Trabajo Investigacion Contable 666428

IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO EN EL BUEN FUNCIONAMIENTO Y PRODUCTIVIDAD DE LA CONSTRUCTORA CONDIS LTDA UBICADA EN LA CIUDAD DE BARRANQUILLA.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Control Interno es parte integral de una empresa para que esta pueda desarrollarse en el medio ambiente que la rodea y a la vez pueda tener cierto grado de control sobre una diversidad de factores que podrían influir en su desempeño.

(Hernández y Riquett, 1999). Define: “El Control Interno es el mecanismo de regulación y vigilancia de las actividades dentro de una organización; y el control fiscal es el órgano de vigilancia que existe en las entidades del estado y a ellos se asumen el control de gestión realizando una labor de supervisión y es allí donde cobra vida esta indagación, porque allí embozaremos todos los aspectos relacionados para determinar porque las entidades públicas muchas veces no se cumplen los objetivos trazados.”

NIVEL MACRO En el Mundo existen diversos enfoques sobre el control interno, pero uno de los que actualmente está tomando un mayor auge es el diseñado por el COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISSION (COSO), integrado por cinco organizaciones. El control interno COSO se fundamenta en un proceso efectuados por personas en todos los niveles de la organización. La implementación de este control interno busca que los objetivos de la empresa se cumplan de la mejor manera posible, ayudando a aumentar la eficiencia, la confiabilidad de los estados financieros y al cumplimiento de las leyes.

Este enfoque COSO ha sido adoptado en los EE.UUU, por el Banco Mundial y otros organismos a través del mundo.

En octubre de 1987 la National Comission on Fraudulent Financial (Treadway Comisión) Público un informe en el que enfatiza la importancia del Control Interno para producir la incidencia de información financiera fraudulenta. Una de las referencias más antiguas acerca del concepto de Control Interno de las que se tiene evidencia, la hace, L. R. Dicksee en 1905. Indica este autor que: "un sistema apropiado de comprobación interna obvia frecuentemente la necesidad de una auditoría detallada”. El concepto de control interno de Dicksee, incluye tres elementos, como son la división de labores, utilización de los registros de contabilidad y rotación del personal.

En "El Control Interno. ¿Un invento de los Contadores? Se plantea que el concepto de Control Interno, a través del tiempo ha sufrido innumerables cambios. En 1994 la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IM), en su boletín 3050, mencionaba que la estructura del control interno consiste en las políticas y procedimientos establecidos para lograr los objetivos específicos de la entidad. Esta estructura consiste en tres elementos: 

Ambiente de Control



Procedimiento de Control



Sistema Contable.

Según Cook and Winkle en el Tomo I de "Auditoría" define el Control Interno como un sistema: "El Control Interno es un sistema interior de una compañía que está integrado por el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el diseño de cuentas e informes y todas las medidas y métodos empleados: para proteger los activos; obtener la exactitud y confiabilidad de la contabilidad y de otros datos operativos; promover y juzgar la eficiencia de las operaciones de todos los aspectos de las actividades de la compañía; y comunicar las políticas istrativas, estimular y medir el cumplimiento de las mismas". En esta definición de Cook se observa redundancia; el autor es del criterio que la Contabilidad es confiable, o sea, que si hay Contabilidad debe existir confiabilidad.

Según Walter B. Meigs en el Tomo I del libro "Principios de Auditoría" lo define como un conjunto de medidas cuyo propósito básico es promover la operación eficiente de la organización, proteger los activos contra el desperdicio y el uso ineficiente, promover la exactitud y confiabilidad en los registros contables, alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la compañía y evaluar la eficiencia de las operaciones.

Meigs no hace referencia sobre donde está la responsabilidad del cumplimiento de este conjunto de medidas, que claro está, es responsabilidad de todos y cada uno de las personas que laboren en la entidad, desde cada dirigente hasta el trabajador más simple.

El Control Interno se define como cualquier acción tomada por la Gerencia para aumentar la probabilidad de que los objetivos establecidos y las metas se han cumplido, La Gerencia establece el Control Interno a través de la planeación, organización, dirección y ejecución de

tareas y acciones que den seguridad razonable de que los objetivos y metas sean logradas".

NIVEL MICRO

En Colombia las entidades adscritas a la Superintendencia Financiera, al tener una normatividad particular al respecto, establecen que el control interno es “un proceso realizado por la Junta directiva, los es y demás personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable “, estableciendo una relación fuerte entre categorías como efectividad y eficacia, Suficiencia y confiabilidad de la información financiera y Cumplimiento de la regulación.

En cuanto a la primera categoría, establece que esta apunta hacia el cumplimiento de los objetivos básicos de la entidad, pero haciendo una utilización pertinente de sus recursos activos. La suficiencia y confiabilidad de la información financiera, específicamente en la preparación de todos los estados financieros.

El cumplimiento de la regulación, como tercera categoría, se refiere a la aplicación de las leyes, estatutos, reglamentos o instrucciones a los que está sujeta la entidad. Para el logro de estos objetivos, la Superintendencia contempla que cada entidad puede fijar sus estrategias de control, las cuales pueden implementarse en toda la entidad o de acuerdo a las actividades específicas desarrolladas internamente. Al haber analizado los diversos conceptos y objetivos propuestos por cada uno de las leyes y modelos en cuanto al control interno, es posible encontrar una similitud entre estos pero no una uniformidad, pues existen algunas diferencias

en los elementos que los definen. Indudablemente, esto dificulta la evaluación de sistemas de control interno por parte del Revisor Fiscal, que se ve obligado a responder a una diversidad de referentes conceptuales, de acuerdo a la ley o paradigma de control que sea empleado por cada entidad. Sin embargo esta labor llega a ser aún más compleja, si se tiene en cuenta la heterogeneidad que existe entre los componentes de acción, planteados dentro de estas normatividades.

A pesar de que se han tratado de emplear algunos estándares de control, estos han sido implementados en algunos sectores de la economía de manera diferenciada, como es el caso del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), el cual solo se aplica para las entidades del Estado. Igualmente, el sector financiero, por ejemplo, aunque no ha formalizado un estándar desarrollando sus componentes como tal, ha puesto a operar un modelo diseñado por la Superintendencia Financiera de Colombia que establece ciertos criterios y estrategias de control interno, que competen solamente a las instituciones financieras del país.

Los Resultados referentes al control interno dentro de la economía nacional, la Revisoría Fiscal queda imposibilitada de emitir una opinión con un único referente frente al desempeño de la organización, que le permita mejorar o implantar un sistema adecuado, para la óptima realización de su objeto social. Ante esta problemática y con el fin de aportar alternativas de solución que viabilicen la unificación nacional de los modelos de control, en la presente ponencia se realizará un análisis comparativo de los elementos que componen los estándares existentes a nivel internacional, con el marco normativo que rige en el país. Para ello se retomarán los dos modelos internacionales, COSO y ERM, la ley 87 de 1.993, el sistema MECI y el modelo propuesto por la Superintendencia Financiera de Colombia, teniendo en

cuenta como categorías comparativas para el estudio, el concepto de control interno, los objetivos generales y los elementos que lo integran

El modelo COSO, por ejemplo, diferencia cinco componentes básicos: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información comunicación y monitoreo. El ambiente de control resalta que la esencia de cualquier negocio es su gente, sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos, y la competencia, elementos que proporcionan una atmósfera para que las personas desarrollen sus actividades, cumpliendo sus responsabilidades de control. Además de esto, las entidades requieren evaluar sus riegos, es decir, tener conciencia de estos y capacidad para enfrentarlos.

NIVEL MESO La empresa CONDIS LTDA ubicada en la ciudad de Barranquilla. Mostrar las diferentes problemáticas que tiene la empresa en su ámbito contable, financiero, estructural y a su vez proponer políticas contables. CONDIS LTDA se dedica al servicio de edificación, construcción de instalaciones y mantenimiento. La empresa está legalmente constituida e inscrita en el Registro Único Proponente, por lo que puede celebrar contratos con el estado. Está ubicada en la ciudad de Barranquilla y cuenta con un personal de 12 trabajadores distribuido así:  Revisor Fiscal.  Gerente; Sub-gerente.  Contador; Asistente contable y Auxiliar Contable.  Jefe de Proyecto.

 Jefe de Compras.  Contratistas; Sub-Contratistas.  Arquitectos; Ingenieros. La empresa actualmente tiene varias políticas istrativas, una de ella es recibir facturas y cuentas de cobro los días lunes y martes, los días miércoles son mandadas revisión y los viernes son pagadas, sin embargo, la empresa no está cumpliendo con las políticas asignadas, ya que en la realidad se terminan recibiendo y pagando facturas y cuentas de cobros diariamente. Esto ocasiona que la parte contable sufra un gran atraso.

Otra política istrativa que posee la empresa es que no inicia sus obras sin antes haber recibido un anticipo del contratante, pero algunas veces empiezan sus construcciones con sus propios recursos y esto ocasiona que su liquidez se vea afectada. Por ende esto trae como consecuencia el atraso al pago de los proveedores, trabajadores y obligaciones financieras. Por otra parte se puede observar que los pagos y el efectivo es manipulado por varios personas y no delegan a una persona específica para este cargo (Tesorería), es decir, no poseen una adecuada segregación de funciones.

Por otro lado podemos observar que el departamento de contabilidad registra sus compras sin tener en cuenta el principio de causación, dado, a que contabilidad registra sus compras cuando recibe las facturas y cuentas de cobro no cuando recibe sus materiales, esto se presenta porque la persona encargada de recibir los materiales no tiene comunicación con el departamento de contabilidad.

Otro punto a tratar es que la empresa no ha implementado arqueo de caja, por lo que el residente de obra, solo soporta sus gastos a su gusto; ya que no se lleva ese control, puede ocasionar que haya facturas inexistentes y alteración de valor. Todos los departamento que conforman CONDIS LTDA son importantes, pero existen dependencias que van a estar siempre en constantes cambios con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organización, debido a que se presenta en esta empresa desorden en los procesos establecidos en el manual de procedimientos que indica para cada departamento como se realiza la gestión en aras de alcanzar la calidad, pero al realizar la actividad diaria se omiten procedimientos y estos ocasiona un problema principalmente en el área de contabilidad trayendo como consecuencia la violación de los principios de contabilidad generalmente aceptados que nos rigen y ocasiona pérdidas en cuanto a la eficiencia y eficacia.

El departamento de tesorería es uno de los más vulnerables ya que no se cumplen los debidos procesos de control, un claro ejemplo es la falta de coordinación que se da las diferentes transacciones diarias de la compañía.

Desde tiempos remotos, el ser humano ha tenido la necesidad de controlar sus pertenencias, por lo que de alguna manera se tenían tipos de control para evitar desfalcos; esta situación se ha mantenido hasta la actualidad, en donde las empresas establecen controles internos con el objetivo de conocer, mejorar y optimizar su situación financiera, istrativa y legal.

Se entiende por control interno como un proceso sistemático efectuado por la istración, la dirección y el resto del personal de la entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un

grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de la siguiente categoría:

 Eficacia y eficiencia de las operaciones.  Fiabilidad de la información financiera.  Cumplimiento de las normas y leyes que sean aplicables.

Debido a la globalización de la economía las empresas en la ciudad de Barranquilla, se han visto en la necesidad de implementar un buen sistema de control interno en sus organizaciones, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, puesto que de ellos depende su permanencia

en el mercado.

Las empresas que apliquen controles internos en sus operaciones, conducirán a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión. Esto es de suprema importancia para la estructura istrativa contable de una empresa, salvaguardando cualquier tipo de amenaza frente a fraudes y especulaciones.

Las instituciones comerciales registran una deficiencia que se viene suscitando en el sistema de control interno en el área contable tanto en el aspecto organizacional como funcional, debido a que algunas de las operaciones no son reportadas en el momento oportuno y así mismo el sistema de supervisión en algunas no es suficiente. Esto ocasiona una

dificultad en el control de las empresas pymes ya que no se establece responsabilidades precisas en el manejo de las operaciones. Ante la situación planteada la importancia de las buenas prácticas contables y istrativas como soporte del control interno dentro de las empresas pymes de la ciudad de Barranquilla. En el mercado de la construcción comercial, donde las empresas constructora compiten cada día más fuerte por su permanencia en el mismo, deben establecer niveles de control más específicos para el mejoramiento de su eficiencia y productividad de sus funciones internas, en este caso tomamos como ejemplo la empresa CONSTRUCCIONES Y DISEÑOS STEVESON HERMANOS LTDA. - CONDIS LTDA, la cual fue fundada en el año 2004 por dos hermanos que actúan como socios.

1.1 FORMULACION DEL PROBLEMA ¿Cómo se podría demostrar la importancia que tiene el control interno en el buen funcionamiento de la eficacia y productividad de la constructora CONDIS LTDA?

2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION 2.1 OBJETIVO GENERALES Mostrar la importancia y el papel fundamental que juega el Control Interno en el interior y exterior de las empresas de barranquilla. Importancia que tiene el control interno en el buen funcionamiento de la eficacia y productividad de la constructora CONDIS LTDA. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Determinar los procedimientos de control interno que utilizan la empresa CONDIS LTDA.

Analizar los métodos y procedimientos relacionados con la autorización de transacciones, tal es el caso de los registros financieros. Documentar la importancia del control interno en la organización CONDIS LTDA.

3. JUSTIFICACIÓN Las empresas ya sea grande, mediana o pequeña; tienen que tener en cuenta la importancia que tienen el control interno, saber las ventajas y los problemas que se ahorrarían teniendo esta herramienta que es fundamental para el crecimiento económico de una entidad. CONDIS LTDA es una entidad que tiene muchas falencias en la parte de los procesos contables, ya que no hay organización en el momento de delegar funciones. Lo cual ha conllevado a que se incumplan principios contables, por lo que le aconsejamos a que lleve procesos de control interno para así mejorar su falencia.

El disponible para una empresa es muy importante ya que, gracias a él se pueden cubrir las compras de mercancías, pagos de nómina y pagos de pasivos. Además tiene que haber una proyección por si se presenta cualquier eventualidad para poder solventar posibles contingencias por lo tanto, hay que tener un buen sistemas de control interno para así prevenir robos y fraudes; evitando que los empleados utilicen dinero de la empresa para su uso normal. El control interno del efectivo es muy importante en el ámbito económico, ya que un mal manejo de este puede llevar a una empresa a la iliquidez económico y esto podría traer consigo varias consecuencias: como el cierre de empresas, desempleo, menos ingresos para el estado (impuesto), entre otros.

Por otro lado el manejo del efectivo juega un papel muy importante para la empresa, se dice que una empresa es más probable que pueda quebrar por iliquidez que por rendimiento. También cabe destacar que un buen control es las operaciones del efectivo puede reducir el riesgo de fraudes económicos como pagos a proveedores ficticios, gastos inexistentes, salidas de dinero injustificadas y valores irracionales.

Esta investigación es muy importante para nosotros como investigadores porque el objeto de estudio, los estudiante y organizaciones; se dan cuenta que no solamente es contabilizar, si no también poder tener la autoridad de decirle a los dueños de la empresa que llevar control interno en una empresa es esencial dado, a que la organización será más organizada, no se violaran los principios contables; además su realidad económica será más confiables. Evitando robos y malos manejos en sus áreas. Además está comprobado por investigaciones anteriores que si una empresa no lleva control interno, esta desorganizada, no tendrá el rendimiento que los dueños esperas y esto afecta a la entidad; no estarán protegidos los registros contables, la información no será fidedigna y confiables.

Esta investigación es pertinente socialmente para la CONSTRUCTORA CONDIS LTDA; porque le sirve a la empresa a desarrollar mejores sus procedimientos en la custodia o transacción de sus disponibles con el fin de evitar robos o desfalcos por la mala manipulación que se está llevando. Le ayuda a darse cuenta cuales son las falencias que tiene la empresa y los problemas que está arrojando por no llevar control interno, además es una alternativa que se da para mejorar y hacer más eficiente y productiva la entidad, formando planes y controles para que funcione mejor.

La investigación es muy importante para la sociedad porque le sirve como modelo a las demás empresas, la cual le ayudara a saber cómo actuar si su entidad está pasando por los mismo problemas de Condis Ltda, además se dan cuenta cuales son los riesgos que corre por no llevar control interno y el rendimiento y funcionamiento no será el mismo o el esperado ya que, no se está realizando los procesos adecuados.