Fmea-laboratorium u26c

Failure Mode and Effect Analysis Worksheets DINAS KESEHATAN KABUPATEN PURWAKARTA

I.

Pelayanan Laboratorium

UPT PUSKESMAS MUNJULJAYA

KERTAS KERJA FMEA

Lingkup proses pelayanan yang akan diteliti: Pelayanan Laboratorium UPT Puskesmas Munjuljaya

Tujuan Tim FMEA (Tim Mutu Puskesmas): Melakukan penilaian, analisis dan menyusun rekomendasi perbaikan terhadap prosedur pelayanan laboratorium rujukan dari posyandu

Tanggung jawab tim:  Melakukan analisis  Menyusun rekomendasi perbaikan  Melaksanakan perbaikan (apabila ternyata ada kesalahan/kekurangan) Proses yang diteliti melibatkan unit-unit atau petugas kesehatan dari disiplin keilmuan, yaitu: 1. Tim Mutu 2. Tim PMKP 3. Unit Laboratorium 4. Unit Pelayanan KIA 5. Unit Pendaftaran dan Rekam Medik 6. Loket Pembayaran 7. Posyandu

Anggota tim FMEA mewakili unit-unit/disiplin keilmuan: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Nunun Tri Aryanty, dr. (Ketua) Novia Maulinawati, SST (Notulis) Nurhayati, AMd.Keb. (Narasumber) Imas Saribanon, AMd. Keb Irawati, AMd.Keb Suci Nopitri, AMd. Kep

Failure Mode and Effect Analysis Worksheets DINAS KESEHATAN KABUPATEN PURWAKARTA

Pelayanan Laboratorium

UPT PUSKESMAS MUNJULJAYA

Anggota tim meliputi 1. Individu yang terkait langsung dengan proses 2. Individu yang kritikal diperlukan untuk penerepan perubahan 3. Pimpinan yang berpengetahuan, dihargai dan kredibel 4. Individu yang mempunyai kewenangan pengambilan keputusan 5. Individu dengan pengetahuan luas

Sumber daya yang dibutuhkan agar tim FMEA dapat bekerja:  Man (meliputi semua unit yang terlibat)  Money (biaya operasional rapat)  Material (terutama data statistik pada unit laboratorium)  Machine (berupa hardware dan software untuk rapat, analisis data, dan presentasi laporan)  Method (alur kerja unit laboratorium dan kesepakatan sistem kerja tim FMEA)

Dokumentasi proses meliputi: Alur pelayanan Pasien Unit laboratorium, jenis dan tarif produk layanan, data kunjungan pasien dan data rekam medis pasien

Biaya yang dibutuhkan tim Rp. 200.000,-

Batas waktu penyelesaian FMEA 3 hari

Hasil akan dikomunikasikan kepada siapa, dg cara bagaimana dan kapan : Kepala Puskesmas Munjuljaya dan semua unit pelayanan terkait, pelaporan dilakukan dengan cara presentasi dan penyerahan laporan secara tertulis.

II. FLOW CHART (ALUR SEKARANG)

Pasien Posyandu Pasien Dalam Dengan rujukan

Tanpa rujukan

Pendaftaran

Bagian Rekam Medis

Unit Pelayanan Unit Laboratorium

Unit Laboratorium

Unit Laboratorium

Pengambilan Spesimen Pasien membayar di kasir Pengambilan hasil (oleh pasien)

Hasil dibawa pulang pasien

Hasil dibawa pasien ke unit pengirim

Hasil normal

Hasil tidak normal

Dicatat dalam RM

Disimpan dalam RM

Tidak dicatat dalam RM

Dibawa pasien

Disimpan di Ruangan

Proses : Alur Pelayanan Laboratorium catatan: RPN cut-off point disepakati untuk ditetapkan pada nominal 150 poin

No

Tahapan Proses

Failure Mode Penyebab Potensial Validasi (indikator) (model kesalahan) potensial

Efek Potensial

Kontrol (barier)

Tindakan yang

yang ada sekarang

direkomendasikan (perubahan disain)

1

Pendaftaran Pasien

Pasien luar tidak mendaftar

Tidak ada informasi/ Data tidak ada petunjuk pasien luar harus mendaftar

Tidak ada

5

2

1

10

Semua jenis pasien Pasien ke unit harus melalui bagian Laboratorium memiliki pendaftaran nomor RM

2

Pendaftaran Pasien

Identitas pasien tidak lengkap

Petugas pendaftaran RM yang diambil tidak memeriksa salah kelengkapan identitas pasien

Tidak ada

4

2

5

40

Dibuat checklist untuk mendata kelengkapan identitas pasien

Data identitas pasien dalam SIM lengkap

3

Pendaftaran pasien

Kesalahan entry identitas

Data identitas pasienRM yang diambil yang kurang lengkap salah

Dokter memeriksa 4 kesesuaian dengan data visite sebelumnya

2

5

40

Pasien diminta memberikan data identitas yang lengkap

Jumlah RM yang dikembalikan karena kesalahan pengambilan RM (%)

4

Pelacakan Pasien luar tidak dan Distribusi memperoleh RM RM

Tidak ada informasi/ Data tidak ada petunjuk pasien luar harus memiliki RM

Tidak ada

5

3

1

15

Semua jenis pasien Pasien ke unit harus melalui bagian Laboratorium memiliki pendaftaran dan nomor RM memiliki RM

5

Pelacakan Pasien dalam tidak RM hilang/ belum dan Distribusi memperoleh RM kembali dari klinik RM

Penelusuran RM ke 6 semua unit

3

1

18

Tracing RM yang Jumlah RM tidak belum kembali kembali pada akhir dilakukan harian ke hari pelayanan (%) semua unit

Data tidak ada

6

Pelacakan Kesalahan dan Distribusi membaca nomor RM RM

Format penulisan RM yang diambil nomor pada map RM salah yang berupa 2 kolom dan 3 lajur tanpa petunjuk arah pembacaan yang jelas

Petugas 3 melakukan crosscheck antara kartu periksa, data RM dalam SIM, dan dokumen RM

2

1

6

Pembuatan desain Jumlah RM yang dokumen RM yang dikembalikan tidak rancu/jelas karena kesalahan cara pembacaannya pengambilan RM (%)

7

Pelacakan Kesalahan dan Distribusi mengambil RM RM

kurang lengkapnya RM yang diambil identitas pasien atau salah petugas sedang kurang fokus

Dokter memeriksa 3 kesesuaian dengan data visite sebelumnya

2

1

6

Pasien diminta memeriksa kembali apakah dokumen RM sudah sesuai dengan identitas pasien

8

Posyandu

Rujukan ke unit Bidan perujuk tidak Kesalahan Laboratorium tidak terbiasa menulis pemberian jenis terdokumentasikan rujukan untuk produk layanan permintaan lab; laboratorium belum ada punishment untuk tidak mendokumentasikan kegiatan

Tidak ada

3

3

8

72

Dibuat aturan Semua pasien ke tentang unit Laboratorium dokumentasi rujukan dengan keterangan (misal: pasien hanya rujukan akan dilayani bila ada keterangan rujukan)

9

Posyandu

Hasil Lab tidak Bidan perujuk tidak Data tidak ada terdokumentasikan terbiasa menulis dalam RM analisis hasil lab ke dalam RM; belum ada punishment untuk tidak mendokumentasikan kegiatan

Tidak ada

7

7

2

88

Dibuat aturan Jumlah RM dengan tentang rujukan ke unit dokumentasi analisis Laboratorium tanpa hasil laboratorium dokumentasi analisis hasil laboratorium (%)

10

Posyandu

Kesalahan pembacaan hasil laboratorium

Tidak ada

3

8

8

192

Diagnosis, perawatan pengirim

tepat

Keterbatasan kemampuan pembacaan hasil laboratorium

Kesalahan Penetapan hasil Diagnosa

Jumlah RM yang dikembalikan karena kesalahan pengambilan RM (%)

Pemberian analisis Ada keterangan hasil laboratorium oleh analisis hasil lab ekspertisi Laboran oleh laboran feed back dari unit

11

Unit Lab

Laboratorium

12

Unit Lab

Unit Lab 13 angka kerusakan

spesimen mudah

Kesalahan jenis Pelayanan lab

Instruksi permintaan Kesalahan Hasil pemeriksaan lab secara lisan interpretasi diagnosa

yang diperiksa (tidak tertulis) dan petugas unit Laboratorium yang kurang fokus

3

8

2

48

oleh petugas perujuk

Dibuat aturan lab dianalisis

Semua pasien ke tentangunit

dokumentasi rujukan dengan keterangan (misal: pasien hanya rujukan akan dilayani bila ada keterangan rujukan)

Kesalahan teknik pengambilan specimen

Keterbatasan Kesalahan Hasil pemeriksaan 3 kapabilitas petugas hasil Interpretasi lab dianalisis unit Laboratorium oleh petugas perujuk

8

5

120

Pemberian analisis - terdapat hasil lab oleh keterangan laboran analisis hasil lab oleh laboran - Diagnosis dan perawatan tepat

Kualitas hasil

Instruksi petugas

4

8

5

160

Kesalahan /

pemeriksaan diulang

Lab yang Lab yang kurang Kerusakan reagen kurang baik (misal: /kondisi pasien kurang reagen mendekati kooperatif

Pemberian instruksi-

baik tertulis dan lisan mengenai teknis

kadaluarsa)

reagen minimal pengambilan yang dpt dgn

dipahami - Diagnosis dan perawatan tepat

pasien

14

Unit Lab

Interpretasi hasli Analis Laboratorium Kesalahan tidak sepenuhnya hanya satu orang diagnosis dilakukan oleh ekspertisi Laboran

Tidak ada

5

8

5

200

Penegakan prosedur - terdapat interpretasi hasil lab keterangan analisis hasil rontgen oleh ekspertisi radiolog

15

Kasir

Kesalahan nominal Tidak adanya Kerugian pembayaran informasi tertulis dari pendapatan antar petugas unit Laboratorium ke loket pembayaran tentang jenis pelayanan dan jenis pasien (dalam/luar)

Cross-check rekap Pendapatan

1

1

1

1

Pemberian informasiSelisih pencatatan pendapatan oleh tertulis dari petugas

bagian keuangan

unit Laboratorium ke unit loket pembayaran tentang jenis pelayanan dan jenis pasien (dalam/luar)

IV. FLOW CHART (ALUR REKOMENDASI)

Pasien Posyandu

Pasien Dalam

Dengan rujukan

Tanpa rujukan

Pendaftaran

Pendaftaran

Pendaftaran

Bagian Rekam Medis

Bagian Rekam Medis

Bagian Rekam Medis

Unit Pelayanan(buat rujukan)

Klinik (buat rujukan)

Unit Laboratorium

Unit Laboratorium

Unit Laboratorium

Pasien diberi informasi jenis,prosedur & tarif layanan yang akan dilakukan Pengambilan spesimen Pasien membayar di kasir Hasil laboratorium dianalisis oleh Laboran Normal

Hasil dibawa pulang pasien

Tidak Normal

Hasil Lab

Hasil dibawa ke Unit Pelayanan Analisis hasil laboratorium didokumentasikan Dokter/petugas Hasil Laboratorium disimpan dalam RM

Hasil laboratorium dibawa pasien

Hasil laboratorium dibawa konsul RS