El Proceso Contable En La Industria Textil 514c6d

EL PROCESO CONTABLE EN LA INDUSTRIA TEXTIL NACIONAL La estructura funcional de la empresa, según los principios contables, obliga a organizar la contabilidad de modo tal que permita lograr una adecuada división del trabajo, el control de las operaciones y valores patrimoniales y la información necesaria para conocer la situación y los resultados de la empresa. A esos efectos es preciso llevar las contabilidades auxiliares que requieran los diversos sectores o departamentos de la organización. Luego, la información que proporcionan las contabilidades auxiliares se centraliza en la contabilidad principal, en la cual se condensa el movimiento de dichos departamentos, lo que permite practicar a fin de ejercicio el balance general de la explotación y su correspondiente estado demostrativo de ganancias y pérdidas. Las registraciones analíticas se asientan a los subdiarios o diarios auxiliares, en los mayores auxiliares y en el copiador de inventario. Y las registraciones sintéticas se practican en los libros principales (Diario general, mayor general e inventario general). Supongamos, para fijar conceptos, que la empresa textil lleva los siguientes diarios auxiliares: Caja, ventas y compras, y estos mayores auxiliares: Mercaderías, bancos, deudores varios, documentos a cobrar, acreedores varios, obligaciones a pagar y gastos. Por lo tanto, todas sus operaciones serán asentadas en detalle cronológicamente en esos diarios y pasadas después a los mayores auxiliares. Desde luego, los subsidiarios deben hallarse rubricados, para que formen parte del Diario General, de donde se pasan al Mayor General. En cuanto a la registración analítico-sintética de los inventarios, puede procederse de este modo: a) En uno o más libros copiadores se transcriben las planillas en donde se ha registrado el inventario. Así, por ejemplo, podrían utilizarse los siguientes copiadores de inventario: Mercaderías, Bienes de Uso, Cuentas por Cobrar y a Pagar y Rubros Varios. b) Luego se registra en el Libro Inventario y Balances una síntesis del inventario, y por último se transcriben el balance general y el estado de ganancias y pérdidas. A través de esta ligera reseña puede comprenderse cuál es la esencia de la contabilidad General. El Diario General es el eje principal de este sistema, y en él se centraliza el movimiento de todas las operaciones de la empresa que se registran en los subdiarios o diarios auxiliares. Las operaciones especiales se asientan directamente en el Diario General si no existe un subdiario para su contabilización. Así, por ejemplo, si se realiza esporádicamente alguna consignación de mercaderías no será conveniente utilizar un subdiario especial para las operaciones de ese tipo. En este caso se registran en el Diario General analíticamente. Pero estos asientos de carácter excepcional no invalidan lo expresado anteriormente sobre la mecánica de la contabilidad analítico sintética, por tratarse de casos aislados que no afectan en lo esencial a este sistema. La división del trabajo es la ventaja principal del régimen de la contabilidad descentralizada. En efecto, los libros auxiliares permiten dividir la tareas contable entre distintas secciones y personas, lo que no sería posible todas las operaciones se registran directamente en los libros principales.

Por ello, este sistema de contabilidad es de absoluta necesidad en las grandes empresas textiles e incluso en las de mediana importancia. Los Libros principales (sintéticos) y auxiliares (analíticos) se hallan coordinados entre si y ofrecen elementos de control recíprocos, que aseguran la exactitud de los asientos. Por las normas fundamentales en que se basan la coordinación y el control de la contabilidad General, mediante los libros de utilización más común son las siguientes: a) Ingresos de mercaderías: se registran en el Diario de Compras y en el mayor auxiliar de existencias. b) Compromisos a pagar por la compra de mercaderías y otros bienes: se contabilizan en el Diario de compras y en los mayores auxiliares de acreedores varios y obligaciones a pagar. c) Egresos de mercaderías: se asientan en el Diario de Ventas y ene el mayor auxiliar d existencias. d) Cuentas a cobrar: el movimiento de estas cuentas se registran en el Diario de Ventas y en los mayores auxiliares de deudores varios y documentos a cobrar. e) Cobranza: los ingresos se asientan en el libro Caja y en los mayores auxiliares de deudores varios y documentos a cobrar. f) Salidas de dinero: se contabilizan en el Libro Caja y en los mayores auxiliares pertinentes; por ejemplo los que se llevan por los bancos y los acreedores. g) Todas estas operaciones, asentadas analíticamente en los diarios y mayores auxiliares, se registran en cantidades globales en el Diario General mediante asientos resúmenes. h) De esta manera, todos los libros principales y auxiliares se hallan entrelazados, como la prueba la coincidencia entre el saldo de las cuentas del mayor General y la suma del balance de los respectivos mayores. Precisamente por ello, los rubros del mayor General se denominan cuentas de control. i) Los saldos del Mayor General y los balances de los mayores auxiliares, aunque coincidan, deben ser verificados con otros elementos de control, a saber: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Saldo de caja: efectivo en tesorería. Bancos: estados de cuentas bancarias. Mercaderías: recuentos o inventarios físicos. Deudores varios: facturas a cobrar. Documentos a cobrar: pagares en cartera. Valores mobiliarios: valores en cartera y comprobantes de su depósito en garantía. Acreedores varios: facturas a pagar. Obligaciones a pagar: confirmaciones de saldos de los tenedores.

Al departamento de contabilidad, por la propia naturaleza de sus funciones, le corresponde la mayor parte de los trabajos contables de la empresa. A los demás departamentos solo se les debe asignar funciones de este tipo, siempre que ello resulte indispensable para el mejor cumplimiento de sus labores especificas. Veamos a simple título de ejemplo, como podía estructurarse la contabilidad descentralizada o analítica:

a) Departamento de producción: tiene a su cargo la contabilidad de costos mediante los siguientes registros auxiliares: 1. Diario de requisiciones de materiales. 2. Diario de mano de obra. 3. Diario de productos elaborados. b) Departamento de almacenes: se le asignan a los mayores auxiliares de las materias primas, materiales secundarios y productos elaborados, en los libros de hojas movibles o en fichas. c) Departamento de tesorería: por la índole de sus funciones puede llevar al libro Caja y el mayor auxiliar de los bancos. d) Departamento de contabilidad: lleva los libros principales y auxiliares necesarios para el mejor cumplimiento de sus funciones; v. gr. General, Mayor Principal, Inventarios y Balances, Diario de compras, Diario de Ventas y diversos mayores auxiliares. Los asientos se registran en los libros auxiliares mediante sus respectivos comprobantes. No debe registrarse asiento alguno si no existe un comprobante que le sirva de base. La centralización se realiza por medio de asientos resúmenes que concentran las registraciones practicadas en los diarios auxiliares. Plan cuentas, comprobantes y rutinas de trabajo. Los elementos integrantes de todo sistema contable, son los siguientes: a) Plan de cuentas. b) Comprobantes c) La solvencia de la empresa textil conforme a sus rubros activos y pasivos (relación entre recursos y compromisos). d) Los resultados de la explotación ampliamente discriminada y de ser factible sobre bases funcionales. Los comprobantes constituyen el medio indispensable para registrar las operaciones realizadas en los libros de contabilidad. Si no se utilizan los comprobantes necesarios y con el diseño apropiado, no será posible organizar el régimen contable racionalmente. En estos casos, por falta de comprobantes podría cometerse errores e irregularidades. Además, por deficiencias de registración contable la información que proporcionan los libros puede resultar insuficiente o inadecuada en exceso, si no responden a una verdadera necesidad, porque con ello aumentan los gastos de istración indebidamente. Las rutinas de trabajo son las normas de procedimiento que es menester adoptar para que las distintas labores de la empresa textil se hagan con la mayor economía, eficacia y rapidez, de acuerdo con la división de las tareas que permita el funcionamiento mejor y el contralor mas severo. En ello consiste lo que se ha dado en llamar régimen de control interno. Estas cuestiones han sido consideradas en otros capítulos, pero las traemos a colocación a estudiar la organización en otros capítulos, pero las traemos a colocación al estudiar la organización del régimen contable, porque tanto los comprobantes como las rutinas de trabajo forman parte del sistema de contabilidad de toda empresa textil.

SISTEMA CONTABLE EN LA EMPRESA TEXTIL La organización de la contabilidad en una empresa textil determinada tiene que depender en gran parte, de la magnitud de su negocio y de la naturaleza de sus operaciones. En las grandes empresas textiles suela haber un inventor general, que además de ejercer el alto control sobre las materias de contabilidad, actúa como elemento directivo y obra como asesor de los demás jefes. En ciertos cargos el tesorero inspecciona el departamento de Contabilidad, como un alto funcionario al cargo del mismo, que algunas veces responde de su gestión ante el inventor o el tesorero, en lugar de hacerlo ante el presidente o director general. En este capítulo suponemos la existencia de un departamento en dichas condiciones, y en la última parte del mismo exponemos las funciones de inventor y su relación con el departamento de Contabilidad. JEFE DE CONTABILIDAD.- El funcionamiento encargado del departamento de contabilidad suele escribir diferentes denominaciones, llamándose indistintamente “contador General”, “jefe de contabilidad”, o cualquier titulo análogo. En algunos casos ejerce estas funciones un subinterventor. La terminología de la contabilidad no está un suficientemente precisada, razón por la cual tampoco han llagado generalizarse los títulos puestos en uso para designar a los que se ocupan en los distintos trabajos de la misma. En este tratado emplearemos el término “jefe de contabilidad” para referirnos al funcionario responsable de que se lleven correctamente laos registros de contabilidad y de la preparación de los informes financieros y estadísticos que sean necesarios. FUNCIONES DE JEFE DE CONTABILIDAD.- Incumbe al jefe de contabilidad cuidar de que pueda disponerse de la información necesaria para la dirección de la empresa textil. A tal fin, actuando de acuerdo con el interventor y bajo la dirección del mismo, tiene que preparar lo que a continuación se expresa: 1. Los informes que requieren los altos funcionarios, cuya preparación constituye uno de los trabajos más importantes del jefe de contabilidad. 2. El establecimiento de cuantas adecuadas, que servirán para la debida clasificación y análisis de la información que haya de someterse a los altos funcionarios. Sin ello es imposible obtener los datos de una manera sistematizada y exacta. 3. Un sistema de registros que sirvan de medio para hacer los pases a las cuentas. Dichos registros son indispensables para proveer y sintetizar eficazmente la información contenida en las mismas. Los modelos tipos de comprobantes de diario, que han de obrar como medio para resumir los detalles y transferirlos desde el registro inicial al de recopilación. La preparación de tales informes, cuentas, registros y comprobantes constituye todo el proceso de la contabilidad, desde que se inicia cada operación hasta que se refleja en los informes su efecto final en la situación de la empresa textil.

EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD El jefe de contabilidad suele organizar su departamento en distintas secciones, a cada una de las cuales asigna una parte del trabajo que tiene encomendado. Las secciones típicas del departamento de contabilidad, una empresa industrial con sucursales para la venta como sigue: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Sección de contabilidad general. Sección de contabilidad de sucursales. Sección de contabilidad de costos. Sección de Tabulación Sección de clasificación y análisis de ventas. Sección de nóminas. Sección de acreedores. Sección de deudores. Sección de facturación.

Haremos una ligera exposición del cometido de cada una de estas secciones. 1. SECCIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL.-La sección de Contabilidad General lleva, para los efectos de control, un registro sumario de información obtenida y empleada por todas las demás secciones. Constituye, por tanto, la sección central de control, alas que afluyen ordenadamente el resumen de las cifras registradas al detalle en las demás secciones. Esta sección tiene a su cargo los siguientes particulares: a) El mayor general, que contiene las cuentas de la oficina general, y las de control para cada sucursal o división de la empresa. b) Los distintos libros que se utilicen como medio de pase, para hacer los asientos en las cuentas del mayor general. c) La preparación de comprobantes relativos a todos los cargos que hayan de hacer la oficina general a las sucursales u otras unidades. Estos cargos puede originarse por intereses sobre inversiones en las sucursales, por la participación de estas en los gastos de de dirección de la oficina general, y por otros conceptos análogos. d) La preparación de los informes financieros que se establecen periódicamente. 2. SECCIÓN DE CONTABILIDAD DE SUCURSALES.- La sección de contabilidad de sucursales actúa como intermediaria entre el departamento de contabilidad de la oficina general y las sucursales. Tiene a su cargo la labor siguiente: a) Los registros de contabilidad de cada sucursal que se lleven en la oficina general. La extensión de estos registros depende del método que se siga para llevar las cuentas de sucursales. b) La preparación de informes resumidos para la sección de contabilidad general, que sirven a esta ultima para hacer los asientos en sus cuentas de control de sucursales. c) La preparación de los informes financieros relativos a cada sucursal, en el supuesto, naturalmente, de que los respectivos Mayores se lleven en la oficina general, puesto que de otro modo no tendría razón de existir la sección de contabilidad de sucursales.

3. SECCIÓN DE CONTABILIDAD DE COSTO.- La sección de contabilidad de costo, o de “contabilidad de fábrica”, tiene a su cargo todos los registros referentes a las operaciones de fabricación. El mayor de fábrica está controlado por una cuenta de este título que se lleva en el mayor de la oficina general. Esta sección tiene a su cargo el siguiente trabajo: a) Mayor de Fabrica, que contiene todas las cuentas relativas a las operaciones de fabricación. b) Los registros del asiento inicial que sirven como medio de pase al mayor de fábrica. c) Las hojas detalladas de costo que determinen el de cada obra o pedido en particular. d) La preparación de los comprobantes mensuales de diario que contiene el resumen de las operaciones y que han de utilizarse en la sección de contabilidad general. e) La preparación del análisis periódico de gastos que refleje los de cada uno de los departamentos de producción. 4. SECCIÓN DE TABULACIÓN.- Cuando se emplean maquinas de tabular para la recepción de datos estadísticos y de contabilidad, es costumbre establecer una sección separada en el departamento de Contabilidad para ejecutar esta clase de trabajo. Esta sección se ocupa de lo siguiente: a) Tabulación de las facturas de ventas y de las facturas de compras, para clasificarlas en la forma que convenga a los efectos de control. b) La tabulación de los valores o requisiciones de salidas de material y de los partes de trabajo, con objeto de hacer la clasificación necesaria para su asiento en los registros de costo. c) La preparación de informes con los resultados de las tabulaciones efectuadas en 1 y 2. 5. SECCIÓN DE CLASIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE VENTAS.- Si la clasificación de las ventas y del costo de las mismas fuera muy extensa en un negocio determinado, es conveniente que haya una sección separada del departamento de contabilidad para clasificar cada partida de las facturas de ventas. Cuando las facturas se tomen como base para los análisis del costo de ventas, esta sección será responsable de la exposición de su costo y de la clasificación que se haga con este fin. 6. SECCIÓN DE NÓMINAS.- La sección de nóminas tiene a su cargo el trabajo detallado a continuación: a) La elaboración y cálculo de todos los partes de trabajo. b) La preparación de nóminas que haya de pagar a los empleados la sección de caja. c) La preparación de informes para la sección de Acreedores como base del asiento en el registro de comprobantes. Si existe la sección de Tabulación, este informe puede ser suministrado por ella. 7. SECCIÓN DE ACREEDORES.- Es de la competencia de esta sección: a. Preparar los comprobantes de pago para todas las facturas. b. Llevar el registro de comprobantes a pagar, con la distribución de los mismos.

c.

La preparación de cheques para el pago de comprobantes, que han de someterse a la firma del tesorero. d. El archivo de los comprobantes pagados y de los pendientes de pago. e. Contabilización de los desembolsos de caja. f. Preparación de los comprobantes de Diario destinados a la sección de Contabilidad general, en los que se resuma la distribución de todos los asientos registrados de ésta. 8. SECCIÓN DE DEUDORES.- A esta sección está encomendado: 1.- El mayor de partidas a cobrar, que contiene las cuentas de los clientes de la oficina general. Cuando los créditos procedentes de sucursales se cobren por la oficina general, deberá llevarse en esta sección un mayor independiente para cada sucursal. 2.- La preparación de los extractos mensuales de cuenta que hayan de enviarse a los clientes y utilizarse como información en el departamento de Créditos. 9.-SECCIÓN DE FACTURACION.- A la sección de Facturación comprende lo siguiente: 1.- La valoración de todos los pedidos recibidos de clientes. Salvo que haya una sección independiente para precios, será ésta la que se encargue de fijarlos precios en los pedidos y de efectuar los correspondientes cálculos. 2.- La preparación de todas las facturas que se cursen a clientes o sucursales. La exposición que acabamos que acabamos de hacer de las funciones encomendadas a las distintas secciones del departamento de Contabilidad tiene un siempre carácter informativo, puesto que en la práctica cada empresa textil organizará este departamento en la forma que mejor convenga a sus necesidades particulares. Los trabajos encomendados a las distintas secciones guardan entre sí en intima relación, y muchos de ellos pueden fácilmente trasladarse de unas a otras. EL PLAN DE CUENTAS El plan de cuentas tiene los siguientes objetos: 1.- Servir de estructura para diseñar el sistema contable 2.- Servir de base para efectuar análisis y comparaciones 3- Servir de base para preparar los estados financieros. Los diarios y los mayores auxiliares están conectados con la contabilidad general por medio de cuentas específicas de control. En el mayor general se listan las cuentas de control en las fojas

correspondientes, en el orden en que aparecen en el plan, de tal manera que facilitan la formación de los estados financieros. En la formulación de los asientos de diario, las cifras que se consideran son el resultado de: 1. Los hechos ocurridos y registrados en relación con las transacciones del negocio. 2. Las convenciones o principios generalmente aceptados para facilitar la técnica contable 3. Los postulados que constituyen la base de todos los procedimientos convencionales. Ejemplo: la aceptación tacita de que el valor de la moneda es constante, la suposición de que los negocios continuarán operando por tiempo indefinido. 4. El juicio personal usado en la aplicación de convenciones y principios y postulados. Limitaciones de los estados financieros.- Es usual afirmar que los Estados Financieros ofrecen el resultado de las operaciones de la empresa durante un periodo y la situación y el valor real del negocio en una fecha determinada. Sin embargo, al hacer tal afirmación debemos estar conscientes de las siguientes limitaciones. 1. La precisión de la información que contienen los estados financieros es imposible, porque los estados no refieren a cosas y hechos que no pueden ser medidos exactamente. 2. Los estados financieros no muestran la condición o cualidad financiera de un negocio, pues existen muchos factores que tienen una importante participación en la condición financiera que no constan en las cifras de los estados. Estos muestran, más bien, la posición o situación financiera de la empresa textil. 3. La situación y el valor real del negocio en una fecha terminadaLa primera información constituye el Estado de Ganancias y Pérdidas o Estado de Resultados. La segunda, el Balance General o Estado de Situación. De acuerdo con lo expresado en los párrafos precedentes, los asientos diarios constituyen la fuente de la información condensada en los estados financieros. Cuando ciertos hechos económicos se producen con mucha frecuencia en un negocio, se diseñan modelos o formularios, sirven para incorporar a la contabilidad el aspecto económico de cada una de las dichas transacciones y por lo regular se recopilan en libros auxiliares del Diario llamados Sub-diarios o registros. Los totales de los registros se trasladan, en forma de asientos, al libro Diario. Las operaciones o hechos económicos de poca repetición no son recogidos en libros registros, sino que se incorporan a la contabilidad mediante asientos de diario, que tienen las características de primarios por recibir directamente la información que contienen. Las rectificaciones de situaciones consideradas con anterioridad se efectúan por medio de anotaciones en el libro Diario que se denominan asientos de ajuste

Al final del período, para determinar el resultado de las operaciones e incorporarlo a las cuentas de capital, se anotan, también en el Diario, los asientos de cierre. Los balances no muestran el valor de los activos en un momento dado. Generalmente señalan el costo de los activos, ajustando según las reglas convencionales de contabilidad aplicables a cada caso. FORMAS DE LOS ESTADOS.a) Aquellos donde se muestran las cuentas nominales, expresando el monto y detalle de las operaciones de ventas o ingresos y las de egresos. Estas últimas, costos de mercancías vencidas y gastos desembolsados por producir los ingresos. Los estados financieros que se confeccionan con las cuentas nominales persiguen la finalidad de ofrecer la información del resultado de las operaciones, o sea, las consecuencias de las transacciones realizadas en forma de ganancias o pérdidas. Estos estados se denominan generalmente Estado de Ganancias y Pérdidas, o Estados de Resultados. b) Aquellos donde se muestran las cuentan reales, expresando el monto y detalle de los valores que se ponen y de los que se adeudan. Los estados financieros que se confeccionan con las cuentas reales persiguen la finalidad de ofrecer la información del valor real neto de la empresa textil, también llamado capital o patrimonio de sus poseedores. Estos estados se denominan generalmente Estados de Situación o Balance General. ESTADO DE SITUACIÓN O BALANCE GENERAL.- Muestra la situación económica de la Empresa Textil. Pone de manifiesto la cuantía y el estado real, en un momento dado (una fecha), de todos los valores económicos que se relacionan con la Empresa Textil. Estos valores se clasifican en: 1. Valores positivos: los que la empresa textil posee y tiene derecho a recibir de personas o entidades, los que contribuyen al Activo. 2. Valores negativos: los que la empresa textil debe y tiene que pagar a cualquier persona o entidad, los que constituyen el Pasivo. 3. El valor liquido resultante: la diferencia entre valores positivos y negativos, o entre el Activo y Pasivo, que constituye el Capital o Patrimonio, o la inversión que el poseedor del negocio tiene en la Empresa Textil.

Esto se puede expresar sintéticamente, con la Ecuación del capital:

A–P=C También llamada Ecuación del Balance General:

A–P

A=P+C En resumen, el Estado de Situación, en su forma tradicional, distribuye las partidas que lo constituyen en tres grupos fundamentales: Activo, Pasivo y Capital. Estado de Ganancias y Pérdidas.- Informa, en forma resumida, sobre las operaciones efectuadas en una Empresa Textil, durante un periodo, y el producto o rendimiento neto de las mismas. Resume los ingresos, por ventas de productos y de servicios. Se rebaja el costo de las mercancías vendidas o el costo de los servicios prestados. Lo que ofrece la cifra de utilidad bruta. Se deducen los gastos por cualquier concepto, y tenemos, finalmente: La utilidad neta, el incremente experimentado por el capital durante ek periodo considerado. En resumen, el agrupamiento de las partidas comprendidas en el Estado de Resultados se efectúa bajo los siguientes epígrafes: -

Ventas o Ingresos Netos. Costo de Ventas (Costo de Mercancías Compradas para su Reventa o Costo de Mercancías Producidas). Gastos de Ventas y Distribución. Gastos de Ingresos Financieros y Eventuales.

Estado de Costo de Producción. El Estado de Costo de Producción sumariza, en totales y por unidades de productos o servicios, el valor de los recursos utilizados en la elaboración o creación de bienes y servicios durante un periodo determinado. Los estados de costos agrupan las partidas en tres epígrafes principales: materias primas y materiales consumidos, mano de obra directa y carga fabril, también denominada gastos generales de fabricación o cargos indirectos a la producción. Las materias primas y materiales consumidos comprenden todos los bienes que se consumen totales o parcialmente en los procesos de la producción, integrando las unidades del bien producido y sus envases. Se determinan contabilizando los que van pasando a la producción, según reportes de los departamentos en lo que se utilizan, o bien sumariándose por año en la siguiente forma: inventario inicial, más compras, menos inventario final, tanto de materias primas como de materiales varios y de envases. La mano de obra directa está determinada por todas las retribuciones al trabajo cuya relación directa con las unidades elaboradas puede ser precisada en las distintas fases o procesos productivos, así como los recargos directamente aplicados a esas retribuciones al trabajo por disposiciones o planes de seguridad social, impuestos sobre retribuciones como bonos de productividad, planes de incentivo, etc. La carga fabril o gastos generales de fabricación agrupan todas las partidas que representan gastos necesarios a la producción; pero que por sus características no pueden ser atribuidos directamente a las unidades de productos elaborados.

Comprende retribuciones al trabajo y sus recargos, tales como sueldos por supervisión, jornales indirectos, sueldos por reparaciones, mantenimiento y limpieza, vigilancia, etc. Consumo de bienes, como los que se gastan en reparaciones, mantenimiento, limpieza, etc. Las primas de seguros. Los gastos de energía que requieren las maquinarias y equipos, tales como electricidad y combustibles. Los egresos para satisfacer las necesidades operativas: arrendamientos, reparaciones y servicios contratados con entidades ajenas. Las depreciaciones de maquinarias y equipos, edificios y otros activos fijos requeridos para la fabricación, así como amortizaciones de marcas, patentes y otros cargos diferidos, pagos de royalties, etc. Finalmente, otros gastos de mayor o menor importancia según las características industriales de la empresa textil, tales como servicios técnicos y de laboratorios de pruebas o investigaciones, y finalmente gestos misceláneos. El total de los tres grupos mencionados anteriormente se ajusta siempre de acuerdo con la variación de los inventarios de producción en proceso al comienzo y al final del periodo en que se determinan los costos. Si al final del periodo se registra un aumento de los productos en proceso en relación con los inventarios al comienzo, se resta del total. Si se registra una disminución, esta se suma.

SISTEMAS DE COSTOS INDUSTRIALES.De acuerdo con los distintos tipos de industrias alas que nos hemos referido en el intervalo anterior, los sistemas de costos pueden ser: a) Por órdenes de producción; b) Por procesos. En ambos sistemas los costos se calculan según las cifras reales que proporcionan las registraciones contables sobre el consumo de las materias primas, la utilización de la mano de obra y los gastos de fabricación incurridos. Los costos computados mediante estos procedimientos se denominan históricos, porque se conocen una vez que se han asentado sus distintas partidas en los libros y planillas que se llevan a esos efectos. En cambio, existen otros sistemas con los cuales los costos se prevén anticipadamente, es decir antes de que se realice la producción. Algunos de ellos son: a) Costos estimados; b) Costos estándar Estos costos se denominan predeterminados y su procedimiento de cálculo puede aplicarse tanto a los costos por orden de producción como a los costos por procesos.

Costos por Proceso.Gastos por proceso. Un importante grupo de industrias desarrollan su producción por medio de una serie de procesos continuos, midiéndose las unidades producidas en toneladas, kilos, hectolitros, botellas, botes, piezas, etc. De manera, la producción puede concebirse como una corriente continua de materiales sometidos a una constante transformación parcial en cada proceso. La continuidad en el proceso no puede suspenderse en algunas industrias, ni siquiera de noche. El ciclo de la producción en algunas ocasiones toma varias semanas, mientras que en otras no llega a días, en virtud de que los materiales se encuentran se encuentran sujetos a descomposición o desintegración. A tales industrias se les llama de producción en masa, porque sus volúmenes son considerables y tienen como antecedentes a la estandarización de los métodos de producción y del producto que obtienen. La industria química es en donde encontramos los casos más destacados. Una de sus ramas, la industria química pesada, comprende los procesos de movilizar, moler, mezclar, y separar enormes cantidades de masas sólidas, líquidas y gaseosas. La fabricación de ácido sulfúrico, ácidos minerales, nitratos, sulfuros, sales, fertilizantes, álcalis, vitriolos, cemento y vidrios industriales, se realiza conforme al procedimiento antes apuntado; las industrias de química orgánica, que comprenden la manufactura de colorantes, perfumes, medicinas y drogas, aceites, grasas, ceras, azúcares, almidones, alcoholes, disolventes, papel, seda artificial; la que produce glútenes, resinas, gelatinas, pinturas y barnices; las industrias que comprenden la química inorgánica, tales como las industrias metalúrgicas, las destiladoras de madera, las refinerías de petróleo, las de tinta para imprenta y para escritura, la de cerillos, etc., en todas ellas, la producción se lleva a cabo por medio de un conjunto de procesos continuos e ininterrumpidos. Además, podríamos citar a la industria cervecera, la embotelladora, la industria del pan, la de confección de dulces, etcétera. Ahora bien, desde el punto de vista de la determinación de los costos, las industrias se clasifican en dos grandes grupos: a) La que produce un solo artículo; b) La que produce varios. Si se produce un solo artículo pueden citarse dos variantes; 1) Que los materiales se entreguen en el primer proceso y en los siguientes se transformen y se refinen, 2) Que tanto en el primer proceso como en el resto de ellos se adicionen cantidades que aumenten la cantidad de unidades producidas o, que dada la cantidad de los materiales agregados, no influya sobre el volumen de las unidades en transformación. Al obtenerse varios productos, pueden trabajarse cada uno de ellos independientemente en sus propios departamentos y con sus propios materiales, y en este caso queda reducido en problema de obtener el costo como si se tratara de un solo producto; o bien la producción se

desarrolla hasta cierta fase en que el material se distribuye a otros procesos para fabricar diversos artículos. Tanto al producir un solo artículo como varios, puede presentarse la variante de que haya producción en proceso o bien que deje de haberla, porque la naturaleza de la industria exige una rápida terminación so pena de echarse a perder el material transformado; producción en proceso que es a la vez, el inventario inicial para el siguiente ciclo de costo contable. Costos Estimados.El costo estimado es el cálculo predeterminado del trabajo, del material y de los gastos, que prevalecerán en el futuro, dentro de un período dado, con la intención de pronosticar el costo real; mientras se acerque a éste mejor llenará su cometido. De preferencia se utiliza el costo estimado para cotizar precios, deben conocerse con la debida anticipación, tal como sucede en las industrias del calzado, del vestido y de la construcción, como ejemplos más destacados; pero además se han venido utilizando en un sinnúmero de industrias aun cuando no necesitan formular previamente sus listas de precios, porque encuentran en el costo estimado un procedimiento económico y práctico para la contabilización de las operaciones correspondientes al proceso productivo. El método de los costos estimados consiste en calcular previamente, con la mayor aproximación posible, los costos unitarios de los productos, coteando sistemáticamente éstos con los reales. Esta comparación puede realizarse de tres maneras diferentes, 1) Por totales: El costo de la misma; 2) Por cada uno de los factores: material, trabajo y gastos, comparando los costos incurridos de cada uno de estos elementos con los costos estimados de los mismos; 3) Por departamentos: comparando los costos incurridos con los costos estimados por cada departamento. Debe advertirse que cualquiera de estas variantes del sistema de costos estimados, se considera como un procedimiento incompleto, desde el punto de vista contable. La confronta entre los costos reales y los estimados, se realiza a través de la cuenta Productos en Proceso, a la cual se le carga el costo real y se le acredita el costo estimado. Los costos estimados pueden coexistir con el sistema de órdenes de producción o con el de procesos. 3.3.- Costos Estándar.El costo estándar es la suma de precios, obtenido sobre la especificación técnica de un producto, atendiendo a las unidades básicas predeterminadas para el material, el trabajo y los gastos que entran en su producción. Las especificaciones técnicas son determinadas por una autoridad en la materia, es decir, el técnico de la producción y representan las normas de cada uno de los factores del costo, atendiendo a un determinado volumen de la producción.

Los costos estándar constituyen un instrumento de control de gran importancia, pues permiten establecer las diferencias que se producen entre las cargas reales de los costos de fabricación y las cuotas tipo de materias primas, mano de obra y gastos de elaboración. Y con el análisis y el control de estas variaciones es factible comprobar la eficiencia de la empresa y corregir sus imperfecciones. Como afirma J.S. Gustafson, el control es el objetivo fundamental de la contabilidad de costos, y precisamente por sus relevantes condiciones de control, el sistema de los costos estándar ha sido aceptado en numerosas firmas; en el curso de los últimos años. Para Dohr, Inghran y Love los costos estándar responden a las finalidades siguientes: 1.- Proporcionar los elementos adecuados para medir la eficiencia de las operaciones de fabricación. 2.- Destacar y llevar a la atención de los directores istrativos de la empresa, los rendimientos anormales o inferiores al “programa previsto”, para que se adopten las medidas pertinentes. 3.- Obtener información o datos sobre los costos, prácticamente iguales en eficiencia a los que ofrece el procedimiento ordinario, pero con un gasto mucho más reducido. 3.4.- Costos por Órdenes de Fabricación.Este sistema se utiliza en las industrias de ensamble o de régimen similar. Para cada lote de productos a elaborar, se emite una orden de producción numerada y con las especificaciones técnicas pertinentes. Asimismo, cuando se decide la fabricación de las partes componentes del producto principal, también se emiten las respectivas órdenes. Por otro lado, para cada orden emitida se utiliza una planilla de liquidación en la cual se concentra toda la información referente a materias primas, mano de obra – gastos de fabricación, imputable a cada una. Concluida la orden de producción se obtiene el costo total, y dividiendo este importe por las unidades físicas producidas se conoce el costo unitario de cada una. Así por ejemplo, supongamos que se emite una orden de producción para elaborar 10 unidades de una mercadería cualquiera. Terminada la producción, se han registrado en la planilla de liquidación las siguientes partidas:

Materias Primas Mano de obra Gastos de fabricación

S/. 2 500.00 S/. 3 800.00 S/. 1 700.00

En consecuencia, el costo unitario de las mercaderías producidas es de S/. 800.00. Estas órdenes de producción se denominan específicas, con el fin de distinguirlas de las órdenes permanentes que se emiten para la realización de servicios auxiliares de conservación y

reparación de bienes muebles o inmuebles, pintura, limpieza, transportes internos y otras labores rias de esta naturaleza. Comentarios acerca de la Aplicación de los Sistemas antes mencionados en La industria.Los órganos directivos de toda firma industrial, en sus diferentes niveles, necesitan, para el cumplimiento de sus funciones, la información que suministra la contabilidad de costos, porque de lo contrario se hallarían a ciegas en numerosos problemas y no podrían adoptar decisiones acertadas y oportunas para su adecuada solución. Esta información no debe llegar a los funcionarios directivos en forma esporádica, sino mediante rutinas de trabajo y con la periodicidad necesaria. Así, por ejemplo, la información sobre el consumo de los materiales y la ociosidad de las máquinas debe someterse al jefe superior de la fábrica con absoluta regularidad y en el término que se haya considerado conveniente. Las características de la información que se remita a los jefes de la empresa dependen muy estrechamente de las funciones de éstos. Como regla general, mientras más alto sea el nivel de los funcionarios directivos, más concisa debe ser esa información, y viceversa. Así, por ejemplo, un informe sobre ausentismo puede contener cifras sintéticas (v. gr. Número el total) si es para el personal de más elevada jerarquía. Si esa misma información se dirige a los jefes de departamentos habrá que entrar en mayores detalles (por ejemplo mediante cifras discriminadas por secciones), y si se dirige a funcionarios ejecutivos menores, como los jefes de sección, debe contener datos más circunstanciados (v. gr. La nómina del personal ausente y las causas de las faltas). No se puede abrumar al personal de más alto nivel con informes muy detallados, porque a los funcionarios de esta jerarquía sólo les interesa la información global necesaria para lograr una expresiva visión del conjunto. Esto nos conduce a otra regla que conviene observar en cuanto a la índole de los informes que se remiten al personal directivo. A mayor jerarquía, mayor debe ser la latitud de los informes, y a más bajo nivel de responsabilidad, más limitada será la índole de las cuestiones que se exponen en ellos. Al personal de más alto nivel le interesa los informes sucintos sobre toda la actividad de la empresa; para los jefes de departamento, los informes son más detallados, pero referidos a la labor de cada uno de esos sectores, y por último, para los jefes de oficina o sección deben ser más minuciosos y limitados al ámbito en donde cumplen sus funciones. En cuanto a su modo de presentación, los informes son de dos clases, a saber: planillas o estados numéricos y relaciones escritas que también suelen contener cuadros con cifras más o menos abundantes.

Las planillas o cuadros que se confeccionan para informar al personal directivo son de muy variada especie, según se ha visto en distintos capítulos de este trabajo. Constituyen un instrumento sumamente eficaz para proporcionar datos de modo conciso y expresivo, y con arreglo a las rutinas adoptada para que con la necesaria periodicidad, los informes lleguen a destinatarios oportunamente. Esto último es de verdadera importancia, porque si los informes se preparan tardíamente pierden actualidad y no sirven entonces para el cumplimiento de sus finalidades. Si bien no se puede establecer un modelo más o menos estándar para los informes escritos, es evidente que ellos deben reunir ciertas características para que resulten de positivo valor. La redacción tiene que ser clara y precisa y no debe contener material excesivo para impresionar a los que lean el informe. Todo análisis que se pretenda correcto debe estar expresado con la máxima claridad, con buena redacción y sin redundancias. La sobriedad es otra condición imprescindible. A esos efectos es menester abandonar las frases ampulosas, con las cuales se magnifica la trascendencia de las cuestiones analizadas para ponderar discrecionalmente el alcance y el valor de los informes. Las estadísticas meticulosas se incluyen en anexos, a fin de no recargar el informe propiamente dicho con numerosas cifras. Pero no es aconsejable suprimir las series que faciliten su estudio, para que el lector no deba recurrir constantemente a los anexos. Es preciso también, por razones elementales, ahondar los puntos que merezcan un análisis de mayores relieves, de acuerdo con los objetivos del informe. En lo posible, todos los análisis deben llegar a conclusiones inequívocas, para lo cual es necesario evitar explicaciones ambiguas y de carácter general. Por último, hay que dividir adecuadamente el contenido del informe y aquilatar la importancia de las materias principales y secundarias, para no abundar en éstas más que en aquellas. El informe no sólo debe tener una unidad en su estructura, sino también proporción en sus materias. En los informes escritos suelen incluirse gráficos, para que se conserven con la mayor claridad las fluctuaciones y tendencias de las series estadísticas o de las cifras que se representen de esta manera. Pero como éste es un tema sencillo y muy difundido no lo vamos a considerar. En general, los informes escritos se preparan para el análisis de problemas de alguna significación o para rendir cuenta de la gestión realizada en determinada actividad durante cierto período de tiempo; por ejemplo, un informe sobre las ventas de un semestre o sobre la producción y sus costos correspondientes a un ejercicio. En cambio, las planillas y los cuadros numéricos tienen un carácter más rutinario y se confeccionan a intervalos de tiempo por lo común reducido.

El Sistema de Costos Pre- determinado un Elemento de Control básico para la Industria Textil.Mucho se ha escrito respecto a modalidades, en la Técnica de los costos aplicados a variados tipos de industrias, pero en lo que respecta específicamente a una Planta de Hilandería de Lana, no hay una literatura abundante, siendo esta la razón por la cual hemos querido contribuir con algunos apuntes, recogidos de la propia experiencia y que pretendemos puedan ayudar a divulgar mejores procedimientos en el cálculo de los costos en la Industria Textil. Costos Reales y Costos de Absorción.- La sola enunciación del titular de este tema, que lo hemos denominado “Costos Pre- determinados en la Industria Textil”, plantea de por sí, la distinción que existe entre los llamados “Costos Reales o Históricos, y los Costos Predeterminados o Presupuestales”. La razón de esta diferencia está explicada por A. Rapin y J. Poly, en su tratado de Contabilidad Analítica de Explotación, que sigue los conceptos establecidos en el Plan Contable General francés de 1957, en función del período de cálculo, cuando dice que la Contabilidad Analítica puede determinar: a) Los Costos Reales, que se calculan a partir de los gastos reales, durante un período determinado; y b) Los Costos Pre- Establecidos, que se calculan a partir de los costos estimados, para un período venidero. Los llamados Costos Pre- Establecidos o Costos Pre- determinados, de los que nos ocuparemos más adelante, son costos de referencia, de los que se buscan formas de efectuar la comparación con los Costos Reales, a fin de establecer las variaciones o desviaciones, que nos indiquen, entre otras cosas, el grado de eficiencia en la gestión de la empresa, la extensión de la responsabilidad funcional, y la posibilidad de una acción inmediata para tomar decisiones. Es esta la razón por la que los especialistas, en los últimos tiempos han avanzado mucho en el estudio y aplicación de novísimas formas que nos facilitan precisamente estos medios de predeterminar o pronosticar valoraciones, con una base de aproximación lo más cercana a la realidad, y de cuya comparación, pueda aprovecharse para corregir deficiencias y enderezar líneas de acción en provecho de le empresa y de la Economía en general. Volviendo a los Costos Reales, son éstos los que se formulan con hechos o actos económicos efectivos y realizados (aunque no necesariamente pagados), pero cuya ejecución necesita obligadamente que se refiera a un período vencido, y de ahí su denominación de “Costos Históricos” con que también se les conoce. Estos Costos Reales, en la mayoría de las veces tienen que someterse a condiciones de procesamiento y sistematización de datos, que les insume un tiempo apreciable para su elaboración, y que determinan por ser conocidos e informados, cuando ya carecen de oportunidades y aplicación práctica en beneficio de la empresa. No debe olvidarse que uno de los objetivos de la Contabilidad Analítica de Explotación es, no sólo el de informar contablemente los resultados finales de los negocios, sino el analizar el

cómo y por qué se han producido esos resultados, a fin de que la Empresa pueda con toda oportunidad, corregir su gestión, si es necesario, claro está. Dentro de los Costos Reales, tenemos que considerar también el sistema de los llamados “Costos de Absorción” que, como sabemos, comprende dentro de sí a todos los factores del costo, como son los costos directos más los costos indirectos incluidos. El solo hecho de coordinar todo un sistema que comprenda la totalidad de los costos directos e indirectos, si bien se le considera real y efectivo, por otro lado significa una tarea ardua, por lo complejo y arbitrario de su preparación y calculación. Esto explica de por sí el hecho de que, en algunas empresas, donde al aplicarse el Sistema de Costos de Absorción, y a fin de obtener las informaciones con la mayor prontitud posible, se tienen que efectuar cuantiosas inversiones en instalaciones y personal especializados, que en muchos casos desanima a los dirigentes de las negociaciones, por que los resultados alcanzados no siempre recompensan suficientemente la eficiencia con lo oneroso de la inversión. El Sistema de los Costos Pre- Determinados.- Contrariamente al caso de los Costos Reales, en los que éstos se formulan después de efectuados los gastos e inversiones a costos, tenemos otros casos en los que se permite la formulación previa de los costos, aún antes de que la erogaciones por gastos o inversiones por costos se hayan producido, y esto es lo que se conoce con el nombre de los Costos Pre- Determinados. Los Costos Pre- Determinados, a su vez pueden formularse sobre un Sistema de Costos de Absorción, es decir, cuando se incluyen todos los costos directos e indirectos dentro del costo global, o bien, pueden formularse sobre un Sistema exclusivo de Costos Directos, en los que, como ya se dijo, se excluyen los costos indirectos de la calculación del costo unitario correspondiente. La Medición de la Productividad Textil con la presencia de los Factores Coadyuvantes mencionados.Esta actividad incluye la proporción de fibras textiles para el hilado, fabricación de hilados, hilos géneros tejidos en telar y a mano, fabricación de cordaje, soga, cordel y otros. Esta industria, a pesar de la tasa reducida de incremento ha mantenido, durante el referido período, su posición de segundo grupo industrial más importante después de las manufacturas de productos alimenticios, por su valor bruto de producción y por la cantidad de mano de obra empleada. Aun cuando en nuestro país existe un gran número de hilados y tejidos mixtos, la Industria Textil del algodón continúa siendo la más importante.