Auditoria Operativa En Bolivia 664s51

TEMA 1 FUNDAMENTOS DE LA AUDITORIA INTERNA 1. INTRODUCCIÓN La auditoría interna es una función de alta y gran jerarquía, que requiere profesionales especializados, inteligentes, capaces e íntegros. Quienes se dediquen a este trabajo, deben conocer claramente cuál es su misión y sus responsabilidades, para rendir mejores servicios y brindar buenos resultados a la organización, mediante su experiencia y colaboración en la búsqueda de sus fines. El producto final de la auditoría interna es un servicio al resto de la organización. Por lo tanto, esta ayuda debe ser atractiva, deseable, oportuna y, preferiblemente, eficaz para que sus recomendaciones permitan alcanzar los objetivos de la organización. 2. RESEÑA HISTÓRICA El vocablo "Auditoria" fue asimilado al idioma castellano luego cíe su amplia y profunda difusión en el idioma inglés. Deriva etimológicamente del latín del vocablo Audire oír y es considerado como un vocablo de segunda formación que contiene sin perpetuación el AU latino, a diferencia de oidor de "oidorie", que serían los de primera formación. La función de auditor, es muy antigua en la historia de la humanidad. El primer origen de esta profesión está en la civilización Sumeria, pueblo antiquísimo de Babilonia, que vivió 2.600 años antes de Cristo. Los escribas preparaban listas sintéticas de las transacciones. Estas, eran posteriormente confrontadas contra las listas originales preparadas por otros individuos. Las evidencias de tales controles fueron descubiertas por los arqueólogos y mostraban pequeños puntos, tildes y círculos al lado de los números. Por lo expuesto, se deduce que éste fue el comienzo del control, ya que hay "separación de funciones o tareas" y confrontaciones sistemáticas. Se pudo comprobar que prácticas similares surgen de los registros de los egipcios, persas y hebreos. Los primeros, requerían que los registros oficiales fueran auditados por una tercera persona y que la cantidad correcta de granos que entraba en los depósitos fuera avalada mediante la certificación de un recibo. A los griegos y romanos les preocupaba la auditoría de las finanzas públicas o de los fondos del erario. Los griegos, preferían que los auditores fueran personas esclavas, ya que las conclusiones de éstos bajo la pena

de tortura eran más correctas o fidedignas que las que expresaban los hombres libres bajo juramento. A comienzos del siglo trece en la ciudad de Pisa (Italia) se contaba con un revisor oficial. En ese entonces, el control se realizaba mediante el registro de los mismos datos y conceptos por dos o más personas en sendos libros que, posteriormente, eran comparados, estudiándose las diferencias. En Gran Bretaña, el tesorero (que llevaba su propio libro), era controlado por intermedio del Secretario de la Cancillería y un representante del Rey, quienes poseían sus propios libros, los cuales albergaban registros coincidentes. Existe una referencia concreta sobre el vocablo "auditor" que se remonta al año 1285, cuando en Inglaterra el Rey Eduardo I ordenó que todos los magistrados chambelanes servidores y recaudadores de fondos debían llevar cuentas perfectamente ordenadas de sus tareas o gestión. Los auditores debían acusar a los defraudadores, conduciéndolos luego a la prisión más próxima. En el año 1310 se creó el Consejo Londinense, que era una asociación profesional que realizaba auditorias. En Escocia, la corona designaba "Lores Auditores" con el objeto de realizar o efectuar la censura de los libros del Tesoro y los del Chambelán.

Cristóbal Colón en 1492 fue acompañado en su viaje hacia el nuevo mundo, por un auditor enviado por la reina Isabel como representante de ella. Con la invención del sistema de la Partida Doble, en el año 1494, por Fray LúcaPacioli, se dieron nuevas orientaciones al tema. En Italia, en la ciudad de Venecia, se creó en 1591 el "Collegiode¡Raxonati", institución de revisores oficiales, considerada como la primera asociación de auditores. Posteriormente, en 1658 se crean entes similares en las ciudades de Milán y Bolonia con el nombre de "Academia deiRagionieri". Mi entras tanto, en Francia, existía en el año 1640 el "Tribunal de Cuentas de París", durante el gobierno del ministro Colbert, para el examen de las cuentas oficiales, donde actuó durante aproximadamente 20 años el célebre matemático Bertrand Francois Bareme, autor del libro "Contabilidad por Partida Doble". En la segunda mitad del siglo XVIII se produce la Revolución Industrial y se genera un proceso de cambio en: 1. El funcionamiento interno de las empresas.

2.

La organización del ente.

3. La información contable. 4. El control de gestión. 2.1 El origen de la auditoría interna El proceso de la auditoría se realizaba cuando los contadores revisores, una vez cerrados los libros, cumplían con sus cometidos. El trabajo del auditor cada vez resultaba más extenso debido al crecimiento de las empresas, complejidad de la producción y formas de comercialización; por lo tanto, se debió recurrir a la realización de auditorías intermedias. Esto se vio facilitado por dos causas: el perfeccionamiento de los registros y la estabilidad en sus cuerpos de los auditores externos. La extensión de los trabajos obligó a implementar un sistema de control interno que inspirara confianza a los auditores para que éstos pudieran apoyarse en él, limitando su análisis al estudio selectivo de las partidas. Desde entonces los objetivos de la función son dos: la auditoría del balance para obtener un resultado más seguro y una auditoría permanente sobre la gestión de la empresa. Se crean entonces en el seno de la empresa verificadores internos con el fin de detectar errores contables y localizar, mediante el análisis de los libros, registros y planillas, eventuales fraudes y pérdidas del patrimonio. Posteriormente, a estas personas se las denominó auditores internos. En un principio el objetivo de la labor era la contabilidad ya que ésta al ser manual producía una gran cantidad de errores, pero cuando aparecieron los medios mecánicos de registración, el auditor interno comenzó a trabajar en otro tipo de comprobaciones, especialmente en controles de caja, haberes y existencias. En el año 1933, en ¡os Estados Unidos, la auditoría interna da un paso importante. En ese momento regía la ley de Segundad y un año después la ley de Seguridad Cambiaría, que establecía que las gerencias eran responsables de la exactitud de los estados contables. Por lo tanto, las empresas contrataron auditores externos para realizar verificaciones más detalladas de la contabilidad. Estos auditores externos controlaban a los internos carentes entonces del prestigio de los primeros. Pero la auditoría interna, como profesión específica, definida e independiente no emergió hasta el año 1941 cuando se crea THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS. Posteriormente, el auditor salió de los registros contables y entró en la faz actual, asumiendo nuevas e Importantes posturas. El Instituto se ha pronunciado sobre aspectos de la profesión entre los que podemos citar: 1. El objetivo del Instituto es promover y mejorar el status de la auditoría

interna y realzar su prestigio. 2. El objetivo general de la auditoría interna es asistir a la empresa en el

logro de la istración más eficiente en las operaciones de la organización. 3. El auditor interno, actúa como un revisor y analista crítico para beneficio de la gerencia de la empresa. 3. DEFINICIÓN DE AUDITORIA INTERNA Existen sobre el tema diversas definiciones que, en el transcurso del tiempo, marcan estados del pensamiento que se tenían sobre esta profesión. Webster define a la auditoría interna como: 1. "Una verificación regular y continuada de los libros de contabilidad

llevados por los empleados de un negocio, contrastando con la auditoría independiente. 2. Una revisión del sistema de control interno de un negocio", La Enciclopedia Británica dice: "los auditores internos tratan de determinar si los requerimientos de un sistema contable son cubiertos eficientemente y además si el sistema en sí se adecúa a las necesidades gerenciales". La original "Declaración de Responsabilidades del Auditor Interno" del año 1947 del THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS decía: La auditoría interna interviene en principio en asuntos contables, pero puede también intervenir adecuadamente en materias de naturaleza operativa. La revisión de la "declaración de responsabilidades" fue realizada en varias oportunidades: en 1957, 1971, 1976 Y en 1990. En esta oportunidad queda definida de la siguiente manera: "La Auditoría Interna es una función independiente establecida dentro de una organización para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la organización. Por su parte, A. H. Kellt la define de la siguiente forma: "la auditoría interna es un examen analítico de las diversas actividades de la empresa, que en general, emplea como base o punto de partida los diversos registros originales o resumidos de la empresa". Otras definiciones, que tuvieron gran divulgación fueron las siguientes: a) La auditoría interna, es una actividad de evaluación independiente

dentro de una organización, para la revisión de operaciones de contabilidad, financieras y otras, como base de servicios a lu Dirección. Es un control general que funciona mediante la medición y evaluación de la efectividad de otros controles.

b) La definición de L. B. Sawyer. "auditoría interna es la evaluación

independiente de las diversas operaciones y sistemas de control dentro de una organización, a fin de determinar si las políticas y procedimientos establecidos son aplicados, los estándares fijados

son alcanzados, los recursos son utilizados eficiente y económicamente, los planes trazados son realizados de manera eficiente y si los objetivos' de la organización se están realizando".

c) Finalmente la definición del III.A. Professional Practicas Framework es:

"La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinario para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección".

4.- OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA 4.1. Objetivos Para ser breves y concretos, detallaremos los objetivos que persigue la auditoría interna: 1. Dedicarse a las áreas o sectores de mayor exposición y riesgo. 2. Dedicarse a las debilidades detectadas y no concentrarse en las áreas

fuertes. 3. Reducir los problemas de las auditorías anuales preparando un plan o

programa con los auditores externos. 4. Realizar trabajos de auditoría en el nivel de dirección que asegurará una

medida efectiva de corrección. 5. Informar a la Dirección Superior sobre el estado, actuación y conclusión

de la auditoría realizada. 6. Asegurarse que existe una proporción razonable de costo-beneficio

sobre el tiempo invertido en un trabajo de auditoría. 7. Establecer y asegurar que las cuentas presentadas son correctas y

perfectamente expuestas. 8. Determinar por intermedio de revisiones, exámenes, investigaciones o

estudios, que todos los procesos operativos se están llevando a cabo de una manera eficiente y económica y con la adecuada organización y istración. •, 9. Asegurar que se cumple con las políticas, los manuales, instrucciones, normas, etc. que fueron aprobadas por la Dirección Superior.

4.2 Requisitos Los requisitos que deben cumplirse para poder tener una auditoría interna efectiva son: 1. Una distribución correcta o adecuada de autoridad, emanada de la Dirección Superior. 2. Apoyo efectivo y constante, es decir, que la auditoría esté perfectamente respaldada por la Dirección Superior. 3. Un plantel adecuado de personas capaces, que piensen en términos o en forma gerencial y que puedan perfectamente interrelacionarse con todo el personal de la empresa. 4.3. Responsabilidad Funcional En el trabajo del auditor, está involucrada la responsabilidad funcional que éste tiene: 1. Examinar o estudiar los controles internos, sobre las transacciones monetarias, cuentas a cobrar y pagar, títulos y valores, e ingresos y egresos varios. 2. Supervisar y evaluar los controles internos para determinar y corregir las

excepciones desconocidas, 3. Evaluar las medidas de segundad en toda la organización. 4. Realizar inventarios o recuentos físicos y efectuar los controles necesarios

que aseguren un adecuado resguardo de los bienes físicos. 5. Controlar los bienes físicos y todo el equipo para asegurar que su uso es

adecuado, que se le realiza el debido mantenimiento y que se obtiene el mejor beneficio de la inversión de capital realizada. 6. Realizar una revisión de contratos, convenios o acuerdos, celebrados por

la organización, para verificar que los mismos no perjudican a la empresa. 7. Supervisar los procesos y procedimientos de la empresa para determinar

si los resultados que producen son los adecuados. 8. Como consecuencia del trabajo, se debe emitir un informe que sea

objetivo, conciso y oportuno, que suministre a la Dirección Superior, una información rápida y segura. 9. Proveer una fluida, constante y rápida recomendación que permita

hacer mejoras en la situación actual de los métodos y procedimientos que se aplican en la empresa. 10. Actuar como asesor de la empresa en los temas que tenga conocimiento el auditor.

5. CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA INTERNA Debemos tener en claro que la auditoría Interna no debe ser confundida con algunas funciones de línea como, por ejemplo, el control previo o aprobación de operaciones, ni con la auditoría externa enfocada hacia la certificación de los estados contables. Los del departamento de auditoría interna son empleados de la empresa, independientes de cualquier otra función, actividad, tarea operación, con la autoridad y responsabilidad de efectuar las tareas de auditoría interna de cualquier sector o función de la organización. La auditoría, se realiza a posterior/ de la ejecución de las operaciones, transacciones o actividades controladas. Pero es conveniente, que para ser efectiva la auditoría, sea realizada dentro de un período prefijado de tiempo posterior a la ejecución de las tareas. El fin que persigue la auditoría interna es ayudar a todos los componentes de la Dirección Superior a descargar efectivamente sus responsabilidades operativas y a lograr sus metas proporcionándoles información, análisis, evaluación, coméntanos, sugerencias y recomendaciones pertenecientes a las transacciones verificadas. El trabajo del departamento de auditoría interna está enfocado hacia: 1. Determinar la adhesión o cumplimiento de las políticas, metas y objetivos. 2. Determinar la confiabilidad o seguridad de la información, que es fuente

para la toma de decisiones. 3. Asesorar a la Dirección Superior. 4. Salvaguardar el patrimonio de la empresa: ya fueren tanto los bienes

materiales, como el medio humano que actúa en la misma. 5. Estudiar las posibilidades de fraude, corrupción o robo, del patrimonio de la empresa y establecer las medidas que minimicen el riesgo. 6. Tratar de descubrir e informar de inmediato cuando detecte irregularidades, desviaciones o maniobras ¡lícitas. 7. Examinar, evaluar e informar sobre el sistema de control interno, el rendimiento de la organización y el estado en que ésta trata de lograr eficiencia y efectividad. 8. Sugerir y recomendar mejoras en cuanto al sistema de control interno, los

sistemas istrativos, procedimientos en general.

informativos

y

contables

y

todos

los

9. Colaborar con la auditoría externa realizando tareas en coordinación

con la misma para asegurar un adecuado control y revisión de la empresa. En base a lo expuesto precedentemente pasamos a detallar lo que NO DEBE HACER el auditor: 1. Efectuar operaciones de línea. 2.

Llevar libros o registros.

3.

Custodiar bienes.

4.

Ser parte de un proceso.

Revisar previamente una operación antes que ésta esté finalizada, para garantizarla como correcta. 5.

6. Aprobar o autorizar transacciones o comprobantes. El auditor interno debe ser amistoso y con un gran sentido de cooperación, por lo tanto, debe escuchar atentamente y ser comprensivo. Un auditor eficaz es aquel que posee una mentalidad inquieta y estudiosa, por lo tanto, se requiere que esté perfectamente actualizado y, por último, que diferencie claramente los temas importantes de aquellos otros de menor relevancia. El éxito de una auditoría está dado por: 1. 2. 3. 6.

Competencia técnica. Comunicación fluida y oportuna Relaciones Humanas CONCLUSIONES

Los Auditores internos ejercen un papel importante en las organizaciones, "comunican" a los es el desarrollo de las actividades ejecutadas en la organización. Este papel importante está condicionado con la calidad de las evidencias que se hallan durante sus trabajos. Por lo tanto las evidencias obtenidas consignadas en los informes como justificación del soporte del trabajo efectuado. El perfecto entendimiento por parte de los auditores internos de conceptos, de evidencia adoptados en la auditoría externa, es útil como forma de mejora de su trabajo en la organización en que actúa. El auditor interno que sabe evaluar, que considere la importancia relativa y riesgo probable de error minimizará el riesgo de auditoría de su trabajo. El riesgo de auditoría es el riesgo de que el auditor concluya y opine que los

estados financieros tomados en conjunto están presentados razonablemente cuando en realidad no lo están. Un trabajo es reconocido cuando es un trabajo de calidad, para que la auditoría interna sea considerada por el como actividad indispensable es necesario que los informes de los auditores sean útiles, relevantes y confiables. Concluimos que los conceptos adoptados de la auditoría externa de evidencia pueden ser adoptados por los auditores internos en la práctica de su trabajo.

TEMA 2 FUNDAMENTOS DE AUDITORÍA OFERATIVA Durante Ios últimos años se han utilizado diversas nominaciones para identificar el alcance y caracteristicas de este tipo de auditoría, en efecto términos como "Auditoría lntegral" para dar una idea de la naturaleza y cobertura amplias de la auditoría, "Auditoría Operacional", "Auditoría Gerencial", "Auditoría istrativa", son expresiones bien conocidas por los auditores, por lo que son utilizados y se utilizan como sinónimos. De Ias varias expresiones formuladas la mas adecuada es la de Auditoría Operacional, por cuanto significa Ia evaluación de las operaciones integrales que realiza una entidad, para este fin es conveniente definir su alcance, contenido y propósito, que podrían expresarse de la siguiente manera:

"La auditoría operacional es un examen objetivo de la gestión Operativa de una entidad, su entorno y los sistemas operativos Internos, y se orienta a identificar oportunidades de mejoras o Cambios, analizar y evaluar las debilidades, amenazas y Oportunidades, con el propósito de lograr que las actividades Empresariales se ejecuten con eficiencia, efectividad y Economía".

Un análisis del entorno y los sistemas operativos internos, mencionados en la definición anterior, nos revela la naturaleza de estos factores: Entorno Empresarial En su sentido más amplio significa el contexto económico, político, social, tecnológico, legal, cultural y demográfico, en el que la empresa opera. Organización Las empresas considerando sus objetivos se organizan con base en un modelo de istración, que responde a las características del entorno en el que la empresa debe operar de tal manera que su estructura, los sistemas, los

procesos y actividades, se deberán adecuar a los requerimientos estratégicos formulados por la empresa. Sistemas Operativos Un sistema es un conjunto de elementos tales como personas, equipos, productos, información, etc., inter relacionados entre sí y con los atributos que los elementos contengan, con un objetivo determinado, que será el objetivo que la empresa tiene en particular. En síntesis, un sistema es un conjunto de interrelaciones. Visión y Misión Las empresas deben establecer una dirección significativa en cuanto a que es lo que trata de hacer, visión, y en que se quiere convertir, misión. Estas dos expresiones expresan la exposición de intenciones que tiene la organización de delimitar una posición empresarial determinada. Actividades, Procesos y Programas La empresa para poder cumplir con sus objetivos debe utilizar recursos: Capital humano, los empleados, Financieros, como la estructura de capital. Productivos como las plantas y equipos, fuentes de a las materias primas y materiales. lnfraestructltra, como edificios, depósitos, equipos de distribución y otros. Recursos intangibles, como la imagen, los sisfemas de información, tecnología, Credito , tiempo , mistica y otros. Las empresas para el cumplimiento de sus objetivos deben ejecutar un conjunto de actividades, procesos y realizar programas, combinando los recursos, mencionados anteriormente, de manera satisfactoria. Para que la combinación sea eficaz se debe planear, programar, presupuestar y controlar los mismos. La empresa es una red de interacciones que se ejecutan para implementar la estrategia diseñada. lmpacto Ecológico Las empresas deben asumir su responsabilidad en la salud del planeta, no comprometiendo el bienestar de las futuras generaciones, aspecto por el cual el control y reducción de riesgos se ha convertido en la práctica estándar de las diferentes empresas.

Orientación

La evaluación de las actividades empresariales se orienta a la identificación de potencialidades y debilidades en el accionar de la empresa, que permitan la formulación de recomendaciones y sugerencias congruentes con las necesidades y posibilidades de la empresa. Propósito Cuando la empresa aplica los recursos para "hacer correctamente las cosas" o "hacer las cosas bien", significa que se realizan con eficiencia. Cuando "hacemos las cosa correctas" o "hacer las cosas buenas", estamos hablando de efectividad. La optimización de la eficiencia y la efectividad, significa la economía. Cuando se habla de efectividad, se esta hablando en realidad de visión y orientación. La efectividad tiene que ver con el centrar la energía de la organización en una dirección particular. Cuando se habla de eficiencia, sé esta,hablando de sistemas y procedimientos de la forma como se hacen las cosas. La eficiencia se refiere a la puesta en practica. En consecuencia, la auditoría operacional tiene como propósito realizar un examen constructivo y un diagnóstico amplio de las activídades operacionales de la empresa. Comprende la evaluación objetiva de las actividades de la empresa a fin de comparar los logros obtenidos, comparar lo que se ha hecho y cuan bien se lo ha hecho, lo que es mucho más importante, comprender y establecer las razones de las variaciones positivas o negativas con los objetivos, planes, normas, estándares, practicas, métodos, políticas, etc. En resumen, se trata de un servicio prestado a la gerencia. Beneficios de la Auditoría Operativa La experiencia indica que la realización efectiva de una auditoría operacional, que cuente con el respaldo de los ejecutivos responsables y de los funcionarios de la empresa, tiene de por sí un efecto importante por el compromiso que ellos adquieren en la evaluación y los resultados que se obtengan. Alcance de la Auditoría Operacional Una auditoría operativa deberá abarcar generalmente los siguientes aspectos: El Entorno Empresarial ldentificación de los aspectos en los que opera la empresa, que básicamente están comprendidos por: Cultural: que comprende los antecedentes históricos, ideológicos, valores ynormas sociales. Tecnológicos: que constituye el nivel de adelanto científico y tecnológico,alcanzado por la sociedad. Se incluye dentro este aspecto a las plantas deproducción, equipos e infraestructura.

Educacional: que significa el grado de alfabetización de la población delpaís, la calidad de la educación superior que forma la población profesionalizada y con entrenamiento especializado. Político: constituye el clima político en el que la sociedad y las empresasdesarrollan sus actividades. Legal: el marco legal en el que se desenvuelve las actividades de laempresa, tales como el sistema tributario, laboral y otros. Recursos naturales: relativas al tipo, cantidad y disponibilidad de losrecursos y las características climatológicas del país. Demográfico: relacionado con el tipo de recursos humanos, su cantidad,formación, edad, sexo y distribución geográfica. Sociológico: su estructura sociat, el modelo de organización y susorganizaciones. Economico: el marco económíco general, el sistema financiero, la potíticafiscal, el nivel de inversión en recursos físicos y las características de losconsumidores. Las empresas, por sus características específicas, realizan operaciones con su entorno y logicamente son afectadas por los cambios que se producen en el mismo. El entorno tiene la característica de cambiar de manera permanente y un ritmo cada vez mas acelerado, por lo que la empresa debe acomodarse de manera constante a esta dinámica. Como señala Alberto R. Levy, “Si nada cambiara jamás, esta tarea seria extremadamente difícil. Si cambiara alguna vez, misión imposibte. si todo cambia, siempre, y cada vez mas fuerte y cada vez más rápido, misión delirante”. El Marco Legal de constitución de la Empresa. Estudiar el marco legal de constitución de la empresa o entidad, con el propósito de establecer si los fines previstos en la fecha de su constitución, se mantienen a la fecha y son congruentes con sus fines actuales. El Impacto del Marco Geográfico en las Actividades de la Empresa. Estudiar y evaluar las características del medio geográfico en el que la empresa opera, básicamente: el clima, las fuentes de aprovisionamiento de los insumos de producción, las características de los mercados de consumo, los medios, condiciones y características del transporte y las facilidades de a los servicios públicos.

Las Condiciones Económicas en las que Opera la Empresa

Estudiar y determinar el grado de influencia que la empresa tiene en la economía del país o región donde opera. Su participación e influencia en el mercado. Las Características Sociológicas del Personal de la Empresa. Estudiar y analizar las características sociológicas del personal que trabaja en la empresa, su educación, mística, la motivación, las ganas, la "camiseta" de la gente. El Modelo de Gestión Empresarial Es necesario estudiar y evaluar el modelo de gestión que la empresa aplica y básicamente serán: la estrategia, la calidad de los recursos que utiliza, la cultura empresarial, los mercados y el posicionamiento que tiene la empresa y el modelo de organización reflejado en su estructura organizativa, el sistema de información gerencial y los procesos gerenciales. El lmpacto Ambiental Se debe realizar una evaluación de los posibles efectos de la normativa ambiental, políticas de seguridad industrial, regulaciones y otros, en los procesos industriales y de servicios que ejecuta la empresa, y que puedan estar operando en condiciones de riesgo o contaminación del medio ambiente. El alcance de la evaluac¡ón podrá ser selectivo o exhaustivo de acuerdo con un programa anual de revisiones o los requerimientos formulados por la empresa. Sin embargo, siempre se debe considerar la política básica de auditoría operativa que se enuncia en la siguiente forma:

"Los esfuerzos de los recursos de auditoría (humanos, materiales y tiempo) deben aplicarse principalmente a las situaciones, áreas, procesos, actividades, etc., en las que el examen rinda el mejor resultado, considerando el propósito de prestar la mejor ayuda posible al descargo de responsabilidades de la alta istración de la entidad.

Objetivos Generales La auditoría operacional tiene por objeto poner a prueba el funcionamiento de los sistemas implementados en la empresa, examinar debilidades aparentes, informar de las condiciones observadas, sacar conclusiones y formular recomendaciones. Se pone énfasis en identificar problemas presuntos u observados que requieren corrección, mejoramiento o cambio y en los medios a ese fin. Una auditoría operacional integral se debe basar en un examen y evaluación de las siguientes cuestiones específicas:

Si las actividade,s, procesos o programas están alcanzando sus objetivos previstos. Sl el origen de los recursos operativos, financieros y de inversión para la ejecución de las actividades, procesos y programas, se obtuvieron de manera efectiva ,eficiente y económica. Si los recursos operativos, financieros y de inversión se están aplicando de manera apropiada y se ejecutan con efectividad, eficiencia y economía. Si el sistema de control interno implementado, permite el logro de los objetivosempresariales. Si el sistema de información gerencial, cumple con las caracterísficas de un buen sisfema de información. El objetivo principal, es lograr mejoras o cambios en el futuro funcionamiento operativo de la empresa. Filosofía de la Auditoría Operacional La auditoría operacional tiene por finalidad prestar un servicio a Ia istración identificando las debilidades y deficiencias operativas y recomendando mejoras o cambios. Lamentablemente, sea cual fuere la descripción o denominación que se diere a la función de auditoría operacional, se la considera como investigación o inspección cuyo objetivo fundamental es comprobar deficiencias en las operaciones y en quienes las realizan. Por lo tanto, para evitar y en su caso atenuar, esta connotación negativa se debiera tratar de divulgar y aplicar la siguiente filosofía:

Que las auditorías operacionales sean emprendidas con carácter evaluativo y noinvestigativo.

Que en las auditorías operacionales se pondrá énfasis en un análisis objetivo. No serealizarán con ninguna conclusión preconcebida y no tendrán por objeto criticar aninguna unidad operativa o persona específica. Que en los informes de auditoría los resultados que se exponen sean equilibrados,en el sentido de que se hará todo lo posible por identificar las áreas en las cuales sehan alcanzado éxitos, así como también las áreas en las cuáles se evidenciodeficiencias o debilidades respecto de las previsiones originales. Que todos los hallazgos, conclusiones y recomendaciones se basarán en hechosevidenciados y no en apariencias o suposiciones. Que se hará todo lo posible por establecer una relación cooperativa de trabajo conlos funcionarios de las unidades involucradas, afecfados o participantes en todas lasauditorías operacionales, mediante la autoevaluación. Entre otros medios defomentar una colaboración y entendimiento plenos de las metas y metodología decada auditoría, se debiera adoptar una política de "puertas abiertas", en virtud de lacual ponga a prueba el programa de auditoría detallado y el método que proyectautilizar y los cuestionarios y ofros técnicas de recolección de datos objetivos, a fin dedeterminar su propiedad y carácter práctico y consulte con los funcionarios a efectosde verificar la exactitud de los hallazgos y poner a prueba la solidez de lasconclusiones preliminares. Los funcionarios de la empresa deben tener unaparticipación activa en la evaluación. La Metodología de la Auditoría Operativa Se reconoce la existencia de varios enfoques básicos para la realización de este tipo de auditoría, los que asignan preponderancia a determinados elementos de la istración, presentes en todos los tipos y tamaños de empresas. Los principales enfoques y cr¡ter¡os para la realización de este tipo de auditoría que se han emitido en los últimos años, por reconocidos autores, se expone a continuación en forma breve:  Método de William P. Leonard En su libro "Auditoría istrativa: Evaluación de los Métodos y Eficiencia istrativa", define a este tipo de auditoría "como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucion o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales" El objetivo primordial de la auditoría istrativa consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinada y apuntar sus posibles remedios. Su finalidad es ayudar a la dirección a lograr

una istración más eficaz. Su intención es examinar y valorarlos métodos y desempeño en todas las áreas. Los factores de la evaluación abarcan el panorama económico, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia de políticas y procedimientos, la exactitud y confiabilidad de los controles, los métodos protectores adecuados, las causas de variaciones, la adecuada utilización de personal y equipos y los sistemas de funcionamiento satisfactorio. Para el cumplimiento de los objetivos propone la siguiente metodología:

1. Análisis Preliminar. Este análisis corresponderá a una función y al área en que se esta se lleva a cabo. Para ello, querrá saber de la organización, responsabilidades, políticas, sistemas, procedimientos, objetivos y métodos de operación. 2.Análisis, lnterpretación y Síntesis. Que comprende básicamente:

a) Realizar un estudio completo y veraz de los elementos o componentes que integran lo que se va evaluar. b) Realizar un diagnóstico de los factores a evaluar a efecto de determinar que es satisfactorio o insatisfactorio, de acuerdo con las prácticas correctas y establecidas, principios básicos, etc. c) Realizar una comparación para determinar que diferencias, si las hay, existe entre un elemento y otro. d) Escudriñar todo elemento para descubrir sus.defectos,irregularidades, desperdicios y embotellamientos, informar de la existencia de una política inadecuada o de la falta total de ella. Revelar las desviaciones de los sistemas, procedimientos o normas y exhibirá las deficiencias en los planes, objetivos, organización y controles. e) Practicar un balance analítico, en el que la importancia y valor de un elemento o unidad es comparado con el todo. f) Practicar pruebas de la eficacia de cada factor para suevaluación, considerando su importancia. g) Localizar problemas, los cuales pueden serconsecuencia de una superposición deresponsabil¡dades, falta de coordinación,embotellamiento, agrupación deficiente de funciones,supervisión ineficaz, fricciones internas, duplicación deesfuerzos, trabajo innecesario, etcétera. Constituye undeber del auditor explorar y decidir que problema exigeuna pronta atención y que camino seguirá paraencontrarle solución.

h) Aplicar cuando haya necesidad tiempo adiciona! a unainvestigación, inspección, análisis más amplios, parahallar la solución a los problemas que encuentra. i) Determinar alternativas, aplicando toda su capacidad yexperiencia e imaginación. j) Definir los métodos para mejorar la operación. En suslabores de evaluación estará siempre alerta a idearmejores formas de hacer las cosas. 3.Preparación del lnforme. La preparación cuidadosa de! informe, con todos los aspectos y recomendaciones, corona el trabajo. En la preparación de los informes hay que tener en consideración dos aspectos importantes: tl ¿A quien se enviara el informe? ¿Cómo rendir el informe? Porque quien reciba el informe va juzgar de su calidad, aceptarlo o rechazarlo, determinar es bueno, adecuado, interesante y útil.  Método Propuesto por Luis Fernando Valeriano Ortiz En su libro "AuditorÍa istrativa" este autor, define este tipo de auditoría como "el examen y evaluación realizado en una empresa para establecer el grado de eficiencia, eficacia, efectividad y economía de la implementaciónde normas y procesos técnicos que desarrollan los sísfemas istrativos; así como su planificación, organización, dirección, coordinación y control istrativo interno". Para su realización formula una propuesta que se apoya en los métodos de investigación científica y comprende la ejecución de las siguientes fases: 1. Planeamiento de la lnvestigación. Se efectúa a través de las siguientes fases: Determinación de la naturaleza del problema. Definición y fijación del objetivo de la investigación. lnvestigaciónpreliminar Autorización para realizar el estudio. Plan de acción. 2. Recopilación de Datos Los datos recopilados deben ser completos, correctos y pertinentes. Entre las técnicas mas recomendables para la recopilación de datos se consideran a la investigación, la entrevista, el cuestionario y la observación directa.

3. Análisis de Datos El propósito es conocer las causas, naturaleza, características, nivel de interdependencia e interacción de sus elementos y proyectar así la solución a los problemas planteados. Procedimienfos de análisis. El método más recomendable es el inductivo. Los procedimientos mas usado es el de sucesión de preguntas. Técnicas e instrumenfos de análisis. Las técnicas más usadas son: Organigrama Diagramas de GANTT Diagramas de flujo Diagramas de distribución de espacio Cuadros esfadísficos Arbolde decisiones Método Delphi PERT-M 4. Formulación del lnforme. Las conclusiones y recomendaciones deben formularse con base en los resultados de la evaluación. 5. lmplementación e lmplantación. La implementación consiste en formular un programa de acciones, considerando la integridad de tos recursos en cantidad y calidad necesarios. 6. Evaluación Es un proceso destinado a comprobar la eficacia y eficiencia de las mejoras introducidas, el gradoobjetivos del plan, así como sugerirlas medidas correctivaspertinentes.  Método Propuesto por Fernando Hernandez Rodríguez En su obra "La Auditoría Operativa: Como un lnstrumento en la Decisión Gerencial", menciona que la audítoría operativa "consiste básicamente en acumular información, en hacer evaluaciones y en desarrollar recomendaciones cuando sea apropiado". Este tipo de auditoría, se efectúa aplicando las siguientes fases: 1. Trabajo Preliminar. Que consiste en obtener información general acerca de las clases de actividades realizadas, la naturaleza general de ellas, incluyendo su importancia relativa, y cualquier otra información que permita el planeamiento de las siguientes etapas. 2. Revisión de la Legislación.

3.

4.

5.



Para determinar la autoridad legal y su propósito en cuanto al ámbito y objetivos de sus actividades, la forma en que van a ser conducidas y la autoridad y responsabilidad de la entidad. Revisión y Prueba del Control Operativo. Es la fase en la cual el auditor da una mirada preliminar a laefectividad de los controles istrativos, con particularénfasis en los aspectos difíciles para controlar y así tener un altopotencial de debilidades en necesidad de mejoras. Examen y Prueba Detallada del Control Operativo. Para lograr los objetivos establecidos en la auditoría. En estafase se determina si sobre un hecho existe un problema, si essignificativo y sobre lo que se debe hacer al respecto. lnforme de Auditoría. Su propósito es poner los resultados al alcance de aquellos quese presumen tengan interés o responsabilidad en lasobservaciones, y de ser necesario para demostrar la necesidadde alguna acción aun no tomada. Método Propuesto por Rubén Oscar Rusenas

En su libro "Manual de Auditoría lnterna y Operativa", señala que la auditoría operativa "es una actitud, una forma de acercamiento análisis y evaluación de los problemas o comportamientos de una organización", adicionalmente menciona que, "es un control técnico que le permite al auditor interno evaluar la efectividad y eficiencia de los procedimientos y sisfemas operativos y, a su vez, la calidad de los controles internos establecidos". Para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría interna, los pasos a ejecutar son: 1. conocimiento Etapa que estudia el comportamiento de! ente en general y delsector en particular, que consiste en: Discusiones en el departamento de auditoría interna sobre: a) Objetivos operativos b) Problemas propios del sector Conocer como estos objetivos y problemas se enfocan y controlan por el nivel inmediato superior al sector, ente al cual reporta. Estudio de la estructura organizativa: a) Reparto de autoridad y responsabilidad b) Sistema de delegación c) Interrelación con otros sectores

d) Interrelación entre equipos subordinados. Revisión de los procedimientos: a) Establecer si estos están claramente definidos completos. b) Determinar si hay puntos que permitan conflictos de responsabilidad. c) Determinar si están expresados por escrito en manuales, cartas y si están actualizados. 2. Verificación. Es la realización efectiva de una tarea de auditoría, con base a lo debe ser una función, y a lo predeterminado en cuanto al ordenamiento operativo del sistema funcional del ente, que consiste en: Determinar si las operaciones y la asignación de responsabilidad actual siguen el plan prescrito o ideado por la Dirección Superior. Verificar una muestra perfectamente elegida o representativa de las transacciones, o un área seleccionada de trabajo,para que sea examinada en detalle. La muestra se obtienede la siguiente manera: El tamaño de la muestra dependerá del auditor, trabajo que realizara, o profundidad a la que quiera llegar. Generalmente, la muestra es pequeña pero representativa del total. El objetivo es encontrar hechos claros y concretos. Su preocupación es conocer sí: La estructura organizativa y la asignación de responsabilidad siguen los planes de control de la Dirección Superior. Están los procedimientos establecidos, perfectamente acatados o cumplidos con el sistema de control interno, del propio sector. Están coordinados los controles internos con los otros sectores operativos. La verificación debe determinar, en primer lugar, cuales áreas o sectores se van a analizar, y esto se puede descomponer de la siguiente forma: 1. La organización como conjunto. 2. Area, división o grupo funcional. 3. Departamento o grupo característico de departamentos. 4. Función o funciones similares especificas.

3.Evaluación Consiste en el estudio de los hechos reales, mediante una muestra representativa del contexto, que permita obtener una opinión razonable y valedera sobre él. Se debe tratar de buscarlas soluciones, dentro de un marco de alternativas factibles y obtener cual es el mejor método a aplicar. Los problemas serán: ¿Concuerdan los controles secforiales con la práctica de la Empresa? Si no es así; ¿Cuáles parecen los motivos? ¿Existen variaciones o desviaciones a los procedimientos establecidos? Los motivos son causados por: ¿Los procedimientos? ¿Otras causas? ¿Revelan automáticamente los controles secforiales lo queesta fuera dd la norma, lo que requiere atención? ¿Los controles sectoriales parecen ser efectivos al seraplicados? 4. lnforme Es una comunicación para el sector y la Dirección Superior queexplica como los controles están operando, con base en loteórico y lo práctico, ambos dentro del departamento operativo yen relación con los otros sectores de la organización. Señala queel informe antes de su emisión debe ser validado, para asegurarla existencia de acuerdo sobre los resultados.  Método Propuesto por Edward F. Norbeck Coordinador del libro "Auditoría istrativa", señala que se ha establecido que la auditoría istrativa "es un método constructivo de ayudar a la gerencia a mejorar las operaciones de su negocio" y consiste en la evaluación y la revisión objetiva de los siguientes elementos importantes de la istración: 1. La política de la compañía, incluyendo una determinación de la suficiencia, la amplitud o la existencia de dirección e instrucciones para áreas funcionales importantes. Deben determinarse los efectos de la política o la falta de política. 2. Los controles istrativos, que significa en este contexto poderes de la gerencia para dirigir, guiar o restringir las operaciones de la empresa. Debe tomarse una determinación acerca de que tan adecuados son estos controles istrativos u operativos, desde el punto de vista de su relación con los objetivos de obtención de utilidades, los grados de cumplimiento y la coordinación de los controles operativos con los mandatos de la política de la compañía.

Menciona que todas las auditorías istrativas requieren determinaciones y evaluaciones que se basan en una serie de pasos. Los siguientes pasos esbozan los elementos más importantes de dichas auditorías: 1. Estudio Preliminar y Revisión de la Naturaleza General de la Operación o de los Problemas. No se hace ningún intento en este punto para establecer descubrimientos específicos, verificar la autenticidad de los informes o tratar ningún detalle en forma definida. Este estudio debe ser libre de cualquier suposición, premisa o conclusión preconcebida. 2. Análisis de los Resultados del Estudio Preliminar. Se analiza y presupuesta el tiempo y el dinero necesario para una auditoría subsecuente realizada con mas profundidad. El plan de organización se desarrolla en este momento, y se trazan los objetivos. 3.Auditoría a Fondo. La estructura de la organización debería ser la clave para el control de la operación. Deben determinarse los efectos que tengan las decisiones de las gerencias del personal de asesoría o de producción sobre la operación que se audita. También debería evaluarse de que manera afectan la operación las políticas de la compañía, las instrucciones y el sistema de controles. Además, deben hacerse pruebas de todos los aspectos de la operación, y deben analizarse cuidadosamente los resultados. 4. Análisis de los Resultados. Los resultados de la auditoría detallada deben ser analizados. Se debe preparar un informe preliminar, para ser revisado con los ejecutivos responsables de la operación, y sus comentarios deben incluirse en el informe. Si la auditoría se ha completado con éxito, y se han alcanzado los objetivos, entonces debe presentarse un informe fina! para la alta gerencia. Este informe debe describir los descubrimientos más importantes que se hayan hecho y las evaluaciones de las operaciones, y deben presentar argumentos convincentes para respaldar las recomendaciones propuestas.  Método Propuesto por Robert J. Thierauf Este autor en su libro: "Auditoría istrativa: Con Cuestionarios de Trabajo",señala que la este tipo de auditoría "tienen que ver con la apreciación delcumplimiento de los objetivos organizativos por parte de la gerencia, desus funcíones de planeación, organización, dirección y control y de loadecuado de las decisiones y las acciones de la gerencia en su avancehacia los objetivos establecidos, De

ahí que el acento se cologue en laevaluación de la capacidad de los es para istrar". Aclara que la "auditoría istrativa se ocupa de la calidad de laistración, mientras que las auditorías de operaciones se centran en lacalidad de las operaciones. Por tanto, la diferencia básica entre las dosauditorías, no esta en el método, sino en el nivel de apreciación". La metodología que propone la realización de las siguientes etapas: 1. Consideraciones Preliminares. Como cualquier auditoría, una auditoría istrativa debe ser planeada cuidadosamente. Se debe definir el alcance, personal requerido y frecuencia. 2.Conducción de una Auditoría istrativa. Esto implica la investigación y análisis de los hechos del momento mediante entrevistas y cuestionarios de auditorías istrativas para determinar los probremas de la organización. 3.Conclusión de una Auditoría istrativa. La preparación del informe de auditoría istrativa que comprende los detalles de las investigaciones y recomendaciones de los auditores istrativos representa una parte importante en la conclusión de la auditoría. Desde el punto de vista istrativo, el aspecto principal de la auditoría son las recomendaciones.  Método Propuesto por Alexander Hamilton lnstitute El método esta expuesto en un libro titulado: "La Auditoría istrativa: Como Optimizar la Eficiencia y Eficacia de su Compañía ", y señala que la "auditoría istrativa abarca una amplia gama de procedimientos, métodos de evaluación, políticas y enfoques. Se propone analizar, evaluar, examinar y calificar la actuación de la firma con relación, o bien a una seríe de normas prefijadas, o bien a ciertas normas o directrices que gozan de aceptación general en la compañía". El "objetivo general, por lo tanto, consiste en evaluar la eficiencia y eficacia de la organización". El enfoque básico debe incluir las siguientes etapas. 1. Definición del Alcance del Proyecto. Tanto el personal superior como el personal que lleva a cabo la auditoría deben estar totalmente de acuerdo en cuanto al alcance general e incluirá una evaluación detallada de cada aspecto operativo de la organización. 2.Planificación, Preparación y Organización.

Se debe formular un plan de acción a fin de llevar la misión. El plan señala las etapas a seguir y calcula el tiempo requerido para cumplir cada etapa.

3.Recopilación de Datos y Actualización de la Documentación. Consiste en la acumulación de datos informativos relacionados con los sectores definidos en el alcance. Los datos se obtienen de la correspondencia, políticas y procedimientos y otra que se obtiene de los empleados mediante entrevistas. 4.Investigación y Análisis. Es la más crítica del proceso. En esta etapa se acumulan las pruebas y datos necesarios para dar validez al informe final. 5. lnforme. Consiste en la síntesis del trabajo realizado, la descripción del alcance del proyecto, una relación detallada de las conclusiones principales y un examen de las opciones con que cuenta la istración superior para eliminar los elementos del problema existente.  Método Propuesto por Joaquín Rodríguez Valencia Este autor en su libro: "Sinopsis de Auditoría istrativa", señala que el objetivo principal de la auditoría istrativa es "proporcionar un panoramaistrativo general del organismo social gue se audita, señalando elgrado de efectividad con el que opera cada una de las unidadesistrativas que la integran; por tanto, señalando también aquellasáreas cuyos problemas exigen una mayor atención por parte de ladirección del organismo". De tal manera que la tarea consiste en determinar las ineficiencias existentes, elevar soluciones y prestar colaboración a la empresa para su efectivización. Para el efecto propuso el siguiente método: 1. Estudio Preliminar Se realiza esta etapa basándose en revisiones someras, entrevistas no profundas, etc., con el objeto de formar un criterio sobre el campo de trabajo, tener una idea global y usarla como base para la siguiente etapa. 2.Planeación de la Auditoría La planeación de la auditoría comprende la tarea de integrar un numero de elementos que el auditor istrativo debe tener presente aun durante el análisis preliminar, de otra forma se vería mas tarde en dificultades.

Una fase de esta etapa comprende al programa de auditoría, que es el medio para guiar al auditor istrativo y sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a seguir. 3.lnvestigación y Examen Mediante entrevistas, lista de comprobación, cuestionarios, observación de diagramas de flujo, manuales, organigramas, etc., el auditor deberá cerciorarse de obtener la información correcta y suficiente para dar un apoyo confiable a todo el análisis y a las recomendaciones de la auditoría que se realiza. 4.Análisis y Evaluación de la lnformación Obtenida El cuidado y minuciosidad con que se elabore el análisis determinara el valor de la auditoría, aunque las interpretaciones que se deriven no deben tomarse como conclusiones definitivas, ya que tienen que estar relacionados con otras inferencias y tal vez hasta haya que reformularlas por alguna razón. La finalidad del análisis, o sea la división por elementos, es preparar una síntesis, que será el proceso de combinar diferentes elementos. 5.lnforme Final de Auditoría istrativa La base para elaborar el informe final de auditoría en forma adecuada es: en primer lugar determinar ¿quién lo va a leer? Y ¿qué uso va a tener?, en segundo lugar, ¿cómo va a estructurarse este?. 6. lmplantación de las Recomendaciones La implantación de las recomendaciones formuladas por el auditor istrativo es tan importante como cualquiera de las etapas anteriores, ya que constituye el momento en que las medidas de mejoramiento istrativo propuesto deben ponerse en vigor, para resolver los problemas que originaron la aplicación de la auditoría istrativa.  Método Propuesto por el lnstituto Mexicano de Contadores Públicos Autorizados Señala que por auditoría operacional se debe entender, como "el servicio que presta el Contador Público cuando examina ciertos aspecfos istrativos, con la intencion de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa". La metodología que propone incluye la ejecución tres etapas. Estas son: l. Familiarización El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisará dentro del contexto de la empresa que está auditando a través del estudio de:

Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad económica en que se desenvuelve la empresa que inciden en la istración de la operación que se revisa La infraestructura específica establecida para hacer frente a la istración de la operación (planeación, organización, dirección y control), y Los antecedentes respecto de definiciones detectadas a través de cartas de sugerencras u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores. Se presentan algunos lineamientos que permitirán al auditor sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la empresa en general y con la operación que se revisará en lo particular; Estudio Ambiental En esta primera fase puede llegarse a obtener información orientada de gran valía que permita al auditor diagnosticar las áreas críticas. El grado de profundidad en esta investigación inicial será definido por el criterio del auditor. Los principales aspectos a investigar serán los siguientes: La importancia que para la empresa representa la operación que se audita, medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendría sise mejorara su eficiencia lndicaciones tales como rotaciones, razones financieras, etc. Estructura de organización política aplicable a la operaciónque se revisa Reglamentación federal, estatal y municipal que rigen lasprácticas de manejo de la operación lnformación de la forma como la competencia resuelve losproblemas de una operación similar. Estudio de la Gestión istrativa Respecto a la gestión istrativa de la empresa (planeación, organización, dirección y control), el auditor deberá estudiar su instrumentación práctica a fin de conocer, en términos generales sus características y posibles deficiencias. La.evaluación de esta instrumentación, se hará en detalle en una fase posterior por lo que en este proceso de familiarización, al auditor únicamente le interesa conocer las características esenciales de la misma. Visita a las lnstalaciones Tiene por objeto observar directamente como se efectúan las operaciones e identificar síntomas de problemas. ll. lnvestigación y Análisis

El objetivo de esta segunda fase de la metodología es analizar la información y examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operación en cuestión. En esta fase, en la que se realizan pruebas de detalle de muy diversas índoles, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadístico. La utilización de estadísticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al respecto se recomienda que aquellas sean verificadas antes de ser utilizadas. En el caso de que la empresa carezca de información respecto de la competencia o de las estadísticas necesarias para evaluar la operación, el auditor deberá efectuar los estudios e investigaciones necesarias para obtener elementos de juicio suficientes. El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha información puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como: entrevistas formales, revisión de expedientes, revisión de documentos, observaciones directas, investigación en las Cámaras y Asociaciones a los que pertenezca la empresa, actualización de estadísticas, seguimiento y comparación de hallazgos, etc. Entrevistas: Las entrevistas formales son una de las técnicas de mayor uso en la auditoría operacional, toda vez que a través de ellas se obtiene la información de primera mano respecto de la operación.

Evaluación de la Gestión istrativa Habiéndose realizado en la fase de familiarización, el estudio preliminar de la planeación, organización, dirección y control de la operación bajo examen, en esta fase se procederá a evaluar en detalle la efectividad y eficiencia, de la planeación, organización, dirección y control de la operación bajo examen. De la planeación deberá estudiarse, fundamentalmente el grado de efectividad logrado para anticipar problemas y programar actividades eficientemente. En cuanto a la organización, de especial interés es la crítica detallada de la estructura de la organización, la clara definición de líneas de autoridad y responsabilidad, la coordinación del o los departamentos encargados de la operación entre sí y con otras áreas de la empresa, así como los niveles jerárquicos y actitud aparente de los empleados y funcionarios encargados de

la operación entre sí y con otras áreas de la empresa, así como los niveles jerárquicos y actitud aparente de los empleados y funcionarios encargados de la operación. Respecto de la dirección, interesan al auditor operacional los indícios que hablen de la calidad directiva de los ejecutivos, la efectividad del sistema de información que respalda las decisiones de la dirección y la oportunidad de éstas, en cuanto al control, que no es mas que la comparación de lo planeado con lo ejecutado, especial interés tiene para el auditor operacional los mecanismos de programación y presupuestación así como su contenido y oportunídad como instrumentos de evaluación. Examen de la Documentación La finalidad de esta técnica es coadyuvar a la verificación objetiva de la información sujeta a análisis o bien Ia obtención de algunos datos específicos. Diagnóstico Una vez estudiada y evaluada la infraestructura istrativa, se sumará los hallazgos y se señalará la interpretación que se hace de ellos, reportándose aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. lll. Fase creativa: En esta fase precisará si los problemas detectados son congruentes con la realidad de la empresa. Esta fase no representa, de ninguna manera la solución detallada de los problemas (dicha solución corresponde a un trabajo de consultoría). Determinados los hallazgos se procederá como sigue: Ensayar un modelo conceptual de la estrategia istrativa que más convenga a la empresa para la operación estudiada de acuerdo a las circunstancias que le rodean, o bien, compararlos con modelos ya establecidos; Precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior. Considerar el costo - beneficio del modelo diseñado. Este modelo puede ser tan simple como lograr una panorámica previa de los problemas y sus soluciones conceptuales, antes de precisar las sugerencias detalladas. Reverificación de Hallazgos.

El modelo desarrollado se sujetará a una nueva verificación para separar con mayor precisión los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnóstico definitivo como sigue: Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarseque las diferencias son importantes; Listar las excepciones encontradas en la confrontación ycompararlas con las que se habían listado al iniciarse la fasecreativa. Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con las personas directamenteinvolucradas. Asegurarse que se trata de problemas cuya solución esfactible porque existen técnicas disponibles para ello. lnterrelacionar los problemas encontrados con los quepudieran haberse detectado en otras áreas y asegurarse que las alternativas de solución propuestas no generaránmayores o más complejos problemas o agravarán losm existentes. Elaboración del lnforme: Elaborado el borrador del informe, el auditor deberá proceder a: Discusión del borrador con los involucrados.Discutir con los involucrados el borrador del informe,persigue el doble propósito de asegurarse de que se trata dehallazgos reales y que los involucrados coinciden con suexistencia precisamente en la forma en que se describe en elborrador. Un objetivo adicional de esta discusión es convencer a losinvolucrados a fin de que hagan frente común con el auditoral presentar el diagnóstico definitivo a la alta gerencia. lnforme definitivo Es éste el informe final de la Auditoría Operacional. Por las características de la auditoría operacional, el informedebe tener la naturaleza equivalente a un diagnóstico, en elcual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo,relacionados con la eficiencia operacional y el efecto y lasconsecuencias de los problemas detectados. El contenido del informe normalmente debe incluir los treselementos siguientes: Alcance y limitaciones del trabajo. Situaciones que afectan desfavorablemente la eficaciaoperacional. Sugerencias para mejorar la eficiencia. El Proceso de la Auditoría Operativa Cualquiera que sea él o los enfoques seleccionados, para la realización de una auditoría operativa, la metodología básica comprende la ejecución de determinadas fases que cumplidas progresivamente llevan al auditor al logro de sus propósitos.

El esquema sobre el cual parece haber acuerdo entre los diferentes autores, está constituido por tres fases: Auditoria o Diagnósfico Preliminar Examen y Evaluación de Áreas Criticas Comunicación de Resultados. Sin embargo, estas fases no deben ser consideradas como partes independientes entre sí, más bien como componentes de un todo; en tal sentido están muy interrelacionadas, ya que entre ellas existe una dependencia de causa a efecto, es decir, una es deducible de la otra, manteniendo con mucha flexibilidad el orden expuesto dentro del esquema total.El proceso de la auditoría operativa, que se propone, comprende la realización de fases que permiten obtener el suficiente conocimiento de las actividades examinadas, y que conduzcan a la emisión del informe correspondiente. Estas fases son: Auditoría o Diagnósfíco Preliminar Examen y Evaluación de Áreas Criticas Comunicación de Resultados Seguimiento Auditoría o Diagnóstico Preliminar El propósito de esta fase es, básicamente, obtener información de los aspectos más importantes del área, función, operación, actividad, proceso, etc., lo más rápidamente posible, y que sirva para fines de planificación de la auditoría de la siguiente fase. Como todo trabajo de auditoría esta fase requiere, previa a su realización, la preparación de un Memorándum de Planificación. Examen y Evaluación de Áreas Criticas. Los propositos de esta fase son los de identificar las "condiciones" favorables o desfavorables, principalmente desfavorables, en cualquiera de los puntos de la gestión operativa de la empresa, determinando si la situación lo amerita acciones correctivas o no. Esta fase proporciona una base firme para la redacción del informe de auditoría. En definitiva, los propósitos de esta fase son los de la auditoría operativa misma. Comunicación de Resultados El proposito de esta fase es el de comunicar los resultados obtenidos, a los ejecutivos de la entidad, mediante un informe de carácter oficial que contenga entre otras cosas los hallazgos detectados y las conclusiones y recomendaciones de auditoría. Seguimiento

El propósito de esta fase es comprobar funcionarios directamente involucrados unidades, etc., han adoptado las acciones correctivas formuladas en las recomendaciones trasmitidas oficialmente en el informe de auditoría. El proceso de realización de una Auditoría Operativa, será el siguiente

Comunicación Comunicación de de Resultados Resultados

Auditoria Auditoria oo Diagnostico Diagnostico Preliminar Preliminar

Seguimiento Seguimiento

Auditoria Auditoria Operacional Operacional Examen Examen yy Evaluacion Evaluacionde de Areas Criticas Areas Criticas

Una de las más importantes cambios en el modelo propuesto, tiene auditor que realiza el examen.

razones que puede motivar relación con el tipo de

Sobre el particular se iten dos modalidades: Auditoría operativa a cargo de auditores internos, ó Auditoria operativa a cargo de auditores externos. Auditoría Operacional a Cargo de Auditores lnternos El hecho de ser parte de la organización constituye para el auditor interno una ventaja pues conoce la operativa de la entidad y !a realización de la Auditoría Preliminar evidentemente se reduce en su alcance, debido a que esta en posesión de antecedentes e información referida a aspectos istrativos y operativos. Para la empresa resulta muy económico y altamente beneficioso que sea su propia unidad de auditoría interna la que efectúe el examen y evaluación de las operaciones istrativas. Adicionalmente, su presencia permanente en la empresa le permite y facilita la ejecucion del seguimiento de las recomendaciones propuestas de su informe, lo que, nuevamente contribuye a incrementar la eficiencia de su servicio.

En consecuencia, el esquema de la metodología podría modificarse así: Examen y Evaluación de Áreas Críticas Comunicación de Resulfados Seguimiento Auditoría Operacional a Gargo de Auditores Externos Los auditores externos pueden ser de firmas privadas o de organismos gubernamentales de fiscalización. Cuando las auditorías son realizadas por auditores en estudios privados, la metodología que sigan comprenderá la ejecución de las siguientes fases: Auditoría o Diagnóstico Preliminar Contrato de Seryicios Examen y Evaluación de Áreas Críticas Comunicación de Resultados Se evidencia la inclusión de una fase no considerada en los esquemas anteriores y la exclusión de la fase de Seguimiento. El contrato de servicios es el documento de compromiso entre la empresa de auditoría y la empresa, donde se condiciona la ejecución de la fase de Examen y Evaluación de Áreas Criticas. La fase de seguimiento es más dificil de llevar a la práctica por la discontinuidad que caracteriza a los servicios a cargo de auditores externos, salvo situaciones en contrario o que el seguimiento sea asignado a los auditores internos. En el caso de los auditores externos pertenecientes a la Contraloría General de la República o entidades que realizan servicios de evaluación, la ejecución se facilita por el irrestricto de estos organismos a las fuentes de información en las entidades sujetas a su control. La auditoría operacional realizada por auditores gubernamentales, pondrá énfasis en la realización de la fase de Auditoría Preliminar, a las disposiciones legales que norman las actividades de las entidades del estado, por constituir la fuente de autoridad, políticas, restricciones, etc. Las fases de una auditoría operativa a cargo de auditores gubernamentales serán entonces las siguientes: Auditoria o Diagnósfíco Preliminar Examen y Evaluación de Áreas Criticas Comunicación de Resultados Seguimiento Las Normas de la Xlll Conferencia lnteramericana de Contabilidad

En dicho evento se elaboraron algunas resoluciones y recomendaciones que "constituyen pautas de carácter general para orientar el trabajo y los estudios que la Asociación lnteramericana de Contabilidad deberá continuar por medio de sus órganos Directivos y Comisiones Técnicas, a fin de someterse posteriormente, en su caso, al proceso de emisión de opiniones, recomendaciones e informes establecido en los Estatutos y Reglamentos de la propia Asociación", pero ante la falta de un documento definitivo podría aplicarse en la práctica profesional. Continuando con el documento de Ia Xlll Conferencia, los puntos 2 y 3 declaran:

"Que las tareas de Auditoría Operativa son propias de los profesionales del área contable, quienes a su vez y cuando dichas tareas lo exijan, podrán solicitar la colaboración de profesionales de otras disciplinas, formando un equipo interdisciplinario que deberá actuar bajo su coordinación, control y responsabilidad". "Que es responsabilidad del Contador Público al llevar a cabo una Auditoría Operativa, la actuación de los integrantes del equipo interdisciplinario, en la medida en que los mismos hayan sido por él designados". Cabe preguntar a propósito de lo anterior, ¿hasta qué punto se halla capacitado el auditor financiero para conducir una auditoría operativa y hacerse responsable por el trabajo de profesionales de otras disciplinas, que tal vez le son totalmente desconocidas?. La respuesta abarca dos aspectos. En la fase introductoria del ejercicio profesional en auditoría operativa, la persona más indicada es el auditor financiero, por ser poseedor de tres cualidades de las que carece cualquier otro profesional. Estas cualidades son el resultado de una larga y fructífera experiencia, ya que se adquieren progresivamente actuando como auditor. El experto en campos diferentes a la auditoría podrá ser una autoridad en su materia, pero si no ejerció como auditor no tuvo la oportunidad de aprender a ser independiente y objetivo ni a desarrollar su habilidad analítica y revisora. Aunque el conocimiento profundo de las actividades y operaciones que se revisan parecería ser una condición sene qua non, las cualidades mencionadas son mucho más importantes. En la práctica la experiencia ha demostrado que cualquiera que sean los antecedentes del auditor, él esta capacitado para adquirir un conocimiento profundo de una actividad, al menos en sus áreas problemáticas, e incluso un conocimiento mayor que el poseído por los operadores y ejecutores de dicha actividad, siempre que actúe con alto nivel de

objetividad e independencia y aplique intensamente su habilidad analitica y revisora. Sin embargo, la probada idoneidad profesional como auditor financiero no es por si sola habilitante para ejercer como auditor operativo. Se precisa capacitación profesional adicional en la metodología y áreas de posible cobertura istrativa, lo que por al momento es preocupación e iniciativa de auditores y empresas de auditoría. A este respecto la Xlll Conferencia aprobó una resolución referente a los objetivos educacionales de la formación del contador público, donde se detallan las áreas básicas que deben cubrir los programas universitarios de las carreras de auditoría y que tienen relación con contabilidad, istración, finanzas, auditoría, análisis de sistemas, computación o procesamiento de datos, matemáticas, economía, derecho, tributación y humanidades. En cuanto a las normas propiamente dichas, la Xlll Conferencia propone la conformacion de grupos, vale decir: Normas Personales Normas Relativas a la Realización del Trabaio Normas Relativas al lnforme. En ANEXO - 1, se expone el contenido de estas normas. La Contraloría General de la República ha formulado un conjunto de normas para la realización de este tipo de auditoría. NORMAS DE AUDITORIA OPERATIVA Normas Personales Primera Norma: El auditor operativo debe ser una personal con título profesional universitario o equivalente en la especialidad de Contador Público y entrenamiento y capacidad profesional para ejercer la Auditoría Operativa. Segunda Norma: El Auditor Operativo debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional. Tercera Norma: El Auditor Operativo debe mantenerse en su posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad de sus juicios. Normas Relativas a la Realización del Trabajo

Primera Norma: El trabajo de auditoría operativa debe comprender una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores. Segunda Norma: El trabajo de auditoría operativa debe comprender un estudio y evaluación adecuados del sistema de control vigente en la entidad examinada, para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos a aplicar. Tercera Norma: El trabajo de auditoría operativa debe comprender la obtención, a través del desarrollo de la tarea, de los elementos de juicio válidos y suficientes que permitan respaldar las aseveraciones formuladas en el informe. Normas Relativas al lnforme Primera Norma: El informe deberá reunir como mínimo las características de Oportunidad, Materialidad, Prudencia, Precisión, Veracidad, Claridad, lntegridad y Concisión. Segunda Norma: El informe deberá como mínimo precisar el objeto de la auditoría, fijando sus limitaciones y alcances y el motivo de su realización. Tercera Norma: El informe deberá como mínimo indicar los hechos y circunstancias analizados que originan en fallas de gestión. Cuarta Norma: El informe deberá como mínimo describir sintéticamente los procedimientos utilizados para la obtención de los elementos de juicio válidos y suficientes. Quinta Norma: El informe deberá como mínimo describir todo elemento que, a juicio del auditor, mejore su comprensión. Sexta Norma: El informe deberá como mínimo indicar en orden de importancia las recomendaciones sugeridas.

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 230 NORMAS DE AUDITORIA OPERACIONAL 231 Planificación 0.1La primera norma de auditoría operacional es: 0.2Al planificar la auditoría deberán definirse los objetivos específicos del examen, el alcance y la metodología. El alcance esta relacionado, por ejemplo, con el período y las actividades, áreas, programas, etc., objeto de la auditoría. La metodología se refiere a la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos a ser aplicados para obtener y evaluar la evidencia competente, suficiente y necesaria para alcanzar los objetivos definidos. 0.3El auditor gubernamental debe obtener una comprensión de las actividades, áreas o programas a ser auditados para evaluar, entre otros temas, la importancia de los posibles objetivos de la auditoría y la factibilidad de alcanzarlos. La importancia de un asunto se estima en relación con los objetivos de auditoría y con los s potenciales del informe. Para obtener dicha comprensión el auditor gubernamental debe considerar, entre otros: a) Las disposiciones legales aplicables. Entender las leyes aplicables puedeser esencial para comprender la actividad, área o programa. b) Los objetivos y metas que surgen de los planes y presupuestos de laentidad. Es esencial que el auditor gubernamental conozca los objetivos ydetermine en forma preliminar si estos son adecuados respecto a la misiónv de la entidad y si están debidamente difundidos entre los respecto a lamisión de la entidad y si están debidamente difundidos entre losfuncionarios responsables de su logro. c) Las políticas generales de la entidad. Para evaluar su consistencia con lamisión y los objetivos de la misma. d) Los criterios que permitan establecer en que medida se han alcanzado los objetivos importantes definidos. El auditor gubernamental es responsable de identificar los criterios razonables, alcanzables y relevantes que resultan aplicables a los objetivos específicos de la audítoría. e) La cantidad de recursos empleados, la naturaleza de las operaciones, los bien servicios que produce o presta la entidad y los resultados alcanzados. f) La información contable y gerencial. g) Los hallazgos y recomendaciones significativas detectadas en auditorías

previas. H) El estudio de los controles istrativos. I)

232

El análisis del diseño de los sistemas de istración y control más relevantes a los fines del examen y la evaluación del funcionamiento de los procedimientos y controles identificados, que resulten Út¡les para los objetivos de la auditoria. Supervisión

1. La segunda norma de auditoría operacional es: 2. La supervisión incluye dirigir los esfuezos del equipo de auditoría hacia la consecución de los objetivos de auditoría. 03.La actividad de supervisión incluye:     

lnstruir al equipo de auditoría. lnformarse de los problemas significativos. Revisar el trabajo realizado. Ayudar a resolver problemas técnicos y istrativos. Proporcionar capacitación durante la ejecución del examen.

04.Los supervisores deben asegurarse que el personal entienda claramente el trabajo a realizar, por qué se va a efectuar y qué se espera lograr. 05.La supervisión del trabajo de auditorÍa puede variar dependiendo de importancia del trabajo o de la experiencia del personal. Por ejemplo, sería adecuado que los auditores gubernamentales experimentados revisen la mayor parte del trabajo realizado por otro miembro del equipo. 233 controles istrativos 1. La tercera norma de auditoría operacional es: 2. Los controles istrativos, en el sentido más amplio, incluyen el plan deorganización, los métodos, po!íticas y procedimientos adoptados por la entidadpara asegurar el logro de sus metas. Se hallan inmersos en los procesos deplanificación, organización, dirección y control de las operaciones del programa,área o actividad. Asimismo, incluyen los sistemas para medir, informar ymonitorear la ejecución de las operaciones. 3. La siguiente clasificación de {os controles istrativos tiene por objeto que elauditor gubernamental se concentre en la comprensiÓn de tales controles y en ladeterminación de su importancia con respecto a

los objetivos de auditoría.Controles relativos a las operaciones del programa, á¡ea o actividad. lnctuyen las políticas y procedimientos para asegurar razonablemente elcumplimiento de sus objetivos. Controles relativos a la validez y confiabilidad de la información. lncluyen las políticas y procedimientos para asegurar que la información obtenida mantenida y revelada sea válida y confiable. Controles relativos al cumplimiento de disposiciones legales aplicables. Lncluyen las políticas y procedimientos para asegurar razonablemente que el uso de los recursos sea consistente con las disposiciones legales aplicables. Controles relativos a la salvaguarda de los recursos. lncluyen las políticas y procedimientos para asegurar razonablemente que los recursos sean salvaguardados contra el malgasto, pérdida, uso indebido y siniestros. 4. El estudio de los controles istrativos tiene los propÓsitos de: a) ldentificar las áreas críticas de mayor significaciÓn que merezcan un examen profundo y cuyos resultados representen beneficios lmportantes para la entidad. b) Establecer el alcance de las pruebas a ser aplicadas en la siguiente fase dela auditoría. c) Determínar los recursos humanos necesarios para las siguientes fases o parte de ellas, tanto auditores gubernamentales con especialidades específicas como personal de apoyo especializado. 05. El estudio de los controles istrativos incluye. a)

La comprensión de los procedimientos y prácticas aplicadas en las operaciones, con el propósito de obtener información relacionada con los siguientes aspectos:      

Forma en que se efectúan las operaciones. Necesidad o utilidad de los distintos pasos en el procesamiento de las operaciones. Resultados de las operaciones según los objetivos de la entidad, requerimientos legales y prácticas de sentido común. Efectividad de los controles istrativos.

Al completar esta fase el auditor gubernamental tiene información suficiente para arribar a una conclusión tentativa sobre la efectividad de los controles istrativos. Sin embargo, durante el examen profundo de áreas críticas el auditor gubernamental continuará evaluando dichos controles. b)

La selección de las operaciones específicas, la cual dependerá de la naturaleza de los objetivos, metas y del análisis que se haga de los componentes importantes del programa, área o actividad bajo examen.

5. El auditor gubernamental debe considerar que no pueden establecerse reglas rígidas en relación a las técnicas a utilizar en la comprensión de los controles istrativos. El criterio e ingenio del auditor gubernamental juegan un papel importante en esta labor y el enfoque de la auditoría debe concordar con cada situación en particular. 1 Evidencia 1. La cuarta norma de auditoría operacional es. 2. El trabajo del auditor gubernamental consiste en obtener y examinar evidenciapara arribar a conclusiones e informar respecto a la eficiencia, eficacia y/o economía de las actividades, áreas o programas examinados, así como para sustentar los hallazgos de auditoría. 3. La evidencia deberá sustentar los elementos de los hallazgos de auditoría, a saber: condición, criterio, causa y efecto. 4. Respecto a las características de competencia y suficiencia de la evidencia, a su clasificación y a los papeles de trabajo que contienen la mísma, deberán considerarse los aspectos mencionados en el punto 224 de la norma de auditoría financiera. 235Comunicación de resultados 1. La quinta norma de auditoría operacional es. 2. El informe será:  Completo y conciso, si contiene información suficiente con respecto a la magnitud e importancia de los hallazgos, posibilitando la comprensiónadecuada y correcta de los asuntos que se informan. Sin embargo, no debeincurrírse en un exceso de detalle que distraiga la atención o distorsione el mensaje.  Veraz, si los hallazgos y conclusiones informados están sustentados porevidencia suficiente y competente.  lmparcial, si la presentación de los resultados del examen es objetiva,evitando la tendencia a exagerar o enfatizar los resultados obtenidos, queden lugar a interpretaciones erróneas.  Convincenfe, si la exposición es suficientemente persuasiva para convencera los lectores de la validez de los hallazgos, de la

razonabilidad de lasconclusiones y de la conveniencia de las recomendaciones.  Claro, si tiene una estructura lógica y emplea un lenguaje directo ydesprovisto de tecnicismos, facilitando su lectura y comprensión. Cuando se vea conveniente, deben utilizarse elementos de apoyo visual (fotografías, diagramas, gráficos, mapas, etc.) para aclarar y resumir información compleja y de difícil comprensión. 03. El contenido del informe debe hacer referencia a. a) Los objetivos específicos del examen b) El alcance del examen, indicando la profundidad y cobertura del trabajo realizado para cumplir los objetivos de auditoría. Los auditores gubernamentales, en la medida que sea posible, deben establecer la relación que existe entre la muestra revisada y el universo, identificar las dependencias, ubicación geográfica y el período bajo examen, especificar los tipos y fuentes de evidencias utilizados y explicar los problemas relacionados con la calidad u otros de la evidencia. Los auditores gubernamentales también deben incluir una referencia a las limitaciones de la información o al alcance del trabajo de auditoria. c) La metodología, explicando claramente las técnicas empleadas para obtener y analizar la evidencia necesaria para alcanza¡ los objetivos de la auditoría. Esta explicación debe identificar cualquier supuesto significativo que se haya usado al ejecutar la auditoría; también debe describir las técnicas comparativas que se hayan aplicado, 105 criterios e indicadores que fueron utilizados y, cuando se hayan empleado métodos de muestreo, explicar la forma en que se diseño Ia muestra y las razones para su selección. 04.El informe debe exponer: a) Los hallazgos significativos que tengan relación con los objetivos de auditoría. lncluirá la información suficiente, competente y relevante de los hallazgos para facilitar su comprensión y para que su exposición sea convincente y objetiva, bajo una perspectiva apropiada. Además, incluirá información pertinente sobre los antecedentes paru que los lectores comprendan adecuadamente los hallazgos. b) Las conclusiones que surgen de inferencias lógicas, basadas en los hallazgos de auditoría. Tales conclusiones dependerán de lo persuasiva que resulte la evidencia que sustenta los hallazgos y lo convincente de la lógica utilizada para formularlas.

c) Las recomendaciones que se consideren apropiadas para corregir las causas del problema y mejorar las actividades, áreas o programas de la entidad. d) Los comentarios de Ios responsables de lasevaluados objetivamente y mencionarse las medidas correctivas comprometidas o planeadas, sin que las mismas se acepten como justifrcativos para no revelar los hallazgos.

TEMA 3 LA REALIZACION DE ACTIVIDADES EN LA AUDITORIA OPERACIONAL El proceso de la auditoría operativa comprende la realización de una serie de actividades

que cumplidas, permiten a los auditores obtener el suficiente conocimiento de las operaciones examinadas, y que conduzcan a la emisión del informe.

1. RECOPRUECRÓN DE INFORMACION Puede decirse que la auditoría operativa consiste en un proceso ininterrumpido de obtener información. La materia prima con la que trabaja el auditor es la información, que se somete a un proceso de análisis y cuyo resultado final son las conclusiones establecidas. PLANIFICACION DE LA ESTRATEGIA DE AUDITORIA La planificación, por su complejidad, es la actividad más importante de todo el trabajo de auditoría operacional, razón por la cual se hace necesario prever con escrupulosidad todos los pasos a seguir. Una adecuada planificación, constituye la única forma de controlar los exámenes, procedimientos y pruebas que van a desarrollarse, y de esta manera optimizar el tiempo al ejecutar las pruebas que han sido programadas. La planificación, es un plan estratégico que se basa en los objetivos de la Auditoría

OperacionaL Su objetivo consiste en realizar y ejecutar el proceso necesario para probar los objetivos planteados mediante la realización de pruebas que permitan obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, que soporte la emisión de un informe con la formulación de recomendaciones, si fuera elcaso. Todo ello, determina el Enfoque de Planificación, es decir, la forma mediante la cual el auditor operacional aplica su estrategia para la obtención de la evidencia. La obtención de la evidencia incluye por tanto, la Planificación del Trabajo y el diseño de los Programas de Auditoría. NORMAS SOBRE PLANIFICACION En general las Normas de Auditoría hacen referencia a que el trabajo de auditoría, debe ser planeado apropiadamente. Para cumplir con esta Norma, se deberá diseñar una estrategia global, es decir, el trabajo no puede realizarse de una manera improvisada, sino que es necesario hacer planes anticipados. Esta planificación consistiera en decidir previamente los procedimientos gue van a emplearse, su extensión y en que momento se van a aplicar, así como, planear los Papeles de Trabajo en que van a registrarse los resultados. También forma parte de la planificación, el decidir la cantidad de personal que deberá asignarse altrabajo. A estos efectos, se debe considerar: La importancia del conocimiento de las actividades de la entidad y del contexto enelcual se desanollan. Utilización de técnicas y prrcedimrbnfos para la realización del examen de lagestión operativa de la empresa. VENTAJAS DE PLANIFICACION Las principales ventajas de la planificación son que permite: bentificar las actividades más importantes de la empresa. ldentificar puntualmenfe los problemas gue puedan surgir a lo largo de la auditoría. Asignar el personal con la sufrciente experiencia y conocim¡ento tanto de la entidad

como del sector. Comunicar al equipo de auditoría los objetivos de la misma. Los requisitos de la planificación de la auditoría a cumplir, son los siguientes: Precisión. En la ejecución de acciones de antemano planeadas y de una manera completa. Flexibilidad. Con relación a cambios imprevistos o circunstancias que hayan variado o varían a lo largo de la ejecución del examen. Unidad. Que se expliciten y mencionen las acciones a ejecutar para cada actividad, y que esfas esfén coordinadas OBJETIVOS U ENFOQUES DE LA PLANIFICACION El propósito de la planificación es identificar los objetivos de la audítoría, y determinar los procedimientos necesarios para alcanzarlos, de una forma eficaz y con el menor costo posible. lmplica la selección de técnicas y procedimientos a ser aplicados en el examen, y se reflejan y estructuran en el Programas de Auditoría. La planificación, demanda el desarrollo de una estrategia de la forma en que se espera o estima que responderá la empresa, pues planificar consiste en definir el objetivo y determinar el plan de acciones para conseguirlo, es decir, la forma más adecuada y eficaz de distribuir y aplicar los procedimientos de auditoría. Se busca un enfoque de actuación y desarrollo lógico, adaptado a las características de la empresa, y que en la organización del trabajo de los auditores se evite la realización de acciones repetidas o duplicadas; para ello, es preciso tener presente la relación existente entre los objetivos y los procedimientos de auditoría. LOS OBJETIVOS DE LSU RELACION CON LOS PROCEDIMIENTOS Las actividades que ejecuta la empresa se convierten para los auditores en los Objetivos de Auditoría, de lo que se trata de probar es si su ejecución se realiza con eficiencia,

efectividad y economía, mediante la aplicación de los Procedimientos de Auditoría. El propósito consiste en que para evaluar estas activídades, se hace necesario establecer él o los objetivos específicos de la auditoría y, posteriormente, se diseñan los procedimientos necesarios para obtener la evidencia suficiente y pertinente. Este proceso culminara con el logro del o los objetivos fijados o revelara una deficiencia o debilidad en la actividad. La evidencia reunida en el examen de auditoría proporciona los medios por los cuales alcanzamos ese estado de seguridad llamado conocimiento, que se opone a la mera creencia. Para obtener un conocimiento verdadero y lograr adquirir una evidencia valida, el auditor debe contar con la capacidad y conocimientos adecuados, para así poder estar en condiciones de interpretar aquello que examina. Cuando tratamos de obtener un conocimiento verdadero a través de nuestros sentidos y observamos un objeto, puede suceder que la afirmación que nuestros sentidos no sea válida, ya que el ver no siempre es el creer, sino que depende de la ínterpretación que le demos a una cosa de acuerdo con nuestros conocimientos. Lo que demuestra que la evidencia en materia de auditoría se deriva de una conclusión basada en el conocimiento que tengamos de todo aquello que este a nuestro alcance. Este conocimiento se adquiere mediante el diseño lógico de los procedimientos de auditoría y su correcta aplicación. EL CONTROL INTERNO La función de planificación se orienta hacia el futuro; hacia lo que debe lograrse y como hacerlo. En esencia, la planificación incluye acciones que los ejecutivos determinan los objetivos para el futuro y los medios apropiados para lograrlos. EI resultado de esta función es un plan, conformado por cuatro elementos fundamentales: los objetivos, las acciones, los recursos y la implantación. Los objefivos Especifican las condiciones futuras que los ejecutivos esperan lograr. Las acciones Son los medios o actividades especificas planificadas para lograr los objetivos. Los recursos Son las asignaciones en clase y cantidad que pueden ser aplicados a las actividades. La implantación Significa la asignación de dirección que debe tomar el personal para llevar a cabo el plan.

La función control, incluye todas las acciones que los ejecutivos llevan a cabo en su intento por asegurar que los resultados reales concuerden con los planificados. Para que el control sea eficaz es necesario: Desarrollar estándares para las variables que pueden controlarse, para conocer hastaque punto se esfá logrando los objetivos empresanales. Los esfándares nos señalan losresultados que razonablemenfe se espera obtener por la ejecución de actividades en laempresa. Contar con un sisfema de información disponible para evaluar /os estándaresestablecidos y la información financiera. Esfe sisfema debe brindar información paraque los niveles ejecutivos puedan tomar decrsiones. Que los ejecutivos pueden tomar las acciones correctivas para conegir desviaciones yse cumplan las leyes y normas aplicables. Esfa acción correctiva permitirá prevenir queno se incuna nuevamenfe es esfas desviaciones. Contar en la empresa con un conjunto de procedimientos de control. Esfosprocedimlbnfos se traducen en la implantación de un sistema de control interno. De lo expresado anteriormente, podemos concluir que la planificación y el control, son funciones estrechamente relacionadas. l-a planificación tendrá poco valor si los ejecutivos no aplican mecanismos de control apropiados. Los ejecutivos buscan la mejor manera de controlar las empresas que están bajo su responsabilidad y con ese propósito implantan los controles internos, que permitan detectar oportunamente desviaciones respecto de los objetivos trazados. Los controles internos fomentan la eficiencia operativa de la empresa. En un sentido amplio el control interno se puede definir, según el lnforme COSO, como: "un proceso efectuado por el consejo de istración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones Fiabilidad de la información financiera Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables" Un análisis de esta definición, tal como señala el lnforme COSO, nos revelara ciertos conceptos fundamentales: El control interno es un proceso que esta incorporado dentro de las funciones que ejecuta la empresa, gue permite la supervisión de su comportamiento y aplicabilidad en cada momento. Un sistema de control interno eficaz, está íntimamente ligados al éxito de los programas de calidad, impulsados por la

empresa. Es un medio utilizado para la consecución de un fin, no un fin en sí mismo. El control interno es llevado a cabo por personas, que se encargan de establecer objetivos y establecer los mecanismos de control de las operaciones. No se trata de solamente emitir, preparar y divulgar el control interno mediante manuales de políticas e impresos, sino de personas a quíenes se debe comprometer con sus acciones en cada nivel de la organización. El control interno solo puede aportar un grado de seguridad razonable, no una seguridad total, debido a las limitaciones propias de toda función, a la relación costo-beneficio, errores u omisiones debido a fallas humanas y la posibilidad de actos de colusión que puedan cometer funcionarios de la empresa. El control interno esta implementado para facilitar el cumplimiento de los objetivos diseñados en la misión de la empresa. Estos objetivos pueden ser de toda la empresa o de una activídad especifica. Los objetivos empresariales, señala el lnstituto de Auditores lnternos de España, se pueden clasificar en tres categorías: Operacionales Referente a la utilización eficaz y eficiente de los recursos de la empresa. información Financiera Referente a la preparación y publicación de estados financieros fiables. Cumplimiento Referente al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y normas que lesean aplicables. Para efectos de la realización de la auditoría operacional adquieren singular importancia los objetivos operacionales y de cumplimiento. Los componentes del control interno son: El Entorno de Control La Evaluación de Rr'esgos Actividades de Control lnformación y Comunicación Supervisión

Entorno de Control La empresa en su conjunto esta influenciada por el entorno de control. Esta influencia se refleja de manera significativa en el establecimiento de los objetivos empresariales, en la evaluación de riesgos, en las actividades de control y en el sistema de información gerencial y supervisión. Los antecedentes y la cultura de la empresa constituyen la base para el establecimiento del nivel de concientización e integridad del personal respecto del alcance, contenido y objetivos del control interno. La integridad y el equilibrio de los valores éticos y morales, son esenciales para la vigencia de políticas y controles satisfactorios y su influencia en las actividades operacionales de la empresa. No basta comunicar los valores éticos y de comportamiento a los empleados, lo fundamental es practicarlos a través del ejemplo de los ejecutivos. Tal como se mencionó anteriormente, el control interno esta ligado a la estructura organizativa de la empresa que proporciona el marco en el que se planifican, ejecutan y controlan las operaciones. Uno de los aspectos más importantes es el establecimiento de los niveles de autoridad y responsabilidad, y el establecimiento de los canales adecuados de comunicación. Una tendencia

actual en las estructuras organizativas, es delegar autoridad hacia todos los niveles de la empresa. El desafío es cuanto delegar. Evaluación de los Riesgos Toda actividad empresarial implica un riesgo. Es responsabilidad de los ejecutivos determinar el nivel de riesgo que se considera aceptable para la empresa y tratar de mantenerlo dentro de límites aceptables.El establecimiento de los objetivos de la empresa esta vinculado a los riesgos que demanda su consecución, lo que demandará que se tengan que adoptar las acciones necesarias paracorregir posibles desviaciones, en razón de que los riesgos constituyen un procesointeractivo continuo. Los riesgos o factores que pueden afectar a una empresa, que precisan una atención especial, pueden ser de naturaleza interna o externa. Los riesgos más significativos en elmarco externo están representados por: El avance tecnológico. Elcambio social. Cambios en las expectativas de los consumidores. La competencia. Cambios en la normativa económica, política, legal, etc. En el marco interno por: La idoneidad delpersonal. Conciencia y compromiso de los ejecutivos. Cultura y valores inadecuados. Cambios en las políticas. Cambios en el personal ejecutivo. Ejecución de reestructuraciones operacionales. lmplantación de nuevos sr.stemas. Acciones inadecuadas de detección de riesgos, etc. Una de las responsabilidades de los auditores es la de aplicar un conjunto de técnicas, procedimientos y métodos cuantitativos y cualitativos, que permitan la detección de acciones y hechos que puedan incrementar los niveles de riesgo a nivel de la empresa o de procesos específicos, y proporcionar evaluaciones para la corrección de estas desviaciones de manera oportuna. Los riesgos detectados deben ser objeto de evaluación con el propósito de establecer su importancia, frecuencia y las acciones que se deben aplicar o adoptar para reducir su impacto en las operaciones de la empresa.

Actividades de Control Las actividades de control están referidas al conjunto de normas, políticas, procedimientos, métodos y prácticas, tendentes a asegurar que las decisiones de los ejecutivos se cumplan, y a la adopción de las medidas necesarias para atenuar el riesgo, que pueda poner en peligro la consecución de los objetivos. Las actividades de control están relacionadas con la evaluación de las operaciones, al permitir analizar y comparar los logros obtenidos, con: Los presupuesfos. Estándares o indicadores de rendimiento. Políticas. Resu/fados de ejercicios anteriores. Los competidores. El grado de segregación de funciones o actividades, efc. La confiabilidad, oportunidad, exactitud de la registración y autorización de las operaciones y transacciones financieras. El grado de cumplimiento de la normativa lega[ aplicable a la empresa. Las actividades de control forman una parte esencial de las actividades de gestión de una empresa, en su intento de lograr el cumplimiento de sus objetivos. Las actividades de control no son un fin en si mismas, tampoco solo un conjunto de normas que existen para "hacer lo que hay que hacer” No olvidemos que no hay dos empresas iguales, cada empresa establece sus objetivos y estrategias de implantación de controles, que serán diferentes en cada caso. En las empresas las personas encargadas de su cumplimiento son diferentes, aplicaran sus propias ideas sobre control interno. Además, el control interno es el reflejo de su entorno, cultura, su visión, misión, organización, historia y otros factores propios de la empresa. Sin plan no hay control. Y sin control no hay aprendizaje. lnformación y Comunicación Todas las empresas precisan contar con un sistema de información gerencial y obtener información oportuna y confiable relacionada con las actividades que ejecutan y de los acontecimientos entorno empresarial. Las necesidades de información que precisan los ejecutivos o decisores y otros niveles de la empresa, en términos generales, estarán referidos a la magnitud del problema y al deseo de incrementar los beneficios, minimizar y lo reducir los riesgos. Por estas circunstancias, los requerimientos cuantitativos y cualitativos de información estarán referidos al tiempo, incertidumbre o riesgo de los beneficios y sacrificios de la decisión. La complejidad de una organización requiere el establecimiento de un sistema de información, que podríamos definirlo como un conjunto de elementos interrelacionados y orientados a establecer un flujo continuo y eficiente de

comunicación ascendente, descendente y transversal, que servirá para satisfacer los requerimientos de distintos s, tanto internos como externos, en especial a la istración para poder determinar objetivos, políticas, definir y analizar alternativas y conocer los resultados de la gestión. De manera resumida podemos definirla también como: el conjunto de elementos que interactúan entre si dentro de un esquema de orden para permitir la toma de decisiones. Un , en especial, un ejecutivo de empresa, para poder decidir sobre un problema se vale de toda la información a su alcance, generando con ella alternativas de las cuales finalmente selecciona la que considere mas óptima o adecuada a las circunstancias. El sistema de información esta ligado a las funciones del proceso istrativo, aspecto por el cual los requerimientos de información para la planeación, estarán relacionados con los objetivos estratégicos, objetivos generales, políticas y alternativas, así como las relativas a los objetivos operativos, planes, programas y presupuestos. La información para operación es en gran parte generada por la actividad de planeación y consiste básicamente en material informativo que por su naturaleza será mas precisa y exacta que la información de la planeación, ya que corresponde a situaciones conocidas. Con relación a la información de control, esta emana de la comparación de la información de planeación y operación, es normalmente precisa, exacta y muy concreta. La información referente a la planeación estratégica es la de mayor jerarquía, en razón de que cubre un periodo mayor. Este aspecto determina que esta información sea la que presente un riesgo mayor en cuanto a confiabilidad y precisión y por tanto un grado mayor de contingencia. Para que la información sea de verdad útil para la toma de decisiones, desde el principio de debe tomar en cuenta dos elementos: Al o decididor, y La decis ión especifica. En forma resumida, podemos mencionar que los requisitos de un buen sistema información para un control eficaz y de calidad, son los siguientes: Relevancia: La información debe satisfacer razonablemente las necesidades del mediante la comunicación de los hechos de mayor significación. Oportunidad: La información debe emitirse en tiempo y lugar convenientes para el .

Precisión: La información debe estar comprendida entre los estrechos límites de la aproximación, buscando un acercamiento a la exactitud. lntegridad: La información debe ser exhaustiva, completa, ello significa que incluirá al menos todas las partes esenciales. Claridad: La información debe ser inteligible, fácil de comprender y accesible. Suficiencia: La información debe ser apta y conveniente para los requerimientos del Prudencia: La información debe expresarse con cautela y precaución. El informante debería ubicarse entre la reflexión y la precisión, tendiendo a evitar los riesgos que podrían emanar de la informacion que comunica'

Normalización: La información debe basarse en normas o necesidad de consecuencia, uniformidad o Comparibilidad que pudiera requerir el . Sistematizacion: La intormación debe presentarse de manera orgánica, lo que signitica que debe fundamentarse en un conjunto de reglas armónicamente entrelazadas. Verificabilidad: La información debe permitir su comprobación mediante demostraciones que la acrediten y confirmen. Certidumbre: La información debe elaborarse con base en un conocimiento seguro y claro de los acontecimientos que comunica, es decir que la certidumbre en la información ha de entenderse como el fundamento objetivo de toda aseveracion firme. Confiabilidad: La información debe prepararse conforme a normas y reglas que le otorguen carácter de creíble. Racionalidad: La información debe ser lógica y resultado de la aplicaciÓn de un método adecuado.

Practicabilidad: La información debe reunir los atributos que permitan su utilización. lrremplazabilidad: La información no debe ser sustituida por otra. Convertibilidad: La información debe poder transformarse o reducirse a datos fundamentales, eventualmente permutables. Productividad: La información debe prestar una utilidad para los efectos del , que exceda los esfuerzos necesarios para su obtención (relación costo-beneficio). La comunicación es inherente a los sistemas de información, en efecto, la empresa debe establecer canales adecuados para que la comunicación del personal, llegue a los ejecutivos. Si no existen líneas de comunicación abiertas, si como, una actitud receptiva por parte de los ejecutivos, la comunicación quedara bloqueada. La comunicación no solo debe ser eficaz internamente, debe existir, también una adecuada comunicación externa, principalmente con los clientes y proveedores, para la obtención de información referente a la calidad de los servicios prestados, así como la existencia de nuevas modalidades de ofertas o productos. Supervisión El sistema de control interno implementado en la empresa, debe ser evaluado periódicamente con el propósito de establecer su vigencia y correcta aplicación, por cuanto debido af tiempo puede haber ido perdiendo su eficacia o dejar de aplicarse. Las causas de la pérdida de eficacia pueden ser la rutina, cambios en el personal, inadecuada información, escaso nivel de supervisión, restricciones en tiempo y costo, presiones internas, etc. La evaluación implica el examen del sistema de control interno, en su funcionamiento real, mediante un rastreo de las normas, métodos, políticas, procedimientos, etc., debido a la existencia de posibles cambios, modificaciones informales, o que simplemente dejaron de ejecutarse. El propósito de esta evaluación es establecer, si el sistema ofrece una razonable seguridad con respecto a que los objetivos establecidos, sean logrados. La evaluación del sistema de control interno, en su caso, podría ameritar la emisión de un informe, a la persona responsable de la función o proceso, asÍ como a los ejecutivos, sobre los hallazgos importantes establecidos en este examen y la formulación de recomendaciones tendentes a enmendar las deficiencias, corregir o proponer cambios en las normas, políticas, procedimientos, etc. La evaluación del funcionamiento del sistema de control lnterno de la empresa será el

resultado de la aplicación de las técnicas de auditoría tales como la indagación, observación, revisión de los manuales de políticas, organigramas, procedimientos e instrucciones internas y otros datos similares aplicados por la empresa, así como conversaciones con los ejecutivos de ciertas áreas de la organización Los métodos mas utilizados para documentar adecuadamente la evaluación del sistema de control interno de la empresa y que a la vez pueden servir para dejar constancia de haber efectuado tal evaluación son los siguientes: EL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO Es uno de los métodos mas extendidos, tanto entre las firmas de auditores externos como internos. Consiste en una encuesta sistemática, presentada bajo la forma de pregunta referidas a aspectos básicos del sistema, y en la que, por lo general, una respuesta negativa evidencia una ausencia o deficiencia en los controles. Este método ayuda a asegurar que todos los puntos básicos de control sean considerados. Pero presenta el inconveniente de que las preguntas, al ser modelos estándares, resultan rígidas y restrictivas y a menudo, precisan un replanteamiento general y no siempre permiten al auditor tener una visión clara del sistema, dado lo voluminoso que resulta a veces, no permitiendo distinguir entre las deficiencias importantes y las de escasa relevancia. METODO DESCRIPTIVO Este método se basa en la explicación detallada de las características del sistema que sé esta evaluando, describiendo procedimientos registros formularios, archivos, empleados y unidades que intervienen en el sistema. Presenta el inconveniente de que muchas personas no tienen habilidad para expresar sus ideas por escrito, en forma clara, concisa y sintética lo que trae como consecuencia que algunas debilidades en el control no queden expresadas en la descripción. NETODO DE DIAGRAMAS DE ACTIVIDAD DE NEGOCIOS(DAN) Los diagramas de DAN constituyen un instrumento para diseñar y elaborar de flujo de trabajo y de procesos. Este método provee los datos necesarios para de descripción de un proceso y las distintas operaciones que ejecuta actualmente una empresa, mediante la utilización de una representación gráfica. La utilización del DAN se realiza para conocer el cómo se están haciendo las tareas, debiendo para el efecto un conjunto de símbolos, que básicamente son: Acción Representada por un circulo. Cada uno significa una etapa del proceso, debiendo identificarse con una descripción y un numero. Al llegar a la "función de negocios" se debe inscribe en un cuadrado. La función de negocios se define, según Nereo Roberto Parro, como "un conjunto de actividades, homogéneas o no que producen un resultado final definido".

Decisión Es un circulo interceptado parcialmente por un rombo, que puede ubicarse según convenga al trazado del DAN. Comienzo y terminación del flujo Se representa por medio de un óvalo aplanado y representa el comienzo o el final de un flujo. El comienzo se relaciona con un proceso del cual se pasa a las actividades que lo conforman hasta la terminación del mismo, que puede implicar la acción de archivo, despachar, ingresar, etc. Conector de flujo interno y externo Esta representado por líneas rectas o curvas, con una flecha en la punta que señala la dirección del proceso. Los conectores deben incluir información sobre la descripción del documento, su origen y destino final. El conector externo se representa mediante un cuadrado y en su base un triángulo, refleja la incorporación de información proveniente de una fuente externa. Archivo e informes Se representa mediante un rectángulo incompleto, en efecto uno de sus lados esta abierto y es utilizado para archivar información manual o computarizada que podrá ser utilizada por acciones determinadas. Cambio de página Es un circulo más pequeño, en el que indica del número de la página del proceso, cuando su representación implica la utilización de mas de una página.

Símbolos Utilizados En Los DAN

METODO DE DIAGRAMA DE RELACION (DDR)

Es un método que permite conocer en detalle los trabajos que se ejecutan en la actualidad, con el propósito de comprobar s¡ los procedimientos de control interno diseñados y con base en los resultados poder realizar los cambios o el rediseño de los procesos. La información que se puede obtener del diagrama de relación se refiere al cumplimiento de políticas y normas, cr¡terios para la emisión de informes, datos sobre recursos humanos, detalles sobre el proceso de datos, manual o computarizado, etc. El formato para la preparación de este método consta de tres columnas: Primera columna: se refiere a /as actividades que hacen al flujooperacional. Segunda columna: indica el flujo de actividades del sistema queexpresa el trabajo del sistema de computación y /as bases de datosdesanollados por la empresa. Tercera columna:se descrbe literalmente las acc¡ones de actividades. Los símbolos utilizados en el DDR, son los siguientes: Acción Se representa mediante un rectángulo. Decisión Esta representado por un rombo, en sus aristas se representan las alternativas. Terminal de computadora Esta representado por un rectángulo e incorpora internamente un rectángulo con las aristas recortadas. Archivo en computadora Se representa mediante un cilindro. lnformes Se representa mediante un rectángulo recortado en su base. Archivo de informes

La forma de representacíón es un rectángulo incompleto en su diseño. lniciación, terminación de trabajo Se representa mediante un ovalo aplanado y se utiliza para identificar el inicio o la conclusión de un flujo. Dirección de flujos Es un conector representado mediante una flecha que señala la dirección de un fluj Conector externo Se utiliza para describir la interacción de un flujo con otro externo, se representia mediante un cuadrado en cuya base se incorpora un triángulo.

SIMBOLOS UTILIZADOS EN LOS DAN

DE (DDR)

METODO DE DIAGRAMA RELACION

Es un método que permite conocer en detalle los trabajos que se ejecutan en la actualidad, con el propósito de comprobar si ¡os procedimientos de control interno diseñados y con base en los resultados poder realizar los cambios o el rediseño de los procesos. La información que se puede obtener del diagrama de relación se refiere al cumpl¡m¡ento de políticas y normas, criterios para la emisión de informes, datos sobre recursos humanos, detalles sobre el proceso de datos, manual o computarizado, etc.

El formato para la preparación de este método consta de tres columnas: Primera columna: se refiere a /as actividades que hacen al flujooperacional. Segunda columna: indica el flujo de actividades del sr.sfema queexpresa el trabajo del srsfema de computación y /as bases de datosdesarrollados por la empresa. Tercera columna:se describe literalmente las acc¡ones de actividades. Los símbolos utilizados en el DDR, son los siguientes: Acción Se representa mediante un rectángulo. Decisión Esta representado por un rombo, alternativas. en sus aristas se representan las alternativas Terminal de computadora Esta representado por un rectángulo e incorpora internamente un rectángulo con las aristas recortadas. Archivo en computadora Se representa mediante un cilindro. lnformes Se representa mediante un rectángulo recortado en su base. Archivo de informes La forma de representación es un rectángulo incompleto en su diseño. lniciación, terminación de trabajo Se representa mediante un ovalo aplanado y se utiliza para identificar el inicio o la conclusión de un flujo. Dirección de flujos Es un conector representado mediante una flecha que señala la dirección de un flujo. Conector externo Se utiliza para describir la interacción de un flujo con otro externo, se representa mediante un cuadrado en cuya base se incorpora un triángulo. Cambio de pagina Se representa mediante un circulo que Se expone en la tercera columna para el cambio de Pagina. Símbolos De Los Diagramas De Relación

MÉTOOO DE ”FLOWCHARTS” O FLUJOGRAMAS Se trata de un método destinado a simplificar la tarea de descripción de los proced¡mientos y técnicas mediante el uso de gráficas de movimiento, también llamadas flujogramas o d¡agramas de flujo. Un diagrama de flujo es una representación gráfica simbólica de un sistema o serie de procedimientos mostrada cada uno de ellos de forma secuencial. El diagrama de flujo proporc¡ona una imagen clara del sistema, mostrando la naturaleza y secuencia de los proced¡mientos, división de responsabilidades ,fuentes y distribucion de documentos y tipos. Los flujogramas permiten representar gráficamente el encadenamiento de las operaciones istrativas, precisando que documentos básicos se utilizan, de que serv¡cios emanan y quienes son los que los real¡zan. Además, a través del diagrama de flujo es posible mostrar la separación de deberes, autorizaciones, aprobaciones y verificaciones internas que tiene lugar dentro del sistema. De manera resumida podemos señalar que las principales ventajas de este método son las siguientes:

ldentifica la existencia o ausencia de controles, por la descripción decada uno de los procesos en forma individual.

Permite apreciar de manera global y panorámica los distintosprocedimientos que se aplican y permite el análisis de losprocedimientos y métodos vigentes. Permite identificar desviaciones en los procedimienfos diseñados. Simplifica los procesos por medio de símbolos gue se convierten en unlenguaje sencillo y fácil de interpretar. Facitita ta presentacion de recomendaciones para superar lasdesviaciones. La simbología que se utiliza permite evidenciar el origen, proceso y destino de los componentes implementados por el sistema de control interno Para su realización se debe aplicar la técnica de la entrevista, en razon de que permite obtener información y conocimiento de los sistemas con que opera la empresa. The American Society of Mechanical Engineers (ASME), definio cinco actividades y sus caracteristicas: ACTIVIDADES

CARACTERISTICAS

OPERACIÓN

PRODUCE O REALIZA

TRANSPORTE

MUEVE

INSPECCION

CONTROLA

RETRASO

INTERFIERE

ALMACENAJE

ARCHIVA

El significado de estos símbolos y otros de aplicación frecuente, es como sigue: Operación. Este símbolo representa la actividad de llevada a cabo para producir, cambiar, transcribir, o tomar una decisión. Así como, registrar, emitir, analizar, etc. Traslado Con este símbolo se representan dos situaciones: La unión entre Los simbolos El movimiento físico de un documento lnspección o control Mediante la aplicación de este símbolo se representa a toda actividad que demuestre la existencia de inspección, verificación, examen, comparación efectuada sobre los elementos de información: documentos, libros, etc.

Retraso o demora

Con este símbolo se representa a la detención momentánea de un proceso en espera de un suceso, este retraso circunstancial o momentáneo imposibilita efectuar una operación, aunque haya sido proyectada de antemano. Almacenaje o archivo El almacenaje puede ser: Archivo transitorio, el almacenaje se realiza en forma temporal ysistematizada de los elementos que transportan información. Archivo definitivo, el almacenamiento se realiza en forma permanente yde forma sistematizada de los elementos que transportan información. Esta información almacenada no será utilizada posteriormente, exceptorevisiones de auditoría, organismos fiscalizadores, efc. Formulario Esta representa aún elemento que transporta información que puede o no circular, se utiliza para: Para dibujar todos los ejemptares de un documento que se ha emitido. Para separar o segregar los ejemplares del documento a diferentes sectores o actividades. Desglose Para representar la distribución de un documento entre los distintos sectores o dentro de un mismo sector para que el mismo sea analizado. Altemativa El símbolo para señalar distintos caminos de acción que puedan surgir como consecuencia de una disyuntiva de dos o más cursos de accion, en una etapa del proceso ante una circunstiancia planteada. Destrucción Se utiliza para representar la eliminación o inutilización física de elementos, tales como registros, formularios, documentos, etc. La eliminación no implica, necesariamente, la destrucción de un elemento transportador de información. Conector Representa él vinculo entre los procesos que se hallan en otro circuito. Se lo utiliza también para mencionar que el cursograma sigue en otra hoja. Procesos no representados

Este simbolo indica una operación no graficada o ignorada. LA EVIDENCIA EN AUDITORIA Según las Normas de Auditoría, la evidencia es la convicción razonable de que todos los hechos, han sido y están debidamente soportados en tiempo y contenido por los hechos económicos y circunstanciales que realmente han ocurrido. La expresión evidencia, señala un conjunto completo de cosas, sobre los que el auditor ejercita su decisión experta para la evaluación de sí los hechos muestran la imagen fiel, tales como: Documentos lnformación intema y extema Bienes fisicos Suposiciones Conclusiones Cálculos y otros Mas formalmente, la evidencia es, el conjunto de factores presentados al conocimiento de una persona con el propósito de permitirle decidir sobre una cuestión discutida. Esos diferentes factores tendrán una influencia distinta en cada persona. Así, dando por supuesta una homogeneidad en la decisión del auditor, podemos examinar cómo comprender las diferente categorías de factores basándonos en dos supuestos: No todos los factores son igualmente verdaderos ante una situación determinada. No es extraño en cualquier actividad que un factor o factores puedan influir en eljuicio de una persona que vaya a realizar una decisión completa. Estaincertidumbre se conoce en la auditoría como Riesgo de Audítoría, y es difícil decuantificar. CALIDAD DE LA EVIDENCIA La evidencia, como un todo, debe reunir una serie de condiciones cualitativas, y básicamente ser de buena calidad. La relevancia e importancia de la evidencia la determina su dominio sobre la materia y por la extensión en la que la evidencía de una cosa sea verdaderamente evidencia de esa cosa y no la evidencia de otra cualquiera. Según las Normas de Auditoría, el concepto de adecuación de la evidencia es la característica cualitativa de la evidencia. La calidad de la evidencia depende, fundamentalmente, de las circunstancias en que se obtiene y de las presunciones siguientes: La evidencia que se obtiene de las fuentes extemas a la empresa, proporciona una confianza superior a la obtenida dentro de la empresa.

La evidencia que surge de un sistema de control intemo confiable es mayor, que la que resulta de un sistema de controlintemo deficiente. El conocimiento personal que el auditor obtiene de forma directa a través de exámenesfisicos, inspecciones, cálculos, etc., es más persuasivo que la información que seobtiene de forma indirecta. La calidad de la evidencia esta condicionada, según J. Grant, citado por Guillermo Sierra y Manuel Orta, por: La proximidad entre la evidencia y aquello que esta siendo evidenciado. La dirección de la correspondencia entre la evidencia y aquello esta siendoevidenciado. La fiabilidad de la fuente de la evidencia. LA PROXIMIDAD ENTRE LA EVIDENCIA Y AQUELLO QUE ESTA SIENDO EVIDENCIADO. Mautz y Sharaf, en su libro la "Filosofía de la Auditoría", clasiflcan la evídencia según este criterio, en: evidencia natural, evidencia creada, y evidencia derivada de una argumentación racional. Evidencia Natural. Según esta, la evidencia es la cosa o suceso en sí mismo. Es aquella queexiste en todo lo que nos rodea. Es totalmente convincente, porque no serequiere de un gran esfuerzo mental para comprender la existencia de lascosas por medio de los sentidos. La evidencia y la cosa, cuando son probadas,son lo mismo. Se obtiene evidencia natural aplicando técnicas y procedimientos como laobservación, inspección, etc., de tal manera que el auditor al inspeccionar uobservar equipos o activos fijos, inventarios o productos terminados, seconvence de su existencia, y obtiene la evidencia que pretendía. Evidencia Creada. No existe en el mundo que nos rodea y necesita de una acción mental máselaborada. Son evidencias que describen. pero no son en sí misma las cosas o sucesos. En aditoria se plasifican las pruebas a desarrollar para obtener estas evidencias . por ejemplo revisiones analiticas , a partir de ella ese tipo de evidencia . Es la evidencia que de alguna forma describe la cosa que debe ser probada . la mayoria de los documentos , informes y registros con los cuales el auditor trabaja , se incluyen en esta categoria . Evidencia Derivada de un Argumento Racional. Es la que se consigue mediante los razonamientos aplicados a las evidencias naturales o creadas con el fin de liegar a las conclusiones sobre las cosas o sucesos. Es la que resulta de la observación de hechos lógicos verdaderos. que nos ayudan por medio de una interpretación adecuada a llegar a una

conclusión. Requiere ser hábil en la observación de hechos y en la realización de juicios lógicos. Suele usarse en gran medida durante el proceso de auditoría. Los muestreos estadísticos, por ejemplo, producen este tipo de evídencias. La evidencia natural estará siempre influyendo en el juicio del auditor y á evidencia creada frecuentemente puede ser más ínfluyente de la argumentación racional. Pero es la argumentación racional la que normalmentebrinda la mayor parte de las evidencias, sobre las cuales esta basada el conocimiento que obtiene el auditor. LA DIRECCION DE LA CORRESPONDENCIA ENTRE LA EVIDENCIA Y AQUELLO QUE ESTA SIENDO EVIDENCIADO Con relación a la trayectoria de la evidencia, la propuesta de D. Keenan. en "Evidence and the Auditor", citado por Sierra-Orta, considero los siguientes tipos de evidencia: Evidencias directas, de las que distinguen dos tipos: Evidencia Primaria, y Evidencia Secundaria Evidencias indirectas y circunstanciales. LA EVIDENCIA PRIMARIA Se considera a la evidencia primaria como la mejor evidencia que existe, pero normalmente, no esta al alcance del auditor, ya que requiere que este observe todos los hechos y acciones realizadas en la empresa. Esto supone una imposibilidad física por limitaciones de tiempo y costo De manera general, cuando la evidencia natural no esta disponible, la evidenciaprimaria vendrá dada en forma de evidencia creada. En cada caso, hay solo una unidad que puede ser considerada como la evidencia primaria, las demas evidencias detectadas son secundarias . LA EVIDENCIA SIRCUNSTANCIAL O INDIRECTA Se presenta cuando no hay evidencias directas para un hecho, y su existencia debe ser probada atraves de otros echos. Se puede concluir que, el sistema de control es adecuado, la informacion que del se deriva es tambien adecuadad. “el caso de evidencia directa existe una estrecha corespondencia entre la evidencia y la cosa o echo que esta siendo probado, pero en el caso de la evidencia sircunstancial esto no ocurre, de tal forma que mantiene una fuerte similitud con la argumentacion racional”.

LA FIABILIDAD DE LA FUENTE DE LA EVIDENCIA El elemento final en la calidad de la. evidencia, se refiere a la fiabilidad de la fuente de la evidencia. Sobre el particular D. J. Hatherly, en "The Audit Evidence Process", citado porSierra-Orta, identifica fes fuentes de evidencia: Proceso en grun medida bajo elcontroldel auditor Prueso en grun medida bajo el controlde los directores

Proceso en grun medida bajo elcontrolde terceros La importancia de las categorías, recae en la medida en que: La fuente de la evidencia puede ser manipulada, y La calidad de la evidencia pueda ser evaluada por et auditor. De manera resumida, esta situación se expone en la siguiente tabla: Evidencia en gran medida creada bajo el control del : auditor

directores

terceros

Susceptibilidad a la manipulacion por el ALTA director

ALTA

MEDIA

Susceptibilidad de que la calidad pueda ser ALTA evaluada por el auditor

MEDIA

BAJA

Para concluir podemos señalar que por preferencia, siempre se elegirá evidencias naturales primarias y evidencia creada de fuentes bajo el control del auditor. Gran parte de la opinión que formulara el auditor, como resultado de su examen, estará basada en la evidencia creada, desde la fuente bajo el control de los ejecutivos de la entidad, y frecuentemente implicara un importante grado de deduccion. Normalmente quizá no se pueda adquirir la mejor evidencia posible y se debe que trabajar con otra menos completa. Sin embargo, se debe intentar superar las debilidades inherentes a esa evidencia adquiriendo otra que proporcione un soporte corroborativo para la evidencia origínal. EVIDENCIA SUFICIENTE TaL como señala V. Serra en " Las Normas de Auditoria: Desarrollo lnstitucional y Concepto Básico”, citado por Sierra-Orta, la evidencia que se pretende obtener no puede ser absoluta sino suficiente y adecuada. Los elementos de juicio que se obtienen para poder opinar deben ser objetivos y ciertos, es decir, deben fundamentarse en la naturaleza de los hechos examinados, llegando al conocimiento de los mismos con una seguridad razonable. La evidencia debe ser suficiente en cantidad y calidad. “La evidencia es suficiente en cantidad cuando, ya sea por los resultados de una sola prueba, o por la concurrencia de varias, se puede llegar a adquirir la certeza moral de

que los hechos que se están tratando de probar o los criterios cuya correccion sé esta juzgando han quedado satisfactoriamente comprobados". “En cualquíer trabajo es prácticamente ímposible llegar a obtener una certeza absoluta como ocurre con las ciencias matemáticas, pero siempre existe un grado de seguridad en el que se puede afirmar hechos y cosas con plena confianza de que no sé esta haciendo una declaracion arriesgada, aun cuando no se tenga la certeza absoluta de ellas. A este grado de seguridad, dictado por la prudencia y que es el que se usa como guía en la mayor parte de las actividades humanas, se llama certeza moral. Esta en la certeza que se debe lograr para que le sea posible dar su opinión profesional de una manera objetiva y cumpliendo con los deberes de la Profesión". Para decidir sobre la cantidad de evidencia el auditor considera ciertas circunstancias especificas: Costo. Se refiere al monto destinado a Ia obtención de mayor cantidad de evidenciapara evaluar una situación determinada. Riesgo reproblable Viene determinada por el grado de influencia de un hecho, con respecto a la totalidad del proceso. RIESGO PROBABLE. La cantidad de evidencias necesarias para una decisión firme difícilmente puede ser determinada con precisión. Nunca se puede realizar con certeza absoluta una conclusión, razón por la cual, el auditor, debe confiar en su juicio experto y su experiencia. Se establece que las características básicas que deben reunir los datos y la información competentes como evidencia de auditoría, son las siguientes. RELEVANCIA Es el requisito que ayuda al auditor a llegar a una conclusión válida respecto a objetivos específicos de la auditoria. AUTENTICIDAD La evidencia obtenida es autentica cuando es verdadera en todas sus características VERIFICABILIDAD Es el requisito que permite que dos o más auditores lleguen por separados a las mismas conclusiones en circunstiancias iguales o similares. NUTRALIDAD Es el requisito respecto a que esta libre de prejuicio, es decir, hace referencia a que el asunto bajo estudio no debe haber sido diseñado para apoyar intereses especiales. NATURALEZE DE LA EVIDENCIA

Tal como señala R. K. Mautz, en sulibro "Fundamentos de Auditoría", "es importante que consideremos a la auditoría como unejercicio practico de lógica, ya que es precisamenteeso. Los expertos en lógica han dedicado mucho tiempo y esfuezo al estudio y análisis de los medios o caminos que llevan a la mente humana al conocimiento de algo": ¿Cuáles son las fuentes de información? ¿Qué confianza se necesita tener en ellas? ¿Hasta que puntos son convincentes? ¿Cuales necesitan fundamentación y cuales son safi'sfactorias por sí solas? Este tipo de estudio y análisis ofrece las bases teóricas sobre las que se fundamenta la Auditoría. Además, a menos que las técnicas aplicadas por los auditores, no descansan firmemente, en Normas Lógicas, su utilidad y aceptabilidad pueden ser cuestionados. METODOS PARA OBTENER LA EVIDENCIA Una vez determinados los puntos sobre los que hay que obtener evidencia es necesario analizar los métodos de los que dispone el auditor para conseguirla que se conoce bajo la denominación técnicas de auditoría. Las mismas se trataran en detalle posteriormente. LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA Los procedimientos de Auditoría son el conjunto de técnicas de Auditoría que el auditor emplea para el examen de las actividades de la empresa, estos procedimientos deben permitir obtener evidencia suficiente y adecuada, y que le permitan al auditor llegar a la convicción de haber obtenido conocimiento de la actividad bajo examen. Añadiendo además una condición, es decir, que estas evidencias, estén recogidas en sus papeles de trabajo como justificación y soporte de las conclusiones de Auditoría. Los procedimientos a emplear que propone son: PRUEBAS FISICASCuando la evidencia pueda obtenerse a través de la observación, medicíón orecuento. PRUEBAS DOCUMENTALES Y OBTENCION DE CONFIRMACION Cuando la evidencia se obtiene de terceros y por el propio personal de la empresa. RAZONAMIENTO LOGICO LOS PAPELES DE TRABAJO II. RELACION DE EVALUACIONES Evaluar es apreciar el valor de algo. Consiste en una comparación de lo que se quiere evaluar con una forma de referencia, para establecer diferencías y similitudes. Es

partedel sistema de control interno que pretende partir de las diferencias, corregir o cambiar actuaciones o desempeños no sólo en personas, sino también en los otros recursos que ínistra la empresa. En conclusión, se puede mencionar que una evaluación es una medición de por ejemplo, la medida en que los esfuerzos físicos y mentales de la gente contribuyen a los objetivos de la organización, o de la forma en que se están aprovechando los recursos monetarios para producir bienes, servicios y utilidades, o cuan económicamente son istrados los materiales desde su recepción, pasando por su transformación, hasta su despacho, o cual es el grado de utilización, capacidad y productividad de la maquínaria, etc. La información que recopila es la portadora de indicios que él se encarga de comprobar, desarrollar o descartar, mediante procedimientos y técnicas de auditoría que pueden incluir análisis, comparaciones, cómputos, observaciones, etc. lll.CONCLUSIONES Las conclusiones son el resultado de recopilación, anális;s, sintesis y evaluación de la información referente a una actividad, operación, función, etc., cuyo conocimiento se considera de interés y utilidad para los integrantes de la empresa y respecto de los cuales se pueden formular recomendaciones. lV. VALIDACION Por validación debe entenderse la presentación y discusión preliminar y definitiva de las conclusiones y resultados de la auditoría. Una de las características de la auditoría operativa es que obliga al auditor a mantener permanente relación con las personas que tienen responsabilidades y llevan a cabo operaciones, actividades, procesos, etc., que se auditan. La validación preliminar contribuye a recopilar mayor información y a que el auditor conozca cada vez más el objeto de su examen. La validación definitiva o final es la comprobación del correcto desarrollo de los hallazgos de auditoría y, por lo tanto, es una medida de seguridad que garantiza la más alta calidad en los informes.

TEMA 4 METODOLOGIA PARA LA PREPARACION DE PROGRAMAS DE AUDITORIA OPERATIVA OBJETIVO: Este capitulo comprende las bases metodológicas y beneficios para la preparación de programas de auditoria. Se analiza el propósito, contenido y características de los programas. Se efectúan comentarios sobre las técnicas de auditoria aplicables en el examen de las operaciones de la empresa.

METODOLOGIA PARA LA PREPERACION DE PROGRAMAS DE AUDITORIA OPERATIVA La realización de una labor de auditoría y evaluación de las actividades de una empresa o entidad, debe ser controlado por medio de la utilización de Programas de Auditoría, que constituyen planes formulados por anticipado de lo que se pretende hacer. Estos programas tienen las siguientes características: 1. Los Programas de Auditoría Operacional se preparan progresivamente, con base en los resultados que se van obteniendo y a medida que el examen se desarrolla. 2. La preparación de los Programas de Auditoría Operacional depende deun gran número de factores tales como la naturaleza, ramo en el queopera y complejidad de las actividades, externas e internas, bajoexamen; por consiguiente, no es factible preparar Programas deAuditorÍa de carácter estándar. 3. Los Programas de Auditoría Operacional se refieren por una parte, afases de la auditoría, vale decir, a etapas o momentos del examen, y porotra, a condiciones, áreas débiles, hallazgos, etc. En consecuencia, en la auditoría operacional habrá tantos programas como fases comprendidas en el examen total, minimamente, y cada programa se preparará de acuerdo a los resultados obtenidos en la fase inmediata anterior. Los programas de auditoría operacional tienen como característica fundamental, que son elaborados de manera especifica para hacer frente a las peculiaridades, necesidades y objetivos previstos. El programa del trabajo preliminar, que básicamente consiste en la obtención de información, presenta en su preparación una estructura mas o menos similar, por cuanto los requerimientos de información se refieren a las actividades internas y el impacto del entomo en sus operaciones.

LAS NORMAS DE EUDITORIA Y LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA La evaluación de las actividades de la empresa, debe ser convenientemente controlado por medio de la utilización de Programas de Auditoría, tal como establecen las Normas de Auditoría, en lo referente a planificación. Los Programas de Auditoría son planes que se realizan por adelantado para la realización de una evaluación, y están basados en el propósito formulado para la evaluación, así como en la información disponible que posee el auditor con el fin de obtener un mayor conocimiento sobre las actividades, procesos, procedimientos y otros aplicados en la empresa.

BENEFICIOS DE LA PREPARACION DE PROGRAMAS DE AUDITORIA La preparación de Programas de Auditoría constituye un medio que facilita el cumplimiento de nuestras responsabilidades como auditores y tienen algunos beneficios, como los siguientes: Constituyen un plan sistemático por la descripción de los procedimientos a seraplicados en la evaluación. Permite la asignación de responsabilidades entre los del equipo deevaluación. Facilita la superuisión del examen, acción que proporciona evidencia y respaldoen caso de revisiones de la calidad del trabajo realizado. Permite efectuar el seguimiento de los plazos y recursos para la ejecución de lalabor encomendada a los auditores. Garantizan la existencia de un enfoque consistente hacia la auditoría y una comunicación clara de los objetivos y procedimientos. La exigencia de contar con la firma, marca o identificación para cada uno de lospasos previstos en el programa, tiene el propósito de respaldar los papeles detrabajo y garantizar que no se omitió ningún paso. Los Programas de Auditoría, para ser útiles en la evaluación de las operaciones de una empresa, deben ser lo suficientemente flexibles para permitir la imaginación e iniciativa personal del auditor, en la ejecución de los pasos o procedimientos contemplados en estos programas.

CARACTERISTICAS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA Cada programa de auditoría debe contener los siguientes partes, Anexo B, considerando que se trata de un papel de trabajo:

Area de ldentificación: Razón social de la entidad o empresa Nombre del programa de auditoría Alcance del examen ldentificación delresponsable de su preparación Fecha de inicio del examen o aplicación del programa Fecha de conclusión del examen Area de Análisis:

Propósito del examen Pasos o procedimientos a desarrollar Métodos o fuentes de la información Fecha de inicio de ejecución del paso o procedimiento Fecha de conclusión delpaso o procedimiento Responsable o responsables de la ejecución del paso o procedimiento Referencia al papel de trabajo que evidencia su realización o las causas de suno-ejecución. Los aspectos que ameritan una explicación más amplias de sus características son los referentes a: Propósito del Examen Constituye los objetivos o productos finales que se pretende alcanzar con el examen, aspecto por el cual deben ser expuestos de manera clara y precisa, para su comprensión por parte del personal que aplicará este programa. Se debe considerar en este segmento los criterios de auditoría aplicables en el examen que se definen como aquellas "normas razonables gue permiten comparar y evaluar condiciones existentes ". Pasos o Procedimientos a Desarrollar Los pasos o procedimientos a aplicar consisten en las instrucciones especificas para llevar a cabo el examen. En su contenido y diseño se deben cumplir los siguientes criterios: Se debe escribir en tercera persona, por la connotación de orden o mandato quetiene cada paso o procedimiento, enunciados en térmtnos positivos y no depreguntas. Cada paso implica la aplicación de una o varias técnicas de auditoría, buscandoque de su aplicación se obtenga el máximo beneficio.

Cada paso, que es en esencia una instrucción, debe ser estructurado de maneracompleta, con el propósito de los responsables de su ejecución comprenden demanera plena la naturaleza de la instruccron. Se espera un alto rendimiento del profesional encargado de su aplicación. Justificar la incorporación de un paso o procedimiento en el programa de auditoría, para de esta manera evitar la inclusión de procedimientosinnecesarios. Métodos o Fuentes de la lnformación

Con el propósito de obtener un máxímo rendimiento del personal encargado de la aplicación del programa de auditoría, se debe indicar las posibles fuentes y métodos para la obtencíón de información. NORMAS PARA LA PREPARACION DE PROGAMAS DE AUDITORIA En la preparación de programas de auditoría se deben aplicar las siguientes normas: Los programas de auditoría son papeles de trabajo, por consiguiente se debenaplicar, en su preparación, normas referenfes a identificación, superuisión, control y referenciación. Los propósitos del examen se deben revelar en los términos más especificosposibles y deben ser fáciles de comprender y alcanzables por los auditores. Los programas de auditoría, excepto en de auditoría preliminar o diagnóstico,deben ser preparados de manera especifica. En cada paso o procedimiento se debe establecer claramente la labor a realizary las causas y motivos de su inclusión. Los pasos o procedimientos se deben formular en términos positivos y no depreguntas. Los pasos o procedimientos deben implicar el uso y aplicación de una o mástécnicas de auditoría. Los pasos o procedimientos deben ser estructurados en forma secuencial y deSer posible bajo el criterio de prioridad o importancia. Evitar la duplicidad de pasos o procedimientos. En la aplicación de los pasos o procedimientos se debe tener permanentemente en cuenta los atributos de los hallazgos de auditoría. Los programas deben ser flexibles, permitiendo la aplicación de iniciativas ycriterios utilizables en las circunstancias. TECNICAS DE AUDITORIA OPERATIVA Las técnicas aplicables en la auditoría operativa, son casi las mismas que emplea la auditoría financiera, con la diferencia de que algunas adquieren una significación diferente e importancia mayor, debido al uso y orientación que su aplicación implica en esta modalidad de auditoria. Las técnicas de auditoría son métodos prácticos normalmente aplicados por los auditores durante el curso de sus labores. Además de las técnicas, los auditores emplean otras prácticas con el propósito de obtener y reunir evidencias. Durante la ejecución de cada una de las fases que demandará la evaluación sé irá determinando cuáles técnicas se va a emplear, cuando deben emplearlas y de qué manera. Una vez seleccionadas las técnicas a emplear, éstas se convierten en Procedimientos de la Auditoría.

Podemos definir las técnicas de auditoría como los métodos prácticos de investigación y prueba que se utilizan para lograr la evidencía necesaria para fundamentar un hallazgo de auditoria. Los Procedimientos, son las operaciones o pasos específicos a aplicar en una evaluación específica y recopilar evidencia para respaldar una observación o hallazgo y pueden incluir técnicas y otras prácticas, las cuales son consideradas necesarias en las circunstancias. Por consiguiente, los procedimíentos de auditoría son la manera especifica de aplicar técnicas y practicas, necesarias en las circunstancias, para la evaluación de los sistemas, actividades, procesos y otros, en una empresa o la serie de pasos seguidos en la ejecución de una evaluacíón específíca. Los procedimientos son normas de actuación previamente establecidas que marcan la secuencia en que se deben llevar a cabo las operaciones; los procedimientos definen el QUÉ HACER, QUIEN, DONDE y CUANDO. Los Métodos son un conjunto de ínstrucciones detalladas que definen la forma en que se debe llevar a cabo una operación; los métodos son un complemento y definen el COMO HACERLO. Las Prácticas, son cualquier operación o labor del auditor efectuadas como parte de su examen.

CLASES DE TECNICAS Y PRACTICAS EN LA AUDITORIA Sin que signifique orden de importancia, se explican brevemente las siguientes: Análisis. Se refiere básicamente a descomponer un todo en Las partes que lo forman.En este sentido se aplica en la evaluación las actividades ejecutadas por laempresa, con el propósito de establecer si dichas actividades, se realizan con eficiencia, efectividad y economía. Las denominaciones como análisis de sistemas y análisis de organizaciónson ilustrativas a este respecto. El análisis de una situación o un problema implica la formulación, de manerasistemática, de una serie de preguntas que al ser contestadas puedanresumir los aspectos de un hecho o situación. El análisis se aplica una vez rechazada la fase de auditoría preliminar y la elaboración de papeles detrabajo. lnspección. Significa tomar conocimiento de la existencia de cosas o actividadesdesarrollas por personas. Entre las primeras pueden incluirse instalaciones,equipos, inmuebles, vehículos, etc.

Observación.Esta técnica se aplica preferentemente a las actividades para observar laforma o formas en que se ejecutan las operaciones, procedimientos,métodos, etc. Tiene gran importancia en audítoría operativa, dado el “enfoque directo” que se aplica y que consiste en “observar” la ejecución talcomo es realmente, ignorando en principio las prescripciones formalescontenidas en manuales, instructivos y otros documentos similares. Indagaciones. Consiste en obtener información por medio del o directo y personal,con funcionarios de distinto nivel de la empresa, particularmente mediante larealización de "entrevistas". Su aplicación es casi permanente durante elproceso de auditoría, de ahí la importancia que se le asigna. Comparación. Es la relación que se establece, tomando en cuenta determinadascualidades o atributos, entre dos o más elementos que están bajo examen,con el propósito de establecer analogías o diferencias. En auditoríaoperativa cobra especial significación la comparación entre aquello que esobjeto de auditoría con formas preestablecidas de llevarlas a cabo oalcanzarlas. Documentación. Es justificar datos, procesos, decisiones, rendimiento, etc. con documentos existentes o desarrollados por el auditor, como evidencia analítica. Diagramación. Es la traducción de lo descriptivo o narativo en términos de gráficos odibujos. Los diagramas pueden referirse a flujos, organización, controles,disposición de planta, etc. Rastreo. Es la realización del seguimiento de un conjunto de antecedentesrelacionados con un asunto en especial, proceso istrativo o técnico. Encuesta. Constituye la recopilación de información de fuentes externas a la empresamediante cuestionarios, casi siempre acerca de la calidad de los bienes yservicios ofrecidos por ella. Confirmación. Es la obtención de información sobre un asunto, de otra fuente que no sea laoriginalmente considerada. La fuente podrá ser interna o externa a laempresa. Comprobación y cómputo aritmético. Ya sea de cálculos hechos por la empresa o por el auditor, para corroboraralguna información. Síntomas. Se le define como "señal", "indicio de una cosa". La utilización de estatécnica como práctica en evaluación de los controles puede ser provechosa,por cuanto el auditor incide en el examen de determinadas actividades oprocesos con mayor énfasis mediante la utilización de ciertos indicios o síntomas preliminares.

lntuición. Dentro del campo de la auditoría, es a veces aplicable la intuición, sin quedeba considerarse a esta, como una práctica común y corriente, pero no sonpocas las ocasiones en que determinadas predicciones puedan emplearseen el desarrollo de un hallazgo. Sospecha. Práctica utilizada en auditoría, que consiste en la acción de recelar odesconfiar de alguna información que por diversas circunstancias especiales,no nos permita otorgarles crédito suficiente. TECNICAS CUANTITATIVAS DE ANALISIS ISTRATIVO En el marco de las técnicas de análisis istrativo y aplicables en la evaluación de las operaciones de una empresa, podríamos considerar las siguientes: Análisis de Series de Tiempo Es la interpretación de la información obtenida de las variaciones en losvolúmenes de producción, costos, rotación de personal, etc., en periodosiguales o subdivididos en unidades de tiempo iguales. Esta serie de datosson analizados en cuanto a los principales tipos de fluctuaciones, tales comotendencias cíclicas, estacionales e irregulares. Correlación Se utiliza para determinar el grado de influencia, dependencia o correlaciónentre dos o más variables, por ejemplo el incremento en las ventas enrelación con el incremento en la producción, el incremento en el consumo degasolina en relación con aumento del parque automotor, etc. Para la determinación de la correlación se puede aplicar el análisis deregresión, los coeficientes de correlación y/O los diagramas de dispersión.

Números índices Se utiliza para efectos de realizar comparaciones y analizar fluctuaciones,fundamentalmente de información financiera, con respecto a una base inicial,con el fin de relacionar información de las operaciones y financieras, y poderde este modo comprobar y analizar los aumentos o disminucionesproducidas. Un aspecto importante es la elección del año base y la selecciónde los componentes que se incluirán en el índice. Sospecha. Práctica utilizada en auditoría, que consiste en la acción de recelar odesconfiar de alguna información que por diversas circunstancias especiales,no nos permita otorgarles crédito suficiente. TECNICAS CUANTITATIVAS DE ANALISIS DE ANALISIS ISTRATIVO

En el marco de las técnicas de análisis istrativo y aplicables en la evaluación de las operaciones de una empresa, podríamos considerar las siguientes: Análisis de Series de Tiempo Es la interpretación de la información obtenida de las variaciones en losvolúmenes de producción, costos, rotación de personal, etc., en periodosiguales o subdivididos en unidades de tiempo iguales. Esta serie de datosson analizados en cuanto a los principales tipos de fluctuaciones, tales comotendencias cíclicas, estacionales e irregulares. Correlación Se utiliza para determinar el grado de influencia, dependencia o correlaciónentre dos o más variables, por ejemplo el incremento en las ventas enrelación con el incremento en la producción, el incremento en el consumo degasolina en relación con aumento del parque automotor, etc. Para la determinación de la correlación se puede aplicar el análisis deregresión, los coeficientes de correlación y/o los diagramas de dispersión. Números índices Se utiliza para efectos de realizar comparaciones y analizar fluctuaciones,fundamentalmente de información financiera, con respecto a una base inicial,con el fin de relacionar información de las operaciones y financieras, y poderde este modo comprobar y analizar los aumentos o disminucionesproducidas. Un aspecto importante es la elección del año base y la selecciónde los componentes que se incluirán en el índice. Simulación Es la realización de una simulación o imitación de una circunstancia oprocedimiento previo a su aplicación real. El propósito es observar elfuncionamiento y obtener datos para la toma de decisiones adecuadas. Pruebas Selectivas o Muestreo. Normalmente por el volumen de las operaciones y/o transacciones quedeben comprobarse se realizan tomando al azar la muestra más económicao significante de cada grupo de partidas o actividades análogas; sinembargo, esta muestra puede aumentar o disminuir según la naturaleza delexamen. Hay varios tipos de esquemas de muestreo, los más comunes son: a) Muestreo al Azar En el cual cada unidad de la muestra tiene las mismasprobabilidades de ser escogida. b) Muestreo Consecutivo cada unidad de la muestra ha sido producida inmediatamentedespués de la anterior unidad de la muestra. c) Muestreo Periódico Las unidades se eligen con frecuencia cronológica constante. d) Muestreo Estratificado

El tamaño de la muestra representa cuantitativamente la mismaproporción de componentes que el grupo total del cual se obtiene. La selección del tamaño y frecuencia de la muestra dependen del tipo de estudio y el costo de selección y análisis de las muestras. Otras Técnicas y Métodos Existen otro conjunto de técnicas y métodos de apoyo a la realización de un examen o evaluacion de actividades empresariales, las más comunes son: Rufas Críticas. Programación Lineal Teoría de Colas o Líneas de Espera. Teoría de las Decisiones. Teoría de Juegos. Técnicas Econométricas. Gráficas en General.

La aplicación especifica de una técnica, método, práctica, etc. estará en directa relación con la factibilidad con las características de la evaluación.

TECNICAS FUNDAMENTALES EN LA AUDITORIA OPERATIVA Por las características de la auditoría operativa, una evaluación activa, que implica un permanente o con las operaciones, actividades y procesos que se ejecutan en la empresa, dos técnicas adquleren una vital importancia por cuanto nos permiten conocer las razones de su ejecución y la posibilidad de observar su realización en o directo con los ejecutores. La realización de la auditoría operacional estará basada principalmente en la aplicación de las siguientes técnicas: a) Entrevistas. b) Obseruaciones de Campo. a)ENTREVISTAS Las entrevistas con los ejecutivos y funcionarios de la empresa son practicadas por el auditor con el propósito de obtener información detallada sobre las características de un sistema, un procedimiento o un método.

Las entrevistas deben celebrarse, en primera instancia, con el ejecutivo de más alta jerarquía a cuyo cargo esté el área funcional o proceso sujeto a estudio. Las entrevistas con funcionarios y empleados de menor jerarquía serán necesarias a medida que la investigación involucre más detalles de los procedimientos y métodos en examen. Durante la realización de las entrevistas, señalan Perel - Forasterio - Vaisberg, es indispensable que el auditor aplique las siguientes interrogantes de análisis, con el propósito de obtener información: ¿Qué? ¿Para qué? ¿Dónde? ¿Cuánto? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? Las anteriores interrogantes aplicadas con perspicacia e inteligencia, le permiten al auditor obtener datos valiosos en la etapa de levantamiento de ínformación y fases posteriores. La interrogante QUÉ es muy útil para conocer los procesos y actividades de las unidades operativas de la empresa en general: ¿Qué actividades se ejecutan en esa unidad? ¿Qué autoridad y responsabilidad tiene asignada su personal?. Estas preguntas y otras de enfoque similar son las que permiten al auditor conocerlas características de los sistemas y procedimientos que se aplican y están vigentes en la empresa. Las preguntas PARA QUÉ y DONDE permiten conocer cual es el propósito y el lugar en que se ejecutan las actividades y las acciones relativas a un procedimiento. A su vez, CUÁNDO y QUIÉN permite al auditor conocer el orden o el tiempo en que se llevan a cabo las actividades, así como, el personal encargado de su ejecución. Finalmente él COMO y él CUANDO se relacionan con los medios y la cantidad de recursos involucrados en el desarrollo de los trabajos propios de un sistema o proceso. Las anteriores interrogantes son de gran utilidad para la comprensión de los sistemas, procesos, actividades y métodos; sin embargo, el conocer y comprender los problemas, solo es factible cuando interroga sobre el POR QUÉ de las cosas. En la ejecución del examen de auditoría, esta interrogante constituye la base que permitirá al auditor, la obtención de un conocimiento profundo de los sistemas, procedimientos y métodos que la empresa aplica.

b) OBSERVACIONES DE CAMPO El proceso de obtención de conocimiento no será completo ni profesional si carece de la observación en el campo de los procedimientos que aplica la empresa. Esta característica permite aseverar que el auditor operativo es "un auditor activo", por cuanto esta en o con las formas de hacer las cosas en la realidad. Esta técnica es muy útil ya que permite familiarizarse con el personal de la empresa y con los procesos mismos, de tal forma que podamos tener una visión mas objetiva. La presencia física del auditor en el lugar donde se realizan las actividades, le permite observar como se efectúan evidentemente ciertas operaciones o hechos y asimismo analizar directamente las conductas en el trabajo, para poder compararlas con un patrón de conductas esperadas.

DETERMINACION DE LAS TECNICAS Y/O PRACTICAS APLICABLES Es el criterio profesional del auditor el que debe determinar y aplicar, en su caso, una combinación de técnicas, procedimientos y prácticas, que serán las que le proporcionen la evidencia necesaria que le dé la suficiente certeza moral para fundar su opinión, de tal manera que esta sea objetiva y profesional. CLASES DE PROGRAMAS DE AUDITORIA OPERATIVA Los programas de auditoría operativa pueden ser de las siguientes clases: Memorándum de planificación. Programa de auditoría preliminar o diagnóstico. Programas de auditoría para el desarrollo de áreas críticas Memorándum de Planificación En atención a lo señalado en las normas de auditoría, se considera de utilidad preparar un Memorándum de Planificación que comprenda información introductoria de carácter general referida a la empresa, área, programa, función, etc. Bajo examen. Un modelo general de este programa se presenta Anexo - A. Programa de Auditoría Preliminar o Diagnóstico Preliminar por las caracteristicas de la evaluación a practicar y el tipo de información que se precisa, este programa es de carácter estándar con un formato mas o menos similar, de acuerdo con las peculiaridades, necesidades y objetivos formulados. Los pasos o procedimientos a aplicar en este programa se expondrán con detalle en él capitulo respectivo y referente a este tema.

Programas de Auditoría para el Desarrolto de Áreas Críticas Con base en los resultados de la auditoría preliminar, se deben diseñar programas adicionales, hasta lograr desarrollar plenamente el hallazgo de auditorÍa, lo que esta sujeta al grado de complejidad, que este tenga. En estos programas se debe evaluar y profundizar el estudio de los posibles hallazgos identificados, determinando si una situacion requiere acción correctiva, y si el asunto de hecho es de tal importancia que merezca tal accion y determine la acción correctiva a ser recomendada o su discontinuación por ser irrelevante. Las características de los pasos o procedimientos a aplicar en estos programas se expondrán con detalle en él capitulo respectivo y referente a este tema.

TEMA 5 PAPELES DE TREBAJO OBJETIVO: Este capítulo desarrolla la obtención de evidencia como resultado de la aplicación de los programas de auditoria, que se traducen en papeles de trabajo, incidiendo en los propósitos y el formato de los mismos. Se discute las normas generales para la elaboración de estas evidencias y su modalidad de archivo. PAPELES DE TRABAJO Los Papeles de Trabajo son la evidencia que guarda el auditor sobre el cumplimiento de los Programas de Auditoría, en lo referente a los pasos o procedimientos aplicados, en la evaluación de las actividades de una empresa, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoría. Los papeles de trabajo incluyen todas las evidencias que el auditor considera necesaria, para apoyar los resultados que se exponen en el informe de evaluación. Mucho de lo que se dice sobre los papeles de trabajo de una auditoría financiera es válido para los papeles de trabajo de la auditoría operativa, por lo que los comentarios más amplios de este capítulo se refieren a las peculiaridades que diferencian a unos respecto de los otros. PROPOSITOS Un Papel de Trabajo es la manifestación objetiva de las técnicas y procedimientos aplicados durante el trabajo de auditoría. Constituye el eslabón entre los Programas de Auditoría y el lnforme; por lo tanto los papeles de trabajo: Proporcionan el registro sistemático de la labor realizada en la auditoría. Proporcionan un registro de la información y evidencias obtenidas y desanolladasque respaldan los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Revelan los conocimientos del auditor respecto del área auditada, así como suhabilidad para analizar problemas e identificar situaciones relevantes.

Reflejan hábitos de orden, imaginación, visión e ingenio del auditor al realizar su trabajo. Ayudan a supervisar y evaluar el desempeño del personal de auditores. Ayudan a coordinar y organizar eltrabajo. Sirven como guías para auditorías posteriores. En resumen, constituyen la evidencia sistemática de la forma en la que el auditor dio cumplimiento a contenido de los Programas de Auditoría, y por lo mismo son el descargo de su responsabilidad. Algo que es característico de los Papeles de Trabajo de la Auditoría Operativa, además de los otros usos que se les da, es que constituyen la base para la preparación de los Programas de Auditoría de las fases siguientes de la evaluación. FORMATO El tipo de papel que más frecuentemente se utiliza es el de tamaño oficio, carta o papel cuadriculado o rayado horizontalmente, dependiendo de la información que vaya a registrarse. Para un memorando o narración de procedimientos podría utilizarse papel rayado horizontalmente, y para un diagrama lo más apropiado es el papel cuadriculado. Un Papel de Trabajo, en su estructura, tiene dos campos bien definidos que son: Area de ldentificación Area de Registro de lnformaciÓn, Evidencia y Labor Realizada AREA DE IDENTIFICACION Esta área corresponde principalmente al encabezado del Papel de Trabajo. Los datos a consignar son. Razón Social de la Empresa y Sí Es Necesario Ubicación de la Empresa: Ejemplo: EL Prevenir S.A. - COCHABAMBA Título del Papel de Trabajo: Ejemplo: VERIFICACION DE LA DISPOSICION DE LA PLANTA DEL TALLER DE MONTAJE Alcance del Examen: Ejemplo: ENERO A MARZO DEL 2000

Este es el período básico que abarca el examen, vale decir aquel durante el cual se llevaron a cabo las actividades u operaciones que se auditarán. Sin embargo, de acuerdo a las circunstancias, este periodo puede ampliarse unos días o meses antes o después del periodo básico: tal situación debe hacerse constar en alguna otra parte del Papel de Trabajo, por ejemplo en la del trabajo realizado. La norma fundamental a este respecto es que el período que cubre la auditoría debe ser lo más próximo al momento en que se inicia el examen, por ejemplo, si el trabajo empieza en el mes de abril, el período a examinar podría comprender los tres meses inmediatamente anteriores a esa fecha.  Fuente de la lnformación (Cuando Sea Aplicable) Ejemplo: ORLANDO DAZA CALDERON,JEFE DEL TALLER DE MONTAJE La mayor o menor especificación de la fuente depende de la importancia que tenga el asunto con el que se relaciona y de las consecuencias que podrían resultar de no especificarla correctamente. En algunos casos no será suficiente indicar la unidad y el nombre de la persona, sino inclusive el lugar o archivo de donde se obtuvo la información. Formando parte del área de identificación también se consideran los siguientes datos: En el ángulo superior izquierdo, el nombre de la firma o empresa de auditoría En el ángulo superior derecho el nombre del auditor a cargo del examen, lafecha de iniciación y conclusión del papel de trabajo. En el ángulo inferior derecho se practica la indización de los Papeles deTrabajo y el número de página cuando sean más de uno los papeles referidos almismo asunto. AREA DEM REGISTRO DDE INFORMACION,EVIDENCIA Y LABOR REALIZADA Es el área donde el auditor registra, resume, transcribe, gráfica, etc., el resultado de su trabajo, adoptando la forma de narraciones, cálculos, cuestionarios, documentos, etc. En cuanto a la labor realizada, ésta se registra ya sea en forma totalmente descriptiva o mediante el empleo de símbolos o marcas de auditoría. Debe recordarse que por lo general la preparación de un Papel de Trabajo implícitamente pone de manifiesto los resultados de la aplicación de alguna técnica de auditoría. La descripción de labor realizada cobra mayor importancia en los Papeles de Trabajo relacionados con la evidencia analítica, que es la que el auditor crea o construye a

partir de otros tipos de evidencias, razón por la que se justifica la más amplia explicación de las técnicas y procedimientos empleados. ASPECTOS REFERENTES A SUPERVICION,CONTROL Y REFERENCIACION La supervisión y control de la ejecución del examen de auditoría está a cargo del nivel inmediato superior a quien realiza el trabajo y se manifiesta con la rúbrica del Supervisor, que debe ser consignada en el ángulo inferior derecho, debajo del índice del Papel de Trabajo, juntamente con la fecha de revisión. La referenciación comprende el cruce mediante índices de un Papel de Trabajo con otros que le sirven de apoyo, ampliación o fundamentación. También se refiere al cruce mediante símbolos especiales entre los papeles de trabajo y el borrador de informe. Se sugiere que en lo posible tanto índices como símbolos de referenciación se registren sobre el margen derecho del papel de trabajo, en la columna identificada con la abreviatura "REF" de la palabra de Referencia. En esta columna también se anotan los símbolos o marcas de auditoría. (Anexo-A). Los procedimientos de revisión de los Papeles de Trabajo, implican tomar en consideración factores tales como: Conformidad con los Programas de Auditoría y cualquier instrucción emanada alos auditores. Precisión, confiabilidad y aceptabilidad de los Papeles de Trabajo, relacionadoscon la calidad de la evidencia obtenida. Validez y racionalidad de las conclusiones alcanzadas. SIMBOLOS O MARCAS DE AUDITORIA Los símbolos o marcas son utilizadas por el auditor para señalar en sus Papeles de Trabajo el tipo de revisión y pruebas efectuadas. Las marcas que se utilizan en auditoría operativa tienen más relación con la profundización y continuidad del examen que con comprobaciones, aunque estos últimos no se puedan descartar del todo, por el hecho de que la auditoría operativa se ejecuta según fases que se aplican progresivamente y también por el contenido especial de los papeles de trabajo, que en gran parte son narrativos o gráficos. En tal sentido se consideran de mucha utilidad los siguientes símbolos, para los que se utiliza lápiz de color azul a objeto de diferenciarlos de los índices de Papeles de Trabajo que se marcan con color rojo: MARCA

SIGNIFICADO

UBICACION

P

E

C

I A R

El dato o asunto de que se trata, por ser aun incompleto o insuficiente, debe ser considerado en un siguiente programa. El dato o asunto del que se trate debe ser ampliado mediante una entrevista. O consulta Confirmar por escrito o verbalmente. Inspeccionar u observar. Analizar Dato o asunto que debe consignarse en una hoja resumen

A la derecha del parrafo en cuestion, en los papeles de trabajo.

Idem anterior. Idem anterior. Idem anterior. Idem anterior.

Idedm anterior

Según las necesidades podrían adicionarse otras marcas, que deberán incorporarse a una Planilla de Marcas de Auditoría. Cuando se prepara el Papel de Trabajo anterior, no se considera necesario explicar el significado de cada una de las marcas utilizadas, dado que ya se lo ha hecho en la indicada planilla. Cuando el procedimiento o técnica ha sido cumplido, la marca de auditoría correspondiente se encierra en un círculo, lo que significa que necesariamente habrá otro Papel de Trabajo donde queda la evidencia del trabajo realizado y por lo tanto una marca de auditoría encerrada en círculo debe siempre asociarse al índice del papel que le corresponde. Cuando la técnica o procedimiento asociado a una de las marcas no pudo ser cumplido, debe trazarse sobre dicha marca una línea oblicua y registrar la explicación del caso en el Papel de Trabajo denominado Limitaciones al Examen. INDIZACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO Significa el acto mediante el cual se asigna índices de identificación que permiten localizar e identificar el lugar exacto donde se encuentra un Papel de Trabajo, dentro de los archivos que se preparan como resultado del examen.

La indización de los Papeles de Trabajo presenta las siguientes ventajas: Simplifica la localización. Simplifica el praceso de supervisión y revisión. Permite el archivo sistemático. Los índices que normalmente se utilizan en auditoría pueden ser de las siguientes clases: Alfabéticos Numéricos Alfanuméricos Considerando el tipo de trabajo, nivel de agregación y fases de la auditoría operativa, es bastante útil seguir las siguientes pautas de indización, pudiendo aplicarse cualesquiera otras según la preferencia y comodidad del auditor: 1. Los Papeles de Trabajo del Archivo Permanente pueden indizarse mediante letras mayúsculas dobles. Ejemplo: DD Listado de Personal Ejecutivo de la Empresa 2. El Memorándum de Planificación y los Programas de Auditoría, indizar mediante números romanos. Ejemplo: lll. Programa de Revisión de los Procedimientos de Adquisición de Bienes de Uso. 3. Los papeles del Archivo Corriente, pero de índole general, indizar con números arábigos correlativos. 4. Los papeles del Archivo Corriente relativos a hallazgos en particular, indizarlos mediante una combinación alfanumérica. A la Sumaria del Hallazgo le corresponderá únicamente la letra, y a las hojas de trabajo auxiliares, la letra seguida por números. Ejemplo: A Personal en Exceso en Almacenes. A-1 Diagrama de Distribución de Actividades 4. El indizado puede efectuarse a la finalización del trabajo de campo, antes de la revisión final, pero también podría hacérselo a la conclusión de cada fase. 6. Para indizar utilizar lápiz rojo y encerrar el índice en un circulo.

TIPOS DE ARCHIVO La forma de organización y archivo de los papeles de trabajo, responde a una lógica definida, por cuanto estos documentos proporcionan una fuente conveniente de información sobre la auditoría que es de interés para los auditores, supervisores y otrosfuncionarios vinculados con el examen. Para los Papeles de Trabajo pueden prepararse dos tipos de archivos: Archivo Permanente Archivo Corriente ARCHIVO PERMANENTE La documentación que se clasifica como permanente es aquella que podrá utilizarse enfuturas revisiones y que en años siguientes deberá ser actualizada. Entre otras, la siguiente información puede ser incluida: Resumen o fotocopia del documento legal de constitución de la entidad Macro y micro organigramas Lista de ejecutivos Políticas y procedimientos istrativos y financieros lnformación sobre el sistema de control interno Hoja de información general donde se especifique: Tipo de actividad Tamaño de la entidad Recursos humanos y materiales Número y ubicación de sucursales, etc. Descripción completa de los aspectos operativos. Copias de manuales, instructivos y reglamentos. Copias de programas y cuestionarios de auditoría Copia del informe de auditoria Hoja de sugerencias o asunfos a ser considerados en posteriores auditorías, etc. Esta lista no es exhaustiva, solo indicativa. El archivo permanente debe servir como base de información para ayudar a planificar futuras labores, por consiguiente, deben proporcionar una información resumida rápidamente accesible sobre las labores efectuadas anteriormente y sobre los informes emitidos. incluyendo una lista de las áreas principales cubiertas en auditorias anteriores y la actual, así como las fechas aproximadas en que se efectúo la labor y los resultados alcanzados. ARCHIVO CORRIENTE Comprende dos tipos de archivos, algunos relacionados con aspectos generales de la revisíón y otros con hallazgos especificos de auditoría.

Los papeles generales resultan de las primeras fases de la auditoría que es cuando aún no tienen ídentificados los hallazgos. Se denominan generales porque se vinculan con información que compete a la empresa en su conjunto. Aunque principalmente resultan de la fase de trabajo preliminar, en las fases posteriores podría seguir surgiendo información general. Para todos los Papeles de Trabajo generales debe abrirse un solo legajo, en cambio será conveniente que para cada hallazgo se habiliten legajos específicos, aunque esto depende de la importancia y la cantidad de papeles. No es posible indicar la relación de papeles que podría incluirse en un Archivo Corriente, pero se consideran imprescindibles en cualquier legajo la inclusión de: Los Programas de Auditoría debidamente referenciados con los Papeles deTrabajo que apoyan su ejecución. Papeles de Trabajo que respaldan la realización y aplicación del Programa deAuditoría, preparado para el examen. Correspondencia cursada y recibida, y fundamentalmente las actas de validación de los hallazgos. En los legajos específicos, se incluye una Hoja Resumen del Hallazgo, que resume la totalidad de los atributos de un hallazgo de auditoría. NORMAS GENERALES PARA LA ELABORACION DE PAPELES DE TRABAJO Las siguientes normas se deben aplicar en la elaboración de los Papeles de Trabajo: 1.Totalidad y Precisión Los papeles deben contener evidencias completas y precisas para proporcionar un respaldo apropiado de las observaciones, conclusiones y recomendaciones y constituir una base para la demostración de la naturaleza y alcance de nuestro examen, cuando sea necesario. 2.Claridad y Comprensibilidad Los papeles deben ser claros y comprensibles, sin necesidad de explicaciones verbales adicionales o suplementarias. Deben permitir a quien las utilice determinar de inmediato el propósito, naturaleza y alcance de la labor efectuada y las conclusiones de quien las preparo. 3.Pertinencia Los papeles deben limitarse a los asuntos que son materialmente importantes, pertinentes y útiles con relación a los objetivos establecidos en el examen. Los papeles para cumplir con la norma anterior deben contener un Titulo que los identifique de manera precisa con su contenido.

El costo de la preparación de los Papeles de Trabajo es una parte importante delcosto total de la labor que efectuamos, por consiguiente debe estar justificado. 4.Uso de Hojas Separadas para Cada Asunto. Este detalle adquíere ímportancia a partir del momento en que es posibledetectar situaciones que posteriormente constituirán un hallazgo. Sin embargo,no siempre es posible por la presión del tiempo disponible y la forma en que serecibe la información, clasificar los papeles desde un principio según loshallazgos o categoría a la que perten ezcan. Por otra parte, como se indicó, aún en las fases finales continúa obteniéndose información diferenciada que puede servir a la auditoría en ejecución o a futuros exámenes. Para evitar el desorden y confusión es recomendable depurar los archivos diariamente, distribuyendo los papeles en los legajos correspondientes. 5.Registro de la Fuente Por las situaciones de controversia que pueden presentarse en las fases de conclusión de la auditoría es vital que se identifique el nombre, cargo y posición de las personas o unidades que proporcionan la informacion. 6.Planificación Antes de la preparación de cualquier papel de trabajo, debe definirse el propósito y la relación que tenga con la auditoría. Esto evitara la proliferación y preparación de papeles insulsos. 7.Forma de Preparación Para facilitar correcciones los papeles de trabajo del archivo corriente deben prepararse a lápiz o bolígrafo. Los del archivo permanente pueden ser preparados en un ordenador. 8. Referenciación La forma de estructurar y registrar la información debe facilitar la referenciación entre los programas de auditoría, los papeles de trabaio y entre éstos, y el informe. 9.Doble Espacio Se debe escribir a doble espacio para permitir modificaciones, ampliaciones, correcciones y principalmente, la anotación de marcas de auditoría. 10.Facilidades

Para reducir el tiempo se debe hacer uso intensivo de procedimientos y medios que representan ahorro de tiempo, tales como fotocopias de documentos. Sin embargo, se debe velar por que la utilización del equipo de fotocopiado, sea realizado con moderación. 11.Preparación de un Índice En cada archivo de papeles de trabajo se debe preparar un índice con el contenido, para facilitar su explotación. Los Papeles de Trabajo de auditoría operativa también tienen carácter confidencial y son de propiedad del auditor. PREPARACION DE RESUMENES PRELIMINARES Como resultado de nuestro trabajo se acumulan una gran cantidad de papeles de trabajo, los mismos que contienen una gran variedad de información, que seguramente es muy valiosa, pero si esta no esta organizada en forma lógica e interrelacionada, será de poco valor. Para superar la deficiencia anterior, se deben preparar resúmenes de los papeles de trabajo, que tengan la característica de exponer en forma clara, concisa y convincente la labor efectuada, los resultados alcanzados y cualquier recomendacion pertinente al caso. Estos resúmenes tienen dos propósitos. 1. Obligan a un análisis oportuno y critico del tipo de evidencia obtenido y los resultados de la labor efectuada y ayuda a identificar requerimientos adicionales, que se deben incorporar en los siguientes programas de auditoría. 2. Los resúmenes permiten el flujo ordenado y lógico de los papeles de trabajo, facilitando la supervisión y revisión del cumplimíento de los programas de auditoría. Los resúmenes deben prepararse con el propósito de servir como un medio de ayuda para lograr la conclusión ordenada y oportuna de la auditoría. Son un medio para lograr un fin y no un fin en sí. Los elementos básicos de un resumen son los siguientes: Objetivos del examen del proceso, actividad en examen Se debe exponer brevemente el propósito del examen y el objetivo que se pretende alcanzar.

Labor efectuada a la fecha Presentar un resumen de lo efectuado en relación con el alcance previsto del examen. Revelar el incumplimiento de ciertas labores previstas y explicando las causas. Resultados alcanzados Preparar un resumen de los hechos, de la evidencia obtenida en relación con el objetivo previsto. En esta sección solo se deben presentar los hechos o condiciones establecidas a la fecha del resumen, tal como son. Recomendaciones Se deben emitir recomendaciones, sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, la calidad y suficiencia de la evidencia obtenida. Las recomendaciones que se podrían generar del análisis de estos resúmenes, serían: lncorporar en el próximo programa de auditoría pasos o procedimientos,que permitan profundizar el examen, hasta alcanzar el objetivoformulado. Con base en la información y evidencias obtenidas, considerarprácticamente cumplido el objetivo previsto y preparar la Hoja Resumendel Hallazgo de Auditoría, y continuar el examen con la validación delhallazgo, con los ejecutivos de la empresa. SALVAGUARDIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO En cuanto a salvaguarda, debe observarse tanto o mayor cuidado que en una auditoría financiera, ya que por el mayor alcance de la auditoría operativa, el auditor tiene o recibe mayor cantidad y variedad de documentos, algunos de los cuales, especialmente los referidos a recursos humanos, determinación de precios,. procedimientos de fabricacíón, etc., tienen carácter confidencial. Negligencia del auditor sobre este particular, puede significarle a la empresa situaciones conflictivas e incluso pérdidas y al auditor descrédito y tal vez algo más que eso.

TEMA 6 ALCANCE Y CONTENIDO DEL DIAGNOSTICO PRELIMINAR OBJETIVO: Este capítulo discute de manera amplia los elementos que comprende la realización de la auditoría preliminar: su alcance y contenido. Se analizan los criterios e indicadores a ser considerados en la evaluación sobre el grado de eficiencia, efectividad y economía en la istración y ejecución de las operaciones. Se hacen comentarios sobre la utilización los resultados de esta fase. ALCANCE Y CONTENIDO DEL DIAGNOSTICO PRELIMINAR El propósito del estudio preliminar es obtener información de todos los aspectos importantes que rodean las operaciones de la empresa, sean estos internos o externos, lo más rápidamente posible. Dicha información debe ser reunida de manera utilizable y de fácil asimilación en la forma de Papeles de Trabajo, que sirvan como instrumento de trabajo para el planeamiento de las futuras fases de la auditoría. Una revisión general de la información obtenida durante él diagnóstico preliminar permitirá al auditor contar con información sobre el contexto económico, político, legal, social y cultural en el que la empresa desarrolla sus actividades. En el marco interno la información a recopilar se refiere a los antecedentes históricos de la empresa, los recursos con los que opera, sobre los mercados en los que influye, el modelo de organización y los valores con que cuenta tales como la cultura empresarial, visión y misión, y otros puntos importantes de las operaciones que realiza, con base en los cuales se pueda comenzar a planificar el trabajo de auditoría para la revisión detallada. Un punto importante para llevar a cabo un efectivo estudio preliminar es realizarlo rápidamente. El objetivo es acumular información útil en corto tiempo con base en la cual se puedan hacer planes para revisar y probar la eficiencia, efectividad y economía en la realización de sus operaciones. Un diagnóstico preliminar no debería ser un proceso largo y tedioso, caracterizado por una laboriosa lectura de manuales, documentos, y otros materiales. Debe ser un proceso relativamente rápido de recopilación de información, cuyo resultado será utilizado posteriormente.

Durante esta fase de trabajo no se debe perder el tiempo en demostrar la existencia de deficiencias. Sin embargo, debe documentarse cualquier indicio de deficiencias encontradas en las operaciones durante esta parte del trabajo, para que sean consideradas al momento de decidir en que áreas, procesos o actividades se requiere un examen más detallado y profundo. Este procedimiento permite un enfoque ordenado hacia el planeamiento y logro de los objetivos de la auditoría y facilita la utilización de los esfuezos en las áreas en que pueden ser más beneficiosos. La documentación obtenida durante el trabajo preliminar deberá ser utilizada para iniciar el Archivo Permanente de Papeles de Trabajo. Esta documentación no se revisa en detalle hasta el momento que se considere apropiado durante las fases siguientes. OS INICIALES CON FUNCIONIRIOS DE LA UNIDAD Los os iniciales deben hacerse con los de nivel más alto. Se debe reunir con el ejecutivo de la entidad y con los funcionarios más importantes para informarles acerca de la auditoría, sus objetivos generales y específicos, los métodos de operación y los planes generales que afecten a la empresa. En el caso de auditores internos, la realización de una auditoría es de conoclmiento de dichos personeros cuando la máxima autoridad de la entidad aprueba el plan de trabajo anual. Se debe seguir el mismo procedimiento al hacer exámenes en las dependencias de la entidad. El funcionario ejecutivo más alto debe estar informado acerca de los planes generales y la naturaleza del trabajo. El alcance de la labor de auditoría operacional lleva a los auditores a establecer os con los funcionarios de todo nivel de la empresa. Si estos funcionarios tienen una buena base para comprender la naturaleza de las responsabilidades y objetivos de los auditores, pueden facilitar el llevar a cabo labores de auditoría en forma más eficiente y satisfactoria. AICANCECE Y PROFUNDIDAD DEL ESTUDIO PRELIMINAR El alcance y profundidad de este estudio depende de sí es una primera auditoría o auditoría subsecuente. Si es primera auditoría será conveniente seguir las orientaciones que se dan en este capítulo, considerando además, el grado de formación y experiencia profesional del auditor, del conocimiento previo que se tenga de la entidad, de la complejidad de las operaciones, etc. En cambio, si se trata de una auditoría subsecuente, el estudio preliminar posiblemente consista en una actualización y revisión del archivo permanente de papeles de trabajo. Sin embargo, se debe considerar, el posible efecto, que la dinámica de las operaciones y actividades de la empresa, tengan en la calidad y vigencia de la informacion recopilada anteriormente.

CRITERIOS A SER CONSIDERADOS PARA LA REALIZACIÓN DE LA FASDE DE DIAGNOSTICO PRELIOMINAR La información que podría ser recopllada durante la ejecución de esta fase, estará en directa relación con las características, tipo de actividad y naturaleza de las operaciones de la empresa. Para efectos de la consideración del alcance de la fase de diagnóstico preliminar, primera fase de la auditoria operativa, se recomienda considerar los siguientes elementos: DETERMINACION DEL PROPOSITO DEL EXAMEN Se debe fijar: 1.Los objetivos del examen. 2.El alcance general. 3.Las áreas de estudio que deben ser considerados en el examen, técnicas, procedimientos y métodos gue se utilizarán. 4.Establecer los indicadores gue se emplearán. 1. Objetivos del Examen Se deberán definir los objetivos del examen, en razón de que constituyen la base que orienta todo el proceso de evaluación. Significan los fines a los que se orienta cada una de las actividades que se ejecutaran en el curso del examen. 2. Alcance General De acuerdo con normas de auditoria el alcance del examen es integral, abarca todas las funciones, actividades y procesos que ejecuta la empresa, en una primera instancia. Sin embargo, se debe considerar la política básica de auditoria operativa, que señala: que los esfuerzos se deben aplicar a aquellas actividades y procesos donde la posibilidad de mejorar o cambiar, sea más perentoria. Se podría también establecer el alcance del examen, con base en los requerimientos y necesidades de los ejecutivos de la empresa. La objetividad con que se plantee el alcance permitirá tener mejores resultados al término de la evaluación. 3. Areas de Estudio a ser Considerados en el Examen, Técnicas, Procedimientos y Métodos que se Utilizarán. Se enumeran algunas áreas de estudio, así como el alcance en cuanto a requerimiento se refiere que se puede realizar durante la etapa de ejecución del examen. La

realización de estos estudios estará en directa relación con el ramo empresarial, volumen operacional y la actividad de la empresa de que se trate. Comprendería: ENTORNO EMPRESIARIAL Conforme los criterios expresados por Alberto R. Levy, la información que se debe obtener sobre el entorno empresarial comprende básicamente los aspectos referentes al contexto económico, político, legal, social, cultural y demográfico en la que la empresa desenvuelve sus actividades. Con base en esta información se debe realizar un análisis de los factores del entorno empresarial, en los aspectos que son potenciales y adversos para la empresa. Los elementos básicos que se deben considerar son. a) Económico. Es un análisis del marco económico general, del planeamiento económico, la política fiscal y tributaria, las características del consumo, y otros de naturaleza similar. El tipo de recursos naturales, su ubicación y disponibilidad, identificación det perfil y fuezas que compiten en el mercado. b)Político. Constituye el clima político en el que la sociedad vive y desarrolla sus actividades, la organización política y el sistema de partidos. c)Legal. La Constitución Política del país, las disposiciones tributarias y los mecanismos de control de las empresas. d)Cultural. Se consideran los antecedentes históricos, ideológicos, valores y normas de la sociedad. Se trata de determinar principalmente el tipo de sociedad en que se encuentra enmarcada el país y la empresa, la forma de pensar de los individuos que trabajan en ella, su educación y el medio en el que se han desarrollado. e) Demográfico. En relación con las características de los recursos humanos, su cantidad, dístribución, sexo, concentración y urbanización. ACTIVIDADES INTERNAS

Considerando los criterios expuestos por JackFleitman, básicamente se debe obtener información sobre los siguientes aspectos:

a) Base Legal Se debe obtener información y analizar la Minuta de Constitución, Estatutos y otros documentos de la empresa, y determinar si su propósito inicial resulta actual. Se debe considerar el tiempo transcurrido desde la creación de la empresa a la fecha y determinar su vigencia y la de sus reglamentos y contratos. Si se trata de una empresa del sector público, se considerará la disposición legal que determinó la creación y propósitos de la entidad. b) Antecedentes Históricos Se debe preparar un resumen de los antecedentes históricos de la empresa, haciendo hincapié en los logros obtenidos, así como posibles conflictos en el pasado y las formas de solución encontradas, la función social que cumple y el crecimiento histórico. Dicho relato debe permitir tener una perspectiva adecuada de las características de la empresa en su pasado y presente, su edad, tamaño y etapa de evolución o revolución en la que se encuentra. c) Características Geográficas Se debe obtener información sobre las características del medio geográfico en que desarrolla sus actividades la empresa, y determinar el impacto positivo o negativo en sus operaciones. Los aspectos a considerar son: Características del clima. La distancia a los cenfros productivos e industriales de aprovisionamiento deinsumos de la producción. Facilidades para la contratación de recursos humanos y obtención demateriales. Cercanía a los mercados de consumo. Facilidades en el transporte de los productos terminados e insumos de laproducción. a los servicios públicos como teléfono, agua, energía eléctrica ycombustibles.

d) Aspectos Económicos

Se debe obtener información y practicar un análisis de la situación económica de la empresa con el propósito de conocer los siguientes aspectos:

Caracterísficas del mercado en el que opera. Posibilidades económicas de parficipación en el mercado. Determinar el lugar que ocupa dentro de la comunidad económica a la que pertenece.

e) Sistema de Planeamiento

El propósito es obtener información sobre las características del sistema de planeamiento implementado por la empresa, referida a los siguientes aspectos: Los procedimientos aplicados en la planeación de las actividades. Estrategias desarrolladas para el cumplimiento de /os objetivos y metas. Establecimiento de prioridades tácticas para la realización de las acciones. Objetivos y metas formuladas. Determinación del grado de divulgación y adhesión a los objetivos y metas empresariales. Formas de asignación de recursos para las operaciones Políticas generales y específicas en actual aplicación, sean esfas formuladas por la alta dirección, como las políticas implícitas exisfenfes. f) Modelo Organizacional Se debe obtener información sobre el modelo de estructura organizacional que aplica la empresa, y los canales y formas en que los funcionarios se comunican, específicamente referente a los siguientes aspectos: Caracterísficas formales del modelo organizacional. La congruencia de la organización con los objetivos y metas establecidas. Determinación de la confianza, creencia, interdependencia, responsabilidad, participación compartida y multigrupal. Mecanismos de seguimiento de objetivos y politicas. Oportunidad de las decisiones. Determinación de los procedimienfos gue se aplican en la empresa. g) Sistema de Control lnterno

El sistema de control interno es un med¡o para dar eficiencia a las operaciones de la empresa, por lo que será necesario obtener información respecto a suficiencia y

efectividad de los sistemas de control y las características del control interno, en los siguientes componentes: Entorno de control, y el grado de compromiso del personal en su aplicación ycumplimiento. Evaluación del riesgo, la realización de actividades supone la existencia deun riesgo, la empresa debe establecer los mecanismos para su identificación,a nálisis y tratamiento. Actividades de control, que se identifican con la aplicación de políticas,procedimientos y prácticas, para realizar el control interno. lnformación y comunicación, vinculadas con /as caracterísficas de unadecuado sisfema de información gerencial. Superuisión, las prácticas de evaluación periódica para mejorar e/ sisfema de manera permanente. h) características del Sistema de Personal El propósito es de obtener información y documentación sobre la modalidad de istración de estos recursos, uno de los más valiosos en la empresa, para el efecto se debe abarcar los siguientes aspectos: Caracterísficas del sisfem a implantado en los procesos de: reclutamiento,selección, contratación, inducción y desarrollo. Sisfemas y procedimientos de evaluación del personal. Políticas motivaciónales. La existencia y aplicación de programas de capacitación y adiestramiento. lnformación referente a los índices de rotación, antigüedad, formación y otrosrelativos al caso. Políticas de sueldos y sa/arios. Caracterísficas del clima o ambiente laboral. Características de las relaciones sindicales. ¡) Evaluación de los Recursos Físicos Se obtendrá información sobre el volumen y características de los recursos físicos que se utilizan y comprende los siguientes elementos. Caracterísficas y configuración de /as instalaciones, equipos, mobiliario einmuebles. Estado de evolución de esfos bienes, por lo menos /os fres últimos años. lnspección del área y distribución de esfos recursos.

j) Sistema de Compras y Suministros Se trata de obtener información sobre los procedimientos que se utilizan para la realización de las compras, para el efecto se debe indagar sobre: Las caracferisflcas de la base de datos de proveedores. Las políticas de compras aplicadas a la fecha. Las modalidades y condiciones de compra de insumos para la producción:precio, crédito, tiempo de entrega, descuenfos, devoluciones y calidad. Políticas y prácticas para la istración y custodia de /os inventarios. Procedimientos para la recepción y almacenamiento de producfos. k) Sistema de Producción Se debe obtener información relativa a los procedimientos y métodos de producción utilizados por la empresa, básicamente en los siguientes aspectos: Caracterísflcas del sisfem a de planeamiento, programación y control de laproducción. De ser posible, gráficar el o los sisfemas de producción, aplicados por laempresa. Realizar una visita de inspección y obseruación a las instalaciones. Obtener información referente a los cosúos de producción, por tipo deproducto, y preparar estados comparativos, de por lo menos los últimos tresejercicios. Precisar las políticas y procedimientos de mantenimiento de bienes de uso yde producción. ¡) Sistema de Comercialización Se debe obtener información referente a la posición de la empresa en el mercado y el grado de competitividad, para el efecto es necesario contar con evidencias relacionadas a los siguientes elementos: Métodos para la planeación de las ventas. Caracterísficas del presupuesfo de ventas. Obtener las políticas de ventas gue se aplican. Obtener los esfudios de mercado actual y potencial si exisfen. Procedimientos para el establecimiento de los precios de venta de losproductos. lnformación sobre los cosfos de publicidad y promoción.

Métodos de distribución de los productos al consumidor. lmpacto de la competencia en las actividades de la empresa. m) Sistema de lnformación Los requerimientos de información sobre este sistema son básicamente los siguientes: Los flpos de sisfemas de información con gue se cuenta: sistema de niveloperativo, sistema de nivel de conocimientos, slsfema de nivel gerencial, sistema de nivel estratégico. Caracterísficas del srsfema de información gerencial. Caracterísficas del srsfema de informacion contable y financiero. Nivel de automatización y tecnología de los sisfemas de información:Hardware de computadora, Software de computadora, tecnología dealmacenamiento, tecnología de comunicación. Características de la arquitectura de informaciÓn de la empresa. n) Recursos Financieros La información a obtener tiene relación con los siguientes aspectos: Esfados Financieros, comparafivos de por lo menos /os fres últimos ejercicios. Estado de cosfos operativos, por similar periodo. Esfados de ejecución presupuestaria, por similar periodo, considerando: a) Proceso de control presupuestario. b) La metodología de planeación presupuestaria. c) Practicas para la elaboración del presupuesto. d) Criterios de distribución del presupuesto por áreas o actividades. e) Proceso de control del presupuesto. f) Proceso de cierre y evaluación del presupuesto. Estructura de /as inversiones. Composición de los bienes de capital. Composición de las obligaciones por créditos obfenrdos. Esfudios financieros elaborados por la empresa en los últimos años. La información financiera que se obtenga y prepare deberá ser comparativa y detallada en los distintos conceptos que integran los estados financieros, así como aquella otra información que, a juicio del auditor, sea conveniente desglosar. ñ) lmpacto Ambiental Se debe obtener información sobre los siguientes aspectos:

Política medioambiental que aplica la empresa. Grado de divulgación y comunicación de esta política entre los empleados dela empresa. Políticas de producción, envasado, almacenaje, distribución y transporle. Politica de manipulación de desechos. Esfudios sobre evaluación de riesgos. Esfudios sobre naturaleza, magnitud e impactos medioambientales de susactividades, producfos o servicios. Grado de compromiso con la legislación y reglamentación medioambientalaplicable, y con ofros requisitos que la empresa suscriba. indagar respecto si se han establecido y mantiene al día la empresaprocedimientos para identificar los aspecfos medioambientales de sus actividades, productos y servicios. Las medidas adoptadas para evitar o disminuir daños a la salud y alambiente. lndagar respecto de sí se han efectuado esfudios de impacto ambiental parala realización de obras de infraestructura, edilicias, expansión e instalaciónde plantas. o) Aspectos Adicionales Estos requerimientos de información se determinan considerando las características y necesidades de cada empresa. Algunos son: lnformes y estudios emitidos soóre las actividades de la empresa, porfuncionarios de la empresa, así como, personal externo. Conocimiento de la existencia de problemas no resue/fos por la empresa. lmpacto del avance tecnológico en la rama de actividad de gue se trate y suimpacto en el mercado. TECNICAS DE APOYO Las técnicas son métodos prácticos de investigación que el auditor utiliza para lograr obtener la información necesaria para poder emitir opiniones y recomendaciones objetivas. Se deben usar métodos prácticos de investigación, que permitan la obtención de evidencia suficiente, competente y pertinente para tener pruebas de los hechos y circunstancias inherentes de lo evaluado. Esta información será útil para que el grupo pueda emitir una opinión de la situación de la empresa. La intención al seleccionar los métodos debe ser que estos formen un esquema que sírva de base para organizar y sustentar los resultados. Estos métodos no pretenden limitar al auditor a usar otros de acuerdo con las circunstancias.

La elección y aplicación de las técnicas o instrumentos de análisis, está en relación con la factibilidad de su aplicación y de la actividad o giro de cada empresa en particular. 4. lndicadores para la Evaluación Si la empresa cuenta con un sistema de medición de sus actividades, traducido en estándares, normas, indicadores, ratios, y otros similares, se facilita en gran medida el examen de auditoría y los hallazgos del examen, estarán respaldados con evidencia suficiente y competente y por consiguiente defendibles. Cuando la empresa no cuenta con un sistema de medición, obliga al auditor el diseño de los indicadores principales de la función, proceso, procedimiento etc., los mismos que se deben acordar y encontrar puntos de coincidencia con los responsables de la actividad operativa sujeta a evaluación y de esta manera eliminar posibles desacuerdos. Para que la evaluación sea objetiva hay que establecer criterios de medición, y de esta manera se elimine cualquier criterio subjetivo. En lo posible, los criterios de medición, se deberán establecer en términos cuantificables para facilitar la interpretación. FUENTAS DE LAS NORMAS DE EVALUACION Para efectos de la auditoría se debe relacionar la ejecución real (condición) con las normas establecidas (criterio), con el propósíto de establecer desviaciones o hallazgos, de los se derivan las recomendaciones. Este proceso de comparación proporciona evidencias sobre si las operaciones son ejecutadas de manera económica, eficiente y efectiva. Para efectos del examen, las fuentes de las normas de evaluación serán básicamente las siguientes: Contempladas en /os planes, obietivos y metas. Contenidas en contrafos de obras o servicios, convenios y reglamentos. Leyes, políticas, directivas, e instrucciones. Experiencias istrativas. Senfrdo común. Resultados de series o esfadisficas históricas. Comparaciones otrasempresas o actividades internas similares.

con

La planeación y el diseño adecuado de indicadores es de gran importancia y utilidad para la evaluación de las operaciones de una empresa. Estos indicadores proporcionan

al auditor un indicio sobre el grado de eficiencia, efectividad y economía en la istración y ejecución de operaciones. Los indicadores relativos al funcionamiento real de la empresa, según Jack Fleitman, pueden ser de tipo cualitativo y cuantitativo y referidos, entre otros, a los siguientes aspectos: Efectividad Constituyen los indicadores relacionados con la calidad de los bienes y servicios ofertados por la empresa al mercado o sea "hacer las cosas correctas". Por las características de estos indicadores, es necesario contar con información de las prácticas y métodos de trabajo de otras empresas del medio, para poder comparar rendimientos, y mejorar rendímientos. lndicadores de efectividad básicos, siempre que sean comparables, podrían ser: La relación de utilidades nefas del mejor competidor, respecto de lasutilidades de la empresa. Ventas netas del mejor competidor, respecto de /as ventas nefas de laempresa. Producción real del mejor competidor, respecto de la producción real de laempresa. Clientes reales del mejor competidor, respecto de clientes reales de laempresa. Los resultados de los indicadores anteriores interesan que sean iguales o menores a uno. Eficiencia Son indicadores que permiten la realización de comparaciones de lo realizado con los objetivos previamente establecidos, es decir, permiten la medición de sí los objetivos y metas se cumplieron. La eficiencia esta relacionada con la productividad en el uso de los recursos humanos, materiales y financieros disponibles para conseguir determinados fines, mediante el uso racional y congruente de estos recursos. En resumen, se busca establecer si la empresa usa económicamente estos recursos. Entre los indicadores más comunes tendríamos: La relación de los gasfos previsfos respecto de /os gasfos reales.

En las actividades de servicio donde la facturación es por horas, se puederelacionar las horas facturadas en relación con las horas trabajadas, más /ostiempos muertos. Utilidades nefas previsfas, en relación con las utilidades reales. lmporte monetario de las ventas estimadas, en relación con las yenfas netasreales. Variables de la productividad: mano de obra, capital y afte y ciencias de laistración (tecnología y conocimientos). Volumen de producción estimada por productos, respecto del volumen deproducción real. Cantidad de clientes previstos, respecto de clientes reales. Para poder medir con exactitud la eficiencia empresarial, se debe aplicar el buen juicio y el criterio del auditor. Un método recomendable para medir este indicador es él referente al análisis de aumentos y disminuciones, obteniendo básicamente información con relación a las causas de las variaciones. Productividad Son los indicadores que relacionan los volúmenes de producción de bíenes y servicios, con los recursos utilizados por la empresa. Los recursos aplicados por la empresa a la producción de bienes y servicios esta condicionada por el avance de los medios tecnológicos, las dificultades de al capital financiero y el mejoramiento constante en el nivel de capacidades y habilidades de los recursos humanos. Las empresas deben hacer una combinación optima de estos factores buscando reducir al mínimo posible los recursos utilizados, pero al mismo tiempo lograr la más alta calidad en los productos y servicios ofertados al mercado. Los niveles de productividad altos se alcanzan si se realiza una adecuada planeación y control de todos los factores. Para obtener indicadores aceptables de la productividad, es necesario contar con un sistema de información gerencial que permita la creación de una base de datos sobre la utilización de recursos, que servirán para analizar y diagnosticar la utilización de los factores utilizados en el proceso productivo de bienes y servicios, así como la eficiencia de los mismos. Cuando se carece de estos indicadores o los existentes no son válidos por haber ocurrido modificaciones, estos pueden desarrollarse a partir de observaciones directas, o con base en conversaciones directas con los jefes inmediatos del funcionario.

El proceso de evaluación de los indicadores de desempeño se recomienda que se realicen mediante la observación directa. En general, las observaciones indirectas son menos confiables Como resultado de la aplicación de los indicadores de rendimiento del personal, es factible aplicar una calificación subjetiva en una escala, como: inaceptable, aceptable, bueno y excelente, otorgándole valores numéricos para facilitar el cómputo. La evaluación nos permitirá obtener resultados, que entre otros, que podrían ser: Cantidad y oportunidad del trabajo producido Grado de contribución del trabajo realizado al cumplimiento de metas y objetivos. Cafidad de trabajo producido Porcentaje de errores sustanciales, deficiencias u omisiones en e/ trabajo. Conocimienfos técnicos y habilidades para el desempeño del trabajo. Capacidad e iniciativa para solucionar problemas cotidianos en el trabajo. Condiciones para desarrollar trabajos bajo presión. Actitud respecto al cambio de métodos o procedimientos. Eficiencia en la utilización de recursos bajo su responsabilidad. Habilidad comunicacional. ldoneidad para la ejecución de acciones bajo su responsabilidad. Generador de un clima laboral satisfactorio. Con relación a algunos indicadores cuantitativos referentes al personal, mencionan algunos como los siguientes: Comparación del volumen y el costo total de /os servlcios personales en el ejercicio, con el presupuesto y este con datos de ejercicios anteriores. Nivel de Rotación del personal, con los de ejercicios anteriores. Planilla de horas extras, con meses o periodos anteriores.

Recursos Humanos Se considera importante que la empresa formule los estándares de desempeño del personal para realizar mediciones mas objetivas. Estos indicadores deben guardar relación estrecha con los resultados que se desean de cada puesto. Entre los más comunes podemos citar: Resultados nefos del ejercicio, respecto del total de gasfos realizados. El total de ventas netas, respecto del totalde gasfos realizados.

El volumen de producción en unidades o toneladas, respecto del total degasfos. El total de clientes de /a empresa respecto del totalde gasfos. El total de la producción obtenida, en unidades o toneladas, respecto de lacapacidad de producción de la planta de la empresa. Financieros y de Gestión Los indicadores relativos a este tema, están relacionados con los métodos de análisis de estados financieros. Una relación de los métodos aplicables, seria. Métodos de análisis verfical: a) Método de reducción de /os esfados financieros, en términos de porcentaje. b) Método de razones o índices Müodos de análisis horizontal Método de aumentos y disminuciones Método de tendencias Método de control presupuestario La aplicación de estos métodos supone el cumplimiento de algunos requisitos tales como: Que los esfados financieros esfén auditados por profesional independiente. Que en el proceso de construcción de los estados financieros se hubierenaplicado los concepfos de consistencia y uniformidad, con los ejerciciosanteriores. Que se disponga de información adicional, contenida en las nofas a losesfados financieros.

Producción Los indicadores relativos a esta actividad están referidos al establecimiento d relaciones y la obtención de índices como los siguientes: Capacidad utilizada contra capacidad instalada en comparación con uno ovarios ejercicios previos. Demanda potencialno safisfecha por falta de capacidad instalada. Demanda potencialno safisfecha por falta de producción. Comercialización

Están referidos fundamentalmente al análisis de las ventas, mediante los siguientes indicadores básicos: Expansión de las ventas, mediante la relación de /as ventas del ejercicioactual respecto de las ventas del ejercicio anterior. Esfe indicador se puedecalcular también por producfos o por segmento de clientela. Evolución del valor añadido, relacionando el valor añadido del ejercicioactual, respecto del valor añadido en el ejercicio anterior. Evaluación del margen bruto de contribución, relacionando la utilidad brutadel ejercicio actual, respecto a la utilidad bruta del ejercicio anterior. lmpacto del incremento de los precios de venta, relacionando el incrementode precios de venta, en relación con la tasa de inflación. Ventas por empleado, relacionando el total de ventas netas, respecto delnumero de empleados. Valor añadido por empleado, relacionando el valor añadido, respecto delnumero de empleados. Cuota de mercado, mediante la relación de las ventas de la empresa,respecto de las ventas del sector. Parficipación de un producto determinado en el total de las ventas, mediantela relación ventas del producto especifico, con relación de las ventas nefastotales de la empresa. Mediante esta relación se puede también calcular porfamilia de producfos, por canales de distribución o por regiones de venta. Comparación de ventas mensuales y anuales por producto del ejercicio, conlos ejercicios anteriores en monto y volumen. lmpacto de la política de créditos, mediante la comparación de monto ycondiciones de crédito a clientes en el ejercicio, en relación con ejerclciosanteriores. lmpacto de la diversificación', evolución y lanzamiento de nuevos productos,mediante la relación de las ventas de nuevos productos, respecto de lasventas nefas totales. RECORNROO Y OBSERVACIÓN DIRECTA Cuando sea apropiado, dada la naturaleza de la actividad a ser examinada, se debe efectuar un recorrido de la oficina, planta y otras instalaciones. El propósito de tal observación es mejorar y precisar los conocimientos que ya se tienen de las actividades. Tales observaciones son por lo general muy beneficiosas para hacer o con el personal técnico directamente vinculado con las operaciones, es también beneficioso como ayuda para obtener un entendimiento y comprensión más real de dichas operaciones. UTILIZACION DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO PRELIMUINAR

Además de proporcionar antecedentes e información general a ser utilizada por el equipo de auditoría, la información obtenida durante el estudio preliminar debe ser posteriormente analizada y estudiada, como parte del proceso de identificación de áreas críticas específicas en las actívidades que serán examinadas profundamente. Las decisiones acerca de cuáles han de ser las operaciones, procesos, funciones, actividades, etc., selecc¡onadas, deben tomarse después de considerar los siguientes factores generales que el auditor debe mantener en la mente desde el inicio de la auditoría: Áreas-problema gue se pueden identificar, con respecto a eficiencia, economía olas áreas claves que generalmente conciernen a los infereses de la empresa. Volumen de ingresos y gasfos. Restricciones o libertades fuera de lo común en el desempeño de funciones. lmporlancia de los recursos físicos, financieros y humanos aplicados a lasoperaciones. Experiencias anteriores con respecto a actividades similares en la unidad bajorevisión o en otras unidades. Si el examen está a cargo de auditores internos, excepto en las empresas muy pequeñas, rara vez será práctico revisar todas las principales actividades a un mismo tiempo. Se deben hacer planes para cubrir todas las actividades importantes de manera gradual, en las próximas auditorías cuando se esté mas familiarizado con la empresa y sus actividades.

NECESIDADES DE UN PLANTEAMIENTO Y CONTROL SOBRE LA CANALIZACION DEL ESFUERZO

La magnitud de las operaciones de la empresa requiere que las auditorías sean cuidadosamente planeadas y controladas y que los esfuerzos de auditoría, sean canalizados con la debida dirección para poder llevar a cabo las responsabilidades asumidas con un mínimo gasto y esfuerzo. Por lo tanto, deben determinarse las áreas críticas específicas de investigación dentro de la empresa. El objetivo general es dirigir la atención hacia los asuntos que la necesitan con más urgencia, es decir aquellos que deben ser revelados, mejorados y en su caso cambiados. La identificación de estas áreas es una parte importante de la labor en cada una de las auditorías operacionales. IDENTIFICACION DE LAS ARES A SER EXAMINADAS

Las prácticas aplicadas durante todas las fases mediante las cuales se puede hacer una identificación preliminar de las áreas que requieren especial atención, variarán según las circunstancias y requerirán ingenio y juicio. Algunas de estas prácticas útiles en

circunstancias apropiadas son las siguientes: identificacion tentativa de puntos clave por revisión de actividades. El Estudio preliminar puede describir puntos clave o aspectos de la actividad que aparentan ser difíciles de controlar o susceptibles de abusos o dejadez. Por ejemplo en una operación de compra el punto clave bien puede ser: a) La determinación de la cantidad, tiempo y calidad de lo que ha de comprarse. b) Los métodos seguidos para buscar y obtener los precios y condiciones más ventajosas. c) Los métodos utilizados para determinar si se recibe la cantidad correcta, en el tiempo previsto y de la calidad solicitada. Revisión selectiva de los informes gerenciales. El examen de los informes que laistración podría necesitar para asegurarse de que el trabaja esfáprogresando dentro del tiempo y cosfos establecidos debe proporcionar alauditor una valiosa información para la selección de áreas de investigación. Sipor ejemplo, no se utilizan dichos informes, se puede averiguar que métodos seutilizan para ejercer el control. Esfe tipo de averiguación puede indicar una faltade control efectivo y una debilidad en la istración. Consideraciones similares serian aplicables si los requerimientos de tiempo, estándares y cosfosno han srdo esfablecidos como unidades de medida. Si por el contrario, dichos informes existen, pueden ser examinados paradescubrir los problemas como base para averiguar que medidas se han tomado. Recorrido por la entidad y obseruaciones de las actividades. Un recorrido yobseruación breve de las actividades esfando aleña para encontrar rastros deinefectividad o ineficacia, tales como embotellamiento, acumulación de equipo omaterial en exceso, ocio del personal, duplicidad de labores productivas, efc.,pueden revelar serlas debilidades que deben ser investigadas. Entrevistas con los funcionarios responsa bles y con el personal directamentevinculado. A veces se pueden obtener valiosas guías por medio de olasentrevistas con los funcionarios responsa bles y otros funcionarios directamentevinculados con las actividades que se llevan a cabo o que tienen laresponsabilidad de supervisarlas o dirigirlas en el ámbito superior.Frecuentemente esfas personas podrán identificar las áreasproblemas y aveces solicitar la revisión específica de algunos asuntos que les

conciernen, perosobre los cuales no tienen suficiente información confiable acerca de su esfadoreal. En resumen, el estudio preliminar debe efectuarse en el tiempo más breve posible para reunir la información y documentación general básica y necesaria: no consiste en una revision determinada de la misma , sino mas bien en una revision selectiva y rapida que permitira su utilizacion mas adelante cuando se considere necesario.

TEMA 7 EXAMEN PROFUNDO DE AREAS CRITICAS OBJETIVO: Este capítulo analiza los esfuezos que deben ser aplicados hacia las áreas en las que se precisa cambiar, mejorar, eliminar, combinar, simplificar, los sistemas, políticas, métodos, procedimientos que se aplican en la empresa. Se hace mención a los desafíos que deben enfrentar las empresas en la actualidad. Examen profundo de areas criticas Concluida la Primera Fase de Diagnóstico Preliminar, se hace necesario, de acuerdo con la política básica de auditoría operativa, dirigir los esfuerzos de auditoría hacia las áreas en que se necesita cambiar o mejorar los sistemas, políticas, métodos, procedimientos istrativos; el objetivo es evaluar la eficiencia, efectividad y economía con que las actividades se ejecutan e identificar las posibles debilidades importantes que puedan requerir un examen más detallado. Según lo indicado en la Primera Fase, el análisis de la información general obtenida durante el estudio preliminar fue útil para identificar áreas o actividades en las cuales la existencia de una debilidad en la gestión puede afectar seriamente los intereses de una actividad, operación, programa, etc.

En algunos casos durante la primera fase se habrán encontrado indicios de serias debilidades operativas o importantes efectos adversos en determinada área o actividad. Sin embargo, probablemente se necesitará más información antes de determinar si es necesario un examen más detallado. Durante esta fase el auditor debe acumular información adicional sobre las operaciones y funcionamiento de los diferentes componentes de las actividades de la empresa ya existentes, lo cual será útil para identificar aquellos asuntos para los que se requerirá tiempo y esfuerzo al hacer un examen más profundo. Con la obtención de información adicional, el auditor puede tomar decisiones más reales acerca de la naturaleza y alcance del examen profundo de las áreas críticas identificadas para lograr los objetivos establecidos. También será útil al hacer un estimado de los requerimientos de personal adicional, programar el trabajo en distintos lugares, preparar programas adecuados para el examen profundo, fijar plazos para la terminación de la labor de auditoría y la presentación del informe. OBJETIVOS DEL EXAMEN PROFUNDO El propósito del examen profundo de áreas críticas, incluye el desarrollo apropiado de los hallazgos detectados por la auditoría. Esta fase constituye el medio por el que se logran los objetivos de la auditoría, establecidos como tarea específica. Como resultado de la labor ejecutada en esta fase se obtienen datos, se desarrollan hallazgos, se forman opiniones, se llega a conclusiones y se hacen recomendaciones. Tal información representa la base del informe y otras comunicaciones relacionadas con los resultados de la auditoría. No es factible examinar todas las operaciones efectuadas, ni tampoco es necesario un examen de tal magnitud. Las prácticas istrativas implican la aplicación de sistemas, procedimientos, prácticas y métodos que proporcionan un grado razonable de control de las operaciones ejecutadas. El auditor puede cumplir con su responsabilidad por medio de la revisión y prueba del funcionamiento adecuado de los sistemas, procedimientos, prácticas, métodos, etc., a través de un examen lo suficientemente profundo como para poder emitir y respaldar opiniones apropiadas sobre la efectividad de las operaciones, lograr identificar y revelar las debilidades que, en el interés de la entidad, deben ser corregidas, mejoradas, simplificadas o cambiadas. El examen debe incluir una investigación extensiva de las causas y resultados de acciones o decisiones istrativas específicas. Este tipo de trabajo se utiliza para conocer y evaluar su efectividad, en relación con las responsabilidades que han sido asignadas. Los objetivos específicos de la auditoría que se lograrán por medio de un examen profundo de las áreas críticas, varían según naturaleza y características de la tarea. El

grado de énfasis dado a cualquiera de las áreas crítícas, dependerá de la importancia del hallazgo y de la racional utilización de los recursos humanos en función de los distintos factores implicados. Para una efectiva labor de auditoría se requiere un conocimiento de los sistemas, procedimientos, prácticas, política general y específicas aplicables a la actividad, propósitos, metas, objetivos, de la operación o función bajo examen. Como requerimiento general debe considerarse la eficiencia de los sistemas, operaciones, procedimientos, prácticas o métodos al desarrollar ampliamente todos los aspectos que para los auditores denotan ineficiencias. El alcance de éste requerimientos tan amplio como el alcance de cada auditoría en particular. Una posible conclusión a la que podrian llegar los auditores después de efectuar casi Todo un examen profundo de áreas criticas, es aquella relacionada con la eficiencia con que lleva a cabo la operacion o función bajo examen o los posibles defectos de tal operación o funcion sobre otras operaciones o funciones de la entidad. Durante estos examenes el auditor,debe estar alerta para encontrar prácticas antieconómicas, inapropiadas o insatisfechas en la autorizacion de recursos apropiados en las operaciones y examinar ampliamente las deficiencias aparentes.

BASES Y CRITERIOS PARA EL EXAMEN DE ARES CRITCAS Las empresas en los últimos años han logrado cambios significativos, que se enfocaron a optimizar y a flexibilizar los sistemas, procedimientos y procesos productivos ya existentes. Sin embargo, en general lo que hicieron las empresas fue mejorar lo que se tenía, sin cuestionar cuá! era la mejor manera de hacer el trabajo. La mayoría de las empresas han competido o compiten en mercados cerrados o Semi protegidos donde la velocidad de generación de nuevos productos es baja y los requisitos del cliente son mas o menos constantes y predecibles. Sin embargo, en los tiempos actuales estamos viviendo una época de cambios importantes, constantes y diversos, donde la forma de hacer las cosas no es la misma de ayer y seguramente será diferente mañana. La tendencia de hoy es "trabajar con la gente". Consideremos los siguientes aspectos: El rápido desarrollo de /as tecnologías de información. La apertura de las fronteras hacia la economía global. La competitividad. La transformación del estado. Y otros de características similares. Se puede decir que. La velocidad del cambio crece a un ritmo exponencial, no porcentual.

Hacer frente a estos ambientes altamente competitivos, es sumamente impredecible por que ha marcado la obsolescencia de: Antiguos principios. Procedimientos. Métodos y criterios. Un ejemplo del impacto de estos cambios, es el relativo a las características del modelo de organización piramidal, cuyas deficiencias más significativas, según Luigi Valdes, son las siguientes: El poder y la planificación están centralizados. El modelo determina la existencia de una gran cantidad de niveles ierárquicos, siguiendo la regla: a mayor nivel, mayor status y poder. Et modeto es rígido y poco ftexibte. La respuesfa a las variaciones en el mercadoes burocrática Y lento. La empresa se divide en áreas o departamentos perfectamente establecidos ydelimitados. El modeto provoca luchas internas por el poder y el control de la informaciÓn,generando altos niveles de corrupciÓn Las tareas, procedimientos, prácticas y et trabaio del personal estáfragmentados, desagregados y una buena parfe se limita a movimienfos simplesy repetitivos. Nlnguna persona o departamenúo es responsable del proceso en sutotalidad. Las acciones de capacitación al personal se reducen a un adiestramientoenfocado a desarrollar ta destreza necesaria para la ejecución correcta de cada tarea. El sistema de información gerencial se estructura para safisfacer losrequerimientos solamente det nivel superior de la organizaciÓn, pero en /osniveles intermedios se produce secfores de poder con base en la información. Se crean poderosos canales de comunicaciÓn informal. El crecimiento de la empresa determina que la comunicaciÓn sufra alteraciones,interrupclones Y bloqueos. Los manuales y reglamenfos son rígidos e inflexibles. La forma de istrar la empresa se basa en la creación de controles en fodoslos niveles que aseguren que las fareas se cumplan Los controles sonveriicales. Esfo provoca et nacimiento de nuevos y más sofisticados controles.Entre más compleja sea la forma de controlar, más astufos se vuelven losempleados para evitar esa forma de control. A medida que la empresa crece, la burocracia aumenta y se crean más niveles, puestos y controles. Los sisfe mas tradicionales de contabilidad solamente proporcionan nÚmerosfríos y hablan det pasado o del presente de la empresa, no del futuro.

Esfossisfemas no dan información sobre pérdida de clientes, posición competitiva nisafisfacc ión de los empleados. En resumen, la empresa no cuenta con ningunainformación que tenga relación con la permanencia del negocio a largo plazo. organigrama es una representación gráfica de la empresa y en muchasocasiones es su estructura. Sin embargo, es común observar que el modelo piramidal aun se aplica en casi todas las empresas o entidades. La pregunta que podríamos hacernos es: . ¿Por qué una empresa de producción, una institucion prestadora de servicios, una empresa comercializadora y un organismo gubernamental, tienen organigramas casi semejantes se realizan actividades y funciones diferentes?

En el modelo piramidal, las decisiones más importantes las toma un solo hombre, el Gerente General y coincidentemente las mas de las veces es la persona menos enterada de lo que pasa dentro de la empresa. Los funcionarios de su entorno le "dicen sólo lo que él quiere oír y los problemas se maquillan antes de llegar a él". La información otorga siempre un gran poder, todo el mundo tiene la tentación de retener y esconder la información que posee. La empresa que sobreviva en el futur, será aquella capaz de otorgar poder a todos los empleados para tomar decisiones en el mismo instante que se requieran; con una educaclón suficiente para que puedan tomar esas decisiones "como si fueran el jefe mismo", y con todos los sistemas de apoyo para que sus determinaciones estén basadas en información y no en sentimiento. ¿Podrán las empresas, con una istración tradicional y con el viejo pensamiento empresarial, competir con los nuevos paradigmas y con las nuevas reglas del juego? Todavía hay empresas y empresarios que dicen que nada ha cambiado, que si tuvieron éxito en el pasado, seguirán teniendo éxito en el futuro. Hoy, más que nunca, las empresas están siendo afectadas por elementos indirectos o del entorno, más que por sus propios elementos estructurales o del propio sector empresarial al que pertenece. Los ejecutivos de las empresas saben que nada permanece constante, que la evolución y el cambio son lo real y ocupan un lugar significativo en las estrategias empresariales.

Que la obsolescencia no solo es de los productos, sino también del estilo de istrar las empresas. Uno de los elementos más importante de la empresa actual es el conocimiento, esto llevo a modificar la forma de pensar sobre la economía, la tecnología, los mercados, lo recursos humanos y la planeación de sus operaciones. El capital intelectual será el activo más importante en la empresa. El futuro de la misma. Los ejecutivos deben considerar las características actuales de los cambios que estamos experimentando, y desarrollar un nuevo pensamiento con base en los siguientes criterios: La economía mundiat está transitando hacia economías de desarrollo demercado. Se generaliza el proceso de privatización de las economías y se promueve eilibre comercio con la consecuente formación de bloques comerciales. Sé esfa aplicando la normatividad mundial que crea caracterísficas universales Se desarrollan factores como rapidez, oporiunidad y habitidad empresariat. Seaplica la información y la innovación tecnológica a los sisfemas productivos. Las distintasse han acortado, ya no significan una barrera para el desarrolto yel comercio. Las operaciones comerciales y las inversiones, no se basan en el factordistancia, sino en los factores tiempo y oportunidad. Las empresas esfán en una carrera contra et tiempo. La empresa que responden antes que ta competencia a las exigencias delmercado, adquiere una ventaja competitiva imporlante. El tiempo es la ventaja competitiva de los años noventa. La frase et tiempo esoro, es hoy mas real que nunca. Los clienfes son cada vez más exigentes y están provocando el nacimiento de las empresas flexrbles y de la producción ágit. Las empresas de menor tamaño se adecuan más rápidamente a los retos de losmercados. Las grandes empresas se reestructuran en pequeñas unidades independientes einterconectadas en forma de red. Se revaloriza el papel de los recursos humanos en las empresas. Se toconsidera como: "capital humano". La relaciÓn hombre - empresa juega un papet fundamental en la estrategiaempresarial. La cohesiÓn de la empresa se basa en valores, visión y cultura sótidos ycompartidos. El líder es protagonista det éxito de cualquier estrategia empresarial. El concepto tradicional de trabajo tiende a desaparecer. Et éxito det empteado semedirá por lo que haga, piense, contribuya al desarrollo de la empresa y por el conocimiento que genere, estructure y sistematice.

La gestión medioambiental provoca que las nuevas tecnologías. Nacen losprocesos de producc¡ón y las tecnologías blandas o limpias. Muchos autores han propuesto distintas modalidades para una organización del trabajo más dinámica de las nuevas estructuras empresariales. Los factores básicos que guían la reestructuración de una empresa son: Las empresas se organizan por procesos completos. Se reducen los controles yla burocracia. Los trabajadores son responsables del proceso en su totalidad,desde el principio hasta el final del mismo. La empresa se organiza por equipos de trabajo y las evaluaciones detdesempeño están determinadas por los logros obtenidos por el equipo y por el esfuerzo individual de cada trabajador. Los resultados se mrde n en términos de eficiencia y tiempo. La remuneración es variable y depende de los resultadosalcanzados. Todas las áreas de trabajo deben agregar valor. Las ofras se eliminan, reducen o subcontratan. Cada trabaiador desarrolla multihabitidades y, como consecuencia, puede ocupar disfrnfos puesfos según lo necesite la empresa. La mayor parte del trabajo es mental o de conocimiento. La información del mercado y de /os negocios es fluida y se maneja a tiemporeal, evitando las demoras y la manipulación excesiva. La retroalimentación escasi rnsfa ntánea. Los límites de la empresa van más allá de sus fronteras fisicas. La fronterafísica de la empresa se extiende, obtiene información directa de los clientes,vincula electrónicamente con sus intermediarios, establece alianzas con losproveedores y los convierte en socios del negocio. Y lo más importante, la organización es dinámica. Se produce una constantereorganizaciÓn, esfo se logra mediante: valores compartidos en toda la empresa,una orientaciÓn clara a resultados, información oportuna del mercado, unproceso de evaluaciÓn constante, y un proceso de planeación interactiva queorienta constantemente el rumbo de la organización. El cambio fundamental para el diseño de las nuevas estructuras empresariales se dio al invertir y permitir que la estrategia le diera forma a la estructura. El verdadero cambio dentro de una organización se presenta cuando llega a rediseñar en sus fundamentos el concepto de trabajo. Las empresas tendrán una cultura cada vez mas participativa y menos autoritaria, de esta manera los empleados deberán asumir la responsabilidad de sus actos, para lo cual se demandará capacidad e iniciativa. Para muchos empleados esto es contracultural, por que sé esta acostumbrado a "hacer lo que nos decÍan que hiciéramos".

Una fuerza de trabajo con capacidad e iniciativa constituye un activo extraordinario, por cuanto son funcionarios que cuestionan procesos, métodos, prácticas y decisiones, y que "hacen cosas", y no permanecen inactivos. Es preferible pedir perdón que pedir permiso. Los esquemas de evaluación del personal resultarán básicos para el buen funcionamiento de la empresa. Cada integrante de un equipo de trabajo será evaluado por. su habilidad para trabajar en equipo, capacidad para aplicar conocimientos, el compromiso por aprender y mejorar continuamente, y su talento para transmitirles nuevos conocimientos a sus compañeros de equipo. Actividad que no agregue valor o conocimiento será desechada. La misión y la visión serán piezas claves en el funcionamiento y la dirección de la empresa. Los valores serán los límites de actuación de los empleados. CUÁLES SON LOS DESAFÍOS DE HOY? Una emergente filosofía que descarta integralmente lo que durante siglos fue considerado normal. La escena empresaria de hoy presenta un nuevo juego de valores que podemos traducirlo como un esfuerzo por. Hacer Las cosas bien (eficiencia); Hacer Las cosas buenas (efectividad); y Con el menor costo posible (economía). Ya no basta con saber que los recursos fueron gastados o utilizados, sino si lo fueron con eficiencia, efectividad y economía. ¿CÓMO EVIDENCIA LO ANTERIOR? Analizando y evaluando las tareas desarrolladas, anto industriales como istrativas de todos los sectores de la empresa. Se pueden distinguir los siguientes tipos de problemas o desajustes: Sistemas y procesos operacionales obsoletos. Recursos ociosos o faltantes (humanos y/o materiales ) Deficiente calidad de los recursos empleados. Excesivo consumo de recursos (también humanos y/o materiales). Ejecución de tareas sobrantes o duplicidad de tareas. Tareas faltantes (que deberían realizarse para reducir cosfos, aumentar ingresos y/o mejorar el seruicio al cliente). Falta de recursos en el momento y lugar necesanos. Ausencia de estándares. Realización de gasfos injustificables. Demoras y atrasos constantes en la prestación de seruicios. E¡istencia de "Cuellos de Bofella" en las actividades prcductivas o de seruicios. Excesivo espacio ocupado. Excesivos volúmenes de documentación y archivos. Deficiente e inadecuado sisfema de información gerencial. Demoras injustificadas en la obtención de información. Deficiente calidad del trabajo,.y - por ende - en la prestación de seruicios'a clientes "intemos y externos".

Ausencia de controles efectivos para la ejecución de ciertos trabajos. Controles intemos defectuosos, excesivos o inexistentes. Excesiyos volumenes de tareas atípicas, críticas y urgentes. ¿CUÁL EL OBJETIVO? Sugerir el rediseño de los procesos involucrados, con normas, criterios y metodología, realmente novedosas que apunten, en su conjunto a eliminar lo innecesario, agrupar tareas y asignar responsabilidades a niveles operativos y prestar el mejor servicio técnicamente factible a los clientes, mediante el uso eficaz de las nuevas tecnologías vigentes en este momento. Si seguimos haciendo las cosas como hasta ahora, estamos condenados a obtener los mismos resultados, pero bajo condiciones de competencia, en el mercado muy diferentes. Las formulas del pasado ya no son una garantía para tener éxito en el futuro. Un aumento en la velocidad de generación de nuevos productos, como resultado de los procesos de innovación constante y sistemática, y el cambio en los gustos de los consumidores, ha provocado el nacimiento de la competencia basada en el tiempo. Las empresas, en la actualidad, buscan en el tiempo su ventaja competitiva por lo que tienen que rediseñar sus estructuras istrativas para reducir y eliminar los retrasos, conectar toda las partes del sistema con base en el tiempo. Por primera vez, se invierte la secuencia del proceso istrativo tradicional, que diseñaba primero la estructura y después la estrategia, ahora se desarrolla primero una estrategia basada en el tiempo y, posteriormente, se diseña una estructura que soporte a dicha estrategia. Esto implica organizar a la empresa para que no exista ninguna pérdida de tiempo durante el proceso de producción de bienes o servicios, es ahí donde empiezan los problemas del viejo paradigma: las empresas tradicionales no están estructuradas para ofrecer rapidez Los modelos tradicionales de istración seguidos por las empresas, están presentando grandes deficiencias para adaptarse a entornos altamente competidos, turbulentos y cambiantes. Se necesita evolucionar a modelos más dinámicos y flexibles capaces de asimilar los nuevos entornos empresariales y hacer más competitivas a las empresas. ENFOQUE PRACTICO DEL EXAMEN DE AREAS CRITICAS Un enfoque satisfactorio para una revisión y evaluación de la naturaleza, efectividad y utilidad de los sistemas, es revisar los procedimientos y prácticas aplicadas realmente en operaciones y transacciones específicas. Después de seleccionar las actividades que serán examinadas durante la auditoría, basándose en la información obtenida durante la primera fase, se debe hacer un examen detallado y directo de algunos procedimientos, operaciones, métodos, prácticas, etc.,

específicas relacionadas con los sistemas, procesos y actividades, sujetos a examen. También se podrían identificar las debilidades operacionales por medio del examen de informes gerenciales e indagación a los funcionarios responsables y vinculados con la actividad sujeta a evaluación, así como inspección de las actividades, procesos y practicas involucradas. Este examen debe ser lo suficientemente profundo como para obtener información práctica acerca de lo siguiente:

    

Que sé esta haciendo. Por que sé esfa haciendo, es nece sario hacer. Por que se hace ahí, por que no en otro lugar. stá haciendo, porque se hace de ese modo, esa es la Única manera de hacer. Quien lo hace, porque esa persona, es indispensable que lo haga esa persona. Que factores influyen en las operaciones, se pueden mejorar, simplificar, suprimir o cambiar.

Este método de revisión permite a los auditores determinar los procedimientos realmente Seguidos y las políticas realmente aplicadas por la entidad con relación a operaciones Específicas. Es mucho más satisfactorio que una revisión detenida y general de los Manuales de políticas y procedimientos de una entidad o una eventual selección de Operaciones específicas sometidas a examen para determinar si se está cumpliendo con Las políticas y procedimientos prescritos. Un excesivo estudio de los manuales de la empresa, sin hacer referencia a las operaciones reales no conduce a una auditoría eficiente y efectiva. La experiencia ha demostrado que un enfoque directo da como resultado una identificación más rápida y eficiente de las debilidades y deficiencias que requieren un examen más profundo. Por lo tanto, la revisión de los sistemas, políticas y procedimientos, métodos, etc., que gobiernan las actividades de una empresa, se hará normalmente basándose en un examen directo de las actividades, operaciones transacciones o proyectos seleccionados. El enfoque directo exige una actitud analítica, mente abierta y libre de prejuicios para detectar situaciones conducentes a eliminar, combinar, mejorar, simplificar y en su caso cambiar algún o algunos de los métodos, practicas, procedimientos, sistemas, actividades y procesos. Se deben tomar en cuenta debidamente las circunstancias especiales y los objetivos establecidos para cada auditoría, al determinar la naturaleza y alcance del examen. Por lo tanto, no se pueden establecer reglas rígidas con relación al trabajo que debe efectuarse o a las técnicas que deben utilizarse en

esta revisión; el juicio e ingenio de equipo de auditores juega un papel importante en esta labor y su enfoque debe concordar con cada situacion. En la determinación de la naturaleza y alcance del examen, se debe considerar un gran número de factores, entre los que más destacan: La cultura organizacional de la empresa. La curva de vida de la empresa o edad de la organización.(Modelo de Gretner). Nivel cultural, de conocimentos y habilidades de los funcionarios. mejora, producto de la eliminación de algunas operaciones o por el ahorro en tiempo y costo. Para el efecto se pueden aplicar las siguientes interrogantes: ¿Puede eliminarse la operación estudiada, combinándose con otra? ¿Se efectúan operaciones innecesarias que generan tiempos improductivos? ¿La contribución en valor de estas operaciones es adecuada? ¿Esfas operaciones se pueden realizar en otros sectores de la empresa? ¿La combinación podría afectar al sistema de control interno? ¿Se puede combinar algunas operaciones aplicando tecnología adecuada?

SIMPLIFICAR Debe buscarse la posibilidad de estudiar como se podría simplificar las operaciones contenidas en un proceso, procedimiento, método, etc. Algunas interrogantes asociadas a esta actividad son: ¿Se puede simplificar el proceso? ¿La simplificación redundará en un ahorro en tiempo y costo? ¿La incorporación de tecnología podría simplificar las operaciones? ¿La capacitación a los funcionarios, simplificaría las operaciones? ¿Una revisión del modelo de organización simplificaría las relaciones en la empresa?

CAMBIAR El examen podría conducir a la necesidad de realizar un cambio en los sistemas

vigentes en la empresa, políticas, procedimientos, métodos, etc. Se podrían formular las siguientes interrogantes: ¿Los diferentes sistemas que operan en la empresa son adecuados y permiten el logro de los objetivos y metas en las actuales circunstancias? ¿La visión y misión de la empresa responde a las caracterisficas actuales de la empresa? ¿Qué características tiene la cultura empresarial? ¿Se puede cambiar esta cultura? ¿Se lograran beneficios adicionales con elcambio? ¿Las operaciones que se ejecutan actualmente, son necesarias? ¿Se pueden cambiar? Como Se pueden lograr mejores resultados cambiando los actuales sistemas procedimientos métodos etc? El modelo de la organización responde a los objetivos y metas establecidas? El grado de centralización contribuye a que el trabajo se realice con mayor eficiencia? La delegación de poder es satisfactoria? La coordinación dse operaciones es adecuada? Es necesaria? Esta establecida la responssbilidad individual o de equipo? SELECCIÓN DE OPERACIONES Y ACTIVIDADES ESPECIFICAS La naturaleza de las operaciones que han de revisarse dependerá de la naturaleza de los objetivos y metas de la evaluación y del análisis que se haga de los componentes importantes de las actividades bajo examen, basándose en el trabajo de la fase 1. La seleccion de operaciones especificas y el rastreo de su procedimiento dentro de la empresa permite conocer los procedimientos realmente seguidos en las actividades o procesos, y determinar si estos son acordes con los objetivos políticas y normas aplicables en la empresa Las operaciones o actividades seleccionadas para el análisis y revisión deben ser representadas y deben incluir cualquier asunto importante fuera de lo común. Con este propósito el numero o muestra seleccionadas para esre tipo de estudio es menos importante que su carácter representativo. Para efectos del análisis de las operaciones se debe considerar las siguientes interrogantes sugeridas por Perel, Forastiero y Vaisberg: Para efectos del análisis de las operaciones se debe considerar las s¡gu¡entes interrogantes, sugeridas por Perel, Forastiero y Vaisberg:

QUIEN Quien lo hace Por que Quien debería hacerlo Quien otro debería hacerlo Quien otro podría hacerlo DONDE Donde se hace Donde debería hacerse Donde podría hacerse En que otra parte debería hacerse POR QUE Porque se hace Porque hacerlo en ese lugar Porque en ese momento Porque de esa manera o forma Porque en esa actividad Porque no en otra actividad

QUE Que se esta haciendo Que debería hacerse Que otra cosa podría hacerse Que otra cosa debería hacerse CUANDO Cuando hacer Cuando se hace Cuando podría hacerse Cuando debería hacerse En que otro momento debería hacerse COMO Como se hace Como debería hacerse Como podría hacerse de otra manera Como se podría eliminar, cambiar, combinar, o simplificar lo que se hace.

Para efectos de la revisión y evaluación se deben tomar en cuenta los siguientes factores generales, con base en los aspectos mencionados anteriormente:

SI Los sistemas, políticas, actividades, procesos, procedimientos y prácticasejecutadas y aplicadas en la realidad, están en conformidad con lo planeado porlos ejecutivos, en forma eficiente, efectiva y económica. Si el sistema de control interno y los procedimientos aplicados proporcionan uncontrol satisfactorio de los recursos físicos, financieros y humanos. Si las prácticas aplicadas dan como resultado la promoción o protección de los intereses de la entidad, tomando en cuenta todos los factores. Los factores específicos que deben considerarse durante esta revisión sobre los logros obtenidos, niveles de productividad, eficiencia operativa, cumplimiento de políticas, normas y otros establecidos por los ejecutivos, incluyen: Grado de efectividad de la planeación para anticipar problemas. Uso de los recursos con eficiencia, efectividad y economía. Vigencia de la visión y misión de la empresa. La cultura y clima empresarial. Posibles acciones de duplicidad de esfenos. inapropiado o indebido de fondos disponibles.

Falta de aceptación de responsabilidad. el grado de utilización de tos recursos materiales, financieros y humanos. Características de la estructura organizacional. Capacidad e idoneidad del personal, especialmente con referencia a lasdebilidades o deficiencias encontradas. unidades de operaciones o de servicios innecesarios o ineficaces con relación asu costo de mantenimiento. Atrasos en et trabajo y formas de combatirlos. La existencia de productos defectuosos y sus implicaciones en los costos. Carencia de normas y/o metas o inadecuada aplicación de normas que impiden la evaluación de los logros, producción, eficiencia, utilización derecursos y servicios y otros factores que requieren evaluaciones istrativascontinuas. Fatuta de caridad en los procedimientos escritos, lo cual resulta eninterpretaciones inapropiadas e incompatibles. La precisión, confiabilidad, utilidad y oportunidad del sistema de informacióngerencial. Si se toma en cuenta esta clase de factores durante la revisión, se puede obtener un conocimiento pleno y total de la forma en que se efectúan las operaciones bajo revisión y una percepción de la efectividad de los sistemas, actividades, procesos, procedimientos y prácticas. Tal conocimiento es esencial para una auditoría eficaz. Además, este tipo revisión proporciona una base para el planeamiento del trabajo necesario al examinar la efectividad y utilidad de los controles según los procedimientos, prácticas y métodos que son aplicados por la entidad. RESULTADOS ESPERADOS DE LA EJECUCION DE ESTA FASE identificación de las áreas críticas o problemáticas de mayor significación, y quemerezcan un examen más profundo y cuyos resultados podrían conllevar abeneficios importantes. Permitir el establecimiento del alcance y profundidad de las pruebas a seraplicadas en la siguiente fase. Facilitar la determinación de /os recursos humanos necéanos a ser solicitados yutilizados durante la siguiente fase o parte de ella, tanto auditores con especialidades específicas y personal de apoyo especializado, como de asistentes o auxiliares y, Permitir estimar el tiempo requerido para completar el examen y presentar elinforme. Al terminar la ejecución del programa de auditoría de esta fase es necesario considerar en forma objetiva la importancia relativa de las posibles desviaciones observadas y su impacto en las operaciones, identificando y seleccionado aquellas áreas críticas o problemáticas más importantes que con el tiempo y. recursos disponibles permitirán su examen en la profundidad

necesaria, .como para desarrollar e informar sobre los hallazgos correspondientes. En efecto, este momento de pausa, reflexión y planificación del resto del examen es quizá una de las funciones más importantes del auditor jefe De equipo. Sin embargo, él no debe tomar decisiones en forma aislada sobre las posibles áreas críticas. Tiene que discutirlas con los del equipo de auditores que han participado en las primeras fases, con el auditor supervisor y, lo más importante, con los funcionarios apropiados de la unidad misma. El propósito de esta evaluación es lograr, con base en la consideración de todos los elementos de juicio posibles, la selección de las áreas para el examen profundo, cuyos resultados representarán para la empresa el logro de sus objetivos. Al elaborar el programa de auditoría, para proseguir con la evaluación de las actividades y procesos hasta tener un conocimiento y evidencias plenas, es necesario incluir procedimientos respecto a cada área crítica para determinar: Si realmente requiere acción conectiva, Si su imponencia merece dicha acción y su correspondiente costo, Si la acción debe ser tomada y Su naturaleza general. El examen profundo de las áreas críticas constituye entre el 80 y 90% de las labores de auditoría operacional y obviamente es la fase más importante. En esta fase se desarrollan completamente los hallazgos significativos relacionados con cada área crítica escogida para examen profundo al concluir la segunda fase. Es esencial haber determinado las condiciones actuales, los criterios de comprobación y evaluación, el efecto negativo y Ia causa o causas que motivaron cada desviación o problema identificado. En esta fase sé amplia el equipo de auditoría de acuerdo a las necesidades específicas, aumentando auditores tanto como utilizar especialistas en áreas técnicas específicas, de acuerdo a las circunstancias. Los auditores a través de la experiencia y su propio desarrollo, normalmente pueden cubrir la mayoría de las áreas críticas y las necesidades de obtener evidencia e información. Deben cuidarse de no intentar utilizar especialistas de apoyo como muletas para cargar con el peso del examen profundo, sino utilizar sus servicios con precisión y únicamente cuando sea necesario. Los especialistas pueden ofrecer asesoría técnica sin la necesidad de participar en el trabajo de campo (por ejemplo: abogados e ingenieros). Al terminar esta fase es necesario programar la ejecución de la siguiente fase: a través del planeamiento de la estructura, organización y contenido del informe, así como el planeamiento de la conferencia o conferencias finales.

TEMA 8 DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA OBJETIVO: En este capítulo se expone las características del desarrollo de hallazgos, que es el proceso mas importante de la auditoría operativa por cuanto define todo aquello que merecerá ser comunicado a los ejecutivos de la empresa. También se analiza de manera pormenorizada los atributos de los hallazgos de auditoría. DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA El desarrollo de hallazgos de auditoría es el proceso más importante de la auditoría operativa, porque define los resultados y todo aquello que merecerá ser comunicado a los destinatarios del informe. La palabra "hallazgo" tiene relación con el verbo "hallar" que es sinónimo de "encontrar”. Efectivamente un hallazgo es algo que se encuentra, que está fuera del auditor en forma latente o patente, que él en cierto sentido descubre y pone en conocimiento de otros. Es el resultado de recopilación, análisis, síntesis y evaluación de información pertinente a un sistema, proceso, actividad, operación, función, unidad, etc., cuyo conocimiento se considera de interés y utilidad para determinadas personas y respecto de la que pueden formularse recomendaciones. Un hallazgo puede consistir en: Hechos e información que podrían referirse a cosas, situaciones o relaciones. Conclusiones basadas en el análisis de los hechos y de la información concerniente a estos hechos.

Como podrá advertirse un hallazgo es el resultado de información desarrollada, reunida lógicamente y que motiva conclusiones basadas en dicha información, la cual podría estar todo el tiempo ahí y posiblemente ser de conocimiento de otras personas. Génesis de Hallazgo Un hallazgo de auditoría comienza a tomar forma a partir de un proceso de comparación entre algo que se percibe o capta y puntos de referencia que generalmente consisten en formas preconcebidas de existencia o realización. De la realización de comparación pueden resultar coincidencias o divergencias. Estas últimas podrían ser en exceso o defecto, positivas o negativas, favorables o desfavorables, potenciales o definitivas. El resultado de la comparación puede emerger instantáneamente o ser el producto de un proceso más o menos largo y complicado. Emerge instantáneamente cuando lo percibido es un hecho, una situación o relación real cuya forma de existencia o realización es única y generalmente aceptada. Es el producto de un proceso más. QUE ES EL CRITERIO? Por estas razones, puede resultar en determinadas circunstancias bastante difícil definir un criterio, hasta el extremo de no llegar a un acuerdo sobre é1.Afortunadamente los ejecutivos de las empresas determinan antelada mente las normas, estándares, indicadores y otros que representan los rendimientos y realizaciones deseados, así como los objetivos, metas, políticas, presupuestos, procedimientos, cursos de acción, métodos, estrategias y programas; con esta base se dispone de un cuerpo de criterios que alcanzan a la casi totalidad de los sistemas, procesos, actividades, funciones, operaciones, etc., de la empresa. CRITERIO Y NORMAS Las normas pueden adoptar formas concretas y referirse a situaciones físicas, a los costos, al capital, a los ingresos, a los programas e incluso ser intangibles. NORMAS FISICAS No tienen relación con medidas monetarias y competen al aspecto operativo de la empresa, conexo con el empleo de materiales y bienes. Asumen expresiones cuantitativas y reflejan mediciones tales como. Rendimiento por horas - máquina.

Rendimiento de la materia prima insumida por horas - Máquina o unidadde producción. Capacidad de producción. Porcentaje de rechazos internos y externos. Capacidad ociosa. Cantidad de combustible por unidad de energía producida. Porcentaje de mezcla de arena y cemento. Contenido de alcoholde una cerveza. Porcentaje de transparencia del vidrio, etc. También pueden reflejar calidad, a saber: Durabilidad de una tela. Peso de un papel. Potencia del motor de un vehículo. Capacidad de memoria de un ordenador personal, etc.

NORMAS DE COSTOS Tienen relación con medidas monetarias y con el aspecto operativo de la Empresa. Traducen los valores monetarios de los costos operativos, tales como: Costo directo o indirecto por unidad de producción' Costos de venta por unidad producida' Costó Por kilómetro de asfalto' Costó de construcción por metro cuadrado' Economicidad de la mano de obra' Economicidad de los materiales, etc.'

NORMAS DE CAPITAL Se relacionan con el capital invertido en la empresa y su relación activos' Pasivos y resultados, tales como: Rentabilidad operativa. Rendimiento de la inversión. Capital de trabajo. Rotación de inventarios. Ciclo de los inventarios. Rotación de tas deudas comerciales' Autonomía financiera, etc.

NORMAS DE INGRESO

Son expresiones monetarias de las ventas, tales como:

Ingresos Por áreas geográficas' Ventas Promedio Por vendedor' Ingresos por kilómetro recorrido' Gastos por publicidad y las ventas por unidad' Cumplimiento de Pedidos. Devoluciones comerciales' Porcentaje de quejas incremento de la clientela, etc.'

NORMAS DE PROGRAMA Son factores que pueden utilizarse como normas objetivas para evaluar el progreso y desempeño del programa al que por su naturaleza corresponden de hecho apreciaciones subjetivas de valoración, tales como: Desarrollo de nuevos productos que podría evaluarse por el tiempo que dura la ejecución. Cumplimiento de un programa de capacitación y entrenamiento. Cumplimiento de las metas de ejecución de obras. Cumplimiento del programa de vacunación, etc.

NORMAS INTANGIBLES Son normas que no se expresan ni en términos monetarios ni unidades físicas. Están referidos al capital intelectual de la empresa, tales como:

ACTIVOS DE MERCADO

La utilización de las marcas La calidad de la clientela El grado de fidelidad de /os clientes para con la empresa La receptibilidad de los negocios La existencia de reserva de pedidos Los canales de distribución de la producción Acuerdos para el uso de licencias y franquicias, etc.

ACTIVOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL:

El Know - How desarrollado por la empresa en sus operaciones. Los secretos de fabricación utilizados Las patentes aplicadas a la producción Derechos de autor vigentes Modelo de servicios, etc.

ACTIVOS CENTRADOS EN EL INDIVIDUO:

Pericia colectiva de los empleados y obreros Capacidad creativa de /os funcionarios La habilidad para resolver problemas El liderazgo existente Capacidad empresarialy de gestiÓn' etc'

ACTIVOS DE INFRAESTRUCTURA: La cuttura emPresarialvigente Los métodos de direcciÓn aplicados La estructura financiera Las bases de datos del mercado y los clientes Los sistemas de comunicación existentes' etc.'

PARIDAD DE LAS NORMAS No obstante que toda empresa empieza por fijar normas de rendimiento, ó realización,óptimas,elauditordeberíadeterminarlosnivelesdeseadosquepodrían alcanzar dicho rendimiento o realizaciÓn. verificar que las normas establecidas sean las adecuadas'

En otras Palabras:

QUE PUEDE CONSIDERARSE COMO UNA ESPECTATIVA RAZONABLE O PARIDAD DE BUEN DESEMPEÑO O REALIZACION?

para casi todas las normas la paridad existe el nivel "asequible" o "tolerable" de rendimiento o realización. Por lo general, las divergencias que superan a los niveles óptimos son convenientes en casos tales como niveles de producción o

ingresos' pero no lo son en casos tales como gastos. También hay circunstancias especiales, como el coeficiente de producción de la línea de montaje de una fábrica para el que solo puede haber un pequeño margen de tolerancia en las desviaciones por exceso o por defecto con relación a la norma. Es por lo tanto importante reconocer que en los controles como en otros aspecto istrativos, debe haber un margen de flexibilidad o elasticidad' Por ejemplo' una empresa puede aumentar sus inventarios por encima de lo previsto si se han presentado indicadores de escasez, rebajar sus precios para hacer frente a la competencia a sabiendas que sus estimados de ventas ya no serán los anticipados, y así en casos similares. Sin embargo, la flexibilidad no deberá aceptarse como una excusa para descuidar los controles o justificar el inadecuado o deficiente desempeño o realización; en todo caso,si las condiciones son altamente adversas a un desempeño o realización asequible o tolerable, corresponderá reajustar, mejorar o cambiar la norma, estándar, procedimiento, etc. Que es el efecto? Es la comparación cuantitativa o cualitativa que se establecen entre la "condición" y el "criterio" tiene generalmente una significación o trascendencia positiva o negativa respecto de la actividad, función, operación, etc., con las que están relacionadas. Esta comparación será identificada como: "Efecto". El "Efecto" es especialmente importante para el auditor en los casos que quiera persuadir a los ejecutivos de que es necesario un cambio, simplificación o acción correctiva para alcanzar el criterio o meta. En el informe, siempre que sea posible, se debe expresar el efecto cuantificado en dinero y otra unidad de medida. Sin embargo, ciertos aspectos, como los cualitativos no pueden ser expresados en tales términos. Él hecho de que no exista ninguna diferencia entre la "Condicion" y el "criterio", constituye un hallazgo positivo importante, especialmente cuando el objetivo es evaluar o informar sobre la efectividad de un programa o actividad. La importancia de un hallazgo de auditoria se juzga generalmente por el "EFECTO".Si el informe de auditoría no presenta información sobre el efecto real o potencial, el lector puede llegar a la conclusión de que el hallazgo no es muy importante. Si el efecto es verdaderamente insignificante debe considerarse el no incluirlo en el informe. Que es la causa? Es la razón o razones fundamentales por la cual ocurrió la "coNDlclÓN", o es el motivo por el que no se cumplió el "cRitERio". La simple aseveración en el

informe de que e problema existe, porque alguien no cumplió las normas no siempre es suficiente para convencer al lector. Este enfoque simplista encasilla al auditor en la más superficial recomendación de que "se cumplan las normas"; hecho que la mayoría lo sabe sin que se les diga. La existencia de un "Efecto" presupone la de una "CAUSA", en este caso "por qué" de la divergencia, con cuya identificación se integra el esquema total de desarrollo pleno 898de un hallazgo de auditoría. RESUMEN DE LOS ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO En conclusión, los atributos de un hallazgo de auditoría y cada uno de ellos son: A TRIBUTO CONDICION

CRITERIO EFECTO CAUSA

Pregunta asociada Cual es el hecho? Que se encontró? Que es lo que se percibió? Que se captó? Como debió ser? Como debió hacerse? Cual es el impacto? Que trascendencia tiene? Por qué sucedió? Cual es la razón o razone?

CARACTERISTICAS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITOR|A Los hallazgos de auditarla deberán someterse a lo que calidad, Para el efecto se propone un cuestionario características que deberían reunir, a saber; Un hallazgo debería ser: IMPORTANTE ¿El hallazgo es lo suficientemente importante como para ser comunicado a la empresa e incluido en el informe? FUNDAMENTADO ¿Está fundamentado el hecho y evidencias que figuran registrados en los papeles de trabajo? OBJETIVO ¿En su desarrollo se han aplicado normas de desempeño profesional a tal punto

que el hallazgo no es el resultado de prejuicios y subjetividades? SUFICIENTE ¿Se considera el trabajo realizado suficiente como para respaldar las conclusiones establecidas? CONVINCENTE ¿Las conclusiones son lógicas y razonables y se desprenden claramente de los hechos presentados? COMPLETO ¿Comprende todos los atributos y estos están claramente diferenciados y plenamente desarrollados? No se pueden dar definiciones de cada una de estas características, ya que están sujetas a la consideración de algunas circunstancias en las que se practique el examen, dependiendo de su significado, de la interpretación de esas circunstancias y del criterio del auditor. PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA Como resultado de la evaluación practicada a las operaciones de la empresa, el auditor percibe o capta la deficiencia o debilidad que parece ser importante. A objeto de depurar el carácter aparente de la deficiencia o debilidad, la somete a una serie de pasos con el propósito de continuar o discontinuar la auditoría. Estos pasos son: identificación de la deficiencia o debilidad. identificación de los criterios aplicables. Determinación del efecto y su importancia. Determinación de la causa o causas. Formulación de recomendaciones. Validación de resultados. El esquema anterior es el que corresponde al más importante de los papeles de trabajo de la auditoría: la "Hoja Resumen". Este Papel de Trabajo, una especie de sumaria que debe prepararse para cada hallazgo de auditorÍa como paso final de su desarrollo. Este Papel de Trabajo esta estructurado en secciones, una para cada paso del procedimiento antes mencionado, pudiendo registrar cualquier otra información que se considere necesaria a los fines de resumir los resultados y trabajo realizados a propósito de cada hallazgo. El desarrollo de un hallazgo supone continuar la operación de recopilar información aplicando todas las técnicas de auditoría que se consideran aún necesarias. Es durante este proceso que el auditor conducirá su labor en "Términos de lnforme", vale decir,pensando permanentemente que este resultado habrá de ser parte constitutiva del informe.

Será conveniente que continuamente someta el hallazgo en perspectiva al cuestionario de control de calidad antes comentado.

identificación de la Deficiencia o Debilidad Este paso comprende la aplicación de técnicas de la auditoría y obtención de evidencia suficiente, pertinente y competente con el propósito de reunir y establecer claramente el o los hechos que conforman la "condición". Posteriormente, se debe confrontar con el "criterio". Al objeto de alcanzar una conducción eficiente de la auditoría, será oportuno que el auditor llegue con la empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre los que existen diferencias de opinión o interpretación. Una deficiencia o debilidad, sobre la que existen opiniones o interpretaciones encontradas, será discontinuada o excluida del informe únicamente cuando el auditor no esté razonablemente seguro de sus conclusiones. identificación de los Criterios Aplicables El propósito de esta identificación es saber cuales serán los "criterios", o niveles deseados de rendimiento, aplicable en la evaluación y eliminar así cualquier subjetividad. La existencia de "incrementos" definidos por los ejecutivos facilita en gran medida el trabajo de los auditores y el resultado de la evaluación. Sin embargo, estos indicadores deben ser sometidos a un análisis para establecer su eficiencia y aplicabilidad. En caso de que la empresa no cuente con "criterios" definidos, se deberán diseñar los mismos, con la activa participación de los funcionarios involucrados en el examen. Determinación de la importancia Para este fin deben tomarse en cuenta los siguientes factores: Características de la empresa Difusión de la deficiencia o debilidad. Efecto de la divergencia condición - criterio. pensando permanentemente que este resultado habrá de ser parte constitutiva del informe. Será conveniente que continuamente someta el hallazgo en perspectiva al cuestionario de control de calidad antes comentado.

identificación de la Deficiencia o Debilidad

Este paso comprende la aplicación de técnicas de la auditoría y obtención de evidencia suficiente, pertinente y competente con el propósito de reunir y establecer Claramente el o los hechos que conforman la "CONDICIÓN"' Posteriormente, se debe confrontar con el "criterio". Al objeto de alcanzar una conducción eficiente de la auditoría, será oportuno que el auditor llegue con la empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre los que existen diferencias de opinión o interpretación' Una deficiencia o debilidad, sobre la que existen opiniones o interpretaciones encontradas, será discontinuada o excluida del informe únicamente cuando el auditor no esté razonablemente seguro de sus conclusiones' identificación de los Criterios Aplicables El propósito de esta identificación es saber cuales serán los "CRITERIOS", o niveles deseados de rendimiento, aplicable en la evaluación y eliminar así cualquier subjetividad. La existencia de ,,criterios" definidos por los ejecutivos facilita en gran medida el trabajo de los auditores y el resultado de la evaluación. Sin embargo, estos indicadores deben ser sometidos a un análisis para establecer su eficiencia y aplicabilidad. En caso de que la empresa no cuente con "CRITERIOS" definidos, Se deberán diseñar los mismos, con la activa participación de los funcionarios involucrados en el examen. Determinación de la importancia Para este fin deben tomarse en cuenta los siguientes factores: Características de la empresa Difusión de la deficiencia o debilidad. Efecto de la divergencia condición - criterio'

CONVINCENTE ¿Las conclusiones son lógicas y razonables y se desprenden claramente de los hechos presentados? COMPLETO ¿Comprende todos los atributos y estos están claramente diferenciados y Plenamente desarrollados? No se pueden dar definiciones de cada una de estas características, ya que están

sujetas a la consideración de algunas circunstancias en las que se practique el examen, dependiendo de su significado, de la interpretación de esas circunstancias y del criterio del auditor. PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE HALLAZGOS DE Auditoría Como resultado de la evaluación practicada a las operaciones de la empresa, el auditor percibe o capta la deficiencia o debilidad que parece ser importante. A objeto de depurar el carácter aparente de la deficiencia o debilidad, la somete a una serie de pasos con el propósito de continuar o discontinuar la auditoría. Estos pasos son: identificación de la deficiencia o debilidad. identificación de los criterios aplicables. Determinación del efecto y su imponencia. Determinación de la causa o causas. Formulación de recomendaciones. Validación de resultados. El esquema anterior es el que corresponde al más importante de los papeles de trabajo de la auditoría: la "Hoja Resumen". Este Papel de Trabajo, una especie de sumaria que debe prepararse para cada hallazgo de auditoría como paso final de su desarrollo. Este Papel de Trabajo esta estructurado en secciones, una para cada paso del procedimiento antes mencionado, pudiendo registrar cualquier otra información que se considere necesaria a los fines de resumir los resultados y trabajo realizados a propósito de cada hallazgo. El desarrollo de un hallazgo supone continuar la operación de recopilar información aplicando todas las técnicas de auditoría que se consideran aún necesarias. Es durante este proceso que el auditor conducirá su labor en términos de lnforme", vale decir,pensando permanentemente que este resultado habrá de ser parte constitutiva del informe. Será conveniente que continuamente someta el hallazgo en perspectiva al cuestionario de control de calidad antes comentado.

ldentificación de la Deficiencia o Debilidad Este paso comprende la aplicación de técnicas de la auditoría y obtención de evidencia suficiente, pertinente y competente con el propósito de reunir y establecer claramente el o los hechos que conforman la " coNDicion". Posteriormente, se debe confrontar con el "cRiterio". Al objeto de alcanzar una

conducción eficiente de la auditoría, será oportuno que el auditor llegue con la empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre los que existen diferencias de opinión o interpretación. Una deficiencia o debilidad, sobre la que existen opiniones o interpretaciones encontradas, será discontinuada o excluida del informe únicamente cuando el auditor no esté razonablemente seguro de sus conclusiones. identificación de los Criterios Aplicables El propósito de esta identificación es saber cuáles serán los "criterios", o niveles deseados de rendimiento, aplicable en la evaluación y eliminar así cualquier subjetividad. La existencia de "criterios" definidos por los ejecutivos facilita en gran medida el trabajo de los auditores y el resultado de la evaluación. Sin embargo, estos indicadores deben ser sometidos a un análisis para establecer su eficiencia y aplicabilidad. En caso de que la empresa no cuente con "criterios" definidos, se deberán diseñar los mismos, con la activa participación de los funcionarios involucrados en el examen. Determinación de la lmportancia Para este fin deben tomarse en cuenta los siguientes factores Características de la empresa Difusión de la deficiencia o debilidad. Efecto de la divergencia condición - criterio. La importancia de un hallazgo es algo que depende en gran medida del criterio del auditor, ya que habrá de tomar en cuenta en su decisión factores tales como el tamaño, la magnitud de operaciones, los objetivos, la situación actual, etc., de la empresa, como también el conocimiento que tenga de empresas similares. Deberá considerar adecuadamente si la deficiencia es aislada, difundida o repetitiva. Una deficiencia podría tener poca significación en cuanto al "Efecto", pero estar muy difundida a lo largo de la organización o estar sucediendo muy frecuentemente. A la inversa, no estar muy difundida ni ser frecuente, pero por sí sola ser muy significativa. La importancia de una debilidad está en función del "Efecto", que puede ser cuantificable o no, efectivo o potencial, tangible o intangible, inmediato o mediato, directo o colateral, etc. Cualquiera que sea su forma, tendrá que ser ampliamente demostrado. Es también parte de este paso. Llegar a tener el convencimiento de que la importancia asignada por el auditor a una deficiencia o debilidad, es también reconocida por los propios ejecutivos de la empresa, tanto para fines de rendimiento de la auditoría como para la aplicación oportuna de las soluciones. Determinación de la Causa

Determinar una causa es comprenderla en todo su alcance, lo que equivale a obtener toda la información que le concierne, de tal modo que no parezca superficial, sino detenidamente analizada. Si no se capta aproximadamente la causa de una condición, será bastante difícil proponer recomendaciones firmes. En pocas ocasiones es fácil encontrar la principal o verdadera "cAUsA", generalmente se encuentra encubierta por información o hechos de diversa característica, aspecto por el cual, el auditor, debe aplicar ampliamente su capacidad analítica para establecer su naturaleza. Determinar la o las "CAUSAS" es responder a la pregunta: ¿Por qué tuvo lugar la situación adversa?. Las posibles respuestas tentativas, que deben ser profundizadas por el auditor, abarcan asuntos tales como: error humano, deficiencias materiales, fallas de maquinaria y equipo, inadecuada situación financiera, cambios en el mercado, debilidades de organización, defectos funcionales, incorrección en las mediciones, inconsistencia de los planes, etc. Formulación de Recomendaciones Las recomendaciones que correspondan deben formularse de manera objetiva, señalando las ventajas y posibles problemas que podrían presentarse como resultado de su implementación. La recomendación es propuestas deben contener, de ser posible, una cuantificaron de los beneficios que se espera obtener con su implementación, Las recomendaciones deben significar un verdadero apoyo y ser congruentes con el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa. Validación de Resultados Los hallazgos de auditoría, así como las conclusiones y recomendaciones formuladas, deben ser puestas en consideración de los ejecutivos, con el propósito de permitir a los interesados el descargo de sus responsabilidades y garantizar la calidad del examen, que deviene de la aceptación del hallazgo y la validez de las recomendaciones formuladas. Esta acción compromete y garantiza la implementación de las recomendaciones, por parte los ejecutivos y otros funcionarios de la empresa' En caso de discrepancia respecto de los resultados del examen, los auditores deben exponer las razones y características del hallazgo y justificar de manera convincente los resultados obtenidos. De persistir la discrepancia, se debe considerar en el cuerpo del informe la naturaleza de las mismas, explicando las causas de la misma. CARÁCTER CAMBIANTE DE LA AUDITORIA siempre existe la posibilidad de cambios en la dirección o intensidad del trabajo según como fue planificado inicialmente. Tal vez sea conveniente la ampliación o reducción del alcance o quien sabe si hasta discontinuar la auditoría'

Es en la fase de auditoría en profundidad que normalmente se advierten las razones para tomar decisiones a este respecto, en función del conocimiento más profundo que progresivamente se adquiere sobre las condiciones preliminares, que podrían dar lugar a hallazgos significativos. Continuar con una probable condición hasta completar el proceso de desarrollo de un hallazgo, depende de su importancia, de tal modo que vaya lográndose justifique la aplicación de los recursos y esfuerzos de auditoría dentro de las limitaciones de costo y tiempo establecidos al concluir la fase de trabajo preliminar. Él desenvolvimiento firme y eficiente de una auditoría obliga a ejercer control continuo sobre la potencialidad de las condiciones y sobre las evidencias e información recientemente obtenidas. cuando al profundizar el examen una probable condición pierde progresivamente importancia hasta el punto de no tener mayor significación, no queda otra alternativa que discontinuarla, es decir, suspender la aplicación de recursos y cualquier otro trabajo de auditoría. Sin embargo, tal decisión no debe ser adoptada considerando en forma aislada la condición que se piensa discontinuar, ya que tal vez una suma de condiciones no importantes podría repercutir adversamente en la empresa si son consideradas en conjunto. Por otra parte, dependerá mucho de lo que el auditor, según los factores que decida tomar en cuenta considere importante. Anexo-.

Tema 9 EL INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL

OBJETIVO: Este capítulo desarrolla las características, contenido, atributos y las responsabilidades en la preparación de los informe de auditoria operacional. Se incluyen adicionalmente sugerencias para mejorar la redacción de estos informes. EL INFORME DE AUDITORíA OPERACIONAL La cuarta fase de la auditoría operacional es la comunicación de los resultados del examen. En realidad el audltor operacional va comunicando los resultados de su examen verbalmente durante todo el transcurso para obtener el punto de vista de los ejecutivos y funcionarios de la empresa y para discutir los hallazgos de auditoría con ellos. Un aspecto muy importante del informe es la cualidad que debe tener de ser convincente al lector. Los hallazgos deben presentar los hechos de una manera convincente y las conclusiones y recomendaciones deben inferirse lógicamente de los hechos presentados. Los datos incluidos en el informe deben ser suficientemente convincentes a los lectores de la importancia de los hallazgos, la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones. Los lectores del informe necesitan conocer los objetivos, el alcance y la metodología de la auditoría para comprender su propósito, juzgar los méritos del trabajo realizado y de sus resultados, y entender todas sus limitaciones significativas. Al incluir los objetivos en sus informes, los auditores deben exponer las razones por las cuales se llevó a cabo la auditoría y los fines que persigue el informe. Expresar claramente los fines del informe implica normalmente indicar el asunto materia de La auditoría y el aspecto del desempeño examinado y, puesto que los resultados de la auditoría dependen de sus objetivos, que

hallazgos son explicados y las conclusiones y recomendaciones a que se han llegado. El contenido del informe debe ser presentado de manera objetiva teniendo cuidado de incluir el punto de vista de los funcionarios de la empresa examinada, en caso de ser diferente al punto de vista del auditor. Una.presentación equitativa de puntos de vista contrarios al criterio del auditor, tendrá como resultado un informe que será mucho más aceptable a los funcionarios de la empresa, y aumentará la posibilidad de la aceptación de las recomendaciones. El contenido del informe debe ser redactado en forma narrativa haciendo comentarios sobre las actividades tendentes a mejorar las tres "Es" de la auditoría operacional, y debe fundamentalmente permitir la toma de acciones correctivas necesarias por los ejecutivos en forma oportuna. CARACTERISTICAS DEL INFORME El informe de auditoría debe ser elaborado de acuerdo con un formato que facilite su comprensión y con un alto grado de profesionalismo. Para alcanzar eficazmente los objetivos de la comunicación de los resultados de la auditoría es importante que cada informe, en lo posible, sea un trabajo preciso y convincente, que merezca ser leído. En el alcance se deberá indicar la profundidad y cobertura del trabajo que se haya realizado para cumplir los objetivos de auditoría. En la medida que sea aplicable, Se debe establecer la relación que existe entre la muestra revisada y el universo, y el periodo bajo examen, especificar los tipos y fuentes de evidencias utilizados y explicar los problemas relacionados con la calidad u otros problemas con la evidencia. Se debe incluir una referencia a las limitaciones impuestas al enfoque de la auditoria debido a las limitaciones de la información o del alcance de la auditoría. Se debe hacer referencia a la metodología aplicada y explicar claramente las técnicas que se han empleado para obtener y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría. Esta explicación debe identificar cualquier supuesto significativo que se haya usado al ejecutar la auditoría; también debe describir las técnicas comparativas que se hayan aplicado, describir los criterios e indicadores que fueron utilizados y, cuando se haya empleado métodos de muestreo, explicar la forma como se diseñó la muestra y las razones para su selección. IMPORTANCIA DEL CONTENIDO los incluidos en todo informe deben ser de la suficiente importancia como para merecer la atención de aquellos a quienes va dirigido. La utilidad y por lo tanto la efectividad del informe disminuye con la inclusión de asuntos de poca

importancia, porque ellos tienden a distraer la atención del lector de los asuntos realmente importantes que se informan. UTILADA Y OPORTUNIDAD La preparación del informe debe estar precedida de un cuidadoso análisis de los objetivos buscados, los receptores del informe previstos y la clase de información necesaria a los receptores para cumplir los propósitos determinados. El audltor debe estudiar la información o proporcionarla, desde la perspectiva de los receptores del informe. Como el propósito es estimular una acción constructiva al proporcionar información, los informes deben ser estructurados en función del interés y necesidades de los s. El informe debe ser escrito de tal forma que sea claro a cualquier persona bien informada y razonablemente inteligente. La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde al nivel de decisión como para considerar la información con relación a cualquier acción que necesite efectuar. Los problemas que afectan la oportunidad del informe generalmente se originan en las fases de planeamiento, istración y análisis del trabajo. Las demoras en el procesamiento del informe generalmente conciernen a problemas no resueltos o desconocidos que debían haber sido resueltos durante la fase de desarrollo del hallazgo.La integración del informe con las fases de trabajo de planeamiento y ejecución de la auditoría deben ayudar a revelar estos problemas y facilitar su solución oportuna. Los hallazgos que involucran aspectos tales como gastos innecesarios o indebidos, desperdicio de recursos, operaciones o transacciones ilegales y otras fallas en proteger los intereses de la empresa, deben ser comunicados sin tardanza de modo que se puedan tomar decisiones de corrección oportuna. EXACTITUD Y CONVENIENCIA DE LA INFORMACION SUSTENTORIA Todos los procedimientos relativos a la preparación, revisión y procesamiento de información deben ser aplicados con el objeto de producir informes que no contengan errores de hechos, lógicos o de razonamiento. El requisito de exactitud esta basado en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe y de asegurar a los s y lectores del mismo que su contenido es digno de crédito. Una falta de exactitud puede ocasionar la duda sobre la validez de todo el informe, de desviar la atención de lo esencial

del informe. Esta en juego la reputación profesional del auditor o la unidad que preparó el informe. Todos los datos, hallazgos y conclusiones proporcionadas en el informe deben estar adecuadamente sustentados, con evidencia objetiva suficiente y pertinente y estar contenida en los papeles de trabajo, para demostrar o probar, cuando sea necesario, los fundamentos de los asuntos informados y su exactitud o razonabilidad. No es necesario incluir información sustentadora, excepto la que sea necesaria para la presentación convincente. Sin embargo, esta información debe ser sistemáticamente guardada en los archivos y estar disponibles. Las opiniones y conclusiones deben estar identificadas claramente como tales en el informe y estar basadas en suficiente trabajo de auditoría que las respalden. En la mayoría de los casos, el ejemplo de una sola deficiencia no puede respaldar una conclusión amplia y la consiguiente recomendación de acción correctiva. CALIDAD DE CONVINCENTE Los hallazgos deben ser presentados de una manera convincente y las conclusiones y recomendaciones se deben inferir lógicamente de los hechos presentados' Los datos incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a los lectores de la importancia de los hallazgos, razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones. Los informes diseñados de esta manera ayudan a centrar la atención de los funcionarios responsables en los asuntos del informe que merecen atención y para estimular la acción correspondiente. OBJETIVIDAD Y PERSPECTIVA Cada informe debe presentar los hallazgos de una manera objetiva y clara e incluir suficiente información sobre el asunto principal de manera que proporcione a los lectores una perspectiva adecuada. El objetivo es entregar informes que Sean reales, que no conduzcan a error y que a la vez hagan énfasis especial en los asuntos que necesitan atención. El auditor debe, sin embargo, cuidarse de la tendencia a exagerar y enfatizar demasiado la ejecución deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión. La información necesaria para lograr una perspectiva apropiada del informe debe estar contenida tanto en la síntesis como en el detalle del informe y tiene que incluir: Una declaración de la naturaleza y alcance del examen. Cuando sea apropiado, él informe debe expresar claramente que et énfasis principal de la auditoría fue el examen de los asuntos que aparentemente

requerían atención y de que no se efectuaron evaluaciones completas de /as actividades u operaciones. información sobre el tamaño y naturaleza de las actividades o programas a /os que se refieren tos hallazgos. de manera que sirvan para proporcionar unaperspectiva contra la cual se puede medir la importancia de /os mismos. Descripciones correctas y claras de /os hallazgos de modo que sea factible evitarmalas interpretaciones. Esto requiere el reconocimiento de todos los comentariosobtenidos de funcionarios y la identificación de todos los factores relevantes, aúncuando algunos sean contrarios a /os hallazgos. información no solo de /os aspectos deficientes sino también de los aspectossatisfactorios de /as operaciones examinadas cuando sean importantes y esténjustificadas en el alcance del trabajo. Esto no significa que cuando hay algoinadecuado que informar, debe decirse algo satisfactorio para balancearlo.

CLARIDAD Y SIMPLICIDAD Para que el informe comunique con efectividad debe presentarse tan claro y simple como sea posible. También es importante la claridad porque la información contenida en el informe puede ser usada por otros funcionarios que no participaron directamente en el trabajo principal o en la preparación y revisión del informe. No se debe presuponer que los lectores tienen conocimientos técnicos detallados. Cuando se usan términos y abreviaciones no familiares se deben definir claramente. Los esfuerzos en el "estilo" deben estar dirigidos a que el significado sea claro. Para que haya claridad es necesario una organización adecuada del material de información y precisión en el detalle de los hechos, en su análisis y emisión de conclusiones. Muchos de los informes tienen que ver con asuntos complejos y varias secciones-del informe se encuentran interrelacionadas. Esto dificulta a veces el evitar repetición. Sin embargo, hasta el máximo posible debe estar tan organizado que, excepto por información incluida también en la Síntesis, todo lo que tiene que decir sobre una materia dada está cubierto en alguna parte del informe. Se debe usar ayudas visuales (dibujos, fotografías, cartas gráficas, mapas, etc.) para que el informe sea más comprensible y por lo tanto mas útil.

CONCLUSION

El informe no debe ser mas largo de lo necesario para comunicar la información. Demasiado detalle quita mérito al informe y puede desvirtuar el mensaje real o confundir y desanimar a los lectores. En la determinación del contenido del informe, el auditor debe tener presente que los informes que son completos y la vez concisos tienen mayores probabilidades de recibir atención. SUFICIENCIA Aunque el informe debe ser conciso, debe recordarse que la brevedad no siempre es una virtud. El informe debe contener información suficiente sobre los hallazgos, conclusiones y recomendaciones para promover un entendimiento adecuado de los asuntos informados y para proporcionar representaciones convincentes y claras en una perspectiva adecuada. Los informes deben incluir tanta información como sea necesaria, para mantener al lector adecuadamente informado de los resultados del trabajo de auditoría. El auditor no debe esperar que los lectores conozcan los mismos factores que é1, por lo tanto el informe no debe ser escrito con una escasa explicación de los hechos. Si tiene conclustones y opiniones que quiere que los lectores conozcan, debe exponerlas claramente en lugar de dejarlas a que los lectores las supongan. TONO CONSTRUCTIVO De acuerdo con el objetivo básico de mejorar la istración de las actividades de la entidad y superar la ideología de la comodidad y la tiranía de la costumbre, el tono del informe debe estar dirigido a provocar una reacción de aceptaciÓn de los hallazgos y conclusiones. Los títulos, capítulos y contenido general del informe deben ser enunciados en términos constructivos. Aunque los hallazgos se presenten en términos claros, debe tener presente que el objetivo es lograr una reacción favorable y que esta se puede lograr con eficiencia evitando el lenguaje que genera innecesariamente acciones defensivas y de oposición. Aunque a menudo es necesaria la crítica de la ejecución pasada, el énfasis del informe debe ser para demostrar la necesidad de mejoras y cambios en la istración. En resumen, los informes se deben preparar considerando los siguientes aspectos: Redacte en forma objetiva, sencitta, concisa y clara, evitando el uso determinología técnica muy especializada.

lnctuya ta información suficiente de /os aspecfos significativos, pero evite lospárrafos largos y complicados. Verifique que exista evidencia suficiente, adecuada y <,etallada en /os papelesde trabajo. Asegure un contenido convincente y de tono constructivo. Concluya su redacción durante el trabajo de campo y asegure una emisión y entrega oportunas. Confirme la exactitud de la información, Conserve la estructura preestablecida. Revise su contenido detenidamente, antes de que se emita. ORGANIZACIÓN DEL INFORME La estructura del informe debe ser diseñada de acuerdo con la información a proporcionar y el propósito a servir. El mensaje básico o tema central debe proporcionar la dirección y el propósito de todo el contenido del informe. Cada palabra, oración, párrafo, sección o capítulo debe contribuir a la comunicación efectiva del mensaje básico. La información introductoria debe situar la escena, ofrecer la perspectiva y guiar hacia el contenido del mensaje. El tipo y cantidad de información dependen del mensaje que se va a dar. Generalmente el mensaje básico necesita ser demostrado para ser convincente. Puede ser necesario un ejemplo. El análisis de varios asuntos complejos e interrelacionados puede ayudar también a los lectores a comprender la importancia de una situación y la solidez de la posición del auditor. Se deben evidenciar claramente las relaciones existentes entre las recomendaciones y las causas principales de los problemas discutidos" Los comentarios o respuestas de |os funcionarios responsables de la entidad y de las personas adversamente afectadas son importantes y de interés a los lectores. Se deben presentar adecuadamente esos comentarios o reacciones junto con las evaluaciones del auditor sobre ellas. Los lectores tienen derecho a conocer el alcance del trabajo, lo que se hizo y donde se efectuó. Una breve referencia al enfoque y alcance ayuda a lograr la aceptación de las conclusiones. Debe hacerse uso liberal de subtítulos cortos y comprensivos en el informe. Tales subtítulos son, particularmente útiles a los lectores que desean recorrer rápidamente con la vista el informe para localizar cierto material o recordar el flujo de ideas expuesto.

El formato básico que se expone es lo suficientemente flexible para la presentación del informe, así como para otro tipo de informes preliminares, cuando sea necesario. La estructura es como sigue: 1. Carátula. 2. Carta del informe 3. índice y Lista de Abreviaturas 4. Síntesis o Resumen 5. información introductoria 6. Capítulos de Comentarios sobre los Hallazgos (incluye Conclusiones y Recomendaciones) 7. información Financiera Complementaria (Cuando sea Apropiada) 8. Anexos (Cuando sea Necesario) 9. Contra Carátula. La Síntesis o Resumen del informe, puede publicarse en forma separada. TÍTULO DEL INFORME: El título del informe debe ser interesante y debe diseñarse para trasmitir el mensaje del informe. En la mayoría de los casos este debe presentar el rasgo más importante de la auditoría o el resultado constructivo a lograr, a través de una acción apropiada sobre los hallazgos. A continuación se presentan algunas sugerencias para preparar títulos: El titulo debe ser breve. Sea tan específico o informativo como sea posible. Use términos constructivos cuando sea apropiado. No use palabras de relleno, tales como "estudio", "revisión", excepto como últimorecurso. No incluya información confidencial. PRIMERAS HOJAS La Carátula y la primera hoja del informa normalmente tienen idéntica información

La segunda hoja presenta la carta del informe. La tercera hoja debe presentar el índice del informe con la relación a los rubros que lo conforman y el número de la página que les corresponde en el informe. A continuación del contenido es aconsejable presentar una lista de definición de las abreviaturas usadas en el informe. No se deben incluir abreviaturas de uso corriente, sino aquellas abreviaturas o siglas pertinentes al contenido del informe mismo. LA CARTA DEL LNFORME Es la nota de presentación del informe y va dirigida al ejecutivo de mayor nivel de la empresa. Los asuntos que podría cubrir esta carta son: identificación del informe, indicando el título y número. Mención a la naturaleza y autorización del examen. Nombres y cargos de otros funcionarios a los que se hacen llegar copias delinforme. Referencia a que tanto los hallazgos, conclusiones y recomendaciones delinforme, fueron validados con los funcionarios afectados. Dependiendo de la condición del auditor (interno o externo) la mención de que sepracticará la correspondiente acción de seguimiento. CAPÍTULO DE LA INFORMACIÓN INTRODUCTORIA El propósito principal de este capítulo es proporcionar al lector información importante acerca de la actividad examinada y la naturaleza del examen. Esta información servirá de base para una mejor comprensión y apreciación del mensaje principal del informe. El material que se expone debe ser relativamente corto. El contenido de esta información es: Antecedentes de /as operaciones o actividades examinada. Alcance y naturaleza del examen. Declaracionespositivas. Principalesfuncionarios responsables. A continuación se describe cada uno de los componentes de Ia información introductoria: Antecedentes de las operaciones o actividades examinadas Una breve información sobre el origen de la actividad, programa, etc., ayuda a situar la escena para los hallazgos detallados y es de particular interés y valorpara aquellos lectores que no están muy familiarizados con los antecedentes. La información sobre el propósito necesitará algunas veces ser mas larga, especialmente en los informes respecto a programas relativamente nuevos o únicos. Sin embargo, debe ser tan breve como sea posible.

De una manera general deberá detallarse la información siguiente. Debe indicarse claramente la naturaleza y características de la empresa, fecha de inicio de sus actividades, y los propósitos se persiguen en laevaluación, /os fines de la actividad, proceso, etc. Extraídos normalmente de los documentos de creación de la empresa Principales operaciones y actividades que desarrolla, poniendo especialénfasis en señalar la misión de la empresa. Debe señalarse brevemente y en forma clara como está organizada laempresa para desarrollar sus actividades. De otro lado es conveniente que en esta información se enfatice cualquier área que sea objeto de comentarios o recomendaciones hechas posteriormente en el informe.

ALCANCE Y NATURALEZA DEL EXAMEN El capítulo introductorio debe incluir toda la información acerca del alcance y naturaleza del trabajo de auditoría que sea necesario, para comunicar con claridad los hallazgos del informe o para situarlos en la perspectiva adecuada. El capítulo introductorio debe proporcionar normalmente: Una identificación del período cubierto por el examen o la época en queexistieron las condiciones informadas.Mención de la observación de las normas de auditoría aplicables. Una identificación de /os lugares geográficos específicos o áreas involucradas. Esta información influye a menudo en el interés de /os lectores. El objetivo principal es identificar los hallazgos individuales con /os lugares involucrados, en lugar de indicar solamente el lugar donde se ha elaborado. Cuando sea apropiado, se puede hacer una referencia a cualquier otro informe gue se haya emitido sobre el mismo asunto. una breve exposición de /os objetivos del trabaio, como antecedente alconsiderar tos hallazgos informados. No se debe hacer referencia a ningún objetivo que no esté comentado en el informe. En caso de un trabajo a soticitud, con objetivos f4'ados, se debe exponer la razÓn para la realización de un menor trabaio que el solicitado, cuando así corresponda. Una descripción breve del alcance del trabaio realizado, para posibilitarle larápida comprensión o aceptación de los hallazgos. Et informe debe incluir una breve descripción de la naturaleza y tamaño de laactividad que se discute, como antecedente de /os hallazgos que se informan. La información respecto a volumen, movimiento financiero o recursos involucrados en el proceso o actividad, ayuda al lector a lograr un perspectiva adecuada

El auditor debe considerar que los lectores del informe tienen derecho a conocer el alcance y naturaleza del trabajo, así como una indicación de la cobertura establecida como esquema de referencia para los hallazgos. Las razones por las que se hizo gran parte del trabajo serán evidentes y no necesitan ser expuestas, a menos que sirvan a un propósito específico. La sección de alcance del examen debe ser diseñada para describir el trabajo realmente realizado sobre el que se informa. DECLARACIONES POSITIVAS EI informe debe considerar el transmitir a los lectores la imagen más imparcial posible. Como durante el planeamiento y conducción del trabajo en la información de auditoría, se enfatiza en asuntos que necesitan atención, podría hacerse un esfuerzo consciente para mantener en el informe un equilibrio y perspectiva adecuados. PRINCIPALES FUNCIONARIOS RESPONSABLES Cada informe debe incluir los nombres, cargos y períodos de servicio de los funcionarios principales responsables de las actividades examinadas. CAPITULO DE COMENTARIOS SOBRE LOS HALLAZGOS La parte del informe de auditoría más extensa es la que comprende los comentarios sobre los hallazgos de auditoría. Este capítulo, constituye el mensaje principal que el auditor quiere comunicar a los lectores a través de la presentación del informe. Las características básicas de los informes de auditoría se relacionan especialmente a las partes en que se presentan los comentarios sobre los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones. Atributos de un hallazgo Es importante asegurarse que toda la información necesaria para comunicar el mensaje con efectividad ha sido reunida, y está disponible para el redactor del informe. El siguiente patrón es recomendado para el contenido de los capítulos de comentarios sobre los hallazgos: Título descriptivo Los hallazgos de auditoria deben tener un título, que por sí solo identifique la Naturaleza del problema, debe ser expresado en tono positivo y en algunos casos Puede incluir el efecto, expresado en términos cuantitativos. Introducción de la Conclusión

La conclusión es un resumen del hallazgo y debe ser expuesta al comienzo de la sección o capítulo. Este resumen, el que raramente debe ser más largo que un párrafo, proporciona al lector una breve sinopsis del hallazgo y un sentido deseable de perspectiva. Atributos del Hallazgo Esta sección es probablemente la más importante del informe, pues aquí es donde el auditor trata de convencer al lector de la importancia del caso y de la necesidad de tomar una acción. Deben presentarse los atributos de cada hallazgo con el detalle suficiente para convencer al lector de los motivos del caso. Además tiene que establecerse el panorama o circunstancia que rodea al hallazgo, presentar hechos ilustrativos, específicos o ejemplos que los respalden y proporcionar al lector suficiente evidencia cualitativa de los tres atributos claves de todo hallazgo: Criterio, Efecto y Causa. Debe poner en conocimiento del lector lo que se ha encontrado inadecuado (o en casos de comentarios sobre logros lo que se ha encontrado satisfactorio), el efecto que tuvo (o que podría tener) y lo que lo causó; esta sección debe incluir cualquier dato concerniente a la función, actividad o programa al cual se refiere el hallazgo. Esto es necesario para situar la escena y establecer un esquema básico del hallazgo. Comentarios de los funcionarios responsables Para presentar adecuadamente los hallazgos, el auditor debe reconocer y evaluar los comentarios presentados por las personas responsables o afectadas Normalmente se debe solicitar que los funcionarios responsables presenten por escrito sus opiniones respecto a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones significativos. En un informe que contenga múltiples hallazgos, tienen que presentarse dichos comentarios y la evaluación del auditor sobre ellos, junto con cada hallazgo pertinente en vez de presentar comentarios al final del informe en forma global.

Recomendación De igual modo cada capítulo o sección debe concluir con la presentación de la recomendación o recomendaciones, consideradas necesarias para mejorar o cambiar las operaciones o actividades examinadas. FORMULACION DE CONCLUSIONES

Las conclusiones de auditoría son opiniones profesionales del auditor, en base de su examen. Son producto de su propio raciocinio. Su formulación se basa en realidades de la situación encontrada, manteniendo una actitud objetiva, positiva e independiente sobre lo examinado. Las conclusiones son juicios del auditor basados en los hallazgos luego de evaluar sus atributos y los comentarios de la entidad. Las conclusiones forman una parte muy importante del informe de auditoría y están basadas en realidades de la situación examinada. Los papeles de trabajo respaldan las conclusiones y estas generalmente se refieren a irregularidades, deficiencias o aspectos negativos encontrados. FORMAS DE PRESENTACION DE LAS CONCLUSIONES Como se mencionó anteriormente, las conclusiones son presentadas conjuntamente con el texto del hallazgo. Un breve resumen de la conclusión puede formar parte del título del capítulo o sección del hallazgo y su primer párrafo. Se presenta la conclusión en forma más detallada después de haber presentado los atributos del hallazgo y comentarios de los funcionarios. Se redacta en el mismo estilo de los hallazgos. Se puede identificar la conclusión como tal, por medio de un subtítulo que puede ser numerado en orden correlativo de la presentación de las conclusiones a través de todo el informe. PROCESAMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Las recomendaciones del auditor para mejorar o cambiar las operaciones y/o actividades auditadas, son sin lugar a duda el producto más importante del informe de auditoría .Debido a esta importancia deben ser claramente identificadas en los capítulos de comentarios. También es útil para fines de referencia asignar un número correlativo a cada recomendación en el orden de su presentación, a través de todo el informe. Las recomendaciones son sugerencias positivas para mejoras o soluciones prácticas a los problemas o deficiencias encontradas con la finalidad de mejorar o cambiar las operaciones o actividades de la entidad. Al formular las recomendaciones, el auditor debe incluir brevemente el contenido de leyes, reglamentos, directivas, etc., que por su mandato deben cumplirse. No es suficiente solamente mencionar la disposición por título o número ni únicamente limitar la recomendación a que debe cumplirse, sino explicar lo que se debe hacer. Los informes que contienen recomendaciones constructivas, pueden hacer mucho para alentar la conducción de mejoras o cambios en las actividades de

la empresa. Al exponer una recomendación y describir lo que se pretende hacer, da como resultado informes más provechosos y enfoca la atención en lo que aún necesita hacerse. Las recomendaciones incluidas en el informe deben estar dirigidas al titular de la entidad y al funcionario responsable del área al nivel más alto, de tal manera que pueda tomar la decisión. Deben incluirse recomendaciones en los informes cuando el trabajo indique que se necesita tomar acciones para lograr mejoras o corregir. Deficiencias, aún si las acciones correctivas han sido iniciadas al momento de elaborar el informe, pero aún no terminadas a la conclusión del informe. Algunos problemas revelados en la auditoría pueden tener varias posibles soluciones alternativas, ninguna de las cuales es superior a la otra. En estos casos deben presentarse las ventajas y desventajas de las diferentes soluciones, en vez de tratar de solucionar un problema específico. CONTENIDO DE LAS RECOMENDACIONES La importancia que va a conceder un lector a una recomendación y el respectivo hallazgo, dependerá principalmente de la envergadura de las explicaciones y las consecuencias prácticas experimentadas y potenciales en cuanto se oponen a los conceptos teóricos. Por lo tanto, es importante señalar las ventajas prácticas de las recomendaciones y de proyectarlas para obtener los mejores beneficios posibles. La acción que se recomienda es para que se tome a la brevedad posible; las bases expuestas para la recomendación deben señalar claramente las consecuencias de una demora (por ejemplo, continuas pérdidas, desperdicio, etc.). Cuando un informe tiene que ver con deficiencias, las recomendaciones deben estar diseñadas a corregir las causas principales de las deficiencias y a lograr un ajuste en los casos específicos que se han identificado. De esta manera se incrementan bastante los beneficios del trabajo. Esta es la razón por la que se pone énfasis en la identificación de las causas básicas, solo mediante la identificación de estas se pueden proyectar recomendaciones efectivas. Algunas veces, el auditor podría determinar defectos estos procedimientos o controles qué si no se corrigieran podrían resultar en desperdicio o pérdidas. Como auditor debe estar siempre alerta a la necesidad de reforzar el control como una medida de protección y que las recomendaciones bajo tales circunstancias sean apropiadas. debe de las recomendaciones en el informe Como previamente se indicó, las también recomendarse cambios o mejoras en las prácticas o procedimientos de la entidad cuando el trabajo indique que se necesitan tales acciones para lograr mayor eficiencia y economía en las operaciones. presentación recomendaciones son presentadas conjuntamente con el hallazgo y las conclusiones pertinentes, normalmente al final del capítulo

o sección referente al hallazgo, identificando la recomendación por medio de un subtítulo descriptivo y asignando a cada recomendación incluida en el informe un número correlativo en el orden de presentación. IDENTIFICACION DE LAS RECOMENDACIONES SUSTANCIALES Cuando el auditor cree que se debe efectuar una acción sobre la base de sus hallazgos, el informe no debe dejar duda en la mente del lector de que está haciéndose una recomendación sustancial. Esto es importante, especialmente en las recomendaciones a los titulares de las entidades. Por esta razón y para ayudar a los directores a ubicarlas se deben presentar las recomendaciones bajo subtítulos que las identifique como tales. Deben utilizarse Siempre la expreSión "recomendamos que, etc.", en el Cuerpo del informe para recomendaciones sustanciales. Si el auditor considera que el ejecutivo debe hacer algo, debe recomendar que él lo haga. En las cartas que envían copias de los informes a funcionarios, debe utilizarse el térrmino "estamos recomendando, etc."

IDENTIFICACION DEL FUNCIONARIO QUE DEBE ACTUAR El informe debe establecer siempre el funcionario de quien se espera que actúe acerca de las recomendaciones. Esto puede hacerse ya sea en el título que precede la recomendación o en Ia recomendación misma. Para enfocar la atención en las responsabilidades principales y facilitar al nivel superior el estudio de la acción recomendada, se debe identificar al funcionario de la organización que debe llevar a cabo la acción. CLARIDAD DE LAS RECOMENDACIONES En razón de la importancia de las recomendaciones el auditor debe hacer un esfuerzo especial para asegurarse que el lenguaje usado en su exposición sea claro y no sea susceptible de ser mal interpretado. Las recomendaciones deben ser expuestas en oraciones afirmativas, simples y estar libres de ambigüedades o calificaciones innecesarias.

SENTIDO CONSTRUCTIVO DE LAS RECOMENDACIONES Las recomendaciones siempre deben ser constructivas y se deben considerar los siguientes aspectos: Sea fan específico como fuere posible, evite recomendaciones muygenerales. No limite la recomendación a que simplemente se cumplan /as disipacioneslegales.

No recomiende acciones ya tomadas completamente. identifiqué la persona que debe tomar la acción correctiva. Evite et uso de lenguaje extremado tales como "inmediatamente", "sindemora", etc. incluya la explicación de las razones para hacer la recomendación o suobjetivo. No introduzca nuevo material, pensamiento o información que no haya sidodesabollado en el texto del comentario sobre el hallazgo. Considere el factor costo-beneficio de cada recomendación. Sea positivo y constructivo. Sea /o más breve posible identifiqué la recomendación como tal. ANEXO AL INFORME La inclusión de anexos es algo que debe ser debidamente considerado por el auditor. Estos contienen necesariamente informaciones relacionadas con los asuntos tratados en el cuerpo de informe, que van a permitir aclarar al lector los aspectos técnicos incluidos en el mismo. Cuando estas informaciones son necesarias a manera de apéndice, están ubicadas al final del informe, debiendo incluirse solo en casos necesarios. Como todo el informe, los anexos deben ser presentados por el auditor de manera clara, accesible al lector, sin abundar en terminologías técnicas, excepto en los casos en que se deban adjuntar informes técnicos completos de exámenes especializados. FORMATO DE LA SINTESIS DE INFORME El formato del informe de auditoría es flexible con respecto a la presentación de un resumen de su contenido, para la revisión rápida por personas que desean un conocimiento general de los resultados del examen. La síntesis tiene la ventaja de presentar, para revisión rápida por parte del lector, los resultados principales de la auditoría. Generalmente se la prepara para informar a personas importantes que no disponen del tiempo suficiente para leer Íntegramente él informe y para motivarlas a tomar las acciones correctivas necesarias. Los funcionarios importantes también pueden utilizarla para realizar la lectura selectiva del informe al escoger en base de las síntesis o resumen las partes de interés principal. Por tal motivo deben incluirse referencias y observaciones pertinentes a cada conclusión y recomendación. El propósito principal de la síntesis es hacer del informe un instrumento más útil a sus posibles lectores o s, especialmente los que podría tener un conocimiento tan limitado de las actividades o programas que no podrían comprender totalmente una simple lista de conclusiones y recomendaciones. La inclusión de la sintesis en los informes mejora la comunicación con los s de los mismos y elimina la necesidad de que otras personas preparen

una sinopsis o resumen de su contenido con el riesgo de posibles malentendidos. Como es probable que muchos de los receptores de los informes verán solo la síntesis, es importante que este presente un resumen del contenido principal del informe en forma clara y comprensible. La síntesis debe presentar en forma exacta, justa y clara lo más importante del informe de tal forma que se evite malos entendidos o interpretaciones, No debe presentar hechos u opiniones que no estén contenidos en el informe ni dar énfasis indebido a partes menos significativas del mismo. La síntesis cuando es incluida dentro del informe, debe seguir a la carta del informe. La estructura de la síntesis puede ser la siguiente: Estructura de la síntesis 1. Encabezamiento. 2. Hallazgos y conclusiones principales. 3. Recomendaciones Principales. 4. Comentarios y/o acciones tomadas por la entidad 5. Asuntos imponentes no resueltos. ESTILO DE LA SINTESIS A continuación se dan algunas sugerencias para preparar la Síntesis: Use la construcción gramatical en tercera persona. Use oraciones y párrafos cortos. Use palabras simples, pero no repita literalmente el lenguaje usado en elcuerpo del informe. No use términos técnicos. Use frases que califiquen. Pero no exagere. Use so/o abreviaturas bien conocidas y familiares. Subraye o escriba con otro molde de letra para enfatizar. Haga uso liberal de referencia a páginas del informe para encaminar a los lectores a tos detalles de /os hallazgos, conclusiones y recomendaciones yalos comentarios y/o acciones de la entidad. USO DE AYUDAS VISUALES EN EL INFORME Las fotografías, cuadros, gráficos y mapas, pueden a menudo presentar los asuntos de un informe en forma más clara y enérgica con relación a lo que pueden hacer las palabras o tablas. Tales ayudas visuales pueden ser especialmente útiles para enfatizar los puntos centrales del informe y para reducir el monto de detalle necesario en el texto. Al ejecutar los programas de

auditoría, los del equipo deben considerar la obtención de ayudas visuales para respaldar los hallazgos de auditoría y para utilizarlos en los informes. Los del equipo mientras desarrollan el trabajo de campo están en la mejor posición para obtener fotografías u otras ayudas a medida que el trabajo progresa. En la preparación y revisión de los informes, los auditores deben estar alertas, para determinar el valor que podrían tener las ayudas visuales para identificar, aclarar o enfatizar un asunto particular o hallazgo. En algunos informes, se pueden usar fotografías para enfatizar un punto particular y en otros para ilustrar, por ejemplo, un asunto que se discute. No existe objeción a que los del equipo de auditoría estén incluidos en las fotografías, pero ellos no deben ser nombrados en los informes. En algunos casos, puede ser apropiado referirse en la sÍntesis del informe a las ayudas visuales más significativas o importantes contenidas en el informe. Cuando se obtengan ayudas visuales de otras fuentes, estas deben ser nombradas ya sea en el texto o en tipo pequeño debajo de las ilustraciones. Se debe: Tener en mente las fotografías y otras ayudas visuales desde el comienzo deuna auditoría, especialmente cuando se encuentra en el lugar de trabajo. Buscar oportunidades para hacer que un informe sea mas claro y sucinto,mediante el uso de ayudas usuales, Colocar todas /as ayudas visuales cerca del asunto con el cual relacionan enEl texto. Usar ayudas visuales de naturaleza general (especialmente mapas) en lasprimeras páginas del informe. Esto ayuda at lector a conocer donde este desdeel principio. Proporcionar un elemento de comparación del tamaño cuando sea posible; si el asunto es una máquina grande coloque a un hombre en la fotografía, si el asuntoes pequeño use una regla, moneda o sujeta papel. Consiga información en la fecha en que se toma la fotografía, parapropósitos deltítulo. usar siempre un título para explicar que es los que hay en la fotografía. El títuloideal es completo Pero no largo. No se debe: Principiar sobre la base de "terminemos el informe" y después busquemos algopara ilustrarlo. Destacar algo que no se explica en el título de una fotografía' usar gráficos u otro material con un detalle tan diminutivo que no pueden serleídos o comprendidos fácilmente. Los cuadros y gráficos generalmente se hacen en tamaño grande y se reducen para la impresión. En algunos casos, ellos podrían ser demasiado chicos para ser efectivos cuando se reducen a una página normal. En tales casos deben

ser impresos como páginas de centro (dos páginas frente a frente en el centro) cuando sea posible. RESPONSABILIDADES DE LA REDACCION Y REVISION DEL INFORME La redacción del informe debe hacerla el auditor jefe del equipo de auditoría que realizó el examen, pero también comparten esta responsabilidad los auditores que intervinieron en las diferentes fases por las que pasa el borrador del informe hasta llegar a la consideración del jefe de la unidad, quien aprueba el informe y es responsable por el contenido de todo el informe. Una lista de preguntas que ayudará al jefe de la unidad a efectuar una revisión y es la siguiente: ¿Cubre el examen el propósito de la auditoría? ¿Es necesario expresarlo de esa manera? ¿Comunica a la istración lo observado? ¿Cumplen tos hallazgos con /os atributos que los caracterizan? ¿Se apoyan las conclusiones en los hallazgos presentados? ¿Responden las recomendaciones a las conclusiones y son factibles, prácticas yeconómicas? ¿Es necesaria la acción correctiva que se recomienda?, ¿Es adecuada? ¿Son actuales los hechos que se presentan? ¿Entenderá la istración el informe? ¿Puede expresarse con mas claridad? ¿Se dejó de decir algo y puede incluirse? ¿Es un resultado profesional? ¿Cumple el informe con las normas de auditoría aplicables? ¿Es correcto, completo y bien presentado? ¿Están los hallazgos expresados en forma objetiva, clara y sencilla, debidamenterespaldados en /os papeles de trabajo? ¿Es el informe conciso, pero suficientemente completo para ser entendido? ¿indica /as causas fundamentales de las conclusiones para facilitar la accióncorrectiva? ¿Está la crítica expuesta bajo una perspectiva equilibrada? ¿Señala asuntos que deben ser estudiados con más profundidad si el caso lo requiere? Reconoce logros positivos de la istración dignos de ser mencionados? ¿Ha hecho, el auditor jefe del equipo, uso suficiente de la autoridad conferida para efectuar el examen?.