Projectmatigwerken 7193e

Projectmatig werken

Module VI Hoofdstuk 1

Projectmatig werken

1

Projectmatig werken "Een gestructureerde en resultaatgerichte wijze van werken."

Projectmatig werken

2

Hoe ga je werk? Om een bepaald doel te bereiken kan een organisatie globaal gesproken op drie verschillende manieren aan de slag gaan: 2. Routinematig werken 3. Improviserend werken 4. Projectmatig werken

Projectmatig werken

3

Improviserend werken  Bij deze manier van werken spring je snel in op onverwachte omstandigheden.  Er zijn geen regels of procedures.  Het eindresultaat is onbekend.  Deze methode is zeer geschikt om plotseling opkomende problemen voorlopig even op te lossen. Projectmatig werken

4

Projectmatig werken  Een planmatige manier van werken.  Je levert eenmalig een prestatie.

‣ In tegenstelling tot improviserend werken, waarbij het vooral gaat om het vinden van een tijdelijke oplossing, gaat het bij projectmatig werken om het bereiken van een blijvend resultaat.

 Je werkt in een groep die speciaal voor deze klus is samengesteld.  JeOnzekere werkt vaak met doel beperkte middelen. weg…  De tijd is begrensd: er is een Projectmatig werken deadline.

5

Routinematig werken  Met deze manier van werken ben je erg bekend.  Je werkt "op de automatische piloot"!  Het resultaat is al bij voorbaat bekend.  Omdat alles volgens een bepaald patroon en met vaste middelen kan worden afgewerkt, kunnen mensen en organisaties zich op routinematige werkzaamheden instellen.

Projectmatig werken ‣ De methode van routinematig werken

6

Wanneer kies je wat? Improvisatie

Projectmatig

Routine

Wanneer?

ad hoc, plotseling

te voorzien

herhalend

Resultaat?

onzeker

redelijkzeker zeker zeker redelijk

Bekendheid? nieuw, plotseling

nieuw, planmatig

bekend

Vrijheid?

veel

vooraf doordacht

nauwelijks

Werkwijze

chaotisch

geleidelijk duidelijker

vaste procedure

Projectmatig werken

7

Grenzen? Routine

Projectmatig Improvisatie werken

 Tussen de drie werkwijzen zijn geen scherpe grenzen te trekken.  Bij improviseren probeer je waar mogelijk toch terug te grijpen op ervaring uit het verleden.  Bij routinematig werken komt toch nog regelmatig een situatie voor die improvisatie vereist.  Ook bij projectmatig werken kan een zekere routine bestaan, terwijl op bepaalde momenten in het project improvisatie ook Projectmatig werken 8 zeker nodig zal zijn.

Van improvisatie naar routine

via Project van Improvisatie

naar Routine Projectmatig werken

9

Een project bestaat uit diverse fasen. Elke fase doorloopt Plan onderstaand proces: Voer uit

Stel bij Evaluatie

Projectmatig werken

10

Principes projectmatig werken  Planmatig werken ‣ Werken van grof naar fijn: d.w.z. Top-Down werken. ‣ Dus eerst de grote lijnen, dan de details!

 Resultaat gericht werken: het eindresultaat staat voorop.  Afspraak is afspraak  Eerst nadenken, dan doen! ‣ Project doordenken van voor naar achter ÈN van achter naar voor. Projectmatig werken

11

Wat is planmatig werken?  Elk project kent een duidelijk doel dat met beperkte middelen en in een beperkte tijd moet worden bereikt. ‣ Met beperkte middelen en in een beperkte tijd wordt niet bedoeld, dat er te weinig tijd en te weinig middelen zijn. Als dat zo zou zijn zou natuurlijk geen enkel project met succes kunnen worden afgerond. En wie zou projectleider willen zijn van een project dat binnen een te krap tijdpad met te weinig middelen moet worden doorlopen? Projectmatig werken

12

Wat is planmatig werken?  Om het doel te kunnen halen wordt een plan gemaakt, waarin de noodzakelijke activiteiten en de inzet van mensen en middelen goed op elkaar zijn afgestemd. Dit noem je een Plan van Aanpak.  De kunst van het projectmatig werken is een goed plan op te stellen en vervolgens met zo weinig mogelijk afwijkingen het gestelde doel bereiken. Projectmatig werken

13

Het projectresultaat staat voorop  Kenmerkend voor een project is dat je met z’n allen naar het beoogde eindresultaat toewerkt.  Alle activiteiten die samen tot het projectresultaat zullen leiden worden in het projectplan opgenomen, inclusief de te bereiken tussenresultaten.  Ook wordt duidelijk aangegeven wie voor het behalen van welk resultaat verantwoordelijk is.  Iedereen moet op de hoogte zijn van het uiteindelijke eindresultaat en de bijdrage die daarbij van hem of haar wordt verwacht. Projectmatig werken ‣ Je bent allemaal (mede) verantwoordelijk

14

Afspraak is afspraak  Een project wordt uitgevoerd door een speciaal voor het project ingerichte groep mensen. In grote organisaties hebben deze mensen buiten het project vaak geen binding met elkaar. Het enige wat hen met elkaar verbindt is het project.

‣ Als projectgroepslid ben je van elkaar afhankelijk. Als de een zijn afspraken niet nakomt (hij levert zijn prestatie niet of te laat of de kwaliteit van het geleverde werk is onvoldoende), dan kan de volgende op zijn beurt ook niet verder met zijn projecttaken. De kans is dan groot, dat ook hij zijn afspraken niet kan nakomen. ‣ Zo ontstaat gemakkelijk een sneeuwbaleffect, waarbij een project ernstig in gevaar kan komen. Die sneeuwbal wordt nog groter doordat de projectleden buiten het project geen binding met elkaar hebben.

Projectmatig werken  De projectleider is de aangewezen persoon

15

Het Plan van Aanpak inhoudsopgave

Bij een groot project moet je vooraf verplicht een plan van aanpak maken! Meestal doet de project- leider dit.

• Achtergronden • Doelstelling • Projectopdracht • Projectactiviteiten • Projectgrenzen • (Eind)producten • Kwaliteit • Projectorganisatie • Planning • Kosten en baten • Risico-analyse

Projectmatig werken

16

Project-planning  Benodigde tijd.  Benodigde mensen.  Benodigde middelen.

Projectmatig werken

Wie? Wat? Wanneer?

17

Planning Doel  Vaststellen van de totale projecttijd.  Vaststellen van de gevolgen van een vertraging.  Vaststellen van de kosten van het project.  Organiseren van de werkzaamheden van de projectmedewerkers.  Bewaken van de voortgang en de Projectmatig werken kosten.

18

Voorbeeld balkenplanning Balkenplanning Tijd Taken dag 1 1a 1b 1c 1d

dag 2

dag 3

dag 4

dag 5

dag 6

dag 7

dag 8

dag 9

2a 2b 2c 2d

mijlpaal voltooid nog niet voltooid deadline

Een planning die je eenvoudig in Excel of Word (tabel) kunt maken. Je kunt hierin zien hoe ver je op bepaalde tijdstippen bent met bepaalde taken. Op de cd-rom staat een Excel-voorbeeldbestand. Projectmatig werken

19

Planning met de computer Er is speciale software verkrijgbaar om (projectplanningen) mee te maken. Mogelijkheden van een planningsprogramma ('PM software') zijn bijvoorbeeld:       

Eenvoudige invoer van activiteiten en benodigde tijd. Activiteiten groeperen tot fasen. Activiteiten die van elkaar afhankelijk zijn met een muisklik invoeren. Medewerkers koppelen aan activiteiten. Volledig automatisch doorrekenen van de planning. Via tarieven en materiaalkosten kunnen kosten worden gepland. Invoering kalenders. ‣ Algemene bedrijfskalender. ‣ Een projectkalender. ‣ Een kalender per medewerker of hulpmiddel.



Voorbeelden.

Projectmatig werken

20

Microsoft Project  Microsoft Project 2000 is een programma waarmee je projecten kunt beheren.  Je kunt er taken mee plannen en nauwkeurig bijhouden.  Met Microsoft Project Central, de web-assistent van Microsoft Project 2000 kun je zelfs projectinformatie met je team en leidinggevenden uitwisselen via het web.

Projectmatig werken

21

Microsoft Project Central

Meer software-informatie en meer schermvoorbeelden kun je vinden op http://www.microsoft.com/netherlands/office/previous/project/2000/tour.asp Projectmatig werken

22

Microsoft Project Central

Projectmatig werken

23

Planning met Gannt diagramsoftware Project Ontwikkeling programma

Zoek eens op internet naar freeware om Gannt-diagrammen mee te maken. Er is keuze genoeg! Projectmatig werken

24

Planning software on-line: Web Projects 

Web-Projects is een virtueel kantoor op internet voor projectorganisaties en bedrijven met medewerkers op verschillende locaties. ‣

  

Het biedt online kantoorfaciliteiten om projecten te definiëren, takenlijsten op te stellen, uren te verantwoorden en bijvoorbeeld relaties te onderhouden. Doordat alle gegevens worden opgeslagen in een database kun je altijd en overal overzichten van projecten genereren. Web-Projects heeft een aantal praktische functies die het makkelijker maken om projecten te coördineren: ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ ‣



Maar ook voor projectgroepen op school.

Relaties Projecten Taken Urenverantwoording Gebruikers Overzichten

De evaluatieversie voor max. 2 personen en 50 projecten (!) is een jaar lang gratis te gebruiken! Je kunt deze versie en op http://www.smallbizz.nl/testen.asp. ‣

Handig voor je projecten bij Informatica en natuurlijk andere vakken! Projectmatig werken

25

Mislukken van een project 

Een succesvol project: 1. Levert het juiste projectresultaat. 2. Kost niet meer dan afgesproken. 3. Wordt op tijd opgeleverd.



Bij een mislukt project wordt aan één of meer van deze punten niet voldaan. Projectmatig werken

26

Mogelijke oorzaken mislukt project  Onduidelijkheid over het tijdstip van de deadline van het project. ‣ Gebrekkige communicatie van de projectmanager met zijn omgeving waardoor ook tijdens de uitvoering niet geheel duidelijk is wanneer de oplevering plaatsvindt.

 Onduidelijkheid over de doelstelling van het project.

‣ Bij de uitvoering van het project ligt niet duidelijk vast wat van het project wordt verwacht bij de oplevering.

 Een overschrijding van het budget.

‣ Het is niet duidelijk wat het project moet omvatten. Er is wel een bedrag bekend, maar wat daarvoor wordt geleverd is niet duidelijk vastgelegd, zodat de levering maar wordt aangepast aan dit bedrag. ‣ De kosten zijn niet goed bijgehouden. Te laat wordt duidelijk dat er te veel is uitgegeven, waardoor het project niet meer kan worden bijgestuurd. ‣ De projectleden kunnen niet goed omgaan met effecten van Projectmatig werken 27 wijzigingen in het project.

'Normen' in een bedrijf  Mislukken van een project kan ook veroorzaakt worden door normen en waarden die binnen een bedrijf gelden. Problemen kunnen bijvoorbeeld ontstaan wanneer je de volgende normen hanteert: ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ ‣

Wees het nooit oneens met je baas. Wees geen dwarsligger. Doe net of je het druk hebt, ook al is dit niet zo. Steek de draak met elke nieuwe manier van werken. Bekritiseer de organisatie t.o.v. buitenstaanders. Klaag herhaaldelijk. Houd informatie voor jezelf of eigen afdeling. 28

Keuze voor vervolg  Niets doen.  Project nog een keer doen.  Projectmethode hergebruiken.  Resultaten toch invoeren in de Projectmatig werken

29

Projectmatig werken

30