Riesgos Asociados Riesgos De Inventarios 1q1c23

Riesgos Asociados A Los Inventarios En La Cadena De Suministros En Los Supermercados De La Región Zuliana RIESGOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS EN LA CADENA DE SUMINISTROS EN LOS SUPERMERCADOS DE LA REGIÓN ZULIANA

RESUMEN

Se presenta un punto de vista de un elemento consustancial a la cadena de suministros: los inventarios. Se mencionan conceptos importantes y se identifican algunos de los trabajos relevantes en el desarrollo de este tema. También se discuten los riesgos a los que está sometida la cadena de suministros en economías tanto desarrolladas como subdesarrolladas; referida esta última a economías como la venezolana, haciendo énfasis en los riesgos asociados a los inventarios en los supermercados de la región zuliana. Sobre la base de una muestra de la literatura producida en los últimos años, se reseñan algunos temas de investigación que han sido discutidos en años recientes. Para finalizar, se sugiere tomar en cuenta tales riesgos en las operaciones que impliquen la gestión de inventarios dentro de la cadena de suministros en el sector supermercado en el estado Zulia.

Palabras clave: Inventarios, cadenas de suministro, riesgos.

ABSTRACT

1.- Introducción

El problema de inventarios ha estado presente a lo largo de la historia de la humanidad. El pedido y mantenimiento de bienes para el consumo directo de la población o requeridos como materias primas para la elaboración de productos terminados, ha rondado la civilización desde que se hiciera evidente la capacidad del ser humano de producir en mayor cantidad que lo necesario para su consumo. Esta capacidad “productora” genera el problema inmediato de la gestión de inventarios, lo cual significa, el qué hacer con el excedente de la producción. Mientras las formas de producción se mantuvieron en niveles

artesanales y precarios, las decisiones sobre los inventarios estuvieron signadas por lo inmediato, más que por una visión de largo alcance que permitiera la planificación. A partir de la Revolución Industrial en los albores del siglo XX, y con la deducción de la fórmula del “Tamaño Económico... .Leer Ensayo Completo

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Concepto de inventario Definición de inventario: podemos encontrar muchas definiciones de inventario, pero para entender esto es necesario primero entender la definición de control: El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Burt K. Scanlan. Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. Eckles,Carmichael. Es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. George R. Terry. La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente. Robert C. Appleby.

Elementos del concepto: 1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. 2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. 3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. 4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. Importancia del control. 1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. 2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. 3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro. 4. Localiza a los sectores responsables de la istración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. 5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación. 6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. 7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la istración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. Principios Equilibrio. A cada grupo de delegación conferido debe de proporcionarse el grado de control correspondiente, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida. De los objetivos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si a través de él, no se evalúa el logro de los mismos, por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas o estándares que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido. De la oportunidad. El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

De excepción. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o representativas, afín de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios. De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Características del Control Reflejar la naturaleza de estructura organizacional. Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desea controlar. Oportunidad. Un buen control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación, las técnicas muy complicadas en lugar de ser útiles crean confusiones. Ubicación estratégica. Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de valor estratégico. Consideraciones para establecer un sistema de control Tipos de medición. Los tipos de medición se basan en alguna forma de normas o estándares establecidos, que pueden ser: Estándares históricos. Pueden basarse en registros e información concernientes a las experiencias pasadas de una organización. Estándares externos. Son los provenientes de otras organizaciones u otras unidades de la misma organización. Estándares de ingeniería. Se refiere a la capacidad de las máquinas, suelen venir especificadas por los fabricantes. El número de mediciones. El número de mediciones puede ser reducido, conforme se eleva la cantidad de controles que se aplican a un trabajo el individuo pierde autonomía y la libertad respecto a como y cuando ejecutarlo. Autoridad para establecer medidas y estándares. Los estándares del desempeño pueden fijarse con o sin la participación de las personas cuyo desempeño va a ser controlado. Cuando se establecen en forma unilateral por los gerentes de alto nivel, existe el peligro de que los empleados los juzguen idealistas. Flexibilidad de los estándares. Los gerentes necesitan determinar si los estándares deberán ser uniformes en las unidades similares de la organización, así como tomar una decisión respecto al sistema de control cuantitativo frente al cualitativo.

Frecuencia de la medición. La frecuencia y tiempo de la medición depende de la naturaleza de la tarea que va a ser controlada. El empleo de control de calidad estadístico exige establecer el tamaño de la muestra y el intervalo que debe haber entre las pruebas. Dirección de la retroalimentación. La finalidad del control consiste en asegurar de que los planes actuales se lleven a cabo y de que los planes futuros se realicen con más eficiencia. Ahora podemos definir inventario: es la contabilizacion todo lo que tenemos en nuestra empresa desde las hojas de papel, lapices, reglas hasta la materia prima y las maquinas, ademas de los productos terminados, para ´todo lo que hemos dicho y hecho es necesario tener una demanda, es decir lo que se explicava al principio necesitamos abrir el mercado haciendo uno ó varios lotes de productos y venderlos al costo de producción, para crear en empresas y gente una nesecidad de nuestro producto, para después in incrementando poco a poco el presio para sacar nuestros dividendos pero no podemos subir mucho los precios pues entonces los clientes ganados se pierden y con ellos otros mas pues la mejor publicidad es la recomendación y si el precio de nuestro producto es inferior al precio bruto del producto tambien quebramos por obias razones con esta definición practica podemos pasar a las definiciones de algunos autores de libros referentes al control de inventarios. En el libro “fundamentos de istración de inventarios” nos dice en su segundo capitulo que se puede encontrar a grandes rasgos dos definiciones una dicha por los que estan ligados a los costos y las finanzas que dicen que el dinero, un activo o efectivo en forma de material es lo que encontraremos en el inventario. Mientras la otra definición la dan los obreros quienes nos diran que los articulos terminados, materia prima, trabajos en proseso o materiales utilizados en los productos. La mayoria de los empresarios solo usan un tipo de inventario el cual esta relacionado con los articulos producidos y los vendidos. Pocos reconocen y aplican otras dos clases de inventarios (materiales que preceden a la producción y materiales de mantenimiento). Ambos requieren de inversiones significativas (aun cuando algunos cancelan articulos importantes como gasto), ambos son esenciales en la fabricación y ambos pueden istrarse más eficazmente utilizando la información del sistema formal de planeacion y control así como de técnicas apropiadas del control de inventarios. Algunos de los comentarios que se escuchan entre las personas de negocios son los siguientes: 1.- no se puede vender de un almacen vacio 2.- los inventarios son el cementerio del negocio 3.- por que no se elaboran muchos de ellos; siempre podemos utilizarlos. Estos comentarios ilustran los problemas involucrados en el logro de decisiones racionales sobre inventarios. Por lo regular, los inventarios representan una porcion considerable del los activos totales de una compañía, pero pocos temas en los negocios estan sujetos a tales actitudes parciales. El departamento de ventas ve los inventarios como fundamentales para el buen servicio a clientes y siente que fabricación ha fallado si un articulo no esta disoponible cuando se vence el plazo de embarque de un pedido por aquel. La gente de finanzas cree que los inventarios son un mal necesario que atan el capital que podria utilizarse mejor en cualquier otra compra, la gente de la fabrica tiene dificultad en entender los costos asociados con la practica de inventarios y con frecuencia consideran con desgano las medidas del control de inventarios debido a la ineficiencia que se impone en la planta. Deste el punto de vista de la fabrica, los inventarios deberían ser un recurso ilimitado. Obviamente el problema radica en que se ve a los inventarios desde un punto de vista global por parte de la compañia. Tipos de inventario

Con la empreza encarrilada los inventarios nos serviran para evitar los golpes a nuestra producción devido a las fluctuaciones del mercado tanto el de compras (insumos) como el de ventes (productos). A continuación se presentan diferentes tipos de clasificacion de inventarios de acuerdo con diferentes puntos de vista o de acuerdo con lo que controlan. En las empresas manufactureras hay cuatro tipos de inventarios: •

Materias Primas: Comprende todas clases de materiales comprados por el fabricante y que puede someterse a otras operaciones de transformación o manufactura antes de que puedan vender como producto terminado.

•

Productos en proceso de Manufacturacion: consiste en la producción parcialmente manufacturada; y su consto comprende materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricación (o carga fabril) que les son aplicables.

•

Productos terminados: Lo constituye todos los artículos fabricados que están aptos y disponibles para su venta.

•

Suministro de fabrica o fabricación:. Este se distingue del inventario de materiales, porque los materiales pueden asociarse directamente con el producto terminado y llega a convertirse en partes del y son utilizados en cantidades suficientes para que sea practico asignar su costo al producto.

Por su funcion los inventarios se detallan como siguen:  inventarios de fluctuación: Estos inventarios se llevan porque la cantidad y ritmo de las ventas y de producción no pueden predecirse con exactitud. Los pedidos pueden promediar 100 unidades por semana para un articulo dado. Pero ay semanas en que las ventas sean elevadas como 300 ó 400 unidades el material puede recibirse en stock normalmente tres semanas después de que fue solicitado a la fabrica, pero ocasionalmente puede llevar 6 semanas después de que se solicito. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden componerse con los stocks de reserva o stocks de seguridad, nombres usuales para los inventarios de fluctuación. Los inventarios de fluctuación existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo en estos centros no puede equilibrarse completamente. Los inventarios de fluctuación, llamados stocks de estabilización pueden incluirse en el plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.  inventarios de anticipación: estos son inventarios hechos con anticipación a las epocas de mayor venta, a programas de promocion comercial o a un periodo de cierre de la planta. Básicamente, los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-maquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.  inventario de tamaño de lote: con frecuencia es imposible o impractico fabricar o comprar articulos en las mismas cuotas que se venderan. Por lo tanto, los productos se consiguen en mayores cantidades a las que se nesecitan en el momento; El inventario resultante es el inventario de tamaño de lote. El tiempo de arreglo es menos importante en la determinación de dicho inventario .  inventarios de transportación: Estos existen porque el material debe moverse de un lugar a otro. El inventario depositado en un camion y que se va ha entregar a un almacen puede estar en camino a 10 dias. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcion util para las plantas o los clientes: exclusivamente por el tiempo de transporte.

 inventario de protección o especulativo: Las compañias que utilizan grandes cantidades de minerales básicos (como el carbono mineral, el petroleo o el cemento) o mercaderia (como la lana, los granos o productos animales) que se caracterizan por fluctuar en sus precios pueden obtener ahorros significativos comprando grandes cantidades de producto llamadas inventarios de protección, cuando los presios estan bajos. La adquisición de productos extras a un precio reducido, esto afecta directamente los costos de producción, estas transacciones son buenas ya que al no subir el precio final del producto cuando los precios suben hacen que tengamos un mayor mercado y esto es algo parecido ha lo que pasa cuando los precios fluctuan. Los inventarios se pueden clasificar por su condicion durante el proseso. Tamaño de lote: su funcion es desacoplar las operaciones de fabricación, sus beneficios son descuentos en la compra; preparación de equipo y maquinaria, flete, manejo de materiales, gastos de papeleo y de inspeccion, etc. Reducidos Fluctuación de la demanda: su funcion es como se dijo anterior mente equilibrar la empresa aun cuando la demanda fluctue demasiado, los beneficios son muchos por ejemplo menos fletes, mas ventas, mejor servicio,etc. Fluctuación de la entrada: ayuda ha no dejar de producir en epocas en que escasea la materia prima, beneficiando en evitar tiempos muertos y tiempos extras, mala caludad por materiales substitutos. Inventario de disipación: nos ayuda ha estabilizar el producto, nos beneficia en evitar tiempos extras subcontratos , despidos, seguro de despidos, entrenamiento, desperdicio por falta de abilidad en los trabajadores, etc. MODELO BÁSICO DE INVENTARIOS. EL objetivo del modelo básico de inventarios consiste en determinar la cantidad óptima a ordenar que minimice los costos incrementales totales relacionados con mantener un inventario y procesar ordenes. Ejemplo: Supóngase que los requerimientos anuales de una partida de materias primas especifica son: R=2000X52=104 000 unidades o un promedio de 2000 unidades a la semana. Si se colocan órdenes por lotes de Q=10000 unidades entonces se requerirá un nuevo lote cada cinco semanas. Cuando un nuevo lote llega ala bodega, se tienen 10000 unidades de materia prima en existencia. Este inventario será consumido a una velocidad 2000 unidades por semana. Al final de la quinta semana, se tendrá un inventario de cero unidades y el siguiente lote de 10 000 unidades ingresará en al sistema. Si el artículo se ordena con mayor frecuencia pero en menores cantidades, el nivel de inventario asociado disminuirá en proporción al número de unidades ordenadas en un cierto momento dado. Dado que los costos incrementales de mantener un inventario depende del nivel promedio del inventario. Los costos de manejo son proporcionales al tamaño del lote Q, el número da artículos ordenados en un momento dado. MODELOS DE INVENTARIOS CON DEMANDA INCIERTA. En los modelos simples de inventarios se supone que los tiempos de espera de la oferta y la demanda son constantes. En muchas aplicaciones reales, la demanda no puede ser predicha con

certeza y los tiempos de espera con frecuencia varían de una orden a otra. Una consecuencia de esta variación es que pueden presentarse faltantes si la demanda futura excede el estimado inicial o si una orden llega después de lo esperado. Es posible reducir los riesgos de faltantes llevando inventarios más grandes. Llamados “existencias de seguridad”; sin embargo, se incurre en costos adicionales al comprometer fondos adicionales en el inventario y existe el riesgo de incurrir en obsolescencias. El objetivo es, entonces, desarrollar un modelo para determinar una política de inventarios que permita balancear estos riesgos y minimizar los costos incrementales totales esperados. Modelo de un solo periodo Se considera primero un modelo simple en el que se realiza un solo aprovisionamiento durante un solo periodo bien definido de tiempo. Este modelo es aplicable para el almacenamiento de inventarios de tempodara, bienes perecederos, refacciones, y mercancías de moda. Ejemplo: Encargado de un puesto de periódicos que debe comprar los periódicos para su puesto temprano por la mañana y no puede volver a comprar periódicos durante el día si llega a necesitarlos. Su costo de compra es de 5 centavos por periódico y su precio de venta es 20 centavos por periódico. Los periódicos que no se venden al final del día se tiran. Si el encargado del puesto conociera la demanda, simplemente compraría una cantidad igual de dicha demanda; Basado en su experiencia anterior y en sus datos de venta, el encargado puede asignar probabilidades a diversos niveles de demanda. Modelo de cantidad de orden-punto de reabastecimiento. Situación en la que existe una demanda continua de un artículo, las ordenes para el aprovisionamiento del artículo pueden colocarse en cualquier momento, y el horizonte de tiempo es lo suficientemente extenso como para asumir que el sistema de inventarios funcionará para cualquier tiempo futuro. EL problema consiste para determinar el tamaño de una orden y el momento que debe colocarse la orden, el punto de reabastecimiento, ROP. Ejemplo: Supongase que la demanda anual esperada para un cierto articulo es de 90 unidades. El costo de colocación de la orden es de $5 la orden; el costo de mantener la unidad un año es de $i unidad; el costo de ventas no realizadas es de $5 unidades, y la distribución de probabilidad para la demanda durante el tiempo de entrega. Cuando el nivel de inventario disminuye a tres unidades, se coloca un orden de 30 unidades. Este modelo toma en cuenta tanto la demanda esperada durante el tiempo de entrega como las existencias de seguridad. CLASIFICACIÓN ABC DE LAS PARTIDAS DE INVENTARIO Ordinariamente no se justifica un mismo esfuerzo de control para todos los productos o artículos. Primero, el distinto valor de las partidas de inventario sugiere que la atención debe concentrarse en los artículos de mayor valor y dar una menor consideración a los artículos de menor valor. Considerando que los costos de inventarios están directamente asociados con el valor de los inventarios, el potencial de ahorros en costos derivados de un control más estrecho es mayor para el primer grupo de artículos ya que representa la mayor parte del valor del inventario.

Aún cuando un artículo pueda tener un valor muy bajo en sí mismo, es posible que el costo de un faltante de dicho artículo sea considerable. Por ejemplo; la falta de una materia prima aparentemente de poca importancia puede provocar costos adicionales por mano de obra inactiva y pérdida de la producción de toda una línea de ensamble: Por tanto la clasificación de las partidas de inventario de acuerdo al grado de control necesario permite a los es concentrar sus esfuerzos en aquellos puntos donde los beneficios sean mayores. Controles para partidas clase A. Se requiere un estrecho control para las partidas de inventario con altos costos por faltantes y para aquellas partidas que presentan una parte importante del valor total del inventario. El control más estrecho puede quedar reservado a las materias primas que se utilizan en forma constante en volúmenes extremadamente elevados. Los agentes de compras pueden celebrar contratos con los proveedores que aseguren un suministro constante de estos materiales en cantidades que equiparen la proporción de utilización. En estas instancias la adquisición de materias primas no está determinada por cantidades económicas o por ciclos. Se realizan cambios periódicos en la velocidad de flujo conforme a la demanda y la posición de inventario sufren cambios. Se mantienen suministros mínimos como protección contra las fluctuaciones de la demanda y posibles interrupciones en el suministro. Para el resto de las palabras de la clase A la emisión periódica de órdenes posiblemente sobre una base semanal, provee una supervisión lo suficientemente estrecha sobre los niveles de inventario. Las variaciones en las proporciones de utilización son absorbidas rápidamente por el tamaño de cada orden semanal, de acuerdo con el sistema periódico o con el sistema opcional que se comentó anteriormente Controles para partidas clase B. Estas partidas deberán ser seguidas y controladas mediante un sistema computarizado con revisiones periódicas por parte del istrado. Los parámetros del modelo son revisados con menor frecuencia que en el caso de las partidas de las clase A. Los costos de faltantes de existencias para las partidas de la clase B deberán ser moderados a bajos y las existencias de seguridad deberán brindar un control adecuado de los faltantes, aun cuando la colocación de órdenes ocurre con menos frecuencia. Controles con partidas clase C. Las partidas de la clase C representan la mayor parte de las partidas de inventario y un sistema de controles diseñados pero rutinarios debe ser adecuado para su control. Un sistema de punto de reabastecimiento que no requiera de una evaluación física de las existencias, como en el caso del sistema de las “dos charolas”, generalmente será suficiente. Para cada una de estas partidas, las acciones necesarias son activadas cuando los inventarios se reducen hasta el punto de reabastecimiento. Si la utilización cambia, las órdenes serán activadas antes o después del promedio, siempre y cuando se establezca la compensación necesaria. Deberán realizarse revisiones semestrales o anuales de los parámetros del sistema para actualizar las proporciones de utilización, los estimados de los tiempos de entrega de los insumos y los costos que pudieran derivarse de cambios en la EOQ. También puede emplearse una revisión periódica con un intervalo mas prolongado.

SISTEMA JAPONÉS DE INVENTARIOS. En los sistemas japoneses de manufactura los inventarios son considerados como algo perverso y se dedican grandes esfuerzos a reducir los niveles de inventarios. Las compañías japonesas invierten grandes cantidades de tiempo y esfuerzo en la modificación del equipo y los procedimientos de manera que se reduzcan los tiempos y costos de abastecimiento inicial. De manera similar tratan con proveedores que están muy cerca de la compañía y tienen establecidos compromisos a largo plazo de manera que los proveedores entreguen pequeñas cantidades con mayor frecuencia. Finalmente, en el sistema japonés de inventarios se adopta una perspectiva a largo plazo, lo cual significa que los componentes de los costos de mantenimiento de inventarios que parecen fijos, como en algunos tipos de costos de almacenamiento y de oficina, son en realidad variables. Los inventarios se dividen en dos los periodicos y los permanentes, a continuación su explicación y sus beneficios. Sistema de Inventario Periódico o Físico. La base del sistema de inventario periódico es el conteo físico de las mercancías disponibles al final del periodo. Este procedimiento, llamado inventario físico, es inconveniente y costoso. Por tanto, un inventario físico por lo general se toma solo al final del año. De este modo, el sistema de inventario periódico se ajusta a la preparación de estados financieros anuales, pero no a la preparación de estados correspondientes a periodos contables más cortos, como meses o trimestres. Para determinar el costo de las mercancías vendidas por el sistema de inventario periódico, los registros contables deben mostrar (1) el costo del inventario al comienzo y al final del año, y (2) el costo de las mercancías compradas a lo largo del año. A partir de esta información, el costo de las mercancías vendidas durante el año se puede calcular como sigue: Inventario al comienzo del año RD$ 180,000.00 Compras RD$ 570,000.00 Costo de Mercancías disponibles para venta RD$ 750,000.00 Menos: Inventario, al final del año RD$ 200,000.00 Costo de las mercancías vendidas RD$ 550,000.00 En este ejemplo, la empresa tenia disponible RD$ 180,000.00 de mercancías para inicio del año. Durante el año compro RD$ 570,000.00 adicionales de mercancías. Por tanto el costo total de las mercancías ofrecidas a los clientes para la venta durante el año ascendió a RD$ 750,000.00. Al final del año, solo habían disponibles RD$ 200,000.00 en mercancías. En consecuencia, el costo de mercancías vendidas durante el año, debe haber sido de RD$ 550,000.00. En Resumen, el sistema periódico funciona como sigue: 1.- Se toma un inventario físico al final del año para determinar el Inventario Final. Este conteo físico también determina el Inventario Inicial debido a que el inventario final del año anterior es el inventario inicial del año en curso.

2.- las compras de mercancías durante el año se asientan en los registros contables. 3.- El inventario inicial se suma a las compras netas para determinar el costo de las mercancías disponibles para la venta durante el periodo. 4.- El costo del inventario final se resta del costo de mercancía disponible para la venta. La cifra resultante representa el costo de las mercancías vendidas durante el periodo. Él calculo de costos de las mercancías vendidas es un concepto muy importante que requiere de una cuidadosa atención. Para tener un conocimiento completo de este concepto, se requiere considerar la naturaleza de las cuentas y de los procedimientos contables utilizados para determinar el costo de las mercancías vendidas. El conteo de un Inventario: Actualmente se utilizan varios métodos para determinar las cantidades físicas de un inventario, muchos de los cuales requieren o permiten la utilización de un equipo de trabajo. En el método más sencillo un miembro de un grupo de trabajo cuenta, pesa, mide o hace el estimativo de la cantidad a otro miembro del grupo quien se encarga de anotarla en una hoja de inventario. A continuación le presentamos la notación de un inventario físico en la Hoja de control de Inventario o Libros de Inventarios que es de donde se registran todos los movimientos de las mercancías de una empresa comercializada, al final de cada periodo deben registrarse en el libro de inventarios las existencias de las mercancías, así como el contenido de los estado financieros de manera resumida. ALMACENES DOMINGUEZ C. POR A HOJA DE CONTROL DE INVENTARIO FECHA: 05 de Junio, 2001 Articulo

Ref.

Cantidad

Costo Unit.

Costo Total

Pantalones

118

75

3,200.00

240,000.00

Tennis

119

16

5,600.00

89,600.00

Zapatillas

SG-05

18

1,400.00

25,200.00

Chancletas

S/B

32

1,000.00

32,000.00

Camisas

8801

19

7,200.00

136,800.00

T-Shirt

8894

42

4,100.00

172,200.00

Medias

5698

10

700.00

7,000.00 702,800.00

ALMACENES DOMINGUEZ C. POR A HOJA DE CONTROL DE INVENTARIO Inventario del ______ de _______________ de 2001 Departamento _________________________________________ Sección: _____________________________________________ Contado por ________ Precio Por ________Revisado Por ______

Anotado por _______________ Calculado Por _______________ Importes Descripción

Cantidad

Unidad

Precio

Unidad

Parcial

Total

Registros contables para las Operaciones de Venta y Compra: Cuando utilizamos el sistema de inventario físico o periódico. Ejemplo, Omar Muebles S.A. compró en Fecha 06 de Febrero 2001 mercancías a crédito por un valor de RD$ 4,000.00 a Maderas & Más. Esta mercancía la vende a crédito a Consuelo S.A el 12 de Febrero del 2001 en RD 8,500.00. Los asientos de Diarios correspondientes, asumiendo que la empresa utiliza el sistema de Inventario Físico o Periódico. ALMACENES DOMINGUEZ C. POR A DIARIO GENERAL Fecha

Cta. y Detalles

Feb.6

Compra Mercancía

Ref.

Auxiliar

Débito

Crédito

4,000

=A= Cuentas P .Pagar

4,000

Distrib. LEBYS

4,000

Para registrar la compra de Mercancía a crédito Feb.12

Cuentas P .Cobrar La Gran vía

8,500 8,500

=A= Ventas

8,500

Para registrar las Ventas a Crédito de Mercancías En la entrada del diario se puede observar que la compra que realizo la empresa el 06 de Febrero, fue registrada en la cuenta Compra de Mercancía, que será la cuenta control que se utilizara para registrar la compra siempre y cuando sé este utilizando el Sistema de Inventario Periódico o Físico. 2.- Sistema de Inventario Permanente. Este sistema contrasta considerablemente con el sistema de inventario periódico. Bajo el sistema de inventario permanente, la cuenta inventario se mantiene continuamente actualizada; de allí el nombre del sistema de inventario permanente.

Bajo este sistema también se mantiene una cuenta de mayor para mostrar el costo de la mercancía vendida durante el periodo. La cuenta Inventario se debita por cualquier compra de mercancía. Cuando se vende mercancía, se hacen dos asientos: El primero registra el ingreso por ventas ( Débito a efectivo o cuenteas por cobrar, crédito a Ventas). Y el segundo reduce el saldo de la cuenta de inventario y registra el costo de la mercancía vendida (débito a la cuenta Costo de mercancías vendidas, crédito a inventario). El sistema de inventario permanente ha sido utilizado tradicionalmente por empresas que venden artículos de valor unitario alto, como automóviles, computadoras o muebles, estas empresas realizan relativamente pocas transacciones de ventas en el dial; por tanto, el registro del costo de cada venta es un asunto fácil. En una empresa que vende grandes cantidades de mercancía a bajo costo, el registro del costo de cada transacción de venta no es factible sin un sistema computarizado. Por tanto, las empresas como almacenes de víveres, almacenes por departamentos y la mayoría de comerciantes pequeños han usado tradicionalmente el sistema de inventario periódico. Sin embargo, actualmente los terminales de computadora en el punto de venta hacen posible para la casi totalidad de negocios comerciales mantener un sistema de inventario permanente. VALORACION DEL INVENTARIO Y MEDICION DEL INGRESO El objetivo principal del control de Inventarios, relacionado con la valuación, es la determinación de la Utilidad Bruta Ganada, lo que implica la deducción de los costos aplicables a los ingresos por ventas. Si para determinar la utilidad bruta necesitamos como antecedentes valorizar el inventario de mercancías, con ellos alcanzamos un objetivo: Que el Balance General refleje un valor apropiado para el activo constituido por las mercancías en existencia. Cuando le deducimos a los ingresos por venta el costo de las mercancías vendidas, estamos procediendo a medir el ingreso bruto de las ventas efectuadas en un ciclo comercial. La obra de venta puede sé obtenida fácilmente del registro diario de transacciones de ventas, pero en algunas empresas no se lleva el registro diario que muestre el costo de las mercancías vendidas. La cantidad que representa el costo de las mercancías vendidas durante el ciclo comercial, se calcula al final de cada periodo separando los costos de las mercancías disponibles para la venta de dos elementos: ð El costo de las mercancías vendidas ð El costo de las mercancías no vendidas el cual, comprenderá el inventario final. La determinación del valor del inventario final constituye el paso principal para la determinación del costo de las mercancías vendidas, el cual puede obtenerse fácilmente con la siguiente ecuación: Costo de Mercancías - Inventario = Costo de las CISP. Para venta Final Mercancías Vendidas. La Base del Costo: Las materiales o mercancías compradas deben incluir no solo el precio de las compras puro y simple, sino que además del precio de la compra debe de agregársele todos los costos adicionales en que se han incurrido para poner esas mercancías en condiciones de venta. Estos están comprendidos por los derechos aduanales, los fletes, acarreos, almacenamiento, seguros y cualquier otro costo en el que incurra durante el periodo de maduración.

Sistema de control de inventarios Para controlar in inventario existen muchas formas y metodos puesto que cada fabrica es diferente y cada una adapta los modelos mas conocidos e aquí algunos Cuando se adquieren lotes idénticos de mercancías en diferentes fechas del año, existe la posibilidad de cada lote tenga un costo diferente, debido a que los precios de las mercancías están sujetos a fluctuaciones. Para poder explicar los diferentes métodos que generalmente se utilizan para determinar que precios de compra deben aplicarse a las unidades que quedan en existencia al final del periodo, realizaremos un ejemplo claro de esto: Numero de Costo por Costo Unidades Unidad Total Inventa. Inic. Mercan. 100 600 60,000 Primera compra Enero 1 50 700 35,000 Segunda Compra Mayo 4 50 800 40,000 Tercera Compra Oct. 05 50 900 45,000 Cuarta Compra Dic. 7 50 1,000 50,000 Mercancías Disp. P/Venta 300 230,000 Unidades vendidas 190 Inventario Final 110 Los métodos a utilizarse son: •

Métodos de Identificación Especifica: Exige que se lleven registros por medio de los cuales puedan identificarse los artículos con toda precisión, para poder determinar su costo con toda exactitud. Si los artículos en existencia pueden identificarse como pertenecientes a compras u ordenes de producción especifica, pueden inventariarse a los costos que muestran las facturas a los Registros de Costos.

Utilizando este método seguiremos nuestro ejemplo anterior: Cantidades de Costo por Costo Unidades Unidad Total Primera compra Enero 1 22 70 15,400 Segunda Compra Mayo 4 30 800 24,400 Tercera Compra Oct. 05 45 900 40,500 Cuarta Compra Dic. 7 13 1,000 13,000 Mercancías Disp. P/Venta 300 92,900

Unidades vendidas 190 Inventario Final 110 Este método es más ajustable porque puede dar resultados mas significativos de compra y venta de tales artículos de alto precio como botes, autos y joyerías. •

Método de Costo promedio: Este se calcula dividiendo el total del costo de la mercancía disponible para la venta por el numero de unidades disponibles para la venta. Este calculo nos dará un costo por unidad de promedio ponderado, el cual aplica a las unidades en el inventario final.

Costo de mercancías dispon. Para ventas $30,000.00 # Unidades dispon. Para ventas $ 300.00 Costo unitario promedio $ 100.00 Inventario final al costo promedio $ 12,000.00 Este método no da importancia a los precios corrientes que prevalecieron en el mes anterior. •

Método PEPS: Primera en entrar, primera en salir. Es conocido como fifo, esta basado en la presunción de que la primera mercancía adquirida es la primera mercancía que se vende. En otras palabras, cada venta se hace de las mercancías más antiguas en reserva; por tanto el inventario final contiene todas las mercancías mas recientemente adquiridas.

Puede sé adoptado por cualquier empresa, sin importar que las mercancías vendidas realmente correspondan a las ventas de las mercancías más antiguas en reserva o no. En este método, la valuación del inventario refleja los costos recientes y es por tanto un valor real a la luz de las condiciones que pertenecen a la fecha del balance general. Costo Mercancías Disponibles p/venta RD$ 230,000.00 Menos : Inventario Final RD$ 103,000.00 Costo de Mercancías Vendidas RD$ 127,000.00 Método PEPS •

Método UEPS: Ultimo en entrar, primeras en salir. Es uno de los métodos más interesantes en la valuación del inventario. El flujo de costos puede ser más significativo que el flujo físico de las mercancías.

Para el calculo de las mercancías vendidas se utiliza la siguiente ecuación: Costo de mercancías disponibles p/venta RD$ 230,000.00 Menos: Inventario Final RD$ 67,000.00

Costo de Mercancías Vendidas RD$ 163,000.00 MÉTODO UEPS COMPARACION DE LOS METODOS DE VALUACION DEL INVENTARIO METODOS DE VALUACION Identificación

Costo

Método

Método

Especifica

Promedio

PEPS

UEPS

275,000.00

275,000.00 275,000.00

275,000.00

vendidas: Inventario Inicial

60,000.00

60,000.00

60,000.00

60,000.00

Mas: Compras Netas

170,000.00

170,000.00 170,000.00

170,000.00

Para la venta

230,000.00

230,000.00 230,000.00

230,000.00

Menos: Inventario Final

92,900.00

145,000.00 127,000.00

163,000.00

Costo de Merc. Vendidas

137,100.00

84,370.00

67,000.00

Utilidad Bruta en Ventas

137,900.00

129,370.00 148,000.00 1,120,000.00

VENTAS Costo de las Mercancías

Mercancías disponibles

103,000.00

¿ Cuál método de valuación de inventario es el mejor? Todos son buenos y aceptados. La búsqueda del Mejor método de valuación del inventario presenta dificultades porque la cifra del inventario se usa tanto en el balance general como en el estado de ingresos, y estos dos estados financieros se utilizan para propósitos diferentes. En el estado de ingreso la función de la cifra del inventario es permitir una asociación de los costos y el ingreso. En el balance General el inventario y otros activos corrientes se ven como una medida de habilidad en la empresa para cumplir con sus obligaciones corrientes. Consistencia en la valuación del inventario El principio de consistencia es uno de los conceptos básicos que subyacen en la elaboración de los estados financieros confiables. Este principio significa que una vez una compañía haya adoptado un método contable particular, debe seguir usándolo constantemente mas que cambiarlo año tras año. CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos.

El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas: 1. Mantener el mínimo de capital invertido ð Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios ð Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos ð Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías ð Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios ð Reduce el costo de la toma del inventario físico anual. METODO DE CONTROL DE INVENTARIOS Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable. El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo. El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando acumulación excesiva. La auditoria, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo. Algunas técnicas son las siguientes: 1. Fijación de existencias máximas y mínimas ð Índices de Rotación ð Aplicación del criterio especialmente cuando las especulaciones entra en juego ð Control Presupuestal. Para una compañía comercial, el inventario comprende todas las mercancías de su propiedad, que se tiene para la venta en el ciclo regular comercial. El Inventario final de un año es también el inventario inicial del próximo año. Por tanto, un error de inventario de fin de año afecta el estado de resultados de los dos años consecutivos. Por ejemplo,

una sobreestimación del inventario final causara una sobreestimación del ingreso neto de este año y una subestimación compensatoria del ingreso neto del año siguiente. El inventario es parte importante dentro del proceso de una empresa. El inventario significa la suma de aquellos artículos tangibles de propiedad personal los cuales están disponibles para la venta en una operación ordinaria comercial y están en un proceso de producción para tales ventas. Así como estarán disponibles para el consumo corriente en la producción de bienes y servicios disponibles para la venta. POLITICAS DE INVENTARIOS Las políticas de inventarios deben tener como objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión, satisfaciendo las necesidades del mercado. La adquisición de inventarios conlleva un costo de mantenimiento del inventario, un costo por compra y otros costos que serán tratados en las secciones siguientes. Las políticas de inventarios deben ser fijadas para cada uno de los diferentes conceptos, como: materias primas y materiales auxiliares de fabricación, producción en proceso, artículos terminados, artículos de compra-venta, etc., por que cada una de estas inversiones de activo presentan condiciones peculiares para su istración, específicas para su compra, consumo, procesamiento, para su custodia, para su venta, etcétera. La istración de los inventarios tiene que fijas las políticas, siendo las principales: •

Reducir al máximo la inversión de inventarios en días de inversión sin afectar la demanda del mercado (ventas) y al proceso productivo. Para el anterior es necesario fijar los niveles de inversión para cada concepto de inventarios y tipo de producto, material, etc., con la flexibilidad de cambio que requiera la demanda del mercado. La empresa financia la inversión de los inventarios y el dinero tiene un costo de oportunidad. Por ejemplo, si la inversión promedio en inventarios es al año de $100 000 y el costo de oportunidad del dinero es de 20% anual, el costo de financiamiento seria de $20 000 al año además de los costos inherentes de almacenamiento.

Por lo tanto la empresa debe tratar de reducir la inversión de los inventarios para maximizar los rendimientos. •

Obtener el máximo financiamiento (sin costo) a través de proveedores, para la adquisición de inventarios. El financiamiento no sólo incluye el monto del crédito sino también el plazo de pago. Sería ideal que las ventas y consumos de los inventarios coincidieran con el pago a proveedores, por que de esta manera no se asignarían recursos del capital de la empresa para inventarios.

En algunas ocasiones se pueden establecer contratos de consignación, lo que representa de otra forma lo señalado anteriormente. Cuando el crédito de proveedores es mayor que el tiempo en que los inventarios se venden, se produce una utilidad financiera que no se refleja como tal en la información financiera. La utilidad se genera por que se tienen recursos a través del financiamiento de proveedores sin costo de oportunidad.

Se debe determinar el nivel apropiado de los inventarios sin distraer fondos ni afectar en forma importante el servicio de los clientes. •

Cuando se tiene únicamente un producto para comercializar el nivel aceptable de faltantes deberá ser cero, siempre se debe tener existencias. A medida que aumentan los productos, tipos, colores, tamaños, etc., deben fijarse parámetros de aceptación para no mantener inventarios muy altos y así poder cubrir la demanda variable del mercado con pocos faltantes.

En los productos de alto consumo deben vigilarse las existencias y pronósticos de venta en forma permanente, para que siempre se tengan existencias. •

Mantener las existencias de inventarios en artículos "A" mediante una istración personalizada.

•

Vigilar la exposición de los inventarios ante la inflación y la devaluación de la moneda. Los inventarios son activos no monetarios que no están expuestos a la inflación y devaluación de la moneda. Este concepto del activo circulante tiene generalmente una influencia muy importante en el resultado por retención de activos no monetarios y contrarresta las perdías por exposición de los activos monetarios.

La productividad se mejora con una producción o compra con el mínimo de almacenaje, sin retraso y a una gestión de calidad integrada en materia prima, procesos y productos terminados, además de productos de compra-venta. En cualquier cadena de producción, a partir de ciertas materias primas se obtiene el producto deseado. Claro está, que para fabricarlo se han realizado distintas actividades, por lo que se distinguen distintos centros de actividad. Hay infinidad de ejemplos, pero aquí, a título ilustrativo, se va a representar esquemáticamente el proceso productivo de una empresa que se dedica a la fabricación y venta de muebles. Planchas de Madera

Madera SERRADO Y PLANCHADO

Esqueletos de Madera

ENCOLADO

BARNIZADO Muebles

En este caso, los centros de actividad son: el de serrado y planchado, el de encolado y el de barnizado. Atendiendo al proceso productivo de la empresa, se pueden distinguir varias clases de existencias. Este criterio es el que ha seguido el PGC, y es el que se va a exponer y explicar. Hay que advertir que, para una mejor comprensión, se citan ejemplos de todas las existencias referidas al proceso productivo aludido. Así, se pueden catalogar los siguientes tipos de existencias: •

Existencias comerciales, también conocidas como mercaderías. Se caracterizan porque la empresa las vende tal y como las adquirió, sin transformación ni elaboración alguna. Así, si

la empresa indicada compra cómodas inglesas a un anticuario y las vende en la forma originaria en que las adquirió, sin transformación alguna, éstas se catalogarían como mercaderías. •

Materias primas. Son aquellas que se utilizan en la fabricación del producto al que se dedica la empresa, por lo que se elaboran o transforman. Así, se podría señalar la madera.

•

Otros aprovisionamientos. Son existencias que no tienen la consideración de materias primas, pero que se emplean sin cesar, al ser imprescindibles, en la realización del proceso productivo. Dentro de éstas, se pueden citar: los combustibles que se consumen para que funcionen ciertas máquinas, los embalajes que envuelven los muebles al ser transportados, las cerraduras de los armarios, etc.

•

Productos en curso. Al cierre del ejercicio, puede haber productos que se encuentran en fase de formación o transformación en un centro de actividad determinado, éstos son los productos en curso o en fase de fabricación. No cabe la posibilidad de venderlos. Se podrían señalar: la madera que se está serrando, las planchas de madera no acabadas o los esqueletos de muebles que se están barnizando.

•

Productos semiterminados. Son productos fabricados por la empresa, pero que aún están pendientes de elaboración, incorporación o transformación para lograr los productos deseados. Habitualmente, éstos no se destinan a la venta, pero puede acontecer esta circunstancia. Ejemplos de esta categoría de existencias serían: las planchas de madera y los esqueletos de muebles.

•

Productos terminados. Son los fabricados por la empresa, dedicando todos sus esfuerzos a su obtención, puesto que la venta de éstos -a los consumidores o a otras empresasconstituye el objeto de la actividad empresarial. En el caso que nos ocupa, serían los muebles.

•

Subproductos, residuos y materiales recuperados: o

Subproductos. Son los productos que revisten un carácter secundario o rio en relación a la fabricación principal. Un ejemplo podrían ser, suponiendo que para la empresa constituya una actividad secundaria, los muebles que dadas sus reducidas dimensiones sólo pueden ser utilizados por niños.

o

Residuos. Son existencias que se obtienen, inevitablemente, al fabricar los productos o subproductos, que tienen valor intrínseco y pueden ser utilizados o vendidos. Un claro ejemplo sería el serrín, que posteriormente se puede vender a una empresa de limpieza industrial.

o

Materiales recuperados. Son las existencias que, por tener valor intrínseco, entran nuevamente en almacén después de haber sido utilizadas en el proceso productivo. Se podrían mencionar dentro de este tipo de existencias las virutas de madera que, más tarde, se prensan en la misma empresa para fabricar conglomerado de madera, que será empleado en la producción de nuevos muebles.

Es de notar que las mismas existencias se clasificarán en empresas diferentes, según la actividad productiva que desarrollen, de distinto modo. Así, en el ejemplo visto, la madera se catalogaba como materia prima; en cambio, para un leñador sería un producto terminado.

Determinación de existencias Esta determinación se puede dar de dos maneras es decir: Practica: esta es atraves de un conteo manual una de sus formas es la de existencias minimas; este sistema la cantidad de tiempo de reposición (q) es constante, mientras que el tiempo (t) entre los periodos de reposición es variable, pues las existencias minimas (Em) son las que determinan la emisión de un nuevo pedido (q) unidades Em=ER +dt Donde Em = existencias minimas ER = existencias de reserva D =consumo medio T = tiempo medio de espera en dias entre periodo y la recepción En este caso, EM = ER + Q/2 Donde: EM = existencias mayores Q = cantidad de pedido de reposición 2. renovavion periodica en este sistema la constante es el tiempo y la variable es la cantidad de pedido (Q) Q = d +ER - Ee Donde: Q = cantidad de existencia Ee = existencias disponibles el dia del pedido Determinación por técnicas matemáticas La poca explicación que se puede dar es que se usan principalmente graficas de todo tipo, ademas de formulas de calculo integral y diferencial que no tiene caso que manejemos. BIBLIOGRAFÍA: http://www.contabilidad.tk/clasificacion-42.htm

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Partes: 1, 2, 3

Factores que influyen en el tamaño de la muestra

Entre los factores que debe tomar en cuenta el auditor al planear los tamaños de las muestras se incluyen los siguientes: 1. 2. 3.

Control Interno Importancia Riesgo de Auditoria

El control interno forma parte de la decisión del auditor sobre el tamaño de la muestra debido a que la cantidad de evidencia de auditoria necesaria varía dentro de ciertos límites, inversamente con la efectividad del control interno. Por ejemplo, por lo general se necesitan tamaños de muestra relativamente mayores para las auditorias de compañías con controles internos pobres que para aquellas con un buen control interno. Es necesario tomar en cuenta la importancia cuando se determina el tamaño de la muestra debido a que si los demás factores se mantienen sin cambios, mientras más importante sea el área que se esta comprobando se necesitará en general más evidencia. El riesgo de auditoria tiene una influencia directa sobre la cantidad de evidencia a recopilar. Un alto riesgo de errores no detectados en los registros contables del cliente exigirá que el auditor obtenga más evidencia de la que sería necesaria en una auditoria con menos riesgos inherentes. El riesgo e incertidumbre en la auditoria La confianza del auditor en el control interno afecta la extensión de las pruebas en las cuales otros procedimientos de auditoria se verían restringidos; al tratar de cumplir con la norma de obtener suficiente evidencia confiable, bastará que el auditor adquiera una base razonable para poder externar una opinión. Se le permite al auditor que acepte cierta incertidumbre cuando el costo y el tiempo requeridos para realizar un examen al 100% de los datos, es en su opinión, mayor que las consecuencias adversas de expresar un dictamen erróneo al examinar tan sólo una muestra de los datos. Dado que esto es lo que normalmente sucede, el muestreo se utiliza mucho dentro de la auditoria. En el muestreo, a la combinación de dos riesgos determinados se le denomina riesgo último. Estos dos riesgos son: (1) el riesgo de que errores materiales se presenten dentro del proceso contable que produce o genera los estados financieros y (2) el riesgo de que estos errores no se detecten dentro del examen del auditor. El riesgo último incluye tanto las incertidumbres atribuibles al muestreo (riesgo de muestreo) e incertidumbres atribuibles a otros factores (riesgo de no muestreo). El riesgo de muestreo

Este riesgo se relaciona a la posibilidad de extraer del universo una muestra que verdaderamente no sea representativa de tal universo. Por lo tanto, la conclusión del auditor respecto a los procedimientos de control interno o los detalles de transacciones y saldos basados en la muestra será diferente de la conclusión que surgirá del examen de todo el universo. Al realizar las pruebas de cumplimiento de control interno y pruebas de auditoria, los siguientes tipos de riesgo de muestreo pueden ocurrir. Pruebas de cumplimiento El riesgo de confiar de más sobre el control interno contable representa el riesgo que la muestra soporte el nivel de confianza planeado por el auditor sobre el control cuando la tasa verdadera de cumplimiento no justifica que se tenga tal confianza. (A este riego a veces se le conoce como riego beta.) El riesgo de poner poca confianza sobre el control interno contable representa el riesgo que la muestra no apoye el grado de confianza planeado del auditor sobre el control cuando la tasa verdadera de cumplimiento apoya tal confianza. (A este riesgo a veces se le conoce como riesgo alfa.) Pruebas de auditoria El Riesgo de aceptación incorrecta es el riesgo de que la muestra apoye la conclusión de que los saldos de las cuentas no estén significativamente equivocados cuando en realidad lo están. (A este riego a veces se le conoce como riego beta.) El riesgo de rechazo incorrecto es el riesgo de que la muestra apoye la conclusión de que los saldos registrados en la cuenta estén significativamente equivocados cuando en realidad no existe error significativo. (A este riesgo a veces se le conoce como riesgo alfa.) Estos riesgos tienen un impacto significativo tanto en eficiencia como en eficacia de la auditoria. El riesgo de confiar de más y el riesgo de incorrecta aceptación se relacionan con la eficacia de la auditoria. Cuando un auditor llega a cualquiera de estas conclusiones erróneas, su examen será suficiente para detectar errores e irregularidades materiales, y podrá no tener una base razonable para rendir una opinión. En contraste, el riego de confiar de menos y el rechazo incorrecto se relacionan con la eficiencia de la auditoria. Cuando se llegue a cualquiera de estas conclusiones erróneas, el auditor incrementará sus pruebas de auditoria innecesariamente. Sin embargo, tales esfuerzos conducirían en última instancia a una conclusión correcta y existirá eficacia en la auditoria. Riesgo de no muestreo Este riesgo se refiere a la parte del riesgo último que no es atribuible a examinar solo una parte de los datos. Este riesgo surge de (1) errores humanos, tales como dejar de reconocer o localizarlos en documentos muestreados, (2) aplicar procedimientos de auditoria que sean inadecuados con el objetivo de auditoria y (3) malinterpretar los

resultados de una muestra. Los riesgos diferentes a los de muestreo nunca podrán ser medidos de una forma matemática. Sin embargo, mediante una planeación así como una supervisión y adhesión adecuadas a las normas de control de calidad, el riesgo cuyo origen es distinto del muestreo podrá mantenerse a un nivel bajo. El muestreo estadístico en la auditoria Definición El muestreo estadístico en la auditoria es la aplicación de un procedimiento de auditoria a una muestra de una población por revisar, en donde se estiman las características y/o valores de esa población a partir del diseño, selección y evaluación de la muestra por métodos matemáticos basados en el cálculo de probabilidades. Cuando se obtiene una muestra por el método estadístico, es posible afirmar con un determinado grado de confianza, que el resultado de la muestra no se aleja de las condiciones reales de la población (es decir, de las condiciones que pueden determinarse mediante el examen completo de la población) más allá de cierto límite especificado. Etapas fundamentales De la propia definición es posible concluir las aplicaciones del muestreo estadístico, que involucran tres etapas fundamentales: A)Diseño de la muestra.- Consiste, básicamente, en la determinación del tamaño apropiado de la muestra. B) Selección de la muestra.- Se refiere a la identificación de los elementos por examinar. C) Evaluación de la muestra.- Es la formación de conclusiones acerca de la información, basadas en el examen de los elementos muestreados. Muestreo estadístico y no estadístico. Al realizar las pruebas de auditoria el auditor puede utilizar el muestreo estadístico o el no estadístico, o ambos. Los dos tipos de muestreo requieren del ejercicio de un buen juicio en la planeación y ejecución del plan de muestreo y en la evaluación de los resultados. Ambos tipos de muestreo en la auditoria están sujetos a los riesgos de muestreo y no muestreo. La diferencia crítica entre los dos tipos de muestreo es que las leyes de probabilidades son utilizadas para controlar el riesgo de muestreo en el estadístico. La decisión de utilizar uno y otro tipo de muestreo se basa primordialmente en consideraciones de costo/beneficio. El muestreo no estadístico será menos costoso que el estadístico, pero los beneficios del muestreo estadístico pueden resultar superiores a los obtenidos con el no estadístico, conforme se explica a continuación.

En el muestreo no estadístico, el auditor determina el tamaño de la muestra y evalúa los resultados de esta totalmente sobre las bases de criterio subjetivo y de su propia experiencia. Por lo tanto erróneamente procederá a utilizar una muestra muy grande en un área y una muestra muy pequeña en otra área. Hasta el grado en que lo adecuado de la evidencia de auditoria se base en una muestra, el auditor a su vez, obtendrá más (o menos) evidencia de la que en realidad se necesita para tener una base razonable para poder expresar una opinión. Sin embargo, una muestra no estadística debidamente diseñada será tan efectiva como una estadística. En el muestreo estadístico, costos elevadísimos podrán ser requeridos para entrenar a los auditores en el uso de la estadística y en el diseño e implantación del plan de muestreo. No obstante, el muestro estadístico deberá beneficiar al auditor en (1) diseñar una muestra eficiente, (2) medir el grado de seguridad que se pueda tener de la evidencia obtenida y (3) evaluar los resultados de las muestras. Lo que es más importante, el muestreo estadístico permite al auditor cuantificar y controlar el riesgo de muestreo Utilizando el muestreo estadístico se incorporan los factores control interno, importancia y riesgo de auditoria, entre otros, de manera más explícita, pero de ningún modo se sustituye el juicio del auditor. El muestreo estadístico puede ser considerado como una herramienta que ayuda a los auditores a formar juicios. Los procedimientos de muestreo no estadístico, aunque de uso amplio, se considera con frecuencia que tienen varias desventajas. Por ejemplo, no proporcionan al auditor: Un estimado cuantitativo de la cantidad de riesgo tomado; Un método objetivo, comprobable, sistemático, para determinar el tamaño de la muestra o para probar que el tamaño de las muestras era el adecuado; • Un método objetivo de evaluar el efecto de los errores que se encuentran; o, • Asegurar que las muestras están libres de prejuicios • •

La elección del muestreo estadístico o no estadístico no afecta directamente la elección de los procedimientos de auditoria para aplicar a la muestra. Asimismo, no afecta la calidad de la evidencia recabada alrededor de partidas muestreadas individuales o la respuesta apropiada por el auditor a errores descubiertos en las partidas muestreadas. El muestreo estadístico permite proyectar los resultados de la muestra a todo el universo, así como medir probabilísticamente las conclusiones a que se llegue, es decir, permite hacer afirmaciones en términos de probabilidad acerca de la exactitud de las estimaciones de la muestra. El éxito de las auditorias dependerá en gran medida en que se siga un método científico para seleccionar los elementos a auditar. Condiciones para el uso del muestreo estadístico Deben reunirse tres requisitos para garantizar que las conclusiones a que se llegue con base en el muestreo estadístico sean válidas:

A) Masividad.- Es requisito propio del cálculo de probabilidades, puesto que las leyes de la probabilidad no son aplicables a pequeños cúmulos de datos, ya que las probabilidades se autolimitan. B) Homogeneidad.- Para interpretar las características generales de la población se van a emplear promedios de los resultados de la muestra, por lo que es necesario que estos promedios sean representativos de la población; esto sólo se logrará si las características (atributos) o valores (variables) de la población son homogéneas. Cuando las poblaciones no sean homogéneas será necesario estratificar, seccionando en partes homogéneas entre sí para ser probadas aisladamente. C) Que la muestra sea seleccionada al azar (aleatoria).- Sólo así es posible garantizar que todos los elementos que forman la población han tenido la misma oportunidad de ser seleccionados. TIPOS DE MUESTREO Entre los diversos tipos de muestreo se encuentran los siguientes: Muestreo Aleatorio Simple El Muestreo Aleatorio Simple con o sin reemplazo (MAS) o Muestreo Irrestricto Aleatorio (MIA), es un método de selección de n unidades en un conjunto de N de tal modo que cada uno de los elementos de la población tienen la misma oportunidad de ser elegidas y por lo tanto muestras de igual tamaño tienen la misma probabilidad de ser tomadas. Es el método conceptualmente más sencillo de muestreo, y será utilizado en esta investigación para determinar el tamaño de la muestra necesaria, según este caso, para el conteo periódico de los inventarios. En la práctica un muestreo aleatorio se realiza unidad por unidad. Se enumeran las unidades de 1 a N. Posteriormente se extrae una serie de números aleatorios entre 1 y N, utilizando los diferentes métodos para la selección de la muestra; el procedimiento o sistema utilizado para esta selección reviste capital importancia, ya que de dicho método depende básica y fundamentalmente el carácter representativo de la misma y la validez de la inducción estadística. La selección final de los elementos de la muestra habrá de estar basada en un método al azar, sea cual fuere el tipo de muestreo probabilístico que se piense utilizar. Entre las ventajas de este método de muestreo podemos destacar que es sencillo y de fácil comprensión, se pueden calcular de forma rápida las medias y varianzas. Se basa en la teoría estadística y por tanto, existen paquetes informáticos para analizar los datos. Como inconvenientes encontramos que, requiere que se posea de antemano un listado completo de toda la población y cuando se trabaja con muestras pequeñas es posible que no represente a la población adecuadamente.

Muestreo Sistemático Este procedimiento exige numerar todos los elementos de la población, pero en lugar de extraer n números aleatorios solo se extrae uno. Se parte de ese número aleatorio i, que es un número elegido al azar, y los elementos que integran la muestras son los que ocupan los lugares i,i+k,i+2k,i+3k,…,i+(n-1)k, es decir se toman los individuos de k en k, siendo k el resultado de dividir el tamaño de la población entre el tamaño de la muestra: k=N/n. el número i que empleamos como punto de partida será un número al azar entre 1 y k. El riesgo de este tipo de muestreo está en los casos en que se dan periodicidad constante (k) podemos introducir una homogeneidad que no se da en la población. Este muestreo tiene la ventaja de que no siempre es necesario tener un listado de toda la población, además de que es fácil de aplicar. Cuando la población está ordenada siguiendo una tendencia conocida, asegura una cobertura de unidades de todos los tipos. Debemos destacar que tiene la dificultad de que si la constante de muestreo está asociada con el fenómeno de interés, las estimaciones obtenidas a partir de la muestra pueden contener sesgo de selección. Muestreo Estratificado En ciertas ocasiones resulta conveniente estratificar la muestra según ciertas variables de interés. Para ello debemos conocer la composición estratificada de la población objetivo a muestrear. Una vez calculado el tamaño de la muestra apropiado, esta se reparte de manera proporcional entre los distintos estratos definidos en la población usando una simple regla de tres, se divide a la población en estratos más homogéneos y se toma una submuestra aleatoria de cada estrato. El objetivo de este diseño es minimizar la varianza dentro cada estrato y maximizar la varianza entre estratos. Trata de simplificar los procesos y suele reducir el error muestral para un tamaño dado de la muestra. Consiste en considerar categorías típicas diferentes entre sí (estratos) que poseen gran homogeneidad respecto a alguna característica (se puede estratificar, por ejemplo, según la profesión, el municipio de residencia, el sexo, el estado civil, etc.). Lo que se pretende con este tipo de muestreo es asegurarse de que todos los estratos de interés estarán representados adecuadamente en la muestra. Cada estrato funciona independientemente, pudiendo aplicarse dentro de ellos el muestreo aleatorio simple o el estratificado para elegir los elementos concretos que formarán parte de la muestra. En ocasiones las dificultades que plantean son demasiado grandes, pues exige un conocimiento detallado de la población. (Tamaño geográfico, sexos, edades,...). La distribución de la muestra en función de los diferentes estratos se denomina afijación, y puede ser de diferentes tipos: Afijación Simple: A cada estrato le corresponde igual número de elementos muestrales.

Afijación Proporcional: La distribución se hace de acuerdo con el peso (tamaño) de la población en cada estrato. Afijación Óptima: Se tiene en cuenta la previsible dispersión de los resultados, de modo que se considera la proporción y la desviación típica. Tiene poca aplicación ya que no se suele conocer la desviación. Este muestreo tiende a asegurar que la muestra represente adecuadamente a la población en función de unas variables seleccionadas. Se obtienen estimaciones más precisas. Su objetivo es conseguir una muestra lo mas semejante posible a la población en lo que a la o las variables estratificadotas se refiere. Como inconveniente se puede destacar que se ha de conocer la distribución en la población de las variables utilizadas para la estratificación. Muestreo por Conglomerados En algunos casos el muestreo aleatorio simple puede resultar muy costoso (Ejemplo: si se quiere muestrear una gran ciudad), o inaplicable si no se cuenta con el marco muestral. En esta situación es más económico realizar el denominado muestreo por conglomerados. A diferencia de la formación de estratos, en este caso se trata que los elementos dentro de un conglomerado sean heterogéneos, y los conglomerados homogéneos entre sí. Se divide la población en conglomerados en donde las diferencias entre individuos sean tan grandes como sea posible y luego se toma como muestra a uno o más conglomerados. En este caso, se busca que la varianza dentro de cada conglomerado sea lo más grande posible, mientras que la varianza entre conglomerados sea mínima. Este muestreo es muy eficiente cuando la población es muy grande y dispersa, además no es preciso tener un listado de toda la población, sólo de las unidades primarias de muestreo. Como desventajas se aprecia que el error estándar es mayor que en el muestreo aleatorio simple o estratificado y el cálculo del error estándar es complejo. Muestreo Polietápico Es el muestreo en el que se procede por etapas: se obtiene una muestra de unidades primarias, más amplias que las siguientes; de cada unidad primaria se toman, para una submuestra, unidades secundarias, y así sucesivamente hasta llegar a las unidades últimas o más elementales. Se le puede considerar como una modificación del muestreo por conglomerados cuando no forman parte de la muestra elementos o unidades de todos los conglomerados, sino que, una vez seleccionados estos, se efectúan submuestras dentro de cada uno de ellos.

Muestreo Polifásico o Múltiple. Muestreo en el que se obtienen varias muestras en varias fases para seleccionar datos de distintas clases. En la primera fase se toma una muestra, generalmente grande, de forma rápida, sencilla y poco costosa, a fin de que su información sirva de base para la selección de otra mas pequeña relativa a la característica que constituye el objeto de estudio propiamente dicho. En la segunda fase se obtiene una submuestra sobre toda la clase de datos, obteniéndose así una muestra bifásica. Y así se produce sucesivamente, obteniéndose una muestra que se llama polifásica. Muestreo por Submuestras Interpenetrantes División aleatoria de una muestra, en un cierto número de grupos del mismo número de unidades. Se emplea para medir la concordancia entre los resultados de muestras sucesivas, en la obtención rápida de resultados provisionales y en la comparación de los resultados obtenidos por diferentes agentes o entrevistadores. Muestreo Secuencial o Sucesional Muestreo en el que no se fija de antemano el número de unidades que han de constituir la muestra, sino que, mediante el examen de las unidades obtenidas sucesivamente, o bien se decide parar el muestreo (y a partir de la muestra así obtenida, realizar inferencias sobre la población), o, por el contrario, se decide hacer una observación adicional, y así sucesivamente. Planes de muestreo en la Auditoria Entre los planes más utilizados en las labores de auditoria se encuentran: * Muestreo de atributos * Muestreo de suspensión o continuación * Muestreo de variables * Muestreo de descubrimiento y * Muestreo dirigido. La determinación del método por utilizar estará en función del objetivo específico que se pretenda alcanzar con la revisión. Conviene señalar que se pueden efectuar combinaciones de planes cuando así se requiera. Una vez que se cuenta con objetivos de auditoria claros y precisos, y que se ha seleccionado el plan de muestreo, el auditor debe definir la población sujeta a examen. Este es un paso común que se lleva a cabo al utilizar cualquiera de los planes antes mencionados y que consiste en determinar qué elementos individuales integran la población. Para la utilización de cualquier plan de muestreo se debe contar con el objetivo específico de la revisión y con la definición de la población sujeta a examen.

Muestreo de atributos Es el plan de muestreo que se utiliza para estimar la frecuencia probable con la que ocurre un evento, el cual puede ser una cierta clase de error o un atributo de la población. En este método, cada elemento de la muestra se examina para determinar si el atributo está o no está presente. El resultado del examen es un porcentaje de la ocurrencia (o no ocurrencia) de estos elementos, usualmente expresado como porcentaje de error. Aplicabilidad El muestreo de atributos se aplica principalmente al realizar pruebas de cumplimiento, ya que permite al auditor conocer con mayor precisión la frecuencia con que se observa un control en el procedimiento o área revisada. Específicamente, se puede decir que este tipo de muestreo es utilizado en las pruebas de cumplimiento detalladas, que son aquéllas que se aplican en controles cuya realización consta en documentos. Este tipo de muestreo, de ordinario, no es aplicable a controles que dependen primordialmente en la separación de funciones o controles que no producen una evidencia documentaria de actuación. Muestreo de variables Es el plan de muestreo que se utiliza para estimar o probar valores, como pueden ser unidades monetarias, de producción o de inventarios. Aplicabilidad El muestreo de variables puede ser empleado por el auditor en aquellos casos en los que el objetivo de la revisión se relaciona tanto como la posible subestimación o sobreestimación del saldo de una cuenta. A pesar de que estos son los planes de muestreo más utilizados en auditoria, en esta investigación no se hará uso de ellos, puesto que sólo se pretende calcular el tamaño de muestra necesario para llevar a cabo las verificaciones físicas, periódicas, del inventario del Almacén de Divisas de la Universidad Central, y comprobar si el tamaño de muestra usado actualmente es el correcto. No se pretende comprobar el saldo de ninguna cuenta, ni verificar el cumplimiento de algún atributo o medida de control interno.

Parte 2: Aplicación del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditoría de los Inventarios. Este capítulo incluye la caracterización general del Almacén, lugar donde se desarrolló esta investigación. Se incluyen algunos apuntes sobre el desarrollo de la estadística en Cuba, según el criterio de Arístides Calero. Además se trató la disposición legal sobre el

control periódico de los inventarios en nuestro país, reflejado en la Resolución No. 44 del Ministerio de Finanzas y Precios. Se explica el procedimiento del muestreo aleatorio simple que debe utilizarse, así como la aplicación de éste a la determinación del tamaño de muestra en el Almacén objeto de estudio, además de hacer un análisis de los resultados obtenidos. 2.1 Apuntes sobre el desarrollo de la Estadística en Cuba. Arístides Calero, en uno de sus textos, plantea que la estadística en nuestro país no ha tenido gran tradición; y que una prueba de ello lo constituye el hecho de que en el curso académico de 1963-1964 comienza, por primera vez en el país, la especialidad de estadística en la Escuela de Matemática de la Universidad de La Habana. Señalando al doctor Eduardo Dorticós, Director Central de Estadística (en aquel momento) de la Junta Central de Planificación, como propulsor de esta carrera. Comenta que en cuanto a las técnicas de muestreo, se puede decir que hasta el año 1966 prácticamente no se habían aplicado, ya que la mayoría de las encuestas muestrales que se realizaban eran opináticas; es decir, no estaban provistas de un modelo matemático que midiera la confiabilidad y precisión de los resultados. El desarrollo de las técnicas de muestreo se debió (según su criterio) a la creación, en el año 1966, por parte del doctor Eduardo Dorticós, de un grupo de muestreo (constituido por tres compañeros) en la Dirección Central de Estadistica, pues de este grupo o de los alumnos de él, han surgido las aplicaciones más importantes de dichas técnicas que se han realizado en el país. Valero destaca al Candidato a Doctor Joseph Machek, profesor de Estadistica de la Escuela de Matemática de la Universidad Carolina, en Praga, quien fue el apoyo de intelectual del referido grupo y al que se debe la consolidación de la especialidad de estadística en la Escuela de Matemáticas. Como ejemplo de aplicaciones de las técnicas de muestreo, cita algunas encuestas, como: Diseño muestral para medir la densidad y el total de cafetos en producción, Diseño muestral para medir el porcentaje de omisiones en el registro previo de viviendas, Diseño muestral para anticipar los resultados los Censo de Población y Viviendas, Diseño muestral para medir la calidad del Censo de Población y Viviendas, Diseño muestral para medir el crecimiento y desarrollo del niño cubano, Diseño muestral para determinar la utilización del tiempo libre de los estudiantes de la Facultad de Ciencias de la Universidad de La Habana. Después de realizar la investigación preliminar, se observa que con el transcurso del tiempo se ha hecho imprescindible el uso de esta materia en todo nuestro país. La estadística es una ciencia que forma parte de los planes de estudios de muchas carreras universitarias en Cuba, variando el alcance, profundidad, tipos de métodos, objetivos y hasta los métodos de enseñanza aplicados en las diferentes carreras. A esta situación,

de extensión masiva de esta materia en las universidades, se ha llegado producto de la necesidad creciente de su aplicación en la vida real. Es conocida cada vez más la aplicabilidad de la estadística en el mundo actual y la utilidad de su conocimiento en los profesionales, aunque no hayan cursado estudios universitarios. Esta situación genera la necesidad de establecer estrategias para lograr que todas las personas que tengan que hacer uso de los métodos estadísticos, cuenten con los medios y recursos para comprenderlos y aplicarlos. 2.2 Disposición sobre el control periódico de los inventarios en Cuba. En nuestro país, con respecto a la actividad contable, el conteo periódico de los inventarios, se encuentra regulado por resoluciones del Ministerio de Finanzas y Precios. La que se encuentra en vigor actualmente es la Resolución No. 44. En la Resolución No. 44 del Ministerio de Finanzas y Precios, con fecha 27 de agosto de 1997, se plantea la necesidad de establecer nuevas medidas de control y de exigencia sobre los recursos que se encuentran a disposición de las entidades. Por lo que con esta resolución se modifican algunas cuestiones reguladas en la Resolución No. 25, de fecha 7 de junio de 1991, del extinguido Comité Estatal de Finanzas, la que establece para todas las entidades estatales, conteos físicos obligatorios de bienes materiales y activos fijos tangibles, así como el procedimiento a seguir en el caso de faltantes y sobrantes. Pone en vigor para todas las entidades estatales conteos físicos de activos fijos tangibles y de bienes materiales en general, procedimiento a seguir en los casos de faltantes o sobrantes, cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar, consumo material no registrado en el año que corresponda y ajuste como consecuencia de las rebajas de precios minoristas por pérdidas de calidad en los productos agropecuarios. La Resolución 44 plantea que todas las entidades estatales están en la obligación de efectuar los conteos físicos de los activos fijos tangibles, así como de los bienes materiales en general, en forma periódica y sistemática, acorde con una programación anual, de forma tal que su ejecución garantice que se efectúe el conteo de todos los bienes en existencia, durante cada año. Los órganos y organismos del Estado deberán exigir la realización de inventarios físicos totales, en el momento en que se estime oportuno, independientemente de los conteos físicos periódicos efectuados, en aquellas entidades en las que la calidad de éstos así lo aconseje. En lo que respecta a los fondos fijos y de cambios, el conteo físico debe efectuarse, como mínimo, una vez al mes y sin previo aviso. 2.3 Características del Almacén Objeto de Estudio Los productos del almacén se encuentran organizados en departamentos, de forma que sea más sencilla su ubicación o búsqueda según sea necesario. El orden es el siguiente:

Área de recepción Productos de aseo Pintura Materiales Eléctricos Materiales de oficina Productos de Plomería Productos de Carpintería Mantenimiento Papel Mecánica En este lugar para llevar a cabo el conteo del 10% es utilizado el Modelo Conteo Físico , que imprime la Especialista en Contabilidad, la cual es encargada además de verificar que existan los productos escogidos al azar por el sistema de computación, que dice el modelo. El conteo periódico de los inventarios se realiza una vez al mes y la selección aleatoria de los productos que confecciona la computadora, se hace sin reposición, de manera que, al finalizar el año, todas las existencias del almacén hayan sido chequeadas periódicamente. La persona ocupada de realizar el conteo periódico de las existencias por parte del departamento de Contabilidad, debe verificar, junto al responsable del almacén, la sección, estante y casilla en que se encuentren los productos y anotar los datos en el Modelo Conteo Físico. Al hacer la comprobación se deberá anotar también la cantidad real encontrada en el primer y segundo conteo y la fecha de realización de éstos en caso de que no se hayan podido realizar el mismo día. 2.4 Procedimiento del Muestreo Aleatorio Simple (MAS) o Muestreo Irrestricto Aleatorio (MIA) Para obtener la información deseada acerca de la población en estudio, se hace necesaria la elección de la muestra adecuada. En el MAS existen fórmulas para datos cualitativos y para datos cuantitativos. Para esta investigación se utilizará una fórmula para datos cuantitativos, que es la siguiente:

Se usará esta fórmula, pues se cuenta de antemano con un listado de la población objeto de estudio y, como se puede apreciar, esta fórmula incluye este dato. Los elementos que conforman la fórmula son:

n – tamaño de la muestra N – Número total de elementos que conforman la población, en este caso es igual a 1136. Z – Valor tabular sobre la base de la confiabilidad de los estimados (95%) que es igual a 1.96. S2 - Varianza muestral d - Error de muestreo que es igual a 0.07. Este se interpreta como el error que puede existir y que no pone en peligro los resultados de la investigación. El valor de la varianza de esta población se desconoce, pues no había sido calculada anteriormente. Se decidió determinar varias muestras pilotos (n0) y calcular la varianza de cada muestra. Tomando estos valores de varianza y muestras pilotos como datos, se procedió a calcular los tamaños de muestra que se pretenden en la investigación. Los resultados obtenidos serán comparados con los que presenta el almacén de Divisas, así como con el método utilizado allí para el chequeo periódico de los inventarios. Aplicación del procedimiento al Almacén Objeto de Estudio Para facilitar el trabajo y los cálculos, el primer procedimiento que se llevó a cabo fue realizar una base de datos en Microsoft Excel con el total de productos, los precios y los importes, tanto en pesos cubanos convertibles (CUC) como en moneda nacional (MN). El inventario físico del Almacén de Divisas en la fecha señalada era de 1136 variedades de productos , lo que demuestra la gran diversidad de artículos que existían en el inventario. De igual manera, el número de unidades de medida utilizado era bastante diverso:

Como se aprecia, esta es una población bastante diversa, y al no contar con el valor de la varianza de la población, se decidió escoger tres muestras pilotos (n0) y basado en ello determinar los valores de la varianza y el tamaño de muestra que se desea obtener. Las muestras pilotos se calcularon en base al 1%, 5% y 10% del total de la población, es decir, 1136, homogenizando las unidades de medida, pues al realizar los cálculos con las diferentes unidades, éstos resultaron muy elevados para ser utilizados en la investigación. Los valores obtenidos fueron los siguientes: Para el 1% de 1136, el valor obtenido fue11.36, por lo que n0 ≈ 11 Para el 5% de 1136, el valor obtenido fue 56.8, por lo que n0 ≈ 57 Para el 10% de 1136, el valor que se obtuvo fue 113.6, por lo que n0 ≈ 114 Posteriormente, para cada una de estas muestras, se determinó la varianza muestral (s2), calculada a través de Microsoft Excel, obteniéndose los siguientes valores: Para n0 = 11 (1% de 1136), el valor de s2 = 0.4181; para n0 = 57 (5% de 1136), el valor de s2 = 0.5401 y para n0 = 114 (10% de 1136), se obtuvo s2 = 0.5930. Los datos que se sustituyeron dentro de la fórmula para datos cuantitativos fueron los siguientes:

donde: N = 1136 Z = 1.96 d = 0.07 s2 = se usó la calculada anteriormente en cada caso Análisis de los resultados Después de sustituidos los datos se calcularon los tamaños de las muestras para cada uno de los casos. En el primer caso, (1% de 1136)

Por lo que

productos

En el segundo caso, (5% de 1136)

Entonces,

productos

En el tercer caso, (10% de 1136)

Entonces,

productos

Los tamaños de muestras obtenidos, 254, 308 y 330 productos, son superiores que el utilizado por el almacén para realizar su chequeo periódico de los inventarios, que generalmente es de 110 a 115 productos, como evidencia el anexo 2. Con este resultado se demuestra que aún utilizando una muestra piloto del 1%, 5% ó 10% de la población total, se obtiene, a través del MAS, un tamaño de muestra superior que el utilizado por el Almacén para realizar el conteo físico mensual. 2.5 Comparación del procedimiento del MAS con el tradicional usado en el Almacén La selección de los productos para la verificación periódica del inventario, en el Almacén , lo hace la computadora de forma aleatoria, y generalmente son entre 110 y 115 productos, puesto que solo se verifica el 10% mensual. Se hace de tal manera que al finalizar el año económico se haya comprobado el 100% del inventario. El Almacén cumple con la orientación tratada en la Resolución No. 44 del 27 de agosto de 1997 del Ministerio de Finanzas y Precios, que establece el chequeo periódico y anual de los activos fijos y medios materiales en general. Esta resolución no establece un por ciento determinado de productos a verificar mensualmente, lo que si especifica es que al finalizar el año económico deben haber sido chequeados todos los artículos que posea el inventario, por lo que el método establecido en esta investigación puede ser utilizado para determinar el tamaño de la muestra necesario para el chequeo mensual de los productos del almacén de Divisas. Con este nuevo método existirán productos que serán chequeados en más de una ocasión, pero esto en lugar de perjudicar será favorable en el mejoramiento del control interno, pues el responsable del almacén no sabrá si en un conteo físico en un mes determinado le volverán a controlar o no un producto que haya sido controlado en meses anteriores.

En el caso de la auditoria, no existe ninguna resolución que establezca un por ciento especifico para determinar el tamaño de las muestras. Generalmente el auditor selecciona según su experiencia el tamaño de la muestra que desea verificar, aunque también puede basarse en aspectos como el control interno, la importancia del área comprobada o el riesgo de cometer errores. Con este método del MAS el auditor puede verificar mayor cantidad de productos que si tomara solamente el 10% del total para realizar los chequeos físicos. Además, esta nueva vía ofrece una selección libre de prejuicios, pues al basarse en cálculos estadísticos, el cliente no cuestionará la selección como dudosa, y quedará conforme con el resultado obtenido.

Conclusiones La realización de este trabajo permite arribar a las siguientes conclusiones: 1. Se debe utilizar el muestreo estadístico por parte de los auditores en el chequeo físico de los inventarios permitiendo una valoración matemática de la muestra seleccionada. 2. La comprobación física del 10% de los inventarios aplicado mensualmente en el almacén, aunque permite al final del año haber comprobado el 100% de los inventarios, resulta insuficiente para un control eficiente y efectivo de los mismos. 3. Es necesario estandarizar las unidades de medida para el cálculo del tamaño de la muestra, pues éstas obstaculizan la investigación por su gran diversidad. 4. Con los tamaños de muestra calculados en el trabajo se comprueba que los por cientos a emplear por el auditor al chequear los inventarios son de 20%, 27% y 29% respectivamente, del total de los productos en el caso del Almacén. 5. Con la aplicación del muestreo estadístico se lograría comprobar algunos productos que anteriormente ya hayan sido verificados, lo cual fortalece el control de los inventarios del almacén.

Recomendaciones Con los resultados obtenidos en esta evaluación preliminar recomendamos: 1. Que se aplique el muestreo estadístico para determinar el tamaño de la muestra en el chequeo físico de los inventarios. 2. Homogenizar las unidades de medidas en el almacén en aras de encontrar menores obstáculos en las investigaciones. 3. Aplicar la técnica del muestreo estadístico para el fortalecimiento del control físico de los productos en los almacenes, no sólo para el caso de la auditoria, sino también para la contabilidad. 4. Realizar investigaciones para determinar las varianzas de cada uno de los almacenes en diferentes entidades.

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Autor: MsC. Teresa Gálvez Arias TeresaAG[arroba]fce.uclv.edu.cu MsC Lic. Macyuri Álvarez Luna Macyuri[arroba]fce.uclv.edu.cu Dip. Raúl Yoel la Fe Jiménez Raulfj[arroba]fce.uclv.edu.cu MsC. Jorge Luis García Jacomino Jacomino[arroba]uclv.edu.cu Partes: 1, 2, 3

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