Cartilla Semana 3 Gestion Social De Proyectos v2f47
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GESTIÓN SOCIAL DE
PROYECTOS Tema de la Cartilla
A. Índice Contenido A. Índice ............................................................................................................................ 2 B. Objetivos generales del módulo ................................................................................... 2 C. Objetivos de aprendizaje – Unidad 01 – Semana 01 y 02 ............................................ 2 D. Componente motivacional ............................................ ¡Error! Marcador no definido. FASE DE DISEÑO O ELABORACIÓN DEL............................................................................. 3 PROYECTO (1) ................................................................................................................... 3 GESTIÓN SOCIAL DE PROYECTOS ...................................................................................... 3 4.2. FASE DE DISEÑO O ELABORACIÓN DEL PROYECTO ................................................... 3 A. Definición de la población beneficiaria del proyecto .................................................... 4 B. Formulación de los objetivos ......................................................................................... 6 C. Plan de ejecución ........................................................................................................... 9 FASE DE DISEÑO O ELABORACIÓN DEL........................................................................... 11 PROYECTO (2) ................................................................................................................. 11 GESTIÓN SOCIAL DE PROYECTOS .................................................................................... 11 D. Planes de recursos y plan económico-financiero. ....................................................... 11 D.1. Plan de recursos humanos ........................................................................................ 12 D.2. Plan de recursos materiales ...................................................................................... 13 D.3. Plan económico-financiero ....................................................................................... 14 E. Plan de evaluación ........................................................................................................ 17 F. Como se elabora el informe del proyecto .................................................................... 20 G. Evaluación del diseño, viabilidad y sostenibilidad del proyecto ................................. 22
B. Objetivos generales del módulo 1. Definir los proyectos sociales dentro de los contextos de gestión social participativa. 2. Estructurar un proyecto con todo lo necesario desde las etapas de ideación hasta la de finalización. 3. Reconocer las diferentes partes que contiene la estructura de un proyecto.
C. Objetivos de aprendizaje – Unidad 02 – Semana 03 y 04 - Que el estudiante defina la población destinataria de un proyecto social. - Definir de manera clara el objetivo específico y general del proyecto social. - Que el estudiante defina de manera clara que es y cuando se lleva a cabo un plan de ejecución. - Que el estudiante pueda definir los costos y sostenibilidad de un plan de recursos para un proyecto socia
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FASE DE DISEÑO O ELABORACIÓN DEL PROYECTO (1) GESTIÓN SOCIAL DE PROYECTOS Unidad 02 - Semana 03 4.2. FASE DE DISEÑO O ELABORACIÓN DEL PROYECTO Recordemos las fases del proyecto, dentro de la cual abordamos la fase2:
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En esta fase que es la de mayor ejecución se deben tener en cuenta los siguientes elementos: -
A. Definición de la población destinataria B. Formulación de objetivos C. Plan de ejecución D. Plan de recursos E. Plan de evaluación F. Informe del proyecto G. Evaluación del diseño H. Viabilidad y sostenibilidad del proyecto
A. Definición de la población beneficiaria del proyecto Como ya hemos definido la idea y la intención es clara de resolución o beneficio para una población determinada, ahora tenemos que enunciar en forma precisa definiendo: quiénes son las y los beneficiarios del proyecto (número, características, etc.). Dadas las características de multifuncionalidad y de destinatarios específicos a atender, que presentan los problemas y/o necesidades sociales se precisa definir con claridad la población beneficiaria directa y la población beneficiaria indirecta. Comprendiendo que la población beneficiaria incluye a todas aquellas personas, entidades… en las que se centre algún objetivo y sobre las que se quiera incidir para lograr un cambio que mejore la situación de partida: Población beneficiaria directa
Es la población cuya situación se pretende mejorar como consecuencia de la intervención, cuantificando los directos y los posibles beneficiarios potenciales (listados, socios, censos.) Población beneficiaria Esla población que, participando o no en la intervención, recibe indirecta. efectos positivos de la intervención (las familias, la comunidad en general). Población no incluida Población que no se incluye en el proyecto. Población perjudicada Población que puede salir perjudicada en la intervención. Sin embargo, es importante analizar: quién puede quedar y porqué y más si forma parte de las o los beneficiarios potenciales del mismo; y en el caso de posibles perjuicios para un adecuado desarrollo del proyecto, se necesita prever actuaciones para prevenir o abordar estas situaciones.
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Algunos aspectos a tener en cuenta en la caracterización de la población destinataria directa, son los siguientes: Variables
Población beneficiaria directa Hombres Mujeres
Número de personas Edad Condición física y sicológica Condición familiar, redes de apoyo indirectas Condición socio-económica: ingresos, renta, vivienda, etc. Condición laboral y nivel de formación Intereses y prioridades con relación al proyecto Necesidades con relación al proyecto Participación social: aceptación o rechazo Tener en cuenta otros aspectos que se puedan presentar de acuerdo al proyecto y a la necesidad. Y con relación a las otras poblaciones es necesario tener en cuenta Población indirecta
Población no incluida
Precisar: el número de personas, familias, recursos… de los que antes anotamos y además aspectos como su relación con la población beneficiaria directa y el beneficio a recibir en la intervención. Determinar: número, edad, sexo y porqué se excluyen. De la población perjudicada: precisar los perjuicios que podrían percibir, posible reacción, efecto de la misma en el proyecto y previsiones a tener en cuenta para contrarrestar.
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Criterios de selección de la población beneficiaria Estos criterios dependen de que la intervención a realizar sea limitada. Es opcional que los resultados a obtenerse posteriormente se puedan generalizar o incluir a otras personas, con proyectos posteriores o con otros servicios que puedan definirse. Veamos algunas preguntas que pueden servir como criterio para delimitar la población beneficiaria directa de un proyecto: - ¿Qué persona o población se encuentra en una situación de mayor gravedad o necesidad? - ¿Qué población puede aprovechar en mayor medida los beneficios que aporta la intervención? - ¿Con qué población es posible alcanzar más fácilmente resultados? - ¿El proyecto responde a una necesidad sentida o expresada por la población? O, de otro modo, ¿qué personas estarían más dispuestas a participar activamente porque sienten la necesidad? Al tomar decisiones en base a estos criterios, tener en cuenta que generar las condiciones más positivas para el desarrollo del proyecto puede contribuir a su éxito, pero quizás no a su generalización posterior.
B. Formulación de los objetivos Una vez definidos los beneficiarios, determinamos los resultados esperados: objetivos del proyecto, relación con necesidades detectadas y sus diferentes beneficiarios.
¿Qué es un objetivo? Definición general: “los resultados esperados o los propósitos que se desea alcanzar en un periodo determinado a través de la realización de determinadas acciones” Demasiado importante es que los objetivos estén claramente formulados. Ya que su buena formulación permite: - la comprensión del proyecto - denota un trabajo bien hecho - expresa claridad en los propósitos y - posibilita la elaboración del resto del proyecto. Los objetivos definidos se articulan con las actividades, las tareas a realizar y los recursos a movilizar. Para esto tendremos en cuenta ciertas reglas en su formulación:
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- Establecer objetivos claros, formulados con claridad y precisión. - Dirigidos a los beneficiarios elegidos y determinar los resultados esperados. - Definidos solo con un verbo en infinitivo y un contenido. Si se presentan dos objetivos se formulan por separado. Ejemplo: “Participar en actividades agrícolas determinadas” Es importante destacar que los objetivos aun siendo bien formulados, pueden quedarse en simples enunciados, propósitos, si no son operativos. Esto se comprende cuando se establece de forma precisa cuánto se quiere alcanzar de los objetivos, en qué tiempo y en qué lugar y en un espacio-tiempo determinado lo que determina que son objetivos operativos o metas. En su definición se tiene en cuenta además establecer las jerarquías de los objetivos que deben diferenciar tres niveles interrelacionados: el objetivo general, los objetivos intermedios o específicos y los objetivos operativos o metas.
JERARQUIA DE OBJETIVOS
Definición
Características
OBJETIVOS GENERALES Es el propósito central, lo que queremos conseguir como resultado final o último. Por lo general se formula y es conveniente es conveniente que no haya más de uno. Los objetivos generales son los más amplios, ocupan el primer nivel de jerarquía y a ellos se referirán los otros. - Son específicos al problema o la necesidad. - Son nuestros propósitos a largo plazo. - Uno se considera lo más adecuado. - Sirven para encuadrar al resto de objetivos. - Es preferible evaluarlos directamente, a través de objetivos operativos directamente vinculados a los mismos.
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Definición Características
Definición
Características
OBJETIVOS ESPECÍFICOS O INTERMEDIOS Son resultados más concretos que los objetivos generales y se relacionan con los factores de incidencia. - Se definen sobre las hipótesis definidas en relación a las incidencias en el problema o la necesidad. Adicional al objetivo general, se identifican logros más sencillos que pueden resultar en la consecución del objetivo general. - Se vinculan siempre al objetivo general. - Su tiempo se propone a mediano plazo y es base para lograr el objetivo general. Se denominan por eso “objetivos intermedios”. - Corresponden siempre a un área específica.
OBJETIVOS OPERATIVOS Determinan lo que se quiere lograr en relación a los objetivos específicos o intermedios y los objetivos generales. Estos son las metas y representan un último nivel de concreción. Definen qué se espera que los beneficiarios logren como resultado final del proyecto y son vinculados al objetivo general, se relacionan a una determinada área o factor y se vinculan a un objetivo específico o intermedio. - Son específicos al problema o la necesidad. - Son nuestros propósitos a largo plazo. - Uno se considera lo más adecuado. - Sirven para encuadrar al resto de objetivos. - Es preferible evaluarlos directamente, a través de objetivos operativos directamente vinculados a los mismos.
Es importante comprender que muchos de estos aspectos se identifican al definir alternativas de respuesta innovadoras a partir del análisis de los factores de incidencia: características que debieran tener los recursos para adaptarse, cosas que pudieran hacer los o las participantes, sus familias, etc. Es bueno entender que el hecho el lograr objetivos intermedios o específicos no significa que se alcance el objetivo general. Al finalizar el proyecto, habrá que revisar: qué objetivos se han alcanzado, cuáles no y porqué, la definición de la necesidad o el problema y los factores de incidencia, además la introducción de las modificaciones oportunas. Aprendemos e innovamos así, reflexionando a partir de la propia experiencia.
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C. Plan de ejecución Al definir los objetivos, detallamos qué actividades se van a llevar a cabo para su consecución. Por esto el plan de ejecución consistirá en determinar y ordenar temporalmente las actividades que se van a realizar durante la fase de ejecución para la consecución de los objetivos previstos. Es decir, se especificará cómo se va a llevar a cabo el proyecto y cuándo. Las actividades a realizar se relacionan con las respuestas identificadas y seleccionadas en la fase anterior y se deben vincular con los objetivos definidos, sirviendo estas para el cumplimiento de los objetivos. Para comprender mejor el proyecto diseñado, favorece elaborar un cuadro donde se relacionen las actividades y los objetivos. Se entiende por actividades las realizadas por las personas beneficiarias. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD Actividad 1
OBJETIVOS ESPECÍFICOS RELACIONADOS Objetivo específico 1.1
Actividad 2
Objetivo específico 1.2
Actividad 3
Objetivo específico 2.1
Actividad 4
Objetivo específico 2.2
OBJETIVOS GENERALES RELACIONADOS Objetivo general 1
Objetivo general 2
Después de definir las actividades previstas y las tareas de las mismas, lo siguiente es ordenarlas en el tiempo, lo que permite determinar las fases del proyecto. Al ordenar las actividades se pueden plantear dos casos: - Que algunas actividades se ejecuten al mismo tiempo que otras, en simultánea. - Que estas actividades se hagan en forma sucesiva, es decir, que cada actividad se inicie después de finalizar otra. Estas actividades se ordenan una en relación con la anterior y la posterior y se indica cuáles de ellas son simultáneas, ordenándolas de acuerdo a un diagrama o cronograma previo. Estos diagramas se utilizan para organizar y representar gráficamente las relaciones y el tiempo de ejecución.
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Por lo general se utiliza el diagrama de barras o diagrama de Gantt, por su fácil elaboración e interpretación. Es un cuadro de dos ejes de operación: - el eje vertical se presenta las actividades, las tareas previstas y sus responsables. - El eje horizontal presenta el tiempo en días, semanas, meses, trimestres, etc., de ejecución de las actividades, agrupándolas si es del caso en fases.
Fases
Actividades
Tareas
Fase 1
Actividad 1
Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4 Tarea 5 Tarea 6 Tarea 7 Tarea 8
Actividad 2 Fase 2
Actividad 3 Actividad 4
Responsable
Cronograma Mes 1 Mes 2 Mes 3
El diagrama de barras es útil en procesos de ejecución relativamente sencillos, ya que es bastante limitado a la hora de exponer la interdependencia de las actividades. Si se realizan en paralelo varias actividades con relación de dependencia entre unas y otras, se recomienda otro tipo de diagramas como el de PERT.
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FASE DE DISEÑO O ELABORACIÓN DEL PROYECTO (2) GESTIÓN SOCIAL DE PROYECTOS Unidad 02 - Semana 04 D. Planes de recursos y plan económico-financiero. Definidos los anteriores pasos, se precisa y cuantifica económicamente los recursos a emplear para llevarlas a cabo. ¿Qué necesitamos?
Planes de recursos: una vez concretadas las actividades y tareas, se definen los recursos necesarios para desarrollar el proyecto: diseño, ejecución y evaluación.
¿Cuánto nos cuesta? ¿Cómo lo financiamos? Plan económico-financiero: definición en pesos del valor de los recursos e identificación de las posibles fuentes de financiación de los mismos. Los recursos de un proyecto se pueden clasificar de acuerdo a su naturaleza y su vinculación al proyecto. Con relación a la naturaleza de los recursos, tenemos en cuenta: - Recursos materiales: los bienes materiales (instalaciones, medios técnicos…) propios para la ejecución del proyecto; - Recursos humanos: las personas (personal contratado, voluntariado, profesionales independientes...) a participar en las fases del proyecto. En la vinculación de estos recursos con el proyecto, diferenciamos los recursos vinculados directa al proyecto de aquellos que no tienen una aplicación directa y exclusiva en el mismo, porque forman parte de la estructura de la entidad y son soporte para todos los proyectos desarrollados por la misma, por ejemplo: los cargos de istración y gestión, la energía eléctrica, calefacción, teléfono, etcétera Todos los proyectos cuentan además con recursos inmateriales o intangibles que condicionan su marcha: los métodos y técnicas de intervención empleados, los apoyos facilitados por el entorno, etc. Si estos recursos no suponen un costo económico real no se incluyen en el presupuesto final, sin embargo se mencionan en el plan de recursos ya que afectan al desarrollo del proyecto.
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Clasificación de los recursos del proyecto En base a su naturaleza
Por su vinculación al proyecto Directos Indirectos
Recursos humanos Personal contratado Personas voluntarias Profesionales independientes Recursos materiales Bienes de capital Consumibles o material fungible Recursos inmateriales o intangibles Técnicas, metodología, habilidades, destrezas
D.1. Plan de recursos humanos Para la buena marcha del proyecto es fundamental la identificación de los recursos humanos necesarios y la adecuada organización de todas las personas implicadas en su diseño, ejecución y evaluación. Para la elaboración del plan de recursos humanos lo mínimo a considerar es: - La definición de las tareas: propias para el correcto desarrollo de las actividades definidas en el plan de ejecución y para la gestión del proyecto. - La definición de los perfiles idóneos para realizar el proyecto: identificar las competencias y actitudes necesarias, la titulación, formación y experiencia adecuadas para el desarrollo de las tareas previstas. MODELO BÁSICO DE DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO Nombre del puesto Objetivos del puesto Tareas a realizar Saber (competencias del saber) Cualidades (competencias del ser) Formación y experiencia (competencias del hacer)
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- La organización y coordinación interna: actividades de coordinación y comunicación interna, persona o personas responsables de la coordinación del proyecto y de seguimiento y evaluación (calendario de reuniones, definición de otros instrumentos de coordinación). - La coordinación externa: las relaciones necesarias con personas diferentes al equipo de proyecto para la realización de las actividades y la gestión del proyecto. - La estimación del número y coste de las personas necesarias, diferenciando entre personas contratadas, voluntarias y servicios de profesionales independientes. Para definir y determinar los costos generales por la participación de personal, recomendamos acudir a la oficina de personal y de contabilidad para determinar estos costos de acuerdo a lo previsto por la legislación correspondiente, teniendo en cuenta prever las pólizas de amparo de riesgos correspondientes.
D.2. Plan de recursos materiales Es preciso determinar y relacionar el tipo de recursos que vamos a utilizar a lo largo del proyecto, así como sus cantidades y su costo.
Tipo de recursos En esta categoría debemos diferenciar determinar: bienes de carácter duradero y bienes consumibles o material fungible (que se consume con el uso, ej.: gasolina para vehículos). La diferencia la determina la durabilidad de acuerdo al uso o funcionamiento de estos bienes. En el caso del material fungible incluimos aquellos bienes consumidos en un período inferior a un año y bienes de carácter duradero, cuya vida prevista sea superior a un año como: material de oficina (papelería, bolígrafos, carpetas,…), útiles de limpieza, materiales de publicidad (folletos, dípticos, tarjetas de presentación), alimentación, combustible, etcétera.
Como bienes de carácter duradero incluiríamos: - Edificios e instalaciones: espacios físicos para el desarrollo del proyecto, adecuadas para el uso: instalaciones eléctricas, agua, calefacción,… - Mobiliario y equipos informáticos: mesas, sillas, computadores, impresora,… - Maquinaria: proyectores, fotocopiadoras,… - Vehículos necesarios para llevar a cabo el proyecto.
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Costo de los recursos Presupuesto de inversiones Adquisición o construcción de bienes.
Presupuesto de gastos Arriendo de alguno de estos bienes que suponen un gasto mensual, bimensual, con sus costos adicionales como su mantenimiento y reparación, seguros, limpieza, etc. Además, se tiene en cuenta la pérdida de su valor motivada por el deterioro o desgaste por su uso y por el paso del tiempo (obsolescencia), pérdida que ha de ser considera como un costo de depreciación.
D.3. Plan económico-financiero Para elaborar el plan económico-financiero se debe considerar: - El costo de cada recurso previsto teniendo en cuenta: en primer lugar en las inversiones, los costos inherentes a las mismas (costo de amortización, reparación, mantenimiento) y el material fungible; y en segundo lugar, los costos directos e indirectos. - Analizar las diferentes alternativas financieras del proyecto y la estrategia financiera de captación de fondos (previsión de ingresos). - La elaboración del presupuesto. El costo de los recursos vinculados al proyecto será un costo directo del proyecto y se puede calcular en forma clara y objetiva. Si hay recursos de vinculación indirecta con el proyecto este costo debe estimarse a través de un estudio contable estos costos indirectos representan un porcentaje reducido sobre el total de costos del proyecto que generalmente se fijan por debajo del 10%. En la elaboración del presupuesto del proyecto es necesario tener en cuenta: - El presupuesto no es un plan, sino que es la cuantificación de los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades planificadas. - Incluye la estimación de gastos y los ingresos previstos. - Debe incluir la relación adecuada de gastos e ingresos. - finalmente recoger las inversiones a realizar (presupuesto de inversiones).
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Relación de gastos sugerido para tener en cuenta en el presupuesto CONCEPTO Compras de material Fungible (gasto por uso) Trabajos realizados por otras entidades
DEFINICIONES, CARACTERÍSTICAS Material y elementos de oficina: cartuchos de impresora, carpetas, bolígrafos, etcétera. Servicios necesarios para el desarrollo del proyecto: servicio de alojamiento, transporte de s, técnicos especialistas, asistencia médica, etcétera. Servicios exteriores Otros servicios no incluidos en la partida anterior: - Gastos de investigación y desarrollo encargados a otras entidades. - Arrendamientos: de bienes muebles e inmuebles. - Gastos por reparación y conservación de las inversiones realizadas. - Pago de profesionales independientes: honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, etcétera. - Gastos de transporte realizados por terceros. - Primas de seguros: propios para el local, de responsabilidad civil, etcétera. - Servicios bancarios y similares: comisiones bancarias, gastos financieros e intereses por deudas a corto y largo plazo, etcétera. - Publicidad, propaganda y relaciones públicas. - Suministros: electricidad, agua y gas. - Otros servicios como: comunicaciones (telefonía, internet), mensajería, correo, viáticos y desplazamientos de personal no incluido en nómina, etcétera. Impuestos Impuestos propios por la ejecución del proyecto. Gastos de personal Sueldos y salarios, seguridad social a cargo de la entidad, indemnizaciones, gastos de formación, etcétera. Gastos por ayudas Aportes a personas, familias o entidades en cumplimiento del económicas por parte de fin social (becas, subsidios, manutención, cooperación, la entidad premios, atención sanitaria, etcétera). Gastos derivados por De personas voluntarias y otros colaboradores las actividades Colaboración prestadas desarrolladas en la entidad: transporte, viáticos, comida, vestuario. Amortizaciones De las inversiones realizadas para el desarrollo de la actividad.
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Relación de ingresos a considerar en el proyecto: CONCEPTO Ventas propias
Ingresos propios de la entidad.
Ingresos financieros.
DEFINICIONES, CARACTERÍSTICAS - Venta de mercaderías. - Venta de producción propia. - Prestación de servicios. - Cuotas de s: por prestación de servicios sociales por parte de la entidad. - Cuotas de afiliados: ingresos periódicos percibidos de los socios/as de la entidad. - Promociones: por campañas para la captación de recursos, distintos del patrocinio. - Patrocinadores y colaboradores: aportes de patrocinadores y colaboraciones empresariales para la realización de las actividades entidad. - Subvenciones oficiales: concedidos por las istración Pública. - Donaciones y legados: concedidos a favor de la entidad gratuitamente sin ningún tipo de contraprestación directa. - Participaciones en capital: en valores de renta fija.
Sugerencia modelo de presupuesto de inversiones CONCEPTO
COSTO
FINANCIACIÓN Aportación entidad Por financiación
INVERSIONES Terrenos y bienes Construcciones Instalaciones técnicas Maquinaria Herramientas Mobiliario y otras instalaciones Equipos informáticos Transporte Tener en cuenta otros ítems que se puedan presentar TOTAL INVERSIONES
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E. Plan de evaluación La evaluación es una parte de obligante inclusión en el diseño del proyecto. Permite dirigir el seguimiento en la ejecución del proyecto, la recolección de datos para la evaluación final para disponer oportunamente de ellos. El plan de evaluación incluye: - Aspectos a evaluar e indicadores de evaluación. - Cronograma de reuniones para la evaluación. - Equipo evaluador: participantes, tareas a realizar y tiempo dedicado. - Fuentes de información para obtener datos de indicadores definidos: procedimientos, técnicas de recolección y obtención de datos. - Cálculo del costo económico del plan de evaluación en la ejecución del proyecto. Definición de los aspectos a evaluar y sus indicadores. - Resultados: niveles de eficacia o efectividad en la realización del proyecto, de las actividades realizadas, el impacto esperado del proyecto y la satisfacción de beneficiarios. - Gestión del proyecto: los aspectos del proceso que parezcan relevantes, la eficiencia en el uso de los recursos, etc.
Indicadores de resultados - Indicadores de logros: evalúa los cambios que se espera lograr al final del proyecto, y posteriores a su finalización, relacionados con el objetivo general o con los objetivos específicos. - Indicadores de actividad: evalúa la ejecución de las actividades. - Indicadores de impacto: evalúa los cambios esperados y deseados, como consecuencia del proyecto, pero que no tienen relación con su propósito u objetivos. Es importante incluir los indicadores para conocer el grado de satisfacción de beneficiarios y destinatarios que no hayan participado efectivamente en el proyecto y de los interesados en general. Indicadores de gestión (procesos, recursos) - Indicadores de procesos: para evaluar ajuste y adecuación de procesos de gestión (plazos, realización de tareas, según lo previsto,…) - Indicadores de recursos: para evaluar ajuste de los recursos a lo previsto y su uso adecuado. Finalmente la evaluación del proyecto debe tener en cuenta: - Comprobar grado de consecución del objetivo general y de los objetivos intermedios, en relación a la consecución de las metas (objetivos operativos).
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- Determinar las actividades realizadas, su grado de ajuste a lo previsto en la programación y su contribución al logro de los objetivos, identificando posibles mejoras. - Determinar los recursos efectivamente utilizados y con qué intensidad, valorando su uso (eficiencia…). - Valorar los procesos de gestión y las mejoras a partir de la experiencia. - Conocer la valoración de beneficiarios últimos y de partes interesadas.
Características principales de los indicadores Estos deben ser: - Accesibles: de obtención fácil y económicos. - Sensibles: que permitan registrar cambios presentados con el propósito del proyecto. - Verificables: comprobar los cambios y además cuantificables. - Precisos: sin ambigüedad, medibles y fácil de ser interpretados por cualquiera.
Indicadores de logros Muy importantes para la medición objetiva de los resultados obtenidos. Al formularlos es necesario tener en cuenta que estos indicadores son los mismos al definir la situación de partida (análisis de la realidad), los objetivos operativos (en la programación) y la situación final (en la evaluación).
Elección del método de evaluación y la técnica de recogida de información. Existen diferentes métodos de evaluación (cualitativa, cuantitativa, mixta) con diferentes técnicas de evaluación utilizables en función de los objetivos, la información definida y su uso. Para la elección del método y técnica debemos considerar: · Propósito de la evaluación. · Información que se necesita, con sus indicadores. · Destinatarios de la información y quién los va a usar. · Uso de la información. · Disponibilidad de la información. · Momento de proceso de ejecución del proyecto evaluado. · Tiempos y recursos disponibles para la evaluación: económicos, humanos, otros.
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Respecto a las técnicas de recogida de información, algunas de las más comunes son: CUESTIONARIOS DE EVALUACIÓN
ENTREVISTAS
AUDITORÍA O EVALUACIÓN EXTERNA
El cuestionario es un método sencillo recopilar información útil y eficaz en tiempo breve, con preguntas abiertas, cerradas, o de ambos tipos. Para evitar diferencia de respuestas e interpretaciones, se usan cuestionarios cerrados con diferentes alternativas de respuesta. La evaluación de satisfacción de cuestionarios, al concluir el proyecto o una vez finalizada cada actividad, debe ser práctica habitual. La evaluación va dirigida a beneficiarias o sus familiares si es necesario. Incluye sostener una conversación, profesional, que busca información de un tema determinado sobre el desarrollo del proyecto o de una actividad específica. Así podemos corroborar información ya recogida por otros medios (ej.: mediante cuestionarios), o profundizar en la misma. Además las entrevistas pueden tener diversos grados de estructuración, si se plantean preguntas cerradas, semi estructurad. Pueden ser, además, individuales o grupales. Aquí se necesita la supervisión y valoración de personas expertas en diferentes aspectos, pero ajenas a la entidad que desarrolla el proyecto. Esta puede ser parcial, sobre una determinada fase o aspecto, o realizarse una vez concluido el proyecto y contemplar todos los aspectos susceptibles de ser evaluados. De este modo se garantiza la veracidad de la información contable aportada por la entidad.
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F. Como se elabora el informe del proyecto Este informe del proyecto, podría contener los siguientes datos: Presentación de la entidad: Los diferentes aspectos a referir y señalando siempre la coherencia entre el proyecto y la identidad y trayectoria de la entidad.
Presentación del proyecto: Descripción breve realizada en un formato de ficha técnica.
Fundamentación, justificación, diagnóstico
Personas beneficiarias
Formulación de objetivos Actividades y modelo de intervención Plan de trabajo o ejecución y
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- Origen, trayectoria de la entidad y relación con el proyecto. - Fines, objetivos, líneas de acción y recursos disponibles relacionados con el proyecto. - Organización interna: organigrama, número de socias, voluntarias, remuneradas. - Relaciones con otras entidades, de interés para el proyecto: colaboraciones, participación en federaciones, redes. - Responsabilidad social: enfoque de género, integración de personas con discapacidad, enfoque medioambiental. - Título: fácil de recordar y que exprese el contenido del proyecto. - Ámbito de actuación: social, sanitario, educativo, cultural, socio sanitario, socioeducativo. - Ámbito geográfico: donde se va a operar, concretando también el lugar de realización. - Población beneficiaria: definición y número estimado. - Descripción de los objetivos: general y específicos, actividades, tipo y equipo del proyecto (personas remuneradas, voluntarias… y perfiles). Cuadro relacional: actividades por objetivos. - Identificación del problema o necesidad y formulación de hipótesis respecto a los factores que pueden incidir en la resolución del problema. - Antecedentes: historia del problema a resolver, acciones anteriores realizadas, proyectos similares y sus resultados. - delimitación del contexto: partes interesadas, recursos determinados y posibilidades de colaboración. - Caracterización y cuantificación de beneficiarias: quiénes son, su número por sexo, situación socio-económica, laboral, familiar y más datos para conocer más sobre beneficiarias. - Caracterización de beneficiarios indirectos, población excluida y razones de exclusión. - Definición de objetivos: generales, intermedios y operativos, estableciendo la relación existente de acuerdo a su jerarquía. - Definición de actividades su metodología. - Definición de principios y valores que sustentan la intervención: integralidad, participación, trabajo en red, otros. - Definición del conjunto de acciones y actividades a realizar en la ejecución del proyecto, para la lograr los objetivos y su cronograma.
cronograma Plan de recursos Humanos
Inversiones y recursos materiales Plan económico-financiero
Plan de evaluación Viabilidad y riesgos Plan de comunicación Sostenibilidad
Anexos
- Cada actividad ha de servir al cumplimiento de los objetivos, y se deben relacionar con su logro. -Información sobre los puestos necesarios, su número y sus principales relaciones (organigrama del proyecto) - Descripción de los puestos de trabajo: nombre, tareas, formación, titulación y experiencia requerida. - Política de personal: contratación directa, o subcontratación de servicios. - Descripción de recursos materiales propios para las actividades, infraestructuras, inversiones a realizar, etc. -Cálculo de los recursos diferenciando inversiones, o costos inherentes (pagos, reparación, mantenimiento) y material fungible y los costos directos e indirectos. - Identificar fuentes de financiación y co financiación. - Elaboración del presupuesto. Momentos destinados a evaluación y seguimiento, equipo, aspectos a evaluar, fuentes de información. - Análisis de factores que facilitan o dificultan la ejecución del proyecto y previsión de correcciones. - Determinar estrategias de comunicación y difusión del proyecto a los interesados. - Alternativas para continuar el proyecto, si la necesidad es permanente o si mantiene el problema. - Definir medidas mantener los cambios presentados, una vez finalice el proyecto. - Inclusión de toda la información que consideremos de interés: currículos de las personas que participarán, presupuestos solicitados, publicidad prevista, memoria de actividades anteriores, memoria económica, subvenciones recibidas, etc.
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G. Evaluación del diseño, viabilidad y sostenibilidad del proyecto La evaluación previa a la ejecución del proyecto es importante para verificar su coherencia, valorar la viabilidad del proyecto y la sostenibilidad de los cambios que se pretenden impulsar, una vez finalizado el proyecto. Esta evaluación es interna y externa, incluyendo a las partes interesadas, ayuda a mejorar el proyecto, contar con capacidades internas y apoyos externos. Hay dos aspectos clave a abordar en esta evaluación previa a la puesta en marcha: · Evaluación del diseño del proyecto. · Evaluación de la viabilidad y sostenibilidad del proyecto.
G.1. Evaluación del diseño En esta evaluación del proyecto debemos considerar: - Si se ajusta a las diferentes especificaciones referidas en el informe del proyecto. -Si el proyecto tiene coherencia interna y se presenta en forma clara y ordenada y proporciona toda la información relevante. - Si incluye un enfoque de género: sin un lenguaje sexista, diferenciación de datos por sexo, etc.
G.2. Viabilidad y sostenibilidad del proyecto. Es necesario diferenciar estos términos:
Viabilidad: posibilidades de alcanzar los objetivos en el periodo previsto ya que favorecen las circunstancias para cumplir sus objetivos en el periodo previsto. Un proyecto puede ser viable, más no necesariamente sostenible.
Sostenibilidad: posibilidades de que los beneficios se mantengan o se incrementen después de su finalización.
Viabilidad del proyecto Para su viabilidad es necesario identificar los factores que dificultan o facilitan su ejecución. Esto nos ayuda a tomar la decisión definitiva respecto a su ejecución.
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En el estudio de viabilidad se tendrán en cuentan principalmente las siguientes variables: Análisis de viabilidad del proyecto Viabilidad legal - El análisis de la viabilidad legal tiene por objeto comprobar la inexistencia de restricciones legales para llevar a cabo el proyecto. - Este análisis tendrá que dar respuesta a las siguientes cuestiones: ¿Se conoce la normativa que afecta al proyecto a desarrollar? ¿Existen condiciones y/o impedimentos legales para llevarlo a cabo? Viabilidad - Análisis de la capacidad con la que debe contar la entidad para poner en organizativa marcha, ejecutar y istrar el proyecto: experiencia, capacidad de gestión y disponibilidad de recursos (estructura, personal, etcétera). Viabilidad técnica -Evalúa la identificación de los factores que inciden en la necesidad o problema, su coherencia con este análisis y su identificación con las actividades para su realización.- se relaciona con la idoneidad de las personas que realizan las actividades y los recursos para llevarlo a cabo. Viabilidad -Permite conocer si los recursos son los adecuados para su realización. económico-Da respuesta a: ¿Se ajusta el presupuesto al proyecto? ¿Cuenta con financiera financiación externa? ¿Se han solicitado más presupuestos? ¿El costo por es el adecuado? Viabilidad -En lo institucional determina si el proyecto se ajusta a la istración institucional pública y cuál es su actitud frente al proyecto. -Da respuesta a: ¿Se conocen las prioridades de promoción que afectan a la provisión de responsabilidades públicas? ¿Se ha verificado con la istración pública si tiene que ver con su interés? Viabilidad -Analiza la disposición de uso de las nuevas tecnologías y si es apropiada tecnológica de acuerdo al entorno, los recursos y los beneficiarios. Viabilidad - Determina si el proyecto es compatible con la identidad social, cultural, sociocultural religiosa y política de la población beneficiaria. - Si somos capaces de prever posibles resistencias en el entorno, de implicar a las partes interesadas en el proyecto en su diseño, ejecución y evaluación para lograr mayores garantías de éxito. Viabilidad desde - Dar respuesta a: ¿Se ha previsto el impacto del proyecto en la vida de las la perspectiva de mujeres? ¿De qué manera puede contribuir a mejorarlas? género Viabilidad medio - Dará respuesta a lo siguiente: ¿Se ha previsto el impacto medioambiental ambiental del proyecto? ¿Se han tomado medidas para reducirlo o evitarlo?
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Sostenibilidad del proyecto El proyecto puede concluir: - Sin que se plantee alguna intervención posterior: se ha dado respuesta al problema o necesidad puntual y se finaliza, o - Puede mantenerse si el problema no se ha resuelto, o - Puede convertirse en una intervención de más estable como un servicio o un programa para responder a una necesidad permanente. Si se trata de un proyecto piloto que se considera permanente o estable, viene bien un análisis de sostenibilidad del futuro servicio o programa y se procura generar las condiciones necesarias para su sostenibilidad. Si se ha sucedido un cambio y es el cambio más no el proyecto que debe ser sostenible. Es importante tener en cuenta que los aspectos a considerar en la sostenibilidad del proyecto son, los mismos que en el análisis de viabilidad.
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PROYECTOS Tema de la Cartilla
A. Índice Contenido A. Índice ............................................................................................................................ 2 B. Objetivos generales del módulo ................................................................................... 2 C. Objetivos de aprendizaje – Unidad 01 – Semana 01 y 02 ............................................ 2 D. Componente motivacional ............................................ ¡Error! Marcador no definido. FASE DE DISEÑO O ELABORACIÓN DEL............................................................................. 3 PROYECTO (1) ................................................................................................................... 3 GESTIÓN SOCIAL DE PROYECTOS ...................................................................................... 3 4.2. FASE DE DISEÑO O ELABORACIÓN DEL PROYECTO ................................................... 3 A. Definición de la población beneficiaria del proyecto .................................................... 4 B. Formulación de los objetivos ......................................................................................... 6 C. Plan de ejecución ........................................................................................................... 9 FASE DE DISEÑO O ELABORACIÓN DEL........................................................................... 11 PROYECTO (2) ................................................................................................................. 11 GESTIÓN SOCIAL DE PROYECTOS .................................................................................... 11 D. Planes de recursos y plan económico-financiero. ....................................................... 11 D.1. Plan de recursos humanos ........................................................................................ 12 D.2. Plan de recursos materiales ...................................................................................... 13 D.3. Plan económico-financiero ....................................................................................... 14 E. Plan de evaluación ........................................................................................................ 17 F. Como se elabora el informe del proyecto .................................................................... 20 G. Evaluación del diseño, viabilidad y sostenibilidad del proyecto ................................. 22
B. Objetivos generales del módulo 1. Definir los proyectos sociales dentro de los contextos de gestión social participativa. 2. Estructurar un proyecto con todo lo necesario desde las etapas de ideación hasta la de finalización. 3. Reconocer las diferentes partes que contiene la estructura de un proyecto.
C. Objetivos de aprendizaje – Unidad 02 – Semana 03 y 04 - Que el estudiante defina la población destinataria de un proyecto social. - Definir de manera clara el objetivo específico y general del proyecto social. - Que el estudiante defina de manera clara que es y cuando se lleva a cabo un plan de ejecución. - Que el estudiante pueda definir los costos y sostenibilidad de un plan de recursos para un proyecto socia
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FASE DE DISEÑO O ELABORACIÓN DEL PROYECTO (1) GESTIÓN SOCIAL DE PROYECTOS Unidad 02 - Semana 03 4.2. FASE DE DISEÑO O ELABORACIÓN DEL PROYECTO Recordemos las fases del proyecto, dentro de la cual abordamos la fase2:
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En esta fase que es la de mayor ejecución se deben tener en cuenta los siguientes elementos: -
A. Definición de la población destinataria B. Formulación de objetivos C. Plan de ejecución D. Plan de recursos E. Plan de evaluación F. Informe del proyecto G. Evaluación del diseño H. Viabilidad y sostenibilidad del proyecto
A. Definición de la población beneficiaria del proyecto Como ya hemos definido la idea y la intención es clara de resolución o beneficio para una población determinada, ahora tenemos que enunciar en forma precisa definiendo: quiénes son las y los beneficiarios del proyecto (número, características, etc.). Dadas las características de multifuncionalidad y de destinatarios específicos a atender, que presentan los problemas y/o necesidades sociales se precisa definir con claridad la población beneficiaria directa y la población beneficiaria indirecta. Comprendiendo que la población beneficiaria incluye a todas aquellas personas, entidades… en las que se centre algún objetivo y sobre las que se quiera incidir para lograr un cambio que mejore la situación de partida: Población beneficiaria directa
Es la población cuya situación se pretende mejorar como consecuencia de la intervención, cuantificando los directos y los posibles beneficiarios potenciales (listados, socios, censos.) Población beneficiaria Esla población que, participando o no en la intervención, recibe indirecta. efectos positivos de la intervención (las familias, la comunidad en general). Población no incluida Población que no se incluye en el proyecto. Población perjudicada Población que puede salir perjudicada en la intervención. Sin embargo, es importante analizar: quién puede quedar y porqué y más si forma parte de las o los beneficiarios potenciales del mismo; y en el caso de posibles perjuicios para un adecuado desarrollo del proyecto, se necesita prever actuaciones para prevenir o abordar estas situaciones.
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Algunos aspectos a tener en cuenta en la caracterización de la población destinataria directa, son los siguientes: Variables
Población beneficiaria directa Hombres Mujeres
Número de personas Edad Condición física y sicológica Condición familiar, redes de apoyo indirectas Condición socio-económica: ingresos, renta, vivienda, etc. Condición laboral y nivel de formación Intereses y prioridades con relación al proyecto Necesidades con relación al proyecto Participación social: aceptación o rechazo Tener en cuenta otros aspectos que se puedan presentar de acuerdo al proyecto y a la necesidad. Y con relación a las otras poblaciones es necesario tener en cuenta Población indirecta
Población no incluida
Precisar: el número de personas, familias, recursos… de los que antes anotamos y además aspectos como su relación con la población beneficiaria directa y el beneficio a recibir en la intervención. Determinar: número, edad, sexo y porqué se excluyen. De la población perjudicada: precisar los perjuicios que podrían percibir, posible reacción, efecto de la misma en el proyecto y previsiones a tener en cuenta para contrarrestar.
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Criterios de selección de la población beneficiaria Estos criterios dependen de que la intervención a realizar sea limitada. Es opcional que los resultados a obtenerse posteriormente se puedan generalizar o incluir a otras personas, con proyectos posteriores o con otros servicios que puedan definirse. Veamos algunas preguntas que pueden servir como criterio para delimitar la población beneficiaria directa de un proyecto: - ¿Qué persona o población se encuentra en una situación de mayor gravedad o necesidad? - ¿Qué población puede aprovechar en mayor medida los beneficios que aporta la intervención? - ¿Con qué población es posible alcanzar más fácilmente resultados? - ¿El proyecto responde a una necesidad sentida o expresada por la población? O, de otro modo, ¿qué personas estarían más dispuestas a participar activamente porque sienten la necesidad? Al tomar decisiones en base a estos criterios, tener en cuenta que generar las condiciones más positivas para el desarrollo del proyecto puede contribuir a su éxito, pero quizás no a su generalización posterior.
B. Formulación de los objetivos Una vez definidos los beneficiarios, determinamos los resultados esperados: objetivos del proyecto, relación con necesidades detectadas y sus diferentes beneficiarios.
¿Qué es un objetivo? Definición general: “los resultados esperados o los propósitos que se desea alcanzar en un periodo determinado a través de la realización de determinadas acciones” Demasiado importante es que los objetivos estén claramente formulados. Ya que su buena formulación permite: - la comprensión del proyecto - denota un trabajo bien hecho - expresa claridad en los propósitos y - posibilita la elaboración del resto del proyecto. Los objetivos definidos se articulan con las actividades, las tareas a realizar y los recursos a movilizar. Para esto tendremos en cuenta ciertas reglas en su formulación:
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- Establecer objetivos claros, formulados con claridad y precisión. - Dirigidos a los beneficiarios elegidos y determinar los resultados esperados. - Definidos solo con un verbo en infinitivo y un contenido. Si se presentan dos objetivos se formulan por separado. Ejemplo: “Participar en actividades agrícolas determinadas” Es importante destacar que los objetivos aun siendo bien formulados, pueden quedarse en simples enunciados, propósitos, si no son operativos. Esto se comprende cuando se establece de forma precisa cuánto se quiere alcanzar de los objetivos, en qué tiempo y en qué lugar y en un espacio-tiempo determinado lo que determina que son objetivos operativos o metas. En su definición se tiene en cuenta además establecer las jerarquías de los objetivos que deben diferenciar tres niveles interrelacionados: el objetivo general, los objetivos intermedios o específicos y los objetivos operativos o metas.
JERARQUIA DE OBJETIVOS
Definición
Características
OBJETIVOS GENERALES Es el propósito central, lo que queremos conseguir como resultado final o último. Por lo general se formula y es conveniente es conveniente que no haya más de uno. Los objetivos generales son los más amplios, ocupan el primer nivel de jerarquía y a ellos se referirán los otros. - Son específicos al problema o la necesidad. - Son nuestros propósitos a largo plazo. - Uno se considera lo más adecuado. - Sirven para encuadrar al resto de objetivos. - Es preferible evaluarlos directamente, a través de objetivos operativos directamente vinculados a los mismos.
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Definición Características
Definición
Características
OBJETIVOS ESPECÍFICOS O INTERMEDIOS Son resultados más concretos que los objetivos generales y se relacionan con los factores de incidencia. - Se definen sobre las hipótesis definidas en relación a las incidencias en el problema o la necesidad. Adicional al objetivo general, se identifican logros más sencillos que pueden resultar en la consecución del objetivo general. - Se vinculan siempre al objetivo general. - Su tiempo se propone a mediano plazo y es base para lograr el objetivo general. Se denominan por eso “objetivos intermedios”. - Corresponden siempre a un área específica.
OBJETIVOS OPERATIVOS Determinan lo que se quiere lograr en relación a los objetivos específicos o intermedios y los objetivos generales. Estos son las metas y representan un último nivel de concreción. Definen qué se espera que los beneficiarios logren como resultado final del proyecto y son vinculados al objetivo general, se relacionan a una determinada área o factor y se vinculan a un objetivo específico o intermedio. - Son específicos al problema o la necesidad. - Son nuestros propósitos a largo plazo. - Uno se considera lo más adecuado. - Sirven para encuadrar al resto de objetivos. - Es preferible evaluarlos directamente, a través de objetivos operativos directamente vinculados a los mismos.
Es importante comprender que muchos de estos aspectos se identifican al definir alternativas de respuesta innovadoras a partir del análisis de los factores de incidencia: características que debieran tener los recursos para adaptarse, cosas que pudieran hacer los o las participantes, sus familias, etc. Es bueno entender que el hecho el lograr objetivos intermedios o específicos no significa que se alcance el objetivo general. Al finalizar el proyecto, habrá que revisar: qué objetivos se han alcanzado, cuáles no y porqué, la definición de la necesidad o el problema y los factores de incidencia, además la introducción de las modificaciones oportunas. Aprendemos e innovamos así, reflexionando a partir de la propia experiencia.
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C. Plan de ejecución Al definir los objetivos, detallamos qué actividades se van a llevar a cabo para su consecución. Por esto el plan de ejecución consistirá en determinar y ordenar temporalmente las actividades que se van a realizar durante la fase de ejecución para la consecución de los objetivos previstos. Es decir, se especificará cómo se va a llevar a cabo el proyecto y cuándo. Las actividades a realizar se relacionan con las respuestas identificadas y seleccionadas en la fase anterior y se deben vincular con los objetivos definidos, sirviendo estas para el cumplimiento de los objetivos. Para comprender mejor el proyecto diseñado, favorece elaborar un cuadro donde se relacionen las actividades y los objetivos. Se entiende por actividades las realizadas por las personas beneficiarias. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD Actividad 1
OBJETIVOS ESPECÍFICOS RELACIONADOS Objetivo específico 1.1
Actividad 2
Objetivo específico 1.2
Actividad 3
Objetivo específico 2.1
Actividad 4
Objetivo específico 2.2
OBJETIVOS GENERALES RELACIONADOS Objetivo general 1
Objetivo general 2
Después de definir las actividades previstas y las tareas de las mismas, lo siguiente es ordenarlas en el tiempo, lo que permite determinar las fases del proyecto. Al ordenar las actividades se pueden plantear dos casos: - Que algunas actividades se ejecuten al mismo tiempo que otras, en simultánea. - Que estas actividades se hagan en forma sucesiva, es decir, que cada actividad se inicie después de finalizar otra. Estas actividades se ordenan una en relación con la anterior y la posterior y se indica cuáles de ellas son simultáneas, ordenándolas de acuerdo a un diagrama o cronograma previo. Estos diagramas se utilizan para organizar y representar gráficamente las relaciones y el tiempo de ejecución.
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Por lo general se utiliza el diagrama de barras o diagrama de Gantt, por su fácil elaboración e interpretación. Es un cuadro de dos ejes de operación: - el eje vertical se presenta las actividades, las tareas previstas y sus responsables. - El eje horizontal presenta el tiempo en días, semanas, meses, trimestres, etc., de ejecución de las actividades, agrupándolas si es del caso en fases.
Fases
Actividades
Tareas
Fase 1
Actividad 1
Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4 Tarea 5 Tarea 6 Tarea 7 Tarea 8
Actividad 2 Fase 2
Actividad 3 Actividad 4
Responsable
Cronograma Mes 1 Mes 2 Mes 3
El diagrama de barras es útil en procesos de ejecución relativamente sencillos, ya que es bastante limitado a la hora de exponer la interdependencia de las actividades. Si se realizan en paralelo varias actividades con relación de dependencia entre unas y otras, se recomienda otro tipo de diagramas como el de PERT.
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FASE DE DISEÑO O ELABORACIÓN DEL PROYECTO (2) GESTIÓN SOCIAL DE PROYECTOS Unidad 02 - Semana 04 D. Planes de recursos y plan económico-financiero. Definidos los anteriores pasos, se precisa y cuantifica económicamente los recursos a emplear para llevarlas a cabo. ¿Qué necesitamos?
Planes de recursos: una vez concretadas las actividades y tareas, se definen los recursos necesarios para desarrollar el proyecto: diseño, ejecución y evaluación.
¿Cuánto nos cuesta? ¿Cómo lo financiamos? Plan económico-financiero: definición en pesos del valor de los recursos e identificación de las posibles fuentes de financiación de los mismos. Los recursos de un proyecto se pueden clasificar de acuerdo a su naturaleza y su vinculación al proyecto. Con relación a la naturaleza de los recursos, tenemos en cuenta: - Recursos materiales: los bienes materiales (instalaciones, medios técnicos…) propios para la ejecución del proyecto; - Recursos humanos: las personas (personal contratado, voluntariado, profesionales independientes...) a participar en las fases del proyecto. En la vinculación de estos recursos con el proyecto, diferenciamos los recursos vinculados directa al proyecto de aquellos que no tienen una aplicación directa y exclusiva en el mismo, porque forman parte de la estructura de la entidad y son soporte para todos los proyectos desarrollados por la misma, por ejemplo: los cargos de istración y gestión, la energía eléctrica, calefacción, teléfono, etcétera Todos los proyectos cuentan además con recursos inmateriales o intangibles que condicionan su marcha: los métodos y técnicas de intervención empleados, los apoyos facilitados por el entorno, etc. Si estos recursos no suponen un costo económico real no se incluyen en el presupuesto final, sin embargo se mencionan en el plan de recursos ya que afectan al desarrollo del proyecto.
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Clasificación de los recursos del proyecto En base a su naturaleza
Por su vinculación al proyecto Directos Indirectos
Recursos humanos Personal contratado Personas voluntarias Profesionales independientes Recursos materiales Bienes de capital Consumibles o material fungible Recursos inmateriales o intangibles Técnicas, metodología, habilidades, destrezas
D.1. Plan de recursos humanos Para la buena marcha del proyecto es fundamental la identificación de los recursos humanos necesarios y la adecuada organización de todas las personas implicadas en su diseño, ejecución y evaluación. Para la elaboración del plan de recursos humanos lo mínimo a considerar es: - La definición de las tareas: propias para el correcto desarrollo de las actividades definidas en el plan de ejecución y para la gestión del proyecto. - La definición de los perfiles idóneos para realizar el proyecto: identificar las competencias y actitudes necesarias, la titulación, formación y experiencia adecuadas para el desarrollo de las tareas previstas. MODELO BÁSICO DE DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO Nombre del puesto Objetivos del puesto Tareas a realizar Saber (competencias del saber) Cualidades (competencias del ser) Formación y experiencia (competencias del hacer)
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- La organización y coordinación interna: actividades de coordinación y comunicación interna, persona o personas responsables de la coordinación del proyecto y de seguimiento y evaluación (calendario de reuniones, definición de otros instrumentos de coordinación). - La coordinación externa: las relaciones necesarias con personas diferentes al equipo de proyecto para la realización de las actividades y la gestión del proyecto. - La estimación del número y coste de las personas necesarias, diferenciando entre personas contratadas, voluntarias y servicios de profesionales independientes. Para definir y determinar los costos generales por la participación de personal, recomendamos acudir a la oficina de personal y de contabilidad para determinar estos costos de acuerdo a lo previsto por la legislación correspondiente, teniendo en cuenta prever las pólizas de amparo de riesgos correspondientes.
D.2. Plan de recursos materiales Es preciso determinar y relacionar el tipo de recursos que vamos a utilizar a lo largo del proyecto, así como sus cantidades y su costo.
Tipo de recursos En esta categoría debemos diferenciar determinar: bienes de carácter duradero y bienes consumibles o material fungible (que se consume con el uso, ej.: gasolina para vehículos). La diferencia la determina la durabilidad de acuerdo al uso o funcionamiento de estos bienes. En el caso del material fungible incluimos aquellos bienes consumidos en un período inferior a un año y bienes de carácter duradero, cuya vida prevista sea superior a un año como: material de oficina (papelería, bolígrafos, carpetas,…), útiles de limpieza, materiales de publicidad (folletos, dípticos, tarjetas de presentación), alimentación, combustible, etcétera.
Como bienes de carácter duradero incluiríamos: - Edificios e instalaciones: espacios físicos para el desarrollo del proyecto, adecuadas para el uso: instalaciones eléctricas, agua, calefacción,… - Mobiliario y equipos informáticos: mesas, sillas, computadores, impresora,… - Maquinaria: proyectores, fotocopiadoras,… - Vehículos necesarios para llevar a cabo el proyecto.
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Costo de los recursos Presupuesto de inversiones Adquisición o construcción de bienes.
Presupuesto de gastos Arriendo de alguno de estos bienes que suponen un gasto mensual, bimensual, con sus costos adicionales como su mantenimiento y reparación, seguros, limpieza, etc. Además, se tiene en cuenta la pérdida de su valor motivada por el deterioro o desgaste por su uso y por el paso del tiempo (obsolescencia), pérdida que ha de ser considera como un costo de depreciación.
D.3. Plan económico-financiero Para elaborar el plan económico-financiero se debe considerar: - El costo de cada recurso previsto teniendo en cuenta: en primer lugar en las inversiones, los costos inherentes a las mismas (costo de amortización, reparación, mantenimiento) y el material fungible; y en segundo lugar, los costos directos e indirectos. - Analizar las diferentes alternativas financieras del proyecto y la estrategia financiera de captación de fondos (previsión de ingresos). - La elaboración del presupuesto. El costo de los recursos vinculados al proyecto será un costo directo del proyecto y se puede calcular en forma clara y objetiva. Si hay recursos de vinculación indirecta con el proyecto este costo debe estimarse a través de un estudio contable estos costos indirectos representan un porcentaje reducido sobre el total de costos del proyecto que generalmente se fijan por debajo del 10%. En la elaboración del presupuesto del proyecto es necesario tener en cuenta: - El presupuesto no es un plan, sino que es la cuantificación de los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades planificadas. - Incluye la estimación de gastos y los ingresos previstos. - Debe incluir la relación adecuada de gastos e ingresos. - finalmente recoger las inversiones a realizar (presupuesto de inversiones).
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Relación de gastos sugerido para tener en cuenta en el presupuesto CONCEPTO Compras de material Fungible (gasto por uso) Trabajos realizados por otras entidades
DEFINICIONES, CARACTERÍSTICAS Material y elementos de oficina: cartuchos de impresora, carpetas, bolígrafos, etcétera. Servicios necesarios para el desarrollo del proyecto: servicio de alojamiento, transporte de s, técnicos especialistas, asistencia médica, etcétera. Servicios exteriores Otros servicios no incluidos en la partida anterior: - Gastos de investigación y desarrollo encargados a otras entidades. - Arrendamientos: de bienes muebles e inmuebles. - Gastos por reparación y conservación de las inversiones realizadas. - Pago de profesionales independientes: honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, etcétera. - Gastos de transporte realizados por terceros. - Primas de seguros: propios para el local, de responsabilidad civil, etcétera. - Servicios bancarios y similares: comisiones bancarias, gastos financieros e intereses por deudas a corto y largo plazo, etcétera. - Publicidad, propaganda y relaciones públicas. - Suministros: electricidad, agua y gas. - Otros servicios como: comunicaciones (telefonía, internet), mensajería, correo, viáticos y desplazamientos de personal no incluido en nómina, etcétera. Impuestos Impuestos propios por la ejecución del proyecto. Gastos de personal Sueldos y salarios, seguridad social a cargo de la entidad, indemnizaciones, gastos de formación, etcétera. Gastos por ayudas Aportes a personas, familias o entidades en cumplimiento del económicas por parte de fin social (becas, subsidios, manutención, cooperación, la entidad premios, atención sanitaria, etcétera). Gastos derivados por De personas voluntarias y otros colaboradores las actividades Colaboración prestadas desarrolladas en la entidad: transporte, viáticos, comida, vestuario. Amortizaciones De las inversiones realizadas para el desarrollo de la actividad.
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Relación de ingresos a considerar en el proyecto: CONCEPTO Ventas propias
Ingresos propios de la entidad.
Ingresos financieros.
DEFINICIONES, CARACTERÍSTICAS - Venta de mercaderías. - Venta de producción propia. - Prestación de servicios. - Cuotas de s: por prestación de servicios sociales por parte de la entidad. - Cuotas de afiliados: ingresos periódicos percibidos de los socios/as de la entidad. - Promociones: por campañas para la captación de recursos, distintos del patrocinio. - Patrocinadores y colaboradores: aportes de patrocinadores y colaboraciones empresariales para la realización de las actividades entidad. - Subvenciones oficiales: concedidos por las istración Pública. - Donaciones y legados: concedidos a favor de la entidad gratuitamente sin ningún tipo de contraprestación directa. - Participaciones en capital: en valores de renta fija.
Sugerencia modelo de presupuesto de inversiones CONCEPTO
COSTO
FINANCIACIÓN Aportación entidad Por financiación
INVERSIONES Terrenos y bienes Construcciones Instalaciones técnicas Maquinaria Herramientas Mobiliario y otras instalaciones Equipos informáticos Transporte Tener en cuenta otros ítems que se puedan presentar TOTAL INVERSIONES
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E. Plan de evaluación La evaluación es una parte de obligante inclusión en el diseño del proyecto. Permite dirigir el seguimiento en la ejecución del proyecto, la recolección de datos para la evaluación final para disponer oportunamente de ellos. El plan de evaluación incluye: - Aspectos a evaluar e indicadores de evaluación. - Cronograma de reuniones para la evaluación. - Equipo evaluador: participantes, tareas a realizar y tiempo dedicado. - Fuentes de información para obtener datos de indicadores definidos: procedimientos, técnicas de recolección y obtención de datos. - Cálculo del costo económico del plan de evaluación en la ejecución del proyecto. Definición de los aspectos a evaluar y sus indicadores. - Resultados: niveles de eficacia o efectividad en la realización del proyecto, de las actividades realizadas, el impacto esperado del proyecto y la satisfacción de beneficiarios. - Gestión del proyecto: los aspectos del proceso que parezcan relevantes, la eficiencia en el uso de los recursos, etc.
Indicadores de resultados - Indicadores de logros: evalúa los cambios que se espera lograr al final del proyecto, y posteriores a su finalización, relacionados con el objetivo general o con los objetivos específicos. - Indicadores de actividad: evalúa la ejecución de las actividades. - Indicadores de impacto: evalúa los cambios esperados y deseados, como consecuencia del proyecto, pero que no tienen relación con su propósito u objetivos. Es importante incluir los indicadores para conocer el grado de satisfacción de beneficiarios y destinatarios que no hayan participado efectivamente en el proyecto y de los interesados en general. Indicadores de gestión (procesos, recursos) - Indicadores de procesos: para evaluar ajuste y adecuación de procesos de gestión (plazos, realización de tareas, según lo previsto,…) - Indicadores de recursos: para evaluar ajuste de los recursos a lo previsto y su uso adecuado. Finalmente la evaluación del proyecto debe tener en cuenta: - Comprobar grado de consecución del objetivo general y de los objetivos intermedios, en relación a la consecución de las metas (objetivos operativos).
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- Determinar las actividades realizadas, su grado de ajuste a lo previsto en la programación y su contribución al logro de los objetivos, identificando posibles mejoras. - Determinar los recursos efectivamente utilizados y con qué intensidad, valorando su uso (eficiencia…). - Valorar los procesos de gestión y las mejoras a partir de la experiencia. - Conocer la valoración de beneficiarios últimos y de partes interesadas.
Características principales de los indicadores Estos deben ser: - Accesibles: de obtención fácil y económicos. - Sensibles: que permitan registrar cambios presentados con el propósito del proyecto. - Verificables: comprobar los cambios y además cuantificables. - Precisos: sin ambigüedad, medibles y fácil de ser interpretados por cualquiera.
Indicadores de logros Muy importantes para la medición objetiva de los resultados obtenidos. Al formularlos es necesario tener en cuenta que estos indicadores son los mismos al definir la situación de partida (análisis de la realidad), los objetivos operativos (en la programación) y la situación final (en la evaluación).
Elección del método de evaluación y la técnica de recogida de información. Existen diferentes métodos de evaluación (cualitativa, cuantitativa, mixta) con diferentes técnicas de evaluación utilizables en función de los objetivos, la información definida y su uso. Para la elección del método y técnica debemos considerar: · Propósito de la evaluación. · Información que se necesita, con sus indicadores. · Destinatarios de la información y quién los va a usar. · Uso de la información. · Disponibilidad de la información. · Momento de proceso de ejecución del proyecto evaluado. · Tiempos y recursos disponibles para la evaluación: económicos, humanos, otros.
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Respecto a las técnicas de recogida de información, algunas de las más comunes son: CUESTIONARIOS DE EVALUACIÓN
ENTREVISTAS
AUDITORÍA O EVALUACIÓN EXTERNA
El cuestionario es un método sencillo recopilar información útil y eficaz en tiempo breve, con preguntas abiertas, cerradas, o de ambos tipos. Para evitar diferencia de respuestas e interpretaciones, se usan cuestionarios cerrados con diferentes alternativas de respuesta. La evaluación de satisfacción de cuestionarios, al concluir el proyecto o una vez finalizada cada actividad, debe ser práctica habitual. La evaluación va dirigida a beneficiarias o sus familiares si es necesario. Incluye sostener una conversación, profesional, que busca información de un tema determinado sobre el desarrollo del proyecto o de una actividad específica. Así podemos corroborar información ya recogida por otros medios (ej.: mediante cuestionarios), o profundizar en la misma. Además las entrevistas pueden tener diversos grados de estructuración, si se plantean preguntas cerradas, semi estructurad. Pueden ser, además, individuales o grupales. Aquí se necesita la supervisión y valoración de personas expertas en diferentes aspectos, pero ajenas a la entidad que desarrolla el proyecto. Esta puede ser parcial, sobre una determinada fase o aspecto, o realizarse una vez concluido el proyecto y contemplar todos los aspectos susceptibles de ser evaluados. De este modo se garantiza la veracidad de la información contable aportada por la entidad.
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F. Como se elabora el informe del proyecto Este informe del proyecto, podría contener los siguientes datos: Presentación de la entidad: Los diferentes aspectos a referir y señalando siempre la coherencia entre el proyecto y la identidad y trayectoria de la entidad.
Presentación del proyecto: Descripción breve realizada en un formato de ficha técnica.
Fundamentación, justificación, diagnóstico
Personas beneficiarias
Formulación de objetivos Actividades y modelo de intervención Plan de trabajo o ejecución y
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- Origen, trayectoria de la entidad y relación con el proyecto. - Fines, objetivos, líneas de acción y recursos disponibles relacionados con el proyecto. - Organización interna: organigrama, número de socias, voluntarias, remuneradas. - Relaciones con otras entidades, de interés para el proyecto: colaboraciones, participación en federaciones, redes. - Responsabilidad social: enfoque de género, integración de personas con discapacidad, enfoque medioambiental. - Título: fácil de recordar y que exprese el contenido del proyecto. - Ámbito de actuación: social, sanitario, educativo, cultural, socio sanitario, socioeducativo. - Ámbito geográfico: donde se va a operar, concretando también el lugar de realización. - Población beneficiaria: definición y número estimado. - Descripción de los objetivos: general y específicos, actividades, tipo y equipo del proyecto (personas remuneradas, voluntarias… y perfiles). Cuadro relacional: actividades por objetivos. - Identificación del problema o necesidad y formulación de hipótesis respecto a los factores que pueden incidir en la resolución del problema. - Antecedentes: historia del problema a resolver, acciones anteriores realizadas, proyectos similares y sus resultados. - delimitación del contexto: partes interesadas, recursos determinados y posibilidades de colaboración. - Caracterización y cuantificación de beneficiarias: quiénes son, su número por sexo, situación socio-económica, laboral, familiar y más datos para conocer más sobre beneficiarias. - Caracterización de beneficiarios indirectos, población excluida y razones de exclusión. - Definición de objetivos: generales, intermedios y operativos, estableciendo la relación existente de acuerdo a su jerarquía. - Definición de actividades su metodología. - Definición de principios y valores que sustentan la intervención: integralidad, participación, trabajo en red, otros. - Definición del conjunto de acciones y actividades a realizar en la ejecución del proyecto, para la lograr los objetivos y su cronograma.
cronograma Plan de recursos Humanos
Inversiones y recursos materiales Plan económico-financiero
Plan de evaluación Viabilidad y riesgos Plan de comunicación Sostenibilidad
Anexos
- Cada actividad ha de servir al cumplimiento de los objetivos, y se deben relacionar con su logro. -Información sobre los puestos necesarios, su número y sus principales relaciones (organigrama del proyecto) - Descripción de los puestos de trabajo: nombre, tareas, formación, titulación y experiencia requerida. - Política de personal: contratación directa, o subcontratación de servicios. - Descripción de recursos materiales propios para las actividades, infraestructuras, inversiones a realizar, etc. -Cálculo de los recursos diferenciando inversiones, o costos inherentes (pagos, reparación, mantenimiento) y material fungible y los costos directos e indirectos. - Identificar fuentes de financiación y co financiación. - Elaboración del presupuesto. Momentos destinados a evaluación y seguimiento, equipo, aspectos a evaluar, fuentes de información. - Análisis de factores que facilitan o dificultan la ejecución del proyecto y previsión de correcciones. - Determinar estrategias de comunicación y difusión del proyecto a los interesados. - Alternativas para continuar el proyecto, si la necesidad es permanente o si mantiene el problema. - Definir medidas mantener los cambios presentados, una vez finalice el proyecto. - Inclusión de toda la información que consideremos de interés: currículos de las personas que participarán, presupuestos solicitados, publicidad prevista, memoria de actividades anteriores, memoria económica, subvenciones recibidas, etc.
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G. Evaluación del diseño, viabilidad y sostenibilidad del proyecto La evaluación previa a la ejecución del proyecto es importante para verificar su coherencia, valorar la viabilidad del proyecto y la sostenibilidad de los cambios que se pretenden impulsar, una vez finalizado el proyecto. Esta evaluación es interna y externa, incluyendo a las partes interesadas, ayuda a mejorar el proyecto, contar con capacidades internas y apoyos externos. Hay dos aspectos clave a abordar en esta evaluación previa a la puesta en marcha: · Evaluación del diseño del proyecto. · Evaluación de la viabilidad y sostenibilidad del proyecto.
G.1. Evaluación del diseño En esta evaluación del proyecto debemos considerar: - Si se ajusta a las diferentes especificaciones referidas en el informe del proyecto. -Si el proyecto tiene coherencia interna y se presenta en forma clara y ordenada y proporciona toda la información relevante. - Si incluye un enfoque de género: sin un lenguaje sexista, diferenciación de datos por sexo, etc.
G.2. Viabilidad y sostenibilidad del proyecto. Es necesario diferenciar estos términos:
Viabilidad: posibilidades de alcanzar los objetivos en el periodo previsto ya que favorecen las circunstancias para cumplir sus objetivos en el periodo previsto. Un proyecto puede ser viable, más no necesariamente sostenible.
Sostenibilidad: posibilidades de que los beneficios se mantengan o se incrementen después de su finalización.
Viabilidad del proyecto Para su viabilidad es necesario identificar los factores que dificultan o facilitan su ejecución. Esto nos ayuda a tomar la decisión definitiva respecto a su ejecución.
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En el estudio de viabilidad se tendrán en cuentan principalmente las siguientes variables: Análisis de viabilidad del proyecto Viabilidad legal - El análisis de la viabilidad legal tiene por objeto comprobar la inexistencia de restricciones legales para llevar a cabo el proyecto. - Este análisis tendrá que dar respuesta a las siguientes cuestiones: ¿Se conoce la normativa que afecta al proyecto a desarrollar? ¿Existen condiciones y/o impedimentos legales para llevarlo a cabo? Viabilidad - Análisis de la capacidad con la que debe contar la entidad para poner en organizativa marcha, ejecutar y istrar el proyecto: experiencia, capacidad de gestión y disponibilidad de recursos (estructura, personal, etcétera). Viabilidad técnica -Evalúa la identificación de los factores que inciden en la necesidad o problema, su coherencia con este análisis y su identificación con las actividades para su realización.- se relaciona con la idoneidad de las personas que realizan las actividades y los recursos para llevarlo a cabo. Viabilidad -Permite conocer si los recursos son los adecuados para su realización. económico-Da respuesta a: ¿Se ajusta el presupuesto al proyecto? ¿Cuenta con financiera financiación externa? ¿Se han solicitado más presupuestos? ¿El costo por es el adecuado? Viabilidad -En lo institucional determina si el proyecto se ajusta a la istración institucional pública y cuál es su actitud frente al proyecto. -Da respuesta a: ¿Se conocen las prioridades de promoción que afectan a la provisión de responsabilidades públicas? ¿Se ha verificado con la istración pública si tiene que ver con su interés? Viabilidad -Analiza la disposición de uso de las nuevas tecnologías y si es apropiada tecnológica de acuerdo al entorno, los recursos y los beneficiarios. Viabilidad - Determina si el proyecto es compatible con la identidad social, cultural, sociocultural religiosa y política de la población beneficiaria. - Si somos capaces de prever posibles resistencias en el entorno, de implicar a las partes interesadas en el proyecto en su diseño, ejecución y evaluación para lograr mayores garantías de éxito. Viabilidad desde - Dar respuesta a: ¿Se ha previsto el impacto del proyecto en la vida de las la perspectiva de mujeres? ¿De qué manera puede contribuir a mejorarlas? género Viabilidad medio - Dará respuesta a lo siguiente: ¿Se ha previsto el impacto medioambiental ambiental del proyecto? ¿Se han tomado medidas para reducirlo o evitarlo?
[ GESTIÓN SOCIAL DE PROYECTO ]
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Sostenibilidad del proyecto El proyecto puede concluir: - Sin que se plantee alguna intervención posterior: se ha dado respuesta al problema o necesidad puntual y se finaliza, o - Puede mantenerse si el problema no se ha resuelto, o - Puede convertirse en una intervención de más estable como un servicio o un programa para responder a una necesidad permanente. Si se trata de un proyecto piloto que se considera permanente o estable, viene bien un análisis de sostenibilidad del futuro servicio o programa y se procura generar las condiciones necesarias para su sostenibilidad. Si se ha sucedido un cambio y es el cambio más no el proyecto que debe ser sostenible. Es importante tener en cuenta que los aspectos a considerar en la sostenibilidad del proyecto son, los mismos que en el análisis de viabilidad.
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[ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO]
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