Kak Rtm e1ms

KERANGKA ACUAN KEGIATAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

A. PENDAHULUAN Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan bersama antara manajemen dan pelaksana tentang permasalahan – permasalahan yang terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu, pencapaian sasaran / indikator mutu dan kinerja. Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja, antar unit kerja untuk masalah – masalah yang bersifat teknis dan operasional yang dilakukan baik terjadwal maupun insidental sesuai kebutuhan. Permasalahan mutu secara periodik juga perlu di bahas bersama yang melibatkan seluruh jajaran yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajemen atau pertemuan telaah manajemen dan kinerja. Pertemuan tinjauan manajemen adalah proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem mutu yang dilakukan secara berkala dan melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan operasional kegiatan organisasi.

B. LATAR BELAKANG Evaluasi merupakan kegiatan manajemen yang sangat penting dalam rangka pengendalian suatu proses dan kinerja termasuk evaluasi dalam implementasi sistem manajemen mutu. Melalui pertemuan rapat tinjauan manajemen berbagai permasalahan yang terkait dengan mutu dan kinerja, serta operasionalisasi sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan dalam memberikan pelayanan dan produk kepada pelanggan/ pengguna dibahas dan ditindaklanjuti dalam upaya-upaya untuk melakukan perbaikan. Keberhasilan pertemuan tinjauan manajemen ini tergantung pada komitmen untuk melakukan perubahan – perubahan dan perbaikan sesuai dengan apa yang direkomendasikan dan kesepakatan yang dihasilkan dalam pertemuan.

C. TUJUAN 1. Tujuan Umum Untuk meninjau kinerja sistem manajemen mutu UPTD Puskesmas Sidotopo

2. Tujuan Khusus a. Sebagai acuan puskesmas untuk memastikan kelanjutan

dan kesesuaian sistem

manajemen mutu serta sistem pelayanan b. Sebagai acuan puskesmas untuk memperbaiki atau mengganti sistem manajemen mutu serta sistem pelayanan

3. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN Kegiatan yang dilaksanakan dalam rapat tinjauan manajemen adalah

1

a.

Paparan hasil audit interna Merupakan pemaparan hasil identifikasi sampai evaluasi dari tim audit terkait kegiatan audit pada sistem manajemen dan kinerja puskesmas

b.

Paparan hasilumpanbalik (Survey kepuasanpelanggan) Merupakan pemaparan hasil survey kepuasanpelanggan

c.

Paparan hasilIdentifikasiResiko Merupakan pemaparan dari identifikasi dan evaluasi dari kinerja tim manajemen resiko.

d.

Paparan hasilrekapankeluhanpelanggan/masyarakat Merupakan pemaparan dari hasil rekapan seluruh komplain / saran yang di tujukan kepada puskesmas. Pemaparan ini di lakukan oleh Tim manajemen Komplain.

e.

Penyusunantindakankorektifdanpreventifdalamrencanatindaklanjut Dari seluruh paparan analisa dan evaluasi, dilakukan penyusunan rencana tindak lanjut secara bersama-sama. Rencana tindak lanjut yang disusun bisa berupa rencana tindakan preventif atau rencana tindakan korektif.

f.

TinjauanTindaklanjutsebelumnya Merupakan kegiatan mengevaluasi apakah tindak lanjut yang di kerjakan sebelumnya sudah sesuai dengan yang di rencanakan atau kah tidak sesuai. Jika tindak lanjut tidak sesuai maka dilakukan koreksi atau perbaikan.

g.

Rencanaperubahan/ perbaikanSistemmanajemenMutu Merupakan kegiatan meninjau ulang sistem manajemen atau sistem pelayanan yang telah berjalan.

4. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN a.

Petugas sekretariat mengecek jadwal Tinjauan Manajemen.

b.

Petugas sekretariat mengingatkan ketua Tim Manajemen Mutu untuk melakukan Tinjauan Manajemen sesuai jadwal.

c.

Petugas sekretariat membuat undangan dan didistribusikan ke seluruh karyawan

d.

Petugas sekretariat menyiapkan bahan materi Tinjauan Manajemen, daftar hadir, dan notulensi

e.

Ketua Tim Manajemen Mutu bersama kepala puskesmas menetapkan agenda Tinjauan Manajemen, Agenda tersebut mencakup : 1) Hasil audit internal 2) Hasil umpan balik (Survey kepuasan pelanggan) 3) Hasil Identifikasi Resiko 4) Hasil rekapan keluhan pelanggan/masyarakat 5) Penyusunan tindakan korektif dan preventif dalam rencana tindak lanjut 6) Tinjauan Tindak lanjut sebelumnya 7) Rencana perubahan/ perbaikan Sistem manajemen Mutu

f.

Seluruh staf menghadiri pertemuan Rapat Tinjauan Manajemen

2

g.

Absensi seluruh staf yang hadir

h.

Hasil rapat Tinjauan Manajemen dicatat dan diditribusikan ke semua poli/unit

5. SASARAN Sasaran Rapat Tinjauan Manajemen UPTD Puskesmas Sidotopo adalah tim-tim di bawah manajemen mutu beserta seluruh staf UPTD Puskesmas Sidotopo.

6. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

Bulanke 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 11 12

Rapat Tinjauan Manajemen

7. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN Analisis dan evaluasi pelaksanaan kegiatandan pelaporan hasil Rapat Tinjauan Manejemen dilakukan setiap 6 bulan sekaliHasil evaluasi pelaksanaan Rapat Tinjauan manajemen dilaporkan kepada kepala UPTD Puskesmas Sidotopo

8. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN Pencatatan,

pelaporan

dan

evaluasi

pelaksanaan

Rapat

Tinjauan

Manajemen

terdokumentasi dalam bentuk notulensi, Foto dan rekapan/ resume rencana tindak lanjut.

KEPALA UPTD. PUSKESMAS SIDOTOPO

dr. Ita MardianaPrimawati NIP. 196404091997032003

3