Organizacion Y istracion De Archivos. 3z6b5l

ORGANIZACIÓN Y STRACION DE ARCHIVOS

¡ IDENTIFICACIÓN DE CAJAS Y CARPETAS SIN CRITERIO DE ORGANIZACIÓN ¡

VARIO S TUTEL AS CORRE SPOND ENCIA CARPE TA 1

DEFINICIÓN DE ARCHIVO Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada en el transcurso de su gestión.

NORMATIVIDAD APLICABLE

El contenido Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos es: TITULO I: Objeto, ámbito de aplicación, definiciones fundamentales y principios generales TITULO II: Sistema Nacional de Archivos, Órganos Asesores, Coordinadores y Ejecutores TITULO III: Categorización de los Archivos Públicos TITULO IV: istración de Archivos TITULO V: Gestión de Documentos TITULO VI: y Consulta de los Documentos TITULO VII: Salida de Documentos TITULO VIII: Control y Vigilancia TITULO IX: Archivos Privados TITULO X: Conservación de documentos TITULO XI: Estímulos a la salvaguarda, difusión o incremento del Patrimonio documental de la nación Disposiciones Finales

CONCEPTOS BÁSICOS

¿Que es un Documento? Se refiere a todo objeto material que porte, registre o fije en sí, información, es decir, Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio registrado ; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en un espacio del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probatorio, testimonio histórico, etc.

Clases de Documentos Por su su Por naturaleza naturaleza

• Textuales • Cartográficos y Gráficos • De imagen • Fonográficos

Por su su Por Origen Origen

Documentos

Por el el Por Contenido Contenido

Por su su Por Función Función Comercial Comercial

• La fuente:

• Dispositivos

• Contables

•

Públicos

•

Privados

• Testimoniales

• No Contables

• Informativos

• Títulos Valores

• Facilitativos • Específicos o Sustantivos

Clases de Documentos Documentos Porsu su Por Frecuencia Frecuencia deUso Uso de

Porsu su Por vigencia vigencia

istrativo

Histórico Archivos de Gestión

Archivos Centrales

Archivos Históricos

Características de los Documentos  Según las características físicas

 Según la forma de Producción

• Tipo de material (papel, medio magnético,, etc.)   • Tamaño (formato, extensión etc.)

•  Manuales •  Impresos • Fotográficos •  Magnéticos,  Electrónicos,  Digitales

CLASES DE ARCHIVOS CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

VALORES PRIMARIOS ISTRATIVOS LEGALES FISCALES CONTABLES TECNICOS

ARCHIVO HISTORICO

VALORES SECUNDARIOS HISTORICOS CIENTIFICOS CULTURALES

Archivo de Gestión El Archivo de Gestión o de Oficina es aquel en donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta istrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

Importancia de los Archivos de Gestión: •Facilitan el control y seguimiento de la documentación. •Fuente de consulta para la toma de decisiones. •Iniciador del proceso de normalización archivística (Archivo Total).

Archivo Central Unidad istrativa donde se agrupan documentos transferidos trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su tramite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Importancia del Archivo Central: •Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios que informan las actuaciones de la istración: Los de Eficacia y Eficiencia. •Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios de legalidad y transparencia de la istración.

 Archivo Histórico Es aquel al que se transfieren los documentos desde el archivo central por que poseen un valor histórico, cultural o científico y que son de conservación permanente.

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos

AG

AC

220.13 ACTAS

220.13.03 Actas Comité Directivo

AH

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental debe mantener la secuencia original que dieron los trámites durante el servicio activo.

Estructura Orgánica

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Primer Paso : Clasificación Documental Tome la tabla de retención empiece a clasificar y agrupar la documentación que se refiere a un mismo asunto.(por ejemplo, Planes, Nóminas, Historias Laborales, Contratos, Procesos Disciplinarios) e identifique cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponda.

SERIE (Tema) ACTAS Subserie (subtema) (Actas de Comité)

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Segundo Paso: Identificación de “Documentos de Apoyo” Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema) y son generados por otras dependencias, son considerados documentos de apoyo y no se deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes de otras dependencias, solicitudes), identifíquelos déjelos en un sitio aparte, donde pueda consultarla, si aún los necesita. DO CU ME NT OS DE AP O

YO

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Tercer paso: Ordenación Documental La Ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que generó el trámite y al final de la carpeta la última actuación del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Cuarto Paso : Foliación •La foliación se realizara en el momento en que se prepare la documentación para ser transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. •La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeración se aplica solamente a esta. •Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con bolígrafo de tinta negra insoluble, en forma legible y sin enmendaduras. 3 2 1

4 250 149

251

252

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN  Quinto Paso: diligenciamiento de la hoja de control. Se elabora la hoja de control de acuerdo a los tipos documentales que componen un expediente o carpeta, identificando la cantidad folios que componen el expediente. ejemplo: acta 001, folios 1-5 acta 002, folios 6-15

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

sexto paso : Selección Documental y Retiro de material metálico Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, papel químico, tarjetas de invitación o felicitación, recortes de prensa, entre otros. La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros.

Transferencias Documentales La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y clasificado de los documentos que cumplen su tiempo de retención (estipulado en la TRD), previo diligenciamiento del formato de inventario de documentos, según calendario de transferencias previamente programado.

CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN POR SERIES SEGÚN TRD

INVENTARIO DOCUMENTAL

TRANSFERENCIA

UBICACIÓN FISICA EN EL A. CENTRAL

Transferencias Documentales

Las cajas y carpetas deben conservar un orden alfabético y secuencial de izquierda a derecha, partiendo desde de la fecha mas antigua hasta la fecha mas reciente.

Proceso de Organización de Archivos Antes

Proceso de Organización de Archivos Después

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL FONDO DOCUMENTAL

PASADO

FUTURO

PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a la conservación total, eliminación, selección y /o reproducción (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la información) CONSERVACIÓN TOTAL

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

Microfilmación MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN

Digitalizalizació n

SELECCIÓN DOCUMENTAL

Eliminación

¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN¡

GESTIÓN DOCUMENTAL