Guía De Solución De Alertas Smsce - Sgr 315s4p

GUÍA PARA SOLUCIÓN DE ALERTAS Dirección de Vigilancia de las Regalías Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación

Fecha: 20 / 05 / 2016 Versión 2.0 Página 1 de 64

GUÍA PARA SOLUCIÓN DE ALERTAS DEL SMSCE - SGR

Versión 2.0

Departamento Nacional de Planeación Dirección de Vigilancia de las Regalías –DVR Subdirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación Equipo de Monitoreo Bogotá D.C. – Mayo de 2016 Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co DVR – SMSE - Equipo de Monitoreo

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Contenido INTRODUCCION ................................................................................................................................ 4 1.

MARCO LEGAL ..................................................................................................................... 5

2.

GENERALIDADES ................................................................................................................. 6

3.

DESCRIPCIÓN DE LAS ALERTAS ....................................................................................... 8

3.1.

ALERTA POR NO REPORTE DE INFORMACIÓN................................................................ 8

Evento EJ-1-01 (Automática) .............................................................................................................. 8 Evento EJ-1-02 (Automática) .............................................................................................................. 8 Evento EJ-2-01 (Automática) ............................................................................................................ 12 Evento EJ-2-02 (Automática) ............................................................................................................ 13 Evento EJ-3-01 (Manual) .................................................................................................................. 14 Evento EJ-3-02 (Manual) .................................................................................................................. 14 Evento EJ-3-03 (Manual) .................................................................................................................. 15 Evento EJ-3-04 (Manual) .................................................................................................................. 15 Evento EJ-5-01 (Manual) .................................................................................................................. 15 3.2.

ALERTA POR INFORMACIÓN INCONSISTENTE .............................................................. 17

Evento EJ-1-09 (Automática) ............................................................................................................ 17 Evento EJ-1-11 (Automática) ............................................................................................................ 19 Evento EJ-1-14 (Automática) ............................................................................................................ 20 Evento EJ-1-15 (Automática) ............................................................................................................ 21 Evento EJ-1-17 (Automática) ............................................................................................................ 22 Evento EJ-1-22 (Automática) ............................................................................................................ 23 Evento EJ-1-23 (Automática) ............................................................................................................ 24 Evento EJ-2-05 (Automática) ............................................................................................................ 24 Evento EJ-2-06 (Automática) ............................................................................................................ 31 Evento EJ-2-17 (Manual) .................................................................................................................. 32 Evento EJ-2-18 (Automática) ............................................................................................................ 32 Evento EJ-2-22 (Automática) ............................................................................................................ 33 Evento ST-4-03 (Automática)............................................................................................................ 33 Evento ST-4-06 (Manual) .................................................................................................................. 38 Evento ST-4-09 (Automática)............................................................................................................ 38 Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co DVR – SMSE - Equipo de Monitoreo

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3.3.

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ALERTA POR INFORMACIÓN INCOMPLETA.................................................................... 39

Evento EJ-1-03 (Automática) ............................................................................................................ 39 Evento EJ-1-04 (Automática) ............................................................................................................ 40 Evento EJ-1-10 (Automática) ............................................................................................................ 42 Evento EJ-1-12 (Automática) ............................................................................................................ 43 Evento EJ-1-13 (Automática) ............................................................................................................ 43 Evento EJ-1-19 (Automática) ............................................................................................................ 43 Evento EJ-1-20 (Automática) ............................................................................................................ 43 Evento EJ-1-24 (Automática) ............................................................................................................ 44 Evento EJ-2-03 (Automática) ............................................................................................................ 45 Evento EJ-2-04 (Automática) ............................................................................................................ 46 Evento EJ-2-10 (Automática) ............................................................................................................ 46 Evento EJ-2-11 (Automática) ............................................................................................................ 48 Evento EJ-2-13 (Automática) ............................................................................................................ 48 Evento EJ-2-19 (Manual) .................................................................................................................. 49 Evento EJ-2-21 (Automática) ............................................................................................................ 49 Evento ST-4-01 (Automática)............................................................................................................ 50 4.

ALERTAS GENERADAS HASTA EL CUARTO TRIMESTRE DE 2014 .............................. 55

Evento EJ-1-05 (Automática) ............................................................................................................ 55 Evento EJ-1-08 (Automática) ............................................................................................................ 55 Evento EJ-1-18 (Manual) .................................................................................................................. 57 Evento EJ-2-12 (Automática) ............................................................................................................ 58 Evento EJ-2-07 (Manual) .................................................................................................................. 58 Evento EJ-2-08 (Manual) .................................................................................................................. 59 Evento EJ-2-09 (Manual) .................................................................................................................. 59 5.

GENERACIÓN DEL REPORTE ALERTAS SMSCE EN GESPROY SGR........................... 60

6.

ASISTENCIA ........................................................................................................................ 63

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INTRODUCCION

Corresponde al Departamento Nacional de Planeación - DNP istrar el Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación – SMSCE, conforme a lo establecido en los artículos 9 y 100 de la Ley 1530 de 20121 y Decreto 1082 de 20152, dicha labor, es de naturaleza istrativa y se desarrolla de manera selectiva, con énfasis en acciones preventivas entre las que se encuentran alertas de monitoreo. En el marco de dicha labor y a la luz del modelo de control preventivo el SMSCE ha dispuesto herramientas informáticas que tienen como objeto facilitar la gestión y el reporte de información de las entidades beneficiarias y ejecutoras de recursos del SGR. Es así como a partir del análisis a la información reportada se realiza retroalimentación a las entidades a través de la generación de alertas preventivas que permiten a la entidad identificar situaciones a mejorar respecto de la gestión de los recursos, proyectos o reporte de información y de esta forma adelantar acciones conducentes para su atención. En el presente documento se encuentra la información necesaria para conocer la tipología de alertas, los eventos que las integran, las definiciones para su generación, así como la forma de subsanarlas.

1 Por 2

la cual se regula la organización y el funcionamiento del Sistema General de Regalías. Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector istrativo de Planeación Nacional Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co

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1. MARCO LEGAL • • • • •

•

• •

• • • • • • •

Ley 1530 de 2012 - Por la cual se regula la organización y el funcionamiento del Sistema General de Regalías. Decreto 3402 de 2007- Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 31 de la Ley 962 de 2005 y se dictan otras disposiciones. Decreto 1525 de 2008 - Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial. Decreto 1082 de 2015 - Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector istrativo de Planeación Nacional Resolución 194 de 2012 - Por la cual se regula el reporte extemporáneo de la información de las categorías del Formulario Único Territorial – FUT que se presentan a través del Sistema Consolidador de Hacienda de Información Pública. Resolución 1789 de 2013 - Por la cual se dictan normas relacionadas con la operación y registro de las cuentas maestras para el manejo de los recursos del Sistema General de Regalías y se dictan otras disposiciones. Resolución 2596 de 2013 - Por la cual se modifica la Resolución 1789 de 2013 y se dictan otras disposiciones Circular 003 de 2012 - Orientaciones para el reporte de información de cierre de la vigencia 2011 por las entidades beneficiarias de recursos de regalías directas y aplicación de las normas transitorias a que hacen referencia los artículos 135,144 y 146 del Decreto Ley 4923. Circular 001 de 2012 - Orientaciones del del SMSCE para socializar, divulgar, reportar ejecutar recursos del SGR. Circular 002 de 2012 - Cargue y reporte de información de cuentas autorizadas o registradas e inversión temporal de excedentes de liquidez de los recursos SGR a través de la web. Circular 007 de 2012 - Orientaciones para la apertura, autorización, manejo y reporte de información de la cuenta única para la istración de recursos de las asignaciones directas del SGR. Circular 0041 de 2012 - Orientaciones para manejo de recursos de funcionamiento del SGR distribuidos por la Comisión Rectora y reporte al Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación. Circular 062 de 2013 - Herramienta informática de gestión y monitoreo a la ejecución de proyectos GESPROY –SGR. Circular 064 de 2014 - Gestión y monitoreo ejecución de recursos de funcionamiento del SGR y Sistema de monitoreo, seguimiento, control y evaluación - SMSCE Circular 234 de 2015 - Orientaciones del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación (SMSCE) en el ciclo de los proyectos de inversión.

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2. GENERALIDADES DEFINICIONES Alertas: Eventos identificados respecto del registro, consistencia, reporte de la información al SMSCE o gestión de los proyectos de inversión por las entidades beneficiarias de recursos, ejecutoras de los proyectos y Secretarías Técnicas de los OCAD, con el fin de adelantar acciones que contribuyan al uso eficiente y eficaz de los recursos del SGR. Evento: Situación que se genera a partir de la información reportada o no reportada, por las entidades a través de los aplicativos SUIFP-SGR, GESPROY-SGR, CUENTAS-SGR, y del CHIP (Categorías del SGR en el Formulario Único Territorial – FUT), así como las reportadas en los formatos establecidos para registrar la información respecto a los saldos del régimen anterior de regalías, y que están relacionadas con las alertas establecidas por el SMSCE. TIPOLOGÍAS A continuación se describen los tres tipos de alertas de monitoreo: CÓDIGO NRI II ICO

NOMBRE No reporte de información Información inconsistente Información incompleta

Los 3 tres tipos alertas son el resultado de la validación de la información que se reporta periódicamente en los aplicativos Gesproy-SGR, Cuentas-SGR (módulo de Cuentas y el módulo de fortalecimiento) y FUT y los formatos dispuestos para los recursos del régimen anterior de regalías, establecidos por el SMSCE del SGR, así: Número de Eventos según Tipo de Alerta, Destinatario y Herramienta de Información DESTINATARIO Código

Ejecutor de Proyectos o Recursos

Nombre Gesproy - SGR

CuentasSGR

FUT

Formatos (Saldos del régimen anterior)

4

1

Secretarías Técnicas

Total

NRI

No reporte de información

2

2

II

Información Inconsistente

7

5

4

16

Información incompleta

8

7

1

16

17

14

5

41

ICO

Total

4

1

9

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GENERACIÓN DE EVENTOS Forma de generación •

Automático: Son los eventos que se generan en los aplicativos forma automática, de acuerdo a unos criterios definidos y que no requieren validación.

•

Manual: Son los eventos que se generan a partir de validaciones de información que no se encuentran integrada a la base de datos del SMSCE y que involucra actuaciones de los consultores del SMSCE para su generación y subsanación.

Periodicidad de Generación y subsanación •

Para los Eventos automáticos la periodicidad de generación es diaria. Es decir, mediante proceso diario y automático el aplicativo generará los eventos de alerta y los dispondrá para visualización y conocimiento de la entidad en los aplicativos Gesproy-SGR y Cuentas – SGR según corresponda. Así mismo, de forma diaria podrá visualizarse la subsanación de los eventos en el caso que el hecho generador del mismo haya sido atendido. Es de resaltar que el proceso diario se interrumpe trimestralmente, cuando se adelanta el proceso de comunicación de las alertas a las entidades.

•

Para los Eventos manuales la periodicidad de generación es mensual. Es decir, mediante proceso manual y una vez al mes, los consultores del SMSCE revisan la información y adelantan las validaciones necesarias que permiten la generación o subsanación de los eventos de alertas manuales.

Proceso de Comunicación de las alertas •

De forma trimestral, dentro de los 20 días siguientes al cumplimiento del plazo para la aprobación y envío en los aplicativos del SMSCE, de la información del último mes del trimestre, se adelantará el proceso de comunicación de las alertas y sus eventos a las entidades beneficiarias de recursos del SGR y ejecutoras de proyectos, mediante oficio enviado a los correos registrados de los s vigentes para la entidad. Como se señaló anteriormente, mientras se adelanta el envío de los oficios, el proceso diario de generación se encuentra suspendido.

ESTADOS DE LOS EVENTOS •

Sin Subsanar: El hecho que dio origen al evento no ha sido corregido, ajustado o reportado, razón por la cual el evento y por consiguiente la alerta se encuentra vigente.

•

Subsanada: El hecho que dio origen al evento fue corregido, ajustado o reportado. Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co

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3. DESCRIPCIÓN DE LAS ALERTAS 3.1.

ALERTA POR NO REPORTE DE INFORMACIÓN

Código

Evento EJ-1-01 (Automática)

Descripción:

Proyectos sin información registrada en Gesproy-SGR.

Observación:

El aplicativo Gesproy-SGR, identifica los proyectos aprobados y migrados desde el aplicativo SUIFP a Gesproy-SGR, y de ellos, en los que no se ha registrado información por parte de la entidad ejecutora.

Para Subsanar: Desde el aplicativo Gesproy-SGR, se debe verificar que cada una de las pestañas cuente con el registro ACTUALIZADO de la información, conforme a la gestión adelantada por la entidad para la ejecución del proyecto a la fecha de reporte.

Previo al cargue y reporte de información se debe verificar con el perfil de “Aprueba y envía” en el botón de “ de s” que el perfil del “Elabora y Revisa” para el aplicativo Gesproy – SGR se encuentre habilitado para modificar el respectivo proyecto, es decir que el proyecto se encuentre asociado al que va a registrar la información. Para orientaciones referentes al registro de información en cada una de las pestañas del aplicativo Gesproy-SGR consulte el material complementario y los videos tutoriales que se encuentran en el vínculo: https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioGesproy.aspx Nota: Se recomienda que el registro de información se realice de manera secuencial cronológica.

3

Código

Evento EJ-1-02 (Automática)

Descripción:

Proyectos sin aprobación y envío del último período de corte en Gesproy-SGR.

Observación:

Este evento se genera cuando se ha registrado la información en Gesproy-SGR pero no se ha surtido el paso correspondiente a la pestaña “Aprobación información” por parte del del perfil de “Aprueba y Envía”, en alguno de los proyectos ejecutados por la entidad. Es de precisar que el plazo para que la entidad ejecutora registre, apruebe y envíe la información de la ejecución de los proyectos, es hasta el día 15 del mes siguiente al de su reporte3.

Circular 062 del 11 de septiembre de 2013 Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co

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Para Subsanar: Ingrese al aplicativo con el y contraseña del perfil de “Aprueba y Envía” el cual es asignado al Representante Legal de la entidad ejecutora del proyecto o a quien este haya delegado.

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1. Ingrese al proyecto que le está generando el evento dando clic sobre el hipervínculo que se encuentra en el número BPIN.

2. Verifique que la información registrada en cada una de las pestañas del aplicativo corresponde con el estado actual del proyecto y que es consistente con los documentos que lo soportan, de lo contrario a través del perfil “Elabora y Revisa” se debe realizar el registro de información respectiva.

3. Una vez verificado que la información registrada en el aplicativo se corresponde con el estado actual del proyecto y de la gestión adelantada, con el perfil de “Aprueba y Envía” se ingresa a la pestaña “Aprobación”.

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4. Desde el botón “Adicionar Aprobación de reporte de información”, apruebe el período (mes) o los períodos que se encuentran pendientes de ser aprobados, iniciando desde el más antiguo al más reciente (siempre que aplique). Si requiere realizar un comentario que sea relevante a tener en cuenta, descríbalo en el campo sugerido para ello. Una vez ingresada la información de clic al botón “GUARDAR”. Recuerde que la entidad ejecutora tiene hasta el día 15 (puede hacerse antes del 15) del mes siguiente de cada período para aprobar y enviar la información actualizada del proyecto, por ejemplo, para reportar, aprobar y enviar la información de noviembre de manera oportuna, tiene hasta el día 15 de diciembre. La información podrá ser aprobada con posterioridad al día indicado, pero será considerada extemporánea. Recuerde que todos los períodos deben ser aprobados desde que el proyecto migre desde la plataforma SUIFP-SGR al aplicativo GESPROY-SGR y hasta que el proyecto cuente con acto istrativo de cierre y tal información se registre y apruebe en el Gesproy-SGR. Si el proyecto se encuentra en estado “terminado”, continúe aprobando y enviando la información mensualmente dentro de los plazos establecidos, hasta que el mismo se encuentre en estado “Cerrado” en el Aplicativo Gesproy, una vez el proyecto ha alcanzado éste último estado, se aprobó y envió el período en el cual se subió el acto istrativo de cierre, cesa la obligación de la entidad para el reporte de información para ese proyecto. Si el proyecto fue desaprobado por el OCAD respectivo, el acuerdo de desaprobación fue registrado y el proyecto fue actualizado en SUIFP con el estado “Desaprobado”, esto no es suficiente para que migre dicha información a GESPROY, el equipo de monitoreo realiza una validación previa que consiste en validar que el proyecto no tenga alertas, procesos precontractuales y pagos registrados, una vez se confirma tal situación se solicita internamente el cambio de estado en GESPROY. Es preciso aclarar que durante el tiempo que tarde en migrar el estado desaprobado de la plataforma SUIFP a GESPROY-SGR, la entidad tiene la obligación de aprobar y enviar el informe mensual hasta que sea actualizado el estado en GESPROY-SGR.

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Código Descripción: Observación:

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Evento EJ-2-01 (Automática) Cuenta de Asignaciones Directas sin Aprobación y Envío del último período de corte en CUENTAS-SGR Este evento se genera cuando la entidad ha omitido el reporte de información en el aplicativo Cuentas-SGR en los tiempos dispuestos para tal fin4

Las entidades beneficiarias de asignaciones directas del SGR que cuenten con cuenta maestra autorizada en el marco del artículo 44 de la Ley 1530 de 20125 reportarán la información de la cuenta bancaria y las inversiones temporales de liquidez constituidas con dichos recursos dentro de los 15 primeros días de cada mes a través del aplicativo Web de cuentas – SGR. Para Subsanar: Una vez la entidad ingrese a la plataforma debe reportar la información de la cuenta maestra autorizada en el módulo denominado: “Reporte de Asignaciones Directas” conforme la imagen:

4 Circular No. 002 del 8 de noviembre de 2012 5 Por la cual se regula la organización y funcionamiento del Sistema General de Regalías Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co DVR – SMSE - Equipo de Monitoreo

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Para orientación de la forma del reporte de información puede consultar el manual de , los videos tutoriales y el material de ayuda dispuesto en la página web del SGR, en el vínculo: https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioCuentas.aspx

Código Descripción: Observación:

Evento EJ-2-02 (Automática) Cuenta de Fondos SGR sin Aprobación y Envío del último período de corte en CUENTASSGR Este evento se genera cuando la entidad ha omitido el reporte de información en el aplicativo Cuentas-SGR en los tiempos dispuestos para tal fin.

Para Subsanar: Las entidades beneficiarias de recursos de Fortalecimiento y de los Fondos del SGR (FDR, FCR, FCTeI y 0,5% Municipios Ribereños del Río Grande de la Magdalena y Canal del Dique) que cuenten con cuenta maestra registrada en marco del artículo 4 del Decreto 817 de 20146 compilado en el Artículo 2.2.4.1.2.2.3 del Decreto 1082 de 2015 deben reportar la información de la cuenta bancaria y las inversiones temporales de liquidez constituidas con dichos recursos dentro de los 15 primeros días de cada mes a través del aplicativo Web de cuentas – SGR. Una vez la entidad ingrese a la plataforma debe reportar la información de la cuenta maestra autorizada en el módulo denominado: “Reporte de Fondos” conforme la imagen:

6

Por el cual se modifican parcialmente los decretos 1949 de 2012 y 414 de 2013 y se dictan otras disposiciones, en relación con el Sistema General de Regalías Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co

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Para orientación de la forma del reporte de información puede consultar el manual de , los videos tutoriales y el material de ayuda dispuesto en https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioCuentas.aspx

Código

Evento EJ-3-01 (Manual)

Descripción:

Categoría FUT-SGR Ingresos, sin envío a través del CHIP

Observación:

Posterior a la fecha oportuna del reporte de la categoría SGR-INGRESOS al cierre de cada trimestre, la Contaduría General de la Nación remite listado de entidades ejecutoras omisas en el reporte de información de la misma, el cual es el insumo para la generación de este evento.

Para Subsanar: Con la clave asignada a la entidad ejecutora para reportar al CHIP todas las categorías de las que tenga obligación, se debe efectuar el reporte de la categoría SGR-INGRESOS, con la información de presupuestal de ejecución de ingresos del SGR de la entidad, la cual se debe efectuar, en el período inmediatamente siguiente. Código

Evento EJ-3-02 (Manual)

Descripción:

Categoría FUT-SGR Gastos, sin envío a través del CHIP

Observación:

Posterior a la fecha oportuna del reporte de la categoría SGR-GASTOS al cierre de cada trimestre, la Contaduría General de la Nación remite listado de entidades ejecutoras omisas en el reporte de información de la misma, el cual es el insumo para la generación de este evento.

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Para Subsanar: Con la clave asignada a la entidad ejecutora para reportar al CHIP todas las categorías de las que tenga obligación, se debe efectuar el reporte de la categoría SGR-GASTOS, con la información presupuestal de ejecución de gastos del SGR de la entidad, el cual se debe efectuar, en el período inmediatamente siguiente.

Código

Evento EJ-3-03 (Manual)

Descripción:

Categoría FUT-SGR Transferencias, sin envío a través del CHIP

Observación:

Posterior a la fecha oportuna del reporte de la categoría SGR-TRASNSFERENCIAS (incluye formulario de Transferencias Enviadas y Transferencias Recibidas) al cierre de cada trimestre, la Contaduría General de la Nación remite listado de entidades ejecutoras omisas en el reporte de información de la misma, el cual es el insumo para la generación de esta evento.

Para Subsanar: Con la clave asignada a la entidad ejecutora para reportar al CHIP todas las categorías de las que tenga obligación, se debe efectuar el reporte de la categoría SGR-TRASNSFERENCIAS (incluye formulario de Transferencias Enviadas y Transferencias Recibidas), con la información de presupuestal de ejecución de transferencias del SGR de la entidad, el cual se debe efectuar, en el período inmediatamente siguiente.

Código

Evento EJ-3-04 (Manual)

Descripción:

Categoría FUT-SGR Cierre Fiscal, sin envío a través del CHIP

Observación:

Posterior a la fecha oportuna del reporte de la categoría SGR-CIERRE FISCAL al cierre de la bienalidad, la Contaduría General de la Nación remite listado de entidades ejecutoras omisas en el reporte de información de la misma, el cual es el insumo para la generación de este evento. Es de tener en cuenta que esta categoría solo está dispuesta y es obligación reportarla al cierre de un Bienio del SGR.

Para Subsanar: Con la clave asignada a la entidad ejecutora para reportar al CHIP todas las categorías de las que tenga obligación, se debe efectuar el reporte de la categoría SGR-CIERRE FISCAL, con la información de presupuestal de ejecución del cierre fiscal de la bienalidad.

Código Descripción: Observación:

Evento EJ-5-01 (Manual) Entidades sin reporte de información en los formatos del régimen anterio de regaliasr Este evento se genera cuando la entidad ha omitido el reporte de los formatos de la ejecución de los recursos del régimen anterior de regalías.

Para Subsanar: Las entidades beneficiarias que presentan saldos disponibles correspondientes a recursos del régimen anterior (regalías y compensaciones a 31 de diciembre de 2011) deben reportar trimestralmente en los primeros 5 días los formatos denominados “PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN FINANCIADOS CON RECURSOS DE REGALIAS Y COMPENSACIONES DISPONIBLES A DICIEMBRE 31 DE 2011” y “CERTIFICACION DE CONTRATOS SUSCRITOS POR ENTIDADES BENEFICIARIAS CON RECURSOS DISPONIBLES A DICIEMBRE 31 DE 2011”. Cabe resaltar que la información se debe reportar de Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co DVR – SMSE - Equipo de Monitoreo

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manera acumulada (de todos los proyectos y contratos que se ejecutan con cargo a los saldos disponibles del régimen anterior) al correo [email protected]. Para orientación de la forma de consulta de los formatos puede consultar en la página web del SGR, en el vínculo: https://www.sgr.gov.co/Normativa/Gu%C3%ADasInstructivosyFormatos/FormatosGenerales.aspx Al igual que los instructivos de diligenciamiento en el vínculo: https://www.sgr.gov.co/Normativa/Gu%C3%ADasInstructivosyFormatos/Instructivos.aspx

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3.2.

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ALERTA POR INFORMACIÓN INCONSISTENTE

Código

Evento EJ-1-09 (Automática)

Descripción: Observación:

Proyectos con contratos en GESPROY-SGR sin registro de acta de inicio o similar. Este evento se genera cuando para uno o más de un contrato registrado del proyecto, no se ha reportado el acta de inicio en la opción “Detalle” que se encuentra en la pestaña “Contratos Proyecto”. Nota: Si la entidad ha suscrito contratos o ha expedido actos istrativos que ejecutan los recursos del proyecto que por su naturaleza no requieren acta de inicio, seleccione en “Tipo de Acta”, la opción “Acta de Inicio No Requiere”

Para Subsanar: 1. Ingrese a la pestaña “Contratos”

2. De clic en el icono “binóculo” en la margen izquierdo del contrato.

3. Desplace el cursor hacia abajo de la pantalla y busque la sección “Actas del contrato” y de clic en crear Actas del contrato.

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4. Despliegue las opciones que se presentan en tipo de acta y escoja “Acta de Inicio”

5. Diligencie la información solicitada en los campos con base en el documento; al terminar de clic en el botón “GUARDAR”

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En caso que el contrato por su naturaleza no requiera acta de inicio, se deben seguir los mismos pasos, no obstante se registra “Acta de inicio no requiere”

Código Descripción: Observación:

Evento EJ-1-11 (Automática) Proyectos con tiempo de programación terminado y con avance físico menor al 100% Este evento se genera cuando el tiempo estimado por la entidad ejecutora para el cumplimiento de las actividades en la programación inicial o programación actual del proyecto se ha cumplido, sin embargo, a la fecha de generación de la alerta la ejecución física reportada es inferior al 100%.

Este evento es de tipo informativo y busca poner de presente al ejecutor del no cumplimiento de la oportunidad en la ejecución del proyecto de acuerdo a su programación. Para Subsanar: 1. Verifique en la pestaña de “Planeación”, el horizonte de ejecución programado que actualmente tiene registrado el proyecto:

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2. Si a la fecha de corte, la programación inicial o actual no refleja la realidad del avance físico del proyecto, se procede a realizar la actualización de la información correspondiente, según corresponda y sea consistente con la realidad, conforme las instrucciones del Manual de “Cargue de ejecución”. 3. Si el último mes de la programación registrada en el Gesproy-SGR es inferior (pasado) frente a la fecha de corte y la ejecución física del proyecto aún no ha alcanzado el 100%, proceda a realizar la reprogramación en tiempo del mismo, ajustando el horizonte de ejecución mediante el procedimiento descrito en el Manual de “Cargue de reprogramación”.

Código Descripción: Observación:

Evento EJ-1-14 (Automática) Proyectos con pagos registrados en CUENTAS-SGR y sin contrato registrado GESPROYSGR Este evento se genera cuando se identifican pagos ingresados en el aplicativo de CuentasSGR respecto de contratos que no se encuentran registrados en el aplicativo Gesproy–SGR.

Para Subsanar: La situación antes señalada puede derivar de dos razones posibles, la primera que el contrato no se encuentre registrado en el aplicativo Gesproy-SGR y la segunda, que encontrándose registrado, en el aplicativo de cuentas al momento de informar el pago no se asoció de forma adecuada el código BPIN del proyecto y el número de contrato sobre el cual se adelantó el egreso de los recursos. 1. En el primer evento, cuando el contrato no se encuentra registrado en el aplicativo Gesproy-SGR, en la pestaña de “Contratos”, se debe proceder a registrarlo, para lo cual debe adelantar las instrucciones del Manual de Gesproy-SGR, Sección CONTRATOS OBRA – INTERVENTORIA / Pasos Creación Contratos

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2. Para el segundo caso se debe verificar en el aplicativo Cuentas-SGR, módulo de “Homologación de Contratos Cuentas – Gesproy-SGR” los pagos allí registrados, validando si en dicho módulo se encuentra relacionado un pago asociado al código BPIN del proyecto que generó el evento, caso en el cual se debe asociarse dicho pago al contrato correspondiente.

Código

Evento EJ-1-15 (Automática)

Descripción:

Proyectos con monto de contratación mayor al valor del proyecto.

Observación:

El evento se genera en el caso que la sumatoria de valores contratados para un proyecto en particular sea mayor a los valores de las fuentes aprobadas al mismo por el OCAD y registradas en SUIFP-SGR (MGA).

Para Subsanar: 1. Verifique en la pestaña de “Contratos” que los contratos cargados en el aplicativo Gesproy-SGR y sus valores sean los correctos. Así mismo, valide si el valor del contrato incluye montos de recursos que corresponden a otros proyectos, caso en el cual el contrato debe tener marcada la opción de “contratos multiproyecto” y debe tener diferenciado el monto del contrato que sí corresponde al proyecto objeto de validación. 2. Si los contratos registrados en el aplicativo Gesproy-SGR no ejecutan múltiples proyectos y sus valores son correctos, el evento se genera debido a que el valor de las Fuentes de Financiación aprobadas por el OCAD, es insuficiente para cubrir dichos compromisos; por lo cual debe verificar si para la financiación del contrato se consideraron fuentes o montos adicionales a los aprobados por el OCAD, caso en el cual deben registrarse en la pestaña de “Fuentes”, ingresando por Otras Fuentes de financiación, conforme las instrucciones del manual de Gesproy- SGR opción FUENTES 3. En caso de que haya sido un error por parte de la entidad al crear el contrato en datos como son: valor del contrato, número de contrato, tipo de contrato, si el contrato maneja o no múltiples proyectos, tendrá la oportunidad de modificarlos dando clic en el botón modificar contrato.

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4. De otra parte, si los contratos registran el valor correcto pero corresponden a contratos multiproyecto que no se encuentra registrados de esta forma, realice los ajustes respectivos, conforme el manual de Gesproy-SGR numeral Sección Detalle- Pestaña Información de Contratos Opción “Detalle proyectos destino por contrato”

Código Descripción: Observación:

Evento EJ-1-17 (Automática) Proyectos con más de 6 meses de aprobados y sin registro de contratación en Gesproy-SGR Este evento se genera cuando han transcurrido más de 6 meses desde la aprobación y migración del proyecto al aplicativo Gesproy-SGR y no registra inicio de procesos precontractuales o adjudicación de contratos.

Para Subsanar: El evento se puede derivar de dos situaciones: la primera, que la entidad no haya registrado la información de procesos de selección o contratos adelantados con cargo al proyecto; y la segunda, que a la fecha de reporte de la información no se haya adelantado procesos de selección o suscrito contratos con cargo a los recursos del proyecto. Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co DVR – SMSE - Equipo de Monitoreo

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1. En el primer caso se debe realizar el registro de la información pendiente, para lo cual en la pestaña de “Gestión precontractual” registre el(los) proceso(s) de contratación llevados a cabo en desarrollo del proyecto, conforme el Manual de Gesproy-SGR o en la pestaña de “Contratos Proyecto” registre el(los) contrato(s) suscrito(s) a través de los procesos de contratación cargados en el módulo “Gestión Precontractual”; conforme el Manual de Gesproy-SGR. 2. En el segundo caso, se aprueba y envía la información disponible y actualizada el proyecto. Código Descripción: Observación:

Evento EJ-1-22 (Automática) Proyectos en estado TERMINADO con ejecución de indicadores por valor inferior al 100% o inconsistente superior al 120% de la meta programada. El aplicativo identifica los proyectos terminados y tiene indicadores cuya ejecución es inferior al 100% o inconsistente superior al 120%.

Para Subsanar: Ingrese a la pestaña de “Indicadores” para efectos de verificar el cumplimiento de las metas de producto, una vez confirmada esta información, proceda a ingresar a la pestaña citada en donde se registrará el avance de ejecución correspondiente a los indicadores del proyecto.

En caso de que alguno de los indicadores del proyecto terminado sea menor del 100%, podrá seleccionar de una batería de opciones la justificación correspondiente para la no ejecución de los indicadores de producto y poder así cerrar el proyecto.

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Código Descripción:

Evento EJ-1-23 (Automática)

Observación:

El aplicativo identifica los proyectos en estado CONTRATADO EN EJECUCION y que en los últimos 3 meses a la validación de la alerta no presenta variación en el avance físico

Proyectos en ejecución sin reporte de variación en el avance físico en los últimos tres meses

Para Subsanar: En la pestaña de planeación se verifica que alguna de las actividades presente ejecución física y que en los tres periodos anteriores al actual no registre información de avance físico, una vez confirmada esta información, proceda a registrar o actualizar el avance físico del proyecto por cada una de las actividades programadas. Nota: Es de precisar que aunque el o los contratos asociados al proyecto se encuentren suspendidos, la alerta se seguirá generando.

Código

Evento EJ-2-05 (Automática)

Descripción:

Proyectos con pagos registrados por valor superior al monto aprobado.

Observación:

El evento se genera cuando la sumatoria del valor bruto de los pagos aplicados al proyecto (en los aplicativos de cuentas–SGR (para recursos SGR) y Gesproy-SGR (para los recursos diferentes del SGR)) es superior al valor total del proyecto.

Para Subsanar: 1. Inicialmente verifique en la pestaña “Proyecto” que las fuentes de financiación correspondan a los valores aprobados por el OCAD y registrados en SUIFP, dado que estos migran directamente al aplicativo GESPROY-SGR. 2. En caso en que las fuentes registradas en SUIFP no correspondan a lo definido en el acuerdo del OCAD, acudir a la Secretaría Técnica del OCAD y solicitar se realice la corrección correspondiente en el aplicativo SUIFP-SGR, de tal forma que la información de las fuentes de financiación corresponda con el acuerdo de aprobación del proyecto.

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3. Verifique que los pagos realizados a cada uno de los contratos del proyecto “Contratos” ingresando por el “ ” que se encuentra en margen izquierda y pestaña “Pagos del contrato” parte superior izquierda que lo registrado de manera correcta, debidamente actualizado y corresponda a la realidad del proyecto. Recuerde que los pagos con recursos del SGR (Fondos de Compensación Regional, Fondo de Desarrollo Regional y recursos de Asignaciones Directas y 0,5% de Municipios Rivereños del Rio Grande de la Magdalena y Canal del Dique) se registran en el aplicativo Cuentas-SGR, de donde migran al Gesproy-SGR, conforme a la circular externa 002 del 8 de noviembre de 2012 expedida por el DNP. Los pagos con recursos del SGR cuya fecha sea previa al 1 de marzo de 2013 y los pagos efectuados con fuentes de financiación diferentes del SGR (independientemente de la fecha de realización) deben registrarse manualmente desde el aplicativo Gesproy-SGR, ingresando por módulo de “Contratos” allí en la opción “Pagos del contrato” se crea manualmente el pago.

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Verifique si la sumatoria de los pagos reportados en cada contrato equivale a los pagos realizados a la fecha, en caso contrario, se debe validar las situaciones señaladas en los numerales 3, 4 y 5 siguientes. 4. Si ha registrado un mismo pago en el aplicativo de Cuentas-SGR y de forma manual en el Gesproy-SGR, debe realizar el ajuste correspondiente de acuerdo a su fuente de financiación, conforme a las reglas definidas en el numeral 3 anterior. 5. Si la inconsistencia se presenta en los pagos registrados en el aplicativo Gesproy-SGR, deben realizarse los respectivos ajustes con el perfil “Elabora y Revisa”. 6. Recuerde verificar para aquellos contratos sobre los que se realizaron pagos de anticipos que fueron registrados en el aplicativo, que en los pagos siguientes se haya afectado debidamente la amortización de tal anticipo. 7. Por último valide si el proyecto es financiado con recursos que no fueron aprobados por el OCAD, de ser afirmativo deben registrarse en la pestaña de “Fuentes”, ingresando por Otras Fuentes de financiación, conforme las instrucciones del manual de Gesproy- SGR opción FUENTES Si se evidencian inconsistencias en la información reportada desde la Tesoreria o Secretaria de Hacienda de la entidad, se debe proceder a efectuar los ajustes en el aplicativo de Cuentas –SGR. La elaboracion de ajustes se compone por dos pasos, los cuales deben ser seguidos en su orden estricto. PRIMER PASO: Anulacion del movimiento equivocado en un periodo anterior ya cerrado. Determine si el ajuste procede en la cuenta de Asignaciones directas o en la cuenta de Fondos y oprima sobre la opcion, según corresponda.

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Siguiente: Los ajustes proceden en un mes actual, en un periodo es estado “En elaboración”; ingrese a dicho mes como si fuese a reportar un movimiento:

Siguiente: Agregar Movimientos Consolidados de la cuenta:

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Siguiente: Se debe la opción que se va ajustar, si es INGRESO o EGRESO y en el concepto, ubicar la opción “Ajuste (cancelación de detalles reportes anteriores)”:

Siguiente: Cual: Se debe indicar el por qué se realiza el ajuste y cual periodo de ajusta. Justificación: La entidad debe justificar porque se realiza el ajuste. Periodo de reporte que se ajusta: La entidad debe ubicar el periodo (que siempre será anterior) y la cuenta bancaria sobre la cual se está efectuando el ajuste.

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Periodo de reporte que se ajusta: La entidad debe ubicar el movimiento o concepto que va ajustar, allí se debe ubicar la opción concepto y valor. Al picar sobre el botón “Guardar” se entenderá que el movimiento anterior fue anulado y con esto se habrá efectuado el primero paso del ajuste.

Siguiente: Si el concepto que está ajustando, tiene detalle de movimiento, se debe ingresar el ajuste hasta dicho detalle y escoger el movimiento, para el caso, el sistema habilitara una flecha de color verde, si no, cerciórese que el valor ajustado este en valor “negativo”

SEGUNDO PASO: Creacion del nuevo movimiento corregido Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co DVR – SMSE - Equipo de Monitoreo

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Fecha: 20 / 05 / 2016 Versión 2.0 Página 30 de 64

Para ingresar el nuevo movimiento, se debe entrar a la opción “Agregar Movimientos Consolidados de la Cuenta”:

Tipo: se debe ingresar el tipo de movimiento INGRESO o EGRESO, es de aclarar que debe corresponder al mismo tipo del movimiento que se anulo en los pasos anteriores. Concepto: ingresar el concepto de pago o ingreso corregido, este puede obedecer a pagos de proyectos, pagos de recursos de fortalecimiento, entre otros. Este detalle del movimiento hace parte de una corrección: es imprescindible que la respuesta sea SI. Periodo de reporte que se ajusta: La entidad debe ubicar el periodo y la cuenta sobre la cual se esta ajustando, debe ser igual al ajustado en los pasos anteriores. Al picar sobre el botón “Guardar” se entenderá que el nuevo movimiento fue creado, si el concepto ingresado tiene detalle se debe registrar, en caso contrario allí mismo aparecerá la opción de valor.

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Como datos adicionales, siempre tenga en cuenta que el ajuste se compone de dos pasos, estos se deben efectuar uno a uno. Si solo realiza el paso uno (1) los saldos en bancos del periodo anterior, se modificarán. 1. los pagos registrados en el aplicativo Cuentas-SGR, se deben realizar los ajustes en dicho aplicativo, conforme los pasos consignados en el presente documento en la alerta EJ-2-05. Código Descripción: Observación:

Evento EJ-2-06 (Automática) Pagos registrados por valor superior al monto asignado para el Fortalecimiento (de la gestión y reporte de información al SMSCE y de la secretaría técnica del OCAD). El evento se genera cuando los pagos registrados (en el aplicativo de cuentas – SGR) por concepto de fortalecimiento de la gestión y reporte de información al SMSCE y de fortalecimiento de las secretarias técnicas del OCAD, supera los recursos asignados para fortalecimiento a la entidad.

Para Subsanar: 1. Verificar el valor de las asignaciones por concepto de fortalecimiento de la gestión y reporte de información al SMSCE y de fortalecimiento de las secretarias técnicas del OCAD, para ello puede utilizar como herramienta la pestaña de saldos del aplicativo Cuentas-SGR. Para lo cual debe ingresar al

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módulo de fortalecimiento – SMSCE, dar clik en la pestaña de saldos y realizar el análisis respectivo del reporte. 2. Validar que los pagos realizados a través del aplicativo Cuentas-SGR, sean consistentes con los soportes documentales, con los conceptos de fortalecimiento de la gestión y reporte de información al SMSCE y de fortalecimiento de las secretarias técnicas del OCAD, y en caso de encontrar diferencias deben realizar el procedimiento denominado ajuste, consignado en el presente documento en el evento EJ-205.

Código Descripción: Observación:

Evento EJ-2-17 (Manual) Información reportada en CUENTAS-SGR Inconsistente frente al sistema PISIS (Plataforma por medio del cual la entidad Bancaria reporta en medio electrónico el extracto de bancos al SMSCE del SGR). Una vez realizada la revisión por parte de la Dirección de la Vigilancia de las Regalías del DNP de la información reportada en el aplicativo Web de Cuentas-SGR por la entidad y la información reportada por las entidades bancarias a través del aplicativo PISIS se evidencian diferencias en los pagos, sus fechas y/o beneficiarios.

Para Subsanar: La entidad ejecutora debe realizar un diagnóstico de la información registrada en el aplicativo WEB de cuentas, frente a los movimientos realmente consignados en el extracto bancario. Primero, determine el número de la cuenta sobre la cual se generó la alerta (cuenta de directas o cuenta de fondos), después, revise la cifra que está generando la diferencia entre registros. Si la alerta se generó por una equivocación en el registro de información en el aplicativo WEB de cuentas- SGR, debe proceder a efectuar los ajustes respectivos, buscando que las cifras o los beneficiarios de los pagos coincidan con los registrados en los extractos bancarios; para el efecto, se deben hacer los ajustes que se consideren en el aplicativo, conforme los pasos señalados en el presente documento en el evento EJ-2-05.

Código Descripción: Observación:

Evento EJ-2-18 (Automática) Reporte de movimiento por redención de inversiones en CUENTAS - SGR sin registro de la constitución de inversiones financieras. El evento deriva del reporte por parte de la entidad de un movimiento de ingreso por la redención de inversiones financieras, en una cuenta bancaria del SGR sobre la que en los períodos anteriores no ha reportado la constitución de inversiones financieras.

Para Subsanar: La entidad territorial debe revisar la información reportada para analizar y evidenciar el movimiento que generó el evento y verificar si realmente se efectuó redención de inversiones financieras con los recursos del SGR, caso en el cual pueden presentarse las siguientes situaciones: 1. La entidad realizó inversiones financieras y no registró la misma en el período correspondiente o registró de forma errónea el mencionado egreso, caso en el cual debe proceder a registrar o ajustar la información del egreso en el período que se encuentre en elaboración. Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co DVR – SMSE - Equipo de Monitoreo

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2. La entidad no adelantó inversiones financieras con cargo a los recursos del SGR, caso en el cual se debe efectuar la correspondiente corrección del registro de ingreso que originó el evento, y en caso de encontrar diferencias deben realizar el procedimiento denominado ajuste, consignado en el presente documento en las páginas 23 a la 28. Código Descripción: Observación:

Evento EJ-2-22 (Automática) Proyectos desaprobados con transferencias o Giro de recursos sin reintegrar El evento deriva en el momento que el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico gira recursos de los Fondos –SGR a una entidad ejecutora y el proyecto de inversión al cual se situaron los recursos aparece desaprobado en el sistema SUIFP – SGR.

Para Subsanar: El evento de subsana en dos pasos: 1. La entidad debe efectuar el reintegro del total de los recursos girados y no ejecutados del proyecto desaprobado al Ministerio de Hacienda y Crédito Público conforme las directrices para estos reintegros, para el caso, la Circular Externa 14 de 2014 expedida por esa entidad. 2. En el mes que se efectúa el reintegro, la entidad debe registrar en el aplicativo WEB de cuentas dentro de la pestaña de la cuenta registrada que recibió los recursos del proyecto, un egreso bajo el concepto de “Devolución de recursos por desaprobación de proyectos”; este reintegro debe coincidir exactamente con el valor girado inicialmente por el Ministerio. Código Descripción: Observación:

Evento ST-4-03 (Automática) Proyectos con valor aprobado registrado el sistema SUIFP-SGR diferente al valor solicitado. Los Órganos Colegiados de istración y Decisión serán los encargados de viabilizar y aprobar los proyectos de inversión que se financiarán con cargo a los recursos del Sistema General de Regalías, previa verificación de la disponibilidad de recursos certificado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 7 Una vez realizada la sesión de un OCAD, corresponde a la Secretaría Técnica del mismo registrar en el SUIFP las decisiones tomadas en la sesión. En este caso particular realizar el registro de la aprobación del proyecto o proyectos aprobados.

Para SUBSANAR: 1. Ingrese al aplicativo SUIFP-SGR con su y contraseña. En el enlace https://suifp-sgr.dnp.gov.co. 2. Escoger el Rol Secretaría Técnica. 3. Seleccionar el menú Trámites.

7

Artículo 27 Ley 1530 de 2012. Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co

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4. Seleccionar del Menú la opción “CORRECCIONES” como lo podemos ver en el siguiente cuadro:

5. Aparecerá el menú para elegir las acciones de “CORRECCIÓN” que desea realizar, dar clic sobre la opción que corresponde a “Priorizar y Aprobar”:

6. Digite el código BPIN del proyecto que desea corregir y seleccione la vigencia del proyecto de la lista desplegable y da clic en el botón BUSCAR. Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co DVR – SMSE - Equipo de Monitoreo

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Aparece la siguiente ventana, con la identificación de la información del proyecto para adelantar trámite de “Priorizar y Aprobar”, BPIN elegido:

7. De Clic en el lápiz

8. Luego verá la siguiente imagen, donde deberá dar clic en “Corregir aprobación” de la parte inferior de la pantalla:

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9. Seleccione Si o No según corresponda para determinar si el proyecto tiene Vigencias Futuras, clic en la opción “Presupuestar”:

10. Corregir el valor correcto de las fuentes de financiación aprobadas por OCAD, digitando el valor aprobado teniendo en cuenta la vigencia presupuestal de donde provienen los recursos.

11. Seleccionar la Fecha de Aprobación del Proyecto y digitar el Número de Acuerdo de Aprobación del Proyecto, tal como corresponde en la realidad y da clic en la opción “Verificar”.

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12. Aparecerá un aviso donde se indica “Verificado con éxito, puede aprobar”, seguidamente de clic en la opción “Aprobar”.

13. Aparecerá una ventana donde debe confirmar y alojar el “Acuerdo de Aprobación” del Proyecto. Seleccione el tipo de documento y cargue el archivo correspondiente.

14. Le aparecerá el mensaje de confirmación de su operación, tal como aparece en la pantalla:

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Código

Evento ST-4-06 (Manual)

Descripción:

Ejecutor designado no registrado en la base de entidades públicas del CHIP.

Observación:

En el momento en que un OCAD designe a una entidad pública como ejecutora de recursos del SGR, se constituye la obligación de reporte de información al CHIP. Es así, como la entidad deberá gestionar a través de la Contaduría General de la Nación su inclusión en el ámbito de entidades públicas obligadas a efectuar reporte de las categorías FUT-SGR (Ingresos, gastos, transferencias y cierre fiscal).

Para Subsanar: La entidad pública debe gestionar ante la Contaduría General de la Nación la creación en el ámbito de reporte de las categorías FUT- SGR, para esto se debe elevar solicitud escrita motivada ante esa entidad y enviar copia de la solicitud mediante correo certificado a la Dirección de Vigilancia de las Regalías. Código Descripción: Observación:

Evento ST-4-09 (Automática) Proyectos aprobados sin registro en SUIFP del valor aprobado o con valor registrado de aprobación de cero (0) pesos Los Órganos Colegiados de istración y Decisión serán los encargados de viabilizar y aprobar los proyectos de inversión que se financiarán con cargo a los recursos del Sistema General de Regalías, previa verificación de la disponibilidad de recursos certificado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 8 Una vez realizada la sesión de un OCAD, corresponde a la Secretaría Técnica del mismo registrar en el SUIFP las decisiones tomadas en la sesión. En este caso particular realizar el registro de la aprobación del proyecto o proyectos aprobados.

Para SUBSANAR: Seguir las indicaciones dadas para la subsanación de la Alerta ST – 4 - 03

8

Artículo 27 Ley 1530 de 2012. Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co

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3.3.

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ALERTA POR INFORMACIÓN INCOMPLETA Código Descripción: Observación:

Evento EJ-1-03 (Automática) Proyectos entre 6 y 12 meses desde la aprobación, sin registro de la certificación del cumplimiento de requisitos de ejecución en Gesproy-SGR. Este evento se genera cuando el proyecto cuenta con más de 6 meses desde su aprobación y no se ha registrado en el Gesproy-SGR la certificación de cumplimiento de requisitos previos al acto istrativo de apertura de procesos de selección.

Para Subsanar: 1. Verifique que la Secretaría Técnica del OCAD que aprobó el proyecto haya emitido la certificación de cumplimiento de requisitos conforme a lo descrito en el Artículo 2.2.4.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015 y que dispone de dicho soporte. 2. Ingrese a la pestaña “Requisitos”

3. De clic en el Botón “Crear cumplimiento requisitos para contratación”

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4. Ingrese la información que se solicita en la pantalla que se despliega, una vez registrada la información de clic al botón “GUARDAR”

Código Descripción: Observación:

Evento EJ-1-04 (Automática) Proyectos con más de 12 meses desde la aprobación, sin registro de la certificación del cumplimiento de requisitos de ejecución en Gesproy-SGR. Este evento se genera cuando el proyecto cuenta con más de 12 meses desde su aprobación y no se ha registrado en el Gesproy-SGR la certificación de cumplimiento de requisitos previos al acto istrativo de apertura de procesos de selección expedido por la Secretaria Tecnica del OCAD que aprobó o las que aprobaron el proyecto.

Para Subsanar: 1. Verifique que la Secretaría Técnica del OCAD que aprobó el proyecto haya emitido la certificación de cumplimiento de requisitos conforme a lo descrito en el Artículo 2.2.4.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015 y que dispone de dicho soporte. 2. Ingrese a la pestaña “Cumplimiento de Requisitos”

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3. De clic en el Botón “Crear cumplimiento requisitos para contratación”

4. Ingrese la información que se solicita en la pantalla que se despliega, una vez registrada la información de clic al botón “GUARDAR”, es de precisar que dicho documento se expide posterior a la fecha del acuerdo de aprobación del proyecto por parte del OCAD.

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Si han transcurrido los 6 meses iniciales otorgados por la norma y la entidad ejecutora no cuenta con la Certificación de Cumplimiento de requisitos previos al acto istrativo de apertura de procesos de selección y solicitó prórroga al OCAD a través de la Secretaría Técnica del mismo por otros 6 meses, si la decisión del OCAD es que el proyecto no ha cumplido con los requisitos, debe indicar las razones dadas por la secretaría técnica para la no expedición de dicho documento y proceder a la liberación de recursos.

Código Descripción: Observación:

Evento EJ-1-10 (Automática) Proyectos sin programación con más de 6 meses de aprobación o en estado “Contratado en ejecución” Este evento se genera cuando la entidad ejecutora no ha cargado la programación inicial en la pestaña de “Planeación” del aplicativo Gesproy.

Para Subsanar: 1. Ingrese a la pestaña “Planeación”. 2. Proceda con el registro de la programación inicial conforme a lo descrito en el Manual de GESPROY – SGR Cargue PROGRAMACIÓN INICIAL

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Código Descripción: Observación:

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Evento EJ-1-12 (Automática) Proyectos con contratos de obra pública en ejecución o terminados sin cargue de registro fotográfico en GESPROY-SGR. Este evento se genera cuando la entidad ejecutora ha registrado información de contratación o ejecución física parcial o total del contrato o contratos, pero no ha reportado el registro fotográfico del mismo.

Para Subsanar: Realice el cargue del registro fotográfico del proyecto, para lo cual debe proceder con lo descrito en el Manual de GESPROY–SGR Sección Detalle – Pestaña Registro Fotográfico. Código Descripción: Observación:

Evento EJ-1-13 (Automática) Proyectos contratados sin registro en GESPROY-SGR del contrato de interventoría y/o designación de Supervisión. Este evento se genera cuando en la pestaña de contratos la entidad ejecutora ha registrado contratos del proyecto sobre los que no se ha definido o asociado la supervisión de contratos y/o contratos de Interventoría.

Para Subsanar: Proceda a registrar la información de los contratos de Interventoría o la designación de la supervisión, según sea el caso, de acuerdo con lo descrito en el Manual de GESPROY – SGR Sección Supervisión de contratos, y/o Sección CONTRATOS DE OBRA – INTERVENTORÍA. Código Descripción: Observación:

Evento EJ-1-19 (Automática) Proyectos sin registro de acuerdo y fecha de aprobación en GESPROY-SGR. Este evento se genera cuando en el aplicativo Gesproy-SGR no se ha registrado la información del Acuerdo de Aprobación del proyecto.

Para Subsanar: En la pestaña “Acuerdos””, registre la información del Acuerdo expedido por el respectivo OCAD en el cual se da cuenta de la aprobación del proyecto (Número del acuerdo, fecha, y OCAD que lo emite).

Código Descripción: Observación:

Evento EJ-1-20 (Automática) Contratos sin Asociación de fuentes de financiación o con valor asociado diferente del mismo. Este evento se genera cuando al (a los) contrato(s) registrado(s) en el aplicativo GesproySGR no se le ha asociado fuente de financiación que soporte el valor total del mismo, o el valor total de las fuentes es diferente al valor total del contrato.

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Para Subsanar: Remítase al manual del de Gesproy y en la sección “Aspectos Financieros del Contrato” “Pasos relacionar Fuentes Financiación a Contratos” verifique el caso en el que aplique y siga los pasos. Código Descripción: Observación:

Evento EJ-1-24 (Automática) Proyectos con más de 6 meses de TERMINADO sin registro de cierre en el aplicativo GESPROY-SGR Este evento se genera cuando el proyecto ha cumplido con los criterios establecidos para registrar el estado terminado y no ha registrado el cierre del mismo.

Para Subsanar: La entidad debe dar click en el botón “VERIFICAR REQUISITOS CIERRE” para que el sistema verifique los requisitos exigidos para el cierre del proyecto. Si la entidad cumple todos los requisitos exigidos excepto la alerta en mención, debe volver a pulsar el botón “VERIFICAR REQUISITOS CIERRE” para que subsane la alerta y le deje avanzar del estado terminado, al estado “para cierre” y de esta manera se activa el botón correspondiente para que la entidad pueda proceder a incluir el “Acto istrativo de Cierre”, una vez confirmada esta información, proceda a ingresar el acto istrativo de cierre del proyecto. (El archivo a cargar no puede exceder de 3 megabyte)

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Código Descripción: Observación:

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Evento EJ-2-03 (Automática) Pagos reportados bajo el concepto de "Otros pagos" sin identificar el proyecto o concepto de gasto correspondiente. El aplicativo de cuentas - SGR identifica pagos reportados sin descripción del concepto respectivo.

Para Subsanar: Todos los pagos efectuados desde las cuentas maestras de SGR deben corresponder a beneficiarios de pagos producto de la ejecución de los proyectos de inversión financiados con recursos del SGR o a pagos en la ejecución de recursos de Fortalecimiento, no obstante, existe un concepto genérico denominado "Otros pagos" el cual genera un Evento que debe ser atendido por la entidad; para ello, debe ajustarse el concepto de pago y asociarlo al proyecto desde el cual, se efectuó el desembolso o remitir al DNP la explicación pertinente por parte del representante legal de la razón por la cual se utiliza el concepto "Otros pagos", mediante oficio debidamente firmado al correo correo [email protected].

Ahora bien en el caso que el registro no corresponda producto del análisis efectuado por la entidad se deberá realizar los siguientes pasos: 1. Para realizar el ajuste al concepto, es necesario considerar que los ajustes proceden en un período que se encuentre en estado “En elaboración”.

2. Para efectuar el ajuste al movimiento anterior, la entidad debe reportar un movimiento de ingreso o egreso según corresponda y tomar el concepto “Ajuste (cancelación de detalles reportes anteriores)” y ubicar dentro de los campos solicitados, el período y el movimiento que se solicita ajustar.

Posterior a la realización del paso anterior, se debe proceder a realizar el movimiento de INGRESO / EGRESO corregido. Al momento de realizarlo el aplicativo generara la pregunta ¿Este detalle de movimiento hace parte de una corrección? Para mayor ilustración, el procedimiento denominado ajuste, se encuentra consignado paso a paso en el presente documento en el evento EJ-2-05.

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Código

Evento EJ-2-04 (Automática)

Descripción: Observación:

Egresos registrados en la cuenta maestra a favor de la misma entidad. Todos los pagos efectuados desde las cuentas maestras deben corresponder a beneficiarios de pagos producto de la ejecución de los proyectos de inversión financiados con recursos del SGR o a pagos en la ejecución de recursos de Fortalecimiento, no obstante, el evento se genera cuando se registra información de pagos en el aplicativo Web de cuentas – SGR donde se relaciona un beneficiario de pago y se evidencia que dicho beneficiario corresponde a la misma entidad ejecutora de los recursos del SGR

Para Subsanar: El evento se puede derivar de dos situaciones: La primera, que la entidad registró de forma errónea el beneficiario del pago; y La segunda, que la entidad efectivamente adelantó egresos a su favor derivados de tasas, impuestos y gravámenes o de pago de servicios generados en el marco de la ejecución de un proyecto de inversión, en aquellos casos donde la entidad ejecutora desarrolla de forma directa la ejecución de algunas actividades (como es el caso de las universidades con servicios de diplomados o especializaciones o maestrías que se realizan en la misma universidad o casos similares). 1. En el primer caso, la entidad debe realizar el ajuste en el aplicativo Cuentas-SGR al beneficiario de pago, registrando el que sea correcto de acuerdo con los soportes de las operaciones y en caso de encontrar diferencias deben realizar el procedimiento denominado ajuste, consignado en el presente documento en el evento EJ-2-05.

2. En el segundo caso, el representante legal de la entidad debe enviar comunicación suscrita por medio de correo electrónico a la cuenta [email protected], donde se señale las razones que soportan el egreso de recursos a favor de la misma entidad. En todo caso, cuando dicho egreso corresponda a la ejecución de actividades de forma directa para el desarrollo del proyecto, el mismo debe encontrarse soportado en un contrato o acto istrativo de ordenación del gasto, el cual debe estar registrado en el aplicativo Gesproy-SGR, con base en el cual se afectará el egreso en el aplicativo de Cuentas-SGR, indicando el código BPIN del proyecto y el número de contrato o acto istrativo de ordenación de gasto al que corresponde el pago.

Código Descripción: Observación:

Evento EJ-2-10 (Automática) Cuenta maestra de Asignaciones Directas sin registro de marcación en el módulo web de CUENTAS-SGR. El evento se genera cuando la entidad territorial no ha realizado la marcación de la cuenta maestra para el manejo de los recursos de asignaciones directas en el aplicativo Cuentas-

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SGR, de conformidad con el numeral 3 del artículo 3º de la Resolución 1789 de 20139 expedida por el DNP. Para Subsanar: 1. Debe realizarse el registro de marcación como cuenta maestra en el aplicativo web de Cuentas-SGR, para lo cual, la entidad en un período que se encuentre en elaboración, debe dar clic en la flecha para reporte de “Datos del período Movimientos, Embargos e Inversiones con excedentes”.

2. En la pantalla que aparece dar clic en la opción “Editar”,

3. Se despliega una ventana con la siguiente pregunta: “¿para la cuenta objeto del reporte se suscribió convenio de manejo de cuenta maestra –SGR ante la entidad bancaria de acuerdo con la Resolución DNP 1789 de 2013?”, escoger opción “SI”:

9

Por la cual se dictan normas relacionadas con la operación y registro de las cuentas maestras para el manejo de los recursos del Sistema General de Regalías y se dictan otras disposiciones Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co

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4. Para completar el proceso de marcación, el aplicativo le solicitará anexar la certificación bancaria que soporte la marcación, en la que se acredite de forma expresa que la cuenta del SGR está registrada como maestra, conforme lo dispone la resolución 1789 de 2013 expedida por el DNP, para lo cual en la pestaña “Soportes” se debe cargar la copia del respectivo documento bancario.

Código

Evento EJ-2-11 (Automática)

Descripción:

Cuenta maestra de Fondos sin registro de marcación en el módulo web de CUENTAS - SGR.

Observación:

El evento se genera cuando la entidad ejecutora no ha realizado la marcación de la cuenta maestra para el manejo de los recursos Fondos del SGR en el aplicativo dispuesto por el DNP, de conformidad con el numeral 3 del artículo 3º de la Resolución 1789 de 2013 expedida por el DNP.

Para Subsanar: Adelante el mismo procedimiento descrito para el evento anterior (Evento EJ-2-10).

Código

Evento EJ-2-13 (Automática)

Descripción: Observación:

Cuentas sin registro de ingresos por rendimientos financieros. El evento se genera por cuanto la entidad no registra ingresos por concepto de rendimientos financieros en el aplicativo de Cuentas-SGR, sobre los recursos del SGR depositados en cuentas bancarias.

Para Subsanar: El evento puede derivar de tres situaciones: la primera, que la entidad no está reportando en el aplicativo de Cuentas–SGR los intereses generados sobre la cuenta bancaria; la segunda, que la cuenta bancaria no esté generando intereses y la tercera, que la entidad registró de manera errada el movimiento en el aplicativo. 1. En el primer caso, la cuenta bancaria del SGR genera rendimientos financieros y la entidad omitió el reporte de información, por lo cual, debe realizarse el registro pertinente de dicho movimiento conforme se dispone el Manual del del aplicativo “CARGUE REPORTE DE INFORMACIÓN DE CUENTAS Y EXCEDENTES DE LIQUIDEZ DE RECURSOS DEL SGR”, numeral 2.1.1.1.2. “Registro consolidado por tipo de movimiento de la Cuenta Autorizada”, por el tipo de movimiento de Ingresos, concepto “rendimientos financieros”, el cual se encuentra publicado en el material complementario de los aplicativos, en el vínculo: https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioCuentas.aspx. 2. En el segundo caso, la entidad beneficiaria o ejecutora debe realizar la gestión ante la entidad bancaria donde se tiene la cuenta maestra del SGR, para que genere rentabilidad sobre todos los recursos depositados en la misma, y una vez se generen, adelantar el reporte de los mismos conforme se definió en el numeral 1 anterior. 3. En el tercer caso, se debe realizar el ajuste conforme el procedimiento consignado en el presente documento en el evento EJ-2-05.

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Código

Evento EJ-2-19 (Manual)

Descripción:

Entidad designada como ejecutora por el OCAD, sin registro de cuenta maestra.

Observación:

El evento se genera cuando una entidad designada para la ejecución de proyectos de inversión con recursos del SGR no tiene registrada cuenta maestra para la istración de dichos recursos.

Para Subsanar: La entidad designada como ejecutora de recursos del Sistema General de Regalías SGR, deberá adelantar el trámite de registro de cuenta maestra ante la Dirección de la Vigilancia de las Regalías del DNP conforme a lo establecido en el artículo 4 del Decreto 817 de 201410 compilado en el Artículo 2.2.4.1.2.2.3 del Decreto 1082 de 2015. La entidad para efectos de la solicitud debe tener en cuenta el tipo de recursos del SGR sobre los que ha sido designada por el OCAD como ejecutora y tener en cuenta lo siguiente: •

Si los recursos aprobados corresponden a asignaciones directas la entidad debe adelantar trámite de registro de cuenta maestra conforme a lo establecido en la Circular del DNP 007 de 2012.

•

En el evento que los recursos correspondan al Fondo de Desarrollo Regional FDR, Fondo de Compensación Regional FCR o Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación FCTI o 0,5% de Municipios Rivereños del Rio Grande de la Magdalena y Canal del Dique, la entidad debe adelantar el trámite de registro de cuenta maestra según lo establecido en la Circular 041 de 201211.

Es de indicar que las mencionadas cuentas sobre las que se solicite registro, deben ser marcadas como cuentas maestras ante la entidad bancaria, conforme lo establece la Resolución 1789 de 2013. Código

Evento EJ-2-21 (Automática)

Descripción:

Pagos a proyectos no registrados en GESPROY-SGR

Observación:

Dentro de la labor de Monitoreo a cargo del DNP se estableció que existen pagos reportados en el Aplicativo WEB de Cuentas-SGR, a proyectos BPIN que no han migrado al sistema Gesproy-SGR.

Para Subsanar: La entidad debe adelantar las gestiones ante la Secretaría Técnica del OCAD donde se aprobó el proyecto, de tal forma que a través de ésta se registre en el aplicativo SUIFP–SGR la información de aprobación de dicho proyecto, para que de esta manera el proyecto en cuestión migre al Gesproy-SGR y así la entidad pueda proceder a la actualización del registro de información en éste aplicativo.

10 Por el cual se modifican parcialmente los decretos 1949 de 2012 y 414 de 2013 y se dictan otras disposiciones, en relación con el Sistema General de Regalías 11 Orientaciones para el manejo de los recursos de funcionamiento del Sistema General de Regalías distribuidos por la Comisión Rectora y reporte de información al Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación- SMSCE del SGR

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Código

Evento ST-4-01 (Automática)

Descripción:

Proyectos aprobados en SUIFP-SGR sin registro de ejecutor designado.

Observación:

Los proyectos de inversión que se financien con cargo al Sistema General de Regalías serán ejecutados por quién designe el respectivo OCAD, con estricta sujeción al régimen presupuestal definido en esta Ley y al de contratación pública y aplicable y el ejecutor garantizará la correcta ejecución de los recursos asignados al proyecto de inversión, así como el suministro y registro de la información requerida por el SMSCE 12 Una vez realizada la sesión de un OCAD, corresponde a la Secretaría Técnica del mismo registrar en el SUIFP las decisiones tomadas en la sesión. En este caso particular realizar el registro del ejecutor e interventor del proyecto o proyectos aprobados.

Para SUBSANAR: 1. Ingresar al aplicativo SUIFP-SGR con su y contraseña. En el enlace https://suifp-sgr.dnp.gov.co. 2. Escoger el Rol Secretaría Técnica. 3. Seleccionar el menú Trámites.

4. Dar clic en la opción Ejecutor e interventor.

12

Ley 1530 de 2012, artículo 28. Ejecución de Proyectos de Inversión. Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co

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5. Se despliega una ventana con dos opciones (Se refiere a la primera vez que se va a asociar un ejecutor) (Se refiere al cambio de un ejecutor ya asociado), como lo que se desea es asociar ejecutor, dar clic en la opción “Asociar”.

Ingreso BPIN de proyecto. Clic

6. Se despliega una ventana de búsqueda de proyectos, digite el código BPIN del proyecto (o puede utilizar alguna opción de búsqueda) y de clic en lo binóculos

7. Dar clic en el lápiz para acceder a la información del proyecto.

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8. Aparece una ventana para ingresar la información del ejecutor que corresponde al NIT y al Nombre del Ejecutor para proceder a la búsqueda del mismo, es suficiente con diligenciar unos de los dos y dar clic 13 en los binóculos de búsqueda.

Ingreso de la información del ejecutor

9. Se reflejarán en la parte inferior de la pantalla las opciones de ejecutores relacionados con los criterios de búsqueda que ha ingresado.

13

Se recomienda buscar el Ejecutor por nombre con el filtro “Contenga”. Por ejemplo si desea buscar al municipio de San José de Pare, debe seleccionar en la opción de criterios de búsqueda “Contenga” y en el nombre del ejecutor “Pare”. Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co

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10. Dar clic en el lápiz para el ejecutor de su proyecto; el aplicativo le mostrará la elección de ejecutor que ha realizado y le preguntará si el interventor es el mismo que el ejecutor donde usted podrá responder si o no según sea el caso. 11. Por último da clic en la opción

que le ofrece el sistema.

Si ha ejecutado correctamente la operación el sistema le mostrará un mensaje que le indica “La operación se realizó con éxito”.

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Asociar interventor diferente al ejecutor Si en la asociación de interventor señala la opción “No”, el sistema le desplegará una ventana para digitar un criterio de búsqueda del respectivo interventor para ser asociado: 1. De clic en binóculos de búsqueda y aparecerá en la parte inferior el interventor con el criterio que ha elegido.

2. Dar clic en el lápiz para que le salga la opción de “Asociar”.

3. Dar clic en la opción de “Asociar”.

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4. ALERTAS GENERADAS HASTA EL CUARTO TRIMESTRE DE 2014 A continuación se detallan los eventos identificados hasta el cuarto trimestre del 2014 y que fueron eliminados del listado de alertas para los períodos posteriores al mencionado. Cabe resaltar que los eventos generados con anterioridad al periodo en mención, continuarán visualizándose a la entidad y sólo serán retirados una vez se subsane por la entidad el hecho que los generó.

Código

Evento EJ-1-05 (Automática)

Descripción: Observación:

Entidades territoriales con asignación de recursos y sin registro de aprobación de proyectos Este evento se genera cuando existen entidades que tienen presupuesto asignado del SGR, pero no se ha registrado en SUIFP-SGR la aprobación de proyectos con cargo a estos recursos.

Para Subsanar: Dado que es una Evento de tipo informativo el representante legal de la entidad debe enviar respuesta mediante correo electrónico a la cuenta [email protected] confirmando que efectivamente cuenta con los recursos de asignaciones del SGR y no ha hecho uso de los mismos, o en el evento que se hayan aprobado proyecto con cargo a estos, registrar tal aprobación el aplicativo SUIFP-SGR, a través de la Secretaría Técnica del OCAD.

Código Descripción: Observación:

Evento EJ-1-08 (Automática) Proyectos con registro de pagos en CUENTAS-SGR que muestran porcentaje de avance financiero superior al 100% Este evento se genera cuando sumatoria del valor de los pagos registrado al proyecto (a través del aplicativo de Cuentas-SGR, para los recursos del SGR o manuales en el GesproySGR para los recursos de cofinanciación diferentes de SGR) son superiores al valor del proyecto.

Para Subsanar: 1. Inicialmente verifique en la pestaña “Proyecto” que las fuentes de financiación correspondan a los valores aprobados por el OCAD. Si la información no es correcta continúe con el numeral 2. 2. En caso contrario se debe acudir a la Secretaría Técnica del OCAD y solicitar se realice la corrección correspondiente en el aplicativo SUIFP-SGR, de tal forma que la información de tales fuentes se corresponda con lo registrado en el acuerdo de aprobación del proyecto.

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3. Verifique que los pagos realizados al proyecto (en la opción “Pagos del Contrato” ingresando por el botón de “Detalle” que se encuentra en la pestaña “Contratos”) se encuentren registrados de manera correcta y debidamente actualizados. Recuerde que los pagos con recursos del SGR (Fondos de Compensación Regional, Fondo de Desarrollo Regional y recursos de Asignaciones Directas y 0,5% de Municipios Rivereños del Rio Grande de la Magdalena y Canal del Dique) se registran en el aplicativo Cuentas-SGR, de donde migran al Gesproy-SGR, conforme a la circular externa 002 del 8 de noviembre de 2012 expedida por el DNP. Los pagos con recursos del SGR cuya fecha sea previa al 1 de marzo de 2013 y los pagos efectuados con fuentes de financiación diferentes del SGR (independientemente de la fecha de realización) deben registrarse desde el aplicativo Gesproy-SGR, ingresando por el botón de “Detalle” que se encuentra en la pestaña “Contratos Proyecto”.

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Verifique si la sumatoria de los pagos reportados en cada contrato equivale a los pagos realizados a la fecha, en caso contrario se deben validar las situaciones señaladas en los numerales 3, 4 y 5 siguientes. 4. Si ha registrado un mismo pago en el aplicativo de Cuentas-SGR y de forma manual en el Gesproy-SGR, debe realizar el ajuste correspondiente de acuerdo a su fuente de financiación, conforme a las reglas definidas en el numeral 2 anterior. 5. Si se evidencian inconsistencias en los pagos registrados en el aplicativo Cuentas-SGR, se deben realizar los ajustes en dicho aplicativo, conforme los pasos consignados en el en el evento EJ-2-05. Recuerde verificar para aquellos contratos sobre los que se realizaron pagos de anticipos que fueron registrados en el aplicativo, que en los pagos siguientes se haya afectado debidamente la amortización de tal anticipo. 6. Si por el contrario, la inconsistencia se presenta en los pagos registrados en el aplicativo Gesproy-SGR, deben realizarse los respectivos ajustes con el perfil “Elabora y Revisa”.

Código Descripción: Observación:

Evento EJ-1-18 (Manual) Proyectos con giro de recursos de Fondos SGR sin registro de información en Gesproy – SGR Este evento se genera cuando se evidencia giros de recursos del SGR por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público sobre proyectos que no han migrado desde el aplicativo SUIFP a Gesproy-SGR.

Para Subsanar: La situación debe validarse con la Secretaría Técnica del OCAD que en principio aprobó el proyecto, para que de encontrarse aprobado, tal aprobación se registre en el aplicativo SUIFP-SGR (con fuentes de financiación) junto con la definición de la entidad pública designada para la ejecución, de tal forma que dicha información pueda migrar al aplicativo Gesproy-SGR. Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co DVR – SMSE - Equipo de Monitoreo

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Código

Evento EJ-2-12 (Automática)

Descripción:

Cuenta con registro de medida cautelar.

Observación:

El evento se genera cuando se presentan embargos sobre los recursos del SGR depositados en las cuentas maestras autorizadas o registradas.

Para Subsanar: Este evento se puede derivar de dos situaciones: la primera, que la entidad registró de forma errónea el concepto de egreso “egreso por medidas cautelares”; y la segunda, que sobre los recursos del SGR en las cuentas de la entidad efectivamente se presentaron medidas cautelares de embargo. 2. En el primer caso se debe realizar el ajuste del registro en dicho aplicativo, conforme los pasos consignados en el presente documento en el evento EJ-2-05 3. En el segundo caso, con base en el principio de inembargabilidad de los recursos del SGR dispuesto en el artículo 70 de la Ley 1530 de 2012, la entidad debe adelantar las gestiones pertinentes para que se levante la medida cautelar de embargo. Una vez la medida cautelar sea levantada y los recursos del SGR sean devueltos a la entidad, se debe registrar en el aplicativo de Cuentas-SGR el movimiento de Ingreso a través del concepto “Reintegro medidas cautelares”. En este sentido, para que el evento no se continúe generando, el valor del ingreso por reintegro de medidas cautelares debe ser al menos igual al egreso generado en su momento por el embargo de los recursos.

Código Descripción: Observación:

Evento EJ-2-07 (Manual) Recursos asignados para el fortalecimiento de la gestión y reporte de información al SMSCE sin registro de pagos en CUENTAS-SGR. El evento se genera cuando se asignan recursos para la gestión en reporte de información del SMSCE y no se registran pagos por este concepto.

Para Subsanar: 4. Se debe revisar si la entidad ha constituido compromisos con cargo a los recursos asignados para atender el fortalecimiento del SMSCE 5. En caso de ser afirmativo el punto anterior se debe revisar si la entidad a la fecha ya ha ejecutado pagos con cargo a esos recursos. 6. Se deben revisar que los pagos registrados con cargo a los recursos asignados para atender el fortalecimiento del SMSCE, se asocien al mismo.

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Código Descripción: Observación:

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Evento EJ-2-08 (Manual) Pagos registrados en CUENTAS–SGR por valor superior al monto asignado para el fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD. El evento se genera cuando los pagos registrados de recursos para el fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD superan el monto asignado del mismo.

Para Subsanar: 1. Se deben revisar que los pagos registrados con cargo a los recursos asignados para atender el fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD, correspondan a dicho concepto. 2. En caso contrario si se registraron pagos que no corresponden al concepto, se debe realizar el respectivo ajuste. Código Descripción: Observación:

Evento EJ-2-09 (Manual) Recursos asignados para el fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD sin registro de pagos en CUENTAS-SGR. El evento se genera cuando se asignan recursos para el fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD y no se registran pagos por este concepto.

Para Subsanar: 1. Se debe revisar si la entidad ha constituido compromisos con cargo a los recursos asignados para atender el fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD 2. En caso de ser afirmativo el punto anterior se debe revisar si la entidad a la fecha ya ha ejecutado pagos con cargo a esos recursos. 3. Se deben revisar que los pagos registrados con cargo a los recursos asignados para atender el fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD, se asocien al mismo.

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5. GENERACIÓN DEL REPORTE ALERTAS SMSCE EN GESPROY SGR En la página de ingreso a los módulos seleccionar dar clic en el botón denominado “Reportes Específicos de Excel”.

En la ventana emergente denominada “Reportes específicos Excel” desplegar la lista de “Consulta a ejecutar” y seleccionar la opción “Alertas SMSCE” y en las opciones de parámetros del reporte seleccionar departamento y nombre de la entidad. Finalmente dar clic en el botón generar archivo.

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En el archivo de Excel que se genera se puede consultar la información de los eventos como el período de generación, estado, código, descripción, entre otros.

Para conocer los eventos que actualmente tiene la entidad sin subsanar realice los siguientes pasos en el archivo de Excel que género: 1. Seleccione la fila 2 y en el menú Datos active la opción FILTRO

2. En la columna C en la opción “ESTADO” filtre seleccionando SIN SUBSANAR y de clic en el botón “Aceptar”

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3. Tenga en cuenta que los eventos cambian de estado a “Subsanada” dependiendo de su “Tipo de Generación”. Los eventos de generación “Automática” cambian de estado aproximadamente 48 horas después de ajustar las variables en los aplicativos y se puede consultar la fecha de subsanación en la columna D.

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6. ASISTENCIA En el evento que la información contenida en el presente documento sea insuficiente para la solución de la alerta, para efectos de la asistencia y orientación puede comunicarse a través de la mesa de ayuda, a cualquiera de las sedes del SMSCE del DNP en el país, o con el Equipo de Monitoreo de la SMSE de la Dirección de Vigilancia de las regalías así:

MESA DE AYUDA DNP (NIVEL 1) Correo Electrónico

[email protected]

Teléfono:

3815000 Ext .: 3924, 3971, 3972, 3973, 3974

Sedes DNP en el país (NIVEL 2):

REGIONAL CARIBE I (La Guajira, Cesar, Magdalena, Atlántico) Dirección Sede: Teléfono Fijo: s Skype:

Calle 15 No. 3-25 Piso 7 Edificio BCH, Santa Marta 075-4230570 Santa Marta SMSCE.CARIBE.01 y SMSCE.CARIBE.01-

REGIONAL CARIBE II (Córdoba, Sucre, Bolívar y San Andrés Islas) Dirección Sede: Teléfono Fijo: s Skype:

Carrera 5a No. 63-15 Of. 302 Edificio Bancolombia. Montería 094-7892848 Montería SMSCE.CARIBE.02 y SMSCE.CARIBE.02-

REGIONAL PACIFICO Dirección Sede: Teléfono Fijo: s Skype:

Calle 6 No. 1 - 42 Piso 5 Edificio Torre Centenario. Cali 3116007805 / 2- 6606969 - Cali SMSCE.PACIFICO.01 y SMSCE.PACIFICO.02

REGIONAL EJE CAFETERO Dirección Sede: Teléfono Fijo: s Skype:

Carrera 43 A No. 1 Sur-220 Of. 601, Edificio Porvenir. Barrió El Poblado. Medellín 074-2669652 Medellín SMSCE.EJECAFETERO.01 y SMSCE.EJECAFETERO.02

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REGIONAL CENTRO ORIENTE Dirección Sede: Teléfono Fijo: s Skype:

Carrera 26 No. 36-14 Piso 9 Edificio Fénix. Bucaramanga 7-6804285 Bucaramanga SMSCE.CENTROORIENTE.01 y SMSCE.CENTROORIENTE.02

Dirección Sede: Teléfono Fijo: s Skype:

Carrera 7 No. 7-06 Edificio Séptima Avenida. Neiva 8-8715795 Neiva SMSCE.CENTROSUR.01, SMSCE.CENTROSUR.02 y SMSCE.CENTROSUR.03

Dirección Sede: Teléfono Fijo: s Skype:

Calle 39 No 30 A-43 Piso 2. Villavicencio 3175125638 / 078-6730581 Villavicencio SMSCE.LLANOS.02

REGIONAL CENTRO SUR

REGIONAL LLANOS

Equipo de Monitoreo Bogotá (NIVEL 3):

EQUIPO DE MONITOREO Y ANÁLISIS DE INVERSIONES SGR Dirección: Rol Coordinador

Calle 26 No. 13 – 19. Edificio Fonade Piso 10. Bogotá D.C.

Consultor Arbey Avendaño Castrillón

Análisis Regional

Consultor

Caribe I

Oscar Fabian Paez R.

Caribe II

Teléfono 3815000 Ext 1016

Teléfonos

Correo [email protected]

Correo

3815000 Ext 1018

[email protected]

Lucy Carrillo Diaz

3815000 Ext 1015-1001

[email protected]

Pacifico

Alexander Rodriguez

3815000 Ext. 1015-1013

[email protected]

Eje Cafetero

Alba Barrera Castro

3815000 Ext. 1015-1000

[email protected]

Centro Oriente

Constanza Raquel Salazar

3815000 Ext. 1015-1000

[email protected]

Centro Sur

Ruth Katerine Oliveros

3815000 Ext. 1015-1000

[email protected]

Llanos

Neila Consuelo Ruiz

3815000 Ext. 1015-1000

[email protected]

Cuentas - FUT

Yahir Giovanny Ostos Naranjo

3815000 Ext. 1007-1052

[email protected]

Cuentas – FUT

Ezequiel Lopez Bravo

3815000 Ext. 1007-1052

[email protected]

Cuentas - FUT

Juan Carlos Castañeda Mendoza

3815000 Ext. 1007-1052

[email protected]

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