Katitikan Ng Pulong At Memorandum,agenda 20d3d

Katanungan :  Ano-anong

pagpupulong ang makikita sa larawan?  Anong mga bagay ang dapat na gawin o ihanda bago ang pulong?  Ano ang mga bagay na dapat gawin upang matandaan ang pinag-usapan sa pagpupulong?

Layunin:

Matapos ang aralin, inaasahang maisasagawa ng mga mag-aaral ang sumusunod: 1. Natutukoy ang kahulugan, kahalagahan ng katitikan ng pulong, agenda at memorandum. 2. Naiisa-isa ang bahagi ng katitikan ng pulong. 3. Nagagamit ang mga hakbang tungo sa mahusay na pagbuo ng katitikan ng pulong 4. Nakagagawa ng mahusay at epektibong katitikan ng pulong.

Elemento ng pagpupulong

Memorandum

Adyenda Katitikan

ng pulong

Memorandum o Memo Isang kasulatang nagbibigay ng kabatiran tungkol sa gagawing pulong o paalala tungkol sa isang mahalagang impormasyon, gawain, tungkulin, o utos.  Dito nakasaad ang layunin o pakay ng gagawing miting.  Nagiging malinaw sa mga dadalo ng pulong kung ano ang inaasahan mula sa kanila.  Ito ay maaring maglahad ng isang impormasyon tungkol sa isang mahalagang balita o pangyayari at pagbabago sa mga polisiya. 

Tatlong uri ng Memorandum ayon sa layunin:  Memorandum

para sa kahilingan  Memorandum para sa kabatiran  Memorandum para sa pagtugon

Agenda o adyenda Ang

nagtatakda ng mga paksa ng tatalakayin sa pulong, Ang pagkakaroon ng maayos at sistemtikong adyenda ang isa sa mga susi ng matagumpay na miting.

Kahalagahan ng Agenda ng pulong

Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga impormasyon. a. mga paksang tatalakayin b. mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa c. oras na itinakda para sa bawat paksa 1.

Kahalagahan ng Agenda ng pulong 2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad ng pagkakasunodsunod ng mga paksang tatalakayin at kung gaano katagal pag-uusapan ang mga ito. 3. Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang mahalaga upang matiyak na ang lahat ng paksang tatalakayin ay kasama sa talaan.

Kahalagahan ng Agenda ng pulong 4. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga kasapi sa pulong na maging handa sa mga paksang tatalakayin o pagdedesisyunan. 5. Ito ay nakatutulong nang malaki upang manatiling nakapokus sa mga paksang tatalakayin sa pulong.

Hakbang sa Pagsulat ng Agenda 1.

2.

Magpadala ng memo na maaring nakasulat sa papel o kaya naman ay isang email na nagsasaad na magkakaroon ng pulong tungkol sa isang tiyak na paksa o layunin sa ganitong araw, oras at lugar. Ilahad ang memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang katibayan ng kanilang pagdalo o kung email naman kailangang magpadala sila ng kanilang tugon.

Hakbang sa Pagsulat ng Agenda 3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag ang lahat ng mga adyenda o paksa ay napadala na o nalikom na. 4. Ipadala ang sipi ng agenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o isang araw bago ang pulong. 5. Sundin ang nasabing agenda sa pagsasagawa ng pulong.

Dapat tandaan sa Paggamit ng Agenda 1.

2. 3. 4.

5.

Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap ng sipi ng mga adyenda. Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na mahahalagang paksa. Manatili sa iskedyul ng agenda ngunit maging flexible kung kinakailangan. Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na nakalagay sa sipi ng agenda. Ihanda ang mga kakailanganing dokumento kasama ng agenda.

Katitikan ng Pulong Opisyal na tala ng isang pulong.  Ito ay kalimitang isinasagawa ng pormal, obhetibo at komprehensibo o nagtataglay ng lahat ng mahahalagang detalye ng tinalakay sa pulong.  Matapos itong maisulat at mapagtibay sa susunod na pagpupulong, ito ay nagsisilbing opisyal at legal na kasulatan ng samahan, kompanya o organisasyon na maaaring magamit bilang prima facie evidence sa mga legal na usapin, sanggunian para sa mga susunod na pagpaplano at pagkilos. 

Bahagi ng Katitikan ng Pulong 1. 2.

3. 4. 5. 6.

7. 8.

Heading Mga kalahok o dumalo Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng pulong Action items o usaping napagkasunduan Pabalita o patalastas Iskedyul ng susunod na pulong Pagtatapos Lagda

Heading Ito

ay naglalaman ng pangalan ng kompanya, samahan, organisasyon o kagawaran. Makikita dito ang petsa, ang lokasyon at maging ang oras ng pagsisimula ng pulong.

Mga kalahok o dumalo Dito

nakalagay kung sino ang nanguna sa pagpapadaloy ng pulong gayundin ang pangalan ng lahat ng mga dumalo kasama ang mga panauhin. Maging ang pangalan ng mga liban o hindi nakadalo ay nakatala dito.

Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng pulong

Dito

makikita kung ang nakalipas na katitikan ng pulong ay napagtibay o may mga pagbabagong isinagawa sa mga ito.

Action items o usaping napagkasunduan Dito

makikita ang mahahalagang tala hinggil sa mga paksang tinatalakay. Inilalagay sa bahaging ito kung sino ang taong nanguna sa pagtalakay ng isyu at maging ang desisyong nabuo ukol dito.

Pabalita o patalastas  Hindi

ito laging makikita sa katitikan ng pulong ngunit kung mayroon mang pabalita o patalastas mula sa mga dumalo tulad halimbawa ng mga suhestiyong agenda para sa susunod na pulong ay maaaring ilagay sa bahaging ito.

Iskedyul ng susunod na pulong

Itinatala

sa bahaging ito kung kailan at saan gaganapin ang susunod na pulong.

Pagtatapos

Inilalagay

sa bahaging ito kung anong oras nagwakas ang pulong.

Gabay para sa mabisang pagsulat ng katitikan ng pulong Ihain ang mga usapin bago pa man simulan ang nakaiskeyul na pulong. 2. Tukuyin ang pangunahing layunin ng pulong 3. Ilatag ang mga usapin o agenda 4. Piliin ang pinakamainam na metodo 5. Siguraduhing handa ang lahat ng kinakailangan 6. Maglaan ng espasyo sa pagkuha ng mga detalye 7. Itala ang lahat ng mga kalahok sa pulong 8. Kilalanin ang lahat ng dadalo sa pulong, gayundin ang kanilang pangangailangan. 1.

Gabay para sa mabisang pagsulat ng katitikan ng pulong 9. Bukod sa pangangailangan, mainam na gawing pamilyar ang sarili sa mga tanggapan na kanilang kinakatawan. 10. Gumawa ng template ng katitikan upang mas mapabilis ang proseso ng pagtatala. 11. Makinig nang may pag-iingat upang walang makaligtaang detalye. 12. Itala lamang ang katotohanan at iwasan ang pagkuha sa mga opinyong walang tiyak na batayan. 13. Gawing simple at malinaw ang pagkakasulat.

Gabay para sa mabisang pagsulat ng katitikan ng pulong 14. Maging tiyak 15. Itala ang mga mahahalagang mosyon 16. Itala rin ang mga hindi natapos na usapin, gayundin ang mga nabinbing talakayan 17. Linawin ang iyong partisipasyon sa pulong 18. Lagumin ang lahat ng mahahalagang detalye 19. Sa oras na matapos ang pulong, gawin agad ang katitikan upang walang makaligtaang datos

Gabay para sa mabisang pagsulat ng katitikan ng pulong 20. Basahing mabuti ang katitikan bago ito ipamahagi. Mainam na tiyak at tumpak ang lahat ng detalye gaya ng pangalan ng mga dumalo, pagpapasya at mga mosyon. 21. Hingin ang aprubal ng tagapamuno ng pulong bago ito ipamahagi.

Pangkatang Gawain  Bumuo

ng grupo na kinabibilangan ng pito hanggang walong miyembro. Magsagawa ng pulong tungkol sa sumusunod na mga usapin. a. Eleksiyong pangmag-aaral b. Samahang pansimbahan c. Konsehong pangmag-aaral d. Sports club e. Samahang panteatro f. Samahan ng mga mag-aaral sa Filipino

Proseso ng pagsasagawa: Bawat grupo ay magtatanghal sa unahan hinggil sa nakaatas na kategorya ng pulong.  Magtakda ng tagapamuno ng pulong na siyang mamamahala sa daloy ng mga usapin.  Magtakda ng miyembro na siyang magsusulat ng katitikan ng pulong.  Sundin ang sumusunod na pormat: a. Pangalan ng organisasyon b. Mga Dumalo sa pulong c. Iskedyul ng Pulong (Oras, Petsa, at Lugar) d. Adyenda, Diskusyon, at Kapasyahan e. Pagwawakas ng pulong 

Pamantayan sa Paggagrado: Pamantayan

Puntos

Mahusay na naisulat ang mga kahingian sa pagbuo ng katitikan ng pulong

10

Malinaw ang detalye ng adyenda, diskusyon at ang mga naging pasya ng pulong. Tiyak ang pagkakasunod-sunod ng mga usapin ng kabuuang daloy ng pulong.

10

Mahusay ang pakikibahagi ng bawat miyembro ng grupo sa pagpupulong

10

Over all impact

10

Kabuuan

50

10

Iskor

Mga Sanggunian:  Pinagyamang

Baisa-Julian Lontoc

pluma ni Ailene at Nestor B.