Ganttproject Tutorial 1d532z

 

GanttProject Tutorial

Andreas Hackl  HTL Hollabrunn  18.11.2010 

  Andreas Hackl    HTL Hollabrunn    18.11.2010    Programmversion: 2.0.10 

 

Vorwort Dieses Tutorial soll einen Einblick in das Open‐Source Programm GanttProject bieten. In diesem  Tutorial werden wir herausarbeiten wie man ein Projekt erstellt, verschiedene Vorgänge bestimmt  und diesen dann Ressourcen zuteilt.   

Was ist GanttProject? GanttProject ist ein Platformübergreifendes Programm für  Projektplanung und Management. Es  läuft auf Windows, Linux und Mac. Es ist kostenlos und der Programmcode ist OpenSource.    

Was kann ich mit dem Programm tun?  

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Gantt Diagramm  Erstellen sie einen Projektstrukturplan, zeichenen Sie Abhängigkeiten und setzen Sie  Meilensteine.  Ressourcen  Weisen Sie Ressourcen geeignete Aufgaben zu und prüfen Sie die Auslastung in einem  eigenen Ressourcen‐Diagramm.  PERT‐Diagramm  Generieren Sie per Knopfdruck ein PERT‐Diagramm aus  dem Gantt Diagramm  Export.  Speichern sie die Diagramme als Bild(png) oder erzeugen Sie pdf Dokumente und HTML‐ Berichte.  Kompatiblität  Importieren Sie Projekte oder exportieren sie in Microsoft Project Formats. Das Projekt kann  auch als CSV Datei (Tabellenwerte) exportiert werden.  Zusammenarbeit  Mithilfe von WebDAV können sie ihr Projekt an ihre Kollegen verteilen 

                                

 

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Andreas Hackl 

Die Arbeitsfläche            

Menü 

Werkzeuge  Tabs 

Details  Kalender

    Menü:  Im Menü findet man alle Funktionen die das Programm beherrscht. Es können auch  Einstellungen an dem Programm und den Diagrammen vorgenommen werden.  Werkzeuge:    Hier sind die wichtigsten Werkzeuge aufgelistet.  Tabs:  Hier kann die Ansicht gewechselt werden zwischen Projektstrukturplan, Ressourcen und dem  PERT Diagramm.  Kalender:  Im Kalender finden sich die Arbeitsschritte für das Projekt wieder. Die Arbeitsschritte werden   als zeitlicher Verlauf dargestellt. Durch Drücken der linken Maustaste kann der Kalender nach  links oder nach rechts geschoben werden. Mithilfe des Mausrads kann die Anzahl der  angezeigten Tage auf dem aktuellen Bildschirm vergrößert oder vermindert werden (Zoom).  Details:  Hier werden die Details angezeigt. Wie zum Beispiel die Arbeitsschritte mit den angezeigten  Informationen im Gantt‐Diagramm oder die Mitarbeiter im Ressourcen‐Diagramm.   

 

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Die ersten Schritte zum Projekt Ich werde dieses Programm anhand eines Beispiels erklären. Ich erstelle das Projekt Schritt für Schritt  und erkläre alle wichtigen Funktionen des Programms.    Angabe des Beispielprogramms:    Es soll ein Handy gebaut werden.    Sie haben 5 Mitarbeiter:   Peter Maier: zuständig für Software        Rainer Zufall: zuständig für Mechanik(Gehäuse,..)        Hans Grün, Günther Holz : zuständig für Hardware        Susi Bauer : Spezialist für HF    Das Handy besteht aus:        Gehäuse: 7 tage        Software: 8 tage        Hardware:   Teil 1 : 2 Tage            Teil 2 : 3 Tage benötigt Teil 1            Teil 3 : 5 Tage            Teil 4 : 1 Tag benötigt Teil 2+3        HF: Teil 5: 7 Tage        Fertiges Produkt(Zusammenbau, Softwareinstallation, Test,…): 5 Tage 

Neues Projekt

  Menü ‐> Projekt ‐> Neu                         Ein neues Fenster öffnet sich 

 

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  Hier können sie die Daten zu ihrem Projekt eintragen. Diese werden beim Exportieren mitübergeben  und sind wichtig um den Überblick nicht zu verlieren.                  Weiter>   

 

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  Mit Rollensatz wird ausgewählt welche Positionen eingetragen werden sollen. Wenn man hier zum  Beispiel Software‐Entwicklung auswählt, erstellt das Programm selbst Positionen für die Mitarbeiter  diese können aber editiert werden oder komplett selbst erstellt werden. In unserem Fall benötigen  wir keine. Wir werden sie uns selbst erstellen. Aber dazu später mehr.                Weiter > 

 

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  Hier kann man die Wochenenden und Feiertage festlegen an denen nicht gearbeitet wird.                          OK >                 

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Eigenschaften  

      In diesem Fenster kann man die Eigenschaften des Projektes bearbeiten und die Ansicht anen.  Diesen Schritt sollte man immer ausführen wenn man eine neue Art von Projekt beginnt oder wie in  unserem Fall GanttProject das erste Mal ausprobiert.                                                 

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Gantt Diagramm

  Diagrammfläche  Heutiger Tag mit roter Linie markieren: Der heutige Tag wird mit einer roten Linie vertikal im  Kalender angezeigt. Sehr hilfreich da man auf den ersten Blick erkennt in welchem Stadium  sich das Projekt befindet.    Projektbeginn/ende: Projektbeginn und Projektende werden angezeigt.  Vorgänge  So werden die Aufgaben oder Jobs genannt. Sie werden dann als Balken auf der Zeitfläche  dargestellt.  Beschriftung: Hier kann die Beschriftung der Balken angezeigt werden. Zum Beispiel in  diesem Fall steht der Vorgangsname oben, der Mitarbeiter unten und rechts wie lange der  Vorgang dauert.  Verbinden    Man kann auswählen ob die Abhängigkeit hart oder weich gezeichnet werden soll.  Standardfarben  Hier kann man die Standardfarbe für einen neuen Vorgang bestimmen und ob die  Darstellung der Balken die Wochenenden überdecken soll oder nicht.  Farben für den Versionsvergleich    Standardfarben ob der Vorgang im Zeitplan liegt oder früher endet.     

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Ressourcen Diagramm

  Hier können die Farben für die Ressourcen eingestellt werden(Auslastung, Überlastet, Unterlastet)  und die Farbe der Abwesenheitstage                                     

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FTP

  Einstellung für schnelles en für den Web Server.   Unter Projekt‐>Webserver können dann direkt Aktionen ausgewählt werden um die Datei  hochzuladen oder die aktuellere Projektdatei herunterzuladen.                                   

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Projekt

  Die Projekteinstellungen und die Projektdaten können hier noch mal editiert werden.                                       

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Parameter

  Die erste Markierbox gibt an ob sich das Eigenschaftsfenster automatisch öffnen soll falls ein neuer  Vorgang erstellt wird.    Man kann ebenfalls den Namen ändern den ein neuer Vorgang standardmäßig erhält.                                 

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Aussehen

  Hier können die Icons der Werkzeuge geändert werden.                                       

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Sprachen

  Hier kann die Sprache geändert werden.                                       

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Export

  Hier kann man auswählen was alles beim Exportieren übertragen werden soll.                                       

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CSV

    Die CSV Einstellungen für die Tabelle. Hier kann man wiederum auswählen welche Daten übertragen  werden sollen und in welcher Form diese in der Datei aufgelistet werden sollen.                                   

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Benutzerdefinierte Rollen

  Hier können die verschiedenen Mitarbeitertypen eingetragen werden. Diese können danach dem  Ressourcen zugeteilt werden. Für unser Beispiel wurden die verschieden Rollen eingetragen.                                     

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Ressourcen

  In den Tabs Rssourcen auswählen    Danach gibt es verschiedene Möglichkeiten eine Ressource hinzuzufügen: 

Rechtsklick im Detailfenster   

In der Werkzeuganzeige(Blauer Pfeil)   

Im Menü unter Ressource                                 

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Danach öffnet sich folgendes Fenster hier kann man nun die Daten für die Person eintragen 

  Als Beispiel geben wir Peter Maier ein.  Unter Funktionen sehen wir unsere eingestellten Rollen + Projekt Manager, der standardmäßig  definiert ist. 

Kalender wird eingeblendet. Dort der Tag gewählt werden

  Unter Abwesenheitstage kann man z.B. Urlaub eintragen.  Dies wiederholen wir mit allen Mitarbeitern.   

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  Es gibt verschiedene Möglichkeiten um die Daten der Mitarbeiter wieder zu ändern:  Doppelklick auf den Wert den sie ändern möchten  Doppelklick auf Name dann öffnet sich das selbe Fenster wie beim Erstellen 

Werkzeugliste: Eigenschaften(Viereck mit Nadel) 

 Menü: Ressource‐>Eigenschaften                                     

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Mit Rechstklick auf die Überschriften kann eingestellt werden welche Spalten angezeigt werden  sollen: 

  Es können auch benuterdefinierte Spalten angezeigt werden.  Man wählt „neue benutzerdefinierte Spalte“ aus 

  Man kann den Namen der Spalte eingeben.  Den Werttyp den es haben soll.      Text: Es kann ein Text eingegeben werden.  Ganzzahl: Es kann eine Zahl eingegeben werden.  Double: es kann eine Kommazahl eingegeben werden.  Datum: Es kann ein Datum gewählt werden.  Logisch: Man bekommt eine Markierbox zum Auswählen.    Und den Standartwert 

 

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  Mit Doppelklick auf den Wert kann der Wert geändert werden. Bei Text/Zahl/Datum kann der Wert  direkt eingegeben werden. Bei einer Markierbox muss man den Wert „false“ für nicht markiert  eintragen und „true“ für markiert     

  Mit den beiden Gelben Pfeilen kann die ausgewählte Ressource nach unten oder nach oben  verschoben werden.                                                   

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Gantt‐Diagramm

    Vorgang erstellen   Es gibt wieder verschiedene Möglichkeiten einen neuen Vorgang zu erstellen: 

Rechtsklick im Detailfenster 

Werkzeugliste: Neuer Vorgang(Blauer Pfeil) 

Menü: Vorgänge‐>Neuer Vorgang                             

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Danach öffnet sich ein Fenster:  Allgemein

  Hier kann man Name und die Dauer des Vorgangs definieren.  Bei Fortschritt wird eingetragen zu wie viel Prozent der Vorgang abgeschlossen ist.  Das Anfangsdatum wird hier auch gestimmt. Das Ende oder die Dauer stellt sich dann automatisch  ein wenn eines der Beiden definiert wurde.  Der Vorgang kann auch ein Meilenstein sein wie zum Beispiel eine Präsentation.  Die Farbe gestimmt die Farbe des Balkens der im GanttDiagramm angezeigt wird  Ein Link kann auch noch gewählt werden wenn der Vorgang eine eigene Webseite besitzt.                                        

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Vorgänger

  Hier kann ein Vorgang eingetragen werden der erledigt sein muss bevor dieser Vorgang beginnen  kann. Abhängigkeiten kann man hier definieren.    Ressource

  Hier kann bestimmt werden wer an dem Vorgang beteiligt ist, welche Rolle er einnimmt und wie  ausgelastet er ist.  Unter Einheit wird in Prozent eingetragen wie ausgelastet der Mitarbeiter ist. Bei einer Überlastung,  Unterlastung, Auslastung wird dies im Ressourcen Diagramm angezeigt.  Unter Verantwortlich kann ausgewählt werden wer der erste Ansprechpartner für diesen  Arbeitsschritt ist. Dieser kann auch im Gantt‐Diagramm angezeigt werden.   

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Notizen

  Hier können Allgemeine und spezielle Notizen für den Vorgang eingetragen werden.    Spalte definieren

  Hier können zusätzliche Spalten für die Vorgänge bestimmt werden  Mit Hinzufügen kann man eine Spalte hinzufügen und mit Löschen kann man eine Löschen.  Das Spalten erstellen/ändern funktioniert genauso wie im [Ressourcen Diagramm]  

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Mit Rechtsklick auf die Überschriften kann man wieder die einzelnen Spalten auswählen die man  angezeigt haben möchte 

    Die Grundfunktionen sind die selben wie beim [Ressourcen Diagramm]  

Abhängigkeiten bei Vorgängen

  In der 2. Spalte kann man mithilfe eines Dropdownmenüs einstellen welchr Vorgang vorher erledigt  werden muss.  Bei Typ kann eingestellt werden ob es nacheinander, gemeinsames Ende, gemeinsamer Anfang oder  der gewählte Vorgang erst nach diesem ausgeführt werden kann. Die Verzögerung in Tage gibt an ob  es eine Verzögerung zwischen den Vorgängen geben muss.     

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Eine weitere Möglichkeit Abhängkeiten zu erstellen ist die Drag&Drop Methode 

  Mit Drücken+Zeihen mit der Maus im Kalenderbereich kann man ebenfalls Abhängikeiten erstellen.  Im Bild:   Drücken auf HF Teil  Ziehen Richtung Fertiges Produkt  Wenn man jetzt die Maustaste loslässt wird eine Abhängkeit zwischen den beiden Vorgängen  erstellt.  Durch Wiederholung für die restlichen Punkte bekommt man dann das fertige Diagramm mit den  richtigen Abhängigkeiten. Falls einenen diese nicht gefallen (Verzögerungszeit,…) können diese in  den Eigenschaften wieder geändert werden         

 

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  Die Blauen Striche rechts und links zeigen den Anfang + das Ende von dem Projekt  Der Rote Strich zeigt den aktuellen Tag an.   Die transparenten Teile zeigen die Wochenenden an(kann in den Einstellungen unter   „Darstellung am Wochenende“ eingestellt werden. 

Strukturieren von Vorgängen

  Mit den gelben Pfeilen können die Vorgänge strukturiert werden. Gelben Pfeile auf und ab bedeuten  das man die Vorgänge nach oben oder nach untern verschieben kann.  Mit den gelben Pfeilen links + rechts kann man die Vorgänge gruppieren.                 

 

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Gruppieren Neuen Vorgang erstellen der den Namen der Gruppe hat. Die Dauer und das Datum sind egal da  diese dann automatisch eingestellt werden. Verschieben sie diese über die Gruppenelemente und  alle Elemente unter den Vorgang.   Bsp: Hardware 

  Nun müssen alle Elemente die in die Gruppe gehören makiert werden. Danach auf den gelben Pfeil  nach rechts drücken. 

  Mit dem ‐/+ links neben Hardware können nun die Hardware Teile ein oder ausgeblendet werden.  Man erhält automatisch die richtige Anfangszeit, Endzeit, Dauer,…         

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Ansicht: 

 

  So kann die Übersicht bei vielen Vorgängen erhalten werden.                                 

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Meilensteine einfügen

Meilenstein muss aktiviert werden.      So würde dann der fertige Projektplan im GanttDiagramm aussehen . 

                         

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Ressourcen‐Diagramm: 

  Hier sieht man deutlich die Ressourcen + die Ressourcenauslastung. Es werden keine Arbeitszeiten  angezeigt wenn z.b wie in diesem Fall dem Vorgang „Fertiges Produkt“ keine Mitarbeiter zugteilt  werden. Man sieht durch die Farben ob die Mitarbeiter ausgelastet sind.     Blau: Ausgelastet    Rot: Überlastung + Wert in %    Grün: Unterlastet + Wert in %   

PERT Diagramm Unter Ansicht kann man das PERT‐Diagramm anzeigen lassen wenn es nicht in den Tabs aufgelistet  ist. 

                                       

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Man bekommt ein automatisch generiertes PERT Diagramm angezeigt 

    Dies kann mit Hilfe von Drag&Drop(Mausklick + ziehen) verschoben werden. In diesem Fall ist die  Anordnung nicht sehr schön man könnte es zum Beispiel so anordnen: 

     

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Exportfunktion

    Projekt ‐> Export     

  Hier kann man auswählen nach was es exportiert wird.   Berichte sind die gesamten Daten alle anderen nur das aktuelle ausgewählte Diagramm.  Im Untermenü kann die Theme über ein Dropdownmenü gewählen werden.   

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Andreas Hackl 

  Hier kann noch der Speicherpfad + der Name der Datei ausgewählt werden.    >OK und das Dokument wird gespeichert. 

 

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