Iso 19011 82e29

TALLER PARA EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS A SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y/O AMBIENTAL

ISO-19011

Febrero de 2004

Contenido  Términos y Definiciones  Principios de la auditoría  istración del programa de auditorías  Actividades de auditoría

 Competencia de auditores

Objetivo

Aplicar la herramienta para monitorear y verificar la implantación efectiva de la política de gestión de calidad y/o ambiental dentro de la organización

19011

Proporciona una guía sobre los principios de auditoría, la istración de un programa de auditorías, la conducción de auditorías así como la competencia de auditores de calidad y/o ambiental

Términos y Definiciones

ISO 9000:2000 ISO 14050:1998

CRITERIOS DE AUDITORÍA Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como una referencia EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA Registros, declaración de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los hallazgos de la auditoría CLIENTE DE LA AUDITORÍA Organización o persona que solicita una auditoría

AUDITADO Organización que es auditada AUDITOR Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría EQUIPO AUDITOR Uno o más auditores que lleva a cabo una auditoría

EXPERTO TÉCNICO Persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con respecto a la materia que se va a auditar PROGRAMA DE AUDITORÍA Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico PLAN DE AUDITORÍA Descripción de las actividades en sitio y arreglos para una auditoría ALCANCE DE LA AUDITORÍA Extensión y límites de una auditoría

COMPETENCIA Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes

CRITERIOS DE AUDITORÍA

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA

HALAZGOS DE LA AUDITORÍA

Principios de la Auditoría

PRINCIPIOS NECESARIOS DE LOS AUDITORES

Conducta ética.- Se fundamenta en el profesionalismo (verdad, integridad, confidencialidad y discreción)

Presentación justa.- La obligación de reportar de manera veraz y con precisión

Cuidado profesional.- la aplicación de diligencia y juicio en la auditoría

PRINCIPIOS DEL PROCESO DE AUDITORÍA

Independencia.- es la base de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones de la auditoría (libre de prejuicios y conflicto de intereses)

Evidencia.- Es la base racional de llegar de manera confiable a reproducir las conclusiones de una auditoría en un proceso sistemático de auditoría

istración de un Programa de Auditoría OBJETIVO = Planear el tipo y número de auditorías e identificar y proporcionar los recursos necesarios para conducirlas Tamaño PROPÓSITOS

Naturaleza Complejidad

Eficiente PROGRAMA Efectivo

ROLES Define la autoridad para istrar el programa de auditorías Establece los objetivos y alcance del programa

Establece las responsabilidades, recursos y procedimientos Asegura la implantación del programa

Monitorea, revisa y mejora el programa Asegura que los registros del programa sean mantenidos apropiadamente

CYCLE P-D-C-A CICLO P-E-R-A

AUTORIDAD DEL PROGRAMA

DEFINICIÓN DEL PROGRAMA

A

MEJORA DEL PROGRAMA

IMPLANTACION DEL PROGRAMA

MONITOREO Y REVISIÓN DEL PROGRAMA

P COMPETENCIA DE AUDITORES

D ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

C

Dirigir la planeación y conducción de auditorías

 Prioridades de la istración * Intenciones comerciales  Requerimientos del sistema de istración  Requerimientos contractuales y regulatorios  Necesidad de ser evaluado como proveedor  Requerimientos del cliente  Necesidades de otras partes interesadas  Riesgos potenciales de la organización

Varía y es influenciado por: - Objetivo, alcance y duración de cada auditoría - Frecuencia de las auditorías - Tamaño, naturaleza y complejidad de la organización - Número, importancia, complejidad y localización de las actividades a ser auditadas - Requerimientos contractuales, regulatorios, estándares y otros criterios de auditoría - Necesidades de acreditación, registro/certificación - Resultados de auditorías previas y de revisiones del programa - Lenguaje y asuntos culturales y sociales - Cambios significantes en la organización o sus operaciones

SABER - PRINCIPIOS DE AUDITORÍA - COMPETENCIA DE AUDITORES - TÉCNICAS DE AUDITORÍA

A QUIÉN ? TENER - HABILIDADES DE ISTRACIÓN - CONOCIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES RELEVANTES DEL NEGOCIO QUE SE ESTA AUDITANDO

INCLUYE - Definición, implantación, monitoreo, revisión y mejora del programa - Identificar y proporcionar los recursos para el programa

* Financieros para el desarrollo, implantación, istración y mejora de las actividades de auditoría * Técnicas de auditoría * Procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores y mejorar el desempeño de ellos * Disponibilidad de auditores y expertos técnicos con la competencia apropiada en el objetivo particular a auditar * Duración - tiempo * Tiempo de viaje, hospedaje y otras necesidades

incluyen Planeación y programación de auditorías

Asegurar la competencia de los auditores y del líder Selección apropiada del equipo auditor Conducción de auditoría y seguimientos

Mantenimiento de los registros del programa Monitoreo del funcionamiento y de la mejora del programa

 COMUNICANDO EL PROGRAMA DE AUDITORÍAS A LAS PARTES RELEVANTES  COORDINACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS Y OTRAS ACTIVIDADES DEL PROGRAMA  ESTABLECER Y MANTENER UN PROCESO CLAVE  ASEGURAR LA ASIGNACIÓN DE LOS EQUIPOS DE AUDITORÍA PARA LA EVALUACIÓN INICIAL DE AUDITORES  PROPORCIONAR LOS RECURSOS REQUERIDOS A LOS EQUIPOS AUDITORE  ASEGURAR EL CONTROL DE REGISTROS DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA  ASEGURAR LA REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS INFORMES DE AUDITORÍA Y ASEGURAR SU DISTRIBUCIÓN AL CLIENTE DE LA AUDITORÍA Y OTRAS PARTES ESPECIFICADAS  ASEGURAR EL SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA, SI ES APLICABLE

Demostrar la implementación del programa REGISTROS INDIVIDUALES Plan de auditorías Informes de auditoría Reportes de No Conformidad Reportes de Acción Correctiva y Preventiva REGISTROS DEL PERSONAL AUDITOR Evaluación del auditor Selección del Grupo auditor Entrenamiento

Resultados de la revisión del programa

CONTROLES Y SEGURIDAD APROPIADOS

PARA VALORAR SI LOS OBJETIVOS SE HAN CUMPLIDO Y PARA IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE MEJORA

En el monitoreo se deben de usar indicadores de desempeño para medir: LA HABILIDAD DEL EQUIPO AUDITOR PARA IMPLEMENTAR EL PLAN DE AUDITORÍA

LA CONFORMIDAD CON LAS AUDITORÍAS PROGRAMADAS RETROALIMENTACIÓN DE LOS CLIENTES DE LA AUDITORÍA, AUDITADOS Y AUDITORES

TIEMPO TOMADO PARA CERRAR LAS NO CONFORMIDADES DE LA AUDITORÍA

En la Revisión del programa se deben considerar Resultados y Tendencias del monitoreo

Conformidad con los procedimientos OK Necesidades de evolución de las partes interesadas Registros de auditoría Nuevas alternativas y prácticas de auditoría Consistencia entre el equipo auditor

Actividades de Auditoría Inicio de la Auditoría

- Nombrar al Líder - Definir el objetivo, alcance y criterios - Determinar la factibilidad de la auditoría - Establecer el equipo auditor - Establecer el primer o con el auditado

Revisión documental

Revisión de los documentos relevantes del Sistema, incluyendo sus registros y determinar si son suficientes

Preparación de las actividades en sitio

- Preparar el Plan de auditoría - Asignar el trabajo al equipo - Preparar los documentos de trabajo

Conducción de las actividades

- Conducción de la reunión de apertura - Comunicación durante la auditoría - Roles y responsabilidades de guías y observadores - Recolectar y verificar la información - Generar los hallazgos de la auditoría - Preparar las conclusiones de la auditoría - Conducir la auditoría de cierre

Reporte de la auditoría

- Preparar el Reporte de la auditoría - Aprobar y distribuir el reporte

Completar la auditoría Efectuar las auditorías de Seguimiento

- Retener la documentación - Finalizar la auditoría

LÍDER

OBJETIVO, ALCANCE Y CRITERIOS

OBJETIVOS

- Lo elige el responsable de istrar el programa - Cuando se conduce una auditoría en conjunto, es importante acordar con la organización la responsabilidad del Líder antes de iniciar las actividades

- Los Objetivos de la auditoría deben ser definidos por el cliente de la auditoría - El Alcance y los Criterios deben ser definidos por el cliente de la auditoría y el Líder.

- Determinar la conformidad del Sistema de Gestión de Auditoria - Evaluar la Capacidad del SG para asegurar el cumplimiento con los requerimientos regulatorios y contractuales - Evaluar la efectividad del SG para cumplir con los objetivos - Identificar áreas potenciales de mejora del Sistema

ALCANCE

CRITERIOS

- Describe el alcance y límites de la auditoría tales como: localización física, unidad organizacional, actividades, procesos, así como el tiempo para la misma

- Incluyen políticas, procedimientos, especificaciones, leyes, reglamentos, requerimientos del sistema, requerimientos contractuales, sectoriales así como códigos de conducta.

Cuando una auditoría en conjunto es conducida, el Líder debe asegurarse que los objetivos, el alcance, los criterios y la composición del equipo auditor sean apropiados de acuerdo a la naturaleza de la auditoría que se ejecutará

FACTIBILIDAD DE LA AUDITORÍA

- La determina el responsable de istrar el Programa - Se debe tener la suficiente y apropiada información para la Planeación - Disponibilidad y adecuada cooperación de los auditados - Disponibilidad de tiempo y recursos

Cuando la auditoría no es factible, una alternativa debe ser propuesta al cliente de la auditoría por el Responsable y de acuerdo con el auditado.

EQUIPO AUDITOR

- Tomar en cuenta la Competencia requerida para cumplir el objetivo - Responsable y/o Líder deben identificar los recursos necesarios - Tomar en cuenta los objetivos, alcance, criterios y tiempo - Requerimientos de acreditación/certificación si son aplicables - Asegurar la independencia de la auditoría - Lenguaje de la auditoría, características sociales y culturales, expertos técnicos

Paso 1- Identificar el conocimiento y habilidades requeridas para alcanzar los objetivos de la auditoría

COMPETENCIA Paso 2- Seleccionar los del equipo de acuerdo a los conocimientos y habilidades requeridas por el equipo En caso de ser necesario se pueden utilizar Expertos Técnicos, dirigidos por el Líder

O INICIAL

Puede ser formal o informal y debe ser establecido por el Responsable del Programa o por el Líder - Establecer los canales de comunicación - Informar del tiempo y del equipo auditor - Solicitar a documentos relevantes, incluyendo registros - Determinar las reglas de seguridad del sitio - Efectuar las gestiones de la auditoría - Acordar mutuamente los guías y observadores del equipo

Revisión inicial de Documentos Se realiza antes de la auditoría en sitio para verificar la conformidad del sistema. * Puede incluir documentos y registros relevantes del sistema así como reportes previos de auditoría * Se debe de tomar en cuenta el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización así como el objetivo y alcance de la auditoría. * Una visita preliminar puede realizarse para tener una visión global de la organización Si la información no es suficiente, el líder auditor debe de informar al cliente y a los auditados, no se deben asignar más recursos hasta que no se resuelva esta situación

Actividades previas de Auditoría en sitio PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍAS Lo prepara el Líder del equipo y debe de proporcionar la información necesaria para el auditor, auditado y al cliente así como facilitar la programación y coordinación de las actividades. INCLUYE: - Los objetivos de la auditoría - Criterios de la auditoría y los documentos de referencia - El alcance, incluyendo la identificación de la organización, las unidades funcionales y los procesos a ser auditados - Fechas y lugares donde se realizarán las visitas - Tiempo estimado y duración de las actividades, incluyendo las reuniones

- Los roles y responsabilidades de los del equipo y de los acompañantes - La distribución de recursos apropiados en las áreas críticas por auditar SI ES NECESARIO: - La identificación del representante de los auditados - El idioma utilizado cuando éste es diferente entre el auditor y el auditado

- Los temas del reporte de la auditoría, clasificación de no conformidades, formato, estructura, fecha de edición y distribución - Arreglos de logística - Todo lo relacionado con la confidencialidad

En una auditoría en conjunto, el líder especifica los métodos de comunicación durante todo el proceso de la auditoría. El Plan debe ser revisado y aceptado por el cliente y presentado al auditado antes de iniciar la misma. Cualquier objeción o revisión del plan, debe ser resuelta entre las partes interesadas

Asignación de los trabajos al equipo auditor

El Líder auditor asigna a los integrantes del grupo un proceso, una función, un sitio, un área o una actividad por auditar.

Para tales asignaciones se deben de tomar en cuenta la independencia, la competencia así como el uso efectivo de los recursos (incluyendo auditores, auditores en entrenamiento y expertos técnicos)

Preparación de los documentos de trabajo Son preparados y usados por el grupo auditor con el propósito de que sirvan como una referencia y como registros de la auditoría Listas de verificación Planes de muestreo de auditorías Formatos para los hallazgos Formatos para las reuniones Deben ser conservados hasta que la auditoría haya concluido. Toda la información de la empresa es confidencial y debe ser debidamente resguardada por el grupo auditor

Actividades de la Auditoría en sitio REUNIÓN DE APERTURA Confirmar el objetivo y alcance Presentar al equipo auditor Revisar la agenda de la auditoría Confirmar los canales de comunicación Establecer la metodología de trabajo

Confirmar los recursos requeridos por el equipo Identificación de guías o acompañantes Dar la oportunidad al auditado de hacer preguntas

COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

El Equipo auditor debe reunirse periódicamente para intercambiar información, verificar avances y reasignar tareas entre el grupo El líder auditor debe comunicar periódicamente el estado de la auditoria, al auditado y al cliente de la auditoria Cualquier evidencia detectada y que pueda sugerir Un inmediato y significante riesgo (seguridad, Ambiental o calidad) debe ser reportada sin demora

Cuando exista evidencia suficiente de que un objetivo no se esté alcanzando, el líder auditor debe reportarlo al cliente y al auditado para que establezcan las acciones apropiadas

ROLES Y RESPONSABILIDADES DE GUÍAS Y OBSERVADORES

Pueden participar en la auditoria, pero no forman parte de ella. Dónde los guías son asignados, deben de apoyar al grupo auditor en: - estableciendo los os y tiempo de la entrevista - coordinar visitas específicas - asegurarse de que las reglas y procedimientos de seguridad sean conocidos y acatados por los del grupo auditor Los guías pueden testificar la auditoria y a solicitud del auditor puede aclarar o apoyar en la recolección de información

RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

FUENTES DE INFORMACIÓN

RECOLECCIÓN MEDIANTE UN APROPIADO MUESTREO

INFORMACIÓN

EVALUACIÓN CONTRA LOS CRITERIOS DE AUDITORÍA

EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA

VERIFICA

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

Hallazgos REVISAN

QUÉ INFORMACIÓN DEBE DE SER RECO objetivos, alcance, criterios, funciones, actividades y procesos

Solo la información verificable puede ser evidencia de la auditoria, la cual debe ser registrada como tal

Métodos de recolección - Entrevistas - Observación de actividades - Revisión documental

Auditorías a los Sistemas de Calidad

Auditores de primera parte (Interna) capacitados por la empresa.

Auditores de segunda parte (Externa) formados por el Corporativo (proveedor)

Auditores de tercera parte (Certificación) los forma y certifica un organismo Internacional reconocido.

GENERACIÓN DE HALLAZGOS

MODELO DE LA CERTIFICACION

Sistema de Calidad implantado

CERTIFICACION

ar con el Certificador

Auditoria de Certificación

Generar bases para el contrato

Formalizar el contrato

Resultado de Preauditoría

Acciones Correctivas

Auditoria Interna y Revisión por la Dirección

Auditoria de preCertificación