Pengantar Ilmu istrasi Publik c6r2x

BAB I ISTRASI

A. Pengertian istrasi a) istrasi dalam Arti Sempit istrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk meyediakan keterangan

serta

memudahkan

memperolehnya

kembali

secara

keseluruhan dan dalam hubungan satu sama lain. istrasi dalam arti sempit lebih tepat didefinisikan sebagai suatu pekerjaan yang berhubungan dengan ketatausahaan. Hal ini diungkapkan oleh J. Wayong (1962) bahwa kegiatan istrasi meliputi pekerjaan tatausaha yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi bahan keterangan bagi pimpinan. Tatausaha sendiri menurut Prajudi Atmosudirjo (1980) merupakan pekerjaan pengendalian (the handling) informasi. Rangkaian kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum kedalam tiga kelompok, yaitu: 1. Korespondensi (correspondence) atau surat menyurat, yaitu rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan, sampai dengan pengiriman informasi kepada pihak yang dituju. 2. Ekspedisi (expedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern. 3. Pengarsipan (filling), yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan. Informasi yang dimaksud dapat berupa warkat (records) yaitu catatan-catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan tentang suatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk membantu ingatan.

b) istrasi dalam Arti Luas Sesungguhnya

istilah

istrasi

berhubungan

dengan

kegiatan

kerjasama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Herbert A. Simon mengatakan bahwa apabila ada dua orang yang bekerjasama untuk menggulingkan atau memindahkan sebuah batu yang tidak dapat digulingkan oleh hanya satu orang diantara mereka, maka dalam kegiatan tersebut terdapat proses istrasi. Rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu disebut istrasi (The Liang Gie, 1980). Bahwa pada dasarnya istrasi adalah aktivitas-aktivitas golongan yang bersifat kooperatif (Dimock & Dimock, 1968). Yang dapat dikatakan sebagai kegiatan istrasi adalah kerjasama

yang

doirganisasi

atau

kerjasama

keorganisasian

(organizational cooperation). B. Ruang Lingkup Kajian Ilmu istrasi Ordway Tead menggolongkan ruang lingkup istrasi ke dalam 7 kelompok, yaitu: a) Ilmu istrasi b) Organisasi c) Manajemen (how to drive) d) Kepemimpinan (leadership) e) Pembuatan Keputusan (decision making) f) Komunikasi (communication) g) Hubungan Manusia (Human Relations) C. Sifat-sifat Ilmu istrasi a) Teleologis Ilmu istrasi memiliki kemampuan mengantisipasi perubahan di masa mendatang.

untuk memprediksi dan

b) Dinamis Ilmu istrasi bisa mengikuti perubahan zaman yang terjadi. c) Normatif Dalam ilmu strasi terdapat pekerjaan yang bersifat mengikat dan mengatur. d) Working Concept Ilmu istrasi memiliki konsep kerja yang efesien dan efektif. e) Science and Art Ilmu istrasi selain sebagai ilmu pengetahuan, juga dapat dikatakan sebagai sebuah seni. D. Pentingnya Ilmu istrasi Di era perkembangan ilmu dan teknologi yang cepat ini, tuntutan akan efisiensi dan efektivitas kerja, keterbatasan sumberdaya, mendorong manusia dan organisasi untuk melakukan kerjasama dalam berbagai sektor kegiatan. Masalah yang timbul dari fenomena kerjasama dapat dianalisis dan dipecahkan melalui studi istrasi. Prajudi Atmosudirdjo (1980) mengemukakan pendapat bahwa dunia modern adalah dunianya istrasi. Hal ini berkaitan dengan apa yang diungkapkan oleh Charles A. Beard bahwa istrasi merupakan kunci bagi masyarakat modern (istration as the key to modern society). Albert Lepawsky (1966), menunjukkan enam peranan istrasi dalam kehidupan dan perkembangan masyarakat, yaitu: a) The universal importance of istration b) The stabilizing role of istration in society c) The role istration in social change d) The threat of a managerial revolution e) The prospect of a managerial evolution f) istration as the key to modern society

Pentingnya studi dan peranan istrasi juga disebabkan: 1. Dalam kehidupan masyarakat modern, terjadi perubahan pola kehidupan di segala bidang menjadi pola kehidupan berdasarkan kerja sama keorganisasian. 2. Pola kehidupan keorganisasian berkaitan dengan pola kehidupan modern dan cara berpikir serta bekerja secara rasional. 3. Cara berpikir dan bekerja secara rasional ini berkaitan dengan ilmu pengetahuan dan teknologi modern. 4. Cara berpikir modern dan bekerja secara rasional dimaksudkan untuk menghasilkan keefektifan (effectiveness) dan keefisienan (efficiently) pencapaian tujuan. 5. Berpikir dan bekerja rasional denagn teknologi modern dan dengan pola kehidupan berorganisasi modern ke arah efisiensi dan efektivitas memerlukan istrasi (adaptasi dari Prajudi Atmosudirdjo, 1980) Ilmu istrasi tidak lain adalah studi tentang efektivitas dan efisiensi kerja dalam kerjasama keorganisasian (organizational cooperation) atau insures the continuance of the existing order with a minimum of effort and risk (Lepawsky, 1966), dalam pencapaian tujuan. Jika efektif berarti tujuan atau sasaran yang ditetapkan tercapai tepat pada waktunya, maka efesiensi merupakan hasil yang dicapai lebih besar (maksimal) dari sumber-sumber dan biaya atau input yang digunakan.

BAB II EVOLUSI ILMU ISTRASI NEGARA

A. Sejarah Ilmu istrasi Ilmu istrasi lahir sejak Woodrow Wilson (1887), yang kemudian menjadi presiden Amerika Serikat pada 1913-1921, menulis sebuah artikel yang berjudul “The Study of istration” yang dimuat di jurnal Political Science Quarterly. Studi ilmu politik yang berkembang pada saat itu ternyata tidak mampu memecahkan persoalan praktik spoil system (sistem perkoncoan) karena memang fokus kajian ilmu Ilmu Politik bukan pada bagaimana mengelola pemerintahan dengan efektif dan efisien, melainkan lebih pada urusan tentang sebuah konstitusi dan bagaimana keputusankeputusan politik dirumuskan. Oleh karena itu, Wilson menganggap perlu adanya pemisahan urusan politik dari urusan pelayanan publik. Penjelasan ilmiah terhadap gagasan Wilson tersebut kemudian dilakukan oleh Frank J. Goodnow yang menulis buku berjudul “Politics and istration” pada tahun 1900. Buku tersebut sering dijadikan rujukan oleh para ilmuwan istrasi negara sebagai “proklamasi” secara resmi terhadap lahirnya Ilmu istrasi Negara yang memisahkan diri dari induknya, yaitu Ilmu Politik. Ilmu istrasi negara mencoba mendefinisikan eksistensinya yang berbeda dengan Ilmu Politik dengan ontopologi, epistimologi, dan aksiologi yang berbeda. B. Hubungan Antar Ilmu dengan Ilmu istrasi Negara 1. istrasi negara, sebagai salah satu cabang dari ilmu sosial, kehidupannya berlangsung dalam suatu lingkungan sosial tertentu, sehingga perwujudan aktivitasnya senantiasa berhubungan erat dengan berbagai cabang ilmu sosial. Khususnya dengan ilmu sejarah, antropologi budaya, ilmu ekonomi, istrasi niaga, ilmu jiwa, sosiologi dan ilmu politik.

2. Perspektif istrasi negara akan lebih gampang diungkapkan dengan mempergunakan analisis sejarah dan antropologi budaya. Penggunaan analisis antropologi budaya akan melengkapi analisis sejarah. 3. Ilmu ekonomi menyumbangkan analisis biaya dan manfaat, sedang

istrasi niaga menyumbangkan konsep PPBS dan makna Gerakan Manajemen Ilmiah kepada istrasi negara. Sementara itu ilmu jiwa membantu untuk memahami individu dalam situasi istrasi. 4. Sosiologi telah memberikan pembahasan yang mendalam mengenai birokrasi dan kooptasi, yang merupakan hal-hal yang amat menonjol dalam studi istrasi negara.

BAB III ORGANISASI

A. Pengertian Organisasi Disiplin istrasi akan terpusat pada penelaahan tentang organisasi, sebab fenomena kerjasama sebagai telaahan ilmu istrasi hanyalah fenomena kerjasama yang berhubungan dengan atau berlangsung secara organisasional. (Ulbert, 1989:122). Menurut Sondang P. Siagian, hakikat organisasi dapat ditinjau dari dua sudut pandangan. Pertama: Organisasi dapat dipandang sebagai wadah, yaitu tempat kegiatankegiatan istrasi dan manajemen dijalankan dan sifatnya “relatif statis”. Kedua: Organisasi dapat dipandang sebagai proses, yaitu interaksi antara orang-orang yang menjadi anggota organisasi dan sifatnya “dinamis”. Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antar dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal dalam suatu ikatan hirarkhi dimana selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang yang disebut bawahan (Sondang P. Siagian, 1980). Sedangkan menurut Dwight Waldo (1971), organisasi adalah struktur hubungan-hubungan diantara orang berdasarkan wewenang dan bersifat tetap dalam suatu sistem istrasi. Sehingga dapat disederhanakan bahwa organisasi adalah suatu kelompok orang yang terikat bersama dalam hubungan formal untuk mencapai tujuan organisasi. B. Ciri-ciri Organisasi Menurut Amitai Etzioni (1985), organisasi merupakan pengelompokkan orang-orang yang sengaja disusun untuk mencapai tujuan tertentu. Pada dasarnya organisasi ditandai oleh ciri-ciri sebagai berikut: a) Adanya pembagian dalam pekerjaan, kekuasaan, dan tanggungjawab.

b) Ada pengendalian usaha-usaha organisasi serta mengarahkan organisasi mencapai tujuannya. c) Adanya penggantian tenaga kerja. C. Tujuan Organisasi Pada hakikatnya tujuan organisasi merupakan integrasi dari perbagai tujuan baik yang sifatnya komplementer yaitu tujuan individu atau anggota organisasi, maupun tujuannya yang bersifat substantif, yaitu tujuan organisasi secara keseluruhan. Tujuan substantif merupakan tujuan utama organisasi yang menjadi sebab utama dibentuknya organisasi. Oleh sebab itu kegiatankegiatan organisasi diarahkan kepada dua dimensi tujuan, yaitu: 1) Tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efesien. Keefektifan (effectiviness) berhubungan dengan tujuan organisasi secara eksplitis maupun implisit. Sedangkan efisiensi (efficiency) berhubungan dengan rasio output dengan input atau keuntungan dengan biaya. 2) Tercapainya kepuasan dari anggota organisasi. Dalam proses pencapaian tujuan organisasi, setiap orang atau anggota yang bekerja atau terlibat dalam aktivitas organisasi harus diberikan kepuasan, sehingga mereka merasa sebagai anggota organisasi dan hal tersebut akan mendoromg orang tersebut untuk bekerja dalam kondisi dan motivasi yang produktif. Antara tujuan yang bersifat komplementer (tujuan individu) dan tujuan substantif (tujuan organisasi) tidak selalu searah. Menurut Herbert G. Hicks (1977) hubungan tujuan manusia dan tujuan organisasi (relationship of individual and organizational objectives) dibedakan menjadi: a) Totally Opposing (keseluruhan bertolak belakang) b) Partially Opposing (sebagian bertolak belakang) c) Neutral (netral) d) Compatible (hampir sama/dapat digabungkan/berdekatan) e) Identical (identik/sama)

Dari sudut pandang lain, tujuan organisasi dapat digolongkan ke dalam tiga jenis, yaitu: 1) Pelayanan (service) 2) Keuntungan (profit) 3) Tujuan Sosial D. Asas-asas Organisasi Beberapa prinsip organisasi antara lain adalah sebagai berikut: 1) Tujuan yang jelas 2) Spesialisasi 3) Koordinasi 4) Wewenang 5) Tanggungjawab 6) Keseimbangan 7) Delegasi 8) Kesatuan Komando 9) Jenjang Hirarkhi 10)Rentang kontrol E. Bentuk-bentuk Organisasi Bentuk organisasi didasarkan pada hubungan otoritas, maka dapat dikategorikan bentuk organisasi atas: a) Organisasi Lini atau Garis Pada bentuk ini, otoritas mengalir dari puncak organisasi dilimpahkan kepada unit-unit organisasi dibawahnya. Dan pertanggungjawaban mengalir dari bawah hingga ke tingkat yang paling atas secara bertahap berdasarkan hirarkhis.

b) Organisasi Lini dan Staf Bentuk ini sama seperti bentuk organisasi lini atau garis, hanya saja ada penambahan satuan unit organisasi yang membantu pimpinan dalam bidang tertentu tanpa ia ikut serta dalam otoritas lini. c) Organisasi Fungsional Organisasi dimana otoritas pimpinan puncak didelegasikan kepada unitunit organisasi hingga ke paling bawah dalam bidang pekerjaan tertentu dan masing-masing pimpinan unit memiliki otoritas secara fungsional untuk memerintah semua pelaksana dari semua unit sepanjang berhubungan dengan pekerjaannya. d) Organisasi Lini-Fungsional Bentuk organisasi ini memperlihatkan ciri organisais lini dan organisasi fungsional e) Organisasi Lini-Staf-Fungsional Bentuk organisasi ini memperlihatkan ciri-ciri organisasi lini dan sifat serta organisasi fungsional. F. Teori Birokrasi (bureaucracy theory) Pendekatan birokrasi dalam studi istrasi dan manajemen dipelopori oleh Max Weber (1864-1920), yang dikenal sebagai bapak sosiologi modern. Menurut Max Weber (Depdikbud, 1982), birokrasi merupakan ciri dari pola organisasi yang strukturnya dibuat sedemikian rupa sehingga secara maksimal dapat memanfaatkan tenaga ahli. Birokrasi dimaksudkan sebagai satu sistem otorita yang ditetapkan secara rasional dalam berbagai peraturan untuk mengorganisasi secara teratur, bersifat spesialisasi, hirarkhis dan terelaborasi. Tetapi tidak ada hubungannya dengan prosedur yang berbelitbelit (red tape), penundaan pekerjaan atau ketidakefisienan, seperti yang dibayangkan oleh kebanyakan orang saat ini (Ali Mufiz, 1984). Namun demikian, dikehidupan nyata birokrasi belum sepenuhnya dilaksanakan sesuai dengan

fungsinya.

Sebagai

contoh,

birokrasi

di

Indonesia

belum

menunjukkan perkembangan yang baik. Masih banyak fungsi yang tumpang

tindih, tidak adanya koordinasi yang baik antar pemangku jabatan dan masih banyak peraturan daerah yang tumpang tindih dengan peraturan pemerintah pusat. Max Weber mengungkapkan enam karakteristik birokrasi, yaitu: a) Pembagian kerja atas dasar spesialisasi fungsi dan tugas dan masingmasing posisi ditentukan oleh otoritas legal. b) Ada hirarkhi kekuasaan yang jelas. c) Didasarkan pada aturan-aturan yang diformulasikan dicatat dalam dokumen tertulis. d) Hubungan yang terjadi dalam organisasi merupakan hubungan yang bersifat impersonal. e) Latihan dan kompentensi khusus merupakan kriteria utama dari kedudukan istratif, sehingga keahlian dan karier merupakan landasan promosi dan pemilihan pekerja. f) Aktivitas organisasi menuntut kapasitas pekerja secara penuh (dalam Pfiffner & Presthus, 1967). G. Tipe Organisasi Dua tipe organisasi menurut Max Weber: a) Organisasi Tradisional Dalam tipe ini muncul otoritas tradisional dengan legitimasi dikaitkan pada pola hubungan yang akrab antara penguasa dan anggota. Pimpinan diwariskan dari satu generasi ke generasi lain melalui cara tradisional. b) Organisasi Kharismatik Dalam tipe ini muncul otoritas kharismatik di mana pimpinan tidak dibelenggu oleh aturan-aturan kecuali penghambaan. Pengikut mematuhi pimpinan karena penghambaan, bukan aturan yang memaksa untuk mematuhi pimpinan.

BAB IV MANAJEMEN

A. Pengertian Manajemen Manajemen diartikan sebagai aktivitas pendayagunaan sumber daya manusia dan materil dalam suatu kerja sama organisasi melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien

dan

efektif

(Ulbert

Silalahi,

1989:137).

Manajemen

dapat

didefinisikan sebagai kemampuan atau ketrerampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain (Sondang P. Siagian, 1978). Manajemen sebagai rangkaian kegiatan penataan yang berupa penggerakkan orang-orang dan pengarahan fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar-benar tercapai (The Liang Gie dan Sutarto, 1980). Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen dalam usaha mencapai tujuannya bukan hanya melalui dan atau mendayagunakan orangorang, tetapi juga menggunakan dan mendayagunakan sumber-sumber lain seperti keuangan, perlengkapan, informasi serta teknik dan metode tertentu. B. Tingkatan Manajemen Berdasarkan tingkatan dalam organisasi, maka tingkat manajemen dapat dibedakan atas: 1. Top

Management atau manajemen puncak, sebagai istratif

manajemen. Manajemen puncak bertanggung jawab untuk keseluruhan manajemen dan organisasi. 2. Middle Management atau manajemen tengah. Tanggung jawab dari

manajer

tengah

ialah

menggerakkan

aktivitas

dengan

mengimplementasikan kebijaksanaan yang telah digariskan oleh manajer puncak.

3. Lower

Management atau manajemen bawah. Bertanggung jawab

menggerakkan operasi pekerja-pekerja. C. Sumber Daya Manajemen Beberapa pendapat mengenai sarana-sarana atau alat-alat istrasi atau manajemen dapat dikemukakan sebagai berikut: 1.

2.

3.

4.

George R. Terry a)

men (manusia)

b)

materials (bahan-bahan)

c)

methods (metode-metode)

d)

money (uang)

e)

market (pasar)

John W. Neuner a)

men (manusia)

b)

materials (bahan-bahan)

c)

machines (mesin-mesin)

d)

methods (metode-metode)

e)

money (uang)

f)

morale (moral)

Michael J. Jucius dan William E. Schlender a)

organization chart

b)

organization manual

c)

budget

Louis Allen a)

people

b)

natural resources

c)

money

d)

tools and machine

D. Prinsip-prinsip Manajemen

Prinsip utama daripada manajemen, ialah “efisiensi” (daya guna) dan “efektivitas” (hasil guna) dalam mencapai hasil atau tujuan yang direncanakan. Fayol mengemukakan empat belas prinsip manajemen (general principles of istration), yaitu: 1. Pembagian kerja (division of work). 2. Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility). 3. Disiplin (discipline). 4. Kesatuan perimtah (unity of command). 5. Kesatuan arah atau tujuan (unity of direction). 6. Mendahulukan atau mengutamakan atau menempatkan kepentingan

umum (organisasi) di atas kepentingan pribadi (subordination of individual to general interest). 7. Pengupahan atau penggajian (remuniration). 8. Sentralisasi (centralization). 9. Skala hirarkhi (scalar chain). 10. Tatatertib (order). 11. Keadilan (equity). 12. Stabilitas jabatan (stability of tenure). 13. Prakarsa atau inisiatif (initiative). 14. Solidaritas kelompok kerja (la esprit de corps).

BAB V FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

A. Berikut merupakan klasifikasi fungsi-fungsi manajemen: a.

Ernest Dale, mengatakan management functions will be identified as: 1.

Planning

2.

Organizing

3.

Staffing

4.

Directing

5.

Control

6.

Innovation

7.

Representation

b. Harold Koontz, mengklasifikasikan fungsi-fungsi manager, yang terdiri dari: 1.

Planning

2.

Organizing

3.

Staffing

4.

Leading

5.

Controlling

c. George R. Terry memberikan empat fungsi fundamental daripada

management, dan fungsi ini lebih umum dikenal dan dipergunakan, yakni: 1.

Planning

2.

Organizing

3.

Actuating

4.

Controlling

d. Sondang P. Siagian, mengklasifikasikan fungsi manajemen sebagai berikut: 1.

Planning

2.

Organizing

3.

Motivating

4.

Controlling

5.

Evaluating

e. James A. F. Stoner maupun Stephen P. Robbins membagi fungsi manajemen atas: 1.

Planning

2.

Organizing

3.

Leading

4.

Controlling

B. Perencanaan Menurut S.P. Siagian, perencanaan dapat didefiniskan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Perencanaan merupakan fungsi yang pertama dan bahkan yang utama dalam setiap

aktivitas-aktivitas

manajemen

atau

istrasi.

Perencanaan

merupakan dasar, landasan atau titik tolak dalam melaksanakan tindakantindakan istratif. Perencanaan harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: a. Apa yang harus dikerjakan b. Mengapa harus dikerjakan c. Dimana dikerjakan d. Kapan akan dikerjakan

e. Siapa yang akan mengerjakan f. Bagaimana hal tersebut akan dikerjakan Secara umum yang terkandung dalam tahap perencanaan merupakan penentuan tujuan-tujuan atau sasaran-sasaran yang akan dicapai, dan pendayagunaan sumber-sumber daya manusia dan materil serta waktu. C. Pengorganisasian Menurut George R. Terry, pengorganisasian adalah pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok pekerjaan, penentuan hubungan-hubungan pekerjaan diantara mereka dan pemberian lingkungan pekerjaan yang sepatutnya. Fungsi pengorganisasian dalam manajemen penting sebab: a. Mewujudkan struktur organisasi b. Uraian tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi menjadi jelas c. Wewenang dan tanggungjawab menjadi jelas d. Memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit kerja e. Sumber daya manusia dan meteriil yang dibutuhkan dapat diketahui Untuk dapat memperoleh hasil pengorganisasian yang baik, perlu diperhatikan langkah-langkah berikut: a. Mengetahui tujuan b. Membagi habis pekerjaan dalam unit organisasi c. Menggolongkan kegiatan ke dalam unit yang operasional atau praktis d. Menentukan wewenang dan tanggung jawab e. Menentukan atau menyediakan sarana dan prasarana yang diperlukan f. Memilih

menempatkan

dan

menugaskan

keterampilan manajerial yang dimiliki. g. Mendelegasikan wewenang.

personil

sesuai

dengan

D. Pengawasan Menurut Sondang P. Siagian, pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengawasan dimaksudkan untuk mencegah penyimpanganpenyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan dan sekaligus melakukan tindakan perbaikan apabila penyimpangan sudah terjadi dari apa yang sudah direncanakan. Proses pengawasan pada garis besarnya mengandung langkah-langkah kegiatan sebagai berikut: a. Menentukan objek-objek yang akan diawasi b. Menetapkan

standar

sebagai

alat

ukur

pengawasan

atau

yang

menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki. c. Menentukan prosedur, waktu dan teknik yang dipergunakan. d. Mengukur hasil kerja yang dilaksanakan. e. Membandingkan antara hasil kerja dengan standar untuk mengetahui apakah ada perbedaan. f. Melakukan tindakan-tindakan perbaikan terhadap sesuatu penyimpangan

atau penyimpangan-penyimpangan yang berarti.

BAB VI KEPEMIMPINAN

A. Definisi Kepemimpinan Leadership is the key of management, dengan kata lain kepemimpinan merupakan kunci dari manajemen. G. R. Terry mengatakan bahwa kepemimpinan merupakan salah satu diantara alat-alat efektif actuating managerial.

Kepemimpinan

merupakan

konsekuensi

logis

untuk

melaksanakan fungsi manajemen. Kepemimpinan merupakan aktivitas mempengaruhi perilaku orang lain, baik secara individu maupun kelompok agar melakukan aktivitas dalam usaha mencapai tujuan dalam situasi tertentu. Proses mempengaruhi dan dipengaruhi timbul dari terjadinya aksi dan reaksi, interaksi dan intereaksi antara orang yang berposisi sebagai pemimpin dengan orang lain yang berposisi sebagai pengikut secara timbal balik atau mutual interaction. B. Legitimasi Kekuasaan atau Otoritas Pemimpin Legitimasi posisi seorang pemimpin dapat didasarkan pada sumber kekuasaan yang dapat diidentifikasi dalam dimensi: 1. Legal power atau kekuasaan legal. Dalam dimensi ini kekuasaan

didasarkan pada otoritas rasional legal ytang diperoleh karena ia menduduki suatu posisi formal dalam hirarkhi organisasi. Orang yang memiliki otoritas legal mempengaruhi orang lain didasarkan pada seperangkat aturan-aturan yang berlaku. Pada dimensi ini hubungan pemimpin dengan anggota cenderung bersifat formal atau impersonal dan dapat memaksa. 2. Personal power atau kekuasaan pribadi, yaitu daya tarik dari pribadi

seseorang yang dapat menimbulkan kesadaran pengikut untuk menerima, mengakui dan mengikutinya karena dirasakan baik dan benar. Dalam hal ini tidak ada daya yang memaksa atau hukuman dan hubungan pemimpin

dengan anggota cenderung bersifat non formal. Dalam dimensi ini kekuasaan dapat bersumber dari: a.

Tradisi

b.

Kharisma atau referen

c.

Keahlian

Menurut Max Weber, sumber kekuasaan dapat berasal dari: a.

Sumber tradisional

b.

Legal rasional

c.

Kharismatik

C. Gaya Kepemimpinan 1. Gaya Kepemimpinan Otokratik, jika orientasi tugas tinggi dan orientasi hubungan manusia rendah. 2. Gaya Kepemimpinan Direktif, jika orientasi tugas tinggi dan orientasi hubungan manusia rendah. 3. Gaya Kepemimpinan Konsultatif, jika orientasi tugas tinggi dan orientasi hubungan manusia cukup tinggi. 4. Gaya Kepemimpinan Demokratik atau partisipatif, jika orientasi tugas tinggi dan orientasi hubungan manusia tinggi. D. Hal- hal yang Perlu diperhatikan dalam Kepemimpinan Agar kepemimpina sukses (tercapai tujuan dan kepuasan anggota), perlu diambil tindakan-tindakan antara lain: 1. Kenali dan identifikasi motivasi anggota kelompok, sebab bawahan tidak akan termotivasi untuk mencapai tingkat produktivitas yang tinggi apabila mereka merasa bahwa harapan itu tidak realistis dapat dicapai dan memenuhi kebutuhannya. 2. Beri bimbingan dan pengarahan secara tidak berlebihan, sebab bimbingan merupakan hubungan manusia yang peka terhadap emosi dan sentimen.

3. Lakukan interaksi hubungan yang intensif dan manusiawi dengan mengembangkan komunikasi dua arah dan personal. 4. Ciptakan suasana kooperatif, sebab usaha yang dilakukan bekerjasama akan lebih baik dibandingkan dengan usaha sendiri atau menonjolkan diri. 5. Ikut sertakan anggota dalam pemecahan masalah dan dalam proses pembuatan keputusan. 6. Kenali dan identifikasi situasi tugas. 7. Kenali dan identifikasi kematangan anggota. 8. Pilih dan gunakan gaya kepemimpinan yang sesuai dengan tuntutan situasi. 9. Fungsionalkan peran anda sebagai pemimpin, yaitu peran interpersonal, peran informasional, dan peran desisional.

BAB VII PARADIGMA ISTRASI NEGARA

Menurut Nicholas Henry, istrasi negara mengenal lima paradigma, yaitu sebagai berikut: 1.

Dikhotomi politik istrasi (1900-1926)

2.

Prinsip-prinsip istrasi negara (1927-1937)

3.

istrasi negara sebagai ilmu politik (1950-1970)

4.

istrasi negara sebagai ilmu istrasi (1956-1970)

5.

istrasi negara sebagai ilmu istrasi negara (1970-sekarang)

Lima paradigma tersebut bersifat tumpang tindih atau “overlapping”, dimana “locus” (tempat=letak) dan “focus” (yang diperhatikan) istrasi negara saling berganti. Paradigma 1 lebih mementingkan “locus”, paradigma 2 menonjolkan “focus”, paradigma 3 kembali lebih mementingkan “locus”,

sedang paradigma 4

mementingkan “focus”, dan paradigma 5 berusaha untuk mengaitkan antara “focus” dan “locus” dari istrasi negara. “Locus” adalah tempat yang menggambarkan di mana ilmu tersebut berada. Dalam hal ini “locus” dari ilmu istrasi negara adalah kepentingan publik (publik interest) dan urusan publik (public affair). Sedangkan “focus” adalah apa yang menjadi pembahasan penting dalam mempelajari ilmu istrasi publik. Yang menjadi “focus” dari ilmu istrasi negara adalah teori organisasi dan ilmu manajemen.

BAB VIII ISTRASI PUBLIK (NEGARA)

Dwight Waldo mengatakan bahwa istrasi negara mengandung dua pengertian, yaitu: (1) istrasi negara adalah organisasi dan manajemen dari manusia dan benda guna mencapai tujuan-tujuan pemerintah. (2) istrasi negara adalah suatu seni dan ilmu tentang manajemen yang dipergunakan untuk mengatur urusan-urusan negara. Sedangkan menurut Bachson Mustafa, S.H. yang dikutip oleh Y.W. Sunindhia dalam buku istrasi Negara dan Peradilan istrasi, bahwa istrasi Negara itu sebagai gabungan jabatan-jabatan yang dibentuk dan disusun secara bertingkat yang diserahi tugas melakukan sebagian dan pekerjaan pemerintah dalam arti luas, yang tidak diserahkan kepada badan-badan pembuat undangundang dan badan-badan kehakiman. strasi negara secara singkat dan sederhana dapat didefinisikan sebagai keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintah dari suatu negara dalam usaha mencapai tujuan negara (Sondang P. Siagian, 2003:7) Perkembangan evolusioner istrasi negara diuraikan melalui pendekatan tradisional, pendekatan perilaku, pendekatan pembuatan keputusan, dan pendekatan ekologis. Secara khusus, pendekatan tradisional mengungkapkan tentang pengaruh ilmu politik, sebagai induk ilmu istrasi negara, pendekatan rasional dalam istrasi dan pengaruh Gerakan Manajemen Ilmiah terhadap perkembangan istrasi negara. Diantara empat pendekatan yang diajukan, tidak ada satu pun pendekatan yang lebih unggul daripada pendekatan-pendekatan yang lain, karena setiap pendekatan berjaya pada suatu masa, di samping kesadaran bahwa setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan.

Karena istrasi mengandung berbagai macam disiplin, sehingga cara pendekatan dan metodologi dalam istrasi juga beraneka ragam, maka istrasi negara merupakan bidang kajian yang dinamis. Pengaruh politik terhadap istrasi negara selalu besar, tidak peduli kapan pun masanya. Hal ini disebabkan oleh adanya gejala di semua negara yang menunjukkan baahwa setiap pemerintah disusun di atas tiga cabang pemerintahan yaitu legislatif, eksekutif, dan yudikatif. Hubungan terus menerus istrasi dengan politik mencerminkan keberlanjutan hubungan antara lembaga eksekutif dengan lembaga legislatif, sebagaimana dicerminkan dalam dua tahap pemerintahan, yaitu tahap politik dan tahap istrasi. Jika tahap pertama merupakan tahap perumusan kebijakan, maka tahap kedua merupakan tahap implementasi kebijakan yang telah ditetapkan dalam tahap pertama.

BAB IX BIROKRASI

A. Pengertian Birokrasi Birokrasi terdiri dari dua kata yaitu biro (meja) dan krasi (kekuasaan). Menurut Fritz Morstein Marx, birokrasi merupakan tipe organisasi yang dipergunakan pemerintah modern untuk pelaksanaan tugas-tugasnya yang bersifat spesialisasi, dilaksanakan dalam sistem istrasi dan khususnya oleh aparatur pemerintah. Sementara itu, Ferrel Heady dengan mengutip rumusan Thompson menyatakan bahwa organisasi birokratik disusun sebagai satu hirarkhi otorita yang begitu terperinci, yang mengatasi pembagian kerja dan juga telah amat diperinci. Lebih jauh lagi, Peter A. Blau dan Charles H. Page memformulasikan birokrasi sebagai sebuah tipe dari suatu organisasi yang dimaksudkan untuk mencapai tugas-tugas istratif yang besar, dengan cara mengkoordinasikan secara sistematik pekerjaan dari banyak orang. Dari definisi Blau dan Page ini menunjukkan bahwa birokrasi tidak hanya dikenal dalam organisasi pemerintah saja, tetapi juga pada semua organisasi-organisasi besar, seperti militer dan organisasi-organisasi niaga. Dengan demikian, birokrasi akan ditemui pada setiap bentuk organisasi modern yang dihasilkan oleh proses rasionalisasi. Hal ini sesuai dengan pendapat Mart Morstein yang mengatakan bahwa birokrasi adalah kerja sama dalam skala besar dengan tingkat rasionalitas yang tinggi. Birokrasi sendiri berisi regulasi-regulasi demi pelayanan publik yang bersifat kolektif. B. Otorita Birokrasi Menurut Max Weber

1. Otorita Tradisional Otorita

tradisional

meletakkan

dasar-dasar

legitimasi

pada

pola

pengawasan sebagaimana diberlakukan di masa lampau dan kini masih berlaku. Legitimasi sangat dikaitkan dengan kewajiban penduduk untuk menuangkan loyalitas pribadinya kepada siapa yang menjadi kepalanya. Perubahan tidak diperkenankan oleh preseden.

2. Otorita Kharismatik Otorita ini timbul karena penghambaan seseorang kepada individu yang memiliki hal-hal yang tidak biasa. Individu yang dipatuhi itu misalnya mempunyai sikap heroik, ciri dan sifat-sifat pribadi lainnya yang sangat menonjol. Kedudukan seseorang pemimpin kharismatik tidaklah diancam oleh kriteria-kriteria tradisional. Seseorang pemimpin yang kharismatik tidaklah

dibelenggu

kemampuannya

untuk

oleh

aturan-aturan

meletupkan

api

tradisional revolusi.

atau

Para

oleh

pengikut

mematuhinya, karena penghambaan diri bukan karena hukum yang bersifat memaksa untuk dipatuhi. 3. Otorita Legal-Rasional Otorita ini didasarkan atas aturan yang bersifat tidak pribadi impersonal yang ditetapkan secara legal. Kesetiaan dan kepatuhan terjadi manakala seseorang melaksanakan otorita kantornya hanya dengan legalitas formal dari pimpinanbya dan hanya dalam jangkauan otorita kantornya. Otoritas legal-rasional didasarkan pada aturan-aturan yang pasti. Intisari dari otorita ini adalah birokrasi. Jantung dari birokrasi adalah sistem hubungan otorita yang dirumuskan secara rasional oleh aturan-aturan. C. Karakteristik Birokrasi Dennis H. Wrong mengungkapkan bahwa setiap organisasi birokratik mempunyai ciri struktural utama sebagai berikut: 1. Pembagian tugas 2. Hirarki otorita 3. Peraturan dan ketentuan yang terperinci 4. Hubungan interpersonal di antara pekerja Sedangkan Max Weber memberikan enam karakteristik, yaitu: 1. Terdapat prinsip yang pasti dan wilayah yurisdiksi yang resmi, yang pada umumnya diatur dengan hukum atau peraturan-peraturan istrasi 2. Terdapat prinsip hirarki dan tingkat otorita yang mengatur sistem

3. Manajemen didasarkan atas dokumen-dokumen yang dipelihara dalam bentuk aslinya 4. Terdapat spesialisasi dan pengembangan pekerja melalui pelatihan keahlian 5. Aktvitas organisasi menuntut kapasitas pekerja secara penuh 6. Berlakunya aturan-aturan main mengenai manajemen D. Pentingnya Birokrasi Menurut Robert Presthus, pentingnya birokrasi diungkapkan dalam peranannya, yaitu sebagai: 1. Delegated legislation, pada umumnya menampilkan bentuk-bnetuk

peraturan dan ketentuan perundang-undangan dan mempunyai status yang penting. 2. Initiating

policy,

birokrasi

dapat

memainkan

peranan

untuk

merekomendasikan dan melaksanakan kebijakan publik. 3. Internal drive for power, security, and loyality, biro-biro yang ada sangat

termotivasi untuk menjalankan fungsi-fungsi layanan, berdasarkan suatu struktur tertentu. Terdapat peleburan antara artikulasi kepentingan pribadi dan dinas-dinas publik, yang memberikan andil kepada kepentingan fungsional. Pentingnya peranan birokrasi amat menonjol dalam negara-negara sedang berkembang di mana mereka telah memberikan prioritas kegiatannya pada penyelenggaraan pembangunan nasional. Di negara-negara tersebut birokrasi berperan sebagai motor dan penggerak pembangunan. Secara khusus peranan dan pentingnya arti birokrasi dapat dilihat dari fungssinya sebagai pemrakarsa usul pembuatan kebijakan, penasihat dalam kebijakan dan sebagai inovator. Oleh karena birokrasi dipandang sebagai penggerak pembangunan nasional, maka terdapat perhatian yang amat besar untuk senantiasa memperbaiki dan memperkuat kapasitas istrasi.

E. Kelemahan dan Problema dalam Birokrasi Kelemahan-kelemahan birokrasi terletak pada: a) Standar efisiensi fungsional Salah satu ciri dari birokrasi, baik yang telah berjalan secara rasional dan efisien maupun tidak ialah birokrasi haruslah menetapkan standar efisiensi fungsional. b) Penekanan yang berkelebihan terhadap rasionalitas, impersonalitas dan hirarkhi Dalam pemikiran Weber, dalam setiap organisasi berlaku aturan-aturan formal yang secara nyata akan mengendalikan perilaku anggota-anggota organisasi. Hal ini berarti dikesampingkannya struktur informal. c) Penyelewengan tujuan Tanda-tanda dari organisasi yang tidak sehat adalah penyelewengan tujuan, kekakuan yang berlebihan, pita merah, perlakuan tidak berpribadi dan penolakan secara tidak masuk akal terhadap perubahan. Merton menyebutkan penyakit-penyakit ini dengan “Bureaucratic dysfunctions” denagn ciri utamanya “trained incapacity”. d) Pita merah (red tape)

Pita merah disebabkan oleh kecenderungan alamiah dari manusia yang berada dalam lingkungan birokratik untuk ‘meruntinkan’ aktivitasaktivitas mereka. Pita merah adalah suatu istilah yang dimaksudkan untuk menunjukkan adanya prosedur-prosedur birokratik yang mempunyai ciri ketaatan mekanis pada peraturan, formalitas yang berkelebihan dan lebih banyak memperhatikan hal-hal yang rutin dan kompilasi sejumlah informasi eksternal yang mengakibatkan bekepanjangannya penundaan dan kemandekan.