Casos 1 -8 65576y

Licenciatura En istración De Empresas Lic. ESTRADA DE LA CRUZ, SALVADOR Tercer Trimestre

Estudio de Casos 1 - 8 Automatización de Procesos istrativos 3

Gloria Chavez Carné: Ide12144096 [email protected] Sábados 16:00 A 17:00 Hrs

CASO No. 1

CASO DE ESTUDIO CAPITULO 1 Grupo de motocicletas “UnitedMotorcycles, S.A.” UnitedMotorcycles, S.A. fue fundada el 3 de mayo de 1992, con el propósito de prestar el servicio de alquiler a empresas de mensajería y reparto a domicilio en Guatemala. En el 2011, las actividades principales de UnitedMotorcycles son el diseño, manufactura y venta de motocicletas para el mercado de empresas que ofrecen el servicio a domicilio y mensajería en la región centroamericana. Produce motocicletas, partes y rios relacionados con su marca. Las ventas de UnitedMotorcycles generan el 80% de las ventas netas totales en el segmento de motocicletas de la región. UnitedMotorcycles ofrece 28 modelos de motocicletas y siendo la empresa pionera en este servicio en la región, ofrece diferentes tipos de paquetes y flotillas a sus clientes. UnitedMotorcycles brinda repuestos, rios, servicios mecánicos. Incluye servicio a domicilio y auxiliar por si alguna de las motocicletas presentará algún problema. UnitedMotorcycles cuenta con escuelas de capacitación a través de los distribuidores autorizados, paquetes de software para distribuidores, afiliación a un club de descuentos, entrega de motocicletas a domicilio, programa de renta de motocicletas entre otros. En los últimos 10 meses, en la región han surgido empresas que compiten con UnitedMotorcycles, S.A. tales como Motocicletas Chapinas, Repuestos y servicios para Motocicletas, entre otras. Estas empresas además de vender motocicletas, han agregado servicios similares a los ofrecidos por UnitedMotorcycles, S.A. Los sistemas de información de UnitedMotorcycles, S.A. han funcionado hasta la fecha y les han ayudado a ser una empresa eficaz, pero con el crecimiento en tiendas y servicios, se hace necesario realizar una revisión tanto de los procesos istrativos como de los sistemas de información. La violencia en la región ha frenado el crecimiento de las ventas de UnitedMotorcycles, S.A., dado que los clientes han disminuido su fuerza de motocicletas para el reparto a domicilio. Sin embargo, se abren otras opciones de negocio, como convenios con empresas aseguradoras del área. Es necesario dar respuesta a las siguientes interrogantes para encontrar una solución a la problemática presentada: 1. ¿Cuáles son las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que presenta la situación actual de UnitedMotorcycles? Fortalezas: Experiencia que concierne al negocio. Debilidades: No hay innovación Oportunidades: Nuevos mercados Amenazas: Competencia 2. Al realizar el análisis previo ¿Qué estrategias son factibles para responder a la problemática presentada? Estrategias FO, anotar las fuerzas para aprovechar las oportunidades

Estrategias DO, superar las debilidades para aprovechar las oportunidades.

Elabore un análisis FODA inicial de la empresa UnitedMotorcycles, S.A.

CASO No. 2 CAPACITACION EMPRESA DE SEGUROS “ALFA SEGUROS, S. A.” Dentro de los programas de capacitación del departamento de Recursos Humanos de la empresa de seguros “Alfa Seguros, S.A.” se tiene como objeto que los empelados presten a la biblioteca de

la empresa 3 libros al mes, con el objeto de mejorar el acervo cultural, mejorar la ortografía o bien para respaldo cuando se planifican proyectos por parte de los empleados. El problema es que se trata de gestionar el préstamo de libros de la biblioteca exclusivamente en cuanto al funcionamiento de las peticiones y devoluciones de libros. • Petición de libros. Un empleado puede realizar una petición de uno o más libros a la biblioteca. Para ello es necesario presentar el carné de empleado y una ficha en la que se detallan los libros pedidos. Puede haber varios tipos de préstamo (préstamo de sala, colaborador o proyectos) en función de los cuales el empleado puede disponer de los ejemplares durante un periodo de tiempo especifico, como se indica en la siguiente tabla: SALA COLABORADOR PROYECTO

El día de la petición. Una semana Quince días.

Una vez entregados el carné y la ficha, el sistema comprobará y aceptará la petición de los libros solicitados siempre que pueda satisfacer la petición, es decir, cuando haya ejemplares disponibles. Si se acepta la petición, se actualiza el número de unidades de los libros de la biblioteca y se guarda la ficha de préstamo. • Devoluciones de libros. Un empleado no puede realizar más peticiones hasta que no haya efectuado todas las devoluciones de la petición anterior. El empleado, para hacer la petición, necesita el carné, que no se le entrega hasta que no haya devuelto todos los libros. Si puede hacer una devolución parcial de los libros. Cuando un empleado realice una devolución, el sistema actualizará el stock de libros y comprobará la fecha de devolución de cada ejemplar para estudiar, en el caso de que la devolución se haga fuera de tiempo, la imposición de una sanción que tiene un costo monetario por cada ejemplar y días de retraso en la devolución. En este caso, la sanción se emite cuando el entrega el último ejemplar.

Debe elaborar un diagrama para representa ambos procesos.

Diagrama de procesos de biblioteca Para solicitar un libro.

CASO No. 3 Grupo de motocicletas “UnitedMotorcycles S.A.” Como se recordara del caso anterior, las actividades principales de UnitedMotorcycles Son el diseño, manufactura y venta de motocicletas para el mercado de empresas que ofrecen el servicio

a domicilio y mensajería en la región Centroamérica. Produce motocicletas, partes y rios relacionados con su marca. Las ventas de UnitedMotorcycles generan el 80% de las ventas netas totales en el segmento de motocicletas de la región. UnitedMotorcycles ofrece 28 modelos de motocicletas y siendo la empresa pionera en este servicio en la región, frece diferentes tipos de paquetes y flotillas a sus clientes. UnitedMotorcycles brinda repuestos, rios, servicios mecánicos. Incluye servicio a domicilio y auxiliar por si alguna de las motocicletas presentara algún problema. Los sistemas de información de UnitedMotorcycles S.A: han funcionado hasta la fecha y les han ayudado a ser una empresa eficaz pero con el crecimiento en tiendas y servicios, se hace necesario realizar una revisión tanto de los procesos istrativos así como de los sistemas de información. Dentro de los subsistemas relevantes para UnitedMotorcycles se encuentran el Contable, Facturación, Control de manufactura, Inventario, Control de Servicios Mecánicos, clientes y Proveedores. Considere que usted forma parte del equipo que ha sido contratado para evaluar estos sistemas de UnitedMotorcycles y debe proponer cambios al mismo para enfrentar el crecimiento en tiendas y servicios. Prepare una tabla para elaborar las entrevistas al personal de la empresa y así poder determinar las especificaciones de los requerimientos del sistema. Tome como base las tablas para los requerimientos de control, capacidad disponibilidad y simplicidad y prepare los elementos principales a buscar durante las entrevistas. Impresione al coordinador del equipo con sugerencias de calidad. Las siguientes preguntas le darán una pauta de cómo debe proceder para establecer que está buscando y hacia donde orientar las entrevistas: 1.- ¿El sistema actual posee la habilidad para alcanzar sus metas y objetivos básicos? 2.-¿Existen mecanismos que aseguren en alto grado el logro de los objetivos del sistema?. ¿Se pueden detectar eventos inesperados o inaceptables para su manejo como excepciones? 3.-¿La información necesaria para el logro de los objetivos o la realización de una tarea se encuentra disponible? 4.-¿El sistema actual es simple y fácil de operar?

CAPACIDAD Instalaciones inadecuadas Personal insuficiente Procedimientos mal diseñados

PREGUNTAS ¿Considera que las instalaciones de la empresa son adecuadas? ¿Piensa que es aceptable la carga de trabajo para cada persona? ¿Conoce los procedimientos de la empresa?

Formularios mal diseñados Tiempo de ejecución inadecuado

Requerimiento de mayor capacidad de procesamiento INDICIOS DE CONTROL No existencia de estándares de control No existen responsables por tarea o producto Frecuente omisión de pasos en procedimientos No existen procedimientos formales No existencia de comunicación adecuada INDICIOS DE DISPONIBILIDAD DE LA INFO Información NO disponible No existe facilidad de a la información Información incorrecta Información poco confiable

Duplicidad de datos

INDICIOS DE SIMPLICIDAD Pasos adicionales o innecesarios Pasos que no contribuyen al producto final Secuencias erróneas Exceso en formulario

¿Piensa que son correctos? ¿Agregaría o quitaría algún campo de los formularios o copias de las actuales? ¿Piensa que el tiempo de respuesta en procesos es adecuado? Si su respuesta es, si, justifique. ¿Piensa que el tiempo de respuesta en procesos es adecuado? Si su respuesta es, si, justifique. PREGUNTAS ¿Piensa que están estandarizados los tiempos de espera y tiempos normales de procesos? ¿Sabe qué y quien tiene a su cargo cada tarea? ¿Cómo hacer “determinado” proceso? ¿Cómo hacer “determinado” proceso? ¿Sabe qué y quien tiene a su cargo cada tarea? PREGUNTAS ¿Cuenta con la información necesaria para hacer de la mejor forma su trabajo? ¿Piensa que hay demasiada burocracia para obtener algún dato del sistema actual? ¿Considera que la información que arroja el sistema actual es confiable? ¿Alguna vez le han proporcionado por medio del sistema actual alguna información incorrecta? ¿Alguna vez le han proporcionado por medio del sistema actual alguna información incorrecta? PREGUNTAS ¿En algún procedimiento piensa que hay pasos que se deberían omitir? ¿En algún procedimiento piensa que hay pasos que se deberían omitir? ¿En algún procedimiento piensa que hay pasos que se deberían omitir? ¿En algún procedimiento piensa que hay pasos que se deberían omitir?

CASO No. 4

1. ¿Cuál es el objetivo principal del sistema que se debe diseñar? El objetivo principal del sistema que se debe diseñar es la emisión de un certificado de los suelos.

2.

¿Existe alguna otra entidad que usara el sistema o ingresara datos al mismo? No,

por ser una empresa independiente y los únicos datos que no dependerán de la empresa serian fecha y horas de las reuniones

3.

¿Qué información debe ser almacenada por el sistema? Planes de acción, resultados

de investigaciones previas, normas orgánicas limitantes, expedientes y certificaciones emitidas

4.

¿Qué otras salidas se requieren del sistema? Resultados de investigaciones

5. ¿Qué procesos son necesarios para que sea producida la información que se requiere? Todos los presentados en el plan, la inspección, el análisis, la revisión y por último la emisión del certificado.

CASO No. 5

Solicitud de información del desarrollo de varios países. - Recolección de información. - Revisión de documentos. - Almacenamiento de información.

-

Reclasificación de categorías mundiales. Creación de documentos de información. Estadísticas de categorías mundiales. Comparación de resultados con otros años. Validación de la información. Diálogos con otros países.

Se debe investigar acerca de las características de un sistema de información de este tipo. Luego, se debe tomar el rol de asesor y definir que metodología le sugeriría al gerente de la organización para organizar el desarrollo de dicho sistema de información y elegir el diagrama que se presentara como el diseño de dicho sistema. Es necesario dar respuesta a las siguientes interrogantes para hacer una propuesta a la problemática presentada.

1. ¿Cuáles deberían ser las metas y objetivos básicos del sistema propuesto? Las metas es tener los objetivos bien definidos y tener una buena información, y los objetivos básicos es que sea de entendimiento lo que se trata de transmitir en la información. 2. ¿Qué mecanismos propone para asegurar en un alto grado de logro de los objetivos del sistema? Los mecanismos que se propone es que este bien redactada la información y que haya información de diversos lugares par que pueda tener la información que es de su mayor interés. 3. ¿Qué información se requiere del sistema para el logro de los objetivos o la realización de una tarea? Recopilar datos, sobre la reforestación de varios lugares, tener mucha capacidad para lograr lo que se tiene en un plan, y tener un método para diseñar una estructura. 4. ¿Qué metodología es la más apropiada para el diseño del sistema, si se asume que el análisis del mismo ya se encuentra disponible? Que tiene que tener una metodología de acuerdo a los datos recopilados y tener el apoyo con los diagramas.

CASO No. 6

En el capitulo anterior se estudio la empresa Ambiental de Guatemala, la cual se especializa en ingeniería civil, inspección de suelos, prueba de materiales de construcción y asesoría ambiental.

Se presentan los pasos para la inspección de suelos.

Presenta plan de sistema orgánico de la empresa que solicita supervisión * Definir día de inspección. * Analizar resultados. * Presentar resultados. * Revisar la selección de normas orgánicas. * Revisar con gerentes la comunicación de la agencia de certificación. * Reunir papelería solicitad a certificación. * Ingresar expediente para solicitar certificación. * Emitir la certificación de suelos.

Es necesario dar respuesta a las siguientes interrogantes para encontrar una solución a la problemática presentada. * Asuma el rol de asesor de la empresa para el diseño de las salidas del sistema de información para el control de las inspecciones de suelo. Debe enumerar por lo menos 2 salidas de cada uno de los tipos de salidas estudiadas en este capítulo.

La salida interna pues con ella tiene la información interna necesaria para la inspección de suelos, prueba de materiales, y su debida asesoría para obtener las mejores certificaciones y diferenciarnos como empresa líder en el mercado de la Ingeniera Civil. La salida detallada ya que con ella se tienen más detalles de todas las actividades que ofrece Ambiental Guatemala. Las salidas externas, estudia los intereses de los clientes y en base a eso se trabaja de mejor manera. * Liste 6 objetivos que pretende el analista al diseñar cada una de las salidas propuestas para este sistema. 1. Proyección a futuro 2. Oportunidades 3. Confirmar cada solicitud del cliente 4. Señalar todo lo importante para las inspecciones 5. Estado actual de los materiales a usarse 6. Actividades pasadas * De 2 ejemplos que indiquen que la salida en pantalla es mejor solución para la selección de tecnología de salida. a) Escoger la calidad del producto, debidamente certificado. b) Se les da a conocer a los clientes variedad de material de la fabricación de los suelos,

para que se basen en calidad, presentación y certificaciones. * ¿Qué tipo de salida es mejor si son una necesidad las actualizaciones frecuentes? Las salidas impresas, pues con ellas se puede tener constancia de pedidos y cancelaciones más confiables, con sus debidas copias. Porque asi tiene constancia el cliente y la empresa a la hora de cualquier anomalía presentada. * Liste las 10 factores que debe ser considerados cuando se escoge la tecnología de la salida. 1. La calidad requerida. 2. Volumen de la salida. 3. En donde se requiere la salida. 4. Que velocidad de a las inspecciones se tiene. 5. Que tan actualizada esta la información. 6. Almacenamiento que se dará a la salida de información. 7. Que se propone para dar una inspección de alta calidad. 8. Informes bien estructurados de la distribución, almacenamiento y producción. 9. Requerimientos ambientales. 10. Confiabilidad en los ingenieros civiles de la empresa.

CASO No. 7 Medisalud es una empresa de comunicaciones ubicada en la ciudad capital de Guatemala centrada en el desarrollo de publicidad de productos de salud. La compañía se propuso renovar sus tres edificios. La meta en la renovación era alentar un mejor trabajo en equipo dentro de los departamentos y mejorar la colaboración entre los mismos. Susana Pinto, la gerente que supervisa el proyecto, comenta: “Las mejores ideas pueden suceder en los pasillos”, los arquitectos mencionan un diseño de arquitectura de oficinas abiertas,

los gerentes de primer nivel no estaban de acuerdo en abandonar sus oficinas privadas. Pero además de la opinión los arquitectos era necesario conocer la opinión de los empleados por lo que se decidió utilizar los tres monitores de pantalla táctil que posee la empresa para que los empleados llenaran una encuesta para conocer la opinión al respecto de algunos aspectos importantes para este cambio. Se le pide elaborar la entrada para la recolección de la información que tendrá a la vista el empleado para llenar la encuesta correspondiente y responda a las interrogantes que se le presentan.

* ¿Cuál es el objetivo del diseño de la pantalla de entrada? El objetivo es tener buen entendimiento de los empleados al usarla. Se refiere a: encabezado, identificación, instrucciones para que los empleados puedan marcar su respuesta y detallar sus comentarios, opiniones o sugerencias. * Liste los cuatro lineamientos que se deben tomar en cuenta para la colaboración del diseño de la pantalla. a) Formas que sirven de base para ingresar los datos al sistema. Estos son formularios que sirven de base para la captura de datos. b) Formas para capturar los datos. Formularios en pantalla para el ingreso de datos por medio de las opiniones de los empleados. c) Interfaz del menú. Por medio del interfaz el le comunica al asistente lo que desea realizar. d) Menús. Los menús ayudan al a seleccionar. * ¿Se tomaron en cuenta las siete selecciones de una buena forma para elaborar la entrada? El diseño de captura de datos, la selección de métodos de entrada, el diseño de la interfaz, para que el le dé información del sistema el diseño de la entrada de datos pues con ella se va a realizar tal información y el diseño de procedimientos de las entradas de datos por medio de diversas personas, y el diseño de técnicas de entrenamiento porque con las diversas técnicas se debe lograr una meta, y el diseño del mecanismo, para la interacción del con el sistema. * Explique si se utiliza alguno de los cuatro tipos de títulos para las formas. Se utilizo formas de captura de datos porque con ella vamos adjuntar datos para ponerlos en práctica y llevar las mejoras siempre, de la mejor manera que exista, utilizando todos los métodos que estén automatizados.

CASO No. 8

La empresa línea privada se dedica a la distribución de ropa de dama a mayoristas. Sus autoridades desean automatizar el proceso de compra de vestuario de los clientes y así realizar la gestión de pedidos a los proveedores en forma más funcional. El funcionamiento que requiere la empresa es el siguiente: 1. GESTION DE CLIENTES: El cliente realiza los pedidos e indica las piezas que desea comprar. Para ello debe adquirir tarjetas prepago que muestran, por un lado, el saldo disponible para compra y por otro, el tipo de prenda que pueda comprar. Un cliente puede comprar varias tarjetas prepago del mismo tipo, en cuyo caso se acumulan sus saldos. Cada compra de una pieza consume el saldo del cliente. Una vez que el sistema comprueba que el cliente dispone de saldo respecto al pedido, lo acepta y emite un comprobante al cliente en el que se especifican las piezas solicitadas y la fecha de entrega, indica su saldo disponible. El sistema no aceptara nuevas compras de aquellos clientes que no hayan recogido los pedidos. El sistema debe calcular una sanción económica respecto a todos los pedidos que no sean recogidos y carga un costo de unidades monetarias por pieza y día. 2. GESTION DE PROVEEDORES: El sistema realiza pedidos de prendas a los proveedores. Los datos de estos pedidos vienen determinados por la dirección de la tienda a partir de la información suministrada por los proveedores. Estos pedidos pueden ser para solicitar nuevas prendas o para adición a pedidos ya realizados. Los proveedores pueden satisfacer cada pedido en una o varias entregas. Cuando el sistema recoge las entregas debe asignar un código a cada pieza. Por cada pedido, el proveedor emite una factura que la tienda puede satisfacer en uno o varios pagos. Esta decisión la toma la dirección de la tienda, que indica la cantidad pagada por cada factura. La dirección de la tienda: a. Indica al sistema los datos de los proveedores con los que va trabajar. b. Determina los pedidos a los proveedores y las cantidades pagadas de Cada factura. c. Establece los datos de los tipos de bono. Este sistema requiere de los siguientes reportes: * Informe de demanda de piezas: Indica el porcentaje de despacho de cada pieza en un periodo, toma en cuenta el número de ejemplares. * La facturación mensual: Resulta del cálculo de la venta del bono. * Las entregas de piezas pendientes: Son las piezas que quedan por entregar de cada pedido. * Las facturas pendientes: Indica las facturas que la tienda no ha pagado todavía o que están pagadas parcialmente. A partir de estas especificaciones, represente los diagramas UML correspondientes: 1. Caso de uso

2. Secuencia 3. Estado

Proveedor Datos y Clientes.

DIAGRAMA DE PROCESAMIENTO DE PEDIDOS Provisionar pago. Pedir Catalogó Obtener Orden Ordenar Producto.

DIAGRAMA DE ESTADO Pedidos Realizados Reservados Pedidos ya Apartados