Kerangka Risalah Kbk-diemail 5fv5y

RISALAH

Kelompok Budaya Kerja

“..............................”

Tema Risalah

“.............................................................................................”

Instansi

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

DAFTAR LAMPIRAN

DAFTAR ISTILAH

A. Umum 1. Tema : 2. Judul :

3. Motto : 4. Visi : 5. Misi :

A.

PROFIL KELOMPOK BUDAYA KERJA

NAMA KBK

:

Tanggal Dibentuk

:

Usia Rata-rata

:

Fasilitator

:

Pendidikan Rata-rata

:

Ketua

:

Jumlah Pertemuan

:

Sekretaris

:

Kehadiran Rata-rata

:

Anggota

:

Periode Kegiatan

:

1.

4.

2.

5.

3.

6.

B.

HISTORI KELOMPOK BUDAYA KERJA

Tahun

Tema Risalah

Prestasi

C.

JADWAL RENCANA DAN REALISASI KEGIATAN JUMLAH PERTEMU AN REN REAL C

TAHUN 2013 LANG KAH

KEGIATAN

BULAN 1

1. P

2. 3.

D

4.

C

5. 6.

A 7. Ket

D.

Menentukan Tema & Judul Menganalisa Penyebab Menguji & Menentukan Penyebab Dominan Membuat Rencana Perbaikan & Melakukan Perbaikan

2 =

3

BULAN 4

1

2

3

BULAN 4

1

2

3

4

=

Meneliti Hasil Membuat Standar Baru Mengumpulkan Data Baru & Rencana Berikutnya RENCA NA

REALISASI

TOTAL MINGGU

BAGAN ALUR PROSES DAN POSISI MASALAH (Beri tanda pada proses yang bermasalah) Bagan Alur Proses dengan Chart Symbol

= Mulai & Selesai

=Kegiatan/Aktifitas

=Keputusan

=Penghubung

=Tanda Posisi Permasalahan

E.

STRUKTUR ORGANISASI DAN POSISI KBK (tandai posisi KBK)

Keterangan :

=Posisi KBK

A. Latar Belakang Masalah (Penjelasan singkat mengenai masalah yang terjadi)

LANGKAH 1 : Menentukan Tema & Judul 1.1. MENETAPKAN TEMA Kelompokan MASALAH ke dalam 2 kelompok yaitu: 1. Masalah yang sudah diketahui berdasarkan data yang tersedia (contoh 1) 2. Masalah yang belum diketahui datanya yang memerlukan analisa (contoh 2) Kemudian ditetapkan satu satu.

Contoh 1 : Masalah yang sudah diketahui datanya

No.

Masalah

DATA Jan

Feb

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Contoh 2 : Masalah yang belum diketahui datanya 1.1.1.

Inventarisasi Masalah Sumber Data : Pengamatan atau Kuesioner Periode Masalah: Januari s/d Februari 2013

Mar

Jumlah

No.

Masalah

Usulan

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

1.1.2.

No.

Stratifikasi Data Masalah

Masalah

Frekuensi

%

% Kumulatif

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Buat Diagram Pareto

Kesimpulan: Berdasarkan Diagram Pareto di atas, masalah terbesar adalah........................................... sehingga KBK..................... sepakat untuk menetapkan TEMA: ”Menurunkan/mengurangi/menghilangkan/menekan.....................................................

1.1.3 Alasan Pemilihan Tema (hal yang merugikan/menghambat)

a. b. c. d. e.

Quality Cost Delivery Safety Morality

: : : : :

1.2. MENETAPKAN JUDUL Kumpulkan data sesuai Tema yang diambil dalam periode tertentu dan buat Diagram Pareto.

Tabel......Data........................................................ Sumbet Data : Laporan Bulanan/HasilObervasi/Hasil Kuesioner dll Periode Data : ......sd........2013 Pencatat/Pengolah Data :.......................

No.

Masalah

Frekuensi

%

% Kumulatif

1. 2. 3. 4. 5. 6. Jumlah Buat Diagram Pareto Gambar .....Diagram Pareto Penentuan Judul Buat analisis dan kesimpulannya untuk menetapkan Judul. Berdasarkan Diagram Pareto di atas, masalah terbesar adalah........................................... sehingga KBK..................... sepakat untuk menetapkan JUDUL: “Menurunkan............. sebesar .....(%) dalam jangka waktu.....bulan/minggu”

Surabaya............................2013 Diajukan oleh,

Disetujui oleh,

Diajukan oleh,

Ketua KBK

II.

Pimpinan Unit Kerja

Fasilitator

LANGKAH 2 : Menganalisa Penyebab Buat Inventarisasi Penyebab dengan teknik brainstorming minimal satu anggota memberikan pendapat 3 penyebab.

1.

INVENTARISASI PENYEBAB

Tabel......Inventarisasi Penyebab No.

Penyebab

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. dst

Sebelum dimasukkan ke masing-masing faktor (5M+1L) kedalam Tabel Stratifikasi lakukan eliminasi untuk penyebab yang sama.

2. STRATIFIKASI PENYEBAB Berdasarkan inventarisasi penyebab Kelompokan ke dalam Faktor Penyebab 4M+1L

Tabel.....Stratifikasi Penyebab FAKTOR Manusia

Metoda

Material

Mesin/Alat

Lingkungan

1.

1.

1.

1.

1.

2.

2.

2.

2.

2.

3.

3.

3.

3.

3.

4. 5.

4. 5.

4. 5.

4. 5.

4. 5.

6.

6.

6.

6.

6.

7.

7.

7.

7.

7.

Buat Diagram Tulang Ikan 3. Strukturisasi Penyebab (Fishbone Diagram)

SEBAB AKIBAT

problem Secondary Cause Primary

 

Gunakan metode pertanyaan WHY (mengapa) 5 KALI untuk sampai pada akar masalah (duri terkecil) Beri tanda Lingkaran duri terkecil (akar masalah) pada Diagram Tulang Ikan yang terpilih sebagai sebab yang dianggap dominan.

3.1. Penetapan Penyebab Yang Diduga Dominan Dengan Nominal Group Technic (NGT) Nilai Penyebab

Anggota 1

Anggota Anggota Anggota Anggota Jumlah 2 3 4 5

Rank

Duri Kecil 1 Duri Kecil 2 Duri Kecil 3 Duri Kecil 4 Duri Kecil 5 Duri Kecil 6 Duri Kecil 7 dst

Kesimpulan: Calon penyebab yang diduga dominan: Rumus NGT : ½n + 1 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

III.

LANGKAH 3 : Menguji & Menentukan Penyebab Dominan Pengujian Calon Penyebab Yang Diduga Dominan Periode Pengujian :......sd......2013

Sumber Data : Data Pengamatan Catatan: Pengujian dengan Diagram Scatter dimungkinkan apabila data lebih dari 30 apabila kurang daru 30 gunakan teknik brainstorming.

Buat Diagram Pareto dan Pie Chart Calon Penyebab yang diduga dominan.

Kesimpulan Berdasarkan Diagram Pareto dan Pie Chart maka penyebab dominan adalah: 1. 2. 3. 4. 5.

IV. LANGKAH Perbaikan

4

1. Susun Rencana

:

Membuat

Rencana

&

Melaksanakan

Faktor Yang akan diperbaiki Sebab dominan yang terpilih

WHY

WHAT

WHERE

Mengapa faktor tsb perlu siperbaiki?

Apa wujud perbaikan nya?

Dimana akan dicoba?

WHEN

WHO

HOW

Berapa lama waktu untuk perbaikan?

Siapa saja yang terlibat?

Bagaimana Cara perbaikannya?

HOW MUCH Berapa (%) target yang ingoin dicapai?

2. Menetapkan Intermediate Target 2.1. 2.2. 2.3.

Buatlah pengukuran seberap besar penyebab utama bisa dikurangi Initial Goal yang ditetapkan pertama kali Gambar Grafik Batang perbandingan : Masalah Utama versus Initial Goal versus Intermediate Target.

Surabaya,.......................2013 Diajukan

Mengetahui

Menyetujui

__________ Ketua

____________ Fasilitator

__________ Pimpinan

3. Susun Rencana Perbaikan dengan Tabel 5W+2 H

V. LANGKAH 5 : Meneliti Hasil 3.1. Data ............................. (sebelum Perbaikan) Sumber Data : Periode Data : Pencatat Data :

3.2. Data................................. (setelah Perbaikan) Sumber Data : Periode Data : Pencatat Data :

3.3.

Buat Pareto Perbandingan Sebelum dan Setelah Perbaikan

3.4. Dampak Perbaikan a. Dampak Positif :

b. Dampak Negatif:

VI. LANGKAH 6 : Membuat Standar Baru Membuat Standar baru

1.

Tujuan Standar Baru

2.

Standar Prosedur

3.

Manfaat Penerapan Standar

VII. LANGKAH 7 : Mengumpulkan Data Baru & Rencana Berikutnya 7.1. Inventarisasi Masalah Sumber Data Periode Masalah

No.

Masalah

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

1.2.1.

Stratifikasi Data Masalah

Usulan/Data

No.

Masalah

Frekuensi

% Kumulatif

%

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Buat Diagram Pareto

Kesimpulan: Berdasarkan Diagram Pareto di atas, masalah terbesar adalah........................................... sehingga KBK..................... sepakat untuk menetapkan TEMA: ”Menurunkan/mengurangi/menghilangkan/menekan.....................................................

7.2. Jadwal Rencana Selanjutnya LANG KAH

KEGIATAN

TAHUN 20..... BULAN

BULAN

BULAN

JUMLAH PERTEMU AN REN REAL

C 1 1. P

2. 3.

D

4.

C

5. 6.

A 7. Ket

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

Menentukan Tema & Judul Menganalisa Penyebab Menguji & Menentukan Penyebab Dominan Membuat Rencana Perbaikan & Melakukan Perbaikan Meneliti Hasil Membuat Standar Baru Mengumpulkan Data Baru & Rencana Berikutnya = RENCA NA

TOTAL MINGGU

4