Valor Documental 231z4h

“EL PROCESO DE VALORACIÓN DOCUMENTAL”.

¿Quién de nosotros no ha oído, leído o pensado que con la valoración, el archivista tiene “el derecho de vida o muerte” de los documentos que integran los archivos y que son su responsabilidad. La selección documental en nuestra realidad archivística, es una necesidad de la istración, porque su propósito es reducir el desequilibrio planteado por la producción y la acumulación documental. Estos grandes volúmenes de documentación, generan situaciones críticas y ha obligado a soluciones que aíslan y distorsionan el proceso de valoración al efectuarse por regla general bajo la presión del tiempo. Por ésto ha sido considerada como una práctica equivocada y desorganizada, al tener como resultado una solución “institucional” y en consecuencia, la documentación ha sido vendida, quemada o destruida. En la historia del pensamiento archivístico, la valoración documental es una intervención archivística que ha sido planteada por diversos autores que afirman su importancia, el carácter esencial de la acción y el alto grado de competencia científica y profesional que exige. Se descubren principios, métodos de trabajo, procesos y puntos de vista a veces contradictorios, divergentes y complementarios. Los autores tratan sin preocuparse por distinguir los aspectos teóricos y las prácticas de valoración. Algunos plantean la valoración documental como si se encontrara separada del resto de los procesos archivísticos y otros destacan su carácter total. Se habla de los valores que tienen los archivos, pero de un autor a otro es difícil saber si las mismas palabras expresan las mismas realidades. Actualmente conocemos los criterios que rigen el proceso de valoración, especialmente difundidos por la archivística norteamericana, a partir de Shellenberg, sin embargo, sus

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orígenes se encuentran básicamente en europeas; la británica y la alemana.

dos tradiciones

A continuación se presentan las tendencias que caracterizan los discursos en materia de la valoración documental en Alemania, Inglaterra y Estados Unidos y posteriormente una aportación de Canadá para su conocimiento y discusión y un punto de reflexión sobre nuestro proceso de identificación y valoración de la istración Pública Federal. ALEMANIA. VALORAR PARA CONSERVAR. En Alemania se reconoce una larga tradición de racionalización de las actividades istrativas, los cuadros de selección documental datan desde 1832 y en 1858 encontramos que se prohíbe eliminar documentos sin que las autoridades archivístas de Baviera estuvieran informadas, y en 1897 se determina el papel del archivista nacional en materia de conservación; además, gran parte de las acciones se han centrado en la conservación antes de la destrucción. En el año de 1927, los archivos de Prusia decretan la obligación de hacer un inventario de todos los documentos producidos por la istración Pública, para evaluar los documentos que se tienen que conservar. Situación que es importante al remarcar este vínculo que los archivistas alemanes establecen desde este momento, entre el inventario de los archivos y la valoración, siendo el primer elemento indispensable para una buena realización de la valoración. Meisner estableció en 1937 tres reglas básicas para la valoración: • La edad de los documentos, • El contenido informativo, y • El orden jerárquico de las istraciones (Central, regional y local). Este orden jerárquico, según el cual entre más bajo se encuentre en la escala una istración, menor será el valor de sus documentos, posteriormente hace precisiones 2

relativas a la categoría de “intermedio” cuyos documentos se deberían de juzgar de acuerdo con el grado de autonomía del organismo productor al que se refieren. En relación con la valoración, encontramos desde este momento, ideas que todavía hoy se utilizan y que han caracterizado el discurso de los archivistas; la edad de los documentos, su contenido, y sobre todo, el papel del organismo productor y su posición jerárquica. En 1958, Zimmermann propuso que el contenido informativo del documento es el elemento determinante y en consecuencia de su utilización. Así, el uso de los documentos antes que el origen, es lo que hay que tomar en cuenta en primer lugar para la valoración. Inspirado en el dominio del mercado (económico), promovió el factor de la “demanda” que relaciona el contenido con la utilización. Otro Archivista alemán. Sechel, lanzó una severa crítica a esta propuesta, pero lo destacado de su aportación es la cuestión que él presenta sobre las relaciones entre historiadores y archivistas, entre Historia y Archivística. Se presenta como defensor de la Archivística y promulga por que ésta sea una “disciplina autónoma”, libre de cualquier enlace jerárquico hacia la Historia. Y apoyándose en el proceso de valoración, pregunta: ¿Es necesario ser Historiador para ser Archivista? Contesta que el Archivista en el acto de valorar se interesa por los documentos desde el punto de vista archivístico, en cambio, sostiene que cuando difunde los archivos y los vuelve accesibles, los tiene que trabajar como historiador. Esta forma de afrontar el proceso de valoración, lo llevó a considerar que se tendrían que alcanzar los siguientes objetivos: Clarificar las relaciones entre historiadores y archivistas y precisar el papel de cada uno de ellos. Determinar que en el plan de la valoración, los intereses del historiador no tienen por qué influir en el trabajo del archivista. Y precisar la respuesta a la pregunta: 3

¿El Archivista tiene que ser Historiador? Pregunta que todavía es de actualidad, y la respuesta también. Por otra parte, la propuesta del alemán Booms es que la Archivística sea una disciplina que permita una selección sensata, planificada, organizada y eficaz de todos aquellos archivos que den testimonio de todos y cada uno de los componentes de la sociedad. Con lo anterior, responsabiliza al Archivista y le exige trabajar de tal forma que la valoración no se abandone nunca al azar, y se pronuncia sobre el trabajo del historiador, argumentando que éste debería rechazar estar contento con los recursos que el azar le deja. Para dar una visión de conjunto Boms desarrolla las siguientes ideas: El Archivista debe tener un conocimiento profundo del organismo o de la persona que ha producido los archivos. La contemporaneidad de la valoración. (Evaluar los archivos con una escala de valores que sea contemporánea al periodo en que han sido creados). Y la valoración ha de permitir tener un máximo de información en un mínimo de documentos. La importancia del organismo productor, la utilización de los archivos, la Archivística como una disciplina autónoma, la aplicación de una escala marxista (Pueblo, estado y cultura.) y los archivos como testimonio del conjunto de la sociedad son, temas que los archivistas alemanes han planteado al tratar la valoración que ellos asocian invariablemente a la conservación.

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INGLATERRA, VALORAR PARA ELIMINAR. Se dice que si se quiere caracterizar en algunas palabras los enfoques desarrollados en cuestión de valoración de Alemania e Inglaterra, se podría decir que los alemanes evalúan para conservar, mientras que los ingleses lo han hecho para eliminar. En Inglaterra se afrontó muy pronto el problema del exceso de documentos. En 1877 el “Acta de Registro de Oficinas Publicas” autorizaba a destruir los documentos posteriores a 1715 que no tuvieran valor para su uso legal, histórico, genealógico o anticuario. Y en 1898, la autorización se ampliaba a los fondos posteriores a 1660. Desde sus orígenes, en la archivística inglesa prima el punto de vista istrativo y son las personas de las oficinas las encargadas de seleccionar la documentación a conservar, antes de remitirla al archivo. Esta tradición es la que recoge Hilary Jenkinson, que en 1922 en su obra titulada Manual de Archivos istrativos, obra que ha inspirado a diversas generaciones de archivistas en todo el mundo, indica la postura que el maestro tenía en materia de valoración, cuando establece que la eliminación es responsabilidad de las istraciones, el Archivista es un intermediario (servent, un buen servidor) entre la istración y los investigadores. En 1952 se estableció en Inglaterra el Comité Grigg, encargado de estudiar un nuevo método de selección. Y como resultado de sus trabajos se diseñó uno nuevo, basado en dos criterios; el istrativo y el histórico. En consecuencia y a partir de ese momento, los documentos son seleccionados en dos etapas. En la primera, realizada por las istraciones de origen a los cinco años de su 5

tramitación entre el 50 y 90% es destinado a la destrucción, mediante la aplicación del criterio istrativo. Transcurridos veinticinco años llega la segunda revisión en la que, aplicando el criterio histórico, los documentos deben ser reducidos a un tamaño manejable, este proceso es aplicado por parte de los archivistas. Este método de selección fue criticado severamente en el informe Wilson de 1981, que entre otros aspectos reclamaba para los archivistas un papel más activo en la selección documental. El gobierno rechazó el reclamo. Esta situación posiblemente explica las pocas aportaciones que han tenido los archivistas ingleses en relación con la valoración, aparte del importante estudio RAMP que realizó Félix Hull en 1981 sobre la utilización de técnicas de muestreo. ESTADOS UNIDOS. VALORACIÓN.

LA

SÍNTESIS

DEL

PROCESO

DE

En la década de los cuarenta conocemos a dos archivistas americanos: Philiph Brooks en su libro La selección de los registros para su preservación, nos trasmite dos ideas básicas en materia de valoración: La eliminación de duplicados y la importancia que tiene definir lo que es el valor permanente, y éste se define en: El valor que la institución de origen da a los documentos, y. La utilidad que tienen los documentos para la historia istrativa de la institución a la que se refieren. Philip Bauer propone considerar la utilización, el costo de la adquisición y la conservación de archivos, definiendo cuatro tipos: Utilización por parte de las instituciones gubernamentales. Utilización por la finalidad de protección de los derechos de los ciudadanos. 6

Utilización en el marco de investigaciones “serias”. Utilización para satisfacer la curiosidad de los genealogistas o eruditos. Este autor establece tres criterios que permiten juzgar la utilidad: Las características y la importancia cualitativa de la información contenida en los documentos. La pertenencia de su clasificación. La densidad y la importancia cualitativa del contenido. A partir de los años sesenta, aparece Shellenberg, que se convirtió en el “padre de la teoría de la valoración”, su contribución fue elaborar los criterios de selección y valoración, al afirmar que los documentos tienen valores primarios y secundarios: Valor primario: El que tiene para la istración de origen. (relaciona este valor con los aspectos legales, fiscales y istrativos). Valor secundario: el que posee para la investigación y es de dos tipos: Valor testimonial: documentos con información sobre la historia, la organización y las funciones de la istración de origen. Valor informativo: documentos importantes para la investigación en general.

La obra de Shellenberg representa la síntesis de las corrientes inglesa y alemana que se incorporan al caso norteamericano, que se difunde internacionalmente. Estos principios permanecen en esencia y son fundamentales en el proceso de Valoración utilizado en gran parte del mundo. En 1970 la Sociedad de Archivistas Americanos le encarga a Brichford un Manual de Valoración en el cual afirma que “el 7

éxito de la valoración documental está directamente relacionado con el papel protagonista que desempeña el Archivista como representante de la comunidad de investigadores. Quien lleva a cabo la valoración debe abordar los documentos... “evaluando la demanda en función de la utilización de los documentos por los investigadores en el pasado, en el presente y la que se prevé que harán en el futuro”. En la obra encontramos cuatro consideraciones fundamentales: Las características de los documentos (Edad, volumen, forma, características relacionadas con la función, con la prueba y con la información). Los valores istrativos (Valor primario de Shellemberg: legal, fiscal y istrativo). Los valores de la investigación (Unicidad, credibilidad, legibilidad, edad, accesibilidad material; frecuencia, tipos y claridad de la utilización). Los valores archivísticos (Relaciones que tienen los documentos entre ellos y consideraciones de costos de conservación y de almacenamiento). En los ochenta, el papel destacado es el de la norteamericana Helen Samuels que elabora un novedoso planteamiento de filosofia “social” más que de “estadista”, y ofrece el concepto de la “estrategia para documentar”. Éste consiste en estar consciente de que la escala de la moderna gestión documental, sólo puede comprenderse a través de un nivel analítico por encima del nivel del propio documento y de la institución que lo produce. Concibe esta estrategia para documentar como el análisis cooperativo multiinstitucional que conjuga la actividad de valoración con muchos archivos, con objeto de documentar los temas, asuntos, actividades o funciones principales de la sociedad. Esta propuesta se complementa con su artículo escrito junto con Richard J. Cox. sobre la “Agenda para mejorar la identificación y conservación de los acervos de valor perdurable”, cuyo propósito principal es mejorar la destreza profesional de los archivistas para documentar la sociedad. 8

Y señala que los archivistas requieren de un mecanismo como el del Comité de Fines y Prioridades (CGAP por sus siglas en inglés), que mantenga en primer plano los temas esenciales, mencione los éxitos y ayude a identificar las necesidades. Así, presentan los siguientes objetivos: Comprender las características y uso de los acervos: En temas como: Creación, istración y uso de los acervos por parte de los creadores. El valor de los documentos para los s secundarios. Un informe documental extenso para determinar el valor de los materiales archivísticos en el acervo. Identificar el impacto de la información tecnológica. Desarrollar y aplicar estrategias documentación, con propuestas como:

de

valoración

y

Planificación y formulación continua y sistemática de estrategias de valoración. Difusión de guías de valoración. Estimular el desarrollo de políticas de adquisición institucionales. Según estos autores cuando el Archivista valora, tiene el compromiso de traspasar el conocimiento de la institución de la cual provienen los archivos. Cabe aclarar que este planteamiento, ha sido objeto de criticas, ya que implica, de no ser en un nivel local y limitado, la amenaza de que se solapen los temas y funciones, y por tanto existe la posibilidad de que se dupliquen las tareas de investigación del Archivista. Por estos motivos, la estrategia para documentar es más apropiada para el mundo de los archivos privados que para los de la istración Pública.

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Estados Unidos ha desarrollado un papel importante en materia de Valoración de los archivos. La contribución de los archivistas norteamericanos ha consistido en sacar provecho de las reflexiones ya hechas por los europeos, al elaborar criterios y nuevas formas de ver el tema, y sobre todo, de la síntesis que encontramos en la obra publicada en 1991 de Boles y Young sobre la valoración de los archivos, ellos identifican y estructuran los criterios de valoración en tres módulos básicos: Criterios ligados al valor de la información y a la decisión que resultará de la valoración. Criterios ligados al costo de la conservación. Criterios ligados a las consecuencias de la decisión que resultará de la valoración. Así encontramos desglosados aspectos como:

Valoración de la información 1.Circunstancias de creación. 1.1 Ubicación de la organización. ¿Dónde se ubica institucionalmente y jerárquicamente la oficina generadora de la información? 1.2 Actividades de la unidad: ¿Cuáles son las funciones específicas de la unidad generadora? 1.2 Función del archivo: Dentro del contexto de las funciones de la unidad. ¿Qué significado tiene el archivo para ésta? ¿Cómo se encuentran entrelazados los archivos y las funciones de la unidad? 2 Análisis del contenido. 2.1 Limitaciones prácticas. 2.1.1 Legibilidad: ¿Son descifrables los archivos?

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2.1.2 Entendibilidad: ¿Son coherentes y claros los archivos? 2.2. Información duplicada. 2.2.1 Física: Ubicar si es que la información se encuentra duplicada en otro soporte. 2.2.2 Intelectual: Determinar si es que existe duplicidad en la información contenida en los archivos o en archivos relacionados. 2.3 Análisis del Tópico. 2.3.1 Brecha en el tiempo. ¿En verdad los archivos cubren las expectativas de un periodo determinado? ¿En realidad los archivos cubren el hueco? 2.3.1 Relación generador-tema: ¿Existe una relación directa o indirecta entre el generador de los archivos y el tema? 2.3.2 Nivel de detalle: ¿La información es superficial o profunda? 2.3.3 Carácter de la información: ¿Qué tipo de preguntas responde la información de los archivos? (¿Por qué. Cómo. Qué, Dónde, Quién?) 2.3.5 Calidad de la información: ¿Cuál es la relación entre esta información y el extenso universo de la información? Es nueva o verifica suposiciones que con anterioridad ha sido documentada, o complementa información ya existente?

3.Uso de los archivos. 3.1 Interés del investigador. ¿Existen personas para consultar la información de los archivos? Tendencias y metodología de la investigación: Determinar la existencia de la metodología de los s de los archivos.

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3.2 Restricciones de . Imposición de medidas para el : Determinar la existencia de las posibles limitantes para el a la información consignada en los archivos.

Costos de guarda. A. Almacenaje. 1. Cantidad: ¿Cuánto espacio necesitan los archivos? 2. Tipo: ¿Qué características necesita el lugar donde se resguardarán los archivos? B. Procesamiento. 1. Nivel de experiencia: Dependiendo de la naturaleza de los archivos, determinar qué nivel de pericia se requiere para el manejo de la información. 2. Cantidad de trabajo: Determinar para la cantidad de trabajo que se requiere para descripción de los archivos. 3. Costo de los suministros: Determinar la cuantía de los suministros que se requieren para llevar a cabo el procesamiento de conservación. C. Conservación. 1. Nivel de experiencia: Dependiendo de la naturaleza de los posibles problemas para la conservación, determinar qué nivel de pericia se necesita para encontrar las posibles medidas de solución. 2. Cantidad de trabajo: Determinar la cantidad de trabajo para llevar a cabo las medidas adoptadas para permitir la conservación.

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3. Costo de suministros: Determinar el costo de los suministros que se requieren para llevar a cabo las medidas de conservación. D. Referencia. 1. Nivel de experiencia: Qué nivel de conocimientos se requiere para proporcionar físico e intelectual a la información contenida en los archivos. 2. Cantidad de trabajo: Determinar la cantidad de trabajo que se requiere para adoptar las medidas para brindar un físico e intelectual óptimo.

Implicaciones de las recomendaciones para la valoración A. Consideraciones políticas 1. Origen de los archivos a. Autoridad / influencia: Que debe ser tomado en cuenta la autoridad o el origen de los archivos, para reconsiderar su valoración? b. Discrepancia en la valoración de los archivos: Definir si es que existe desacuerdo en la información contenida en los archivos. 2. Otras personas a. Autoridad / influencia: Que debe ser tomado en cuenta la autoridad o el origen de los |archivos, para reconsiderar su valoración? b. Discrepancia en la valoración de los archivos: Definir si es que existe desacuerdo en la información contenida en los archivos y otros individuos.

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B. Precedentes de procedimiento 1. Valoración de la información: En caso de que se implementen las recomendaciones de valoración, que precedentes deben ser establecidos, reafirmados, o cambiados, observando los componentes, subcomponentes y elementos de este modulo? 2. Costos de guarda: En caso de que se implementen las recomendaciones de valoración, que precedentes deben ser establecidos, reafirmados, o cambiados, observando los componentes, subcomponentes y elementos de este modulo? A pesar de las dificultades que hay que tomar en cuenta para su aplicación con el desarrollo de un buen número de criterios, Bolen y Young logran un buen modelo para el proceso de valoración. CANADÁ. UNA APORTACIÓN. La valoración de los archivos es un tema complejo, los archivistas alemanes, ingleses y norteamericanos, y seguramente, muchos otros, han abordado diferentes aspectos de esta cuestión. Situadas las tendencias que caracterizaron de manera muy general el proceso de valoración en Alemania, Inglaterra y Estados Unidos, el siguiente punto es presentar la contribución de Canadá en materia de valoración de los archivos, que desde mi punto de vista, es síntesis y enlace con estas tendencias. La Archivista Carol Couture, en 1995 define y propone cinco principios rectores para ser aplicados en todos los contextos que el Archivista tiene que incluir en el acto de valorar:

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Los archivos tienen que dar testimonio del conjunto de las actividades de la sociedad. Cuando se valora, el Archivista tiene que asegurar la objetividad y la contemporaneidad del juicio que produce. Cuando se valora, el Archivista tiene que asegurar el respetar las relaciones que unen la valoración con otras intervenciones archivísticas. Cuando se valora, el Archivista debe asegurar que hay un equilibrio entre las finalidades istrativas y las finalidades patrimoniales de su intervención. Cuando se valora, el Archivista debe asegurar que hay un equilibrio entre las consideraciones relativas al contexto de creación y aquellas relacionadas con su utilización.

MÉXICO. QUÉ SE HIZO, QUE HACEMOS Y QUÉ HACER EN LA ISTRACIÓN PÚBLICA DEL EJECUTIVO FEDERAL. En México es hacia mediados de la década de los sesenta en que puede ubicarse el impulso inicial dado dentro de la istración Pública Federal, para reformar la situación de los servicios archivísticos gubernamentales con la puesta en marcha del Programa General de Reforma istrativa en 1975. Sin embargo, es a partir del periodo 1977-1982 cuando se fortalece la posición del Archivo General de la Nación, especialmente en 1980 con el Acuerdo del Presidente de la República, mediante el cual, el Archivo se establece como el Órgano de consulta del Gobierno Federal en materia de Archivos y istración de Documentos y vigoriza al Sistema Nacional de Archivos creado en 1977. De 1982 a 1988 las bases institucionales las encontramos en la propuesta del Sistema Red de Archivos, que cubre todas las áreas involucradas en el manejo documental, siguiendo un esquema de centralización normativa y descentralización operativa acorde con los fundamentos del

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Sistema Nacional de Archivos, y con las necesidades institucionales en materia de archivos. Una primera vertiente dentro del proceso de valoración fue la creación, en el Archivo General de la Nación, de una división especialmente dedicada a las regulaciones establecidas para el proceso de valoración secundaria. Este procedimiento normalizado de atención de solicitudes de valoración documental entre las dependencias del Ejecutivo Federal y el Archivo General de la Nación, que se acredita y consolida en 1998 en el Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación. Procedimiento que ha sido una válvula, para dar cause a los problemas de acumulación documental que provocan serias dificultades de espacio y manejo operativo en las instituciones. Como lo indican Juan Manuel Herrera y José Antonio Ramírez de León en su artículo “La experiencia de México”, “esta práctica, cumple una función adicional nada despreciable: como ha ganado carta de naturalidad, como está ampliamente difundida entre la comunidad archivística, es la forma en que se ha logrado difundir otros aspectos y posibilidades del problema de la identificación y valoración de los documentos en la istración Pública Federal”. Y en el aspecto metodológico fue el proyecto del Registro Central de Disposición Documental cuyos propósitos son un manejo eficiente y confiable de las series documentales producidas por el Gobierno Federal; garantizar a través del registro de valoración secundaria, la conservación permanente de las series documentales socialmente útiles; establecer un instrumento de control de seguimiento de las series documentales producidas por las dependencias del Gobierno Federal, formular un mecanismo de trabajo de disposición documental basado en la identificación precisa de las series documentales y en la valoración de su información. El Registro Central de Disposición Documental se constituye por cuatro elementos centrales: Identificación, Valoración, Regulación y Control, y el eje común donde convergen estos elementos es la Serie Documental. Se afirma que los 16

documentos no deben manejarse como elementos aislados, sino, como series de documentos relacionados entre sí. Estas relaciones obedecen a la procedencia institucional y a la función de la cual deriva su creación. Esta propuesta se fortalece con el trabajo realizado de 1989 a 1996 del Grupo Iberoamericano de Tratamiento de los Archivos istrativos compuesto por representantes de España, Portugal, Brasil y México, cuyo objetivo fue definir y establecer un modelo de tratamiento de fondos, diferenciado del anglosajón y el francés. Con esta orientación se establecieron los siguientes acuerdos: Definir y contrastar las características históricasistrativas y archivísticas del área de Iberoamérica. Adelantar la fase de clasificación y ordenación en referencia a la descripción. Singularizar como funciones independientes las transferencias y el expurgo. Despojar de la terminología archivística los conceptos de influencias foráneas. Introducción del criterio de la documentación istrativa, dada la citada estructura de funcionamiento de la istración en áreas comunes y específicas y la interconexión entre sus distintos niveles. En el campo de la Teoría archivística se defendieron y aportaron los conceptos fundamentales como fases independientes del tratamiento de fondos, previas a la descripción: La identificación y la Valoración. La Identificación entendida como el proceso de investigación y sistematización de categorías istrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo o grupo fundamental. La Valoración que se define como el proceso de investigación y análisis de los testimonios istrativos, legales, jurídicos e informativos

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presentes en cada una de las series documentales que constituyen un fondo. De las operaciones consideramos: Determinación de los valores primarios y secundarios (Análisis de las disposiciones que regulan el trámite, análisis de la información contenida en los documentos, y determinación de los plazos de conservación). El primer elemento del Registro Central de Disposición Documental, son las necesidades de identificación exigidas, si bien se parte de la definición de un esquema de clasificación completa y estable o de un inventario que ubique y describa las series documentales, con esto los campos a identificar de cada serie son: Procedencia institucional, Caracterización documental y Descripción informativa. En este caso el primer problema que se abordaba en la propuesta era el de la identificación de las series documentales que produce el gobierno Federal, y se puede asegurar que son la raíz del problema de las deficiencias tradicionales en materia de clasificación de documentos en las instituciones de origen. Por ello, la propuesta del Registro Central de Disposición Documental debía estar acompañada de un planteamiento que abordara globalmente el problema de la clasificación, así en el año de 1985, el Archivo General de la Nación inició el proyecto de Inventario de Grupos Documentales, tendiente a confeccionar un Sistema Único de Clasificación para el Gobierno Federal. En este sentido, el Sistema Único de Clasificación Documental propuesto para los archivos del Gobierno Federal, se concibe de manera integral, considerando paralelamente tanto el medio ambiente istrativo, como al sistema Red de Archivos del Gobierno Federal y los recursos que al respecto nos ofrece la istración de Documentos, como es el Ciclo vital de la Documentación.

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Cabe aclarar, que los trabajos desarrollados para enfrentar operativamente algunos aspectos de identificación y valoración documental, así como algunos ejemplos de sus resultados, se pueden consultar en la publicación del Archivo General de la Nación de Colombia , titulada Archivos

istrativos Iberoamericanos. Modelos y Perspectivas de una tradición Archivística, en el artículo “ Experiencias Nacionales – México”.

Actualmente, al hacer un balance a más de 15 años, los avances reales no dejan de ser lentos y poco alentadores, ya que nuestra istración con una velocidad vertiginosa continúa incesantemente produciendo toneladas de documentos y registros informativos en diversos soportes que son en sí mismos nuevos retos. Acumulación documental, que se nos presenta con nuevos perfiles como: La existencia de los grandes volúmenes de documentación que generan situaciones críticas, y que obliga a soluciones que aíslan y distorsionan el proceso de valoración al efectuarse por regla general bajo la presión del tiempo. El proceso de valoración es una más de las actividades y no siempre es algo prioritario, es un mal necesario, y peor aún, existe la idea, del avestruz, de que si se evita el problema, el problema no existe. No hay difusión de los aspectos innovadores del problema y poca discusión al respecto. La aplicación del proceso de valoración es heterogénea. Existe la idea vigente de que la documentación reciente no es histórica, que el estatuto de documentación histórica es cuestión de tiempo. Si existen las tablas o cuadros de vigencia documental, no son utilizados o existe indiferencia para su aplicación. La mayor parte de los procesos de valoración queda sin registro. No hay consulta ni intercambio de información respecto de lo que se está valorando y de lo que se quiere conservar. 19

Con lo expuesto anteriormente, parece útil identificar algunas cuestiones que nos plantea la documentación, preguntas que permitan dar testimonio de la riqueza del tema y al mismo tiempo de la complejidad de sus componentes, de la problemática que la valoración documental nos plantea y la responsabilidad de sus respuestas. ¿Cuáles pueden ser, por ejemplo, las consecuencias de la elección que nos lleva a valorar para eliminar y no para conservar?. ¿Hemos de valorar para responder a las necesidades istrativas o a las necesidades de la investigación? ¿Cómo se puede tener un máximo de información en un mínimo de documentos? ¿Qué vínculos son necesarios establecer entre valoración y la adquisición, la valoración y el análisis de necesidades? ¿La valoración es una función o una misión de Archivista? ¿Qué es necesario entender por macrovaloración o cuál es su contrario, la microvaloración? ¿Cómo se pueden relacionar los principios, los métodos, los procesos y los criterios en materia de valoración? Insistir que el proceso de identificación y valoración documental no puede ser un suceso aislado, ni un programa circunstancial tiene que responder a una política pública, cuya esencia tiene que ser coherente, acumulativa y multirrelacionada y contar con un esfuerzo colectivo, inteligente y consensado. Sin embargo, hay que mencionar que esfuerzos aislados y de trabajo continuo han logrado consolidar propuestas en esta materia. Así, tenemos que en el acuerdo del 26 de abril de 2001 del Comité Técnico de Unidades de 20

Correspondencia y Archivos del Ejecutivo Federal, se instaló un grupo para el desarrollo de un Cuadro de Clasificación para las dependencias, coordinado por Alicia Barnard Amozorrutia, Directora del Centro de Documentación de la Secretaría de Salud, esta idea consistió básicamente en la aplicación de la normatividad técnica con los siguientes criterios de clasificación que comprenden tres etapas: La Identificación, La Jerarquización y la Codificación. La Identificación. Es la formulación de categorías de agrupamientos mediante una serie de mecanismos de semejanza e integración entre categorías, los instrumentos consultados son: Ley orgánica de la istración Pública Federal. Reglamentos Internos de Organización. Manuales de procedimientos. Catálogos de Actividades del Sector Público Federal. Cuadros de Clasificación vigentes de las Dependencias del Gobierno Federal. Cabe señalar que el establecer categorías de agrupamientos documentales se debe hacer sobre la base de identificación de las funciones inherentes al conjunto de instituciones que integran a la istración Pública. La Jerarquización. Es el establecimiento de los niveles de relación y/o coordinación, así como de semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas, en esta etapa, dichas categorías deben ser objeto de un proceso de comparación a través del cual puedan ser ubicadas en un contexto general de ordenación o “relación” el cual debe distinguir elementos diferentes que permitan ubicar la categoría de agrupamiento en el lugar que le corresponda.

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Una vez realizadas las etapas de codificación y jerarquización de las categorías de agrupamiento documental, se continúa con la etapa de: La Codificación. Que consiste en asignar una clave o código que además de sustituir el nombre propio o título de la categoría de agrupamiento para fines de abreviatura o identificación. El resultado de este trabajo fue un Cuadro de Clasificación conforme a las funciones comunes, está desarrollado para que los grupos básicos y los subgrupos sean respetados tal y cual aparecen, cuando sea necesario las unidades responsables que requieran de mayor especificación en sus archivos, puedan desagregar cada subgrupo hasta dos posiciones más, es decir, cada subgrupo podrá ampliarse dos claves más de manera horizontal. Ejemplo:

GRUPO

SUBGRUPO

01 LEGISLACIÓN

01.1

TERCERA POSICIÓN

CUARTA POSICIÓN.

LEYES 01.1 LEYES NACIONALES. 0.1.1.1 LEYES EN MATERIA DE SALUD 0.1.1.2 LEYES EN MATERIA DE EDUCACIÓN.

Como se ha señalado, se trata de un cuadro de clasificación que permite organizar los asuntos conforme a funciones y que pueden ser utilizados indistintamente por cada unidad responsable de acuerdo a distintas necesidades. Así, el Cuadro de Clasificación de funciones comunes se conforma por 11 grupos o secciones y de 232 series o subgrupos, pero como todo proceso para ponerlo en práctica es necesario cubrir la validación, la formalización, la inspección, la asesoría y la capacitación. La validación. Se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación para el Gobierno federal 22

La formalización. Atiende a los mecanismos de implantación y difusión en el ámbito de todos los archivos de la istración Pública. La capacitación. Tiene que ver con las capacidades de adiestramiento para conocer con profundidad las operaciones y procedimientos del Cuadro de clasificación. Ahora bien, teniendo ya un Cuadro de Clasificación, que de acuerdo a las conclusiones del grupo que lo elaboró, menciona que este es el primer trabajo para dar inicio a una serie de instrumentos homogéneos y normalizados interinstitucionales que coadyuven a facilitar el a la información contenida en los archivos en su etapa activa y semiactiva, así como de optimizar procesos de valoración. En términos de la Valoración, el Cuadro de Clasificación de Funciones Comunes nos permite iniciar la primera etapa con la identificación y descripción de cada serie con sus respectivas subseries, así tenemos como punto de arranque 232 series o subgrupos. Como he mencionado, las decisiones validadas sobre la conservación o eliminación de documentos debe basarse en el amplio conocimiento de los documentos creados o recibidos por un organismo. Antes de emprender cualquier acción sobre los documentos de una organización, hay que conocerlos muy bien. Dentro del proceso de identificación los tres campos a trabajar para todas y cada una de las series son. Procedencia Institucional, que permite conocer el organismo que generó la documentación y en consecuencia, la función de la cual deriva en relación directa. La caracterización documental, que informa de soportes, tipología, volumen y organización. La descripción informativa, que cubre contenido informativo, relación entre serie y función, istrativa 23

o sustantiva, periodo que cubre la información y relación entre la serie en cuestión con otras series y otras fuentes de información afines. Estos tres campos configuran el núcleo que identifica a una serie documental. La segunda etapa es propiamente la valoración del proceso intelectual que entraña el análisis de los documentos en el nivel macro (en sus series en vez de expediente por expediente o pieza por pieza) para determinar: El Flujo documental y su control en atención al uso y valores de los documentos de una organización. En función del estudio y análisis se establecen plazos de vigencia, así como aspectos relacionados al soporte y la conservación de los documentos y otros factores relativos a la eliminación total y/o parcial de los documentos. Al conjunto de documentos que debe incorporarse a un sistema de gestión electrónica. En el proyecto del Registro Central de Disposición Documental el elemento básico de la información es la Cédula de Disposición Documental. Este es, propiamente el registro individual de cada serie documental: en su conjunto, las cédulas constituyen un instrumento de control a partir del cual pueden derivarse los mecanismos de regulación que se requieren para propiciar un tratamiento adecuado de las series. La Cédula de Disposición Documental y por extensión el Registro Central cubre cuatro aspectos interrelacionados: La identificación, la valoración, la regulación y el control, los dos primeros citados anteriormente. Cada uno de estos elementos, vale la pena subrayarlo, resulta insuficiente si se quiere manejar aisladamente sólo teniendo una buena base de identificación puede esperarse un análisis serie y confiable; asímismo, solamente en la medida en que la identificación y la valoración se tengan puede aspirarse a regular eficientemente y continuamente el movimiento natural de los archivos, de acuerdo con el ciclo vital de la documentación. 24

Se presenta la relación de elementos que integran una Cédula de Disposición documental y una breve descripción de la información que debe ser requisada: SERIE DOCUMENTAL: Nombre Genérico de un grupo homogéneo y regular de documentos PROCEDENCIA INSTITUCIONAL: Nombre de la dependencia y de la unidad istrativa que generó la documentación. De existir cambios estructurales o funcionales en las entidades productoras a lo largo del período cubierto por la serie, deberán señalarse de manera general, remitiendo al esquema general de evolución institucional respectivo. DESCRIPCIÓN DE LA SERIE: Relación detallada de los asuntos y materias contenidos en las serie documental haciendo énfasis en la regularidad de la información. Si se trata de una serie plenamente homogénea o de un formato uniforme, deberá detallarse el contenido informativo. Debe destacarse, también la importancia de la serie respecto ala función o actividad de la cual deriva su creación. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL: Descripción de la clase de documentos que contiene cada expediente individual de la serie. Soporte material y formato físico. Señalar, también, el número de copias y destino. PERÍODO QUE CUBRE LA SERIE: Anotar los años extremos – inicial y final de la serie en su conjunto. ORGANIZACIÓN DE LA SERIE: Indicar la forma en que está ordenada la documentación (numérica, alfabética, cronológica, etc.) y las reglas usadas para su organización. Señalar, asimismo, si tiene instrumentos descriptivos de . VOLUMNE DE LA SERIE:

25

Indicar en metros lineales o en metros cúbicos, el volumen total de la documentación y, si es posible, el volumen de acumulación anual. VALORACIÓN PRIMARIA: Señalar los plazos de vigencia istrativa, legal y fiscal que tiene la documentación, así como las disposiciones legales que los sustentan. VALORACIÓN SECUNDARIA: Dictaminar sobre el valor informativo, evidencial y testimonial de la serie. Evaluar la homogeneidad de la serie en relación a la información que contiene y a la función de la cual deriva. Establecer el valor que puede tener la información para fines distintos a aquellos para los que fue concebida. Se anotará aquí la síntesis del dictamen de valoración secundaria. MÉTODO DE SELECCIÓN: Señalar, en el caso de considerarse suficiente conservar una parte del conjunto total de la serie, que método de selección es el adecuado para conservar el mayor volumen de información. En su caso, deberán observarse los lineamientos de selección y muestreo. REPROGRAFÍA. Indicar, de ser necesario reproducir parcial o totalmente la serie en cuestión, que método reprográfico debe usarse. RESTRICCIONES A LA CONSULTA: Señalar si existe alguna razón para restringir le general a la serie en cuestión. De justificarse, deberá indicarse el plazo de restricción y las condiciones de la consulta. SERIES AFINES: Mencionar aquellas series documentales que por su afinidad deban tomarse en consideración tanto en el proceso de valoración, como en la consulta. ARCHIVOS ESPECIALES: Anotar las observaciones pertinentes en el caso de que la serie incluya algún tipo especial de material (documento informático por ejemplo) OBSERVACIONES: 26

Indicar las observaciones que por su naturaleza no puedan ser consideradas dentro de los rubros anteriores. En el año de 2002, ha propuesta de la Secretaría Técnica del Comité de Unidades de Correspondencia y Archivos del Ejecutivo Federal, Alicia Barnard, se instaló un grupo de trabajo de valoración para el proceso de identificación y valoración de series documentales, como ejemplo de esto se presenta un modelo de Cédula relativa a las CARPETAS DE COMITÉS. N° 1/2002

•Denominación: Expediente (Carpetas) de las sesiones de los Consejos, Comités y Subcomités

•Vigencia documental aplicable a: Presidencia de la República, Secretarías de Estado, Departamentos istrativos, Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal, Procuraduría General de la República, organismos descentralizados y empresas con participación estatal mayoritaría así como fideicomisos con participación estatal mayoritaria

•Área responsable de la función y generadora de la documentación: Unidades istrativas o equivalentes que coordinan o tienen a su cargo la secretaría general o técnica de un comité o subcomité.

•Base legal de la función que genera la documentación: Las leyes federales, reglamentos, decretos, acuerdos o normas que fundamenten la creación y actividades de un consejo, comité, subcomité. Valor documental: istrativo

•Periodo de Conservación: 27

•Originales en etapa activa (archivos de trámite): 2 años posteriores al año de elaboración

•Originales en etapa semiactiva (archivos de concentración): •Copias de otros del Comité:

3 años

Etapa activa (archivo de trámite), máximo 3 años Nota: Se entiende por originales la que conserva el coordinador , secretario general o secretario técnico del Consejo, Comité o subcomité, el resto es considerada copia. Cuando se transfiere una copia o expediente de sesiones al archivo de concentración, se indicará en el inventario de transferencia el nombre del área donde se conserva los originales

•Conservación permanente:

Unicamente los expedientes (carpetas) originales que se localizan en las áreas de coordinación, secretario general o técnico del consejo, comité o subcomité, responsable de remitir la documentación al Archivo de Concentración al cumplir sus 3 años de archivos de trámite.

El Archivo de Concentración, según sea el caso, la transfiere al Archivo Histórico de la dependencia, al Archivo General de la Nación o notifica a éste que conservará la documentación en sus acervos de forma permanente

•Fecha de dictamen: 28 febrero 2002

Fecha de aprobación: 26 de septiembre 2002 Dentro de la atribución que le confiere el artículo 48 fracción II del Reglamento Interior de la Secretaria de Gobernación al Archivo General de la Nación, relativa a “Establecer los lineamientos para analizar, valorar y disponer del destino final de la documentación liberada por las dependencias y entidades de la istración Pública Federal” Se propone que retome el liderazgo en este aspecto y se permita llevar a buen término el proyecto de 1986 sobre el establecimiento de un Registro Central de Disposición Documental, que entre otros objetivos tiene:

28

Concentrar en un instrumento de control y seguimiento las series documentales producidas por las dependencias del gobierno Federal, a partir del registro de los resultados del proceso de identificación y valoración de aquellas. Una vez iniciado el proceso de identificación y valoración será factible realizar una variante propuesta por los archivistas canadienses relativa a la macrovaloración que proporciona instrucciones para la eliminación de documentos que se generaron por funciones comunes a varias o a todas las instituciones, denominado Plan General. Este goza de prioridad en los programas de gestión de documentos y abarca la totalidad de la istración, por su utilidad de facilitar la eliminación de grandes cantidades de documentos, situación que se sustenta en el análisis de necesidades permitiendo un conocimiento profundo de las instituciones y de los archivos valorados. CONSIDERACIONES FINALES. Otras propuestas que habría que estudiar son la aplicación de los principios de la gestión sistémica de istración de documentos istrativos. Y por otra parte, las propuestas australianas, en particular a la gestión de documentos, la descripción y lo que se conoce como la revolución “Post-custodia”. A manera de reflexión es importante conocer la forma de cómo funciona nuestro pensamiento, éste es inseparable de los problemas que afrontamos. Los problemas no están sencillamente “ahí afuera”, son creación conjunta de los acontecimientos y lo que pensamos de ellos. Somos el elemento común de todos nuestros problemas y tenemos que ser muy conscientes que no vamos a resolver un problema con el mismo nivel de pensamiento que lo creó.

29

BIBLIOGRAFIA 1. La columna vertebral del texto está basado en este artículo de Couture, Carol, “La evaluación de los archivos, Estado de la Cuestión”. (Texto basado en una investigación para obtener un DESS de Archivistica) 2. Mundet, José Ramón, Manual de Archivística, Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994, 408 pp. (Biblioteca del libro; 63) 3. Cox, Richard J., y Helen W. Samuels, “Agenda para mejorar la identificación y conservación de los acervos de valor perdurable” en Foro Archivístico, México, AGN, 1992, pág. 17-29. 4. Boles, Frank y Julia Marks Young “Exploring the Black Box: The Appraisal of University istrative Record”, en American Archivist, Vol. 48, No. 2/spring 1985. 5.Archivo General de la Nación, Dirección de istración de Documentos del Gobierno Federal, Lineamientos generales para el establecimiento de un registro central de Disposición Documental. México 6.Cook Terry “Interacción entre la teoría y la práctica archivísticas desde la publicación del manual holandés en 1898” en XIII Congreso Internacional de Archivos, Beijing, China, 1966. 7. Archivo General de la Nación, Dirección de istración de Documentos del Gobierno Federal, Sistema de Clasificación documental del Gobierno Federal.(Lineamientos para su diseño y desarrollo. 8. Llanos Sanjuán Joaquím, “Sistemas Archivísticas y Universidad Pública de Navarra,

Gestión de Documentos”

9. Herrera Huerta; Juan Manuel. “La selección documental: una solución dual”, en Boletín del Sistema Nacional de Archivos No. 5, mayo-junio de 1984, pp. 30-36 10. Herrera Huerta, Juan Manuel, José Antonio Ramírez de León, “La experiencia de México” en Archivos istrativos Iberoamericanos. Modelo y perspectivas de una tradición Archivística, Colombia, Archivo General de la Nación, Colombia, 117- 176.

30

SELECCIÓ N

PROHIB E ELIMINA R

VALORAR INVENTARIO Edad de documentos Contenido informativo

Orden jerárquico •Tener conocimiento istración profundo del Contemporaneidad organismo o de la valoración de la persona Tener un máximo de que ha información en un producido los mínimo de documentos archivos

ACTA DE REGISTRO DE OFICINAS PUBLICAS



MÉTODO DE SELECCIÓN

ISTRATIVO HISTORICO

QUE LA INSTITUCIÓNDE ORIGEN DA A LOS DOCUMENTOS Y SU UTILIDAD PARA LA HISTORIA ISTRATIVA DE LA INSTITUCIÓN A QUE SE REFIEREN

DE LAS PROTECCI INSTITUCIO ÓN DELOS DERECHOS NES DE LOS CIUDADAN OS

SATISFACER LA EN EL CURIOSIDAD MARCO DE LOS DE GENEALOGI INVESTIGA STAS CIONES SERIAS O ERUDITOS



ISTR ACIÓN DE ORIGEN LEGAL

INVESTIGA CIÓN TESTIMONIA

FISCAL

L

ITRAT IVO

INFORMATIV O ARCHIVIST

DOCUMEN INVESTIGA ISTRA CIÓN: Edad TOS: Unicidad, Credibilidad TIVOS: Primario: Volumen Forma Características/función Prueba Información

Legibilidad,

Edad

legal

Accesibilidad material

fiscal

Frecuencia, Tipos

istrativo

Claridad de la Utilización

POSEE PARA LA

ICOS: Relaciones: Documentos entre ellos Costos de conservación Almacenamien to

Características y uso de los acervos: CREACIÓN,ISTRACIÓN Y USO VALOR PARA LOS S SECUNDARIOS

INFORME DOCUMENTAL: Determinar valor de los materiales archivísticos

delDE acervo INDICAR, IMPACTO LA INFORMACIÓN TECNOLÓGICA Desarrollar y aplicar

estrategias:

PLANIFICACIÓN Y APLICAR ESTRATEGIAS DE DIFUSIÓN DE GUIAS DE VALORACIÓN VALORACIÓN POLÍTICAS DE ADQUISIÓN INSTITUCIONAL

VALOR DE INFORMACIÓN Y A LA DECISIÓN QUE RESULTARA COSTO DE CONSERVACIÓN

CRITERIOS LIGADOS A CONSECUENCIAS DE LA DECISIÓN

VALORACIÓN DE LA INFORMACIÓN CIRCUNSTANCIAS DE CREACIÓN

ANÁLISIS DEL CONTENIDO LIMITACI ONES PRÁCTIC AS

FUNCIÓN DE UBICACIÓN LOS EN LA ARCHIVOS ORGANIZAC IÓN ACTIVIDADE S DE LA UNIDAD

LEGIBILID AD BECHA EN EL TIEMPO

RELACIÓ N GENERA DOR TEMA

USO DE LOS ARCHIVOS

INTERÉS ANÁLISI DEL S USUARI DUPLICI O DAD DEL TÓPICO FÍSI INTELECT CLIENTE CA UAL LA

ENTENDIBIL IDAD

NIVEL DE DETALLE

CARÁCTE R DE LA INFORMA CIÓN

CALIDAD DE LA INFORMA CIÓN

RESTRICCI ONES DE RECURS OS

TENDENCIAS Y METODOLOGÍ A DE LA INVESTIGACI ÓN IMPOSICIÓN DE MEDIDAS PARA AL

ALMACE NAJE

COSTOS DE GUARDA

CANTIDAD TIPO

NIVEL DE EXPERIENCIA CANTIDAD DE TRABAJO

PROCESAM IENTO NIVEL DE EXPERIENCIA

CONSERVA CIÓN

COSTO DE SUMINISTROS

CANTIDAD DE TRABAJO COSTO DE SUMINISTROS

NIVEL DE EXPERIENCIA

REFERE NCIA

CANTIDAD DE TRABAJO

Los archivos tienen que dar testimonio del conjunto de las actividades de la sociedad

Tiene que asegurar la objetividad y la contemporaneidad del juicio que produce

Tiene que asegurar el respetar las relaciones que unen la valoración con otras intervenciones archivísticas

Debe asegurar que hay un equilibrio entre finalidades istrativas y las finalidades patrimoniales de sus intervención

Debe asegurar que hay un equilibrio entre las consideraciones relativas al contexto de creación y aquellas relacionadas con su utilización.

REFORMA ISTRATIVA 1977- 1982

REFORMA ISTRATIVA 1977 - 1982 „

DISEÑO E INTEGRACIÓN DEL

„

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

ƒ

ƒ

Regular, coordinar, homogeneizar y dinamizar el funcionamiento y el uso de los archivos istrativos e históricos en la istración de los poderes Federales, Estatales y Municipales a fin de convertirlos en fuentes esenciales de información acerca del pasado y del presente de la vida institucional.

PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL GOBIERNO FEDERAL 1982 - 1988

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS „

„

„

Contribuir a reforzar la unidad nacional a través de la adquisición, concentración, preservación de documentos y otras evidencias importantes sobre la historia nacional y la vida institucional para uso de los historiadores, funcionarios, estudiosos y público en general.

„

CONSOLIDACIÓN

SUBSISTEMA DE NORMALIZACIÓN „

Integra y formaliza

“ Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación será la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos istrativos e históricos de la istración Pública Federal.” Diario Oficial del 14 de julio de 1980.

„ „

„

ESTRUCTURA „

SUBSISTEMA DE NORMALIZACIÓN „

„

Comité de Modernización Archivística Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo (COTECUCA) Comité Técnico Interno de istración de Documentos (COTECIAD)

PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL GOBIERNO FEDERAL 1982 - 1988

Archivo General de la Nación en su carácter de órgano rector, regulado por diversas instancias de enlace y coordinación intra e intermunicipal, estatal, federal y nacional .

SUBSISTEMA DE OPERACIÓN „

Integrado por sistemas documentales institucionales .

„

SUBSISTEMA DE OPERACIÓN „

Reforma la estructura operacional ƒ

Sistemas Técnicos „ „

ƒPROGRAMA

„

„

Recursos Humanos y Materiales „ „

Los elementos que lo componen

Sistema Red de Archivos Sistema Único de Clasificación Catálogo de Disposición Documental

„

Reforma al catálogo de puestos del Gobierno Federal Sistema de capacitación archivística Programa de normalización de locales, mobiliario y equipo archivístico.

Producción Circulación Uso Concervación

ORGANIGRAMA DEL SISTEMA RED DE ARCHIVOS

Selección Eliminación

UNIDAD CENTRAL DE CORRE SPONDENCIA

Cuadro de clasificación

UNIDADES REG IONALES DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DOF 14-JUL-80

UNIDADES DE DOCUMENTACIÓN EN TRÁMITE

COTECIAD

UNIDAD CENTRAL DE ISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

UNIDAD DE ARCH IVO DE CONCENTRACIÓN

Catálogo de Disposición Documental UNIDAD CENTRAL DE MICROFILMACIÓN

UNIDAD DE ARCH IVO HISTÓRICO

REGISTRO CENTRAL DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

REGISTRO CENTRAL DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN REGULACIÓN CONTROL

Un manejo eficiente y confiable de las series documentales producidas por el Gobierno Federal Establecer un instrumento de seguimiento de control de las series documentales producidas por las dependencias del Gobierno Fed. Formular un mecanismo de trabajo de disposición documental basado en la identificación precisa de las series documentales y en la valoración de su información

España Portugal Brasil México

Definir y contrastar las características históricasistrativas y archivísticas del área de Centroamérica. Despojar de la terminología archivística los conceptos de influencias foráneas Adelantar la fase de clasificación y ordenación en referencia a la descripción

IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN

IDENTIFICACIÓN Es el proceso de investigación de categorías istrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo o grupo documental

VALORACIÓN Es el proceso de investigación y análisis de los testimonios istrativos, legales, jurídicos e informativos presentes en cada una de las series documentales que constituyen un fondo

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

ESTRATEGIAS

LFTAIPG, REGLAMENTO

NORMALIZACIÓN JURÍDICA

ESTRUCT URA NORMATI VA

NORMALIZACIÓN

Art. 42, Reglamento de la LFTAIPG

CONCEPTUAL NORMALIZACIÓN TÉCNICA

LINEAMIENTOS

IDENTIFICACIÓN CRITERIOS DE CLASIFICA CIÓN

JERARQUIZACIÓN CODIFICACIÓN VALIDACIÓN

NORMALIZA CIÓN

IMPLEMENT ACIÓN DE LA NORMA

FORMALIZACIÓN INSPECCIÓN Y ASESORIA CAPACITACIÓN

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE FUNCIONES COMUNES CÓD IGO

SECCIONES

VALOR PRIMARIO

SERIES

01

LEGISLACIÓN

LEGAL

15

02

ASUNTOS JURÍDICOS

LEGAL

18

03

PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN´Y PRESUPUESTACIÓN

ISTRATIVO Y CONTABLE

21

04

RECURSOS HUMANOS

ISTRATIVO

21

05

RECURSOS FIMANCIEROS

ISTRATIVO Y CONTABLE

28

06

RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA

ISTRATIVO

27

07

SERVICIOS GENERALES

ISTRATIVO Y CONTABLE

17

08

TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN

ISTRATIVO

24

09

COMUNICACIÓN SOCIAL

ISTRATIVO

14

10

CONTROL DE AUDITORÍAS

ISTRATOVP

14

11

PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS

ISTRATIVO

23

05 05.1 05.2 05.3 05.4 05.5 05.6 05.7 05.8 05.9 0. 510 05.11 05.12 05.13 05.14 05.15 05.16 05.17 05-18 05.19 05.20 05.21 05.22 05.23 05.24 05.25 05.26 05.27 05.28

RECURSOS FINANCIEROS

Disposiciones en materi a de recursos fi nancieros Programas y proyectos sobre recursos financieros Gastos o egresos por partida presupuestal Ingresos Li bros contables Registros contables (glosa) Valor es fi nancieros Aportaciones a capital Emprésti tos Financiam iento externo Esquemas de financi amiento Asignación y optimización de recursos financi eros Créditos concedidos Cuentas por liquidar certificadas Transferencias presupuestales Ampliaciones presupuestales Registro y control de pólizas de egresos Regi stro y control de pólizas de ingresos Póli zas de diario Compras directas Garantías, fianzas y depósitos Control de cheques Conciliaciones Estados financieros Auxil iares de cuentas Estado del ejerci cio del presupuesto Fondo rotatorio Pago de derechos

Valor legal en copia Valor contable Valor contable Valor contabl e Valor contable Valor contable Valor contable Valor contable Valor contable Valor contable Valor contable Valor contable Valor contable Valor contable Valor contable Valor contable Valor contable Valor contable Valor contable Valor contable Valor contable Valor istrati vo Valor contable Valor contable Valor contable Valor istrati vo Valor contable Valor contable

05 RECURSOS FINANCIEROS 05.5 LIBROS CONTABLES 05.5.1 LIBRO MAYOR O5.5.2 LIBRO DE DIARIO 05.5.3 LIBRO DE BALANCES 05.5.4 LIBRO DE INVENTARIOS

PROCEDENCIA INSTITUCIONAL Permite conocer el organismo que generó la documentación y en consecuencia, la función de la cual deriva en relación directa

CARACTERIZ ACIÓN DOCUMENTA L Informa los soportes, tipología, volumen y organización

DESCRIPCIÓN INFORMATIVA Cubre contenido informativo, relación entre serie y función, periodo que cubre la información y relación entre la serie en tió t

VALORACIÓN

¿ CUÁLES ? ¿ CUÁNDO ? ¿ CÓMO ?

•Disposición N° 1/2002 •Denominación: Expediente (Carpetas) de las sesiones de los Consejos, Comités y Subcomités •Vigencia documental aplicable a: Presidencia de la República, Secretarías de Estado, Departamentos istrativos, Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal, Procuraduría General de la República, organismos descentralizados y empresas con participación estatal mayoritaría así como fideicomisos con participación estatal mayoritaria

•Área responsable de la función y generadora de la documentación: •Unidades istrativas o equivalentes que coordinan o tienen a su cargo la secretaría general o técnica de un comité o subcomité. •Base legal de la función que genera la documentación: Las leyes federales, reglamentos, decretos, acuerdos o normas que fundamenten la creación y actividades de un consejo, comité, subcomité. Valor documental: istrativo :

•Periodo de Conservación: •Originales en etapa activa (archivos de trámite): 2 años posteriores al año de elaboración •Originales en concentración):

etapa semiactiva 3 años

(archivos

de

•Copias de otros del Comité: Etapa activa (archivo de trámite), máximo 3 años Nota: Se entiende por originales la que conserva el coordinador , secretario general o secretario técnico del Consejo, Comité o subcomité, el resto es considerada copia. Cuando se transfiere una copia o expediente de sesiones al archivo de concentración, se indicará en el inventario de transferencia el nombre del área donde se conserva los originales.

•Conservación permanente: •Unicamente los expedientes (carpetas) originales que se localizan en las áreas de coordinación, secretario general o técnico del consejo, comité o subcomité, responsable de remitir la documentación al Archivo de Concentración al cumplir sus 3 años de archivos de trámite. •El Archivo de Concentración, según sea el caso, la transfiere al Archivo Histórico de la dependencia, al Archivo General de la Nación o notifica a éste que conservará la documentación en sus acervos de forma permanente •Fecha de dictamen: 28 febrero 2002 •Fecha de aprobación: 26 de septiembre 2002