Diagrama De Bloques Pepsu gn11

Diagrama de Bloques PEPSU

Mapa General de Procesos (PEPSU) • El Mapa General de Procesos (PEPSU) es producto del diagnóstico y del análisis de la unidad istrativa, en donde se identifica con claridad, el producto final de trabajo, el proceso respectivo como punto de partida para la integración del procedimiento correspondiente.

• Es una imagen sencilla de cómo opera el proceso de relación con sus proveedores (P); entradas, (E); proceso, (P); salidas, (S) y s (U).

Componentes •

Proveedores. Son entidades o personas que proporcionan las entradas, tales como: materiales, información y otros insumos. Pueden ser uno o varios proveedores en un proceso, ya sean internos o externos.

•

Entradas. Son los materiales, información y otros insumos necesarios para operar los procesos, en donde invariablemente las entradas deben ser medibles, con la finalidad de establecer si satisfacen los requerimientos del proceso y pueden ser una o varias entradas.

•

Proceso. Es el conjunto de sistemas y procedimientos, materiales, máquinas, personas, ambiente laboral y mediciones empleadas para producir bienes o servicios. Es donde se convierten las entradas en salidas.

•

Salidas. Son los bienes o servicios resultantes de un proceso; por lo tanto, deben ser medibles a fin de identificar si satisfacen las necesidades de los s. Hay procesos que tienen una salida para cada y otros que tienen una salida que está orientada a varios s.

•

s. Son las personas o entidades que se benefician con las salidas

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO PROVEEDORES

Entidades

ENTRADAS

PROCESO

-Materiales. -Información .

Personas

-Otros insumos necesarios para operar los procesos.

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan

SALIDAS

S

Una salida es el producto resultado de un proceso.

Organizaciones o personas que reciben un producto.

Los productos pueden ser bienes o servicios. Los requisitos de las salidas deben estar definidos (necesidades de los s, estándares definidos por la institución, normatividad vigente, etc.)

El (o cliente), puede ser interno o externo a la organización.

Consideraciones Recomendaciones • El análisis del proceso considera la revisión del mismo en sentido inverso a la presentación del diagrama PEPSU. • Enlistar a los s actuales y verificar si son los que reciben el trabajo o servicio. • Checar si no hay s que no han sido considerados. • Análisis de procesos dando respuestas a las preguntas que se formulen para cada aspecto.

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

S • ¿Se conocen realmente las necesidades del ? • ¿Existe alguna necesidad que no haya sido manifestada? • ¿Las necesidades o expectativas son satisfechas? • ¿Ha preguntado al sobre los principales problemas que percibe y su tendencia conforme transcurre el tiempo? (Si empeora, se estabiliza o mejora) • ¿Sabe realmente lo que quiere el ? • ¿Tienen todos los s del proceso las mismas necesidades? • ¿Cuál es el impacto por el incumplimiento de las características del servicio?

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

S

• ¿Se conocen realmente las necesidades del ? • ¿Existe alguna necesidad que no haya sido manifestada? • ¿Las necesidades o expectativas son satisfechas? • ¿Ha preguntado al sobre los principales problemas que percibe y su tendencia conforme transcurre el tiempo? (Si empeora, se estabiliza o mejora) • ¿Sabe realmente lo que quiere el ? • ¿Tienen todos los s del proceso las mismas necesidades? • ¿Cuál es el impacto por el incumplimiento de las características del servicio?

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

•¿Existen salidas que no tienen razón de ser? • ¿Existen especificaciones o salidas para los requerimientos? • ¿Está usted conforme con la calidad de la salida? • ¿Existen requerimientos o necesidades que tengan respuesta a través de una salida?

S

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

•¿Existen salidas que no tienen razón de ser? • ¿Existen especificaciones o salidas para los requerimientos? • ¿Está usted conforme con la calidad de la salida? • ¿Existen requerimientos o necesidades que tengan respuesta a través de una salida?

S

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

• ¿Cómo produce sus salidas? ¿Puede hacer un diagrama del proceso? ¿Existe otra forma de hacer el trabajo? • ¿Lo hacen los demás de la misma manera o de diferente manera? ¿Puede ser simplificado? • ¿Sabe si está realizando un buen trabajo? ¿Qué es capaz de aportar en el proceso? • ¿Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? ¿Los recursos con que cuenta son suficientes y adecuados?

SALIDAS

S

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

S

• ¿Cómo produce sus salidas? ¿Puede hacer un diagrama del proceso? ¿Existe otra forma de hacer el trabajo? • ¿Lo hacen los demás de la misma manera o de diferente manera? ¿Puede ser simplificado? • ¿Sabe si está realizando un buen trabajo? ¿Qué es capaz de aportar en el proceso? • ¿Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? ¿Los recursos con que cuenta son suficientes y adecuados?

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

S

• La Gestión por procesos es la generalización de la gestión de un proceso y se aplica a una organización en su conjunto. •Se marcan objetivos, logros y actividades. •Los objetivos deben ser cuantificables (mejora de indicadores) •Se coordinan esfuerzos parciales e interrelacionados •Una organización se visualiza como un conjunto de flujos de producto y/o servicio •Los flujos están constituidos por todas las secuencias de actividades que se producen en la organización

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

• Gestionar una organización supone Gestionar •Los clientes y sus expectativas. •Las salidas. •Las actividades internas que aportan valor. •Las entradas

SALIDAS

S

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

S

• La dirección gestiona su organización: 1.- Estabilizando y desarrollando su concepto de organización (Misión, Visión y Valores). 2.- Definiendo su red de procesos en general y más en concreto sus procesos clave y prioritarios. 3.- Estableciendo mecanismos de medición (Sistemas de indicadores) 4.- Estableciendo planes de actuación a largo, medio y corto plazo

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

Los procesos sustantivos se relacionan directamente con los productos o servicios ofrecidos . El resultado de la mejora puede manifestarse en: • Incremento de su efectividad y eficiencia,. • Eliminación de errores. • Reducción de los tiempos de producción y entrega del producto o servicio (ciclo del proceso). • Mayor calidad y/o cantidad de productos y servicios para s internos y externos. • Mayor flexibilidad a fin de que sean adaptables a las necesidades cambiantes de los s y el entorno. • Consistencia de su desempeño. Un proceso requiere de recursos (materiales, tecnología, personas, dinero), métodos y controles (mediciones).

SALIDAS

S

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

S

Los procesos sustantivos se relacionan directamente con los productos o servicios ofrecidos. El resultado de la mejora puede manifestarse en: • Incremento de su efectividad y eficiencia. • Eliminación de errores. • Reducción de los tiempos de producción y entrega del producto o servicio (ciclo del proceso). • Mayor calidad y/o cantidad de productos y servicios para s internos y externos. • Mayor flexibilidad a fin de que sean adaptables a las necesidades cambiantes de los s y el entorno. • Consistencia de su desempeño. Un proceso requiere de recursos (materiales, tecnología, personas, dinero), métodos y controles (mediciones).

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

•Elementos que permiten describir un proceso: •Salida y flujo de salida del proceso •Tornillos, 10, 000 año. •Destinatarios del flujo de salida •Los intervinientes del proceso •Secuencia de actividades del proceso •Recursos •Indicadores •Eficacia % de tornillos fuera de tolerancia •Eficiencia Toneladas de acero/ toneladas de tornillos

SALIDAS

S

MAPA GENERAL DE PROCESOS

PROVEEDORES

¿Se va a transformar (a agregar valor) ese elemento?

TITULO

ENTRADAS

PROCESO

• ¿Satisfacen los insumos los requerimientos y las necesidades en cuanto a calidad, cantidad, periodicidad, uniformidad, puntualidad, precisión, etc.?; en su caso: ¿Conoce el proveedor éstas deficiencias? • ¿Existen insumos que no tienen razón de ser? • ¿Las especificaciones o medidas de los requerimientos están bien definidas y actualizadas? ¿Existen requerimientos que no han sido atendidos? • ¿Está conforme con la calidad de los insumos? • ¿Ha negociado su requerimiento con el proveedor?

SALIDAS

S

MAPA GENERAL DE PROCESOS

PROVEEDORES

¿Se va a transformar (a agregar valor) ese elemento?

TITULO

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

S

• ¿Satisfacen los insumos los requerimientos y las necesidades en cuanto a calidad, cantidad, periodicidad, uniformidad, puntualidad, precisión, etc.?; en su caso: ¿Conoce el proveedor éstas deficiencias? • ¿Existen insumos que no tienen razón de ser? • ¿Las especificaciones o medidas de los requerimientos están bien definidas y actualizadas? ¿Existen requerimientos que no han sido atendidos? • ¿Está conforme con la calidad de los insumos? • ¿Ha negociado su requerimiento con el proveedor?

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO PROVEEDORES

•Identifique y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos •Enliste sus proveedores actuales

•Separe los internos de los externos . • Proveedores internos: son las áreas o personas que forman parte de la institución y que suministran los insumos o entradas para llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza. • Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o público en general que suministran cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza.

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

S

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

S

•Identifique y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos •Enliste sus proveedores actuales •Separe los internos de los externos. • Proveedores internos: son las áreas o personas que forman parte de la institución y que suministran los insumos o entradas para llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza. • Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o público en general que suministran cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza.

MAPA GENERAL DE PROCESOS TITULO PROVEEDORES

•Identifique y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos •Enliste sus proveedores actuales •Separe los internos de los externos y • Proveedores internos: son las áreas o personas que forman parte de la institución y que suministran los insumos o entradas para llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza. • Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o público en general que suministran cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza.

ENTRADAS

• ¿Satisfacen los insumos los requerimientos y las necesidades en cuanto a calidad, cantidad, periodicidad, uniformidad, puntualidad, precisión, etc.?; en su caso: ¿Conoce el proveedor éstas deficiencias? • ¿Existen insumos que no tienen razón de ser? • ¿Las especificaciones o medidas de los requerimientos están bien definidas y actualizadas? ¿Existen requerimientos que no han sido atendidos? • ¿Está conforme con la calidad de los insumos? • ¿Ha negociado su requerimiento con el proveedor?

PROCESO

SALIDAS

• ¿Cómo produce sus salidas? ¿Puede hacer un diagrama del proceso? ¿Existe otra forma de hacer el trabajo? • ¿Lo hacen los demás de la misma manera o de diferente manera? ¿Puede ser simplificado? • ¿Sabe si está realizando un buen trabajo? ¿Qué es capaz de aportar en el proceso? • ¿Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? ¿Los recursos con que cuenta son suficientes y adecuados?

•¿Existen salidas que no tienen razón de ser? • ¿Existen especificaciones o salidas para los requerimientos? • ¿Está usted conforme con la calidad de la salida? • ¿Existen requerimientos o necesidades que tengan respuesta a través de una salida?

S • ¿Se conocen realmente las necesidades del ? • ¿Existe alguna necesidad que no haya sido manifestada? • ¿Las necesidades o expectativas son satisfechas? • ¿Ha preguntado al sobre los principales problemas que percibe y su tendencia conforme transcurre el tiempo? (Si empeora, se estabiliza o mejora) • ¿Sabe realmente lo que quiere el ? • ¿Tienen todos los s del proceso las mismas necesidades? • ¿Cuál es el impacto por el incumplimiento de las características del servicio?

Preguntas para llenar el PEPSU • ¿Quién recibe las entradas? • ¿Qué es lo primero que se hace con la entrada? • ¿Qué se produce o realiza con las entradas? • ¿Qué sucede después? • ¿Cuáles son las salidas resultantes de lo que se produce?

Preguntas para llenar el PEPSU • ¿Requieren algunas etapas (o subprocesos) del proceso entradas que actualmente no se muestran? • ¿Están mostrándose todos los flujos de trabajo en los procesos de entradas y salidas? • ¿Muestra el PEPSU la naturaleza consecutiva y paralela de las etapas o subprocesos? • ¿Cuáles son las expectativas de los clientes? • ¿Cuentan con estándares de servicio?