Pedoman Pengelolaan Sdm 6x653o

PEDOMAN SDM UPT. PUSKESMAS KALIWATES

1

BAB I PENDAHULUAN Puskesmas merupakan garda terdepan dalam penyelenggaraan upaya kesehatan dasar, Puskesmas yang merupakan Unit Pelaksana Teknis Daerah yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama,dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya. Visi pembangunan kesehatan yang diselenggarakan oleh Puskesmas adalah Mewujudkan masyarakat Kecamatan Kaliwates yang sehat secara mandiri melalui pelayanan yang bermutu, Kecamatan sehat adalah gambaran masyarakat kecamatan masa depan yang ingin dicapai melalui pembangunan kesehatan, yakni masyarakat yang hidup dalam lingkungan dan dengan perilaku sehat, memiliki kemampuan untuk menjangkau pelayanan kesehatan yang bermutu secara adil dan merata, serta memiliki derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. Puskesmas dalam melakukan pelayananan kepada masyarakat dan dalam melaksanakan tugas dan kewajibanya UPT Puskesmas Kaliwates perlu dipandu oleh suatu Pedoman kerja yang mengatur sistem kerja yang harus dilakukan oleh Pimpinan dan segenap karyawan Puskesmas Kaliwates, oleh sebab itu Pedoman harus disusun dan digunakan sebagai dasar untuk melaksanakan pekerjaan setiap karyawan di Puskesmas Kaliwates, agar setiap karyawan memiliki standar yang sama dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya. Pedoman Puskesmas disusun berdasarkan Upaya layanan atau program yang ada di dalam UPT Puskesmas Kaliwates Adapun Upaya ini digolongkan menjadi 4 bagian utama yaitu Panduan kerja istrasi dan Manajemen ( en ), Pedoman kerja Layanan Kesehatan Perorangan (UKP), Pedoman kerja LayananKesehatan Masyarakat Esensial (UKM-E), dan Pedoman kerja Layanan Kesehatan Masyarakat Pengembangan (UKM-P), sesuai dalam struktur organisasi Puskesmas Kaliwates. Unit Layanan Tata Usaha merupakan unit yang mengatur kegiatan istrasi Puskesmas, baik yang bersifat Internal yaitu melayani dan mendukung kegiatan seluruh karyawan di Puskesmas Kaliwates dan pelayanan yang bersifat eksternal yang berhubungan dengan istrasi diluar Puskesmas Kaliwates, oleh karena itu dalam melaksanakan pekerjaannya Layanan Tata Usaha di nahkodai oleh seorang Kasubag. Tata Usaha yaitu seorang pejabat struktural di lingkungan Puskesmas Kaliwates, Sistem tata kerja Layanan Tata Usaha merupakan sistem 1 pintu dimana seluruh surat menyurat dan dokumentasi kegiatan di kendalikan oleh Layanan ini.

2

BAB II GAMBARAN UMUM UPTD PUSKESMAS KALIWATES

Puskesmas Kaliwates Kabupaten Kediri berlokasi di Jln Pamenang No. 516 Desa Kaliwates, Kec. Kaliwates Kabupaten Kediri, dengan wilayah kerja sebanyak 12 desa dari 12 desa di wilayah kecamatan.Puskesmas Kaliwates didukung jejaring dibawahnya sebanyak 3 Pustu,8 Poskesdes, dan 50 Posyandu Balita serta 12 Posyandu Lansia. Dalam menjalankan kegiatan manajemen di Puskesmas Kaliwates terdapat beberapa kali pergantian kepemimpinan.Urutan pergantian kepemimpinan tersebut diantaranya adalah 1.dr. Haryanti Hadikoesworo (tahun 1982 – 2000), 2.dr. Adi Laksono (tahun 2000 – 2006), 3.dr. Mustadhim(tahun 2006 – sekarang). Puskesmas Kaliwates sebagai puskesmas rawat jalan mempunyai 10 LayananLayanan yaitu Layanan Pendaftaran, Layanan PengobatanUmum, Layanan Pengobatan Gigi, LayananFarmasi, LayananPembayaran,Layanan Laboratorium, Layanan Pelayanan KIA / KB, Layanan TU, Layanan Gizi, dan Layanan Sanitasi. Layanan Pendaftaran dengan fasilitas ruang penyimpanan rekam medis dengan 1 orang staf. Pengobatan Umum dengan fasilitas 1 ruang tindakan medis dengan 2 tempat tidur dengan 1 orang dokter umum, dan 4 orang perawat. Layanan Gigi dengan fasilitas 1 dental Unit Layanan, 1 orang dokter gigi, dan 2 orang perawat gigi.Layanan Obat dengan fasilitas gudang obat dengan 1 orang asisten apoteker, Layanan Laboratorium dengan fasilitas ,1 mikroskop binokuler,1 orang analis. Layanan kasir dengan 1 orang staf. Layanan Pelayanan KIA/ KB dengan fasilitas 1 tempat tidur pemeriksaan ibu hamil, 1 ruang tempat pemeriksaan anak, 1 ruang tindakan KB dengan 1 bed Ginekologi dan 1 tempat tidur pemeriksaan serta pojok Laktasi dengan anggota 12 orang bidan PNS, 3 orang bidan PTT dan 1 orang Koordinator Imunisasi. Layanan Gizi dengan 2 orang petugas gizi, Layanan Sanitasi dengan 1 orang petugas Kesehatan Lingkungan. Layanan Tata Usaha dengan 1 orang Kepala Tata Usaha Dipimpin oleh 1 orang KTU dan 3 orang staf tetap, serta 3 orang staf yang diperbantukan di tata usaha. Sebagai fasilitas pelayanan kesehatan strata/tingkat pertama, puskesmas bertanggung jawab menyelenggarakan upaya kesehatan perorangan, dan upaya kesehatan masyarakat. Pelayanan kesehatan perorangan, yaitu pelayanan yang bersifat pribadi (private goods), dengan tujuan utama penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan perorangan tanpa mengabaikan pemeliharaan kesehatan dan pencegahan penyakit melalui pelayanan rawat jalan. Sedangkan pelayanan kesehatan masyarakat adalah pelayanan yang bersifat public (public goods) dengan tujuan utama memelihara dan meningkatkan kesehatan serta mencegah penyakit tanpa mengabaikan penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan.

3

Unit Layanan Tata Usaha di UPTD Puskesmas Kaliwates mempunyai 2 ruangan dalam melaksanakan tugasnya yaitu ruangan Kasubag. TU dan staf serta ruangan sekretariatan untuk menyimpan dan mengendalikan dokumen. BAB III Visi VISI DAN MISI UPTD PUSKESMAS KALIWATES Menjadi salah satu pusat kesehatan mesyarakat unggulan di Kabupaten Kediri Misi 1. Meningkatkan pelayanan kesehatan yang bermutu, merata, terjangkau, berdaya saing sesuai standart operasional pelayanan bagi masyarakat 2. Meberkan dayakan masyarakat untuk menuju kemandirian hidup sehat melalui upaya promotif dan proventif 3. Meningkat SDM yang berkualitas melalui pelatihan dan pengembangan diri sesuai kompentensi yang dibutuhkan 4. Melengkapi sarana dan prasarana untuk meningkatkan kualitas pelayanan 5. Membina kerjasama (Team Work) antar karyawan dan lintas sektor 6. Meningkatkan tata kelola istrasi yang tertib dan berkualitas 7. Meningkatkan kesejahteraan karyawan. MOTTO “KAMI SIAP MENJADI SAHABAT SEHAT” Tujuan Puskesmas Mendukung tercapaianya tujuan pembangunan Nasional yaitu meningkatkan kesadaran, kemauan hidup sehat bagi setiap orang yang bertempat tinggal di wilayah kerja Puskesmas agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya dalam rangka mewujudkan Indonesia sehat

Tata Nilai 1. KEJUJURAN Sebagai insan yang beriman insan puskesmas Kaliwates selalu menjaga kejujuran dalam bertindak,kerja keras,disiplin,berkomitmen dan mendahulukan kepentingan organisasi. 2. PROFESIONALISME Keyakinan terhadap tatanan dalam memberikan pelayanan yang berlandaskan pada kaidah ilmiah dan kaidah profesi serta tidak bertentangan degan norma-norma yang berlaku di masyarakat, dengan ciri – ciri : bertanggung jawab, inovatif ,kreatif, dan optimis 4

3. KETERBUKAAN Terbuka dalam memberikan informasi pelayanan, serta siap menerima kritik dan saran pelanggan agar pelayanan kesehatan yang diberikan selalu tercipta perbaikan demi kepuasan pasien. 4. RAMAH DAN SANTUN Dalam memberikan pelayanan insan Puskesmas Kaliwates selalu penuh empati, berpikir positif, dan ikhlas serta berprinsip pada Senyum, Sapa dan Salam. BAB IV STRUKTUR ORGANISASI UPTD PUSKESMAS KALIWATES Ka.UPTD Puskesmas Kaliwates dr. Mustadhim Wakil Manajemen Mutu Laste Menanti, ST

Ka.Sub.Bagian Tata Usaha Sunariyah

Penanggung Jawab Keuangan Penanggung Penanggung Penanggung Jawab Jawab Bendahara JKN : Eli Riyatiningsih,Amd.Keb Rumah Tangga Sistem Informasi Jawab Bendahara Penerima Pembantu : Indah Rahayu,Amd.Keb. Sutomo Bendahara Pengeluaran Pembantu: Sutomo Puskesmas Kepegawaian Bendahara BOK : Nurhadi

Binti Mahmudah,Amd.Keb Sucianik

Penanggungjawab UKM Esensial Dan UKM Pengembangan Laste Menanti, ST

Penanggung Jawab UKM Esensial dan Keperawatan Kesehatan Masyarakat Komariyah Pujiyati,Amd.Kep.

Promkes Laste Menanti, ST.

KIA-KB Maskiyah, S.St.

Gizi Agustina Budi W., Amd., Keb.

Kesling Laste Menanti, S.T.

Dr. Myrna Windarti

Penanggung Jawab UKM Pengembangan Siti Maesaroh, Amd. Keb

Kesehatan Jiwa Nurjanah,Amd.,Kep

Kesh Indera Siti Mudrikah, Amd., Kep.

UKGM/UKGS/UKS/NA PZA Denok Wulandari,

Kesh Usila Maylia Hestina,Amd.,Keb.

POSKESTREN

Laste Menanti, ST Pencegahan & Pengendalian Komariyah Pujiwati, Amd., Kep.

Penanggung Jawab Upaya Kesehatan Perorangan

Penanggung Jawab Pusling Siti Mudrikah, Amd., Keb. Kesehatan OR Dwi Murwani, Amd., Kep.

BATTRA Siti Mudrikah, Amd., Kep.

Penanggung Jawab RawatLaboratorium Jalan Penanggung Jawab R P.Umum Dr. Dwi Myrna Desi :Fea W.,Windarti Amd., AK. R Gigi : drg. Siti Anita Soes R KIA/KB/MTBS : Maskiyah, S. ST. R Tindakan : Mai Karuniawati, Amd.,Kep. R Gizi : Agustina Budi W.,Amd.,Keb R Pendaftaran : Elly Andriastuti R TB : Wiwin Indrawati, Amd., Kep. R Sanitasi : Laste Menanti, S.T. R Obat : Dewi Pudjiwati R IMS / VCT : Mai Karuniawati, Amd.,Kep. R Laborat : Desi Fea Wijayanti, Amd.,Ak R Kasir : Sucianik

Penanggung Jawab Pustu Tugurejo Dwi Murwani, Amd., Kep.

Penanggung Jawab Pustu Wonocatur Siti Nurjanah, Amd., Kep.

Perkesmas Mai Karuniawati, Amd.Kep

-

UKK Siti Mudrikah, Amd., Kep. Penanggung Jawab Pustu Gogorante Komariyah Pujiyati, Amd., Kep.

KEPALA UPTD PUSKESMAS KALIWATES

Ka.UPTD Puskesmas Kaliwates dr. Mustadhim BAB V STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN TATA USAHA dr.MUSTADHIM Pembina NIP. 19710605 200212 1 011

Bidan Desa Sumber Rejo Eli Riyatiningsih, Amd., Keb. Bidan Desa Paron Indah Rahayu, Amd., Keb. Bidan Desa Sukorejo Binti Mahmudah, Amd., Keb. Bidan Desa Doko Agustina Budi W., Amd., Keb. Bidan Desa Karangrejo Maylia Hestina, Amd., Keb. Bidan Desa Kwadungan Yuti Rosanti, Amd., Keb. Bidan Desa Nambaan Imroatul Alamah, Amd., Keb. Bidan Desa Toyoresmi Ari Indrayani, Amd., Keb.

Ka.Sub.Bagian Tata Usaha Sunariyah 5

Penanggung Jawab Sistem Informasi Puskesmas BINTI MAHMUDAH

Penanggung Jawab Kepegawaian SUCIANIK

Penanggung Jawab Rumah Tangga Sutomo

Penanggung Jawab Ke Bendahara Penerima Pembantu Bendahara Pengeluaran Pem Pngelola Bok:Nurh Pengelola JKN:Elly Riati

BAB VI URAIAN TUGAS N o 1

Tugas

Uraian

Wewenang

Tanggungjawab

Kasubag Tata Usaha

1. Menyusun rencana kegiatan urusan Tata Usaha berdasarkan data program Puskesmas 2. Membagi tugas kepada staf agar pelaksanaan

1. Memberikan pelayanan tata usaha sesuai SOP, bertanggung jawab atas pelaksanaa n tugas yang dibebankan

1. Menggunakan alat / inventaris Puskesmas untuk kepentingan pelayanan 2. Memberikan pelayanan tata usaha sesuai dengan

6

3.

4.

5.

6.

7.

8.

tugas dapat dilaksanakan Mengkoordinasik an para staf dalam menyusun program kerja Puskesmas agar terjalin kerjasama yang baik Memberi pengarahan kepada staf tentang pelaksanaan kegiatan Mengkoordinasik an berbagai kegiatan istratif dan manajemen di Puskesmas Mengkoordinir arsip surat masuk dan surat keluar Bertanggungjawa b atas istrasi, membantu pengelolaan keuangan, dan pengelolaan sumber daya lainnya Melakukan monitoring dan evaluasi hasil kegiatan urusan Tata usaha secara

2. Bertanggun g jawab atas keberhasila n pelayanan tata usaha di Puskesmas 3. Bertanggun g jawab atas pemeliharaa n sarana dan prasarana di Puskesmas 4. Bertanggun g jawab atas tertib istrasi 5. Bertanggun g jawab kepada Kepala Puskesmas

7

kemampuan, kewenangan atas perintah Kepala Puskesmas dan di bawah pengawasan Kepala Puskesmas 3. Menyelenggarak an istrasi tingkat puskesmas 4. Melaksanakan fungsi manajemen (perencanaan, penggerakan, dan pelaksanaan, pengawasan, pengendalian, dan penilaian)

keseluruhan 9. Menyediakan dan menyimpan data umum Puskesmas serta data kesehatan yang diperlukan untuk kepentingan semua pihak yang membutuhkan 10. Membuat pencatatan dan pelaporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggungjawa ban kepada Kepala puskesmas 11. Melaksanakan pengelolaan urusan kepegawaian, keuangan, perlengkapan, surat menyurat, hubungan masyarakat, dan urusan umum, perencanaan, serta pencatatan dan pelaporan 12. Membuat analisa hasil kegiatan beserta visualisasi data 8

13. Mempunyai tugas pokok di bidang kepegawaian - Membuat Struktur Organisasi Puskesmas - Membuat daftar / catatan kepegawaian Puskesmas - Membuat uraian tugas dan tanggung jawab setiap petugas - Membuat rencana kerja bulanan bagi setiap petugas sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab - Membuat penilaian DP3 tepat waktu berdasarkan konsultasi dengan kepala Puskesmas - Melakukan file kepegawaian

9

2

Umum & Kepegawai an

1. Menyusun rencana kegiatan kepegawaian dan Umum 2. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar 3. Bertanggungjawa b atas istrasi, membantu pengelolaan keuangan, dan pengelolaan sumber daya lainnya 4. Menyediakan dan menyimpan data Kepegawaian & Umum untuk kepentingan semua pihak yang membutuhkan 5. Membuat pencatatan dan pelaporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggungjawa ban kepada Kasubag Tata Usaha 6. Membuat analisa hasil kegiatan beserta visualisasi data 7. Membuat daftar /

1. Memberikan 1. Menggunakan pelayanan alat / inventaris kepegawaia Puskesmas untuk n dan umum kepentingan sesuai SOP, pelayanan 2. Memberikan bertanggung pelayanan jawab atas kepegawaian dan pelaksanaan umum sesuai tugas yang dengan dibebankan 2. Bertanggun kemampuan, g jawab atas kewenangan atas pemeliharaa perintah Kepala n sarana Puskesmas dan dan di bawah prasarana di pengawasan Puskesmas Kasubag Tata 3. Bertanggun Usaha g jawab atas tertib istrasi 4. Bertanggun g jawab kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha

10

catatan kepegawaian Puskesmas 8. Membuat uraian tugas, tanggung jawab, dan wewenang setiap petugas 3

Pejabat Keuangan

1. Mengkoordinasik 1. Memberikan an penyusunan pelayanan RBA sebagai 2. Menyiapkan pejabat DPA-BLUD keuangan 3. Melakukan sesuai SOP, pengelolaan bertanggung pendapatan dan jawab atas biaya pelaksanaan 4. Menyelenggarak tugas yang an pengelolaan dibebankan kas 2. Bertanggung 5. Menyusun jawab kepada kebijakan Kasubag Tata pengelolaan Usaha barang, aset tetap, dan investasi 6. Menyelenggarak an sistem informasi manajemen keuangan 7. Menyelenggarak an akuntansi dan penyusunan laporan keuangan 8. Mempunyai fungsi sebagai penanggung jawab keuangan 11

1. Menggunakan alat / inventaris Puskesmas untuk kepentingan pelayanan 2. Memberikan pelayanan sebagai pejabat keuangan sesuai dengan kemampuan, kewenangan atas perintah Kepala Puskesmas dan di bawah pengawasan Kasubag Tata Usaha

BLUD 4

Bendahara Penerimaan

1. Membuat perencanaan tahunan 2. Membuat catatan harian uang masuk dalam buku kas umum 3. Menerima setoran dari kasir 4. Membuat laporan keuangan penerimaan retribusi, terdiri dari : laporan pendapatan BLUD, buku kas umum, tanda bukti pembayaran, foto copy slip setoran rek giro puskesmas, laporan penggunaan karcis, rekap penggunaan karcis, laporan persediaan karcis, rekap pedapatan retribusi yankes, waskat. 5. Meminta paraf ke pejabat keuangan sebelum menyetorkan hasil pendapatan ke Kasda

1. Memberikan pelayanan sebagai bendahara penerimaan sesuai SOP, bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang dibebankan 2. Bertanggun g jawab atas keberhasilan tugas sebagai bendahara penerimaan di Puskesmas 3. Bertanggun g jawab atas tertib istrasi 4. Bertanggun g jawab kepada Kasubag Tata Usaha

12

1. Menggunakan alat / inventaris Puskesmas untuk kepentingan pelayanan 2. Memberikan pelayanan sebagai bendahara penerimaan sesuai dengan kemampuan, kewenangan atas perintah Kepala Puskesmas dan di bawah pengawasan kasubag Tata Usaha 3. Menyelenggaraka n istrasi keuangan 4. Melaksanakan fungsi manajemen (perencanaan, penggerakan, dan pelaksanaan, pengawasan, pengendalian, dan penilaian)

6. Menyetorkan hasil pendapatan ke Kasda 7. Melaporkan kas sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada Kapus (laporan bulanan) 5

Bendahara Pengeluara n

1. Menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakan dan mempertanggun g jawabkan pengeluaran uang

1 Pertanggun g Jawaban penggunaan UP (uang persediaan) 2 Pertanggun g Jawaban penggunaan GU (ganti uang) 3 Pertanggun g Jawaban penggunaan TU (tambah uang) 4 Pertanggun g Jawaban penggunaan LS (langsung) 5 Pertanggun g Jawaban istratif 6 Pertanggun g Jawaban Fungsional

13

1. Mengajukan permintaan pembayaran menggunakan SPP – UP / GU / TU dan SPP LS 2. Menerima dan menyimpan Uang Persediaan 3. Melaksanakan pembayaran dari Uang Persediaan yang dikelolanya 4. Menolak perintah dari Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran yang tidak sesuai dengan ketentuan peraturan 5. Memiliki kecakapan dalam manajemen

tugasnya 6. Meneliti kelengkapan dokumen pendukung SPP – LS yang diberikan oleh PPTK 7. Mengembalikan dokumen pendukung SPP – LS yang diberikan oleh PPTK apabila dokumen tersebut tidak memenuhi syarat dan / atau tidak lengkap 6

Pengelola Barang

1. Menyusun rencana kerja pemeliharaan sarana, prasarana dan alat medis. 2. Melaksanakan koordinasi ke semua Penanggung jawab layanan 3. Memberikan pengarahan kepada pelaksana untuk melaksanakan kegiatan 4. Memonitoring kegiatan pengelola

1. Melaksanak an tugas sebagai pengelola barang sesuai SOP, bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang dibebankan 2. Bertanggun g jawab atas inventaris barang di Puskesmas 3. Bertanggun g jawab atas pemeliharaa 14

1. Menggunakan inventaris barang untuk kepentingan pelayanan (ambulan) 2. Melaksanakan pemeliharaan barang yang dimiliki Puskesmas sesuai dengan kemampuan, kewenangan atas perintah Kepala Puskesmas dan di bawah pengawasan Kasubag TU

barang 5. Menyusun dokumen Pengadaan barang yang dibutuhkan oleh unit masingmasing 6. Melaksanakan pengecekan, pendataan, mengagendakan , dan pencatatan barang yang diterima 7. Menyusun laporan inventaris barang tiap 6 bulan sekali untuk diserahkan ke kepala tata usaha

7

Penilaian Kinerja Puskesmas

n sarana dan prasarana kesehatan di Puskesmas 4. Bertanggun g jawab atas tertib istrasi 5. Bertanggun g jawab kepada Kasubag TU

3. Melaksanakan fungsi manajemen (perencanaan, penggerakan, dan pelaksanaan, pengawasan, pengendalian, dan penilaian)

3. Memberikan 1. Memberikan 1. Menggunakan pengarahan pelayanan alat / inventaris kepada sebagai Puskesmas untuk pelaksana petugas kepentingan sebelum penyusun pelayanan 2. Melaksanakan pelaksanaan penilaian fungsi kegiatan kinerja 4. Melaksanakan manajemen Puskesmas pengumpulan sederhana sesuai SOP, data yang (perencanaan, bertanggung didapatkan dari penggerakan, jawab atas pemegang dan pelaksanaan, pelaksanaan program dan pengawasan, tugas yang seluruh pengendalian, dibebankan karyawan 2. Bertanggun dan penilaian) 15

Puskesmas g jawab atas 3. Membina & 5. Melaksanakan keberhasilan menggerakkan pengolahan dan pelaksanaan peran serta analisis data penilaian seluruh karyawan 6. Pemantauan kinerja Puskesmas untuk periodik hasil Puskesmas keberhasilan kegiatan dari 3. Bertanggun kegiatan masing-masing g jawab atas penilaian Kinerja program tiap tertib Puskesmas tribulan dalam istrasi rangka mencapai 4. Bertanggun target cakupan g jawab dan mutu kepada 7. Membuat laporan Kasubag kegiatan Tata usaha penilaian kinerja Puskesmas 8. Melakukan konsultasi ke Dinas Kesehatan 9. Menerima umpan balik nilai akhir kinerja puskesmas berikut penjelasannya dalam perbaikan perhitungan bila terjadi kesalahan 10. Menyajikan hasil akhir perhitungan cakupan & mutu kegiatan dalam bentuk grafik sarang laba-laba atau lainnya 11. Tim PKP bersama penanggung jawab kegiatan menyusun 16

rencana pemecahan masalah / RTL 8

Perencanaa 1. Menyusun 1. Memberikan n Tingkat rencana kegiatan pelayanan Puskesmas PTP sebagai 2. Melaksanakan petugas koordinasi lintas penyusun program dan lintas PTP sektor di Puskesmas Puskesmas sesuai SOP, 3. Memberikan bertanggung pengarahan jawab atas kepada pelaksana pelaksanaan sebelum tugas yang pelaksanaan dibebankan kegiatan 2. Bertanggun 4. Melaksanakan g jawab atas pengolahan dan keberhasilan analisis data pelaksanaan 5. Membuat laporan PTP kegiatan PTP 3. Bertanggun (tahunan) g jawab atas tertib istrasi 4. Bertanggun g jawab kepada Kasubag Tata Usaha

17

1. Menggunakan alat / inventaris Puskesmas untuk kepentingan pelayanan 2. Melaksanakan fungsi manajemen sederhana (perencanaan, penggerakan, dan pelaksanaan, pengawasan, pengendalian, dan penilaian) 3. Membina & menggerakkan peran serta seluruh karyawan Puskesmas untuk keberhasilan kegiatan PTP

9

Pengendali Dokumen dan Rekaman

1. Menerima dan 1. Memberikan mencetak pelayanan dokumen baru. sebagai 2. Melakukan revisi Pengendali dokumen, atas dokumen & instruksi Wakil rekaman Manajemen sesuai SOP, Mutu. bertanggung 3. Melakukan jawab atas pemusnahan pelaksanaan dokumen, tugas yang kadaluarsa. dibebankan 4. Menyimpan 2. Bertanggun dokumen dan g jawab atas rekaman tertib kegiatan istrasi 5. Menyimpan dan 3. Bertanggun mngendalikan g jawab dokumen kepada eksternal. Kepala 6. Mengendalikan Puskesmas dokumen & rekaman 7. Menerbitkan dokumen sesuai instruksi Wakil Manajemen Mutu.

18

1. Menggunakan alat / inventaris Puskesmas untuk kepentingan pelayanan 2. Membina & menggerakkan peran serta seluruh koordinator & penanggung jawab program / layanan

BAB VII NOMENKLATUR A. Umum. 1. Surat masuk Semua jenis surat yang diterima dari instansi lain / perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui kurir (pengirim surat), yang dikirimkan kepada Puskesmas Kaliwates dan diarsipkan oleh petugas pengendali surat masuk sesuai dengan kode surat masing. Kode: a. 000 : Umum b. 100 : Pemerintahan. c. 200 : Politik. d. 300 : Keamanan dan ketertiban. e. 400 : Kesejahteraan rakyat. f. 500 : Perekonomian. g. 600 : Pekerjaan umum dan ketenagaan. h. 700 : Pengawasan. i. 800 : Kepegawaian. j. 900 : Keuangan.dst............... 2. Buku agenda surat masuk. Adalah buku yang mengagendakan seluruh surat masuk, dan bertujuan agar dapat dengan mudah melakukan pengambilan kembali surat yang telah diarsipkan. Dalam agenda surat masuk yang harus diisi adalah no urut, no berkas, alamat pengirim surat, tanggal surat, nomer surat perihal surat dan tanggal terima surat. 3. Lembar disposisi Adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan. Yang terdiri dari kepala, isi lembar disposisi, isi daripada lembar disposisi adalah surat dari, momer surat, tanggal, diterima tanggal, nomer agenda, sifat, perihal, diteruskan kepada, catatan. 4. Kartu Kendali. 5. Surat Keluar Eksternal Surat yang dikeluarkan dari tata usaha UPTD Puskesmas Kaliwates yang ditujukan kepada organisasi atau perorangan diluar Puskesmas Kaliwates, surat tersebut dapat berupa undangan, pemberitahuan, permohohonan, pengantar, dan surat keterangan, surat keluar yang lengkap adalah surat yang bertanggal, bernomer, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Surat keluar eksternal diarsipkan dengan kode sesuai isi surat keluar masing-masing, yaitu : a. 000 : Umum b. 100 : Pemerintahan. c. 200 : Politik. d. 300 : Keamanan dan ketertiban. e. 400 : Kesejahteraan rakyat. f. 500 : Perekonomian. g. 600 : Pekerjaan umum dan ketenagaan. h. 700 : Pengawasan. i. 800 : Kepegawaian. j. 900 : Keuangan. 6. Kartu kendali surat keluar. No Urut,Kode Surat,Isi Surat,Lampiran,Kepada,Tanggal Surat,Tanggal Naskah Dinas,No Naskah Dinas,Pengolah, Tanggal Diteruskan/Dikirim,Paraf,Catatan.

7. Agenda surat keluar. Adalah sistem kendali surat keluar berupa buku agenda yang mengendalikan surat keluar agar lebih mudah dalam pencarian kembali surat keluar yang telah diarsipkan, surat keluar berisi nomer urut, nomer berkas atau surat, alamat tujuan, tanggal surat, tanggal pelaksana dan perihal. 8. Surat keluar internal Adalah surat keluar yang dikeluarkan oleh tata usaha untuk koordinator, penanggungjawab dan pegawai UPTD Puskesmas Kaliwates, surat antara lain adalah undangan, pemberitahuan, peringatan dan surat keterangan. B. Kepegawaian. 1. Buku cuti pegawai Adalah suatu catatan yang membantu Tata Usaha dalam membuat cuti yang diajukan oleh pegawai di lingkungan Puskesmas Kaliwates cuti pegawai didasarkan atas hak pegawai dalam memperoleh hari cuti tidak melebihi daripada hak cutinya, hak cuti ini dilua cuti dalam 1 tahunan, dan buku cuti pegawai dilaksanakan agar jumlah dari cuti melahirkan dan cuti tugas Negara. 2. Buku ijin tidak masuk kerja Adalah suatu buku catatan yang membantu tata usaha dalam mengelola ijin tidak masuk kerja pegawai yang disebabkan karena sakit atau ijin pribadi, dalam mengelola ijin pegawai harus disertai dengan bukti-bukti yang diperlukan. 3. Penilaian kinerja pegawai. 4. Buku Kenaikan pangkat. 5. Buku Kenaikan gaji berkala. 6. Buku absensi C. Bendahara Penerima. 1. Buku Kas Umum Penerimaan. Buku kas umum adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat semua transaksi keuangan baik uang masuk maupun uang keluar, yang diisi setiap ada transaksi, dan dilaporkan setiap bulan ke bagian keuangan Dinas Kesehatan Kabupaten Kediri, maksimal tanggal 5 bulan berikutnya, didalam buku kas umum terdapat kejelasan nomer, tanggal, uraian transaksi, kode rekening, nomer bukti harus ditulis dengan jelas. Didalam buku umum tidak boleh ada coretan, apabila terjadi kesalahan penulisan dicoret 2 garis yang mana tulisan kesalahan masih bisa terbaca, kemudian di paraf oleh petugas. 2. Tanda Bukti Pembayaran Tanda bukti pembayaran adalah tanda bukti transaksi yang dilakukan oleh penyetor dan bendahara keuangan, tanda ini dibuat setiap kali ada traksaksi penyetoran kepada bendahara penerima, dan ditanda tangani oleh kedua belah pihak dengan mengetahui Kepala Puskesmas selaku KPA. 3. Slip Setoran Giro Adalah formulir yang dipergunakan untuk menulis jumlah setoran retribusi ke Bank penerima setoran, Slip setoran dibuat rangkap 2, 1 untuk pihak Bank, yang 1 untuk arsip Puskesmas, sedangkan untuk laporan ke bagian keuangan Dinas Kesehatan adalah fotokopi dari slip setoran giro tersebut.

4. Laporan Rekapitulasi Pendapatan. Adalah laporan yang dibuat untuk mengetahui jumlah setoran secara kumulatif yang berisi rincian penerimaan, laporan ini dibuat 1 bulan sekali, dan dikirim ke bagian keuangan Dinas Kesehatan maksimal tanggal 5 bulan berikutnya. 5. Rincian Penerimaan Adalah rincian yang menjelaskan tentang jenis penerimaan hasil kegiatan Puskesmas antara lain retribusi rawan jalan, tindakan medis, pemeriksaan penunjang diagnosa, pengujian kesehatan dll. D. Bendahara Pengeluaran 1. Bendahara pengeluaran. Adalah pejabat fungsional yang ditunjuk menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakan, dan mempertanggung jawabkan uang untuk keperluan belanja dalam rangka pelaksanaan kegiatan keuangan. 2. SPP ( Surat Permintaan Pembayaran ) Dokumen yang diterbitkan oleh pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan / bendahara pengeluaran untuk mengajukan permintaan pembayaran 3. SPP – UP ( Uang Persediaan ) Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan uang muka kerja yang bersifat pengisian kembali ( revolving ) yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung. 4. SPP – GU ( Ganti Uang ) Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan pengganti uang persediaan yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung. 5. SPP – TU ( Tambahan Uang ) Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan tambahan uang persediaan guna melaksanakan kegiatan yang bersifat mendesak dan tidak dapat digunakan untuk pembayaran langsung dan uang persediaan. 6. SPP – LS ( Langsung ) Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan pembayaran langsung kepada pihak ketiga atas dasar perjanjian kontrak kerja atau surat perintah kerja lainya dan pembayaran gaji dengan jumlah, penerima, peruntukan dan waktu pembayaran tertentu yang dokumennya disiapkan oleh PPTK. 7. SPM ( Surat Perintah Membayar ) Dokumen yang digunakan / diterbitkan oleh pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran DPA. 8. SPM – UP ( Surat Perintah Membayar Uang Persediaan ) Dokumen yang diterbitkan oleh pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran DPA, yang dipergunakan sebagai uang persediaan untuk mendanai kegiatan.

9. SPM – GU (Surat Perintah Membayar Ganti Uang Persediaan ) Dokumen yang diterbitkan oleh pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran DPA, yang dananya dipergunakan untuk mengganti uang persediaan yang telah dibelanjakan. 10. SPM - TU ( Surat Perintah Membayar Tambahan Uang Persediaan ) Dokumen yang diterbitkan oleh pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran DPA, karena kebutuhan dananya melebihi dari jumlah batas pagu uang persediaan yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan. 11. SPM – LS ( Surat Perintah Membayar Langsung ) Dokumen yang diterbitkan oleh pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran DPA kepada pihak ketiga. 12. BKU Buku untuk mencatat / mengetahui jumlah – jumlah yang diterima, dikeluarkan dan sisa yang ada dibawah pengurusan bendahara yang harus dipertanggung jawabkan. 13. BUKU BANTU Buku untuk mengakumulasi transaksi – transaksi ke dalam klasifikasi yang diperlukan untuk penyusunan laporan. BAB VIII TATA HUBUNGAN KERJA Tata hubungan kerja di Layanan Tata Usaha, adalah: A. Tata Hubungan Kerja Intern Adalah suatu tata hubungan kerja antar pegawai di dalam layanan tata usaha sendiri, didalam tata hubungan kerja intern ini layanan tata usaha menjelaskan pekerjaan yang menjadi penanggungjawab tiap kegiatan dalam layanan tata usaha itu sendiri, yaitu: No

Penanggung jawab Kasubag. TU

Umum dan Kepegawaian

Jenis Pekerjaan 1. Membuat rencana kegiatan Tata Usaha. 2. Mengkoordinir pengarsipan surat masuk dan keluar. 3. Monitoring dan evaluasi kegiatan ketata usahaan. 4. Membuat pencatatan dan pelaporan tata usaha. 5. Membuat analisa hasil kegiatan beserta visualisasi data. 1. Menyusun rencana kepegawaian dan umum. 2. Mengelola surat masuk& membuat surat keluar. 3. Menyedikan dan menyimpan data kepegawaian dan umum. 4. Membuat pencatatan dan pelaporan di bidang umum dan kepegawaian. 5. Membuat analisa hasil kegiatan beserta visualisasi data

Pengelola Barang

Pejabat Keuangan

Bendahara Penerimaan

Bendahara Pengeluaran Penilaian Kinerja Puskesmas

Perencanaan Tingkat Puskesmas

Pengendali Dokumen dan Rekaman

6. Membuat daftar atau catatan kepegawaian Puskesmas. 7. Membuat uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang setiap petugas. 1. Menyusun rencana kerja pemeliharaan sarana, prasaran dan alat medis. 2. Menyusun dokumen pengadaan barang yang dibutuhkan oleh unit layanan. 3. Mengelola barang masuk. 4. Laporan inventaris barang setiap 6 bulan. 5. elakukan penatausahaan barang di Puskesmas. 6. Memelihara barang milik Puskesmas. 7. Mengamankan barang milik Puskesmas. 8. Membuat Laporan barang secara periodik 1. Menyusun RBA. 2. Mempersiapkan DPA BLUD. 3. Mengelola pendapatan dan biaya. 4. Membuat laporan keuangan. 1. Membuat rencana penerimaan tahunan. 2. Laporan keuangan penerimaan restribusi. 3. Membuat laporan Kas. 1. Membuat laporan penerimaan. 2. Membuat laporan pembayaran. 3. Mmbuat laporan pertanggungjawabab pengeluaran. 1. Melaksanakan pengumpulan data dari pemegang program. 2. Mengolah dan menganalisis data. 3. Membuat laporan penilaian kinerja Puskesmas. 4. Menyajikan hasil akhir cakupan dalam visuliasasi data. 1. Membuat POA Puskesmas. 2. Membuat Analisis Kebutuhan Puskesmas. 3. Membuat Perencanaan Operasional Puskesmas. 4. Membuat Rencana Usulan Kegiatan dan RPK. 1. Menerima dan mencetak dokumen baru. 2. Revisi dokumen. 3. Pemusnahan dokumen kadaluwarsa. 4. Menyimpan dan mengendalikan dokumen eksternal. 5. Mengendalikan dokumen dan rekaman 6. Menerbitkan dokumen baru.

B. Tata Hubungan Kerja Ekstern. Adalah tata hubungan kerja antara Layanan Tata Usaha dengan unit layanan lainnya, yaitu dengan:

1. Kepala UPTD Puskesmas Kaliwates mempertanggungjawabkan, menerima instruksi, berkoordinasi, mendapatkan pengarahan. 2. Audit Internal. Mendapatkan pengawasan internal. 3. Manajemen Mutu. Berkoordinasi, pelaporan. 4. Upaya Kesehatan Masyarakat Esensial Memfasilitasi, berkoordinasi, melakukan pengawasan dan memberikan instruksi yang berkaitan dengan tugas-tugas ketatausahaan. 5. Upaya Kesehatan Masyarakat Pengembangan. Memfasilitasi, berkoordinasi, melakukan pengawasan dan memberikan instruksi yang berkaitan dengan tugas-tugas ketatausahaan. 6. UsahaKesehatan perorangan. Memfasilitasi, berkoordinasi, melakukan pengawasan dan memberikan instruksi yang berkaitan dengan tugas-tugas ketatausahaan. 7. Koordinator Jaringan dan Jejaring. Memfasilitasi, berkoordinasi, melakukan pengawasan dan memberikan instruksi yang berkaitan dengan tugas-tugas ketatausahaan

BAB IX POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL No 1

Jabatan Kasubag Tata

Kualifikasi / Kompetensi SMEA

Pelaksana Sunariyah

2

Usaha Umum &

SMA

Sucianik

3 4

Kepegawaian Pengelola barang Penanggung jawab

SMA Sanitarian

Dwi Budi Indarini Laste Menanti

Sanitarian

Laste Menanti.

6 7

Puskesmas Pejabat Keuangan Bendahara

SMEA SMA

Sunariyah Sutomo

8

penerimaan Bendahara

D3 Kebidanan

Indah Rahayu

9 10 11

pengeluaran Pengelola JKN Pengelola Bok Pengendali

D3 Kebidanan SMA D3 Kebidanan

Elly Riatiningsih Nurhadi Binti Mahmudah

Perencanaan 5

Tingkat Puskesmas Penanggung jawab Penilaian Kinerja

Dokumen dan Rekaman

BAB X KEGIATAN ORIENTASI N O

LAYANAN/PROGRAM

KURIKULUM

1

Umum & Kepegawaian

2

Pengelolaan barang

3

Perencanaan Tingkat Puskesmas

4

Penilaian Kinerja Puskesmas

5

Pengelolaan Keuangan

6

Pengelolaan Penerimaan

7

Pengelolaan pengeluaran

- Mempelajari proses pembuatan surat keluar - Mempelajari proses pengelolaan surat masuk - Mempelajari proses pengarsiapan dokumen. - Mempelajari proses kepagawaian (arsip, cuti, absen). - Mempelajari proses pencatatan dan pelaporan - Mempelajari proses pengelolaan barang. - Mempelajari cara menerima barang masuk - Mempelajari cara mengeluarkan barang - Mempelajari cara mengisi buku kendali barang - Mempelajari cara membuat daftar inventaris ruangan. - Mempelajari proses pemeliharaan sarana dan prasarana - Mempelajari proses perencanaan tingkat Puskesmas. - Mempelajari cara pembuatan POA - Mempelajari cara pembuatan RUK dan RPK - Mempelajari penilaian kerja Puskesmas. - Mempelajari indikatoriindikator mutu Puskesmas. - Memepelajari cara penilaian kinerja Puskesmas - Mempelajari proses pengelolaan keuangan. - Mempelajari cara pembukuan keuangan - Mempelajari cara pelaporan keuangan. - Mempelajari cara pembuatan perencanaan penerimaan - Mempelajari cara pengerjaan Buku Kas Umum - Mempelajari cara pengisian tanda bukti pembayaran - Mempelajari proses setoran ke Bank - Mempelajari proses pengelolaan karcis - Mempalari proses pengisian laporan pendapatan - Mempelajari proses pembuatan buku kas umum pengeluaran - Mempelajari cara mengisi buku pajak. - Mempelajari cara mengisi buku bantu Bank - Mempelajari cara mengisi buku bantu panjar. - Mempelajari cara mengisi buku bantu rincian objek belanja perkode rekening - Mempelajari alur pencairan dana

8

Pengendalian Dokumen dan Rekaman

- Mempelajari cara mengendalikan dokumen dan rekaman - Mempelajari cara penomeran dokumen. - Mempelajari cara distribusi dokumen - Mempelajari cara pemusnahan dokumen

BAB XI PERTEMUAN / RAPAT

N o 1

Jenis Pertemuan Minilokakarya Bulanan

Pelaksanaa n Setiap Bulan

Penanggungjawa b KTU

Peserta Seluruh karyawan

2

Minilokakarya Triwulan

Setiap 3 bulan

KTU

Lintas sektor

3

Pengarahan Kepala Puskesmas

Setiap bulan

KTU

KTU & Staf TU

4

Pengarahan Penanggungjawa b TU

Setiap bulan

KTU

Staf TU

5

Perencanaan Tingkat Puskesmas

Setiap Tahun

PTP/KTU

Tim PTP

6

Penilaian Kinerja Puskesmas Bulanan

Tribulan

PKP

Tim PKP

7

Pertemuan Pengelolaan Keuangan Pertemuan pengendalian dokumen

Setiap Bulan

Pejabat Keuangan

Pengelola Keuangan

Setiap 3 bulan

Pengendali Dokumen

Wakil manajemen mutuEN / /UKP/UKME/UKM-P

8

BAB XII PELAPORAN No

Penanggungjawab

Jenis Laporan

Waktu Pelaporan Bulanan

1

Umum & Kepegawaian

Buku agenda surat masuk Buku agenda surat keluar Absensi harian Laporan cuti pegawai Buku penjagaan kenaikan pangkat

2

Pengelolaan barang

Laporan inventaris barang Buku pencatatan barang yang masuk dari dinas kesehatan Laporan pemeliharaan barang Laporan monitoring barang Laporan kerusakan barang

Semester Insidential

POA Puskesmas (BOK, Operasional, dan JKN)

Tahunan

Laporan hasil cakupan kegiatan beserta analisa dari masing-masing program Laporan kunjungan Laporan hasil PKP tahunan dan analisa kesenjangan Visualisasi Data berupa sarang laba-laba

Triwulan

Laporan Buku Kas Umum Pengelolaan keuangan Buku kas umum pengeluaran Buku bantu pajak Buku bantu Bank Buku bantu panjar Buku bantu rincian obyek belanja

Bulanan

3

Perencanaan Tingkat Puskesmas

4

Penilaian Kinerja Puskesmas

5

Pengelolan Keuangan

6

Bendahara Pengeluaran

Bulanan Bulanan Bulanan

Bulanan Tahunan

Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan Tahunan

7

8

Bendahara penerima

Pengendali Dokumen dan rekaman

(per kode rekening) SPP-UP SPM-UP SPP-LS SPM-LS SPP-GU SPM-GU

Tahunan Setiap transaksi Setiap transaksi Bulanan Bulanan

Laporan pendapatan BLUD Buku kas umum penerimaan Tanda bukti pembayaran Laporan penggunaan karcis Laporan rekap penggunaan karcis ]]]]]]Laporan persediaan karcis Laporan rekapitulasi pendapatan retribusi yankes Perencanaan pendapatan retribusi yankes Laporan berita acara pemeriksaan kas (waskat)

Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan Tahunan 3 bulan

Buku penerimaan dokumen. Buku pendistribusian dokumen Buku permintaan dokumen Buku pengendalian dokumen

BAB XIII PENUTUP Demikianlah Pedoman kerja Unit Layanan Tata Usaha di UPTD Puskesmas Kaliwates,yang telah kami buat besar harapan kami bahwa setiap petugas yang bekerja di jajaran layanan tata usaha Puskesmas Kaliwatesdapat mempergunakan Pedoman kerja pegawai di Tata Usaha dengan penuh tanggungjawab, dalam melaksanakan pelayanan baik kepada petugas unit lainnya maupun kepada masyarakat.

Referensi 1. Pedoman tata naskah dinas di lingkungan pemerintah kabupaten kediri, tahun 2011.