Pedoman Pengorganisasian Unit Purchasing 642826

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG Dengan mengikuti perkembangan jaman maka suatu organisasi khususnya rumah sakit dituntut untuk menyetarakan diri sehingga dapat berjalan seiringan. Ditambah lagi tuntutan mutu pelayanan sebuah rumah sakit sangat diperlukan dan menjadi pilihan bagi masyarakat pada saat ini, oleh karena itu rumah sakit harus dapat memberikan pelayanan yang inovatif dan kreatif serta professional tentunya. Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihar dan meningkatkan kesehatan, betujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Upaya kesehatan diselenggarakan dengan pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif), dan pemulihan kesehatan (rehabilitasi), yang dilaksanakan secara menyeluruh, terpadu dan berkesinambungan. Konsep kesatuan upaya kesehatan ini menjadi pedoman dan pegangan bagi semua fasilitas kesehatan di Indonesia termasuk rumah sakit. Rumah sakit yang merupakan salah satu dari sarana kesehatan merupakan rujukan pelayanan kesehatan dengan fungsi utama penyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat penyembuhan dan pemulihan bagi pasien. Memasuki era globalisasi yang ditandai dengan adanya persaingan pada berbagai aspek diperlukan selain sumber daya manusia juga diperlukan adanya teknologi peralatan muktahir untuk dapat membantu agar kesehatan itu dapat berjalan dengan lebih maksimal lagi. Tentunya didalam menjalani fungsinya diharapkan memperthatikan fungsi social dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Keberhasilan rumah sakit dalam menjalankan fungsinya ditantai dengan peningkatan mutu rumah sakti. Sedangkan mutu rumah sakit sangat dipengaruhi oleh sumber daya manusia bagi dari segi kualitas maupun kuantitas.

B. TUJUAN 1. Tujuan Umum Meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit dengan mendapatkan sumber daya manusia yang handal, professional dan berkualitas.

2. Tujuan Khusus Adanya standar kebutuhan tenaga

BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT SENTRA MEDIKA CIBINONG

A. SEJARAH RUMAH SAKIT SENTRA MEDIKA CIBINONG B. FUNGSI DAN TUGAS POKOK RUMAH SAKIT SENTRA MEDIKA CIBINONG C. SEJARAH SUMBER DAYA MANUSIA

BAB III VISI, MISI, MOTTO, NILAI DAN TUJUAN

A. RUMAH SAKIT SENTRA MEDIKA Visi Rumah Sakit Sentra Medika Menjadi rumah sakit pilihan dengan memberikan layanan terbaik. Misi Rumah Sakit Sentra Medika Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu, cepat dan informatif kepada masyarakat dengan biaya terjangkau. Motto Rumah Sakit Sentra Medika Kesehatan anda adalah prioritas kami. Landasan Nilai Rumah Sakit Sentra Medika Secara umum adalah RCTI R : C : T

:

I

:

Tujuan Rumah Sakit Sentra Medika

BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT

A. STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong dipimpin oleh seorang Direktur Rumah Sakit yang dibantu oleh Wakil Direktur Penunjang Medis dan Wakil Direktur Pelayanan Medis, Wakil Direktur Marketing dan Wakil Direktur Keuangan dan ing. Gambar Struktur Organisasi Rumah Sakit

B. STRUKTUR ORGANISASI UNIT PURCHASING Struktur organisasi unit purchasing mengacu kepada struktur organisasi Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong. Unit Purchasing berada dibawah Wakil Direktur Keuangan dan Akuntansi dan dalam pelaksanaan pelayanannya di pimpin oleh Kepala Bagian Purchasing. Kepala bagian purchasing membawahi 4 staff yang masing – masing bertugas sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya di bagian purchasing farmalkes, purchasing umum dan istrasi purchasing. Gambar struktur organisasi unit purchasing

Wadir Keuangan & Akuntansi

Kepala Bagian Purchasing

Purchasing Farmalkes

Purchasing Umum

Purchasing istrasi

BAB V URAIAN JABATAN

A. UNIT PURCHASING 1. Kepala Bagian Purchasing a. Nama Jabatan : Kepala Bagian Purchasing b. Pengertian : Seorang yang diberikan tanggung jawab umum organisasi unit purchasing yang ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit dengan berdasarkan ketentuan dan peraturan kepegawaian yang berlaku. c. Hasil Kerja :  Menyusun kegiatan kerja purchasing  Menyususn rencana evaluasi kerja purchasing  Melakukan supervisi  Membuat laporan pembelian yang diperlukan dan evaluasi pemasok d. Hubungan Jabatan : 1. Bertanggungjawab kepada Wadir. Keuangan dan Akuntansi 2. Sub ordinasi Kepala Bagian Keuangan 3. Hubungan koordinasi Kepala Bagian dan Kepala Sesi e. Persyaratan dan Kualifikasi 1. Pendidikan Formal : S1 – Minimal D3 Manajemen / Akuntansi / Ekonomi 2. Umur : 30th s/d 45th 3. Pengalaman Kerja : Minimal pengalaman 5th dibidang yang sama 4. Ketrampilan : a. Kemampuan negosiasi, menganalisa, dan kontrol anggaran. b. Memahami manajemen pembelian dan mempunyai jaringan yang luas dengan berbagai pemasok /vendor c. Memiliki jiwa kepemimpinan yang kuat d. Menguasai dan berpengalaman dibidangnya dengan baik e. Menguasai program komputer word, excel dan powerpoint

f. Uraian Tugas 1. Bertanggung jawab agar seluruh kegiatan pembelian di bagiannya berjalan dengan baik dan terpenuhinya seluruh permintaan yang diajukan oleh gudang logistic / bagian lainnya. 2. Bertanggung jawab melakukan kontrol pembelian sesuai dengan kewenangannya mulai dari pencarian pemasok / vendor, negosiasi dan menentukan vendor terpilih dan menandatangani surat pesanan barang (purchase order) untuk pembelian farmalkes, pembelian umum dan aktiva rumah sakit. 3. Melakukan supervise atas staf dibawahnya dan membantu menyelesaikan permasalah yang terjadi dibagian purchasing sesuai dengan kewenangannya. 4. Bertanggung jawab dalam menyusun / membuat prosedur pembelian dan memastikan prosedur tersebut dijalankan dengan cara mensosialisasikan prosedur yang dibuat agar di implementasikan oleh staf dibawahnya. 5. Bertanggung jawab dalam hal pengembangan diri bagi staf dibawahnya dengan mengadakan pelatihan baik internal maupun external. 6. Bertanggung jawab melakukan penilaian pemasok / vendor dengan mengevaluasi ketepatan pengiriman, kualitas barang, kuantitas pemesanan sesuai dengna yang dipesan. 7. Membuat laporan pembelian sesuai dengan ketentuan dari direktur setiap awal bulannya. 8. Mengikuti kegiatan rumah sakit seperti rapat koordinasi dan rapat manajemen setiap bulannya. 9. Mengatur kerja masing – masing staf dibawahnya sesuai dengan kemampuan / kompetensi, dan mengatur / menyetujui ijin dan cuti staf serta mendelegasikan pengalihan tugas selama staf cuti / ijin. 10. Menjalin kerjasama / berkoordinasi dengan unit lain dalam menjalankan prosedur masing – masing unit atau kebijakan rumah sakit.

g. Wewenang 1. Menerima atau menolak pemberian ijin atau cuti dalam bekerja oleh staf dibawahnya. 2. Menerima dan menolak usulan kerja lembur staf dibawahnya. 3. Membuat / menyetujui usulan pemberian surat peringatan kepada staf dibawahnya. 4. Menyetujui dan menolak permintaan pembelian dari unit lain sesuai dengan kewenangannya.

2. Staf Purchasing Farmalkes a. Nama Jabatan : Staf Purchasing b. Pengertian : Seseorang yang diberi tanggung jawab sebagai staf purchasing untuk melakukan operasional pembelian farmalkes. c. Hasil Kerja :  Membuat surat pesanan / PO  Melakukan pemesanan dan memastikan barang terkirim  Mencari dan mengajukan pemasok / vendor baru apabila barang kososng ke atasannya  Membuat memo untuk produk baru atau barang kosong. d. Hubungan Jabatan : 1. Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Purchasing 2. Hubungan koordinasi kepala ruangan, wakil kepala ruangan dan coordinator ruangan e. Persyaratan dan kualifikasi : 1. Pendidikan Formal : D3 istrasi / Asisten Apoteker / Akuntansi 2. Umur : 25th s/d 30th 3. Pengalaman Kerja : Dibidang Purchasing min. 3th 4. Ketrampilan : a. Memiliki kemampuan negosiasi yang baik b. Mengerti program komputer dan word / excel dengan baik c. Memiliki kemampuan istrasi yang baik dan rapih d. Cekatan, terampil, kreatif dan bisa bekerja dengan target

e. Dapat menyelesaikan masalah sesuai kewenangan dengan baik. f. Uraian Tugas 1. Bertanggung jawab melakukan pembelian dengan melengkapi seluruh dokumen yang dipersyaratkan, mencari distributor apabila terjadi kekosongan obat / alkes, melakukan perbandingan harga untuk obat / alkes yang tidak masuk dalam perjanjian kerjasama. 2. Melakukan pemesanan barang sesuai dengan permintaan dari gudang logistic farmasi dan memastikan agar obat / alkes yang dipesan melalui fax, telpon atau email diterima oleh distributor dan terkirim, sesuai dengan surat pesanan dan tepat pada waktunya 3. Bertanggungjawab

melakukan

update

harga,

menyimpan

dokumen PO dan SPB untuk keperluan tukar faktur maupun untuk arsip purchasing sesuai dengan prosedur penyimpanan sesuai dengan ketentuan yang sudah diatur 4. Melakukan pencarian barang kosong ke rumah sakit atau apotik, atau peminjaman barang ke rumah sakit grup dan membuat PO grup sesuai dengan prosedur kerja yang sudah dibuat, dan /atau membuat permintaan cash advance untuk pembelian ke rumah sakit atau apotik dan membuat realisasinya setelah barang dibeli 5. Melakukan penyerahan PO dan SPB copy maupun asli untuk keperluan tukar faktur pada saat waktu tukar faktur yang sudah ditentukan dan memastikan bahwa seluruh dokumen pembelian yang akan diambil oleh distributor untuk keperluan penagihan tersedia (yang sudah harus ditukar faktur kan) 6. Menangani konsinyasi

pembelian

konsinyasi

dan

pemesanan

barang

3. Staf Purchasing Umum a. Nama Jabatan : Staf Purchasing b. Pengertian : Seseorang yang diberi tanggung jawab sebagai staf purchasing untuk melakukan operasional pembelian umum. c. Hasil Kerja :  Membuat surat pesanan / PO  Melakukan pemesanan dan memastikan barang terkirim  Mencari dan mengajukan pemasok / vendor baru apabila barang kososng ke atasannya  Membuat laporan pembelian unit medis dan non medis. d. Hubungan Jabatan : 1. Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Purchasing 2. Hubungan koordinasi kepala ruangan, wakil kepala ruangan dan coordinator ruangan. e. Persyaratan dan Kualifiikasi : 1. Pendidikan Formal : D3 Akuntansi / istrasi / Keuangan 2. Umur : 25th s/d 30th 3. Pengalaman Kerja : Dibidang Purchasing min. 3th 4. Ketrampilan : a. Memiliki kemampuan negosiasi yang baik b. Mengerti program komputer dan office (word / excel) dengan baik. c. Memiliki kemampuan istrasi yang baik dan rapih d. Cekatan, terampil, kreatif dan bisa bekerja dengan target. e. Dapat menyelesaikan masalah sesuai dengan kewenangannya dengan baik f. Uraian Tugas

:

1. Bertanggung jawab melakukan pembelian dengan melengkapi seluruh dokumen yang dipersyaratkan, mencari supplier (2 – 3vendor), melakukan perbandingan harga, melakukan negosiasi dan selanjutnya menyerahkan ke atasan langsung atau di atasnya

untuk persetujuan lebih lanjut dengan memberikan masukan sebagai bahan pertimbangan bagi atasan yang menyetujui nantinya 2. Melakukan pemesanan barang setelah PO dibuat dan disetujui untuk dilakukan pengiriman barang sesuai dengan waktu yang telah ditentukan bersama 3. Follow up pemesanan untuk barang – barang indent atau yang belum datang sesuai dengan jadwal pengiriman 4. Membuat cash advance dan membuat penyelesaiannya, apabila diperlukan untuk melakukan pembelian secara langsung diluar vendor rekanan (pencarian barang diluar) apabila diperlukan /diharuskan sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan diluar kebutuhan cito /urgent 5. Bertanggung jawab memberikan masukan kepada atasan dalam hal melakukan penilaian supplier dengan mengevaluasi ketepatan pengiriman, kualitas barang, kuantitas pemesanan sesuai dengan yang di pesan, tegang waktu pembayaran dan garansi/ after sell pelayaan agar sesuai dengan standard yang di tentukan oleh management. 6. Bertanggung jawab melakukan follow up untuk setiap barang pesanan ke supplier agar pemenuhan kebutuhan sesuai dengan standar waktu / ketepatan yang sudah ditentukan 7. Bertanggung jawab melengkapi dokumen faktur untuk proses pembayaran dengan melampirkan bukti surat penerimaan barang dan surat pesanan untuk kemudian di ambil dan diserahkan ke vendor / pemasok untuk proses tukar faktur. 8. Bertanggung jawab melakukan dokumentasi setiap dokumen pembelian berdasarkan tanggal, dan nomor surat pesanan dari angka termuda.

5. Staf istrasi a. Nama Jabatan : Staf istrasi b. Pengertian : Seseorang yang diberi tugas sebagai pelaksana harian untuk pelayanan istrasi pembelian c. Hasil Kerja :  Membantu staf purchasing dalam istrasi pembuatan PO  Melakukan proses tukar faktur / kontra bon  Membuat laporan rekapan PO yang akan di tanda tangan oleh Kepala Bagian Purchasing dan Wadir Keuangan dan Akuntansi  Membantu pemesanan barang ke pemasok / vendor.  Menggantikan tugas staf lain yang tidak masuk / hadir. d. Hubungan Jabatan : 1. Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Purchasing 2. Hubungan koordinasi kepala ruangan, wakil kepala ruangan dan coordinator ruangan. e. Persyaratan dan kualifikaasi : 1. Pendidikan Formal : SMA / Sederajat 2. Umur : 20th s/d 25th 3. Pengalaman Kerja : Fresh Graduate / Min. 1th 4. Ketrampilan : a. Mengerti Komputer excel / word b. Memiliki pengetahuan dasar – dasar istrasi c. Memiliki pengetahuan dasar tentang sistem filling dokumen d. Mengerti cara melayani dengan baik e. Cekatan, trampil, memilliki kemauan untuk berkembang, rapih dalam bekerja f. Memiliki kemampuan dalam berbahasa dengan baik f. Uraian Tugas : 1. Membantu staf purchasing farmalkes atau umum dalam hal pemesanan barang (membantu memfollow up

2.

3. 4. 5. 6. 7.

pemesanan yang sudah di cetak PO atau yang belum datang) Membuat rekapan setiap PO yang sudah dibuat oleh staf purchasing dan menyerahkan ke Kabag. Purchasing dan Wadir. Keuangan dan Akuntansi Mencap setiap PO sesuai dengan kategorinya RWI / RWJ dan stempel pembelian Membantu menyebarkan memo yang dikeluarkan oleh unit purchasing ke unit kerja lainnya. Melakukan proses persiapan tukar faktur / kontra bon dengan menyiapkan dokumen yang diperlukan Melakukan proses tukar faktur yang sudah dijadwalkan setiap hari senin s/d rabu. Membantu staf purchasing farmasi dalam melakukan order pemesanan barang konsinyasi

BAB VI TATA HUBUNGAN KERJA

A. UNIT PURCHASING HUBUNGAN INTERN 1. Gudang Logistik Farmasi Atas dasar kebutuhan akan stock barang dari gudang logistic farmasi, dikeluarkannya surat permintaan pembelian barang agar operasional rumah sakit dapat berjalan dan terpenuhinya kebutuhan akan obat dan alkes baik untuk pasien rawat jalan maupun inap. Setiap permintaan pembelian akan di setujui oleh kepala farmasi dan wadir penunjang medis, kuantitas permintaannya disesuaikan dengan kebutuhan farmalkes dirumah sakit selama kurun waktu tertentu. 

 







Menerima dan membuat surat pesanan / PO berdasarkan permintaan pembelian yang diajukan oleh unit gudang logistic farmasi Menerima dan membuat master farmalkes baru berdasarkan permintaan pembuatan master dari gudang logistic farmasi Membuat dan menyerahkan surat pesanan kepada gudang logistic farmasi 1 lembar copy untuk acuan penerimaan barang dan diarsipkan. Menerima dan mendokumentasikan surat penerimaan barang dari gudang logistic farmasi sebagai syarat tukar faktur / kontra bon dan arsip purchasing. Membuat dan menyerahkan memo pada saat menginformasikan kondisi barang yang kosong atau discountinue. Melakukan komunikasi dengan perihal kondisi barang yang dipesan, belum datang, barang tidak lengkap, terjadi kekosongan sementara sehingga harus membuat permintaan pembelian dan surat pesanan / PO yang baru.



Menerima laporan dan menegosiasikan ke pemasok terkait obat yang sudah memasuki kadaluarsa untuk dilakukan retur atau penukaran.

2. Gudang Logistik Umum Atas dasar kebutuhan akan stock barang dari gudang logistic umum, dikeluarkannya surat permintaan pembelian barang agar operasional rumah sakit dapat berjalan dan terpenuhinya kebutuhan akan barang – barang umum dan unit alat medis / non medis dimana dapat menunjang juga fasilitas yang ada dirumah sakit. Setiap permintaan pembelian akan di setujui oleh kepala bagian umum dan untuk unit alat medis / non medis akan disetujui oleh direktur sampai dengan pemilik rumah sakit, dimana pengadaanya sesuai kebutuhan dan fasilitas yang akan di kembangkan.   



 

Menerima dan membuat surat pesanan / PO berdasarkan permintaan pembelian dari gudang logistic umum. Menerima dan membuat master barang umum berdasarkan permintaan pembuatan master dari gudang logistic umum. Membuat dan menyerahkan surat pesanan kepada gudang logisitik umum 1 lembar copy untuk acuan penerimaan barang dan diarsipkan. Menerima dan mengarsipkan surat penerimaan barang untuk proses tukar faktur / kontra bon sebanyak 2 lembar asli dan copy. Menerima dan memproses atas laporan kondisi alat / unit medis dan non medis yang rusak, dan proses kalibrasi. Melakukan koordinasi untuk penerimaan alat / unit medis dan non medis yang dipesan.

3. Urusan Rumah Tangga Bagian ini membawahi bidang yang berhubungan dengan kebutuhan urusan rumah tangga rumah sakit, dimana bagian / unit membawahi salah satunya penyedia layanan driver. Setiap kebutuhan akan driver baik untuk keperluan medis (ambulance) maupun kegiatan operasional angkutan kendaraan rumah

sakit. Kendaraan akan disediakan atau setiap order dilayani sesuai dengan kondisi ketersediaan kendaraan rumah sakit.   



Membuat dan menyerahkan formulir permintaan kendaraan untuk keperluan pembelian keluar. Membuat dan menyerahkan formulir permintaan pengambilan barang ketempat yang telah ditentukan. Menyiapkan kendaraan untuk pengantaran dan pengambilan barang atau berserta dengan staf purchasing mengantar berbelanja kebutuhan rumah sakit. Membantu kegiatan pada saat melakukan belanja kebutuhan rumah sakit.

4. Keuangan dan Akuntansi Setiap kebutuhan keuangan disini adalah dimana setiap pembelian yang telah dilakukan, bagian keuangan akan melakukan dan menjalankan proses pembayaran atau mengeluarkan uang tunai berdasarkan pada faktur atau permintaan pembayaran yang diajukan oleh purchasing dan tempo pembayaran yang telah disepakati antara purchasing dengan pemasok / vendor. 





  

Menyiapkan setiap dokumen tukar faktur / kontra bon antara lain surat pesanan / PO, surat penerimaan barang dan faktur / invoice dan surat jalan serta faktur pajak apabila ada. Menginput setiap nomor dokumen faktur, surat pesanan / PO, surat penerimaan dan nominal faktur yang ditukarkan selanjutnya menyerahkan ke collector untuk kembali diserahkan ke petugas tukar faktur keuangan. Menerima, mencatat dan memperbaiki setiap dokumen faktur atau faktur pajak yang kurang lengkap atau tidak cocok atau bermasalah, kemudian diserahkan kembali ke collector. Berkoordinasi perihal pembayaran yang belum terealisasi dan negosiasi untuk proses pembayaran yang akan dipercepat. Membuat dan mengajukan proses permintaan pembayaran / kas bon untuk proses pembayaran tunai. Membuat dan menyerahkan proses realisasi permintaan pembayaran / kas bon setelah selesai dipakai.

 

Berkoordinasi untuk proses istrasi atau prosedur pembayaran. Membuat dan mengajukan surat pesanan / PO atau permintaan pembayaran untuk di approval.

5. Seluruh Unit dan  Berkoordinasi apabila ada permintaan pembelian unit medis / non medis yang tidak spesifikasi agar tidak terjadi kesalahan pembelian.  Berkoordinasi untuk setiap produk baru yang akan beredar di rumah sakit dengan menyiapkan data – data yang diperlukan untuk menunjang pengadaan barang tersebut.

HUBUNGAN EKSTERN 1. Pemasok / Vendor Pemasok / vendor menyuplai setiap surat pesanan yang telah dikirimkan atau dipesan melalui faximile dan telepon, memastikan bahwa barang yang dipesan dan dikirim adalah telah sesuai dan dapat diterima dengan baik.   

Menerima dan mengirim barang sesuai dengan surat pesanan Membuat dan melengkapi dokumen untuk proses tukar faktur / kontra bon Melakukan penagihan atas pengirman barang yang telah dilakukan sesuai dengan surat penerimaan barang dan harga yang telah disepakati

HUBUNGAN KERJA UNIT PURCHASING RS. SENTRA MEDIKA CIBINONG

UNIT PURCHASING

INTERN

EKSTREN

GUDANG LOGISTIK FARMASI

PEMASOK / VENDOR

GUDANG LOGISTIK UMUM

URUSAN RUMAH TANGGA

KEUANGAN & AKUNTANSI

UNIT KERJA LAINNYA

VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI TENAGA

A. POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI TENAGA Standar pola ketenagaan di rumah sakit merupakan suatu hal yang penting untuk mendukung pelayanan yang optimal. Standar tersebut terdiri dari pendidikan, pengalaman kerja dan sertifikasi sesuai dengan unit kerja dan jabatannya. Dalam menyusun pola dan kualifikasi ketenagaan maka Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong di susun berdasarkan beberapa pengertian yang dipergunakan sebagai dasar. Pengertian tersebut adalah sebagai berikut : 1. Formasi adalah jumlah dan susunan jabatan yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi pembelian untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. 2. Persediaan pegawai adalah jumlah pegawai yang dimiliki saat ini. 3. Analisa kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logik, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan. Analisa kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan. 4. Standar kemampuan rata – rata pegawai adalah standar kemampuan yang menunjukkan ukuran enerji rata – rata yang diberikan seorang pegawai atau sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil. Standar kemampuan rata – rata pegawai disebut standar prestasi rata – rata pegawai. 5. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu. Aspek – aspek dalam perhitungan pola ketenagaan berdasarkan tiga aspek yang harus diperhatikan, yakni : 1. Beban kerja, merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk perhitungan beban kerja perlu ditetapkan melalui program – program

unit kerja yang selanjutnya dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk setiap pegawai. 2. Standar kemampuan rata – rata, dapat berupa standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil. Standar kemampuan dari satuan waktu disebut dengan Norma Waktu. Sedangkan standar kemampuan hasil disebut denga Norma Hasil. Norma waktu adalah satu satuan waktu yang dipergunakan untuk mengukur berapa hasil yang dapat diperoleh. Rumusnya adalah :

Norma Waktu =

Orang x Waktu Hasil

Contoh : Pengetik dalam waktu 30 menit dapat menghasilkan berapa lembar ketikan (misalnya 2 lembar ketikan)

Norma Waktu =

1 Orang pengetik x 30 menit 2 lembar ketikan

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata – rata standar kemampuan seorang pengetik adalah 30 menit menghasilkan 2 lembar ketikan. Norma hasil adalah satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lama. Rumusnya adalah :

Norma Hasil =

Hasil Orang x Waktu

Contoh : Analisis jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan waktu berapa lama untuk menyelesaikannya ( misalanya 90 menit )

Norma Hasil =

1 uraian jabatan 1 analis jabatan x 90 menit

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata – rata standar kemampuan seorang analis jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jbatan diperlukan waktu 90 menit. 3. Waktu kerja, yang dimaksud di sini adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas Hari Kerja Efektif dan Jam Kerja Efektif. Jml. Hari menurut Kalender Jml. Hari minggu dlm 1 tahun Jml. Hari libur dlm 1 tahun Jml. Cuti dalam 1 tahun

…. Hari ….. Hari ….. Hari ….. Hari

Hari libur dan cuti Hari Kerja Efektif

…. Hari …. Hari

Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karean tidak bekerja / allowance seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata – rata sekitar 30% dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu. Contoh menghitung jam kerja efektif : Jumlah jam kerja formal 1 minggu Allowance 30% x 400 menit

400 menit 120 menti

Jam kerja efektif 1 minggu

280 menit

Jumlah jam kerja formal dalam 1 minggu dihitung 8 jam per hari kali 5 hari Faktor – factor yang mempengaruhi dalam menghitung formasi pegawai perlu di identifikasi hal – hal yang terjadi dalam perubahan organisasi. Adalah sebagai berikut : 1. Perubahan target – target Setiap unit kerja dalam organisasi setiap kurun waktu tertentu menetapkan program – program yang didalamnya terkandung target yang akan menjadi beban pekerjaan. Target yang berubah akan

mempengaruhi pula jumlah beban pekerjaan. Dengan demikian, beban kerja jabatan akan bergantung kepada ada tidaknya perubahan target dari program yang ditetapkan oleh unit kerjanya. 2. Perubahan fungsi – fungsi Fungsi yang dimaskud disini fungsi unit kerja. Perubahan fungsi unit kerja memiliki kecenderungan mempengaruhi bentuk kelembagaan. Dengan adanya perubahan fungsi unit berarti juga mempengaruhi peta jabatan. 3. Perubahan kompisi pegawai Komposisi pegawai dapat digambarkan dalam penempatan pegawai dalam jabatan mengikuti peta jabatan yang ada. Perubahan komposisi pegawai berarti perubahan pula penempatannya, baik karena pension, promosi, mutasi atau karena hal lain. Perubahan komposisi pegawai merupakan perubahan jumlah pegawai dalam formasi. 4. Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi dapat berupa perubahan kebijokan, misalnya pengalihan pencapain program dari swakelola menjadi pelimpahan pekerjaan kepada pihak ketiga. Hal ini pada akhirnya akan mempengaruhi pula kepada jumlah beban kerja.

Teknik Pehitungan Menghitung formasi pegawai dilakukan melalui beberapa tahapan. Tahapannya adalah analisis jabatan, memperkirakan persediaan pegawai menghitung kebutuhan pegawai, dan terakhir menghitung keseimbangan antara kebutuhan dan persediaan. Khusus pada perencanaan persediaan dan kebutuhan pegawai, hendaknya diarahkan untuk mencari keseimbangan antara sumber daya pegawai yang kan di dayagunakan dalam proses pekerjaan dengan hasil yang ingin dicapai atau misi yang harus dilakukan. Oleh karena itu perencanaan persediaan dan kebutuhan pegawai diselaraskan dengan kemungkinan adanya perubahan – perubahan dalam organisasi. Dalam menghitung formasi pegawai hendaknya diperhatikan beberapa hal berikut ini :

1. Memperkirakan kebutuhan pegawai menjadi tanggung jawab pimpinan unit kerja yang menangani kepegawaian seperti kepala bagian kepegawaian atau pejabat lain yang memiliki fungsi pengelolaan kepegawaian. 2. Memperkirakan kebutuhan pegawai hendaknya dibantu dengan masukan para pimpinan unit teknis. 3. Memperkirakan kebutuhan pegawai dimulai dengan penilaian program – program yang berdampak pada pelaksanaan tugas – tugas. 4. Perkirakan kebutuhan pegawai dinyatakan dalam jabatan dan syarat – syaratnya. Syarat dimaskud dapat berupa syarat yang pokok, misalnya syarat pendidikan, pelatihan, pengalaman, atau keahlian dan ketrampilan. 5. Memperkirakan kebutuhan pegawai diperlukan inventarisasi data kepegawaian minimal 3 tahun yang lalu. 6. Pencatatan data menajdi bagian dari dokumentasi data pada sistem informasi manajemen kepegawaian. Dengan demikian pencatatan data harus berkesinambungan.

Perhitungan Kebutuhan Pegawai 1. Perhitungan dengan Metoda Umum Perhitungan dengan metoda umum adalah perhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan standar kebutuhannya. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan tersebut menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu alat pokok yang dipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang terssusun rapi. Pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan pegawai adalah mengidentifikasi beban kerja melalui :    

Hasil kerja Objek kerja Peralatan kerja Tugas per tugas jabatan

a. Pedekatan Hasil Kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir. Perlu diperhatikan bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. Dalam menggunakan metoda ini informasi yang diperlukan adalah : - Wujud hasil kerja dan satuannya - Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai - Standar kemampuan rata – rata untuk memperoleh hasil kerja Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah :

∑ beban kerja x 1 orang Standar kemampauan rata − rata

Contoh : Jabatan Hasil Kerja Beban kerja / Target hasil Standar kemampuan pengentrian Perhitungannya adalah :

: Pengentri Data : Data Entrain : 200 data entrain setiap hari : 30 data per hari

200 data entrain x 1 orang = 6.67 orang 30 data entrain Dibulatkan menjadi 7 orang

b. Pendekatan Objek Kerja Objek kerja yang dimaskud adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh dokter

melayani pasien, maka objek kerja jabatan dokter adalah pasien, banyaknya volume pekerjaan dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pasien. Metoda ni memerlukan informasi : - Wujud objek kerja dan satuan - Jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya objek yang harus dilayani - Standar kemampuan rata – rata untuk melayani objek kerja Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah :

Objek kerja x 1 orang Standar kemampauan rata − rata Contoh : Jabatan Objek kerja Beban kerja Standar kemampuan pemeriksaan

: Dokter : Pasien : 80 pasien per hari : 25 pasien per hari

80 pasien x 1 doket = 3.2 orang dokter 25 pasien Dibulatkan menjadi 3 orang c. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metoda ini adalah : - Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas - Waktu penyelesaian tugas - Jumlah waktu kerja efektif per hari rata – rata Rumusnya adalah :

∑

𝐖𝐚𝐤𝐭𝐮 𝐩𝐞𝐧𝐲𝐞𝐥𝐞𝐬𝐚𝐢𝐚𝐧 𝐭𝐮𝐠𝐚𝐬 ∑ 𝐖𝐚𝐤𝐭𝐮 𝐊𝐞𝐫𝐣𝐚 𝐄𝐟𝐞𝐤𝐭𝐢𝐟

Waktu penyelesaian tugas di singkat WPT. Sedangkan waktu kerja efektif disingkat WKE

B. POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI UNIT PURCHASING No,

Nama Jabatan

1.

Kabag. Purchasing

2.

Koordinator Purchasing

3.

Staf Purchasing Farmasi

5.

Staf Purchasing Umum

4.

istrasi

Pendidikan

Sertifikasi

Jumlah Kebutuhan D3 – S1 Manajemen / 1 orang Manajemen / Akuntansi Akuntansi D3 Akuntansi Memahami 1 orang Standar Purchasing SMF – D3 Memahami 1 orang Farmasi Obat dan Alkes SMA/ SMEA – Memahami 2 orang D3 Akuntansi Purchasing SMA Memahami 1 orang istrasi

C. REKRUITMEN STAF PURCHASING DAN ISTRASI Penarikan calon / rekruitmen adalah suatu proses menemukan dan menarik tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk melamar menjadi karyawan. Rektruitmen dilakukan berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, dimana dari hasil penghitungan kebutuhan tenaga ditemukan jumlah kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada. Untuk proses rektruitmen dan seleksi karyawan baru, Kepala Bagian Purchasing berkoordinasi dengan Wadir. Keuangan dan Akuntansi serta bekerjasama dengan staf kepegawaian / SDM Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong. Karena kegiatan pelayanan Purchasing tergantung pada kualitas dan kuantitas staf yang bertugas diruangan, untuk itu didalam proses rekruitmen dan seleksi beberapa tahap yang harus dilakukan oleh calon karyawan yaitu : tes tertulis, tes psikologi, wawancara dan tes kesehatan.

Melalui proses tersebut diharapkan bidang pelyanan purchasing akan memperoleh tenaga – tenaga yang professional, disiplin, dan handal sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong. Dilihat dari sumbernya penerimaan calon karyawan dibagi menjadi dua yaitu : 1. Dari dalam Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong Menerima calon dari dalam sendiri memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenla dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding dengan mengambil calon dari luar Rumah Sakit. Calon karyawan nantinya akan masuk ke unit Purchasing akibat mutasi atau promosi. Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui : - Informasi dari mulut ke mulut - Berkas – berkas pemalar yang datang sendiri - Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan tenaga 2. Dari luar Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong Proses penerimaan calon dari luar Rumah Sakit, ini dapat dilakukan dengan cara : - Dari mulut ke mulut - Iklan - Lembaga – lembaga pendidikan

D. SELEKSI STAF PURCHASING Proses seleksi calon karyawan baru adalah proses penyaringan dan pemilihan pelamar untuk diterima di perusahaan dilaksanakan oleh unit SDM dan bagian – bagian terkait di Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong yang meliputi seleksi istratif berupa pengecekan file dan dokumen lamaran. Penerimaan karyawan baru di rumah sakit diadakan satu tahun sekali atau sewaktu – waktu disesuaikan dengan kebutuhan tenaga disetiap unit kerja, sehingga tidak terjadi kekosongan atau pemborosan dalam hal ketenaga kerjaan. Proses seleksi tersebut meliputi dari beberapa hal, yaitu :

1. Pemeriksaan istratif, yaitu proses pengecekan kelengkapan surat lamaran / curriculum vitae ( ijasah, KTP, Pasphoto, sertifikat kursus, surat kelakukan baik dari polisi, dll ) 2. Pengisian Formulir Lamaran, yaitu proses pengisian formulir lamaran di rumah sakit 3. Tes Ketrampilan Teknis ( tes tulis dan praktek ), yaitu proses tes kemampuan dan ketrampilan sesuai dengan unit kerjanya 4. Tes Psikologi, yaitu proses tes untuk bakat, minta dan kepribadian pada diri pelamar 5. Wawancara, yaitu proses wawancara pada pelamar sesuai dengan dokumen lamaran yang dikirimkan dan unit kerja yang membutuhkan 6. Pemeriksaan Kesehatan, yaitu proses tes kesehatan baik jasmani dan rohani pada diri pelamar E. PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN SDM Untuk meningkatkan mutu pelayanan di unit Purchasing khususnya dan rumah sakit umumnya, diperlukan pembinaan / pengembangan kompetensi staf unit purchasing. Pembinaan / pengembangan dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. 1. Evaluasi Evaluasi karyawan Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong ini menggunakan formulir penilaian secara berkala setiap 1 tahun sekali. Tujuan evaluasi ini adalah sebagai salah satu bagian dalam promosi pegawai, rotasi tugas, mutasi karyawan atau sebagai pemberian sanksi. 2. Pendidikan dan Pelatihan Tujuan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan untuk mendapatkan pengetahuan lebih di bidangnya dengan melakukan internal training maupun eksternal.

BAB IX PERTEMUAN DAN RAPAT

A. PENGERTIAN Rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang yang memiliki kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau memecahkan suatu masalah tertentu

B. TUJUAN Dapat mengali permasalahan yang terkait dengan manajemen purchasing di rumah sakit dan dapat mencari jalan keluar atau pemecahan permasalahan yang terkait dengan manajemn purchasing di rumah sakit.

C. KEGIATAN RAPAT PURCHASING Rapat dilakukan dan diadakan oleh purchasing di pimpin kepala bagian purchasing dan di ikuti oleh seluruh stafnya. Rapat dilakukan secara berkala atau rutin setiap 2 kali dalam sebulan setiap hari Jumat jam 10 pagi sampai selesai. Membahas kegiatan dan masalah – masalah yang terjadi di unit purchasing

BAB X PELAPORAN

A. PENGERTIAN Pelaporan merupakan sistem atau metode yang dilakukan untuk melaporkan segala bentuk kegiatan Purchasing.

B. JENIS LAPORAN Laporan dibuat oleh Kepala Bagian Purchasing yang terdiri dari : 1. Laporan Bulanan Laporan bulanan dibuat dalam bentuk excel dimana data diambil dari setiap surat pesanan dan faktur yang masuk ke bagian purchasing dan akan diberikan kepada bagian keuangan. 2. Laporan Tahunan Laporan tahunan dibuat dalam bentuk excel dimana data diambil dari dua sumber yaitu surat pesanan dan faktur juga di ambil dari sistem komputer yang ada, laporan dibuat setiap bulannya dan selanjutnya dirangkum selama 1 tahun disertai grafik dan presentasinya

BAB XI PENUTUP

Pelayanan yang baik bersumber pada pengorganisasian yang baik, dengan memperhatikan proses kerja yang sudah di atur dengan baik dan juga tenaga kerja yang memadai serta professional tentunya akan dapat memajukan sebuah organisasi perusahaan dan dapat tercapainya tujuan, visi dan misi dari organisasi tersebut. Dengan diterapkannya serta diaturnya pola ketenagaan dan kualifikasi tenaga kerja yang akan bergabung di Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong selain dapat memberikan tenaga – tenaga yang professional juga kecukupan akan tenaga yang diperlukan sehingga dapat memberikan kenyaman dalam bekerja bagi tenaga itu sendiri dan tentunya hasil kerja lebih baik. Personalia sebagai bagan kepegawaian harus terus selalu memperbaharui sistem dan selalu memfile estimasi kebutuhan tenaga yang ada untuk mendukung semua proses pelayanan di rumah sakit. Sehingga proses pelayanan terhadap customer dapat berjalan dengan baik dan lancar. Pedoman ini hanyalah merupakan salah satu instrument pendayagunaan pegawai. Selanjutnya, agar instrument ini dapat dipergunakan untuk penataan kepegawaian, maka harus didukung oleh kesepakatan dan komitmen yang kuat di semua jajaran manajemen untuk melaksanakan secara konsisten.

Cibinong, 15 November 2016

Dr. Landjar P. Sugiyanto, MARS Direktur RS. Sentra Medika Cibinong