Manual Smart Draw 8 6gy3n

MANUAL PRÁCTICO

SMARTDRAW VERSIÓN 6

ELABORADO POR:

SURAMERICANA DE SEGUROS GERENCIA DE PLANEACIÓN

DICIEMBRE DE 2002

CONTENIDO

1.

BIENVENIDOS A SMARTDRAW 6 ........................................... 3 1.1 Qué es un Diagrama de Flujo ............................................ 3 1.2 Símbolos básicos para diagramar ....................................... 4 1.3 Consejos para la elaboración e interpretación de diagramas de flujo de procesos .................................................................. 6 1.4 Al iniciar SmartDraw ........................................................ 6 1.5 Crear un nuevo dibujo...................................................... 7 1.6 Abrir un archivo existente ................................................. 9 2. PANTALLA PRINCIPAL SMARTDRAW..................................... 11 2.1 Barras de Herramientas: ................................................ 11 2.2 Explorador de SmartDraw: .............................................. 17 2.3 Menú Principal:............................................................. 18 2.3.1 Archivo (file):.......................................................... 18 2.3.2 Edición (Edit): ......................................................... 19 2.3.3 Ver (view): ............................................................. 19 2.3.4 Símbolos (shapes): .................................................. 20 2.3.5 Líneas (lines): ......................................................... 20 2.3.6 Tablas (table): ........................................................ 21 2.3.7 Texto (text): ........................................................... 21 2.3.8 Arreglar (arrange):................................................... 22 2.3.9 Herramientas (tools): ............................................... 22 2.3.1 Librerías (libraries):.................................................. 23 2.3.11 Ventana (window): ................................................. 23 2.3.12 Ayuda (help): ........................................................ 24 2.4 Menú auxiliar o contextual (clic derecho en el mouse).......... 25 3. CÓMO DIBUJAR UN DIAGRAMA........................................... 25 3.1 Dibujar símbolos en el diagrama ...................................... 25 3.2 Unir símbolos con líneas ................................................. 26 3.3 Convertir líneas en flechas .............................................. 27 3.4 Incluir texto en los símbolos ............................................ 28 3.5 Ajustar características de texto........................................ 28 3.6 Modificar el texto .......................................................... 29 3.7 Agrupar varios objetos ................................................... 30 3.8 Mover objetos............................................................... 30 3.9 Modificar posición de los símbolos .................................... 30

1

3.10 Ajustar la posición de los símbolos y líneas..................... 31 3.11 Cambiar características de las líneas .............................. 31 4. OPCIONES UTILIZADAS FRECUENTEMENTE........................... 31 4.1 Ver cuadrícula de la página ............................................. 31 4.2 Explorador de SmartDraw: .............................................. 32 4.3 Adicionar símbolos a las bibliotecas .................................. 33 4.4 Guardar el diagrama (save): ........................................... 33 4.5 Guardar como plantilla (save as template)......................... 33 4.6 Configurar página (page Setup) ....................................... 34 4.7 Imprimir el diagrama (print)............................................ 34 4.8 Cerrar el diagrama (close) .............................................. 35 5. FUNCIONALIDADES AVANZADAS ........................................ 35 5.1 Línea de conexión automática.......................................... 35 5.1.1 Agregar símbolos a la línea de conexión automática ....... 36 5.1.2 Cambiar la forma de la línea de conexión ..................... 36 5.1.3 Agregar, quitar o cambiar símbolos de la línea de conexión .... 37 5.1.4 Ajustar el espacio de la línea de conexión con los símbolos .... 37 5.1.5 Conectar una línea de conexión automática con el símbolo principal del diagrama....................................................... 38 5.2 Utilizar una tabla para dibujar diagramas funcionales........... 39 5.2.1 Seleccionar el formato de la tabla ............................... 39 5.2.2 Agregar el diagrama a la tabla ................................... 40 5.2.3 Proteger el texto de los símbolos y tablas ..................... 42 5.3 Insertar hipervínculo ...................................................... 42

2

MANUAL PRÁCTICO La Compañía Suramericana de Seguros S.A., por medio de esta guía desea facilitar el uso de la herramienta de diagramación SmartDraw, la cual le permitirá realizar de manera práctica flujos de procesos. SmartDraw, además incluye otros tipos de diagramas, los cuales no se explicarán en detalle en este manual. 1. BIENVENIDOS A SMARTDRAW 6 La facilidad de uso de SmartDraw lo hace especialmente práctico para s que necesiten crear diagramas de forma rápida y simple. Incluye dibujos y símbolos pre-creados con una gran variedad de estilos y esquemas de color, sombras y texturas. Con esta guía, usted podrá potencializar la herramienta de diagramación para lo cual lo invitamos a conocer sus principales funcionalidades. 1.1

Qué es un Diagrama de Flujo

El diagrama de los pasos de documentación relacionan unos

flujo es una presentación gráfica que muestra todos un proceso. El diagrama provee una excelente y es una herramienta útil para observar como se con otros los pasos de un proceso.

Los diagramas pueden servir para descubrir problemas en los procesos. Estos diagramas de Flujo pueden ser aplicados en cualquier área, por ejemplo en la elaboración de una factura, el flujo de información o los pasos necesarios para hacer una venta, así como en la utilización de un producto. Los diagramas son utilizados generalmente para problemas, y para esto se requieren los siguientes pasos:

identificar

3

1. Trazar un Diagrama de Flujo del proceso, indicando los pasos que este sigue actualmente. 2. Trazar un Diagrama de Flujo del proceso, indicando los pasos que el mismo debiera seguir si todo trabajara correctamente. 3. Comparar los diagramas para encontrar las diferencias, ya que ahí es donde radica el problema. 1.2

Símbolos básicos para diagramar

El Diagrama de Flujo utiliza símbolos especiales que representan el tipo de operación realizada. Las líneas y las flechas muestran la secuencia de los pasos, y las relaciones entre ellas. Los símbolos generalmente utilizados son: SIMBOLO

DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD: indica la ejecución de una tarea cualquiera o un conjunto de tareas. Debe empezar con un verbo en infinitivo. DECISIÓN: se utiliza en aquel punto del proceso en el cual debe tomarse alguna decisión que hace variar las actividades siguientes, en la cual se ramifica el proceso. Las salidas se marcan con las opciones SI y NO. Las decisiones múltiples sobre la misma información se hacen en el mismo símbolo adicionado más salidas. TRANSPORTE: para indicar un movimiento físico o cambio de locaciones. DOCUMENTO: se utiliza cuando el resultado de una actividad está representada en información registrada en papel, informes, cartas o impresiones. INICIO O FIN: indica terminación del proceso.

el

comienzo

o

4

CONECTOR (círculo pequeño): se emplea un letra, número o símbolo dentro para indicar que la salida de esa actividad servirá como entrada para otra. Se utiliza cuando hay poco espacio para diagramar. Siempre debe existir por cada conector de salida como mínimo un conector de entrada. ESPERA: indica un receso o tiempo de espera hasta que se realice la siguiente actividad. ARCHIVO: cuando se utiliza una condición de almacenamiento controlado y se encuentra en espera. DIGITACIÓN DE DATOS: indica que la actividad requiere el ingreso o registro de datos a cualquier sistema o aplicativo. DIRECCIÓN DE FLUJO: para identificar la dirección del flujo y la secuencia de las actividades. ALMACENAMIENTO DIGITAL: se utiliza cuando se va almacenar o se va a consultar en una base de datos. MEDIO MAGNÉTICO: indica que la salida de una actividad es un medio magnético (guardar el archivo en Excel, generar…) TRANSMISIÓN DE DATOS: cuando ocurre transmisión de información electrónica (fax, llamada telefónica, enviar mail). PROCESO (círculo grande): se utiliza para indicar que la entrada o salida de una actividad es un proceso alterno, el cual puede o no ser objeto de estudio en el actual análisis. Para representar un proceso se utiliza el mismo símbolo del conector. 5

1.3

Consejos para la elaboración e interpretación de diagramas de flujo de procesos

1) Poner un título que identifique el proceso que ilustra. (por ejemplo: “Proceso venta de autos por internet”). 2) Colocar la fecha y el nombre de la persona dueña del proceso. 3) Asegurarse de que cada paso tenga salidas. 4) Utilizar los símbolos básicos para diagramar, ya que esto facilita la comprensión del proceso a las personas que necesiten conocerlo. 5) Indicar claramente los límites del proceso (donde comienza y finaliza), usando los símbolos estándares. Inicio

Fin

6) Conservar la dirección del flujo del proceso. Evite la confusión las líneas del flujo el mover el diagrama. No invierta su dirección a menos que el flujo se invierta en realidad. 7) Numerar las símbolos para identificar la secuencia en los pasos del proceso. 8) Si una actividad o tarea necesita ser analizado detalladamente, haga un diagrama separado que ilustre el sub-proceso. (en SmartDraw, usted puede hacer hipervínculo en la símbolo que representa un sub-proceso, permitiendo que los s puedan observar un nivel de detalle más alto en un subproceso. Si no desea profundizar en un proceso que continúa utilice el símbolo de proceso). 9) Nombrar los símbolos del diagrama. Utilice verbos para nombrar las actividades y preguntas para nombrar los símbolos de decisión. 1.4

Al iniciar SmartDraw

Una vez se encuentre instalado SmartDraw, usted podrá acceder por la opción Inicio, seleccionando Programas, eligiendo SmartDraw y luego SmartDraw 6. También, podrá ingresar por el icono de SmartDraw ubicado en el escritorio de su computador.

Inmediatamente, le presentará el siguiente cuadro de bienvenida a SmartDraw:

6

Crear nuevo diagrama Abrir existente

Ayuda Registro

Abrir recientemente usado Consejos prácticos

Este cuadro le permite: − Crear un nuevo dibujo. − Abrir un archivo existente. − Abrir un archivo de los recientemente usados. − Activar o desactivar la opción de tutorial, que le servirá como ayuda para conocer y trabajar en SmartDraw. − Conocer ayudas o consejos de gran utilidad para usar este programa, con la opción de profundizar los conceptos. − Registro, esta opción lo llevará automáticamente a la página de SmartDraw, donde podrá navegar, registrarse y recibir grandes obsequios. − Activar o desactivar el cuadro de bienvenida, para mostrarlo o no. 1.5

Crear un nuevo dibujo

Para crear un nuevo dibujo, SmartDraw ofrece varias opciones: - Doble clic en el icono de crear un nuevo dibujo (create a new drawing) que aparece en el cuadro anterior. - Por el menú Archivo (file), seleccionando Nuevo (new). - Seleccionando el primer icono ubicado en la barra de herramientas.

7

SmartDraw presenta un nuevo cuadro de dialogo donde podrá acceder a diferentes opciones de uso. En caso de que no aparezca este cuadro le abrirá entonces la página principal.

Diagramas de flujo de procesos

SmartDraw es un programa de dibujo fácil de usar, utilizado para crear: - Diagramas de flujo de procesos - Organigramas - Diagramas de redes - Diseño de software - Diagramas de ingeniería - Planos de edificios - Líneas de tiempo y calendarios - Símbolos - Dibujos de ciencia y matemáticas - Presentaciones de negocios - Mapas. - Invitaciones, afiches, tarjetas - Y mucho más. En esta ventana usted puede observar las opciones de dibujo que puede crear con la ayuda de SmartDraw. Sólo de doble clic en la opción seleccionada o un sólo clic y presione Crear un dibujo en blanco (create blank drawing). En caso de no encontrar la clase de dibujo que desea, seleccione la opción que más se ajuste a sus necesidades, o la opción Ver más

8

(more), que permite ver otros tipos de dibujo. Si ninguna de la opciones disponibles se ajusta a lo que usted desea simplemente consulte la ayuda. Usted también puede seleccionar algunos ejemplos o plantillas de dibujo de SmartDraw por la opción Ver ejemplos (view examples). Finalmente seleccione la opción que más se ajuste a sus necesidades y podrá comenzar a trabajar con la plantilla elegida o con el documento en blanco. En este manual sólo se explicará como se pueden crear diagramas de flujos de procesos utilizando SmartDraw. 1.6

Abrir un archivo existente

Para abrir un diagrama realizado debe seleccionar en el primer cuadro de diálogo que aparece el icono de abrir un archivo existente.

También podrá acceder por el menú principal, seleccionando Archivo (file), Abrir (open) o simplemente por el icono que corresponde a esta opción ubicado en la barra de herramientas. Cuando usted requiere abrir un diagrama elaborado en Micrografx Flowcharter u otro programa de diagramación debe primero ingresar al programa de diagramación (en este caso Flowcharter) y abrir el diagrama que desea utilizar en SmartDraw. Luego en el menú principal (de Flowcharter en este caso) seleccione Archivo, Guardar como o Exportar, y debe seleccionar el tipo de archivo como Windows Metafile (*.wmf). Para abrir un diagrama elaborado en Visio no existe ningún tipo de restricción.

9

Luego, en SmartDraw al seleccionar Abrir debe ubicarse de nuevo en el tipo de archivo especificado anteriormente (*.wmf), seleccionar el archivo y dar clic en aceptar. SmartDraw separa las líneas y símbolos automáticamente en dibujos individuales, pero usted también puede determinar la manera o estilo para separarlas. Una vez fraccionadas, usted podrá realizar los cambios y ajustes necesarios, o continuar graficando el diagrama. Dibujos complejos a pulso

Diagramas de flujo o símbolos similares Texto en párrafos

Convierte los símbolos pequeños en el extremo de las líneas en puntas de flecha Separa un segmento de líneas en objetos individuales

Ubica el texto dentro de los símbolos

Curvas separadas y otras secuencias de líneas en varios objetos

10

2. PANTALLA PRINCIPAL SMARTDRAW Navegar en la página principal de SmartDraw Al iniciar SmartDraw y seleccionar crear nuevo dibujo o abrir un archivo existente, ingresará inmediatamente a la página principal del programa, donde podrá navegar por diferentes opciones que le permitirán realizar el dibujo que usted requiere y ajustado a sus necesidades. Veamos ahora cada sección de la página y sus principales funciones. Barra de título

Menú principal

Explorador de SmartDraw

Barras de herramientas

Regla

Espacio para crear Diagramas de Flujo o las demás opciones que presenta SmartDraw

Barras de desplazamiento

2.1

Barras de Herramientas:

Las barras de herramientas de SmartDraw representan una manera más fácil de acceder a algunas opciones que se encuentran en el menú principal mediante iconos ubicados en la parte superior de la página.

11

Los iconos ubicados en la fila superior son opciones alternativas para utilizar algunos comandos del menú principal. Usted puede conocer lo que hace cada de ellos ubicando el cursor sobre el icono deseado. Una pequeña ventana amarilla aparece describiendo brevemente su propósito. En el siguiente cuadro se explica brevemente la funcionalidad de cada icono, ubicado en la primera línea, así: ICONO Imagen

ICONO

DESCRIPCIÓN Nombre (nombre en inglés): breve descripción del icono para conocer su utilización. (Ubicación en el menú principal o selección con el teclado)

DESCRIPCIÓN Nuevo (new): permite crear un documento en SmartDraw. (Menú Archivo o Ctrl+N) Abrir (open): opción para abrir o buscar documentos existentes. (Menú Archivo o Crtl+O) Guardar (save): guarda el documento activo o cambios realizados en él. También existe la opción de guardar (save as) si desea guardarlo en otro carpeta o con otro nombre. (Menú Archivo o Ctrl+S) Imprimir (print): imprime el archivo activo o los elementos seleccionados. (Menú Archivo o Ctrl+P) Vista preliminar (print preview): muestra la apariencia del documento al imprimirlo. (Menú Archivo) Orientación (portrait vs. landscape): posición horizontal o vertical de la página. (Menú Archivo) Cortar (cut): quita la selección del documento activo y lo ubica en el portapapeles. Una vez utilice esta opción lo seleccionado puede ser pegado o eliminado. (Menú Edición o Ctrl+X)

12

Copiar (copy): copia la selección en el portapapeles. (Menú Edición o Ctrl+C) Pegar (paste): inserta en el documento la selección guardada en el portapapeles. Esta opción sólo está disponible si se ha cortado o copiado un objeto o texto. (Menú Edición o Ctrl+V) Copiar formato (format painter): copia el formato de un texto u objetos seleccionados y lo aplica en el que haga clic. (Menú Edición) Deshacer (undo): casi cualquier cambio que usted realice a un dibujo se puede deshacer usando este icono. Usted puede deshacer hasta 100 veces en la versión 6 de SmartDraw. Si el icono o comando es gris, no hay estado anterior de la opción seleccionada. (Menú Edición o Ctrl+Z) Rehacer (redo): Casi cualquier cambio que usted realice a un dibujo se puede rehacer usando este comando. El usar rehacer lo lleva al estado del dibujo antes. Usted puede rehacer de nuevo hasta 100 veces en la versión 6 de SmartDraw. Si el icono o comando es gris, no hay estado anterior de la opción seleccionada. (Menú Edición o Ctrl+Y) Disminuir o incrementar la escala del dibujo (scale up or down): Puede ajustar la imagen del dibujo a cualquier valor entre 5% y 400%. (Menú Ver) Ayuda (help): al seleccionar este icono y ubicarse en determinados puntos de la página aparece una breve descripción de qué es y como puede utilizarlo. (Menú Ayuda o F1) Explorador (open the SmarDraw Explorer): abre el explorador de SmartDraw ubicado en la parte izquierda de la página, para visualizar los símbolos y ejemplos utilizados en SmartDraw. (Menú ver, show explorer)

13

Enviar (send): permite enviar un correo con el diagrama como archivo adjunto. (Menú Archivo) Publicar (publish): esta opción permite publicar los documento en la página web (Menú Archivo) Hipervínculo (Hiperlink): inserta o edita un hipervínculo o cualquier símbolo a otro archivo de dibujo de SmartDraw, programa o a una dirección URL, seleccionando en el cuadro de dialogo el tipo de vínculo que requiere. (Menú Herramientas o Ctrl+K) Insertar Tabla (add a table): permite crear una tabla son el formato seleccionado para realizar diagramas funcionales. Insertar foto (add a photo): permite adjuntar una foto al diagrama de SmartDraw, con la opción de ajustar su aspecto, rotar la imagen, cambiar el tamaño, entre otras. Insertar una gráfica (add a graph): permite adjuntar gráficas en el diagrama. Cuando usted pega imágenes de otros programas que sean gráficas realizadas en Excel o dibujos en PowerPoint, puede abrir y corregirlos al dar doble clic en el objeto seleccionado. Insertar WordArt (add WordArt): permite insertar imágenes de WordArt en el dibujo. Insertar imágenes (add Office Clip Art): inserta imágenes prediseñadas en el dibujo. Insertar una ecuación (add equation): permite insertar ecuaciones en el diagrama. Para la fuente, el tamaño y el estilo del texto seleccionado se pueden cambiar usando los siguientes iconos ubicados en la barra de herramientas. Negrita Subrayado Superíndice Aumentar tamaño

Italica Subíndice

Disminuir tamaño

14

Los iconos ubicados en la segunda fila de la barra de herramientas se utilizan para dibujar. Cuando uno de estos botones aparece señalado hacia adentro, indica que este botón se encuentra seleccionado.

Seleccionar un objeto

Seleccionar varios objetos

Crear o editar texto

Para dibujar líneas entre las símbolos utilice las siguientes opciones: Utilice la herramienta de línea dividida en segmentos para conectar símbolos que necesitan que las líneas se doblen perpendicularmente.

También puede utilizar línea recta, arcos, o curvas para conectar los símbolos.

-

Utilice la línea de conexión automática para dibujar organigramas, resultados de decisión o diagramas similares.

Utilice la opción de dibujo forma libre para crear nuevos símbolos, requeridas específicamente para su diagrama de flujo o para dibujar líneas complejas. Para seleccionarlo, cuando aparezca un cuadro de ayuda seleccione “turn on free form draw”.

15

Los demás iconos de esta línea son utilizados para dibujar el símbolo que se observa en cada icono. Estos botones se pueden configurar para mostrar los símbolos que se requieren o para determinar un tamaño estándar. Para cambiar un símbolo o ajustar su tamaño, de doble clic en el botón del símbolo.

La tercera línea de iconos puede cambiarse de acuerdo a la librería que requiere utilizar frecuentemente. Una vez abra la librería, simplemente arrástrela y ubíquela en el espacio designado como se muestra a continuación. Sólo se puede ubicar en este espacio una librería. Ubique la librería seleccionad

Además, existen otras opciones que podrá encontrar en el menú principal y que corresponden a funcionalidades un poco más específicas del programa.

16

2.2

Explorador de SmartDraw:

El del explorador de SmartDraw contiene carpetas que comprenden todas los bibliotecas, plantillas y ejemplos instalados en su sistema, organizado en una jerarquía de colecciones. Esta ventana generalmente se encuentra abierta al lado izquierdo de la página pero usted también puede abrirla con el icono que corresponde al explorador, ubicado en las barra de herramientas. Si usted da clic en una de estas carpetas, se desplegarán automáticamente subcarpetas que representan colecciones secundarias, donde se encuentran bibliotecas, plantillas y ejemplos de cada agrupación.

Carpetas Subcarpetas

Iconos de librería

Iconos de plantillas y ejemplos

Esta organización le permite buscar fácilmente un contenido específico en cada colección. Si mueve su cursor y se ubica en uno de los iconos de plantillas o librerías podrá observar un cuadro que presenta su contenido previamente.

17

Usted también puede desplegar las carpetas seleccionando el signo que aparece al lado de cada icono o nombre de las carpetas. Si es positivo (+) mostrará las subcarpetas ocultas, si es negativo (-) se cierra y sólo muestra la carpeta o colección principal. 2.3

Menú Principal:

El menú principal es una herramienta muy importante del programa para explorar y utilizar SmartDraw. Aunque es muy similar al menú presentado en Word, Excel, Power Point, y otros programas usados a diario, SmartDraw despliega opciones adicionales, que corresponden a la funcionalidad del programa. Para ingresar a cada opción del menú simplemente seleccione con el clic del mouse el ítem y automáticamente se expandirá un submenu para elegir opciones referentes a esta aplicación. También puede abrir cada submenú oprimiendo la tecla Alt + tecla de la letra (la letra subrayada en el menú principal que corresponde a cada submenú y que activa esta opción). El menú principal se compone de las siguientes opciones: 2.3.1 Archivo (file): en el submenú de Archivo se presentan opciones generalmente conocidas y utilizadas por personas que manejen Office (nuevo, abrir, cerrar, guardar, …). Sin embargo es importante aclarar ciertas alternativas de gran utilidad en SmartDraw, que no han sido descritas al explicar la barra de herramientas o que necesitan una descripción más detallada. Nuevo Abrir Cerrar Guardar Guardar como Guardar como plantilla Configurar página Cambiar la orientación Presentación preliminar Imprimir Exportar Importar Publicar en la web Convertir archivos Enviar Salir Archivos recientemente abiertos

18

En la parte inferior del menú archivo, usted podrá observar los archivos que ha utilizado o se han abierto recientemente en SmartDraw. 2.3.2 Edición (Edit): Las opciones presentadas en este menú corresponden básicamente a modificaciones que se pueden hacer de edición de textos u objetos Deshacer (última modificación) Rehacer Cortar Copiar Pegar Pegado especial Borrar Seleccionar todo Encontrar palabra Encontrar próxima palabra Reemplazar palabra Duplicar Colores y sombras Insertar objeto Vínculos Objetos

2.3.3 Ver (view): Básicamente las opciones que presenta este menú son de visualización de la página, reglas, colores, barra de herramientas, explorador, entre otras opciones. Ajustar a la ventana Ajustar a la página Ajustar el tamaño de la ventana al valor seleccionado Ajustar a una escala específica Color de fondo Definir reglas y cuadrícula Mostrar barra de herramientas Mostrar cuadrícula Mostrar explorador

19

2.3.4 Símbolos ( shapes): Este menú permite realizar modificaciones a las características de los símbolos, como son: color, estilo, bordes, propiedades del texto, puntos de conexión, entre otras opciones. Color Trama Grosor del borde Estilo del borde Color del borde Cambiar símbolo Entrar propiedades del texto Propiedades de los símbolos Modificar el contorno del símbolo Definir puntos de conexión

2.3.5 Líneas (lines): Este menú presenta diferentes funcionalidades de las líneas, tales como color, estilo, puntas de flechas, grosor, entre otras opciones. Grosor Estilo Color Cambiar la forma de la línea Flechas Mostrar la longitud de la línea Alinear símbolo y texto

20

2.3.6 Tablas (table): Permite la creación de tablas y formatear las celdas o bordes de las tablas, insertar o eliminar las filas y columnas, entre otras. Crear nueva tabla Formato de tabla Color de las celdas Trama de la celda Grosor del borde de la línea Estilo del borde de la línea Color del borde de la línea No permitir editar el texto Insertar filas Eliminar filas Llenar automáticamente celdas con texto Combinar celdas Dividir celdas Distribuir filas uniformemente Distribuir columnas uniformemente Convertir a texto

2.3.7 Texto (text): Este menú permite modificar las características de los textos, como son: color, fondo, estilo, alineación, insertar símbolos, viñetas, entre otras opciones. Fuente Color Alineación Viñetas Insertar símbolos y caracteres especiales Sombra

21

2.3.8 Arreglar (arrange): Este menú contiene diferentes opciones para símbolos y líneas, algunas de ellas son: cambiar posición y tamaño, agrupar, alinear, rotar, traer al frente, entre otras. Alinear Convertir objetos al mismo tamaño Espaciar uniformemente Invertir Rotar Mover suavemente Cambiar posición y tamaño Centrar el dibujo en la página Agrupar Desagrupar Traer al frente Enviar atrás Definir capas del dibujo Combinar objetos Separar objetos Ocultar sombra Bloquear objetos para no modificarlos o moverlos Ajustar automáticamente a la rejilla Permitir que las líneas se conecten Permitir que los símbolos se conecten Permitir que los símbolos se conecten a las líneas Habilitar dibujos de Formas Libres

2.3.9 Herramientas (tools): Permite usar ayudas adicionales, como son: corrector de ortografía, idioma, hipervínculos, entre otras. Revisar ortografía Revisar ortografía mientras escribe Seleccionar lenguaje para revisar ortografía Opciones de revisión Diccionarios de revisión Insertar hipervínculo Barra de herramientas Opciones

22

2.3.10 Librerías ( libraries): Son generalmente grupos de los símbolos similares que se utilizan para un tipo particular de dibujo. SmartDraw ofrece gran variedad de librerías con los símbolos para dibujar organigramas, redes de ordenadores, planos de edificios, símbolos geométricos, y muchos más. Abrir la librería de símbolos Crear una nueva librería Cerrar librería Editar símbolo Crear un nuevo símbolo Eliminar símbolo Agregar información a la librería Mostrar tamaños equivalentes de los símbolos Ver botones pequeños Ver botones medianos Ver botones grandes Ver botones grandes con los nombres del símbolo Ver nombres únicamente Construir una librería de símbolos

Librerías recientemente abiertas

Usted pude tener hasta 16 ventanas de librerías abiertas al mismo tiempo. En la parte inferior del submenú de librerías se puede observar los nombres de las librerías que fueron recientemente abiertas y muestra una marca de chequeo al lado de los nombres de las librerías que están actualmente abiertas. Al seleccionar uno de estos nombres del menú la abre inmediatamente. Si la librería fue dejada abierta cuando el dibujo fue cerrado, al abrir un dibujo traerá de nuevo la librería automáticamente (en la misma localización). 2.3.11 Ventana (window): Cada dibujo de SmartDraw tiene su propia ventana de documento. Usted podrá tener hasta 32 ventanas de dibujo abiertas al mismo

23

tiempo. Cuando se maximizan estas ventanas, sólo podrá observar el dibujo activo y las demás se encontraran inactivas en ese momento detrás de la pantalla visible. En el submenú de ventana podrá observar el nombre de los archivos que tiene abiertos y trabajar en ellos alternadamente. El archivo que está utilizando en ese momento aparece seleccionado. También podrá observarlos en la opción de mosaico en la misma ventana. Los comandos o cambios que aplique sólo modificaran el archivo seleccionado. Cerrar todas las ventanas Ver ventanas en cascada Ver ventanas en mosaico Documentos abiertos

2.3.12 Ayuda (help): Al abrir esta ventana se muestran varias opciones como son: Curso rápido (consta de 12 lecciones básicas) para aprender a utilizar SmartDraw, consejos prácticos para crear un dibujo, preguntas frecuentes que se presentan al utilizar SmartDraw, temas de ayuda, índice de ayuda, manual de en Acrobat Reader (formato pdf). Al escribir el nombre del tema que usted está buscando, inmediatamente la lista se mueve en sentido vertical y mostrará cualquier palabra que se ajuste o sea similar a ella. Además para buscar palabras o frases que estén contenidas en el tema de Ayuda, haga clic en la opción de Búsqueda. Curso rápido Consejos prácticos para crear dibujos Ordenar SmartDraw Comprar SmartDraw en línea Obtener licencia para la empresa Preguntas frecuentes al utilizar SmartDraw Contenido Indice Buscar temas de ayuda Abrir la guía de (formato PDF) Explorar la página web Registro en SmartDraw Obtener soporte técnico Obtener la última versión de SmartDraw Acerca de SmartDraw Consejos Licencias

24

2.4

Menú auxiliar o contextual (clic derecho en el mouse)

El menú que se presenta al dar clic derecho en el mouse depende exclusivamente de lo que esté seleccionando. Estas características podrán ser encontradas también en el menú principal o en la barra de herramientas. 3. CÓMO DIBUJAR UN DIAGRAMA 3.1

Dibujar símbolos en el diagrama

Dibujar un diagrama de flujo es fácil con la ayuda de SmartDraw. Primero elija la opción para gráficar Diagramas de flujo. Para comenzar a diseñar el proceso simplemente arrastre de la barra de herramientas que se encuentra en la parte superior, el símbolo que desea utilizar y ubíquelo en el área disponible para graficar el dibujo.

También puede dibujar el símbolo y definir su tamaño simultáneamente, señalando el símbolo que requiere, luego ubicándose en el espacio disponible para crear el diagrama y cuando el cursor se convierta en lápiz podrá empezar a dibujarlo. Al dar clic derecho sobre el símbolo puede rellenarlo de color, darle textura diferente, grosor y estilo del borde, color del borde, cambiar de símbolo, cambiar de posición o rotar el símbolo, insertar

25

hipervínculo, controlar el tamaño del cambio de los símbolos, entre otras opciones. 3.2

Unir símbolos con líneas

Para unir dos símbolos utilice las líneas ubicadas en la Barra de herramientas. Elija el tipo de línea que requiere y ubique el lápiz en el punto del símbolo donde quiere comenzar la conexión (cuando de clic en el borde del símbolo aparecerán los puntos de los cuales puede conectarlo). Oprima el clic izquierdo del mouse mientras desplaza el lápiz al punto del otro símbolo que desea conectar y cuando aparezca un ancla esto le indicará que se encuentran conectados ambos símbolos.

Comience la línea en el borde de la símbolo

Termine la línea en el borde de la símbolo que continua en el diagrama de flujo Los símbolos permanecerán conectados, incluso si se mueven o se estiran. También puede cambiar el punto de conexión de los símbolos dando clic en la línea y ubicándose en el extremo (aparecerá una flecha de doble punta) lo cual permitirá desplazar la línea a un nuevo punto.

26

3.3

Convertir líneas en flechas

SmartDraw puede agregar automáticamente puntas de flecha a las líneas del flujo. Cuando seleccione cualquier línea en el dibujo, al dar clic derecho sobre la línea, escoja la opción punta de flecha (arrowheads) y podrá elegir la flecha izquierda o derecha según sus necesidades. La flecha será agregada automáticamente a su línea y a cualquier línea futura que haga en el dibujo, hasta que usted desee cambiarla de nuevo.

Elija un tipo de punta de flecha del cuadro de diálogo

27

3.4

Incluir texto en los símbolos

Para incorporar el texto en un símbolo, seleccione simplemente el símbolo en su dibujo y comience a copiar en ella (también al dar doble clic en el símbolo aparecerá el cursor listo para copiar). ¡Es fácil!. Los símbolos de SmartDraw están diseñados para contener automáticamente su texto y para llevarlo a donde quiera que se mueva. También controlan el tamaño del texto, ajustándose al tamaño del símbolo y así lograr que se incluya en él. Si usted incorpora más texto en el símbolo, se reducirá el tamaño del texto para adaptarse al símbolo.

Seleccione el símbolo

3.5

Escriba el texto

El texto se contrae para ajustarse al símbolo

Ajustar características de texto

En el menú principal seleccione Símbolos (shapes), y luego Propiedades del texto (text entry properties), allí usted puede especificar el tamaño mínimo al cual el texto podrá contraerse y SmartDraw ajustará los símbolos de acuerdo al texto.

El símbolo se ajusta horizontal y/o verticalmente Especifica el tamaño mínimo del texto Márgenes del texto

28

3.6

Modificar el texto

Para modificar el texto primero debe seleccionarlo por medio de cualquiera de las siguientes opciones: 1. Ubíquese en el símbolo donde se encuentra incluido el texto, de doble clic en él y el cursor y el cursor aparecerá al final del texto. Luego seleccione el texto que desea modificar. 2. En la barra de herramientas, seleccione el icono de Crear o editar texto y ubíquese en el texto a modificar.

Al seleccionar el texto podrá realizar los ajustes necesarios. El texto puede ser cortado, suprimido, o copiado utilizando los iconos ubicados en la barra de herramientas o en el menú Edición (edit). Recuerde que para la fuente, el tamaño y el estilo del texto seleccionado se pueden cambiar usando comandos en el menú del texto o los iconos ubicados en la barra de herramientas. Negrilta Subrayado Superíndice Aumentar tamaño

Italica Subíndice

Disminuir tamaño

Para cambiar el color del texto por el menú principal seleccione Texto (text) o al darle clic derecho al mouse sobre el texto, por la opción Color, se despliega la paleta de colores donde podrá encontrar gran variedad de colores y tonalidades. El texto siempre aparecerá en el centro de los símbolos, pero fácilmente usted puede cambiar la posición y alineación del texto con la opción de Alineación (aligment) en el menú de Texto (text) o también o por al clic derecho del mouse.

29

3.7

Agrupar varios objetos

SmartDraw permite agrupar símbolos y líneas para facilitar la movilidad del diagrama diseñado. Primero, seleccione los objetos que usted desea agrupar. Haga esto dando clic en cada objeto alternadamente (mientras mantiene oprimida la tecla shift). También puede agrupar los objetos desplazando el clic derecho oprimido sobre el área que abarca los símbolos y líneas. Los objetos agrupados continuarán a la misma distancia de los demás símbolos y líneas seleccionadas y en el mismo tamaño. Para desactivar la agrupación haga clic en cualquier punto de la página sin oprimir la tecla shift.

3.8

Mover objetos

Para mover un objeto o una agrupación de ellos debe seleccionar primero el objeto, y al dar clic sobre él desplace el cursor hasta el punto que desea moverlo. También podrá mover los objetos seleccionados con las flechas ubicadas en el teclado de su computador. 3.9

Modificar posición de los símbolos

Al seleccionar el símbolo y ubicarse en él puede girar el símbolo y cambiar su posición, seleccione el pequeño circulo incluido en el símbolo y gírelo hacia la posición deseada como se observa en la siguiente figura:

Para girar

30

3.10 Ajustar la posición de los símbolos y líneas Para mover cualquier línea o símbolo en los incrementos posibles más pequeños (1 pixel a la vez) seleccione el objeto que usted desea mover, y con las flecha del teclado se ajustará a la posición deseada. Esta técnica es mucho más exacta que mover las símbolos con el mouse.

Corregir una línea que conecta dos símbolos y se encuentra torcida, la línea de la imagen derecha es modificada con la ayuda de las flechas. 3.11 Cambiar características de las líneas Usted puede cambiar el color y grosor de cualquier tipo de línea usando los comandos del submenú de Líneas (lines). También podrá agregar puntas de flecha eligiendo uno de los estilos establecidos en el cuadro de diálogo de las Puntas de flecha (arrowheads).

4. OPCIONES UTILIZADAS FRECUENTEMENTE 4.1

Ver cuadrícula de la página

Las reglas se encuentra ubicada en la margen superior e izquierda de la ventana para dibujar. Las divisiones de la regla enmarcan la separación de la cuadrícula que cubre el área para dibujar. Usted puede mostrar u ocultar la

31

cuadrícula seleccionando en el menú principal la opción ver (view) y luego mostrar cuadrícula (show grid).

En la esquina superior izquierda, donde se cruzan las reglas, se observa un marcador que indica la posición exacta donde se encuentra ubicado el cursor en las unidades definidas en la regla. Al seleccionar una sección de la regla aparece una línea como guía mostrando también la posición del cursor. Esto puede ser de gran ayuda para medir la posición de un símbolo en el dibujo. 4.2

Explorador de SmartDraw:

Para acceder a él sólo de doble clic en el nombre del icono que quiere abrir. También puede abrirlo arrastrando el icono hacia el área de dibujo.

Si el icono de la librería seleccionada aparece en tonalidad gris es porque no se encuentra instalada en su programa. La razón por la

32

cual usted no podrá observar el contenido de esas subcarpetas es debido a las limitaciones de espacio en el servidor para este programa de diagramación. Aquí también podrá encontrar cientos de dibujos pre-creados de diversos estilos que usted podrá utilizar como símbolos en sus diagramas de manera especifica, obteniendo con esto ser más gráficos y personalizados. También le serán de gran utilidad para crear pósters, invitaciones y tarjetas, entre otras opciones de SmartDraw. 4.3

Adicionar símbolos a las bibliotecas

Usted puede agregar un símbolo a cualquier biblioteca de SmartDraw. Abra la biblioteca a la cual usted desea agregar el símbolo, luego arrástrelo de la página e insértelo en la biblioteca. 4.4

Guardar el diagrama (save):

Esta opción permite guardar los dibujos que usted esta realizando para poder abrirlos y trabajar en ellos, posteriormente. Para guardar use el menú Archivo (file), Guardar (save) o Guardar como (save as). También puede oprimir en el teclado Ctrl+S. Para guardar usted debe tener en cuenta que lo debe realizar en el disco duro de su computador, ya que la primera vez que usted va a guardar un archivo por defecto lo llevará a la ruta dirigida al servidor. Los archivos que guarde en el servidor serán bajo la responsabilidad del ya que fácilmente podrán ser borrados o modificados y usted perderá la información. 4.5

Guardar como plantilla (save as template)

Usted puede guardar como plantilla el dibujo realizado en SmartDraw. Para guardar con esta opción debe ingresar por el menú Archivo (file) y elegir Guardar como plantilla (save as template). En el cuadro de dialogo que aparece al seleccionar esta opción deberá ingresar el nombre del plantilla, la carpeta en la cual desea guardarla o puede crear una nueva carpeta. En la parte inferior podrá describir la plantilla con varias palabras seguidas de coma y espacio para su búsqueda en el explorador de SmartDraw.

33

4.6

Configurar página (page Setup)

Permite configurar la página de su dibujo, seleccionar el tipo de impresión, la orientación del papel, entre otras opciones. Para acceder a él ingrese por el menú Archivo (file) y seleccione Configurar página (page setup). 4.7

Imprimir el diagrama (print)

El procedimiento que debe llevar a cabo para imprimir su documento consiste en: þ Asegúrese de que su impresora este prendida, lista para imprimir y con el papel necesario. þ Haga clic sobre el icono de imprimir ubicado en la barra de herramientas. Si prefiere use el comando Archivo (file), imprimir (print) o presione Ctrl+P. De cualquier manera, verá el cuadro de diálogo en el cual podrá especificar opciones para su impresión, tales como imprimir una página, todo el documento o sólo la selección, imprimir la regla o cuadrícula, entre otras opciones. þ Haga clic en el botón Aceptar o presione la tecla Enter.

Imprimir todas las páginas

No. de copias

Imprimir algunas páginas Imprimir la selección

Imprimir en una página Imprimir sin color Imprimir pie de página Imprimir cuadrícula

34

4.8

Cerrar el diagrama (close)

Esta opción permite cerrar el documento en el cual está trabajando. Esta función también puede utilizarse al dar clic en la X que aparece en el extremo superior derecho de la pantalla y que generalmente es la más utilizada. También puede cerrar el diagrama seleccionando por el menú Archivo (file) la opción Cerrar (close) u oprima Ctrl+W. IMPORTANTE!!! Cuando no esté utilizando SmartDraw deberá desconectarse ya que las licencias concurrentes adquiridas por Suramericana de Seguros tienen limitaciones para trabajar varios s al mismo tiempo. De esta forma se utilizarán eficientemente, sin perjudicar a otros s. 5. FUNCIONALIDADES AVANZADAS 5.1

Línea de conexión automática

La línea de conexión automática es una línea especial en SmartDraw utilizada para mostrar resultados múltiples de una decisión y para espaciar uniformemente los símbolos en una línea recta. Usted también puede utilizar las líneas de conexión automática para diseñar organigramas que conecten automáticamente varios símbolos en patrones uniformemente espaciados. Para dibujar un línea de conexión, simplemente utilice el icono ubicado en la parte superior de la barra de herramientas.

35

Las opciones múltiples en un punto de decisión pueden ser dibujadas con una línea de conexión automática para dos o varias salidas.

Pregunta o decisión con dos opciones

5.1.1

Pregunta o decisión con múltiples opciones

Agregar símbolos a la línea de conexión automática

Para conectar símbolos a la línea de conexión automática arrástrelos a los puntos de acoplamiento que aparecen en la línea. El contorno del símbolo se ubica en el punto más cercano de acoplamiento, mostrando donde lo conectaría. Arrastre los otras símbolos que requiere a la línea de conexión. SmartDraw agrega automáticamente las línea necesarias para ajustar todos los símbolos.

Contorno de la conexión

5.1.2

Punto de acoplamiento

Cambiar la forma de la línea de conexión

La línea de conexión se ajusta automáticamente a la forma estándar utilizada para ramificar. Sin embargo, si usted necesita cambiar su diseño, simplemente haga clic derecho en la línea de conexión y seleccione del submenu la opción Cambiar forma a la línea de conexión (change connector shape) y elija el estilo que necesita para cambiar la forma de la línea de conexión.

36

5.1.3

Agregar, quitar o cambiar símbolos de la línea de conexión

Usted puede agregar más símbolos a la línea de conexión automática simplemente arrastrándolos y ubicándolos cerca de ella. También puede quitar los símbolos simplemente separándolos. La línea de conexión se ajusta automáticamente cada vez para mantener los símbolos unidos correctamente. 5.1.4

Ajustar el espacio de la línea de conexión con los símbolos

El espacio entre los símbolos con la línea automática de conexión se puede ajustar usando las flechas o puntos especiales en la línea de conexión, como se puede observar en el siguiente esquema: Línea principal

37

A: ajusta el espacio uniformemente entre los símbolos. B: ajusta el espacio entre los símbolos individualmente y permite un espaciamiento desigual. C: ajusta la distancia entre los símbolos y la línea principal. D: permite que la ramificación sea conectada con otros símbolos y líneas. E: permite que la ramificación sea movida más cerca o más lejos de la subdivisión. F: ajusta la posición de la línea que une la línea principal con el símbolo superior. 5.1.5

Conectar una línea de conexión automática con el símbolo principal del diagrama

Para unir la ramificación con el símbolo o línea que se encuentre ubicada en la parte superior del diagrama, debe estar seleccionado en el menú Ordenar (arrange), la opción Permitir líneas para conectar (allows lines to link).

Luego, seleccione la línea para conectar el símbolo y arrástrela hasta que aparezca el ancla en el punto de conexión, indicando que se encuentran unidas. Una vez se encuentre incorporada a la ramificación podrá moverlo sin presentar ningún inconveniente para su organización.

38

5.2

Utilizar una tabla para dibujar diagramas funcionales

Los pasos o etapas de un proceso pueden ser desplegados a varios departamentos o personas responsables. Estos diagramas pueden dibujarse sobre una tabla en la cual cada columna representa una persona o un departamento implicado en el proceso que debe desarrollar las actividades o tareas asignadas. Para crear un diagrama funcional, primero dibuje la tabla. Puede crear una tabla nueva seleccionando en la barra de herramientas el icono correspondiente a esta opción o en el menú de Tabla (table) escogiendo Agregar nueva tabla (add new table).

Agregue una tabla nueva usando el icono de la tabla

5.2.1

Agregue una tabla nueva a través del menú Seleccionar el formato de la tabla

Usted puede fijar el número de filas y columnas que requiere en su tabla y seleccionar su estilo. Al elegir la opción de tabla, para crear una nueva aparece un cuadro de dialogo, el cual permite escoger el formato necesario y fijar el número de filas y columnas. Para dibujar un diagrama funcional, le sugerimos tener dos filas (una para el nombre y otra para ubicar el diagrama) y el número de columnas de acuerdo con las áreas o personas involucradas en el proceso.

Estilos de Tablas

No. de filas

No. de columnas

39

Una vez que su tabla este lista, puede modificar el tamaño de las celdas seleccionando la línea de cada fila o columna hasta que encuentre la longitud apropiada para agrupar el diagrama.

Incorpore el nombre del departamento o persona en la primera fila de cada columna. Para agregar color a la tabla o cambiar las líneas de cada celda, simplemente de clic derecho y encontrará una gran cantidad de opciones para diseñar y decorar su tabla.

5.2.2

Agregar el diagrama a la tabla

Una vez que se ha diseñado la tabla, usted puede comenzar a agregar los símbolos al diagrama. Nota: las símbolos se encontrarán sobre la tabla, no realmente dentro de las celdas. Si usted mueve o ajusta la tabla, también tendrá que reajustar las símbolos por separado.

40

A continuación se presenta un ejemplo de la diagramación de un proceso: Cliente

Suramericana.com

Aplicativo de Vida

Cartera

Cliente

Ingresar y clave

Desea modificar póliza?

Seleccionar póliza

NO

Fin

SI

Digitar modificación en formato

Guardar en base de datos

Existen cambios en datos bancarios?

NO

Aprobar y registrar modificación en el sistema

SI

Fin

Cobro bancario

Enviar confirmación por mail al cliente y a Ejecutivo del canal

41

5.2.3

Proteger el texto de los símbolos y tablas

Para proteger la edición del texto de un símbolo o celda de la tabla selecciónelo y por el menú de Símbolos (shapes), elija la opción Entrar propiedades del texto (text entry properties) y señale No corregir el texto (do not allow text editing). De esta forma no será posible editar el texto y garantizará la protección del diagrama. Para deshabilitarlo, escoja una de las otras 2 opciones, doble clic o un solo clic.

5.3

Insertar hipervínculo

Para vincular un símbolo o un diagrama ingrese por el menú Herramientas (tools), seleccionando la opción Insertar hipervínculo (Insert hyperlink) o por el icono ubicado en la barra de herramientas. Usted puede crear varios tipos de vínculos ajustados a las necesidades del diagrama. Podrá vincular a otro dibujo de SmartDraw, a una página web, documento o programa requerido, para explicar o profundizar en un actividad específica. Si utiliza hipervínculos como documentos o programas para sus diagramas, estos no podrán publicarse en la página web de SmartDraw.

Nombre del vínculo

Examinar archivo

Tipo de vínculo

42

Esperamos que este manual les sea de gran utilidad para diagramar en SmartDraw. Si desea más información acerca de funcionalidades específicas del programa le recomendamos consultar las ayudas que ofrece SmartDraw y explorar de manera intuitiva la información que requiere, buscando un autoaprendizaje efectivo.

43