كيف تكتب خطة تشغيلية.ppt 39731y

‫كٌف تكتب خطة تشغٌلٌة لمنظمة **‬

‫( لمدة سنة ( *‬

‫بطرٌقة ‪SWOT‬‬

‫معدلة من قبل‬

‫د‪ .‬طارق محمد السويدان‬

‫* ٌمكن تغٌٌر المدة ألي مدة أخرى‬

‫** المنظمة تعنً‪:‬‬ ‫(شركة ‪ ،‬وزارة ‪ ،‬إدارة ‪ ،‬قسم ‪،‬‬ ‫قطاع ‪ ،‬هٌئة ‪ ،‬جمعٌة ‪ ،‬حزب ‪،‬‬ ‫رابطة ‪ ،‬أو غٌرها)‬

‫الخطوة األولى‪:‬‬

‫تحلٌل ‪SWOT‬‬

‫‪ SWOT.1‬طرٌقة فً التخطٌط من‬ ‫إصدار جامعة هارفارد فً منتصف‬ ‫القرن العشرٌن‪ ،‬وتعبر أشهر طرٌقة‬ ‫فً التخطٌط وأكثر الطرق استعماال‬ ‫فً العالم‪.‬‬

‫‪ SWOT.2‬فعالة للتخطٌط التشغٌلً‪،‬‬ ‫ولكنها غٌر فعالة للتخطٌط االستراتٌجً‬ ‫(نسبة فشلها فً التخطٌط االستراتٌجً‬ ‫أكثر من ‪)%70‬‬

‫‪ SWOT.3‬هً الحروف األولى‬ ‫للكلمات األربع التالٌة ‪:‬‬ ‫‪S = Strengths‬‬ ‫نقاط القوة‬ ‫نقاط الضعف ‪W = Weaknesses‬‬ ‫الفرص المتاحة ‪O = Opportunities‬‬ ‫المخاطر المتوقعة ‪T = Threats‬‬

‫‪.4‬الفرق بٌن نقاط القوة والفرص‬ ‫المتاحة أن نقاط القوة موجودة فعال‬ ‫بٌنما الفرص غٌر موجودة ولكن‬ ‫متاح إٌجادها بشًء من التخطٌط‬ ‫والجهد‪.‬‬

‫‪.5‬وكذلك الفرق بٌن المخاطر ونقاط‬ ‫الضعف‬

‫‪ٌ.6‬جتمع الفرٌق وٌحاول أن ٌحدد ما ٌلً ‪:‬‬ ‫‪ 10-3‬نقاط قوة موجودة فً المنظمة‬ ‫‪ 10-3‬نقاط ضعف موجودة فً المنظمة‬ ‫‪ 3-1‬فرص متاحة ٌمكن تحقٌقها (خالل سنة)‬ ‫‪ 3-1‬مخاطر متوقعة خالل سنة (ٌمكن تجنبها)‬

‫‪.7‬وبالتالً سٌكون لدٌنا ‪ 8‬إلى ‪26‬‬ ‫نقطة فً تحلٌل ‪ٌ SWOT‬كتبها‬ ‫الفرٌق‬

‫الخطوة الثانٌة‪:‬‬

‫تحدٌد األهداف‬ ‫‪Goals‬‬

‫‪ .1‬تعرٌف الهدف ‪( :‬بٌان بالنتٌجة‬ ‫المطلوب تحقٌقها ضمن مقٌاس‬ ‫كمً وموعد محدد)‬

‫‪ .2‬لكتابة األهداف بطرٌقة‬ ‫‪ SWOT‬اعمل التالً ‪:‬‬

‫أ‪.‬كل نقطة قوة المحافظة علٌها أو‬ ‫تنمٌتها هدف‬ ‫مثال ‪ :‬نقطة قوة ‪ :‬فرٌق متماسك ومتآلف‬ ‫الهدف ‪ :‬تنمٌة تآلف الفرٌق‬

‫ب‪.‬كل نقطة ضعف‬

‫عالجها هدف‬

‫مثال ‪ :‬نقطة ضعف ‪ :‬ضعف الفرٌق فً‬ ‫استعمال الكمبٌوتر‬ ‫الهدف ‪ :‬تدرٌب الفرٌق على استعمال‬ ‫الكمبٌوتر‬

‫ج‪.‬كل فرصة‬

‫استغاللها أو تحقٌقها‬ ‫هدف‬

‫مثال ‪ :‬لدٌنا فرصة فتح فرع فً سلطنة عمان‬

‫الهدف ‪ :‬فتح فرع فً سلطنة عمان‬

‫د‪.‬كل خطر متوقع منعه أو االحتٌاط له‬ ‫هدف‬

‫مثال ‪ :‬لدٌنا رئٌس متمٌز وهناك خطر استقالته‬ ‫أو ترشٌحه لمنصب آخر هذا العام‬ ‫الهدف ‪ :‬تدرٌب ‪ 3‬لنختار أحدهم بدٌال للرئٌس‬

‫‪ .3‬وبالتالً سٌكون لدٌك بحد أدنى‬ ‫‪ 8‬أهداف وبحد أقصى ‪ 26‬هدفا‬

‫(حولنا‪ SWOT‬من الخطوة األولى‬ ‫إلى أهداف هنا)‬

‫الخطوة الثالثة ‪:‬‬

‫صٌاغة األهداف بطرٌقة ‪SMART‬‬

‫‪ .1‬الهدف الجٌد (أو الذكً ‪)SMART‬‬ ‫ٌجب أن ٌحتوي فً صٌاغته على‬ ‫مقٌاس كمً وموعد محدد‪ .‬ولكن‬ ‫األهداف التً كتبناها فً الخطوة الثانٌة‬ ‫لٌست كذلك‪ ،‬إ ًذا ال بد من إعادة‬ ‫صٌاغتها‪.‬‬

‫‪ .2‬طرٌقة ‪ SMART‬هً وسٌلة‬ ‫لتحدٌد األهداف بفاعلٌة‪ ،‬وتعنً‪:‬‬

‫أ‪ .‬الهدف محدد‬

‫‪S = Specific‬‬

‫* مثال على هدف غٌر محدد‪ :‬تهدف‬ ‫المنظمة إلى تحسٌن الموارد البشرٌة‬ ‫* مثال على هدف محدد ‪ :‬تهدف المنظمة‬ ‫إلى تدرٌب موظفٌها على استعمال الكمبٌوتر‬

‫‪M = Measurable‬‬ ‫ب‪ .‬قابل للقٌاس‬ ‫* القانون الذهبً لإلدارة ٌقول‪:‬‬ ‫‪if you can not measure it,‬‬ ‫‪you can not manage it‬‬ ‫أي أن أي أمر غٌر قابل للقٌاس فهو غٌر قابل لإلدارة‬

‫واآلن لنحول هدفنا المحدد‪ :‬تدرٌب الموظفٌن على استعمال‬ ‫الكمبٌوتر إلى هدف قابل للقٌاس فٌصبح‪:‬‬ ‫* تدرٌب ‪100‬موظف على ‪5‬دورات أساسٌة فً الكمبٌوتر‬

‫ج‪ .‬متفق علٌه‬

‫‪A = Agreed‬‬

‫أي الهدف ٌجب أن ٌتفق علٌه المخطط (قٌادة المنظمة مثال) مع‬ ‫المنفذ (إدارة التدرٌب مثال) وإال فٌجب تعدٌل الهدف لٌكون بإمكان‬ ‫المنفذ تحقٌقه‪ ،‬فمثال ٌصبح الهدف‪:‬‬ ‫* تدرٌب ‪ 70‬موظفا على ‪ 4‬دورات أساسٌة فً الكمبٌوتر‪.‬‬

‫(مالحظة‪ :‬هناك من ٌدرس ‪ Achievable =A‬أو‬ ‫‪ Attainable‬وهذا غٌر صحٌح ألن فً هذه الحالة لن ٌختلف‬ ‫معناها عن النقطة الرابعة ‪)Realistic‬‬

‫‪R = Realistic‬‬ ‫د‪ .‬قابل للتحقٌق‬ ‫ومعنى ذلك أن الهدف الجٌد فٌه معٌاران هما‬ ‫‪ .2‬ممكن‬ ‫‪ .1‬صعب‬ ‫فالهدف الجٌد لٌس مستحٌال وكذلك فهو لٌس سهال‪ ،‬وهذا‬ ‫ٌتطلب التفاوض بٌن المخطط والمنفذ (فلو ترك األمر‬ ‫للمخطط فقد ٌطلب المستحٌل‪ ،‬ولو ترك للمنفذ سٌكتفً‬ ‫باألهداف السهلة) ‪ ،‬ولذلك نحتاج التفاوض بٌنهما حتى‬ ‫نصل إلى االتفاق على الهدف‪Agreed.‬‬

‫هـ‪ .‬محدد بوقت‬

‫‪T = Timed‬‬

‫فٌصبح هدفنا الذي بدأنا به‪ :‬تحسٌن الموارد‬ ‫البشرٌة هدفا ذكٌا عندما نكتبه بطرٌقة‬ ‫‪: SMART‬‬ ‫(تدرٌب ‪70‬موظفا على ‪ 4‬دورات أساسٌة فً‬ ‫الكمبٌوتر خالل ‪6‬أشهر)‬

‫‪ .3‬أرجو إعادة النظر فً كل هدف‬ ‫كتبته فً الخطوة الثانٌة وإعادة‬ ‫صٌاغته بطرٌقة ‪ ، SMART‬سٌكون‬ ‫لدٌك (‪ 8‬إلى ‪ 26‬هدفا ذكٌا)‬

‫الخطوة الرابعة ‪:‬‬

‫الوسائل لكل هدف ‪Means‬‬

‫‪ .1‬الوسائل هً مجموعة‬ ‫اإلجراءات واألنشطة (أو الفعالٌات)‬ ‫التً تإدي إلى تحقٌق الهدف‬

‫‪ٌ .2‬جب صٌاغة الوسائل كذلك‬ ‫بطرٌقة ‪( SMART‬فانتبه‬ ‫لمراجعتها على هذا األساس)‬

‫‪ .3‬للحصول على وسائل متنوعة‬ ‫لتحقٌق أي هدف ٌمكنك استعمال‬ ‫الوسائل التالٌة‪:‬‬

‫أ‪ .‬خبرتك السابقة‬ ‫ب‪ .‬وسائل المنافسٌن‬ ‫ج‪ .‬الكتب والمراجع العلمٌة‬ ‫د‪ .‬السفر لزٌارة المنظمات الشبٌهة المتقدمة‬ ‫هـ‪ .‬اإلبداع (وسائل جدٌدة لم ٌعملها أحد من قبل)‬

‫‪ .4‬لكل هدف خصص صفحة‬ ‫(وبالتالً سٌكون لدٌك ‪26-8‬‬ ‫صفحة) على النموذج فً الخطوة‬ ‫التالٌة‪.‬‬

‫‪ .5‬صفحة لكل هدف كالتالً ‪:‬‬ ‫الهدف ‪ :‬تدرٌب ‪70‬موظفا على ‪4‬‬ ‫دورات فً الكمبٌوتر خالل ‪ 6‬شهور‬

‫المنفذ ( من )‬

‫موعد االنتهاء (متى)‬

‫التكلفة ‪($‬كم)‬

‫مثال على ‪ :‬الوسيلة‬ ‫‪ .1‬تحديد السبعين موظفا‬

‫خالد‬

‫‪1/2‬‬

‫‪---------‬‬

‫‪ .2‬تحديد الدورات المطلوبة‬

‫عائشة‬

‫‪1/2‬‬

‫‪----------‬‬

‫‪ .3‬تحديد المدربين والتعاقد معهم‬

‫إدارة التدريب‬

‫‪1/3‬‬

‫‪5000‬‬

‫‪ .4‬تحديد الجدول الزمني والمكاني‬

‫إدارة التدريب‬

‫‪1/3‬‬

‫‪---------‬‬

‫‪ .5‬تبليغ المشاركين والمدربين‬

‫خالد وعائشة‬

‫‪15/3‬‬

‫‪--------‬‬

‫‪ .6‬تنفيذ الدورات‬

‫إدارة التدريب‬

‫‪1/8‬‬

‫‪7000‬‬

‫‪ .7‬تقييم الدورات‬

‫خالد وعائشة‬

‫‪1/9‬‬

‫‪---------‬‬

‫‪ .8‬التقرير النهائي لإلدارة‬

‫إدارة التدريب‬

‫‪1/10‬‬

‫‪---------‬‬

‫‪ .9‬تقديم مقترح لتدريب المجموعة التالية‬

‫إدارة التدريب‬

‫‪10/11‬‬

‫‪----------‬‬

‫‪ .6‬مالحظات على الجدول ‪:‬‬

‫أ‪ .‬أوال لكل هدف جدول مستقل‪،‬‬ ‫وأقترح أن ٌكون فً صفحة‬ ‫مستقلة‪.‬‬

‫ب‪ .‬ارجع إلى البند (‪ )3‬أعاله‬ ‫للحصول على المزٌد من الوسائل‬ ‫الجدٌدة والمبدعة‬

‫ج‪ .‬ال أقترح كتابة موعد البداٌة بل‬ ‫اكتف بموعد االنتهاء‬

‫د‪ .‬ال أقترح تحدٌد المكان فً الخطة‬ ‫وإنما ٌترك للمنفذٌن‬

‫هـ‪ .‬قد ٌكون المنفذ شخصٌا‬ ‫(خالد‪/‬عائشة) أو قد ٌكون جهة‬ ‫(إدارة التدرٌب‪/‬تعاقد مع شركة‬ ‫خارجٌة)‬

‫و‪ .‬لٌس بالضرورة أن ٌكون لكل‬ ‫وسٌلة تكلفة مالٌة فبعضها كما ترى‬ ‫فً الجدول ال ٌكلف شٌئا‬

‫ز‪ .‬وأخٌرا ال تحاول كتابة تفاصٌل‬ ‫التفاصٌل بل اتركها للمنفذٌن‬

‫ح‪ .‬نسق التكالٌف المالٌة كذلك (ال‬ ‫تجعل كل الصرف فً شهر معٌن بل‬ ‫وزعها على األشهر)‬

‫‪ .7‬وزع الجدول الزمنً على كل‬ ‫المسئولٌن عن تنفٌذه‬

‫‪ .8‬فً كل اجتماع راجع ما تم من‬ ‫أعمال انتهى موعدها واالستعداد‬ ‫لألعمال القادمة‬

‫‪ .9‬علق الجدول فً مكتبك (لهذا‬ ‫الشهر والشهر القادم) (على األقل)‬ ‫أو ضعه فً مفكرتك االلكترونٌة أو‬ ‫الورقٌة وراجعه باستمرار‬

‫الخطوة الخامسة‬

‫الجدول الزمنً‬

‫‪ .1‬اكتب صفحة لكل شهر‬

‫‪ .2‬انقل ( من جمٌع صفحات‬ ‫األهداف) الوسائل التً تارٌخ‬ ‫تنفٌذها فً هذا الشهر‬

‫‪ .3‬سٌكون لدٌك فً النهاٌة جدول‬ ‫(لكل شهر) كالتالً ‪:‬‬

‫جدول أعمال شهر ‪( 3‬مثال)‬ ‫المنفذ ( من )‬

‫كم ‪$‬‬

‫مثال على ‪ :‬الوسيلة‬ ‫‪ .1‬تحديد المدربين والتعاقد معهم‬

‫إدارة التدريب‬

‫‪5000‬‬

‫‪ .2‬تحديد الجدول الزمني والمكاني‬

‫إدارة التدريب‬

‫‪---------‬‬

‫‪ .3‬تبليغ المشاركين والمدربين‬

‫خالد وعائشة‬

‫‪---------‬‬

‫‪ .4‬وسيلة من هدف آخر‬

‫أحمد‬

‫‪2000‬‬

‫‪ .5‬وسيلة من هدف آخر‬

‫قسم التسويق‬

‫‪3000‬‬

‫لطيفة‬

‫‪1500‬‬

‫‪--------------------------- .6‬‬

‫تم ؟‬

‫‪ .4‬إذا ستعبئ هذا الجدول من كل‬ ‫الصفحات التً كتبتها من الخطوة‬ ‫الرابعة (الوسائل) ولٌس من‬ ‫صفحة واحدة فقط‪.‬‬

‫‪ .5‬عدد الوسائل لك شهر غٌر‬ ‫محدد‬

‫‪ .6‬قبل االنتقال إلى الخطوة السادسة‬ ‫قم بعملٌة تنسٌق زمنً ‪ ،‬فإذا كان‬ ‫هناك شهر ملًء باألعمال حاول أن‬ ‫تنقل بعض األعمال لشهر آخر أو إذا‬ ‫كان هناك شهر تتوقع فٌه إجازات‬ ‫كثٌرة للموظفٌن (شهر ‪ 7‬مثال) فحاول‬ ‫نقل أعماله ألشهر أخرى (إن أمكن)‬

‫‪ .7‬فً خانة (تم؟) ضع عالمة إذا‬ ‫تم ذلك العمل كؤسلوب للرقابة‬

‫الخطوة السادسة واألخٌرة‬

‫جدول األعمال‬

‫اكتب صفحة (جدول أعمال) لكل ‪1.‬‬ ‫شخص‬ ‫(خالد‪/‬عائشة‪/‬أحمد‪/‬لطٌفة‪)...‬‬ ‫وكذلك لكل جهة‬ ‫(التدرٌب‪/‬التسوٌق‪).../‬‬

‫‪ .2‬انقل من الخطوة الخامسة‬ ‫(الجدول الزمنً بعد تنسٌقه) من كل‬ ‫الشهور كل ما ٌتعلق بشخص معٌن‬ ‫أو جهة معٌنة للجدول الخاص بهم‬

‫‪ .3‬سٌكون لدٌك فً النهاٌة جدول‬ ‫كالتالً‪:‬‬

‫جدول أعمال خالد أو جدول أعمال إدارة‬ ‫التدرٌب (المثال أدناه)‬ ‫متى ؟‬

‫كم ‪$‬‬

‫مثال على ‪ :‬الوسيلة‬ ‫‪ .1‬تحديد المدربين والتعاقد معهم‬

‫‪1/3‬‬

‫‪5000‬‬

‫‪ .2‬تحديد الجدول الزمني والمكاني للدورات‬

‫‪1/3‬‬

‫‪---------‬‬

‫‪ .3‬تنفيذ الدورات‬

‫‪1/8‬‬

‫‪7000‬‬

‫‪ .4‬التقرير النهائي لإلدارة‬ ‫‪ .5‬تقدٌم مقترح لتدرٌب المجموعة التالٌة‬

‫‪1/10‬‬

‫‪---------‬‬

‫‪1/10‬‬

‫‪----------‬‬

‫على الكمبوتر‬

‫‪ .6‬وسيلة من هدف آخر‬ ‫‪ .7‬وسيلة من هدف آخر‬

‫‪3000‬‬

‫تم ؟‬

‫‪ .4‬قم بعملٌة تنسٌق (ال تجعل الضغط‬ ‫كله على شخص دون غٌره أو جهة‬ ‫دون غٌرها)‬

‫‪ .5‬عند اعتماد الجدول وزعه لكل‬ ‫شخص معنً أو جهة وكذلك‬ ‫للمسئولٌن عنهم‬

‫‪ .6‬راجع فً االجتماعات (الفردٌة أو‬ ‫الجماعٌة) األعمال التً تمت‬ ‫(وستعرف بسهولة من ٌقوم بعمله‬ ‫بإتقان)‬

‫‪ .7‬ضع كل الخطة التشغٌلٌة فً ملف‬ ‫واكتف فقط بالجدول الزمنً وجدول‬ ‫األعمال فلو نفذتهما ستكون حققت‬ ‫كل األهداف‬

‫‪ .8‬استعن بالتوكل والتقوى والدعاء‬ ‫قبل وأثناء وبعد كل خطوة‬