1. Pendataan Emis Madrasah 2018-2019-1.pptx 1cx34

SINKRONISASI DAN VALIDASI DATA EMIS MADRASAH TAHUN 2018

UPDATING DATA EMIS GANJIL 2018/2019 Semarang, 11 November 2018

Pendataan EMIS Ganjil 2018-2019 Aplikasi yang sedang Berjalan

EMIS SEMESTER GANJIL 2018-2019 (2) • Data berkelanjutan yang berasal dari data 2017-2018 semester genap

• Membangun/memperkuat master data referensi EMIS Data Lembaga : data profil lembaga (termasuk data sarpras, data kurikulum, data kegiatan ekskul, data keuangan, dll); Data Siswa : Siswa by name dan data detail siswa;

Data PTK dan Pengawas : PTK by name dan data detail PTK dan Pengawas; Pendataan lembaga, rombel, siswa dan guru madrasah akan dihubungkan dengan jadwal kegiatan belajar mengajar  untuk mengetahui beban jam mengajar guru

• Proses updating data EMIS (lembaga, siswa & PTK) saat ini menggunakan system penjadwalan

Data Kelembagaan (profil) • Profile Lembaga • Lokasi dan Kontak • Jarak ke Lokasi tertentu • Perijinan dan Sertifikasi • Akreditasi • KKM • BOS • DIPA

• REKAP SISWA • REKAP GTK • KBM • Keuangan dan Bantuan • • • •

Penerimaan dan Pengeluaran Prioritas Bantuan Bantuan yang pernah diterima PIP dan BSM

Data Kelembagaan (sarana) • Kepemilikan Tanah • Rincian Data Ruangan • Kondisi • Rombel Siswa • Detail Ruangan

• Ketersediaan Listrik • Ketersediaan Sanitasi • Ketersediaan aringan Internet

Data Kesiswaan • Profil Siswa • Informasi kebutuhan Khusus • Tempat Tinggal • Informasi Orang Tua • Alamat Orang Tua • Informasi PIP • Riwayat Lomba • Riwayat Beasiswa

• Riwayat UN • Status Akhir (lulus) • Infomasi Lulusan

Data GTK • Profil • Status Keaktifan • Riwayat Kepegawaian • Riwayat Pendidikan • Ining • Penugasan Pendidik • Informasi Sertifikasi • Informasi NRG

• Tunjangan • Penghargaan • Pelatihan • Tempat Tinggal • Keluarga • Test kebahasaan • Penugasan Tenaga Kependidikan

Jadwal belajar Mengajar • Mengalokasikan Jam dan Hari Guru • TP 2018/2019 semester Gena

Sumber Data EMIS 2018-2019  Siswa di ambil dari data sekolah asalnya (madrasah) sehingga referensi data terjaga.  Siswa kelas akhir sudah luluskan  Siswa jenjang sebelumnya sudah dinaikan  Siswa Mutasi (masuk-keluar)

PRIORITAS EMIS SEMESTER GANJIL 2018-2019 Tahap I Kelembagaan Kesiswaan

PTK (Kepala sekolah) Menambahkan Profile PTK Baru

Tahap II PTK - Detail Aktifitas belajar / Penjadwalan Pengawas

Tahap I (Kelembagaan)  Melengkapi Profil Lembaga  Sarana dan Prasarana Ruang Kelas  Konfigurasi Ruang Kelas atau minimal Ruang Kelas/Rombel sudah cukup/ perbaikan nama dan kelas dapat dilakukan pada template

Tahap I (Kesiswaan)  Melengkapi Profil Melengkapi Alamat  Mengisi Data Kebutuhan khusus (jika mengalami kebutuhan khusus)  Mengisi data orang tua  Melengkapi data UN Jenjang sebelumnya (jika ada)  Langkah-langkah diatas dapat dipersingkat melalui cara yang lebih singkat (halaman Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (6)).

Tahap I (PTK-Kepala sekolah)  Data Kepala Sekolah dapat dilakukan dengan menambahkan tugas-tambahan pada madrasah.  Menambahkan Profil PTK yang belum ada.  Mengalokasikan Tugas Tambahan Diluar Satminkal pada PTK Satminkal

Tahap II (PTK-Detail)   



Melengkapi data-data detail dati PTK Menyiapkan dan melakukan hasil pindai dokumen yang terkait (dapat dilakukan berlakangan) Pengisian Data Riwayat/Historical dapat dilakukan dengan mengisikan dari yang riwayat terakhir kemudian riwayat sebelumnya hingga selesai. Contoh PTK dengan nama Anwar Nugtoro memiliki Jenjang Pendidika terkahir S2, maka pengisian riwayat Pendidikan dimulai dari S2, S1, … dst. Proses Penambahan PTK Baru, hanya berlaku untuk PTK Satminkal, dan data yang dimasukan data Profil Utama. Untuk PTK Non Satminkal dapat menambahkan Tugas Tambahan PTK pada Sekolah/madrasah Satminkalnya. Setelah dilakukan proses verifikasi oleh kabupaten/kota selanjutnya dapat mengisikan data detail dari PTK.

Tahap II (PTK-Detail) Kelengkapan Data PTK • Profil • Status Keaktifan • Data Kepegawaian • Kualifikasi Pendidikan • Status Ining • Aktifitas Penugasan • Informasi Sertifikasi • Informasi NRG

• Tunjangan • Penghargaan • Pelatihan • Penugasan Tenaga Kependidikan • Tempat Tinggal • Keluarga • Test Kebahasaan

Tahap II (Aktifitas Belajar)  Melengkapi data aktifitas belajar mengajar dengan melengkapi jam dan hari

Tahap II (Pengawas)  Melengkapi data-data detail data pengawas

Tahap II (Pengawas) Kelengkapan Data Pengawas • Profil • KTP dan KK • Tempat Tinggal • Riwayat Jabatan • Riwayat Penugasan • Riwayat Pendidikan • Status Kepegawaian • Riwayat Kepegawaian

• Pokjawas • Tugas Belajar • Riwayat Sertifikasi • NRG • Riwayat Penghargaan • Riwayat Diklat • Karya Tulis • Guru Binaan

Tahap II (Pengawas)  Merupakan Updating data, melengkapi data yan belum diisi.  Pengisian Data dimulai dengan mengisian Isian, lalu melengkapi data Dokumen hasil scan/pindai dokumen.

 Untuk Pengawas baru, proses dapat dilakukan proses penambahan oleh Kabupaten/Kota, penambahan hanya pada profil utama. Setelah dilakukan itu pengawas dapat mengisikan data detail secara mandiri.

PEMBARUAN APLIKASI

Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (1) • Informasi Lembaga • Informasi Siswa • Informasi PTK • Ringkasan Siswa • Mutasi Siswa • CAPESUN • Template Pendataan • CSV

• Konfirmasi DATA

Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (2) Informasi Lembaga, Siswa dan PTK

Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (3) • Ringkasan Siswa

Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (4) Mutasi Siswa • Lembaga Asal dapat melakukan • Jika siswa mutase ke Lembaga lain pencetakan Surat Pindah Pengisian NPSN Tujuan harus Valid, jika tidak maka data bias menjadi salah madrasah tujuan • Proses Perpindahan marus melalui persetujuan kab/ko • Setelah disetujui, siswa akan masuk pada siswa aktif madrasah tujuan

Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (5) • Informasi Lembaga • Informasi Siswa • Informasi PTK • Ringkasan Siswa • Mutasi Siswa • Mutasi PTK • Template Pendataan • CSV

• Konfirmasi DATA • CAPESUN

Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (6) CAPESUN • File yang dihasilkan masih dalam bentuk .ez • Cetak Berita Acara

Untuk dapat mempercepat proses Pembuatan File .ez : 1. Pastikan Rombel/Ruang Kelas sudah di konfigurasi 2. Pindahkan Siswa yang akan

3. 4. 5. 6.

UN dari menu kesiswaan  capesun Unduh Template Kelas Akhir/CAPESUN Lengkapi data sesuai petunjuk Simpan menjadi csv Unggah melalui Templateunggah/

Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (7) Template • Template data PPDB • Template Data Ruangan • Template data siswa CAPESUN

Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (8) Template PPDB • Siswa yang di pada PPDB adalah Siswa Baru yang berasal dari Sekolah Umum (TK, SD, SMP, SMA). • Pastikan Penulisan Nama, Tempat Lahir, Tanggal dan Lahir benar, sebelum menambahkan kedalam system. system tidak menerima perbaikan Nama, Tempat Lahir, dan Tanggal Lahir. • Data yang di, merupakan data per Rombel per Jenjang Pendidikan . • Apabila dikemudian hari ditemukan siswa yang berasal dari madrasah di melalui menu PPDB ini, Madrasah menerima sebab akibat

• • • •

(sanksi) yang ditimbulkan dikemudian hari. Dilarang menambahkan kolom template. Baca Petunjuk Pengisian (terdapat dalam file excel). Jika sudah diunggah/ siswa dapat dilihat pada menu kesiswaan  PPDB Untuk masuk ke dalam siswa aktif, madrasah harus melakukan konfirmasi dan menandatangani surat pernyataan PPDB sebagai kontroling Kab/Ko

Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (9) Template Data Ruangan • Melengkapi Kelas, Nama Rombel, Jurusan, Bahasa dan Kurikulum • Referensi Kode dapat diunduh di template pada kolom keterangan • Kelas diisi dengan 1,2,3… 12 • Nama Rombel diisi dengan 2 digit angka, misalnya 01, 02, 03… • Nama Rombel akan berulang

untuk jenjang yang berbeda. Misalnya Kelas 1 Nama Rombel 01, 02, 03. Kelas 2 Nama Rombel 01, 02, 03. • Nama Rombel bukan angka yang ebrsambung untuk semua kelas. Misalnya Kelas 1 nama rombel 01, 02, 03 kemudian Kelas 2 Nama rombelnya 04, 05, 06

Cara Menyiapkan File CSV (1) • Buka File Template (xls) • Lengkapi data sesuai ketentuan • Menu File  Simpan Sebagai • Pilih Folder/direktori • Ketik Nama File • Pilih jenis File : CSV (MS-DOS)(.csv) • File yang sudah disimpan dapat dilihat dengan menggunakan editor notepad atau sejenisnya • Jika melakukan perubahan, ubahlah dari file sumber (xls)

Cara Menyiapkan File CSV (2) 3 1 Klik File

Save As

2 Isi nama File Pilih Folder/direktori

Pilih CSV MS-DOS Klik Save

Permasalahan File CSV (1) Data Tidak terlihat Hal ini dikarenakan pada saat menyimpan file csv secara tidak sengaja menggunakan pemisah bukan koma /“,” dikarekan default system Dapat diperbaiki dengan merubah regional setting menjadi English (UK) menyimpan ulang file csv

Permasalahan File CSV (2) Terdapat Kolom Merah Dikarekan tidak mengisi sesuai dengan ketentuan yang berlaku Dapat diperbaiki dengan mengisikan sesuai referensi/petunjuk pengisian pada file sumber (xls) dan menyimpan kembali menjadi CSV

Permasalahan File CSV (3) Data terlihat tetapi tidak ada Tombol Simpan Dikarekan terdapat baris mengandung data kosong pada file data .csv

Dapat diperbaiki dengan membuka file .csv dengan menggunakan notepad atau sejenisnya dan menghapus baris yang mengandung data (,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,)

FAQ (1) • NSM tidak ditemukan • Belum masuk jadwal atau belum ada direferensi • Cek jadwal atau cek referensi Lembaga pada akun kab/ko

• Gateway timeout • Lalu lintas server padat • refresh

• Can not connect database • Beban server database padat • refresh

FAQ (2) • Siswa ganda

• Terjadi dikarenakan pada saat pengisian mengklik tombol simpan lebih dari sekali atau refresh • Dapat dihapus melalui e-monitor akun kab/ko

• Siswa Ganda (aktif)

• Dihapus melalui akun madrasah

• Referensi siswa kosong

• Dihapus melalui akun madrasah

• Referensi siswa kosong (jika diklik detail datanya ada)

• Jangan melakukan mutasi atau perubahan data profil, system akan melakukan sync data profile pada siswa-siswa tersebut.

Pembaruan Aplikasi E-MONITOR • Konfigurasi Nama Kasi SI • Ubah Nama dan Tanggal lahir Siswa • Approval Mutasi Siswa • Approval PPDB • Monitoring CAPESUN • Monitoring Updating Data

Pengajuan NPSN berdasarkan data EMIS

Pengajuan NPSN TOTAL PENGAJUAN MA MTS MI RA

: 2.757 : 495 : 581 : 507 : 1.174

Pengajuan NPSN

Pengajuan NPSN

NISN

NISN • Total Pengajuan • Berhasil di verifikasi • Gagal • Proses

: 6.807.574 : 6.125.841 : 181.733 : 500.000 (kurang lebih)

• Proses Pengajuan susulan Sumber Data Semester Ganjil 2018-2019 • Data Siswa Madrasah tertinggal dan Siswa RA

• Proses Pengajuan selanjutnya (setelah susulan) hanya siswa kelas awal

INTEGRASI DATA

Integrasi Data Pendidikan Islam (1) INTEGRASI INTERNAL Subdit Sarpras Madrasah, Subdit Sarpras PP, Subdit Sarpras Mahasiswa Diktis, Layanan Service PTKI, Simpatika

INTEGRASI EKSTERNAL KPK, PDSPK, BANSM

DALAM PROSES PANITIA SNMPTN/SBMPTN, BPS, DINAS PENDIDIKAN KOTA PEKALONGAN

RENCANA PENGEMBANGAN

Rencana Pengembangan Aplikasi • Reporting Kanwil • Reporting Pusat

Infrastruktur • Penambahan/Upgrade Server Database