Presentacion - Indicadores De Gestion Con Excel 2t5253

Indicadores de Gestión con Excel

Objetivos Agenda 01-02-2011

Al finalizar el seminario-taller, los participantes estarán en la capacidad de: • • •

Aplicar las herramientas metodológicas y los conceptos necesarios para identificar y definir indicadores estratégicos. Elaborar paso a paso un conjunto de indicadores pertinentes para la gestión. Utilizar las herramientas en Excel para el diseño, construcción e implementación de Indicadores de Gestión.

Metodología

El curso se desarrolla bajo un enfoque teórico-práctico, donde se explica un resumen de conceptos y se desarrolla ejemplos prácticos en Excel.

Contenido del Curso I. FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN CON INDICADORES •¿Qué es un Indicador? •¿Cómo definir/diseñar un Indicador? •Objetivos de un Indicador •¿Por qué medir? •Características de un Indicador: SMART •Tipos de indicadores II. DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES •Criterios para la selección de indicadores •Alineación de objetivos •Objetivo del Indicador •Factores críticos de éxito •Medición y rangos •Control y Mejora Continua •Los 10 Pasos Básicos para Construir Indicadores •TALLER: Construcción de Indicadores con Excel III. INDICADORES DE PROCESOS •Indicadores de Eficacia •Indicadores de Eficiencia •Indicadores de Calidad •Indicadores de Economía IV. INDICADORES DE GESTIÓN SEGÚN EL BALANCED SCORECARD •Perspectiva Financiera •Perspectiva de Clientes •Perspectiva de Procesos Internos •Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento •TALLER: Implementación de la Gestión con Indicadores con Excel en la Práctica

I. FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN CON INDICADORES

¿Qué es un Indicador?

Indicador: Instrumento que muestra, comunica o pone de manifiesto un hecho

¿Cómo definir/diseñar un Indicador? En el diseño de indicadores es importante tener en cuenta los conceptos de Actualidad, Capacidad y Potencialidad: • Actualidad: Valor fluctuante, basado en la medición acerca de lo que se hace en el presente con los recursos y restricciones existentes. • Capacidad: Significa lo máximo que se podría hacer con los recursos existentes y bajos las restricciones presentes. • Potencialidad: Es lo máximo que se puede obtener si se desarrollan los recursos y se remueven los cuellos de botella para mejorar la capacidad. Los anteriores conceptos son básicos para diseñar indicadores, ya que ayudan a observar el comportamiento en el corto, mediano y largo plazo, permitiendo visualizar qué sucede en el tiempo bajo ciertas circunstancias si se mejora el comportamiento actual bajo restricciones particulares.

Objetivos de un Indicador

Es

fundamental contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y tener establecida la o las estrategias que se emplearan para lograr los objetivos. Ello nos dan el punto de llegada, las características del resultado que se espera.

¿Por qué medir?

La medición permite detectar inconsistencias entre el quehacer de la institución y sus objetivos prioritarios, induce adecuaciones en los procesos internos y aporta mayor transparencia a la gestión pública y privada Una herramienta útil para el desarrollo de una gestión de calidad, es la medición y evaluación del servicio o producto que provee cada unidad u organización, a través de un conjunto de indicadores claves.

Características de un Indicador: SMART • S: Específicos (Specific). El objetivo a definir debe quedar absolutamente claro y nítido a través del indicador, sin posibilidad de ambigüedades ni interpretaciones. • M: Mensurables (Measurable). El objetivo debe tener un indicador definido de manera tal que permita ser medible tanto durante al progreso del proyecto como al final del mismo. • A: Alcanzables (Achievable). El objetivo y su indicador deben ser alcanzables dentro de las limitaciones del presupuesto y el tiempo del proyecto. • R: Realistas (Realistic). El objetivo y su indicador deben ser realistas y relevantes en relación con el problema que el proyecto busca solucionar. • T: Tiempo (Timely). El objetivo y su indicador deben tener una fecha de culminación y fechas intermedias para obtener resultados parciales; esto es, tiene que tener un calendario y una fecha de entrega.

Tipos de indicadores

Para analizar los tipos de indicadores, se plantean diversas clasificaciones; una de éstas, establece una clasificación en las dimensiones de eficiencia, eficacia, calidad y economía, en el entendido de que dichas valoraciones tienen una interrelación con las actividades que se desarrollan a partir del modelo de operación por procesos, los cuales soportan toda la operación de una organización. La clasificación planteada busca responder preguntas como: en qué medida se cumplieron los objetivos, cuál es el nivel de satisfacción de la calidad percibida por los s, cuán oportunamente llegó el servicio. Lo que se busca evaluar con estos tipos de indicadores es cuán aceptable ha sido y es el desempeño de la organización, para desarrollar cursos de acción, mejorar la gestión, informar a los diferentes grupos de interés y tener una base sobre la cual asignar el presupuesto.

II. DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES

Criterios para la selección de indicadores • Que permita captar el interés de los diferentes s a los cuales va dirigido. • Que cubran las dimensiones del desempeño de manera integrada: eficiencia, eficacia, efectividad y economía. • Que permitan conocer el desempeño de los procesos, donde a través del “monitoreo o seguimiento se trata de verificar si lo que se está realizando es conforme con el plan de acción establecido con anterioridad”, con el fin de identificar debilidades, demoras. • Que en conjunto permitan mostrar el estado actual de los factores críticos de la organización.

Alineación de objetivos

Objetivo del Indicador

Es

fundamental contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y tener establecida la o las estrategias que se emplearan para lograr los objetivos. Ello nos da el punto de llegada, las características del resultado que se espera.

Factores críticos de éxito

Se entiende por factor critico de éxito aquel aspecto que es necesario mantener bajo control, para lograr el éxito de la gestión, el proceso o la labor que se pretende adelantar.

Medición y rangos

Con objeto de facilitar el uso de los indicadores ligados a la gestión y al control, es muy común la medición de los indicadores bajo ciertos rangos determinados. Los objetivos a conseguir pueden llevar a definir rangos para ciertos indicadores como, por ejemplo, los siguientes: - mínimo y / o máximo a respetar sin modificar el proceso; - valor a conseguir; - consecución sucesiva de valores en el tiempo.

Control y Mejora Continua

El sistema de indicadores de Gestión debe ser revisado a la par con los objetivos, estrategias y procesos de la organización. El mantenimiento y mejora continua consiste básicamente en darle continuidad operativa y efectuar los ajustes que se deriven del permanente monitoreo de los indicadores.

Los 10 Pasos Básicos para Construir Indicadores 1. 2. 3. 4.

Que su expresión sea realmente significativa. Que en su definición intervengan los sectores involucrados. Que se conozca con exactitud cómo se calcula. Que la dirección superior de la organización intervenga en su creación. 5. Que los datos básicos para el cálculo se encuentren siempre disponibles. 6. Que estén identificados los responsables de aportar la información básica. 7. Que se lo relacione con otros indicadores bajo condición causaefecto. 8. Que se definan los parámetros de valor que determinan fortaleza o debilidad. 9. Que se determine con precisión la periodicidad de su cálculo. 10.Que se establezcan los sectores autorizados a acceder al indicador.

Taller

Construcción de Indicadores con Excel

III. INDICADORES DE PROCESOS

Indicadores de Procesos

Indicador de Eficacia Este indicador mide el grado de cumplimiento de los objetivos de un programa o proyecto. Dicho de otra forma, mide los logros entre lo planificado y lo obtenido. O en que medida se esta cumpliendo con sus objetivos, “sin referirse al costo de los mismos” ¿Cuánto estás logrando?

Indicador de Calidad Este indicador mide los atributos, capacidades o características que deben tener los bienes y servicios para satisfacer los objetivos. Es una dimensión de la eficacia. La calidad se puede medir mediante la oportunidad, la accesibilidad, la percepción de los s y la presión en la entrega de los servicios. ¿Qué tan bien lo estoy logrando?

Indicador de Eficiencia Este indicador mide la relación entre el logro obtenido con respecto a los insumos o recursos utilizados. Cuánto cuesta lograr lo que estamos logrando?

Indicador de Economía Este indicador mide la capacidad del programa / institución para istrar, generar o movilizar adecuadamente los recursos financieros. Es una dimensión de la eficiencia. A este indicador “no le interesan los objetivos, solo ve costos”

¿Estás istrando bien los recursos?

IV. INDICADORES DE GESTIÓN SEGÚN EL BALANCED SCORECARD

El Balanced Scorecard El Balanced Scorecard (BSC) es un modelo de gestión estratégico-operacional, que mediante un conjunto de indicadores financieros y no financieros, permite desarrollar, comunicar e implementar una estrategia, posibilitando la obtención de resultados a corto y mediano plazo. Robert S. Kaplan y David P. Norton (1992)

Perspectivas del BSC

Indicadores de gestión según el BSC

Satisfacción Fidelidad Cantidad de clientes

Productividad Niveles de competencia Rotación de personal

Costo Tiempo Calidad

Rentabilidad Ventas Ingresos

Taller Implementación de la Gestión con Indicadores con Excel en la Práctica

Indicadores de Gestión con Excel