Sap Gl Best Practice 3f3x1n
This document was ed by and they confirmed that they have the permission to share it. If you are author or own the copyright of this book, please report to us by using this report form. Report 2z6p3t
Overview 5o1f4z
& View Sap Gl Best Practice as PDF for free.
More details 6z3438
- Words: 7,147
- Pages: 38
EHP5 for SAP ERP 6.0 Dezember 2010 Deutsch
Hauptbuch (156) Ablaufbeschreibung
SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Deutschland
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Copyright © Copyright 2009 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Microsoft, Windows, Excel, Outlook und PowerPoint sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli und Informix sind Marken oder eingetragene Marken der IBM Corporation. Linux ist eine eingetragene Marke von Linus Torvalds in den USA und anderen Ländern. Adobe, das Adobe Logo, Acrobat, PostScript und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Inc. in den USA und/oder anderen Ländern. Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame und MultiWin sind Marken oder eingetragene Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML und W3C sind Marken oder eingetragene Marken des W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java ist eine eingetragene Marke von Sun Microsystems, Inc. JavaScript ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text erwähnte Business-Objects-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der Business Objects S. A. in den USA und anderen Ländern. Business Objects ist ein Unternehmen der SAP. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden von SAP AG und ihren Konzernunternehmen („SAP-Konzern“) bereitgestellt und dienen ausschließlich Informationszwecken. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung.
© SAP AG
Seite 2 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Symbole Symbol
Bedeutung Achtung Beispiel Hinweis Empfehlung Syntax Externer Prozess Alternativer Geschäftsprozess/Wahlmöglichkeit
Typografische Konventionen Format
Beschreibung
Beispieltext
Wörter oder Zeichen, die von der Oberfläche zitiert werden. Dazu gehören Feldbezeichner, Bildtitel, Drucktastenbezeichner sowie Menünamen, Menüpfade und Menüeinträge. Verweise auf andere Dokumentationen
Beispieltext
hervorgehobene Wörter oder Ausdrücke im Fließtext, Titel von Grafiken und Tabellen
BEISPIELTEXT
Namen von Systemobjekten Dazu gehören Reportnamen, Programmnamen, Transaktionscodes, Tabellennamen und einzelne Schlüsselbegriffe einer Programmiersprache, die von Fließtext umrahmt sind, wie z. B. SELECT und INCLUDE.
Beispieltext
Ausgabe auf der Oberfläche Dazu gehören Datei- und Verzeichnisnamen und ihre Pfade, Meldungen, Namen von Variablen und Parametern, Quelltext und Namen von Installations-, Upgrade- und Datenbankwerkzeugen.
BEISPIELTEXT
Tasten auf der Tastatur, wie z. B. die Funktionstaste F2 oder die StrgTaste.
Beispieltext
Exakte Benutzereingabe. Dazu gehören Wörter oder Zeichen, die Sie genau so in das System eingeben müssen, wie es in der Dokumentation angegeben ist.
Variable Benutzereingabe. Die Wörter und Zeichen in spitzen Klammern müssen Sie durch entsprechende Eingaben ersetzen, bevor Sie sie in das System eingeben.
© SAP AG
Seite 3 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Inhalt 1 Einsatzmöglichkeiten..................................................................................................................5 2 Voraussetzungen........................................................................................................................5 2.1 Stammdaten ........................................................................................................................5 2.2 Rollen...................................................................................................................................6 2.3 Vorbereitende Schritte..........................................................................................................6 3 Prozessübersicht........................................................................................................................7 4 Prozessschritte...........................................................................................................................8 4.1 Hauptbuchbelege buchen....................................................................................................8 4.2 Beleg anzeigen...................................................................................................................10 4.3 Einzelposten anzeigen und ändern....................................................................................12 4.4 Salden anzeigen.................................................................................................................14 4.5 Beleg-Kompaktjournal anzeigen.........................................................................................15 4.6 Belegjournal anzeigen........................................................................................................16 4.7 Hauptbuchsalden (Liste) anzeigen.....................................................................................19 4.8 Beleg stornieren.................................................................................................................21 4.9 Dauerbuchungen................................................................................................................25 4.10 Liste der Dauerbuchungsurbelege...................................................................................28 4.11 Dauerbuchungen ausführen.............................................................................................30 4.12 Kontenpflege: Maschinelles Ausgleichen.........................................................................32 4.13 Kontenpflege: Manuelles Ausgleichen.............................................................................34 5 Anhang.....................................................................................................................................37 5.1 Prozessschritte korrigieren.................................................................................................37 5.2 Verwendete Formulare.......................................................................................................38
© SAP AG
Seite 4 von 38
SAP Best Practices
1
Hauptbuch (156): AB
Einsatzmöglichkeiten
Die Hauptbuchhaltung soll hauptsächlich einen umfassenden Überblick über das externe Rechnungswesen und Konten liefern. Die Erfassung aller Geschäftsvorgänge (Primärbuchungen und Abrechnungen aus der internen Buchhaltung) in einem Softwaresystem, das mit allen anderen operativen Bereichen eines Unternehmens vollständig integriert ist, stellt die Vollständigkeit und Richtigkeit der Buchhaltungsdaten zu jedem Zeitpunkt sicher. Die SAP-FI-Hauptbuchhaltung bietet folgende Funktionen: •
Freie Auswahl der Ebene: Konzern oder Gesellschaft
•
Automatisches und gleichzeitiges Buchen aller Nebenbuchpositionen auf die richtigen Hauptbuchkonten (Abstimmkonten)
•
Gleichzeitiges Fortschreiben der Bereiche Hauptbuchhaltung und Kostenrechnung
•
Echtzeit-Auswertung und Auswertungen für aktuelle Buchhaltungsdaten in Form von Kontoanzeigen, Bilanzen mit unterschiedlichen Bilanz-/GuV-Strukturen und zusätzlichen Analysen
Im Wesentlichen erfuellt die Hauptbuchhaltung den Zweck einer vollständigen Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Es ist die zentralisierte, aktuelle Referenz für die Rechnungslegung. Einzelne Vorfälle können jederzeit per Echtzeitverarbeitung überprüft werden, indem die ursprünglichen Belege, Einzelposten und Verkehrszahlen auf verschiedenen Ebenen wie den Folgenden angezeigt werden:
2
•
Kontoführung
•
Journale
•
Gesamtsummen/Verkehrszahlen
•
Bilanz/Gewinn- und Verlustauswertungen
Voraussetzungen
2.1 Stammdaten SAP Best Practices – Standardwerte In der Implementierungsphase wurde in Ihrem ERP-System eine Reihe von grundlegenden Stamm- und Organisationsdaten angelegt, beispielsweise die Daten, welche die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens widerspiegeln, sowie Stammdaten, die ihrem betrieblichen Schwerpunkt entsprechen, z. B. Stammdaten für Materialien, Lieferanten, Kunden usw. Bei diesen Stammdaten handelt es sich in der Regel um standardisierte SAP-Best-PracticesVorschlagswerte, mit denen Sie die Prozessschritte dieses Szenarios durchlaufen können.
© SAP AG
Seite 5 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Verwenden Sie zur Ausführung der in diesem Dokument beschriebenen Prozessschritte die folgenden Stammdaten:
Alle Stammdaten
Wert
Selektion
Bemerkung
Kostenstelle
*
alle
Wählen Sie alle Kostenstellen aus.
2.2 Rollen Verwendung Die folgenden Rollen müssen bereits installiert sein, um dieses Szenario im SAP NetWeaver Business Client (NWBC) testen zu können. Die Rollen in dieser Ablaufbeschreibung müssen dem Benutzer bzw. den Benutzern zugewiesen sein, die dieses Szenario testen. Sie benötigen diese Rollen nur, wenn Sie anstelle der Standard-SAP-GUI die NWBC-Oberfläche verwenden.
Voraussetzungen Die Rollen wurden dem Benutzer zugewiesen, der dieses Szenario testet. Benutzerrolle
Details
Mitarbeiter SAP_NBPR_EMPLOYE E_S
Mitarbeiter
SAP_NBPR_FINACC_ S
Hauptbuchhalter
Aktivität
Transaktion
Die Zuordnung dieser Rolle wird für die Ausführung von Basisfunktionalitäten benötigt. FB50 FB03 FAGLL03 FAGLB03 S_ALR_87012289 S_ALR_87012287 S_PL0_86000030 FB08 F.13 F-03
SAP_NBPR_FINACC_ M
Leiter Geschäftsbuchhaltung
F.80 FBD1 F.15 F.14
2.3 Vorbereitende Schritte © SAP AG
Seite 6 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Es sind keine vorbereitenden Schritte erforderlich.
3
Prozessübersicht
Prozessschritt
Benutzerrolle
Transaktion scode
Hauptbuchbelege buchen
Hauptbuchhalter
FB50
Beleg anzeigen
Hauptbuchhalter
FB03
Einzelposten anzeigen und ändern
Hauptbuchhalter
FAGLL03
Salden anzeigen
Hauptbuchhalter
FAGLB03
BelegKompaktjournal anzeigen
Hauptbuchhalter
S_ALR_
Belegjournal anzeigen
Hauptbuchhalter
Hauptbuchsalden (Liste) anzeigen
Hauptbuchhalter
Beleg stornieren
Hauptbuchhalter
FB08
Beleg stornieren – Massenstorno
Leiter Geschäftsbuchhalt ung
F.80
Beleg stornieren – Einzelstorno
Hauptbuchhalter
FB08
Dauerbuchungsbe lege bearbeiten
Leiter Geschäftsbuchhalt ung
FBD1
Liste der Dauerbuchungsur belege
Leiter Geschäftsbuchhalt ung
F.15
Dauerbuchung ausführen
Leiter Geschäftsbuchhalt ung
F.14
Kontenpflege: Maschinelles Ausgleichen
Hauptbuchhalter
F.13
Kontenpflege: Manuelles Ausgleichen
Hauptbuchhalter
F-03
© SAP AG
Externe Prozessreferenz
Voraussetzungen/ Situation
Erwarte te Ergebni sse
87012289 S_ALR_ 87012287 S_PL0_ 86000030
Seite 7 von 38
SAP Best Practices
4
Hauptbuch (156): AB
Prozessschritte
4.1 Hauptbuchbelege buchen Verwendung Sie erhalten Sachkontenbuchungsbelege, die manuell im SAP-System gebucht werden müssen.
Voraussetzungen Keine
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Buchung → Sachkontenbeleg erfassen
Transaktionscode
FB50
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Buchung → Buchung → Sachkontenbuchung Einbildtransaktion
2. Falls ein Dialogfenster angezeigt wird, geben Sie folgende Daten ein, sofern diese nicht bereits vorm System vorgeschlagen werden: Feldbezeichner
Beschreibung
Buchungskreis
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
1000
3. Wählen Sie Weiter (Enter).
Um den Buchungskreis zu ändern, wählen Sie Bearbeiten → Buchungskreis wechseln.
© SAP AG
Seite 8 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
4. Auf dem Bild Sachkontenbeleg erfassen: Buchungskreis 1000 geben Sie die folgenden Werte ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Belegdatum
Beispiel: heute
Buchungsdat um
Beispiel: heute
Währung
EUR
z. B. Hauswährung EUR
5. Geben Sie zur ersten Belegposition die folgenden Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Sachkonto
<Sachkontonummer>
Beispiel: 680000
S/H
Soll
Betrag Belegwährun g
Beispiel: 1100
Steuerkennz eichen
Beispiel: V1 (Vorsteuer Inland 19 %)
Kostenstelle
Beispiel: Kostenstelle 1101
Die Kostenstelle ist nur erforderlich, wenn die Sachkontonummer eine Kostenart ist. 6. Geben Sie zu den weiteren Belegpositionen die folgenden Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Sachkonto
<Sachkontonummer>
Beispiel: 280015
S/H
Haben
Betrag Belegwährun g
*
Geben Sie den Betrag aus dem letzten Schritt oder „*“ ein.
Valutadatum
Beispiel: heute
Das Valutadatum ist nur erforderlich, wenn das Hauptbuchkonto ein Bankkonto mit obligatorischem Valutadatum ist.
© SAP AG
Seite 9 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
7. Wählen Sie die karte Detail und geben Sie folgende Daten ein: Feldbezeichner
Benutzeraktion und Werte
Steuer rechnen
Setzen Sie das Kennzeichen Steuer rechnen.
Bemerkung
8. Um den Beleg vor dem Buchen zu prüfen, wählen Sie Simulieren (F9). Dadurch können Sie den Beleg einschließlich der zu buchenden Vorsteuer anzeigen und ggf. korrigieren. Bestätigen Sie alle angezeigten Meldungen mit Enter. 9. Um den Beleg zu buchen, wählen Sie Buchen (Strg+S). 10. Im unteren Bildbereich wird die Meldung: Beleg xxxxx wurde im Buchungskreis 1000 gebucht angezeigt, wobei xxxxx die fortlaufend vom System vergebene Belegnummer ist. 11. Notieren Sie die Belegnummer.
Ergebnis Der Hauptbuchkontobeleg wurde gebucht. Das System hat automatisch das Vorsteuerkonto hinzugefügt.
Beispiel Sachkonto
Vorsteuer
Kostenstelle
Datum
680000
V1
1101
Sachkonto
Valutadatum
280015
4.2 Beleg anzeigen Verwendung Es besteht die Möglichkeit, Einzelbelege anzuzeigen.
Voraussetzungen Bevor Sie mit diesen allgemeinen Abläufen beginnen können, müssen Sie einige Belege buchen.
© SAP AG
Seite 10 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Vorgehensweise Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie einen Beleg anzeigen können. 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Beleg → Anzeigen
Transaktionscode
FB03
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch Sachkontenbearbeitung Dokumentenanzeige
2. Geben Sie folgende Daten ein: Feldbezeichner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Belegnummer
XXXXXXXXX
Geben Sie die Belegnummer ein, die Sie vorher notiert haben.
Buchungskreis
1000
Geschäftsjahr
<Jahr des Buchungsbelegs>
3. Wählen Sie Weiter. Auf dem Folgebild wird in der Belegübersicht der gebuchte Beleg mit allen Belegkopfinformationen, wie z. B. Belegnummer, Buchungsdatum, Rechnungsdatum sowie den einzelnen Buchungszeilen einschließlich der automatisch gebuchten Vorsteuerzeile, angezeigt. 4. Sie können die Details der Buchungszeile mit Doppelklick (oder Auswahl des Symbols Lupe) anzeigen. 5. Anschließend können Sie über Wechsel des Anzeigemodus/Ändernmodus (Umsch+F1) in den Änderungsmodus umschalten und bestimmte Detailinformationen des Belegs ändern, wie z. B. die Zahlungsbedingungen.
Konten, Beträge, Steuerbeträge und Steuerkennzeichen können nicht geändert werden. Wenn Sie bezüglich der Beleginhalte nach dem Buchen des Belegs eine Fehlermeldung erhalten, müssen Sie die Buchung stornieren.
Die Transaktion zeigt zunächst das Bild Beleg anzeigen: Erfassungssicht an. Über Hauptbuchsicht (Strg+F9) können Sie zur Hauptbuchsicht des Belegs wechseln. Dies ist erforderlich für die Anzeige der Ergebnisse des Belegsplits. Über Erfassungssicht (Strg+F10) kehren Sie zurück.
© SAP AG
Seite 11 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Die Hauptbuchsicht ist nicht im Umfang von Layer 0 enthalten. Das Hauptbuch wird nur verwendet, wenn Sie den Online-Split installiert haben. Wenn Sie die Ergebnisse des Belegsplits anzeigen möchten, muss das Standardlayout über den rechten Teil des Symbols Layout auswählen geändert werden. Wählen Sie Layout ändern … . Ein Dialogfenster wird angezeigt. Wählen Sie aus der Spalte Spaltenvorrat das zusätzliche Feld (z. B. Segment) aus, wählen Sie in der Spalte Angezeigte Spalten die Position aus, zu der Sie es verschieben möchten, und verschieben Sie es mit der Nach-Links-Pfeiltaste in der Mitte des Dialogfensters. Im Beleg Über Benutzerdokumentation können Sie sich allgemeine Informationen zur ListViewer-Anung anzeigen lassen.
Bei einem stornierten Beleg (siehe unten Beleg stornieren) enthält der Belegkopf (F5) eines Stornobelegs die Nummer des stornierten Belegs. Im Originalbeleg enthält der Belegkopf (F5) die Belegnummer des Stornobelegs und den Stornogrund.
Ergebnis Der Beleg wird angezeigt.
4.3 Einzelposten anzeigen und ändern Verwendung In diesem Schritt zeigen Sie Einzelposten eines Hauptbuchkontos an oder ändern sie.
Voraussetzungen Zeilenaufbauvarianten, Summenvarianten und Selektionsfelder wurden im Customizing gepflegt.
Vorgehensweise Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie einen Beleg anzeigen können. 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen Finanzwesen → Hauptbuch → Konto → Posten anzeigen/ändern (neu)
Transaktionscode
FAGLL03
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Sachkontenbearbeitung → Einzelposten Sachkonten
© SAP AG
Seite 12 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
2. Geben Sie auf dem Bild Sachkonten Einzelpostenliste Hauptbuchsicht folgende Daten ein: Feldbezeichner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Sachkonto
<Sachkontonummer>
Beispiel: 280015
Buchungskreis
1000
Alle Posten
<Setzen Sie das Kennzeichen.>
Wählen Sie Ausführen (F8). Wenn Sie Alle Posten wählen, werden alle Posten des Kontos angezeigt. Sie können sich auch nur offene Posten oder verrechnete Posten anzeigen lassen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Beleg zu ändern: 3. Markieren Sie den zu ändernden Posten, indem Sie das Kennzeichen am Anfang der entsprechenden Zeile setzen. 4. Wählen Sie Beleg ändern (Strg+Umsch+F8) (Bleistiftsymbol). 5. Nehmen Sie auf dem Bild Beleg ändern: Position
alle erforderlichen Änderungen vor. Beachten Sie, dass Sie nicht alle Felder ändern können. Sie können beispielsweise Zusatzkontierungen oder den Betrag nicht ändern. 6. Sichern Sie Ihre Eingaben.
Ergebnis Die Einzelposten eines Kontos wurden angezeigt / geändert.
Möglicherweise möchten Sie, statt zur Eingabesicht zu wechseln, Belegpositionen anzeigen/ändern, die zu einem bestimmten Ledger gehören. Über Ledger auswählen können Sie verschiedene Ledger der Hauptbuchhaltung auswählen; außerdem gelangen Sie darüber zur Erstellung einer Liste, die die jeweiligen Einzelposten enthält.
Über Freie Selektionen (Strg+F1) können Sie eine Selektion anhand weiterer Kriterien vornehmen.
Konten, Beträge, Steuerbeträge und Steuerkennzeichen können nicht geändert werden. Wenn Sie bezüglich der Beleginhalte nach dem Buchen des Belegs eine Fehlermeldung erhalten, müssen Sie die Buchung stornieren.
© SAP AG
Seite 13 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
4.4 Salden anzeigen Verwendung In diesem Schritt werden die Salden von Hauptbuchkonten ausgewiesen.
Voraussetzungen Das Hauptbuchkonto enthält Positionen.
Vorgehensweise Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie einen Beleg anzeigen können. 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Konto Salden anzeigen (neu)
Transaktionscode
FAGLB03
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Sachkontenbearbeitung (Homepage „alle Sachkonten“)
2. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Wählen Sie die erforderlichen Suchkriterien aus: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Sachkonto
<Sachkontonummer>
Beispiel: 280015
Buchungskre is
1000
Abstimmkont o für Kontoart Löschvormer kung gesetzt: Für Buchungen gesperrt: 3. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Wählen Sie Übernehmen. Markieren Sie die gewünschte Zeile (das gewünschte Konto), und wählen Sie Sachkontensaldo anzeigen. Geben Sie das Geschäftsjahr ein und wählen Sie Ausführen (F8). 4. Nur SAP Graphical Interface (SAP GUI): Geben Sie auf dem Bild Sachkontensaldenanzeige die erforderlichen Daten ein.
© SAP AG
Seite 14 von 38
SAP Best Practices
Feldbezeich ner
Hauptbuch (156): AB
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Kontonumme r
Beispiel: 280015
Buchungskrei s
1000
Geschäftsjah r
Beispiel: laufendes Jahr
5. SAP Graphical Interface (SAP GUI): Wählen Sie Ausführen (F8).
Ergebnis Die Salden für alle Perioden des Jahres werden angezeigt.
Um die Einzelbelegeingaben einer Periode anzuzeigen, wählen Sie das Saldofeld der Periode, die Sie anzeigen möchten, mit Doppelklick aus. Um alle Belege des Jahres anzuzeigen, wählen Sie das Feld Gesamtsaldo mit Doppelklick aus.
4.5 Beleg-Kompaktjournal anzeigen Verwendung Das Beleg-Kompaktjournal zeigt die wichtigsten Daten aus Belegköpfen und -positionen zu den ausgewählten Belegen in tabellarischer Form an. Die Liste kann als Grundbuch und für die Abstimmung mit den Saldenlisten (große Umsatzprobe) verwendet werden.
Voraussetzungen Für die ausgewählte Periode wurden Belege gebucht.
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch (neu) → Beleg → Allgemein → BelegKompaktjournal
Transaktionscode
S_ALR_87012289
© SAP AG
Seite 15 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Berichtswesen → Beleg-Journal → BelegKompaktjournal
2. Geben Sie auf dem Bild Beleg-Kompaktjournal folgende Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Buchungskre is
1000
Geschäftsjah r
Beispiel: laufendes Jahr
Ledger
oder
Wählen Sie den für Sie interessanten Ledger; falls nichts eingegeben wird, werden die zum führenden Ledger gehörenden Belege angezeigt.
0L
Allgemeine Abgrenzung en Referenznum mer
Geben Sie gegebenenfalls die angegebenen Referenzbelegnumme rn an.
Weitere Abgrenzung en Normale Belege
Setzen Sie das Kennzeichen.
3. Wählen Sie Ausführen (F8).
Ergebnis Je nach Belegstatus (normale Belege, Dauerbuchungsurbelege, Musterbelege, statistische Belege abhängig davon, was Sie als weitere Eingrenzungen ausgewählt haben) wird eine eigene Liste erstellt. Der Belegstatus ist an der Listenüberschrift erkennbar. Saldenlisten für die einzelnen Perioden werden am Ende des Belegkompaktjournals angelegt.
4.6 Belegjournal anzeigen Verwendung
© SAP AG
Seite 16 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Das Beleg-Journal wird monatlich erstellt und beinhaltet alle Belegbuchungen einer bestimmten Buchungsperiode. Es kann auf notariell vorgestempeltem Papier gedruckt werden. Das BelegJournal enthält die wichtigsten Daten aus dem Belegkopf und Belegpositionen.
Voraussetzungen Für die ausgewählte Periode wurden Belege gebucht.
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch (neu) → Beleg → Allgemein → BelegJournal
Transaktionscode
S_ALR_87012287
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Berichtswesen → Beleg-Journal → Document Journal
2. Geben Sie auf dem Bild Beleg-Journal folgende Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Buchungskre is
1000
Geschäftsjah r
Beispiel: laufendes Jahr
Ledger
oder
Wählen Sie einen Ledger; falls nichts eingegeben wird, werden die zum führenden Ledger gehörenden Belege angezeigt.
0L
Allgemeine Abgrenzung en Buchungsdat um
GJ = Geschäftsjahr 01.01.GJ – 31.12.GJ
(Beispiel)
*
Geben Sie gegebenenfalls die angegebenen Referenzbelegnumme rn an.
von - bis Referenznum mer
Weitere Abgrenzung en
© SAP AG
Seite 17 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuchko nto
Hauptbuch (156): AB
bis
Geben Sie, falls erforderlich, die auszuweisenden Kontonummern ein.
Programma blaufsteueru ng Testlauf
√
Nur Einzelposten seiten
√
3. Wählen Sie Ausführen (F8). Testlauf: Durch diese Option wird gesteuert, ob eine Datenbanktabelle, in der Salden gespeichert werden, aktualisiert werden soll. Ausführliche Informationen finden Sie in der Dokumentation des Berichts. Wenn das Kennzeichen Testlauf gesetzt ist, erzeugt das System nur ein Protokoll. In der erwähnten Datenbank werden keinerlei Daten aktualisiert oder geändert. Wenn das Kennzeichen Testlauf nicht gesetzt ist, aktualisiert das System die Daten in der Datenbank.
Über die Einstellungen in der Ausgabesteuerung können Sie verschiedene Detaillierungsgrade und Summenstufen, eine fortlaufende Nummerierung der Positionen oder die Ausgabe der alternativen Kontonummer statt der im Beleg angegebenen erzielen. Ausführliche Informationen finden Sie in der Programmdokumentation (Strg+F1).
Falls für das Belegjournal standardmäßig die Mehrfachselektion aktiv ist ( für Buchungskreis, Geschäftsjahr und Buchungsdatum nicht möglich.
): Dies ist
In diesem Fall wird die Warnmeldung Nur ein Intervall für Buchungsdatum möglich. Weitere werden ignoriert angezeigt. Wählen Sie Weiter.
© SAP AG
Seite 18 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Die folgende Warnung Es muss genau ein Geschäftsjahr angegeben werden wird angezeigt. Wählen Sie Weiter.
Ergebnis Anhand der im Selektionsbild eingegebenen Parameter wird eine Liste erstellt. Zu jeder Belegposition werden der Buchungsschlüssel und gegebenenfalls das Sonderhauptbuchkennzeichen gedruckt.
4.7 Hauptbuchsalden (Liste) anzeigen Verwendung Die Liste ermöglicht eine Auswertung von Sachkonten mit allen Schlüsselelementen der Hauptbuchhaltung, z. B. Sachkonto und, falls besondere optionale Building Blocks installiert sind, Profitcenter und Segment. Sie ermöglicht Änderungen an der Bildschirmanzeige und den Aufriss nach zusätzlichen Elementen. Neben der Kontobeschreibung und den Schlüsseln der ausgewählten Elemente werden in der Liste der Saldenvortrag aus Vorjahr und Vorperioden, Soll- und Habensummen der Berichtsperioden sowie der Endsaldo der ausgewählten Elemente angezeigt. Anders als bei der Darstellung in Transaktion FAGLB03 (Salden anzeigen, siehe oben) können Sie sich in dieser Transaktion eine Darstellung einzelner oder mehrerer Konten für die ausgewählte Periode und die jeweiligen Organisationseinheiten anzeigen lassen. Wenn die optionalen Building Blocks installiert sind, können Sie beispielsweise eine Liste mit Sachkontensalden für ein Segment oder Profitcenter erstellen.
Voraussetzungen Für die ausgewählte Periode wurden Belege gebucht.
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch (neu) → Saldenlisten → Allgemein → Sachkontensalden → Sachkontensalden (neu)
Transaktionscode
S_PL0_86000030
© SAP AG
Seite 19 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Berichtswesen → Sachkonten → Sachkonten – Salden (neu)
2. Geben Sie auf dem Bild Selektion: Sachkonten - Salden folgende Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Währungstyp
10
Buchungskreiswährun g
Buchungskrei s
1000
Allgemeine Abgrenzung en
Profit Center
Wählen Sie, falls erforderlich, eine gebuchte Kostenstelle.
Segment
Wählen Sie, falls erforderlich, ein gebuchtes Segment.
Berichtssele ktionen Ledger
0L
Wählen Sie das führende Ledger (0L) oder ein anderes, von Ihnen definiertes Ledger. Nutzen Sie die Eingabehilfe (F4).
Geschäftsjah r
Beispiel: laufendes Jahr
Periode von
Beispiel: 01; Wählen Sie gegebenenfalls eine andere Periode als Beginn der Periode aus.
Periode bis
Beispiel: 12; Wählen Sie gegebenenfalls eine andere Periode als Ende der Periode aus.
Ausgabeart
© SAP AG
Seite 20 von 38
SAP Best Practices
klassischer Recherchebe richt
Hauptbuch (156): AB
Setzen Sie das Kennzeichen.
3. Wählen Sie Ausführen (F8).
Ergebnis Das Ergebnis der Selektion wird als klassischer Recherchebericht angezeigt, dessen Aussehen Sie verändern können. Wählen Sie auf dem angezeigten Bild Einstellungen → Merkmalsdarstellung und anschließend Bezeichnung und Schlüssel, um die Kontonummer neben der Kontobeschreibung anzuzeigen.
Wenn Sie das Profitcenter im neuen Hauptbuch verwenden: Um den Aufriss (z. B. nach Profit Center) zu wechseln, wählen Sie Navigieren → Aufriss wechseln → Profitcenter.
Als Alternative zum klassischen Recherchebericht bietet das Programm eine graphische Berichtausgabe oder eine Objektliste an. Um diese Funktion zu verwenden, wählen Sie die entsprechende Option auf dem Selektionsbild.
Um nach weiteren Kriterien des Hauptbuchs aus dem Hauptbuchstammsatz zu selektieren, wählen Sie Freie Selektion (Strg+F4), kopieren Sie die ausgewählten Kriterien in das Selektionsbild und geben die Selektion dort ein. Diese Selektionen werden beim Ausführen des Programms (F8) berücksichtigt.
Wenn Sie die Sachkontensaldensicht ausführen, wird ein Dialogfenster mit der Meldung Möchten Sie die Daten erst sichern? angezeigt. Wenn Sie mit Ja bestätigen, wird der Bericht mit den Daten der Liste gesichert. Beim nächsten Start der Liste wird eine Meldung angezeigt, und Sie können wählen, ob Sie eine neue Selektion vornehmen oder erst die gesicherte Liste angezeigt bekommen möchten.
4.8 Beleg stornieren Verwendung
© SAP AG
Seite 21 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
In diesem Schritt wird das Stornieren von FI-Belegen beschrieben. Im Rahmen dieses Vorgangs generiert das System Buchhaltungsbelege, fügt bestehenden Belegen Informationen hinzu und aktualisiert die Verkehrszahlen in den betroffenen Ledgern. Es bestehen grundsätzlich folgende Möglichkeiten, Belege zu stornieren: Einzelstorno Massenstorno
Voraussetzungen FI-Belege wurden gebucht und müssen storniert werden.
4.8.1
Beleg stornieren – Einzelstorno
Verwendung In diesem Schritt stornieren Sie einen Beleg, der innerhalb der Finanzbuchhaltung erstellt worden ist.
Voraussetzungen Es wurden Belege gebucht.
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Beleg → Stornieren → Einzelstorno
Transaktionscode
FB08
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Sachkontenbearbeitung Sachkontenpositionen anzeigen
2. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Wählen Sie die erforderlichen Suchkriterien aus: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Sachkonto
<Sachkontonummer>
Beispiel: 280000
Buchungskre is
1000
Abstimmkont o für Kontoart Löschvormer kung gesetzt:
© SAP AG
Seite 22 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Für Buchungen gesperrt: 3. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Wählen Sie Übernehmen. 4. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Markieren Sie die gewünschte Zeile (Belegnummer) und wählen Sie Beleg stornieren. 5. Geben Sie auf dem Bild Beleg stornieren: Kopfdaten folgende Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Belegnumme r
xxxxxxxxxx
Geben Sie die Belegnummer ein.
Buchungskre is
1000
Geschäftsjah r
z.B. 2009
Stornogrund
z.B. 01
Storno in laufender Periode
6. Buchen (Strg+S) Sie die Belegstornierung.
Wenn Sie kein Buchungsdatum eingeben, wird der Beleg unter dem Tagesdatum gebucht. 7. Sollten Sie die Belegnummer des zu stornierenden Belegs nicht mehr wissen, steht Ihnen eine Suchhilfe zur Verfügung. Wählen Sie hierzu Belegliste. 8. Sie können den Beleg vor der Stornierung zur Kontrolle erneut anzeigen. Wählen Sie hierzu Anzeige vor Storno. 9. Um den Stornobeleg zu buchen, wählen Sie Buchen (Strg+S). Die Meldung Beleg xxxxxxxxxx wurde im Buchungskreis 1000 gebucht wird angezeigt. 10. Notieren Sie die Belegnummer.
Beachten Sie, dass ein stornierter Beleg nicht noch einmal storniert werden kann.
Ergebnis Beim Buchen der Stornierung wird der Ursprungsbeleg storniert. Über die Auswahl des Stornogrunds können Sie den Verkehrszahlen (nach der Stornierung) den Status verleihen, den diese ohne die Buchung des stornierten Belegs und seines Stornobelegs gehabt hätten. Diese Stornoart wird Negativbuchung genannt.
© SAP AG
Seite 23 von 38
SAP Best Practices
4.8.2
Hauptbuch (156): AB
Beleg stornieren – Massenstorno
Verwendung Hiermit können mehrere Belege, die innerhalb der Finanzbuchhaltung erstellt worden sind, storniert werden.
Voraussetzungen Es wurden Belege gebucht.
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Beleg Stornieren Massenstorno
Transaktionscode
F.80
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Leiter Geschäftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M)
Rollenmenü
Hauptbuch → Buchung → Buchung Massenstornierung von Belegen
2. Geben Sie auf dem Bild Massenstornierung von Belegen: Einstieg zur Auswahl der zu stornierenden Belege zum Beispiel die folgenden Daten ein. Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Buchungskrei s
1000
Belegnumme r
Geben Sie die Belegnummer (von) ein.
bis
Geben Sie die Belegnummer (bis) ein (nur, wenn der gesamte Belegbereich storniert werden soll).
Geschäftsjah r
Beispiel: laufendes Jahr
Stornogrund
01
Beispiel: Normalerweise wird Stornogrund 01 verwendet, um den Beleg in der gleichen Periode zu stornieren.
Testlauf
© SAP AG
<Setzen Sie das
Setzen Sie hier
Seite 24 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Kennzeichen.>
zunächst das Kennzeichen, wenn Sie prüfen möchten, und entfernen Sie es, um dann den/die Beleg(e) zu stornieren.
3. Wählen Sie Ausführen (F8). Wenn Sie das Kennzeichen Testlauf setzen, überprüft das System zunächst, ob die Stornierung möglich ist, bevor diese tatsächlich ausgeführt wird. 4. Wählen Sie Belege stornieren, um die Stornierung im System vorzunehmen.
Wenn mehrere Belege storniert werden sollen, die sich aber nicht in einem Bereich befinden, wählen Sie lediglich (Mehrfachselektion) in der Zeile mit der Belegnummer, und geben Sie die Einzelwerte der zu stornierenden Belegnummern ein.
Ergebnis Sofern Sie das Kennzeichen Testlauf nicht setzen, storniert das System die Ursprungsbelege. Über die Auswahl des Stornogrunds können Sie den Verkehrszahlen (nach der Stornierung) den Status verleihen, den diese ohne die Buchung des stornierten Belegs und seines Stornobelegs gehabt hätten. Diese Stornoart wird Negativbuchung genannt.
4.9 Dauerbuchungen Verwendung Diese Funktion ermöglicht es, regelmäßig wiederkehrende Buchungen anzulegen. Das Verfahren der Dauerbuchung ist vergleichbar mit dem Dauerauftrag, der bei einer Bank zum Abbuchen von Miete, Beitragszahlungen oder Darlehenstilgungen eingerichtet wird. Die Buchungen werden vom Dauerbuchungsprogramm auf Basis der Dauerbuchungsbelege durchgeführt. Im Bereich der Hauptbuchhaltung können Dauerbuchungen z. B. für periodische Buchungen aktivischer und ivischer Rechnungsabgrenzungsposten verwendet werden, wenn es feste, zu buchende Beträge gibt. Die folgenden Daten eines Dauerbuchungsbelegs bleiben unverändert: •
Buchungsschlüssel
•
Konto
•
Beträge
Diese sich nur gelegentlich ändernden Daten geben Sie in einen Dauerbuchungsbeleg ein. Dies ist ein Beleg, der nicht zur Fortschreibung von Verkehrszahlen führt. Mithilfe dieses Belegs erzeugt das Dauerbuchungsprogramm Buchhaltungsbelege.
Voraussetzungen Für dieses Verfahren müssen Sie einen Dauerbuchungsbeleg erfassen, der vom System als Vorlage verwendet wird. Der Dauerbuchungsbeleg ist kein Buchhaltungsbeleg und verändert daher auch nicht den Kontostand.
© SAP AG
Seite 25 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Ablauf •
Erfassen Sie einen Dauerbeleg.
•
Das Programm SAPF120 erstellt anhand der Dauerbuchungsbelege die Buchhaltungsbelege. Sie müssen es in regelmäßigen Abständen starten. Es prüft jeden Dauerbuchungsbeleg daraufhin, ob ein Beleg zu erstellen ist.
•
Spielen Sie die Batch-Input-Mappe ab.
•
Dauerbuchungen müssen im Rahmen des Jahresabschlusses nochmals geprüft werden.
Ergebnis Stimmt das Datum der nächsten Ausführung, das im Dauerbeleg gespeichert ist, mit dem Datum für den Abrechnungszeitraum überein oder liegt es in dem dort angegebenen Bereich, überträgt das Programm die Daten für die Buchung in die angegebene Batch-Input-Mappe. Bei jedem Programmlauf wird pro Dauerbuchungsbeleg nur ein Buchhaltungsbeleg angelegt, auch wenn der Abrechnungszeitraum sehr lang ist.
Dauerbuchungsbelege bearbeiten Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Referenzbelege Dauerbuchungsbelege
Transaktionscode
FBD1
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Leiter Geschäftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M)
Rollenmenü
Hauptbuch → Buchungen → Dauerbelege Dauerbuchung erfassen
2. Geben Sie auf dem Bild Dauerbuchung erfassen: Kopfdaten folgende Daten ein: Feldbezeich ner
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
1000
Buchungskreis 1000
Erste Ausführung am
Gibt an, wann der Dauerbuchungsbeleg zum 1. Mal gebucht werden soll
Letzte Ausführung am
Gibt an, wann der Dauerbuchungsbeleg zum letzten Mal gebucht werden soll.
Buchungskre is
Beschreibung
Ausführung der Dauerbuchu ng
© SAP AG
Seite 26 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Abstand in Monaten
<Wählen Sie einen Abstand aus.>
Beispiel: <1> für monatlich
Tag der Ausführung
Beispiel: 01 (Gibt als Buchungsdatum den Tag an, an dem der Beleg gebucht wird)
Informatione n für den Belegkopf
Hier werden die individuellen Daten für den Beleg erfasst, der gebucht werden soll. Als Beispiel wurden die Daten für eine Leasingrate vorgegeben.
Belegart
SA
Währung
EUR
Referenz
Beispiel: Abgrenzungsposte n
Erste Belegpositio n Bschl
40
Konto
<Sachkontonummer>
Beispiel: 676000 Provisionsaufwendun gen (außer Vertriebsprovision)
3. Wählen Sie Weiter. Bestätigen Sie alle (gelben) Warnmeldungen hinsichtlich des Datums der ersten Ausführung. Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Betrag
Beispiel: 500
Steuerkennz eichen
<Steuerkennzeichen auswählen>
erforderlich, wenn das Steuerkennzeichen relevant ist
Steuer rechnen
Setzen Sie das Kennzeichen.
Kennzeichen setzen, wenn das Steuerkennzeichen relevant ist
Kostenstelle
* (wenn das Konto eine Kostenstelle ist)
Beispiel: 1101
Text
Beispiel: monatliche Abgrenzung
Nächste Belegpositio n:
© SAP AG
Seite 27 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Bschl
50
Konto
<Sachkonto>
Beispiel: 489000 Sonstige Verbindlichkeiten
4. Wählen Sie Weiter (Enter). Bestätigen Sie alle (gelben) Warnmeldungen zur Steuerrelevanz. Feldbezeich ner
Beschreibung
Betrag
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
*
Wählen Sie <*> oder geben Sie den obigen Betrag ein (z. B. 500)
5. Sichern Sie den Beleg über Sichern (Strg+S), und notieren Sie die Belegnummer für Folgetransaktionen. Der Beleg ist jetzt als Dauerbuchungsbeleg erfasst, jedoch noch nicht auf die Konten gebucht. Dem Beleg wird ein separater Belegnummernkreis zugeordnet. Die Buchung dieses Dauerbelegs wird im Kapitel Dauerbuchungen ausführen beschrieben.
Ergebnis Ein Dauerbeleg wird verarbeitet.
Beispiel Sachkonto
Kostenstelle
Betrag
Datum
676000
1101
500
Sachkonto
Betrag
489000
500
4.10 Liste der Dauerbuchungsurbelege Verwendung In dieser Liste sind alle Dauerbelege aufgeführt.
Voraussetzungen Es wurden Dauerbelege gebucht.
© SAP AG
Seite 28 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten Dauerbuchungen Listen
Transaktionscode
F.15
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Leiter Geschäftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M)
Rollenmenü
Hauptbuch → Buchung Dauerbelege (Homepage „Alle Dauerbuchungsbelege“)
2. Nur SAP Graphical Interface (SAP GUI): Geben Sie auf dem Bild Dauerbuchungs-Urbelege folgende Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Buchungskre is
1000
Geschäftsjah r
Bemerkung
Beispiel: laufendes Jahr
3. SAP Graphical Interface (SAP GUI): Wählen Sie Ausführen (F8). 4. Nun wird eine Liste der vorhandenen Dauerbuchungsurbelege angezeigt. Es können Belege, die bisher noch nicht ausgeführt wurden, und/oder Belege ausgewählt werden, die nur beim nächsten Lauf des Dauerbuchungsprogramms ausgeführt werden. 5. Die Liste zeigt das Datum der nächsten Buchung an.
Ergebnis Das System zeigt eine Liste der vorhandenen Dauerbuchungsurbelege an. Es können Belege, die bisher noch nicht ausgeführt wurden, und/oder Belege ausgewählt werden, die nur beim nächsten Lauf des Dauerbuchungsprogramms ausgeführt werden. Die Liste zeigt das Datum der nächsten Buchung an.
© SAP AG
Seite 29 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
4.11 Dauerbuchungen ausführen Verwendung In diesem Schritt legen Sie aus den Dauerbelegen Buchungsbelege an.
Voraussetzungen Es müssen Dauerbelege gebucht werden.
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten Dauerbuchungen Ausführen
Transaktionscode
F.14
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Leiter Geschäftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M)
Rollenmenü
Hauptbuch → Periodische Arbeiten → Dauerbuchungen → Dauerbuchungen ausführen
2. Geben Sie auf dem Bild Buchungsbelege aus Dauerbelegen erstellen folgende Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Buchungskre is
1000
Geschäftsjahr
Bemerkung
Weitere Abgrenzung en Abrechnungs zeitraum
<01.MM.JJ 31.MM.JJ>
Für den nächsten Lauf muss Datum ggf. korrigiert werden (z. B. 01.10.08-31.10.08)
Name der Batch-InputMappe
*
Beispiel: Dauer
© SAP AG
Über diesen Parameter können Sie den Namen der anzulegenden BatchInput-Mappe frei bestimmen. Wenn Sie keinen gesonderten Batch-InputMappennamen vergeben, setzt das Programm den
Seite 30 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Namen SAPF120 ein. Benutzernam e
*
Über diesen Parameter können Sie den Benutzernamen frei wählen. Wenn Sie keine gesonderte Benutzer-ID angeben, setzt das Programm SAPF120 ein.
3. Wählen Sie Ausführen (F8). 4. Nur SAP Graphical Interface (SAP GUI): Wählen Sie System → Dienste → Batch-Input → Mappen. 5. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Rolle „Leiter Geschäftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M)“: Wählen Sie Hauptbuch → periodische Arbeiten → Vorbereitung Abschlußarbeiten Batch-Input Monitoring. 6. Markieren Sie die Mappe SAPF120 (oder den von Ihnen eingegebenen Mappennamen). 7. Wählen Sie Abspielen. 8. Machen Sie auf dem Bild Mappe SAPF120 (oder von Ihnen eingegebener Name) abspielen folgende Eingaben: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Nur Fehler anzeigen
Setzen Sie das Kennzeichen.
Abspielen
Wählen
Bemerkung
Ergebnis Das System legt den Dauerbeleg im Hintergrund an.
© SAP AG
Seite 31 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
4.12 Kontenpflege: Maschinelles Ausgleichen Verwendung In diesem Schritt gleichen Sie periodisch offene Hauptbuchpositionen aus.
Voraussetzungen Im System sind offene Positionen vorhanden, die ausgeglichen werden können. Das bedeutet, dass die offenen Positionen die in der Dokumentation zu Transaktion F.13 beschriebenen Kriterien erfuellen müssen: Ein Ausgleich erfolgt, wenn für die nach den Kriterien Buchungskreis, Konto und Währung selektierten Belegposten der Saldo in der Fortschreibewährung Null ist. Empfehlung: Nutzen Sie diese Transaktion für das Testen mit angegebenen Belegnummernkreisen (oder bestimmten Belegnummern), so dass Sie den nächsten Schritt, Manuelles Ausgleichen, verwenden können. Wenn Sie diese Transaktion ohne irgendwelche Angaben ausführen, bleiben keine weiteren, manuell auszugleichenden Belege übrig.
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten Maschinell ausgleichen Ohne Vorgabe der Ausgleichswährung
Transaktionscode
F.13
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Periodische Arbeiten → Ausgleich Maschinelles Ausgleichen
2. Geben Sie auf dem Bild Maschinelles Ausgleichen ohne Vorgabe der Ausgleichswährung (SAPF124) die folgenden Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Buchungskre is
1000
Geschäftsjah r
Belegnumme r
Wenn Sie bestimmte Belege ausgleichen möchten, wählen Sie die Nummern aus.
bis
Wenn Sie bestimmte Belege ausgleichen möchten, wählen Sie die Nummern aus.
© SAP AG
Seite 32 von 38
SAP Best Practices
Sachkonten auswählen
Hauptbuch (156): AB
X
3. Wählen Sie Ausführen (F8). 4. Führen Sie zuerst einen Testlauf durch; das Kenzeichen ist automatisch gesetzt. 5. Wählen Sie Ausführen (F8).
Zwischenergebnis Es wird ein Protokoll des Testlaufs erstellt. Pro Sachkonto werden alle Gruppen offener Posten zusammengestellt, die im Soll und Haben den gleichen Ausgleichsbetrag aufweisen. Sofern die Standardausgleichskriterien (Buchungskreis, Kontonummer und Währung) sowie die weiteren Gruppierungsmerkmale/Anwenderkriterien (hier Zuordnung und Partnergesellschaftsnummer) übereinstimmen, wird in der Spalte Ausgleich ein Ausgleichsdatum angezeigt. 6. Wählen Sie Zurück (F3). 7. Entfernen Sie das Kennzeichen Testlauf; alle weiteren Einträge bleiben unverändert. 8. Wählen Sie Ausführen (F8). 9. Bestätigen Sie die Meldung Dieser Programmlauf ist ein Echtlauf! mit Enter.
Ergebnis Es wird ein Protokoll des Echtlaufs ausgegeben. Pro Sachkonto werden alle Gruppen offener Posten zusammengestellt, die im Soll und Haben den gleichen Ausgleichsbetrag aufweisen. Sofern die Ausgleichskriterien übereinstimmen, werden das Ausgleichsdatum und die Ausgleichbelegnummer ausgegeben, unter der der Ausgleich erfolgte. Wenn Sie in der Ausgabesteuerung festgelegt haben, dass Belege, die ausgeglichen werden können, oder solche, die nicht ausgeglichen werden können, ausgegeben werden sollen, erhalten Sie eine ausführliche Liste. Wenn Sie keines der entsprechenden Kennzeichen gesetzt haben, erhalten Sie eine kurze Liste. Die Detailliste ist eine Liste der Belegposten und gibt Auskunft über die selektierten offenen oder ausgeglichenen (bzw. ausgleichbaren) Belegposten. Gruppen von Posten, die sowohl den Systemkriterien als auch den Anwenderkriterien genügen, werden optisch zusammengefasst. Sind die Ausgleichsbedingungen erfuellt, werden das Ausgleichsdatum und im Echtlauf zusätzlich die Ausgleichsbelegnummer angezeigt, falls der entsprechende Ausgleichsvorgang erfolgreich verlaufen ist. Ist beim Ausgleichen ein Fehler aufgetreten, wird die Meldung Kein Ausgleich angezeigt. Die Kurzliste der offenen und ausgeglichenen Posten bietet eine Zusammenfassung der Ergebnisse des Programmlaufs. Dabei werden die Zahl der je Konto selektierten offenen Posten, die Zahl der davon ausgleichbaren Posten sowie die tatsächlich ausgeglichenen Posten angezeigt. Dem Fehlerprotokoll können Sie entnehmen, welche Fehler beim Ausgleichen einer (gemäß den Systemkriterien und Anwenderkriterien ausgleichbaren) Gruppe aufgetreten sind.
Im Customizing können fünf weitere Kriterien für die Gruppierung offener Posten hinterlegt werden.
© SAP AG
Seite 33 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
4.13 Kontenpflege: Manuelles Ausgleichen Verwendung Mit dieser Transaktion werden offene Posten manuell ausgeglichen. Wenn der Saldo der auszugleichenden Posten nicht 0 beträgt, kann bei Über- bzw. Unterzahlung ein Restposten erzeugt werden. Voraussetzungen Im System sind offene Positionen vorhanden, die ausgeglichen werden können.
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Konto Ausgleichen
Transaktionscode
F-03
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Sachkontenbearbeitung (Homepage „alle Sachkonten“)
© SAP AG
Seite 34 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
2. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Wählen Sie die erforderlichen Suchkriterien: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Sachkonto
* (Konto mit Offene-PostenVerwaltung)
Wählen Sie das Konto aus, das Sie ausgleichen möchten.
Buchungskre is
1000
Abstimmkont o für Kontoart Löschvormer kung gesetzt: Für Buchungen gesperrt: 3. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Wählen Sie Übernehmen. 4. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Markieren Sie die gewünschte Zeile (das gewünschte Konto), und wählen Sie Alle Posten Anzeigen. 5. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Wählen Sie die karte Offene Sachkontenpositionen. 6. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Markieren Sie die gewünschte Zeile (den gewünschten Beleg), und wählen Sie Hauptbuchposition ausgleichen. 7. Nur SAP Graphical Interface (SAP GUI): Geben Sie auf dem Bild Ausgleichen Sachkonto: Kopfdaten folgende Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Konto
* (Konto mit Offene-PostenVerwaltung)
Wählen Sie das Konto aus, das Sie ausgleichen möchten.
Buchungskre is
1000
8. Nur SAP Graphical Interface (SAP GUI): Wählen Sie OP verarbeiten. 9. Beim Einstieg in das Bild Ausgleichen Sachkonto: Offene Posten bearbeiten sind standardmäßig zunächst alle Posten aktiv. Um alle Posten zu deaktivieren, wählen Sie zunächst Alle markieren, und dann Posten inaktivieren. Anschließend können Sie über Markieren und Posten aktivieren die entsprechenden Posten auswählen, die Sie ausgleichen wollen. Die aktivierten Posten (in blauer Schrift dargestellt) können anschließend ausgeglichen
© SAP AG
Seite 35 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
werden, wenn der Wert im Feld Nicht zugeordnet 0,00 ist oder innerhalb des Toleranzbereichs liegt. 10. Es soll ein Restposten bestehen bleiben. Sie müssen festlegen, welche offenen Posten vollständig ausgeglichen werden sollen und für welche offenen Posten ein Restposten erstellt werden soll: Wählen Sie Restposten, und geben Sie die erforderlichen Daten ein. Feldbezeichner
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Restposten
Geben Sie für mindestens einen offenen Posten den Differenzbetrag aller ausgewählten offenen Posten ein
11. Anschließend soll eine Differenzbuchung ausgeführt werden. Alle ausgewählten Posten werden ausgeglichen. Über die Differenz wird ein neuer offener Posten auf dem Konto angelegt. Feldbezeichner
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Differenzbuchungen
Geben Sie den Differenzbetrag aller ausgewählten offenen Posten ein.
12. Sichern Sie Ihre Eingaben. 13. Das Bild Ausgleichen Sachkonto Anzeigen Übersicht mit der Meldung Bitte die gekennzeichneten Positionen korrigieren wird angezeigt. Wählen sie die markierten Posten mit Doppelklick aus und fügen sie im Feld Valutadatum das heutige Datum ein. 14. Sichern Sie Ihre Eingaben.
Sie können weitere Eingrenzungen vornehmen, indem Sie auf dem Einstiegsbild dieser Transaktion das entsprechende Kennzeichen setzen. Auf dem anschließend angezeigten Bild können Sie die auszuwählenden Werte eingeben und weitere Selektionskriterien verarbeiten.
Ergebnis Die ausgewählten offenen Posten des Kontos sind ausgeglichen. Bei vorhandener Differenz wurde ein Restposten bzw. ein neuer offener Posten angelegt.
© SAP AG
Seite 36 von 38
SAP Best Practices
5
Hauptbuch (156): AB
Anhang
5.1 Prozessschritte korrigieren Im folgenden Abschnitt finden Sie häufig vorgenommene Schritte, durch die einige der in diesem Dokument beschriebenen Aktivitäten korrigiert werden können.
Hauptbuchbelege buchen Transaktionscode (SAP GUI)
FB50
Korrektur:
Beleg stornieren (manuell)
Transaktionscode (SAP GUI)
FB08
Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Sachkontenbearbeitung Sachkontenpositionen anzeigen Beleg stornieren
Bemerkung
Zeigen Sie den Beleg vor der Stornierung an (F5-Taste)
Hauptbuchbelege buchen Transaktionscode (SAP GUI)
FB50
Korrektur:
Beleg stornieren (Massenstorno)
Transaktionscode (SAP GUI)
F.80
Benutzerrolle
Leiter Geschäftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M)
Rollenmenü
Hauptbuch → Buchung → Buchung Massenstornierung von Belegen
Bemerkung
Der Massenstorno sollte behutsam eingesetzt werden, vor allem, wenn die Belegnummern nicht innerhalb eines Bereichs liegen.
Manuelles Ausgleichen Transaktionscode (SAP GUI)
F-03
Korrektur:
Ausgleich zurücknehmen
Transaktionscode (SAP GUI)
FBRA
Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Sachkontenbearbeitung Sachkontenpositionen anzeigen Reiter „Ausgeglichene Sachkontenpositionen“ auswählen und Suchkriterien eingeben und übernehmen entsprechende Zeile markieren Ausgleich zurücknehmen
Bemerkung
© SAP AG
Seite 37 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
5.2 Verwendete Formulare Es sind keine Formulare erforderlich.
© SAP AG
Seite 38 von 38
Hauptbuch (156) Ablaufbeschreibung
SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Deutschland
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Copyright © Copyright 2009 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Microsoft, Windows, Excel, Outlook und PowerPoint sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli und Informix sind Marken oder eingetragene Marken der IBM Corporation. Linux ist eine eingetragene Marke von Linus Torvalds in den USA und anderen Ländern. Adobe, das Adobe Logo, Acrobat, PostScript und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Inc. in den USA und/oder anderen Ländern. Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame und MultiWin sind Marken oder eingetragene Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML und W3C sind Marken oder eingetragene Marken des W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java ist eine eingetragene Marke von Sun Microsystems, Inc. JavaScript ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text erwähnte Business-Objects-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der Business Objects S. A. in den USA und anderen Ländern. Business Objects ist ein Unternehmen der SAP. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden von SAP AG und ihren Konzernunternehmen („SAP-Konzern“) bereitgestellt und dienen ausschließlich Informationszwecken. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung.
© SAP AG
Seite 2 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Symbole Symbol
Bedeutung Achtung Beispiel Hinweis Empfehlung Syntax Externer Prozess Alternativer Geschäftsprozess/Wahlmöglichkeit
Typografische Konventionen Format
Beschreibung
Beispieltext
Wörter oder Zeichen, die von der Oberfläche zitiert werden. Dazu gehören Feldbezeichner, Bildtitel, Drucktastenbezeichner sowie Menünamen, Menüpfade und Menüeinträge. Verweise auf andere Dokumentationen
Beispieltext
hervorgehobene Wörter oder Ausdrücke im Fließtext, Titel von Grafiken und Tabellen
BEISPIELTEXT
Namen von Systemobjekten Dazu gehören Reportnamen, Programmnamen, Transaktionscodes, Tabellennamen und einzelne Schlüsselbegriffe einer Programmiersprache, die von Fließtext umrahmt sind, wie z. B. SELECT und INCLUDE.
Beispieltext
Ausgabe auf der Oberfläche Dazu gehören Datei- und Verzeichnisnamen und ihre Pfade, Meldungen, Namen von Variablen und Parametern, Quelltext und Namen von Installations-, Upgrade- und Datenbankwerkzeugen.
BEISPIELTEXT
Tasten auf der Tastatur, wie z. B. die Funktionstaste F2 oder die StrgTaste.
Beispieltext
Exakte Benutzereingabe. Dazu gehören Wörter oder Zeichen, die Sie genau so in das System eingeben müssen, wie es in der Dokumentation angegeben ist.
Variable Benutzereingabe. Die Wörter und Zeichen in spitzen Klammern müssen Sie durch entsprechende Eingaben ersetzen, bevor Sie sie in das System eingeben.
© SAP AG
Seite 3 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Inhalt 1 Einsatzmöglichkeiten..................................................................................................................5 2 Voraussetzungen........................................................................................................................5 2.1 Stammdaten ........................................................................................................................5 2.2 Rollen...................................................................................................................................6 2.3 Vorbereitende Schritte..........................................................................................................6 3 Prozessübersicht........................................................................................................................7 4 Prozessschritte...........................................................................................................................8 4.1 Hauptbuchbelege buchen....................................................................................................8 4.2 Beleg anzeigen...................................................................................................................10 4.3 Einzelposten anzeigen und ändern....................................................................................12 4.4 Salden anzeigen.................................................................................................................14 4.5 Beleg-Kompaktjournal anzeigen.........................................................................................15 4.6 Belegjournal anzeigen........................................................................................................16 4.7 Hauptbuchsalden (Liste) anzeigen.....................................................................................19 4.8 Beleg stornieren.................................................................................................................21 4.9 Dauerbuchungen................................................................................................................25 4.10 Liste der Dauerbuchungsurbelege...................................................................................28 4.11 Dauerbuchungen ausführen.............................................................................................30 4.12 Kontenpflege: Maschinelles Ausgleichen.........................................................................32 4.13 Kontenpflege: Manuelles Ausgleichen.............................................................................34 5 Anhang.....................................................................................................................................37 5.1 Prozessschritte korrigieren.................................................................................................37 5.2 Verwendete Formulare.......................................................................................................38
© SAP AG
Seite 4 von 38
SAP Best Practices
1
Hauptbuch (156): AB
Einsatzmöglichkeiten
Die Hauptbuchhaltung soll hauptsächlich einen umfassenden Überblick über das externe Rechnungswesen und Konten liefern. Die Erfassung aller Geschäftsvorgänge (Primärbuchungen und Abrechnungen aus der internen Buchhaltung) in einem Softwaresystem, das mit allen anderen operativen Bereichen eines Unternehmens vollständig integriert ist, stellt die Vollständigkeit und Richtigkeit der Buchhaltungsdaten zu jedem Zeitpunkt sicher. Die SAP-FI-Hauptbuchhaltung bietet folgende Funktionen: •
Freie Auswahl der Ebene: Konzern oder Gesellschaft
•
Automatisches und gleichzeitiges Buchen aller Nebenbuchpositionen auf die richtigen Hauptbuchkonten (Abstimmkonten)
•
Gleichzeitiges Fortschreiben der Bereiche Hauptbuchhaltung und Kostenrechnung
•
Echtzeit-Auswertung und Auswertungen für aktuelle Buchhaltungsdaten in Form von Kontoanzeigen, Bilanzen mit unterschiedlichen Bilanz-/GuV-Strukturen und zusätzlichen Analysen
Im Wesentlichen erfuellt die Hauptbuchhaltung den Zweck einer vollständigen Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Es ist die zentralisierte, aktuelle Referenz für die Rechnungslegung. Einzelne Vorfälle können jederzeit per Echtzeitverarbeitung überprüft werden, indem die ursprünglichen Belege, Einzelposten und Verkehrszahlen auf verschiedenen Ebenen wie den Folgenden angezeigt werden:
2
•
Kontoführung
•
Journale
•
Gesamtsummen/Verkehrszahlen
•
Bilanz/Gewinn- und Verlustauswertungen
Voraussetzungen
2.1 Stammdaten SAP Best Practices – Standardwerte In der Implementierungsphase wurde in Ihrem ERP-System eine Reihe von grundlegenden Stamm- und Organisationsdaten angelegt, beispielsweise die Daten, welche die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens widerspiegeln, sowie Stammdaten, die ihrem betrieblichen Schwerpunkt entsprechen, z. B. Stammdaten für Materialien, Lieferanten, Kunden usw. Bei diesen Stammdaten handelt es sich in der Regel um standardisierte SAP-Best-PracticesVorschlagswerte, mit denen Sie die Prozessschritte dieses Szenarios durchlaufen können.
© SAP AG
Seite 5 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Verwenden Sie zur Ausführung der in diesem Dokument beschriebenen Prozessschritte die folgenden Stammdaten:
Alle Stammdaten
Wert
Selektion
Bemerkung
Kostenstelle
*
alle
Wählen Sie alle Kostenstellen aus.
2.2 Rollen Verwendung Die folgenden Rollen müssen bereits installiert sein, um dieses Szenario im SAP NetWeaver Business Client (NWBC) testen zu können. Die Rollen in dieser Ablaufbeschreibung müssen dem Benutzer bzw. den Benutzern zugewiesen sein, die dieses Szenario testen. Sie benötigen diese Rollen nur, wenn Sie anstelle der Standard-SAP-GUI die NWBC-Oberfläche verwenden.
Voraussetzungen Die Rollen wurden dem Benutzer zugewiesen, der dieses Szenario testet. Benutzerrolle
Details
Mitarbeiter SAP_NBPR_EMPLOYE E_S
Mitarbeiter
SAP_NBPR_FINACC_ S
Hauptbuchhalter
Aktivität
Transaktion
Die Zuordnung dieser Rolle wird für die Ausführung von Basisfunktionalitäten benötigt. FB50 FB03 FAGLL03 FAGLB03 S_ALR_87012289 S_ALR_87012287 S_PL0_86000030 FB08 F.13 F-03
SAP_NBPR_FINACC_ M
Leiter Geschäftsbuchhaltung
F.80 FBD1 F.15 F.14
2.3 Vorbereitende Schritte © SAP AG
Seite 6 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Es sind keine vorbereitenden Schritte erforderlich.
3
Prozessübersicht
Prozessschritt
Benutzerrolle
Transaktion scode
Hauptbuchbelege buchen
Hauptbuchhalter
FB50
Beleg anzeigen
Hauptbuchhalter
FB03
Einzelposten anzeigen und ändern
Hauptbuchhalter
FAGLL03
Salden anzeigen
Hauptbuchhalter
FAGLB03
BelegKompaktjournal anzeigen
Hauptbuchhalter
S_ALR_
Belegjournal anzeigen
Hauptbuchhalter
Hauptbuchsalden (Liste) anzeigen
Hauptbuchhalter
Beleg stornieren
Hauptbuchhalter
FB08
Beleg stornieren – Massenstorno
Leiter Geschäftsbuchhalt ung
F.80
Beleg stornieren – Einzelstorno
Hauptbuchhalter
FB08
Dauerbuchungsbe lege bearbeiten
Leiter Geschäftsbuchhalt ung
FBD1
Liste der Dauerbuchungsur belege
Leiter Geschäftsbuchhalt ung
F.15
Dauerbuchung ausführen
Leiter Geschäftsbuchhalt ung
F.14
Kontenpflege: Maschinelles Ausgleichen
Hauptbuchhalter
F.13
Kontenpflege: Manuelles Ausgleichen
Hauptbuchhalter
F-03
© SAP AG
Externe Prozessreferenz
Voraussetzungen/ Situation
Erwarte te Ergebni sse
87012289 S_ALR_ 87012287 S_PL0_ 86000030
Seite 7 von 38
SAP Best Practices
4
Hauptbuch (156): AB
Prozessschritte
4.1 Hauptbuchbelege buchen Verwendung Sie erhalten Sachkontenbuchungsbelege, die manuell im SAP-System gebucht werden müssen.
Voraussetzungen Keine
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Buchung → Sachkontenbeleg erfassen
Transaktionscode
FB50
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Buchung → Buchung → Sachkontenbuchung Einbildtransaktion
2. Falls ein Dialogfenster angezeigt wird, geben Sie folgende Daten ein, sofern diese nicht bereits vorm System vorgeschlagen werden: Feldbezeichner
Beschreibung
Buchungskreis
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
1000
3. Wählen Sie Weiter (Enter).
Um den Buchungskreis zu ändern, wählen Sie Bearbeiten → Buchungskreis wechseln.
© SAP AG
Seite 8 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
4. Auf dem Bild Sachkontenbeleg erfassen: Buchungskreis 1000 geben Sie die folgenden Werte ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Belegdatum
Beispiel: heute
Buchungsdat um
Beispiel: heute
Währung
EUR
z. B. Hauswährung EUR
5. Geben Sie zur ersten Belegposition die folgenden Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Sachkonto
<Sachkontonummer>
Beispiel: 680000
S/H
Soll
Betrag Belegwährun g
Beispiel: 1100
Steuerkennz eichen
Beispiel: V1 (Vorsteuer Inland 19 %)
Kostenstelle
Beispiel: Kostenstelle 1101
Die Kostenstelle ist nur erforderlich, wenn die Sachkontonummer eine Kostenart ist. 6. Geben Sie zu den weiteren Belegpositionen die folgenden Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Sachkonto
<Sachkontonummer>
Beispiel: 280015
S/H
Haben
Betrag Belegwährun g
*
Geben Sie den Betrag aus dem letzten Schritt oder „*“ ein.
Valutadatum
Beispiel: heute
Das Valutadatum ist nur erforderlich, wenn das Hauptbuchkonto ein Bankkonto mit obligatorischem Valutadatum ist.
© SAP AG
Seite 9 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
7. Wählen Sie die karte Detail und geben Sie folgende Daten ein: Feldbezeichner
Benutzeraktion und Werte
Steuer rechnen
Setzen Sie das Kennzeichen Steuer rechnen.
Bemerkung
8. Um den Beleg vor dem Buchen zu prüfen, wählen Sie Simulieren (F9). Dadurch können Sie den Beleg einschließlich der zu buchenden Vorsteuer anzeigen und ggf. korrigieren. Bestätigen Sie alle angezeigten Meldungen mit Enter. 9. Um den Beleg zu buchen, wählen Sie Buchen (Strg+S). 10. Im unteren Bildbereich wird die Meldung: Beleg xxxxx wurde im Buchungskreis 1000 gebucht angezeigt, wobei xxxxx die fortlaufend vom System vergebene Belegnummer ist. 11. Notieren Sie die Belegnummer.
Ergebnis Der Hauptbuchkontobeleg wurde gebucht. Das System hat automatisch das Vorsteuerkonto hinzugefügt.
Beispiel Sachkonto
Vorsteuer
Kostenstelle
Datum
680000
V1
1101
Sachkonto
Valutadatum
280015
4.2 Beleg anzeigen Verwendung Es besteht die Möglichkeit, Einzelbelege anzuzeigen.
Voraussetzungen Bevor Sie mit diesen allgemeinen Abläufen beginnen können, müssen Sie einige Belege buchen.
© SAP AG
Seite 10 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Vorgehensweise Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie einen Beleg anzeigen können. 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Beleg → Anzeigen
Transaktionscode
FB03
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch Sachkontenbearbeitung Dokumentenanzeige
2. Geben Sie folgende Daten ein: Feldbezeichner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Belegnummer
XXXXXXXXX
Geben Sie die Belegnummer ein, die Sie vorher notiert haben.
Buchungskreis
1000
Geschäftsjahr
<Jahr des Buchungsbelegs>
3. Wählen Sie Weiter. Auf dem Folgebild wird in der Belegübersicht der gebuchte Beleg mit allen Belegkopfinformationen, wie z. B. Belegnummer, Buchungsdatum, Rechnungsdatum sowie den einzelnen Buchungszeilen einschließlich der automatisch gebuchten Vorsteuerzeile, angezeigt. 4. Sie können die Details der Buchungszeile mit Doppelklick (oder Auswahl des Symbols Lupe) anzeigen. 5. Anschließend können Sie über Wechsel des Anzeigemodus/Ändernmodus (Umsch+F1) in den Änderungsmodus umschalten und bestimmte Detailinformationen des Belegs ändern, wie z. B. die Zahlungsbedingungen.
Konten, Beträge, Steuerbeträge und Steuerkennzeichen können nicht geändert werden. Wenn Sie bezüglich der Beleginhalte nach dem Buchen des Belegs eine Fehlermeldung erhalten, müssen Sie die Buchung stornieren.
Die Transaktion zeigt zunächst das Bild Beleg anzeigen: Erfassungssicht an. Über Hauptbuchsicht (Strg+F9) können Sie zur Hauptbuchsicht des Belegs wechseln. Dies ist erforderlich für die Anzeige der Ergebnisse des Belegsplits. Über Erfassungssicht (Strg+F10) kehren Sie zurück.
© SAP AG
Seite 11 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Die Hauptbuchsicht ist nicht im Umfang von Layer 0 enthalten. Das Hauptbuch wird nur verwendet, wenn Sie den Online-Split installiert haben. Wenn Sie die Ergebnisse des Belegsplits anzeigen möchten, muss das Standardlayout über den rechten Teil des Symbols Layout auswählen geändert werden. Wählen Sie Layout ändern … . Ein Dialogfenster wird angezeigt. Wählen Sie aus der Spalte Spaltenvorrat das zusätzliche Feld (z. B. Segment) aus, wählen Sie in der Spalte Angezeigte Spalten die Position aus, zu der Sie es verschieben möchten, und verschieben Sie es mit der Nach-Links-Pfeiltaste in der Mitte des Dialogfensters. Im Beleg Über Benutzerdokumentation können Sie sich allgemeine Informationen zur ListViewer-Anung anzeigen lassen.
Bei einem stornierten Beleg (siehe unten Beleg stornieren) enthält der Belegkopf (F5) eines Stornobelegs die Nummer des stornierten Belegs. Im Originalbeleg enthält der Belegkopf (F5) die Belegnummer des Stornobelegs und den Stornogrund.
Ergebnis Der Beleg wird angezeigt.
4.3 Einzelposten anzeigen und ändern Verwendung In diesem Schritt zeigen Sie Einzelposten eines Hauptbuchkontos an oder ändern sie.
Voraussetzungen Zeilenaufbauvarianten, Summenvarianten und Selektionsfelder wurden im Customizing gepflegt.
Vorgehensweise Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie einen Beleg anzeigen können. 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen Finanzwesen → Hauptbuch → Konto → Posten anzeigen/ändern (neu)
Transaktionscode
FAGLL03
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Sachkontenbearbeitung → Einzelposten Sachkonten
© SAP AG
Seite 12 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
2. Geben Sie auf dem Bild Sachkonten Einzelpostenliste Hauptbuchsicht folgende Daten ein: Feldbezeichner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Sachkonto
<Sachkontonummer>
Beispiel: 280015
Buchungskreis
1000
Alle Posten
<Setzen Sie das Kennzeichen.>
Wählen Sie Ausführen (F8). Wenn Sie Alle Posten wählen, werden alle Posten des Kontos angezeigt. Sie können sich auch nur offene Posten oder verrechnete Posten anzeigen lassen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Beleg zu ändern: 3. Markieren Sie den zu ändernden Posten, indem Sie das Kennzeichen am Anfang der entsprechenden Zeile setzen. 4. Wählen Sie Beleg ändern (Strg+Umsch+F8) (Bleistiftsymbol). 5. Nehmen Sie auf dem Bild Beleg ändern: Position
Ergebnis Die Einzelposten eines Kontos wurden angezeigt / geändert.
Möglicherweise möchten Sie, statt zur Eingabesicht zu wechseln, Belegpositionen anzeigen/ändern, die zu einem bestimmten Ledger gehören. Über Ledger auswählen können Sie verschiedene Ledger der Hauptbuchhaltung auswählen; außerdem gelangen Sie darüber zur Erstellung einer Liste, die die jeweiligen Einzelposten enthält.
Über Freie Selektionen (Strg+F1) können Sie eine Selektion anhand weiterer Kriterien vornehmen.
Konten, Beträge, Steuerbeträge und Steuerkennzeichen können nicht geändert werden. Wenn Sie bezüglich der Beleginhalte nach dem Buchen des Belegs eine Fehlermeldung erhalten, müssen Sie die Buchung stornieren.
© SAP AG
Seite 13 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
4.4 Salden anzeigen Verwendung In diesem Schritt werden die Salden von Hauptbuchkonten ausgewiesen.
Voraussetzungen Das Hauptbuchkonto enthält Positionen.
Vorgehensweise Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie einen Beleg anzeigen können. 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Konto Salden anzeigen (neu)
Transaktionscode
FAGLB03
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Sachkontenbearbeitung (Homepage „alle Sachkonten“)
2. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Wählen Sie die erforderlichen Suchkriterien aus: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Sachkonto
<Sachkontonummer>
Beispiel: 280015
Buchungskre is
1000
Abstimmkont o für Kontoart Löschvormer kung gesetzt: Für Buchungen gesperrt: 3. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Wählen Sie Übernehmen. Markieren Sie die gewünschte Zeile (das gewünschte Konto), und wählen Sie Sachkontensaldo anzeigen. Geben Sie das Geschäftsjahr ein und wählen Sie Ausführen (F8). 4. Nur SAP Graphical Interface (SAP GUI): Geben Sie auf dem Bild Sachkontensaldenanzeige die erforderlichen Daten ein.
© SAP AG
Seite 14 von 38
SAP Best Practices
Feldbezeich ner
Hauptbuch (156): AB
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Kontonumme r
Beispiel: 280015
Buchungskrei s
1000
Geschäftsjah r
Beispiel: laufendes Jahr
5. SAP Graphical Interface (SAP GUI): Wählen Sie Ausführen (F8).
Ergebnis Die Salden für alle Perioden des Jahres werden angezeigt.
Um die Einzelbelegeingaben einer Periode anzuzeigen, wählen Sie das Saldofeld der Periode, die Sie anzeigen möchten, mit Doppelklick aus. Um alle Belege des Jahres anzuzeigen, wählen Sie das Feld Gesamtsaldo mit Doppelklick aus.
4.5 Beleg-Kompaktjournal anzeigen Verwendung Das Beleg-Kompaktjournal zeigt die wichtigsten Daten aus Belegköpfen und -positionen zu den ausgewählten Belegen in tabellarischer Form an. Die Liste kann als Grundbuch und für die Abstimmung mit den Saldenlisten (große Umsatzprobe) verwendet werden.
Voraussetzungen Für die ausgewählte Periode wurden Belege gebucht.
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch (neu) → Beleg → Allgemein → BelegKompaktjournal
Transaktionscode
S_ALR_87012289
© SAP AG
Seite 15 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Berichtswesen → Beleg-Journal → BelegKompaktjournal
2. Geben Sie auf dem Bild Beleg-Kompaktjournal folgende Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Buchungskre is
1000
Geschäftsjah r
Beispiel: laufendes Jahr
Ledger
Wählen Sie den für Sie interessanten Ledger; falls nichts eingegeben wird, werden die zum führenden Ledger gehörenden Belege angezeigt.
0L
Allgemeine Abgrenzung en Referenznum mer
Geben Sie gegebenenfalls die angegebenen Referenzbelegnumme rn an.
Weitere Abgrenzung en Normale Belege
Setzen Sie das Kennzeichen.
3. Wählen Sie Ausführen (F8).
Ergebnis Je nach Belegstatus (normale Belege, Dauerbuchungsurbelege, Musterbelege, statistische Belege abhängig davon, was Sie als weitere Eingrenzungen ausgewählt haben) wird eine eigene Liste erstellt. Der Belegstatus ist an der Listenüberschrift erkennbar. Saldenlisten für die einzelnen Perioden werden am Ende des Belegkompaktjournals angelegt.
4.6 Belegjournal anzeigen Verwendung
© SAP AG
Seite 16 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Das Beleg-Journal wird monatlich erstellt und beinhaltet alle Belegbuchungen einer bestimmten Buchungsperiode. Es kann auf notariell vorgestempeltem Papier gedruckt werden. Das BelegJournal enthält die wichtigsten Daten aus dem Belegkopf und Belegpositionen.
Voraussetzungen Für die ausgewählte Periode wurden Belege gebucht.
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch (neu) → Beleg → Allgemein → BelegJournal
Transaktionscode
S_ALR_87012287
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Berichtswesen → Beleg-Journal → Document Journal
2. Geben Sie auf dem Bild Beleg-Journal folgende Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Buchungskre is
1000
Geschäftsjah r
Beispiel: laufendes Jahr
Ledger
Wählen Sie einen Ledger; falls nichts eingegeben wird, werden die zum führenden Ledger gehörenden Belege angezeigt.
0L
Allgemeine Abgrenzung en Buchungsdat um
GJ = Geschäftsjahr 01.01.GJ – 31.12.GJ
(Beispiel)
*
Geben Sie gegebenenfalls die angegebenen Referenzbelegnumme rn an.
von - bis Referenznum mer
Weitere Abgrenzung en
© SAP AG
Seite 17 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuchko nto
Hauptbuch (156): AB
Geben Sie, falls erforderlich, die auszuweisenden Kontonummern ein.
Programma blaufsteueru ng Testlauf
√
Nur Einzelposten seiten
√
3. Wählen Sie Ausführen (F8). Testlauf: Durch diese Option wird gesteuert, ob eine Datenbanktabelle, in der Salden gespeichert werden, aktualisiert werden soll. Ausführliche Informationen finden Sie in der Dokumentation des Berichts. Wenn das Kennzeichen Testlauf gesetzt ist, erzeugt das System nur ein Protokoll. In der erwähnten Datenbank werden keinerlei Daten aktualisiert oder geändert. Wenn das Kennzeichen Testlauf nicht gesetzt ist, aktualisiert das System die Daten in der Datenbank.
Über die Einstellungen in der Ausgabesteuerung können Sie verschiedene Detaillierungsgrade und Summenstufen, eine fortlaufende Nummerierung der Positionen oder die Ausgabe der alternativen Kontonummer statt der im Beleg angegebenen erzielen. Ausführliche Informationen finden Sie in der Programmdokumentation (Strg+F1).
Falls für das Belegjournal standardmäßig die Mehrfachselektion aktiv ist ( für Buchungskreis, Geschäftsjahr und Buchungsdatum nicht möglich.
): Dies ist
In diesem Fall wird die Warnmeldung Nur ein Intervall für Buchungsdatum möglich. Weitere werden ignoriert angezeigt. Wählen Sie Weiter.
© SAP AG
Seite 18 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Die folgende Warnung Es muss genau ein Geschäftsjahr angegeben werden wird angezeigt. Wählen Sie Weiter.
Ergebnis Anhand der im Selektionsbild eingegebenen Parameter wird eine Liste erstellt. Zu jeder Belegposition werden der Buchungsschlüssel und gegebenenfalls das Sonderhauptbuchkennzeichen gedruckt.
4.7 Hauptbuchsalden (Liste) anzeigen Verwendung Die Liste ermöglicht eine Auswertung von Sachkonten mit allen Schlüsselelementen der Hauptbuchhaltung, z. B. Sachkonto und, falls besondere optionale Building Blocks installiert sind, Profitcenter und Segment. Sie ermöglicht Änderungen an der Bildschirmanzeige und den Aufriss nach zusätzlichen Elementen. Neben der Kontobeschreibung und den Schlüsseln der ausgewählten Elemente werden in der Liste der Saldenvortrag aus Vorjahr und Vorperioden, Soll- und Habensummen der Berichtsperioden sowie der Endsaldo der ausgewählten Elemente angezeigt. Anders als bei der Darstellung in Transaktion FAGLB03 (Salden anzeigen, siehe oben) können Sie sich in dieser Transaktion eine Darstellung einzelner oder mehrerer Konten für die ausgewählte Periode und die jeweiligen Organisationseinheiten anzeigen lassen. Wenn die optionalen Building Blocks installiert sind, können Sie beispielsweise eine Liste mit Sachkontensalden für ein Segment oder Profitcenter erstellen.
Voraussetzungen Für die ausgewählte Periode wurden Belege gebucht.
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Infosystem → Berichte zum Hauptbuch (neu) → Saldenlisten → Allgemein → Sachkontensalden → Sachkontensalden (neu)
Transaktionscode
S_PL0_86000030
© SAP AG
Seite 19 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Berichtswesen → Sachkonten → Sachkonten – Salden (neu)
2. Geben Sie auf dem Bild Selektion: Sachkonten - Salden folgende Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Währungstyp
10
Buchungskreiswährun g
Buchungskrei s
1000
Allgemeine Abgrenzung en
Profit Center
Wählen Sie, falls erforderlich, eine gebuchte Kostenstelle.
Segment
Wählen Sie, falls erforderlich, ein gebuchtes Segment.
Berichtssele ktionen Ledger
0L
Wählen Sie das führende Ledger (0L) oder ein anderes, von Ihnen definiertes Ledger. Nutzen Sie die Eingabehilfe (F4).
Geschäftsjah r
Beispiel: laufendes Jahr
Periode von
Beispiel: 01; Wählen Sie gegebenenfalls eine andere Periode als Beginn der Periode aus.
Periode bis
Beispiel: 12; Wählen Sie gegebenenfalls eine andere Periode als Ende der Periode aus.
Ausgabeart
© SAP AG
Seite 20 von 38
SAP Best Practices
klassischer Recherchebe richt
Hauptbuch (156): AB
Setzen Sie das Kennzeichen.
3. Wählen Sie Ausführen (F8).
Ergebnis Das Ergebnis der Selektion wird als klassischer Recherchebericht angezeigt, dessen Aussehen Sie verändern können. Wählen Sie auf dem angezeigten Bild Einstellungen → Merkmalsdarstellung und anschließend Bezeichnung und Schlüssel, um die Kontonummer neben der Kontobeschreibung anzuzeigen.
Wenn Sie das Profitcenter im neuen Hauptbuch verwenden: Um den Aufriss (z. B. nach Profit Center) zu wechseln, wählen Sie Navigieren → Aufriss wechseln → Profitcenter.
Als Alternative zum klassischen Recherchebericht bietet das Programm eine graphische Berichtausgabe oder eine Objektliste an. Um diese Funktion zu verwenden, wählen Sie die entsprechende Option auf dem Selektionsbild.
Um nach weiteren Kriterien des Hauptbuchs aus dem Hauptbuchstammsatz zu selektieren, wählen Sie Freie Selektion (Strg+F4), kopieren Sie die ausgewählten Kriterien in das Selektionsbild und geben die Selektion dort ein. Diese Selektionen werden beim Ausführen des Programms (F8) berücksichtigt.
Wenn Sie die Sachkontensaldensicht ausführen, wird ein Dialogfenster mit der Meldung Möchten Sie die Daten erst sichern? angezeigt. Wenn Sie mit Ja bestätigen, wird der Bericht mit den Daten der Liste gesichert. Beim nächsten Start der Liste wird eine Meldung angezeigt, und Sie können wählen, ob Sie eine neue Selektion vornehmen oder erst die gesicherte Liste angezeigt bekommen möchten.
4.8 Beleg stornieren Verwendung
© SAP AG
Seite 21 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
In diesem Schritt wird das Stornieren von FI-Belegen beschrieben. Im Rahmen dieses Vorgangs generiert das System Buchhaltungsbelege, fügt bestehenden Belegen Informationen hinzu und aktualisiert die Verkehrszahlen in den betroffenen Ledgern. Es bestehen grundsätzlich folgende Möglichkeiten, Belege zu stornieren: Einzelstorno Massenstorno
Voraussetzungen FI-Belege wurden gebucht und müssen storniert werden.
4.8.1
Beleg stornieren – Einzelstorno
Verwendung In diesem Schritt stornieren Sie einen Beleg, der innerhalb der Finanzbuchhaltung erstellt worden ist.
Voraussetzungen Es wurden Belege gebucht.
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen → Finanzwesen → Hauptbuch → Beleg → Stornieren → Einzelstorno
Transaktionscode
FB08
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Sachkontenbearbeitung Sachkontenpositionen anzeigen
2. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Wählen Sie die erforderlichen Suchkriterien aus: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Sachkonto
<Sachkontonummer>
Beispiel: 280000
Buchungskre is
1000
Abstimmkont o für Kontoart Löschvormer kung gesetzt:
© SAP AG
Seite 22 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Für Buchungen gesperrt: 3. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Wählen Sie Übernehmen. 4. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Markieren Sie die gewünschte Zeile (Belegnummer) und wählen Sie Beleg stornieren. 5. Geben Sie auf dem Bild Beleg stornieren: Kopfdaten folgende Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Belegnumme r
xxxxxxxxxx
Geben Sie die Belegnummer ein.
Buchungskre is
1000
Geschäftsjah r
z.B. 2009
Stornogrund
z.B. 01
Storno in laufender Periode
6. Buchen (Strg+S) Sie die Belegstornierung.
Wenn Sie kein Buchungsdatum eingeben, wird der Beleg unter dem Tagesdatum gebucht. 7. Sollten Sie die Belegnummer des zu stornierenden Belegs nicht mehr wissen, steht Ihnen eine Suchhilfe zur Verfügung. Wählen Sie hierzu Belegliste. 8. Sie können den Beleg vor der Stornierung zur Kontrolle erneut anzeigen. Wählen Sie hierzu Anzeige vor Storno. 9. Um den Stornobeleg zu buchen, wählen Sie Buchen (Strg+S). Die Meldung Beleg xxxxxxxxxx wurde im Buchungskreis 1000 gebucht wird angezeigt. 10. Notieren Sie die Belegnummer.
Beachten Sie, dass ein stornierter Beleg nicht noch einmal storniert werden kann.
Ergebnis Beim Buchen der Stornierung wird der Ursprungsbeleg storniert. Über die Auswahl des Stornogrunds können Sie den Verkehrszahlen (nach der Stornierung) den Status verleihen, den diese ohne die Buchung des stornierten Belegs und seines Stornobelegs gehabt hätten. Diese Stornoart wird Negativbuchung genannt.
© SAP AG
Seite 23 von 38
SAP Best Practices
4.8.2
Hauptbuch (156): AB
Beleg stornieren – Massenstorno
Verwendung Hiermit können mehrere Belege, die innerhalb der Finanzbuchhaltung erstellt worden sind, storniert werden.
Voraussetzungen Es wurden Belege gebucht.
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Beleg Stornieren Massenstorno
Transaktionscode
F.80
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Leiter Geschäftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M)
Rollenmenü
Hauptbuch → Buchung → Buchung Massenstornierung von Belegen
2. Geben Sie auf dem Bild Massenstornierung von Belegen: Einstieg zur Auswahl der zu stornierenden Belege zum Beispiel die folgenden Daten ein. Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Buchungskrei s
1000
Belegnumme r
Geben Sie die Belegnummer (von) ein.
bis
Geben Sie die Belegnummer (bis) ein (nur, wenn der gesamte Belegbereich storniert werden soll).
Geschäftsjah r
Beispiel: laufendes Jahr
Stornogrund
01
Beispiel: Normalerweise wird Stornogrund 01 verwendet, um den Beleg in der gleichen Periode zu stornieren.
Testlauf
© SAP AG
<Setzen Sie das
Setzen Sie hier
Seite 24 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Kennzeichen.>
zunächst das Kennzeichen, wenn Sie prüfen möchten, und entfernen Sie es, um dann den/die Beleg(e) zu stornieren.
3. Wählen Sie Ausführen (F8). Wenn Sie das Kennzeichen Testlauf setzen, überprüft das System zunächst, ob die Stornierung möglich ist, bevor diese tatsächlich ausgeführt wird. 4. Wählen Sie Belege stornieren, um die Stornierung im System vorzunehmen.
Wenn mehrere Belege storniert werden sollen, die sich aber nicht in einem Bereich befinden, wählen Sie lediglich (Mehrfachselektion) in der Zeile mit der Belegnummer, und geben Sie die Einzelwerte der zu stornierenden Belegnummern ein.
Ergebnis Sofern Sie das Kennzeichen Testlauf nicht setzen, storniert das System die Ursprungsbelege. Über die Auswahl des Stornogrunds können Sie den Verkehrszahlen (nach der Stornierung) den Status verleihen, den diese ohne die Buchung des stornierten Belegs und seines Stornobelegs gehabt hätten. Diese Stornoart wird Negativbuchung genannt.
4.9 Dauerbuchungen Verwendung Diese Funktion ermöglicht es, regelmäßig wiederkehrende Buchungen anzulegen. Das Verfahren der Dauerbuchung ist vergleichbar mit dem Dauerauftrag, der bei einer Bank zum Abbuchen von Miete, Beitragszahlungen oder Darlehenstilgungen eingerichtet wird. Die Buchungen werden vom Dauerbuchungsprogramm auf Basis der Dauerbuchungsbelege durchgeführt. Im Bereich der Hauptbuchhaltung können Dauerbuchungen z. B. für periodische Buchungen aktivischer und ivischer Rechnungsabgrenzungsposten verwendet werden, wenn es feste, zu buchende Beträge gibt. Die folgenden Daten eines Dauerbuchungsbelegs bleiben unverändert: •
Buchungsschlüssel
•
Konto
•
Beträge
Diese sich nur gelegentlich ändernden Daten geben Sie in einen Dauerbuchungsbeleg ein. Dies ist ein Beleg, der nicht zur Fortschreibung von Verkehrszahlen führt. Mithilfe dieses Belegs erzeugt das Dauerbuchungsprogramm Buchhaltungsbelege.
Voraussetzungen Für dieses Verfahren müssen Sie einen Dauerbuchungsbeleg erfassen, der vom System als Vorlage verwendet wird. Der Dauerbuchungsbeleg ist kein Buchhaltungsbeleg und verändert daher auch nicht den Kontostand.
© SAP AG
Seite 25 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Ablauf •
Erfassen Sie einen Dauerbeleg.
•
Das Programm SAPF120 erstellt anhand der Dauerbuchungsbelege die Buchhaltungsbelege. Sie müssen es in regelmäßigen Abständen starten. Es prüft jeden Dauerbuchungsbeleg daraufhin, ob ein Beleg zu erstellen ist.
•
Spielen Sie die Batch-Input-Mappe ab.
•
Dauerbuchungen müssen im Rahmen des Jahresabschlusses nochmals geprüft werden.
Ergebnis Stimmt das Datum der nächsten Ausführung, das im Dauerbeleg gespeichert ist, mit dem Datum für den Abrechnungszeitraum überein oder liegt es in dem dort angegebenen Bereich, überträgt das Programm die Daten für die Buchung in die angegebene Batch-Input-Mappe. Bei jedem Programmlauf wird pro Dauerbuchungsbeleg nur ein Buchhaltungsbeleg angelegt, auch wenn der Abrechnungszeitraum sehr lang ist.
Dauerbuchungsbelege bearbeiten Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Referenzbelege Dauerbuchungsbelege
Transaktionscode
FBD1
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Leiter Geschäftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M)
Rollenmenü
Hauptbuch → Buchungen → Dauerbelege Dauerbuchung erfassen
2. Geben Sie auf dem Bild Dauerbuchung erfassen: Kopfdaten folgende Daten ein: Feldbezeich ner
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
1000
Buchungskreis 1000
Erste Ausführung am
Gibt an, wann der Dauerbuchungsbeleg zum 1. Mal gebucht werden soll
Letzte Ausführung am
Gibt an, wann der Dauerbuchungsbeleg zum letzten Mal gebucht werden soll.
Buchungskre is
Beschreibung
Ausführung der Dauerbuchu ng
© SAP AG
Seite 26 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Abstand in Monaten
<Wählen Sie einen Abstand aus.>
Beispiel: <1> für monatlich
Tag der Ausführung
Beispiel: 01 (Gibt als Buchungsdatum den Tag an, an dem der Beleg gebucht wird)
Informatione n für den Belegkopf
Hier werden die individuellen Daten für den Beleg erfasst, der gebucht werden soll. Als Beispiel wurden die Daten für eine Leasingrate vorgegeben.
Belegart
SA
Währung
EUR
Referenz
Beispiel: Abgrenzungsposte n
Erste Belegpositio n Bschl
40
Konto
<Sachkontonummer>
Beispiel: 676000 Provisionsaufwendun gen (außer Vertriebsprovision)
3. Wählen Sie Weiter. Bestätigen Sie alle (gelben) Warnmeldungen hinsichtlich des Datums der ersten Ausführung. Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Betrag
Beispiel: 500
Steuerkennz eichen
<Steuerkennzeichen auswählen>
erforderlich, wenn das Steuerkennzeichen relevant ist
Steuer rechnen
Setzen Sie das Kennzeichen.
Kennzeichen setzen, wenn das Steuerkennzeichen relevant ist
Kostenstelle
* (wenn das Konto eine Kostenstelle ist)
Beispiel: 1101
Text
Beispiel: monatliche Abgrenzung
Nächste Belegpositio n:
© SAP AG
Seite 27 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Bschl
50
Konto
<Sachkonto>
Beispiel: 489000 Sonstige Verbindlichkeiten
4. Wählen Sie Weiter (Enter). Bestätigen Sie alle (gelben) Warnmeldungen zur Steuerrelevanz. Feldbezeich ner
Beschreibung
Betrag
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
*
Wählen Sie <*> oder geben Sie den obigen Betrag ein (z. B. 500)
5. Sichern Sie den Beleg über Sichern (Strg+S), und notieren Sie die Belegnummer für Folgetransaktionen. Der Beleg ist jetzt als Dauerbuchungsbeleg erfasst, jedoch noch nicht auf die Konten gebucht. Dem Beleg wird ein separater Belegnummernkreis zugeordnet. Die Buchung dieses Dauerbelegs wird im Kapitel Dauerbuchungen ausführen beschrieben.
Ergebnis Ein Dauerbeleg wird verarbeitet.
Beispiel Sachkonto
Kostenstelle
Betrag
Datum
676000
1101
500
Sachkonto
Betrag
489000
500
4.10 Liste der Dauerbuchungsurbelege Verwendung In dieser Liste sind alle Dauerbelege aufgeführt.
Voraussetzungen Es wurden Dauerbelege gebucht.
© SAP AG
Seite 28 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten Dauerbuchungen Listen
Transaktionscode
F.15
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Leiter Geschäftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M)
Rollenmenü
Hauptbuch → Buchung Dauerbelege (Homepage „Alle Dauerbuchungsbelege“)
2. Nur SAP Graphical Interface (SAP GUI): Geben Sie auf dem Bild Dauerbuchungs-Urbelege folgende Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Buchungskre is
1000
Geschäftsjah r
Bemerkung
Beispiel: laufendes Jahr
3. SAP Graphical Interface (SAP GUI): Wählen Sie Ausführen (F8). 4. Nun wird eine Liste der vorhandenen Dauerbuchungsurbelege angezeigt. Es können Belege, die bisher noch nicht ausgeführt wurden, und/oder Belege ausgewählt werden, die nur beim nächsten Lauf des Dauerbuchungsprogramms ausgeführt werden. 5. Die Liste zeigt das Datum der nächsten Buchung an.
Ergebnis Das System zeigt eine Liste der vorhandenen Dauerbuchungsurbelege an. Es können Belege, die bisher noch nicht ausgeführt wurden, und/oder Belege ausgewählt werden, die nur beim nächsten Lauf des Dauerbuchungsprogramms ausgeführt werden. Die Liste zeigt das Datum der nächsten Buchung an.
© SAP AG
Seite 29 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
4.11 Dauerbuchungen ausführen Verwendung In diesem Schritt legen Sie aus den Dauerbelegen Buchungsbelege an.
Voraussetzungen Es müssen Dauerbelege gebucht werden.
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten Dauerbuchungen Ausführen
Transaktionscode
F.14
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Leiter Geschäftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M)
Rollenmenü
Hauptbuch → Periodische Arbeiten → Dauerbuchungen → Dauerbuchungen ausführen
2. Geben Sie auf dem Bild Buchungsbelege aus Dauerbelegen erstellen folgende Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Buchungskre is
1000
Geschäftsjahr
Bemerkung
Weitere Abgrenzung en Abrechnungs zeitraum
<01.MM.JJ 31.MM.JJ>
Für den nächsten Lauf muss Datum ggf. korrigiert werden (z. B. 01.10.08-31.10.08)
Name der Batch-InputMappe
*
Beispiel: Dauer
© SAP AG
Über diesen Parameter können Sie den Namen der anzulegenden BatchInput-Mappe frei bestimmen. Wenn Sie keinen gesonderten Batch-InputMappennamen vergeben, setzt das Programm den
Seite 30 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
Namen SAPF120 ein. Benutzernam e
*
Über diesen Parameter können Sie den Benutzernamen frei wählen. Wenn Sie keine gesonderte Benutzer-ID angeben, setzt das Programm SAPF120 ein.
3. Wählen Sie Ausführen (F8). 4. Nur SAP Graphical Interface (SAP GUI): Wählen Sie System → Dienste → Batch-Input → Mappen. 5. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Rolle „Leiter Geschäftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M)“: Wählen Sie Hauptbuch → periodische Arbeiten → Vorbereitung Abschlußarbeiten Batch-Input Monitoring. 6. Markieren Sie die Mappe SAPF120 (oder den von Ihnen eingegebenen Mappennamen). 7. Wählen Sie Abspielen. 8. Machen Sie auf dem Bild Mappe SAPF120 (oder von Ihnen eingegebener Name) abspielen folgende Eingaben: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Nur Fehler anzeigen
Setzen Sie das Kennzeichen.
Abspielen
Wählen
Bemerkung
Ergebnis Das System legt den Dauerbeleg im Hintergrund an.
© SAP AG
Seite 31 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
4.12 Kontenpflege: Maschinelles Ausgleichen Verwendung In diesem Schritt gleichen Sie periodisch offene Hauptbuchpositionen aus.
Voraussetzungen Im System sind offene Positionen vorhanden, die ausgeglichen werden können. Das bedeutet, dass die offenen Positionen die in der Dokumentation zu Transaktion F.13 beschriebenen Kriterien erfuellen müssen: Ein Ausgleich erfolgt, wenn für die nach den Kriterien Buchungskreis, Konto und Währung selektierten Belegposten der Saldo in der Fortschreibewährung Null ist. Empfehlung: Nutzen Sie diese Transaktion für das Testen mit angegebenen Belegnummernkreisen (oder bestimmten Belegnummern), so dass Sie den nächsten Schritt, Manuelles Ausgleichen, verwenden können. Wenn Sie diese Transaktion ohne irgendwelche Angaben ausführen, bleiben keine weiteren, manuell auszugleichenden Belege übrig.
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Periodische Arbeiten Maschinell ausgleichen Ohne Vorgabe der Ausgleichswährung
Transaktionscode
F.13
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Periodische Arbeiten → Ausgleich Maschinelles Ausgleichen
2. Geben Sie auf dem Bild Maschinelles Ausgleichen ohne Vorgabe der Ausgleichswährung (SAPF124) die folgenden Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Buchungskre is
1000
Geschäftsjah r
Belegnumme r
Wenn Sie bestimmte Belege ausgleichen möchten, wählen Sie die Nummern aus.
bis
Wenn Sie bestimmte Belege ausgleichen möchten, wählen Sie die Nummern aus.
© SAP AG
Seite 32 von 38
SAP Best Practices
Sachkonten auswählen
Hauptbuch (156): AB
X
3. Wählen Sie Ausführen (F8). 4. Führen Sie zuerst einen Testlauf durch; das Kenzeichen ist automatisch gesetzt. 5. Wählen Sie Ausführen (F8).
Zwischenergebnis Es wird ein Protokoll des Testlaufs erstellt. Pro Sachkonto werden alle Gruppen offener Posten zusammengestellt, die im Soll und Haben den gleichen Ausgleichsbetrag aufweisen. Sofern die Standardausgleichskriterien (Buchungskreis, Kontonummer und Währung) sowie die weiteren Gruppierungsmerkmale/Anwenderkriterien (hier Zuordnung und Partnergesellschaftsnummer) übereinstimmen, wird in der Spalte Ausgleich ein Ausgleichsdatum angezeigt. 6. Wählen Sie Zurück (F3). 7. Entfernen Sie das Kennzeichen Testlauf; alle weiteren Einträge bleiben unverändert. 8. Wählen Sie Ausführen (F8). 9. Bestätigen Sie die Meldung Dieser Programmlauf ist ein Echtlauf! mit Enter.
Ergebnis Es wird ein Protokoll des Echtlaufs ausgegeben. Pro Sachkonto werden alle Gruppen offener Posten zusammengestellt, die im Soll und Haben den gleichen Ausgleichsbetrag aufweisen. Sofern die Ausgleichskriterien übereinstimmen, werden das Ausgleichsdatum und die Ausgleichbelegnummer ausgegeben, unter der der Ausgleich erfolgte. Wenn Sie in der Ausgabesteuerung festgelegt haben, dass Belege, die ausgeglichen werden können, oder solche, die nicht ausgeglichen werden können, ausgegeben werden sollen, erhalten Sie eine ausführliche Liste. Wenn Sie keines der entsprechenden Kennzeichen gesetzt haben, erhalten Sie eine kurze Liste. Die Detailliste ist eine Liste der Belegposten und gibt Auskunft über die selektierten offenen oder ausgeglichenen (bzw. ausgleichbaren) Belegposten. Gruppen von Posten, die sowohl den Systemkriterien als auch den Anwenderkriterien genügen, werden optisch zusammengefasst. Sind die Ausgleichsbedingungen erfuellt, werden das Ausgleichsdatum und im Echtlauf zusätzlich die Ausgleichsbelegnummer angezeigt, falls der entsprechende Ausgleichsvorgang erfolgreich verlaufen ist. Ist beim Ausgleichen ein Fehler aufgetreten, wird die Meldung Kein Ausgleich angezeigt. Die Kurzliste der offenen und ausgeglichenen Posten bietet eine Zusammenfassung der Ergebnisse des Programmlaufs. Dabei werden die Zahl der je Konto selektierten offenen Posten, die Zahl der davon ausgleichbaren Posten sowie die tatsächlich ausgeglichenen Posten angezeigt. Dem Fehlerprotokoll können Sie entnehmen, welche Fehler beim Ausgleichen einer (gemäß den Systemkriterien und Anwenderkriterien ausgleichbaren) Gruppe aufgetreten sind.
Im Customizing können fünf weitere Kriterien für die Gruppierung offener Posten hinterlegt werden.
© SAP AG
Seite 33 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
4.13 Kontenpflege: Manuelles Ausgleichen Verwendung Mit dieser Transaktion werden offene Posten manuell ausgeglichen. Wenn der Saldo der auszugleichenden Posten nicht 0 beträgt, kann bei Über- bzw. Unterzahlung ein Restposten erzeugt werden. Voraussetzungen Im System sind offene Positionen vorhanden, die ausgeglichen werden können.
Vorgehensweise 1. Rufen Sie die Transaktion über eine der folgenden Optionen auf: Option 1: SAP Graphical Interface (SAP GUI) SAP-Menü
Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Konto Ausgleichen
Transaktionscode
F-03
Option 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) über Benutzerrolle Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Sachkontenbearbeitung (Homepage „alle Sachkonten“)
© SAP AG
Seite 34 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
2. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Wählen Sie die erforderlichen Suchkriterien: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Sachkonto
* (Konto mit Offene-PostenVerwaltung)
Wählen Sie das Konto aus, das Sie ausgleichen möchten.
Buchungskre is
1000
Abstimmkont o für Kontoart Löschvormer kung gesetzt: Für Buchungen gesperrt: 3. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Wählen Sie Übernehmen. 4. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Markieren Sie die gewünschte Zeile (das gewünschte Konto), und wählen Sie Alle Posten Anzeigen. 5. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Wählen Sie die karte Offene Sachkontenpositionen. 6. Nur SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Markieren Sie die gewünschte Zeile (den gewünschten Beleg), und wählen Sie Hauptbuchposition ausgleichen. 7. Nur SAP Graphical Interface (SAP GUI): Geben Sie auf dem Bild Ausgleichen Sachkonto: Kopfdaten folgende Daten ein: Feldbezeich ner
Beschreibung
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Konto
* (Konto mit Offene-PostenVerwaltung)
Wählen Sie das Konto aus, das Sie ausgleichen möchten.
Buchungskre is
1000
8. Nur SAP Graphical Interface (SAP GUI): Wählen Sie OP verarbeiten. 9. Beim Einstieg in das Bild Ausgleichen Sachkonto: Offene Posten bearbeiten sind standardmäßig zunächst alle Posten aktiv. Um alle Posten zu deaktivieren, wählen Sie zunächst Alle markieren, und dann Posten inaktivieren. Anschließend können Sie über Markieren und Posten aktivieren die entsprechenden Posten auswählen, die Sie ausgleichen wollen. Die aktivierten Posten (in blauer Schrift dargestellt) können anschließend ausgeglichen
© SAP AG
Seite 35 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
werden, wenn der Wert im Feld Nicht zugeordnet 0,00 ist oder innerhalb des Toleranzbereichs liegt. 10. Es soll ein Restposten bestehen bleiben. Sie müssen festlegen, welche offenen Posten vollständig ausgeglichen werden sollen und für welche offenen Posten ein Restposten erstellt werden soll: Wählen Sie Restposten, und geben Sie die erforderlichen Daten ein. Feldbezeichner
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Restposten
Geben Sie für mindestens einen offenen Posten den Differenzbetrag aller ausgewählten offenen Posten ein
11. Anschließend soll eine Differenzbuchung ausgeführt werden. Alle ausgewählten Posten werden ausgeglichen. Über die Differenz wird ein neuer offener Posten auf dem Konto angelegt. Feldbezeichner
Benutzeraktion und Werte
Bemerkung
Differenzbuchungen
Geben Sie den Differenzbetrag aller ausgewählten offenen Posten ein.
12. Sichern Sie Ihre Eingaben. 13. Das Bild Ausgleichen Sachkonto Anzeigen Übersicht mit der Meldung Bitte die gekennzeichneten Positionen korrigieren wird angezeigt. Wählen sie die markierten Posten mit Doppelklick aus und fügen sie im Feld Valutadatum das heutige Datum ein. 14. Sichern Sie Ihre Eingaben.
Sie können weitere Eingrenzungen vornehmen, indem Sie auf dem Einstiegsbild dieser Transaktion das entsprechende Kennzeichen setzen. Auf dem anschließend angezeigten Bild können Sie die auszuwählenden Werte eingeben und weitere Selektionskriterien verarbeiten.
Ergebnis Die ausgewählten offenen Posten des Kontos sind ausgeglichen. Bei vorhandener Differenz wurde ein Restposten bzw. ein neuer offener Posten angelegt.
© SAP AG
Seite 36 von 38
SAP Best Practices
5
Hauptbuch (156): AB
Anhang
5.1 Prozessschritte korrigieren Im folgenden Abschnitt finden Sie häufig vorgenommene Schritte, durch die einige der in diesem Dokument beschriebenen Aktivitäten korrigiert werden können.
Hauptbuchbelege buchen Transaktionscode (SAP GUI)
FB50
Korrektur:
Beleg stornieren (manuell)
Transaktionscode (SAP GUI)
FB08
Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Sachkontenbearbeitung Sachkontenpositionen anzeigen Beleg stornieren
Bemerkung
Zeigen Sie den Beleg vor der Stornierung an (F5-Taste)
Hauptbuchbelege buchen Transaktionscode (SAP GUI)
FB50
Korrektur:
Beleg stornieren (Massenstorno)
Transaktionscode (SAP GUI)
F.80
Benutzerrolle
Leiter Geschäftsbuchhaltung (SAP_NBPR_FINACC_M)
Rollenmenü
Hauptbuch → Buchung → Buchung Massenstornierung von Belegen
Bemerkung
Der Massenstorno sollte behutsam eingesetzt werden, vor allem, wenn die Belegnummern nicht innerhalb eines Bereichs liegen.
Manuelles Ausgleichen Transaktionscode (SAP GUI)
F-03
Korrektur:
Ausgleich zurücknehmen
Transaktionscode (SAP GUI)
FBRA
Benutzerrolle
Hauptbuchhalter (SAP_NBPR_FINACC_S)
Rollenmenü
Hauptbuch → Sachkontenbearbeitung Sachkontenpositionen anzeigen Reiter „Ausgeglichene Sachkontenpositionen“ auswählen und Suchkriterien eingeben und übernehmen entsprechende Zeile markieren Ausgleich zurücknehmen
Bemerkung
© SAP AG
Seite 37 von 38
SAP Best Practices
Hauptbuch (156): AB
5.2 Verwendete Formulare Es sind keine Formulare erforderlich.
© SAP AG
Seite 38 von 38
Related Documents c2h70
Sap Gl Best Practice 3f3x1n
March 2023 0
Best Practice Sap Crm Pdf 54642c
December 2019 58
Sap Fi Gl Ppt 5k2k28
November 2019 53
Gl Fi Sap 4t6d64
August 2022 0
Sap New Gl Architecture Of Sap Ecc New Gl 634n4b
August 2022 0