Proceso Y Costos De Compras k385x

Procesos y seguimiento de la compra. Costos asociados a la gestión de las compras.

Ventas Compras Producción Presupuestación Cierre Contable …

Es un conjunto de actividades que realiza el Comprador o Área de Compras para efectuar una adquisición de un insumo, material, producto o servicio, tomando en cuenta la calidad, precio, tiempo y cantidad en el mismo

Usar medios eficientes en la tramitación de Compras Conceptos Modernos de istración de Compras Alberto Montoya Palacio 1a Edición. Bogotá 2002

Es una Actividad dentro del Proceso de Programación y por consiguiente, dentro del Proceso de Adquisición cuyas decisiones afectan en forma directa al flujo de bienes o servicios dentro de un canal logístico, la misma que requiere del desempeño integral de todas las áreas de la empresa Logística, istración de la Cadena de Suministro. Ronald Ballou

Individuo cuyas funciones pueden incluir: Abastecer, seleccionar, negociar, dar órdenes, hacer un seguimiento al abastecedor, medir y controlar el trabajo realizado por el abastecedor, analizar y evaluar el valor de nuevos materiales y procesos. En algunas compañías las funciones de colocación de órdenes y seguimiento a proveedor son manejadas por el Analista o Programador de Abastecimiento. Diccionario de Logística y Negocios Internacionales Rubén Muñoz y Luis Mora 2a Edición. Bogotá 2006

Trato con diferentes personas y dependencias

Búsqueda y selección de Proveedores

Recepción de Pedidos de materiales o artículos

o con organizaciones con sistemas propios

Pedidos por Recibir

Funciones / Organización

Capacidad de Pago

Visión, Misión, Objetivos

Actividades

Productos o Servicios

Espacio Físico

“Conocer la Empresa para la cual está trabajando” istración de Compras, Alberto Montoya, Ed. Norma. Bogotá 2002

Necesidades de Compra

Características

Políticas

“Saber algo del Cliente es tan importante como saberlo todo acerca del Producto” “Nade con los tiburones, sin ser comido vivo” Harvey Mackay

El Comprador y la empresa deben usar todos los Métodos eficientes que aceleren los aspectos rutinarios de la función, sin que por ello se deje de controlar. El Proceso de Compras debe servir con efectividad a la dirección de compras y dar al comprador el tiempo suficiente para dedicarlo a la parte técnica de su tarea. Simplificación istrativa

= Compras efectivas

Estudiante que compra cuadernos en una librería Identificación del Cliente? Identificación de las entradas del Proceso? Identificación de las actividades principales del proceso? Identificación de las salidas/resultados del proceso?

CLIENTE

Estudiante

ENTRADAS

Consulta de precios, pedido de cuaderno

ACTIVIDADES

Hacer nota de pedido, entregar al estudiante, cobrar, contabilizar

SALIDAS o RESULTADOS

Información de precios, boleta, cuadernos

Requerimiento de compra de papel para fabricar cuadernos…. (trabajo individual 5 minutos)

Si no hay en Stock, Almacén solicita a Compras

Compras pide cotizaciones y resuelve a quién comprar Días después el proveedor entrega el papel y la Factura

Un operario solicita a Almacén, papel para hacer cuadernos

Tesorería emite el cheque correspondien te

Contaduría le ordena a Tesorería que pague la factura

Fábrica recibe el papel y Contaduría la factura

CLIENTE

Fábrica, proveedor

ENTRADAS

Pedido de papel, presupuesto del proveedor, factura

ACTIVIDADES

Solicitar a Almacenes, recibir presupuestos, decidir adjudicación, realizar compra.

SALIDAS o RESULTADOS

Pedido de cotización, papel, cheque.

Los procesos atraviesan áreas o unidades (departamentos) dentro de una empresa. Varias áreas o unidades de una empresa pueden realizar actividades de un mismo proceso. Los procesos son anónimos.

1

• Requisición

2

• ¿Qué? y ¿Cuánto? comprar

3

• Condiciones del Mercado en Funcion a la Compra

4

• Escoger Fuentes de Aprovisionamiento

5

• Obtener Cotizaciones y seleccionar al proveedor

6

• Elaborar y Enviar la Orden de Compra

7

• Coordinaciones operativas con Proveedor

8

• Recepción, inspección y entrega

9

• Visación de Facturas

10

• Informar sobre su funcionamiento

Gestionar las compras de insumos y materiales necesarios para realizar las actividades de la empresa, en tiempo y forma, cumpliendo además con las especificaciones de calidad, precios, fecha y lugar de entrega

Tiene 2 orígenes:

Almacén Cualquier otra dependencia

Descripción de los Artículos con su simbología Cantidad nesaria y unidad Fecha de disponibilidad en Almacén Cuenta a cargar Utilización del artículo Existencia disponible y consumo pasado y presente Punto de entrega en la entidad Datos del Proveedor : Fecha de expedición y firmas Nombre y Dirección Precio y Condiciones de Pago Forma de Embarque y embalaje Peso aproximado Número y fecha de pedido Fecha de entrega aproximada, compromiso del proveedor

Originada en Cualquier Dependencia

Originadas en Almacén

Se usa para determinar los mejores precios, tiempo, formas de entrega, proveedor más Solicitud de conveniente, etc. Cotización

Selección del Proveedor

Distribución de Requisición y Solicit Cotización

os entre Comprador y Proveedor Se determinan: Mejores precios Mejor Tiempo Forma de entrega Proveedor más conveniente Datos: 1. Fecha de Expedición 2. Cantidad que se solicita 3. Unidad de despacho 4. Descripción del artículo con especifs. 5. Punto de Entrega 6. Plazo de Entrega de la Mercadería 7. Fecha de Vencimiento Cotizacs. 8. Inspección de Artículos solicitados

PRECIO

CANTIDAD

CALIDAD

TIEMPO

PROVEEDOR IDEAL

RELACIONES COMERCIALES EFECTIVAS

Cotización A Cotización B

COMPRAS

Cotización B ORDEN DE COMPRA

Cotización C

Tener presente lo siguiente: Cuando menos se deben solicitar 3 cotizaciones Se deberá elaborar el Cuadro Comparativo de ser el caso.

PROVEEDOR

COMPRADOR

Documento formal de la compra de un producto o servicio que origina un Compromiso, Obligación o Beneficio. Su finalidad es autorizar al Proveedor para que envíe y cargue al comprador las mercaderías o materiales específicados en ella.

Formato Standard de una Orden de Compra ZONA 2 DATOS SOBRE EL COMPRADOR Razón Social, ZONA 1 dirección, teléfono, pag. Web, email, etc. DATOS DE INTERES PARA EL ZONA 3 COMPRADOR Y EL PROVEEDOR DATOS DEL PROVEEDOR Nº de la Orden /Fecha Razón Social, dirección, teléfono, pag. Web, email, etc. ZONA 4 INSTRUCCIONES REFERENTES AL ENVIL ZONA 4 CONDICIONES GENERALES DE LA COMPRA ZONA 6 PARA SOLICITAR LOS MATERIALES

ZONA 7 FIRMAS

Proceso de Control de la Compra hasta la entrega de los Productos o Servicios

Obtener Acuse de Recibo de Proveedor

Lograr la promesa de entrega compatible con necesidades

Comprobar con Proveedor los Progresos del Cumplimiento de pedido

Procurar que la Promesa obtenida se cumpla

Necesidad de materi ales

Deptos. envi an requi si ci ones

Almacen

Exi stenci a Si No

Cotización a proveedores

Comparación de coti zac.

Orden de compra Segui miento de orden

Recepci ón de los materiales

Se surten las requisi ciones a los deptos

Se puede rentabilizar mucho más cualquier negocio o empresa si el ejecutivo de Compras llega a identificar eficientemente cada costo. Conocer los COSTOS DE COMPRAS permite identificar los elementos que los componen y relacionarlos con las utilidades que pueden generar a través de Adquisiciones oportunas y a precios adecuados o mediante la disponiblidad de inventarios, materiales a tiempo, etc.

“… Es el Conjunto de gastos realizados para obtener un producto, una mercadería o un servicio, como lo establece el Profesor Brasileño A. López de Sá…” Está compuesto por divesos elementos que se agrupan en: MATERIAS PRIMAS MANO DE OBRA DIRECTA GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACION

1. Costo Unitario Representado por el Precio de compra más los gastos relacionados con los fletes, aduana, transporte a destino, etc. (En materiales importados) Es el Precio de los artículos puestos en los almacenes de la empresa (En materiales nacionales)

Suma de gastos propios del abastecimiento de materiales en el tiempo (1 año) dividido entre el Nº de Ordenes de Compra

Gasto de Ordenar

Gasto de Seguimiento

Gastos Diversos

Son expresados en Porcentaje ya que cuesta a la empresa una fuerte cantidad en diversas actividades relacionadas con el mantenimiento y control de los materiales

>

Cantidad Almacenada

>

Costo Annual de posesión de materiales

Gastos de Inversión

Gastos de Riesgo

Intereses sobre el capital invertido en existencias. Los inventarios forman gran parte del capital invertido en la empresa, al transformarse en materiales, no produce intereses, mientras no tiene movimiento. Se mantiene dinero ocioso

Tener materiales implica el riesgo de perderlos por robo, incendio, deterior, etc. Las empresas aseguran sus existencias % sobre valor promedio de inventario

Gastos de Cuidado

Impuestos

Gestión de seguridad, cuidado o protección de materiales en almacén, economizar espacios. Gestionar la obsolescencia y acumulación de materiales sin movimiento. Esto origina horas hombre El Valor del espacio es medido

La influencia que tiene sobre los resultados hay que valorizarlos para establecer que porcentaje del impuesto que se paque se debe al monto convertido en materiales.

La falta de un artículo o materia prima cuando la empresa lo requiere tiene un costo que podría llegar a ser considerable, la falta de este material puede interrumpir la producción, generando Maquinaria, Mano de Obra y Equipo ociosos, elevando el Costo de Fabricación o a veces realizando compras de “Ultimo momento” a un mayor precio que el que pudo obtenerse de tener existencias en almacén.

Costos Unitarios

Mas alto mientras Menor sea la cantidad pedida

%

1000 – 900 – 800 – 700 – 600 – 500 – 400 – 300 – 200 – 100 –

Precio de Compra + Gastos para que artículos lleguen a la empresa (Flete, Seguro, Transporte a Empresa, etc)

$

Mas alto mientras Menor sea la cantidad pedida

RENOVACION

POSESION

GASTOS DE ORDENAR + GASTOS DE SEGUIMIENTO + GASTOS DIVERSOS

GASTOS DE INVERSION + GASTOS DE RIESGO + GASTOS DE CUIDADO + GASTOS DE IMPUESTOS

COSTO ROTURA DE STOCK VALORIZACION DEL EFECTO QUE TIENE LA FALTA DE STOCK SOBRE LAS OPERACIONES

ELABORE UD. UN PROCESO DE COMPRAS COMPLETO INDICANDO TODOS SUS PASOS, SIMULANDO LA EJECUCION DEL MISMO EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA Y USANDO LAS HERRAMIENTAS BRINDADAS EN EL MODULO HASTA HOY IDENTIFIQUE DOS COSTOS LIGADOS A LA LOGISTICA EN SU EMPRESA Y DE QUE FORMA PODEMOS REDUCIRLOS DE ACUERDO A LO ESTUDIADO