Factores Que Afectan La Comunicacion g1b4o

LA COMUNICACION DEFINICIÓN DE COMUNICACIÓN

La comunicación es el proceso mediante el cual se transmiten y se reciben datos, ideas, opiniones y actitudes para lograr una comprensión plena y una acción eficiente. Ésta es el acto por medio del cual un individuo establece un o que le permite transmitir una información a otro individuo. Por tanto, es una actividad inherente a los individuos, que implica la interacción y la puesta en común de mensajes significativos, por medio de diversos canales y medios para influir, de alguna manera, en el comportamiento de los demás. La comunicación es, entonces, un proceso humano de interacción de lenguajes que se encuentra más allá del traspaso de información, es más un hecho sociocultural que un proceso mecánico. La comunicación organizacional : Es el efecto de comunicar la información formal e informal que se genera para la adecuada relación y desempeño laboral de los integrantes de una organización, tanto grupal como interpersonal. La comunicación es uno de los factores fundamentales en el funcionamiento eficiente de las organizaciones; es una herramienta clave en la organización, por lo que juega un papel primordial en la cohesión de las empresas. Es posible gracias al intercambio de información entre los distintos niveles de la organización, entre éstos se establecen patrones de comportamiento comunicacional, ello supone que cada uno realiza un rol comunicativo específico. Por lo tanto la comunicación organizacional es un sistema de interrelaciones y entendimiento laborales, por medio del cual que establece la estructura a los objetivos de logro, que están dirigidos al beneficio individual, colectivo y organizacional. De allí, que la comunicación organizacional sea el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio. Se entiende también como el conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se da entre los de una organización y entre organizaciones. La comunicación organizacional tiene varias definiciones aunque en sentido general todas versan alrededor del mismo aspecto. SEGÚN GERALD GOLDHABER: Es “el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes”. ANDRADE DE SAN MIGUEL: Por su parte la define “como el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización y entre ésta y su medio”.

TIPOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL. 

Ascendente. El emisor se encuentra en un nivel inferior al receptor.

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Descendente. El flujo se origina del emisor arriba y más abajo el receptor.

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Horizontal. Ambos al mismo nivel.

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Informal (rumores). De persona a persona sin atender niveles según los deseos de éstas de compartir y relacionarse.

LA CULTURA ORGANIZACIONAL.

La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias y entendimientos importantes que los integrantes de una organización tienen en común. La cultura ofrece formas definidas de pensamiento, sentimiento y reacción que guían la toma de decisiones y otras actividades de los participantes en la organización. Las organizaciones de éxito al parecer tienen fuertes culturas que atraen, retienen y recompensan a la gente por desempeñar roles y cumplir metas. Uno de los roles más importantes de la alta dirección es dar forma a la cultura que, con personalidad, tendrá un efecto importante en la filosofía y el estilo istrativo. La filosofía de una persona ofrece lineamientos para la conducta. El estilo se refiere a la forma en que se hace algo. La cultura es la forma acostumbrada o tradicional de pensar y hacer las cosas, compartida en mayor o menor medida por los de la organización, y que todos los entrantes tienen que aprender y aceptar para ser aceptados como servidores de la empresa. Cultura es un conjunto integrado de pautas de comportamiento que comprometen nuestra manera de relacionarnos y nuestra manera de hacer las cosas. Que es propio de un grupo social, que se aprende dentro del grupo y se transmite las generaciones futuras. La cultura puede abordarse desde dos aspectos: CULTURA OBJETIVA: Hace referencia al historial de la empresa, sus fundadores y héroes, monumentos y hazañas, ritos, ceremonias, artefactos, colores, símbolos arquitectura, señales, instituciones. CULTURA SUBJETIVA: Esta dado por:

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Supuestos compartidos – como pensamos aquí

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Valores compartidos – En que creemos aquí

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Significados compartidos – como interpretamos las cosas

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Entendidos compartidos – como se hacen las cosas aquí

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Imagen corporativa compartida - como nos ven

FUNCIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN La comunicación cumple una serie de funciones dentro de una organización, tales como: proporciona información acerca de los procesos internos; posibilita funciones de mando y de toma de decisiones; soluciones de problemas y diagnóstico de la realidad. Dentro de una organización la comunicación abarca tres funciones, a fin de mantener la estabilidad y el equilibrio de la empresa. Tales funciones son: Producción, innovación y mantenimiento. 

EN LA FUNCIÓN DE PRODUCCIÓN: La comunicación abarca todas las actividades y la información que se relacionan directamente con los modos de capacitación personal; orientación pertinente a la realización del trabajo; apertura de espacios para la formulación y concertación de objetivos; la solución de conflictos y la sugerencia de ideas para mejorar la calidad del servicio y del producto.

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EN LA FUNCIÓN INNOVADORA: En ésta se dan dos tipos de innovaciones. Primero, la de la organización. Segundo, en la organización. La innovación de la organización cambia la empresa pero no afecta al personal que labora en ella. La innovación en la organización se requieren cambios en el comportamiento de los individuos, hecho que afecta a todo el conjunto; pues exige una actitud positiva y prospectiva en todos y cada uno de los estamentos de la empresa: directivos, istrativos y empleados. La función innovadora de la comunicación incluye actividades de comunicación tales como los sistemas de sugerencias a nivel general: el trabajo de investigación y desarrollo; la investigación y el análisis de mercados; las sesiones de manifestación de inquietudes y los comités de desarrollo de ideas.

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LA FUNCIÓN DE MANTENIMIENTO: Está relacionada con los espacios de socialización que permiten un o con el ambiente físico y humano, a través de la información oportuna,

amplia y puntual; lo cual genera mejores relaciones interpersonales e identificación con la organización. La comunicación de mantenimiento busca compensar y motivar al personal para que se comprometa con los objetivos y las metas de la organización. Reconoce al individuo competente y valioso, resalta el trabajo en equipo y la creación individual. FUNCIONES PRINCIPALES: 

CONTROLAR: La comunicación controla la conducta de los de varias maneras. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que deben seguir los empleados. Por ejemplo, la comunicación desempeña una función de control cuando se pide a los empleados que primero comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato, que se limiten a la descripción de sus puestos o que cumplan con las políticas de la empresa.

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MOTIVAR: La comunicación alienta la motivación porque aclara a los empleados qué deben hacer, cómo lo están haciendo y qué pueden hacer para mejorar un rendimiento deficiente. La definición de metas concretas, la retroalimentación sobre el avance logrado hacia las metas y el reforzamiento de la conducta deseada estimulan la motivación.

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EXPRESAR EMOCIONES: En el caso de un gran número de empleados, el grupo de trabajo es su fuente primaria de interacción social. La comunicación que ocurre en el grupo es un mecanismo fundamental que permite a sus manifestar sus frustraciones y sentimientos de satisfacción. Por consiguiente, la comunicación se convierte en una puerta de expresión emocional de sentimientos y de realización de las necesidades sociales.

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INFORMAR: Se refiere al papel que desempeña la comunicación cuando facilita decisiones. Pues mediante la transmisión se proporciona la información necesaria para la toma de decisiones. BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN Los problemas de comunicación suelen ser síntomas de conflictos más profundos. Algunas de las barreras de la comunicación son:

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FALTA DE PLANEACIÓN: La buena comunicación no es obra del azar. No obstante, establecer las razones de una instrucción, seleccionar el canal más rápido y elegir el momento adecuado son acciones que pueden favorecer enormemente la comprensión y reducir la resistencia al cambio.

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SUPUESTOS CONFUSOS: A pesar de su gran importancia, suelen pasarse por alto los supuestos no comunicados en los que se

basa un mensaje. Los supuestos no aclarados por ambas partes pueden resultar en confusión y pérdida de la buena voluntad. 

DISTORSIÓN SEMÁNTICA: La cual puede ser deliberada o accidental. Las palabras pueden provocar reacciones distintas. Por ejemplo, para algunas personas el término "gobierno" puede significar interferencia o gasto deficitario, para otras puede significar ayuda, trato igual y justicia.

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MENSAJES DEFICIENTEMENTE EXPRESADOS: Aun siendo claras las ideas del emisor su mensaje puede resentir palabras mal elegidas, omisiones, incoherencia, mala organización, oraciones torpemente estructuradas, asuntos que se dan por obvios, jerga innecesaria y falta de claridad respecto de sus implicaciones. Esta falta de claridad se puede evitar si se pone más cuidado en la codificación del mensaje.

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PÉRDIDA POR TRANSMISIÓN Y DEFICIENTE RETENCIÓN: Un mensaje que debe ser transferido en una serie de transmisiones de una persona a la siguiente se vuelve cada vez más impreciso. La deficiente retención de información es también otro problema serio. Así, la necesidad de repetir el mensaje y de emplear varios canales resulta obvia.

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ESCUCHA DEFICIENTE Y EVALUACIÓN PREMATURA: Escuchar exige total atención y autodisciplina. Requiere asimismo que el escucha evite la evaluación prematura de lo que dice la otra persona. Es común la tendencia a juzgar, a aprobar o reprobar lo que se dice, en vez de hacer un esfuerzo por comprender el marco de referencia del hablante.

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COMUNICACIÓN INTERPERSONAL: La comunicación eficaz es más que sencillamente transmitir a los empleados. Requiere de os frente a frente en condiciones de apertura y confianza. Para mejor la comunicación no son necesarios costosos y sofisticados medios de comunicación, sino la disposición de los superiores a participar en la comunicación frente a frente. DESCONFIANZA, AMENAZA Y TEMOR: La desconfianza, la amenaza y el temor minan la comunicación. En un ambiente en el que estén presentes estos factores, todo mensaje será visto con escepticismo. Por ejemplo, la desconfianza puede ser producto de las incongruencias en la conducta del superior, o de anteriores experiencias en las que el subordinado fue castigado por haberle transmitido honestamente a su jefe información desfavorable pero verídica. PERIODO INSUFICIENTE PARA LA ADAPTACIÓN AL CAMBIO: Algunas comunicaciones apuntan a la necesidad de capacitación adicional, ajustes profesionales, etc. Los cambios afectan a las personas de distintas maneras, de modo que puede tomar cierto tiempo reflexionar en el pleno significado de un mensaje. En consecuencia, y para una eficiencia máxima, es importante no forzar

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el cambio antes de que los individuos puedan adaptarse a sus implicaciones. SOBRECARGA DE INFORMACIÓN: Puede pensarse que un más abundante e irrestricto flujo de información ayudará a resolver sus problemas de comunicación. Pero un flujo irrestricto puede dar como resultado un exceso de información. Cada individuo responde a la sobrecarga de información de distinta manera. Primeramente puede desestimar cierta información. En segundo término, si un individuo se ve abrumado por demasiada información, puede cometer errores al procesarla. Finalmente, las personas reaccionan a la sobrecarga de información sencillamente rehuyendo la tarea de comunicación. Con respecto a estas barreras, se pueden considerar en la comunicación ascendente cuatro principios para predecir estas distorsiones: EL PODER DEL SUPERIOR: Las personas situadas en el nivel inferior de la jerarquía no transmiten información ascendente que les puede perjudicar. INFLUENCIA DEL SUPERIOR: Los subordinados pasan información más favorable a los superiores que tienen más influencia. CONFIANZA DEL SUBORDINADO EN SU SUPERIOR: Se transmite más información distorsionada cuando no se confía en el superior. En situaciones donde hay confianza, la transmisión de la información es más exacta. ASPIRACIONES DE ASCENSO DEL SUBORDINADO: No se transmite información que se supone pueda perjudicar el desarrollo de la carrera profesional del subordinado. FACTORES QUE INFLUYEN EN UNA BUENA COMUNICACIÓN SEGÚN AUTORES: La comunicación organizacional según Fernández (1999) puede dividirse en: Comunicación Interna: Cuando los programas están dirigidos al personal de la organización (directivos, gerencia media, empleados y obreros). Comunicación Externa: Cuando se dirigen a los diferentes públicos externos de la organización (accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, autoridades gubernamentales, medios de comunicación, etc. BARRERAS EXTERNAS DE LA COMUNICACIÓN (FERNÁNDEZ , 1999): RUIDO EXTERIOR El ruido de la calle, otras oficinas, teléfonos, faxes, etc., puede impedir entender el significado de lo que se está comunicando.

SEÑALES NO VERBALES Si las señales no verbales como gestos faciales, el o visual, la apariencia, no complementan lo que se está comunicando, el significado puede verse distorsionado. INFORMACIÓN IRRELEVANTE / DEMASIADA INFORMACIÓN La información que no sea especifica o clara o que no esté relacionada con lo que se está comunicando puede constituir una barrera para la comunicación eficaz. MEDIO INAPROPIADO Seleccionar el medio erróneo, como podría ser enviar una carta formal para pedir a un compañero que se reúna con usted cinco minutos, puede conducir a malentendidos. PRESIÓN DE TIEMPO Tratar de comunicar un asunto importante bajo presión de tiempo constituirá una barrera tanto para el emisor como para el receptor. LENGUAJE TÉCNICO La elección de palabras o imágenes usadas para comunicar afectan a la comprensión. No todo el mundo entiende igual los distintos términos y palabras. LAS BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN (REBEIL, 2000): BARRERAS FÍSICAS.- son las circunstancias que se presentan no en las personas, sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicación: ruidos, iluminación, distancia, falla o deficiencia de los medios que se utilizan para transmitir un mensaje: teléfono, micrófono, grabadora, televisión, etc. BARRERAS FISIOLÓGICAS.- son las deficiencias que se encuentran en las personas, ya sea del emisor (voz débil, pronunciación defectuosa) o del receptor ( sordera, problemas visuales, etc) que son factores frecuentes que entorpecen o deforman la comunicación. BARRARAS PSICOLÓGICAS.- Representan la situación psicológica particular del emisor o receptor de la información, ocasionada a veces

por agrado o rechazo hacia el receptor o emisor, según sea el caso, o incluso al mensaje que se comunica; la deficiencia o deformación puede deberse también a estados emocionales (temor, odio, tristeza, alegría) o a prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se le dice, no lea lo que está escrito, no entienda o no crea lo que oye o lee. En el aspecto istrativo, las barreras pueden ser por la falta de planeación,

supuestos

no

aclarados,

distorsiones

semánticas,

expresión deficiente, pérdida en la transmisión y mala retención, escuchar mal y evaluación prematura, comunicación impersonal, desconfianza, amenaza y temor; periodo insuficiente para ajustarse al cambio; o sobrecarga de información. LAS BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN (VAN RIEL, 1997): Las Barreras de la Comunicación son aquellos elementos que afectan negativamente a su eficacia. Existen diversos elementos que debemos tener en cuenta para evitar estos aspectos negativos: LUGAR Y MOMENTO ESCOGIDOS: El Contexto en el cual se realiza la Comunicación es de una gran importancia. Si queremos comunicar un mensaje a un determinado grupo de personas en una habitación pobremente iluminada, es muy fácil que ellas pierdan una parte importante de los detalles del mismo. Lo mismo sucede si el ambiente es muy ruidoso o no permite concentrarse fácilmente. PERTURBACIONES O INTERFERENCIAS EN LA COMUNICACIÓN: Un ejemplo de estas interferencias son las frecuentemente usadas "muletillas". A menudo utilizamos sin apenas darnos cuenta coletillas como "eh.." "sabes.." "entiendes..." Aunque no suele llegar a ser un trastorno para la comunicación, a menudo resultan molestas y perturban el proceso comunicativo. FALTA DE EMPATÍA: Un aspecto muy importante en la Comunicación es la Empatía, es decir, la capacidad de ponerse en el lugar del otro con objeto de comprender mejor cuáles son sus necesidades,

preocupaciones y motivaciones. Una falta de Empatía provoca mayores dificultades en la comunicación. AUSENCIA DE FEED-BACK: El es aquella información de vuelta que nos llega del receptor y que nos ayuda a comprender si este ha entendido el mensaje correctamente. PREJUICIOS Y ESTEREOTIPOS: Estos elementos negativos provocan una predisposición a interpretar los mensajes de una manera predeterminada, según condicionantes como pueden ser el sexo, raza, edad, nivel socio-cultural, estatus, etc. Son muy peligrosos ya que regulan nuestra conducta y forma de actuar. EFECTO HALO: Existe una tendencia natural a juzgar a las personas en función de la primera impresión que nos causan. El gran problema que nos causa es la falta de Objetividad. NO ESCUCHAR: Una de las habilidades principales que tiene que aprender un buen comunicador es la escucha activa, es decir, necesitamos conocer las condiciones de la persona con que nos estamos comunicando. Problemas por falta de confianza en la comunicación:     

La empresa no cree que la comunicación interna sea una herramienta de gestión estratégica, la ve más como un símbolo de modernidad o una acción de marketing dirigida al público interno. La comunicación interna se considera un costo, y no valor. Los líderes ven a la comunicación como un fin en si mismo ? hacer la revista interna?, y no como un medio para alcanzar otros fines, por ejemplo: motivar al personal. Se confunde la comunicación con las herramientas de comunicación. Se cree que la comunicación interna es propiedad y responsabilidad de un departamento en particular y no de toda la empresa. RECOMENDACIONES PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ EN LA ORGANIZACIÓN (Rebeil, 2000):

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El presidente o gerente debe comprometerse en la filosofía y el comportamiento, con la noción de que comunicarse con los empleados es esencial para el logro de las metas de la organización.

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Asociar las acciones con las palabras.

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Comprometerse con la comunicación de dos vías (descendente y ascendente.

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Énfasis en la comunicación cara a cara.

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Mantener a los de la organización informados de los cambios y decisiones dentro de la organización.

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Dar confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias.

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Diseñar un programa de comunicación para transmitir la información que cada departamento o empleado necesita.

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Luchar porque la información fluya continuamente. COSTOS DE UNA COMUNICACIÓN DEFICIENTE.

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Costos monetarios

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Disminuye el servicio al cliente con la correspondiente pérdida de algunos de ellos.

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No detectar con rapidez las amenazas competitivas.

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No dar respuesta a tiempo a determinados acontecimientos.

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Tiempo y energía gastados.

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Oportunidades perdidas.

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Aumenta la frustración y disminuye la eficiencia.

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No se aprovecha la sabiduría colectiva.

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Incremento

de

las

tensiones,

desmotivación,

falta

de

identificación de los intereses comunes en fin se daña el clima de trabajo. A continuación ofrecemos el material “Técnicas de escuchar activamente” tomado de Community Boards. 1. El escuchar activamente le permite a las personas saber que se está escuchando y entendiendo. Cuando las personas sienten que se les escucha se expresan de una forma completa. El escuchar activamente también ayuda al escuchante a obtener información útil de la persona que está hablando. 2. Ponga en foco la idea principal y declare esa idea en sus propias palabras. Esto lo deja saber al que está hablando que él o ella ha sido comprendido (a) y que usted se da cuenta que situación es seria. 3. Acepte los sentimientos expresados por la otra persona sin necesidad de aprobarlos, ni estar de acuerdo. 4. Haga preguntas que anime a la otra persona a darle los detalles de la situación. 5. Haga el esfuerzo de ponerse en lugar de la otra persona para que usted pueda comprender lo que él o ella está tratando de decir y porque es tan importante. 6. Pregunte:

Cuando

explicación,

no

cuando

comprenda, usted

quiere

cuando

necesita

demostrar

que

más está

escuchando. 7. Sea paciente: No se apure ni interrumpa a la otra persona, déle tiempo para que diga lo que quiere decir.

8. Mire directamente a la persona. Su rostro, ojos, postura y gestos son instrumentos de comunicación muy importantes. 9. Obtenga los puntos principales. Concéntrese en las ideas más importantes. Historias y estadísticas pueden ser importantes, pero no les ponga atención a menos que apoyen o definan las ideas principales. 10.

No discuta mentalmente: Cuando esté haciendo lo posible

para 11.

comprender a la persona, no discuta mentalmente.

Discusiones internas crean una barrera entre usted y el que habla y no le deja realmente escuchar. 12.

No compita con la otra persona. El discutir, criticar o

desviar la vista puede perturbar al que está hablando. 13.

Evite asumir. No asuma que otros usan las palabras en la

misma forma que usted. No asuma que está mintiendo, tratando de avergonzarle o alterando la verdad. No decida que son malas personas porque tratan de persuadirle, o que están enfurecidos porque demuestran entusiasmo. IMPORTANCIA

DE

LA

COMUNICACIÓN

EN

LAS

ORGANIZACIONES Hoy en día es mucho más importante establecer una comunicación coherente y así coordinar las decisiones sobre las actividades a realizar. Las funciones de dirección, planificación, organización, dirección y control, se cumplen a través de la comunicación.