Fail Meja Pembantu Tadbir N17 1l403

Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan

FAIL MEJA PEMBANTU TADBIR N17 PUSAT KEGIATAN GURU RANTAU PANJANG

NAMA AGENSI ALAMAT

: :

NO. TELEFON N0. FAKS E-MAIL LAMAN WEB

: : : :

PUSAT KEGIATAN GURU R. PANJANG D/A SK. RANTAU PANJANG 17200 R.PANJANG KELANTAN 09-7951300 09-7951300 [email protected]

1

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

KANDUNGAN FAIL MEJA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Maklumat Pegawai Senarai Tugas Objektif Bahagian Teknologi Pendidikan Objektif PKG Carta Organisasi Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Carta Organisasi PKG Senarai Tugas, Kuasa Dan Hubungan Dengan Pegawai Lain 8. Proses Kerja 9. Carta Aliran Kerja 10. Senarai Semak 11. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 12. Senarai Undang-Undang dan Pekeliling 13. Senarai Borang 14. Norma Kerja 15. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai 16. Senarai Tugas Harian

2

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

1.0 Maklumat Pegawai Pembantu Tadbir N17 Nama

CHE GHANI BIN CHE HUSSIN

Jawatan Hakiki

PEMBANTU TADBIR N17

Gred Jawatan

PT N17

Bahagian / Unit

PUSAT KEGIATAN GURU RANTAU PANJANG

Tarikh Memegang Jawatan

01.08.1997

Tarikh Penempatan

01.05.2005

3

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

2.0 Senarai Tugas Pembantu Tadbir N17 Bertanggungjawab kepada Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32 (Ketua PKG) dan Pegawai Teknologi Pendidikan DGA29 (Penolong Ketua PKG) dalam menyelaras, melaksana dan mengambil tindakan bagi hal ehwal pentadbiran, kewangan dan perkhidmatan. 1.

Pentadbiran 1.1

Mengurus dan mengendalikan fail.

1.2

Mengurus dan mengendalikan surat menyurat. 1.2.1 Menguruskan Surat Masuk 1.2.2 Menguruskan Surat Keluar

1.3

Menguruskan penyediaan minit mesyuarat, kertas kerja dan laporan.

1.4

Menguruskan rekod kehadiran kakitangan.

1.5

Menguruskan perkhidmatan kaunter. 1.5.1 Khidmat Pelanggan. 1.5.2 Perkhidmatan melalui telefon.

1.6

Menguruskan pengedaran bahan pengajaran dan pembelajaran (P&P) untuk semua sekolah ahli.

1.7

Menguruskan tempahan bilik-bilik PKG.

1.8

Menguruskan

pinjaman

/

pemulangan

peralatan

/

bahan

Pembelajaran dan Pengajaran serta bahan bacaan oleh sekolah ahli. 1.9

Menguruskan pameran maklumat di papan kenyataan.

1.10

Menguruskan dan menjaga kebersihan dan keceriaan bangunan.

4

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

2.

Perkhidmatan 2.1

Menguruskan cuti. 2.1.1 Cuti Sakit 2.1.2 Semua jenis cuti yang perlu dimohon.

3.

2.2

Menguruskan Laporan Nilaian Prestasi.

2.3

Menguruskan Laporan Pengisytiharan Harta.

Kewangan 3.1

Menyediakan laporan perbelanjaan bulanan dan tahunan PKG.

3.2

Menguruskan permohonan tuntutan perjalanan.

3.3

Menguruskan permohonan dan pemulangan Pesanan Tempatan (LO) ke Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan (BTPN).

4.

3.4

Menguruskan stor.

3.5

Menguruskan proses pelupusan/hapuskira.

Melaksanakan tugas-tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.

5

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

3.0 Objektif Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan Mewujudkan kesedaran dan memupuk sikap pentingnya teknologi pendidikan di dalam perkembangan dan kemajuan pendidikan di negara ini. 3.1

Meningkatkan penggunaan bahan pelbagai media pendidikan dalam proses pengajaran dan pembelajaran.

3.2

Meningkatkan kemahiran guru dalam penguasaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) sejajar dengan konsep pendidikan bestari.

3.3

Meningkatkan perkembangan Pusat Sumber Sekolah (PSS) dengan kemudahan

teknologi

terkini

untuk

memudahkan

guru

mengaplikasikannya di samping membudayakan minat membaca di kalangan guru dan pelajar. 3.4

Meningkatkan pengurusan, penggunaan teknologi, dan kehendak pelanggan di Pusat Kegiatan Guru (PKG).

3.5

Meningkatkan kualiti pendidikan melalui pembudayaan penyelidikan dan pembangunan berdasarkan keperluan dan masalah setempat.

6

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

4.0 Objektif Pusat Kegiatan Guru 4.1

Meningkatkan pengurusan, penggunaan teknologi dan kehendak pelanggan di Pusat Kegiatan Guru [PKG].

4.2

Menyediakan Sistem Pengurusan Dan Pentadbiran Yang Moden, Cekap Dan Berkesan di PKG

4.3

Menyediakan Prasarana Yang Cukup Dan Kondusif Bagi Pelanggan PKG.

4.4

Membina Perhubungan Dan Permuafakatan Pendidikan Yang Kukuh Dan Berkekalan Dengan Agensi–Agensi Luar Bagi Menjamin Pendidikan Dapat Diteruskan Sepanjang Hayat.

7

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

5.0 Carta Organisasi Jabatan ( BTPN )Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan PENGARAH Bahagian Teknologi Pendidikan Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan

Ketua Unit Media Pendidikan (BTPN)

Ketua Unit Pendidikan Bestari (BTPN)

Ketua Unit PSP/PKG (BTPN)

Ketua Unit Pembangunan Sumber Manusia (BTPN)

Ketua Unit Kajian & Penilaian (BTPN)

Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32 (PKG)

Pegawai Teknologi Pendidikan DGA29 (PKG)

Pembantu Tadbir PKG N17

8

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

6.0

Carta Organisasi Kedudukan Pegawai Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri

Ketua Unit PSP / PKG (BTPN)

Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32 PKG

Pegawai Teknologi Pendidikan DGA29 PKG

Pembantu Tadbir N17 PKG

9

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

7.0 Senarai Tugas, Kuasa Dan Hubungan Dengan Pegawai Lain Unit/Subunit Jawatan

: :

Unit PSP / PKG, BTPN KELANTAN Pembantu Tadbir N17

Tugas Pegawai Atasan Kuasa Yang Tugas & Tanggungjawab Yang Ada Diberi Hubungan Ketua 1. Pentadbiran Menjalankan Penolong tugasPengarah 1.1 Mengurus dan tugas Meluluskan mengendalikan fail. yang semua 1.2 Mengurus dan diarahk program dan mengendalikan surat an bagi aktiviti menyurat. aktiviti pengurusan 1.2.1 Surat Masuk berkaita perkhidmatan 1.2.2 Surat Keluar n. pendidikan. 1.3 Menguruskan penyediaan minit mesyuarat, kertas Penolong kerja dan laporan. Pengarah 1.4 Menguruskan rekod Memantau kehadiran kakitangan. pelaksanaan 1.5 Menguruskan proses kerja, perkhidmatan kaunter. program dan 1.5.1 Khidmat Pelanggan. akiviti 1.5.2 Perkhidmatan melalui pengurusan telefon. perkhidmatan 1.6 Menguruskan pengedaran pendidikan. bahan Pembelajaran dan Pengajaran (P&P) untuk Ketua semua sekolah ahli. Pembantu 1.7 Menguruskan tempahan Tadbir Bilik Mesyuarat. Merancang dan 1.8 Menguruskan menyelaraskan pinjaman/pemulangan pelaksanaan Peralatan Pembelajaran proses kerja, dan Pengajaran serta program dan bahan bacaan oleh sekolah akiviti ahli. pengurusan 1.9 Menguruskan pameran perkhidmatan maklumat di papan pendidikan. kenyataan. 1.10 Menguruskan dan menjaga kebersihan dan keceriaan bangunan.

10

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32 Pegawai Teknologi Pendidikan DGA29

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

2.

Perkhidmatan

2.1 Menguruskan cuti. 2.1.1 Semua jenis cuti yang perlu dimohon. 2.1.2 Cuti Sakit 2.2 Menguruskan Laporan Nilaian Prestasi. 2.3 Menguruskan Laporan Pengisytiharan Harta. 3.

Kewangan

3.1 Menyediakan laporan perbelanjaan bulanan dan tahunan ke Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Selangor (BTPN). 3.2 Menguruskan permohonan tuntutan perjalanan. 3.3 Menguruskan permohonan dan pemulangan Pesanan Tempatan (LO) ke Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan (BTPN). 3.4 Menguruskan stor. 3.5 Menguruskan proses pelupusan/hapuskira. 4.

Melaksanakan tugas-tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.

11

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.1

Subaktiviti

8.1.1

PENTADBIRAN Mengurus Dan Mengendalikan Fail

Proses Kerja 1.

Semak dan pastikan fail telah dibuka atau belum. [semak dalam buku daftar fail]

2.

Tentukan jenis kulit fail yang hendak dibuka samada fail Sulit (Hijau), Fail Terhad / Terbuka (Putih).

1.

Tentukan/catatkan Tajuk dan Nombor rujukan fail berdasar kan buku daftar fail.

4.

Letakkan tali hijau, Kertas Minit (Am6) dan kad keluar fail.

5.

Fail-fail Aktif perlu ditutup jika mengandungi 100 lampiran /tebal 1.5 inci. Sambung Fail baru berikan istilah ‘Jld.2’.

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32/DGA29

Muka surat ini

1/1

Undang-Undang / Peraturan 1. Arahan Keselamatan Bhg. III Perkara 52 2. Arahan Perkhidmatan Bab Empat I V

Fail-Fail Tidak Aktif iaitu fail yang tidak digunakan selama 5 tahun perlu ditutup. Fail Hilang/Tidak Dapat Dikesan – masukkan surat ke dalam fail Sampul Kecil sebagai langkah sementara. 6.

Simpan fail di dalam kabinet fail mengikut susunan.

12

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.1

Subaktiviti

9.1.1

PENTADBIRAN

Mengurus Dan Mengendalikan Fail

Muka surat ini

1/1

MUL A Semak dan pastikan fail telah dibuka atau belum. [semak dalam buku daftar fail]

10.0 Senarai Semak Pembantu Belum Buka

Tadbir N17 Aktiviti

10.1

Subaktiviti

10.1.1

Bil

Sudah Buka

PENTADBIRAN

Tentukan jenis kulit fail yang hendak dibuka surat fail Sulit (Hijau),Fail Terhuka / Mengurus samada Dan Mengendalikan Fail ini Terbuka(Putih).

Aktiviti

Fail baru dengan no jilid 1 baru Semak dan

1/1

Tentukan/catatkan Tajuk dan NomborCatatan rujukan fail Tindakan berdasar kan buku daftar fail.

pastikan fail telah dibuka atau Letakkan tali hijau,Kertas Minit (Am 6) dan kad

belum. keluar fail. [semak dalam buku daftar fail] 2

Tentukan jenis kulit fail yang hendak Fail-fail Aktif perlu ditutup jika mengandungi 100 dibuka samada fail Sulit (Hijau),Fail lampiran /tebal 1.5 inci. Sambung Fail baru Terhad& Terbuka(Putih). berikan istilah ‘Jld.2’.

3

Fail-Fail Tidak Aktif iaitu fail yang tidak digunakan Tentukan/catatkan Tajuk dan Nombor selamafail. 5 tahun perlu ditutup. rujukan fail berdasar kan buku daftar

4

Fail Hilang/Tidak Dapat Dikesan – masukkan surat Letakkan tali hijau,Kertas Minit ke dalam fail Sampul Kecil sebagai langkah sementara.

(Am 6) dan kad keluar fail. 5

Fail-fail Aktif perlu ditutup jika mengandungi 100 lampiran /tebal 1.5 Simpan fail didalam kabinet fail inci.Sambung Fail baru berikan istilah mengikut susunan. ‘Jld.2’. Fail-Fail Tidak Aktif TAMAT iaitu fail yang tidak

13

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

digunakan selama 5 tahun perlu ditutup. Fail Hilang/Tidak Dapat Dikesan – masukkan surat ke dalam fail Sampul Kecil sebagai langkah sementara. 6.

Simpan fail didalam kabinet fail mengikut susunan.

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

.

14

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1

Arahan Keselamatan Bhg. III Perkara 52

12.2

Arahan Perkhidmatan Bab Empat I - V

13.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1

Kertas Minit

13.2

Kad Pergerakan Fail

13.3

Buku Daftar Fail

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.1

Subaktiviti

8.1.2

Subaktiviti

PENTADBIRAN Menguruskan Surat Menyurat Muka surat ini

8.1.2.1 Merekod Surat Masuk Proses Kerja

1. Buka surat yang diterima.

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32/DGA29

2. Cop tarikh terima surat dan cop No. bilangan terima surat dengan menggunakan pen dakwat merah.

1/1

Undang-Undang / Peraturan Arahan Keselamatan Bhg. III Perkara 52 Arahan Perkhidmatan Bab Empat I - V

15

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

3. Catatkan surat terima ke dalam buku daftar surat dan kertas minit dengan menggunakan pen dakwat merah. 4. Mengajukan surat terima dan fail kepada pegawai atasan.

5. Membuat tindakan terhadap surat tersebut berdasarkan minit arahan dari pegawai atasan. 6. Setelah selesai membuat tindakan masukkan surat ke dalam fail yang tertentu.

16

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.1

PENTADBIRAN

Subaktiviti

9.1.2

Subaktiviti

9.1.2.1

Menguruskan Surat Menyurat Muka surat ini

Merekod Surat Masuk

1/1

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 MULA

Buka surat yang diterima.

Aktiviti

10.1

Subaktiviti

10.1.2

PENTADBIRAN Cop tarikh terima surat dan cop No. bilangan terima surat dengan menggunakan pen dakwat merah.

Menguruskan Surat Menyurat Catatkan surat terima ke dalam buku daftar suratMuka

Subaktiviti 10.1.2.1 Merekod Masuk dan kertasSurat minit dengan menggunakan pen dakwat merah.

Bil

1 2

Mengajukan surat terima dan fail

Aktiviti kepada pegawai atasan. Tindakan

surat ini

1/1

Catatan

Buka surat yang diterima. Membuat tindakan terhadap surat tersebut berdasarkan

minit dan arahan dari pegawai atasan. Cop tarikh terima surat cop No. bilangan terima surat dengan menggunakan pen dakwat merah.

Setelah selesai membuat tindakan masukkan surat ke dalam fail terima dalam buku yangke tertentu.

3

Catatkan surat daftar surat dan kertas minit dengan menggunakan pen dakwat merah.

4

Mengajukan surat terima dan fail kepada pegawai atasan.

5

Membuat tindakan terhadap surat tersebut berdasarkan minit arahan dari pegawai atasan.

TAMAT

17

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

6

Setelah selesai membuat tindakan masukkan surat ke dalam fail yang tertentu.

18

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1

Arahan Keselamatan Bhg. III Perkara 52

12.2

Arahan Perkhidmatan Bab Empat I - V

13.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1

Buku Daftar Surat

13.2

Kertas Minit

19

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.1

Subaktiviti

8.1.2

Subaktiviti

PENTADBIRAN Menguruskan Surat Menyurat Muka surat ini

8.1.2.2 Merekod Surat Keluar Proses Kerja

1. Catatkan No Bilangan Rujukan surat keluar pada surat.

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32/DGA29

2. Daftarkan surat keluar ke dalam Buku Daftar Surat dengan menggunakan pen dakwat biru.

1/1

Undang-Undang / Peraturan Arahan Keselamatan Bhg. III Perkara 52 Arahan Perkhidmatan Bab Empat I - V

3. Catatkan jumlah setem yang digunakan dalam Buku Daftar Setem. 2.

Poskan surat atau tulis ke dalam Buku Despatch jika surat dihantar dengan tangan.

20

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.1

Subaktiviti

9.1.2

Subaktiviti

9.1.2.2

PENTADBIRAN Menguruskan Surat Menyurat Muka surat ini

Merekod Surat Keluar

1/1

MUL A Catatkan No Bilangan Rujukan surat keluar pada surat

Daftarkan surat keluar ke dalam Buku Daftar Surat dengan menggunakan pen dakwat biru

Catatkan jumlah setem yang digunakan dalam Buku Daftar Setem

Poskan surat atau tulis ke dalam Buku Despatch jika surat dihantar dengan tangan

TAMAT

21

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

10.1

Subaktiviti

10.1.2

Subaktiviti Bil

PENTADBIRAN Menguruskan Surat Menyurat

10.1.2.2 Merekod Surat Keluar Aktiviti

1

Catatkan No Bilangan Rujukan surat keluar pada surat.

2

Daftarkan surat keluar ke dalam Buku Daftar Surat dengan menggunakan pen dakwat biru.

3

Catatkan jumlah setem yang digunakan dalam Buku Daftar Setem.

4

Poskan surat atau tulis ke dalam Buku Despatch jika surat dihantar dengan tangan.

Tindakan

22

Muka surat ini

1/1

Catatan

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1

Arahan Perkhidmatan Bab Tiga – I - III

13.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1

Buku Daftar Surat

13.2

Kertas Minit

13.3

Buku Despatch

23

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.1

Subaktiviti

8.1.3

PENTADBIRAN Menaip Surat, Minit Mesyuarat, Kertas Kerja, Laporan

Proses Kerja 1. Menerima arahan daripada pegawai atasan. 2. Mencatat segala arahan dalam buku catatan.

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32/DGA29

Muka surat ini

1/1

Undang-Undang / Peraturan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991

3. Mulakan tugas seperti arahan dengan membuat draf awalan.

4. Minta Pegawai atasan menyemak semula sekiranya ada kesalahan dan sebagainya.

5. Mula menyediakan tugasan yang diberi dengan menaip dan sebagainya.

6. Minta Pegawai menandatangani dan mengesahkan tugasan tersebut.

24

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.1

Subaktiviti

9.1.3

PENTADBIRAN Menaip Surat, Minit Mesyuarat, Kertas Kerja, Laporan

Muka surat ini

1/1

MUL A Menerima arahan daripada pegawai atasan

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17

Mencatat segala arahan dalam buku catatan

Aktiviti

10.1

Subaktiviti

10.1.3

Bil 1 2 3

Mulakan tugas seperti arahan dengan membuat

PENTADBIRAN draf awalan

Menaip Surat, Minit Mesyuarat, Kertas Kerja, Laporan Aktiviti

Minta Pegawai atasan menyemak semula Tindakan Catatan sekiranya ada kesalahan dan sebagainya

Menerima arahan daripada pegawai atasan. Mula menyediakan tugasan yang diberi dengan Mencatat segala arahan dalammenaip buku dan sebagainya. catatan. Mulakan tugas seperti arahan dengan membuat draf awalan. Minta Pegawai menandatangani dan mengesahkan tugasan tersebut.

4

Minta Pegawai atasan menyemak semula sekiranya ada kesalahan dan sebagainya. TAMAT

5

Mula menyediakan tugasan yang diberi dengan menaip dan sebagainya.

6

Minta Pegawai menandatangani dan mengesahkan tugasan tersebut.

25

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

26

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991

13.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1 Borang Kehadiran

27

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.1

Subaktiviti

8.1.4

PENTADBIRAN Menguruskan Rekod Kehadiran Kakitangan

Proses Kerja 1.

Menyediakan Rekod Kehadiran.

2.

Memastikan Rekod Kehadiran dicatat setiap hari.

3.

Memastikan pengesahan kedatangan pada Pegawai atasan.

Muka surat ini

1/1

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk

UndangUndang / Peraturan

Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32 / DGA29

Perintah Am “Bab D”

28

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.1

Subaktiviti

9.1.4

PENTADBIRAN Menguruskan Rekod Kehadiran Kakitangan

Muka surat ini

1/1

MULA

Menyediakan Rekod Kehadiran

Memastikan Rekod Kehadiran dicatat setiap hari

Memastikan pengesahan kedatangan pada Pegawai atasan

TAMAT .

29

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

10.1

Subaktiviti

10.1.4

Bil

PENTADBIRAN Menguruskan Rekod Kehadiran Kakitangan

Aktiviti

1

Menyediakan Rekod Kehadiran .

2

Memastikan Rekod Kehadiran dicatat setiap hari.

3

Memastikan pengesahan kedatangan pada Pegawai atasan.

Tindakan

30

Muka surat ini

1/1

Catatan

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1

Perintah Am “Bab D”

13.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 31

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

13.1 Buku Daftar Kehadiran

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.1

Subaktiviti

8.1.5

Subaktiviti

PENTADBIRAN Menguruskan Perkhidmatan Kaunter

Proses Kerja 1.

Muka surat ini

8.1.5.1 Khidmat Pelanggan

Sambut kehadiran pelanggan

2.

Kenalpasti keperluan/masalah pelanggan.

3.

Beri perkhidmatan yang diperlukan

4.

Rujuk kepada pihak atasan sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32 / DGA29

32

1/1

Undang-Undang / Peraturan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 10 Tahun 1991 – “Panduan Mengenai Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kaunter”

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.1

Subaktiviti

9.1.5

Subaktiviti

PENTADBIRAN Menguruskan Perkhidmatan Kaunter Muka surat ini

9.1.5.1 Khidmat Pelanggan

1/1

MULA

Sambut kehadiran pelanggan.

Kenalpasti keperluan/masalah pelanggan.

Beri perkhidmatan yang diperlukan.

Rujuk kepada pihak atasan sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan.

TAMA T

33

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

10.1

Subaktiviti

10.1.5

Subaktiviti

Bil

PENTADBIRAN Menguruskan Perkhidmatan Kaunter Muka surat ini

10.1.5.1 Khidmat Pelanggan

Aktiviti

1

Sambut kehadiran pelanggan

2

Kenalpasti keperluan/masalah pelanggan.

3

Beri perkhidmatan yang diperlukan

4

Rujuk kepada pihak atasan sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan

Tindakan

34

1/1

Catatan

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 10 Tahun 1991 – “Panduan Mengenai Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kaunter”

13.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1 13.2 13.3

Borang Kehadiran Pelawat Borang Aduan/Cadangan Borang Soal Selidik

35

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.1

Subaktiviti

8.1.5

Subaktiviti

PENTADBIRAN Perkhidmatan Kaunter Muka surat ini

8.1.5.2 Perkhidmatan Telefon Proses Kerja

1. Memastikan telefon berkeadaan baik/berfungsi. Pastikan buku panduan yang terkini.

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32/DGA29

2. Menjawab panggilan dengan segera (tidak lebih daripada 3 kali deringan) 3. Mencatat maklumat atau pesanan dengan tepat. Sambungkan panggilan kepada pegawai berkenaan jika perlu.

1/1

Undang-Undang / Peraturan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1/19921 : “ Panduan Meningkatkan Kualiti Layanan Menguruskan Melalui Telefon “

4. Menamatkan panggilan dengan bersopan.

36

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.1

PENTADBIRAN

Subaktiviti

9.1.5

Perkhidmatan Kaunter

Subaktiviti

9.1.5.2

Perkhidmatan Telefon

Muka surat ini

1/1

MULA Memastikan telefon berkeadaan baik/berfungsi. Pastikan buku panduan yang terkini.

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

10.1

Subaktiviti

10.1.5

Subaktiviti

Bil

Menjawab panggilan dengan segera (tidak lebih daripada 3 kali deringan)

PENTADBIRAN

Perkhidmatan Kaunter

Mencatat maklumat atau pesanan dengan tepat. 10.1.5.2 Perkhidmatan Telefon Sambungkan panggilan kepada pegawai berkenaan jika perlu.

Aktiviti

Tindakan

Catatan

1

Memastikan telefon berkeadaan baik/berfungsi. Pastikan buku Menamatkan panggilan dengan bersopan panduan yang terkini.

2

Menjawab panggilan dengan segera (tidak lebih daripada 3 kali deringan) TAMAT

3

Mencatat maklumat atau pesanan dengan tepat. Sambungkan panggilan kepada pegawai berkenaan jika perlu.

4

Menamatkan panggilan dengan

37

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

bersopan.

38

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1/19921 : “ Panduan Meningkatkan Kualiti Layanan Menguruskan Melalui Telefon “

13.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1 Borang Pesanan Telefon 13.2 Borang Penggunaan Telefon

39

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.1

Subaktiviti

8.1.6

PENTADBIRAN Menguruskan Pengedaran Bahan Pengajaran Dan Pembelajaran

Proses Kerja 1.

Menerima bahan edaran dari pihak-pihak yang berkenaan.

2.

Menguruskan Surat Akuan Penerimaan.

3.

Memastikan bahan yang diterima baik dan mencukupi seperti dalam SAP.

4.

Mengenalpasti dan memaklumkan kepada pelanggan yang akan menerima bahan edaran.

5.

Mengedar / menyampaikan bahan edaran kepada sekolah ahli.

6.

Memastikan sekolah menandatangani SAP PKG

7.

Menyimpan SAP dalam fail yang berkaitan.

Muka surat ini

1/1

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk

Undang-Undang / Peraturan

Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32 / DGA29

Surat arahan dari BTPN dan BTP

40

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.1

Subaktiviti

9.1.6

PENTADBIRAN Menguruskan Pengedaran Bahan Pengajaran Dan Pembelajaran

Muka surat ini

1/1

MULA

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17

Menerima bahan edaran dari pihakpihak yang berkenaan. Menguruskan Surat Akuan Penerimaan.

Aktiviti

10.1

Subaktiviti

10.1.6

Kembalikan bahan kepada pihak yang berkenaan

PENTADBIRAN Menguruskan Pengedaran Bahan Muka 1/1 Memastikan bahan yang surat diterima Pengajaran Dan Pembelajaran inibaik dan mencukupi seperti dalam SAP.

Bil

Aktiviti

Tindakan

1

Menerima surat arahan edaran bahan kepadaRosak/Tidak sekolahCukup ahli

Catatan

Baik/Cukup

Mengenalpasti dan memaklumkan kepada pelanggan yang akan menerima bahan edaran.

2

Menguruskan Surat Akuan Penerimaan.

3

Memastikan bahan yang diterima baik dan mencukupi seperti dalam SAP. Mengedar / menyampaikan bahan edaran kepada sekolah ahli.

4

5

Mengenalpasti dan memaklumkan kepada pelanggan yang akan menerima bahan edaran.

Memastikan sekolah menandatangani SAP PKG

Mengedar / menyampaikan bahan edaran kepada sekolah ahli. Menyimpan SAP dalam fail yang berkaitan.

6

Memastikan sekolah menandatangani SAP PKG TAMAT

41

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

7

Menyimpan SAP dalam fail yang berkaitan.

42

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

10.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 10.1

Surat arahan dari BTPN dan BTP

11.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 11.1 11.2

Surat Edaran Borang Akuan Terima

43

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.1

Subaktiviti

8.1.7

PENTADBIRAN Menguruskan tempahan bilik-bilik PKG

Proses Kerja 1.

Menerima surat permohonan penggunaan bilik dari pelanggan.

2.

Merujuk buku Rekod Tempahan Bilik-bilik untuk kelulusan.

3.

Maklumkan keputusan permohonan berkenaan kepada pemohon.

4.

Mengisi Borang Tempahan Bilik.

5.

Mencatatkan maklumat tempahan dalam Buku Rekod Tempahan Bilik.

6.

Memastikan bilik dan peralatan sedia digunakan pada tarikh yang dipohon/berkaitan.

Muka surat ini

1/1

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk

UndangUndang / Peraturan

Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32 / DGA29

Surat arahan dari BTPN dan BTP

44

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.1

Subaktiviti

9.1.7

PENTADBIRAN Menguruskan tempahan bilik-bilik PKG

Muka surat ini

1/1

MULA

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17

Menerima surat permohonan penggunaan bilik dari pelanggan. Merujuk buku Rekod Tempahan Bilik-bilik untuk kelulusan.

Maklumkan kepada pemohon melalui surat

Aktiviti

10.1

Subaktiviti

10.1.7

Bil 1

2

Tidak PENTADBIRAN Lulus

Menguruskan PKG

Maklumkan keputusan permohonan berkenaan kepada pemohon. tempahan bilik-bilik Muka

surat ini

Lulus

1/1

Mengisi Borang Tempahan Bilik.

Aktiviti

Tindakan

Menerima surat permohonan penggunaan bilik dari pelanggan.

Catatan

Mencatatkan maklumat tempahan dalam Buku Rekod Tempahan Bilik.

Merujuk buku Rekod Tempahan Bilikbilik untuk kelulusan. Memastikan bilik dan peralatan sedia digunakan permohonan pada tarikh yang dipohon/berkaitan.

3

Maklumkan keputusan berkenaan kepada pemohon.

4

Mengisi Borang TempahanTAMAT Bilik.

5

Mencatatkan maklumat tempahan dalam Buku Rekod Tempahan Bilik.

6

Memastikan bilik dan peralatan sedia digunakan pada tarikh yang dipohon/berkaitan.

45

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

46

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1

Surat arahan dari BTPN dan BTP.

13.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1 13.2

Buku Rekod Tempahan Bilik Borang Tempahan Bilik

47

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

48

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.1

Subaktiviti

8.1.8

PENTADBIRAN Menguruskan pinjaman/pemulangan Muka peralatan/bahan P&P serta bahan surat ini bacaan oleh sekolah ahli.

Proses Kerja 1.

Menerima surat permohonan pinjaman dari pelanggan.

2.

Mengajukan surat permohonan kepada Pegawai Atasan untuk kelulusan.

3.

Memaklumkan kepada pemohon status permohonan

4.

Pemohon mengisi borang / buku rekod yang berkaitan.

5.

Memastikan peralatan / bahan tersebut sedia digunakan.

6.

Menyerahkan peralatan / bahan kepada pemohon pada tarikh yang diperlukan.

1/1

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk

Undang-Undang / Peraturan

Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32 / DGA29

Surat arahan dari BTPN dan BTP

7. Memberi peringatan pemulangan jika peminjam lewat memulangkan peralatan / bahan yang dipinjam. 8.

Memastikan peralatan yang dipulangkan dalam keadaan baik.

9.

Merekod pemulangan peralatan / bahan pinjaman tersebut dalam buku rekod yang berkaitan.

49

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.

Mengembalikan peralatan / bahan di tempatnya.

50

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti Subaktiviti

9.1

PENTADBIRAN

Menguruskan pinjaman /pemulangan 9.1.8 peralatan/ bahan P&P serta bahan bacaan oleh sekolah ahli.

Muka surat ini

1/1

MULA

Menerima Surat Permohonan Pinjaman

Memaklumkan kepada pemohon status permohonan

Mengajukan surat permohonan kepada Pegawai Atasan untuk kelulusan. Tidak Lulus

Lulus Ya

Pemohon mengisi borang / buku rekod yang berkaitan. Memastikan peralatan / bahan tersebut sedia digunakan.

Menyerahkan peralatan / bahan kepada pemohon pada tarikh yang diperlukan. Memberi peringatan pemulangan jika peminjam lewat memulangkan peralatan / bahan yang dipinjam. Memastikan peralatan yang dipulangkan dalam keadaan baik. Merekod pemulangan peralatan / bahan pinjaman tersebut dalam buku rekod yang berkaitan.

Mengembalikan peralatan / bahan di tempatnya

TAMAT

51

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

10.1

PENTADBIRAN

Menguruskan pinjaman /pemulangan Subaktiviti 10.1.8 peralatan/ bahan P&P serta bahan bacaan oleh sekolah ahli.

Muka surat ini

Bil

Catatan

Aktiviti

1

Menerima surat permohonan pinjaman dari pelanggan.

2

Mengajukan surat permohonan kepada Pegawai Atasan untuk kelulusan.

3

Memaklumkan kepada pemohon status permohonan

4

Pemohon mengisi borang / buku rekod yang berkaitan.

5

Memastikan peralatan / bahan tersebut sedia digunakan.

6

Menyerahkan peralatan / bahan kepada pemohon pada tarikh yang diperlukan.

7

Memberi peringatan pemulangan jika peminjam lewat memulangkan peralatan / bahan yang dipinjam.

8

Memastikan peralatan yang dipulangkan dalam keadaan baik.

9

Merekod pemulangan peralatan / bahan pinjaman tersebut dalam buku rekod yang berkaitan.

Tindakan

52

1/1

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

10

Mengembalikan peralatan / bahan di tempatnya.

53

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1

Surat arahan dari BTPN dan BTP

13.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1 Borang Permohonan Pinjaman Peralatan

54

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.1

Subaktiviti

8.1.9

PENTADBIRAN Menguruskan pameran maklumat di papan kenyataan

Proses Kerja 1. Menerima bahan dari pegawai atasan. 2.

Menampal bahan di papan pameran.

3.

Mengemaskini papan kenyataan dari masa ke semasa

Muka surat ini

1/1

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk

Undang-Undang / Peraturan

Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32/ DGA29

Surat arahan dari BTPN dan BTP

55

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.1

Subaktiviti

9.1.9

PENTADBIRAN Menguruskan pameran maklumat di papan kenyataan

Muka surat ini

1/1

MULA

Menerima bahan dari pegawai atasan. Menampal bahan di papan pameran

Mengemaskini papan kenyataan dari masa ke semasa

TAMAT

56

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

10.1

Subaktiviti

10.1.9

Bil

PENTADBIRAN Menguruskan pameran maklumat di papan kenyataan

Aktiviti

1

Menerima bahan dari pegawai atasan.

2

Menampal bahan di papan pameran.

3

Mengemaskini papan kenyataan dari masa ke semasa

Tindakan

57

Muka surat ini

1/1

Catatan

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1

Surat arahan dari BTPN dan BTP

13.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1

Tidak Berkenaan

58

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.1

Subaktiviti

8.1.10

PENTADBIRAN Menguruskan dan menjaga kebersihan dan keceriaan bangunan

Proses Kerja 1.

Menyediakan perancangan keceriaan / kebersihan yang lengkap.

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pegawai Teknologi Pendidikan DGA 32/DGA 29

Muka surat ini

1/1

Undang-Undang / Peraturan Surat arahan dari BTPN dan BTP

2. Menyediakan jadual kerja. 3.

Memastikan bahan / peralatan sentiasa mencukupi dan sedia digunakan.

4.

Melaksanakan tugas sebagaimana dalam jadual.

59

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.1

Subaktiviti

9.1.10

PENTADBIRAN

Menguruskan dan menjaga kebersihan dan keceriaan bangunan

Muka surat ini

1/1

MULA

Menyediakan perancangan keceriaan / kebersihan yang lengkap.

Menyediakan jadual kerja.

Memastikan bahan / peralatan sentiasa mencukupi dan sedia digunakan. Melaksanakan tugas sebagaimana dalam jadual.

TAMAT

60

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti Subaktiviti

Bil

10.1

PENTADBIRAN

Menguruskan dan menjaga 10.1.10 kebersihan dan keceriaan bangunan

Aktiviti

1

Menyediakan perancangan keceriaan / kebersihan yang lengkap.

2

Menyediakan jadual kerja.

3

Memastikan bahan / peralatan sentiasa mencukupi dan sedia digunakan.

4

Melaksanakan tugas sebagaimana dalam jadual.

Tindakan

61

Muka surat ini

1/1

Catatan

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1

Surat arahan dari BTPN dan BTP

13.0 Senarai Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1 13.2

Borang Permohonan Peralatan Bekalan Pejabat Jadual Kerja

62

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.2.

Subaktiviti

8.2.1

PERKHIDMATAN MENGURUSKAN CUTI Muka surat ini

Subaktiviti 8.2.1.1 Cuti Sakit

Proses Kerja

1.

Menerima sijil cuti sakit dari staf PKG

2.

Menyemak Sijil Cuti Sakit.

3.

Mengajukan sijil cuti sakit tersebut kepada PTP DGA32 untuk disahkan.

4.

Merekod cuti dalam buku rekod cuti pegawai berkenaan.

5.

Hantar sijil cuti sakit ke BTPN untuk rekod.

6.

Simpan 1 salinan dalam fail peribadi pegawai berkenaan.

1/1

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk

Undang-Undang / Peraturan

Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32/ DGA29

Surat Pekeliling SPP.Bil.2 1993 – Cuti Sakit Perintah Am 15 Bab C. Pekeliling Perkhidmatan Bil.2 Tahun 2006.

63

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

64

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.2

Subaktiviti

9.2.1

PERKHIDMATAN MENGURUSKAN CUTI Muka 1/1 surat ini

Subaktiviti 9.2.1.2 Cuti Sakit

MULA

Menerima sijil cuti sakit dari staf PKG

Semak Sijil Cuti Sakit.

Mengajukan sijil cuti sakit tersebut kepada PTP DGA32 untuk disahkan

Merekod cuti dalam buku rekod cuti pegawai berkenaan.

Hantar sijil cuti sakit ke BTPN untuk rekod

Simpan 1 salinan dalam fail peribadi pegawai dan rekod dalam buku rekod cuti

TAMAT

65

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

10.2

Subaktiviti

10.2.1

PERKHIDMATAN MENGURUSKAN CUTI Muka surat ini

Subaktiviti 10.2.1.2 Cuti Sakit

Bil

Aktiviti

1

Menerima sijil cuti sakit dari staf PKG

2

Menyemak Sijil Cuti Sakit.

3

Mengajukan sijil cuti sakit tersebut kepada PTP DGA32 untuk disahkan.

4

Merekod cuti dalam buku rekod cuti pegawai berkenaan.

5

Hantar sijil cuti sakit ke BTPN untuk rekod.

6

Simpan 1 salinan dalam fail peribadi pegawai berkenaan.

Tindakan

66

1/1

Catatan

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1 Surat Pekeliling SPP.Bil.2 1993 – Cuti Sakit 12.2 Perintah Am 15 Bab C. 12.3. Pekeliling Perkhidmatan Bil.2 Tahun 2006.

13.0 Senarai Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1 Sijil Cuti Sakit

67

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.2

Subaktiviti

8.2.1

Subaktiviti

8.2.1.2

PERKHIDMATAN MENGURUSKAN CUTI Merekod Dan Mengurus Semua Jenis Cuti

Proses Kerja 1. Menerima 2 salinan borang permohonan cuti dari staf PKG 2. Semak borang dan pastikan pegawai yang berkenaan layak memohon cuti tersebut.

Muka surat ini

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk

1/1

UndangUndang / Peraturan

Pegawai Teknologi Pendidikan DGA 32/DGA 29

Perintah Am “Bab C” Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992

3. Mengajukan permohonan tersebut kepada PTP DGA32 untuk disokong.

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1992

4. Menghantar 1 salinan borang permohonan ke BTPN untuk kelulusan. 5. Maklumkan kepada pegawai permohonan cuti tersebut diluluskan atau sebaliknya. 6. Merekod maklumat cuti yang diluluskan ke dalam buku rekod cuti pegawai berkenaan. 7. Memasukkan satu salinan borang yang diluluskan kedalam fail peribadi pegawai berkenaan.

68

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.2

Subaktiviti

9.2.1

Subaktiviti

9.2.1.2

PERKHIDMATAN MENGURUSKAN CUTI Merekod Dan Mengurus Semua Jenis Cuti

Muka surat ini

1/1

MULA Menerima 2 salinan borang permohonan cuti dari staf PKG Semak borang dan pastikan pegawai yang berkenaan layak memohon cuti tersebut Maklumkan pada pemohon

Tidak Layak

Layak

Mengajukan permohonan tersebut kepada PTP DGA32 untuk disokong. Menghantar 1 salinan borang permohonan ke BTPN untuk kelulusan. Maklumkan pada pemohon

Tidak Lulus

Lulus

Maklumkan kepada pegawai permohonan cuti tersebut diluluskan atau sebaliknya Merekod maklumat cuti yang diluluskan ke dalam buku rekod cuti pegawai berkenaan Memasukkan satu salinan borang yang diluluskan kedalam fail peribadi pegawai berkenaan

69

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

TAMAT

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

10.2

Subaktiviti

10.2.1

Subaktiviti

Bil

PERKHIDMATAN

MENGURUSKAN CUTI Merekod Dan Mengurus Semua 10.2.1.2 Jenis Cuti

Aktiviti

1

Menerima 2 salinan borang permohonan cuti dari staf PKG

2

Semak borang dan pastikan pegawai yang berkenaan layak memohon cuti tersebut.

3

Mengajukan permohonan tersebut kepada PTP DGA32 untuk disokong.

4

Menghantar 1 salinan borang permohonan ke BTPN untuk kelulusan.

5

Maklumkan kepada pegawai permohonan cuti tersebut diluluskan atau sebaliknya.

6

Merekod maklumat cuti yang diluluskan ke dalam buku rekod cuti pegawai berkenaan.

7

Memasukkan satu salinan borang yang diluluskan kedalam fail peribadi pegawai berkenaan.

Tindakan

70

Muka surat ini

1/1

Catatan

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

71

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan. 11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1 12.2 12.3

Perintah Am Bab C Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1992

13.0 Senarai Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1 Borang Permohonan Cuti Rehat

72

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.2

Subaktiviti

8.2.2

PERKHIDMATAN Menguruskan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan

Proses Kerja 1. Mengedarkan borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan kepada kakitangan. 2. Menerima dan menyemak borang Laporan Nilaian Prestasi.

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pegawai Teknologi Pendidikan DGA 32/DGA 29

Muka surat ini

1/1

UndangUndang / Peraturan Arahan Perkhidmatan Bab. 2 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 1983

3. Mengumpul dan mengajukan kepada PTP PKG DGA32 untuk dinilai dan ditandatangani sebagai Pegawai Penilai Pertama. 4. Menghantar borang Laporan Nilaian Prestasi ke BTPN untuk proses selanjutnya. 5. Membuat satu salinan borang dan simpan dalam fail berkenaan.

73

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.2

Subaktiviti

9.2.2

PERKHIDMATAN Menguruskan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan

Muka surat ini

1/1

MULA

Mengedarkan borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan kepada kakitangan.

Menerima dan menyemak borang Laporan Nilaian Prestasi. Kembalikan borang Laporan Nilaian Prestasi kepada pegawai/kakitangan untuk dilengkapkan.

Tidak Lengkap Lengkap Mengumpul dan mengajukan kepada PTP PKG DGA32 untuk dinilai dan ditandatangani sebagai Pegawai Penilai Pertama.

74

Menghantar borang Laporan Nilaian Prestasi ke BTPN untuk proses selanjutnya.

FAIL MEJA PT N17

Pusat Kegiatan Guru Kelantan

Membuat satu salinan borang dan simpan dalam fail berkenaan.

TAMA T

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

10.2

Subaktiviti

10.2.2

PERKHIDMATAN Menguruskan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan

Bil

Aktiviti

1

Mengedarkan borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan kepada kakitangan.

2

Menerima dan menyemak borang Laporan Nilaian Prestasi.

3

Mengumpul dan mengajukan kepada PTP PKG DGA32 untuk dinilai dan ditandatangani sebagai Pegawai Penilai Pertama.

4

Menghantar borang Laporan Nilaian Prestasi ke BTPN untuk proses selanjutnya.

5

Membuat satu salinan borang dan simpan dalam fail berkenaan.

Tindakan

75

Muka surat ini

1/1

Catatan

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

76

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1 12.2

Arahan Perkhidmatan Bab. 2 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 1983

13.0 Senarai Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1 13.2

Borang JPA 4/96- Kumpulan Perkhidmatan 1 Borang JPA 5/96- Kumpulan Perkhidmatan II

77

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.2

Subaktiviti

8.2.3

PERKHIDMATAN Menguruskan Laporan Pengisytiharan Harta

Proses Kerja 1. Menyemak senarai kakitangan yang belum membuat laporan pengisytiharan harta. 2. Mengedarkan borang pengisytiharan harta mengikut kategori kepada pegawai berkenaan.

Muka surat ini

1/1

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk

Undang-Undang / Peraturan

Pegawai Teknologi Pendidikan DGA 32/ DGA29

Surat Pekeliling JPA Peraturan 10 Tahun1993

3. Menerima dan menyemak borang laporan pengisytiharan harta dari pegawai berkenaan. 4. Menghantar borang pengisytiharan harta ke BTPN. 5. Terima kelulusan pengisytiharan harta. 6. Beritahu kelulusan kepada pegawai yang berkenaan. 7. Simpan surat kelulusan dalam fail peribadi pegawai berkenaan

78

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.2

PERKHIDMATAN

Subaktiviti

9.2.3

Menguruskan Laporan Pengisytiharan Harta

Muka surat ini

1/1

MULA

Menyemak senarai kakitangan yang belum membuat laporan pengisytiharan harta Mengedarkan borang pengisytiharan harta mengikut kategori kepada pegawai berkenaan. Menerima dan menyemak borang laporan pengisytiharan harta dari pegawai berkenaan Lengkapkan Dokumen

Tidak Lengkap

Lengkap

Menghantar borang pengisytiharan harta ke BTPN. Terima kelulusan pengisytiharan harta. Beritahu kelulusan kepada pegawai yang berkenaan Simpan surat kelulusan dalam fail peribadi pegawai berkenaan

TAMAT

79

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

10.2

Subaktiviti

10.2.3

Bil

PERKHIDMATAN Menguruskan Laporan Pengisytiharan Harta Aktiviti

1

Menyemak senarai kakitangan yang belum membuat laporan pengisytiharan harta.

2

Mengedarkan borang pengisytiharan harta mengikut kategori kepada pegawai berkenaan.

3

Menerima dan menyemak borang laporan pengisytiharan harta dari pegawai berkenaan.

4

Menghantar borang pengisytiharan harta ke BTPN.

5

Terima kelulusan pengisytiharan harta.

6

Beritahu kelulusan kepada pegawai yang berkenaan.

7

Simpan surat kelulusan dalam fail peribadi pegawai berkenaan

Muka surat ini

Tindakan

80

1/1

Catatan

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

81

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1.

Surat Pekeliling JPA Peraturan 10 Tahun1993

13.0 Senarai Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6

JPA TT1 JPA TT2 JPA TT3 JPA TT4 JPA TT5(Tambahan) Lampiran A (Surat Pemberitahu kelulusan pengisytiharan harta)

82

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.3

Subaktiviti

8.3.1

KEWANGAN Menguruskan Bil-Bil PKG

Proses Kerja 1. Menerima bil-bil asal dari pembekal.

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32/ DGA29

2. Merekod maklumat bil dalam buku VOT.

Muka surat ini

1/1

Undang-Undang / Peraturan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 1990

3. Memberikan bil-bil berkenaan untuk ditandatangani oleh pegawai atasan. 4. Menghantar bil asal ke BTPN. 5. Menyimpan satu salinan bil ke dalam fail berkaitan.

83

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.3

Subaktiviti

9.3.1

KEWANGAN Muka surat ini

Menguruskan Bil-Bil PKG

1/1

MULA

Menerima bil-bil asal dari pembekal.

Merekod maklumat bil dalam buku VOT.

Memberikan bil-bil berkenaan untuk ditandatangani oleh pegawai atasan.

Menghantar bil asal ke BTPN.

Menyimpan satu salinan bil ke dalam fail berkaitan.

TAMAT

84

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

10.3

Subaktiviti

10.3.1

KEWANGAN Menguruskan Bil-Bil PKG

Bil

Aktiviti

1

Menerima bil-bil asal dari pembekal.

2

Merekod maklumat bil dalam buku VOT.

3

Memberikan bil-bil berkenaan untuk ditandatangani oleh pegawai atasan.

4

Menghantar bil asal ke BTPN.

5

Menyimpan satu salinan bil ke dalam fail berkaitan.

Tindakan

85

Muka surat ini

1/1

Catatan

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 1990

13.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1. Buku Vot

86

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.3

Subaktiviti

8.3.2

KEWANGAN Menyediakan Laporan Perbelanjaan Bulanan Dan Tahunan PKG

Proses Kerja 1. Memastikan semua bil yang diterima direkodkan dalam buku VOT.

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pegawai Teknologi Pendidikan DGA 32/29

2. Membuat dan mengemaskini penyata perbelanjaan bulanan / tahunan.

Muka surat ini

1/1

Undang-Undang / Peraturan Arahan Perbendaharan perkara 29 hingga 42 Seksyen 15 (2) 36(a) Akta Acara Kewangan

3. Menghantar buku VOT dan laporan perbelanjaan kepada pegawai atasan untuk disemak. 4. Menghantar laporan perbelanjaan ke BTPN. 5. Menyimpan satu salinan laporan ke dalam fail berkaitan.

87

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.3

Subaktiviti

9.3.2

KEWANGAN Menyediakan Laporan Perbelanjaan Bulanan Dan Tahunan PKG

Muka surat ini

1/1

MULA

Memastikan semua bil yang diterima direkodkan dalam buku VOT. Membuat dan mengemaskini penyata perbelanjaan bulanan / tahunan.

Menghantar buku VOT dan laporan perbelanjaan kepada pegawai atasan untuk disemak Lengkapkan Dokumen

Tidak Lengkap

Lengkap Ya

Menghantar laporan perbelanjaan ke BTPN.

Menyimpan satu salinan laporan ke dalam fail berkaitan

TAMAT

88

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

10.3

Subaktiviti

10.3.2

KEWANGAN Menyediakan Laporan Perbelanjaan Bulanan Dan Tahunan PKG

Bil

Aktiviti

1

Memastikan semua bil yang diterima direkodkan dalam buku VOT.

2

Membuat dan mengemaskini penyata perbelanjaan bulanan / tahunan.

3

Menghantar buku VOT dan laporan perbelanjaan kepada pegawai atasan untuk disemak.

4

Menghantar laporan perbelanjaan ke BTPN.

5

Menyimpan satu salinan laporan ke dalam fail berkaitan.

Tindakan

89

Muka surat ini

1/1

Catatan

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1

Arahan Perbendaharan perkara 29 hingga 42

12.2

Seksyen 15 (2) 36(a) Akta Acara Kewangan

13.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1. Buku Vot

90

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.3

KEWANGAN

Subaktiviti

8.3.3

Menguruskan Permohonan Tuntutan Perjalanan

Proses Kerja 1. Mendapatkan semua dokumen tuntutan dari pegawai berkenaan. 2. Menyediakan (Lampiran A).

borang

tuntutan

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32/DGA29

Muka surat ini

1/1

Undang-Undang / Peraturan Arahan Perbendaharaan “Bab B” Pekeliling Kewangan KPM Bil. 5 Tahun 1995

3. Menyusun semua dokumen yang diperlukan mengikut susunan. 4. Menyediakan baucer tuntutan. 5. Mendapatkan perakuan pengesahan tandatangan pegawai atasan.

dan oleh

6. Merekod jumlah tuntutan ke dalam buku VOT. 7. Hantar borang-borang tuntutan ke BTPN.

91

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.3

Subaktiviti

9.3.3

KEWANGAN Menguruskan Permohonan Tuntutan Perjalanan

Muka surat ini

1/1

MULA

Mendapatkan semua dokumen tuntutan dari pegawai berkenaan

Menyediakan borang tuntutan (Lampiran A).

Menyusun semua dokumen yang diperlukan mengikut susunan. Menyediakan baucer tuntutan

Mendapatkan perakuan dan pengesahan tandatangan oleh pegawai atasan.

Merekod jumlah tuntutan ke dalam buku VOT.

Hantar borang-borang tuntutan ke BTPN.

TAMAT

92

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

10.3

KEWANGAN

Subaktiviti

10.3.3

Menguruskan Permohonan Tuntutan Perjalanan

Bil

Aktiviti

1

Mendapatkan semua dokumen tuntutan dari pegawai berkenaan.

2

Menyediakan (Lampiran A).

3

Menyusun semua dokumen yang diperlukan mengikut susunan.

4

Menyediakan baucer tuntutan.

5

Mendapatkan perakuan pengesahan tandatangan pegawai atasan.

6

Merekod jumlah tuntutan ke dalam buku VOT.

7

Hantar borang-borang tuntutan ke BTPN.

borang

Tindakan

Muka surat ini

1/1

Catatan

tuntutan

dan oleh

93

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1 12.2

Arahan Perbendaharaan “Bab B” Pekeliling Kewangan KPM Bil. 5 Tahun 1995

13.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1. 13.2. 13.3. 13.4 13.5

Borang Tuntutan Kew. 304 Kew. 304A Kew. 321 Kew. 302

94

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.3

Subaktiviti

8.3.4

KEWANGAN Menguruskan Permohonan Dan Pemulangan Pesanan Tempatan

Proses Kerja 1. Mengisi borang nota minta Kew. 300Z6 mengikut jenis bekalan yang diperlukan setelah sebut harga diperolehi daripada pembekal. 2. Menghantar borang Kew. 300-Z6 ke BTPN untuk kelulusan pengeluaran Pesanan Tempatan (LO)

Muka surat ini

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk PTP PKG DGA32

1/1

Undang-Undang / Peraturan Pekeliling Kewangan KPM Bil. 4 Tahun 1997

BTPN

3. Hubungi pembekal untuk mendapatkan bekalan yang dipesan. 4. Memastikan bekalan memenuhi keperluan yang telah ditetapkan. 5. Mendapatkan LO dan dokumendokumen sokongan dari pihak pembekal. 6. Menyemak LO dan lain-lain dokumen sokongan serta keperluannya adalah lengkap sebagaimana yang disyaratkan. 7. Hantar LO ke BTPN 8. Rekodkan jumlah perbelanjaan tersebut dalam Buku Vot dan failkan 1 salinan dalam fail yang berkenaan.

95

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.3

Subaktiviti

9.3.4

KEWANGAN Menguruskan Permohonan Dan Pemulangan Pesanan Tempatan

Muka surat ini

1/1

MULA

Mengisi borang nota minta Kew. 300-Z6 mengikut jenis bekalan yang diperlukan setelah sebut harga diperolehi daripada pembekal. Menghantar borang Kew. 300-Z6 ke BTPN untuk kelulusan pengeluaran Pesanan Tempatan (LO)

Hubungi pembekal untuk mendapatkan bekalan yang dipesan. Memastikan bekalan memenuhi keperluan yang telah ditetapkan

Mendapatkan LO dan dokumen-dokumen sokongan dari pihak pembekal. Menyemak LO dan lain-lain dokumen sokongan serta keperluannya adalah lengkap sebagaimana yang disyaratkan. Hantar LO ke BTPN

Rekodkan jumlah perbelanjaan tersebut dalam Buku Vot dan failkan 1 salinan dalam fail yang berkenaan. TAMAT

96

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

10.3

KEWANGAN

Subaktiviti

10.3.4

Menguruskan Permohonan Dan Pemulangan Pesanan Tempatan

Bil

Aktiviti

1.

Mengisi borang nota minta Kew. 300-Z6 mengikut jenis bekalan yang diperlukan setelah sebut harga diperolehi daripada pembekal.

2.

Menghantar borang Kew. 300-Z6 ke BTPN untuk kelulusan pengeluaran Pesanan Tempatan (LO)

3.

Hubungi pembekal untuk mendapatkan bekalan yang dipesan.

4.

Memastikan bekalan memenuhi keperluan yang telah ditetapkan.

5.

Mendapatkan LO dan dokumendokumen sokongan dari pihak pembekal.

6.

Menyemak LO dan lain-lain dokumen sokongan serta keperluannya adalah lengkap sebagaimana yang disyaratkan.

7.

Hantar LO ke BTPN

8.

Rekodkan jumlah perbelanjaan tersebut dalam Buku Vot dan failkan 1 salinan dalam fail yang berkenaan.

Tindakan

97

Muka surat ini

1/1

Catatan

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1

Kewangan KPM Bil. 4 Tahun 1997

13.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1. 13.2. 13.3. 13.4 13.5

Daftar Harta Modal Daftar Inventori Daftar Stok Bekalan Pejabat Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori Senarai Inventori

98

-

(Kew. 312,) (Kew. 313) (Kew. 314) (Kew. 315)

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

99

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.3

Subaktiviti

8.3.5

KEWANGAN Muka surat ini

Pengurusan Stor

Proses Kerja 1. Memastikan ada stor yang sesuai.

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pegawai Tenologi Pendidikan DGA32

2. Semak barang yang diterima dari segi kualiti dan kuantiti.

1/1

Undang-Undang / Peraturan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1992 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 1991

3. Menyusun barang mengikut kumpulan. 4. Merekod stok mengikut jenis. 5. Merekodkan pengeluaran barang. 6. Membuat semakan stok barang dari semasa ke semasa. 7. Memastikan stor sentiasa berkeadaan kemas dan teratur. 8. Membuat cadangan pelupusan bila keadaan memerlukan.

100

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.3

Subaktiviti

9.3.5

KEWANGAN Muka surat ini

Pengurusan Stor

1/1

MULA

Memastikan ada stor yang sesuai

Semak barang yang diterima dari segi kualiti dan kuantiti

Menyusun barang mengikut kumpulan.

Merekod stok mengikut jenis.

Merekodkan pengeluaran barang

Membuat semakan stok barang dari semasa ke semasa. Memastikan stor sentiasa berkeadaan kemas dan teratur Membuat cadangan pelupusan bila keadaan memerlukan.

TAMAT

101

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

10.3

Subaktiviti

10.3.5

Bil

KEWANGAN Muka surat ini

Pengurusan Stor

Aktiviti

1.

Memastikan ada stor yang sesuai.

2.

Semak barang yang diterima dari segi kualiti dan kuantiti.

3.

Menyusun barang mengikut kumpulan.

4.

Merekod stok mengikut jenis.

5

Merekodkan pengeluaran barang.

6

Membuat semakan stok barang dari semasa ke semasa.

7

Memastikan stor sentiasa berkeadaan kemas dan teratur.

8

Membuat cadangan pelupusan bila keadaan memerlukan.

Tindakan

102

1/1

Catatan

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1 12.2

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1992 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 1991

13.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1. 13.2. 13.3. 13.4 13.5

Daftar Harta Modal Daftar Inventori Daftar Stok Bekalan Pejabat Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori Senarai Inventori

103

-

(Kew. 312) (Kew. 313) (Kew. 314)

-

(Kew. 315) FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

8.0 Proses Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

8.3

Subaktiviti

8.3.6

KEWANGAN Menguruskan Proses Pelupusan /Hapuskira

Proses Kerja 1. Memastikan barang-barang yang hendak dilupuskan / hapuskira.

Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32

2. Memastikan jenis pelupusan/hapuskira.

Muka surat ini

1/1

Undang-Undang / Peraturan Tatacara Pengurusan Stor Perenggan 207 hingga 232 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 1991

3. Memeriksa barang-barang yang hendak dilupuskan dan membuat syor. 4. Menyediakan borang pelupusan/ hapuskira. 5. Menghantar borang pelupusan / hapuskira ke BTPN. 6.

Terima keputusan pelupusan/hapuskira dari Lembaga Pemeriksa.

7. Mengeluarkan barang dari stok untuk tindakan pelupusan.

104

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

9.0 Carta Aliran Kerja Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

9.3

Subaktiviti

9.3.6

KEWANGAN Menguruskan Proses Pelupusan /Hapuskira

Muka surat ini

1/1

MULA

Memastikan barang-barang yang hendak dilupuskan / hapuskira.

Memastikan jenis pelupusan/hapuskira.

Memeriksa barang-barang yang hendak dilupuskan dan membuat syor. Menyediakan borang pelupusan/ hapuskira

Menghantar borang pelupusan / hapuskira ke BTPN.

Terima keputusan pelupusan/hapuskira dari Lembaga Pemeriksa. Mengeluarkan barang dari stok untuk tindakan pelupusan.

TAMAT

105

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

10.0 Senarai Semak Pembantu Tadbir N17 Aktiviti

10.3

Subaktiviti

10.3.6

Bil 1 2 3 4

5 6 7.

KEWANGAN Menguruskan Proses Pelupusan /Hapuskira Aktiviti

Tindakan

Muka surat ini

1/1

Catatan

Memastikan barang-barang yang hendak dilupuskan / hapuskira. Memastikan jenis pelupusan/hapuskira. Memeriksa barang-barang yang hendak dilupuskan dan membuat syor. Menyediakan borang pelupusan/ hapuskira. Menghantar borang pelupusan / hapuskira ke BTPN. Terima keputusan pelupusan/ hapuskira dari Lembaga Pemeriksa. Mengeluarkan barang dari stok untuk tindakan pelupusan.

106

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

11.0 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Fail Meja 11.1

Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.2

Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.3

Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

11.4

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Kelantan.

11.5

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

12.0 Senarai Undang-Undang Pekeliling Fail Meja 12.1 12.2

Tatacara Pengurusan Stor Perenggan 207 hingga 232 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 1991

13.0 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Fail Meja 13.1. Borang 300V 13.2. Lampiran J

-

Laporan Lembaga Pemeriksa Laporan permulaan kehilangan wang, barang-barang / harta benda awam

107

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

13.3. Lampiran K

-

13.4

-

Sijil 300X

Laporan akhir mengenai kehilangan wang, barang-barang / harta awam Sijil Pelupusan barang-barang

14.0 Norma Kerja Fail Meja Ia merupakan jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Bil.

Jenis Kerja

Masa Yang Diambil (minit)

Jumlah Unit yang boleh dijalankan dalam seminggu

1.

Sistem Fail

5

25 minit

2.

Surat Menyurat

10

50 minit

3.

Menaip Minit Mesyuarat/Laporan

10

50 minit

4.

Rekod Kehadiran

2

10 minit

5

Perkhidmatan Kaunter - Khidmat Pelanggan - Layanan Telefon

5 5

25 minit 25 minit

6

Edaran Bahan P & P

60

300 minit

7

Tempahan Bilik

10

10 minit

8

Pinjaman/Pemulangan Peralatan

30

30 minit

9

Papan Kenyataan

5

25 minit

108

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

10

Kebersihan dan keceriaan bangunan

60

300 minit

11

Cuti - Semua Jenis Cuti - Cuti Sakit

5 5

25 minit 25 minit

12

Laporan Nilaian Prestasi

60

300 minit

13

Laporan Perisytiharan Harta

60

300 minit

14

Menguruskan Bil-Bil PKG

5

25 minit

15

Terimaan Peruntukan serta Laporan Perbelanjaan

10

50 minit

16

Tuntutan

60

300 minit

17

Pesanan Tempatan (LO)

5

25 minit

18

Pengurusan Stor

30

150 minit

19

Pelupusan dan Hapuskira

30

150 minit

109

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

15.0 Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai Fail Meja Jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai sekurang-kurangnya untuk tempoh (6) bulan

Nama Pegawai : Jawatan Bil

: Nama Jawatankuasa

Kekerapan Mesyuarat Setahun

Jenis Keanggotaan

1 2 3 4 5 6 7 8

110

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan

16.0 Senarai Tugas Harian Fail Meja Bil.

Tugasan Harian

Catatan

1.

2.

3.

4.

5

6

7

8

9

10

111

FAIL MEJA PT N17 Pusat Kegiatan Guru Kelantan