Zusammenfassung Projektmanagement 5h443l

Zusammenfassung Projektmanagement 1.Unterschied Projekt-Aufgabe Projekt Einmalig und einzigartig

Aufgabe Wiederkehrende Anforderungen

Verfolgt ein festgelegtes Ziel Hat einen definierten Anfangs- und Endpunkt Liegt in der Verantwortung eines einzelnen (Projektleiter, Projektmanager) Erfordert Ressourcen (z.B.: Zeit, Kosten) Nutzt die untersch. Fähigkeiten (Projektmitarbeiter) Ist ein Instrument der Veränderung 2 Projektinitiierung 2.1 Ziele setzten Grundsätze zwischen Auftraggeber und Projektleiter: Auftraggeber ● ● ●

Initiator eines Projekts verantwortet Sinn und Nutzen Definiert die Anforderungen an das Projekt in Hinblick auf Zeit, Kosten und Qualität mit dem Projektleiter

Projektleiter ●

●

Verantwortet die Durchführung des Projekts und die Erreichung der Projektziele hat klar definierte Vollmachten

Grundsätze für Ziele: ● ●

●

Ziele zahlenmäßig sparsam setzen (mehr Ziele=mehr Aufwand, d.h. So viele wie nötig, so wenig wie möglich) Ziele müssen mit den übergreifenden Firmenzielen im Einklang stehen (ansonsten besteht die Gefahr der Ablehnung in der Innenwirkung (Belegschaft) und Imageverlusten in der Außenwirkung des Unternehmens) Ziele müssen die volle Unterstützung von Auftraggeber und/oder der Geschäftsleitung besitzen ( falls nicht hat das Projekt so gut wie keine Chance, bei den Projektmitarbeitern zur Identifikation, Motivation und damit zum Erfolg zu führen)

Zusammenfassung Projektmanagement Aufgaben eines Projektleiters: Allgemeine Aufgaben ● ● ● ● ●

Planung Organisation Koordination Kontrolle Leitung

Wesentliche Aufgaben im Detail Unterstützung für das Projekt gewinnen

Weil ein Projekt immer im Hinblick auf Attraktivität, Wohlwollen, Aufmerksamkeit etc. mit anderen konkurriert. Hat es erstmal an „Attraktivität“ verloren ist es schwieriger.

Durch „Reklame“ den Bekanntheitsgrad und die Akzeptanz des Projekts erhöhen

Eine wichtige Aufgabe ist es durch Transparenz und Glaubwürdigkeit die Akzeptanz zu erhalten bzw. zu steigern (Sicherstellung eines hohen positiven Bekanntheitsgrades).

Die Erwartungshaltung an das Projekt Er muss unterschiedliche steuern Auffassungen erkennen und die daraus entstehenden Missverständnisse im Dialog vermeiden und durch Information auf die Erwartungshaltung so einsteuern, das Extreme vermieden werden.

Zusammenfassung Projektmanagement

2.2Projektrahmen Projektrahmen= grobe Rahmengrundlage zur späteren Projektorganisation Aspekte des Projektrahmens Kosten & Limitierung

Detail ●

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Ergebnisse

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Zeitpläne und Projektabschnitte

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Kostenobergrenze (vom Projektleiter in einem Dokum. Festgehalten, da die Kosten direkten Einfluss auf Qualität & Zeitrahmen haben) Limitierung, z.B.: rechtl. Rahmenbedingungen, ökologische Aspekte, etc) Projektleiter muss Ergebniserwartungen definieren, als sichtbare Beweise des Projektfortschritts. Projekt(zwischen)ergenbisse werden in Milestone Sitzungen vorgestellt und gewertet Beim erstellen des Projektrahmens wird das Projekt in einzelne Projektabschnitte mit bestimmten Ergebniserwartungen zerlegt. Diese sind nach inhaltlicher Abschätzung des Aufwands festgelegten Zeitplänen zugeordnet. Hierbei wird auch die Aufmerksamkeitsspanne als max. mögliche Länge eines Projektabschnittes berücksichtigt. Faktoren sind hierbei: Bedeutung des Projekts für die Unternehmung, „Fähigkeiten“ des Auftraggebers bzw. der Projektmitarbeiter, etc. .

Personal & andere Ressourcen

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Qualifiziertes Personal, das zur Verfügung steht Mögliche externe Kompetenzen gewinnen Räumlichkeiten, techn. Ausstattung oder „Betriebsmittel“ möglichst genau bestimmen

Zuständigkeiten

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Faustregel: Entscheidungen in fachl. Bereichen eines Projektes werden von den Personen gefällt, die auch sonst innerhalb der Unternehmung für diese Bereiche zuständig sind, und somit die Folgen ihrer Entscheidungen verantworten können.

Risiken

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Risikoanalyse erstellen (Risiken mit deren Wahrscheinlichkeit benennen (insbesondere externe Faktoren ohne Einflussmöglichkeiten), geeignete Vorbeugemaßnahmen festlegen, Pufferzeiten zur Schadensbegrenzung einbauen (wesentliches Instrument zur Reaktion auf Projektabweichungen)

Strategien

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Welche Methoden und Werkzeuge sind geeignet? Welche Unternehmensrichtlinien sind zu berücksichtigen?

Eine wesentliche Größe der Unternehmenskultur ist die Corporate Identity (CI) Corporate Design (CD) als Summe aller visuellen Elemente

Corporate Behaviour (CB) als Gesamtheit der Verhaltensweisen mit allen Interaktionspartnern

Corporate Communications (CC) als koordinierte Kommunikation nach innen und außen

Zusammenfassung Projektmanagement Arbeitsmethodiken Die ALPEN-Methode A

L

P

E

N

Aktivitäten auflisten

Länge der Aktivitäten (realistische Werte)

Pufferzeiten einbauen

Entscheidung über Priorität und/oder Delegation

Nachkontrolle (nicht nur delegierte Arbeiten, sondern auch eigene, in Hinblick auf Zeit, Kosten Qualität)

60:20:20 Regel 60%

20%

20%

Der Zeit werden für geplante Aktivitäten vorgesehen

Der Zeit als Puffer für Aktivitäten die länger als geplant dauern

Der Zeit für sonstige Aktivitäten

Motivation Der Projektleiter muss Verstand und Gefühl bei sich und den Projektmitarbeitern gleichermaßen ansprechen und bei der Lösung der Aufgaben in Einklang bringen Der Projektleiter muss in seinen Team ein Klima Konstruktives ist: schaffen, in den konstruktives als ● zeitnah wesentliches Werkzeug für eine erfolgreiche ● direkt (nicht drum herum reden) Arbeit erlebt wird ● persönlich (Stellungnahme, Verbesserungsvorschläge und Anregungen persönlich formulieren) ● positiv (nicht nur Kritik sondern auch Lob) Führung in Projekten Wichtige Führungsmittel

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Führungsaufgaben

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Informieren unterweisen mit Mitarbeitern sprechen kontrollieren anerkennen und Kritik üben Ziele setzen Probleme lösen Planen und Organisieren Koordinieren und Delegieren Kontrollieren und Motivieren Beurteilen und fördern

Zusammenfassung Projektmanagement Widerstand, Konflikte im Projektteam Judo-Prinzip J

U

D

O

Ja-Sagen und akzeptieren von Widerständen

Untersuchen der formellen und informellen Botschaften des Widerstandes

Druck weglassen

Offene Kommunikation erreichen

7 Regeln zur Beilegung von Konflikten 1

2

Möglichst Eigene Rolle genaues Bild in diesem über Konflikt Konflikt finden machen

3

4

Keine Einzelgespräche führen

Austausch über Konflikt fördern und fordern

5

6

7

Aussprache Ein Rolle als über Ergebnis Schlichter Konflikt erzielen deutlich machen moderieren

Kreativtechniken Brainstorming (Liefert Lösungsansätze, keine fertigen Lösungen) Fragestellung definieren

Bereitstellung notwendiger Hintergrundinformationen

Nennung der Regeln ( Menge der Ideen sind wichtig, auch abwegige Vorschläge sind bedeutsam, keine Bewertung oder Diskussion über Ideen während des Sammelprozesses)

Kombination, Verdichtung und Wertung der Ideen zur Beschreibung von Lösungsansätzen

Organisiertes Problemlösen Situationsanalyse ● ●

Auflistung und präzisieren der kritischen Situationen Prioritäten und Reihenfolge der Wichtigkeit und Behandlung der Situationen festlegen

Problemanalyse ●

●

Detaillierte Beschreibung der Abweichungen Ursachenuntersuchung

Entscheidungsanalyse ● ●

● ●

Definition von Zielen Finden von Lösungsansätzen, notwendige Mittel Risiken ermitteln und bewerten Plan zur Umsetzung formulieren

Zusammenfassung Projektmanagement Projektauftrag Dokumentiert erstmals die Struktur des Projektes. Wesentliche Punkte dieses Referenzdokumentes: ● Auftraggeber ● Projektleiter ● Ziele ● Kosten & Limitierung ● Ergebnisse (in Milestone-Sitzungen vorzustellen und zu werten) ● Zeitpläne und Projektabschnitte ● Personal und andere Ressourcen ● Risiken

3 Projektorganisation und -controlling 3.1 Projektorganisation Der Projektstrukturplan (PSP) = Die Aufteilung aller zur Erreichung des Projektzieles notwendiger Arbeiten & Aufwendungen in einzelne Arbeitschritte Aspekte Die Ebenen des PSP

Erläuterung ● ●

Dient der Gliederung Projekt aufgeteilt in einzelne Projektabschnitte mit Vorgängen in gewisser Reihenfolge

Die Vollständigkeit des PSP

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Vorgänge müssen richtig gewählt, korrekt beschrieben, erreichbar und vollständig sein, es ist sinnvoll qualifizierten Rat zu suchen

Die Art der Vorgänge im PSP

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Vorgänge müssen: -messbar sein in Bezug auf ihre Ressourcen (Zeit, Kosten), -ein „inhaltlich“ überprüfbares Ende haben (Qualität) -definierte Anfangs- & Endpunkte aufweisen

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Ein Sammelvorgang fasst die Ergebnisse seiner einzelnen Vorgänge zusammen, am Ende steht immer ein Prüfpunkt (Milestone->Instrument der Fortschrittsmessung, grundlegend für die Zusammenfassung eines Projektes

Zusammenfassung Projektmanagement Die „Gewinnung“ der Projektmitarbeiter Hierarchische Struktur ●

● ●

Matrixstruktur

Mitarbeiter stehen mit ihrer vollen Arbeitszeit zur Verfügung, es kann eine hierarchische Struktur aufgebaut werden Pro: kurze Entscheidungswege, volle Konzentration der Mitarbeiter Contra: Gefahr der Isolation des Teams

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●

Mitarbeiter bearbeiten innerhalb ihrer bisherigen Abteilung zeitweise Projektaufgaben Pro: Projekt stärker im „normalen“ Unternehmensablauf integriert, stärkere Akzeptanz Contra: Probleme durch fehlende Kommunikation, evtl. Zuständigkeitsgerangel zwischen Projekt- und Abteilungsleiter

Ablaufplanung ● ●

Der Projektleiter wählt unter den Gesichtspunkten der Erfahrung und er Schätzung eine sogenannte Baseline fest, den „roten“ Faden des Ablaufs. Die Schätzungen sollten hinterfragt werden ( zu hoch: Pufferzeiten?, Furcht vor der Komplexität? , zu niedrig: Überschätzung? Ziel genau verstanden?) und folgenden Grundsätzen unterliegen: -sie müssen sich nach dem erwarteten Aufwand richten, dürfen keine Pufferzeiten enthalten, müssen ehrlich sein, etc) Abhängigkeitsbeziehungen zwischen Vorgängen

Ende-Anfang (EA)

Ein Vorgang kann erst beginnen wenn sein Vorgänger beendet ist (am häufigsten)

Anfang-Ende (AE)

Ein Vorgang kann enden, sobald sein Vorgänger angefangen hat

Ende-Ende (EE)

Ein Vorgang kann erst enden, wenn ein anderer Vorgang endet

Anfang-Anfang (AA)

Ein Vorgang beginnt, sobald ein anderer beginnt

Zusammenfassung Projektmanagement Methoden zur Erstellung & Darstellung eines Ablaufplans Netzplan- Diagramm-PERTChart

Beispiel:

schwarze Linie=kritischer Weg (keine oder geringe Puffer) Gantt-Diagramm Anfangsmonat Vorgang 1.x 1.x 2.x 2.x 3.x 4.x 5.x

Monate

Endmonat

Zusammenfassung Projektmanagement 3.2 Projektcontolling ●

soll zeitgerecht Abweichungen von den in der Projektorganisation festgelegten Plandaten erkennen lassen, um rechtzeitig korrigierend eingreifen zu können. WARUM kontrollieren? ➔ Anforderungen ändern sich . ➔ Zeit- und/oder Kosten ändern sicher. ➔ Höhere Gewalt beeinträchtigt das Projekt. ➔ Annahmen auf denen die Planung basiert stellen sich als falsch heraus. WAS ist zu kontrollieren? ➔ Zeit ■ (Status des Vorgangs, bereits aufgewendete Zeit, Schätzung der zur Beendigung des Vorgangs notwendigen Zeit) ➔ Kosten ■ ( Geplante Gesamtkosten, bisherige Kosten, die zu erwartenden Gesamtkosten) ➔ Qualität ■ (anzuwendende Arbeitsmethoden, Verfahren & Technologien ; Qualitätsstandards für die zu erreichenden Ergebnisse ; Qualitätsstandards für Aufsichts- und Prüfverfahren, Checkpunkte zur Qualitätskontolle) Wie werden Informationen über den Projektsfortschritt beschafft? ➔ Fortschrittsberichte durch Projektmitarbeiter ➔ Einzelgespräche mit Projektmitarbeitern ➔ Gespräche im Projektteam ➔ informelle Gespräche Welche praktischen Maßnahmen ergeben sich aus der Analyse der Informationen? ➔ Die Situation, das Problem zu beurteilen. ■ Wie ist es aufgetreten,Behebung, Vorbeugemaßnahmen gegen wiedereintreten ➔ geeignete Maßnahmen zur Lösung auftretender Probleme erkennen und durchzuführen. ■ Problemlösung, Puffer nutzen, Ressourcen aufstocken, Qualität reduzieren ➔ den Einfluss eintretender Veränderungen auf das Projekt zu erkennen. ■ Auswirkungen prüfen, im „Expertenkreis“ diskutieren ➔ eingetretene Veränderungen kontrollieren. ■ Veränderungen dokumentieren

4 Beenden eines Projekts ●

Ein Projekt, erfolgreich oder nicht, muss offiziell beendet werden ○ genaue Beschreibung der aufgetretenen Probleme jedes einzelnen Projektabschnittes, inkl. Ursache und Lösung ○ Beschreibung der Stärken und Schwächen der Projektorganisation und des Projektcontrollings ○ Beschreibung der „gelernten Lektionen“.