Requisitos Para Legalizar Una Empresa 2ux58

REQUISITOS Y PASOS PARA LA LEGALIZACION DE UNA EMPRESA EN COLOMBIA

MARLYZ TATIANA BLANCO VIDES

LIC. GLORIA BARRIOS

INSTITUTO TECNICO DEL NORTE SECRETARIADO AUXILIAR CONTABLE MARZO – 2015

TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3. 4. 5. 6.

REQUISITOS PARA LEGALIZAR UNA EMPRESA ANTE CAMARA DE COMERCIO ANTE LA NOTARIA ANTE LA DIAN ANTE LA SECRETARIA DE HACIENDA DE LA ALCALDIA PASOS Y REQUISITOS PARA LEGALIZAR UNA EMPRESA PERSONA NATURAL. 7. DOCUMENTOS NECESARIOS 8. CONSULTAS 9. PERSONAS AUTORIZADAS PARA REALIZAR LA SOLICITUD 10. PERSONA JURÍDICA 11. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO RUT 12. DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN DE SOCIEDAD

INTRODUCCIÓN

En el presente documento encontrará los pasos necesarios para crear una empresa en Colombia, con la intención de facilitar a los emprendedores que visitan Emprendimiento Simple, este proceso, ya que es el punto de partida para que desarrollemos una actividad empresarial formal.

REQUISITOS PARA LEGALIZAR UNA EMPRESA El primer para la creación de una empresa es: Inscribirnos en Cámara de Comercio como Comerciante-Persona Natural o inscribirnos como Empresa Unipersonal, la cual tiene características similares a la Sociedad Limitada. Cuando tengamos claro qué tipo de empresa vamos a constituir damos inicio a los tramites ante las diferentes entidades. Los cuales describo a continuación: 1. ANTE CAMARA DE COMERCIO: 1. Verificar la disponibilidad del Nombre. 2. Diligenciar el formulario de Registro y Matricula. 3. Diligenciar el Anexo de Solicitud del NIT ante la DIAN. (También se puede hacer en la DIAN). 4. Pagar el Valor de Registro y Matricula. 2. ANTE LA NOTARIA: 1. Escritura Pública. (Esta deberá ser presentada ante Cámara de Comercio en el momento del Registro) Tener en Cuenta: Todo tipo de sociedad comercial, si tienen menos de 10 trabajadores o hasta 500 salarios mínimos de activos al momento de la constitución, no necesitan escritura pública para constituirse. 3. ANTE LA DIAN: 1. Inscribir el RUT (Registro Único Tributario). 2. Obtención del NIT (Número de Identificación Tributaria). 4. ANTE LA SECRETARIA DE HACIENDA DE LA ALCALDIA: 1. Registro de Industria y Comercio. 2. Registro de Uso del Suelo, Condiciones Sanitarias y de Seguridad. NOTA: Los trámites de DIAN y Secretaria de Hacienda, se pueden realizar en el caso de algunas ciudades directamente en la Cámara de Comercio. Cada caso particular tiene variables y además estos procedimientos pueden variar en las diferentes ciudades.

5. MARCO JURIDICO: • Código de Comercio Colombiano, Libro Segundo, artículo 98 y subsiguientes. • Ley 80 de 1993 artículo 7 Parágrafo 3°. • Ley 222 de 1995. • Ley 1014 del 26 de enero 2006. • Decreto 4463 del 15 de diciembre de 2006. • Estatuto Tributario artículo 79. Para poder constituir una Empresa, es necesario conocer los requisitos y trámites legales, laborales, tributarios y de funcionamiento. Puntos que son esenciales para poder registrar y formalizar la empresa. Los Pasos son: 1. Seleccionar el Tipo de Empresa 2. Consulta de Homonimia 3. Consulta de Logo 4. Consulta de Actividad Económica 5. Consulta de uso de Suelo 6. Elaboración Minuta de Constitución 7. Solicitud de Escritura de Constitución 8. Realizar el Pago del Impuesto de Registro sobre Escritura 9. Registro Mercantil 10. Registro de los Libros de Comercio 11. Registro Único Tributario 12. Registro de Industria y Comercio 13. Registro de Funcionamiento 14. Inscripción al Régimen de Seguridad Social 15. Inscripción a Caja de Compensación Familiar

Para la creación de empresa debemos definir a qué tipo de persona se pertenece

PERSONA NATURAL Es aquella que ejerce dicha actividad de manera habitual y profesional a título personal. Dicha persona asume a título personal todos los derechos y obligaciones de la actividad comercial que ejerce.

PERSONA JURÍDICA Se llama persona jurídica a una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones, y de ser representada judicial y extrajudicialmente. 6. PASOS Y REQUISITOS PARA LEGALIZAR UNA EMPRESA PERSONA NATURAL. 1. Tener muy bien planeado cual será la idea de negocio, cual será su enfoque y a quienes va a beneficiar 2. Documentos necesarios y consultas

7. DOCUMENTOS NECESARIOS 1. Original del documento de identidad. 2. Formulario del Registro Único Tributario RUT (especificado más adelante) 3. Formulario registro único empresarial (ver el siguiente enlace). http://camara.ccb.org.co/documentos/5336_formulariorue2011f.pdf Caratula única empresarial y anexo de matrícula mercantil. (Tema ampliado más adelante) El Registro Mercantil permite a todos los empresarios ejercer cualquier actividad comercial y acreditar públicamente su calidad de comerciante. Además, les permite a los empresarios tener a información clave para que amplíen su portafolio de posibles clientes y proveedores.

La Matrícula La Matrícula Mercantil hace pública la calidad de comerciante, en la medida que hace visible al empresario frente a potenciales clientes que consultan los registros. Contiene información sobre los datos generales de los comerciantes y de las sociedades. Antes del 31 de marzo de cada año, todos los empresarios matriculados deben renovar su matrícula y la de sus establecimientos de comercio. Dicho trámite se puede realizar en línea o en cualquiera de las sedes de la cámara de comercio 5. formulario registro con otras identidades (ver el siguiente enlace) http://camara.ccb.org.co/documentos/8341_formularioadicionalregistrosotrasentida des.pdf 8. CONSULTAS Nombre del establecimiento: si usted va a constituir un establecimiento de comercio, confirme que el nombre que quiere usar para su nueva empresa, no ha sido registrado. Consulte la actividad económica a la que se dedicara su empresa Uso del suelo: En la Secretaría Distrital de Planeación si la actividad que va a iniciar puede desarrollarse en el lugar previsto para su funcionamiento. 9. RUT (REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO) El Registro Único Tributario (RUT), istrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los siguientes sujetos: 

Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes, declarantes de impuesto sobre la renta y no contribuyentes.



Declarantes de ingresos y patrimonio.



Responsables del régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado.



Los agentes retenedores, importadores, exportadores y demás sujetos con obligaciones istradas por la DIAN.



Los demás sujetos con obligaciones istradas por la DIAN.

El Número de Identificación Tributaria (NIT), constituye el código de identificación de los inscritos en el RUT. Si aún no tiene RUT: la Cámara de Comercio realizará este trámite (siempre que su deseo sea matricularse como comerciante). Usted podrá recibir asesoría especializada o realizarlo consultando la siguiente información: 9.1 Personas autorizadas para realizar la solicitud: 1. La persona natural interesada en realizar la inscripción en la Matrícula Mercantil o. 2. Apoderado del interesado (persona natural o jurídica) debidamente acreditado mediante poder. De conformidad con el artículo 35 del Decreto 196 de 1971, el apoderado debe ser abogado titulado. No se acepta documento de autorización a un tercero diferente al poder. 9.2 Documentos que debe allegar: 

Fotocopia de documento de identidad de quién realiza el trámite con exhibición del original. Cédula original de la persona que se matricula.



Cuando el trámite se realice mediante poder, la persona debe adjuntarlo en original o fotocopia.



Formulario borrador del RUT (Pre - RUT), el cual debe contener la anotación "Para Trámite en Cámara" con huella dactilar de quien hace la solicitud. Para tal efecto debe seguir los siguientes pasos: o Ingrese al portal www.dian.gov.co o Seleccione la opción "solicitud inscripción RUT" o En la ventana de "tipo inscripción" seleccione "Cámara de Comercio", luego haga clic en continuar.

9.3 Paso a paso para obtención del NIT al momento del trámite ante la Cámara de Comercio

A partir del 16 de diciembre de 2011, para obtener la asignación del NIT a través de la Cámara de Comercio de Bogotá deberá seguirse el procedimiento que se describe a continuación: 9.3.1 Personas autorizadas para realizar la solicitud a) La persona natural o representante legal de la persona jurídica, interesada en realizar la inscripción en la matricula mercantil acreditando tal calidad. b) Apoderado del interesado (persona natural o jurídica) debidamente acreditado mediante poder. De conformidad con el artículo 35 del Decreto 196 de 1971, el apoderado debe ser abogado titulado, quien debe acreditar su condición exhibiendo su tarjeta profesional y entregar una copia de la misma. No se acepta documento de autorización a un tercero diferente al poder. 9.4 Documentos requeridos: a) Formulario RUT que contenga la anotación “Para trámite en Cámara” b) Fotocopia del documento de identidad de quien realiza el trámite con exhibición del original. c) Cuando el trámite se realice mediante poder la persona debe adjuntarlo en original o fotocopia. d) Fotocopia de un recibo de servicio público domiciliario (agua, luz, teléfono, gas y los demás cuya prestación se encuentre sujeta a vigilancia por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios) con exhibición del original, que corresponda a la dirección informada en el formulario de Inscripción en el Registro Único Tributario RUT o del Boletín de Nomenclatura Catastral correspondiente al año de la inscripción, última declaración o recibo del impuesto predial pagado. No es necesario que en los documentos mencionados en este literal figure el nombre de quien solicita la inscripción. 9.5 Requisitos especiales para las personas naturales: Si la persona natural es responsable del Impuesto sobre las Ventas del Régimen Común, o es importador o exportador (salvo que se trate de un importador ocasional), debe adjuntar constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa con fecha de expedición no mayor a un (1) mes en una entidad

vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o último extracto de la misma. 9.6 Personas Jurídicas a) La DIAN expedirá un NIT temporal para lo cual generará el formato 1648 Información Número de Identificación Tributaria (NIT) b) La Cámara de Comercio imprimirá el formato 1648 y lo entregará al representante legal de la persona jurídica o su apoderado. c) La Cámara de Comercio incorporará en el certificado de existencia y representación legal la anotación “El presente NIT solo es válido para solicitar la apertura de cuenta corriente o de ahorros ante entidad bancaria. No será válido ante ninguna otra entidad o establecimiento como documento de Identificación Tributaria.” d) Con la presentación del formato 1648 y el certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica, ésta solicita la apertura de cuenta corriente o de ahorros ante una entidad financiera vigilada por la Superintendencia Financiera. e) Una vez se obtenga la constancia de titularidad de la cuenta corriente o de ahorros, se debe presentar ante la DIAN dentro de los 30 días calendario a partir de la fecha de expedición del formato 1648. f) Cumplido el anterior requisito, la DIAN otorga el certificado de inscripción en el RUT y reporta a la Cámara de Comercio la formalización del NIT. g) Una vez formalizado el NIT, la Cámara elimina del certificado la anotación: “El presente NIT solo es válido para solicitar la apertura de cuenta corriente o de ahorros ante entidad bancaria. No será válido ante ninguna otra entidad o establecimiento como documento de Identificación Tributaria.” h) Si la persona jurídica no presenta en la DIAN la constancia de titularidad de la cuenta corriente o de ahorros dentro de los 30 días calendario contados a partir de la fecha del formato 1648, la DIAN reportará a la Cámara de Comercio el cambio de estado del NIT asignado. En consecuencia, la Cámara: a. Elimina el NIT temporal de la base de datos y de los certificados. b. Incluye dentro de los certificados la leyenda “NIT DEBE SER TRAMITADO ANTE LA DIAN”

c. Elimina del certificado la anotación “El presente NIT solo es válido para solicitar la apertura de cuenta corriente o de ahorros ante entidad bancaria. No será válido ante ninguna otra entidad o establecimiento como documento de Identificación Tributaria.” A continuación proceda a realizar el registro único empresarial http://camara.ccb.org.co/documentos/5336_formulariorue2011f.pdf Al diligenciar formularios, tenga en cuenta: 

Verifique que el nombre registrado en el formulario del RUT sea idéntico al registrado en el formulario del Registro Único Empresarial (RUE) y al formulario adicional de registro con otras entidades.

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Revise que el teléfono registrado en el formulario del RUT sea idéntico al registrado en el formulario del RUE y al formulario adicional de registro con otras entidades.

Formalice su empresa como persona natural. Presente todos los documentos en cualquier sede de atención al público de la Cámara de Comercio y cancele los derechos de Matrícula correspondientes Ver tarifas. http://camara.ccb.org.co/documentos/9354_tarifas2012final.pdf Consulte la información relacionada con el registro de su empresa y acceda a contenidos de interés para su negocio. 10. PERSONA JURÍDICA Documentos necesarios para registrarse como persona jurídica ante la Cámara de Comercio. 

Original del documento de identidad.

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Formulario del Registro Único Tributario RUT.

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Formulario RUE (Registro Único Empresarial).

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Carátula única empresarial y anexo de matrícula mercantil.

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Formulario registro con otras entidades.

10. 1 Consultas virtuales: 

Nombre del establecimiento: si usted va a constituir un establecimiento de comercio, confirme que el nombre que quiere usar para su nueva empresa, no ha sido registrado. Verificar nombre del establecimiento.

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Actividad: consulte la actividad económica de su empresa (código CIIU).

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Uso del suelo: verifique en la Secretaría Distrital de Planeación si la actividad que va a iniciar puede desarrollarse en el lugar previsto para su funcionamiento. Consulta de uso del suelo.

10.2 Sociedades por Acciones Simplificadas: las Sociedades por Acciones Simplificadas pueden constituirse por una o más personas, mediante documento privado en el cual se indiquen los siguientes requisitos: Nombre, documento de identidad y domicilio del accionista o accionistas, razón social seguida de las palabras: sociedad por acciones simplificada o S.A.S., duración (puede ser indefinida), enunciación de actividades principales, cualquier actividad comercial ó civil licita, capital autorizado, suscrito y pagado, forma de istración, nombre, identificación de los es. Desarrollo de la empresa integrada por dos o más personas: en caso que el emprendedor haya decidido ejercer su actividad económica en asocio con una o más personas, tenga en cuenta lo siguiente: Formas asociativas con ánimo de lucro: dentro de las más reconocidas formas asociativas con ánimo de lucro encontramos. Sociedades comerciales: son personas jurídicas que se constituyen por un contrato de sociedad en virtud del cual dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo, o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse utilidades obtenidas en la empresa o actividad social. Sociedad Limitada: Se constituye mediante escritura pública entre mínimo dos socios y máximo veinticinco, quienes responden con sus respectivos aportes, y en

algunos casos según el Código de Comercio artículos 354, 355 y 357, se puede autorizar la responsabilidad ilimitada y solidaria, para alguno de los socios. Sociedad Colectiva: Se constituye mediante escritura pública entre dos o más socios quienes responden solidaria, ilimitada y subsidiariamente por todas las operaciones sociales. Cuando se constituye este tipo de sociedad, se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa, el que deseen sus socios, quienes a su vez podrán delegar la istración de la sociedad en otras personas extrañas, pero perdiendo así la posibilidad de diligenciar o gestionar negocios. Sociedad En Comandita Simple: Se constituye mediante escritura pública entre uno o más socios gestores y uno o más socios comanditarios o capitalistas. Los socios gestores responden solidaria, ilimitada y directamente por las operaciones y los socios capitalistas o comanditarios solo responden por sus respectivos aportes. Cuando se constituye éste tipo de sociedad, se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa.

Sociedad Anónima: Se constituye mediante escritura pública entre mínimo cinco accionistas quienes responden hasta por el monto o aporte de capital respectivo que han suministrado para la sociedad. Se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa y que lo hayan expresado en su documento de fundación o estatutos. Sociedad En Comandita por Acciones: Se constituye mediante escritura pública entre uno o más socios gestores y por lo menos 5 socios capitalistas o comanditarios. Los socios gestores responden solidaria, ilimitada y directamente por las operaciones y los socios capitalistas solo responden por sus respectivos aportes. Cuando se constituye éste tipo de sociedad, se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa, solo los socios gestores podrán istrar la sociedad o delegar esta istración en terceros, cosa que no podrán hacer los socios capitalistas. La Empresa Asociativa de Trabajo: es una organización económica productiva, cuyos asociados aportan su capacidad laboral por tiempo indefinido, y algunos además aportan alguna destreza tecnológica o conocimiento necesario para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Sociedades Agrarias de Transformación: retomando las apreciaciones realizadas por el doctor Tito Livio Caldas en su libro Las sociedades agrarias de transformación, la gran revolución agraria de hoy, las sociedades agrarias de transformación (SAT) son un nuevo tipo de sociedad constituidas como empresas de gestión, en las cuales no se exige el riesgoso aporte del fundo o la granja del socio, solo las personas titulares de explotación agraria pueden ser socias de la SAT. El establecimiento de comercio: como un elemento estructural en la organización empresarial, éste es definido en el código de comercio como un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio y, a su vez un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas, y destinarse al desarrollo de varias actividades. Sobre este particular, se observa que las sociedades comerciales pueden desarrollar los fines previstos en su objeto por intermedio de las siguientes clases de establecimientos Agencias. Sucursales.

Número de personas que pueden conformar la empresa: Una vez el futuro empresario haya identificado y definido la actividad económica a desarrollar deberá definir el número de personas involucradas en la creación de la compañía, de tal forma que tendrá dos opciones frente a tal disyuntiva. Desarrollo de la empresa en forma individual: El emprendedor podrá formalizar su empresa bajo cualquiera de las formas jurídicas que a continuación se indican: Persona natural comerciante: Art. 74 del Código Civil, "Son personas naturales todos los individuos de la especie humana cualquiera sea su edad, sexo, estirpe o condición". Empresa unipersonal: la empresa unipersonal es una persona jurídica conformada con la presencia de una persona natural o jurídica la cual destina parte de sus activos a la realización de una o varias actividades de carácter empresarial. Unipersonal, o de su sigla EU so pena de que el empresario responda ilimitadamente. El domicilio de la empresa que es la ciudad o el municipio donde vaya a desarrollar sus actividades. El término de duración si este no es indefinido. Adicionalmente, la constitución debe realizarse por escritura pública, cuando se

aporten a la constitución de la empresa unipersonal activos cuya transferencia requiera esta formalidad. 1. La enseña o nombre comercial y las marcas de productos y servicios. 2. Los derechos del empresario sobre las invenciones o creaciones industriales o artísticas, que se utilicen en las actividades del establecimiento. 3. Las mercancías en almacén o en proceso de elaboración, los créditos y los demás valores similares. 4. El mobiliario y las instalaciones. 5. Los contratos de arrendamiento y en caso de enajenación, el derecho al arrendamiento de los locales en que funcionan si son de propiedad del empresario; y las indemnizaciones que conforme a la ley, tenga el arrendatario. 6. El derecho a impedir la desviación de la clientela y a la protección de la fama comercial. 7. Los derechos y obligaciones mercantiles derivados de las actividades propias del establecimiento, siempre que no provengan de contratos celebrados exclusivamente en consideración al titular de dichos establecimientos. 11. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO RUT El Registro Único Tributario (RUT), istrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a: 

Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes, declarantes de impuesto sobre la renta y no contribuyentes.



Declarantes de ingresos y patrimonio.



Responsables del régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado.



Los agentes retenedores, importadores, exportadores y demás sujetos con obligaciones istradas por la DIAN.



Los demás sujetos con obligaciones istradas por la DIAN.

El Número de Identificación Tributaria (NIT), constituye el código de identificación de los inscritos en el RUT.

12. DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN DE SOCIEDAD Minuta de constitución: Por documento privado si la empresa a constituir posee activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes ó una planta de personal no superior a diez (10) trabajadores y no se aportan bienes inmuebles. (Ley 1014 de 2006, Decreto 4463 de 2006) Nota: Independientemente del valor de los activos o de la planta de personal, también podrá constituir su empresa por documento privado a través de la figura de Sociedad por Acciones Simplificada con las formalidades que establece la Ley 1258 de 2008. b) Escritura pública: En cualquier notaría sin importar el valor de los activos o el número de trabajadores, según lo establecido en el Artículo 110 del Código de Comercio Cuando se aporten bienes inmuebles, el documento de constitución deberá ser por escritura pública, el impuesto de registro deberá ser cancelado en oficina de instrumentos público y presentar copia del recibo o certificado de libertad que acredite la inscripción previa de la escritura pública en esa oficina, al momento de presentar los documentos. Por consiguiente la persona jurídica deberá presentar los mismos formularios legales de la persona natural. Presentar los documentos anteriores diligenciados y por último se da por terminada la legalización de la empresa.

CONCLUSIÓN En el anterior documento se estudió y analizó cada uno de los pasos para la legalización de una empresa en Colombia. Donde es primordial que las personas encargadas hagan cada una de las diligencias.