Impacta - Excel 2016 Modulo Ii 27155i

Excel 2016 - Módulo II

Excel 2016 Módulo II

COD.: TE 1788/3

Excel 2016 Módulo II

Créditos

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Excel 2016 - Módulo II Coordenação Geral Marcia M. Rosa

Revisão Ortográfica e Gramatical Cristiana Hoffmann Pavan

Coordenação Editorial Henrique Thomaz Bruscagin

Diagramação Bruno de Oliveira Santos

Autoria Fernando de Carvalho Navarro

Edição nº 1 | 1788/3 Maio/ 2016

Este material constitui uma nova obra e é uma derivação da seguinte obra original, produzida por TechnoEdition Editora Ltda., em Set/2013: Excel – Módulo II Autoria: Rodrigo Henrique Sobrinho

Sumário Informações sobre este treinamento.................................................................................. 12 Capítulo 1 - Referências e fórmulas ................................................................................... 13 1.1.  Introdução....................................................................................... 14 1.2.  Referências de células...................................................................... 16 1.2.1.  Referências na mesma planilha........................................................ 16 1.2.2.  Referências a células de outras planilhas..........................................17 1.2.3.  Referências a células de outras pastas de trabalho...........................19 1.2.4.  Gerenciando vínculos (links)............................................................. 25 1.3.  Intervalos nomeados........................................................................ 30 1.4.  Auditoria de fórmulas...................................................................... 31 1.4.1.  Rastreando precedentes................................................................... 33 1.4.2.  Rastreando dependentes.................................................................. 34 1.4.3.  Exibindo todas as fórmulas da planilha............................................ 36 1.4.4.  Detectando e resolvendo erros em fórmulas....................................37 1.4.5.  Janela de inspeção........................................................................... 49 1.5.  Opções de cálculo............................................................................ 52 Pontos principais................................................................................................. 53 Teste seus conhecimentos...................................................................................................... 55 Mãos à obra!................................................................................................................................... 59 Capítulo 2 - Funções (Parte 1) ............................................................................................... 65 2.1.  Introdução....................................................................................... 66 2.2.  Funções matemáticas e trigonométricas...........................................68 2.2.1.  Função ALEATÓRIO.......................................................................... 68 2.2.2.  Função ALEATÓRIOENTRE................................................................ 69 2.2.3.  Outras funções................................................................................ 70 2.3.  Funções estatísticas......................................................................... 70 2.3.1.  Funções estatísticas básicas............................................................. 70 2.3.2.  Funções MAIOR e MENOR................................................................. 74 2.3.3.  Funções estatísticas condicionais..................................................... 75 2.4.  Funções de banco de dados............................................................. 87 2.4.1.  Sintaxe e argumentos...................................................................... 87 2.4.2.  Intervalos......................................................................................... 88 2.4.3.  Funções........................................................................................... 89 2.5.  Funções de data e hora.................................................................... 92 2.5.1.  Números seriais............................................................................... 92 2.5.2.  Cálculos com datas e horas.............................................................. 94 2.5.3.  Função DATA................................................................................... 100 2.5.4.  Funções DIA, MÊS e ANO.................................................................. 101 2.5.5.  Função DIA.DA.SEMANA................................................................... 102 2.5.6.  Função DATA.VALOR........................................................................ 103 2.5.7.  Função VALOR.TEMPO...................................................................... 104 2.5.8.  Função FIMMÊS................................................................................ 104 2.5.9.  Função DATAM................................................................................ 105 2.5.10.  Função NÚMSEMANAISO................................................................... 106 2.5.11.  Funções para dias úteis.................................................................... 107 2.5.12.  Formatação para datas e horas........................................................ 111 Pontos principais................................................................................................. 113 Teste seus conhecimentos...................................................................................................... 115

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Capítulo 3 - Funções (Parte 2) ............................................................................................... 119 3.1.  Funções lógicas............................................................................... 120 3.1.1.  Funções lógicas básicas................................................................... 120 3.1.2.  Funções lógicas aninhadas............................................................... 121 3.1.3.  Função SES....................................................................................... 124 3.1.4.  Função PARÂMETRO......................................................................... 125 3.1.5.  Função SEERRO................................................................................ 128 3.1.6.  Função SENÃODISP........................................................................... 129 3.2.  Funções de procura e referência....................................................... 130 3.2.1.  Função ÍNDICE................................................................................. 130 3.2.2.  Função CORRESP.............................................................................. 132 3.2.3.  Funções ÍNDICE e CORRESP usadas em conjunto..............................134 3.2.4.  Função DESLOC................................................................................ 136 3.3.  Funções de texto............................................................................. 143 3.3.1.  Maiúsculas e minúsculas.................................................................. 143 3.3.2.  Concatenação de texto..................................................................... 145 3.3.3.  Formatação de texto........................................................................ 150 3.3.4.  Tratamento de caracteres................................................................. 152 3.3.5.  Localização e substituição de texto.................................................. 156 3.3.6.  Extração de texto............................................................................. 161 3.4.  Funções financeiras......................................................................... 164 3.4.1.  Função VP........................................................................................ 165 3.4.2.  Função VF........................................................................................ 166 3.4.3.  Função PGTO................................................................................... 167 3.4.4.  Função TAXA................................................................................... 167 3.4.5.  Função NPER.................................................................................... 168 Pontos principais................................................................................................. 169 Teste seus conhecimentos...................................................................................................... 171 Mãos à obra!................................................................................................................................... 175

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Sumário Capítulo 4 - Organização de dados ..................................................................................... 183 4.1.  Introdução....................................................................................... 184 4.2.  Classificação e filtragem.................................................................. 186 4.2.1.  Classificação de dados..................................................................... 186 4.2.2.  Filtragem de dados.......................................................................... 187 4.3.  Estrutura de tópicos......................................................................... 194 4.3.1.  Agrupando itens manualmente........................................................ 195 4.3.2.  Recolhendo e expandindo os agrupamentos....................................196 4.3.3.  Desagrupando itens......................................................................... 197 4.3.4.  Criando agrupamentos automáticos................................................. 197 4.3.5.  Opções de agrupamento.................................................................. 198 4.3.6.  Subtotais......................................................................................... 200 4.4.  Tabelas............................................................................................ 204 4.4.1.  Criando uma tabela.......................................................................... 205 4.4.2.  Selecionando células na tabela......................................................... 207 4.4.3.  Inserindo dados na tabela................................................................ 208 4.4.4.  Nomeando a tabela.......................................................................... 209 4.4.5.  Redimensionando a tabela............................................................... 210 4.4.6.  Modificando o estilo de tabela......................................................... 210 4.4.7.  Alterando as opções de linhas e colunas..........................................211 4.4.8.  Escrevendo fórmulas na tabela......................................................... 212 4.4.9.  Convertendo a tabela de volta para intervalo comum.......................216 4.4.10.  Removendo duplicatas..................................................................... 217 4.4.11.  Segmentação de dados.................................................................... 218 4.4.12.  Tabelas e gráficos............................................................................ 220 Pontos principais................................................................................................. 221 Teste seus conhecimentos...................................................................................................... 223 Mãos à obra!................................................................................................................................... 227 Capítulo 5 - Importação de dados ....................................................................................... 233 5.1.  Introdução....................................................................................... 234 5.2.  Importando arquivos de texto.......................................................... 235 5.2.1.  Texto delimitado.............................................................................. 236 5.2.2.  Texto com largura fixa..................................................................... 241 5.3.  Importando tabelas do Access......................................................... 246 5.4.  Importando dados XML.................................................................... 250 5.5.  Gerenciando as conexões da pasta de trabalho................................253 5.5.1.  Adicionando uma conexão............................................................... 255 5.5.2.  Propriedades das conexões.............................................................. 256 Pontos principais................................................................................................. 258 Teste seus conhecimentos...................................................................................................... 261 Mãos à obra!................................................................................................................................... 265

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Capítulo 6 - Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos ................................................ 267 6.1.  Introdução....................................................................................... 268 6.2.  Criando uma tabela dinâmica........................................................... 271 6.2.1.  Montagem manual........................................................................... 271 6.2.2.  Tabelas dinâmicas recomendadas.................................................... 274 6.3.  Modificando uma tabela dinâmica.................................................... 275 6.3.1.  Modificando o layout....................................................................... 275 6.3.2.  Formatando os valores..................................................................... 276 6.3.3.  Filtrando dados................................................................................ 278 6.4.  Ferramentas de tabela dinâmica....................................................... 279 6.5.  Formatando a tabela dinâmica......................................................... 279 6.5.1.  Modificando o layout....................................................................... 280 6.5.2.  Opções de estilo de tabela dinâmica................................................ 284 6.5.3.  Estilos de tabela dinâmica................................................................ 284 6.6.  Analisando dados............................................................................ 285 6.6.1.  Opções de tabela dinâmica.............................................................. 285 6.6.2.  Atualizando dados........................................................................... 289 6.6.3.  Controlando a exibição de elementos da tabela...............................290 6.6.4.  Trabalhando com o campo ativo...................................................... 290 6.6.5.  Agrupando dados............................................................................ 293 6.6.6.  Filtrando dados................................................................................ 299 6.6.7.  Ações na tabela dinâmica................................................................. 309 6.6.8.  Cálculos nas tabelas dinâmicas........................................................ 311 6.7.  Relacionamento entre tabelas.......................................................... 318 6.7.1.  Conceito de banco de dados relacional............................................ 318 6.7.2.  Criando um relacionamento entre tabelas........................................321 6.7.3.  Criando uma tabela dinâmica pelo modelo de dados........................322 6.8.  Gráficos dinâmicos.......................................................................... 325 6.8.1.  Criando um gráfico dinâmico........................................................... 325 6.8.2.  Interagindo com o gráfico dinâmico................................................. 327 6.8.3.  Modificando o gráfico dinâmico....................................................... 328 Pontos principais................................................................................................. 331 Teste seus conhecimentos...................................................................................................... 333 Mãos à obra!................................................................................................................................... 337

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Sumário

Capítulo 7 - Ferramentas de dados ..................................................................................... 345 7.1.  Introdução....................................................................................... 346 7.2.  Formatação condicional................................................................... 346 7.2.1.  Tipos de regras de formatação condicional......................................347 7.2.2.  Formatos predefinidos..................................................................... 348 7.2.3.  Formatação condicional baseada em fórmula...................................356 7.2.4.  Gerenciando regras de formatação condicional................................358 7.3.  Texto para colunas.......................................................................... 359 7.3.1.  Texto delimitado.............................................................................. 360 7.3.2.  Largura fixa..................................................................................... 362 7.4.  Preenchimento relâmpago................................................................ 364 7.5.  Remover duplicatas.......................................................................... 368 7.6.  Validação de dados.......................................................................... 370 7.6.1.  Aplicando uma validação de dados.................................................. 370 7.6.2.  Mais exemplos................................................................................. 375 7.6.3.  Removendo uma validação de dados................................................ 378 7.6.4.  Localizando células com validação de dados....................................378 7.6.5.  Localizando dados inválidos............................................................. 379 7.7.  Consolidação de dados.................................................................... 381 Pontos principais................................................................................................. 388 Teste seus conhecimentos...................................................................................................... 391 Mãos à obra!................................................................................................................................... 495 Capítulo 8 - Análise de dados ............................................................................................... 401 8.1.  Introdução....................................................................................... 402 8.2.  Gerenciador de cenários................................................................... 402 8.2.1.  Adicionando cenários....................................................................... 404 8.2.2.  Exibindo cenários............................................................................ 408 8.2.3.  Excluindo cenários........................................................................... 408 8.2.4.  Editando cenários............................................................................ 409 8.2.5.  Mesclando cenários.......................................................................... 410 8.2.6.  Resumindo cenários......................................................................... 411 8.2.7.  Mostrando cenários de forma alternativa..........................................412 8.3.  Tabela de dados.............................................................................. 413 8.3.1.  Criando uma tabela de dados com uma variável...............................416 8.3.2.  Criando uma tabela de dados com duas variáveis.............................418 8.4.  Atingir meta..................................................................................... 420 8.5.  Planilha de previsão......................................................................... 423 Pontos principais................................................................................................. 426 Teste seus conhecimentos...................................................................................................... 433 Mãos à obra!................................................................................................................................... 481

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Excel 2016 - Módulo II Capítulo 9 - Controles de formulário ................................................................................. 437 9.1.  Introdução....................................................................................... 438 9.1.1.  Guia Desenvolvedor......................................................................... 438 9.1.2.  Formulários..................................................................................... 439 9.1.3.  Controles......................................................................................... 440 9.2.  Inserindo e editando controles......................................................... 443 9.2.1.  Selecionando controles.................................................................... 444 9.2.2.  Dimensionando e posicionando controles........................................444 9.2.3.  Duplicando controles....................................................................... 446 9.2.4.  Organizando controles..................................................................... 447 9.2.5.  Editando o texto de um controle...................................................... 447 9.2.6.  Excluindo controles.......................................................................... 448 9.3.  Propriedades dos controles.............................................................. 448 9.4.  Aplicabilidade dos controles............................................................ 449 9.4.1.  Caixa de grupo................................................................................ 449 9.4.2.  Caixa de seleção.............................................................................. 450 9.4.3.  Botão de opção................................................................................ 454 9.4.4.  Caixa de listagem............................................................................ 458 9.4.5.  Caixa de combinação....................................................................... 461 9.4.6.  Barra de rolagem............................................................................. 463 9.4.7.  Botão de rotação.............................................................................. 466 9.4.8.  Botão............................................................................................... 470 9.4.9.  Rótulo.............................................................................................. 472 Pontos principais................................................................................................. 473 Teste seus conhecimentos...................................................................................................... 475 Mãos à obra!................................................................................................................................... 479 Capítulo 10 - Macros .................................................................................................................. 483 10.1.  Introdução....................................................................................... 484 10.1.1.  O que são macros............................................................................ 484 10.1.2.  Ferramentas de macro..................................................................... 484 10.1.3.  Tipos de arquivos............................................................................ 485 10.1.4.  Lógica de programação.................................................................... 486 10.2.  Gravando macros............................................................................. 487 10.3.  Referências absolutas e relativas...................................................... 491 10.4.  Gerenciando macros........................................................................ 494 10.5.  Maneiras de executar as macros...................................................... 495 10.5.1.  Pela barra de ferramentas de o rápido.....................................496 10.5.2.  Através de objetos gráficos.............................................................. 498 10.5.2.1.  Controles de formulário................................................................... 498 10.5.2.2.  Formas geométricas......................................................................... 499 10.5.2.3.  Fotos, ícones e ilustrações............................................................... 499 10.6.  Visualizando e editando macros....................................................... 499 10.7.  Aninhando macros........................................................................... 502 10.8.  Boas práticas e orientações.............................................................. 503 10.9.  Exemplo de aplicação...................................................................... 505 10.9.1.  Desenhando os botões..................................................................... 506 10.9.2.  Gravando a macro Limpar Dados...................................................... 507 10.9.3.  Gravando a macro Gravar Dados...................................................... 509 10.9.4.  Aninhando as macros....................................................................... 512 Pontos principais................................................................................................. 514 Teste seus conhecimentos...................................................................................................... 515 Mãos à obra!................................................................................................................................... 519

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Sumário Capítulo 11 - Proteção de planilhas e pastas.................................................................. 527 11.1.  Introdução....................................................................................... 528 11.2.  Protegendo planilhas....................................................................... 529

11.2.1.  11.2.2.  11.3.  11.4.  11.5.  11.6.  11.7.  11.7.1.  11.7.2.  11.7.3.  11.7.3.1.  11.7.3.2.  11.7.3.3.  11.7.4.  11.7.5. 

Células bloqueadas..................................................................531 Fórmulas ocultas.....................................................................532 Protegendo a estrutura das pastas de trabalho........................533 Protegendo intervalos..............................................................534 Protegendo a pasta de trabalho...............................................538 Criptografando a pasta de trabalho.........................................539 Informações da pasta de trabalho............................................540 Propriedades...........................................................................541 Proteger Pasta de Trabalho......................................................544 Inspecionar Pasta de Trabalho.................................................545 Inspecionar Documento...........................................................546 Verificar ibilidade............................................................547 Verificar Compatibilidade........................................................547 Gerenciar Pasta de Trabalho....................................................548 Opções de Exibição do Navegador...........................................549

Pontos principais................................................................................................. 550 Teste seus conhecimentos...................................................................................................... 551 Mãos à obra!................................................................................................................................... 555 Anotações .................................................................................................................................... 559

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Informações sobre este treinamento

Para o melhor aproveitamento do curso Excel 2016 – Módulo II, é imprescindível ter participado do curso Excel 2016 – Módulo I, ou possuir conhecimentos equivalentes.

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Referências e fórmulas 99 99 99 99

Referências de células; Intervalos nomeados; Auditoria de fórmulas; Opções de cálculo.

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Excel 2016 - Módulo II

1.1. Introdução O Excel é, sem dúvida, o programa de computador mais usado para edição de planilhas eletrônicas. Isso se deve, na maior parte, às suas ferramentas poderosas de manipulação de dados, fórmulas e gráficos. Você verá, neste capítulo, alguns detalhes sobre a edição de fórmulas no Excel, a criação de vínculos entre planilhas e pastas de trabalho e como evitar alguns problemas causados por fórmulas que perdem as referências de células. Um arquivo do Excel é chamado de Pasta de Trabalho e é composto por folhas de planilha e folhas de gráfico. Cada planilha contém 16.384 colunas, identificadas por letras do alfabeto, partindo de A até XFD. Essa mesma planilha possui 1.048.576 linhas numeradas. O cruzamento de uma linha com uma coluna é chamado de célula. A ilustração a seguir mostra as principais áreas da tela do Excel 2016:

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Referências e fórmulas

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1. Barra de ferramentas de o rápido; 2. Guia selecionada da Faixa de Opções; 3. Guia não selecionada da Faixa de Opções; 4. Barra de Título; 5. Faixa de Opções; 6. Botões de controle da janela e da Faixa de Opções; 7. Célula ativa (cursor); 8. Ponteiro do mouse; 9. Caixa de Nomes; 10. Divisor móvel entre Caixa de Nomes e Barra de Fórmulas; 11. Botões de inserção e edição de fórmulas e funções; 12. Barra de Fórmulas; 13. Grupo de comandos na Faixa de Opções; 14. Botão iniciador de caixa de diálogo do grupo; 15. Títulos de colunas; 16. Títulos de linhas; 17. Botões de navegação para as planilhas; 18. Guia da planilha ativa; 19. Guia de planilha não ativa; 20. Botão para inserção de nova planilha; 21. Barra de Status (mensagens); 22. Divisor móvel entre as guias de planilha e a barra de rolagem; 23. Barra de rolagem horizontal; 24. Botões para diferentes modos de visualização e zoom; 25. Barra de rolagem vertical.

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Excel 2016 - Módulo II

1.2. Referências de células A seguir, veja como fazer referências a células em uma mesma planilha, referências a células de outras planilhas e de outras pastas de trabalho.

1.2.1. Referências na mesma planilha A célula é identificada por um endereço (ou referência), o qual combina a letra da coluna com o número da linha. Exemplos: célula A1, célula H20, célula XY1234, etc. Os endereços de células são usados para compor as fórmulas. Existem três tipos de endereços de células em fórmulas: •• Relativo: Neste tipo de endereço, nenhum elemento (linha ou coluna) está fixo. Quando você copia uma célula contendo o endereço relativo em sua fórmula, o endereço é ajustado de acordo com a posição que será ocupada pela célula. Isso significa que, se a célula tiver a referência D3 em sua fórmula, quando você copiar essa célula para a linha de baixo, a referência ará a ser D4. Se copiar para a coluna da direita, a referência será E3; •• Absoluto: É o tipo em que a linha e a coluna estão fixas, não sofrendo alteração quando a célula que contém a fórmula é copiada. O endereço absoluto tem um cifrão ($) antes da referência da linha e da coluna. Por exemplo, se uma célula tiver a referência $F$1 em sua fórmula e a mesma for copiada para outra célula, essa referência sempre será $F$1; •• Misto: Neste tipo, somente a linha ou a coluna está fixa. O endereço misto tem um cifrão ($) antes da referência da linha ou da coluna. Por exemplo, em $G2, o cifrão fixa apenas a coluna. Já em G$2, o cifrão fixa apenas a linha.

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Referências e fórmulas

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A ilustração a seguir mostra uma fórmula escrita inicialmente na célula B3. Note o que acontece com a referência D1 no final da fórmula, quando ela é copiada para a célula C6, em cada um dos tipos de referência:

Para agilizar a digitação de uma fórmula, quando precisar alterar o tipo de referência da célula que você acabou de indicar, pressione a tecla F4. Cada acionamento de F4 mudará o tipo de referência. Exemplo: A1, $A$1, A$1 e $A1.

1.2.2. Referências a células de outras planilhas Apesar de uma planilha poder conter grande quantidade de linhas e colunas, muitas vezes não faz sentido você realizar todo o trabalho somente em uma única folha. É para isso que o Excel permite a inserção de outras planilhas no arquivo. A inclusão de uma referência de uma célula ou intervalo em uma fórmula é bastante fácil. É necessário, porém, incluir o nome da planilha, conforme a sintaxe genérica: Nome_da_planilha!Intervalo

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Excel 2016 - Módulo II Quando o nome da planilha possui várias palavras, a sintaxe deverá incluir esse nome entre aspas simples: 'Nome da planilha'!Intervalo

Esse tipo de referência também é chamado de Referência 3D, pois considera uma pasta de trabalho como se fosse uma planilha tridimensional, permitindo cálculos e intervalos que percorrem várias planilhas. Veja, a seguir, alguns exemplos de fórmulas com referências a outras planilhas da mesma pasta de trabalho: •• A fórmula abaixo simplesmente traz para a célula atual o conteúdo da célula C5 da planilha Vendas: =Vendas!C5

•• A fórmula a seguir soma 3 células oriundas de 3 planilhas diferentes: =Norte!H4 + Sul!G3 + Centro!F4

•• A próxima fórmula soma 2 valores de duas planilhas diferentes, nomeadas com mais de uma palavra: ='Filial Capital'!G2 + 'Filial Interior'!G2

•• A fórmula seguinte soma um intervalo que se encontra em outra planilha: =SOMA(Planilha4!C3:C18)

•• A próxima fórmula soma todas as células B5, da planilha Janeiro até a planilha Dezembro: =SOMA(Janeiro:Dezembro!B5)

•• Esta última fórmula soma um intervalo retangular de células desde a planilha JAN até a planilha DEZ: =SOMA(JAN:DEZ!B3:H8)

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Referências e fórmulas

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Os dois últimos exemplos ilustram bem o porquê do termo 3D. De fato, o Excel se comporta como uma planilha tridimensional, ou um “cubo” de células, localizadas por sua linha, coluna e planilha. Sendo assim, você consegue efetuar cálculos “através” das planilhas.

1.2.3. Referências a células de outras pastas de trabalho Uma fórmula com referência a outra pasta de trabalho, ou seja, com uma referência externa, possui a seguinte sintaxe genérica: ='caminho_do_arquivo[nome_do_arquivo]nome_da_planilha'!intervalo

Em que: •• caminho_do_arquivo é o caminho completo que indica a localização do arquivo. Antes do caminho, você deve abrir aspas simples ('); •• nome_do_arquivo é o nome do arquivo onde a referência se encontra. Deve ser seguido pela extensão (.xlsx ou .xlsm, por exemplo) e ser informado entre colchetes [ ]; •• nome_da_planilha é o nome da planilha onde a referência se encontra, seguido do fechamento das aspas simples (') e de um ponto de exclamação (!); •• intervalo é o endereço da célula ou intervalo de células que serão referenciados na fórmula.

Se o caminho não for conhecido, você pode localizar o arquivo usando o Windows Explorer no Windows 7 ou o Explorador de Arquivos no Windows 8 em diante. O caminho completo aparecerá na caixa Endereço.

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Excel 2016 - Módulo II Você pode digitar o caminho completo para fazer referência à célula, mas é mais simples criar as fórmulas clicando nas células referenciadas com os arquivos abertos, deixando o Excel inserir o caminho completo.

Se a pasta referenciada estiver aberta, apenas o nome do arquivo aparecerá na referência da fórmula. Porém, se a pasta referenciada estiver fechada, o caminho completo do arquivo será adicionado à fórmula. Veja, a seguir, alguns exemplos de fórmulas com referências a outras pastas de trabalho: •• A fórmula a seguir simplesmente traz para a célula atual o conteúdo da célula C5 da planilha Janeiro, da pasta de trabalho aberta Vendas.xlsx: =[Vendas.xlsx]Janeiro!$C$5

•• A mesma situação anterior, porém a pasta Vendas.xlsx está fechada e salva em um disco da rede: ='L:\Clientes Novos\Capital\[Vendas.xlsx]Janeiro'!$C$5

•• A próxima fórmula soma a célula D2 da planilha Janeiro, da pasta de trabalho Vendas Filial Capital.xlsx, com a célula D2 da planilha Janeiro, da pasta de trabalho Vendas Filial Capital.xlsx. Todos os arquivos estão abertos: ='[Vendas Filial Capital.xlsx]Janeiro'!$D$2 + '[Vendas Filial Interior.xlsx]Janeiro'!$D$2

•• Esta última fórmula traz, para a célula que a contém, a soma de um intervalo localizado na planilha Janeiro, na pasta de trabalho aberta Vendas Filial Interior.xlsx: =SOMA('[Vendas Filial Interior.xlsx]Janeiro'!$D$5:$D$15)

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Referências e fórmulas

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Uma maneira rápida de alternar pelos aplicativos ou janelas abertas é pelo teclado, conforme os atalhos a seguir: Atalho

Ação

ALT + TAB

Alterna por todos os programas e janelas em execução no Windows.

ALT + SHIFT + TAB

O mesmo que o atalho anterior, porém em direção oposta.

CTRL + TAB ou CTRL + F6

Alterna por todas as janelas do programa atual, no caso, o Excel. Não a pelas janelas abertas por outros programas no Windows.

CTRL + SHIFT + TAB ou CTRL + SHIFT + F6

O mesmo que o atalho anterior, porém em direção oposta.

Para que você possa acompanhar a prática de criação de fórmulas com vínculos a outros arquivos, faça as seguintes atividades: 1. Feche eventuais arquivos abertos no Excel; 2. Na pasta do Capítulo 1, localize e abra 5 arquivos: •• Relatório de Vendas - TOTAL.xlsx; •• Relatório de Vendas - Região Norte.xlsx; •• Relatório de Vendas - Região Sul.xlsx; •• Relatório de Vendas - Região Leste.xlsx; •• Relatório de Vendas - Região Oeste.xlsx.

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Excel 2016 - Módulo II

3. Use o atalho CTRL + TAB para alternar entre eles e, depois, retorne ao arquivo Relatório de Vendas - TOTAL.xlsx:

4. Na célula C4, você escreverá uma fórmula que resgata o valor do total para a região Norte do arquivo correspondente. Para começar, digite o sinal de igual (=):

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Referências e fórmulas

1

5. Pelo atalho CTRL + TAB, alterne até que o arquivo Relatório de Vendas Região Norte.xlsx apareça; 6. Clique na célula F10 que contém o total:

7. Tecle ENTER para encerrar a fórmula e retornar à célula C4 do arquivo Relatório de Vendas - TOTAL.xlsx:

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Excel 2016 - Módulo II 8. Repita a operação com as outras 3 regiões. No final, o arquivo de totais ficará como a imagem adiante (já havia um gráfico criado dentro dele):

9. Clique na célula C4 e observe a fórmula, a qual busca um valor que se encontra na célula F10 em outro arquivo aberto: ='[Relatório de Vendas - Região Norte.xlsx]Norte'!$F$10

10. Feche os outros 4 arquivos. Mantenha aberto somente o arquivo de totais; 11. Veja novamente a fórmula em C4 e perceba que, agora, a referência ao nome do arquivo inclui todo o caminho onde ele está salvo (isso vai depender de onde você salvou os seus arquivos de curso): ='C:\s\Treinamento\Documents\Capítulo 1\[Relatório de Vendas - Região Norte.xlsx]Norte'!$F$10

12. Salve o arquivo e feche-o também.

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Referências e fórmulas

1

1.2.4. Gerenciando vínculos (links) Quando você cria uma fórmula que aponta para um intervalo em outro arquivo, o nome desse arquivo é parte integrante da fórmula. Há, portanto, um vínculo (link) entre o arquivo que contém a fórmula e o arquivo referenciado. Quando você abre um arquivo que contém vínculos com outros através de fórmulas, você verá uma faixa amarela na parte superior da planilha:

Esse AVISO DE SEGURANÇA apenas informa que os vínculos existem, porém, estão desabilitados. Clique no botão Habilitar Conteúdo para atualizar as fórmulas que buscam valores em outras pastas de trabalho. Os vínculos representam uma boa ferramenta para que você não precise duplicar informações entre pastas e planilhas. Contudo, problemas podem surgir quando os arquivos referenciados são movidos, excluídos ou renomeados. Para que você possa acompanhar as explicações, use os mesmos 5 arquivos da pasta de exercícios do Capítulo 1. Siga as atividades: 1. Feche todos os arquivos do Excel;

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Excel 2016 - Módulo II 2. Pelo Windows Explorer ou pelo Explorador de Arquivos, navegue até a pasta onde estão salvos os arquivos do Capítulo 1 e selecione o arquivo Relatório de Vendas - Região Sul.xlsx:

3. Clique mais uma vez sobre o nome do arquivo (ou use o atalho F2) para editá-lo. Adicione o algarismo 2 no final do nome:

4. Tecle ENTER para efetivar a mudança de nome:

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Referências e fórmulas

1

5. Aplique um duplo-clique no arquivo Relatório de Vendas – TOTAL.xlsx para abrir o arquivo que possui as fórmulas com vínculos. Surgirá uma caixa de mensagens, indicando a presença de vínculos:

6. Clique em Atualizar para que o Excel busque os valores dos vínculos e atualize as fórmulas; Como um dos arquivos foi renomeado, o Excel não conseguiu encontrá-lo como esperado na pasta. Surge, portanto, uma outra caixa de mensagem que informa exatamente isso:

Você tem, agora, a opção de Continuar sem que os vínculos sejam atualizados, ou Editar Vínculos... para resolver o problema, conforme detalhado a seguir. 7. Para gerenciar os vínculos de uma pasta de trabalho do Excel, na caixa de mensagem anterior, clique em Editar Vínculos... Alternativamente, pela faixa de opções, guia Dados, grupo Conexões, clique em Editar Links:

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Excel 2016 - Módulo II A caixa de diálogo Editar vínculos oferece uma maneira prática de gerenciar os links do arquivo, principalmente aqueles que geraram erros:

Essa caixa exibe uma lista com o nome dos arquivos vinculados à pasta de trabalho atual. Para executar qualquer operação com o vínculo, basta selecionar o nome do arquivo e clicar em um dos botões à direita, descritos a seguir: Botão

Descrição

Atualizar valores

Atualiza os valores a qualquer momento, principalmente se você não tiver optado pela atualização do vínculo na abertura do arquivo.

Alterar Fonte

Redireciona o vínculo para outro arquivo. É útil quando o arquivo vinculado originalmente foi renomeado ou movido para outra pasta. O vínculo sempre é direcionado para a planilha com o mesmo nome e a mesma referência às células da planilha atualmente vinculada. Se a pasta de trabalho do novo vínculo não possuir uma planilha com o mesmo nome, será exibida uma caixa com as planilhas dessa pasta, para que você possa escolher a planilha do novo vínculo.

Abrir Fonte

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Abre o arquivo selecionado na lista de vínculos.

Quebrar vínculo

Remove o vínculo da fórmula, mantendo apenas o resultado final.

Verificar status

Verifica o estado atual da fórmula que contém a referência.

Referências e fórmulas

Botão

1

Descrição Abre uma caixa de diálogo de configuração para definir a ação do Excel quando um arquivo for inicializado:

Prompt de inicialização

Agora, retomando o exemplo em uso, prossiga com as etapas para corrigir o link quebrado: 1. Na exibição da caixa de mensagem que indica que o vínculo não pôde ser atualizado, clique no botão Editar Vínculos; 2. Selecione, na lista, o arquivo Relatório de Vendas – Região Sul.xlsx, que apareceu com uma indicação de erro (sim, pois ele foi renomeado); 3. Clique no botão Alterar Fonte para exibir a janela Alterar Fonte. Localize o arquivo Relatório de Vendas – Região Sul2.xlsx e clique em Abrir:

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Excel 2016 - Módulo II 4. Verifique agora que o arquivo não apresenta mais a indicação de erro porque o vínculo foi redirecionado para um arquivo existente:

5. Feche a caixa Editar vínculos.

1.3. Intervalos nomeados Determinadas células e intervalos importantes e muito usados na planilha podem receber um nome. Esse nome será usado diretamente nas fórmulas e facilita muito a leitura dessa fórmula. Além disso, nomes podem ser usados em qualquer planilha da pasta de trabalho. Existem algumas maneiras para criar e gerenciar esses nomes pela guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos:

•• Definir Nome: Abre a caixa Novo Nome, onde você pode definir um nome para o intervalo, um comentário opcional e o local de referência, o qual pode ser também uma fórmula; •• Criar a partir da Seleção: Permite a criação de vários nomes de uma vez, tomando como base os textos que se encontram na primeira linha e/ou primeira coluna do intervalo selecionado na planilha;

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Referências e fórmulas

1

•• C aixa de nome: Localizada à esquerda da Barra de Fórmulas. Use-a para a criação rápida do intervalo selecionado. Digite o nome sem espaços e tecle ENTER; •• Gerenciador de Nomes: Também acionado pelo atalho CTRL + F3, é o local que centraliza a relação de todos os nomes criados no arquivo. Nele também é possível criar um novo nome, editar um nome existente ou excluir um nome que não será mais usado.

1.4. Auditoria de fórmulas Quando a planilha aumenta de tamanho ou fica mais complexa, existe a chance de você cometer erros matemáticos ou de lógica em suas fórmulas. Com a finalidade de visualizar o “fluxo” dos cálculos ou dos erros é que existem ferramentas de auditoria que auxiliam o processo. Elas criarão rastreadores, ou setas, que identificam as células envolvidas nos cálculos. Observe as células e a fórmula do exemplo a seguir:

Os rastreadores auxiliam na identificação de três tipos de células: •• Precedentes: São células que são referenciadas por uma fórmula em outra célula. Por exemplo, se a célula C4 contiver a fórmula =C2-C2*C3, as células C2 e C3 são precedentes da célula C4 (fornecem valores para C4); •• Dependentes: Contêm fórmulas que se referem a outras células. Por exemplo, se a célula C4 contiver a fórmula =C2-C2*C3, a célula C4 é dependente das células C2 e C3 (precisa dos valores de C2 e C3); •• Erros: São as células que contêm algum tipo de erro e que são diretamente ou indiretamente referenciadas em uma fórmula, fazendo com que o erro apareça nessa fórmula. 31

Excel 2016 - Módulo II As ferramentas de auditoria são encontradas na faixa de opções, guia Fórmulas, grupo Auditoria de Fórmulas:

O rastreamento produz uma série de setas azuis para as células precedentes e dependentes. O rastreamento de células com erro produz setas vermelhas. Esse “fluxo” identifica a direção do cálculo: de onde vêm e para onde vão os valores. As setas também são impressas com a planilha, porém não são salvas. Para acompanhar o aprendizado desta seção, abra o arquivo Auditoria de Fórmulas.xlsx, disponível em sua pasta de exercícios do Capítulo 1. A pasta de trabalho possui três planilhas. As duas primeiras, Norte e Sul, contêm dados de várias categorias de produtos de exportação em milhares de toneladas. A terceira planilha, Brasil, é um relatório total que traz a soma das duas planilhas anteriores.

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Referências e fórmulas

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1.4.1. Rastreando precedentes Realize as seguintes atividades para compreender o rastreamento de células precedentes sobre as planilhas de exemplo: 1. Na planilha Norte, clique na célula P8, que contém o total anual das categorias; 2. Na guia Fórmulas, grupo Auditoria de Fórmulas, clique no botão Rastrear Precedentes para descobrir quais células geraram valores para esse total. As setas e os pontos azuis indicam que as células H8 (total no 1º semestre) e O8 (total no 2º semestre) participaram do total anual em P8:

3. Clique mais uma vez no botão Rastrear Precedentes. Agora, as setas indicam que cada total semestral somou valores das 4 células acima dele:

4. Clique mais uma vez no botão Rastrear Precedentes. Cada uma das 4 células nas colunas H e O realizam somas das 6 células à esquerda dela; 5. Clique mais uma vez no botão Rastrear Precedentes. Você ouvirá um bipe. Desta vez, não haverá mais setas porque o rastreamento chegou ao final. Não há mais células precedentes às já marcadas:

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Excel 2016 - Módulo II 6. Clique na seta € do botão Remover Setas e selecione o comando Remover Setas Precedentes:

7. O último rastreamento de precedentes foi removido. Clique diretamente dentro do botão Remover Setas para limpar todos os rastreamentos da planilha.

1.4.2. Rastreando dependentes Realize as seguintes atividades para compreender o rastreamento de células dependentes sobre as planilhas de exemplo: 1. Novamente, na planilha Norte, clique agora na célula B5; 2. Na guia Fórmulas, grupo Auditoria de Fórmulas, clique no botão Rastrear Dependentes para descobrir quais células dependem de B5. Neste momento, os totais em B8 e H5 usaram diretamente o valor de B5. Note também um ícone de planilha e uma linha tracejada preta com uma seta apontando para ele. Isso indica que uma célula em outra planilha também usa o valor de B5:

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Referências e fórmulas

1

3. Para descobrir as planilhas dependentes, aplique um duplo-clique na linha tracejada para abrir a caixa Ir para:

4. Selecione o local na lista de intervalos e clique em OK para que o Excel ative essa célula. Portanto, a célula B5 da planilha Brasil também usa o valor de B5 da planilha Norte. Esta célula contém uma fórmula que faz a soma entre planilhas:

5. Retorne à planilha Norte e permaneça na célula B5; 6. Clique mais uma vez em Rastrear Dependentes. Desta vez, as setas se estendem, mostrando que o total do 1º semestre em H8 também usa indiretamente o valor de B5, bem como o total anual em P5:

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Excel 2016 - Módulo II 7. Clique mais uma vez em Rastrear Dependentes. A célula B5 também influencia o total geral em P8, bem como os totais na planilha Brasil:

8. Clique mais uma vez em Rastrear Dependentes. Desta vez, você ouvirá um bipe para sinalizar que não há mais continuidade nesse rastreamento; 9. Clique na seta € do botão Remover Setas e selecione o comando Remover Setas Dependentes:

10. O último rastreamento de dependentes foi removido. Clique diretamente dentro do botão Remover Setas para limpar todos os rastreamentos da planilha.

1.4.3. Exibindo todas as fórmulas da planilha Para ver a fórmula digitada na célula, você pode clicar nela e observar o conteúdo na barra de fórmulas ou editá-la dando um duplo clique nela ou pela tecla F2. O botão Mostrar Fórmulas no grupo Auditoria de Fórmulas oferece um meio de visualizar todas as fórmulas da planilha, simultaneamente:

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Referências e fórmulas

1

Enquanto as fórmulas estão sendo exibidas, as células não mostram formatação numérica; apenas o que foi originalmente digitado nelas. As colunas ficarão com uma largura maior. Para retornar a planilha à visualização normal, clique novamente no botão Mostrar Fórmulas para desativá-lo.

1.4.4. Detectando e resolvendo erros em fórmulas Erros podem ser resultantes de digitação de valores incorretos, fórmulas com argumentos não adequados ou resultado de cálculos matemáticos em situações específicas. O Excel pode mostrar, nas células da planilha, os seguintes erros: Erro #DIV/0!

Descrição Resultado de uma divisão por zero (0).

#REF!

Uma fórmula contém uma referência de célula que não é válida. Geralmente, acontece quando uma fórmula faz referência a células que foram excluídas ou substituídas por outros dados.

#NÚM!

Uma fórmula ou função contém valores numéricos que não são válidos.

#VALOR!

Uma fórmula inclui células que possuem dados diferentes do tipo esperado (exemplo: texto em vez de número).

#NOME?

O Excel não reconhece nome de intervalo ou de função dentro de uma fórmula.

#N/D

Não é propriamente um erro, mas indica que um valor procurado em uma tabela não pode ser encontrado.

No exemplo usado neste tópico, imagine que a planilha Norte possui um erro na célula B5 (você pode provocar um erro em B5 teclando a fórmula =1/0).

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Excel 2016 - Módulo II Observe que o erro se propaga em todas as células dependentes de B5, inclusive, na planilha Brasil:

O Excel oferece alguns mecanismos para ajudar você a encontrar a origem do erro e também algumas formas de resolvê-lo. 1. Na guia Fórmulas, grupo Auditoria de Fórmulas, clique no botão Verificação de Erros, ou na seta € ao lado dele e na opção Verificação de Erros:

A caixa de diálogo Verificação de erros aparece, exibindo botões ou opções diferentes para cada situação de erro:

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Referências e fórmulas

1

Em que: Botão

Descrição

Ajuda sobre este erro

Exibe um artigo de ajuda do Excel sobre o erro em questão.

Rastrear erro

Opção exibida caso o erro seja de um valor de retorno de uma fórmula. As células que deram origem ao erro serão apontadas por setas vermelhas.

Mostrar etapas de cálculo...

Opção exibida quando ocorre um erro durante o cálculo de uma fórmula.

Ignorar erro

Ignora o erro e não faz alteração alguma na célula.

Editar na barra de fórmulas

Possibilita a edição da fórmula na barra de fórmulas.

Opções...

Exibe a guia Fórmulas, dentro das Opções do Excel, permitindo a configuração de diversos parâmetros em relação às fórmulas.

Anterior

Seleciona a célula anterior, que contenha algum erro.

Avançar

Avança para a próxima célula que contenha algum erro.

Retomar

Retorna ao início do ciclo de verificação de erros.

1.4.4.1. Rastreando erros Para determinar a origem do erro em uma fórmula, usando a pasta de trabalho do exemplo, na planilha Norte: 1. Clique na célula P8, que contém o total geral; 2. Na guia Fórmulas, grupo Auditoria de Fórmulas, clique na seta € ao lado do botão Verificação de erros e selecione o comando Rastrear Erro:

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Excel 2016 - Módulo II 3. Observe, na planilha, que o Excel identificou a origem do erro como sendo a célula B5 e esta foi selecionada. Além disso, traçou uma sequência de setas vermelhas para mostrar o fluxo dos cálculos. A barra de fórmulas mostra o que estava digitado na célula B5 e que causou o erro:

4. Em B5, digite o valor 173 e tecle ENTER para corrigir o erro. Note agora que as setas existentes ficaram azuis, indicando que se trata de um rastreamento normal de células dependentes e não mais um erro; 5. Clique no botão Remover Setas para limpar os rastreamentos na planilha:

6. Salve o arquivo e feche-o em seguida. Lembre-se que as setas são desligadas no fechamento do arquivo.

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Referências e fórmulas

1

1.4.4.2. Avaliando fórmulas Independentemente da fórmula conter algum erro, você pode ver como ela é resolvida pelo Excel, o a o. Isso é útil para resolver problemas com a lógica na hora de elaborar uma fórmula. Pode ser que você tenha usado parênteses no lugar errado ou se esquecido de algum termo. Para você praticar a resolução de fórmulas o a o, abra o arquivo Avaliação de Fórmulas.xlsx, disponível na pasta do Capítulo 1:

A Planilha1 contém uma relação de produtos e preços nas colunas B e C. Serão compradas várias unidades desses produtos (célula F2). Sobre o total, será aplicado um desconto (célula F4) e adicionado o frete no final (célula F6). Escreva, na célula F8, a fórmula que realiza o cálculo completo, incluindo todos os valores citados:

Retorne à célula F8 e realize as seguintes atividades para resolver o cálculo o a o: 41

Excel 2016 - Módulo II 1. Na guia Fórmulas, grupo Auditoria de Fórmulas, clique no botão Avaliar fórmula para abrir a caixa Avaliar fórmula:

2. A caixa Avaliação mostra a fórmula original, conforme digitada na célula F8. A parte sublinhada indica o termo que será executado em seguida. Clique no botão Avaliar:

3. O termo sublinhado foi resolvido e o resultado do cálculo 3358 foi deixado no lugar, em itálico, para sinalizar um termo já calculado. Agora, a referência F2 está sublinhada. Será o próximo valor a ser calculado. Clique no botão Avaliar:

4. O conteúdo da célula F2, o valor 3, é colocado na expressão e ficou em itálico. O próximo termo a ser calculado será 3358*3, que aparece sublinhado. Clique no botão Avaliar;

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Referências e fórmulas

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5. Prossiga com o restante dos cálculos, clicando no botão Avaliar para cada etapa, até chegar no resultado final:

6. Se desejar refazer a sequência, clique no botão Reiniciar; 7. Clique em Fechar quando terminar de avaliar a fórmula. Quando o termo que será avaliado for uma referência de célula, a caixa Avaliar fórmula habilitará o botão Depuração total. Ao clicar nele, você verá outra caixa, mostrando o conteúdo da célula referenciada e que pode ser outra fórmula, permitido que você também a execute o a o:

Para calcular o termo e retornar à depuração completa em uma única expressão, clique no botão Depuração circular. 43

Excel 2016 - Módulo II 1.4.4.3. Usando o botão de verificação de erros Quando o Excel percebe que uma fórmula está diferente das fórmulas vizinhas, ou parece haver algum tipo de inconsistência, a célula que contém essa fórmula ficará com uma marca verde em seu canto superior esquerdo. Isso não necessariamente indica um erro, mas merece atenção. Suponha que uma planilha contenha informações de valores de 4 bimestres e um total:

A fórmula com o total na célula E2 possui uma pequena marca triangular verde em seu canto superior esquerdo. É indicação de que há algo inconsistente na fórmula. Quando você clica na célula que contém a fórmula, verá um pequeno botão aparecendo no lado esquerdo dela:

Esse botão apareceu porque, supostamente, a soma deveria ser dos 4 bimestres. A fórmula mostra que foram somados apenas os 3 primeiros. Faltou o último valor.

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Referências e fórmulas

1

Ao clicar no botão, você verá um menu de contexto, mostrando como primeiro item o tipo de erro: A fórmula omite células adjacentes:

Com os itens seguintes, você pode decidir o que fazer: Opção

Descrição

Efetivamente corrige a fórmula para incluir a célula Atualizar fórmula que falta ao intervalo da soma. Feita a correção, a para incluir marca na célula desaparece. Note que esta opção varia células conforme o tipo de erro. Ajuda sobre este erro Ignorar erro

Abre a janela de ajuda do Excel com artigos relacionados ao erro em questão. Ignora o erro apenas para a célula em questão.

Editar na barra de fórmulas

Inicia o modo de edição da fórmula com o cursor na barra de fórmulas para que você possa fazer manualmente a correção.

Opções de Verificação de Erros...

Abre a caixa de Opções do Excel com o item Fórmulas selecionado e suas opções de configuração abertas. Na seção Verificação de Erros, você pode desligar as marcas nas células ou mesmo trocar a cor dessas marcas.

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Excel 2016 - Módulo II 1.4.4.4. Referências circulares Referências circulares são indicações na pasta de trabalho quando há problemas com fórmulas que referenciam a própria célula que contém a fórmula, direta ou indiretamente. Veja o seguinte exemplo:

Na célula M3, ao escrever a fórmula que soma todos os valores da linha 3, acidentalmente, você incluiu a própria célula que contém a função de SOMA:

Ao teclar ENTER para confirmar a fórmula, aparece a seguinte caixa de mensagem:

Quando isto acontece, o Excel não realiza os cálculos na planilha. Observe que o total ficou zerado:

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Referências e fórmulas

1

A barra de status, no canto inferior esquerdo da tela, mostra a indicação Referências Circulares: M3. Provavelmente, a célula mencionada (M3) seja a responsável pelo erro:

Se essa indicação for suficiente para que você faça a correção, basta editar a fórmula e, ao teclar ENTER, a indicação desaparece e o resultado é calculado:

Há situações um pouco mais complexas, como o exemplo a seguir:

Em que: •• A célula B2 contém a fórmula =2*F2; •• A célula F2 contém a fórmula =D4/5; •• A célula D4 continha o número 100, gerando os resultados 40 e 20 nas células B2 e F2 respectivamente; •• Na célula D4, foi inserida a fórmula =B2+10.

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Excel 2016 - Módulo II A situação causou uma referência circular e o Excel posicionou automaticamente setas azuis rastreadoras para você visualizar esse ciclo fechado. Nessa situação, na guia Fórmulas, grupo Auditoria de Fórmulas, clique na seta € do botão Verificação de Erros e, depois, em Referências Circulares, para ver quais células foram envolvidas nesses cálculos:

e cada célula envolvida na referência circular para verificar onde pode estar o erro e faça a correção até a indicação desaparecer na barra de status.

Como as referências circulares podem acontecer também entre planilhas da mesma pasta de trabalho e até entre arquivos diferentes, assim que ocorrer a primeira indicação de referência circular, corrija imediatamente a fórmula que você acabou de digitar. É sempre mais fácil corrigir uma fórmula na hora do erro, do que deixar isso se propagar até se tornar algo complexo demais.

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Referências e fórmulas

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1.4.5. Janela de inspeção A Janela de inspeção permite que você monitore valores em células específicas que podem estar em outras planilhas. É uma boa ferramenta para acompanhar mudanças entre várias planilhas, sem que você tenha que ficar alternando entre elas. Para ativar a Janela de inspeção, na guia Fórmulas, grupo Auditoria de Fórmulas, clique no botão Janela de inspeção:

A janela começa flutuante na planilha, mas pode ser movimentada (use a barra de título) ou “ancorada” em um dos 4 lados da planilha. Para acompanhar a explicação deste tópico, abra novamente a pasta de trabalho Auditoria de Fórmulas.xlsx, disponível em sua pasta de exercícios do Capítulo 1 e ative a planilha Brasil. Suponha que você deseje monitorar as mudanças de valores nos totais semestrais e anuais da linha 8 (H8, O8, P8), enquanto experimenta valores nas planilhas Norte e Sul:

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Excel 2016 - Módulo II Siga as etapas para praticar o uso da Janela de inspeção: 1. Arraste a janela para um local que não atrapalhe a visualização da tabela ou para a parte superior da planilha, até que ela fique encaixada e use toda a largura disponível; 2. Na planilha Brasil, selecione as 3 células H8, O8 e P8; 3. Na Janela de inspeção, clique no botão Adicionar inspeção de variáveis para inserir a informação das 3 células na janela:

4. Clique em OK para incluir as 3 células:

5. Se desejar, redimensione as colunas da Janela de inspeção para visualizar melhor as informações; 6. Vá até a planilha Norte e, na célula B4, digite o número 300;

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Referências e fórmulas

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7. Observe, na Janela de inspeção, a alteração na célula H8 (total do 1º semestre) e P8 (total anual):

8. Vá até a planilha Sul e, na célula K6, digite o número 50; 9. Observe, na Janela de inspeção, a alteração na célula O8 (total do 2º semestre) e P8 (total anual):

10. As informações de inspeções de variáveis ficam salvas junto com o arquivo. Para remover uma ou mais células inspecionadas, selecione-as na Janela de inspeção e clique no botão Excluir inspeção de variáveis:

11. Quando terminar de trabalhar com a Janela de inspeção, feche-a, clicando no “X” no canto superior direito dela.

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Excel 2016 - Módulo II

1.5. Opções de cálculo Na guia Fórmulas, grupo Cálculo, você encontrará alguns botões e comandos que controlam os cálculos nas planilhas do arquivo:

As opções existentes no grupo Cálculo são as seguintes: Botão/Comando

Descrição

Permite a escolha da forma de atualização dos cálculos no arquivo aberto:

Opções de Cálculo

•• Automático: Atualiza todas as fórmulas de todas as planilhas quando há qualquer alteração de conteúdo no Excel; •• Automático Exceto em Tabelas de Dados: Atualiza todas as planilhas, porém não interfere em tabelas de dados; •• Manual: Não atualiza as fórmulas quando há mudanças nas células do arquivo.

Calcular Agora Calcular Planilha

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Força o Excel a recalcular todas as fórmulas de todas as planilhas do arquivo ativo. Força o Excel a recalcular somente as fórmulas da planilha ativa.

Referências e fórmulas

1

Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. •• A célula é identificada por um endereço (ou referência), o qual combina a letra da coluna com o número da linha. Exemplos: célula A1, célula H20, célula XY1324, etc. Os endereços de células são usados para compor as fórmulas, as quais usam seus valores para calcular um resultado; •• Há 3 tipos de endereços de células: o endereço relativo (A1) sempre é ajustado quando a fórmula é copiada; o endereço absoluto ($A$1) nunca é ajustado quando a fórmula é copiada; o endereço misto ($A1, A$1) tem apenas a coluna ou apenas a linha ajustada durante a movimentação da fórmula; •• É possível você usar nas suas fórmulas valores que estão em outras planilhas do mesmo arquivo ou até em outras pastas de trabalho do Excel. Essas referências externas também são chamadas de links; •• Nomear uma célula ou intervalo se torna prático e útil porque facilita a leitura das fórmulas e os nomes podem ser usados em qualquer planilha da pasta de trabalho. Você encontra as ferramentas para nomes na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos. A principal ferramenta é o Gerenciador de Nomes; •• Ferramentas de auditoria de fórmulas permitem que você investigue a lógica empregada nas fórmulas e veja o fluxo dos cálculos através de setas de rastreamento. Células precedentes são referenciadas por uma fórmula em outra célula. Células dependentes contêm fórmulas que se referem a outras células; •• Com as ferramentas de auditoria você também pode rastrear erros, acompanhar as mudanças em um conjunto selecionado de células variáveis e até mesmo executar os cálculos do Excel, visualizando-os em etapas.

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Referências e fórmulas

1

Teste seus conhecimentos

Excel 2016 - Módulo II

1. Quais os tipos de referências (endereços) para células em uma fórmula?

☐☐ a) Relativas (A1), absolutas ($A1$) e indiretas (A$1) ☐☐ b) Relativas (A1), absolutas ($A$1) e mistas ($A1, A$1) ☐☐ c) Mistas (A$1) e fixas ($A$1) ☐☐ d) Relativas ($A$1) e absolutas (A1) ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

2. Em uma planilha, foi inserida uma fórmula que possui uma referência a outra pasta de trabalho, também aberta. Após a montagem da fórmula, a pasta referenciada foi fechada. Qual a alternativa correta com relação à fórmula com a referência externa?

☐☐ a) A fórmula mostra o caminho completo do arquivo fechado (disco, pasta e nome do arquivo). ☐☐ b) A fórmula mostra apenas o nome do arquivo fechado. ☐☐ c) A fórmula resulta em um erro de referência #REF!. ☐☐ d) Não é possível criar fórmulas que apontam para intervalos de arquivos que estão fechados. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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Referências e fórmulas

1

3. Qual dos métodos a seguir não é valido para atribuição de nomes a células e intervalos?

☐☐ a) Guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, Gerenciador de nomes, botão Novo. ☐☐ b) Caixa de nome à esquerda da barra de fórmulas. ☐☐ c) Guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, botão Definir Nome. ☐☐ d) Botão direito do mouse sobre o intervalo, comando Definir Nome. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

4. Para que servem as ferramentas de Auditoria de Fórmulas?

☐☐ a) Visualizar o fluxo do cálculo com setas rastreadoras, localizar erros e avaliar fórmulas o a o. ☐☐ b) Classificar e filtrar um banco de dados de forma correta. ☐☐ c) Verificar se todas as fórmulas foram iniciadas com o sinal de igual (=) e se possuem funções com os argumentos corretos. ☐☐ d) Garantir que os intervalos nomeados foram criados com as regras corretas para definição dos nomes. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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Excel 2016 - Módulo II

5. Para que serve o Gerenciador de Nomes?

☐☐ a) Criar um novo intervalo nomeado. ☐☐ b) Editar um intervalo nomeado existente. ☐☐ c) Excluir um intervalo nomeado. ☐☐ d) Visualizar todos os nomes existentes no arquivo. ☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

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Referências e fórmulas Mãos à obra!

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Excel 2016 - Módulo II Os exercícios desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 1 – Referências e Fórmulas. Cada exercício contém as instruções necessárias para você completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário.

Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra as pastas de trabalho mencionadas nas atividades a seguir.

Laboratório 1 A – Fazendo referências de células, intervalos nomeados, edição de links e auditoria de fórmulas Abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório - Capítulo 1.xlsx. Na planilha Semestre 1, observe a tabela com 6 categorias de produtos de uma cadeia de lojas com 5 filiais:

As células que você usará para criar fórmulas e referências já estão todas devidamente formatadas.

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Referências e fórmulas

1

Há 6 outras planilhas, uma para cada mês, nomeadas como Jan, Fev, etc., as quais contêm, cada uma, informações de vendas dessas 6 categorias por cada uma das 5 filiais:

Abra também a pasta de trabalho Cotações de Moedas.xlsx. Suponha que essa pasta ficará em um local de sua rede corporativa e será de responsabilidade de um colaborador a atualização diária das cotações de 4 moedas, conforme consta na Planilha1:

Várias pastas de trabalho da empresa usam essas cotações. É necessário que elas fiquem centralizadas em um único arquivo para que as atualizações sejam propagadas automaticamente nos outros arquivos que dependem dessas cotações. 61

Excel 2016 - Módulo II Realize as seguintes atividades para praticar referências de células, intervalos nomeados, edição de links e auditoria de fórmulas: 1. Alterne para a pasta Exercícios de Laboratório - Capítulo 1.xlsx e vá até a planilha Semestre 1; 2. Na célula C5, escreva a fórmula que totaliza as vendas dos 6 meses e das 5 filiais (é o total geral do 1º semestre para cada categoria de produtos); 3. Calcule o total na célula C11; 4. Na célula D2, crie uma referência externa à pasta Cotações de Moedas.xlsx, célula C4 (cotação do Dólar Americano); 5. Na célula E2, crie uma referência externa à pasta Cotações de Moedas.xlsx, célula C6 (cotação do Euro); 6. Feche a pasta de trabalho Cotações de Moedas.xlsx e observe como ficaram as referências externas em D2 e E2, agora mostrando o caminho completo de onde ela foi salva; 7. Nomeie a célula D2 como Dólar e a célula E2 como Euro; 8. Acione o Gerenciador de Nomes para observar os dois nomes criados. Feche o gerenciador em seguida; 9. Na coluna D, crie as fórmulas para converter os valores em Reais da coluna C para Dólar. Use o nome criado. Totalize na célula D11; 10. Na coluna E, crie as fórmulas para converter os valores em Reais da coluna C para Euro. Use o nome criado. Totalize na célula E11;

62

Referências e fórmulas

1

11. Na coluna F, calcule a participação (em %) de cada uma das 6 categorias, em relação ao total em C11. Totalize na célula F11:

12. Salve e feche a pasta Exercícios de Laboratório - Capítulo 1.xlsx; 13. Pelo Windows Explorer (ou Explorador de Arquivos), vá até a pasta do Capítulo 1 e altere o nome do arquivo Cotações de Moedas.xlsx para Índices Financeiros.xlsx; 14. Abra o arquivo que você acabou de renomear e faça a atualização de valores do Dólar e do Euro (se desejar, consulte os índices reais em sites específicos). Salve e feche o arquivo em seguida; 15. Abra novamente a pasta de trabalho do Excel Exercícios de Laboratório Capítulo 1.xlsx. Na abertura, habilite o conteúdo dos vínculos externos. Uma mensagem informará que alguns vínculos não puderam ser atualizados. Edite os vínculos e corrija a fonte de dados para o arquivo renomeado. Feche a edição de vínculos e observe as cotações atualizadas e as fórmulas recalculadas; 16. Clique na célula C5 e rastreie todas as células dependentes. Em seguida, apague as setas de rastreamento; 17. Clique na célula F11 e rastreie todas as células precedentes. Em seguida, apague as setas de rastreamento; 18. Clique na célula D11 e faça uma avaliação da fórmula para observar as etapas de cálculo; 19. Salve e feche o arquivo. 63

2

Funções (Parte 1) 99 99 99 99

Funções Funções Funções Funções

matemáticas e trigonométricas; estatísticas; de banco de dados; de data e hora.

Excel 2016 - Módulo II

2.1. Introdução Funções são fórmulas predefinidas no Excel, as quais podem realizar operações simples ou bem complexas com os valores das planilhas. Existem mais de 460 funções no Excel 2016, divididas em várias categorias: •• Funções matemáticas e trigonométricas; •• Funções estatísticas; •• Funções condicionais (ou lógicas); •• Funções de data e hora; •• Funções de banco de dados; •• Funções de procura e referência; •• Funções de texto; •• Funções de engenharia; •• Funções financeiras; •• Funções de informação; •• Funções de cubo; •• Funções para Web; •• Funções de compatibilidade.

Este curso enfoca funções mais avançadas de algumas das categorias citadas, porém, você terá uma rápida referência das funções básicas já conhecidas.

A sintaxe genérica de uma função é a seguinte: NOME_DA_FUNÇÃO(argumento1; argumento2; ...)

66

Funções (Parte 1)

2

O nome da função pode ser digitado em letras minúsculas ou maiúsculas. Entre parênteses, ficarão os argumentos, separados pelo ponto-e-vírgula (;), que são os valores fornecidos à função para que ela realize os cálculos internamente e devolva apenas um resultado. Há funções com um argumento, com dois argumentos ou com muitos argumentos. Também há funções que não necessitam de qualquer argumento. Os argumentos podem ser: números, textos, referências de células e intervalos, intervalos nomeados, outras fórmulas ou mesmo outras funções (funções aninhadas). Algumas funções possuem argumentos opcionais, representados entre colchetes na sintaxe (os colchetes não devem ser digitados), como mostra a seguinte representação genérica: NOME_DA_FUNÇÃO(argumento1; [argumento2])

Na ausência do argumento, a função não usa valor algum ou usa um valor predefinido, conforme você verá nas funções ao longo deste capítulo. Quando uma função aceita uma quantidade grande de argumentos (255 no máximo), você verá uma indicação com reticências (…): NOME_DA_FUNÇÃO(argumento1; argumento2; argumento3; ...)

Depois que a função efetua os cálculos com os argumentos, ela devolve à célula o resultado, também chamado de valor de retorno, que pode ser um número, um valor lógico, um texto, uma data ou um intervalo de células. Há muitos nomes de função que usam acentuação, como MÉDIA ou INFORMAÇÃO. Se você digitar os nomes de função sem acentuação, o Excel as aceitará e acrescentará os acentos necessários quando a fórmula for confirmada na célula, porém, você não verá a caixa com a sintaxe. A digitação de uma função, quando no início de uma fórmula, precisa ser iniciada pelo sinal de igual (=), como qualquer fórmula. Para encerrar a digitação, pressione ENTER. Se a fórmula for composta apenas por uma função, não é necessário fechar parênteses no final dela, porém, se houver outras funções ou níveis de parênteses, você precisa fechar todos para garantir a consistência da fórmula e a ordem de cálculo dos termos. 67

Excel 2016 - Módulo II Argumentos de funções também podem ser calculados ou obtidos por outras funções. Nesse caso, você está usado funções aninhadas. O Excel começa a resolver as fórmulas pelas funções ou expressões entre parênteses mais internas, como no exemplo: =INT(SOMA(B2:D30))

A função SOMA é executada primeiro, retornando um resultado. Esse resultado será, então, o argumento para a função INT. Se você usa o Excel no idioma inglês, consulte a pasta de trabalho Lista de Funções.xlsx, disponível em sua pasta de exercícios do Capítulo 2. Lá, você encontrará um banco de dados com todas as funções do Excel 2016, divididas em categorias, contendo os nomes em português, em inglês e suas descrições. Se o seu Excel estiver em outro idioma, procure na Web por sites que oferecem tradução de fórmulas e funções. Procure por termos como “Excel formula translator” ou algo parecido.

Os exercícios de laboratório do Capítulo 2 serão feitos juntamente com os do Capítulo 3. Portanto, toda a prática com funções estará no final do capítulo 3.

2.2. Funções matemáticas e trigonométricas Esta seção mostra algumas funções matemáticas e trigonométricas disponíveis no Excel.

2.2.1. Função ALEATÓRIO A função ALEATÓRIO não possui argumentos e retorna um número aleatório (imprevisível) entre 0 e 1. •• Sintaxe ALEATÓRIO()

68

Funções (Parte 1)

2

•• Exemplos (o seu resultado poderá ser diferente) Fórmula =ALEATÓRIO() =50 + ALEATÓRIO()*100

Resultado/Comentário 0,754857354984 Gera um valor aleatório entre 0 e 1. 51,18689095746 Gera um valor aleatório entre 50 e 150.

Observações: •• Funções aleatórias têm uso na matemática, estatística, simulação, jogos e outras áreas técnicas e de pesquisas; •• Qualquer alteração na planilha causará a geração de novos números aleatórios. Para forçar um recálculo geral, pressione a tecla F9; •• Se você precisar criar bases de dados para testes, use as funções aleatórias para geração de códigos, números, valores monetários, datas e até mesmo textos e nomes.

2.2.2. Função ALEATÓRIOENTRE A função ALEATÓRIOENTRE gera um inteiro aleatório entre dois limites. Seu uso e atualização de valores seguem as mesmas regras da função ALEATÓRIO. •• Sintaxe ALEATÓRIOENTRE(limite_inferior; limite_superior)

•• Argumentos •• Limite_inferior: Representa o menor inteiro aleatório retornado; •• Limite_superior: Representa o maior inteiro aleatório retornado.

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Excel 2016 - Módulo II •• Exemplo (o seu resultado poderá ser diferente) Fórmula

Resultado

=ALEATÓRIOENTRE(100; 200)

147

2.2.3. Outras funções Além dessas funções matemáticas básicas, o Excel possui várias outras, porém, são de uso específico e estão além do escopo deste curso ou são detalhadas em outros cursos: •• •• •• ••

Funções matemáticas: ABS, INT, POTÊNCIA, RAIZ; Funções trigonométricas: SEN, COS, TAN, GRAUS, RADIANO, PI, etc.; Funções logarítmicas: LOG, LOG10, LN, EXP, etc.; Funções de arredondamento: PAR, ÍMPAR, ARRED, TRUNCAR, ISO.TETO, TETO.PRECISO, ARREDMULTB.MAT, entre outras.

2.3. Funções estatísticas Funções estatísticas manipulam uma quantidade maior de valores que se localizam, geralmente, em intervalos na própria planilha. São bastante úteis para calcular informações em bancos de dados. Para acompanhar os exemplos das funções estatísticas diretamente no Excel, abra o arquivo Funções Estatísticas.xlsx, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 2.

2.3.1. Funções estatísticas básicas As funções apresentadas neste tópico aceitam até 255 argumentos e ignoram células vazias ou com textos. Lembre-se que os intervalos podem ser digitados ou selecionados com o mouse e também podem ser intervalos nomeados, como você aprendeu no capítulo anterior.

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Funções (Parte 1)

2

A sintaxe genérica para essas funções é a seguinte: FUNÇÃO(núm1; [núm2]; ...)

•• Argumentos •• núm1, núm2, etc., representam os valores que serão usados no cálculo ou intervalos contendo esses valores numéricos. As funções estatísticas básicas estão resumidas a seguir: Função

Descrição

SOMA

Retorna a soma de todos os argumentos.

MÉDIA

Calcula a média aritmética de todos os argumentos.

MÁXIMO

Retorna o maior valor indicado nos argumentos.

MÍNIMO

Retorna o menor valor indicado nos argumentos.

MULT MED MODO.ÚNICO CONT.VALORES CONT.NÚM CONTAR.VAZIO

Multiplica todos os argumentos. Calcula a mediana dos argumentos. Representa o valor central de um conjunto de valores, ou seja, aquele que mais se aproxima da média. Representa o valor que ocorre com maior frequência em um conjunto de números. Realiza a contagem de valores entre os argumentos fornecidos. Qualquer conteúdo na célula (números, textos ou fórmulas) será contado. Realiza a contagem de valores numéricos entre os argumentos fornecidos. Realiza a contagem de células vazias entre os argumentos fornecidos.

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Excel 2016 - Módulo II Na Planilha1 do arquivo de exemplo, há uma lista com os colaboradores de uma empresa, constando o número do crachá, a idade e o salário:

No lado direito, na coluna G, preencha as informações pedidas em cada linha na coluna F. Na célula G3, para calcular o total da folha de pagamento (soma de todos os salários): =SOMA(D4:D60)

Na célula G4, para calcular a média salarial do departamento: =MÉDIA(D4:D60)

Na célula G5, para calcular a média de idade dos colaboradores do departamento: =MÉDIA(C4:C60)

72

Funções (Parte 1)

2

Na célula G6, para obter a idade máxima entre os colaboradores: =MÁXIMO(C4:C60)

Na célula G7, para obter a idade mínima entre os colaboradores: =MÍNIMO(C4:C60)

Na célula G8, para calcular a idade mais próxima à média existente: =MED(C4:C60)

Na célula G9, para determinar a idade que ocorre com maior frequência no departamento: =MODO.ÚNICO(C4:C60)

Na célula G11, para determinar a quantidade total de colaboradores: =CONT.NÚM(B4:B60)

Na célula G12, para determinar quantos salários ainda não foram digitados: =CONTAR.VAZIO(D4:D60)

Por enquanto, o resultado estará assim:

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Excel 2016 - Módulo II 2.3.2. Funções MAIOR e MENOR Estas funções são úteis para você destacar os maiores e os menores valores em um intervalo: •• Sintaxe MAIOR(matriz; k) MENOR(matriz; k)

•• Argumentos •• matriz representa o intervalo que será usado para obtenção do maior valor ou do menor valor; •• k representa a posição no ranking, ou seja, o k-ésimo maior ou o k-ésimo menor valor do intervalo. Retomando o exemplo na Planilha1, preencha as fórmulas restantes. Na célula G14, para calcular o 1º maior salário: =MAIOR(D4:D60;1)

Na célula G15, para calcular o 2º maior salário: =MAIOR(D4:D60;2)

Na célula G16, para determinar o 1º funcionário mais antigo (1º menor número de crachá): =MENOR(B4:B60;1)

Na célula G17, para determinar o 2º funcionário mais antigo: =MENOR(B4:B60;2)

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Funções (Parte 1)

2

Veja o resultado:

2.3.3. Funções estatísticas condicionais Funções estatísticas condicionais realizam contagens, somas, médias, máximos e mínimos sobre um intervalo de células, porém, levando em conta um ou mais critérios. Dessa forma, o resultado será calculado somente sobre as células do intervalo que atendem aos critérios especificados. Um critério pode ser: •• Um número escrito explicitamente na função, como uma data, um centro de custo, um código, etc.; •• Um texto escrito explicitamente na função, como um nome de região, um nome de mês, uma categoria de produto, um código alfanumérico, etc.; •• Uma referência de célula que contenha um número ou um texto; •• Uma fórmula que resulte em um critério válido.

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Excel 2016 - Módulo II Quando você necessitar indicar uma faixa de valores ou intervalo no critério, use um dos 6 sinais de comparação: = (igual), > (maior que), < (menor que), <= (menor ou igual a), >= (maior ou igual a), <> (diferente de). Quando você incluir um desses símbolos, o critério será um texto e precisará estar entre aspas. Exemplos: ">1000", ">=0", "<>SP", etc. Datas e valores horários também precisam estar entre aspas. Há funções estatísticas condicionais de um critério e de múltiplos critérios. Para compreender melhor os conceitos e aplicabilidade das funções estatísticas condicionais, abra o arquivo Funções Estatísticas.xlsx, Planilha3, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 2.

O objetivo é realizar contagens, somas e médias sobre os valores constantes nesse histórico de vendas. Você pode experimentar as funções mencionadas, digitando-as em células ao lado da tabela, nos espaços designados na coluna G.

Os exemplos usados nesta seção incluem os critérios explicitamente dentro das funções. O mais prático, porém, é deixá-los em células na planilha. Dessa forma, ao alterar as células com os critérios, os resultados são recalculados pelas funções. 76

Funções (Parte 1)

2

2.3.3.1. Função CONT.SE A função CONT.SE realiza uma contagem de ocorrências de um valor que atende a um critério, dentro de um intervalo. •• Sintaxe CONT.SE(intervalo; critério)

•• Argumentos •• intervalo representa o intervalo de células que serão contadas; •• critério representa o único critério aplicado à contagem. •• Exemplo 1 (fórmula em G4) Quantas vendas ultraaram o valor de R$ 1.000? =CONT.SE(E4:E728; ">1000")

As vendas estão no intervalo E4:E728 e o critério ">1000" foi escrito explicitamente na fórmula. Resultado: 386 vendas superiores a R$ 1.000. •• Exemplo 2 (fórmula em G7) Quantas vendas foram pagas em dinheiro? =CONT.SE(C4:C728; "Dinheiro")

Portanto, a fórmula conta, no intervalo C4:C728, as ocorrências da palavra "Dinheiro". Resultado: 56 transações pagas em dinheiro.

77

Excel 2016 - Módulo II 2.3.3.2. Função SOMASE A função SOMASE compara um intervalo que atende a um critério e realiza a soma de um outro intervalo. •• Sintaxe SOMASE(intervalo; critério; [intervalo_da_soma])

•• Argumentos •• intervalo representa o intervalo inicial de células que serão comparadas ao critério; •• critério representa o único critério aplicado à soma; •• intervalo_da_soma representa o intervalo que será usado na soma, quando as células do intervalo inicial atenderem ao critério. Se o intervalo inicial for o mesmo que o intervalo da soma, este último não precisa entrar na fórmula (argumento opcional). •• Exemplo 1 (fórmula em G10) Qual a soma das vendas que ocorreram em 28/01/2016? =SOMASE(A4:A728; "28/01/2017"; E4:E728)

As datas (A4:A728) precisam coincidir com o critério "28/01/2016". Quando isso ocorrer, as vendas (C4:C728) serão somadas. Resultado: R$ 4.214,00.

Quando uma data é escrita explicitamente dentro de uma fórmula, você precisa incluí-la entre aspas (delimitadores). Caso contrário, o Excel pensará que o valor do exemplo é 28 dividido por 1, dividido por 2016.

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Funções (Parte 1)

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•• Exemplo 2 (fórmula em G13) Qual a soma de todos os cupons acima de R$ 50,00? =SOMASE(D4:D728; ">50"; D4:D728)

Os cupons (D4:D728) precisam coincidir com o critério ">50". Quando isso ocorrer, os mesmos cupons (D4:D728) serão somados. Resultado: R$ 10.900,00. Como o intervalo da soma é o mesmo que o intervalo usado para comparar ao critério, o último argumento pode ser excluído (fórmula em G14): =SOMASE(D4:D728; ">50")

2.3.3.3. Função MÉDIASE A função MÉDIASE compara um intervalo que atende a um critério, e realiza a média de um outro intervalo. •• Sintaxe MÉDIASE(intervalo; critério; [intervalo_da_média])

•• Argumentos •• intervalo representa o intervalo inicial de células que serão comparadas ao critério; •• critério representa o único critério aplicado à média; •• intervalo_da_média representa o intervalo que será usado no cálculo da média, quando as células do intervalo inicial atenderem ao critério. Se o intervalo inicial for o mesmo que o intervalo da média, este último não precisa entrar na fórmula (argumento opcional).

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Excel 2016 - Módulo II •• Exemplo 1 (fórmula em G17) Qual a média das vendas da vendedora Cristina? =MÉDIASE(B4:B728; "Cristina"; E4:E728)

Os vendedores (B4:B728) precisam coincidir com o nome "Cristina". Quando isso ocorrer, será calculada a média das vendas (E4:E728). Resultado: R$ 1.101,20. •• Exemplo 2 (fórmula em G20) Qual a média das vendas que ultraam R$ 1.000,00? =MÉDIASE(E4:E728; ">1000"; E4:E728)

As vendas (E4:E728) serão comparadas com a condição ">1000". Quando isso ocorrer, será calculada a média das vendas (E4:E728). Como o intervalo da média é o mesmo que o intervalo usado para comparar ao critério, o último argumento pode ser excluído (fórmula em G21): =MÉDIASE(E4:E728; ">1000")

Resultado: R$ 1.513,87.

2.3.3.4. Função CONT.SES A função CONT.SES realiza uma contagem de ocorrências dos valores que atendem a múltiplos critérios, dentro de um intervalo. •• Sintaxe CONT.SES(intervalo1; critério1; [intervalo2; critério2;...])

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Funções (Parte 1)

2

•• Argumentos •• intervalo1 representa o intervalo de células que serão comparadas com o critério1; •• critério1 representa um critério que será usado para a contagem; •• intervalo2; critério2;... outros pares intervalo/critério (até 127). •• Exemplo 1 (fórmula em G25) Quantas vendas foram feitas pelo vendedor Rodrigo, nas quais foram usados cupons de desconto? =CONT.SES(B:B; "Rodrigo"; D:D; ">0")

Para simplificar os intervalos e para que não sejam limitados, nesta fórmula, foram usadas as colunas completas (sem números de linha). Dessa forma, a lista pode crescer para baixo, sem que você precise ajustar os intervalos na fórmula. Só tome o cuidado de mantes essas colunas apenas com dados relevantes. A fórmula significa: faça a contagem de todas as vendas, em que o vendedor (coluna B) é "Rodrigo" e os valores dos cupons (coluna D) são maiores que zero. Resultado: 29 vendas feitas pelo Rodrigo, usando cupons de desconto. •• Exemplo 2 (fórmula em G28) Quantas vendas foram feitas no ano de 2016? =CONT.SES(A:A; ">=01/01/2016"; A:A; "<=31/12/2016")

No caso de um intervalo de valores (ou datas), é necessário colocar o valor mínimo como um critério, precedido de ">=" e o valor máximo como outro critério, precedido de "<=". Na fórmula anterior, a data está confinada entre 01/01/2016 e 31/12/2016. Resultado: 380 vendas efetuadas em 2016.

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Excel 2016 - Módulo II 2.3.3.5. Função SOMASES A função SOMASES realiza uma soma dos valores que atendem a múltiplos critérios, dentro de um intervalo. •• Sintaxe SOMASES(intervalo_da_soma; intervalo1; critério1; [intervalo2; critério2;...])

•• Argumentos •• Intervalo_da_soma representa o intervalo que contém os valores que serão somados; •• intervalo1 representa o intervalo de células que serão comparadas com o critério1; •• critério1 representa um critério que será usado para a contagem; •• intervalo2; critério2;... outros pares intervalo/critério (até 127). •• Exemplo 1 (fórmula em G32) Qual o total das vendas realizadas pela vendedora Marcia e que tenham sido pagas com cartão de débito? =SOMASES(E:E; B:B; "Marcia"; C:C; "Débito")

A fórmula significa: some as vendas (coluna E), em que o vendedor (coluna B) é "Marcia" e a forma de pagamento (coluna C) é "Débito". Resultado: R$ 36.415,00. •• Exemplo 2 (fórmula em G36) Qual o total de cupons usados nas vendas da Carla durante o primeiro semestre de 2017? =SOMASES(D:D; B:B; "Carla"; A:A; ">=01/01/2017"; A:A; "<=30/6/2017")

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Funções (Parte 1)

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A situação precisa de 3 critérios: vendedor, data de início e data de término. Portanto, a fórmula representa a soma de todos os cupons (coluna D), em que o nome de vendedor (coluna B) é "Carla" e as vendas foram efetuadas desde a data (coluna A) 1/1/2017 até a data (coluna A) 30/6/2017. Resultado: R$ 350,00.

2.3.3.6. Função MÉDIASES A função MÉDIASES calcula a média aritmética dos valores que atendem a múltiplos critérios, dentro de um intervalo. •• Sintaxe MÉDIASES(intervalo_da_média; intervalo1; critério1; [intervalo2; critério2;...])

•• Argumentos •• Intervalo_da_média representa o intervalo que contém os valores que serão usados no cálculo da média; •• intervalo1 representa o intervalo de células que serão comparadas com o critério1; •• critério1 representa um critério que será usado para a contagem; •• intervalo2; critério2;... outros pares intervalo/critério (até 127). •• Exemplo 1 (fórmula em G40) Qual foi a média das vendas feitas com pagamento em dinheiro pelo vendedor José Luiz? =MÉDIASES(E:E; C:C; "Dinheiro"; B:B; "José Luiz")

A fórmula significa: calcule a média das vendas (coluna E), onde a forma de pagamento (coluna C) foi "Dinheiro" e o vendedor (coluna B) foi "José Luiz". Resultado: R$ 310,57.

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Excel 2016 - Módulo II •• Exemplo 2 (fórmula em G44) Qual a média das vendas pagas com cartão de crédito, porém, sem uso de cupons, durante o ano de 2017? =MÉDIASES(E:E; C:C; "Crédito"; D:D; 0; A:A; ">=01/01/2017"; A:A; "<=31/12/2017")

A fórmula é lida: calcule a média das vendas (coluna E), em que a forma de pagamento (coluna C) foi "Crédito", os cupons (coluna D) não foram usados (valor zero), entre a data inicial (coluna A) de 01/01/2017 até a data final (coluna A) de 31/12/2017. Resultado: R$ 1.228,08.

2.3.3.7. Função MÁXIMOSES A função MÁXIMOSES retorna o máximo valor de um intervalo, baseado em múltiplos critérios. •• Sintaxe MÁXIMOSES(intervalo_máximo; intervalo1; critério1; [intervalo2; critério2;...])

•• Argumentos •• Intervalo_máximo representa o intervalo que contém o maior valor que deverá ser retornado; •• intervalo1 representa o intervalo de células que serão comparadas com o critério1; •• critério1 representa um critério que será usado para a comparação com o intervalo1; •• intervalo2; critério2;... outros pares intervalo/critério (até 127). •• Exemplo 1 (fórmula em G48)

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Qual foi o maior valor de venda paga com cartão de crédito, efetuada pela vendedora Cristina? =MÁXIMOSES(E:E; C:C; "Crédito"; B:B; "Cristina")

A fórmula significa: encontre a maior venda (coluna E), onde a forma de pagamento (coluna C) foi "Crédito" e a vendedora (coluna B) foi "Cristina". Resultado: R$ 1.987,00. •• Exemplo 2 (fórmula em G52) Qual foi a data da última venda feita em 2016, em que o cupom de R$ 200,00 foi usado? =MÁXIMOSES(A:A; A:A; ">=01/01/2016"; A:A; "<=31/12/2016"; D:D; 200)

A fórmula significa: encontre a data (coluna A) mais recente, em que a data (coluna A) é ≥ 01/01/2016 e a data (coluna A) é ≤ 31/12/2016 e o cupom (coluna D) tem o valor de R$ 200,00. Resultado: 09/12/2016.

2.3.3.8. Função MÍNIMOSES A função MÍNIMOSES retorna o mínimo valor de um intervalo, baseado em múltiplos critérios. •• Sintaxe MÍNIMOSES(intervalo_mínimo; intervalo1; critério1; [intervalo2; critério2;...])

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Excel 2016 - Módulo II •• Argumentos •• Intervalo_mínimo representa o intervalo que contém o menor valor que deverá ser retornado; •• intervalo1 representa o intervalo de células que serão comparadas com o critério1; •• critério1 representa um critério que será usado para a comparação com o intervalo1; •• intervalo2; critério2;... outros pares intervalo/critério (até 127). •• Exemplo 1 (fórmula em G55) Qual foi a menor venda que usou algum cupom de desconto? =MÍNIMOSES(E:E; D:D; ">0")

A fórmula significa: encontre a menor venda (coluna E), em que o valor do cupom (coluna D) é maior que zero. Resultado: R$ 111,00. •• Exemplo 2 (fórmula em G59) Qual foi a data da primeira venda feita em julho de 2016, pelo vendedor Rodrigo, e que o pagamento tenha sido feito em dinheiro? =MÍNIMOSES(A:A; A:A; ">=01/07/2016"; A:A; "<=31/07/2016"; B:B; "Rodrigo"; C:C; "Dinheiro")

A fórmula significa: encontre a data (coluna A) mais antiga, em que a data (coluna A) é ≥ 01/07/2016, a data (coluna A) é ≤ 31/07/2016, o vendedor (coluna B) foi Rodrigo e a forma de pagamento (coluna C) foi dinheiro. Resultado: 05/07/2016.

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Funções (Parte 1)

2

2.4. Funções de banco de dados Assim como as funções estatísticas condicionais, as funções de banco de dados também realizam cálculos em listas de valores e bancos de dados. A diferença é que, nas funções de banco de dados, os critérios ficam em um intervalo separado na planilha. Isso permite que você possa elaborar critérios mais sofisticados e baseados em fórmulas. Todas as funções de banco de dados vistas neste tópico possuem a mesma sintaxe.

2.4.1. Sintaxe e argumentos •• Sintaxe FUNÇÃO(banco_dados; campo; critérios)

•• Argumentos •• banco_dados: Representa a lista principal onde estão os dados que serão pesquisados e os cálculos efetuados. A primeira linha é fundamental porque contém os nomes dos campos (linha de cabeçalho); •• campo: Representa o nome da coluna (campo), sobre a qual o cálculo será realizado. Como este argumento é um nome de campo, ele deve aparecer entre aspas. Alternativamente, você pode usar o número da coluna do intervalo de dados ou uma célula que contenha esse nome; •• critérios: Representa o intervalo de critérios que serão considerados nos cálculos.

87

Excel 2016 - Módulo II 2.4.2. Intervalos •• Intervalo de dados O intervalo de dados (ou banco de dados) é uma lista com dados dispostos em linhas (registros) e colunas (campos). A primeira linha é chamada de cabeçalho e é importante por causa dos nomes dos campos.

•• Intervalo de critérios O intervalo de critérios pode estar em qualquer parte da planilha ou até em outra planilha ou pasta de trabalho. O intervalo de critérios precisa ter ao menos duas linhas: a primeira deverá conter os nomes dos campos, exatamente iguais aos da linha de cabeçalho do banco de dados. A segunda linha deverá conter os valores para os critérios. Use os operadores de comparação (<, <=, >, >=, =, <>) para especificar intervalos de valores. Em um intervalo de critérios, todas as condições que estiverem em uma mesma linha devem ser atendidas ao mesmo tempo (condição "E"). Quando as condições estiverem em linhas diferentes, isso não é necessário: basta uma delas ser verdadeira (condição "OU").

88

Funções (Parte 1)

2

Não é necessário ter, no intervalo de critérios, todos os campos do banco de dados e nem na mesma ordem; apenas aqueles que forem necessários aos cálculos. Células vazias são consideradas como “todos os valores deste campo”. Você pode usar caracteres curinga quando estiver criando critérios: o asterisco (*) substitui um ou mais caracteres e a interrogação (?) substitui um caractere. Procure posicionar o intervalo de critérios acima do banco de dados, à direita ou mesmo em outra planilha, mas evite colocá-lo abaixo dos dados porque isso dificultaria sua manutenção.

2.4.3. Funções As funções de banco de dados mais usadas estão resumidas na tabela a seguir. Elas operam sobre o nome do campo especificado, usando os critérios definidos no intervalo de critérios. Função

Descrição

BDSOMA

Soma os valores do campo.

BDMÉDIA

Calcula a média aritmética dos valores do campo.

BDMÁX

Retorna o maior valor do campo.

BDMÍN

Retorna o menor valor do campo.

BDCONTAR

Realiza a contagem de valores numéricos do campo.

BDCONTARA

Realiza a contagem de quaisquer valores do campo.

BDEXTRAIR

Extrai um único registro que atende às condições.

Para acompanhar a prática com as funções aqui listadas, abra o arquivo Funções de Banco de Dados.xlsx, existente em sua pasta de exercícios do Capítulo 2.

89

Excel 2016 - Módulo II A Planilha1 mostra um banco de dados com registros de vendas de uma loja fictícia que vende produtos em pontos de venda físicos ou pela Internet:

Os campos são os seguintes: •• Venda Nº: Um número sequencial (código) que identifica a venda; •• Filial: O estado responsável pela venda; •• Data da Compra: A data na qual o cliente realizou a compra; •• Data da Entrega: A data na qual o cliente recebeu a mercadoria; •• Status: Indica se a entrega foi concluída no prazo de até 4 dias (Entrega OK), se a entrega foi concluída em um prazo maior que 4 dias (Atraso) ou se não houve entrega (Cancelada); •• Forma Pgto.: Indica a forma de pagamento usada pelo cliente (Dinheiro, Débito ou Crédito); •• Valor da Compra: O total dos produtos adquiridos pelo cliente; •• Frete: O valor do frete para compras feitas pela Internet em Débito ou Crédito. O frete foi calculado em 2% do valor da compra ou R$ 15,00 (o que for maior); 90

Funções (Parte 1)

2

•• Cupom: Indica o valor do cupom de desconto usado pelo cliente no ato da compra; •• Valor Total: O total pago pelo cliente, levando em conta também o frete e o cupom de desconto. Na Planilha2, pratique as funções de banco de dados, usando os critérios pedidos. Use os espaços para escrever os critérios e calcular os resultados nos locais indicados. O banco de dados já foi nomeado como Dados. Dessa forma, você não precisa ficar alternando entre planilhas para escrever as fórmulas. •• Exemplos

91

Excel 2016 - Módulo II

A função BDEXTRAIR retorna #NÚM! quando há mais de um registro que atende às condições e retorna #VALOR! quando nenhum registro atende às condições escritas no intervalo de critérios.

2.5. Funções de data e hora A digitação de datas e valores horários no Excel é algo muito comum. Desde simples registros de horas trabalhadas, até complexos cálculos com datas e cronogramas, as funções desta categoria são bastante abrangentes e precisas.

2.5.1. Números seriais Antes de entrar nas funções propriamente ditas, é importante que você saiba como o Excel trata datas e horas. Uma data é digitada normalmente com dia, mês e ano. Cada parte da data é separada pela barra (/) ou pelo hífen (-). Não use o ponto porque ele é reservado à separação de milhares para números grandes.

92

Funções (Parte 1)

2

O calendário do Excel inicia em 1/1/1900. Esse é o dia número 1. Qualquer data é tratada, internamente, como uma quantidade de dias após o início do calendário. Portanto, 2/1/1900 é o dia número 2, e assim por diante. Um valor horário é tratado pelo Excel como parte de um dia. Portanto, um número fracionário entre 0 e 1 dia (24 horas).

Exemplos: •• 06:00 é representado internamente como 0,25, que é o resultado de 6÷24. Você também pode associar que, no horário 06:00, 25% do dia se ou; •• 12:00 é representado como 0,5 ou 12÷24 (metade do dia ou 50%); •• 18:00 é representado como 0,75 ou 18÷24 (75% do dia se ou). Para você visualizar um número serial para datas e horas, basta selecionar a célula com esse valor e aplicar a formatação numérica Geral ou Número, conforme formatos disponíveis na guia Página Inicial, grupo Número. Data/Hora formatada

Número serial

01/01/1900

1

14/02/1979

28900

25/12/2016

42729

06:00

0,25 (ou 6÷24)

22:00

0,916666666666667 (ou 22÷24)

01/05/2017

42856

18:00

0,75 (ou 18÷24)

01/05/2017 18:00

42856,75

Para um momento completo (data e hora), a parte inteira do número (antes da vírgula) representa a quantidade de dias desde o início do calendário do Excel. A parte fracionária (após a vírgula) representa uma fração do dia.

93

Excel 2016 - Módulo II 2.5.2. Cálculos com datas e horas Como uma data é um número serial, calcular uma data no futuro ou no ado é apenas uma questão de adicionar ou subtrair dias. O mesmo ocorre com valores horários. Use a função HOJE para recuperar a data atual e a função AGORA para recuperar a data e hora atuais. A seguir, algumas orientações para cálculos com datas e valores horários: •• Para calcular a quantidade de dias corridos entre duas datas, basta subtrair a data mais antiga (menor) da data mais recente (maior); •• Para determinar uma data no futuro ou no ado, basta acrescentar ou subtrair uma quantidade de dias corridos a uma data existente; •• Para calcular a idade de uma pessoa, use a seguinte fórmula, assumindo que a idade é, basicamente, a diferença entre a data de hoje e a data de nascimento: =INT((HOJE() – Data_nasc)/365,25). A parte decimal do valor 365,25 deve-se ao ajuste para ano bissexto; •• Para calcular o tempo decorrido entre dois valores horários, subtraia o valor inicial (menor) do valor final (maior); •• Para calcular um horário no futuro ou no ado, acrescente ou subtraia a duração, expressa em valor horário (entre aspas) ou em fração do dia de 24 horas (exemplo: 7:00 pode ser expresso como 7/24).

2.5.2.1. Tratamento de horas negativas O Excel não trabalha com horas negativas. Portanto, tome cuidado de realizar a subtração corretamente, senão a indicação ####### aparecerá na célula, em vez do valor. Para prevenir valores negativos, você pode incluir os cálculos de diferença de horas dentro da função ABS, para que o resultado seja sempre positivo.

94

Funções (Parte 1)

2

Para calcular uma diferença de horas, de modo que cada valor se encontra em dias diferentes, o melhor é digitar o momento completo: data e hora. Veja o exemplo:

Como o horário final ocorreu no dia seguinte ao inicial, ao fazer a subtração 06:15 – 22:05, o Excel não conseguiu calcular o resultado negativo. O correto, neste caso, é registrar sempre data e hora (use um espaço para separar as partes):

2.5.2.2. Horas acumuladas O Excel trata os valores horários como um relógio. Assim que o valor atinge 24h00, ele é zerado: 0h00. Alguns cálculos necessitam que as horas sejam acumuladas além do período de um dia. Esse é o caso, por exemplo, do cálculo de horas trabalhadas. Para acompanhar a explicação, abra o arquivo Funções de Data e Hora.xlsx, disponível em sua pasta de exercícios do Capítulo 2.

95

Excel 2016 - Módulo II

A Planilha1 possui uma tabela para registro de horas trabalhadas ao longo de uma semana:

O objetivo é calcular o total de horas trabalhadas no final dessa semana. Foram registrados, diariamente, os horários de entrada e saída na parte da manhã e na parte da tarde. O cálculo é bastante simples: •• Total diário = horas trabalhadas de manhã + horas trabalhadas de tarde Para cada período (manhã ou tarde): •• Total por período = horário de saída – horário de entrada Portanto: •• Total diário = (Saída Manhã – Entrada Manhã) + (Saída Tarde – Entrada Tarde)

96

Funções (Parte 1)

2

A fórmula em F5 ficará assim: =(C5-B5) + (E5-D5)

Os parênteses são irrelevantes e estão aqui apenas para facilitar visualmente a separação do período da manhã e da tarde. Ao copiar a fórmula para baixo, você terá os totais de horas trabalhadas, dia a dia:

Para calcular o total semanal na célula F11, basta uma soma comum: =SOMA(F5:F10)

O resultado, 23:05, aparece na célula. Porém, ele não é correto, baseado nas quantidades diárias calculadas. Como mencionado anteriormente, o Excel trata horas inicialmente como um relógio: ao atingir 24h00, ele zera novamente a contagem de tempo. Este exemplo ilustra o caso em que essas horas devem ser acumuladas e não zeradas. A solução está na formatação da célula F11:

97

Excel 2016 - Módulo II 1. Clique em F11 com o botão direito do mouse e escolha o comando Formatar células e vá até a guia Número. A categoria Personalizado já aparece selecionada:

2. Clique na caixa Tipo e inclua a parte hh entre colchetes: [hh]:mm

3. Clique em OK para encerrar. Observe agora que o resultado reflete a realidade:

A categoria Horas da formatação numérica de células inclui um formato que já acumula as horas, porém, ele possui horas, minutos e segundos. 98

Funções (Parte 1)

2

2.5.2.3. Horas e valores monetários Quando os cálculos de valores horários envolvem também valores monetários, as horas precisam ser expressas na forma decimal (horas decimais). Suponha, no exemplo, que esse prestador de serviço que trabalhou durante 6 dias foi contratado a um valor de R$ 60,00 por hora trabalhada. O cálculo, em princípio, é bastante simples: quantidade de horas trabalhadas multiplicado pelo valor/ hora (R$):

No exemplo, o total de horas trabalhadas (F11) foi multiplicado pela remuneração por hora (C13), resultando em R$ 117,71, o que é irreal. Isso aconteceu pelo fato de você ter multiplicado dois valores completamente diferentes: tempo e dinheiro. Para que a multiplicação seja bem-sucedida, você precisa converter o tempo em horas decimais e, então, multiplicar pelo valor monetário. Para converter um valor horário em horas decimais, observe o exemplo: •• 6:00 h = 6/24 = 0,25 de um dia Como o dia tem 24 horas: •• 0,25 × 24 horas = 6,00 horas decimais 99

Excel 2016 - Módulo II Veja outro exemplo: •• 8:45 h = 0,364583333333333 de um dia Para converter esse valor para horas decimais, basta multiplicá-lo por 24: •• 0,364583333333333 × 24 horas = 8,75 horas decimais No exemplo do arquivo, você só precisa tomar o resultado e multiplicá-lo também por 24 horas:

2.5.3. Função DATA A função DATA monta uma data completa em função de 3 argumentos: ano, mês e dia, que podem ser escritos explicitamente na função, ou obtidos diretamente de células na planilha. •• Sintaxe DATA(ano; mês; dia)

100

Funções (Parte 1)

2

•• Argumentos •• ano: Representa o ano; •• mês: Representa o número do mês de 1 a 12; •• dia: Representa o dia do mês de 1 a 31. •• Exemplos Fórmula

=DATA(2016; 12; 10) =DATA(C4; C3; C2)

Resultado/Comentários

10/12/2016 Monta uma data, conforme o ano em C4, o mês em C3 e o dia em C2.

2.5.4. Funções DIA, MÊS e ANO O efeito oposto à função DATA é extrair as 3 partes dela: dia, mês e ano. As 3 funções possuem um único argumento que é a data completa (ou número de série). •• Sintaxe DIA(núm_série) MÊS(núm_série) ANO(núm_série)

•• Argumento •• núm_série: Representa uma data completa.

101

Excel 2016 - Módulo II •• Exemplos para a data de 14/07/2016, digitada na célula C5 Fórmula

Resultado/ Comentários

=DIA(C5)

14

=MÊS(C5)

7

=ANO(C5)

2016

2.5.5. Função DIA.DA.SEMANA A função DIA.DA.SEMANA é usada para identificar o dia da semana de uma determinada data. O valor de retorno é um número inteiro, correspondente ao dia da semana. •• Sintaxe DIA.DA.SEMANA(núm_série; [retornar_tipo])

•• Argumentos •• núm_série: Representa a data, da qual será obtido o dia da semana; •• retornar_tipo (opcional): Representa o tipo de retorno, conforme tabela a seguir. Na ausência do argumento, o primeiro tipo será usado. Tipo de retorno

102

Número a ser retornado

1

1 (domingo) até 7 (sábado).

2

1 (segunda-feira) até 7 (domingo).

3

0 (segunda-feira) até 6 (domingo).

11

1 (segunda-feira) até 7 (domingo).

12

1 (terça-feira) até 7 (segunda-feira).

13

1 (quarta-feira) até 7 (terça-feira).

14

1 (quinta-feira) até 7 (quarta-feira).

15

1 (sexta-feira) até 7 (quinta-feira).

16

1 (sábado) até 7 (sexta-feira).

17

1 (domingo) até 7 (sábado).

Funções (Parte 1)

2

•• Exemplos Fórmula

Resultado/Comentários

=DIA.DA.SEMANA("12/09/2016") 2 (segunda-feira) =DIA.DA.SEMANA(HOJE())

Retorna o número do dia da semana da data de hoje (atualizada).

2.5.6. Função DATA.VALOR A função DATA.VALOR converte uma data expressa como texto para um número de série. •• Sintaxe DATA.VALOR(data_texto)

•• Argumento •• data_texto: Representa uma data na forma de texto. •• Exemplo Fórmula

Resultado/Comentários

=DATA.VALOR("1/1/2017")

42736

Observação: •• O número de série resultante pode ser formatado como data.

103

Excel 2016 - Módulo II 2.5.7. Função VALOR.TEMPO A função VALOR.TEMPO converte uma hora expressa como texto para um número de série. •• Sintaxe VALOR.TEMPO(hora_texto)

•• Argumento •• hora_texto: Representa um valor horário na forma de texto. •• Exemplo Fórmula

Resultado/Comentários

=VALOR.TEMPO("15:20")

0,638888888888889

Observação: •• O número de série resultante pode ser formatado como hora.

2.5.8. Função FIMMÊS A função FIMMÊS retorna um número de série que corresponde ao último dia do mês da data de referência e pode ser avançada ou recuada certa quantidade de meses.

104

Funções (Parte 1)

2

•• Sintaxe FIMMÊS(data_ref; núm_meses)

•• Argumentos •• data_ref: Representa a data de referência para a contagem dos meses; •• núm_meses: Representa o número de meses para frente (valor positivo) ou para trás (valor negativo). Use zero (0) se quiser se referir ao próprio mês da data de referência. •• Exemplo Fórmula

=FIMMÊS("2/3/2017"; 0)

Resultado/Comentários

42825 (número de série sem formatação) 31/03/2017 (formatado como data)

Observação: •• O número de série resultante pode ser formatado como data.

2.5.9. Função DATAM A função DATAM retorna um número de série que representa uma nova data, relativa a uma data de referência. Você ainda deve especificar a quantidade de meses para trás (valor negativo) ou para frente (valor positivo). •• Sintaxe DATAM(data_ref; núm_meses)

•• Argumentos •• data_ref: Representa a data de referência para a contagem dos meses; •• núm_meses: Representa o número de meses para frente (valor positivo) ou para trás (valor negativo). Use zero (0) se quiser se referir ao próprio mês da data de referência. 105

Excel 2016 - Módulo II •• Exemplo Fórmula

=DATAM("2/3/2017"; -6)

Resultado/Comentários

42615 (número de série sem formatação) 02/09/2016 (formatado como data)

Observações: •• O número de série resultante pode ser formatado como data; •• A nova data calculada ocorre no mesmo dia do mês da data de referência; •• Se a data de retorno não puder usar o mesmo dia da data de referência, o último dia do mês da data de retorno será usado. Exemplo: a fórmula =DATAM("31/1/2016"; 1) trará, como resultado, a data 29/02/2016 porque o mês 2 de 2016 tem 29 dias e não 31.

2.5.10. Função NÚMSEMANAISO A função NÚMSEMANAISO retorna o número da semana do ano, baseado na Norma ISO 8601, adotada na Europa e no Brasil, que diz que a 1ª semana do ano ocorre na primeira semana que possua, pelo menos, 4 dias e inicia sempre na segunda-feira. •• Sintaxe NÚMSEMANAISO(data)

•• Argumento •• data: Representa a data de referência para o cálculo do número da semana do ano.

106

Funções (Parte 1)

2

•• Exemplo Fórmula

Resultado/ Comentários

=NÚMSEMANAISO("1/5/2017")

18

Observação: •• Para obter o número da semana do ano usando o sistema americano, use a função NÚMSEMANA. O sistema americano também é usado em alguns países e determina que a 1ª semana do ano é onde cai a data 1 de janeiro, mesmo que só exista essa data naquela semana. A função NÚMSEMANA deve ser usada em versões anteriores do Excel.

2.5.11. Funções para dias úteis Até agora, os cálculos que levam em conta a diferença de datas ou adição de dias a uma data consideram os dias como corridos (sequenciais). Em muitas situações, você precisa programar alguma data de pagamento, por exemplo, que caia em um dia útil. Dias úteis não consideram finais de semana e feriados. Para cada uma das funções apresentadas nesta seção, será necessário criar uma lista com feriados. Essa lista varia bastante, conforme a cidade, estado, país, religião, empresa ou outro critério cultural. Acompanhe as 4 funções a seguir pelo arquivo Funções de Data e Hora.xlsx, disponível em sua pasta de exercícios do Capítulo 2. A Planilha2 contém uma tabela com os feriados brasileiros, conforme Lei Federal Nº 10.607 de 19 de dezembro de 2002. O intervalo de datas B3:B10 já foi nomeado como Feriados:

107

Excel 2016 - Módulo II Ao lado da tabela, há duas datas nas células E3 (data inicial) e E4 (data final). A célula E5 contém apenas a quantidade de dias corridos entre as duas datas, expressa pela fórmula =E4-E3. Veja, a seguir, os argumentos comuns às funções que serão mostradas nesta seção: •• data_inicial: Representa a data de referência ou a primeira data de um intervalo de tempo; •• data_final: Representa a última data do intervalo de tempo especificado; •• núm_dias: Representa a quantidade de dias úteis para trás (valor negativo) ou para frente (valor positivo); •• fim_de_semana (opcional): Representa um código que determina como será a interpretação dos dias do final de semana, conforme detalhado na tabela a seguir. Na ausência do argumento, será considerado o código 1; •• feriados (opcional): Representa um intervalo de células que contém datas (feriados) que serão desconsideradas das operações com dias úteis. Na ausência do argumento, serão desconsiderados apenas os finais de semana. Veja a tabela de códigos do argumento fim_de_semana: Código

108

Dias considerados como fim de semana

1

Sábado e domingo.

2

Domingo e segunda-feira.

3

Segunda-feira e terça-feira.

4

Terça-feira e quarta-feira.

5

Quarta-feira e quinta-feira.

6

Quinta-feira e sexta-feira.

7

Sexta-feira e sábado.

11

Somente domingo.

12

Somente segunda-feira.

13

Somente terça-feira.

14

Somente quarta-feira.

15

Somente quinta-feira.

16

Somente sexta-feira.

17

Somente sábado.

Funções (Parte 1)

2

A segunda forma de definir o argumento fim_de_semana é digitando uma sequência de 7 algarismos, que podem ser 0 ou 1, em que 0 representa dia útil e 1 representa final de semana ou dia de folga. Cada algarismo da sequência corresponde a um dia da semana, começando pela segunda-feira, ou seja, a sequência 0110000 indicaria uma semana com folga na terça e na quarta-feira. A sequência deve ser inserida entre aspas, como um texto.

2.5.11.1. Função DIATRABALHOTOTAL A função DIATRABALHOTOTAL calcula a quantidade de dias úteis entre duas datas, baseada em uma lista de feriados. •• Sintaxe DIATRABALHOTOTAL(data_inicial; data_final; [feriados])

•• Exemplos Fórmula nas células E6 e E7

Resultado

=DIATRABALHOTOTAL(E3; E4; Feriados)

125 dias úteis

=DIATRABALHOTOTAL(E3; E4)

130 dias úteis

2.5.11.2. Função DIATRABALHOTOTAL.INTL A função DIATRABALHOTOTAL.INTL calcula a quantidade de dias úteis entre duas datas, baseada em uma lista de feriados e quais dias da semana serão considerados dias de folga ou final de semana. •• Sintaxe DIATRABALHOTOTAL.INTL(data_inicial; data_final; [fim_de_semana]; [feriados])

•• Exemplo Fórmula na célula E8

Resultado

=DIATRABALHOTOTAL.INTL(E3; E4; 3; Feriados)

128 dias úteis

109

Excel 2016 - Módulo II

Observações: •• No 3º argumento do exemplo anterior, foi usado o código 3, que representa a segunda-feira e terça-feira como dias de folga; •• O 3º argumento pode representar dias úteis e dias de folga através de uma sequência de 7 caracteres sob forma de um número binário. Cada algarismo indica um dia da semana, começando na segundafeira. Exemplo: “0000110” indica que os dias de folga cairão na sextafeira e no sábado. O “0” representa dia normal de trabalho; o “1” representa dia de folga (ou final de semana).

2.5.11.3. Função DIATRABALHO A função DIATRABALHO calcula uma data que se encontra certa quantidade de dias úteis para frente (valor positivo) ou para trás (valor negativo), baseada em uma lista de feriados. •• Sintaxe DIATRABALHO(data_inicial; núm_dias; [feriados])

•• Exemplo Fórmula na célula E9

=DIATRABALHO(E3; 60; Feriados)

Resultado

seg, 25/09/2017

2.5.11.4. Função DIATRABALHO.INTL A função DIATRABALHO.INTL calcula uma data que se encontra uma certa quantidade de dias úteis para frente (valor positivo) ou para trás (valor negativo), baseada em uma lista de feriados e quais dias serão considerados como dias de folga ou finais de semana.

110

Funções (Parte 1)

2

•• Sintaxe DIATRABALHO(data_inicial; núm_dias; [fim_de_semana]; [feriados])

•• Exemplo

Fórmula na célula E10

=DIATRABALHO.INTL(E3; 60; "0101000"; Feriados)

Resultado

sáb, 23/09/2017

Observação: •• No 3º argumento do exemplo anterior, foi usado o código "0101000", que representa a terça-feira e quinta-feira como dias de folga.

2.5.12. Formatação para datas e horas A formatação de datas ou valores horários também é feita pelos comandos da faixa de opções, grupo Número, ou pelo comando Formatar células. As categorias Data e Hora oferecem formatos predefinidos, enquanto que a categoria Personalizado permite que você crie sua própria formatação de tempo.

111

Excel 2016 - Módulo II Use combinações das letras "d", "m" e "a" para representar dia, mês e ano. Use combinações das letras "h", "m" e "s" para representar hora, minuto e segundo. Conforme a quantidade de letras e outros símbolos delimitadores no código de formatação, você consegue criar formatos diferenciados. Veja, como exemplo, as partes de uma data quando formatadas com os seguintes códigos de formatação na categoria Personalizado para a data 07/02/2017: Código

Resultado

Explicação

d

7

dd

07

Dia do mês com dois dígitos.

ddd

dom

Abreviação do dia da semana.

dddd

domingo

m

2

mm

02

Número do mês com dois dígitos.

mmm

fev

Abreviação do nome do mês.

mmmm

fevereiro

mmmmm

f

a

17

Ano com dois dígitos.

aa

17

Ano com dois dígitos.

aaa

2017

Ano com quatro dígitos.

aaaa

2017

Ano com quatro dígitos.

Dia do mês com um ou dois dígitos.

Nome do dia da semana. Número do mês com um ou dois dígitos.

Nome do mês. Letra inicial do nome do mês.

Agora, veja exemplos de formatos personalizados de data e hora para 30/06/2017 às 14:30:

112

Código de formatação

Resultado

d/m/a

30/6/17

dd/mmm

30/jun

mmmm-aaaa

junho-2017

dddd

sexta-feira

ddd, dd/mm/aa

sex, 30/06/17

dddd, dd/mmm/aaaa

sexta-feira, 30/jun/2017

dd/mm/aaaa hh:mm

30/06/2017 14:30

mmm/dd/aaaa h:mm am/pm

jun/30/2017 2:30 PM

Funções (Parte 1)

2

Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. •• O Excel disponibiliza as funções, que podem ser usadas para gerar fórmulas mais sofisticadas nas planilhas. O Excel possui várias categorias de funções: Banco de dados, Cubo, Data e hora, Engenharia, Estatística, Financeira, Informações, Lógica, Matemática e trigonométrica, Procura e referência, entre outras; •• A categoria Estatística possui funções usadas em cálculos estatísticos. Há funções para a contagem de células e de itens, para obtenção da média aritmética de um intervalo, para cálculos de probabilidade e estatística, etc. Há funções estatísticas condicionais, que efetuam os cálculos sobre uma lista de valores, atendendo a um ou mais critérios; •• A categoria Banco de dados traz funções que são usadas para fazer cálculos de itens, presentes em uma lista, que satisfaçam a mais de uma condição. Essas funções realizam diferentes tipos de cálculos baseando-se em critérios e dependem necessariamente de uma lista a partir da qual os cálculos serão baseados. A região de critérios pode estar na mesma planilha em uso ou em outra pasta de trabalho; •• Para calcular valores com base em datas e horas, o Excel possui a categoria Data e hora. A realização de cálculos com tempo engloba, por exemplo, as funções DIA, MÊS, ANO, DATA, DIA.DA.SEMANA e DIATRABALHOTOTAL, entre outras.

113

2

Funções (Parte 1)

Teste seus conhecimentos

Excel 2016 - Módulo II

1. Quais são as funções estatísticas condicionais que realizam cálculos de acordo com vários critérios?

☐☐ a) SOMA, MÉDIA, CONT.NÚM, MÁXIMO, MÍNIMO. ☐☐ b) SOMASE, MÉDIASE, CONT.SE. ☐☐ c) SOMASES, MÉDIASES, CONT.SES, MÁXIMOSES, MÍNIMOSES. ☐☐ d) MAIOR, MENOR, SUBTOTAL. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

2. Qual a alternativa incorreta a respeito das funções de banco de dados?

☐☐ a) Nas funções de banco de dados, os critérios são embutidos na própria função e devem aparecer entre aspas. ☐☐ b) A sintaxe genérica é BDFUNÇÃO(banco_de_dados; campo; critérios). ☐☐ c) O intervalo de critérios deve ter ao menos duas linhas e repetir os mesmos títulos do banco de dados. ☐☐ d) As funções mais usadas são: BDSOMA, BDMÉDIA, BDMÁX, BDMÍN, BDCONTAR, BDCONTARA, BDEXTRAIR. ☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

116

Funções (Parte 1)

2

3. Quais são as funções que calculam, respectivamente, (1) a quantidade de dias úteis entre duas datas e (2) uma data no futuro ou no ado em função de uma quantidade de dias úteis?

☐☐ a) (1) HOJE e (2) AGORA. ☐☐ b) (1) DATA e (2) DIA.DA.SEMANA. ☐☐ c) (1) DATA e (2) NÚMSEMANAISO. ☐☐ d) (1) DIATRABALHOTOTAL e (2) DIATRABALHO. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

4. Que funções são capazes de recuperar, em uma lista de valores numéricos, os 3 números mais altos e os 3 números mais baixos, respectivamente?

☐☐ a)

MÁXIMO e MÍNIMO

☐☐ b)

MAIOR e MENOR

☐☐ c)

SOMASE e SOMASES

☐☐ d)

BDSOMA e BDMÉDIA

117

Excel 2016 - Módulo II

5. Indique o código necessário na formatação de células para exibir a seguinte data: “ter, 06/jun/2017”.

☐☐ a) dd, ddd/mmm/aa ☐☐ b) dddd, d/mm/aaaa ☐☐ c) ddd, dd/mmm/aaaa ☐☐ d) dd, d/m/aaaa ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

118

3

Funções (Parte 2) 99 99 99 99

Funções Funções Funções Funções

lógicas; de procura e referência; de texto; financeiras.

Excel 2016 - Módulo II

3.1. Funções lógicas Funções lógicas são usadas no Excel para a tomada de decisões baseadas em condições ou testes lógicos. Um teste lógico compara um valor contra outro, através dos operadores de comparação, e sempre retorna um valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. Os valores podem ser números, textos (entre aspas), datas (entre aspas), horas (entre aspas), referências de células ou outras fórmulas. Os operadores de comparação são: = (igual), > (maior que), < (menor que), <= (menor ou igual a), >= (maior ou igual a), <> (diferente de). Um teste lógico é como se fosse uma pergunta que você faz, esperando por uma resposta verdadeira ou falsa. Se você quiser acompanhar os exemplos com funções lógicas diretamente no Excel, abra o arquivo Funções Lógicas.xlsx, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 3.

3.1.1. Funções lógicas básicas As principais funções lógicas do Excel estão resumidas a seguir, apenas para sua referência. Elas são abordadas detalhadamente no curso Excel 2016 Módulo I. •• Função SE: A função SE testa um valor lógico (teste lógico) e retorna um resultado se a resposta do teste for VERDADEIRO, ou retorna outro resultado se a resposta do teste for FALSO; •• Função auxiliar E: Avalia até 255 testes lógicos simultaneamente. Se todos forem avaliados com o valor VERDADEIRO, então a função E retornará VERDADEIRO. Se um dos testes falhar, a função E retornará FALSO; •• Função auxiliar OU: Avalia até 255 testes lógicos simultaneamente. Se pelo menos um dos testes for avaliado com o valor VERDADEIRO, então a função OU retornará VERDADEIRO. Se todos os testes falharem, a função OU retornará FALSO;

120

Funções (Parte 2)

3

•• Função auxiliar XOR (ou exclusivo): avalia até 255 testes lógicos simultaneamente. Se somente um dos testes for avaliado com o valor VERDADEIRO, então a função XOR retornará VERDADEIRO. Se mais de um for VERDADEIRO, a função XOR retornará FALSO. Ela também retorna VERDADEIRO quando há uma quantidade ímpar de respostas VERDADEIRO; •• Função auxiliar NÃO: Esta apenas inverte a resposta de um teste lógico e é usada quando você deseja fazer “perguntas negativas” nos testes.

3.1.2. Funções lógicas aninhadas As funções auxiliares E, OU e XOR são usadas como primeiro argumento da função SE e avaliam todos os testes lógicos de uma única vez. Existem situações nas quais você necessita fazer vários testes lógicos, um de cada vez, para avaliar cada situação específica e, então, retornar um valor. Isso pode ser feito no Excel pelo uso de várias funções SE aninhadas. Há o limite de 64 funções aninhadas, mas dificilmente você usará mais do que dois ou três níveis. A lógica consiste em você fazer a primeira pergunta (teste lógico) da função SE. Se o resultado desse teste for VERDADEIRO, então, o argumento seguinte será usado e a função é encerrada. Mas, se houver outros testes para fazer, no terceiro argumento da função SE (valor_se_falso), coloque a próxima função SE, e assim por diante. Cada função SE terá o seu valor caso o teste seja VERDADEIRO. Quando for encontrado o primeiro teste VERDADEIRO, a função termina e os outros não serão avaliados. Primeiramente, analise a lógica: Se teste_lógico1 = VERDADEIRO; Então valor1; Senão, se teste_lógico2 = VERDADEIRO; Então valor2; Senão, se teste_lógico3 = VERDADEIRO; Então valor3; ... Senão, valorN

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Excel 2016 - Módulo II

Veja como ficaria a sintaxe, usando 3 níveis de aninhamento: =SE(teste_lógico1; valor1; SE(teste_lógico2; valor2; SE(teste_lógico3; valor3; valor_se_todos_falsos)))

Ou: =SE(teste_lógico1; valor1; SE(teste_lógico2; valor2; SE(teste_ lógico3; valor3; valor_se_todos_falsos)))

Observações: •• Nesta montagem de funções SE aninhadas, tome cuidado com os parênteses: a quantidade de parênteses fechados precisa coincidir com a quantidade dos que foram abertos em cada função SE; •• Se você quiser quebrar a fórmula em múltiplas linhas para que a lógica fique mais clara, depois de digitar o ponto-e-vírgula (;), pressione ALT + ENTER. Quando terminar a fórmula toda, pressione ENTER.

122

Funções (Parte 2)

3

Pratique o aninhamento de funções SE no arquivo Funções Lógicas.xlsx. A Planilha1 possui uma tabela com notas de alunos de uma classe de uma escola de idiomas. As notas se referem aos 2 bimestres de um módulo do curso e as médias já se encontram calculadas.

O objetivo é escrever, na coluna E, a situação de cada aluno no final do módulo: Aprovado (para Média ≥ 7), Exame (para Média ≥ 5) e Reprovado (para Média < 5). A lógica agora deverá incluir 2 perguntas e 3 respostas possíveis: •• Se a Média é superior ou igual a 7, •• Então, escrever "Aprovado"; •• Senão, se a Média é superior ou igual a 5; •• Então, escrever "Exame"; •• Senão, escrever "Reprovado". A fórmula em E4 deverá ficar assim: =SE(D4>=7; "Aprovado"; SE(D4>=5; "Exame"; "Reprovado"))

123

Excel 2016 - Módulo II Após a cópia das fórmulas, o quadro está completo:

3.1.3. Função SES A função de SES testa múltiplas condições e retorna o valor correspondente à primeira condição com valor VERDADEIRO. •• Sintaxe SES(teste_lógico_1; valor_1; [teste_lógico_2; valor_2]; [teste_ lógico_3; valor_3]; ...)

•• Argumentos •• teste_lógico_1 representa o primeiro teste lógico que será avaliado como VERDADEIRO ou FALSO; •• valor_1 representa o valor que será retornado, caso o teste_lógico_1 seja VERDADEIRO; •• teste_lógico_2 ... teste_lógico_127 (opcional) representa um teste lógico (até 127) que será avaliado como VERDADEIRO ou FALSO; •• valor_1 ... valor_127 (opcional) representa o valor que será retornado, caso o teste lógico correspondente seja VERDADEIRO.

124

Funções (Parte 2)

3

Observações: •• A função avalia cada teste lógico e para quando o primeiro teste com resultado VERDADEIRO for encontrado. Os demais testes não serão avaliados, independentemente de seu resultado; •• Se nenhuma condição verdadeira for encontrada, a função SES retorna o resultado #N/D (não disponível); •• Você pode especificar um valor padrão (algo do tipo "nenhuma das anteriores") caso os demais testes resultem em FALSO. Basta usar, no último par de argumentos, uma condição que sempre será verdadeira, como 1=1, ou o próprio valor lógico VERDADEIRO. Se esta condição existir, ela deverá ser o último argumento da função; •• Esta função pode ser usada em substituição a múltiplas funções SE aninhadas, conforme visto anteriormente.

•• Exemplo Retomando o exemplo do tópico anterior, a Planilha2 contém a mesma planilha da classe de alunos da escola de idiomas. Desta vez, as fórmulas da coluna E serão preenchidas com a função SES, em vez de múltiplas funções SE aninhadas. A fórmula em E4 ficará assim: =SES(D4>=7; "Aprovado"; D4>=5; "Exame"; VERDADEIRO; "Reprovado")

Depois de digitar a primeira fórmula, faça a cópia para baixo.

3.1.4. Função PARÂMETRO A função PARÂMETRO avalia uma expressão, que pode ser um valor, uma fórmula ou uma célula que contenha um valor a ser testado. Baseada no resultado dessa expressão, a função realiza comparações com diversos valores, trazendo um valor de retorno correspondente.

125

Excel 2016 - Módulo II •• Sintaxe PARÂMETRO(expressão; valor_1; resultado_1; [valor_padrão ou valor_2; resultado_2]; [valor_padrão ou valor_3; resultado_3]; ...)

•• Argumentos •• expressão representa o resultado da expressão que será comparado contra os demais valores; •• valor_1 representa o primeiro valor que será comparado com o resultado da expressão; •• resultado_1 representa o valor de retorno quando o valor_1 é igual à expressão; •• valor_n representa um valor que será comparado com o resultado da expressão. Até 126 valores podem ser especificados; •• resultado_n representa o valor de retorno quando o valor_n é igual à expressão. Até 126 resultados podem ser especificados; •• valor_padrão (opcional): Este será o valor de retorno, caso não haja correspondência da expressão contra os valores anteriores. O valor_padrão será identificado como sendo aquele que não possui o resultado_n correspondente. Ele deverá ser o último argumento da função PARÂMETRO.

Observação: •• Se não houver nenhuma correspondência entre a expressão e os valores relacionados e a função não tiver um valor padrão, ela retornará #N/D.

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Funções (Parte 2)

3

•• Exemplo A Planilha3 do arquivo Funções Lógicas.xlsx contém uma relação de vendas efetuadas em algumas datas. A tabela relaciona os estados onde as vendas foram feitas e será necessário calcular o frete, como sendo uma porcentagem sobre o valor.

A empresa é sediada no estado de SP e, para esse estado, não haverá cobrança de frete. O valor do frete para o estado do RJ é de 1%, para MG é de 2% e, para qualquer outro estado, o frete será de 3%. A fórmula em D3 deverá multiplicar o valor da venda pela porcentagem de frete, em função do estado correspondente na mesma linha: =C3 * PARÂMETRO(B3; "SP"; 0%; "RJ"; 1%; "MG"; 2%; 3%)

Após os cálculos, a planilha ficará assim:

127

Excel 2016 - Módulo II

3.1.5. Função SEERRO A função SEERRO retorna o valor de uma fórmula digitada se ela gerar um resultado válido, ou um valor alternativo caso ela resulte em um dos erros: #N/D, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NÚM!, #NOME? ou #NULO!. •• Sintaxe SEERRO(fórmula; valor_se_erro)

•• Argumentos •• fórmula: Representa uma expressão que realiza um cálculo; •• valor_se_erro: Representa um valor alternativo, caso a fórmula gere algum erro. •• Exemplos Fórmula

128

Comentários

=SEERRO(B2/B3; 0)

Se o cálculo B2/B3 não gerar um erro, o próprio resultado será retornado. Se o cálculo gerar um erro #DIV/0!, o valor 0 será retornado.

=SEERRO(RAIZ(H4); "")

Se o resultado de RAIZ(H4) for válido, esse valor será retornado. Se H4 contiver um número negativo, a fórmula retornaria o erro #NÚM!, mas, agora, a célula ficará vazia.

Funções (Parte 2)

3

3.1.6. Função SENÃODISP A função SENÃODISP retorna o valor de uma fórmula digitada se ela gerar um resultado válido, ou um valor alternativo, caso ela resulte em #N/D (não disponível). Algumas funções do Excel que realizam procuras em intervalos retornam #N/D se o valor não for encontrado. •• Sintaxe SENÃODISP(fórmula; valor_se_não_disp)

•• Argumentos •• fórmula: Representa uma expressão que realiza um cálculo; •• valor_se_não_disp: Representa um valor alternativo, caso a fórmula gere o resultado #N/D. •• Exemplo Fórmula/Comentário

=SENÃODISP(PROCV(C3; H4:L2000; 3; FALSO); "Produto não encontrado") Se o resultado da função PROCV for #N/D, então, o texto "Produto não encontrado" será retornado no lugar.

129

Excel 2016 - Módulo II

3.2. Funções de procura e referência As funções de procura e referência são úteis quando você precisa localizar um determinado valor dentro de uma tabela (ou matriz). Se você quiser acompanhar os exemplos com funções de procura e referência diretamente no Excel, abra o arquivo Funções de Procura e Referência.xlsx, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 3. As duas funções básicas mais usadas são: •• PROCV (ou procura vertical): procura um valor ao longo da primeira coluna de um intervalo (matriz). Assim que ele for encontrado, retorna o valor localizado na mesma linha, em uma coluna determinada; •• PROCH (ou procura horizontal) procura um valor ao longo da primeira linha de um intervalo (matriz). Assim que ele for encontrado, retorna o valor localizado na mesma coluna, em uma linha determinada. As funções PROCV e PROCH são abordadas em detalhes no curso Excel 2016 Módulo I e são consideradas pré-requisitos para este curso. Você verá a seguir, em detalhes, funções de procura e referência avançadas e extremamente úteis em muitas situações, principalmente quando o intervalo não está sempre no mesmo lugar ou não tem sempre o mesmo tamanho.

3.2.1. Função ÍNDICE A função ÍNDICE é usada para retornar um valor dentro de uma matriz (intervalo). Esse valor é localizado pela posição da linha e da coluna dentro da matriz. •• Sintaxe ÍNDICE(matriz; núm_linha; [núm_coluna])

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Funções (Parte 2)

3

•• Argumentos •• matriz: Representa o intervalo de valores; •• núm_linha: Representa o número da linha do valor a ser retornado; •• núm_coluna: Representa o número da coluna do valor a ser retornado. Argumento opcional quando a matriz possui apenas uma linha ou uma coluna. •• Exemplo 1 (arquivo Funções de Procura e Referência.xlsx) A Planilha1 possui uma lista de valores mensais. A célula B2 contém o número do mês e a célula B3 deverá retornar o valor correspondente a esse mês.

A fórmula em B3, para resgatar o valor do intervalo E3:P3, cujo número do mês (posição) está em B2, será: =ÍNDICE(E3:P3; B2)

•• Exemplo 2 A Planilha2 possui uma matriz de valores de filiais (linhas) ao longo dos meses do ano (colunas).

A fórmula em B6 deverá resgatar o valor do intervalo E3:P6 que se encontra na filial, cuja posição está em B3 e no mês, cuja posição está em B4: =ÍNDICE(E3:P6; B3; B4)

131

Excel 2016 - Módulo II 3.2.2. Função CORRESP A função CORRESP é usada para retornar a posição relativa que um valor ocupa dentro de um intervalo. •• Sintaxe CORRESP(valor_procurado; matriz_procurada; [tipo_corresp])

•• Argumentos •• valor_procurado: Representa o valor que será procurado dentro do intervalo. Caracteres curinga podem ser usados: o asterisco (*) representa um ou mais caracteres e a interrogação (?) representa a posição de um caracter; •• matriz_procurada: Representa o intervalo de valores; •• tipo_corresp: Um código numérico que representa como esse valor será procurado, conforme tabela a seguir. Tipo

Descrição

0

Correspondência exata: Busca um valor exatamente como ele foi especificado. Não há necessidade de a matriz estar ordenada.

1

É menor do que: A busca é feita pelo maior valor que for menor ou igual ao valor_procurado. Isso significa que, se o valor_procurado não constar na matriz, um valor imediatamente inferior a ele será procurado. A matriz deve estar classificada em ordem crescente.

-1

É maior do que: Busca o valor imediatamente superior ao valor_procurado, caso este não conste na matriz. A matriz deve estar classificada em ordem decrescente.

Observação: •• Se a função CORRESP não conseguir localizar o valor_procurado na matriz_ procurada, o valor #N/D (não disponível) será retornado.

132

Funções (Parte 2)

3

•• Exemplo 1 (arquivo Funções de Procura e Referência.xlsx) A Planilha3 contém um intervalo com cidades (D2:I2). Na célula B2 foi digitado o nome de uma cidade dessa lista.

A célula B3 conterá a fórmula que localiza o nome exato da cidade (B2) no intervalo de cidades (D2:I2): =CORRESP(B2; D2:I2; 0)

•• Exemplo 2 A Planilha4 possui uma lista com códigos de peças e descrições.

A célula E2 conterá uma fórmula que buscará o código digitado em D2 no intervalo A2:A10 e retornará sua posição relativa na lista: =CORRESP(D2; A2:A10; 0)

133

Excel 2016 - Módulo II Veja alguns resultados diferentes, conforme o código digitado em D2: Código

Posição

Comentário

PF-123A

1

Retorna exatamente a posição do código procurado.

RO*

4

Retorna a posição do primeiro valor que começa com "RO" e o restante pode ser qualquer coisa.

BU*C

9

Retorna a posição do código que começa com "BU" e termina com "C".

3.2.3. Funções ÍNDICE e CORRESP usadas em conjunto Conforme visto anteriormente, a função ÍNDICE retorna o valor de uma matriz, onde são conhecidos o número da linha e o número da coluna para localizar o valor desejado. Em algumas situações esses números não são conhecidos diretamente. Porém, a função CORRESP consegue localizar um valor dentro de uma lista, retornando uma posição. Essa posição pode, então, ser usada como número de linha ou de coluna para completar a função ÍNDICE. A combinação das duas funções é útil, principalmente, quando a função PROCV não pode ser usada porque o valor procurado não está na primeira coluna do intervalo. Para compreender melhor o funcionamento das duas funções em conjunto, no arquivo Funções de Procura e Referência.xlsx, vá até a Planilha5:

134

Funções (Parte 2)

3

O intervalo E3:H8 contém uma tabela de preços de alguns produtos (linhas 3 a 8) em 4 tamanhos diferentes (colunas E a H). As células B3 e B4 contêm, respectivamente, o produto e o tamanho desejados. A célula B6 deverá conter a fórmula que retorna o preço do produto e tamanho escolhidos. Comece digitando, na célula B6, a função ÍNDICE, responsável por recuperar um valor que se encontra em uma linha e coluna determinadas. O primeiro argumento é o intervalo (E3:H8): =ÍNDICE(E3:H8;

Em seguida, você precisa informar o número da linha. Só que esse número não é conhecido. Quem determina o número da linha é a posição que o Produto (B3) ocupa na relação de produtos (D3:D8). A função CORRESP é usada para isso, assumindo correspondência exata (0): =ÍNDICE(E3:H8; CORRESP(B3; D3:D8; 0);

Finalmente, quem determina o número da coluna é a posição que o Tamanho (B4) ocupa na relação de tamanhos (E2:H2). A função CORRESP também é usada, assumindo correspondência exata (0): =ÍNDICE(E3:H8; CORRESP(B3; D3:D8; 0); CORRESP(B4; E2:H2; 0))

Agora, é só alterar o produto e o tamanho nas células B3 e B4 e você terá uma área de consulta de preços, principalmente, se a tabela de produtos e opções for muito grande.

Para que a fórmula não retorne um erro, caso você tenha digitado, em B3 ou B4, algum valor inválido, use a função SEERRO ou a função SENÃODISP: =SEERRO(ÍNDICE(E3:H8;CORRESP(B3;D3:D8;0);CORRESP(B4;E2:H2;0));"")

135

Excel 2016 - Módulo II 3.2.4. Função DESLOC A função DESLOC tem um objetivo parecido com a função ÍNDICE: buscar valores dentro de uma matriz. A função DESLOC, porém, consegue recuperar um intervalo completo, não apenas uma célula. A função também é usada para criar intervalos que não se encontram sempre no mesmo local ou podem possuir tamanhos diferentes. •• Sintaxe DESLOC(ref; lins; cols; [altura]; [largura])

•• Argumentos •• ref: Representa a célula de referência, a partir da qual o intervalo será deslocado; •• lins: Representa a quantidade de linhas que serão deslocadas para baixo (valor positivo) ou para cima (valor negativo); •• cols: Representa a quantidade de colunas que serão deslocadas para a direita (valor positivo) ou para a esquerda (valor negativo); •• altura (opcional): Representa o total de linhas de altura do intervalo que você deseja obter. Na ausência do argumento, a altura será de 1 linha; •• largura (opcional): Representa o total de colunas de largura do intervalo que você deseja obter. Na ausência do argumento, a largura será de 1 coluna.

136

Funções (Parte 2)

3

Observações: •• A função DESLOC deve estar sempre dentro de outra função que usa intervalos como argumentos, como SOMA, MÉDIA, etc. A única situação onde DESLOC pode ser usada sozinha dentro da célula é quando ela retornar apenas uma célula, caso em que pode substituir a função ÍNDICE; •• Como célula de referência, procure usar sempre locais conhecidos, como os cabeçalhos ou títulos de linhas e colunas em um intervalo de dados. Essas células geralmente são fixas; •• Para determinar o deslocamento de linha ou coluna, você pode usar a função CORRESP para ajudar a encontrar a posição de um valor em uma lista; •• Para determinar a quantidade de linhas de altura ou colunas de largura, você pode usar funções de contagem, como CONT.NÚM ou CONT.VALORES. Compare o uso de ÍNDICE e DESLOC, quando o objetivo é buscar um único valor que se encontra dentro de um intervalo, baseado na linha e coluna:

137

Excel 2016 - Módulo II •• Exemplo 1 Este exemplo pode ser acompanhado no arquivo Funções de Procura e Referência.xlsx, Planilha6. A planilha mostra uma tabela com 4 estados e as vendas em 3 departamentos das lojas daquele estado.

O objetivo é escrever uma fórmula na célula F2, somando as vendas dos 3 departamentos da loja, em função do estado escolhido em E2. Como as vendas de cada estado estão em locais diferentes, não é possível escrever uma fórmula de SOMA com intervalo fixo. Não será possível usar a função SOMASE porque há células em branco na coluna A. As células poderiam, inclusive, estar mescladas. Uma solução aqui é usar a função SOMA, referindo-se a um intervalo deslocado, em função da sigla do estado. No momento, você possui as seguintes informações: •• A célula de referência ideal é a A1 porque é o título da coluna dos estados, está sempre no mesmo local e é justamente o estado que precisa ser localizado nessa coluna; •• O intervalo de valores de vendas começa um certo número de linhas abaixo da célula A1. Essa quantidade de linhas depende do estado escolhido em E2;

138

Funções (Parte 2)

3

•• O intervalo de valores de vendas começa 2 colunas à direita da célula A1; •• O intervalo de valores de vendas possui 3 linhas de altura (as vendas correspondentes aos 3 departamentos da loja); •• O intervalo de valores de vendas possui apenas uma coluna de largura. Na célula F2, comece a montar a fórmula, usando a função SOMA: =SOMA(

Como o intervalo é variável, insira a função DESLOC: =SOMA(DESLOC(

O intervalo começa na célula de título da coluna dos estados: =SOMA(DESLOC(A1;

Partindo de A1, o intervalo começa um certo número de linhas abaixo. Para calcular esse valor, basta determinar a correspondência da sigla do estado (E2) dentro do intervalo que contém as siglas dos estados (A2:A13): =SOMA(DESLOC(A1; CORRESP(E2; A2:A13; 0);

O intervalo de vendas começa 2 colunas para a direita: =SOMA(DESLOC(A1; CORRESP(E2; A2:A13; 0); 2;

Finalmente, o intervalo tem 3 linhas de altura e 1 coluna de largura: =SOMA(DESLOC(A1; CORRESP(E2; A2:A13; 0); 2; 3; 1))

139

Excel 2016 - Módulo II Você acabou de criar uma fórmula com intervalo variável. Se você inserir outro estado em E2, terá a soma dos 3 valores de vendas daquele estado:

•• Exemplo 2 A Planilha7 contém uma tabela de dados fixa com 10 linhas preparadas para digitação de despesas pessoais. Alguns cálculos já foram efetuados sobre a coluna de valores das despesas:

A célula F2 contém a contagem dos valores de despesas na coluna C: =CONT.NÚM(C2:C11)

140

Funções (Parte 2)

3

A célula F3 contém a soma de todas as despesas: =SOMA(C2:C11)

Note que ambas as fórmulas limitam o intervalo até a linha 11. Dessa forma, as fórmulas funcionarão somente até essa linha. Quaisquer valores digitados além da linha 11 não entrarão nas fórmulas. Você poderia modificar as fórmulas para usar toda a coluna para os cálculos, porém, aprenderá, neste exemplo, como criar intervalos dinâmicos. Eles mudam automaticamente, conforme os intervalos usados nas fórmulas mudam de tamanho ou de posição. Primeiramente, você precisa criar uma fórmula nomeada. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique no botão Definir Nome. Se desejar, aumente a largura da caixa de diálogo Novo Nome, arrastando para fora sua borda direita. Na caixa Nome, digite o nome do intervalo: Valores. Apague o conteúdo da caixa Refere-se a:

Crie a fórmula nomeada na caixa Refere-se a. Inicie com a função DESLOC: =DESLOC(

A célula de referência ideal para o início do intervalo é o título da coluna Valor. Clique na célula C1 e digite um ponto-e-vírgula: =DESLOC(Planilha9!$C$1;

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Excel 2016 - Módulo II O intervalo começa 1 linha abaixo da célula C1: =DESLOC(Planilha9!$C$1; 1;

O intervalo começa na mesma coluna da célula C1 (deslocamento horizontal zero): =DESLOC(Planilha9!$C$1; 1; 0;

A quantidade de linhas de altura depende da quantidade de valores de despesas na coluna C. Será usada a função CONT.NÚM em toda a coluna C (após a digitação da função, clique no topo da coluna C). A função ignora células com texto e células vazias: =DESLOC(Planilha9!$C$1; 1; 0; CONT.NÚM(Planilha9!$C:$C);

Finalmente, a largura do intervalo de valores é de 1 coluna: =DESLOC(Planilha9!$C$1; 1; 0; CONT.NÚM(Planilha9!$C:$C); 1)

Clique em OK para criar o nome. Agora, altere a fórmula em F2 para: =CONT.NÚM(Valores)

Altere a fórmula em F3 para: =SOMA(Valores)

Experimente inserir mais informações na tabela e observe que as fórmulas são atualizadas automaticamente, mesmo que você e das linhas atualmente formatadas:

142

Funções (Parte 2)

3

3.3. Funções de texto As funções de texto são muito usadas para extração de informações, substituição de caracteres ou mudança na aparência do texto nas células da planilha. São especialmente úteis no tratamento de dados, quando você os obtém de outras fontes para o Excel. Para acompanhar as explicações e exemplos deste tópico, abra o arquivo Funções de Texto.xlsx, disponível em sua pasta de exercícios do Capítulo 3.

3.3.1. Maiúsculas e minúsculas Muitas vezes, o cadastramento de informações em bancos de dados é realizado por várias pessoas. Cada uma escreve as informações de um jeito: letras minúsculas (caixa baixa), letras maiúsculas (caixa alta) ou até mesmo de forma misturada. O Excel possui 3 funções que realizam a conversão entre esses casos, conforme visto a seguir.

3.3.1.1. Função MAIÚSCULA Converte todas as letras do texto (argumento) para maiúsculas (caixa alta). •• Sintaxe MAIÚSCULA(texto)

3.3.1.2. Função MINÚSCULA Converte todas as letras do texto (argumento) para minúsculas (caixa baixa). •• Sintaxe MINÚSCULA(texto)

143

Excel 2016 - Módulo II 3.3.1.3. Função PRI.MAIÚSCULA Converte apenas a primeira letra de cada palavra do texto (argumento) para maiúscula (caixa alta). •• Sintaxe PRI.MAIÚSCULA(texto)

A Planilha1 possui uma relação de endereços, digitados de formas bem diferentes. Em cada coluna, reescreva os textos da coluna A, de acordo com a função identificada na linha 1:

Fórmula em B2: =MAIÚSCULA(A2)

Fórmula em C2: =MINÚSCULA(A2)

Fórmula em D2: =PRI.MAIÚSCULA(A2)

144

Funções (Parte 2)

3

Após copiar para baixo as fórmulas digitadas, você terá a tabela completa de endereços, escritos de três formas diferentes:

3.3.2. Concatenação de texto Concatenar significa unir vários trechos com textos e números para que componham um único texto maior. A concatenação pode ser feita por funções de concatenação ou pelo operador "&".

3.3.2.1. Função CONCATENAR A função CONCATENAR une diversos valores retorna um único texto. •• Sintaxe CONCATENAR(texto1; [texto2]; ...)

•• Argumentos •• texto1: representa o primeiro valor que será concatenado; •• texto2, etc.: (opcional) representam os demais valores que serão concatenados.

145

Excel 2016 - Módulo II

Observações: •• A função CONCATENAR aceita até 255 argumentos, que podem ser textos ou números; •• Qualquer parte fixa do texto deverá estar entre aspas duplas, inclusive caracteres de pontuação e espaços; •• Quando números participam da concatenação, eles aparecerão sem qualquer formato, inclusive datas. Use a função TEXTO para concatenar números formatados; •• Prefira o uso da função CONCAT, mais abrangente.

•• Exemplo 1 Para concatenar dois textos que se encontram dentro das células A1 e B1:

Para dar um espaço entre os dois conteúdos, concatene também um caractere de espaço:

146

Funções (Parte 2)

3

•• Exemplo 2 A Planilha2 do arquivo Funções de Texto.xlsx possui uma relação de nomes e sobrenomes:

Usando o operador de concatenação (&), crie uma fórmula que monte o nome do ageiro, usando a notação internacional: sobrenome primeiro em letras maiúsculas, depois o primeiro nome, separando-os com uma vírgula e um espaço. Depois copie a fórmula para os demais nomes.

O conteúdo da coluna C poderia ter sido feito pela ferramenta Preenchimento Relâmpago. A vantagem de usar fórmulas aqui é por causa da atualização automática quando os nomes e sobrenomes são alterados.

147

Excel 2016 - Módulo II 3.3.2.2. Função CONCAT A função CONCAT faz o mesmo que a função CONCATENAR, com a vantagem de que ela aceita intervalos em seus argumentos. •• Sintaxe CONCAT(texto1; [texto2;...])

•• Argumentos •• texto1 representa um item de texto a ser concatenado. Pode ser um texto fixo entre aspas duplas, um valor numérico ou um intervalo de células; •• texto2; ... texto253 representam itens adicionais de texto que serão concatenados. Observações: •• A função ignora células vazias dentro dos intervalos especificados; •• O limite máximo de caracteres resultantes da concatenação é de 32.767, que corresponde ao limite de uma célula. Se esse valor for ultraado, a função retornará o erro #VALOR!. •• Exemplo A Planilha3 possui uma série de especificações para montagem do código de um produto, o qual será o resultado da combinação de todas essas partes:

148

Funções (Parte 2)

3

A fórmula em E2 ficará assim: =CONCAT(A2:D2)

Após copiar as fórmulas, o resultado da montagem dos códigos será:

3.3.2.3. Função UNIRTEXTO A função UNIRTEXTO também realiza concatenações, porém, com uma flexibilidade maior. Você poderá especificar um delimitador (separador) entre os trechos concatenados e se células vazias serão consideradas ou não. •• Sintaxe UNIRTEXTO(delimitador; ignorar_vazias; texto1; [texto2;...])

•• Argumentos •• delimitador representa um texto que será usado para separar cada conteúdo da concatenação. Pode ser um texto vazio (duas aspas duplas em sequência); •• ignorar_vazias é um valor lógico e indica, se VERDADEIRO, que as células vazias do intervalo serão ignoradas. Nesse caso o delimitador correspondente não será inserido; •• texto1 é um item de texto a ser concatenado. Pode ser um texto representado explicitamente entre aspas ou um intervalo de células; •• texto2; ... texto252 representam itens adicionais de texto.

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Excel 2016 - Módulo II

Observação: •• O limite máximo de caracteres resultantes da concatenação é de 32.767, que corresponde ao limite de uma célula. Se esse valor for ultraado, a função retornará o erro #VALOR!. •• Exemplo A Planilha4 possui uma série de especificações para montagem do código de um produto, o qual será o resultado da combinação de todas essas partes, assim como o exemplo da planilha anterior. Desta vez cada trecho de texto será separado por um hífen:

A fórmula para a célula E2 foi esta: =UNIRTEXTO("-"; VERDADEIRO; A2:D2)

3.3.3. Formatação de texto Durante a concatenação de textos e números, conforme mencionado no tópico anterior, os números aparecem sem formatação. Veja o exemplo:

Há algumas funções úteis para concatenar números formatados e para converter um texto para número. 150

Funções (Parte 2)

3

3.3.3.1. Função MOEDA A função MOEDA converte um argumento numérico em um texto formatado com o símbolo de moeda, conforme definido nas configurações regionais do de Controle do Windows. Portanto, o resultado será diferente, conforme o idioma do Excel e do Windows. •• Sintaxe MOEDA(núm; [decimais])

•• Argumentos •• núm: Representa o valor numérico que será formatado como moeda; •• decimais (opcional): Representa a quantidade de casas decimais. Na ausência do argumento, serão usadas 2 casas decimais. •• Exemplo

3.3.3.2. Função TEXTO A função TEXTO também é usada para formatar números que serão concatenados. Esta, porém, usa qualquer tipo de formatação numérica: número, porcentagem, moeda, data, hora, etc. •• Sintaxe TEXTO(valor; formato_texto)

151

Excel 2016 - Módulo II •• Argumentos •• valor: Representa o valor numérico que deverá ser formatado; •• formato_texto: Representa o código de formatação usado para formatar o valor numérico. •• Exemplos Fórmula

Resultado como texto

=TEXTO(10000; "0,00")

10000,00

=TEXTO(12345,6789; "R$ #.##0,00")

R$ 12.345,68

=TEXTO(455/1280; "0,0%")

35,5%

=TEXTO("1/1/2017"; "dddd, d/mmm/aaaa")

domingo, 1/jan/2017

3.3.3.3. Função VALOR Esta função faz o oposto das funções anteriores: converte um valor numérico dentro de um texto para um número. •• Sintaxe VALOR(texto)

•• Argumento •• texto: Representa um número como texto. •• Exemplo Fórmula

Resultado como número

=VALOR("R$1000")

1000

3.3.4. Tratamento de caracteres Esta seção mostra algumas funções úteis para contagem de caracteres, comparação, repetição, limpeza de espaços e inserção de caracteres especiais.

152

Funções (Parte 2)

3

3.3.4.1. Função NÚM.CARACT Esta função retorna a quantidade de caracteres existentes dentro de um texto. A contagem também inclui caracteres especiais "invisíveis", como espaços, tabulações, quebras de linhas, etc. •• Sintaxe NÚM.CARACT(texto)

•• Argumento •• texto: Representa o texto do qual se deseja obter o número de caracteres. •• Exemplo Fórmula

Resultado

=NÚM.CARACT("Curso Excel 2016")

16

3.3.4.2. Função EXATO A função EXATO compara caracteres entre dois textos. Se os dois textos forem exatamente iguais, a função retorna VERDADEIRO, caso contrário, retorna FALSO. Letras minúsculas e maiúsculas são consideradas diferentes. •• Sintaxe EXATO(texto1; texto2)

•• Argumentos •• texto1: Representa o primeiro texto a ser comparado; •• texto2: Representa o segundo texto a ser comparado.

153

Excel 2016 - Módulo II •• Exemplos

Se você desejar comparar dois textos, mas não se importa se as letras são maiúsculas ou minúsculas, use a fórmula =A2=B2.

3.3.4.3. Função CARACT Para digitar caracteres especiais em uma célula, na guia Inserir, grupo Símbolos, clique no botão Símbolo. Em seguida escolha o caractere desejado. Você também pode inserir ou concatenar um caractere especial através de seu código decimal ASCII (a caixa Símbolo da guia Inserir, grupo Símbolos) mostra os códigos). •• Sintaxe CARACT(código)

•• Argumento •• código: Representa o código decimal ASCII do caractere desejado.

Observação: •• Um caractere especial também pode ser digitado pelo seu código ASCII decimal pelo teclado: segure a tecla ALT da esquerda e, no teclado numérico, digite um código de 4 dígitos. Exemplo: ALT + 0174 gera o caractere de Marca Registrada ®.

154

Funções (Parte 2)

3

•• Exemplos Fórmula

Resultado

=CARACT(128)

€

=CARACT(177) & 1000/4

±250

3.3.4.4. Função REPT A função REPT repete um texto por uma quantidade de vezes especificada. •• Sintaxe REPT(texto; núm)

•• Argumentos •• texto: Representa o texto a ser repetido; •• núm: Representa a quantidade de repetições do texto. •• Exemplos Fórmula

Resultado

=REPT("|"; 18)

||||||||||||||||||

="Início" & REPT("."; 20) & "14:00 h"

Início....................14:00 h

3.3.4.5. Função ARRUMAR É frequente você encontrar dados digitados de maneira incorreta e com excesso de espaços. Em outra situação, você pode importar ou copiar dados de outras fontes e, ao trazer para a planilha, eles vêm acompanhados de espaços desnecessários. A função ARRUMAR se presta exatamente a essas situações: ela elimina todos os espaços antes e depois do texto. Internamente, deixa apenas um espaço entre cada palavra. •• Sintaxe ARRUMAR(texto)

155

Excel 2016 - Módulo II •• Argumento •• texto: Representa o texto que terá os espaços em excesso removidos. •• Exemplo Fórmula

=ARRUMAR("

Curso

Excel 2016

Resultado

")

Curso Excel 2016

3.3.5. Localização e substituição de texto O Excel possui, na guia Página Inicial, grupo Edição, botão Localizar e Selecionar, algumas funções que permitem buscar um texto dentro do arquivo e também substitui-lo por outro. Você aprenderá, nesta seção, como fazer isso através de funções específicas.

3.3.5.1. Função LOCALIZAR A função LOCALIZAR retorna um número que representa a posição que um texto inicia dentro de outro. •• Sintaxe LOCALIZAR(texto_procurado; no_texto; [núm_inicial])

•• Argumentos •• texto_procurado: Representa o texto que será procurado; •• no_texto: Representa o texto principal; •• núm_inicial: Representa a posição (número do caractere), a partir da qual será feita a localização do texto.

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Funções (Parte 2)

3

Observações: •• Esta função não diferencia maiúsculas de minúsculas; •• Você pode usar caracteres curinga no primeiro argumento para realizar a busca: o asterisco (*) substitui um ou mais caracteres e a interrogação (?) substitui um caractere. •• Exemplos Fórmula

Resultado

=LOCALIZAR("R$"; "Valor de R$ 500,00")

10

=LOCALIZAR("@"; "[email protected]")

7

=LOCALIZAR("\"; "L:\Clientes\Vendas.xlsx"; 10)

12

=LOCALIZAR("c*a"; "Produto: câmera digital")

10

3.3.5.2. Função SUBSTITUIR A função SUBSTITUIR tem a finalidade de remover um trecho de texto dentro de outro e inserir um novo conteúdo no local. Você pode substituir todas as ocorrências do texto procurado ou uma ocorrência específica. •• Sintaxe SUBSTITUIR(texto; texto_antigo; novo_texto; [núm_da_ocorrência])

•• Argumentos •• texto: Representa o texto original onde será feita a substituição; •• texto_antigo: Representa o texto que será removido do texto principal; •• texto_novo: Representa o texto que entrará no lugar do texto que foi removido; •• núm_da_ocorrência (opcional): Representa o número da ocorrência do texto_antigo que será substituída. Na ausência do argumento, todas as ocorrências serão processadas. 157

Excel 2016 - Módulo II

Observações: •• A função SUBSTITUIR faz a troca do texto baseada em conteúdo; •• Para realizar múltiplas substituições você pode aninhar funções SUBSTITUIR. •• Exemplos A célula B2 contém o texto "NOV/2016 - Treinamento - Excel 2016". Para substituir a palavra "Treinamento" pela palavra "Curso": =SUBSTITUIR(B2; "Treinamento"; "Curso")

Resultado: NOV/2016 - Curso - Excel 2016 Para substituir o ano 2016 para 2017, sem afetar o final do texto, somente a primeira ocorrência será efetuada: =SUBSTITUIR(B2; "2016"; "2017"; 1)

Resultado: NOV/2017 - Treinamento - Excel 2016 Para remover todos os hifens e espaços em excesso: =ARRUMAR(SUBSTITUIR(B2; "-"; ""))

Resultado: NOV/2016 Treinamento Excel 2016 Para remover a palavra "Treinamento", remover os hifens e eliminar os espaços em excesso: =ARRUMAR(SUBSTITUIR(SUBSTITUIR(B2; "-"; ""); "Treinamento"; ""))

Resultado: NOV/2016 Excel 2016

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Funções (Parte 2)

3

3.3.5.3. Função MUDAR A função MUDAR também é usada para retirar uma sequência de caracteres e inserir outra no lugar, porém, a extração é feita pela posição dentro do texto e não pelo conteúdo, como é o caso da função SUBSTITUIR. •• Sintaxe MUDAR(texto_antigo; núm_inicial; núm_caract; novo_texto)

•• Argumentos •• texto_antigo: Representa o texto original onde será feita a alteração; •• núm_inicial: Representa a posição do caractere onde será feita a extração do trecho; •• núm_caract: Representa a quantidade de caracteres que serão extraídos, partindo do núm_inicial; •• novo_texto: Representa o novo texto que entrará no lugar do que foi extraído. A função MUDAR faz a troca do texto baseada em posição. •• Exemplo 1 Imagine uma lista de telefones, conforma a coluna A:

Por alguma necessidade, você pode precisar destacar o código de área e deixálo entre parênteses e separar o restante do telefone por um espaço. Não é possível usar a função SUBSTITUIR porque cada código de área é diferente do outro.

159

Excel 2016 - Módulo II Use a seguinte fórmula para a célula B2. Ela concatena um caractere de abre parênteses com o restante. A função muda o conteúdo de A2, a partir do 3º caractere, tirando 1 caractere e inserindo no lugar dele um fecha parênteses e um espaço: ="(" & MUDAR(A2; 3; 1; ") ")

Depois, copie a fórmula para baixo:

•• Exemplo 2 A partir da lista de endereços de e-mail da coluna A, construa o site da Web para o domínio correspondente:

Para montar o Website, o início do endereço de e-mail precisa ser extraído até o caractere "@" e, no lugar, inserir o "www.". Como o "@" está sempre em local diferente, sua posição precisa ser obtida com a função LOCALIZAR. Essa posição representa a quantidade de caracteres que precisarão ser excluídos pela função MUDAR. A fórmula em B2 fica: =MUDAR(A2; 1; LOCALIZAR("@"; A2); "www.")

Após copiar a fórmula para baixo, todos os sites foram montados:

160

Funções (Parte 2)

3

3.3.6. Extração de texto Se você tiver um texto grande em uma célula e desejar extrair uma parte dele, use as funções desta seção. Elas permitem que você extraia uma certa quantidade de caracteres de um texto principal, pelo começo, pelo meio ou pelo final.

3.3.6.1. Função ESQUERDA Esta função extrai uma quantidade de caracteres do começo do texto. •• Sintaxe ESQUERDA(texto; núm_caract)

•• Argumentos •• texto: Representa o texto do qual serão extraídos os caracteres; •• núm_caract: Representa a quantidade de caracteres que serão extraídos. •• Exemplo Fórmula

Resultado

=ESQUERDA("Excel 2016"; 5)

Excel

3.3.6.2. Função DIREITA Esta função extrai uma quantidade de caracteres do final do texto. •• Sintaxe DIREITA(texto; núm_caract)

•• Argumentos •• texto: Representa o texto do qual serão extraídos os caracteres; •• núm_caract: Representa a quantidade de caracteres que serão extraídos.

161

Excel 2016 - Módulo II •• Exemplo Fórmula

Resultado

=DIREITA("Região Sul"; 3)

Sul

3.3.6.3. Função EXT.TEXTO Esta função extrai uma quantidade de caracteres em qualquer parte do texto. •• Sintaxe EXT.TEXTO(texto; núm_inicial; núm_caract)

•• Argumentos •• texto: Representa o texto do qual serão extraídos os caracteres; •• núm_inicial: Representa a posição do trecho inicial da extração; •• núm_caract: Representa a quantidade de caracteres que serão extraídos. •• Exemplo 1 Fórmula

Resultado

=EXT.TEXTO("Preço USD 12.300"; 7; 3)

USD

•• Exemplo 2 O objetivo é extrair todos os valores monetários da coluna B, sendo que todos os preços possuem 3 dígitos e não há centavos. No final, deverá ser calculado o total dos valores extraídos:

162

Funções (Parte 2)

3

Como cada linha possui o preço em local diferente, será necessário localizar onde começa esse valor monetário. A dica é o caractere "$". Quando localizado, o valor começa 2 posições adiante e tem 3 caracteres antes da vírgula. A função EXT.TEXTO será usada na célula C2: =EXT.TEXTO(B2; ???; 3)

O segundo argumento (posição inicial) precisa ser calculado pela localização do "$". O valor numérico começa duas posições depois dele. =EXT.TEXTO(B2; LOCALIZAR("$"; B2) + 2; 3)

A fórmula ainda traz, como resultado, um texto. Será necessário convertê-lo para valor numérico pela função VALOR. Portanto, a fórmula completa em C2 será: =VALOR(EXT.TEXTO(B2; LOCALIZAR("$"; B2) + 2; 3))

Após copiar a fórmula para baixo e calcular o total:

3.3.6.4. Função FÓRMULATEXTO A função FÓRMULATEXTO extrai o texto de uma fórmula e o escreve explicitamente na célula. •• Sintaxe FÓRMULATEXTO(referência)

•• Argumento •• referência representa uma referência de célula que contém uma fórmula. 163

Excel 2016 - Módulo II •• Exemplos A coluna F da imagem a seguir possui algumas fórmulas que usam os valores do intervalo B2:C4. A coluna H contém os textos extraídos das fórmulas da coluna F:

3.4. Funções financeiras O Excel possui dezenas de funções financeiras. Você verá apenas algumas mais simples, cujo uso faz parte do nosso dia a dia. São funções que realizam cálculos do dinheiro ao longo do tempo e estão presentes em todas as calculadoras financeiras do mercado. Os argumentos são comuns a todas elas: •• nper: Número de períodos (geralmente em meses ou anos); •• taxa: Representa a taxa de juros constante por período; •• pgto: Representa o pagamento periódico (ou prestação); •• vp: Representa o valor presente (ou atual) que dará início à série de pagamentos. Se omitido, será considerado como 0; •• vf: Representa o valor futuro ou saldo final, após todos os pagamentos terem sido efetuados. Se omitido, será considerado como 0; •• tipo: Representa o tipo de pagamento. Use o valor 0 (ou FALSO) para indicar que o pagamento será efetuado no final do período (valor padrão se o argumento for omitido). Use o valor 1 (ou VERDADEIRO) para indicar que o pagamento será efetuado no início do período. Este argumento será ignorado se pgto não for especificado;

164

Funções (Parte 2)

3

•• estimativa: Usado somente para o cálculo da taxa de juros e representa apenas um valor de referência para situações em que poderia haver mais de uma solução possível para o cálculo. Esse valor indica um ponto de convergência para o resultado da taxa calculada. Se o argumento for omitido, a taxa mais próxima de 10% será usada. Às vezes, a taxa de juros é fornecida em um período diferente do que será usado nos cálculos. Exemplo: taxa anual de 15%, sendo que os períodos usados nos cálculos serão mensais. Nesse caso, você precisa fazer a conversão da taxa anual para taxa mensal, usando juros simples ou juros compostos: •• Para juros simples: taxa mensal = taxa anual / 12 •• Para juros compostos: taxa mensal = (1 + taxa anual) ^ (1 / 12) – 1 As operações financeiras no Excel seguem o mesmo princípio das calculadoras financeiras, ou seja, fluxo de caixa:

•• Entrada de caixa = sinal positivo; •• Saída de caixa = sinal negativo. Para interpretar corretamente o sinal do dinheiro, assuma que toda a transação será feita sob um único ponto de vista (correntista, banco, investidor, credor, etc.).

3.4.1. Função VP A função VP calcula o valor presente de uma operação financeira e representa o total (principal) que será movimentado ao longo dos períodos especificados, a uma taxa constante de juros e pagamentos também constantes. •• Sintaxe VP(taxa; nper; pgto; [vf]; [tipo])

165

Excel 2016 - Módulo II •• Exemplo Quanto será necessário aplicar hoje em um fundo que rende 0,97% de taxa mensal, para que você resgate R$ 20.000,00 após 18 meses? Nesse período, não houve aportes mensais. =VP(0,97%; 18; ; 20000)

Resultado: -R$ 16.809,99. Não foi usado o argumento pgto porque não houve aportes mensais. Sendo assim, o argumento tipo é irrelevante. O resultado negativo indica que hoje esse valor saiu de sua conta bancária para ser aplicado.

3.4.2. Função VF A função VF calcula o valor futuro (ou saldo final) de uma operação financeira com taxa constante de juros e também pagamentos constantes por período. •• Sintaxe VF(taxa; nper; pgto; [vp]; [tipo])

•• Exemplo Aplicando hoje o valor de R$ 5.000,00 em uma operação de investimento, qual será o montante acumulado após 2 anos, a juros de 15% ao ano? =VF(15%; 2; ; -5000)

Resultado: R$ 6.612,50. Não foi usado o argumento pgto porque não houve aportes anuais. Sendo assim, o argumento tipo é irrelevante. Sob o ponto de vista do correntista, o argumento vp é negativo porque hoje o valor saiu da conta corrente para ser direcionado para a aplicação. O resultado positivo indica o montante acumulado que poderá ser resgatado para a conta corrente.

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Funções (Parte 2)

3

3.4.3. Função PGTO A função PGTO calcula os pagamentos periódicos constantes de uma transação financeira, realizados a uma taxa fixa de juros. •• Sintaxe PGTO(taxa; nper; vp; [vf]; [tipo])

•• Exemplo Você pretende comprar um veículo e pagá-lo à vista. A transação será feita através de um empréstimo bancário de 5 anos, a uma taxa anual de juros de 18,5%. O valor do veículo é de R$48.000,00. Quais serão as prestações mensais, sendo que cada parcela será paga no final de cada mês? =PGTO(18,5%/12; 5*12; 48000; ; 0)

Resultado: -R$ 1.231,98. No exemplo, foi usada taxa de juros simples. A taxa anual foi dividida por 12 meses (18,5%/12). Como são 5 anos, os períodos foram convertidos para meses (5*12) porque o objetivo é calcular a prestação mensal. Todo cálculo foi feito sob o ponto de vista do correntista. O valor presente é positivo porque hoje o montante de R$ 48.000,00 entrou na sua conta para que você pague o veículo à vista. O resultado negativo mostra que, mensalmente, esse valor sairá de sua conta, até quitar toda a dívida (daí o vf ausente ou zerado). O argumento tipo também poderia ser omitido, uma vez que 0 (final do período) é o valor padrão.

3.4.4. Função TAXA Calcula uma taxa de juros fixa para um período de uma transação financeira. O Excel realiza cálculos complexos para retornar a taxa e pode não conseguir calcular o resultado, ou pode haver mais de uma solução. O argumento estimativa pode ser fornecido para dar uma direção ao cálculo da taxa. TAXA(nper; pgto; vp [vf]; [tipo]; [estimativa])

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Excel 2016 - Módulo II •• Exemplo Em uma agência bancária, você negociou com o seu gerente um empréstimo pessoal de R$ 10.000,00. O gerente ofereceu a você uma prestação mensal de R$ 795,00 para que possa quitar sua dívida em 24 meses, porém, ele não informou a taxa de juros. Calcule essa taxa. =TAXA(24; -795; 10000)

Resultado: 5,98%. O argumento pgto entrou como negativo porque, mensalmente, esse valor sai de sua conta corrente para pagar uma prestação do empréstimo. O valor do empréstimo (vp) entrou de uma vez em sua conta corrente hoje (sinal positivo). O valor futuro (vf) foi omitido (assumido 0) porque, no final desses 24 meses, o objetivo é ter sua dívida zerada. Como o argumento tipo foi omitido, foi assumido que os pagamentos serão efetuados no final de cada mês.

3.4.5. Função NPER A função NPER calcula o número de períodos necessários para concluir a transação financeira, feita em pagamentos constantes e taxa fixa de juros. •• Sintaxe NPER(taxa; pgto; vp; [vf]; [tipo])

•• Exemplo Aplicando, hoje, um valor de R$ 100.000,00 com 14,75% de juros ao ano, em quantos anos você atingirá o montante de R$ 200.000,00, fazendo aportes anuais de R$ 5.000,00? =NPER(14,75%; -5000; -100000; 200000)

Resultado: 4,05424388500787 (ou seja, 4 anos aproximadamente). Sob ponto de vista do correntista, o valor presente (R$ 10.000,00) é negativo porque saiu da conta corrente para ser direcionado à aplicação. Os aportes anuais (R$ 5.000,00) também saem da conta corrente e vão para a aplicação. O valor futuro é positivo porque, após concluída a transação, entra na conta corrente. O argumento tipo foi omitido porque os pagamentos serão feitos no final do período. 168

Funções (Parte 2)

3

Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. •• O Excel possui diversas funções que retornam resultados baseados em condições, ou testes lógicos. As funções lógicas (ou condicionais) têm a finalidade de “tomar decisões”, baseadas nesses testes lógicos, trazendo os resultados apropriados, conforme as respostas. Além das funções básicas SE, E, OU, XOR, NÃO, o Excel possui duas novas funções: (1) a função SES contém uma série de testes lógicos e valores de retorno e traz de volta o valor que corresponde ao primeiro teste com resultado VERDADEIRO; (2) a função PARÂMETRO contém uma expressão e traz de volta um valor associado a um dos resultados listados; •• Na categoria Procura e referência existem funções usadas para encontrar valores de uma tabela, além de retornar a referência desses valores. Além das funções básicas PROCV e PROCH, as funções ÍNDICE, CORRESP e DESLOC são usadas para pesquisas mais complexas, onde o intervalo não está sempre no mesmo lugar ou não tem sempre o mesmo tamanho; •• A categoria Texto agrega funções que lidam com células contendo texto. Essas funções permitem, por exemplo, que você mude maiúsculas para minúsculas e vice-versa, faça a união (concatenação) de vários trechos de texto, extraia partes de um texto, localize e substitua caracteres; •• Por meio da categoria Financeira, você pode resolver problemas de aspecto monetário. Essa categoria engloba, por exemplo, as funções financeiras VF, VP, PGTO, NPER e TAXA.

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3

Funções (Parte 2)

Teste seus conhecimentos

Excel 2016 - Módulo II

1. Quais são os resultados possíveis para um teste lógico?

☐☐ a) SIM ou NÃO. ☐☐ b) 1 ou 0. ☐☐ c) VERDADEIRO ou FALSO. ☐☐ d) 1 ou -1. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

2. A célula A1 contém o valor 100 e a célula A2 contém o valor 0. Qual o resultado da expressão E(A1>0; A2>0)?

☐☐ a) FALSO ☐☐ b) VERDADEIRO ☐☐ c) 0 ☐☐ d) Não é possível avaliar mais de um teste lógico simultaneamente. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

172

Funções (Parte 2)

3

3. Quando você precisar procurar um valor em uma matriz, mas esse valor de retorno está à esquerda da coluna que possui o valor procurado, qual função você deve usar?

☐☐ a) PROCV. ☐☐ b) PROCH. ☐☐ c) ÍNDICE e CORRESP. ☐☐ d) LOCALIZAR e SUBSTITUIR. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

4. Qual deve ser a fórmula que extrai os 3 primeiros caracteres de um texto que se encontra em B3 e, depois, os concatena com o ano atual?

☐☐ a) =ESQUERDA(B3; 3) & ANO(B3). ☐☐ b) =ESQUERDA(B3; 3) & ANO(HOJE()). ☐☐ c) =CONCATENAR(B3; 3) & DATA(HOJE()). ☐☐ d) =CONCATENAR(B3; HOJE(ANO())). ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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Excel 2016 - Módulo II

5. A função financeira PGTO calcula o que?

☐☐ a) O valor presente de uma série de pagamentos. ☐☐ b) O valor futuro de uma série de pagamentos. ☐☐ c) A taxa de juros de uma série de pagamentos. ☐☐ d) O número de períodos de uma série de pagamentos. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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3

Funções (Partes 1 e 2) Mãos à obra!

Excel 2016 - Módulo II Os exercícios desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos nos Capítulos 2 e 3 – Funções. Cada exercício contém as instruções necessárias para você completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário.

Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório - Capítulos 2 e 3.xlsx.

Laboratório 1 A – Utilizando funções matemáticas básicas 1. Na Planilha1, crie 6 fórmulas que “sorteiem” números da Mega-Sena nas células indicadas. No final, pressione F9 quando quiser gerar novos valores.

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Funções (Partes 1 e 2)

3

Laboratório 2 A – Utilizando funções para filtrar dados A Planilha2 possui uma relação de despesas feitas por vários departamentos de uma empresa, em vários estados:

1. Complete, na coluna H, as fórmulas que atendem aos valores solicitados. Na célula H17, você pode digitar um dos departamentos existentes na seguinte lista: Operações, Logística, Financeiro, Comercial, Marketing ou Pessoal. Na célula H18, digite um dos estados: SP, RJ, BA, RS, CE, MG ou GO. As fórmulas das linhas 21 a 23 devem calcular as informações baseadas nessas 2 condições.

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Excel 2016 - Módulo II

Laboratório 3 A – Utilizando funções em um banco de dados A Planilha3 contém um banco de dados com informações de vendas. Verifique o tópico Funções de banco de dados neste capítulo para uma descrição completa dos campos. Para facilitar a montagem das fórmulas, o banco de dados já está nomeado como Dados:

Parte 1: 1. Na Planilha3 calcule, nas células da coluna E, o Status, baseado na seguinte lógica: •• Se a Data da Entrega estiver zerada (célula vazia), escreva “Cancelada:; •• Se a diferença entre a Data da Entrega e a Data da Compra ultraar 4 dias, escreva “Atraso”; •• Senão, escreva “Entrega OK”.

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Funções (Partes 1 e 2)

3

2. Calcule, nas células da coluna H, o Frete, baseado na seguinte lógica: •• Se a Forma de Pagamento não foi Dinheiro, calcule o maior valor entre 2% do Valor da Compra e R$ 15,00; •• Senão, retorne 0 (zero). Parte 2: Na Planilha4, crie as áreas de critério e responda a cada uma das questões pedidas nas células sombreadas da coluna J. Modifique os campos das áreas de critério, caso necessário.

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Excel 2016 - Módulo II

Laboratório 4 A – Extraindo informações de um registro de ponto A Planilha5 é um registro de ponto para o mês de janeiro de 2017:

Realize os seguintes cálculos e atividades: 1. Extraia, nas células F2 e G2, respectivamente, o mês e o ano da primeira data da lista; 2. Escreva a fórmula, em G39, que insere a data atualizada; 3. Calcule as demais datas da coluna B, adicionando um dia à data anterior. Dessa forma, para usar a planilha para outro mês, basta digitar a primeira data. Se desejar, para os dias 28 em diante, verifique se a data calculada ainda pertence ao mês da data em F2. Se não pertencer, retorne um texto vazio (a célula parecerá que está em branco); 4. Modifique o formato das datas da coluna B para mostrar o dia da semana de forma abreviada, o dia do mês e a abreviação do mês: "ddd, dd/mmm"; 5. Escreva os 4 horários para o dia 1/1/2017: Manhã (das 08:00 às 12:00) e Tarde (das 13:00 às 17:00); 6. Calcule, no Total Diário da linha 6, as horas trabalhadas naquele dia; 7. Copie a fórmula em G6 para baixo, até o final do relatório, na linha 36; 8. Na linha 37, calcule o total de todas as horas diárias da coluna G. Lembre-se de mudar o formato para exibir horas acumuladas; 9. Teste a digitação de alguns valores. Use somente datas de segunda a sextafeira. 180

Funções (Partes 1 e 2)

3

Laboratório 5 A – Usando funções de procura e referência A Planilha6 contém uma tabela com informações demográficas dos estados brasileiros. Ao lado há uma pequena “área de consulta”. O objetivo é você digitar uma sigla de estado na célula I3 e as células abaixo mostrarem as informações pedidas em função do estado escolhido. Use as funções de procura e referência e estatísticas aprendidas neste capítulo.

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Excel 2016 - Módulo II

Laboratório 6 A – Usando funções para preencher um banco de dados Você copiou uma lista de colaboradores e salários da empresa, partindo de um site da Internet ou de um arquivo PDF. Ao colar o resultado na Planilha7, os dados entraram todos juntos na coluna A. O objetivo deste laboratório é extrair, de cada célula da coluna A, as principais informações e preencher o banco de dados que será montado nas colunas B até E. No final, a célula D3 deverá calcular toda a Folha de Pagamento dessa empresa (soma simples dos salários brutos). A primeira linha do banco de dados na imagem a seguir está preenchida para que você veja como as informações ficarão:

Faça as seguintes atividades: 1. Na coluna B, extraia cada código de colaborador dos textos da coluna A; 2. Na coluna C, extraia cada nome de colaborador dos textos da coluna A. Na extração, remova os espaços em excesso e deixe os nomes somente em letras maiúsculas; 3. Na coluna D, extraia cada salário bruto dos textos da coluna A. Converta os resultados extraídos para valores numéricos para que possam ser usados em cálculos; 4. Na coluna E, calcule a quantidade de caracteres que possui o nome completo do colaborador; 5. Na célula D3, calcule o total da Folha de Pagamento da empresa. 182

Organização de dados

4

99 Classificação e filtragem de dados; 99 Estrutura de tópicos; 99 Tabelas.

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4.1. Introdução Este capítulo mostrará a você formas diferentes de visualizar e resumir os seus dados. Antes, porém, alguns conceitos importantes para sua organização: Um banco de dados (ou base de dados) representa uma coleção de informações sobre um determinado assunto. No Excel, banco de dados é um intervalo da própria planilha, organizado em linhas (registros) e colunas (campos). A primeira linha (cabeçalho) é fundamental porque nomeia as colunas que podem ser usadas em cálculos através de funções ou de operações com esse banco de dados. Os cabeçalhos são também reconhecidos automaticamente pelas operações que serão vistas neste capítulo.

No Excel, um banco de dados consegue (dependendo da memória do computador) possuir até 16.384 colunas por 1.048.576 linhas (incluindo a linha de cabeçalho).

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Organização de dados

4

Algumas orientações e considerações sobre a organização dos dados: •• Não deixe linhas em branco ou colunas em branco na área de dados. Algumas operações detectam automaticamente essa área; linhas e colunas em branco atrapalhariam a seleção; •• Não use células mescladas em nenhum lugar do banco de dados; •• A linha de cabeçalho deve ser única (uma célula por coluna). Se você necessitar de um título maior, não o quebre em várias células; use a formatação que quebra o texto em múltiplas linhas dentro da mesma célula (Quebrar Texto Automaticamente); •• Evite colocar conteúdo não relevante abaixo do banco de dados, pois isso atrapalharia sua expansão com o aumento das informações; •• Uma pasta de trabalho do Excel pode ter diversos bancos de dados. Preferencialmente, coloque um banco em cada planilha para um melhor gerenciamento dos dados; •• Procure nomear todo o banco de dados. Dessa forma, você não precisa ir até a planilha que o contém para usar seu intervalo em fórmulas.

Ao longo deste capítulo, você verá algumas operações relativas à organização e visualização de dados. Acompanhe as atividades dos tópicos a seguir através dos arquivos disponíveis em sua pasta de exercícios Capítulo 4.

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4.2. Classificação e filtragem Os comandos de classificação e filtragem encontram-se em dois locais: •• Guia Página Inicial, grupo Editar, botão Classificar e Filtrar; •• Guia Dados, grupo Classificar e Filtrar.

4.2.1. Classificação de dados A classificação de dados coloca um banco de dados em ordem alfabética, numérica ou cronológica. A classificação pode ser ascendente ou descendente e pode ser feita em relação a uma coluna ou a várias colunas (campos ou chaves). Os comandos de classificação são encontrados na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar:

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Organização de dados

Botão

4

Descrição

Classifica a coluna onde está a célula ativa em ordem ascendente. Classifica a coluna onde está a célula ativa em ordem descendente. Classifica a lista por múltiplas colunas. Abre a caixa de diálogo Classificar para você escolher as colunas e as ordens de classificação:

A classificação possui opções para conteúdos específicos: números, datas e textos. É possível realizar a classificação também por cor da fonte ou cor da célula.

4.2.2. Filtragem de dados A filtragem é uma operação aplicada à base de dados e tem o objetivo de fazer uma consulta, baseada em algumas condições ou critérios. A consulta exibe apenas os registros que atendam aos critérios especificados. Você pode aplicar vários critérios para reduzir a quantidade de registros exibidos. Quanto mais critérios, menor a quantidade de registros visíveis. Isso facilita a visualização e impressão dos dados filtrados.

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Excel 2016 - Módulo II

Há dois tipos de filtros que você pode usar no Excel: • O Filtro básico (ou AutoFiltro) é acionado pelo botão Filtro. Os dados são filtrados no próprio local do banco de dados. Para cada coluna, você pode especificar até 2 critérios simultâneos, quando estiver usando um filtro personalizado; • O Filtro avançado é acionado pelo botão Avançado. Permite a filtragem no próprio local ou em local diferente dos dados de origem. Além disso, você pode especificar quantos critérios desejar para uso com o filtro, até mesmo usando fórmulas.

4.2.2.1. Filtro básico Para usar o filtro básico, basta estar com a célula ativa dentro da área de dados e ligar o botão Filtro, disponível na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar. Cada célula da linha de cabeçalho do banco de dados ficará com um botão de seta. Ele contém opções de classificação e filtragem simples:

4.2.2.2. Filtro avançado O filtro avançado necessita de um intervalo usado para especificação de critérios. O conceito desse intervalo é o mesmo das funções de banco de dados. Ele deve ter ao menos duas linhas, sendo a primeira com a relação dos cabeçalhos de colunas, escritos de forma idêntica aos títulos que se encontram no banco de dados. A segunda linha deverá conter os valores de cada campo, usados como critério: números, textos ou fórmulas. 188

Organização de dados

4

Para acompanhar as explicações deste tópico, abra o arquivo Filtro Avançado. xlsx, disponível em sua pasta do Capítulo 4. A Planilha1 contém um banco de dados com informações de vendas de mercadorias de uma loja. O banco de dados já foi nomeado como Dados:

Acima dele, há um intervalo com os mesmos títulos do banco original. Esse será o intervalo de critérios. Apenas a Data da Compra aparece duas vezes para que você possa criar intervalos de datas. O intervalo de critérios não precisa usar todos os campos do banco de dados e também a ordem deles não influi na filtragem. A operação de filtragem exibe a caixa de diálogo Filtro avançado, com os seguintes comandos e opções:

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Excel 2016 - Módulo II Em que: Opção/Comando

Filtrar a lista no local

Descrição

O resultado da filtragem será aplicado diretamente no banco de dados.

Copiar para outro local

O resultado da filtragem será extraído e copiado para outro local.

Intervalo da lista

É o intervalo de dados (banco de dados), incluindo a linha de cabeçalho e todos os registros.

Intervalo de critérios

É o intervalo que contém os critérios usados na operação de filtragem.

Copiar para

Quando a opção Copiar para outro local estiver selecionada, esta caixa indica o intervalo que receberá uma cópia dos registros filtrados.

Somente registros exclusivos

Se esta caixa estiver marcada, registros duplicados não serão exibidos no resultado da filtragem.

4.2.2.3. Filtrando a lista no local Para que você aprenda a filtragem no mesmo local dos dados de origem, assuma que o banco de dados de exemplo da Planilha1 deverá ser filtrado, segundo os critérios: Filial RJ, Status com Entrega OK, Valor da Compra acima de R$ 1.000,00. A área de critérios ficará assim:

Siga os os para filtrar os dados no próprio local do banco de dados: 1. Clique dentro da área de dados. Isso já trará uma vantagem porque o intervalo de dados já aparecerá selecionado; 190

Organização de dados

4

2. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Avançado. A caixa de diálogo Filtro avançado aparece; 3. Mantenha selecionada a opção Filtrar a lista no local. O Intervalo da lista já mostrará o intervalo do banco de dados. Em Intervalo de critérios, selecione na planilha o intervalo A3:J4 (o intervalo B3:G4 que inclui apenas os campos envolvidos também funcionaria). Opcionalmente, marque a caixa Somente registros exclusivos:

4. Clique em OK para executar a filtragem. As linhas que não atendem ao critério ficaram ocultas. As que atendem ficaram com a numeração em azul. Na barra de status, abaixo e à esquerda da planilha, você verá a indicação “25 de 282 registros localizados.”; 5. Após terminar de visualizar o resultado, no grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Limpar para remover todos os filtros.

4.2.2.4. Copiando dados para outro local Para o próximo exemplo, os critérios serão: Filial que não seja SP, Data da Compra dentro do mês de julho de 2016, Forma de Pagamento Crédito e que tenha usado algum Cupom.

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Excel 2016 - Módulo II O resultado deverá ser copiado para a mesma planilha, a partir da célula L7. Acompanhe nos os a seguir: 1. Clique dentro da área de dados; 2. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Avançado; 3. Selecione a opção Copiar para outro local. O Intervalo da lista já mostrará todo o intervalo do banco de dados: A7:J289. A caixa Intervalo de critérios continua mostrando o intervalo A3:J4 usado anteriormente (senão, selecione-o). Na caixa Copiar para, clique na célula L7. Opcionalmente, marque a caixa Somente registros exclusivos:

4. Clique em OK para executar a filtragem para outro local; 5. Selecione o intervalo com os dados extraídos e aplique autoajuste nas colunas para que todas as informações apareçam:

6. Após terminar de visualizar o resultado, no grupo Classificar e Filtrar, exclua as colunas L a S que contêm o resultado extraído.

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Organização de dados

4

A extração de dados para outro local só pode ser feita na planilha ativa (aquela onde você iniciou o filtro avançado). Se você tentar indicar, na caixa Copiar para, uma planilha diferente, você obterá a seguinte mensagem de erro:

Há, contudo, uma solução de contorno: Inicie o comando de filtro avançado na planilha que receberá a cópia dos dados extraídos. Ela será a planilha ativa. Na caixa Filtro avançado, os intervalos de dados e de critérios precisam ser apontados na planilha onde essas áreas estão, ou use nomes para que isso seja feito com maior praticidade. Dessa forma, você terá sucesso na extração de dados para outra planilha, que não seja aquela onde está o banco de dados.

4.2.2.5. Outras considerações sobre o filtro avançado O intervalo de critérios, assim como aprendido nas funções de banco de dados, pode usar mais de duas linhas. Todas as condições que estiverem em uma mesma linha devem ser atendidas ao mesmo tempo (condição "E"). Quando as condições estiverem em linhas diferentes, isso não é necessário: basta uma delas ser verdadeira (condição "OU"). Veja o exemplo a seguir:

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Excel 2016 - Módulo II

Os critérios indicados dizem o seguinte: •• Filial BA "E" Data da Compra ≥1/7/2016 "E" Data da Compra ≤31/7/2016 "E" Forma de Pagamento Crédito "E" Cupom > 0; "OU" então... •• Filial CE "E" Data da Compra ≥1/7/2016 "E" Data da Compra ≤31/7/2016 "E" Forma de Pagamento Débito "E" Cupom > 0.

Os registros que atenderem a qualquer uma das duas linhas de critérios serão selecionados e exibidos. Se você precisar realizar uma manutenção nos dados depois que a filtragem foi aplicada, apenas retorne ao banco de dados e acione novamente o botão Avançado. Mantenha todas as opções já existentes e clique em OK para reaplicar a filtragem com os dados modificados.

4.3. Estrutura de tópicos Você pode precisar apresentar resultados em reuniões e exibir a mesma planilha de maneiras diferentes: ora resumida, ora detalhada. Os controles de estrutura de tópicos representam uma forma prática para você organizar a visualização dos dados da planilha, sem que precise ocultar e reexibir linhas e colunas individualmente. A estrutura de tópicos se presta exatamente a isso: ocultar e reexibir linhas e colunas com apenas um clique do mouse em um botão específico. Você encontra as ferramentas na guia Dados, grupo Estrutura de Tópicos, e verá os botões de forma condensada ou expandida, conforme o tamanho do seu monitor ou resolução de tela:

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Organização de dados

4

Para acompanhar as atividades deste tópico, abra o arquivo Estrutura de Tópicos.xlsx, existente na sua pasta de arquivos do Capítulo 4. A Planilha1 contém uma tabela com diversos produtos divididos em categorias. Há totais para cada produto e categoria, além de totais mensais, semestrais e anual:

Imagine que você precisa exibir esse relatório de forma detalhada, porém, às vezes, apenas os totais parciais ou totais gerais.

4.3.1. Agrupando itens manualmente Para agrupar linhas ou colunas manualmente: 1. Selecione as linhas ou colunas que serão agrupadas:

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Excel 2016 - Módulo II 2. Na guia Dados, grupo Estrutura de Tópicos, clique no botão Agrupar ou use o atalho ALT + SHIFT + seta direita. As linhas ou colunas selecionadas serão agrupadas à linha ou coluna seguinte. O Excel abrirá uma área fora da planilha, exibindo a estrutura de tópicos com linhas e botões, indicando os agrupamentos:

No exemplo, após grupar os dados do 1º semestre, os dados do 2º semestre e os dados da categoria Laticínios, o resultado ficará assim:

4.3.2. Recolhendo e expandindo os agrupamentos Observe, na área ao redor da planilha, os botões de agrupamento. É possível criar vários níveis de agrupamentos, inclusive aninhados (grupo dentro de grupo). Para controlar o recolhimento e expansão dos grupos, use os botões de agrupamento ou os botões da faixa de opções, grupo Estrutura de Tópicos:

196

Organização de dados

Botão

4

Descrição

Clique para recolher o grupo. Clique para expandir o grupo. Clique para mostrar apenas tópicos de nível 1. Clique para mostrar apenas tópicos de níveis 1 e 2. E assim por diante, quando existirem mais níveis. Mostrar Detalhe: Clique para expandir os detalhes afetados pelas células selecionadas. Ocultar Detalhe: Clique para recolher os detalhes afetados pelas células selecionadas.

Para ocultar ou reexibir momentaneamente toda a estrutura de tópicos sem precisar todos os grupos, use o atalho CTRL + 8.

4.3.3. Desagrupando itens •• Para remover um ou mais agrupamentos 1. Selecione as linhas ou colunas que possuem agrupamentos; 2. Na guia Dados, grupo Estrutura de Tópicos, clique no botão Desagrupar ou use o atalho ALT + SHIFT + seta esquerda. Os agrupamentos das linhas ou colunas selecionadas serão excluídos. •• Para remover todos os agrupamentos •• Na guia Dados, grupo Estrutura de Tópicos, clique na seta € do botão Desagrupar e selecione Limpar estrutura de tópicos para eliminar todos os agrupamentos de uma vez.

4.3.4. Criando agrupamentos automáticos Baseado na estrutura da planilha (fórmulas e organização dos dados), o Excel será capaz de criar agrupamentos de forma automática. Na guia Dados, grupo Estrutura de Tópicos, clique na seta € do botão Agrupar e selecione AutoTópicos para criar todos os grupos possíveis. 197

Excel 2016 - Módulo II No exemplo em uso, após a criação automática dos tópicos, a planilha ficará assim:

Com todos os agrupamentos, você pode usar uma quantidade grande de combinações para diferentes visualizações, recolhendo ou expandindo grupos e subgrupos.

4.3.5. Opções de agrupamento Por padrão, os agrupamentos de linhas ou colunas ficam associados à linha ou coluna seguinte, porém, essa condição pode mudar. Para abrir a caixa de diálogo Configurações, clique no botão iniciador da caixa de diálogo:

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Organização de dados

4

Em que: Opção/Comando

Linhas de resumo abaixo do detalhe

Descrição

Quando esta caixa está selecionada, as linhas de resumo ficarão abaixo do agrupamento, senão, ficarão acima dele.

Quando esta caixa está selecionada, as colunas de Colunas de resumo à resumo ficarão à direita do agrupamento, senão, direita do detalhe ficarão à esquerda dele. Estilos automáticos Criar Aplicar Estilos

Quando esta caixa está selecionada, estilos de células (negrito, itálico, etc.) serão criados e aplicados à estrutura a ser criada. Cria uma estrutura automática de tópicos usando as opções selecionadas. Apenas aplica estilos de tópicos às células selecionadas, sobre uma estrutura de tópicos previamente criada.

Se existir um gráfico derivado da tabela de dados, ao ocultar ou reexibir os detalhes da estrutura de tópicos, você verá o resultado refletido também no gráfico.

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Excel 2016 - Módulo II 4.3.6. Subtotais Quando os valores estão organizados como um banco de dados, é possível criar grupos e adicionar cálculos no final de cada grupo, como somas, médias e contagens. O comando Subtotal faz exatamente isso e também cria a estrutura de tópicos automaticamente, para que você possa exibir os dados de maneira resumida ou de maneira detalhada. Ao acionar o botão Subtotal quando você estiver dentro de um banco de dados, a caixa de diálogo Subtotais aparece, exibindo as operações, os campos do banco de dados e outras opções:

A caixa de diálogo Subtotais possui os seguintes comandos e opções: Opção/Comando

A cada alteração em Usar função Adicionar subtotal a

Descrição

Especifica a coluna (campo) que será usada como base para criação dos agrupamentos e subtotais. Determina a função que será usada para o cálculo do subtotal. Define quais colunas (campos) serão totalizadas em cada grupo.

Se esta caixa estiver marcada, remove todos Substituir subtotais atuais os subtotais existentes antes de aplicar o próximo.

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Organização de dados

Opção/Comando

Descrição

Quebra de página entre grupos

Se esta caixa estiver marcada, uma quebra de página será inserida no começo de cada grupo.

Resumir abaixo dos dados

Se esta caixa estiver marcada, os subtotais serão colocados no final dos dados do grupo, senão ficarão no início do grupo.

Remover todos

Remove todos os subtotais aplicados, fazendo com que a lista volte a ser um banco de dados normal.

4

A divisão dos grupos pode ser feita em vários níveis. Antes, porém, você deve classificar os dados em ordem ascendente ou descendente, para que os valores repetidos fiquem em sequência e os grupos possam ser criados corretamente. No arquivo Estrutura de Tópicos.xlsx, a Planilha2 contém um banco de dados com histórico de vendas de uma rede de lojas de departamento, realizadas ao longo de um ano:

O objetivo é poder transformar esse histórico em um relatório com totais de vendas e comissões para cada região e vendedor. Siga os os para criar o relatório com subtotais em múltiplos níveis:

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Excel 2016 - Módulo II 1. Clique dentro da área de dados. Não é necessário selecioná-la; 2. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Classificar e preencha as opções de classificação conforme a imagem a seguir:

3. Clique em OK para aplicar a classificação; 4. No grupo Estrutura de Tópicos, clique no botão Subtotal. O primeiro grupo criado será por Região, que corresponde à primeira coluna da classificação. Será usada a função Soma, aplicada aos campos Vendas e Comissões. Para uma impressão mais organizada, marque a caixa Quebra de página entre grupos:

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Organização de dados

4

5. Clique em OK para inserir o primeiro nível de subtotais. Note que já foi criada a estrutura de tópicos, visível à esquerda da planilha:

6. Acione novamente o botão Subtotal. Desta vez, ele será aplicado a cada alteração em Vendedor, somando as mesmas colunas de antes. Desmarque as caixas Substituir subtotais atuais e Quebra de página entre grupos:

7. Clique em OK para aplicar o próximo nível de subtotais. Observe agora o nível adicional na estrutura de tópicos:

8. Se necessário, aplique autoajuste às colunas para encaixar todos os valores. 203

Excel 2016 - Módulo II

Agora que os grupos de subtotais estão aplicados, você pode visualizar resumos de várias formas, principalmente usando os botões numerados: •• Clique no botão [1] para ver o Total Geral; •• Clique no botão [2] para ver os totais por Região e o Total Geral; •• Clique no botão [3] para ver os totais por Vendedor, os totais por Região e o Total Geral; •• Clique no botão [4] para ver todos os registros do banco de dados.

Quando subtotais estão aplicados a um intervalo, este deixou de ser um banco de dados. Portanto, não realize classificações ou manutenção dos dados. Se você precisar fazer isso, primeiro remova os subtotais. Para remover todos os subtotais, fazendo com que o intervalo volte a ser um banco de dados: 1. No grupo Estrutura de Tópicos, clique no botão Subtotal; 2. Na caixa de diálogo Subtotais, clique no botão Remover todos.

4.4. Tabelas A organização de dados em uma planilha fica mais prática, lógica e profissional se você usar a ferramenta Tabela. Ela permite que o intervalo seja encurtado ou expandido automaticamente, eliminando a necessidade de você ajustar fórmulas manualmente quando esses intervalos mudarem. Além disso, formatações e cálculos automáticos completam o recurso. Acompanhe as explicações deste tópico pelo arquivo Tabela de dados.xlsx, disponível em sua pasta de exercícios do Capítulo 4. A Planilha1 mostra um banco de dados de vendas de uma cadeia de lojas, por segmento de produto. A empresa fictícia tem pontos de venda em todos os estados brasileiros. O banco de dados mostra o valor de cada venda, o estado e região do Brasil onde a venda foi concretizada. 204

Organização de dados

4

Acima do banco de dados, há uma área para alguns cálculos estatísticos sobre os valores das vendas:

4.4.1. Criando uma tabela Uma tabela faz mais sentido quando ela for usada como um banco de dados. Sendo assim, só poderá haver uma linha de cabeçalho (títulos em colunas somente). Para criar uma tabela com os dados existentes em um intervalo: 1. Clique em qualquer célula dentro do intervalo; 2. Na guia Inserir, grupo Tabelas, clique no botão Tabela:

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Excel 2016 - Módulo II 3. A caixa de diálogo Criar Tabela é aberta. O Excel identifica o intervalo de dados. Deixe marcada a opção Minha tabela tem cabeçalhos:

4. Clique em OK para confirmar a criação da tabela:

Após a criação da tabela: •• As linhas assumem uma formatação automática com aparência “zebrada” (linhas com cores alternadas entre claras e escuras); •• O cabeçalho aparece formatado de maneira diferente das demais linhas; •• Os botões de classificação e filtragem já aparecem ligados;

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Organização de dados

4

•• Caso você role a tabela para cima, fazendo com que a linha de cabeçalho saia da tela, os nomes dos campos e os botões de filtragem ocuparão os rótulos das colunas:

•• Qualquer modificação de formatação ou mesmo estrutural da tabela pode ser feita pelos comandos das Ferramentas de Tabela ou pelos atalhos do botão direito do mouse:

4.4.2. Selecionando células na tabela Veja, a seguir, algumas técnicas para selecionar intervalos da tabela: •• Para selecionar uma coluna inteira de dados (campo), clique na célula de cabeçalho quando o ponteiro do mouse for uma seta preta apontando para baixo:

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Excel 2016 - Módulo II •• Para selecionar uma linha inteira de dados (registro), clique à esquerda da primeira célula da linha quando o ponteiro do mouse for uma seta preta apontando para a direita:

•• Para selecionar todos os dados da tabela, menos a linha de cabeçalho, clique à esquerda da primeira célula da linha de cabeçalho, quando o ponteiro do mouse for uma seta apontando para baixo e para a direita:

4.4.3. Inserindo dados na tabela Existem diversas maneiras de editar, adicionar e remover dados da tabela: •• Para editar dados em células no interior da tabela, selecione a célula, digite o valor e pressione ENTER ou selecione a próxima célula a editar; •• Para inserir uma linha acima da célula ativa (ou células selecionadas), clique com o botão direito do mouse e selecione o comando Inserir / Linhas da Tabela Acima; •• Para inserir uma linha abaixo da última linha da tabela, clique com o botão direito do mouse em qualquer célula da última linha e selecione o comando Inserir / Linhas de Tabela Abaixo, ou simplesmente use a tecla TAB a partir da última célula da tabela;

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Organização de dados

4

•• Para inserir uma coluna à esquerda da célula ativa, clique com o botão direito do mouse e selecione o comando Inserir / Colunas da Tabela à Esquerda; •• Para inserir uma coluna à direita da última coluna, clique com o botão direito do mouse em qualquer célula da última coluna e selecione o comando Inserir / Colunas de Tabela à Direita; •• Para excluir uma linha inteira ou coluna inteira, clique em uma das células com o botão direito do mouse e escolha o comando Excluir / Colunas da Tabela ou Excluir / Linhas da Tabela.

Caso você já tenha uma tabela em outro arquivo do Excel e quiser aproveitar os dados para adicioná-los ao final da tabela atual, faça o seguinte: Na tabela de origem, selecione o intervalo, copie, vá à tabela de destino, posicione a célula ativa na primeira linha em branco no final dela e use o comando Colar Valores. Os novos dados serão acrescentados e formatados automaticamente e as fórmulas serão expandidas.

4.4.4. Nomeando a tabela Para atribuir um nome único à tabela, nas Ferramentas de Tabela, grupo Propriedades, clique na caixa Nome da Tabela, digite um nome sem espaços e tecle ENTER:

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Excel 2016 - Módulo II 4.4.5. Redimensionando a tabela Para redimensionar a tabela (alterar o intervalo), escolha um dos dois métodos: •• No grupo Propriedades, clique no botão Redimensionar Tabela. Em seguida, altere o intervalo pela caixa de diálogo Redimensionar Tabela e clique OK:

•• No canto inferior direito da tabela, arraste a alça de redimensionamento (cantoneira azul) para definir o final do intervalo alterado:

4.4.6. Modificando o estilo de tabela Você pode personalizar a aparência da tabela depois de criada: •• Para alterar a aparência geral da tabela, selecione um dos modelos disponíveis no grupo Estilos de Tabela. Clique no botão Mais para expandir a lista de estilos:

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Organização de dados

4

•• Para criar um estilo diferente dos disponíveis, use o comando Novo Estilo de Tabela, no final da relação de estilos prontos. Escolha um nome e defina a formatação para cada elemento relacionado; •• Para modificar um estilo criado, clique na miniatura dele com o botão direito do mouse e escolha o comando Modificar.

4.4.7. Alterando as opções de linhas e colunas O grupo Opções de Estilo de Tabela oferece algumas opções que você pode marcar ou desmarcar:

•• Para exibir ou ocultar a linha de cabeçalho, use a caixa de seleção Linha de Cabeçalho; •• Para exibir ou ocultar a linha de totais, altere a caixa de seleção Linha de Totais. No final da tabela, você poderá habilitar um totalizador para a coluna escolhida usando funções como soma, média, contagem etc.; •• Use a caixa de seleção Linhas em Tiras para ligar ou desligar o aspecto “zebrado” nas linhas da tabela; •• Use a caixa de seleção Primeira Coluna para dar um destaque à primeira coluna da tabela; •• Use a caixa de seleção Última Coluna para dar um destaque à última coluna da tabela; •• Use a caixa de seleção Colunas em Tiras para ligar ou desligar o aspecto “zebrado” nas colunas da tabela.

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Excel 2016 - Módulo II 4.4.8. Escrevendo fórmulas na tabela Depois que uma tabela de dados foi definida e formatada, é possível acrescentar informações e realizar cálculos. No caso de fórmulas, a questão é mais interessante. Basta você criar apenas uma fórmula em uma célula da coluna. Você notará que, ao apontar para as células das outras colunas durante a digitação da fórmula, as referências aparecerão numa notação diferenciada. Quando você encerrar a digitação com ENTER, todas as células da mesma coluna serão preenchidas com a mesma fórmula. Assim que a fórmula é digitada dentro de uma tabela de dados criada, cada referência a uma célula específica é indicada genericamente desta maneira: Nome_Tabela[[linha];[coluna]]

A linha é representada pela linha desejada ou pelo símbolo @, que se refere à linha onde está a fórmula. A coluna é representada pelo nome do campo (título da coluna). Como a maioria das fórmulas é digitada em uma linha, referindo-se aos dados daquela linha, a representação ficará simplificada: Nome_Tabela[@Campo]

Se a fórmula estiver dentro da própria tabela, a sintaxe fica mais simples: [@Campo]

Para se referir a toda uma coluna (campo) da tabela, use a referência: [Campo]

Da mesma forma, é possível criar uma fórmula fora da tabela de dados, que busca valores da própria tabela. Veja o exemplo: =SOMA(Tabela1[Vendas])

A sintaxe representa uma maneira mais intuitiva chamada referência estruturada para somar todas as células do campo Vendas da Tabela1.

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Organização de dados

4

Com o aumento dos registros, os intervalos usados em fórmulas são atualizados automaticamente. As referências possíveis como parte de um endereço estruturado de tabela são: •• Os campos da tabela (entre colchetes); •• #Tudo (todas as células da tabela, incluindo cabeçalhos e totais); •• #Dados (apenas área dos dados) é o padrão se somente o nome da tabela for usado em uma fórmula; •• #Cabeçalhos (apenas linha de cabeçalho); •• #Totais (apenas linha de totais); •• @ (dados da linha atual). No arquivo de exemplo, você fará, agora, alguns cálculos dentro e fora da tabela. Dentro da tabela, será acrescentada uma coluna chamada Comissões, em que será calculada a comissão de 5% sobre cada venda feita. Siga os os para praticar os tópicos aprendidos: 1. Opcional: desligue as linhas de grade da planilha; 2. Clique na célula F6 e escreva o título Comissões:

3. Tecle ENTER e observe que a tabela se expande automaticamente para a direita;

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Excel 2016 - Módulo II 4. Aplique um autoajuste à coluna F:

5. Clique na célula F7 para escrever a fórmula da comissão; 6. Digite o sinal de igual (=), escreva o valor 5%, digite a multiplicação (*) e aponte para a célula E7 (vendas na mesma linha):

7. Dentro da tabela, o Excel usa a referência estruturada, indicando a linha atual (símbolo @) e a coluna Vendas. Tecle ENTER para completar a fórmula. Todas as demais células da coluna serão preenchidas com a mesma fórmula:

8. Note que, ao lado, apareceu o botão Opções de AutoCorreção. Só seria necessário usá-lo se você desejasse parar com o preenchimento automático das células na tabela. Deixe a tabela do jeito que está;

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Organização de dados

4

9. Os números resultantes das fórmulas estão sem formato. Selecione a coluna Comissões, clicando no topo dela:

10. Na guia Página Inicial, grupo Número, clique no botão Formato de Número de Contabilização para aplicar o mesmo formato da coluna anterior; 11. Agora, você completará as 4 fórmulas no alto da planilha. Clique na célula E1 e comece a escrever a função de contagem de números e o nome do banco de dados, TabVendas:

12. Para expor os campos e áreas especiais da tabela, abra colchetes:

215

Excel 2016 - Módulo II 13. Selecione o campo Data, feche colchetes e tecle ENTER:

14. De forma semelhante, preencha as demais fórmulas para concluir os cálculos no banco de dados:

15. Aplique alguns filtros às colunas do banco de dados e observe que a área de cálculos mostra apenas os dados dos registros visíveis; 16. No final, limpe a filtragem e salve o arquivo.

4.4.9. Convertendo a tabela de volta para intervalo comum Se você não desejar mais trabalhar com a tabela de dados, transforme-a em intervalo comum com o botão Converter em Intervalo, no grupo Ferramentas. Depois que uma tabela de dados foi convertida de volta para um intervalo normal de dados, todas as fórmulas, dentro e fora dela, que usavam referência estruturada, voltam a ter referências normais a intervalos. A formatação permanecerá, porém, sem atualização automática das linhas com cores alternadas.

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Organização de dados

4

4.4.10. Removendo duplicatas Dois registros são idênticos quanto todas as informações em seus campos coincidem. A eliminação de registros duplicados é fundamental para que o banco de dados resultante seja mais confiável. Para remover registros duplicados no banco de dados: 1. No grupo Ferramentas, clique em Remover Duplicatas; 2. Selecione os campos desejados (preferencialmente todos):

3. Clique em OK para concluir. A ferramenta mostrará quantos registros duplicados foram removidos e quantos exclusivos restaram:

4. Observe a área dos cálculos na parte superior da planilha. Os valores já foram atualizados após a redução da quantidade de registros:

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Excel 2016 - Módulo II 4.4.11. Segmentação de dados A segmentação de dados é uma ferramenta de filtragem, que permite uma ação mais intuitiva e rápida que os botões tradicionais de filtragem. Para inserir um ou mais campos de segmentação de dados: 1. Nas Ferramentas de Tabela, grupo Ferramentas, clique no botão Inserir Segmentação de Dados e, na caixa de diálogo, marque os campos que deseja usar:

2. Clique em OK para inserir as caixas de segmentação de dados:

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Organização de dados

4

3. Arraste e reposicione cada caixa, para que você visualize melhor a disposição dos elementos na planilha; 4. Clique nos botões para aplicar os filtros à tabela. Use as teclas SHIFT e CTRL para selecionar vários critérios:

A ferramenta de segmentação de dados será abordada com mais detalhes no final do próximo capítulo.

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Excel 2016 - Módulo II 4.4.12. Tabelas e gráficos Quando gráficos estão construídos em função de tabelas, ao acrescentar dados nas tabelas, os gráficos são modificados da mesma forma:

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Organização de dados

4

Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. •• Um banco de dados (ou base de dados) representa uma coleção de informações sobre um determinado assunto. No Excel, banco de dados é um intervalo da própria planilha, organizado em linhas (registros) e colunas (campos). A primeira linha (cabeçalho) é fundamental porque nomeia as colunas que podem ser usadas em cálculos através de funções ou de operações com esse banco de dados; •• A classificação de dados coloca um banco de dados em ordem alfabética, numérica ou cronológica. A classificação pode ser ascendente ou descendente e pode ser feita em relação a uma coluna ou a várias colunas (campos ou chaves); •• A filtragem é uma operação aplicada à base de dados e tem o objetivo de fazer uma consulta, baseada em algumas condições ou critérios. A consulta exibe apenas os registros que atendam aos critérios especificados. Você pode aplicar vários critérios para reduzir a quantidade de registros exibidos. Quanto mais critérios, menor a quantidade de registros visíveis. Isso facilita a visualização e impressão dos dados filtrados; •• A ferramenta Estrutura de Tópicos permite uma forma muito rápida de ocultar ou reexibir determinados detalhes da planilha. Para tanto, linhas e colunas precisam ser agrupadas. Pequenos botões [+], [–], [1], [2], etc., permitem que você abra ou feche grupos individuais ou até níveis inteiros de tópicos; •• A ferramenta Tabela dá inteligência a um intervalo de dados. Com ela, você pode aplicar formatações automáticas e criar fórmulas que afetam todas as células da mesma coluna. Quando fórmulas se referenciam a determinados campos ou áreas especiais da tabela, você não precisa mais se preocupar em ficar corrigindo os intervalos nessas fórmulas por causa da referência estruturada usada nas fórmulas.

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Organização de dados

4

Teste seus conhecimentos

Excel 2016 - Módulo II 1. Das alternativas a seguir, qual descreve uma das características da ferramenta Filtro Avançado?

☐☐ a) Você pode especificar até duas condições para cada campo da lista. ☐☐ b) Dados filtrados são exibidos somente no mesmo local dos dados de origem. ☐☐ c) Dados filtrados podem ser exibidos em local diferente dos dados de origem. ☐☐ d) Os dados podem ser filtrados por cor na área de critérios. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

2. O que faz a ferramenta Estrutura de Tópicos?

☐☐ a) Cria gráficos de colunas agrupadas, em que você pode expandir o ocultar os grupos clicando nos botões de [+] ou de [–]. ☐☐ b) Cria grupos de linhas e colunas para que possam ser exibidos e ocultados apenas clicando em um botão [+], [–] ou nos números de níveis criados. ☐☐ c) Classifica um banco de dados muito grande, separando-o em grupos e subgrupos. ☐☐ d) Filtra um banco de dados, de forma que os registros filtrados possam ser copiados para outro local, de maneira estruturada. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 224

Organização de dados

4

3. Qual alternativa está correta quanto ao uso da ferramenta Subtotal?

☐☐ a) É necessário classificar a lista antes de aplicar os subtotais. ☐☐ b) Não é necessário classificar a lista antes de aplicar os subtotais. ☐☐ c) Somente a função SOMA é permitida na totalização de cada grupo de subtotais. ☐☐ d) Subtotais só podem ser aplicados a colunas com números. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

4. Das alternativas a seguir, qual é a incorreta quanto à ferramenta Tabela?

☐☐ a) O intervalo de dados usado na criação da tabela aumenta ou diminui automaticamente à medida que informações são acrescentadas ou removidas da tabela. ☐☐ b) Para acrescentar uma nova linha de dados no final da tabela, basta selecionar a última célula e pressionar a tecla TAB. ☐☐ c) Quando a tabela se expande, as fórmulas e formatações também são expandidas automaticamente. ☐☐ d) Quando a tabela se expande, gráficos criados a partir dela também são expandidos automaticamente. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está incorreta.

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Excel 2016 - Módulo II

5. Qual das alternativas a seguir descreve a localização incorreta dos comandos de organização de dados?

☐☐ a) O Filtro Avançado se encontra na guia Inserir, grupo Dados. ☐☐ b) A Classificação de Dados se encontra na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar. ☐☐ c) As ferramentas de Estrutura de Tópicos se encontram na guia Dados, grupo Estrutura de Tópicos. ☐☐ d) A ferramenta Tabela se encontra na guia Inserir, grupo Tabelas. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está incorreta.

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Organização de dados Mãos à obra!

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Excel 2016 - Módulo II Os exercícios desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 4 – Organização de Dados. Cada exercício contém as instruções necessárias para você completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário.

Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório - Capítulo 4.xlsx.

Laboratório 1 A – Utilizando estrutura de tópicos Na Planilha1, observe o orçamento doméstico com receitas e despesas ao longo do ano:

1. Aplique estrutura de tópicos para agrupar as categorias de despesas (linhas 6, 12, 17, 24, 32), bem como o total anual na coluna N; 2. Depois, experimente diferentes combinações de grupos abertos e fechados. Visualize a impressão. Use os AutoTópicos! 228

Organização de dados

4

Laboratório 2 A – Utilizando critérios para extrair informações da base de dados A Planilha2 contém uma base de dados com o histórico de vendas de uma imobiliária fictícia que possui várias filiais dentro de uma grande cidade. Nela, estão registradas as principais informações dos imóveis que foram vendidos desde o início das atividades.

A Planilha3 possui um intervalo que será usado como área de critérios na extração de informações da base de dados:

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Excel 2016 - Módulo II A Planilha4 contém algumas estatísticas a respeito de toda a base de dados de vendas imóveis:

Nestas planilhas, realize as seguintes atividades: 1. Na Planilha2, crie uma tabela de dados com a lista de valores; 2. Atribua o nome Base_Imóveis à tabela criada; 3. Pelo Gerenciador de Nomes, crie o nome Dados, de forma que aponte para o nome de tabela criado no o anterior. Na caixa Refere-se a, digite a fórmula que se refere a todas as áreas da tabela: =Base_Imóveis[#Tudo]; 4. Nas Ferramentas de Tabela, escolha um Estilo de Tabela que lhe agrade; 5. Desligue as linhas de grade da planilha; 6. Exclua a Venda Nº 0008 (ela foi cadastrada de forma errada); 7. No final da tabela, acrescente um registro de dados: Venda Nº 1119, Filial Centro, Vendedor Ricardo, Data 22/12/2017, Tipo Casa, Área 92m², 2 Dormitórios, 1 Garagem, sem Piscina, Preço de R$ 850.000; 8. Expanda a tabela lateralmente e crie uma coluna chamada de Comissão. Insira uma fórmula que calcule 6% do Preço de venda do imóvel. Essa será a comissão da imobiliária. Formate a coluna para que tenha o formato Contábil sem casas decimais;

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Organização de dados

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9. Ligue a linha de totais da tabela. Habilite a função Soma para as colunas Preço e Comissão. Para a coluna Data, use a função Contar Números. Para que os totais fiquem visíveis, aplique largura de 18 caracteres à coluna Preço e 14 caracteres à coluna Comissão; 10. Aplique um filtro simples, usando os botões de filtragem de cada coluna: Filial = Centro, Vendedor = Simone, Tipo = Apartamento, Piscina = Sim. Após visualizar o resultado, limpe todos os filtros; 11. Salve o arquivo; 12. Preencha a área de critérios na Planilha2: Data >=1/1/2016, Data <=31/12/2016, Área (m²) >100; 13. Partindo da célula A8, extraia e copie, do banco de dados principal, os registros que atendem às condições da área de critérios. No filtro avançado, use o nome Dados como Intervalo da lista, as células C3:F4 como Intervalo de critérios e a célula A8 como início da área de extração (Copiar para); 14. Formate manualmente a área extraída com bordas, aplique um destaque à linha de cabeçalho (negrito, fundo com cor clara) e aplique autoajuste às colunas da tabela; 15. Desligue as linhas de grade da planilha; 16. Sobre a tabela extraída, crie um subtotal: primeiro agrupe a lista por Tipo de imóvel, depois por Filial e ainda por Data. Ao criar o subtotal quebrado por Tipo, habilite a Quebra de página entre grupos. Use a função Soma e totalize as colunas Preço e Comissão; 17. Aplique um segundo subtotal, sem remover o anterior. Desta vez, faça a quebra por Filial, mas não quebre páginas entre grupos. Use a função Soma e totalize as colunas Preço e Comissão; 18. Aplique autoajuste às colunas, conforme necessário, para que todos os totais fiquem visíveis;

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Excel 2016 - Módulo II 19. Visualize a impressão e faça com que a tabela se encaixe na página lateralmente. Nas configurações de página, aponte a linha 8 (cabeçalho) como título a repetir no alto de cada página impressa; 20. Na Planilha4, complete as fórmulas com as estatísticas pedidas. Use os dados da tabela original, chamada Base_Imóveis; 21. Salve o arquivo.

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Importação de dados 99 99 99 99

5

Importando arquivos de texto; Importando tabelas do Access; Importando dados XML; Gerenciando as conexões da pasta de trabalho.

Excel 2016 - Módulo II

5.1. Introdução Como você pôde ver nos capítulos anteriores, o Excel consegue armazenar, organizar, realizar cálculos e fazer diversas operações sobre bancos de dados. Porém, nas empresas, o Excel não é usado para armazenar dados críticos e volumosos. Nesses casos, os sistemas de informação ou ERPs (Enterprise Resource Planners) integram todos os dados e processos da organização. Mesmo bastante sofisticados, esses sistemas são muito “engessados”, pois as informações são bastante protegidas. Não é tão fácil, por exemplo, criar qualquer tipo de relatório ou gráfico que não tenha sido previamente programado nesse sistema. A personalização é possível, porém, é demorada e cara, porque precisa ser feita por desenvolvedores das empresas que comercializam tais sistemas. O Excel possui a capacidade de se conectar a grandes bases de dados, desde que estejam disponíveis e, de certa forma, desbloqueadas. Como nem sempre isso é possível, há uma solução: os sistemas corporativos são capazes de exportar dados em diversos formatos, inclusive planilhas do Excel. Assim sendo, esses arquivos exportados podem ser abertos ou importados pelo Excel, tornando disponíveis os dados para que você possa realizar as análises que desejar. Você verá, neste capítulo, como o Excel realiza a importação de dados externos para que você possa criar relatórios e gráficos a partir deles. A importação criará, também, um vínculo com os dados de origem. Dessa forma, quaisquer atualizações nos dados originais serão refletidas nas pastas de trabalho vinculadas a essas fontes de dados. A importação de dados externos de diversas fontes é feita pela guia Dados, grupo Obter Dados Externos (pode ser que o grupo esteja reduzido a um botão inicialmente por causa do tamanho do monitor ou resolução de tela):

Quando você abrir uma pasta de trabalho do Excel que possua uma conexão com dados externos, verá na parte superior da planilha uma faixa com um aviso de segurança:

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Importação de dados

5

Por segurança, na abertura do arquivo, todas as conexões externas estão desabilitadas. Clique no botão Habilitar Conteúdo para que o Excel faça as atualizações necessárias.

Acompanhe os exemplos deste capítulo através dos arquivos disponíveis em sua pasta de exercícios do Capítulo 5.

5.2. Importando arquivos de texto Arquivos de texto representam a forma mais simples de troca de informações entre programas e sistemas. Os arquivos podem ser visualizados e editados até mesmo no Bloco de Notas do Windows ou qualquer outro editor. Os arquivos de texto não armazenam nada, além de caracteres que representam os dados. Portanto, não há fórmulas e muito menos qualquer tipo de formatação. As extensões mais conhecidas são TXT e CSV.

Arquivos de texto podem ser abertos ou importados: •• Abrir um arquivo significa ar o arquivo original de texto. Você usa o Excel como editor, mas o arquivo continua com o formato de texto. Se você tentar salvá-lo em seu formato original, o Excel descartará quaisquer recursos do programa, mantendo apenas os dados; •• Importar um arquivo significa copiar o conteúdo dele para uma planilha do Excel, mas criando um vínculo entre ambos. Se alguma alteração for feita no arquivo de texto original, ela será atualizada na planilha, manualmente ou automaticamente.

Após a importação dos dados, você poderá aplicar formatação e realizar filtragens e classificações. Mas não altere os valores porque, quando os dados forem atualizados, o Excel sempre carrega novamente os valores do arquivo de origem que, neste caso, é o arquivo de texto.

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Excel 2016 - Módulo II 5.2.1. Texto delimitado Dentro de um arquivo de texto, os dados são dispostos ao longo de uma linha (registro). A coleção de linhas forma o banco de dados. A primeira linha do bloco de dados é o cabeçalho, com os títulos de cada coluna (campo). Um dos tipos mais comuns de arquivos de dados é o que separa cada dado ao longo de uma linha através de um caractere delimitador. Geralmente esses caracteres são: vírgula (,), ponto-e-vírgula (;) e tabulação, mas outros caracteres também podem ser usados. Para aprender sobre a importação de um texto delimitado, você usará o arquivo Base de Vendas (delimitado).csv, disponível na sua pasta de exercícios do Capítulo 5. Antes, porém, visualize-o no Bloco de Notas do Windows: No Explorador de Arquivos, clique no nome do arquivo de texto com o botão direito do mouse e escolha Abrir com > Bloco de Notas:

Observe que cada linha de dados (registro) tem seus valores separados com um caractere de ponto-e-vírgula. Feche o Bloco de Notas quando terminar de visualizar o conteúdo e retorne ao Excel. 236

Importação de dados

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Para importar um arquivo de texto delimitado: 1. Na guia Dados, grupo Obter Dados Externos, clique no botão De Texto para exibir a caixa Importar arquivo de texto. Navegue pelas pastas do seu computador e selecione o arquivo de texto desejado:

2. Clique no botão Importar. O Assistente de importação de texto será iniciado na etapa 1 de 3:

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Excel 2016 - Módulo II 3. Observe a Visualização do arquivo na parte inferior da caixa de diálogo. Se o Excel reconheceu algum delimitador nos registros do arquivo, a opção Delimitado aparecerá selecionada. Caso contrário, marque essa opção; 4. Se você desejar desprezar as linhas iniciais do arquivo de texto, altere a opção Iniciar importação na linha, indicando a primeira linha; 5. Selecione a caixa Meus dados possuem cabeçalhos, caso a primeira linha contenha os títulos das colunas (campos); 6. Clique em Avançar > para ir para a etapa 2; 7. Em Delimitadores, escolha o delimitador usado para separar os dados em cada linha: Tabulação, Ponto e vírgula, Espaço ou Outros. Ao selecionar o delimitador, confira, na visualização do arquivo, as linhas separadoras, indicando as quebras de colunas:

8. Marque a caixa Considerar delimitadores consecutivos como um só, caso o arquivo que está sendo importado não contenha dados em alguma coluna específica. Isso evita que os dados sejam trazidos ao Excel com colunas em branco;

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Importação de dados

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9. Alguns sistemas costumam exportar cada dado entre aspas, independentemente do valor. Na caixa Qualificador de texto, deixe selecionado o caractere de aspas duplas. Mesmo que o arquivo original não tenha os dados entre aspas, isso não afetará a importação; 10. Clique em Avançar > para ir à etapa 3:

11. Caso alguma coluna contenha algum formato diferenciado, selecione-a na área de Visualização dos dados e escolha o formato apropriado no grupo Formato dos dados da coluna. Um exemplo disso é quando o arquivo de texto contém datas no sistema norte-americano (mês/dia/ano). Se isso acontecer, selecione o campo de data, marque a opção Data e escolha a sequência apropriada: MDA, DMA, AMD, etc.; 12. Se você não desejar importar uma coluna específica, selecione-a na área de Visualização dos dados e marque a opção Não importar coluna (ignorar). Nesse caso ela não será levada ao Excel;

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Excel 2016 - Módulo II 13. Se alguma coluna de valores numéricos estiver em notação norte-americana (exemplo 1,234.56), selecione-a na área de Visualização dos dados e clique no botão Avançado:

14. Na caixa Configurações avançadas de importação de texto, indique corretamente o Separador decimal e o Separador de milhar. Mantenha selecionada a caixa Sinal de menos posterior em números negativos para que o Excel reconheça números negativos com sinal de menos à direita (exemplo: extratos bancários); 15. Clique em OK quando terminar as definições avançadas; 16. De volta ao Assistente de importação de texto – etapa 3 de 3, clique em Concluir. A caixa de diálogo Importar dados aparecerá:

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Importação de dados

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17. Na caixa Importar dados, selecione Na planilha existente e clique na célula que será o início dos dados importados, ou selecione Na nova planilha para que o Excel insira uma nova planilha antes de realizar a importação do arquivo de texto; 18. Marque a caixa Adicionar estes dados ao Modelo de Dados para que o arquivo faça parte de um conjunto de tabelas para uma base de dados relacional dentro do Excel. Se a opção estiver marcada, os dados serão importados como uma tabela formatada, senão, o resultado será apenas um intervalo sem formatação; 19. Opcional: Clique no botão Propriedades para realizar alguma alteração nas propriedades de conexão dos dados, conforme será visto em detalhes adiante; 20. Clique em OK para completar a importação dos dados do arquivo de texto delimitado. Um vínculo foi criado e as alterações só poderão ser feitas no arquivo de origem e refletidas no Excel (não vice-versa).

5.2.2. Texto com largura fixa Arquivos de texto com largura fixa contêm dados separados com espaços. A quantidade de espaços é variável e eles têm a finalidade de proporcionar um alinhamento visual. Todas as linhas do arquivo possuem a mesma quantidade fixa de caracteres de largura.

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Excel 2016 - Módulo II Para aprender sobre a importação de um texto com largura fixa, você usará o arquivo Base de Vendas (largura fixa).txt, disponível na sua pasta de exercícios do Capítulo 5. Antes, porém, visualize-o no Bloco de Notas do Windows: No Explorador de Arquivos, aplique um duplo-clique no nome do arquivo de texto:

Observe que cada linha de dados (registro) tem seus valores separados com espaços variáveis. Feche o Bloco de Notas quando terminar de visualizar o conteúdo e retorne ao Excel. Para importar um arquivo de texto delimitado: 1. Na guia Dados, grupo Obter Dados Externos, clique no botão De Texto para exibir a caixa Importar arquivo de texto. Navegue pelas pastas do seu computador e selecione o arquivo de texto desejado;

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Importação de dados

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2. Clique no botão Importar. O Assistente de importação de texto será iniciado na etapa 1 de 3:

3. Observe a Visualização do arquivo na parte inferior da caixa de diálogo. Se o Excel reconheceu espaços delimitando os dados de cada registro, a opção Largura fixa estará marcada. Caso contrário, selecione-a; 4. Se você desejar desprezar as linhas iniciais do arquivo de texto, altere a opção Iniciar importação na linha, indicando a primeira linha; 5. Selecione a caixa Meus dados possuem cabeçalhos, caso a primeira linha contenha os títulos das colunas (campos); 6. Clique em Avançar > para ir para a etapa 2;

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Excel 2016 - Módulo II 7. A área de Visualização dos dados mostra uma régua com a marcação dos caracteres. O Excel coloca marcas (linhas) que indicam as quebras de colunas. Se você necessitar modificar alguma linha divisória, arraste-a para reposicionála ou clique em uma posição para criar uma nova divisão, ou aplique um duploclique para remover uma linha existente:

8. Clique em Avançar > para ir à etapa 3:

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Importação de dados

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9. Caso alguma coluna contenha algum formato diferenciado, selecione-a na área de Visualização dos dados e escolha o formato apropriado no grupo Formato dos dados da coluna; 10. Se você não desejar importar uma coluna específica, selecione-a na área de Visualização dos dados e marque a opção Não importar coluna (ignorar). Nesse caso, ela não será levada ao Excel; 11. Se alguma coluna de valores numéricos estiver em notação norte-americana (exemplo 1,234.56), selecione-a na área de Visualização dos dados e clique no botão Avançado para fazer os ajustes necessários para o Separador decimal e o Separador de milhar. Clique em OK quando terminar as definições avançadas; 12. De volta ao Assistente de importação de texto – etapa 3 de 3, clique em Concluir. A caixa de diálogo Importar dados aparecerá:

13. Na caixa Importar dados, selecione Na planilha existente e clique na célula que será o início dos dados importados ou selecione Na nova planilha para que o Excel insira uma nova planilha antes de realizar a importação do arquivo de texto; 14. Marque a caixa Adicionar estes dados ao Modelo de Dados para que o arquivo faça parte de um conjunto de tabelas para uma base de dados relacional dentro do Excel;

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Excel 2016 - Módulo II 15. Opcional: Clique no botão Propriedades para realizar alguma alteração nas propriedades de conexão dos dados, conforme será visto em detalhes adiante; 16. Clique em OK para completar a importação dos dados do arquivo de texto delimitado. Um vínculo foi criado e as alterações só poderão ser feitas no arquivo de origem e refletidas no Excel (não vice-versa).

5.3. Importando tabelas do Access O Microsoft Access é parte do pacote Office e é um programa voltado ao gerenciamento de grandes bancos de dados relacionais, permitindo a criação de formulários de entrada, relatórios de saída e, inclusive, a automação dos processos. O Access consegue trabalhar com volume de dados muito maior do que o Excel conseguiria conter em uma única planilha. A vantagem de trabalhar com dados do Access em uma pasta de trabalho do Excel é usufruir de certas funcionalidades, como recursos de gráficos, análise dos dados, flexibilidade em termos de layout e organização das informações, entre outras funções que somente o Excel oferece. Você pode criar uma conexão ao banco de dados do Access e extrair todos os dados de uma tabela ou uma consulta quando quiser obter dados atualizáveis do Access no Excel.

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Importação de dados

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Tudo o que é feito no Access depende inicialmente de tabelas de dados, que são muito semelhantes às planilhas:

São essas tabelas que o Excel consegue importar para dentro de uma planilha. Para a atividade, use o arquivo Northwind.accdb, disponível em sua pasta de exercícios do Capítulo 5.

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Excel 2016 - Módulo II Para importar uma tabela do Access: 1. Na guia Dados, grupo Obter Dados Externos, clique no botão Do Access para exibir a caixa Selecionar fonte de dados. Navegue pelas pastas do seu computador e selecione o banco de dados desejado:

2. Clique em Abrir para iniciar o processo de importação de tabelas do Access. A caixa de diálogo Selecionar tabela mostra a lista de todas as tabelas disponíveis no arquivo de dados do Access:

3. Selecione uma tabela ou marque a caixa Habilitar a seleção de várias tabelas e selecione mais de uma tabela;

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Importação de dados

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4. Clique em OK para abrir a caixa Importar Dados:

5. Em Selecione o modo como deseja exibir estes dados na pasta de trabalho, escolha uma das opções para mostrar o resultado dos dados importados; 6. Em Onde você deseja colocar os dados?, selecione Na planilha existente e clique na célula que será o início dos dados importados, ou selecione Na nova planilha, para que o Excel insira uma nova planilha antes de realizar a importação da tabela do Access; 7. Marque a caixa Adicionar estes dados ao Modelo de Dados para que o arquivo faça parte de um conjunto de tabelas para uma base de dados relacional dentro do Excel; 8. Opcional: Clique no botão Propriedades para realizar alguma alteração nas propriedades de conexão dos dados, conforme será visto em detalhes adiante; 9. Clique em OK para completar a importação dos dados da tabela do Access. Um vínculo foi criado e as alterações só poderão ser feitas no arquivo de origem e refletidas no Excel (não vice-versa).

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Excel 2016 - Módulo II

5.4. Importando dados XML Um arquivo no formato XML (Extensible Markup Language) representa uma forma de intercâmbio de dados bastante comum entre sistemas. Esse tipo de arquivo contém dados organizados de maneira estruturada e lembram arquivos HTML de páginas da Web. Cada informação está entre duas marcas (tags), que identificam o “nome” da informação. Um arquivo XML é um arquivo de texto simples, editável inclusive no Bloco de Notas do Windows. Normalmente, um arquivo XML é acompanhado de outro, chamado de Esquema XML, que determina como os dados do arquivo XML principal serão interpretados e formatados. A presença desse segundo arquivo para o processo de importação no Excel não é fundamental. Para esta atividade, use o arquivo Base de Vendas (dados estruturados).xml, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 5. O arquivo de exemplo, quando aberto pelo Bloco de Notas do Windows, aparecerá da seguinte forma:

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Um arquivo XML pode ser visualizado também em seu navegador Web. Você pode abri-lo pelo navegador ou arrastá-lo e soltá-lo em uma página já exibida. Neste caso, você verá as estruturas que agrupam os dados e poderá clicar para expandir ou recolher os registros:

Para importar um arquivo de dados XML: 1. Na guia Dados, grupo Obter Dados Externos, clique no botão De Outras Fontes e, em seguida, em Da Importação de Dados XML; 2. Na caixa Selecionar fonte de dados, navegue até o local onde se encontra o arquivo XML e selecione-o:

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Excel 2016 - Módulo II 3. Clique no botão Abrir. Se o arquivo não estiver acompanhado de um esquema XML, a seguinte caixa de mensagem aparecerá:

4. Se ela aparecer, apenas clique em OK; 5. Na caixa Importar Dados, selecione Na tabela XML em planilha existente e clique na célula a partir da qual a tabela será inserida:

6. Opcional: Clique no botão Propriedades para realizar alguma alteração nas propriedades de conexão dos dados, conforme será visto em detalhes mais adiante; 7. Clique em OK para concluir.

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Importação de dados

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5.5. Gerenciando as conexões da pasta de trabalho Após a importação de uma fonte de dados para uma planilha no Excel, você poderá proceder com análises, cálculos e gráficos. Quaisquer modificações nos dados, contudo, necessitam ser feitas no arquivo original dos dados, seja qual for o formato. O processo de atualização de dados é feito, por padrão, de forma manual e garante que o que você vê na planilha são os dados mais recentes. Você pode gerenciar as conexões estabelecidas com as fontes de dados pela guia Dados, grupo Conexões:

Em que: Botão

Descrição

Atualizar Tudo

Atualiza todas as tabelas importadas. Se você clicar na seta do botão, poderá escolher para atualizar apenas a tabela atual.

Conexões

Abre o gerenciador de Conexões da Pasta de Trabalho. Nesta caixa de diálogo, você poderá visualizar, atualizar, remover ou realizar algumas outras operações com as conexões existentes.

Propriedades

Editar Links

Abre a caixa de diálogo Propriedades do intervalo de dados externos, onde você pode modificar as propriedades de conexão da tabela importada. Abre a caixa de diálogo Editar vínculos, a qual mostra os vínculos construídos à base de fórmulas e não por importação de dados.

253

Excel 2016 - Módulo II O botão Conexões abre a caixa de diálogo Conexões da Pasta de Trabalho, onde você gerencia as conexões existentes no seu arquivo que possui dados importados e vinculados de outras fontes:

Nessa caixa, você poderá realizar as seguintes ações: Botão

Adicionar... Remover

254

Descrição

Abre a caixa de diálogo Conexões Existentes. Remove a conexão selecionada da lista. Ao remover uma conexão, os dados permanecem, porém, não estão mais vinculados à fonte original e não será mais possível atualizá-los.

Propriedades...

Abre a caixa de diálogo Propriedades para a conexão selecionada.

Atualizar

Atualiza a conexão selecionada ou todas as conexões existentes no arquivo.

Importação de dados

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5.5.1. Adicionando uma conexão Todos os elementos importados possuem uma conexão mantida pelo Excel, como se fossem pequenos arquivos. Essas conexões estão na pasta Minhas fontes de dados, localizada, por padrão, na pasta Documentos:

Ao clicar no botão Adicionar, a caixa de diálogo Conexões Existentes permite que você acrescente manualmente novas conexões à pasta de trabalho. A caixa exibe todas as conexões previamente estabelecidas em seu computador, caso você deseje usar alguma delas:

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Excel 2016 - Módulo II

As opções existentes na caixa são as seguintes: Botão

Descrição

Mostrar

Exibe as conexões por categorias: Todas as Conexões, Arquivos de conexão da rede, Arquivos de conexão deste computador.

Procurar Mais...

Se existir algum arquivo de conexão de dados que não se encontra na pasta padrão, use este botão para procurar o local dessa conexão.

Abrir

Abre a caixa de diálogo Importar Dados para finalizar a importação na planilha.

5.5.2. Propriedades das conexões Ao clicar no botão Propriedades, disponível na caixa de diálogo Conexões da Pasta de Trabalho ou na faixa de opções, guia Dados, grupo Conexões, você verá uma caixa com diversas configurações para cada tipo de conexão de dados: texto, tabelas do Access, Web, etc. Cada uma possui suas características, porém, as configurações mais úteis são as do grupo Controle de Atualização, onde você pode especificar se o Excel deverá solicitar o arquivo fonte a cada atualização, ou se ela deverá ser feita automaticamente por um intervalo de tempo.

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Importação de dados

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Veja, por exemplo, as propriedades de conexão para um arquivo de texto. Observe, no grupo Atualizar controle, as opções para atualização dos dados:

A caixa de propriedades de conexão com tabela do Access possui opções diferentes:

Algumas conexões, como as tabelas do Access, permitem que você edite uma linha de comandos na linguagem SQL. Se você tiver o conhecimento dessa linguagem para consultas em bancos de dados, poderá se beneficiar dessa possibilidade na guia Definição da caixa Propriedades de Conexão.

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Excel 2016 - Módulo II

Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. •• O Excel permite a importação de vários tipos de arquivos de dados: arquivos de texto, tabelas do Access, tabelas da Web, dados estruturados no formato XML, entre outros. Dessa forma, você não precisa copiar e colar as informações manualmente. A grande vantagem é que um vínculo é estabelecido e, se os dados de origem forem alterados, as planilhas conectadas a eles refletem essa alteração; •• Arquivos de texto representam uma maneira simples de aproveitar os dados de outros sistemas, importando-os no Excel. Os tipos mais comuns são arquivos com dados delimitados ou com dados em largura fixa. As extensões mais usadas são TXT e CSV. Arquivos de texto podem ser abertos em editores de texto, incluindo o Bloco de Notas do Windows; •• Quando um arquivo de texto é importado, o Excel inicia o Assistente de Importação de Texto, que consiste em 3 etapas que irão guiar você no processo de importação. A primeira etapa confirma a fonte de dados, se os dados possuem cabeçalhos, se são delimitados ou possuem largura fixa. A segunda etapa detalha como será a separação nas colunas da planilha após a importação. A terceira etapa determina se uma ou mais colunas com números e datas possuem algum formato especial ou se não devem ser importadas; •• O Microsoft Access é um programa do pacote Office que manipula grandes bases de dados. Cada arquivo possui uma coleção de tabelas que podem ser importadas pelo Excel. Após a importação, os dados entrarão na planilha como tabelas e poderão ser classificados, filtrados ou usados em cálculos;

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Importação de dados

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•• Quando uma página da Web que usa linguagem HTML possui uma tabela simples, o Excel é capaz de importá-la para uma planilha. Dessa forma, qualquer alteração de valores no site, será atualizada em sua planilha. Isso não será possível, porém, em páginas que usam elementos criados nas linguagens Flash e Java; •• Um dos formatos mais comuns para troca de informações entre sistemas hoje em dia é o XML. Um arquivo nesse formato organiza os dados de maneira estruturada e cada informação possui um “nome” incluído entre marcas (ou tags). Durante a importação o Excel compreende essa estrutura e traz os dados formatados como tabela para que você possa efetuar operações que desejar sobre a base de dados; •• Cada conexão com uma fonte externa gera um pequeno arquivo que é salvo na pasta Minhas fontes de dados, dentro da pasta Documentos. Você pode gerenciar as conexões com os comandos existentes na guia Dados, grupo Conexões.

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Importação de dados

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Teste seus conhecimentos

Excel 2016 - Módulo II 1. O que significa importar um arquivo de dados externos para o Excel?

☐☐ a) Abrir o arquivo externo, editar os dados necessários e fechar esse arquivo, salvando-o no mesmo formato original. Não é possível reter informações de fórmulas e formatação. ☐☐ b) Trazer para uma planilha do Excel uma cópia dos dados do arquivo original. Uma conexão será estabelecida. Quando os dados no arquivo externo sofrerem alterações, o Excel refletirá isso na planilha quando você executar o comando Atualizar. ☐☐ c) Transformar todos os números e datas no formato norteamericano para o formato brasileiro. ☐☐ d) Abrir o arquivo externo, selecionar os dados e copiar. Depois retornar ao Excel, indicar o local que receberá os dados e colar. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

2. Qual dos tipos de arquivos a seguir não pode ser usado como arquivo de dados a ser importado pelo Excel?

☐☐ a) Arquivos de texto TXT. ☐☐ b) Tabelas de arquivos do programa Microsoft Access. ☐☐ c) Arquivos de texto CSV, contendo dados separados com ponto-e-vírgula. ☐☐ d) Arquivos estruturados no formato XML. ☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

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Importação de dados

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3. Sobre a importação de arquivos de texto, qual a alternativa incorreta?

☐☐ a) Existem dois grupo de arquivos de texto que o Excel é capaz de importar: arquivos com dados delimitados e dados dispostos em largura fixa. ☐☐ b) Quando o processo de importação é iniciado, o Excel abre o Assistente de Importação de Texto para facilitar a identificação, localização e formatação dos dados importados. ☐☐ c) Após a importação dos dados, tanto faz você modificar os dados no arquivo externo original ou na planilha após sua importação. A alteração realizada em um lado automaticamente é sincronizada com o outro. ☐☐ d) Você pode alterar a forma que um arquivo de texto é atualizado, pelo botão Propriedades, disponível na faixa de opções, guia Dados, grupo Conexões. ☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

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Excel 2016 - Módulo II 4. Qual a alternativa correta quanto à importação de dados pelo Excel? ☐☐ a) O Excel só pode importar um arquivo externo em cada pasta de trabalho. ☐☐ b) Pela importação de tabelas o Access, é possível o Excel ar bases de dados bem grandes. ☐☐ c) A única maneira de transferir dados de uma tabela simples de uma página da Web é pelas operações Copiar e Colar. ☐☐ d) A única maneira de transferir dados estruturados em XML para o Excel é abrir o Bloco de Notas, selecionar todas as linhas, copiar, retornar ao Excel e colar. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

5. Qual a alternativa incorreta quanto ao gerenciamento de conexões da pasta de trabalho? ☐☐ a) Cada pasta de trabalho só pode ter uma única conexão. ☐☐ b) As conexões são gerenciadas pela caixa de diálogo Conexões da Pasta de Trabalho, acionada pelo botão Conexões, na guia Dados, grupo Conexões. ☐☐ c) Quando você remove uma conexão de dados, estes ainda permanecem na planilha, porém, ela não pode mais ser atualizada porque o vínculo foi quebrado. ☐☐ d) Uma conexão de dados é salva em um pequeno arquivo na pasta Minhas fontes de dados, na pasta Documentos. ☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas. 264

Importação de dados Mãos à obra!

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Excel 2016 - Módulo II Os exercícios desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Façaos usando os conceitos aprendidos no Capítulo 5 – Importação de Dados. Cada exercício contém as instruções necessárias para você completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário.

Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório - Capítulo 5.xlsx.

Laboratório 1 A – Importando e transformando um arquivo em tabela 1. Na Planilha1, importe o arquivo de texto Base de Vendas (largura fixa). txt. Inicie a importação a partir da linha 3 do arquivo e corrija as divisões das colunas se necessário. Não importe a última coluna (Comissões); 2. Em seguida, em Conexões da Pasta de Trabalho, quebre o vínculo com a fonte de dados; 3. No final, transforme os dados em uma tabela.

Laboratório 2 A – Importando um arquivo do Access 1. Na Planilha2, importe a tabela Funcionários do banco de dados do Access Northwind.

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Criando uma tabela dinâmica; Modificando uma tabela dinâmica; Ferramentas de tabela dinâmica; Formatando uma tabela dinâmica; Analisando dados; Relacionamento entre tabelas; Gráficos dinâmicos.

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6.1. Introdução Uma das mais poderosas ferramentas do Excel, a Tabela Dinâmica, permite resumir uma grande quantidade de dados em relatórios mais relevantes e inteligentes. Esses relatórios exibem diversos tipos de cálculos e totais, além de alimentarem gráficos que se modificam quando as tabelas são alteradas. Uma base de dados é muito rica em dados, mas a disposição em colunas dificulta a visualização de informações específicas. Uma tabela dinâmica dispõe os campos em linhas e colunas, de modo que eles “cruzem” as informações, trazendo os valores ou cálculos desejados. Em função dessas análises, você pode tomar melhores decisões de negócios.

Este curso não aborda os suplementos PowerPivot e PowerView, disponíveis somente nas edições Office Professional Plus 2016 e Office 365 Professional Plus. Também não aborda conexões externas e linguagem SQL. Uma tabela dinâmica tem sempre o mesmo layout básico:

Em que: •• Linhas: Os dados referentes a estes rótulos serão dispostos ao longo da linha correspondente; •• Colunas: Os dados referentes a estes rótulos serão dispostos ao longo da coluna correspondente; 268

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•• Valores: O campo realiza cálculos com os dados numéricos da base de dados, tais como soma, média, máximo, mínimo, contagem, etc.; •• Filtros: Numa visão mais ampla, pode-se dizer que um Filtro de Relatório tem a função de dividir a tabela em grupos grandes, como se fossem planilhas separadas. Funcionam de forma semelhante aos filtros em bancos de dados. A base de dados pode ser identificada através de um intervalo simples durante a fase de criação da tabela ou pode usar um intervalo nomeado previamente. Mas a melhor técnica é tornar a base de dados uma Tabela, conforme visto no capítulo anterior. Isto oferece a vantagem de você não se preocupar em alterar suas dimensões à medida que novos dados são acrescentados ao final dela. Para acompanhar todas as atividades deste tópico, use os arquivos de sua pasta de exercícios do Capítulo 6. Abra, inicialmente, o arquivo Banco de Dados de Vendas.xlsx. O arquivo contém um histórico de vendas de uma rede de concessionárias de veículos em algumas cidades do Brasil, onde possui filiais, desde 2014. O banco de dados principal se encontra na planilha Vendas e já está sob forma de tabela, devidamente nomeada como BaseVendas:

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Excel 2016 - Módulo II Campos do banco de dados de vendas de veículos: •• Cód. Prod.: Código do produto (veículo); •• Data: A data da venda do veículo; •• Filial: A filial da rede de concessionárias (cidade); •• Gestor: O nome do gestor responsável pela filial. Um mesmo gestor pode controlar mais de uma filial; •• Vendedor: O nome do vendedor na concessionária; •• Cor: A cor do veículo vendido; •• Forma Pgto.: A forma de pagamento: À vista, Entrada + 24X, Entrada + 36X, Entrada + 48X, Entrada + 60X; •• Preço: O preço do veículo vendido. Não inclui seguro e órios; •• órios: O valor dos órios adquiridos junto com a compra do veículo. A planilha Veículos contém a tabela (nomeada como BaseVeículos) com todas as marcas e modelos comercializados pelas concessionárias, incluindo algumas características, como número de portas, tipo, câmbio e combustível:

Além dessas duas planilhas, há algumas outras onde você criará relatórios de tabela dinâmica ao longo deste capítulo. 270

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6.2. Criando uma tabela dinâmica A seguir, você verá como criar uma tabela dinâmica manualmente e conhecerá as tabelas dinâmicas recomendadas pelo próprio Excel.

6.2.1. Montagem manual Para criar uma tabela dinâmica, clique na guia Inserir, no grupo Tabelas e, depois, clique em Tabela Dinâmica. A caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica será exibida:

Veja, a seguir, os grupos de comandos e opções da caixa de diálogo: Grupo

Opções e Descrições •• Selecionar uma tabela ou intervalo: Permite que você use uma tabela existente ou intervalo comum dentro da pasta de trabalho;

Escolha os dados que deseja analisar

•• Usar uma fonte de dados externa: O botão Escolher Conexão abre a caixa de diálogo Conexões Existentes para que você escolha uma conexão ou tabela previamente criada através de dados importados por fontes externas; •• Usar Modelo de Dados desta pasta de trabalho: Aproveita relações entre tabelas previamente criadas, quando cada tabela foi adicionada ao Modelo de Dados desta pasta de trabalho. 271

Excel 2016 - Módulo II

Grupo Escolha onde deseja que o relatório de tabela dinâmica seja colocado Escolha se deseja analisar várias tabelas

Opções e Descrições •• Nova Planilha: Cria uma nova planilha dentro da pasta de trabalho para exibir a tabela dinâmica; •• Planilha Existente: Insere a tabela dinâmica em uma planilha da pasta de trabalho. Na caixa Local, especifique a planilha e a célula que dará início à tabela dinâmica. •• Adicionar estes dados ao Modelo de Dados: Permite o uso de diversas tabelas e intervalos para a geração de tabelas dinâmicas, mediante a criação de relacionamentos entre esses intervalos originais.

Neste tópico, você usará a base de dados da tabela da planilha Vendas. Essa tabela está nomeada como BaseVendas. Você criará uma tabela dinâmica na planilha Relatório1. Para criar uma tabela dinâmica a partir de uma base interna de dados, siga os os adiante: 1. Posicione a célula ativa dentro do banco de dados; 2. Na guia Inserir, no grupo Tabelas, clique em Tabela Dinâmica. A caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica será exibida; 3. Certifique-se de deixar marcada a opção Selecionar uma tabela ou intervalo. Se você estava com a célula ativa dentro da região de dados, o Excel já preenche a caixa Tabela/Intervalo; caso contrário, indique os dados de origem. No caso do exemplo em uso, como o banco de dados já tinha sido transformado em tabela, o nome BaseVendas já é escolhido automaticamente;

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4. Se já existir uma planilha preparada para receber os dados da tabela dinâmica, selecione a opção Planilha Existente e indique o local para começar a tabela (célula inicial do canto superior esquerdo); caso contrário, selecione Nova Planilha. No caso desta atividade, selecione Planilha Existente. Clique na caixa Local, depois aponte para a planilha Relatório1 e clique na célula A6:

5. Clique no botão OK para concluir. A área de criação da tabela será posicionada na planilha; 6. No de tarefas à direita, posicione os campos selecionados na parte inferior para especificar o layout para a tabela dinâmica. Para isso, arraste o campo Gestor para a área Linhas, o campo Filial para a área Colunas, o campo Preço para a área Valores e o campo Cor para a área Filtros:

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Excel 2016 - Módulo II O primeiro relatório de tabela dinâmica está criado. Agora, você aprenderá a fazer modificações e formatações para melhorar o resultado.

6.2.2. Tabelas dinâmicas recomendadas O Excel pode sugerir algumas tabelas básicas para que você possa começar o seu trabalho. Dentro da base de dados, na guia Inserir, grupo Tabelas, clique em Tabelas Dinâmicas Recomendadas:

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A caixa de diálogo Tabelas Dinâmicas Recomendadas mostrará uma lista de sugestões no lado esquerdo e uma ampliação no lado direito. Escolha uma das sugestões e clique em OK para que o Excel crie uma nova planilha com a tabela inserida. A partir desse ponto, você poderá inserir novos campos ou realizar outras modificações na tabela dinâmica.

6.3. Modificando uma tabela dinâmica Depois de criada a tabela dinâmica, você poderá alterar o modo de visualização e a disposição das linhas e colunas. É possível, também, alterar a formatação dos dados, exibir o detalhe de alguma coluna, linha ou valor.

6.3.1. Modificando o layout Os campos inseridos originalmente na área de layout da tabela podem ser removidos ou reposicionados: •• Marque a caixa de seleção de um campo na lista de campos para que ele seja inserido automaticamente na área Linhas (campos com textos ou datas) ou na área Valores (campos com números); •• Arraste um campo para outra área do layout para dispor as informações em outra orientação; •• Arraste um campo para fora do Campos da Tabela Dinâmica para removê-los do relatório (ou desmarque a caixa de seleção do campo). No exemplo usado neste capítulo, troque de lugar os campos Gestor e Filial:

Qualquer modificação no layout da tabela dinâmica causa a atualização dos valores e redimensionamento de colunas. 275

Excel 2016 - Módulo II 6.3.2. Formatando os valores A tabela dinâmica não possui fórmulas, apenas rótulos, valores e botões de filtragem. Os valores numéricos são inseridos inicialmente com o formato Geral. Você pode aplicar a formatação de células tradicional, mas lembre-se que as mudanças no layout causam ajustes nas dimensões da tabela dinâmica e pode haver alguma perda nos formatos aplicados manualmente. Use sempre a formatação numérica presente nas configurações dos campos. Para aplicar um formato numérico ao campo de valores: 1. Clique na seta (€) do campo desejado na área Valores do layout da tabela dinâmica (exemplo: Soma de Preço) e, no menu de contexto que aparecer, selecione o comando Configurações do Campo de Valor; 2. Na caixa de diálogo Configurações do Campo de Valor, faça as alterações desejadas; 3. Clique em OK para aplicar as alterações de configuração ao campo de valor.

As opções da caixa de diálogo Configurações do Campo de Valor são as seguintes:

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Grupo/Opções

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Descrição

Nome da Fonte

Nome original do campo do banco de dados usado nas configurações.

Nome Personalizado

Digite outro nome para o campo, se desejar.

Resumir Valores por

Escolha a função usada para calcular os valores do campo.

Mostrar Valores como

Escolha uma forma alternativa de exibição dos valores para o campo, como porcentagens ou valores acumulados.

Formato do Número

Clique para abrir a caixa Formatar Células e a guia Número. Escolha a categoria e os detalhes do formato numérico a ser aplicado ao campo de valor.

Para o exemplo deste capítulo, configure o campo Soma de Preço e faça as alterações: •• Nome Personalizado: Total das Vendas; •• Formato do Número: Categoria = Número; Casas decimais = 0; marque a caixa Usar separador de 1000.

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Excel 2016 - Módulo II 6.3.3. Filtrando dados Campos inseridos no layout da tabela dinâmica mostram, inicialmente, todos os valores únicos. Você pode aplicar filtragens nas áreas Linhas, Colunas e Filtros através dos botões de filtragem e classificação:

•• Nos campos de Rótulos de Linha e Rótulos de Coluna, use os comandos de classificação e opções de filtragem; •• Use a caixa Pesquisar para filtrar nomes de campos que contenham os caracteres digitados; •• Marque as caixas de seleção dos itens que deseja visualizar no relatório; •• Clique no botão Limpar Filtro para remover todos os filtros aplicados àquele campo; •• Os botões de filtragem das áreas de Rótulos de Linha e Rótulos de Coluna podem ser desativados, conforme será visto mais adiante neste capítulo.

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6.4. Ferramentas de tabela dinâmica Depois que a tabela dinâmica foi inserida na planilha, você verá, no alto da faixa de opções, as Ferramentas de Tabela Dinâmica, com duas guias: Analisar e Design. •• A guia Analisar trata do comportamento dos dados, cálculos e outras ferramentas de análise:

•• A guia Design cuida do aspecto geral da tabela em termos de formatação e opções de layout:

Nas seções seguintes, você aprenderá a usar os comandos existentes nessas duas guias.

6.5. Formatando a tabela dinâmica A guia Design oferece diversas opções para que você altere a formatação global da tabela dinâmica. Você poderá praticar as opções e comandos com o relatório inserido na planilha Relatório1.

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Excel 2016 - Módulo II Antes, porém, arraste o campo Vendedor e solte-o na área Linhas, abaixo do campo Filial. Isso fará com que cada filial tenha suas vendas detalhadas, agora com cada nome de vendedor:

Observe que a operação acabou formando um agrupamento automático por Filial. Na tabela, elas aparecem em negrito e acompanhadas por pequenos botões de agrupamento. Você pode clicar neles para recolher o grupo ou para expandir o grupo recolhido. Os itens do grupo (campo Vendedor) aparecem um pouco recuados para a direita.

6.5.1. Modificando o layout Na guia Design, grupo Layout, você encontrará quatro botões que abrem comandos de modificação do layout da tabela dinâmica:

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6.5.1.1. Botão Subtotais O botão Subtotais oferece 3 possibilidades, com relação ao posicionamento dos subtotais dos grupos internos da tabela dinâmica: •• Não Mostrar Subtotais; •• Mostrar Todos os Subtotais no Final do Grupo; •• Mostrar Todos os Subtotais no Início do Grupo (opção padrão); •• Incluir Itens Filtrados nos Totais. Veja, a seguir, alguns exemplos (as áreas de subtotais aparecem destacadas):

6.5.1.2. Botão Totais Gerais Os totais gerais aparecem automaticamente após a criação da tabela dinâmica. Você pode mantê-los ligados ou desligados, conforme as 4 opções que o botão apresenta: •• Desabilitado para Linhas e Colunas; •• Habilitado para Linhas e Colunas (opção padrão); •• Habilitado Somente para Linhas; •• Habilitado Somente para Colunas. 281

Excel 2016 - Módulo II 6.5.1.3. Botão Layout do Relatório Este botão apresenta diferentes opções de agrupamentos e disposição dos campos: •• Mostrar em Formato Compacto (opção padrão): Todos os campos da área Linhas do layout da tabela dinâmica compartilham a primeira coluna. Cada subgrupo aparece recuado para direita. Os grupos principais aparecem destacados em negrito e/ou sombreados; •• Mostrar em Formato de Estrutura de Tópicos: Cada campo posicionado na área Linhas fica em uma coluna separada. Um subgrupo começa uma linha abaixo do item do grupo principal; •• Mostrar em Formato de Tabela: Cada campo posicionado na área Linhas fica em uma coluna separada. Um subgrupo começa na mesma linha do item do grupo principal; •• Repetir Todos os Rótulos de Item: As células em branco nos grupos principais são preenchidas com repetições do nome do grupo; •• Não Repetir Rótulos de Item: Os grupos principais ficam sem repetições dos rótulos de item.

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Veja exemplos dos tipos de layout (grupos e subgrupos aparecem destacados):

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Excel 2016 - Módulo II 6.5.1.4. Botão Linhas em Branco Este botão apenas oferece a opção de inserir linhas em branco entre grupos para facilitar a separação visual: •• Inserir Linha em Branco Após Cada Item; •• Remover Linha em Branco Após Cada Item.

6.5.2. Opções de estilo de tabela dinâmica O grupo Opções de Estilo de Tabela Dinâmica oferece 4 caixas de seleção:

Em que: •• Cabeçalhos de Linha: Destaca ou não os itens dos grupos principais da área Linhas do layout da tabela dinâmica; •• Cabeçalhos de Coluna: Destaca ou não os itens dos grupos principais da área Colunas do layout da tabela dinâmica; •• Linhas em Tiras: Aplica cores alternadas às linhas da tabela dinâmica; •• Colunas em Tiras: Aplica cores alternadas às colunas da tabela dinâmica.

6.5.3. Estilos de tabela dinâmica O grupo Estilos de Tabela Dinâmica contém uma relação de estilos prontos em várias cores e tonalidades, com base nas cores do tema usado no arquivo:

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Para trabalhar com os estilos predefinidos: •• e o ponteiro do mouse sobre cada estilo, para ter uma prévia diretamente na tabela dinâmica. Clique para aplicar esse estilo; •• Clique no botão Mais para expandir a lista de estilos, a qual se divide em tonalidades: Clara, Média e Escura. Escolha o estilo desejado; •• Clique no botão Mais e depois em Novo Estilo de Tabela Dinâmica para criar um estilo personalizado, usando cores, fontes e efeitos para criar uma identidade visual para suas tabelas dinâmicas; •• Clique no botão Mais e, depois, em Limpar, para remover o estilo e deixar uma tabela sem cores ou destaques.

6.6. Analisando dados A guia Analisar oferece as ferramentas necessárias para que você visualize, agrupe, atualize e realize cálculos sobre a tabela dinâmica.

6.6.1. Opções de tabela dinâmica O grupo Tabela Dinâmica, que pode aparecer reduzido a um botão, mostra os seguintes controles:

No campo Nome da Tabela Dinâmica, escreva um nome para o relatório de tabela dinâmica. O nome não é essencial aos cálculos, mas facilita a seleção de tabelas pelo nome nas ferramentas de Segmentação de Dados e Linha do Tempo, abordados mais adiante neste capítulo.

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Excel 2016 - Módulo II Um clique dentro do botão Opções abre a caixa de diálogo Opções da Tabela Dinâmica, onde você pode modificar configurações, ativar opções e alterar o comportamento geral da tabela:

Um clique na seta ao lado do botão Opções ( € ) abre outras possibilidades: •• Opções: Abre a caixa Opções da Tabela Dinâmica; •• Mostrar Páginas do Filtro de Relatório: Cria novas planilhas com a tabela filtrada para cada item do filtro; •• Gerar InfoDadosTabelaDinâmica: Quando ativado, permite o uso automático da função INFODADOSTABELADINÂMICA nas fórmulas externas à tabela.

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6.6.1.1. Mostrando páginas do filtro de relatório Caso você deseje ter tabelas dinâmicas independentes para cada item de um campo da área Filtros, siga os os: 1. Na guia Analisar, grupo Tabela Dinâmica, clique na seta do botão Opções (€) e selecione o comando Mostrar Páginas do Filtro de Relatório:

2. Na caixa de diálogo Mostrar Páginas de Filtragem do Relatório, selecione o campo desejado:

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Excel 2016 - Módulo II 3. Clique em OK. Agora, você terá várias novas planilhas nomeadas, conforme os itens disponíveis no campo escolhido:

As planilhas geradas contêm tabelas dinâmicas independentes e podem ser modificadas ou excluídas a qualquer momento.

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6.6.2. Atualizando dados Quaisquer alterações nos dados devem ser feitas no banco de dados de origem. As tabelas dinâmicas não refletirão essas alterações de forma imediata; será preciso que você acione a atualização manualmente. Isso é devido ao fato de que você pode ter um banco de dados com centenas de linhas e qualquer alteração demoraria muito para se propagar por todas as planilhas, fórmulas e tabelas. Os botões se encontram na guia Analisar, grupo Dados:

Ao clicar dentro do botão Atualizar, todas as tabelas dinâmicas do arquivo serão atualizadas. Ao clicar na seta ( € ) do botão, outras opções serão abertas: Comando

Atualizar

Descrição

Atualiza apenas a tabela dinâmica sobre a qual se encontra a célula ativa.

Atualizar Tudo

Atualiza todas as tabelas dinâmicas da pasta de trabalho atual.

Status da Atualização

Para bancos de dados muito grandes, informa o andamento da atualização de dados.

Cancelar Atualização

Para bancos de dados muito grandes, permite que a atualização dos dados seja interrompida.

Propriedades da Conexão...

Abre a caixa de diálogo Propriedades da Conexão, onde você pode configurar como será feita a atualização e definir outras configurações. Esta opção somente ficará habilitada para tabelas dinâmicas criadas a partir de dados importados.

Use o botão Alterar Fonte de Dados para modificar o intervalo original dos dados da tabela dinâmica. Se ela foi criada sobre uma tabela já existente, isso não será necessário porque ela mesma já representa um intervalo “elástico”.

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Excel 2016 - Módulo II 6.6.3. Controlando a exibição de elementos da tabela Na guia Analisar, grupo Mostrar (que pode estar reduzido a um botão conforme o tamanho do seu monitor), você pode ativar ou desativar a exibição de alguns elementos da tabela dinâmica:

Em que: Botão

Descrição

Lista de Campos Ativa ou desativa o Campos da Tabela Dinâmica. Botões +/-

Ativa ou desativa os botões de agrupamento de itens da tabela dinâmica.

Cabeçalhos de Campos

Ativa ou desativa os nomes e os botões de filtragem das áreas do layout da tabela dinâmica: Rótulos de Linha e Rótulos de Coluna.

6.6.4. Trabalhando com o campo ativo O grupo Campo Ativo da guia Analisar mostra sempre o nome do campo onde se encontra a célula ativa e ações que você poderá efetuar sobre ele:

Você pode renomear o campo ativo para a tabela dinâmica atual, se desejar. Basta digitar o novo nome no campo na caixa Campo Ativo e teclar ENTER. Para alterar as configurações, clique no botão Configurações do Campo para abrir a caixa de diálogo Configurações do Campo.

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Para as áreas Linhas, Colunas e Filtros do layout da tabela dinâmica, a seguinte caixa de diálogo será aberta, com duas guias:

A caixa permite a configuração dos subtotais e modificação no layout da tabela dinâmica. Para campos da tabela dinâmica colocados na área Valores, a caixa Configurações de Campo exibe opções, como a escolha da função, modificação da exibição usando cálculos diversos e formatação numérica:

Quando um campo contém subitens, você pode recolhê-los clicando no botão de menos [–] ou expandi-los clicando no botão de mais [+]. Da mesma forma, você pode usar os botões do grupo Campo Ativo: Recolher Campo e Expandir Campo.

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Excel 2016 - Módulo II 6.6.4.1. Detalhando totais e subtotais A tabela dinâmica é inserida, por padrão, com totais e subtotais. Qualquer campo posicionado na área Valores do layout da tabela dinâmica pode ser detalhado. Basta dar um duplo-clique sobre esse valor ou usar o botão direito do mouse sobre ele e escolher o comando Mostrar Detalhes:

Uma nova planilha será criada com uma tabela que exibe todos os dados que originaram aquele total. Essa planilha não está vinculada à base de dados ou à tabela dinâmica e poderá ser excluída a qualquer momento:

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6.6.5. Agrupando dados Um relatório de tabela dinâmica pode ficar grande de acordo com a quantidade de linhas e colunas. Você pode segmentar essas linhas e colunas através de agrupamentos criados de forma automática ou manual. O grupo Agrupar permite que você realize agrupamentos manualmente:

6.6.5.1. Agrupamentos automáticos Ao arrastar mais de um campo para as áreas Linhas e Colunas da tabela dinâmica, o Excel já cria grupos e subgrupos automaticamente:

No caso desses agrupamentos, os subtotais são habilitados automaticamente, porém, podem ser desligados nas Configurações do Campo, conforme visto anteriormente, pela guia Design, grupo Layout, botão Subtotais ou por atalhos acionados pelo botão direito do mouse.

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Excel 2016 - Módulo II 6.6.5.2. Agrupamentos por data Para a criação de relatórios com séries históricas, campos de data são importantes. Você pode querer visualizar dia a dia ou, para questão de simplificação, agrupar os valores por meses, trimestre ou anos. Para acompanhar esta atividade, em seu arquivo Banco de Dados de Vendas. xlsx, você criará um novo relatório de tabela dinâmica, totalizando a contagem das vendas por cada gestor, ao longo dos anos e meses. Siga os os: 1. Volte à planilha Vendas e clique dentro do banco de dados; 2. Insira uma nova tabela dinâmica, desta vez na planilha Relatório2, partindo da célula A6; 3. Arraste o campo Gestor para a área Colunas; 4. Arraste o campo Preço para a área Valores; 5. Arraste o campo Data para a área Linhas; 6. Arraste o campo Forma Pgto. para a área Filtros; 7. Sobre um dos valores, clique com o botão direito do mouse e escolha o comando Resumir Valores por e escolha a função Contagem:

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Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

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8. O Excel criou agrupamentos automáticos com o campo de datas. Use os botões de mais [+] ou de menos [–] para expandir ou recolher os grupos; 9. Ative todos os subtotais para os campos Anos, Trimestres e Data. Note que dois novos campos surgiram, tanto na lista de Campos da Tabela Dinâmica, quando na área do layout. Esses novos campos, mesmo não existindo no banco de dados original, podem ser usados em quaisquer outras tabelas dinâmicas desta pasta de trabalho. Se você desejar escolher outra forma de agrupamento de data, clique sobre uma das datas e, nas Ferramentas de Tabela Dinâmica, guia Analisar, grupo Agrupar, clique no botão Agrupar Campo. Na caixa de diálogo Agrupamento, você poderá modificar a data de início, a data de término e as unidades de tempo:

6.6.5.3. Agrupamentos manuais Os agrupamentos, sejam eles manuais ou automáticos, oferecem um meio para a tabela dinâmica “ganhar” campos novos, sem que seja necessário criá-los diretamente na base de dados. Conforme o tamanho dessa base, isso pode representar uma redução de espaço e tempo de processamento na atualização dos dados.

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Excel 2016 - Módulo II Independentemente dos agrupamentos automáticos criados com mais de um campo nas áreas Linhas ou Colunas, você pode escolher quais itens deseja agrupar de forma manual, diretamente na tabela dinâmica. Para agrupar e desagrupar itens manualmente, selecione-os diretamente na tabela dinâmica e use os botões Agrupar Seleção e Desagrupar, disponíveis no grupo Agrupar, guia Analisar. Para acompanhar o processo no banco de dados do exemplo, suponha que o presidente da rede de concessionárias decidiu separar os gestores em dois grupos estratégicos: •• Diretoria 1: Adriana (Belo Horizonte e Brasília), Leonardo (Fortaleza e Salvador); •• Diretoria 2: Caio (Curitiba e Florianópolis), Fernando (Ribeirão Preto e São Paulo), Juliana (Rio de Janeiro). Para o exemplo, você criará uma nova tabela dinâmica com os gestores. Siga os os para completar a atividade: 1. Volte à planilha Vendas e clique dentro do banco de dados; 2. Insira uma nova tabela dinâmica, desta vez na planilha Relatório3, partindo da célula A6; 3. Arraste o campo Gestor para a área Linhas; 4. Arraste os campos Preço e órios para a área Valores; 5. Arraste o campo Forma Pgto. para a área Filtros; 6. Aplique aos números do campo Soma de Preço na tabela dinâmica o formato Contábil;

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7. Aplique aos números do campo Soma de órios na tabela dinâmica o formato Contábil:

8. Selecione a célula da gestora Adriana; 9. Segure a tecla CTRL e selecione a célula do gestor Leonardo; 10. Nas Ferramentas de Tabela Dinâmica, guia Analisar, clique no botão Agrupar Seleção (grupo Agrupar). Os dois nomes foram agrupados sob um título Agrupar1. Os demais nomes formam agrupamentos temporários, cada um com o mesmo título de seu item:

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Excel 2016 - Módulo II 11. Na célula onde está o nome Agrupar1, digite Diretoria 1; 12. Selecione os nomes Caio, Fernando e Juliana. Atenção: Selecione-os pelas linhas que possuem valores e não pelos títulos em negrito; 13. Clique no botão Agrupar Seleção (grupo Agrupar). Os nomes selecionados foram agrupados sob o título Agrupar2; 14. Na célula onde está o nome Agrupar2, digite Diretoria 2:

15. Habilite os subtotais: Na guia Design, grupo Layout, clique no botão Subtotais e escolha o comando Mostrar Todos os Subtotais no Início do Grupo (ou no final, se desejar); 16. Selecione uma das células com o nome Diretoria 1 ou Diretoria 2. Observe, no de campos, que o campo Gestor2 foi adicionado. Esse nome derivou do campo original Gestor; 17. Na guia Analisar, grupo Campo Ativo, clique na caixa Campo Ativo, digite Diretoria e tecle ENTER. Com isso, você renomeou esse novo campo para algo mais significativo. Esse nome, porém, foi aplicado somente a essa tabela dinâmica; 18. Volte à planilha Relatório1 e observe que o Excel incluiu esse novo campo automaticamente à tabela dinâmica, mas mantendo o nome original, Gestor2. No Campos da Tabela Dinâmica, desative o campo Gestor2; 298

Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

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19. Volte à planilha Relatório2. Nela, você manterá a divisão em diretorias. Altere as células Agrupar1 e Agrupar2 para Diretoria 1 e Diretoria 2:

20. Nessa planilha, altere o nome do campo Gestor2 para Diretoria, conforme visto em os anteriores; 21. Se desejar, desative os Rótulos de Linha e Rótulos de Coluna: Na guia Analisar, grupo Mostrar, clique para desativar o botão Cabeçalhos de Campos.

6.6.6. Filtrando dados O grupo Filtrar, na guia Analisar, oferece ferramentas de filtragem mais intuitivas:

6.6.6.1. Segmentação de dados Segmentação de dados é uma ferramenta prática e intuitiva para realizar filtragens nas tabelas dinâmicas. Ela é particularmente útil em computadores com tela de toque (touchscreen) e dispensa os vários cliques dos botões de filtragem tradicionais. 299

Excel 2016 - Módulo II A ferramenta insere, na planilha, pequenas janelas, cada uma representando um dos campos da tabela dinâmica e possui botões com os diferentes valores. Ao clicar dentro desses botões, você aplicará o filtro desejado à tabela e gráfico dinâmico. Uma barra de rolagem permite que você mostre muitos itens dentro dessa janela. Quando uma segmentação está selecionada, você verá as alças de redimensionamento e, na faixa de opções, as Ferramentas de Segmentação de Dados, detalhadas mais adiante. Este recurso está presente também nas Ferramentas de Tabela. Ou seja, você pode filtrar os seus bancos de dados diretamente pelas janelas e botões de segmentação.

Para aprender e praticar o conceito, na planilha Relatório 3, faça as seguintes atividades: 1. Desative os Rótulos de Linha e Rótulos de Coluna: Na guia Analisar, grupo Mostrar, clique para desativar o botão Cabeçalhos de Campos; 2. Remova, da área Filtros, o campo Forma Pgto.; 3. Na guia Analisar, grupo Filtrar, clique no botão Inserir Segmentação de Dados. O Excel mostrará a relação de campos disponíveis:

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4. Marque os campos Filial, Cor, Forma Pgto. e Diretoria e clique em OK. Serão inseridas sobre a planilha 4 janelas de segmentação de dados, uma para cada campo:

5. Pela barra de título de cada janela de segmentação de dados, arraste-as para o lado da tabela para que todos os campos estejam visíveis:

Cada janela possui os seguintes componentes:

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Excel 2016 - Módulo II Para aplicar filtragens usando os botões da segmentação de dados, escolha uma das técnicas: •• Para aplicar ou remover um critério, clique no botão desejado; •• Para selecionar critérios em sequência usando o mouse, clique em um item, arraste até o último item desejado e solte o botão do mouse; •• Para selecionar critérios em sequência, clique em um botão, segure a tecla SHIFT e clique no último botão da sequência; •• Para selecionar ou desmarcar critérios fora de sequência, clique em um botão, segure a tecla CTRL e clique em cada botão adicional desejado; •• Para selecionar critérios fora de sequência sem usar o teclado, clique no botão Seleção Múltipla, no lado direito da barra de título da janela de segmentação. Em seguida, clique nos botões desejados em qualquer ordem; •• Para desativar as filtragens da janela de segmentação, clique no botão Limpar Filtro no lado direito da barra de título. As janelas podem ser redimensionadas e os botões rearranjados. Você também pode aplicar um estilo diferente aos botões. Quando uma segmentação de dados está selecionada, você verá na parte superior da faixa de opções, as Ferramentas de Segmentação de Dados, com sua guia Opções:

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Veja os diferentes comandos que permitem a personalização das janelas de segmentação de dados: Grupo

Segmentação de Dados

Botão/Campo

Legenda da Segmentação de Dados

Escreva um título para a janela de segmentação de dados e tecle ENTER.

Configurações da Segmentação de Dados

Abre a caixa de diálogo Configurações da Segmentação de Dados.

Conexões do Relatório Estilos de Segmentação de Dados Organizar

Botões

Descrição

Abre a caixa de diálogo Conexões de Relatório. Mostra opções de aparência para as janelas de segmentação de dados.

Avançar

Traz o objeto para frente dos demais.

Recuar

Envia o objeto para trás dos demais.

de Seleção

Abre o de Seleção para identificação e seleção de objetos gráficos.

Alinhar Objetos

Permite alinhamento e distribuição de vários objetos selecionados.

Agrupar Objetos

Agrupa ou desagrupa vários objetos.

Girar Objetos

Não permitido para janelas de segmentação de dados.

Colunas

Determina quantos botões serão posicionados por linha na janela de segmentação.

Altura

Especifica a altura de cada botão em centímetros.

Largura

Especifica a largura de cada botão em centímetros.

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Excel 2016 - Módulo II

Grupo

Botão/Campo

Descrição

Altura

Especifica a altura da janela de segmentação de dados em centímetros.

Largura

Especifica a largura da janela de segmentação de dados em centímetros.

Tamanho

A caixa de diálogo Configurações da Segmentação de Dados permite que você configure opções adicionais à janela de segmentação, como alteração da legenda, ordem de classificação e opções de exibição de itens ocultos:

A caixa de diálogo Conexões de Relatório lista todas as tabelas dinâmicas dentro da pasta de trabalho e permite que essa mesma janela de segmentação de dados controle também outras tabelas dinâmicas já criadas:

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A seguinte imagem mostra a tabela dinâmica da planilha Relatório 3, exibindo dados somente da Diretoria 1. Os itens habilitados no campo Filial refletem as cidades dessa diretoria. Além disso, foram aplicados mais dois filtros: o campo Cor está ativado para as cores Branco e Cinza e o campo Forma Pgto. contém somente transações À vista:

Você também pode realizar várias ações sobre uma janela de validação de dados pelo atalho do botão direito do mouse, o qual abre um menu de contexto com as opções:

Dentre os comandos está o Remover, para que você elimine a janela de validação da planilha.

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Excel 2016 - Módulo II 6.6.6.2. Linha do tempo Esta é outra ferramenta que permite realizar filtragens em tabelas e gráficos dinâmicos, porém, é específica para campos que representam datas. Da mesma forma que a segmentação de dados, ela é uma janela com botões e outros controles específicos para escolha de um período de tempo ou para representar unidades de tempo em dias, meses, trimestres ou anos. Para praticar o uso da ferramenta, volte à planilha Relatório2, que já possui agrupamento por tempo, criado anteriormente e realize as seguintes atividades: 1. Clique dentro da tabela dinâmica e, em Ferramentas de Tabela Dinâmica, guia Analisar, grupo Filtrar, clique no botão Inserir Linha do Tempo. A caixa Inserir Linhas do Tempo aparece, exibindo uma lista de todos os campos de data existentes no banco de dados; 2. Marque o campo Data:

3. Clique em OK para inserir, na planilha, a janela com a linha do tempo do campo selecionado.

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A linha do tempo possui os seguintes componentes:

Para aplicar filtragens usando os botões da linha do tempo, escolha uma das técnicas: •• Na lista Nível de Tempo, escolha como será feito o agrupamento: Dias, Meses, Trimestres ou Anos; •• Clique em um botão da linha do tempo para selecionar um período; •• Clique e arraste sobre vários botões da linha do tempo para selecionar um período maior; •• Clique em um período, segure a tecla SHIFT e clique em outro período para selecionar todo esse intervalo de tempo; •• Clique no botão Limpar Filtro para remover a filtragem e retornar à exibição de todas as datas. As janelas podem ser redimensionadas e os botões rearranjados. Você também pode aplicar um estilo diferente aos botões. Quando a janela de linha do tempo está selecionada, você verá, na parte superior da faixa de opções, as Ferramentas de Linha do Tempo, com sua guia Opções:

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Excel 2016 - Módulo II Veja os diferentes comandos que permitem a personalização das linhas do tempo: Grupo Linha do Tempo

Botão/Campo

Legenda da Linha Escreva um título para a janela de linha do do Tempo tempo e tecle ENTER. Conexões do Relatório

Estilos de Linha do Tempo Avançar Recuar

Organizar

Descrição

Abre a caixa de diálogo Conexões de Relatório. Mostra opções de aparência para as janelas de linha do tempo. Traz o objeto para frente dos demais. Envia o objeto para trás dos demais.

de Seleção

Abre o de Seleção para identificação e seleção de objetos gráficos.

Alinhar Objetos

Permite alinhamento e distribuição de vários objetos selecionados.

Agrupar Objetos

Agrupa ou desagrupa vários objetos.

Girar Objetos

Não permitido para janelas de linha do tempo.

Altura

Especifica a altura da janela de linha do tempo em centímetros.

Tamanho Largura Cabeçalho

Especifica a largura da janela de linha do tempo em centímetros. Ativa ou desativa o título da janela de linha do tempo.

Rótulo da Seleção

Ativa ou desativa o texto que indica o período selecionado.

Barra de Rolagem

Ativa ou desativa a barra de rolagem da linha do tempo.

Nível de Tempo

Permite a escolha da unidade de tempo: Dias, Meses, Trimestres, Anos.

Mostrar

A caixa de diálogo Conexões de Relatório lista todas as tabelas dinâmicas dentro da pasta de trabalho e permite que essa mesma linha do tempo controle também outras tabelas dinâmicas já criadas. Você também pode realizar várias ações sobre uma linha do tempo pelo atalho do botão direito do mouse, o qual abre um menu de contexto com diversas opções. 308

Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

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6.6.7. Ações na tabela dinâmica O grupo Ações da guia Analisar pode aparecer recolhido ou expandido, conforme a resolução do seu monitor. Ele contém alguns botões de ação:

6.6.7.1. Ações de limpeza O botão Limpar oferece as seguintes opções: Comando

Descrição

Limpar Tudo

Limpa os seguintes elementos da tabela dinâmica: os campos inseridos nas áreas do layout, agrupamentos, itens calculados, campos calculados, itens personalizados. Cuidado ao usar este comando porque outras tabelas que dependem dos itens removidos podem ficar prejudicadas e perder seus valores ou configurações.

Limpar Filtros

Limpa todos os filtros aplicados à tabela dinâmica.

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Excel 2016 - Módulo II 6.6.7.2. Ações de seleção de células O botão Selecionar permite a seleção de grupos de células da tabela dinâmica ativa: Comando

Descrição

Rótulos e Valores

Seleciona todas as células das áreas de Rótulos de Linhas, Rótulos de Colunas e Valores. Se o comando estiver desabilitado, primeiro clique em Tabela Dinâmica inteira.

Valores

Seleciona somente as células da área de Valores. Se o comando estiver desabilitado, primeiro clique em Tabela Dinâmica inteira.

Rótulos

Seleciona as células das áreas de Rótulos de Linhas, Rótulos de Colunas. Se o comando estiver desabilitado, primeiro clique em Tabela Dinâmica inteira.

Tabela Dinâmica Inteira

Seleciona toda a tabela dinâmica.

Habilitar Seleção

Quando ativado, permite que você selecione áreas completas, apenas apontando o ponteiro do mouse e dando um clique quando surgir uma seta preta apontando para baixo ou para a direita.

6.6.7.3. Mover tabela dinâmica O botão Mover Tabela Dinâmica abre a caixa de diálogo Mover Tabela Dinâmica, a qual permite que ela seja transportada para outro local da Planilha Existente, para outro local em outra planilha, ou mesmo para uma Nova Planilha.

O comando garante que toda a tabela será transportada, incluindo as áreas de Filtros. Isso é particularmente útil quando você precisa incluir mais filtros e não há espaço suficiente na parte superior da tabela. 310

Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

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6.6.8. Cálculos nas tabelas dinâmicas Uma tabela dinâmica, em si, já representa um cálculo “em massa” sobre o banco de dados. Ela usa, basicamente, funções estatísticas como soma, média, máximo, mínimo, desvio padrão, entre outras. Geralmente, somas e contagens são as mais usadas. Mesmo com esses resultados, é possível que você necessite modificá-los ou criar novos cálculos. Para praticar as ações dos tópicos a seguir, use a planilha Relatório3 do arquivo de exemplo deste capítulo.

6.6.8.1. Escolhendo a função No momento da montagem da tabela dinâmica, quando você arrasta campos para o de layout, o Excel automaticamente atribui a função Soma ao campo, caso ele seja numérico, ou atribui a função Contagem, caso o campo contenha texto ou data. Independentemente disso, você pode mudar a função em qualquer momento, por uma das maneiras a seguir: •• No Campos da Tabela Dinâmica, clique na seta ( € ) do campo desejado para abrir as opções e escolha Configurações de Campo. Na caixa de diálogo, na guia Resumir Valores por, escolha a função desejada e clique em OK:

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Excel 2016 - Módulo II •• Na tabela dinâmica, selecione uma célula pertencente ao campo desejado. Na faixa de opções, guia Analisar, grupo Campo Ativo, clique no botão Configurações do Campo. Na caixa de diálogo, na guia Resumir Valores por, escolha a função desejada e clique em OK; •• Sobre uma célula pertencente ao campo, clique com o botão direito do mouse e, no menu de contexto, escolha Resumir Valores por e, em seguida, escolha a função. O exemplo a seguir mostra a função Contagem aplicada ao campo Soma de Preço, com o formato numérico Geral:

6.6.8.2. Exibindo valores de outra maneira Alguns cálculos simples, como porcentagens e valores acumulados, podem ser aplicados rapidamente a um campo numérico inserido na tabela dinâmica. Use um dos seguintes métodos para modificar a forma de apresentação dos dados em um campo numérico:

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Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

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•• No Campos da Tabela Dinâmica, clique na seta ( € ) do campo desejado para abrir as opções e escolha Configurações de Campo. Na caixa de diálogo, na guia Mostrar Valores como, escolha a forma desejada e clique em OK:

•• Na tabela dinâmica, selecione uma célula pertencente ao campo desejado. Na faixa de opções, guia Analisar, grupo Campo Ativo, clique no botão Configurações do Campo. Na caixa de diálogo, na guia Mostrar Valores como, escolha a forma desejada e clique em OK; •• Sobre uma célula pertencente ao campo, clique com o botão direito do mouse e, no menu de contexto, escolha Mostrar Valores como e, em seguida, escolha a forma desejada.

Se você precisar que o mesmo campo seja exibido de duas ou mais maneiras diferentes, arraste esse campo novamente para a área de valores do layout da tabela dinâmica e aplique cálculos diferentes a cada um deles.

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Excel 2016 - Módulo II Veja a seguir algumas das funções disponíveis pela opção Mostrar Valores como: Função

Descrição

Sem Cálculo

Remove funções anteriores, retornando aos valores originais do campo.

% do Total Geral

Exibe os valores como uma porcentagem do total geral de todos os dados ou pontos de dados no relatório.

% do Total de Colunas

Exibe todos os valores em cada coluna como uma porcentagem do total dessa mesma coluna.

% do Total de Linhas

Exibe todos os valores em cada linha como uma porcentagem do total dessa mesma linha.

% de...

Exibe os valores como uma porcentagem do valor do Item base no Campo base.

Diferença de...

Exibe os valores como a diferença do valor do Item base no Campo base.

% Diferença de...

Exibe os valores como a diferença percentual do valor do Item base no Campo base.

Soma Exibe os valores de itens consecutivos no Campo base como Acumulada em... uma soma acumulada. Índice

Calcula os valores conforme a fórmula: ((valor na célula) × (Total geral)) ÷ ((Total geral da linha) × (Total geral da coluna))

O exemplo a seguir mostra os valores das vendas (campo Soma de Preço), exibidos como % do Total Geral. A formatação de porcentagem é aplicada automaticamente:

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Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

6

6.6.8.3. Trabalhando com campos calculados Quando os cálculos necessários envolvem expressões matemáticas e as possibilidades dos dois tópicos anteriores não oferecem a informação necessária, você pode criar um campo calculado. Dessa forma, você não precisa criar campos adicionais diretamente na base de dados, aliviando o Excel em termos de tempo de processamento e espaço. No exemplo deste capítulo, na planilha Relatório3, você irá inserir o cálculo da comissão de 5% sobre o preço de venda dos produtos vendidos, para cada Diretoria e cada Gestor. Siga os os: 1. Nas Ferramentas de Tabela Dinâmica, guia Analisar, grupo Cálculos, clique no botão Campos, Itens e Conjuntos e a opção Campo Calculado:

2. Na caixa de diálogo Inserir campo calculado, escreva Comissões na caixa Nome; 3. Na caixa Fórmula, apague o "0" e mantenha o sinal de igual "="; 4. Para escrever a fórmula, use apenas os campos disponíveis na lista Campos. Você pode selecionar o campo e clicar no botão Inserir campo ou dar um duplo-clique diretamente no campo. Escreva a seguinte fórmula: = Preço * 5% (os espaços são opcionais):

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Excel 2016 - Módulo II 5. Clique no botão Adicionar. O novo campo aparecerá no final da lista Campos; 6. Opcional: Para editar a fórmula do campo calculado, selecione o campo da lista Nome, edite a expressão na caixa Fórmula e no final clique em Modificar; 7. Opcional: Para excluir um campo calculado da tabela dinâmica, selecione-o na lista de Campos e clique em Excluir; 8. Clique em OK para concluir as ações com campos calculados. Cada novo campo calculado inserido aparecerá no final da tabela dinâmica:

9. Opcional: Altere o título do campo inserido, digitando diretamente na célula; 10. Para alterar a posição dos campos na tabela, arraste-os na área de Valores, escolhendo outra posição. Isso se refletirá imediatamente na tabela dinâmica. No exercício, coloque esse novo campo logo após o campo Soma de Preço:

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Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

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11. Mova a tabela dinâmica para que comece a partir da célula A3. Use o comando Mover Tabela Dinâmica, na guia Analisar, grupo Ações; 12. Para finalizar, você irá agora detalhar as informações para cada vendedor pertencente ao gestor e diretoria correspondentes. Arraste o campo Vendedor para o final da área Linhas do layout:

Nas fórmulas criadas para campos calculados, você pode usar operadores e expressões da mesma maneira que o faz em outras fórmulas de planilha, mas somente usando os nomes de campos disponíveis. Você não pode usar referências de células, nomes definidos ou funções de planilha que exigem referências de célula ou nomes definidos como argumentos.

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Excel 2016 - Módulo II

6.7. Relacionamento entre tabelas O Excel possui várias ferramentas de dados, sendo que elas atuam sobre bancos (tabelas) individuais. Você consegue associar um item de uma tabela com outra através de fórmulas e funções. Programas mais sofisticados para tratamento de dados, como o Microsoft Access ou mesmo sistemas corporativos, conseguem trabalhar com relacionamento entre tabelas de forma mais natural. Para tanto, é necessário que você relacione ao menos um campo em comum entre essas tabelas. São, portanto, chamados de bancos de dados relacionais.

6.7.1. Conceito de banco de dados relacional Não é objetivo deste curso o aprofundamento dos bancos de dados relacionais e de modelagem de dados, porém, você verá alguns conceitos muito básicos e úteis para que possa otimizar os seus bancos para uso das ferramentas de tabelas e gráficos dinâmicos. Imagine a seguinte base de dados de vendas de alguns produtos eletrodomésticos de uma empresa que vende pela Web:

O exemplo mostra apenas registros de vendas em dezembro de 2016. São ao todo 44 registros (linhas) e 15 campos (colunas), resultando em 660 células no total. O banco de dados é bastante detalhado porque exibe muitas informações de cada produto. Como os produtos se repetem em vendas feitas em dias diferentes, essas informações são também repetidas. Isso gera uma extrema redundância de dados, visto que eles poderiam ser otimizados e não se repetir ou, então, ter o mínimo de repetições. A maneira disso acontecer é a separação de informações em tabelas diferentes e a criação de um relacionamento entre elas. Cada tabela conterá um grupo de informações relacionadas. 318

Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

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Todas as informações desse banco giram em torno do Código do Produto. Ou seja, para um mesmo código, a descrição, características, valores e taxas são os mesmos. Esse banco pode dividido em 3 tabelas diferentes, contendo valores únicos: •• Tabela de composição de preços: Contém, desde o custo de produção, ando por encargos e impostos, até chegar a seu valor final ou preço de venda. A tabela possui 6 registos × 6 campos, totalizando 36 dados distintos:

•• Tabela de características físicas: Inclui a descrição do produtos, dimensões, peso e características elétricas. A tabela possui 6 registros × 8 campos, totalizando 48 dados distintos:

•• Tabela de vendas: Este é, efetivamente, o histórico das vendas e só necessita conter o código do produto vendido, o nº da fatura e a data em que aquela venda aconteceu. A tabela possui 44 registros × 3 campos, totalizando 132 dados. Há repetições nos códigos de produtos e nas datas das vendas:

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Excel 2016 - Módulo II Todas as tabelas possuem um campo em comum: Código do Produto. Ele é chamado de campo chave ou chave primária. É possível haver mais de um campo simultaneamente para determinar a chave primária. É ela que determina a ligação (ou relacionamento) entre as tabelas. Um banco que possui tabelas relacionadas causa uma grande economia de espaço de armazenamento. No exemplo, em vez de 660 células usadas originalmente no banco de dados, as três tabelas totalizam 36 + 48 + 132 = 216 células. Ou seja, aproximadamente 1/3 da quantidade de células da tabela única original. Isso sem contar o espaço em disco necessário para salvar o arquivo. Agora, imagine a tabela única original com, digamos, 200.000 registros! Na prática, quando você usa colunas de múltiplas tabelas, você realiza uma consulta (ou query). O resultado é muito mais “enxuto” e otimizado:

Após o estabelecimento dos relacionamentos é possível você criar tabelas dinâmicas usando mais de uma tabela como fonte de dados.

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Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

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6.7.2. Criando um relacionamento entre tabelas Você pode aproveitar uma tabela dinâmica já existente e adicionar campos de outra tabela, mas o mais prático a fazer é criar o Modelo de Dados internamente e usar esse modelo pronto na geração das tabelas dinâmicas. O modelo de dados contém as tabelas usadas e quais campos estão relacionados entre si. Para acompanhar esta atividade, use o mesmo arquivo Banco de Dados de Vendas.xlsx. Lembre-se que a planilha Vendas possui a base de dados de vendas e a planilha Veículos contém a tabela de veículos com características de marca, modelo e outros detalhes que ainda não foram usados. Para criar um modelo de dados, certifique-se de ter ao menos duas tabelas dentro de sua pasta de trabalho e siga os os: 1. Na guia Dados, grupo Ferramentas de Dados, clique no botão Relações:

2. Clique no botão Novo:

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Excel 2016 - Módulo II 3. Na lista Tabela, escolha a tabela principal e, na lista Coluna (externo), selecione o campo a ser usado como chave primária; 4. Na lista Tabela Relacionada, escolha a segunda tabela e, na lista Coluna Relacionada (principal), selecione o campo correspondente ao da primeira tabela:

5. Clique em OK para dar início à criação do modelo de dados. A operação levará alguns segundos e a barra de status do Excel mostrará a mensagem “Carregando Modelo de Dados...”:

6. Opcional: Use os botões na lateral da caixa Gerenciar Relações para criar novas, editar, ativar, desativar o mesmo excluir relações existentes; 7. Clique em Fechar.

6.7.3. Criando uma tabela dinâmica pelo modelo de dados Após o estabelecimento do modelo de dados para as tabelas em sua pasta de trabalho, você já pode criar tabelas dinâmicas a partir dele. Siga os os para criar uma nova tabela dinâmica no arquivo Banco de Dados de Vendas.xlsx, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 6:

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Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

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1. Vá até a planilha Relatório4 e clique na célula A6; 2. Na guia Inserir, grupo Tabelas, clique em Tabela Dinâmica. A opção Usar Modelo de Dados desta pasta de trabalho já aparece selecionada:

3. Clique em OK para dar início à tabela dinâmica. Observe, no Campos da Tabela Dinâmica, que as duas tabelas — BaseVeículos e BaseVendas — estão presentes:

4. Clique no triângulo do ícone da tabela BaseVendas para abrir os campos; 5. Arraste o campo Filial para a área Linhas;

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Excel 2016 - Módulo II 6. Arraste o campo Preço para a área Valores; 7. Arraste o campo Cor para a área Filtros; 8. Clique na seta do ícone da tabela BaseVeículos para abrir os campos; 9. Arraste os campos Marca e Modelo para a área Linhas; 10. Arraste o campo Combustível para a área Filtros; 11. Formate os números da tabela com separador decimal e sem casas decimais; 12. Desligue os cabeçalhos de campos. Agora, você já pode efetuar filtragens e consultas em sua tabela dinâmica, criada pelo relacionamento de duas tabelas existentes.

Você pode acrescentar tabelas dinâmicas individualmente ao modelo de dados e criar relacionamentos posteriormente. O Campos da Tabela Dinâmica exibirá, no final da lista de campos, o botão Mais Tabelas para que você adicione tabelas manualmente, após a tabela dinâmica ter sido criada com apenas uma tabela.

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Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

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6.8. Gráficos dinâmicos Uma consequência natural de informações dispostas em uma tabela dinâmica é sua representação gráfica. Dessa forma, você poderá visualizar imediatamente a tendência nas vendas, a comparação entre gestores, identificar os melhores produtos e muito mais. O gráfico dinâmico é criado rapidamente com o comando disponível nas Ferramentas de Tabela Dinâmica, grupo Ferramentas, botão Gráfico Dinâmico. Não é necessário selecionar um intervalo porque o gráfico dinâmico identificará, por padrão, toda a tabela e seus agrupamentos.

6.8.1. Criando um gráfico dinâmico Para praticar a atividade de criação de gráficos dinâmicos, siga os os: 1. Volte à planilha Vendas e clique dentro do banco de dados; 2. Insira uma nova tabela dinâmica, posicionando-a na planilha Relatório5, partindo da célula A6; 3. No Campos da Tabela Dinâmica, arraste o campo Gestor2 para a área Colunas; 4. Nas Ferramentas de Tabela Dinâmica, guia Analisar, grupo Campo Ativo, altere o nome Gestor2 para Diretoria; 5. Nas células com os títulos temporários Agrupar1 e Agrupar2, escreva Diretoria 1 e Diretoria 2; 6. Desligue os Cabeçalhos de Campos pela guia Analisar, grupo Mostrar; 7. Arraste o campo Data para a área Linhas. As datas já aparecerão agrupadas e novos campos serão adicionados nessa área: Anos e Trimestres; 8. Arraste o campo Preço para a área Valores; 9. Dentro de um dos valores na tabela dinâmica, clique com o botão direito do mouse e escolha o comando Formato de Número. Selecione a categoria Número. Marque a opção Usar separador de 1000 e estabeleça 0 para o campo Casas decimais. Clique em OK quando terminar;

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Excel 2016 - Módulo II 10. Arraste os campos Forma Pgto. e Cor para a área Filtros. A tabela dinâmica deverá estar assim:

11. Na guia Analisar, grupo Ferramentas, clique no botão Gráfico Dinâmico para exibir a galeria de gráficos do Excel:

12. Mantenha selecionado o tipo Coluna Agrupada e clique em OK. O gráfico é inserido no centro da planilha. 326

Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

6

6.8.2. Interagindo com o gráfico dinâmico Após a inserção do gráfico dinâmico no centro da planilha, você poderá realizar algumas ações:

•• Para movimentar o gráfico, arraste-o pela sua moldura (fora das alças de redimensionamento); •• Para redimensionar o gráfico, arraste as alças de redimensionamento; •• Para aplicar filtragens, clique nos botões de filtros; •• Para expandir ou recolher todo o campo, clique nos botões [+] e [–]; •• Para reposicionar, ativar ou desativar alguns componentes, clique no botão Elementos do Gráfico. Enquanto estiver movimentando ou redimensionando o gráfico, segure a tecla ALT para que você possa usar as linhas de grade para um perfeito alinhamento sobre as linhas e colunas da planilha. Note que qualquer filtragem feita sobre o gráfico dinâmico será refletida também na tabela dinâmica e vice-versa. 327

Excel 2016 - Módulo II 6.8.3. Modificando o gráfico dinâmico Quando um gráfico dinâmico é inserido e está selecionado, você verá no alto da faixa de opções as Ferramentas de Gráfico Dinâmico e suas três guias: •• Analisar: Contém opções de configuração, filtragem, cálculos e atualização de dados, muito semelhante à mesma guia para tabelas dinâmicas:

•• Design: Trata do aspecto geral do gráfico com relação à aparência, elementos de gráfico, origem dos dados e tipo de gráfico:

•• Formatar: Cuida da seleção e formatação de elementos individuais dos gráficos:

As guias Design e Formatar são as mesmas usadas em gráficos comuns.

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Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

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A guia Analisar oferece algumas opções específicas aos gráficos dinâmicos: Grupo/Opções

Descrição

Você pode especificar um nome para o gráfico dinâmico, caso deseje ordenar os objetos sobre a planilha usando Gráfico Dinâmico o de seleção ou á-lo pela linguagem de programação VBA. Campo Ativo

Não habilitado.

Filtrar

Opções de comandos para inserir segmentação de dados ou linha do tempo.

Dados

Use os comandos para atualizar as tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos vinculados à base de dados.

Ações

Comandos para mover o gráfico, limpar filtros ou dados da tabela e gráfico dinâmicos.

Cálculos Mostrar/Ocultar

Ferramentas para criação de campos calculados e relacionamento entre tabelas. Ativa ou desativa a Lista de Campos e os Botões de Campos.

Para praticar os conceitos aprendidos, retome o gráfico dinâmico inserido sobre a planilha Relatório5 e faça as seguintes alterações: 1. Na guia Design, clique no botão Alterar Cores e escolha o esquema Cor 6; 2. Mova o gráfico um pouco para a direita, para que não cubra os dados da tabela dinâmica; 3. Aumente o gráfico horizontalmente para a direita, arrastando suas alças de redimensionamento; 4. Clique no botão [+] no canto inferior direito do gráfico dinâmico (Expandir Todo o Campo) para que você veja também os dados trimestrais; 5. Clique no botão Elementos de Gráfico e, depois, em Legenda > Parte Superior;

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Excel 2016 - Módulo II 6. Desligue os botões do gráfico dinâmico: Na guia Analisar, grupo Mostrar/ Ocultar, clique em Botões de Campos; 7. Na guia Design, grupo Tipo, clique no botão Alterar Tipo de Gráfico. Selecione o tipo Linhas com Marcadores e clique em OK:

Lembre-se que, mesmo com os botões de filtragem desligados, você ainda pode filtrar os dados pelos botões da tabela dinâmica ou pelas ferramentas Segmentação de Dados e Linha do Tempo.

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Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

6

Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. •• Tabelas Dinâmicas permitem resumir uma grande quantidade de dados em relatórios mais relevantes e inteligentes e que exibem diversos tipos de cálculos e totais, além de alimentarem gráficos que se modificam quando as tabelas são alteradas; •• O layout de uma tabela dinâmica possui 4 áreas principais: Linhas, Colunas, Valores e Filtros. Os campos disponíveis no banco de dados original podem ser arrastados para essas áreas. O resultado é uma montagem instantânea da tabela que atende às suas necessidades; •• Após a criação da tabela dinâmica, é possível aplicar filtragens aos valores exibidos para cada campo, modificar o estilo com esquemas de cores e formatar os valores numéricos; •• As Ferramentas de Tabela Dinâmica possuem duas guias: Analisar e Design. A guia Analisar trata do comportamento dos dados, cálculos e outras ferramentas de análise. A guia Design cuida do aspecto geral da tabela em termos de formatação e opções de layout; •• Cada área do layout da tabela dinâmica pode conter um ou mais campos. Esses campos adicionais resultam em agrupamentos automáticos na tabela. Outros agrupamentos podem ser criados manualmente direto na tabela dinâmica, sem que seja necessário gerar essas informações na base de dados original. Cada novo campo criado pelo resultado de um agrupamento fica disponível para que você possa usá-lo em outras tabelas dinâmicas; •• As ferramentas Segmentação de Dados e Linha do Tempo são bastante práticas para realizar filtragens de forma intuitiva, através de botões dispostos dentro de pequenas janelas. Podem controlar uma ou mais tabelas e gráficos dinâmicos;

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Excel 2016 - Módulo II •• Além das operações iniciais sobre os dados da tabela dinâmica, é possível visualizar os resultados de maneira diferente com operações de porcentagens e valores acumulados. Para outros cálculos, você pode criar expressões matemáticas usando os campos existentes, sem que haja necessidade de criá-los diretamente na base de dados; •• O relacionamento entre tabelas permite que você otimize todos os dados, evitando redundância, sempre que possível. Um banco de dados único pode ser dividido em duas ou mais tabelas para esse propósito. A ligação é feita através de campos em comum entre as tabelas. Esse processo tem o propósito de criar um Modelo de Dados que pode ser usado para gerar novas tabelas dinâmicas; •• Uma consequência natural de informações dispostas em uma tabela dinâmica é sua representação gráfica. Dessa forma, você poderá visualizar imediatamente a tendência nas vendas, a comparação entre gestores, identificar os melhores produtos, e muito mais. Os gráficos dinâmicos representam uma ferramenta visual importante, interativa e sempre vinculada à base de dados original.

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Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

Teste seus conhecimentos

Excel 2016 - Módulo II 1. Qual das seguintes afirmações está incorreta sobre a criação de tabelas dinâmicas?

☐☐ a) Uma tabela dinâmica pode ser criada a partir de um intervalo de células que representa um banco de dados dentro da pasta de trabalho. ☐☐ b) Uma tabela dinâmica somente pode ser iniciada após a importação de dados externos. ☐☐ c) Uma tabela dinâmica cruza informações de dois ou mais campos do banco de dados, criando um relatório prático e que pode ser modificado com facilidade. ☐☐ d) Você pode usar a ferramenta Tabelas Dinâmicas Recomendadas para dar início a uma tabela com alguns campos iniciais e, a partir daí, adicionar campos e fazer outras alterações. ☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

2. Qual a alternativa correta a respeito das Ferramentas de Tabela Dinâmica? ☐☐ a) A guia Analisar possui apenas comandos para inserção de fórmulas na tabela dinâmica. ☐☐ b) A guia Formatar permite a formatação individual de cada área do layout da tabela dinâmica. ☐☐ c) A guia Design cuida do aspecto geral da tabela em termos de formatação e opções de layout. ☐☐ d) A guia Layout mostra opções para a organização das principais áreas de campos da tabela dinâmica. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 334

Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

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3. Qual a alternativa correta? ☐☐ a) O campo ativo (indicado pela célula ativa na tabela dinâmica) pode ter seu nome alterado pela guia Analisar, grupo Campo Ativo. ☐☐ b) Os agrupamentos por data só podem ser realizados em meses. ☐☐ c) Assim que um agrupamento de campos é criado dentro da tabela dinâmica, uma nova coluna correspondente a ele aparece automaticamente no banco de dados original com as fórmulas necessárias. ☐☐ d) Cada tabela dinâmica pode ter apenas um agrupamento de campos por vez. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

4. Qual a alternativa incorreta? ☐☐ a) Um campo numérico que realiza uma soma de valores dentro da tabela dinâmica pode ser exibido de outras formas, como porcentagens ou valores acumulados. ☐☐ b) Você pode criar campos calculados através de expressões matemáticas que usam os campos existentes da tabela dinâmica. ☐☐ c) Criar campos calculados ou agrupar campos diretamente na tabela dinâmica é uma boa prática porque não sobrecarrega o banco de dados original com informações que não precisariam necessariamente estar lá. ☐☐ d) Sobre a tabela dinâmica você pode usar as ferramentas de dados, como Classificação por múltiplas colunas, Filtro Avançado e Subtotais. ☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas. 335

Excel 2016 - Módulo II

5. Qual dos itens a seguir contém o grupo de ferramentas capazes de enriquecer a exibição dos dados em uma tabela dinâmica, além de oferecer interatividade?

☐☐ a) Gráficos dinâmicos, classificação de dados, filtro avançado. ☐☐ b) Gráficos dinâmicos, segmentação de dados e linha do tempo. ☐☐ c) Estrutura de tópicos e linha do tempo. ☐☐ d) Importação de dados, funções de banco de dados. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos Mãos à obra!

Excel 2016 - Módulo II Os exercícios desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 6 – Tabelas Dinâmicas e Gráficos Dinâmicos. Cada exercício contém as instruções necessárias para você completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário.

Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório - Capítulo 6.xlsx.

Laboratório 1 A – Criando uma tabela dinâmica Na planilha Dados, observe a base de dados de uma imobiliária fictícia de uma grande cidade, com várias filiais e uma equipe de corretores em cada filial:

O banco de dados representa todos os registros de vendas dessa imobiliária, desde julho de 2011 e contém características dos imóveis vendidos, além do preço de venda.

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Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

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Sobre o banco de dados, faça as seguintes atividades: 1. Insira uma tabela e aplique um estilo que desejar; 2. Aplique autoajuste às colunas, se necessário; 3. Nomeie a tabela como BaseVendas; 4. Insira uma tabela dinâmica na Planilha2, começando na célula A6; 5. No layout da tabela dinâmica, coloque na área Linhas os campos Filial e Corretor; 6. Coloque na área Colunas as quantidades de dormitórios; 7. Coloque na área Valores o Preço de venda dos imóveis; 8. Coloque na área Filtros o Tipo de imóvel comercializado; 9. Formate os números com separador decimal, sem casas decimais; 10. Desative os cabeçalhos de campos; 11. Aplique um estilo diferente se desejar.

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Excel 2016 - Módulo II

Laboratório 2 A – Criando mais uma tabela dinâmica De volta ao banco de dados, faça as seguintes tarefas: 1. Insira uma tabela dinâmica na Planilha3, partindo da célula A6; 2. Coloque o campo Data na área Linhas; 3. Coloque o campo Filial na área Filtros; 4. Coloque o campo Preço na área Valores e formate-o como Contábil, sem casas decimais; 5. Mude o título desse campo para Vendas (R$); 6. Coloque mais uma vez o campo Preço na área Valores e mostre os valores como porcentagem do total geral; 7. Mude o título desse campo para Vendas (%); 8. Crie um campo calculado Comissões, que representa 6% do preço de venda do imóvel e formate-o como Contábil, sem casas decimais; 9. Mude o nome desse campo para Comissões (R$).

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Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

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Laboratório 3 A – Fazendo alterações em uma tabela dinâmica Retorne à Planilha2 e faça as seguintes modificações: 1. Retire o campo Tipo da área Filtros; 2. Mova a tabela dinâmica, para que comece agora na célula A10; 3. Insira segmentações de dados para os seguintes campos: Tipo, Piscina, Dorms., Garag.; 4. Na janela de segmentação Tipo, coloque os botões em 2 colunas e deixe a largura com 6 cm e a altura com 2 cm; 5. Na janela de segmentação Piscina, coloque os botões em 2 colunas e deixe a largura com 6 cm e a altura com 2 cm; 6. Na janela de segmentação Dorms., coloque os botões em 4 colunas e deixe a largura com 6 cm e a altura com 2 cm; 7. Na janela de segmentação Garag., coloque os botões em 5 colunas e deixe a largura com 6 cm e a altura com 2 cm; 8. Organize as janelas de segmentação e posicione-as ao lado direito da tabela dinâmica. Use os comandos de alinhamento e distribuição de objetos gráficos; 9. Insira uma linha do tempo para o campo Data e posicione-a acima da tabela; 10. Se desejar, formate os objetos com estilos diferentes;

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Excel 2016 - Módulo II 11. Para cada janela de segmentação e linha do tempo, faça a conexão com a outra tabela dinâmica do arquivo, para que esses controles interajam com as duas tabelas; 12. Experimente filtragens diferentes e observe as alterações; 13. Limpe os filtros no final; 14. Clique na planilha e desative as linhas de grade. No final, a Planilha2 deverá estar parecida com esta:

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Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

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Laboratório 4 A – Inserindo um gráfico dinâmico Retorne à Planilha3 e insira um gráfico dinâmico de Combinação, com as seguintes características: •• Série Vendas (R$): Coluna Agrupada; •• Série Vendas (%): Linha, Eixo Secundário; •• Série Comissões (R$): Coluna Agrupada. Depois, faça as seguintes ações: 1. Posicione o gráfico ao lado da tabela dinâmica e aumente suas dimensões para que ocupe uma área maior da planilha; 2. Mova a legenda para a parte superior do gráfico; 3. Aplique um estilo qualquer ao gráfico ou modifique as cores das séries se desejar; 4. Faça algumas filtragens e observe o efeito na tabela dinâmica. Limpe as filtragens depois; 5. Desative os botões de campos de filtragem de dentro do gráfico; 6. Clique na planilha e desative as linhas de grade; 7. Volte à Planilha2 e aplique filtragens pelas segmentações de dados e linha do tempo e observe os efeitos na Planilha3.

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Excel 2016 - Módulo II

No final da atividade, a Planilha3 deverá estar parecida com a imagem:

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Ferramentas de dados 99 99 99 99 99 99

Formatação condicional; Texto para colunas; Preenchimento relâmpago; Remover duplicatas; Validação de dados; Consolidação de dados.

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Excel 2016 - Módulo II

7.1. Introdução Este capítulo mostrará a você algumas ferramentas de tratamento de dados para que você torne seus bancos de dados mais precisos e consistentes, além de poder realçar valores importantes, observar tendências e, mais do que tudo, poder tomar decisões acertadas sobre os dados do seu negócio. A maioria das ferramentas tratadas neste capítulo se encontra na guia Dados, grupo Ferramentas de Dados.

7.2. Formatação condicional A formatação condicional é um recurso que auxilia bastante a exploração visual dos dados de uma planilha, facilitando a detecção de problemas críticos e a identificação de padrões e tendências. Com a formatação condicional, compreender os dados da planilha fica muito mais fácil, porque você consegue destacar as células ou os intervalos de células que quiser, enfatizar os valores incomuns e visualizar os dados adotando barras de dados, escalas de cores e ícones. O que você faz com a formatação condicional é definir critérios que mudarão a aparência das células de alguma maneira, ou seja, dependendo dos dados de uma célula, ela poderá mudar sua formatação. Lembre-se que a classificação e filtragem de dados podem ser feitas de acordo com o formato das células (o que inclui a sua cor e a de sua fonte), não importando se elas foram formatadas manualmente ou condicionalmente. Você pode aplicar a formatação condicional não só em intervalos de células, mas também em tabelas do Excel e em relatórios de tabela dinâmica. Quando for criar uma formatação condicional, é importante lembrar que você pode fazer referência ou a células na mesma planilha ou, dependendo da situação, a células em planilhas na mesma pasta de trabalho.

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Ferramentas de dados

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7.2.1. Tipos de regras de formatação condicional É possível criar vários tipos de condições e inúmeras variações para você aplicar à formatação condicional do Excel. Para isso, você vai usar as opções da caixa de diálogo Nova Regra de Formatação, que pode ser ada pela guia Página Inicial, grupo Estilo, botão Formatação Condicional, comando Nova Regra:

Veja quais são as opções disponíveis nessa caixa de diálogo: Tipo de Regra

Descrição

Formatar todas as células com base em seus respectivos valores

Permite criar regras que diferenciem números maiores e menores. Para isso, você pode utilizar escalas com duas ou três cores, bem como barras de dados ou ícones.

Formatar apenas células que contenham

Permite criar regras para formatar células que se baseiam em um dos tipos de conteúdo atualmente oferecidos pelas regras.

Formatar apenas os primeiros ou últimos valores

Permite criar regras para formatação dos primeiros ou dos últimos valores baseados em um valor anterior.

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Excel 2016 - Módulo II

Tipo de Regra

Descrição

Formatar apenas valores acima ou abaixo da média

Permite criar regras que formatam os valores acima ou abaixo da média apresentada pelo intervalo selecionado na planilha.

Formatar apenas valores exclusivos ou duplicados

Permite criar regras que formatam valores exclusivos ou duplicados em um intervalo de dados.

Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas

Permite usar fórmulas para criar regras. Por meio dela, a formatação será aplicada se a fórmula for verdadeira. Vale salientar que é necessário fixar a coluna ou a linha para que a formatação seja feita em todas as células.

De acordo com a opção selecionada, a caixa Edite a Descrição da Regra apresentará opções diferentes para a edição da regra.

7.2.2. Formatos predefinidos O Excel disponibiliza formatos predefinidos de regra de formatação condicional. Você pode aproveitar esses formatos ou criar suas próprias regras de formatação condicional. Para aplicar uma regra predefinida de formatação condicional, siga os os básicos: 1. Na guia Página Inicial, grupo Estilo, clique no botão Formatação Condicional; Escolha o grupo de regras nas opções; 2. Aponte e clique na regra desejada para o grupo escolhido ou clique em Mais Regras para definir manualmente os parâmetros; 3. Se aparecer uma caixa de diálogo de configurações extras, defina valores, aponte para células ou escreva fórmulas, quando conveniente; 4. Escolha um dos formatos apresentados ou crie um formato personalizado, alterando fonte, preenchimento, borda ou formato numérico; 348

Ferramentas de dados

7

5. Clique em OK para aplicar a regra.

Atenção: Uma nova regra de formatação condicional aplicada ao mesmo intervalo não remove a regra anterior; elas são cumulativas. Portanto, se você aplicou uma regra de forma errada, apague essa regra e aplique a correta em seguida. Use o comando Limpar Regras para remover as regras de um intervalo ou da planilha inteira. Outra maneira de aplicar a formatação condicional a um intervalo de células é usar o ícone Análise Rápida, que aparece sempre que um intervalo está selecionado:

7.2.2.1. Realçar Regras das Células Células específicas podem ser encontradas em um intervalo de células de modo simples, sendo necessário, para isso, que essas células sejam formatadas com base em um operador de comparação, o que você pode fazer escolhendo uma das opções de Realçar Regras das Células:

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Excel 2016 - Módulo II Em que: Regra

Descrição

É Maior do que

A formatação configurada será aplicada caso as células selecionadas na planilha apresentem um valor maior do que você especificar para esse comando.

A formatação configurada será aplicada caso as células selecionadas na planilha apresentem um É Menor do que valor menor do que você especificar para esse comando.

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Está Entre

A formatação configurada será aplicada caso as células selecionadas apresentem um valor que esteja entre os valores mínimo e máximo especificados.

É Igual a

A formatação configurada será aplicada caso as células selecionadas apresentem um valor igual ao definido.

Texto que Contém

A formatação configurada será aplicada se as células selecionadas apresentarem parte ou todo o texto que for especificado para esse comando.

Uma Data que Ocorre

Esse comando permite definir datas para a formatação condicional. A formatação configurada será aplicada caso as células selecionadas na planilha estejam dentro do prazo especificado para esse comando.

Valores Duplicados

Esse comando permite especificar uma formatação condicional em células que apresentem valores exclusivos ou duplicados.

Ferramentas de dados

7

Veja alguns exemplos para as regras citadas:

7.2.2.2. Regras de Primeiros/Últimos Os valores mais altos e mais baixos de um intervalo de células e os valores acima ou abaixo de uma média ou de um desvio padrão podem ser encontrados com o uso das opções de Regras de Primeiros/Últimos:

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Excel 2016 - Módulo II Em que: Regra

Descrição

10 Primeiros itens

Aplica uma formatação específica nos primeiros itens de uma seleção. Você pode definir a regra para formatar até as 1000 primeiras células.

Primeiros 10%

Define que a formatação seja aplicada ao número de células que corresponder à porcentagem especificada, que pode ser de 0% a 100% das células, partindo do começo.

10 Últimos Itens

Aplica uma formatação específica nos últimos itens de uma seleção. Você pode definir a regra para formatar até as 1000 últimas células.

Últimos 10%

Define que a formatação seja aplicada ao número de células que corresponder à porcentagem especificada, que pode ser de 0% a 100% das células, partindo do fim.

Aplica uma formatação específica nas células Acima da Média selecionadas que apresentem valores acima da média da seleção. Abaixo da Média

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Aplica uma formatação específica nas células selecionadas que apresentem valores abaixo da média da seleção.

Ferramentas de dados

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Veja alguns exemplos para as regras citadas:

7.2.2.3. Barras de Dados Esta formatação aplica barras coloridas às células. As barras podem ser sólidas ou com efeito gradiente. A célula do intervalo que possuir o maior valor será usada como referência de máximo. As demais serão coloridas de forma proporcional.

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Excel 2016 - Módulo II A formatação também permite outras configurações, como a especificação de valores ou se os números devem ou não aparecer nas células.

7.2.2.4. Escalas de Cor Esta regra de formatação condicional aplica tons intermediários entre 2 ou 3 cores básicas, associados aos menores ou aos maiores valores do intervalo selecionado. Este tipo permite que você crie um “mapa de calor” (heatmap), apontando zonas mais intensas ou menos intensas em termos numéricos.

Veja um exemplo de formatação com escalas de cor:

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Ferramentas de dados

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7.2.2.5. Conjuntos de Ícones Esta formatação é útil para categorizar números em grupos de valores usando de 3 a 5 ícones relacionados, indicando intensidades de valores, ou se se são valores bons ou ruins.

Inicialmente, as faixas de valores associadas aos ícones são divididas em partes iguais, em porcentagem. Isso, contudo, pode ser alterado nas personalizações da regra. Você também pode escolher ícones diversos e decidir se os números devem ou não aparecer nas células.

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Excel 2016 - Módulo II 7.2.3. Formatação condicional baseada em fórmula As regras prontas de formatação condicional vistas anteriormente contemplam a maior parte dos casos práticos. Contudo, para formatações mais sofisticadas você pode querer usar fórmulas e funções para definição dessas regras. Para a definição de fórmulas, você deve usar apenas aquelas que retornam valores lógicos VERDADEIRO ou FALSO. Em suma, são testes lógicos! Os mesmos que você usaria dentro do primeiro argumento da função SE. Portanto, se a fórmula retornar o valor VERDADEIRO, então, a formatação será aplicada ao intervalo. Se retornar FALSO, nada será formatado. Para compreender o processo, observe o exemplo no arquivo Ferramentas de Dados.xlsx, disponível em sua pasta de arquivos de exercícios do Capítulo 7. A Planilha1 contém uma tabela cujo objetivo será destacar toda a linha de dados, onde o nome da região (coluna A) corresponde à região digitada na célula $M$1:

Para aplicar uma formatação condicional baseada em fórmula: 1. Selecione o intervalo a ser formatado (no caso, B4:M7). A célula ativa, no momento, é B4; 2. Na guia Página Inicial, grupo Estilo, clique no botão Formatação Condicional e, depois, em Nova Regra; 3. Na caixa de diálogo Nova Regra de Formatação, selecione o tipo Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas;

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Ferramentas de dados

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4. Na seção Edite a Descrição da Regra, na caixa Formatar valores em que esta fórmula é verdadeira, escreva a fórmula para a célula ativa (B4): =$A4=$M$1. A4 representa a célula da linha 4 que será testada contra a região digitada em M1. Na referência $A4, somente a coluna está fixada porque todas as regiões se encontram na coluna A, mas cada linha tem uma região diferente e, por isso, a linha não foi fixada. Já a referência $M$1 será absoluta porque a região escolhida sempre estará em $M$1; 5. Clique no botão Formatar para abrir a caixa de diálogo Formatar Células. Escolha um formato para fonte ou preenchimento e clique em OK:

6. Observe a Visualização do formato que será aplicado e clique em OK para terminar. A formatação condicional é aplicada ao intervalo e as células que estão na linha da região escolhida em M1 serão destacadas; 7. Experimente digitar outras regiões em M1.

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Excel 2016 - Módulo II 7.2.4. Gerenciando regras de formatação condicional Após a aplicação de uma regra a um intervalo você poderá aplicar outras. As regras são cumulativas. Você poderá limpar regras de formatação aplicadas pelo comando disponível na guia Página Inicial, grupo Estilo, botão Formatação Condicional, Limpar Regras e escolher o tipo adequado de limpeza. Para outras opções e, até mesmo visualizar e organizar todas as regras já criadas, selecione o intervalo e, na guia Página Inicial, grupo Estilo, botão Formatação Condicional, clique em Gerenciar Regras:

A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional oferece as seguintes opções: Campo/Botão

Mostrar regras de formatação para

Escolha quais regras deseja listar: Seleção Atual, Esta Planilha ou outra planilha do arquivo.

Nova Regra

Abre a caixa Nova Regra de Formatação para que você crie uma nova regra.

Editar Regra

Abre a caixa Editar Regra de Formatação para que você modifique as opções da regra selecionada.

Excluir Regra

Exclui a regra de formatação selecionada. Cuidado: não será solicitada a confirmação.

Botões de seta para cima e seta para baixo

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Descrição

Permite que você mova a regra selecionada para cima ou para abaixo da lista de regras. As regras mais recentes estão na parte superior.

Ferramentas de dados

Campo/Botão

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Descrição

Aplica-se a

Este é o intervalo ao qual a regra se aplica.

Parar se Verdadeiro

As regras são executadas de baixo para cima. Se esta caixa estiver ligada para uma regra e ela for verdadeira, as demais (acima) não serão avaliadas e, portanto, não serão aplicadas.

Se você desejar selecionar todas as células que possuem uma determinada formatação condicional, clique em uma delas e, na guia Página Inicial, grupo Edição, clique no botão Localizar e Selecionar e, depois, em Formatação Condicional.

7.3. Texto para colunas Você aprendeu, no capítulo 5, a importação de dados através de diversas fontes possíveis, inclusive, usando simples arquivos de texto com extensões TXT ou CSV. Há situações, porém, onde você não pode realizar a importação, mas pode aproveitar conteúdo com as ações copiar/colar de um site da Web ou arquivo PDF, por exemplo. Quando as informações são coladas nas células do Excel, é interessante que isso seja feito apenas pelo valor (conteúdo), deixando de lado a formatação. Se você transferir informações por esse meio, é possível que cada linha de dados entre inteira em uma mesma célula. Sendo assim, as informações não estariam claramente separadas em células. Você pode usar a ferramenta Texto para Colunas para realizar essa divisão. O processo é bastante semelhante à importação de dados, no sentido de que o Excel abre um assistente com as mesmas etapas, orientando você ao longo do processo. Há dois tipos de dados que podem ser divididos em múltiplas colunas: texto delimitado e largura fixa. O primeiro possui claramente um caractere delimitador (separador) e o segundo usa uma série de espaços para determinar as divisões.

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Excel 2016 - Módulo II 7.3.1. Texto delimitado Para acompanhar esta prática, abra o arquivo Ferramentas de Dados.xlsx disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 7 e vá à Planilha2:

Todas as informações foram coladas na coluna A, partindo da célula A3. As informações em cada linha, porém, estão separadas com um ponto-e-vírgula, e isso é suficiente para realizar a separação. Siga os os para separar todo o texto em colunas distintas: 1. Selecione o intervalo A3:A1121, onde se encontram todos os dados; 2. Na guia Dados, grupo Ferramentas de Dados, clique no botão Texto para Colunas. O tipo Delimitado já foi detectado:

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Ferramentas de dados

7

3. Clique em Avançar > para ir à próxima etapa. Marque a caixa Ponto e vírgula e desmarque a caixa Tabulação:

4. Opcional: Marque a caixa Considerar delimitadores consecutivos com um só para evitar colunas em branco após a conversão; 5. Opcional: Defina o Qualificador de texto como sendo aspas duplas, caso os dados originais contenham cada valor entre aspas; 6. Clique em Avançar > para ir à próxima etapa:

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Excel 2016 - Módulo II 7. Opcional: Selecione uma coluna na área Visualização dos dados e, em Formato dos dados da coluna, escolha o formato desejado; 8. Opcional: Selecione uma coluna na área Visualização dos dados e, se precisar modificar o separador decimal e o separador de milhar, clique no botão Avançado; 9. Mantenha a célula especificada em Destino se desejar sobrescrever os dados originais pelos dados separados. Senão, selecione outra célula de destino para preservar os dados originais; 10. Clique em Concluir. Após a separação dos dados, você pode aplicar autoajuste às colunas e realizar outras operações.

7.3.2. Largura fixa Textos com largura fixa são mais bem visualizados em editores como Bloco de Notas que usam fonte de espaçamento constante, como a Courier New. Quando esse tipo de informação está em uma planilha, ainda assim, é possível separá-lo em múltiplas colunas. Os espaços internos entre os dados determinarão onde serão quebradas as colunas. Para acompanhar o processo, no arquivo Ferramentas de Dados.xlsx, vá até a Planilha3 e observe que todas as informações de cada linha estão na mesma célula na coluna A:

362

Ferramentas de dados

7

Siga os os para realizar a separação dos textos em múltiplas colunas: 1. Selecione o intervalo A3:A1121, onde estão todos os dados; 2. Na guia Dados, grupo Ferramentas de Dados, clique no botão Texto para Colunas. O tipo Largura fixa já foi detectado:

3. Clique em Avançar > para ir à próxima etapa:

4. Use a régua para marcar manualmente pontos de quebra de coluna (um clique), para movimentar uma quebra (arraste) ou para excluir uma quebra indesejada (duplo-clique); 363

Excel 2016 - Módulo II 5. Clique em Avançar > para ir à próxima etapa:

6. Opcional: Selecione uma coluna na área Visualização dos dados e, em Formato dos dados da coluna, escolha o formato desejado; 7. Opcional: Selecione uma coluna na área Visualização dos dados e, se precisar modificar o separador decimal e o separador de milhar, clique no botão Avançado; 8. Mantenha a célula especificada em Destino se desejar sobrescrever os dados originais pelos dados separados. Caso contrário, selecione outra célula de destino para preservar os dados originais; 9. Clique em Concluir. Após a separação dos dados, você pode aplicar autoajuste às colunas e realizar outras operações.

7.4. Preenchimento relâmpago À medida que você digita informações ao longo de colunas, o Excel “presta atenção” ao que já foi digitado. Se ele perceber que existe um padrão no preenchimento das colunas, ele apresentará automaticamente uma lista com os preenchimentos das demais células.

Você poderá praticar o exemplo a seguir no arquivo Ferramentas de Dados.xlsx, Planilha4.

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Ferramentas de dados

7

Para usar o preenchimento relâmpago de forma automática: 1. Verifique se há, ao menos, uma coluna com informações já digitadas; 2. Clique na primeira célula da coluna ao lado dos dados existentes:

3. Digite o conteúdo dessa célula, baseado nas informações das colunas existentes e tecle ENTER:

4. Comece a digitar as informações do próximo dado. Se o Excel determinar um padrão, ele apresentará uma lista. Caso necessário, forneça mais uma ou duas amostras para que o Excel perceba um padrão:

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Excel 2016 - Módulo II 5. Quando o Excel apresentar a lista com a sequência a ser preenchida, confira se a lógica é a que você esperava; 6. Se sim, tecle ENTER para aceitar a sugestão e criar a sequência pelo preenchimento relâmpago:

7. Caso contrário, siga digitando outro conteúdo, ignorando a sugestão fornecida. Para usar o preenchimento relâmpago de forma manual: 1. Verifique se há, ao menos, uma coluna com informações já digitadas; 2. Clique na primeira célula da coluna ao lado dos dados existentes:

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Ferramentas de dados

7

3. Digite o conteúdo dessa célula, baseado nas informações das colunas existentes e tecle ENTER:

4. Volte à primeira célula. Na guia Página Inicial, grupo Ferramentas de Dados, clique no botão Preenchimento Relâmpago:

5. Após o preenchimento sugerido, você poderá usar o botão Flash de Preenchimento Relâmpago que aparece ao lado da sequência para desfazer ou aceitar esse preenchimento.

Para que o Excel forneça sugestões automáticas de forma mais eficaz, use títulos no topo das colunas e não deixe colunas em branco. Os exemplos que você estiver digitando para que o Excel perceba uma lógica devem ser inseridos desde a primeira célula da nova coluna, em sequência.

367

Excel 2016 - Módulo II

7.5. Remover duplicatas Esta é uma ferramenta muito simples, prática e útil para ser usada no final da manutenção de seu banco de dados. A finalidade é remover informações que estão em duplicidade no banco, as quais podem causar contagens erradas, somas e médias imprecisas. São considerados registros duplicados quando todas as células são coincidentes. Pratique o uso da ferramenta na Planilha5 do arquivo Ferramentas de Dados. xlsx:

A planilha contém 3 colunas extraídas de um banco de dados, porém, há muitas linhas repetidas. Para remover as duplicatas de uma lista de dados: 1. Posicione a célula ativa dentro do intervalo. Não é necessário selecionar o intervalo todo;

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Ferramentas de dados

7

2. Na guia Dados, grupo Ferramentas de Dados, clique em Remover Duplicatas. A caixa de diálogo Remover Duplicatas lista todos os campos existentes:

3. Marque ou desmarque campos individuais ou use os botões Selecionar Todas ou Anular Todas as Seleções para fazê-lo em grupo; 4. Mantenha marcada a opção Meus dados contêm cabeçalhos se a primeira linha do intervalo for a linha de cabeçalho; 5. Clique em OK para aplicar a remoção. Uma mensagem mostrará a quantidade de registros eliminados:

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Excel 2016 - Módulo II

7.6. Validação de dados A manutenção de dados em um banco pode ser efetuada manualmente, inclusive, por várias pessoas. Isso pode causar inconsistência nos valores ou mesmo a inclusão de dados errados. Você pode definir qual tipo de dado será permitido em uma célula por meio da ferramenta Validação de Dados. Isso ajuda a impedir que dados inválidos sejam inseridos, seja proibindo a entrada desses dados ou emitindo um aviso sobre sua restrição. Ao compartilhar uma pasta de trabalho, a validação de dados a a ser muito importante pela necessidade de consistência e precisão na entrada de informações. Uma das utilidades da validação de dados é restringir os dados que você pode inserir em uma célula a itens predefinidos em uma lista, a números dentro de um intervalo definido ou a datas e horas dentro de um período definido de tempo. Além disso, a validação de dados pode limitar o número de caracteres de texto e validar dados baseados em fórmulas ou valores em outras células. Outra utilidade dessa ferramenta é poder apontar dados inválidos, para que você os localize e corrija facilmente.

7.6.1. Aplicando uma validação de dados Observe o seguinte exemplo:

O objetivo é poder digitar, na célula B2, uma quantidade de itens. Sendo assim, apenas será permitida a digitação de números inteiros positivos. Para aplicar validação de dados, siga os os: 1. Selecione a célula ou intervalo para aplicar a validação de dados (no caso do exemplo, célula B2);

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Ferramentas de dados

7

2. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Validação de Dados para abrir a caixa de diálogo Validação de dados:

3. Na guia Configurações, na lista Permitir, escolha o tipo de dado que poderá ser digitado, bem como seus limites indicados nas caixas de baixo (Dados, Mínimo, Máximo, etc.); 4. Marque a caixa Ignorar em branco, caso a célula vazia possa ser aceita como válida; 5. Clique na guia Mensagem de entrada (opcional):

371

Excel 2016 - Módulo II 6. Mantenha selecionada a caixa Mostrar mensagem de entrada ao selecionar célula, caso deseje que a mensagem de entrada apareça na célula validada; 7. Escolha um Título e uma Mensagem de entrada; 8. Clique na guia Alerta de erro (opcional):

9. Mantenha selecionada a caixa Mostrar alerta de erro após a inserção de dados inválidos, caso deseje que a mensagem de erro apareça na célula se um dado inválido for digitado; 10. Escolha um Estilo para o alerta (detalhado a seguir), digite um Título e escreva uma Mensagem de erro descritiva; 11. Clique em OK para aplicar a validação de dados. Após a validação ser aplicada, quando a célula for selecionada, uma mensagem aparecerá para orientar você na digitação da informação correta:

372

Ferramentas de dados

7

Se um dado errado for digitado, o alerta de erro personalizado por você aparecerá, com as opções feitas:

7.6.1.1. Tipos de dados A lista Permitir, na guia Configurações, pode usar os seguintes valores para suas regras de validação: Permitir

Descrição

Qualquer valor Permite inserir qualquer valor na célula. Número inteiro Permite inserir apenas números inteiros. Decimal

Além de números inteiros, permite inserir também números com casas decimais.

Lista

Permite inserir apenas os valores presentes na lista dropdown cujos itens são definidos na caixa Fonte. A fonte de uma lista só pode conter células sequenciais que pertençam a uma mesma linha ou a uma mesma coluna. Além disso, você consegue definir a fonte inserindo diretamente os valores permitidos separados por ponto-e-vírgula (;), em vez de indicar células ou intervalos nomeados.

Data

Permite inserir apenas datas. Para especificar os limites, use a barra (/) ou o hífen (-) como separador do dia, mês e ano (sendo este último opcional).

373

Excel 2016 - Módulo II

Permitir

Descrição

Hora

Permite inserir apenas valores horários. Para especificá-los, use dois pontos (:) como separador de horas, minutos e segundos (sendo este último item opcional).

Comprimento do texto

Limita a quantidade de caracteres dos valores, independentemente do tipo de dado digitado (número, data, texto, etc.).

Personalizado

Permite digitar uma fórmula que retorne um valor lógico verdadeiro ou falso. Por se tratar de uma fórmula, você deve iniciá-la com o sinal de igual (=). Como essa fórmula deverá comparar valores, você pode usar os operadores lógicos.

O tipo de dado escolhido determina as caixas de seleção e os campos que serão exibidos na guia Configurações para que você especifique os dados válidos. As definições de valores para os tipos de dados anteriores aceitam fórmulas e funções do Excel, o que torna a ferramenta mais potente.

7.6.1.2. Alerta de erro Na guia Alerta de erro, você pode especificar um Estilo para a mensagem, o que inclui o ícone que será mostrado na caixa de mensagem e os botões apresentados como opções de respostas: Estilo

Parar

Aviso

374

Descrição

Impede a entrada de valores inválidos, exibindo, na mensagem de alerta, os botões Repetir (que mantém a célula em forma de edição, até que seja inserido um valor válido) e Cancelar (que cancela a entrada, mantendo o valor anterior da célula). Permite que o usuário decida se deseja ou não que o valor inválido seja inserido na célula, exibindo os botões Sim (que aceita a entrada), Não (que rejeita a entrada e mantém a célula em forma de edição até que seja inserida uma entrada válida) e Cancelar (que cancela o valor inválido, mantendo o valor anterior da célula).

Ferramentas de dados

Estilo

Informações

7

Descrição

Assim como a opção Aviso, permite que o usuário decida por uma entrada inválida. No entanto, o estilo Informações exibe botões diferentes, que são OK (que aceita a entrada inserida) e Cancelar (que cancela a entrada, mantendo o valor anterior da célula).

7.6.2. Mais exemplos Para aprimorar o conhecimento da ferramenta, pratique mais alguns exemplos. No arquivo Ferramentas de Dados.xlsx, Planilha6, observe a seguinte lista:

A tabela de relação de pedidos já possui alguns valores, mas há alguns dados inconsistentes. Para melhorar a precisão dos dados, serão aplicadas as validações a seguir: •• Data (intervalo A4:A12): Deve ser uma data compreendida dentro do mês de novembro de 2016:

375

Excel 2016 - Módulo II •• C/Custo (intervalo B4:B12): Deve ser um código para o centro de custo de exatamente 6 caracteres:

•• Produto (intervalo C4:C12): Deve ser um item da lista definida pelo intervalo H4:H12:

•• Preço (intervalo D4:D12): Aqui, haverá apenas uma fórmula com a função PROCV, que tem a finalidade de buscar o preço do produto selecionado na coluna C. Após inserir a fórmula em D4 e copiá-la para baixo, você verá algumas indicações de item não disponível (#N/D): =PROCV(C4; $H$4:$I$12; 2; FALSO)

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Ferramentas de dados

7

•• Quantidade (intervalo E4:E12): Deve ser um número inteiro positivo:

•• Total (intervalo F4:F12): Apenas uma fórmula que multiplica o preço pela quantidade: =D4*E4

Os erros e inconsistências serão corrigidos logo adiante. Apenas como complemento, imagine que a coluna Data só deveria aceitar datas dentro do mês atual. A validação poderia ser alterada para conter fórmulas que calculam a data de início e a data de término, usando como referência a data de hoje. Veja as funções de data e hora para os detalhes da sintaxe:

377

Excel 2016 - Módulo II 7.6.3. Removendo uma validação de dados Caso você deseje remover as regras aplicadas a um certo intervalo, siga os os: 1. Selecione o intervalo que possui validação de dados; 2. Na guia Dados, grupo Ferramentas de Dados, clique no botão Validação de Dados; 3. Na caixa de diálogo Validação de Dados, clique no botão Limpar Tudo; 4. Clique em OK para remover a validação do intervalo selecionado.

7.6.4. Localizando células com validação de dados À medida que muitas regras de validação são aplicadas, você pode querer saber quais células estão validadas ou quais células possuem a mesma regra de validação. Para selecionar células validadas: 1. Na guia Página Inicial, grupo Edição, clique no botão Localizar e Selecionar e escolha a opção Ir para Especial:

2. Marque a opção Validação de dados; 378

Ferramentas de dados

7

3. Para selecionar todas as células validadas na planilha, marque a opção Tudo ou, para selecionar apenas as mesmas regras que a célula selecionada, marque a opção Mesmos; 4. Clique em OK para fechar a caixa e selecionar as células desejadas.

Alternativamente, para selecionar todas as validações, você pode ir até a guia Página Inicial, grupo Edição, botão Localizar e Selecionar e escolher o comando Validação de Dados. A seguinte imagem mostra, no arquivo de exemplo, todas as células que possuem validação de dados:

7.6.5. Localizando dados inválidos A validação de dados pode ser aplicada a um intervalo de células que já possui valores, mesmo que inválidos para a regra de validação aplicada. Da mesma forma, você pode digitar um dado inválido em uma célula validada e, mesmo assim, o Excel aceita o que foi digitado (dependendo das condições do Alerta de erro). É possível localizar rapidamente todas as células que estão fugindo à regra de validação de dados na planilha: Na guia Dados, grupo Ferramentas de Dados, clique na seta do botão Validação de Dados ( € ) e escolha Circular Dados Inválidos. O Excel circulará com uma linha vermelha todas as células que fogem às regras aplicadas. 379

Excel 2016 - Módulo II Nos exemplos deste tópico, foram aplicadas validações sobre uma lista de dados já preenchida. Quaisquer novos dados digitados serão validados. Porém, os dados existentes precisam ser testados e os valores incorretos devem ser marcados. Ao executar o comando Circular Dados Inválidos, as seguintes células ficarão marcadas:

Faça as seguintes correções: •• Na célula A8, a data foi digitada com mês errado. Altere a data para 18/11/2016; •• Apesar de não estar indicado como erro na validação, digite, na célula B6, o centro de custo 123456; •• A célula C5 possui um produto que foi digitado de forma errada. Clique nessa célula e, depois, clique na seta e escolha o produto Pacote 500 fl. Papel A4; •• A célula C8 também contém um produto digitado de maneira diferente da lista da coluna H. Escolha o produto Caneta esferográfica.

380

Ferramentas de dados

7

Após essas correções, os dados estão totalmente consistentes:

Para limpar todos os círculos, na guia Dados, grupo Ferramentas de Dados, clique na seta do botão Validação de Dados ( € ) e escolha Limpar Círculos de Validação. Note que esses círculos são elementos voláteis e desaparecem no salvamento do arquivo e também não podem ser impressos, porém, podem ser reativados a qualquer instante.

7.7. Consolidação de dados A consolidação de dados é o processo que resume o conteúdo de diversos intervalos ou de planilhas em uma “planilha mestre”, a qual recebe os valores resultantes de operações típicas de soma, média, máximo, contagem, etc. A consolidação com fórmulas já foi aprendida no início deste curso, porém, ela pressupõe que todos os valores estejam na mesma posição em cada planilha. A ferramenta Consolidar permite que os valores sejam localizados, independentemente da posição que ocupam na planilha. Os títulos (ou rótulos) das linhas e colunas são usados para localizar esses valores. Portanto, é importante que eles sejam escritos da mesma maneira entre planilhas diferentes. Como os valores se encontram em posições diferentes, não é possível inserir fórmulas para isso. A consolidação é calculada na memória do Excel e inserida na planilha apenas com valores. Há uma outra possibilidade que é o uso de vínculos. Nesse caso, a consolidação cria uma fórmula que aponta para o endereço da célula correspondente à planilha e pasta que contém os dados originais. Isso, porém, causa um aumento no tamanho e complexidade da planilha consolidada. 381

Excel 2016 - Módulo II A ferramenta Consolidar, quando ativada na planilha que receberá o resultado, abre a caixa de diálogo Consolidar, cujos campos e opções são explicados a seguir:

Em que:

382

Campo/Opção

Descrição

Função

Permite selecionar uma das funções disponíveis para serem usadas na consolidação dos dados, tais como Soma, Média, Máx, Mín, Contagem, etc.

Referência

Indica o intervalo de dados que sofrerá a consolidação. Você pode usar diversas referências ao mesmo tempo para a consolidação, inclusive de outras pastas de trabalho.

Procurar...

Use para localizar outra pasta de trabalho que conterá referências a serem adicionadas à caixa Todas as referências.

Adicionar

Adiciona a referência recém-incluída na caixa Referência à lista com Todas as referências que serão usadas na consolidação.

Excluir

Remove a referência selecionada da caixa Todas as referências.

Todas as Referências

Indica quais são as referências existentes para a consolidação dos dados.

Ferramentas de dados

Campo/Opção

7

Descrição

Indica a disposição dos dados a serem consolidados. Existem duas opções: Usar rótulos na

Criar vínculos com dados de origem

•• Linha superior: Quando os dados estão dispostos na horizontal; •• Coluna esquerda: Quando os dados estão dispostos na vertical. Atualiza automaticamente os valores se os dados da planilha de origem forem alterados. Você deve marcar essa caixa só quando quiser consolidar dados de planilhas contidas em outros arquivos.

Para compreender todo o processo, abra o arquivo Receitas e Despesas.xlsx, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 7. A pasta de trabalho possui 5 planilhas. As 3 primeiras contêm lançamentos de receitas e despesas mensais, de julho a setembro. A quarta planilha, Consolidado, contém um espaço para consolidação de valores das 3 planilhas anteriores e mais outra que se encontra em arquivo externo. A quinta planilha, Vinculado, contém um espaço para a consolidação realizada com vínculos.

383

Excel 2016 - Módulo II Há ainda uma planilha com dados de junho e que não faz parte do arquivo. Abra também o arquivo Receitas e Despesas - JUN.xlsx.

Lembre-se que você pode alternar entre arquivos abertos no Excel pela barra de tarefas do Windows e pelo atalho CTRL + TAB. Siga os os para consolidar várias planilhas da mesma pasta de trabalho e de outra pasta diferente: 1. Alterne para o arquivo Receitas e Despesas.xlsx, e vá até a planilha Consolidado; 2. Mantenha a célula ativa em A3, que será o ponto inicial da consolidação; 3. Na guia Dados, grupo Ferramentas de Dados, clique no botão Consolidar; 4. Mantenha a função Soma; 5. Na caixa Referência, selecione a planilha JUL e o intervalo B3:D14. A coluna com as datas não será usada na consolidação; 6. Clique no botão Adicionar para inserir o primeiro intervalo na lista Todas as Referências:

384

Ferramentas de dados

7

7. Selecione a planilha AGO e o intervalo B3:D15 e clique em Adicionar; 8. Selecione a planilha SET e o intervalo B3:D12 e clique em Adicionar; 9. Alterne para o arquivo Receitas e Despesas - JUN.xlsx e selecione o intervalo B3:D13 e clique em Adicionar; 10. Em Usar rótulos na, marque as caixas Linha superior e Coluna esquerda:

11. Clique em OK para realizar a consolidação:

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Excel 2016 - Módulo II A consolidação foi feita, porém, não há fórmulas. Se desejar, você pode classificar a lista ou realizar outros cálculos. Quando você usar várias pastas de trabalho na consolidação de dados, prefira fazê-lo com os arquivos abertos para facilitar a seleção. Senão, use o botão Procurar para localizar o arquivo desejado. Nesse caso, é melhor trabalhar com intervalos nomeados nesses arquivos externos. Para que você experimente a consolidação com vínculos, vá até a planilha Vinculado e mantenha a célula ativa em A3. Repita todos os os anteriores novamente, porém, antes de clicar em OK para finalizar, ligue a caixa Criar vínculos com os dados de origem. No final, a consolidação mostrará o seguinte resultado:

Observe que há uma coluna extra e muitas linhas ocultas. O Excel criou estruturas de tópicos à esquerda da planilha, agrupando os itens e os valores individuais que compõem o resultado. A imagem mostra o item Condomínio expandido. Cada linha contém o nome do arquivo de onde a consolidação buscou aquele valor. Há fórmulas que simplesmente apontam para as células da planilha ou da pasta que contém o valor.

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Ferramentas de dados

7

Agora, para cada mudança na planilha ou pasta de trabalho com os dados de origem, a consolidação com vínculos refletirá isso automaticamente nos resultados. É possível que você precise fazer algum ajuste ao resultado, como larguras de colunas, alinhamentos ou mesmo formatação de células. Se você precisar refazer uma consolidação com vínculos, prefira fazê-lo em uma nova planilha porque essa já sofreu uma quantidade muito grande de alterações.

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Excel 2016 - Módulo II

Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. •• A Formatação Condicional é um recurso que auxilia bastante a exploração visual dos dados de uma planilha, facilitando a detecção de problemas críticos e a identificação de padrões e tendências. Com a formatação condicional, compreender os dados da planilha fica muito mais fácil, porque você consegue destacar as células ou os intervalos de células que quiser, enfatizar os valores incomuns e visualizar os dados adotando barras de dados, escalas de cores e ícones; •• A formatação condicional possui uma grande quantidade de regras prontas, as quais analisam o conteúdo de cada célula do intervalo: maior que, menor que, 10 primeiros itens, etc. Se o conteúdo atender à condição da regra (VERDADEIRO), a formatação é aplicada. Caso contrário, a célula não se modifica. É possível usar, inclusive, uma fórmula para criar critérios mais elaborados; •• Há formatações mais ricas no visual, como barras de dados, escalas de cores e conjuntos de ícones. Os parâmetros, como valores e cores, podem ser personalizados para que você obtenha efeitos interessantes; •• Você pode aproveitar dados que foram colados na planilha, mas sem separação. A ferramenta Texto para Colunas cumpre esse papel. Ela analisa o texto de cada célula e abre o assistente de conversão de texto para colunas. Ele guiará você em cada fase da identificação e separação das colunas de textos e números. Há dois tipos de texto que podem ser separados: Delimitado e Largura Fixa; •• O Preenchimento Relâmpago aproveita colunas de dados já digitadas e tenta prever uma lógica no preenchimento da próxima coluna. Se o Excel detectar essa lógica, ele completará as próximas células automaticamente. Se a sugestão é a que você esperava, basta teclar ENTER; senão, apenas siga digitando outro conteúdo;

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Ferramentas de dados

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•• Remover Duplicatas é uma ferramenta muito simples, prática e útil para ser usada no final da manutenção de seu banco de dados. A finalidade é remover informações que estão em duplicidade no banco, as quais podem causar contagens erradas, somas e médias imprecisas. São considerados registros duplicados quando todas as células são coincidentes; •• Você pode definir qual tipo de dado será permitido em uma célula por meio da ferramenta Validação de Dados. Isso ajuda a impedir que dados inválidos sejam inseridos, seja proibindo a entrada desses dados ou emitindo um aviso sobre sua restrição. Ao compartilhar uma pasta de trabalho, a validação de dados a a ser muito importante pela necessidade de consistência e precisão na entrada de informações; •• A Consolidação de Dados é o processo que resume o conteúdo de diversos intervalos em uma “planilha mestre”, a qual recebe os valores resultantes de operações típicas de soma, média, máximo, contagem, etc. A ferramenta Consolidar permite que os valores sejam localizados, independentemente da posição que ocupam na planilha. Os títulos (ou rótulos) das linhas e colunas são usados para localizar esses valores. Portanto, é importante que eles sejam escritos da mesma maneira entre planilhas diferentes.

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Ferramentas de dados

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Teste seus conhecimentos

Excel 2016 - Módulo II

1. Qual o objetivo da formatação condicional?

☐☐ a) Omitir valores de erro retornados às células, como #DIV/0!, #N/D, etc. ☐☐ b) Aplicar um dos estilos prontos às tabelas de dados, usando efeitos e linhas com cores alternadas. Só pode ser usada em tabelas e bancos de dados. ☐☐ c) Ocultar linhas de um banco de dados que atendem às condições especificadas na área de critérios. ☐☐ d) Explorar visualmente os dados de uma planilha através da formatação de fonte, borda e preenchimento das células, baseada em seu conteúdo. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

2. Qual das ferramentas a seguir separa um texto longo de uma célula em várias informações usando delimitadores?

☐☐ a) Texto para colunas ☐☐ b) Remover duplicatas ☐☐ c) Preenchimento relâmpago ☐☐ d) Validação de dados ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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Ferramentas de dados

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3. Qual das ferramentas a seguir aproveita dados de colunas existentes e tenta estabelecer uma lógica para o conteúdo de uma nova coluna, quando você começa a digitar os primeiros valores?

☐☐ a) Texto para colunas ☐☐ b) Remover duplicatas ☐☐ c) Preenchimento relâmpago ☐☐ d) Validação de dados ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

4. Qual das alternativas a seguir está incorreta quanto à validação de dados?

☐☐ a) A ferramenta impede que valores incorretos sejam digitados nas células que contêm regras de validação e que usam o estilo “Parar”. ☐☐ b) Regras podem ser estabelecidas para vários tipos de valores, como números inteiros, números, fracionários, datas, horas, listas predefinidas e comprimento de texto. ☐☐ c) A validação de dados não aceita fórmulas e funções do Excel. Só é permitido usar valores constantes. ☐☐ d) A validação de dados permite que você personalize uma mensagem para entrada de dados e também uma de alerta de erro. ☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

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Excel 2016 - Módulo II

5. Qual das alternativas a seguir está incorreta quanto à consolidação de dados?

☐☐ a) Durante o processo de consolidação, você deve identificar intervalos que farão parte do resultado consolidado. ☐☐ b) Não é possível consolidar usando conteúdo de outras pastas de trabalho. Todas as planilhas consolidadas devem estar sempre no mesmo arquivo. ☐☐ c) A consolidação pode ter dois resultados: apenas valores ou, então, pelo uso de vínculos aos dados de origem. ☐☐ d) A consolidação com vínculos cria colunas e linhas extras, além de estrutura de tópicos que permite que você expanda ou recolha grupos de itens consolidados. ☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

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Ferramentas de dados Mãos à obra!

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Excel 2016 - Módulo II Os exercícios desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 7 – Ferramentas de Dados. Cada exercício contém as instruções necessárias para você completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário.

Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório - Capítulo 7.xlsx.

Laboratório 1 A – Aplicando formatações condicionais Na Planilha1, há um resumo de vendas anuais de 4 regiões com seus respectivos totais e um valor de meta na célula N1:

Aplique as seguintes formatações condicionais: •• Todos os valores de vendas (B4:M7) que superarem a meta devem ser formatados em negrito e vermelho escuro; •• Cada linha de vendas (uma para cada região) deverá destacar com fundo azul claro o maior valor dessa linha; •• Aplique aos 4 totais da coluna N (N4:N7) a formatação com barras de dados de cor laranja e oculte os valores dessas 4 células (mostrar barras somente); •• Aplique aos 12 totais da linha 8 (B8:M8) a formatação com escala de cores Amarela-Verde;

396

Ferramentas de dados

7

•• Aplique às vendas (B4:M7) a formatação com conjunto de ícones chamado de 3 Semáforos (não coroados), com as cores verde, amarelo e vermelho. No final, o resultado deverá ficar assim:

Laboratório 2 A – Utilizando preenchimento relâmpago e outros recursos Uma lista com alguns nomes de colaboradores foi colada na Planilha2, porém, os dados vieram todos juntos em cada célula:

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Excel 2016 - Módulo II Faça as seguintes atividades sobre a planilha: •• Separe as informações em colunas distintas, iniciando em A3 (a lista original não será preservada); •• Aplique autoajuste às colunas do resultado; •• Na coluna e-mail, digite o e-mail do primeiro colaborador usando a regra [email protected] (todas letras minúsculas). Ao iniciar o segundo nome, deixe que o Excel complete o restante pelo preenchimento relâmpago; •• Aplique autoajuste à coluna C. Veja o resultado:

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Ferramentas de dados

7

Laboratório 3 A – Aplicando validação de dados A Planilha3 contém um formulário com alguns campos a serem preenchidos:

Aplique validação de dados aos campos, conforme as regras adiante. Use mensagens de entrada e alertas de erro. •• Nome: Texto que contenha entre 3 e 40 caracteres; •• Idade: Um número inteiro que represente uma idade a partir de 18 anos; •• Cidade: Uma cidade da lista em K3:K13; •• Estado: Uma fórmula que traga o estado correspondente à cidade; •• Data: Deve ser uma data de hoje para diante.

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Excel 2016 - Módulo II

Laboratório 4 A – Consolidando valores de despesas A Planilha4 possui uma tabela que deverá consolidar valores de despesas, conforme a lista de departamentos:

As 3 planilhas seguintes, Filial 1, Filial 2 e Filial 3, possuem as despesas efetuadas em cada departamento de cada filial:

Efetue a consolidação de todas as despesas (soma) das 3 filiais na Planilha4.

400

8

Análise de dados 99 99 99 99

Gerenciador de cenários; Tabela de dados; Atingir meta; Planilha de previsão.

Excel 2016 - Módulo II

8.1. Introdução As ferramentas de análise de dados no Excel não se restringem apenas a grandes bancos de dados. Se você tiver uma situação particular na qual gostaria de observar tendências, fazer previsões ou simulações, este capítulo ensinará você a analisar os seus dados com o objetivo de tomar as melhores decisões para o seu negócio. Essas ferramentas de análise se encontram na guia Dados, grupo Previsão.

8.2. Gerenciador de cenários Esta é uma ferramenta bastante prática para tomada de decisões, com a qual você realiza simulações e responde a perguntas do tipo “e se...?”. Ela permite que você escolha determinadas células importantes da planilha e seus valores associados, salvando-os sob um determinado nome. Esse conjunto de informações salvas se chama Cenário. Em uma planilha, você pode salvar quantos cenários desejar. Ao escolher um cenário para visualização, ele colocará todos os valores salvos nas células correspondentes. As principais ações com cenários são centralizadas no Gerenciador de Cenários, disponível na guia Dados, grupo Previsão, botão Teste de Hipóteses, opção Gerenciador de Cenários.

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Para aprender o uso da ferramenta, abra o arquivo Demonstrativo de Resultados. xlsx, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 8. A Planilha1 contém um Demonstrativo de Resultados simplificado para uma empresa de médio porte:

A planilha é constantemente usada por gestores para apresentação dos resultados do mês que fechou. Ela também pode ser usada para comparar valores de meses anteriores, realizar previsões ou apontar situações otimistas e pessimistas. Na planilha, basicamente são discutidos dois valores principais: Receita Bruta (célula C3) e o Custo da Receita (célula C4). Quando novos valores são digitados nessas duas células, todo o restante da planilha é recalculado. Para que você possa fazer várias simulações, precisaria copiar a coluna C para cada situação. Como muitas vezes isso não é possível por interferir no layout de planilhas mais complexas, o ideal aqui é usar cenários.

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Excel 2016 - Módulo II Você criará 4 cenários, com os seguintes propósitos: •• Cenário atual: Apenas preserva os valores das células para que você retorne aos valores originais, após sucessivas trocas de cenários; •• Cenário Pessimista: Salva os valores de R$ 7.500.000 para a Receita Bruta e um alto Custo da Receita de R$ 2.200.000; •• Cenário otimista: Salva os valores de R$ 12.000.000 para a Receita Bruta e um baixo Custo da Receita de R$ 980.000; •• Meta: Salva os valores estabelecidos como meta para um determinado mês, com a Receita Bruta estabelecida em R$ 10.000.000 e o Custo da Receita em R$ 1.000.000. Observe, também, que há várias células nomeadas na planilha. Isso facilitará a entrada de valores e geração de relatórios dos cenários.

8.2.1. Adicionando cenários Para adicionar cenários, siga os os: 1. Na guia Dados, grupo Previsão, clique no botão Teste de Hipóteses e, em seguida, em Gerenciador de Cenários. A caixa de diálogo Gerenciador de cenários se abre, sem cenários salvos:

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2. Clique no botão Adicionar; 3. Na caixa de diálogo Adicionar cenário, campo Nome do cenário, escreva o nome Cenário Atual e indique as Células variáveis como sendo o intervalo C3:C4:

4. Opcional: Escreva uma descrição no campo Comentário; 5. Opcional: Para uma planilha protegida, marque a caixa Evitar alterações para que não seja permitido modificar cenários, e marque a caixa Ocultar se não desejar que o cenário apareça quando a planilha estiver protegida; 6. Clique em OK para encerrar a criação e iniciar o carregamento dos valores com a caixa de diálogo Valores de cenário. Observe que as células nomeadas Receita_Bruta e Custo, no lugar das referências:

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Excel 2016 - Módulo II 7. Como este cenário deverá preservar os valores atuais, apenas aceite os números. Clique em Adicionar para criar o próximo cenário; 8. Como nome para o cenário, escreva Cenário Pessimista. Mantenha as mesmas células variáveis:

9. Clique em OK para encerrar a criação e iniciar o carregamento dos valores com a caixa de diálogo Valores de cenário. Digite os valores 7500000 e -200000:

10. Clique em Adicionar para criar o próximo cenário; 11. Como nome para o cenário, escreva Cenário Otimista. Mantenha as mesmas células variáveis:

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12. Clique em OK para encerrar a criação e iniciar o carregamento dos valores com a caixa de diálogo Valores de cenário. Digite os valores 12000000 e -980000:

13. Clique em Adicionar para criar o último cenário; 14. Como nome para o cenário, escreva Meta. Mantenha as mesmas células variáveis:

15. Clique em OK para encerrar a criação e iniciar o carregamento dos valores com a caixa de diálogo Valores de cenário. Digite os valores 10000000 e -1000000:

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Excel 2016 - Módulo II 16. Clique em OK para aceitar os valores e encerrar a criação dos cenários. A caixa de diálogo Gerenciador de cenários retorna, com a lista de todos os cenários criados e algumas outras opções disponíveis:

8.2.2. Exibindo cenários Para exibir um cenário na planilha, a partir do Gerenciador de cenários, selecione o nome do cenário desejado e clique no botão Mostrar (ou dê um duplo-clique diretamente no nome do cenário). Quando você seleciona um cenário para exibição, o Excel substitui as células variáveis da planilha pelos valores salvos.

8.2.3. Excluindo cenários Para excluir um cenário, a partir do Gerenciador de cenários, selecione o nome do cenário desejado e clique no botão Excluir. Cuidado para não selecionar um nome errado, porque a operação não solicita por sua confirmação.

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8.2.4. Editando cenários Mesmo após o carregamento inicial dos cenários, você pode realizar modificações pelo Gerenciador de cenários: 1. Selecione o nome do cenário que deseja editar; 2. Clique no botão Editar para abrir a caixa Editar cenário:

3. Se desejar, altere o nome do cenário ou as células variáveis. Note que uma linha adicional ao comentário informa quando o cenário foi alterado; 4. Clique em OK para alterar os valores das células variáveis:

5. Clique em OK para retornar ao Gerenciador de cenários.

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Excel 2016 - Módulo II 8.2.5. Mesclando cenários Você pode aproveitar cenários criados em outra pasta de trabalho aberta e acrescentá-los à pasta atual. Esse processo se chama Mesclar cenários. Para praticar o conceito, mantenha o arquivo Demonstrativo de Resultados. xlsx aberto e abra também o arquivo Previsão de Resultados.xlsx. Este último se tornou a pasta de trabalho ativa, a qual não possui qualquer cenário. Para mesclar cenários de outra pasta na pasta atual: 1. Na guia Dados, grupo Previsão, clique no botão Teste de Hipóteses e, em seguida, Gerenciador de Cenários. A caixa de diálogo Gerenciador de cenários se abre, sem cenários salvos; 2. Clique no botão Mesclar. A caixa de diálogo Mesclar cenários exibe a pasta Demonstrativo de Resultados.xlsx e a relação de planilhas que ela contém (no caso, apenas a Planilha1). A parte inferior da caixa de diálogo informa que há 4 cenários nessa planilha de origem:

3. Se necessário, escolha outro arquivo na lista Pasta e a Planilha que contém os cenários que deseja mesclar; 4. Clique em OK para concluir a mesclagem e retornar ao Gerenciador de cenários, que agora possui todos os cenários mesclados do outro arquivo.

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8.2.6. Resumindo cenários Você pode criar um relatório de todos os cenários salvos e as principais células afetadas pelos cálculos: 1. No Gerenciador de cenários, clique no botão Resumir; 2. Na caixa de diálogo, escolha se deseja um Resumo do cenário ou um Relatório de tabela dinâmica do cenário; 3. Em Células de resultado, indique todas as células com fórmulas que você deseja usar para criar o relatório. Separe os intervalos com ponto-e-vírgula (;). Você pode clicar com o mouse e segurar CTRL para permitir múltiplas seleções:

4. Clique em OK para inserir uma nova planilha com o relatório dos cenários salvos. Se a escolha foi por um Resumo do cenário, o resultado é este:

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Excel 2016 - Módulo II O Excel criou uma planilha chamada Resumo do cenário, contendo as Células variáveis usadas originalmente para salvar os cenários, as Células de resultado identificadas na caixa Resumo do cenário e algumas colunas contendo os valores para essas células, em cada cenário salvo. A coluna C mostra os nomes das células. Por isso, é interessante que as principais células sejam nomeadas. Alguns agrupamentos de estrutura de tópicos facilita a expansão e recolhimento dos grupos. Essa planilha pode ser editada livremente e excluída quando necessário porque ela não possui vínculos com a planilha usada para a criação dos cenários. Se a escolha fosse por um Relatório de tabela dinâmica do cenário, o resultado seria este:

Neste caso, o Excel insere uma nova planilha chamada de Tabela dinâmica do cenário, cria uma estrutura com campos e monta um layout básico da tabela dinâmica com as informações do cenário.

8.2.7. Mostrando cenários de forma alternativa O Gerenciador de cenários, apesar de prático, ocupa certo espaço sobre a planilha e pode ser que você precise reposicioná-lo para visualizar os cenários carregados. Uma maneira prática de exibir cenários de um arquivo é a personalização da Barra de Ferramentas de o Rápido, localizada na barra de título do Excel, no lado esquerdo. Nela, você consegue adicionar comandos do Excel que usa com frequência:

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Para incluir o botão Cenário à barra de ferramentas de o rápido: 1. Clique no botão Personalizar Barra de Ferramentas de o Rápido e selecione Mais Comandos; 2. Na caixa Opções do Excel, item Barra de Ferramentas de o Rápido, na caixa Escolher comandos em, selecione a opção Todos os Comandos; 3. Localize o comando Cenário na lista de comandos à esquerda e clique no botão Adicionar >> no meio da caixa de diálogo, para incluí-lo na lista da direita que contém os comandos existentes na Barra de o Rápido; 4. Clique em OK para concluir. A Barra de Ferramentas de o Rápido agora contém um botão que dá o imediato aos cenários desta pasta de trabalho:

Para remover o botão Cenário da barra de ferramentas de o rápido, repita os os anteriores mas, desta vez, localize o comando Cenário na lista da direita e clique no botão << Remover, que se encontra no meio da caixa de diálogo Opções do Excel.

8.3. Tabela de dados A tabela de dados é um intervalo de células através do qual você pode observar como os resultados são afetados pela simples alteração de uma ou duas variáveis contidas em uma ou mais fórmulas. Sendo assim, essa ferramenta permite que vários resultados sejam calculados em uma mesma operação, proporcionando a visualização dos resultados de todas as variações em uma mesma planilha, facilitando a comparação entre eles.

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Excel 2016 - Módulo II Você pode usar uma tabela de dados quando tiver uma fórmula que usa uma ou duas variáveis ou quando estiver trabalhando com diversas fórmulas que usam uma mesma variável em seus cálculos, pois, dessa forma, é possível visualizar todos os resultados em um só lugar. Com isso, você consegue analisar as possibilidades de forma mais fácil e rápida. Como o foco está em só uma ou duas variáveis, fica mais simples ler e compartilhar os resultados dispostos em forma de tabela. Além disso, se a pasta de trabalho estiver habilitada para recalcular os resultados automaticamente, você pode contar com dados constantemente atualizados nas tabelas de dados.

Para a criação de uma tabela de dados, você deve obedecer às seguintes regras: •• Os dados da fórmula que irá constituir a tabela de dados devem estar na planilha, ou seja, a fórmula deve ser criada com referências de células; •• Caso os dados estejam dispostos em colunas, você deve manter a primeira célula da coluna em branco e inserir a fórmula da tabela de dados à direita dessa célula em branco; •• Caso os dados estejam dispostos em linhas, você deve manter a primeira célula da linha em branco e inserir a fórmula da tabela de dados uma célula abaixo dessa célula em branco.

Quando estiver trabalhando com uma tabela de dados, você pode usar quantos valores diferentes quiser para cada variável, mas só é possível trabalhar com uma ou duas variáveis. Se quiser analisar mais de duas variáveis, você tem a opção de criar cenários. Os cenários comportam até 32 valores diferentes, mas, em compensação, você pode criar quantos cenários quiser.

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Para facilitar a visualização da disposição das fórmulas e valores em preparação para a montagem da tabela de dados, observe a seguinte imagem:

A ferramenta precisa que o intervalo selecionado contenha 3 áreas distintas: •• Fórmula: Uma célula que contém uma fórmula que usa referências de outras células na planilha; •• Valores a serem simulados: Valores numéricos que representam uma das variáveis. Durante a operação, cada valor será “levado” para a referência de célula usada na fórmula horizontalmente (célula de entrada da linha) ou verticalmente (célula de entrada da coluna); •• Células de resultado: Receberão todos os resultados simultaneamente, correspondentes a cada valor que foi simulado pela fórmula.

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Excel 2016 - Módulo II 8.3.1. Criando uma tabela de dados com uma variável Para compreender melhor o uso da ferramenta, abra o arquivo Análise de Dados.xlsx, disponível em sua pasta do Capítulo 8. A Planilha1 do arquivo contém uma fórmula na célula D7, a qual calcula os pagamentos mensais de um empréstimo de R$ 100.000,00, durante 36 meses, a uma taxa de 3,4% ao mês. Esses valores estão nas células D3, D4 e D5, as quais são usadas na fórmula em D7:

Na tabela, há uma variável que será simulada: a taxa. Vários valores diferentes de taxa foram inseridos na 1ª coluna da tabela (C7:D15). A ferramenta Tabela de Dados tomará cada uma dessas taxas, levará para a célula D5, onde estava o valor original. Essa célula D5 tem o nome de célula de entrada da coluna, pois é ela que recebe cada taxa que será simulada. A fórmula será responsável por todos os cálculos individuais que preencherão a segunda coluna da tabela.

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Siga os os para preencher a tabela de dados: 1. Selecione o intervalo C7:D15 que será usado para montagem da tabela de dados, incluindo os valores da 1ª coluna (taxas a simular), a fórmula (D7) e as células de resultado (D8:D15); 2. Na guia Dados, grupo Previsão, clique no botão Teste de Hipóteses e escolha a ferramenta Tabela de Dados; 3. Na caixa de diálogo Tabela de Dados, em Célula de entrada da coluna, clique na célula D5:

4. Clique em OK para preencher a tabela com os cálculos necessários:

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Excel 2016 - Módulo II 8.3.2. Criando uma tabela de dados com duas variáveis A Planilha2 do arquivo contém uma fórmula na célula C9, a qual calcula os pagamentos mensais de um empréstimo de R$ 100.000,00, durante 36 meses, a uma taxa de 3,4% ao mês. Esses valores estão nas células D3, D4 e D5, as quais são usadas na fórmula em C9:

Na tabela, há duas variáveis que serão simuladas: a taxa na primeira coluna e o prazo na primeira linha. Vários valores diferentes de taxa foram inseridos na 1ª coluna da tabela (C10:C17) e vários prazos diferentes foram inseridos na 1ª linha da tabela (D9:H9). A ferramenta Tabela de Dados tomará cada uma dessas taxas, levará para a célula D5, onde estava a taxa original e tomará, também, cada um dos prazos e levará para a célula D4, onde estava o prazo original. A célula D4 tem o nome de célula de entrada da linha, pois é ela que recebe cada prazo que será simulado. A célula D5 tem o nome de célula de entrada da coluna, pois é ela que recebe cada taxa que será simulada. A fórmula será responsável por todos os cálculos individuais que preencherão a área vazia (resultados).

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Siga os os para preencher a tabela de dados: 1. Selecione o intervalo que será usado para montagem da tabela de dados, incluindo os valores da 1ª coluna (taxas a simular), da 1ª linha (prazos a simular), a fórmula (C9) e as células de resultado (D10:H17); 2. Na guia Dados, grupo Previsão, clique no botão Teste de Hipóteses e escolha a ferramenta Tabela de Dados; 3. Na caixa de diálogo Tabela de Dados, em Célula de entrada da linha, clique na célula D4 e, em Célula de entrada da coluna, clique na célula D5:

4. Clique em OK para preencher a tabela com os cálculos necessários:

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8.4. Atingir meta A ferramenta Atingir Meta pode ser usada quando você quiser obter um resultado específico de uma fórmula, mas não sabe exatamente de qual valor de entrada a fórmula precisa para calculá-lo. Ela é útil para realizar um cálculo reverso, mas só consegue trabalhar com uma única célula de entrada (variável). Use o arquivo Análise de Dados.xlsx e veja os cálculos na Planilha3:

A planilha mostra um produto que é fabricado por uma empresa fictícia e seu custo por unidade fabricada. Sobre esse custo, são acrescentadas a margem de lucro, impostos e encargos, resultando em um preço final por unidade (preço de venda). Por enquanto, foram fabricadas 1000 peças, as quais já estão no estoque. Com todos os cálculos, se todas essas peças forem vendidas hoje, o faturamento bruto dessa empresa está calculado na última célula. O gestor deseja que o faturamento bruto atinja R$ 150.000,00. Para isso, ele pergunta a você sobre duas possibilidades: •• Para que o faturamento bruto (B8) atinja o valor de 150.000, para quanto a empresa necessita elevar a margem de lucro (B4) desse produto? •• Para que o faturamento bruto (B8) atinja o valor de 150.000, sem mexer no restante dos valores, quantas peças deverão estar no estoque (B7)? Siga os os para usar a ferramenta Atingir Meta e responder às perguntas: 1. Selecione a célula B8 que contém a fórmula;

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2. Na guia Dados, grupo Previsão, clique no botão Teste de Hipóteses e escolha a ferramenta Atingir Meta. Na caixa de diálogo Atingir meta, observe que o campo Definir célula já aponta para a célula que contém a fórmula; 3. Em Para valor, digite 150000; 4. Em Alternando célula, clique na célula B4 (Margem de lucro):

5. Clique em OK para realizar o cálculo. A caixa de diálogo Status do comando atingir meta exibe o Valor de destino (digitado por você) e o Valor atual (após os cálculos). Observe a margem de lucro na planilha: 50,79%. Essa seria a margem necessária para atingir o faturamento de R$ 150.000,00 sem modificar o restante:

6. Clique em Cancelar para que os valores originais retornem à planilha; 7. Acione novamente o comando Atingir Meta. O campo Definir célula continua mostrando B8; 8. Em Para valor, digite 150000;

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Excel 2016 - Módulo II 9. Em Alternando célula, clique na célula B7 (estoque):

10. Clique em OK para realizar o cálculo. Agora, observe, na planilha, a célula B7, que indica que seriam necessárias 1.160 peças em estoque para atingir o faturamento bruto de R$ 150.000,00:

11. Se desejar preservar os valores calculados, clique em OK, senão, clique em Cancelar para que os valores iniciais sejam preservados.

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8.5. Planilha de previsão A planilha de previsão é uma ferramenta que tem a finalidade de analisar dados históricos e criar previsões para os próximos períodos, baseadas nos valores existentes e sazonalidade. Essa ferramenta necessita de uma tabela com dados e datas. Quando executada, cria uma nova planilha com informações adicionais e um gráfico de linhas ou colunas com os dados existentes, os valores previstos e intervalos de confiança. Para compreender todo o processo, no arquivo Análise de Dados.xlsx, Planilha5, existe uma tabela com um histórico de vendas, de janeiro de 2014 a dezembro de 2017:

Nessas vendas, nota-se altos e baixos nos valores em certos meses do ano. Esse “movimento” dos valores indica certa sazonalidade porque ocorre sempre nos mesmos períodos. O objetivo da planilha de previsão é você aproveitar todo esse histórico de valores de vendas para criar uma projeção para um ano, dois anos ou outra data específica. A ferramenta realiza uma série de cálculos e vai gerar uma continuidade dessa tabela, além de um gráfico de linhas ou de colunas para que você veja essa projeção de forma mais efetiva. Para criar uma planilha de previsão, siga os os: 1. Mantenha a célula ativa dentro da tabela. Não é necessário selecionar todo o intervalo;

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Excel 2016 - Módulo II 2. Na guia Dados, grupo Previsão, clique em Planilha de Previsão. A caixa de diálogo Criar Planilha de Previsão aparece, exibindo uma prévia do gráfico de previsão:

3. No canto superior esquerdo há dois ícones que indicam o tipo de gráfico: linhas ou colunas. Se desejar, altere o tipo de gráfico; 4. Com base na amostra de dados, o Excel fez, neste caso, uma projeção para dois anos. Se desejar, em Término da Previsão, escolha outra data; 5. Caso você queira refinar os valores ou determinar outras configurações como métodos de cálculo, período de sazonalidade, intervalos de datas e valores, clique em Opções para expandir a caixa de diálogo:

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6. Clique em Criar. A ferramenta criou uma nova planilha à esquerda da Planilha5, contendo uma tabela com o histórico existente, acrescentada de mais três colunas: Previsão (Vendas), Limite de Confiança Inferior (Vendas) e Limite de Confiança Superior (Vendas). Sobre essa planilha foi inserido o gráfico escolhido. Você pode redimensioná-lo ou movê-lo para outro local, se desejar.

O gráfico mostra a projeção com cores diferentes e uma faixa delimitada pelas linhas de confiança inferior e superior. Essa faixa indica onde cairão os valores reais prováveis que ocorrerão no futuro. Se você rolar a planilha para baixo, verá a continuidade da tabela com os valores previstos. Observe que há fórmulas criadas que usam algumas funções estatísticas para cálculos de previsões e intervalos de confiança:

Você pode formatar a tabela como quiser ou mesmo remover toda a planilha porque ela é independente da tabela de dados original e pode ser recriada a qualquer instante. 425

Excel 2016 - Módulo II

Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. •• Quando você tiver uma planilha de valores e precisar obter valores hipotéticos para determinar uma tomada de decisão, você pode usar Cenários. Eles permitem visualizar valores hipotéticos na planilha de uma forma prática. Os cenários são, basicamente, um conjunto de valores que podem ser salvos pelo Excel para, então, serem aplicados a células de uma planilha. Você pode criar diversos cenários em uma planilha, para verificar os diferentes resultados obtidos em cada um deles; •• A Tabela de Dados é um intervalo de células através do qual você pode observar como os resultados são afetados pela simples alteração de uma ou duas variáveis contidas em fórmulas. Sendo assim, essa ferramenta permite que vários resultados sejam calculados em uma mesma operação, proporcionando a visualização dos resultados de todas as variações em uma mesma planilha, facilitando a comparação entre eles; •• A ferramenta Atingir Meta pode ser usada quando você quiser obter um resultado específico de uma fórmula, mas não sabe exatamente de qual valor de entrada a fórmula precisa para calculá-lo. Lembre-se que esse recurso trabalha com apenas um valor de entrada variável por vez; •• A Planilha de Previsão é um recurso essencial para a tomada de decisões quando se trata de valores futuros. Essa ferramenta parte de uma tabela com datas e valores numéricos e cria uma nova planilha, estendendo os valores para o futuro, em função dos dados já existentes, sazonalidade e outros parâmetros. Um gráfico mostra as possibilidades de projeção, baseado em intervalos de confiança, calculados por funções estatísticas que são inseridas automaticamente.

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Teste seus conhecimentos

Excel 2016 - Módulo II

1. Qual a finalidade do Gerenciador de Cenários?

☐☐ a) Obter um resultado específico de uma fórmula quando você não sabe exatamente de qual valor de entrada a fórmula precisa para calculá-lo. A ferramenta é útil para realizar um cálculo reverso, mas só consegue trabalhar com uma única célula de entrada (variável). ☐☐ b) Armazenar células importantes e seus conteúdos sob um determinado nome. Muitos nomes podem ser salvos e, quando selecionados para exibição, carregam as células da planilha com os valores salvos. ☐☐ c) Criar fórmulas em um intervalo de células, através do qual você pode observar como os resultados são afetados pela simples alteração de uma ou duas variáveis contidas nessas fórmulas. ☐☐ d) Plotar um gráfico com dados históricos para prever resultados no futuro. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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2. Qual a finalidade da ferramenta Tabela de Dados?

☐☐ a) Obter um resultado específico de uma fórmula quando você não sabe exatamente de qual valor de entrada a fórmula precisa para calculá-lo. A ferramenta é útil para realizar um cálculo reverso, mas só consegue trabalhar com uma única célula de entrada (variável). ☐☐ b) Armazenar células importantes e seus conteúdos sob um determinado nome. Muitos nomes podem ser salvos e, quando selecionados para exibição, carregam as células da planilha com os valores salvos. ☐☐ c) Criar fórmulas em um intervalo de células, através do qual você pode observar como os resultados são afetados pela simples alteração de uma ou duas variáveis contidas nessas fórmulas. ☐☐ d) Plotar um gráfico com dados históricos para prever resultados no futuro. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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3. Qual a finalidade da ferramenta Atingir Meta?

☐☐ a) Obter um resultado específico de uma fórmula quando você não sabe exatamente de qual valor de entrada a fórmula precisa para calculá-lo. A ferramenta é útil para realizar um cálculo reverso, mas só consegue trabalhar com uma única célula de entrada (variável). ☐☐ b) Armazenar células importantes e seus conteúdos sob um determinado nome. Muitos nomes podem ser salvos e, quando selecionados para exibição, carregam as células da planilha com os valores salvos. ☐☐ c) Criar fórmulas em um intervalo de células, através do qual você pode observar como os resultados são afetados pela simples alteração de uma ou duas variáveis contidas nessas fórmulas. ☐☐ d) Plotar um gráfico com dados históricos para prever resultados no futuro. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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4. Qual a finalidade da Planilha de Previsão?

☐☐ a) Obter um resultado específico de uma fórmula quando você não sabe exatamente de qual valor de entrada a fórmula precisa para calculá-lo. A ferramenta é útil para realizar um cálculo reverso, mas só consegue trabalhar com uma única célula de entrada (variável). ☐☐ b) Armazenar células importantes e seus conteúdos sob um determinado nome. Muitos nomes podem ser salvos e, quando selecionados para exibição, carregam as células da planilha com os valores salvos. ☐☐ c) Criar fórmulas em um intervalo de células, através do qual você pode observar como os resultados são afetados pela simples alteração de uma ou duas variáveis contidas nessas fórmulas. ☐☐ d) Plotar um gráfico com dados históricos para prever resultados no futuro. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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5. Assinale a alternativa correta com relação às ferramentas de análise de dados.

☐☐ a) O Gerenciador de Cenários permite armazenar apenas uma célula importante e seu conteúdo sob um determinado nome. Muitos nomes podem ser salvos e, quando um desses nomes de cenário for selecionado para exibição, carrega a célula da planilha com o valor salvo. ☐☐ b) A ferramenta Tabela de Dados é usada para classificar e filtrar bancos de dados com fórmulas complexas. ☐☐ c) A Planilha de Previsão é uma ferramenta importante para a criação de gráficos dinâmicos de pizza e de rosca. ☐☐ d) A ferramenta Atingir Meta obtém um resultado específico de uma fórmula quando você não sabe exatamente de qual valor de entrada essa fórmula precisa para calculá-lo. A ferramenta é útil para realizar um cálculo reverso e consegue trabalhar com muitas células de entrada (variáveis). ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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Análise de dados Mãos à obra!

Excel 2016 - Módulo II Os exercícios desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Façaos usando os conceitos aprendidos no Capítulo 8 – Análise de Dados. Cada exercício contém as instruções necessárias para você completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário.

Laboratório 1 A – Criando um cenário Para realizar as atividades práticas deste laboratório, abra o arquivo Demonstrativo de Resultados.xlsx, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 8. Você o usou para a criação de cenários na Planilha1.

Sobre a planilha, faça as seguintes atividades: 1. Exclua as planilhas de resumo de cenário, mantendo apenas a Planilha1; 2. No Gerenciador de Cenários, exclua o cenário chamando de Meta;

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3. Aplique às células da planilha o Cenário Atual, salvo anteriormente no capítulo; 4. Sobre esse cenário, o gestor gostaria que o Lucro Líquido atingisse a meta de R$ 3,5 milhões. Para que isso aconteça, calcule quanto deve ser o Custo da Receita. Mantenha os cálculos na planilha; 5. Após o cálculo anterior, salve esse cenário com o nome de Cenário Lucro Líq. 3,5 mi.; 6. Digite o valor 10.000.000 para Receita Bruta; 7. Gere um resumo de cenário, mantendo as mesmas células de resultado salvas anteriormente no arquivo: C5;C18;C20;C22.

Laboratório 2 A – Utilizando tabela de dados com variáveis Para realizar as atividades práticas deste laboratório, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório - Capítulo 8.xlsx. A Planilha1 exibe uma simulação de prestações para um financiamento de R$ 100.000,00 durante 60 meses, a uma taxa de 3,4% ao mês. O resultado é calculado pela fórmula em C9:

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Excel 2016 - Módulo II 1. Faça a simulação sobre as duas variáveis na área vazia da tabela de dados; 2. No final, aplique uma formatação condicional de Escala de Cores Vermelha – Amarela – Verde:

Laboratório 3 A – Criando uma planilha de previsão Na pasta de trabalho Exercícios de Laboratório - Capítulo 8.xlsx, vá até a Planilha2 e observe a evolução da quantidade de unidades de veículos vendidas por mês por uma rede de concessionárias:

1. Crie uma planilha de previsão com gráfico de linhas, projetando o resultado para um ano após a última data na tabela. 436

Controles de formulário 99 Inserindo e editando controles; 99 Propriedades dos controles; 99 Aplicabilidade dos controles.

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Excel 2016 - Módulo II

9.1. Introdução Diariamente, você interage com o Windows, com os aplicativos e sites da Web contendo controles de formulários. Eles são tão intuitivos que você até os usa sem dar muita atenção. A finalidade desses controles é você poder escolher opções, selecionar itens ou executar ações, exatamente como em um formulário eletrônico ou uma caixa de diálogo do Windows ou de programas como o Excel. Você pode usar todo esse poder nas planilhas para controlar cálculos, escolher opções ou até disparar ações.

9.1.1. Guia Desenvolvedor Os controles de formulário precisam ser desenhados sobre a planilha e, posteriormente, você deve modificar sua aparência e como eles irão interagir com as células. Todos os controles estão disponíveis no grupo Controles da guia Desenvolvedor, que vem inicialmente desativada. Para ativar a guia Desenvolvedor: 1. Em Arquivo, clique em Opções para abrir a caixa Opções do Excel; 2. No esquerdo, selecione Personalizar Faixa de Opções;

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Controles de formulário

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3. Na área principal da caixa de diálogo, você verá, à direita, uma lista com a estrutura da faixa de opções. Marque a opção Desenvolvedor:

4. Clique em OK para encerrar. A guia Desenvolvedor é usada para a inserção de controles de formulários e automação de ações através de macros, assunto que será visto no capítulo seguinte.

9.1.2. Formulários O Excel traz ferramentas de criação de formulários para a consulta de dados que podem ser usadas tanto por quem tem prática em trabalhar com a linguagem VBA (Visual Basic for Applications) quanto por usuários inexperientes.

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Excel 2016 - Módulo II Você pode criar uma tela na qual o usuário simplesmente clica em botões e os dados surgem de acordo com as opções escolhidas. Essa praticidade prova que formulários são interfaces intuitivas e interativas, por meio das quais o usuário se comunica com o software sem dificuldades. Para trabalhar com formulários personalizados no Excel, antes de qualquer outra coisa, você precisa entender o que é um controle e quais são as categorias de controles disponíveis.

9.1.3. Controles Um controle é um objeto usado, principalmente, para facilitar o uso de um formulário. Os controles podem exibir dados ou facilitar a digitação ou edição de dados, a realização de uma ação ou a marcação de uma seleção. Além disso, controles são capazes de executar macros em resposta a eventos, como o clique do mouse, por exemplo. Alguns exemplos de controles comuns são os botões de opção e os de comando e as caixas de listagem. Na guia Desenvolvedor, você encontra os botões para criação de controles de formulário clicando no botão Inserir:

As diferentes categorias de controles disponíveis são: Controles de Formulário e Controles ActiveX.

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Controles de formulário

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9.1.3.1. Controles ActiveX Um controle ActiveX pode ser tanto uma simples caixa de texto quanto uma barra de ferramentas especial, uma caixa de diálogo ou um pequeno aplicativo. Controles desse tipo são usados em sites e aplicativos no computador. Como não são soluções autônomas, os controles ActiveX podem ser executados apenas dentro de programas hospedeiros, como os navegadores Web e os programas do Microsoft Office. Além de os controles ActiveX terem o ir ao computador, também são objetos COM (Component Object Model). COM se refere a uma especificação desenvolvida pela Microsoft para criar componentes de software que podem ser montados em programas ou que podem adicionar funcionalidades a programas existentes executados nos sistemas operacionais Windows. Os controles ActiveX não serão abordados neste curso e são mais indicados para programadores que desenvolvem aplicações para o Excel.

9.1.3.2. Controles de Formulário Os controles de formulário são compatíveis com todas as versões do Excel a partir da versão 5.0 e podem ser usados em pastas de trabalho com macros. Controles de formulário não necessitam de programação para fazer referência ou para lidar com informações de células. Além disso, seu uso torna possível a adição de controles a folhas de gráfico. Você pode atribuir a execução de macros aos controles de formulário. Veja, a seguir, os botões do grupo Controles de Formulário que você pode usar em suas planilhas:

Neste capítulo, você vai aprender como trabalhar com os controles de formulário para tornar sua planilha um formulário inteligente, intuitivo e profissional. 441

Excel 2016 - Módulo II A tabela a seguir oferece uma rápida descrição de cada controle e mostra uma imagem para que você veja sua aparência: Controle

Caixa de Grupo:

Descrição

Elemento com função aparentemente estética, porém, tem a finalidade de agrupar outros controles, principalmente, botões de opção para que funcionem em grupos distintos. Não possui vínculos com células.

Caixa de Seleção: Fornece uma maneira prática de ativar ou desativar uma opção. Podem existir diversas caixas de seleção em uma mesma planilha e cada uma pode ser ativada ou desativada independentemente das demais. Botão de Opção:

Permite a escolha de apenas uma opção entre as várias existentes. Vários grupos de opções podem ser criados, cada um com sua célula vinculada. Para a criação de vários grupos, use caixas de grupo para delimitá-los.

Caixa de Listagem: Permite a escolha de uma ou mais opções a partir de uma lista predefinida de valores. A lista pode possuir diversas linhas expostas simultaneamente. Barras de rolagem permitem o deslocamento pela lista. Caixa de Combinação:

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Permite a escolha de uma opção a partir de uma lista predefinida de valores. Um botão de lista permite a visualização de diversas linhas da lista simultaneamente, auxiliada por uma barra de rolagem vertical. Útil para disponibilizar uma lista de itens quando existe pouco espaço.

Controles de formulário

Controle

Barra de Rolagem:

Botão de Rotação:

Botão:

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Descrição

Fornece uma maneira prática para escolha de um valor numérico, apenas usando os controles da barra de rolagem horizontal ou vertical, limitadas por um valor mínimo e um máximo. O botão de rolagem aponta para o valor corrente, o qual pode estar vinculado a uma célula para cálculos. Assim como a barra de rolagem, este controle oferece uma maneira prática de escolha de um valor numérico. O controle giratório é mais simples e ocupa menos espaço, pois necessita apenas de um valor mínimo, máximo e incremento. Uma célula vinculada exibirá o valor corrente. É uma das maneiras de acionar uma macro existente. O texto pode ser formatado. Caso você necessite de formatação do próprio botão, use elementos gráficos, os quais também podem ter macros associadas.

9.2. Inserindo e editando controles Para inserir um controle a uma planilha: 1. Na guia Desenvolvedor, grupo Controles, clique no botão Inserir e escolha o controle desejado. O cursor ficará com o formato de uma pequena cruz (+); 2. Aplique um clique no local desejado da planilha para adicionar o controle usando o tamanho padrão, ou clique e arraste o mouse para desenhá-lo com o tamanho desejado:

Para selecionar e modificar os controles desenhados, use as orientações das seções seguintes. 443

Excel 2016 - Módulo II 9.2.1. Selecionando controles Um controle pode ser selecionado de diferentes maneiras: •• Pressione a tecla CTRL e, mantendo-a pressionada, clique no controle desejado. Essa técnica permite a seleção de um ou mais controles; •• Clique com o botão direito do mouse no controle, o que fará com que um menu de atalho seja aberto. Em seguida, pressione a tecla ESC para fechar o menu e manter o controle selecionado; •• Pressione F5 para abrir a janela Ir Para. Em seguida, clique no botão Especial, escolha Objetos e clique em OK. Dessa forma, todos os controles da planilha serão selecionados; •• e a guia Página Inicial. No grupo Edição, clique no botão Localizar e Selecionar e, em seguida, escolha Selecionar Objetos. Isso permitirá selecionar um controle com um simples clique do mouse; •• e a guia Página Inicial, clique no comando Localizar e Selecionar, presente no grupo Edição, e escolha de Seleção. No Seleção e Visibilidade, que aparecerá ao lado direito da planilha, clique no nome do controle que você quer selecionar. Se você mantiver pressionada a tecla CTRL para, então, clicar sobre um nome, é possível selecionar mais de um controle.

9.2.2. Dimensionando e posicionando controles Quando seleciona um controle, você consegue fazer alterações em sua dimensão e posição. Ele apresenta pequenos círculos ao redor, chamados de alças de edição e redimensionamento:

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Controles de formulário

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Siga as orientações para mover, copiar ou redimensionar um controle: •• Para alterar a largura do controle, clique sobre um dos pequenos círculos que aparecem nas alças laterais do controle selecionado e arraste para um dos lados, até que o controle apresente a largura desejada:

•• Para mudar a altura do controle, só é preciso clicar e arrastar a alça superior ou inferior:

•• Para alterar a largura e a altura do controle simultaneamente, clique em um dos pequenos círculos que aparecem nos quatro cantos do controle selecionado e arraste até que o controle fique do tamanho desejado:

•• Para mover o controle, clique sobre qualquer lugar do controle selecionado (exceto sobre as alças de edição) e arraste até que o controle esteja no local desejado:

•• Para mover o controle horizontalmente sem que ele se mexa verticalmente, pressione a tecla SHIFT enquanto estiver movendo-o para os lados. O mesmo vale para mover o controle verticalmente sem alterar seu posicionamento horizontal;

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Excel 2016 - Módulo II •• Para alinhar vários controles, você pode usar as linhas de grade da planilha como base. Quando um controle é movido com a tecla ALT pressionada, ele é alinhado à linha de grade esquerda ou direita de uma célula, conforme você o arrasta na horizontal. Se o controle for arrastado na vertical, ele será alinhado à grade superior ou inferior. Essa técnica também pode ser usada para alterar as dimensões do controle; •• Para manter a mesma proporção no tamanho de um controle quando for redimensionar, basta manter a tecla SHIFT pressionada e clicar e arrastar um dos pequenos círculos que aparecem nos cantos do controle selecionado:

•• Quando você redimensiona o controle por uma das alças de edição, só o lado em que você clicou sofre a mudança. Para que o controle todo seja alterado de modo simétrico, mantenha a tecla CTRL pressionada ao arrastar uma das alças de edição. Dessa forma, quando você arrastar uma das alças laterais, ambos os lados sofrem alteração proporcional em relação ao centro do controle. O mesmo princípio é aplicado às alças dos cantos, com a diferença de que, nesse caso, os quatro lados do controle serão alterados simultaneamente. O ponto central do controle não muda de posição quando ele é redimensionado dessa forma:

9.2.3. Duplicando controles Para copiar um controle, você deve realizar uma das ações descritas a seguir: •• Use os tradicionais comandos de copiar (CTRL + C) e colar (CTRL + V); •• Clique sobre o controle selecionado, pressione a tecla CTRL, arraste-o até o local desejado e só então libere o mouse e depois a tecla CTRL.

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Controles de formulário

9

9.2.4. Organizando controles Você pode usar um conjunto de comandos existentes em Ferramentas de Desenho, guia Formatar, grupos Organizar e Tamanho:

Com os comandos do grupo Organizar, você controla a sobreposição, alinhamento e agrupamento dos controles. O grupo Tamanho permite que você possa definir um tamanho preciso em centímetros para o controle. Grupo

Botão/ Campo

Avançar Recuar Organizar

Tamanho

Descrição

Traz o objeto para frente dos demais. Envia o objeto para trás dos demais.

de Seleção

Abre o de Seleção para identificação e seleção de objetos gráficos.

Alinhar

Permite alinhamento e distribuição de vários objetos selecionados.

Agrupar

Agrupa ou desagrupa vários objetos.

Girar

Não permitido para controles de formulário.

Altura

Especifica a altura do controle em centímetros.

Largura

Especifica a largura do controle em centímetros.

9.2.5. Editando o texto de um controle Quando o controle possui um texto associado você pode alterar o conteúdo de uma das seguintes maneiras: •• Se o controle já estiver selecionado, clique sobre o texto. Quando o cursor de edição aparecer piscando, exclua os caracteres e digite o texto novo; •• Se o controle não estiver selecionado, clique sobre ele com o botão direito do mouse e escolha Editar Texto. Quando o cursor de edição aparecer piscando, exclua os caracteres e digite o texto novo. 447

Excel 2016 - Módulo II 9.2.6. Excluindo controles Para excluir controles, selecione aqueles que quiser excluir e pressione a tecla DELETE. Alternativamente, clique com o botão direito do mouse sobre um dos controles selecionados e escolha o comando Recortar.

9.3. Propriedades dos controles Cada controle tem um conjunto de propriedades que você pode configurar para definir a sua funcionalidade. Para configurar as propriedades dos controles, clique com o botão direito do mouse no controle. No menu de atalho que aparecer, selecione Formatar controle:

Opcionalmente, para abrir a caixa de diálogo Formatar controle, clique no botão Propriedades, disponível no grupo Controles da guia Desenvolvedor.

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Controles de formulário

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A guia mais importante dessa caixa de diálogo é Controle, que define seu funcionamento. Nessa guia, cada controle apresenta algumas opções próprias, mas, praticamente, todos os controles possuem as opções: •• Vínculo da célula define qual célula armazenará o valor do controle; •• Sombreamento 3D é responsável pela aplicação de um aspecto 3D ao controle.

Os controles Botão e Rótulo não possuem a guia Controle, e o controle Caixa de Grupo possui somente a opção Sombreamento 3D.

9.4. Aplicabilidade dos controles Esta seção mostrará cada um dos controles de formulário úteis em planilhas, acompanhado de suas propriedades e um exemplo de aplicação. Para acompanhar as atividades, abra o arquivo Controles de Formulário.xlsm, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 9. Ao abrir o arquivo você verá uma faixa amarela na parte superior (ou uma caixa de diálogo), informando que o arquivo contém macros (você aprenderá sobre as macros no próximo capítulo). Se essa mensagem aparecer, clique no botão Habilitar Conteúdo.

9.4.1. Caixa de grupo A caixa de grupo não chega a ser um controle interativo, porém, tem a finalidade de agrupar outros controles dentro dela, principalmente, os botões de opção. É apenas um retângulo que possui um título na parte superior esquerda. A caixa de grupo possui a seguinte propriedade:

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Excel 2016 - Módulo II •• Sombreamento 3D: Aplica ao controle um aspecto de relevo. Para praticar, na planilha Caixa de Grupo, desenhe um controle na parte em branco da planilha (até a coluna H). Edite o texto (botão direito do mouse, Editar Texto) e escreva Curso Excel Módulo II. Em seguida, arraste as alças de redimensionamento para que a caixa fique entre as células C4 e G14.

Para mover ou redimensionar um objeto na planilha usando as linhas de grade como referência, segure a tecla ALT enquanto arrasta o objeto ou as alças de redimensionamento. Sobre a parte sombreada da planilha, desenhe outra caixa de grupo e, nas propriedades do controle, ative o Sombreamento 3D. Encaixe o objeto entre as células J4 e M14. No final, você terá algo assim:

O sombreamento 3D fica mais visível na caixa de grupo quando ela é desenhada sobre um intervalo com alguma cor de preenchimento.

9.4.2. Caixa de seleção Este é um controle que tem a finalidade de representar uma opção que pode ser marcada ou desmarcada. A célula vinculada conterá o valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. Esse valor pode ser usado na planilha, dentro da função SE, para testar se a caixa de seleção está ativada ou não.

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Controles de formulário

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A caixa de seleção possui as seguintes propriedades:

•• Valor: Indica o estado inicial do controle. As opções são: Não selecionado (controle desmarcado), Selecionado (controle marcado) ou Misto (controle sombreado); •• Vínculo da célula: Representa a célula que receberá o valor VERDADEIRO ou FALSO; •• Sombreamento 3D: Aplica ao controle um aspecto de relevo. No arquivo Controles de Formulário.xlsm, planilha Caixa de Seleção, observe algumas células com valores e fórmulas:

A planilha mostra um trecho de uma fatura, em que consta o Valor do pedido na célula E4, os Impostos em E5 (fórmula =18%*E4), o Frete em E6 (fórmula =5%*E4) e o Total da Fatura em E7 (soma dos valores acima).

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Excel 2016 - Módulo II A empresa entrega as mercadorias através de uma transportadora contratada. Contudo, o cliente poderia retirar a mercadoria na loja, diretamente. Nesse caso, não haveria frete. Essa opção será disponibilizada através de uma caixa de seleção desenhada ao lado dessas células, com o texto Usar Transportadora. Outra opção oferecida pela empresa é a possibilidade de entregar a mercadoria com urgência. Nesse caso, o total da fatura (a menos do frete), será acrescido em 5%. A opção será feita por uma caixa de seleção abaixo da anterior, com o texto Entrega Urgente. Na parte inferior da planilha, há um espaço para associação dos valores de cada caixa de seleção: células G10 e G12. Siga os os para dar a interatividade necessária ao formulário: 1. Ao lado das células da coluna E, desenhe uma caixa de seleção e altere o texto para Usar Transportadora:

2. Sobre o controle, clique com o botão direito e selecione Formatar Controle; 3. Em Vínculo da célula, aponte para G10; 4. Se desejar, ative o Sombreamento 3D; 5. Clique em OK para fechar a caixa Formatar controle; 6. Teste a caixa de seleção e veja os valores VERDADEIRO e FALSO aparecendo na célula vinculada G10; 7. Modifique a fórmula do Frete em E6. Ela deverá checar se a caixa Usar Transportadora está ativada (G10 contém o valor VERDADEIRO). Se estiver, o cálculo 5%*E4 se mantém, senão o frete será 0 (zero): =SE(G10=VERDADEIRO; 5%*E4; 0)

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Controles de formulário

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8. Teste a caixa de seleção e veja como o estado dela afeta o resultado da fórmula do frete; 9. Abaixo da primeira caixa de seleção, desenhe outra caixa e altere o texto para Entrega Urgente; 10. Sobre o controle, clique com o botão direito e selecione Formatar Controle; 11. Em Vínculo da célula, aponte para G12; 12. Se desejar, ative o Sombreamento 3D; 13. Clique em OK para fechar a caixa Formatar controle:

14. Teste a caixa de seleção e veja os valores VERDADEIRO e FALSO aparecendo na célula vinculada G12; 15. Modifique a fórmula do Total da fatura em E7. Ela deverá checar se a caixa Entrega Urgente está ativada (G12 contém o valor VERDADEIRO). Se estiver, a soma existente (a menos do frete) será acrescida em 5%, senão, a soma permanece como estava: =SE(G12=VERDADEIRO; 105%*(E4+E5)+E6; E4+E5+E6)

16. Teste a caixa de seleção e veja como o estado dela afeta o resultado do total da fatura. Você acabou de dar interatividade à planilha e quem for operá-la fará isso de forma fácil e intuitiva. Note que há 4 possibilidades de total da fatura, conforme você ativa ou desativa as duas caixas de seleção. As células G10 e G12 são células vinculadas aos controles e não precisam ficar visíveis. Você pode ocultar as linhas 10 e 12. É como se elas fossem os “bastidores” do seu formulário. 453

Excel 2016 - Módulo II

Quando você usa a função SE e o teste lógico compara uma célula com um valor lógico, não é necessário escrever VERDADEIRO, pois isso é redundante nesse caso. A fórmula do frete poderia ser simplificada desta forma: =SE(G10; 5%*E4; 0). Na verdade, G10 já contém VERDADEIRO ou FALSO, valor necessário para que a função SE escolha o 2º argumento ou o 3º argumento para retornar o resultado adequado.

9.4.3. Botão de opção Este controle não é usado de forma isolada. Há sempre a necessidade de dois ou mais para formar um grupo de opções. Apenas uma opção poderá ser selecionada; a seleção de outra opção desativa a anterior. Para criar vários grupos de opções, coloque os botões de cada um dentro do controle Caixa de Grupo. Dessa forma, a escolha da opção de um grupo não afeta as opções dos demais grupos. O botão de opção possui as seguintes propriedades:

•• Valor: Indica o estado inicial do controle. As opções são: Não selecionado (controle desmarcado) ou Selecionado (controle marcado); •• Vínculo da célula: Representa a célula que receberá o número do item escolhido; •• Sombreamento 3D: Aplica ao controle um aspecto de relevo.

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Controles de formulário

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No arquivo Controles de Formulário.xlsm, planilha Botão de Opção, observe uma área sombreada com duas caixas de grupo já desenhadas. Cada uma possui um título: Período e Nível:

A planilha simula um trecho de um formulário de inscrição de curso, em que há uma área onde o participante precisa escolher o período das aulas (Manhã, Tarde ou Noite) e outra área onde ele precisa escolher o nível do curso (Básico, Intermediário ou Avançado). A célula G12 deverá conter uma fórmula que traz o valor do curso, combinando o período com o nível. A tabela de preços à direita contém todas as combinações de valores. Nesta atividade, você criará dois grupos de botões de opção. O grupo do Período deverá estar associado à célula vinculada M4 e o grupo do Nível associado à célula M5. Toda a área à direita dos controles poderá ficar oculta no final (colunas J a M). Siga os os para dar a interatividade necessária ao formulário: 1. Dentro da caixa de grupo Período, desenhe um botão de opção e modifique o texto para Manhã; 2. Sobre o controle, clique com o botão direito e selecione Formatar Controle; 3. Em Vínculo da célula, aponte para M4; 4. Se desejar, ative o Sombreamento 3D;

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Excel 2016 - Módulo II 5. Clique em OK para fechar a caixa Formatar controle:

6. Pressione CTRL + C para copiar o controle; 7. Clique em uma célula abaixo do controle e pressione CTRL + V para colar; 8. Altere o texto para Tarde. Não é necessário vincular à célula O4 porque a cópia do controle já manteve essa propriedade; 9. Clique em outra célula abaixo do controle e pressione CTRL + V para colar novamente o controle original; 10. Altere o texto para Noite; 11. Se necessário, selecione os 3 controles e faça seu alinhamento e distribuição pelos comandos em Ferramentas de Desenho, grupo Organizar, botão Alinhar:

12. Se os 3 controles estiverem selecionados, você ainda pode fazer um ajuste fino do conjunto pelas setas direcionais do teclado; 456

Controles de formulário

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13. Seguindo o mesmo princípio, desenhe um botão de opção dentro da caixa de grupo Nível. Modifique o texto para Básico e, nas propriedades, vincule à célula M5. Se desejar ative o Sombreamento 3D; 14. Crie mais duas cópias do controle e altere os textos para Intermediário e Avançado; 15. Se necessário, selecione os 3 controles e faça seu alinhamento e distribuição pelos comandos de Ferramentas de Desenho, grupo Organizar, botão Alinhar; 16. Teste os controles dos dois grupos. Verifique se a opção de um não interfere no outro grupo. Veja se as células vinculadas M4 e M5 indicam o número da opção escolhida:

17. Finalmente, na célula G12, será escrita a fórmula que busca na tabela o preço correspondente ao período e nível escolhidos. O número do período escolhido determina a linha da tabela e o número do nível determina a coluna da tabela. A seguinte fórmula resolve a questão de forma fácil: =ÍNDICE(K8:M10; M4; M5)

18. Teste combinações diferentes para ver o preço correspondente. O formulário está concluído. Se desejar, esconda as colunas J até M.

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Excel 2016 - Módulo II 9.4.4. Caixa de listagem Quando as opções de escolha são muitas, não faz sentido desenhar muitos botões de opção. A melhor alternativa para mostrar uma lista com muitos itens é a caixa de listagem. O controle precisa exibir uma lista de valores, a qual pode ser digitada manualmente nas propriedades ou pode vir de um intervalo horizontal ou vertical de células. A opção clicada retornará um número que indica sua posição na lista. Apesar de o controle permitir a seleção de vários itens, apenas a seleção de um único item é relevante à planilha. A caixa de listagem possui as seguintes propriedades:

•• Intervalo de entrada: Representa uma lista de palavras separadas com ponto-e-vírgula ou um intervalo de células de uma linha ou uma coluna; •• Vínculo da célula: Representa a célula que receberá o número do item escolhido; •• Tipo de seleção: Indica como os elementos serão selecionados. Pode ser Simples (apenas um item), Múltipla (vários itens fora de ordem) ou Estendida (vários itens em sequência); •• Sombreamento 3D: Aplica ao controle um aspecto de relevo.

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Controles de formulário

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No arquivo Controles de Formulário.xlsm, planilha Caixa de Listagem, existe uma tabela de meses e vendas, a qual poderá ficar oculta. A célula C11 deverá mostrar as vendas relativas ao mês escolhido através de uma caixa de listagem que será desenhada acima dela, mostrando os 12 meses existentes na primeira coluna da tabela de vendas.

Siga os os para dar a interatividade necessária ao formulário: 1. Desenhe uma caixa de listagem, conforme mostra a imagem:

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Excel 2016 - Módulo II 2. Sobre o controle, clique com o botão direito e selecione Formatar Controle; 3. Em Intervalo de entrada, selecione, na planilha, os meses que estão no intervalo G5:G16; 4. Em Vínculo da célula, aponte para H2; 5. Mantenha o Tipo de seleção com a opção Simples; 6. Se desejar, ative o Sombreamento 3D; 7. Clique em OK para fechar a caixa Formatar controle; 8. Clique fora do controle e experimente escolher um mês. Observe que o número do mês escolhido aparece na célula H2; 9. Agora, na célula C11, escreva a fórmula que busca as vendas no intervalo H5:H16, cuja posição corresponde à mesma do mês escolhido, ou seja, célula H2: =ÍNDICE(H5:H16; H2)

10. Teste outros meses e observe o valor de vendas recuperado pela fórmula em C11:

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Controles de formulário

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9.4.5. Caixa de combinação Também chamada de lista suspensa ou dropdown, a caixa de combinação tem a mesma finalidade que a caixa de listagem, porém, exibe apenas um item por vez. Ideal para locais que não possuem muito espaço para uma caixa de listagem ou múltiplos botões de opção. Este controle também tem uma lista alimentada por itens digitados manualmente em suas propriedades ou usa valores de um intervalo dentro da pasta de trabalho. Quando um item é selecionado, o número (posição) desse item é retornado à célula vinculada. A caixa de combinação possui as seguintes propriedades:

•• Intervalo de entrada: Representa uma lista de palavras separadas com ponto-e-vírgula ou um intervalo de células de uma linha ou uma coluna; •• Vínculo da célula: Representa a célula que receberá o número do item escolhido; •• Linhas suspensas: Indica a quantidade de itens exibidos quando o botão de seta for clicado no controle; •• Sombreamento 3D: Aplica ao controle um aspecto de relevo.

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Excel 2016 - Módulo II No arquivo Controles de Formulário.xlsm, planilha Caixa de Combinação, existe uma tabela de meses e vendas, a qual poderá ficar oculta. A célula C11 deverá mostrar as vendas relativas ao mês escolhido através de uma caixa de listagem que será desenhada acima dela, mostrando os 12 meses existentes na primeira coluna da tabela de vendas:

Siga os os para dar a interatividade necessária ao formulário: 1. Desenhe uma caixa de combinação à direita da palavra Sigla, conforme mostra a imagem:

2. Sobre o controle, clique com o botão direito e selecione Formatar Controle; 3. Em Intervalo de entrada, selecione, na planilha, as siglas de estado que estão no intervalo J4:J30; 4. Em Vínculo da célula, aponte para H2; 5. Se desejar, altere a quantidade de Linhas suspensas; 6. Se desejar, ative o Sombreamento 3D; 7. Clique em OK para fechar a caixa Formatar controle; 462

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8. Clique fora do controle e experimente escolher uma sigla de estado. Observe que a posição da sigla escolhida aparece na célula H2; 9. Na célula D5, escreva a fórmula que busca o nome do estado no intervalo K5:K30, cuja posição corresponde à mesma do mês escolhido, ou seja, célula H2: =ÍNDICE(K4:K30; H2)

10. Faça o teste com outras siglas e observe o nome correspondente recuperado pela fórmula em C11.

9.4.6. Barra de rolagem A barra de rolagem está presente em alguns controles e em muitos locais dos programas de computador, como janelas, listas, etc. A barra de rolagem pode ser inserida na planilha com o propósito de alterar rapidamente o valor de uma célula, sem que seja necessária a digitação. A alteração do valor se faz clicando nas setas extremas do controle ou arrastando o botão deslizante. A célula vinculada mostra um valor que varia entre um mínimo e um máximo estipulado nas propriedades do controle. Ao desenhar a barra de rolagem, ela assumirá automaticamente a direção horizontal ou vertical, dependendo da largura e altura usadas para o controle. A barra de rolagem possui as seguintes propriedades:

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Excel 2016 - Módulo II •• Valor atual: Representa o valor que o controle assume no momento; •• Valor mínimo: É o menor valor que o controle pode assumir (o mínimo é zero); •• Valor máximo: É o maior valor que o controle pode assumir (o máximo é 30000); •• Alteração incremental: É o valor que será acrescentado ou subtraído a cada clique nas setas do controle; •• Mudança de página: É o valor que será acrescentado ou subtraído a cada clique entre o botão deslizante e uma das setas; •• Vínculo da célula: Representa a célula que receberá o valor atual da barra de rolagem; •• Sombreamento 3D: Aplica ao controle um aspecto de relevo.

A barra de rolagem só aceita como valores números inteiros entre 0 e 30000. Se você precisar trabalhar com números fracionários ou negativos, use os valores inteiros da célula vinculada e aplique cálculos simples, como somas, subtrações, multiplicações ou divisões até que você chegue ao valor desejado.

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No arquivo Controles de Formulário.xlsm, planilha Barra de Rolagem, há um pequeno simulador de financiamento para compra de veículo. A célula C4 contém o valor total a ser financiado, a célula C5 contém a taxa mensal de juros e a célula C6 contém o número de meses (ou prestações). A célula C10 possui a função PGTO, que calcula a prestação em função dos valores anteriores:

O valor do financiamento já foi escolhido e a concessionária oferece essa taxa fixa de juros ao mês. O que você simulará, aqui, será mudança na quantidade de prestações mensais. A concessionária oferece parcelamento a partir de 12 meses até 72 meses, em múltiplos de 6 meses. Para agilizar a mudança de valores, você usará uma barra de rolagem horizontal que fará a alteração direta na célula C6, que contém o número de prestações. Siga os os para dar a interatividade necessária ao formulário: 1. Desenhe uma barra de rolagem, aproveitando as dimensões das células B8 e C8 (segure ALT para encaixar nas linhas de grade da planilha):

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Excel 2016 - Módulo II 2. Sobre o controle, clique com o botão direito e selecione Formatar Controle; 3. Em Valor mínimo, digite 12; 4. Em Valor máximo, digite 72; 5. Em Alteração incremental, digite 6; 6. Em Mudança de página, digite 12; 7. Em Vínculo da célula, aponte para C6; 8. Clique em OK para fechar a caixa Formatar controle; 9. Clique fora do controle e experimente modificar a quantidade de meses pela barra de rolagem. Use as setas das extremidades para rolar o valor de 6 em 6 meses. Clique entre o botão de rolagem e a seta para rolar de 12 em 12 meses ou, então, arraste o botão de rolagem para modificar a célula C6, de 1 em 1 mês:

9.4.7. Botão de rotação O botão de rotação tem a mesma finalidade da barra de rolagem, ou seja, alterar rapidamente o valor de uma célula. Este controle não possui o botão de rolagem deslizante; apenas duas setas (uma para cima, uma para baixo), responsáveis pela mudança do valor da célula vinculada.

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Controles de formulário

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O botão de rotação possui as seguintes propriedades:

•• Valor atual: Representa o valor que o controle assume no momento; •• Valor mínimo: É o menor valor que o controle pode assumir (o mínimo é zero); •• Valor máximo: É o maior valor que o controle pode assumir (o máximo é 30000); •• Alteração incremental: É o valor que será acrescentado ou subtraído a cada clique nas setas do controle; •• Vínculo da célula: Representa a célula que receberá o valor atual do botão de rotação; •• Sombreamento 3D: Aplica ao controle um aspecto de relevo.

Assim como a barra de rolagem, o botão de rotação também só aceita como valores números inteiros entre 0 e 30000.

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Excel 2016 - Módulo II No arquivo Controles de Formulário.xlsm, planilha Botão de Rotação, há uma tabela com a relação de feriados nacionais oficiais:

A coluna C contém todas as datas baseadas em fórmulas, usando o ano que se encontra na célula E2 (nomeada como Ano). Dessa forma, se você digitar um ano diferente em E2, todos os feriados serão recalculados para aquele ano. Para facilitar a mudança dos anos, você usará um botão de rotação. Siga os os para dar a interatividade necessária ao formulário: 1. Desenhe um botão de rotação no lado direito da célula do Ano, como mostra a seguinte imagem:

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Controles de formulário

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2. Sobre o controle, clique com o botão direito e selecione Formatar Controle; 3. Em Valor mínimo, digite 2000; 4. Em Valor máximo, digite 2030; 5. Em Alteração incremental, digite 1; 6. Em Vínculo da célula, aponte para E2; 7. Clique em OK para fechar a caixa Formatar controle; 8. Clique fora do controle e experimente modificar o ano clicando nas setas do botão de rotação. Observe as datas recalculadas:

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Excel 2016 - Módulo II 9.4.8. Botão O botão de comando (ou simplesmente botão) possui uma única finalidade: acionar uma macro existente no arquivo. Você aprenderá sobre macros no capítulo seguinte. Este controle é um retângulo com aspecto de botão. Assim que ele é desenhado, ao soltar o botão do mouse, você verá uma caixa de diálogo com a relação de macros existentes no arquivo. Escolha a macro que será associada ao botão e clique em OK:

O botão não possui propriedades de controle. Ao formatar o controle, você poderá modificar propriedades visuais, como fonte, alinhamento, tamanho e algumas outras configurações. No arquivo Controles de Formulário.xlsm, planilha Botão de Comando, observe uma tabela com valores para 4 produtos e 12 meses do ano. Há também totais na linha 11 e na coluna O:

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Controles de formulário

9

A tabela está completamente sem formatação. No arquivo, há duas macros: uma que formata a tabela e a outra que remove a formatação. Você comandará a formatação ou limpeza através de dois botões de comando desenhados na parte superior da planilha. Siga os os para inserir botões de comando à planilha: 1. Desenhe um botão de comando, de modo que contorne o intervalo C3:E4. Use ALT enquanto desenha para encaixar os lados do botão às linhas de grade da planilha. Ao soltar o botão do mouse, a caixa Atribuir macro aparece:

2. Selecione a macro Formatar_Tabela e clique em OK:

3. Clique dentro do botão para que o cursor de edição apareça piscando. Apague os caracteres e escreva Formatar Tabela. Depois, pressione a tecla ESC para encerrar a edição; 4. Clique sobre o controle com o botão direito do mouse e selecione o comando Formatar controle;

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Excel 2016 - Módulo II 5. Na guia Fonte, selecione o estilo Negrito e tamanho de 14 pontos; 6. Desenhe um segundo botão de comando ao lado do primeiro, contornando o intervalo G3:I4. Ao soltar o botão do mouse, a caixa Atribuir macro aparece; 7. Selecione a macro Limpar_Formatos e clique em OK:

8. Edite o texto do botão para Limpar Formatos; 9. Nas propriedades do controle, aplique estilo Negrito e 14 pontos de tamanho; 10. Clique fora do controle para desmarcá-lo; 11. Se desejar, desligue as linhas de grade da planilha; 12. Teste os dois botões:

9.4.9. Rótulo O controle Rótulo serve apenas para desenhar uma área em que você escreva um texto sobre o formulário. Ele possui apenas propriedades de tamanho e algumas outras. Não é possível controlar a fonte, preenchimento, etc. Se você precisar colocar um texto formatado e “flutuante” sobre o formulário, use a Caixa de Texto, disponível na guia Inserir, grupo Texto.

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Controles de formulário

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Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. •• Os controles de formulário estão disponíveis na guia Desenvolvedor, grupo Controles, botão Inserir; •• Um controle pode exibir dados ou facilitar a digitação e edição de dados, a realização de uma ação ou a marcação de uma seleção, ajudando, assim, na manipulação de formulários. Além disso, os controles podem executar macros em resposta a eventos. As categorias de controles disponíveis são a ActiveX e os controles de formulário; •• Os controles do grupo Controles de Formulário habilitados para a utilização em planilhas do Excel são: Botão, Caixa de Combinação, Caixa de Seleção, Botão de Rotação, Caixa de Listagem, Botão de Opção, Caixa de Grupo, Rótulo e Barra de Rolagem; •• Após o desenho de um controle, você precisa configurar suas propriedades e definir sua aparência, valores e célula vinculada. Essa célula pode ser usada em cálculos na planilha para trazer resultados diferentes, conforme o valor atual do controle. As propriedades comuns a quase todos os controles são Vínculo da célula e Sombreamento 3D.

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Controles de formulário

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Teste seus conhecimentos

Excel 2016 - Módulo II 1. Qual a alternativa correta? ☐☐ a) Formulário é um conjunto de dados que pode ser filtrado ou classificado com botões de filtragem disponível na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar. ☐☐ b) Formulário é uma caixa de diálogo do Excel que contém uma série de botões e listas. ☐☐ c) Uma planilha pode se assemelhar a um formulário pois você pode desenhar controles para escolher opções e interagir com os cálculos. ☐☐ d) Formulário é um intervalo da planilha que contém células com validação de dados e formatação condicional para que os valores sejam digitados de forma consistente. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

2. Qual a alternativa incorreta?

☐☐ a) Para usar os controles de formulário, você deve habilitar a guia Desenvolvedor, ada em Arquivo / Opções / Personalizar Faixa de Opções. ☐☐ b) Há dois grupos de controles: Controles de Formulário e Controles ActiveX. ☐☐ c) Após o desenho de um controle na planilha, você deve configurar suas propriedades pelo comando Formatar controle. ☐☐ d) Você pode fazer o alinhamento e distribuição dos controles pelas Ferramentas de Desenho, grupo Organizar, botão Alinhar. ☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas. 476

Controles de formulário

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3. Qual dos seguintes controles é indicado para escolha de uma opção de uma lista, sendo que há pouco espaço na planilha para mostrar várias opções simultaneamente?

☐☐ a) Caixa de Combinação ☐☐ b) Caixa de Listagem ☐☐ c) Botão de Opção ☐☐ d) Caixa de Seleção ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

4. Qual dos seguintes controles não atua sozinho, ou seja, é necessário vários controles para formar um grupo?

☐☐ a) Caixa de Combinação ☐☐ b) Caixa de Listagem ☐☐ c) Botão de Opção ☐☐ d) Caixa de Seleção ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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Excel 2016 - Módulo II

5. Qual das seguintes propriedades não existe no controle Barra de Rolagem e também no controle Botão de Rotação?

☐☐ a) Valor mínimo ☐☐ b) Valor máximo ☐☐ c) Alteração incremental ☐☐ d) Intervalo de entrada ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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Controles de formulário Mãos à obra!

9

Excel 2016 - Módulo II Os exercícios desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 9 – Controles de Formulário. Cada exercício contém as instruções necessárias para você completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário.

Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório - Capítulo 9.xlsx.

Laboratório 1 A – Utilizando controles de formulário A Planilha1 contém um formulário de solicitação de compras, em que já existe espaço para escrever algumas informações, além da tabela com os itens que estão sendo solicitados:

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Controles de formulário

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O formulário pode ser usado como está, porém, faltam alguns detalhes e o seu gestor pediu que você implementasse alguma interatividade na escolha de opções predefinidas. Futuramente, os dados desse formulário podem ser salvos em um banco de dados através de automação com macros. Insira, na Planilha1, alguns controles de formulário para que você tenha o seguinte resultado final:

À direita do formulário, há uma área auxiliar, composta por listas e células que ficarão vinculadas aos controles:

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Excel 2016 - Módulo II Siga as orientações e sugestões para criar o formulário. Use as imagens anteriores para ajudar você a posicionar os controles. 1. Sobre a célula H4, desenhe uma caixa de combinação. Use como intervalo de entrada a lista de centros de custo da coluna P. Vincule o valor do controle à célula L4; 2. Sobre a célula D6, desenhe uma caixa de combinação. Use como intervalo de entrada a lista de fornecedores da coluna N. Vincule o valor do controle à célula L6; 3. Entre as linhas 7 e 10 e entre as colunas B e D, desenhe uma caixa de grupo e coloque como título: Forma de Pagamento; 4. Dentro da caixa de grupo, insira dois botões de opção com os textos: Cartão de Crédito e Boleto bancário para. Vincule-os à célula L8. A palavra dias pode ser parte do texto do segundo botão de opção, pode ser inserida em um controle de rótulo ou até mesmo escrita na célula D9 com tamanho e alinhamento adequados; 5. Sobre o espaço em branco no final do texto do segundo botão de opção, desenhe outra caixa de combinação pequena, para exibição dos dias para pagamento via boleto bancário. Use como intervalo de entrada a lista de dias para pagamento da coluna R. Vincule o valor do controle à célula D10; 6. Ao lado da caixa de grupo, insira uma caixa de seleção com o texto Solicitação urgente. Vincule o valor à célula L12; 7. Abaixo da Solicitação urgente, insira uma caixa de seleção com o texto Reposição de estoque. Vincule o valor à célula L14; 8. Na guia Layout da Página, em Configuração de Página, defina como área de impressão o intervalo B2:H27; 9. Visualize a impressão altere a opção Sem Dimensionamento para Ajustar Planilha em Uma Página; 10. Opcionalmente, oculte as colunas J até o final e as linhas 29 até o final; 11. De volta à planilha, na guia Exibir, desmarque a caixa Títulos; 12. Teste o formulário com opções e valores que desejar e visualize a impressão. 482

Macros 99 99 99 99 99 99 99

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Gravando macros; Referências absolutas e relativas; Gerenciando macros; Maneiras de executar as macros; Visualizando e editando macros; Aninhando macros; Boas práticas e orientações;

Excel 2016 - Módulo II

10.1. Introdução No capítulo anterior, você viu como atribuir macros a controles de formulários. Neste capítulo, você aprenderá como automatizar ações no Excel através do uso de macros. Acompanhe as atividades deste capítulo pelo arquivo Macros.xlsm, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 10.

10.1.1. O que são macros Macros são conjuntos de comandos executados em sequência, a partir de um botão ou de um atalho de teclado. As macros, normalmente, são usadas para otimizar a execução de comandos rotineiros, deixando a tarefa mais rápida e simples. Também são chamadas de programas, procedimentos ou rotinas. Qualquer programa de computador usa uma linguagem específica de programação. Existem várias linguagens com propósitos diferentes. A linguagem de programação usada pelo pacote Microsoft Office é o Visual Basic para Aplicativos, ou VBA. Ela é composta por linhas de código (ou instruções) executadas em sequência. Assim como um novo idioma que você está aprendendo, o VBA possui uma “gramática” própria (ou sintaxe), em que palavras, valores e pontuação são importantes. Apesar de a linguagem VBA ser poderosa por controlar os componentes do Excel, neste curso, você aprenderá a trabalhar com a ferramenta chamada Gravador de Macros. Com ele, você poderá deixar que o Excel gere as linhas de código em VBA. Você só se preocupará com a sequência de ações necessárias. Não é preciso conhecimento prévio da linguagem VBA.

10.1.2. Ferramentas de macro As ferramentas de macro e o ao ambiente de programação do VBA estão na guia Desenvolvedor. Se ela não estiver habilitada, entre em Arquivo / Opções / Personalizar Faixa de Opções / Desenvolvedor / OK.

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Macros

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Os comandos e botões usados neste capítulo estão no grupo Código:

Você também encontra os principais comandos de macros na guia Exibir, grupo Macros, botão Macros.

10.1.3. Tipos de arquivos Uma Pasta de Trabalho do Excel tem extensão .xlsx e armazena folhas de planilha e folhas de gráfico, mas as macros não são armazenadas. Quando você trabalha com macros, deve salvar o arquivo como tipo Pasta de Trabalho Habilitada para Macro do Excel, que possui extensão .xlsm. O tipo Pasta de Trabalho Binária do Excel (extensão .xlsb) também é capaz de armazenar macros e possui a vantagem de salvar o arquivo de forma compactada, reduzindo o tamanho final em bytes. Ao abrir um arquivo com macro, você verá no alto da planilha uma faixa com um aviso:

Se você confia na origem do arquivo, clique em Habilitar Conteúdo. A partir dessa primeira abertura do arquivo com macros, se você trabalhar com ele futuramente, essa faixa não aparecerá mais porque o Excel entende que esse arquivo, nessa pasta do computador, nesse de usuário, é confiável. Se o arquivo for movido para outra pasta, enviado por e-mail ou aberto por outro usuário, o aviso de segurança aparecerá novamente. Se você desejar alterar a forma de abrir arquivos com macro, na guia Desenvolvedor, grupo Código, clique no botão Segurança de Macro.

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Excel 2016 - Módulo II Na caixa de diálogo Central de Confiabilidade, escolha a opção desejada no grupo Configurações de Macro:

A opção mais segura é a padrão: Desabilitar todas as macros com notificação. Dessa forma, você poderá decidir se deseja habilitar as macros ou não logo na primeira abertura do arquivo.

10.1.4. Lógica de programação Lógica de programação é a maneira de raciocinar, que gera uma sequência coerente, regular e necessária de acontecimentos ou métodos, com a finalidade de obter uma solução prática e eficaz para um problema. Dessa forma, quando você estuda a situação que será automatizada, determina as ferramentas à sua disposição, o que você tem e o que você precisa obter, então, você está usando a sua lógica de programação. Depois que essas informações foram compreendidas, é hora de criar uma descrição sequencial dos os que devem ser executados, de forma lógica, clara e em português, com a finalidade de facilitar a resolução de um problema. Esse o a o é chamado de algoritmo. Ou seja, é o detalhamento da Lógica, sob forma escrita. Se você quiser criar o algoritmo através de uma sequência visual de os, use um fluxograma. Para você que está começando a compreender o que é um programa através das macros, é muito importante que conheça bem os os que serão usados na gravação dessa macro. Você pode fazer ensaios manualmente antes ou escrever esse o a o no papel ou em algum arquivo.

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Macros

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10.2. Gravando macros Quando você inicia o gravador de macros, todas as ações realizadas no Excel são gravadas. Até as ações erradas! Após o encerramento da gravação, você pode reproduzir essa sequência de ações sempre que desejar, disparando-a por um atalho de teclado ou por um botão personalizado por você. Para gravar uma macro, na guia Desenvolvedor, grupo Código, clique em Gravar Macro para abrir a caixa de diálogo Gravar macro:

Preencha as caixas e opções e clique em OK para começar a gravar a macro. As opções da caixa Gravar macro são as seguintes: Opção

Descrição

Nome da macro

Defina o nome que você quer atribuir à macro. O nome deve começar com uma letra e não pode ter espaços em branco. Se você quiser dar um nome que tenha duas ou mais palavras, pode separá-las com um sublinhado, como Gravar_dados.

Tecla de atalho

Tecla que, em conjunto com a tecla CTRL ou com as teclas CTRL + SHIFT, executará a macro. Lembre-se que as macros têm prioridade sobre os comandos internos do Excel, ou seja, se você usar, em uma macro, uma combinação da tecla CTRL com uma letra que já seja usada pelo Excel, como CTRL + A (comando Abrir), esse atalho vai executar a macro, e não o comando interno do Excel. Assim, é uma boa ideia definir letras maiúsculas na caixa Tecla de atalho, para que o atalho seja uma combinação das teclas CTRL + SHIFT e a letra escolhida. 487

Excel 2016 - Módulo II

Opção

Descrição

Escolha o local onde a macro será armazenada: •• Pasta de trabalho pessoal de macros: Armazena a macro em uma pasta que é aberta sempre que você iniciar o Excel. Suas macros estarão sempre disponíveis para qualquer arquivo aberto; Armazenar macro em

•• Nova pasta de trabalho: Armazena a macro em um novo arquivo, a ser salvo posteriormente; •• Esta pasta de trabalho: Armazena a macro junto com o arquivo atualmente ativo. Essa é a opção mais aconselhável por duas razões: porque a macro permanecerá disponível, mesmo que o arquivo seja copiado ou movido para outro local, e porque a macro normalmente executa ações a partir do arquivo em que foi criada.

Descrição

Um texto opcional que descreve o que a macro faz.

A opção Pasta de trabalho pessoal de macros cria um arquivo chamado PERSONAL.XLSB, salvo na seguinte pasta em seu computador: C:\s\Usuário\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART Enquanto você usa o Excel, a pasta PERSONAL.XLSB fica oculta. Você pode visualizá-la pela guia Exibir, grupo Janela, botão Reexibir. Para excluir o arquivo, você deve abrir o Windows Explorer (ou Explorador de Arquivos), navegar até essa pasta e, então, excluir o arquivo. O Excel precisa estar fechado para essa operação ser realizada. Quando terminar de gravar todas as ações, clique no botão Parar Gravação. Quando a guia Desenvolvedor estiver habilitada, você pode iniciar o gravador de macros e parar a gravação por um atalho na barra de status do Excel:

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Macros

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Acompanhe o aprendizado com uma pasta de trabalho nova do Excel. Nesta atividade, você fará a gravação de uma macro simples que irá criar uma lista vertical com os meses do ano a partir da célula A1, aplicar negrito, uma cor ao texto e, no final, aplicar um autoajuste à coluna. Siga os os para gravar esta macro: 1. Na guia Desenvolvedor, grupo Código, clique no botão Gravar Macro; 2. Na caixa de diálogo Gravar Macro, preencha as informações:

3. Clique em OK para iniciar a gravação; 4. Clique na célula A1, mesmo que a célula ativa já esteja lá; 5. Digite Janeiro, mas não tecle ENTER;

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Excel 2016 - Módulo II 6. Leve o ponteiro do mouse até a alça de preenchimento. Quando o ponteiro estiver com a forma de uma cruz preta (+), segure o botão do mouse e arraste até a linha 12 para criar a lista com os 12 meses do ano:

7. Na guia Página Inicial, grupo Fonte, ligue o Negrito e escolha uma cor para o texto; 8. Aplique autoajuste à coluna A; 9. Selecione a célula A1 para desmarcar a seleção; 10. Na guia Desenvolvedor, grupo Código, clique no botão Parar gravação (você também pode usar o atalho na barra de status, no lado esquerdo):

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Macros

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11. Salve o arquivo em sua pasta do Capítulo 10 com o nome de Macros.xlsm. Lembre-se de mudar o tipo de arquivo para Pasta de Trabalho Habilitada para Macro do Excel. Faça um teste com a macro gravada. Primeiro, exclua a coluna A e acione a macro pelo atalho CTRL + SHIFT + M. Você verá que, não importa onde você está com a célula ativa, a lista sempre será criada partindo de A1. A macro funciona em qualquer planilha desta pasta de trabalho.

10.3. Referências absolutas e relativas Por padrão, quando você aciona o gravador de macros, são usadas referências absolutas. Isso significa que as ações gravadas em uma macro serão reproduzidas sempre nas mesmas células usadas durante a gravação. Só que, em alguns casos, as referências absolutas podem não atender às necessidades de uma determinada rotina. Para esses casos, você pode usar as referências relativas, que determinam que as ações serão executadas em posições relativas às células que foram usadas na gravação da macro. Para determinar como as instruções da macro serão gravadas, clique no botão Usar Referências Relativas. A imagem a seguir mostra o botão desativado para Referências Absolutas e ativado para Referências Relativas. O fundo escuro denota que o botão está pressionado:

O botão Usar Referências Relativas somente afeta como as próximas instruções serão gravadas pelo gravador de macros. O acionamento do botão não cria nenhuma linha de código. A macro Meses que você gravou usa apenas referências absolutas. A lista é criada sempre a partir de A1. Imagine que você precisa de uma lista semelhante, agora com dias da semana, mas gostaria que essa lista pudesse ser gerada em qualquer parte da planilha. Ou seja, ela começará a partir da célula ativa.

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Excel 2016 - Módulo II Siga os os para gravar a macro usando referências relativas: 1. Clique em qualquer parte vazia na planilha. Esse será o ponto de partida para a gravação da geração da lista de dias da semana; 2. Na guia Desenvolvedor, grupo Código, ative o botão Usar Referências Relativas; 3. Clique no botão Gravar Macro e preencha a caixa de diálogo Gravar macro:

4. Clique em OK para iniciar a gravação; 5. Na célula ativa, digite Domingo, mas não pressione ENTER; 6. Arraste a alça de preenchimento para baixo, até que a dica de tela mostre Sábado:

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Macros

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7. Solte o botão do mouse; 8. Na guia Página Inicial, grupo Fonte, ligue o Negrito e escolha uma cor para o texto; 9. Aplique autoajuste à coluna; 10. Selecione a célula onde foi digitada a palavra Domingo para desmarcar a seleção:

11. Na guia Desenvolvedor, grupo Código, clique no botão Parar gravação (você também pode usar o atalho na barra de status, no lado esquerdo). Agora, para você perceber que essa segunda macro funciona em qualquer lugar, clique em outra célula vazia e acione sua execução pelo atalho CTRL + SHIFT + S.

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Excel 2016 - Módulo II

10.4. Gerenciando macros Operações de gerenciamento de macros podem ser adas pela caixa de diálogo Macro, disponível na guia Desenvolvedor, grupo Código, botão Macros:

As opções de gerenciamento são a seguintes:

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Botão/Opção

Descrição

Nome da macro

Selecione o nome de uma das macros da lista fornecida, que contém a relação de todas as macros gravadas.

Macros em

Selecione o local onde deseja usar para relacionar as macros gravadas: Todas as pastas de trabalho abertas, Esta pasta de trabalho ou outro arquivo específico.

Executar

Executa a macro selecionada.

Depurar

Executa a macro selecionada, o a o, exibindo o ambiente de desenvolvimento do VBA.

Macros

Botão/Opção

Descrição

Editar

Entra no editor do Visual Basic para Aplicativos e permite que você edite as linhas de código geradas pelo gravador de macros.

Excluir

Exclui a macro selecionada.

Opções...

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Define ou edita a tecla de atalho e a descrição da macro selecionada na lista.

10.5. Maneiras de executar as macros O Excel oferece diversas maneiras de executar uma macro: •• Pela guia Desenvolvedor, grupo Código, botão Macros. Selecione a macro e clique no botão Executar; •• Pressione a tecla CTRL + letra, dependendo de como você definiu esse atalho no momento da gravação; •• Clique em um botão na Barra de Ferramentas de o Rápido ou em um grupo personalizado na faixa de opções; •• Clique sobre um objeto, elemento gráfico ou controle, previamente assinalado para ativar uma macro; •• Execute uma macro automaticamente ao abrir uma pasta de trabalho. Essa macro deverá ter o nome de Auto_Open; •• Execute uma macro automaticamente ao fechar uma pasta de trabalho. Essa macro deverá ter o nome de Auto_Close. Você já aprendeu a acionar a macro por um atalho e pela caixa Macro, botão Executar. Veja agora outras maneiras intuitivas de acionamento de macros, através de botões, ícones, imagens ou fotografias.

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Excel 2016 - Módulo II 10.5.1. Pela barra de ferramentas de o rápido À esquerda da barra de títulos do Excel existem alguns pequenos ícones para um rápido o aos comandos mais usados e você pode inserir ícones que acionam as suas macros. Para associar macros a botões da barra de ferramentas de o rápido: 1. Clique na seta que se encontra à direita dos ícones para Personalizar Barra de Ferramentas de o Rápido e clique em Mais Comandos:

2. Na lista Escolher comandos em, selecione a opção Macros; 3. Na lista de macros à esquerda, selecione a macro desejada e clique no botão Adicionar >>:

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Macros

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4. Selecione na lista à direita a macro adicionada e clique no botão Modificar para exibir a caixa de diálogo Modificar Botão, que apresenta uma série de ícones predefinidos; 5. Selecione um ícone e, opcionalmente, um Nome para exibição:

6. Clique em OK para confirmar; 7. Repita os os anteriores para atribuir outras macros à barra de ferramentas de o rápido:

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Excel 2016 - Módulo II 8. Clique em OK para fechar as Opções do Excel. Verifique, na barra de ferramentas de o rápido, os novos ícones. Dicas de tela mostrarão os nomes ou descrições que você digitou na caixa Modificar Botão:

Para remover ícones da barra de ferramentas de o rápido, repita os os anteriores, porém, em vez de usar o botão Adicionar >>, selecione a macro na lista da direita das Opções do Excel e clique no botão << Remover.

10.5.2. Através de objetos gráficos Sobre a planilha, você pode adicionar formas geométricas, ilustrações, desenhos, fotografias e controles de formulário. Sobre um objeto gráfico inserido ou desenhado, clique com o botão direito do mouse e escolha Atribuir macro. Na caixa Atribuir macro, escolha a macro desejada e clique em OK para encerrar.

10.5.2.1. Controles de formulário Na guia Desenvolvedor, grupo Controles, clique no botão Inserir e selecione o controle chamado Botão. Desenhe o botão, escolha a macro e edite o texto do botão:

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Macros

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10.5.2.2. Formas geométricas Na guia Inserir, grupo Ilustrações, botão Formas, escolha uma forma geométrica e desenhe sobre a planilha. Comece a digitar o texto que você deseja e, depois, aplique formatação ao botão e ao texto:

10.5.2.3. Fotos, ícones e ilustrações Na guia Inserir, grupo Ilustrações, clique no botão Imagens para buscar um arquivo de imagem salvo em seu computador ou clique em Imagens Online para pesquisar uma imagem ou fotografia, através de um mecanismo de busca com palavras-chave. Você também poderá copiar imagens diretamente da Internet e colar essas imagens sobre a planilha para atribuir as macros:

10.6. Visualizando e editando macros As macros gravadas podem ser editadas no Editor do Visual Basic, dentro de janelas chamadas de módulos. Para editar o código das macros gravadas: 1. Na guia Desenvolvedor, grupo Código, clique no botão Macros;

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Excel 2016 - Módulo II 2. Na caixa de diálogo Macro, selecione a macro e clique no botão Editar para visualizá-la no editor do VBA:

3. Faça as alterações necessárias e feche a janela do editor ou clique no primeiro botão da barra de ferramentas para retornar ao Excel. Para alternar entre o Excel e o Editor do VBA, use o atalho ALT + F11:

4. Execute novamente a macro para verificar as alterações feitas. Todas as macros são identificadas na janela de módulo como sendo uma coleção de linhas de código entre as instruções Sub e End Sub. Você pode ter quantas macros desejar dentro da janela de módulo e também pode inserir outros módulos para adicionar novas macros.

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Macros

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Neste capítulo, você gravou duas macros: Meses e Semana. Localize, na listagem da macro Meses, a palavra Janeiro no código e selecione-a:

Com a palavra selecionada, escreva a abreviação do nome do mês em letras maiúsculas: JAN. Em seguida, volte à planilha e execute a macro Meses novamente. Observe que ela criou agora uma lista com 12 nomes de meses abreviados com 3 letras. Como você pôde observar, as alterações são feitas facilmente, porém, para tirar o máximo proveito, você precisa conhecer a linguagem VBA. Dessa forma, você consegue inserir comandos adicionais que o gravador de macros não consegue gerar. Mesmo que você não conheça a linguagem VBA, existem alguns pontos na listagem que você consegue identificar e alterar manualmente, como valores, textos ou intervalos de células.

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Excel 2016 - Módulo II

10.7. Aninhando macros Se você tiver várias macros gravadas, pode se deparar com uma situação em que irá gravar uma nova macro, mas uma parte dela já existe em outra macro gravada. Nesse caso, você pode aproveitar uma macro existente, chamando-a dentro da macro que estiver editando. Isso se chama aninhamento de macros, ou seja, uma macro dentro da outra. Imagine que você está desenvolvendo uma macro chamada Cadastrar, que transporte um conjunto de informações digitadas em uma área da planilha para o final de um banco de dados. Você também já havia gravado duas outras macros: uma que classifica o banco de dados segundo uma ordem que você determinou na gravação (Ordenar) e outra macro que limpa a área de digitação dos dados (Limpar). Para chamar uma macro existente dentro de outra, basta editar a janela de módulo e inserir uma linha quando for o momento da chamada e escrever o nome da macro. Veja na imagem a seguir:

No exemplo, a macro Cadastrar é executada do início. Quando ela encontrar a menção à macro Ordenar, a execução salta para essa macro referenciada, executa as instruções e, depois, retorna à macro principal, na linha seguinte à chamada. O mesmo ocorre com a referência à macro Limpar.

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10.8. Boas práticas e orientações O gravador de macros é uma ferramenta muito boa que permite a você fazer automação de tarefas repetitivas. Existem, porém, limitações quanto ao seu uso com relação a situações que possam mudar com frequência, como nomes de arquivos, pastas ou intervalos que são sempre diferentes. Para que você tire o máximo proveito das macros, siga algumas orientações simples: •• Procure fazer um ensaio antes de ligar o gravador para que você conheça a sequência que será usada na hora gravação; •• Para tarefas com muitos os, escreva em papel ou em arquivo de texto o algoritmo, que é, basicamente, o o a o das tarefas. No momento da gravação, basta você seguir os os. Isso evita que você cometa erros e precise refazer a gravação; •• Antes de iniciar a gravação de uma macro, verifique se a célula ativa deve estar em algum local específico ou se algum intervalo deve estar selecionado; •• Procure usar sempre teclas de atalho associadas a letras maiúsculas para que o acionamento de sua macro não sobreponha ao atalho do Excel já existente que usa a mesma combinação CTRL + letra; •• Não fique mexendo nas dimensões da janela do Excel ou alternando entre tarefas do Windows enquanto o gravador de macros está gravando. Quando você rodar as macros, poderá obter erros inesperados; •• Preste atenção às referências absolutas e relativas. Use gravação com referências absolutas se as células que fazem parte da macro forem sempre as mesmas. Use gravação com referências relativas quando as células referenciadas pela macro estiverem em locais diferentes, quando os intervalos tiverem tamanhos diferentes ou quando os deslocamentos da célula ativa atingirem locais diferentes; •• Durante a gravação, mesmo que você já esteja na planilha onde a ação será feita, clique na guia da planilha para que o gravador registre a seleção da planilha correta. Isso previne que a macro escreva dados em planilha errada;

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Excel 2016 - Módulo II •• Salve o arquivo com frequência. Se, ao rodar a macro, algo sair errado e o Excel parecer travar, pelo menos você recupera a maior parte do seu trabalho; •• Lembre-se que, ao executar uma macro, o comando Desfazer (CTRL + Z) não ficará ativo, ou seja, não é possível desfazer execuções de macro. Se você precisar testar uma macro que faz muitas ações, é boa prática salvar o arquivo imediatamente antes. Se a execução não for bem-sucedida, feche o arquivo sem salvá-lo e abra-o novamente; •• Associar macros a botões ou ícones torna mais fácil a interação com o arquivo porque não será necessário lembrar das teclas de atalho. Procure usar figuras intuitivas. Se preferir, desenhe botões com texto dentro para não gerar dúvidas; •• Ao usar figuras obtidas da Internet, procure saber se aquela imagem não é protegida por direitos autorais. Também não insira imagens muito pesadas porque o tamanho do arquivo do Excel pode aumentar demasiadamente; •• Evite determinados “tiques nervosos” durante a gravação como, por exemplo, ficar clicando desnecessariamente em células na planilha ou ficar rolando a roda do mouse para frente e para trás. Lembre-se que o gravador registra todos os seus movimentos, incluindo os erros e ações inúteis; •• Nunca se esqueça de finalizar a gravação quando as tarefas terminarem. Caso contrário, tudo o que você fizer depois continua sendo gravado.

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Macros

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10.9. Exemplo de aplicação Nesta seção, você verá a aplicação de todos os conceitos vistos neste capítulo através do arquivo Cadastro de Clientes.xlsm, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 10. Ao abrir o arquivo, você verá a primeira planilha chamada de Cadastro:

O objetivo é usar esta planilha para realizar a digitação de dados de um cliente novo. As células em cinza, das linhas 5 a 13, são os campos que serão usados para o preenchimento das informações de um cliente. A célula E4 contém uma fórmula que busca o maior código da tabela Cadastro da planilha Banco de Dados, campo Cód. Cliente e soma 1. Esse será o próximo código disponível para ser usado no cadastramento: =MÁXIMO(Cadastro[Cód. Cliente]) + 1

A fórmula em E16 contém uma contagem dos registros do banco de dados: =CONT.NÚM(Cadastro[Cód. Cliente])

505

Excel 2016 - Módulo II A segunda planilha se chama Banco de Dados e já contém uma tabela com 200 clientes cadastrados, com seus dados dispostos em linhas (registros) e colunas (campos):

Nesta atividade, você fará um pequeno “sistema de cadastramento”, bastante simples. Ele será composto de duas macros gravadas, associadas a dois botões que serão usados para acionar essas macros: •• Limpar Dados: Na planilha Cadastro, apaga os valores dos campos em cinza, como preparação para a digitação de novos dados (mas não apaga as células com fórmulas E4 e E16); •• Gravar Dados: Copia todas as informações relevantes da planilha Cadastro para o final da planilha Banco de Dados.

10.9.1. Desenhando os botões Na planilha Cadastro, na parte de baixo, ao lado do Total de Clientes, desenhe duas formas geométricas, que serão os botões de acionamento das macros: 1. Na guia Inserir, grupo Ilustrações, clique em Formas e escolha o Retângulo Arredondado; 2. Ao lado do Total de Clientes, desenhe um retângulo:

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Macros

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3. Arraste o ponto amarelo o máximo para a direita para deixar o maior arredondamento possível para os 4 cantos; 4. Comece a digitar Cadastrar e pressione ESC para encerrar a edição; 5. Na guia Página Inicial, grupo Fonte, aplique negrito e tamanho de 14 pontos; 6. Pelos comandos do grupo Alinhamento, centralize o texto na horizontal e vertical; 7. Em Ferramentas de Desenho, grupo Estilos de Forma, aplique o Efeito Intenso – Azul, Ênfase 5 (6ª fileira horizontal, 6º botão); 8. No grupo Tamanho, ajuste a forma para que fique com altura de 1 cm e largura de 3,5 cm; 9. Reposicione a forma se achar necessário; 10. Arraste a forma para a direita, segurando SHIFT e CTRL, para criar uma duplicata; 11. Altere o texto do segundo botão para Limpar; 12. Clique fora para desmarcar a forma:

10.9.2. Gravando a macro Limpar Dados Esta macro deverá apagar o conteúdo das células E5 até E13 da planilha Cadastro. Como as células que serão apagadas serão sempre as mesmas, a macro deverá ser gravada com referências absolutas.

507

Excel 2016 - Módulo II Siga os os: 1. Na guia Desenvolvedor, grupo Código, certifique-se de que o botão Usar Referências Relativas está desativado; 2. Clique em Gravar Macro e preencha as informações:

3. Clique em OK para iniciar a gravação; 4. Aplique um clique na guia da planilha Cadastro para garantir que ela será selecionada, independentemente de onde a macro for iniciada; 5. Selecione o intervalo E5:E13; 6. Pressione a tecla DELETE; 7. Clique na célula E5; 8. No grupo Código, clique no botão Terminar Gravação; 9. Para que você não perca tempo redigitando todas as células para testar, pressione CTRL + Z para recuperar os valores apagados durante a gravação; 10. Sobre a forma desenhada com a palavra Limpar, clique com o botão direito e selecione o comando Atribuir macro. Selecione a macro Limpar_Dados e clique em OK. Isso fará a atribuição da macro ao botão Limpar;

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Macros

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11. Salve o arquivo; 12. Teste a limpeza, clicando no botão Limpar; 13. Se você desejar recuperar os campos que foram apagados, já que CTRL + Z não está disponível, feche o arquivo sem salvá-lo e abra-o novamente.

10.9.3. Gravando a macro Gravar Dados Em princípio, a macro seria muito simples: copiar as células E4 até E13 da planilha Cadastro para última linha da planilha Banco de Dados, atualmente começando em A205. Ocorre que, a cada novo cliente digitado na área de entrada de dados, ele deverá ser salvo, não na linha 205 do banco de dados, mas na primeira linha em branco no final da lista. As células E4:E13 da planilha Cadastro serão sempre as mesmas a serem copiadas (referência absoluta). Em seguida, será necessário determinar qual o local para colar as informações. Como esse local muda para cada novo cliente, então, a localização dessas células deverá se dar por referência relativa. Mas, relativa ao que? Geralmente, em uma base de dados, use as células da linha de cabeçalho como referência porque essa linha está sempre no mesmo local. Se você pensar que A4 é sempre fixa, você usaria manualmente a partir dela o atalho CTRL + seta abaixo para descobrir a última célula daquela coluna. Em seguida, desceria mais uma linha para poder, finalmente, colar a informação copiada. Quando colar informação em um elemento de tabela, a melhor prática é usar o comando Colar Especial e marcar a opção Valores. Dessa forma, a informação colada usará a formatação da própria tabela. Se as orientações entre o intervalo da cópia e o intervalo da colagem forem diferentes, na caixa Colar Especial, marque também a operação Transpor para trocar linhas por colunas ou viceversa.

509

Excel 2016 - Módulo II Para esta gravação, como envolve várias etapas e mudanças entre referência absoluta e relativa, o melhor é preparar um o a o (algoritmo). Veja a sequência na tabela: o

Referência

Ação

1

—

2

Absoluta

Selecionar o intervalo E4:E13.

3

Absoluta

Copiar: CTRL + C.

4

—

5

Absoluta

Selecionar a célula A4.

6

Relativa

Descer até a última célula: CTRL + seta abaixo.

7

Relativa

Descer mais uma linha: seta abaixo.

8

Relativa

Colar Especial / Valores, Transpor.

9

—

10

Absoluta

11

—

Selecionar a planilha Cadastro.

Selecionar a planilha Banco de Dados.

Retornar à planilha Cadastro. Selecionar a célula E5 (campo Nome). Encerrar o modo Copiar: ESC (intervalo para de piscar) e limpar a área de transferência do Windows.

No algoritmo, observe o tipo de referência antes de executar a ação. Quando a ação não é afetada pelo tipo de referência, ela é representada por um travessão "—". Siga os os para gravar a macro: 1. Na guia Desenvolvedor, grupo Código, certifique-se de que o botão Usar Referências Relativas está desativado; 2. Clique em Gravar Macro e preencha as informações:

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Macros

10

3. Clique em OK para iniciar a gravação; 4. Aplique um clique na guia da planilha Cadastro para garantir que ela será selecionada, independentemente de onde a macro for iniciada; 5. Selecione o intervalo E4:E13; 6. Pressione CTRL + C para copiar os dados para a área de transferência do Windows; 7. Aplique um clique na guia da planilha Banco de Dados para ativá-la; 8. Clique na célula A4; 9. Ative o botão Usar Referências Relativas; 10. Desça até o final da coluna A, pressionando CTRL + seta abaixo; 11. Desça mais uma linha, pressionando a seta abaixo; 12. Na Página Inicial, grupo Área de Transferência, clique na seta do botão Colar e selecione o comando Colar Especial; 13. Na caixa de diálogo Colar Especial, marque as opções Valores e Transpor e clique em OK para completar a colagem dos dados no final do banco de dados de forma transposta (o que era coluna virou linha); 14. Clique na guia da planilha Cadastro; 15. Desative o botão Usar Referências Relativas; 16. Clique na célula E5 (campo Nome); 17. Pressione ESC para encerrar o modo de cópia e fazer com que a área de transferência do Windows fique limpa; 18. Clique no botão Parar Gravação; 19. Atribua a macro Gravar_Dados ao botão desenhado com o texto Cadastrar;

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Excel 2016 - Módulo II 20. Faça um teste de cadastramento: antes, clique no botão Limpar para apagar os valores das células; 21. Digite alguns valores nas células de entrada e clique no botão Cadastrar; 22. Vá até a planilha Banco de Dados para confirmar se o registro foi inserido corretamente; 23. Volte à planilha Cadastro e note que o Total de Clientes aumentou; 24. Salve o arquivo.

10.9.4. Aninhando as macros O procedimento de cadastramento se encarrega de gravar os valores das células de entrada no final do banco de dados. Quando a gravação está concluída, é interessante que a área de entrada já fique limpa para a digitação de dados novos. Como a macro Limpar_Dados já faz isso, então, você fará a chamada dessa macro no final da macro Gravar_Dados. Ative o editor do Visual Basic pressionando o atalho ALT + F11. No ambiente do VBA, verifique se a listagem das macros já está aparecendo, senão, aplique um duplo-clique no item Módulo1 e/ou no Módulo2 no da esquerda:

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Macros

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É possível que as duas macros tenham ficado na mesma janela de módulo ou em janelas separadas. Isso não é importante e depende do momento da gravação das macros. Vá até a macro Gravar_Dados, clique no final da penúltima linha e tecle ENTER. Em seguida, escreva o nome da macro da limpeza:

Feche o ambiente de desenvolvimento, ou apenas retorne ao Excel pelo atalho ALT + F11. Faça um novo teste de cadastramento. No final, você deve observar que a área de entrada de dados estará limpa.

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Excel 2016 - Módulo II

Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. •• Macros são conjuntos de comandos executados em sequência, a partir de um botão ou de um atalho de teclado. As macros normalmente são usadas para otimizar a execução de comandos rotineiros, deixando a tarefa mais rápida e simples. Também são chamadas de programas, procedimentos ou rotinas. As ferramentas de macro e o ao ambiente de programação do VBA estão na guia Desenvolvedor; •• Uma tem extensão .xlsx e armazena folhas de planilha e folhas de gráfico, porém, as macros não são armazenadas. Quando você trabalha com macros, deve salvar o arquivo como tipo Pasta de Trabalho Habilitada para Macro do Excel, que possui extensão .xlsm. O tipo Pasta de Trabalho Binária do Excel (extensão .xlsb) também é capaz de armazenar macros e possui a vantagem de salvar o arquivo de forma compactada, reduzindo o tamanho final em bytes; •• O gravador de macros é uma ferramenta que permite registrar todas as ações feitas no Excel, de modo que possam ser reproduzidas posteriormente, criando uma automação. As macros otimizam o seu tempo e reduzem a chance de erro em tarefas repetitivas; •• As macros podem ser armazenadas dentro da própria pasta de trabalho, dentro de outra pasta ou mesmo dentro de uma pasta padrão, chamada de PERSONAL. XLSB. Essa pasta pessoal de macros fica oculta e sempre à disposição para qualquer arquivo do Excel que você estiver trabalhando; •• Quando as células envolvidas na gravação da macro são sempre as mesmas, você deve usar . Quando as células e intervalos são diferentes ou o deslocamento da célula ativa é variável, você deve usar as . Você controla o tipo de referência na guia Desenvolvedor, grupo Código, botão Usar Referências Relativas; •• O Editor do Visual Basic é uma janela que se abre, exibindo o ambiente de programação das macros. Lá, você pode visualizar as linhas de código geradas pelo gravador e pode fazer alterações diretamente na listagem. Para alternar rapidamente entre Excel e VBA, use o atalho ALT + F11; •• Você pode executar macros de várias maneiras: pelo botão Executar da caixa de diálogo Macros, pelo atalho atribuído no momento da gravação (CTRL + letra), pela inclusão de botões na Barra de Ferramentas de o Rápido ou atribuindo as macros a objetos gráficos; • É possível, dentro das linhas de código (listagem) de uma macro, realizar a chamada a outra macro que já existe. Isso se chama aninhamento de macros. 514

Macros

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Teste seus conhecimentos

Excel 2016 - Módulo II

1. O que são macros?

☐☐ a) São conjuntos de comandos executados em sequência, a partir de um botão ou de um atalho de teclado. ☐☐ b) São botões que aparecem nos bancos de dados para realização de classificação e filtragem de dados. ☐☐ c) São conjuntos de comandos executados de forma aleatória. ☐☐ d) São fórmulas muito grandes. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

2. Qual das maneiras a seguir não pode ser usada para acionar uma macro gravada?

☐☐ a) Por um botão adicionado à Barra de Ferramentas de o Rápido. ☐☐ b) Por uma tecla de atalho: CTRL + letra. ☐☐ c) Por uma figura desenhada sobre a planilha. ☐☐ d) Pela digitação de uma fórmula em uma célula. ☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

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Macros

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3. Onde se localizam os comandos para gravação e gerenciamento de macros?

☐☐ a) Guia Desenvolvedor, grupo Código. ☐☐ b) Guia Exibir, grupo Código. ☐☐ c) Guia Ferramentas de Macro, grupo Gravador de Macros. ☐☐ d) Guia Desenvolvedor, grupo Controles. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

4. Quais são os tipos (extensões) de arquivos do Excel, capazes de armazenar macros?

☐☐ a) XLSX e XLTX. ☐☐ b) XLSX e XLSM. ☐☐ c) XLSX e XLSB. ☐☐ d) XLSM e XLSB. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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Excel 2016 - Módulo II

5. Assinale a alternativa que não pode ser adotada como boa prática quando você trabalha com o gravador de macros.

☐☐ a) Durante a gravação, não fique mexendo nas dimensões da janela do Excel ou clicando em locais sem propósito ou mesmo ficar rolando a roda do mouse sem necessidade. O gravador de macros registra tudo, até os erros, locais e comandos que você clicou sem querer. ☐☐ b) Não se preocupe em gravar instruções erradas ou sem utilidade na macro. Se, ao executá-la, você obtiver resultados inesperados, basta desfazer as operações com CTRL + Z sucessivamente, até corrigir o problema. ☐☐ c) Salve o arquivo com frequência. Se, ao rodar a macro, algo sair errado e o Excel parecer travar, pelo menos você recupera a maior parte do seu trabalho. ☐☐ d) Preste atenção às referências absolutas e relativas. Use referências absolutas quando as células envolvidas na gravação forem sempre as mesmas. Use referências relativas quando as células envolvidas na gravação forem diferentes. ☐☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

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Macros Mãos à obra!

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Excel 2016 - Módulo II Os exercícios desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Façaos usando os conceitos aprendidos no Capítulo 10 – Macros. Cada exercício contém as instruções necessárias para você completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário.

Laboratório 1 A – Utilizando macro em um banco de dados

Para realizar as atividades práticas deste laboratório, abra a pasta de trabalho Histórico de Vendas.xlsx.

Na planilha Vendas, observe a área reservada à digitação das principais informações de venda bruta dos produtos de um pequeno bistrô:

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Macros

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A planilha Auxiliar contém algumas tabelas e listas que serão usadas na planilha Vendas:

A planilha Registros é onde ficará a base de dados que representa o histórico de vendas de cada produto:

Sobre a planilha Vendas, realize as seguintes atividades: 1. Na célula C5, escreva uma fórmula para inserir a Data e hora atualizadas; 2. Na célula C6, para o Atendente, aplique uma validação de dados por lista, usando como intervalo de valores os nomes de atendentes da planilha Auxiliar; 3. Na célula C7, para o Produto, aplique uma validação de dados por lista, usando como intervalo de valores os nomes de produtos da planilha Auxiliar; 4. Na célula C8, para a Quantidade, aplique uma validação de dados, restringindo a digitação somente para números inteiros positivos;

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Excel 2016 - Módulo II 5. Crie uma fórmula em C9 que busque o Valor Unitário do produto, conforme lista de preços na planilha Auxiliar; 6. Crie uma fórmula em C10 que calcule o Valor Total para o produto selecionado; 7. Na célula C11, para a Forma de Pgto., aplique uma validação de dados por lista, usando como intervalo de valores as formas de pagamento da planilha Auxiliar; 8. Desenhe uma forma geométrica abaixo das informações digitadas para que sirva de botão para acionamento da macro que será desenvolvida. Aumente a fonte, centralize o texto e formate o botão com o estilo que desejar; 9. Grave uma macro que copie os dados escritos na planilha Vendas para o final da tabela na planilha Registros. Note, porém, que o dado Valor Unitário não será gravado no histórico de vendas. Dica: Selecione dois intervalos simultaneamente. Após copiar, você poderá fazer a colagem transposta normalmente com os dados na sequência correta; 10. Preste atenção na forma de referência (absoluta ou relativa) durante a gravação das ações; 11. Ainda durante a gravação da macro, depois de copiar as informações para o final do banco de dados, retorne à planilha Vendas, e apague as informações dos campos Atendente, Produto, Quantidade, Forma de Pgto. Preserve as fórmulas para o Valor Unitário e Valor Total; 12. Clique na célula C4 para preparar para uma nova digitação; 13. Termine a gravação; 14. Salve o arquivo; 15. Teste a gravação de uma venda e confira se os resultados foram para o banco de dados; 16. Você notará que, ao limpar algumas células, as fórmulas em C9 e C10 retornam erro porque não há produto selecionado. Para essas duas fórmulas, use a função SEERRO para que isso não aconteça; 17. Faça um novo teste, salve e finalize o arquivo.

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Macros

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Laboratório 2 A – Utilizando critérios e extraindo dados por meio de macro

Para realizar as atividades práticas deste laboratório, abra a pasta de trabalho Vendas Regionais.xlsx e siga as orientações e instruções adiante.

Este exercício tem dois objetivos: •• Escolher critérios de filtragem e visualizar cálculos sobre um banco de dados, usando esses critérios; •• Pelos critérios selecionados, extrair os dados filtrados do banco de dados e levar o resulta para outra planilha para que ela possa ser copiada para um arquivo novo.

•• Planilha Vendas

Aqui, você escolherá informações na linha 5 através de células que já possuem validação de dados. A escolha dessas informações afetará as fórmulas do intervalo F8:F13.

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Excel 2016 - Módulo II •• Planilha Banco de Dados

Esta planilha contém os dados gravados com as informações de vendas. A tabela já possui o nome de BaseVendas, para que você possa usar nos cálculos. Alternativamente, você pode usar o nome Dados que foi criado e aponta para a mesma tabela. •• Planilha Extração

Esta planilha será usada para extração de dados da planilha Banco de Dados, usando como critérios as linhas 4 e 5 da planilha Vendas. Realize as seguintes atividades: 1. Na planilha Banco de Dados, inclua duas colunas na tabela: Ano e Mês; 2. Na coluna Ano, escreva uma fórmula que extraia o ano da Data da Venda na mesma linha;

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Macros

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3. Na coluna Mês, escreva uma fórmula que extraia o mês da Data da Venda na mesma linha; 4. Se desejar, aplique autoajuste às colunas; 5. Na planilha Vendas, célula F8, escreva uma fórmula que calcule a quantidade total de registros no banco de dados; 6. Nas células F9 até F13, escreva fórmulas usando funções de banco de dados que façam os cálculos pedidos em cada linha. Para cada função, use como intervalo de dados o nome Dados e como intervalo de critérios o nome Critérios, já existentes no arquivo; 7. Na fórmula da média, use também a função SEERRO para evitar erro quando não houver vendas para os critérios selecionados. Como valor alternativo ao erro, retorne 0 (zero); 8. Grave uma macro que faça a extração de registros da planilha Banco de Dados (intervalo Dados) que atendam aos critérios da planilha Vendas (intervalo Critérios). O resultado deve ser extraído para a planilha Extração, partindo da célula A4. No final, essa planilha deverá ser copiada para uma nova pasta de trabalho, para que possa ser salva, impressa, enviada por e-mail, etc., sem que haja vínculos com os dados originais; 9. Para facilitar a gravação da macro, siga o algoritmo da tabela a seguir; 10. Atribua a macro ao botão da planilha Vendas; 11. Teste algumas extrações. O arquivo novo gerado pode ser descartado após o teste. Dica: Para que você possa conferir os resultados das fórmulas da planilha Vendas, compare-os com os valores da extração de dados (quantidade de registros, somas, etc.).

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Excel 2016 - Módulo II •• Sugestão de algoritmo para a macro Ative ou desative o botão Usar Referências Relativas antes de cada ação, conforme necessidade. o 1 2 3 4 5

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Referência — Absoluta Relativa — Absoluta

6

Absoluta

7

Absoluta

8

Absoluta

9

Relativa

10

Relativa

11

Absoluta

12

Absoluta

Ação Selecionar a planilha Extração. Selecionar a célula A4. Selecionar tudo ao redor: CTRL + *. Limpar tudo (valores e formatos). Selecionar a célula A4. Filtro Avançado: •• •• •• •• ••

Copiar para outro local; Intervalo da lista: =Dados; Intervalo de critérios: =Critérios; Copiar para: $A$4; Somente registros exclusivos.

Excluir as colunas Ano e Mês. Formatar a linha de cabeçalho da tabela como desejar. Selecionar tudo ao redor: CTRL + *. Aplicar autoajuste nas colunas selecionadas. Selecionar a célula A4. Copiar a planilha Extração para uma nova pasta.

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Proteção de planilhas e pastas 99 99 99 99 99 99

Protegendo planilhas; Protegendo a estrutura da pasta de trabalho; Protegendo intervalos; Protegendo a pasta de trabalho; Criptografando a pasta de trabalho; Informações da pasta de trabalho.

Excel 2016 - Módulo II

11.1. Introdução Os comandos e ferramentas de proteção permitem que você proteja todo o seu trabalho no Excel contra alterações e os indesejados. Esses comandos estão localizados na guia Revisão, grupo Alterações:

Os comandos de proteção solicitam que você digite uma senha e a confirme em seguida. Procure usar senhas fortes, misturando letras maiúsculas, minúsculas, números e outros caracteres. Existem vários níveis de proteção que podem ser usados de forma isolada ou em conjunto. Para acompanhar a maioria das atividades neste capítulo, abra o arquivo Exportações.xlsx, existente em sua pasta de arquivos do Capítulo 11. Você salvará várias versões desse arquivo, cada uma com uma proteção diferente.

Muito cuidado com determinados programas existentes na Internet que se propõem a quebrar senha dos arquivos do Excel. Eles podem vir acompanhados de algum vírus ou código prejudicial ao seu computador. 528

Proteção de planilhas e pastas

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11.2. Protegendo planilhas O nível mais comum de proteção é o de cada planilha. Essa proteção permite que as células não possam ser alteradas sem que se conheça a senha usada originalmente na proteção. Com o comando Proteger Planilha (presente no grupo Alterações, da guia Revisão), você pode restringir a edição dos dados de uma planilha, especificando quais informações poderão sofrer alterações e quais não poderão. Pratique este tópico com o arquivo Exportações.xlsx. Para preservar o arquivo original, salve esse arquivo agora com o nome Exportações (planilha protegida). xlsx. Quando você clicar em Proteger Planilha, a caixa de diálogo Proteger planilha será aberta:

Por meio da lista Permitir que todos os usuários desta planilha possam, você pode determinar quais ações os usuários poderão executar na planilha quando ela estiver protegida. Se você não marcar a tarefa representada por alguma caixa de seleção, a realização dessa ação ficará impedida.

Caso a opção Proteger a planilha e o conteúdo de células bloqueadas esteja desmarcada, as restrições não entrarão em ação.

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Excel 2016 - Módulo II Se quiser, crie uma senha que será exigida para desproteger a planilha. Assim, somente usuários que souberem a senha poderão executar as ações que estiverem bloqueadas pela lista Permitir que todos os usuários desta planilha possam. A criação dessa senha é opcional. Se decidir criar uma, o Excel solicita a confirmação dela por meio da caixa de diálogo Confirmar senha, na qual será necessário digitá-la novamente:

Feita a confirmação, a planilha estará bloqueada e apresentará a seguinte mensagem para o usuário que tentar alterá-la sem antes remover a proteção:

Para remover a proteção da planilha, basta clicar no botão Desproteger Planilha (que substitui o botão Proteger Planilha quando a planilha está protegida). Se uma senha foi criada, será necessário inseri-la:

É importante lembrar que, com o comando Proteger Planilha, você só restringe as alterações em uma planilha. Se quiser proteger outras planilhas, você precisa ativar as configurações de proteção para cada uma.

530

Proteção de planilhas e pastas

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11.2.1. Células bloqueadas A proteção da planilha, em princípio, bloqueia todas as células. Se você desejar liberar um ou mais intervalos para edição, primeiro, você precisa desbloquear essas células. Essa opção está disponível na formatação das células pela guia Página Inicial, grupo Células, botão Formatar. Você pode abrir a caixa de diálogo Formatar Células ou usar o comando Bloquear Célula:

O comando Bloquear Célula só começa a funcionar depois que você ativar o comando Proteger Planilha.

A planilha do exemplo possui 4 categorias de produtos com valores nos 12 meses do ano. Essa planilha já está estruturada com fórmulas e formatação, mas seria interessante liberar os números para que sejam digitados ou atualizados, preservando todo o restante. Para desbloquear células e proteger a planilha no arquivo de exemplo: 1. Selecione os intervalos que deverão ser desbloqueados: B5:M8, B10:M13, B15:M17, B19:M23 (lembre-se de segurar a tecla CTRL após a seleção do primeiro intervalo, para que você acumule múltiplos intervalos não adjacentes); 531

Excel 2016 - Módulo II 2. Na guia Página Inicial, grupo Células, botão Formatar, clique em Bloquear Célula para desativar a opção; 3. Na guia Revisão, grupo Alterações, clique em Proteger Planilha; 4. Na caixa de diálogo Proteger planilha, efetue as configurações desejadas e clique em OK. Com isso, você acabou de bloquear toda a planilha, exceto as células para as quais desativou o comando Bloquear Célula.

11.2.2. Fórmulas ocultas Você pode ir um pouco além na proteção de células e impedir que as pessoas sequer visualizem as fórmulas das células bloqueadas. Para ocultar as fórmulas e proteger a planilha no arquivo de exemplo: 1. Primeiro, desproteja a planilha, caso esteja protegida; 2. Selecione as células com fórmulas que deverão ficar ocultas: na guia Página Inicial, grupo Edição, botão Localizar e Selecionar, escolha a opção Fórmulas; 3. Sobre uma das células selecionadas, clique com o botão direito do mouse e escolha o comando Formatar Células; 4. Na guia Proteção, mantenha marcada a caixa Bloqueadas e marque a caixa Ocultas:

5. Clique em OK para aplicar a proteção às fórmulas; 6. Na guia Revisão, grupo Alterações, clique em Proteger Planilha; 532

Proteção de planilhas e pastas

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7. Na caixa de diálogo Proteger planilha, efetue as configurações desejadas e clique em OK; 8. Salve o arquivo. Agora, se você percorrer as células com fórmulas, não verá mais nada na barra de fórmulas e muito menos conseguirá editar. Qualquer tentativa de copiar o conteúdo para outra planilha, não funcionará. Somente valores podem ser copiados.

11.3. Protegendo a estrutura das pastas de trabalho Outro nível de proteção se refere à coleção de planilhas dentro do arquivo. Após ativada a proteção, não será possível realizar operações com as planilhas: mover, copiar, renomear, excluir, ocultar, reexibir ou mudar a cor da guia. Essa proteção é útil, por exemplo, no caso de você ter uma base de dados confidencial dentro do arquivo e não desejar que essa planilha seja reexibida. Para praticar esta proteção, abra o arquivo Exportações.xlsx original e salve-o com o nome Exportações (estrutura protegida).xlsx. Depois, siga os os: 1. Na guia Revisão, grupo Alterações, clique em Proteger Pasta de Trabalho;

2. Na caixa de diálogo Proteger Estrutura e Janelas, mantenha a caixa Estrutura selecionada. A caixa Janelas não fica mais habilitada desde o Excel 2013; 3. Opcionalmente, digite uma senha; 4. Clique em OK;

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Excel 2016 - Módulo II 5. Confirme a senha e clique em OK novamente. Após ativada a proteção, se você tentar qualquer operação sobre a planilha, verá que ela se encontra desabilitada. Você pode conferir isso clicando na guia da Planilha1 com o botão direito do mouse. Para desativar a proteção, na guia Revisão, grupo Alterações, clique em Proteger Pasta de Trabalho para desativar o botão. Digite a senha solicitada e confirme:

11.4. Protegendo intervalos Se diferentes pessoas necessitarem trabalhar em uma mesma planilha, sem que uma interfira com os dados da outra, é interessante proteger cada intervalo com uma senha diferente. Dessa forma, cada pessoa terá sua senha e não conhecerá a senha das demais. Para aplicar a proteção, não é necessário selecionar nenhum intervalo antes. Na guia Revisão, grupo Alterações, clique em Permitir que os Usuários Editem Intervalos:

534

Proteção de planilhas e pastas

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Os botões e opções dessa caixa são: Opção/Botão

Novo

Descrição

Cria um novo intervalo protegido.

Modificar

Altera um intervalo protegido existente.

Excluir

Exclui um intervalo protegido existente.

Permissões Colar informações sobre permissões em uma nova pasta de trabalho Proteger planilha

Adiciona usuários que terão privilégios para edição de intervalos sem necessidade do uso de senha. Quando marcada, esta opção faz com que seja gerado, em uma nova pasta de trabalho, um relatório com informações sobre as permissões criadas. Abre a caixa de diálogo Proteger planilha.

Só depois de já ter sido adicionado um intervalo é que as opções Modificar, Excluir, Permissões e Aplicar ficam disponíveis. Para demonstrar a utilidade desse tipo de proteção, abra novamente o arquivo Exportações.xlsx original e salve-o agora com o nome de Exportações (intervalos protegidos).xlsx. Siga os os para aplicar proteção a intervalos de células: 1. Na guia Revisão, grupo Alterações, clique em Permitir que os Usuários Editem Intervalos; 2. Clique no botão Novo. Na caixa Novo intervalo, escreva um título, identifique o intervalo e escreva uma senha:

535

Excel 2016 - Módulo II 3. Clique em OK para fechar a caixa; 4. Confirme a senha e clique em OK; 5. Clique no botão Novo e defina as opções para o segundo intervalo:

6. Clique em OK, confirme a senha e clique em OK novamente; 7. Clique no botão Novo e defina as opções para o terceiro intervalo:

8. Clique em OK, confirme a senha e clique em OK novamente; 9. Clique no botão Novo e defina as opções para o quarto intervalo:

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Proteção de planilhas e pastas

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10. Clique em OK, confirme a senha e clique em OK novamente:

11. Os quatro intervalos foram criados. Se necessário, você pode Modificar ou Excluir algum intervalo; 12. Clique no botão Proteger planilha. Na caixa Proteger planilha, digite uma senha. Essa será a sua “senha mestra”, ou seja, aquela que dá o completo a todos os intervalos protegidos; 13. Clique em OK, confirme a senha e clique em OK novamente para proteger a planilha e ativar as proteções de cada intervalo. Após a proteção ter sido aplicada, se você tentar digitar dentro de um dos intervalos pela primeira vez, você precisa digitar a senha atribuída àquele intervalo:

As próximas digitações não necessitam mais da senha, enquanto o arquivo estiver aberto.

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Excel 2016 - Módulo II

11.5. Protegendo a pasta de trabalho Este nível de proteção se aplica ao arquivo como um todo. Quando protegido com senha, o arquivo só pode ser aberto após a digitação dessa senha. Esta proteção também pode ser usada da mesma maneira nos outros programas do Pacote Office: Word e PowerPoint. Para praticar este tipo de proteção, feche os arquivos anteriores e abra novamente a pasta Exportações.xlsx original. Para salvar a pasta de trabalho do Excel com uma senha: 1. Na guia Arquivo, clique em Salvar Como, clique em Procurar e escolha a pasta no seu computador onde deseja salvar o arquivo; 2. Em Nome do arquivo, escreva Exportações (arquivo protegido).xlsx; 3. Na parte de baixo da caixa de diálogo Salvar como, clique no botão Ferramentas e escolha Opções gerais:

4. Na caixa de diálogo Opções Gerais, digite a Senha de proteção:

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Proteção de planilhas e pastas

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5. Clique em OK, confirme a senha e clique em OK novamente para retornar à caixa Salvar como; 6. Complete o salvamento do arquivo clicando no botão Salvar. Toda vez que o arquivo for aberto, você precisa digitar a senha correta:

Se você precisar remover a senha de uma pasta salva, abra-a com a senha atual e, no momento de definir a senha, exclua os caracteres e salve o arquivo novamente, agora sem a senha.

11.6. Criptografando a pasta de trabalho O termo criptografia se refere a um conjunto de regras que visa codificar a informação de forma que só o emissor e o receptor consigam decifrá-la. Representa a forma mais segura de proteção de um arquivo do Office, usada também pelo Word e PowerPoint. Quebrar a proteção de um arquivo criptografado é extremamente difícil. Para criptografar uma pasta de trabalho do Excel: 1. Na guia Arquivo, na área de Informações, clique em Proteger Pasta de Trabalho e, depois, em Criptografar com Senha:

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Excel 2016 - Módulo II 2. Digite a senha, clique em OK; 3. Confirme a senha e clique em OK novamente; 4. Salve o arquivo normalmente. Nesta atividade, salve-o com o nome de Exportações (criptografado).xlsx. Na abertura do arquivo, a senha será solicitada. Para remover a senha, repita os os anteriores. No momento de digitar a senha, apenas exclua os caracteres existentes e complete o salvamento sem a senha de criptografia.

11.7. Informações da pasta de trabalho As opções existentes em Informações, na guia Arquivo, são usadas para finalizar a pasta de trabalho, ou seja, para indicar que o conteúdo não deve ser mais alterado, definindo-o como final. Mas, antes de finalizar uma planilha, você deve ter o cuidado de verificar algumas coisas, como sua compatibilidade com versões anteriores do Excel e a existência de informações ocultas. A verificação de tais aspectos são tarefas realizadas com as ferramentas disponíveis em Informações. Na tela de Informações, existem algumas áreas específicas e botões que abrem outros menus, conforme tratado nesta seção.

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Proteção de planilhas e pastas

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11.7.1. Propriedades No lado direito de Informações, ficam as propriedades, ou seja, as diversas informações do arquivo, como o nome do autor, a data de criação do arquivo, o assunto, entre outras. É possível editar algumas delas. Essas informações, também conhecidas como metadados, são usadas para organizar melhor os arquivos e para facilitar sua identificação. As propriedades dos documentos do Office podem ser de tipos variados, descritos na tabela adiante: Propriedade

Descrição

Propriedades padrão

São as propriedades atribuídas por padrão a todos os documentos do Office, como autor, título e assunto. Embora as propriedades padrão sejam associadas automaticamente para cada documento, você pode alterá-las e, dessa forma, organizar os arquivos da maneira que julgar melhor, o que pode, inclusive, facilitar a identificação desses arquivos em situações futuras.

Propriedades atualizadas automaticamente

Essas propriedades, que não podem ser especificadas ou alteradas, incluem estatísticas dos aplicativos do Microsoft Office e propriedades do sistema de arquivos. São consideradas propriedades desse tipo as informações referentes ao tamanho do arquivo, às datas de criação e de última modificação e à quantidade de caracteres, por exemplo.

Propriedades personalizadas

Para complementar as informações das propriedades padrão, você pode definir informações adicionais para os documentos, ou seja, é possível criar propriedades personalizadas. Essas propriedades personalizadas podem ter atribuídos a elas texto, data, números e os valores Sim ou Não.

Esse tipo de propriedade está presente em documentos de Propriedades para organizações que optaram por personalizar o que sua organização exibe as informações dos documentos. Essas propriedades são específicas para uma organização. Propriedades da biblioteca de documentos

Esse tipo de propriedade está associado a documentos que fazem parte de uma biblioteca de documentos, seja em uma pasta pública, seja em um site. Ao adicionar documentos a uma biblioteca para a qual foram definidas propriedades, é necessário que sejam incluídos valores para essas propriedades de acordo com as regras especificadas para os documentos.

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Excel 2016 - Módulo II Você consegue editar as propriedades de um documento diretamente em Informações, na guia Arquivo, ou, por meio dessa mesma guia, você pode clicar em Propriedades e, em seguida, em Propriedades Avançadas:

Esse comando abrirá a caixa de diálogo Propriedades para o arquivo:

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A caixa é dividida em 5 guias: Geral, Resumo, Estatísticas, Conteúdo e Personalizar: •• Use os campos da guia Resumo para editar as propriedades padrão; •• As guias Geral, Estatísticas e Conteúdo podem apenas ser consultadas, mas não editadas; •• A guia Personalizar permite que você crie campos e valores personalizados para esse arquivo:

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Excel 2016 - Módulo II 11.7.2. Proteger Pasta de Trabalho Este botão abre um menu com as ferramentas mais comuns para proteger e desproteger as planilhas e a pasta de trabalho:

A última etapa na criação de uma pasta de trabalho para distribuição é a marcação da planilha como final. Por meio da opção Marcar como Final, o arquivo se torna “somente leitura” (a barra de título do Excel mostra isso). Em arquivos desse tipo, os usuários têm permissão apenas para leitura, ou seja, não podem realizar qualquer edição. Ao clicar na opção para marcar o arquivo como final, a seguinte mensagem aparece, aguardando sua confirmação:

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Proteção de planilhas e pastas

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Após outra mensagem de confirmação, você verá que a faixa de opções foi recolhida e surge uma faixa amarela com a indicação:

Além disso, a barra de status mostra um ícone que o identifica como final:

Se você precisar editar um arquivo marcado como final, basta clicar novamente no comando Marcar como Final, e a edição vai ser permitida novamente ou, quando a faixa amarela aparecer na abertura do arquivo, clique no botão Editar Assim Mesmo. Esse recurso não é propriamente uma proteção, pois qualquer usuário poderá desabilitar a marca de final de documento e, assim, editá-lo e salvá-lo.

11.7.3. Inspecionar Pasta de Trabalho Este botão abre algumas possibilidades que permitem que você verifique o arquivo para ver se há informações pessoais que podem ser removidas, checar a compatibilidade com versões anteriores do Excel ou verificar se o arquivo pode ser editado por pessoas que possuam algum tipo de deficiência.

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Excel 2016 - Módulo II 11.7.3.1. Inspecionar Documento Tanto a pasta de trabalho quanto as propriedades de documento — conhecidas também como metadados, como visto anteriormente — podem abrigar informações pessoais ou dados ocultos. Isso representa um risco quando se trata de compartilhamento de cópias eletrônicas de pastas de trabalho do Excel, pois essas informações também são compartilhadas, revelando detalhes que talvez não devessem ser expostos e, possivelmente, comprometendo a organização ou o usuário. Para evitar isso, é uma boa ideia fazer a pasta de trabalho ar por uma revisão com busca e remoção de informações pessoais e dados ocultos antes de compartilhá-la.

No Inspetor de Documento, marque as caixas de seleção referentes às informações que quer localizar e clique no botão Inspecionar. O inspetor indicará os tipos de informações encontrados no documento. Então, para remover os dados ocultos, basta clicar no botão Remover Tudo referente ao tipo de dado desejado. 546

Proteção de planilhas e pastas

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11.7.3.2. Verificar ibilidade Este comando permite que o Excel faça um relatório de possíveis problemas no arquivo, que dificultariam sua edição por pessoas com algum tipo de deficiência, principalmente visual. Ao checar a ibilidade, o Excel retorna à planilha e abre o Verificador de ibilidade com a relação de itens que podem ser melhorados ou devem ser corrigidos. De forma geral, são itens que devem ser melhor identificados, como nomes relevantes às planilhas em vez dos nomes padronizados ou, então, textos alternativos para objetos gráficos. Pessoas com deficiência visual necessitam dessas informações para saber detalhes do objeto selecionado.

11.7.3.3. Verificar Compatibilidade Se você tiver a necessidade de enviar o seu arquivo de Excel para pessoas ou empresas que usam versões mais antigas, é interessante que você saiba se o seu arquivo pode ser aberto e editado nessas versões. Recursos introduzidos recentemente não podem ser visualizados em versões antigas. Apesar do Excel poder abrir arquivos .xlsx em versões anteriores à 2016, não significa que esses recursos possam ser manipulados. Se você fizer isso, os elementos não aparecerão e é recomendado que você não salve o arquivo usando a versão antiga porque você corre o risco de perder informações ao salvar a pasta de trabalho. O comando Verificar Compatibilidade abre a caixa de diálogo Verificador de Compatibilidade:

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Excel 2016 - Módulo II O botão Selecionar versões a exibir mostra a relação de versões do Excel, checadas pelo comando: Excel 97-2003, Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016. Marque ou desmarque as versões desejadas. A mais problemática é a versão do Excel 97-2003 que possuía um tipo diferente de arquivo (extensão .xls), muitas limitações, funções e recursos a menos. Após marcar as versões, a caixa Resumo mostra a relação de problemas encontrados, a contagem de problemas e se eles são críticos ou de baixa importância (caso de cores e estilos de células, por exemplo). Se você deixar marcada a caixa Verificar compatibilidade ao salvar esta pasta de trabalho, sempre que você salvar o arquivo, o Verificador de Compatibilidade entrará em ação. O botão Copiar em Nova Planilha faz com que o Excel insira uma nova planilha chamada Relatório de Compatibilidade e faça um relatório dos problemas encontrados.

11.7.4. Gerenciar Pasta de Trabalho Este botão abre a opção Recuperar Pastas de Trabalho Não Salvas, a qual mostra a caixa Abrir e localiza uma pasta em seu computador onde estão as versões deste arquivo que ainda não foram salvas (arquivos temporários). Mesmo que você feche o arquivo sem salvá-lo, o Excel sempre salva uma cópia dessa versão nessa pasta especial. Ao lado do botão, estão versões anteriores do arquivo e suas datas e horários de salvamento:

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Proteção de planilhas e pastas

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Se você clicar em um dos arquivos, o Excel abrirá aquela versão salva e você verá uma faixa cinza acima da planilha, caso você deseje restaurar essa versão para usá-la normalmente.

Tome cuidado com essa recuperação porque, ao clicar em Restaurar, ela substituirá a última versão salva:

11.7.5. Opções de Exibição do Navegador Este botão permite que você defina quais partes do arquivo serão disponibilizadas quando a pasta de trabalho for exibida por algum navegador Web:

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Excel 2016 - Módulo II

Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. •• Quando você for desenvolver planilhas que serão editadas por outros usuários, é muito importante tratar da restrição de algumas informações, como fórmulas ou dados que não devem ser alterados. O Excel permite limitar e restringir o o a essas informações por meio das ferramentas existentes no grupo Alterações da guia Revisão e na tela de Informações da guia Arquivo; •• Por meio do grupo Alterações, localizado na guia Revisão, você pode restringir as alterações feitas em uma planilha ou toda a pasta de trabalho com comandos como Proteger Planilha, Proteger Pasta de Trabalho e Permitir que os Usuários Editem Intervalos; •• As opções existentes em Informações, na guia Arquivo, são usadas para finalizar a pasta de trabalho, ou seja, para indicar que ela não deve ser mais alterada, definindo-a como final. Mas antes de finalizar uma pasta de trabalho, você deve ter o cuidado de verificar algumas coisas, como sua compatibilidade com versões anteriores do Excel e a existência de informações ocultas. A verificação de tais aspectos, assim como a definição de uma pasta de trabalho como final, são tarefas realizadas com as ferramentas disponíveis na tela de Informações.

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Proteção de planilhas e pastas

Teste seus conhecimentos

Excel 2016 - Módulo II

1. Para que servem as ferramentas de proteção?

☐☐ a) Elas impedem que os registros de um banco de dados sejam classificados e filtrados. ☐☐ b) Elas impedem que o seu trabalho feito no Excel seja editado ou ado de forma indesejada ou por pessoas não autorizadas. ☐☐ c) Elas garantem que todos os gráficos existentes no arquivo sejam editáveis em qualquer versão anterior do Excel. ☐☐ d) Elas garantem que as macros sejam salvas sempre na mesma pasta de trabalho. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

2. Como proteger uma planilha mantendo algumas células editáveis?

☐☐ a) Basta acionar o comando Proteger Planilha. ☐☐ b) Basta acionar o comando Proteger Pasta de Trabalho. ☐☐ c) Selecionar as células que poderão ser editadas e ativar o comando Proteger Pasta de Trabalho. ☐☐ d) Selecionar as células que poderão ser editadas, remover a opção Bloqueada pelos comandos de formatação. Depois, ativar o comando Proteger Planilha. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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3. Que comando você deve usar para impedir, por exemplo, que o usuário possa inserir novas folhas de planilha à pasta de trabalho?

☐☐ a) Proteger Planilha ☐☐ b) Proteger Pasta de Trabalho ☐☐ c) Permitir que os Usuários Editem Intervalos ☐☐ d) Proteger Células ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

4. Que tipos de propriedades não são armazenados junto com a pasta de trabalho?

☐☐ a) Datas de criação, modificação e impressão. ☐☐ b) Título, comentário e assunto. ☐☐ c) Versão do Excel usada na edição do arquivo e lista de recursos incompatíveis entre versões. ☐☐ d) Nome do autor, caminho do arquivo e tamanho em bytes. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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5. Que tipo de proteção oferece a máxima segurança no salvamento do arquivo?

☐☐ a) Criptografar a pasta de trabalho com senha. ☐☐ b) Proteger a pasta de trabalho com senha. ☐☐ c) Proteger cada planilha com uma senha separada. ☐☐ d) Proteger cada intervalo da planilha com uma senha separada. ☐☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

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Proteção de planilhas e pastas Mãos à obra!

Excel 2016 - Módulo II Os exercícios desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Façaos usando os conceitos aprendidos no Capítulo 11 – Proteção de Planilhas e Pastas. Cada exercício contém as instruções necessárias para você completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário.

Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório - Capítulo 11.xlsx.

Laboratório 1 A – Utilizando os recursos de proteção de planilha A planilha Consulta contém algumas células com fórmulas que buscam informações de cadastro de clientes na planilha Banco de Dados:

A única célula que você deve interagir é a E3, onde deverá digitar um código de cliente ou, então, escolher da lista de validação de dados, já aplicada. Execute, no arquivo, as seguintes atividades: 1. Oculte a planilha Banco de Dados; 2. Na formatação de células, desbloqueie a célula E3;

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3. Na formatação de células, oculte todas as fórmulas da planilha; 4. Salve o arquivo com o nome de Cadastro de Clientes.xlsx; 5. Inspecione o documento e remova todas as propriedades e informações pessoais; 6. Vá até as propriedades do arquivo e verifique se elas realmente foram excluídas; 7. Verifique se há algum problema de ibilidade no documento, mas não efetue correções; 8. Verifique a compatibilidade com versões anteriores do Excel, mas não leve em conta a versão Excel 97-2003; 9. Proteja a planilha Consulta com a senha "123456"; 10. Proteja a estrutura da pasta de trabalho para que o banco de dados não possa ser reexibido. Use a mesma senha "123456"; 11. Verifique se você ainda consegue trocar o código do cliente e se as fórmulas das células em cinza estão ocultas. Verifique, também, se não é possível reexibir a planilha Banco de Dados; 12. Criptografe o arquivo com a senha "abcdef"; 13. Salve e feche o arquivo; 14. Abra o arquivo novamente para testar a senha de abertura.

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