultados esperados
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Es muy valioso realizar el seguimiento con la gente que no quedó satisfecha de la reunión o bien que no aportó mucho. Esto ayudará a obtener comentarios sobre la reunión y sus procesos o por lo menos ayudará a mejorar las relaciones en el lugar de trabajo. También, comuníquese con todos los que tengan alguna responsabilidad en el proceso de toma de decisiones. El memorando de seguimiento es una buena forma de mantenerlos informados. ¿Cómo sabe si su reunión fue efectiva? Juzgue los resultados:
¿Asistió la gente adecuada? ¿El grupo trabajó bien? ¿La reunión logró sus objetivos?
Consulte Pasos para planificar, realizar y efectuar el seguimiento de una reunión.
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Reuniones virtuales Las mejores reuniones son las que se realizan cara a cara. Cuando deban tratarse temas muy polémicos o cuando los temas sean de naturaleza emocional o puedan despertar la sensibilidad de alguno, las reuniones cara a cara son las únicas que darán buenos resultados. Sin embargo, la realidad del mundo de los negocios es que se realizan cada vez más y más reuniones, no alrededor de una mesa de conferencias sino a través de medios tecnológicos, lo que convierte a estas reuniones en virtuales. En general, se aplican las mismas reglas a estas reuniones virtuales que a las que se realizan cara a cara. No obstante, existen algunas diferencias que debe conocer: Videoconferencias Lo más novedoso en la actualidad aún resulta a veces "primitivo". Probablemente encuentre a las videoconferencias menos satisfactorias de lo que piensa que deberían ser. La falta de iluminación y de un sonido de calidad pueden provocar la sensación de apariencia de poco profesional. Hay que tener en cuenta esto pero, en cualquier caso, las videoconferencias permiten que los participantes se vean y resultan útiles en situaciones en que las partes ya se han reunido y han generado confianza mutua—no deben utilizarse en reuniones iniciales. Las videoconferencias pueden resultar útiles y una forma de ahorrar tiempo para celebrar reuniones regulares con los de un equipo que se encuentran a mucha distancia. Audioconferencias con soporte Internet Si tiene que conectarse con participantes que se encuentran en lugares distantes y necesita intercambiar algún material visual o información en tiempo real, una audioconferencia con soporte Internet puede ser una alternativa más atractiva que la videoconferencia. Si tiene mucha información para intercambiar, asegúrese de que todas las partes tengan conexiones a Internet de alta velocidad ya que de otro modo las demoras dejarán a algunos participantes fuera del ciclo. Pruebe las conexiones antes de la reunión y ofrezca una guía rápida a todos al comienzo de la llamada en caso de que algunos participantes no tengan experiencia con el software o con el sitio Web. Conferencia a través de la Web Esta frase puede abarcar diversas posibilidades, desde compartir una diapositiva en un sitio Web a un video simultáneo. En general, cuanta más amplitud de banda se requiere y cuanto más complicada sea la transmisión que se intente realizar, mayores serán las probabilidades de que las cosas no salgan bien. Pruebe la tecnología con anticipación y elija la conexión más simple posible. Salas de chat en Internet y otras conexiones Web Muchas empresas están experimentando con la mensajería instantánea y las salas de chat en Internet como formas de posibilitar que los equipos que se encuentran en distintos lugares se comuniquen instantáneamente. Estos métodos son más aconsejables para charlas informales y preguntas rápidas, no para reuniones formales. El proceso de comunicación en las salas de chat en Internet puede confundirse con "conversaciones" mecanografiadas que se solapan y no resulta muy útil en entornos de negocios.
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Pasos para planificar, realizar y efectuar el seguimiento de una reunión. Antes de la reunión 1. Asegúrese de que la reunión sea necesaria. 2. Identifique y aclare el objetivo y proceso de la reunión. 3. Convoque a la gente adecuada. 4. Proporcione un orden del día con anticipación. 5. Realice un sondeo de los participantes clave con anterioridad. 6. Prepárese para la discusión y para las decisiones a tomar. Durante la reunión 7. Plantee el propósito y objetivo de la reunión. 8. Permita que todos opinen. 9. Realice el cierre de cada tema. 10. Finalice la reunión con un plan de acción y comunicación. Luego de la reunión 11. Realice un seguimiento rápidamente con un memorando que contenga el acta. 12. Reúnase informalmente con aquellos a quienes no se los escuchó en la reunión o que están insatisfechos con el resultado. 13. Proporcione los recursos prometidos. 14. Actúe según sus decisiones.
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Pasos para discutir un problema Cuando los participantes de la reunión se enfrentan con un problema, guíelos a través de las siguientes preguntas, en orden: 1. ¿Cuál es la percepción de los sobre el problema? ¿Cuánto tiempo hace que persiste? ¿Qué sucede ahora? 2. Logre un acuerdo en la definición del problema. 3. ¿Cuáles creen que son las causas del problema? 4. ¿Cuáles son las opciones para solucionarlo? ¿Cuáles son los beneficios o consecuencias de cada opción? ¿Cuáles son las consecuencias si el problema no se resuelve? 5. ¿Cómo seleccionaremos una opción? ¿Cuáles son los factores clave como tiempo, recursos, finanzas, valores y otros? 6. Logre un acuerdo sobre una opción.
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Pasos para crear el orden del día en el momento 1. Solicite a los del grupo que generen ideas sobre los temas que deben tratar, sin evaluarlos. 2. Cree su orden del día con los temas que surgieron de las ideas presentadas por el grupo. 3. Ajuste el orden del día según corresponda.
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Cómo prepararse para una reunión Convoque sólo a las personas que deben asistir y pueden contribuir al logro de los objetivos de la reunión. Proporcione una estructura mayor cuando trate con grupos más grandes. Seleccione el lugar apropiado para la reunión y confirme que estarán disponibles tanto la sala como el equipo que sea necesario. Prepare un orden del día. Una reunión sin un orden del día es como un jardín sin flores. Para un pequeño grupo de personas, planifique una reunión de negocios que dure entre 30 minutos y dos horas—y siempre es mejor que subestime el número de cosas se pueden discutir y lograr en ese tiempo que sobrecargar la reunión. Intente que la reunión sea lo más corta posible siempre que se alcancen los objetivos previstos. Recabe toda información o documentos relevantes que sean necesarios para la reunión.
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Cómo llevar a cabo una reunión Comience y finalice puntualmente. Comience con lo más fácil. El éxito inicial generalmente fomenta éxitos futuros. Deje los temas más difíciles para lo último, pero asegúrese de que quede tiempo suficiente para tratarlos. Actas: ¡escriba todo! Solicite los comentarios de todos. Compórtese como un mediador: fomente la exposición de opiniones por turnos y agradezca a las personas su contribución y su disposición para tratar temas difíciles. Mantenga siempre orientados a los integrantes de una reunión informando de cuáles son las metas, en qué punto se encuentran y cuáles son las conclusiones.
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19/01/2010
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Consejos para tratar problemas de conducta Participantes que llegan tarde Comience las reuniones puntualmente. Averigüe qué motivaría a la persona que llegó tarde para que sea puntual. Encárguele un trabajo a la persona para realizar en la reunión. Después de la reunión, y en privado, pregúntele a la persona por qué llegó tarde.
Participantes que se retiran temprano Averigüe por qué la persona, generalmente, se retira temprano. Al comienzo de una reunión, pregunte si todos se pueden quedar hasta el horario de finalización asignado. En caso de que no puedan, considere la posibilidad de cambiar la duración de la reunión.
Participantes que repiten un tema constantemente Señale su contribución en el rotafolios. Hágales saber verbalmente que tienen en cuenta su preocupación. Anote el tema en el orden del día para su futuro debate.
Participantes que ridiculizan o critican a otros Pida a los participantes que aporten las sugerencias o consejos que sean valiosos para el grupo. Pida al grupo que se ponga de acuerdo en no evaluar ningún tema hasta que se hayan expresado todas las ideas. Recuerde a quienes dudan sobre este acuerdo y asegúreles que habrá un periodo de evaluación. A una persona que dice algo como "Eso es una tontería" o realiza gestos que implican juicios negativos, usted puede decirle "Un momento. Aquí son importantes las ideas de todos". Si insiste en este comportamiento, puede invitar a la persona a que se retire.
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Participantes que reaccionan no verbalmente de forma desconcertante Reconozca la conducta y pregúnteles qué es lo que desean decir. Haga mención de que dicho comportamiento es desconcertante. Explique de qué manera su comportamiento afecta tanto a usted como al grupo. Si insiste en su actitud, pídale que se controle.
Participantes que hacen otras cosas durante la reunión Realice una pregunta e incluya a estas personas al solicitar respuestas. Hable con ellos un rato. Haga referencia a las reglas básicas al comenzar la reunión.
Murmullos Haga una pregunta para pedir concentración como, por ejemplo "¿Podemos continuar con la reunión, por favor?" Pida a los participantes que están murmurando si pueden compartir su conversación con el grupo o bien dejarla para más tarde. Dedique un momento a preguntarles qué es lo que sucede.
Unos pocos participantes dominan la conversación Si se encuentra de pie, camine en dirección a ellos. Agradézcales sus opiniones y llame a alguien más. Solicite al grupo que cambie los roles de forma tal de que hablen los que permanecían en silencio y se callen los que hablaron antes. En algún caso tal vez deba señalar que están dominando la reunión. Como último recurso, quizá deba pedirles que se retiren. Si su aporte o participación es vital, intente obtenerlo después de la reunión.
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Participantes que agreden a otros Si agreden a otros participantes, pregunte cuál es el problema. Si no está relacionado con la reunión, pídales que lo solucionen luego. Utilice la información anotada en el rotafolios o la pizarra para reconcentrarse en el tema que se está debatiendo y registrar el origen de sus desacuerdos sobre el tema. Como último recurso, tal vez deba pedirles que se retiren. Si su aporte o participación es vital, intente obtenerlo después de la reunión.
Participantes que completan las oraciones de otros Pídales que dejen a los demás hablar por sí mismos. Verifique con los demás si quienes los interpretaron representaron de forma precisa lo que se dijo.
Participantes que actúan como si lo supieran todo Reconozca sus conocimientos. Pídales que tengan paciencia y escuchen las ideas y puntos de vista de los demás.
Interrupciones A la persona que estaba hablando dígale algo como "Tómate tu tiempo, Arturo." A quien interrumpe, puede decirle "Deja que Alicia termine de hablar, por favor." Fuera de la reunión, sugiera a las personas que interrumpen con frecuencia que anoten sus pensamientos y esperen hasta que se produzca una pausa para expresarlas.
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Consejos para intervenir en momentos críticos Efecto bumerán—devuelva una pregunta a la persona que la formuló—para enviar el mensaje de que el líder no es el único encargado de responder todas las preguntas. Cuando algo no está funcionando, hágalo saber—pregunte qué es lo que pasa, compártalo con todos. Mantenga el debate correctamente encauzado, recordando a los participantes las reglas básicas y los acuerdos previos. Retome la concentración asegurándose de que todos están trabajando sobre el mismo contenido, con el mismo proceso, al mismo tiempo. Cree un ambiente seguro para la participación y creatividad respondiendo de forma neutral a la persona cuyas ideas no coincidan con las del grupo, legitimizando su contribución de esta manera. Utilice el humor para aliviar tensiones—pero no haga chistes que excluyan a algunos de los participantes o que sean a expensas de otros.
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Cómo finalizar una reunión Anote los próximos pasos o elabore un plan de acción y comunicación para informar de los puntos clave y decisiones tomadas tanto a los asistentes como a los demás interesados. Finalice la reunión cuando se hayan alcanzado los objetivos, cuando no se progresa en el logro de los objetivos o bien cuando se terminó el tiempo. Resuma lo que ocurrió en la reunión: qué se logró. Garantice la realización de un seguimiento. Reafirme la importancia de compartir puntos de vista e ideas y el compromiso de hacer que la reunión resulte un éxito. Agradezca a todos su disposición para asistir a la reunión.
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Consejos para tomar notas en la reunión Utilice un rotafolios o pizarra blanca para demostrar a los del grupo que sus comentarios son valorados. Utilice un rotafolios o pizarra blanca para ayudarse a registrar los puntos y decisiones clave. Mantenga los comentarios anotados en un lugar visible durante toda la reunión. Anote todas las contribuciones realizadas durante una sesión de lluvia de ideas. Numere, marque con un círculo, asterisco o de cualquier otro modo las páginas a medida que el grupo evalúa, prioriza o toma decisiones sobre las ideas propuestas. Realice una lista aparte de los temas que deben tratarse una vez finalizada la reunión.
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