Unidad 3 Análisis De Técnicas De Organización 6y2p5z

INSTITUTO TECNOLOGICO DE LERMA LIC. EN ISTRACIÓN

DISEÑO ORGANIZACIONAL ALVAREZ LOPEZ LUCELY NOHEMY

UNIDAD 3 ANÁLISIS DE TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN EQUIPO: BARRIENTOS JIMENEZ GUILLERMO CORNEJO MENDEZ ARMANDO DE LA CRUZ CHAN SAMARIA

San Francisco de Campeche; Campeche, a 16 de Abril de 2013.

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CONTENIDO

UNIDAD 3 ANÁLISIS DE TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN 3.1 Análisis de manuales istrativos ........................................................................................... 3 3.1.1 Requisitos de los elementos de los manuales istrativos .............................................. 6 3.2 Diagramas de Flujo ....................................................................................................................... 11 3.2.1 Símbolos y formas usados en los diagramas ........................................................................ 13 3.2.2 Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos ...................................................... 14 3.2.3 Clasificación de Diagramas de Flujo .................................................................................... 15 3.2.4 Elaboración de Mapas De procesos ..................................................................................... 16 3.3 Elaboración de reportes ................................................................................................................ 20

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UNIDAD 3 ANÁLISIS DE TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

3.1 Análisis de manuales istrativos

Los manuales istrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

El manual como medio de comunicación: La tarea de elaborar manuales istrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento istrativo.

Objetivos de los manuales: 

Presentar una visión en conjunto de la organización



Ordenar y sistematizar la información de la empresa.



Informar sobre diferentes aspectos de las organizaciones: su historia y evolución; su estructura orgánica; sus objetivos, políticas y procesos, entre otros.



Auxiliar en la inducción y capacitación del personal.



Estandarizar las funciones y actividades en las organizaciones.



Cubrir un requisito de certificación ISO.



Servir como vehículo de información tanto al personal interno como externo de la organización.

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Ventajas y Desventajas de los manuales istrativos: Ventajas: 

Logra y mantiene un sólido plan de organización.



Conserva un rico fondo de experiencia istrativa de los funcionarios más antiguos.



Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.



Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.



Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.



Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.



Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.



Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

Desventajas: 

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.



Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.



Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.



Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.



El costo de producción y actualización puede ser alto.



Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.



Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.



Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

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Clasificación de los Manuales istrativos

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.

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3.1.1 Requisitos de los elementos de los manuales istrativos

Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables. 

Manual de Organización



Manual de Procedimientos



Manual de Políticas



Manual de descripción de puestos



Manual de bienvenida

Manual de organización Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc.), lo requieran, sino porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

Estructura del Manual de Organización CONTENIDO: 

Introducción.



Instructivo de Uso.



Tabla de contenido.

CAPÍTULO I: 

Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).



Reseña Histórica.

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DISEÑO ORGANIZACIONAL CAPÍTULO II: 

Objetivos generales y específicos de la empresa.



Misión.



Visión.



Valores.

CAPÍTULO III: 

Organigrama general.



Funciones de las unidades organizativas.



Descripciones de cargos.

GLOSARIO. ANEXOS

Manual de procedimientos Es la expresión analítica de los procedimientos istrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos istrativos prescritos al realizar su trabajo. Estructura del Manual de Procedimientos  Portada  Índice  Presentación  Estructura Orgánica  Simbología  Descripción de Procedimientos  Diagramas de Flujo  Firmas de Autorización  Glosario.  Anexos

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Manual de políticas Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

Estructura del Manual de Políticas  Portada  Índice  Objetivos del Manual  Alcance  Como usar el manual  Revisiones y recomendaciones  Introducción  Organigrama  Declaraciones de Políticas  Glosario.  Anexos

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Manual de descripción de puestos Constituye el documento utilizado en la organización, empleado para funciones tales como: informar a los especialistas en personal, presupuesto, organización y sistemas sobre las responsabilidades, tareas típicas, denominación oficial de cargos y su grado en la escala general de sueldos. El manual consta de un conjunto de descripciones que contiene de manera sucinta las exigencias del cargo, las cuales se describen a continuación: - Denominación del cargo: título de identificación. - Propósito general: define en forma breve la naturaleza del cargo. - Roles: lista referencial de los puestos de trabajo que pueden desempeñar los ocupantes del cargo. - Tareas Principales: describen las obligaciones y responsabilidades que corresponden al cargo. - Factores: Elementos descriptivos del cargo. - Autonomía decisional: libertad para aplicar, seleccionar o modificar los procedimientos, métodos y procesos de trabajo. Estructura del manual de descripción de puestos  Portada  •Índice  •Presentación  •aspectos generales del manual  •estructura del manual  •definición de términos  •distribución del manual  •puesta en vigencia  •edición, publicación y actualización  •Puestos (descripción)  •Glosario.  •Anexos

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MANUAL DE BIENVENIDA: Es un documento que se entrega cada vez que se incorpora un nuevo empleado en la empresa, en él se incluyen todas las cosas que el nuevo colaborador debe saber respecto al conjunto de la empresa y a sus funciones. OBJETIVO La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso.

Estructura del manual de bienvenida  Portada  Índice  Bienvenido/a.  Historia.  La cultura corporativa de la empresa.  La organización.  El primer día en la empresa.  Anexos.

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3.2 Diagramas de Flujo El diagrama de flujo o diagrama de actividades es la representación gráfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como programación, economía, procesos industriales y psicología cognitiva. Características Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de término.

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo: 

Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el autor o responsable del proceso, los autores o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, así como las terceras partes interesadas.



Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.



Identificar quién lo empleará y cómo.



Establecer el nivel de detalle requerido.



Determinar los límites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son: 

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.



Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.



Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.



Identificar y listar los puntos de decisión.



Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.



Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.

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DISEÑO ORGANIZACIONAL 3.2.1 Símbolos y formas usados en los diagramas

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3.2.2 Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos

Recomendaciones para el diseño de Diagramas de Flujo 

Se deben usar solamente líneas de flujo horizontales y/o verticales.



Se debe evitar el cruce de líneas utilizando los conectores.



Se deben usar conectores sólo cuando sea necesario.



No deben quedar líneas de flujo sin conectar



Se deben trazar los símbolos de manera que se puedan leer de arriba hacia



abajo y de izquierda a derecha.



Todo texto escrito dentro de un símbolo deberá ser escrito claramente,



evitando el uso de muchas palabras.

Consideraciones sobre diagrama de flujo Un diagrama de flujo, puede tener tipos de errores diferentes: DE FORMA: Se genera por no seguir las reglas establecidas, puede hacer el diagrama difícil interpretación, confundir el diagrama y hasta convertirlo en errado en cuanto ser lógica. DE LÓGICA: Son errores de estructura del diagrama en cuanto al arden puede ser de distinta gravedad, desde dejar de mostrar el resultado. O falta un cálculo hasta un error que determine que un programa nunca llegue a su fin. DE OBJETIVO: Es cuando un diagrama de flujo esta correcto en cuanto a su estructura y forma pero no soluciona el problema propuesto sino otro. Una vez terminado e diagrama de flujo, es necesario asegurarse de que funcione correctamente cumpliendo el objetivo fundamental, las condiciones especificas y las excepciones del problema propuesto a esto se le llama generalmente "corrida en frió" prueba de escritorio. Para ellos e selecciona algunos datos (creadas por el programador para fines de la prueba) que cubran todos los casos posibles en todas las condiciones.

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DISEÑO ORGANIZACIONAL Tomando estos datos se recorre el diagrama de flujo símbolo a símbolo siguiendo la orden de cada uno de ellos, todo esto se hará a un lado del diagrama o en una hoja aparte dándole valores a variables y ejecutando operación que se indique.

3.2.3 Clasificación de Diagramas de Flujo

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997: Según su forma: a. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito. b. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. c. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. d. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente representativos. Por su propósito: a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de individuos diferentes o a unidades de la organización. b. Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organización o a los individuos.

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DISEÑO ORGANIZACIONAL c. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el formato vertical.

d. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación complementaria. Se usa formato vertical. f. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico. g. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace). Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos.

3.2.4 Elaboración de Mapas De procesos ¿Qué es un Mapa de Procesos? Un mapa es una representación gráfica y métrica de una porción de territorio sobre una superficie bidimensional. Iniciados por el hombre con el propósito de conocer su mundo, y apoyado primero sobre teorías filosóficas, los mapas constituyen hoy una fuente importantísima de información, permitiendo que nos situemos en relación al mundo que nos rodea. Algo similar consiguen los mapas de procesos. Nos muestran la estructura de la Unidad Funcional (UF) en la nos encontramos, permitiendo que nos situemos en relación al trabajo que en ella se desarrolla y así conocer dónde se ubica nuestra actividad y hacia qué fin se orienta. Para cada proceso hay que realizar los siguientes pasos

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DISEÑO ORGANIZACIONAL 1. Qué actividades hay que realizar y en qué secuencia para suministrar o prestar los productos y servicios acordados 2. Quién debe realizar cada una de las actividades 3. Cómo hay que realizar cada actividad. 4. Cómo medir la eficacia y eficiencia de cada proceso.

La finalidad de nuestros procesos es suministrar o prestar los productos y servicios que nos han encomendado de manera eficaz y eficiente y con la “calidad” comprometida.

Para identificar los procesos son necesarios los siguientes parámetros: 

Satisfacción al Cliente



Calidad del servicio y/o producto



Misión y estrategia



Requisitos legales y reglamentarios



Riesgos económicos



Utilización de recursos (humano-maquinaria)

Ya identificados se representan gráficamente los procesos y la secuencia e interacción en el mapa de procesos

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PROCESO PARA DISEÑAR UN MAPA DE PROCESOS

Paso 1: Identificar a los actores La organización existe porque tiene clientes que atender, pero también depende de sus proveedores y otras organizaciones de su entorno. Una buena manera de empezar es identificar a los agentes o actores que se relacionan con nuestro sistema de gestión: clientes, proveedores, partners, y otras organizaciones con las cuáles mantenemos una relación que tiene relevancia para nuestro sistema de gestión. Entre los actores también podemos destacar elementos de la infraestructura que puede ser relevante destacar: nuestra página WEB, un almacén, el sistema informático interno, etc.

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DISEÑO ORGANIZACIONAL Paso 2: Identificar la línea operativa La línea operativa de nuestra organización está formada por la secuencia encadenada de procesos que llevamos a cabo para realizar nuestro producto. Esta línea viene determinada por la naturaleza de nuestra actividad y por la dosis de innovación que hayamos sabido y podido implementar en nuestro sistema (ingeniería de procesos).

Paso 3: Añadir los procesos de soporte a la línea operativa y los de Dirección Empecemos en primer lugar por colocar al capitán del buque. Pongamos en nuestro mapa una cajita llamada DIRECCIÓN, MEJORA CONTINUA, ESTRATEGIA, o lo que queramos. Allí tendrán lugar los procesos que hemos mencionado antes. En nuestro ejemplo ya tenemos esta cajita, la pusimos formando parte de la línea operativa. Los que no la tengan ya, que la pongan, luego ya veremos cómo se relaciona con el resto del sistema A continuación podemos proceder colocando los procesos de soporte a la línea operativa. Estos procesos son los que proveen de recursos a esta línea. La línea operativa es la espina dorsal de nuestro sistema de gestión. Cualquier actividad que no forme parte de ella debe adaptarse a ella, incluyendo los procesos de soporte. Este es un problema típico de las istraciones públicas, donde los procesos burocráticos de soporte frenan el servicio al ciudadano, pero también lo encontramos en muchas otras empresas: los clientes esperan mientras la empresa se mira el ombligo.

Paso 4: Añadir los procesos que afectan a todo el sistema Llegados a este punto tenemos el corazón de nuestro negocio representado, pero nos falta el resto de los órganos dan vida al sistema. Procesos de gestión de incidencias, productos no conformes, etc. Alguien tiene que apartar las piedras del camino. De forma más o menos organizada, todas las organizaciones se enfrentan a los problemas que genera el trabajo mal hecho. Estos procesos son distintos según la naturaleza del error. No es lo mismo el proceso de tratamiento de productos no conformes de un taller de producción, que la solución de un problema istrativo, o la gestión de un problema de servicio.

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3.3 Elaboración de reportes El reporte es aquel documento que se utilizará cuando se quiera informar o dar noticia acerca de una determinada cuestión. CONTENIDO  Lo que se hizo  Con qué criterios se hizo lo que se hizo  Como se hizo  Qué resultados se obtuvieron

LA ESTRUCTURA La estructura de un reporte se realiza a través de bloques de información 

Introducción



Planteamiento y realización de la acción



Resultados y su valoración



Comentarios



Anexos

CLASES DE INFORMES

Informe Expositivo: Es aquel que narra un hecho o una secuencia de hechos sin análisis ni interpretaciones del autor y por consiguiente, sin conclusiones ni recomen-daciones. Este tipo de informe debe incluir antecedentes para que ayuden a comprender el hecho o hechos narrados

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DISEÑO ORGANIZACIONAL Ejemplo: Puede ser aquel en que se narre lo relacionado con la realización de una actividad que implique visitas a una empresa, centro de producción, entre-vistas, etc.

Informe Interpretativo Este informe no contiene solamente narración de unos hechos, sino que interpreta y analiza esas situaciones para obtener conclusiones y dar recomendaciones. Ejemplo: Evaluación sobre la aplicación de una determinada metodología utilizada en el proceso del aprendizaje como aplicación de encuestas, desarrollo de actividades en equipo, prácticas pedagógicas, experiencias físicas directas, etc.

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