Proposal Proyek Perubahan Hendra Terbaru 282

LEMBAR PENGESAHAN

PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

PELAKSANAAN KOORDINASI PERENCANAAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN DI BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATAN

COACH,

PESERTA,

Ir. SLAMET SUGIHARTO, MURP NIP. 19580427 198303 1 001

HENDRA SYABARI,SH, M.Si. NIP. 19700206 1996 1 004

MENTOR,

SUHARDI, SH, S.IP, MH NIP. 19601208 198803 1 007

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah Subhanahuwata’ala, yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan Proposal Proyek Perubahan. Proposal Proyek Perubahan ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas dan kewajiban sebagai peserta Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III (Diklat Pim III) Pola Baru Angkatan III Tahun 2014 yang diselenggarakan di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Dalam Negeri Regional Yogya karta, dengan obyek penulisan yang menyangkut bidang tugas pokok dan fungsi masing-masing peserta. Penulis menyadari bahwa Proposal Proyek Perubahan ini masih sangat jauh dari sempurna, oleh karena itu segala saran dan kritik dari pembaca sangat penulis harapkan dalam rangka penyempurnaan penulisan ini. Penulisan Proposal Proyek Perubahan ini dapat terselesaikan dengan lancar, semuanya tidak terlepas dari bantuan beberapa pihak yang sangat besar manfaatnya bagi penulis. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang tulus kepada : 1. Bupati Kabupaten Bangka Selatan yang telah memberikan ijin dan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti Diklat Pim III Pola Baru Angkatan III Tahun 2014 di Pusdiklat Kementerian Dalam Negeri Regional Yogyakarta. 2. Sekretaris Daerah Kabupaten Bangka Selatan yang telah memberikan ijin dan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti Diklat Pim III Pola Baru Angkatan III Tahun 2014 di Pusdiklat Kementerian Dalam Negeri Regional Yogyakarta.

3. Kepala Pelaksana Harian Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan (Mentor) yang telah memberikan dukungan kepada penulis untuk mengikuti Diklat Pim III Pola Baru Angkatan III Tahun 2014 di Pusdiklat Kementerian Dalam Negeri Regional Yogyakarta. 4. Bapak Ir. H. Suroyo, M.Si. selaku Kepala Pusdiklat Kementerian Dalam Negeri Regional Yogyakarta yang telah memberi kesempatan kepada penulis untuk mengikuti Diklat Pim III Pola Baru Angkatan III Tahun 2014. 5. Bapak Ir. Slamet Sugiharto, MURP, selaku Coach yang telah memberikan bimbingan dan arahan selama penulisan Proposal Proyek Perubahan ini. 6. Widyaiswara Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Dalam Negeri Regional Yogyakarta yang telah membekali penulis dengan berbagai materi sajian yang sangat bermanfaat untuk pelaksanaan tugas. 6. Rekan-rekan peserta Diklat Pim III Pola Baru Angkatan III Tahun 2014 yang telah banyak membantu dalam penulisan dan penyusunan Kertas Kerja ini. 7. Para Kasubbag, Kepala Seksi dan seluruh staf dilingkungan Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan yang telah banyak mendukung dan membantu penulis dalam penyelesaian proyek perubahan ini. Harapan penulis, mudah-mudahan Proposal Proyek Perubahan ini dapat memberi manfaat bagi kita semua. Yogyakarta, Juni 2014 Penulis,

HENDRA SYABARI, SH, M.Si. NIP. 19711121 200501 1 007

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL...................................................................................

i

HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................

ii

KATA PENGANTAR................................................................................

iii

DAFTAR ISI.............................................................................................

v

BAB

PENDAHULUAN................................................................

1

A. Latar Belakang.............................................................

1

B. Area Proyek Perubahan...............................................

5

C. Ruang Lingkup.............................................................

8

D. Kriteria Keberhasilan....................................................

8

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN.................................

9

A. Roap/Milestone Proyek Perubahan......................

9

B. Stakeholders Proyek Perubahan.................................

12

BAB

I.

II.

C. Strategi Komunikasi

PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

PELAKSANAAN KOORDINASI PERENCANAAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN DI BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATAN

Oleh : HENDRA SYABARI, SH,M.Si NIP. 19711121 200501 1 007 NOMOR ABSEN : 14 INSTANSI : BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATAN PESERTA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN III POLA BARU ANGKATAN IV TAHUN 2014

KEMENTERIAN DALAM NEGERI PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN REGIONAL YOGYAKARTA TAHUN 2014

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pengaruh global yang begitu kuat terutama dari negara-negara maju terhadap kehidupan bangsa Indonesia, baik dari segi budaya, perdagangan, teknologi, informasi, politik, moneter bahkan ideologi telah memberikan warna tersendiri dalam membentuk iklim perubahan yang sangat cepat. Kondisi ini tentunya tidak dapat dihindarkan, perubahan merupakan suatu keharusan dan kenyataan yang harus diterima bahkan lebih diusahakan. Perubahan akan membawa kehidupan masyarakat kearah yang lebih baik apabila disikapi secara positif melalui perencanaan pembangunan yang antisipatif dan akomodatif sehingga tekanan perubahan tersebut dapat diproyeksikan melalui tujuan dan sasaran yang terencana dengan jelas. Banyak potensi yang dapat dijadikan sebagai modal pembangunan untuk menghadapi perubahan yang begitu cepat. Kita harus selalu berfikir positif bahwa setiap perubahan adalah perbaikan ke arah lebih baik. Pemerintah, baik pusat, provinsi dan kabupaten/kota sudah melakukan upaya-upaya konstruktif melalui perencanaan pembangunan yang cerdas dalam menghadapi perubahan yang cepat. Pemerintah Kabupaten Bangka Selatan khususnya dalam menyikapi hal tersebut telah ditetapkan Arah Kebijakan Pembangunan Daerah yang ditujukan untuk pengentasan kemiskinan dan peningkatan kualitas hidup masyarakat, revitalisasi pertanian dan kelautan, perluasan kesempatan lapangan kerja, peningkatan aksesibilitas dan kualitas pelayanan kesehatan dan pendidikan, pembangunan infrastruktur strategis, perdagangan, jasa dan industri pengolahan yang berdaya saing, rehabilitasi dan

konservasi

lingkungan

serta

penataan

struktur pemerintah daerah yang

menyiapkan kemandirian masyarakat Kabupaten Bangka Selatan. Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan berdasarkan Peraturan Bupati Bangka Selatan Nomor 12 Tahun 2008 mempunyai tugas melaksanakan koordinasi perangkat daerah dan instansi pemerintahan di kabupaten dalam penyusunan kebijakan dan pelaksanaan kebijakan operasional Badan Narkotika Nasional (BNN) dan membentuk satuan tugas sesuai kebijakan operasional BNN yang terdiri atas unsur perangkat daerah dan instansi pemerintah dikabupaten sesuai dengan tugas, fungsi dan kewenangan masing-masing. Pada saat ini situasi dan kondisi di Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan sering mengalami keterlambatan dalam hal perencanaan dan pelaporan keuangan disebabkan karena kurangnya kemampuan aparatur secara kualitas belum begitu baik untuk pelaporan keuangan yang tepat waktu sehingga perlu dibuatnya Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai pedoman dalam penyelenggaraan pelaporan keuangan yang efektif dan efisien. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka dalam proposal proyek perubahan ini penulis mengangkat judul : “PELAKSANAAN KOORDINASI PERENCANAAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN DI BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATAN” Adapun manfaat yang diharapkan dari proyek perubahan yang akan dilaksanakan adalah : 1. tersedianya

aparatur

atau

pegawai

yang

siap

melaksanakan

tugas

perencanaan dan pengelolaan keuangan dalam pelaporan secara cepat dan tepat waktu.

2. Adanya pembagian tugas yang jelas antar Kasubbag, Kepala Seksie dan Staf dalam pelaporan keuangan. 3. Tersedianya Standar Operasional Prosedur (SOP) yang menjadi pedoman atau tolak ukur pelaksanaan pelaporan keuangan di Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan.

B. Area Proyek Perubahan Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan berdasarkan Peraturan Bupati Bangka Selatan Nomor 12 Tahun 2008 mempunyai tugas melaksanakan koordinasi perangkat daerah dan instansi pemerintahan di kabupaten dalam penyusunan kebijakan dan pelaksanaan kebijakan operasional Badan Narkotika Nasional (BNN) dan membentuk satuan tugas sesuai kebijakan operasional BNN yang terdiri atas unsur perangkat daerah dan instansi pemerintah dikabupaten sesuai dengan tugas, fungsi dan kewenangan masing-masing. Dalam rangka sinkronisasi proyek perubahan berupa pelaksanaan koordinasi perencanaan dan pengelolaan keuangan yang cepat dan tepat waktu pada Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan, pelaksanaannya diselaraskan dengan Visi dan Misi Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan sebagai berikut : VISI : “BANGKA SELATAN BEBAS NARKOBA TAHUN 2015”

MISI : 1. Meningkatkan kewenangan kebijakan. 2. Meningkatkan fungsi dan peranan Badan Narkotika Kabupaten. 3. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya pegawai. 4. Meningkatkan kesadaran masyarakat akan bahaya narkoba. 5. Meningkatkan kerjasama dengan instansi terkait dan seluruh komponen masyarakat

dalam

upaya

pencehahan,

pemberdayaan

masyarakat,

pemberantasan penyalahgunaan dan peredaran gelap narkoba.

Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat Lakhar Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan a. Dasar Hukum Peraturan

Bupati

Bangka

Selatan

Nomor

12

Tahun

2008

tentang

Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan. b. Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat Lakhar Badan Narkotika Kabupaten Sekretariat Lakhar BNK mempunyai tugas melaksanakan dukungan dan pelayanan istrasi serta pengelolaan sumber daya di lingkungan Lakhar BNK. Dalam melaksanakan tugas Sekretariat menyelenggarakan fungsi : a. Pelaksanaan koordinasi perencanaan dan pengelolaan keuangan; b. Pelaksanaan urusan kepegawaian, organisasi dan tata laksana;

c. Pelaksanaan urusan ketata usahaan, rumah tangga, perlengkapan dan

perbekalan.

Sekretariat terdiri atas : a. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan; b. Sub bagian Umum dan Keuangan. (1) Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan koordinasi, penyusunan program dan anggaran serta pengelolaan evaluasi dan laporan. (2) Sub Bagian Umum dan Keuangan mempunyai tugas melakukan pelayanan tata

persuratan,

tata

kearsipan

dan

urusan

rumah

tangga

serta

melaksanakan pengelolaan istrasi keuangan. Dalam proses penulisan judul dan penentuan proyek perubahan, penulis telah melakukan analisis terhadap permasalahan-permasalahan dalam hal perencanaan dan pelaporan yang sering mengalami keterlambatan karena disebabkan pelaksanaan surat pertanggungjawaban kegiatan (SPJ) belum selesai dilaksanakan sehingga penulis perlu membuat area perubahan yang dilakukan berkaitan dengan fungsi penyelenggaraan perencanaan dan pelaporan. Adapun area perubahan yang akan dilaksanakan sebagaimana telah dikoordinasikan dengan mentor sebagai pimpinan adalah “PELAKSANAAN KOORDINASI PERENCANAAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN DI BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATAN” C. Ruang Lingkup

Untuk membatasi pembahasan yang diajukan sesuai dengan jabatan penulis sebagai Sekretaris Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan, maka pembahasan tulisan ini dibatasi pada locus Sekretariat yaitu

pada Sub Bagian perencanaan dan pelaporan pada Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan dan focus penyelenggaraan perencanaan dan pelaporan dalam hal pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan yang cepat dan tepat waktu dengan menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) sehingga kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan dalam hal perencanaan dan pelaporan keuangan tidak mengalami keterlambatan, setelah adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) ini diharapkan semua kegiatan dapat berjalan dengan baik.

D.

Kriteria Keberhasilan Proyek perubahan yang akan dilaksanakan pada Badan Narkotika

Kabupaten

Bangka

Selatan

diharapkan

menjadi

pedoman

dalam

penyelenggaraan perencanaan dan pelaporan dalam hal pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan yang cepat dan tepat waktu dengan kriteria keberhasilan proyek sebagai berikut : NO 1.

2.

3.

Uraian Indikator Tersusunnya Standar Tersedianya Standar Operasional Prosedur (SOP) Operasional Prosedur perencanaan dan pelaporan (SOP) perencanaan dan pelaporan Adanya kesepakatan atau Tersedianya lembar komitmen bersama dalam komitmen yang telah perencanaan dan pelaporan ditandatangani bersama keuangan yang tepat waktu oleh stakeholder Diharapkan SOP dalam Jumlah SPJ yang disampaikan banyak dan tepat waktu

Target 100%

100 %

70 %

BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN A. Roap / Milestone Proyek Perubahan Tahap Taking Ownership (Breakthrough I) digunakan untuk menyiapkan tahapan rencana perubahan baik kepada pimpinan, Kepala sub bagian, Kepala Seksie dan seluruh Staf yang ada di lingkup Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan. Area perubahan yang disepakati untuk dilaksanakan adalah tentang keterpaduan perencanaan dan pelaporan keuangan yang mengacu kepada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang cepat dan tepat waktu. Hal ini ini menjadi urgen untuk segera dilakukan karena melihat situasi dan kondisi dalam pelaporan keuangan di Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan. Adapun

Roap/Milestone

Proyek

Perubahan

dilaksanakan adalah sebagaimana digambarkan dibawah ini :

yang

akan

TAHAP PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

14

10 Hari Tahap II

2 Hari Tahap I: Pembentukan Tim : - Rapat internal - Rapat koordinasi - Terbetuknya SK Tim

Penyusunan draft SK : Tim - dan SOP Perencanaan dan Pelaporan : -mengumpulkan bahan -mengidentifikasi stakeholder - menentukan waktu pertemuan dengan stakeholder

Hari

2 Hari

Tahap III Rapat koordinasi dengan stakeholder eksternal : - Pembahasan draft SK dan SOP Perencanaan dan Pelaporan - menyampaikan draft dan SOP Tim Perencaan dan Pelaporan - persiapan untuk rapat dengan stakeholder - menentukan waktu pertemuan waktu dengan stakeholder - Pembakuan draf SOP dengan stakeholder

Tahap IV Membangun : komitmen - Pemaparan SOP Penandatangan an komitmen - Supervisi hasil penyusunan SOP

GOAL

Langkah-langkah serta indicator output dan target output yang akan dilakukan dalam rangka mewujudkan program keterpaduan perencanaan dan pelaporan yang cepat dan tepat waktu pada Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan adalah : No 1.

2.

3.

4.

Kegiatan Pembentukan Tim : - Rapat internal - Rapat koordinasi - Terbetuknya SK Tim Penyusunan draft SK Tim dan SOP Perencanaan dan Pelaporan : -mengumpulkan bahan -mengidentifikasi stakeholder -menentukan waktu pertemuan dengan stakeholder Rapat koordinasi dengan stakeholder eksternal : -pembahasan draft SK dan SOP Perencanaan dan Pelaporan -menyampaikan draft dan SOP Tim Perencaan dan Pelaporan -persiapan untuk rapat dengan stakeholder -menentukan waktu pertemuan waktu dengan stakeholder -pembakuan draf SOP dengan stakeholder Membangun komitmen - Pemaparan SOP -Penandatanganan komitmen -Supervisi hasil penyusunan SOP

Indikator Daftar hadir Nama anggotam Tersusunya tim a - tersedia draft SK Tim SOP Materi SOP - Draft SOP

Penanggungjawab

Waktu

Output

Kepala Pelaksana Sekretaris Badan Narkotika Kab. Bangka Selatan Kepala Pelaksana Sekretaris Badan Narkotika Kab. Bangka Selatan

5 hari

Terbentuknya tim kerja tempat dan waktu SK Tim Kerja Tersusunnya draft Tim SOP Perencanaan dan Pelaporan

2 hari 3 hari 20 hari

Daftar hadir

Kepala Pelaksana Sekretaris Badan ditentukannya Narkotika Kab. waktu rapat dan Bangka Selatan penyiapan untuk undangan rapat Para kasubbag dan Kasie

Daftar hadir Kesepakatan Komitmen

Kepala Pelaksana Sekretaris Badan Narkotika Kab. Bangka Selatan

3 hari 3 hari

Tersedianya draft SK dan SOP Dipersiapkannya kebutuhan eksternal

3 hari

3 hari

- Terlaksananya rapat eksternal - Adanya lembar komitmen yang telah ditandangani - Adanya laporan kertas kerja

NET MAP PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERENCANAAN DAN PELAPORAN BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATAN STAKEHOLDER TERHADAP PROYEK PERUBAHAN KALAKHAR/ MENTOR

BP3MD

DPPKAD

SEKRETARIS SEKRETARIS BADAN BADAN NARKOTIKA NARKOTIKA KAB. KAB. BANGKA BANGKA SELATAN SELATAN

KASUBBAG DAN KASIE KASUBBAG DAN KASIE

STAF/TIM Hirarki Dukungan Hambatan

SEMINAR

JUDUL BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Area Proyek Perubahan C. Ruang Lingkup D. Kriteria Keberhasilan

BAB II. DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN A. Roap / Milestone Proyek Perubahan B. Stakeholder Proyek Perubahan C. Strategi Komunikasi

BAB III. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN A. Capaian Proyek Perubahan B. Kendala Internal / Eksternal C. Strategi Mengatasi

BAB IV. PENUTUP KESIMPULAN REKOMENDASI

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN (Bukti-bukti fisik yang tertulis terbaca, terdengar)

BERITA ACARA SEMINAR PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN PADA HARI, TANGGAL

:

Juni 2014

PUKUL

:

TEMPAT

: Kementerian Dalam Negeri Pusat Pendidikan dan Pelatihan Regional Yogyakarta

Telah diseminarkan Proposal Proyek Perubahan Peserta Diklatpim III Pola Angkatan Baru Angkatan IV JUDUL ATAS NAMA

: Pelaksanaan koordinasi perencanaan dan pengelolaan keuangan di Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan : Hendra Syabari, SH, M.Si

JABATAN

: Sekretaris

INSTANSI

: Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan

COACH /

PESERTA,

Ir. SLAMET SUGIHARTO, MURP NIP. 19580427 198303 1 001

HENDRA SYABARI,SH, M.Si. NIP. 19700206 1996 1 004

MENTOR,

SUHARDI, SH, S.IP, MH NIP. 19601208 198803 1 007

LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN JUDUL

: Pelaksanaan koordinasi perencanaan dan pengelolaan keuangan di Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan

DISUSUN OLEH

: Hendra Syabari, SH, M.Si

JABATAN

: Sekretaris Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan

COACH /

PESERTA,

Ir. SLAMET SUGIHARTO, MURP NIP. 19580427 198303 1 001

HENDRA SYABARI,SH, M.Si. NIP. 19700206 1996 1 004

MENTOR,

SUHARDI, SH, S.IP, MH NIP. 19601208 198803 1 007