Panduan Audit Internal Puskesmas 731hl

PANDUAN AUDIT INTERNAL

UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I

2016

PANDUAN AUDIT INTERNAL

PEMERINTAH KABUPATEN KLUNGKUNG DINAS KESEHATAN UPT PUSKESMAS NUSA PENIDA I 2016

UPT PUSKESMAS NUSA PENIDA I

PANDUAN AUDIT INTERNAL No. Dok. : 03/PM/NP1/2016

Tgl. Berlaku : 01 April 2016

No. Rev .: 00

Hal

:i-8

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I i

LEMBAR PENGESAHAN 01/FORM/WMM/NP1/2016

Nama Jabatan

Tanda Tangan

dr. I Ketut Apriantara Penanggung Jawab UKM WMM

Dibuat Oleh

dr. Agus Putu Agung Penanggung Jawab UKP Diperiksa dan Disetujui oleh

dr. I Ketut Rai Sutapa Ka. Puskesmas Nusa Penida I

Ditetapkan oleh

dr. I Ketut Rai Sutapa Ka. Puskesmas Nusa Penida I

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I ii

KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmatNya, kami dapat menyelesaikan Panduan Audit Internal.

Buku ini kami susun sebagai salah satu upaya memberikan acuan bagi Tim audit internal untuk melakukan proses audit. Buku ini berisi tahapan dalam melaksanakan audit internal.

Pada kesempatan ini perkenankan saya menyampaikan ucapan terima kasih dan apresiasi kepada semua pihak yang terlibat dalam proses penyusunan Panduan Audit Internal. Semoga dengan digunakannya buku ini dapat mempermudah Tim audit internal melakukan audit.

Nusa Penida, April 2016 Kepala UPT. Puskesmas Nusa Penida I

dr. I Ketut Rai Sutapa, S.Ked NIP. 19790401 200604 1 012

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I iv

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................. iv DAFTAR ISI .............................................................................................. v DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. vi BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1 A. Latar Belakang ......................................................................... 1 B. Manfaat dan Tujuan ................................................................. 1 C. Pengertian ................................................................................ 1 BAB II RUANG LINGKUP AUDIT INTERNAL .............................................. 3 A. Esensi Audit ............................................................................. 3 B. Aktifitas Audit .......................................................................... 3 BAB III TATA LAKSANA AUDIT INTERNAL ................................................. 5 A. Penyusunan Rencana Audit ...................................................... 5 B. Pengumpulan Data ................................................................... 5 C. Analisa Data ............................................................................ 6 D. Pelaporan dan Diseminasi......................................................... 6 BAB IV TINDAK LANJUT ........................................................................... 8

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I v

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Jadual Audit Internal ............................................................. 9 Lampiran 2 Rencana Audit Internal ......................................................... 10 Lampiran 3. Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut........................... 11

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I vi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Untuk menilai kinerja pelayanan di Puskesmas perlu dilakukan audit internal.

Dengan

adanya

audit

internal

akan

dapat

diidentifikasi

kesenjangan kinerja yang menjadi masukan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan baik pada system pelayanan maupun pada system manajemen Audit internal dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala Puskesmas dengan berdasarkan pada standar kinerja dan standar akreditasi yang digunakan

B. Manfaat dan Tujuan Manfaat audit internal yaitu pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasi Tujuan

audit

internal

yaitu

Pada

dasarnya

audit

merupakan

instrument bagi manajemen untuk membantu visi, misi dan tujuan organisasi dengan cara mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, penilaian, rekomendasi auditor sebagai

dasar

pengambilan

keputusan,

pengendalian

manajemen,

perbaikan dan atau perubahan.

C. Pengertian 1.

Audit merupakan kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan

melalui

interaksisecara

sistemis

(pemeriksaan,

pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan), objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat dengan cara membandingkan antar standar yang telah disepakati bersama dengan apa yang dilaksanakan diterapkan dilapangan. 2.

Program audit internal merupakan penjelasan tentang rencana audit internal untuk jangka waktu tertentu dan tujuan tertentu

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I 1

3.

Rencana audit merupakan uraian tentang kegiatan audit yang mencakup jadwal kegiatan , lingkup audit, lokasi audit dan tim audit

4.

Auditor

merupakan

bertanggungjawab

untuk

pihak

yang

melaksanakan

berwenang audit

yang

dan telah

mendapatkan pelatihan audit internal 5.

Auditee merupakan pihak yang mewakili suatu area atau aktifitas untuk diaudit

6.

Temuan audit merupakan hasil dari audit yang menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian terhadap persyaratan serta saran untuk peningkatan/perbaikan

7.

Ketidaksesuaian merupakan hasil audit yang menunjukkan bahwa

pelaksanaan

kegiatan

tidak

sesuai

dengan

persyaratan/prosedur yang berlaku

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I 2

BAB II RUANG LINGKUP AUDIT INTERNAL

Dikenal ada dua jenis audit, yaitu audit eksternal dan audit internal. Audit eksternal adalah penilaian yang dilakukan oleh pihak diluar organisasi menggunakan standar tertentu. Akreditasi Puskesmas/Klinik merupakan salah bentuk audit eksternal yang dilakukan berdasarkan Standar Akreditasi oleh Komisi Akreditasi Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer. Audit internal adalah suatu proses penilaian yang dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga adalah karyawan yang bekerja pada organisasi tersebut, untuk

kepentingan internal

organisasi tersebut.

A. Esensi Audit Untuk mencapai tujuan dan memperoleh manfaat tersebut, maka perlu dilaksanakan dengan pendekatan sebagai berikut : 

Proses interaktif



Kegiatan

sistematis

direncanakan,

dikoordinasikan,

dilaksanakan, dan dikendalikan secara efisien 

Dilakukan dengan azas manfaat



Berpijak pada fakta dan kebenaran



Melibatkan proses analisi evaluasi penilaian pengujian



Bermuara pada pengambilan keputusan



Dilaksanakan berdasar azas standar kriteria tertentu



Merupakan kegiatan berulang



Menghasilkan laporan

B. Aktifitas Audit Proses pelaksanaan audit terdiri dari kegiatan untuk : Memastikan (konfirmasi, dan verifikasi), Menilai (mengevaluasi dan mengukur), dan Merekomendasi

(memberikan

saran/masukan).

Ketiga

kegiatan

umumnya dilakukan oleh auditor dengan cara :

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I 3

ini



Telaah dokumen



Observasi



Meminta penjelasan dari auditee (yang diaudit)



Meminta peragaan dilakukan oleh auditee



Membandingkan kenyataan denga standar kriteria



Meminta bukti atas suatu kegiatan transaksi



Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas



Pemeriksaan silang (cross-check)



Mengakses catatan yang disimpan auditee



Mewawancarai auditee



Menyampaikan angkat survey



Menganalisis data

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I 4

BAB III TATA LAKSANA AUDIT INTERNAL

Tata laksana audit internal meliputi beberpa tahapan Audit Internal yaitu : 

Tahap I

: Penyusunan rencana Audit : menentukan unit unit kerja yang aka diaudit, tujuanaudit, jadual audit, menyiapkan instrumen audit.



Tahap II

: Tahap pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasarkan standar tertentu ( misal standar akreditasi, standar pedoman program, standar pelayanan minimal,

standar

indikator

kinerja)

untuk

mengukur tingkat kesesuaian terhadap standar tersebut. 

Tahap III

: Tahap analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah, dan rencanatindak lanjut audit



Tahap IV

: Tahap pelaporan dan diseminasi hasil audit.

A. Penyusunan Rencana Audit Dalam merencanakan audit ditetapkan : 1. Tujuan audit : untuk melakukan penilaian kinerja dibanding tertentu. 2. Lingkup audit: menjelaskan unit yang akan diaudit 3. Objek audit : menjelaskan apa yang akan diaudit 4. Alokasi waktu : menjelaskan berapa lama audit yang akan dilakukan 5. Metode

audit :

metode

yang akan digunakan pada

saat

melakukan audit. 6. Persiapan audit : persiapan auditor, menetapkan kriteria audit, intrumen audit.

B. Pengumpulan Data

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I 5

Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dengan berbagai metoda lain adalah : 1. Mengamati proses pelaksanaan kegiatan 2. Meminta penjelasan kepada auditee 3. Meminta peragaan pada auditee 4. Memeriksa dan menelaah dokumen 5. Memeriksa dengan menggunakan instrumen daftar tilik 6. Mencari bukti-bukti 7. Melakukan pemeriksaan silang 8. Mewawancarai auditee 9. Mencari informasi dari sumber luar 10. Menganalis data dan informasi 11. Menarik kesimpulan

C. Analisa Data Analisis data dilakukan dengan cara membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu Proses pengumpulan data dengan kriteria audit yang telah ditetapkan. Bila ditemukan kesenjangan antara fakta dengan kriteria audit, maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan.

D. Pelaporan dan Diseminasi Hasil audit internal harus dilaporkan kepada kepala puskesmas/Klinik yang diaudit. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen, tinjak lanjut yang telah dilakukan, kendala dalam perbaikan sehingga dapat memperoleh dukungan manajemen dalam upaya perbaikan kinerja maupun perbaikan sistem manajemen/pelayanan. Hasil audit perlu dilaporkan kepada pucuk pimpinan dan kepada unit yang diaudit. Dalam laporan audit harus memuat : 1. Latar belakang dilakukan audit menjelaskan mengapa perlu dilakukan 2. Tujuan audit : menjelaskan tujuan dilaksanakan audit 3. Lingkup audit : menjelaskan unit yang diaudit. 4. Objek audit : menjelaskan apa yang akan diaudit.

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I 6

5. Standar kriteria yang digunakan untuk melakukan audit. 6. Auditor : menjelaskan siapa yang melaksanakan kegiatan audit. 7. Proses audit : menjelaskan metode, proses pelaksanaan audit dan jadual pelaksanaan audit. 8. Hasil dan analisis hasil audit : menjelaskan temuan audit dan analisis kesenjangan terhadap standar kriteria yang ditetapkan. 9. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati oleh hasil audit, auditor diwajibkan untuk memberikan rekomendasi perbaikan dengan adanya kesepakatan dari pihak auditee untuk menyelesaikannya.

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I 7

BAB IV TINDAK LANJUT Berdasarkan rekomendasi yang diberikan oleh auditor internal berdasarkan hasil audit internal, unit kerja yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan.

Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit tersebut, untuk kemudian menyusun rencana perbaikan. Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang

jelas, sehingga

pelaksanaan perbaikan dapat dikerjakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan atau disepakati bersama dengan auditor.

Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring kegiatan-kegiatan tindak lanjut yang dilakukan oleh auditee dan memberikan arahan atau bimbingan jika diperlukan.

Hasil perbaikan wajib dilaporkan oleh auditee kepada pucuk pimpinan dan disampaikan tembusan kepada auditor internal.

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I 8

Lampiran 1 Jadual Audit Internal

UPT PUSKESMAS NUSA PENIDA I JADUAL AUDIT INTERNAL No. Dok.:12/FORM/WMM/NP1/2016

No. Rev.: 0

Tgl. Berlaku

Hal 9 / 19

Jadual Audit Internal Tahun ..... Unit Kerja yang diaudit

Januari

Februari

Maret

April

Mei

Juni

Tim Audit

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I 9

Juli

Agustus

September

Oktober

Nopember

Desember

Lampiran 2 Rencana Audit Internal

UPT PUSKESMAS NUSA PENIDA I RENCANA AUDIT INTERNAL No. Dok.: 13/FORM/WMM/NP1/2016

No. Rev.: 0

Tgl. Berlaku

Hal 10 / 19

STANDAR ATAU UNIT

AUDITOR

KEGIATAN/PROSES

KRITERIA

YANG DIAUDIT

YANG MENJADI

TANGGAL

TANGGAL

& WAKTU

& WAKTU

AUDIT I

AUDIT II

ACUAN

MENGETAHUI,

.............,

KETUA TIM AUDIT

Anggota Tim Audit :

201

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I 10

Lampiran 3. Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut

UPT PUSKESMAS NUSA PENIDA I TEMUAN AUDIT DAN RENCANA TINDAK LANJUT No. Dok.: 14/FORM/WMM/NP1/2016

No. Rev.: 0

Tgl. Berlaku

Proses

Hal 11 / 19

UNIT

Kriteria Audit

Bagian 1 : Detail Ketidaksesuaian

Uraian

Bukti-Bukti Obyektif

Metode Audit

ketidaksesuaian

Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisi akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan dengan waktu penyelesaian (Dapat menggunakan formulir tindkan perbaikan atau pencegahan) Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?)

Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian :

Tindakan pencegahan supaya tidak terulang :

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I 11

Unit kerja :

Auditor

Audit

Tanggal :

Bagian 3 : Verifikasi/Penilaian Auditor tentang rencana kegiatan :

Penanggung Jawab Manajemen mutu

Kelapa Puskesmas

Panduan Tinjauan Manajemen Puskesmas Nusa Penida I 12