Bi01 Sapk Bkd Instansi Pengadaan Bkd Instansi 686b1r
This document was ed by and they confirmed that they have the permission to share it. If you are author or own the copyright of this book, please report to us by using this report form. Report 2z6p3t
Overview 5o1f4z
& View Bi01 Sapk Bkd Instansi Pengadaan Bkd Instansi as PDF for free.
More details 6z3438
- Words: 6,263
- Pages: 47
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
BUKU PANDUAN
SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN (SAPK) PENGADAAN BKD/INSTANSI (BKD/INSTANSI) NAMA DOKUMEN EDISI TANGGAL
: BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI.DOC : 01.00 : 10 MARET 2011
KNOWMENT AIE Information Technology
Paseo de la Habana, 26 Madrid 28036 – Spain Tlf.: +34 915631744 Fax: +34 915633623
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
SINOPSIS MANUAL
Pusat Kode PU01 PU02 PU03 PU04 PU05 PU06 PU07 PU08 PU09 PU10 PU11 PU12 PU13 PU14 PU15 PU16
Kanreg Kode KR01 KR02 KR03 KR04 KR05 KR06 KR07 KR08 KR09 KR10 KR11 KR12
Profile Pengadaan BKD/Instansi KP BKD/Instansi Pensiun BKD/Instansi Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) Tim istrasi Pengadaan Tim istrasi KP Tim istrasi Pensiun Tim Teknis Pengadaan Tim Teknis KP Tim Teknis Pensiun Penerimaan SK Direktorat Status Kontrol dan Supervisi
Sinopsis Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. Membuat dan memeriksa usul KP, serta mencetak SK KP. Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun. Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data). Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP. Memeriksa kelengkapan dokumen KP dan menginput SK KP. Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun dan menerima notifikasi APS. Menetapkan NIP. Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP. Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP). Memeriksa berkas pensiun dan peremajaan data. Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi. Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS. Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi. Membuat dan mengatur profile serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.
Profile Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) Tim istrasi Pengadaan Tim istrasi KP Tim istrasi Pensiun Tim Teknis Pengadaan Tim Teknis KP Tim Teknis Pensiun Penerimaan SK Kontrol dan Supervisi
Sinopsis Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data). Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP. Memeriksa kelengkapan dokumen KP. Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun. Menetapkan NIP. Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP. Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP). Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi. Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS. Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi. Membuat dan mengatur profile serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.
Peremajaan Data HRMA BKN Pusat
Peremajaan Data HRMA BKN Kanreg
BKD/Instansi Kode BI01 BI02 BI03 BI04 BI05 BI06 BI07
Profile Pengadaan BKD/Instansi KP BKD/Instansi Pensiun BKD/Instansi Kontrol dan Supervisi Peremajaan BKD/Instansi HRMA BKD/Instansi
Data
Sinopsis Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. Membuat usul KP, memeriksa usul, dan mencetak SK KP. Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun. Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi. Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS. Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi. Membuat dan mengatur profile serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.
i of ii
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Daftar Isi
1. MEKANISME DAN FITUR BARU .................................................................................................. 1 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.
ALUR KERJA (WORKFLOW) .................................................................................................................. 1 MANAJEMEN BERKAS ............................................................................................................................. 1 MEKANISME INBOX................................................................................................................................. 1 PROFIL PENGGUNA ( PROFILE) .................................................................................................. 1 BARCODE .................................................................................................................................................. 2
2. SOP LAYANAN PENGADAAN ........................................................................................................ 3 2.1. DIAGRAM SOP ......................................................................................................................................... 3 2.2. MEKANISME PADA LAYANAN PENGADAAN ........................................................................................ 3
3. AKTIVITAS PENGADAAN BKD/INSTANSI ............................................................................... 4 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5.
........................................................................................................................................................ 4 BUAT USUL PENGADAAN ....................................................................................................................... 4 FIX BERKAS PENGADAAN .................................................................................................................... 36 PEMBERITAHUAN TMS........................................................................................................................ 37 CETAK SK PENGADAAN ....................................................................................................................... 39
4. LAMPIRAN ....................................................................................................................................... 44
ii of ii
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
1.
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
MEKANISME DAN FITUR BARU
1.1. ALUR KERJA (WORKFLOW) Alur kerja adalah pemetaan serangkaian kegiatan (input-proses-output) yang dibuat berdasar pelayanan sesungguhnya di lapangan.
Alur kerja adalah cetak biru pelayanan, sehingga semua pihak yang terkait dapat mempunyai pandangan seragam secara visual tentang: • Kegiatan (jenis, uraian, urutan dan banyaknya) • Para pelaku/profil setiap kegiatan • Dimensi waktu (waktu rata-rata yang dibutuhkan setiap kegiatan, waktu mulai setiap layanan, tenggat waktu, periode) • Data, informasi, laporan, semua dokumentasi yang diperlukan dan yang dihasilkan
1.2. MANAJEMEN BERKAS
Semua data, informasi, berkas elektronis yang terkait dan berhubungan pada sebuah pelayanan dirangkum dalam sebuah folder yang intuitif dan mudah diakses.
1.3. MEKANISME INBOX • • • • •
Inbox ditampilkan utk setiap profil sehubungan dengan prosedur Pengadaan, KP dan Pensiun. Inbox menampilkan semua berkas yang harus diproses oleh profil tersebut. Mencari berkas mudah dan cepat, karena akan ada filter tool: filter dgn nomor proposal, NIP, nama, status berkas, nama prosedur, atau kombinasi. Berkas akan diblok dari pengguna yang lain ketika sedang diproses. Dalam kasus pengguna sakit atau tidak ditempat ketika mengerjakan sebuah berkas, blok dapat dibuka. Setiap proses perubahan yang dilakukan pada berkas dicatat dalam tabel LOG untuk tujuan pengawasan.
1.4. PROFIL PENGGUNA ( PROFILE)
Profil adalah sebuah template peran (Role) dengan seperangkat aturan untuk pengguna aplikasi dimana ditentukan: • Kegiatan (memeriksa dokumen, memeriksa perhitungan, mencetak SK, dll). • Urutan kegiatan (aktifitas pertama A, apabila semua dokumen lengkap lakukan aktifitas B, jika tidak lakukan C, dst). • Modus & hak (read only, modify/update, delete, dll). • Modul/layanan yang dapat diakses (Pengadaan Umum, KP s/d 3b, dsb). • Menu & operasi yang dapat dilakukan. Page 1 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
•
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Data, informasi, dokumen yang dapat diakses dan operasi apa saja yang dapat/harus dilakukan pada dokumen/informasi tersebut.
1.5. BARCODE
Barcode akan tercetak pada dokumen penting, sehingga apabila ada informasi yang diubah di dokumen tersebut, nilainya menjadi tidak sama dengan nilai pada barcode. Setiap dokumen akan mempunyai barcode yang berbeda, bahkan untuk dokumen yang sama tapi dicetak lagi, maka barcode dokumen pertama akan diblok, tidak berlaku lagi, hal ini untuk mengurangi modus kecurangan.
Page 2 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
2.
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
SOP LAYANAN PENGADAAN
2.1. DIAGRAM SOP
2.2. MEKANISME PADA LAYANAN PENGADAAN
Nomor Agenda (masuk dan keluar) di-generate otomatis oleh sistem.
Untuk Berkas data bermasalah, Jika berkas data bermasalah (ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas) dalam hal ini setelah diperiksa oleh Tim , maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap (BTL) dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKD/Instansi (prosedur : Perbaiki Berkas Pengadaan). Ada profil tambahan yang menerima dan mengunggah SK yaitu Profil Penerimaan SK.
Page 3 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
3.
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
AKTIVITAS PENGADAAN BKD/INSTANSI
3.1. Untuk dapat mengakses aplikasi ini, bukalah browser anda dan ketikkan alamat web aplikasi yang akan dibuka yaitu [https://sapk.bkn.go.id]. Kemudian akan tampil halaman seperti tampilan berikut:
Isilah name dan di field yang tersedia dengan masing-masing, kemudian tekan tombol
3.2. BUAT USUL PENGADAAN
.
Usul pengadaan yang ada dapat dibuat di level Kanreg dan level pusat. Dalam membuat usul pengadaan, yang dipakai akan berpengaruh ke level pembuatan usul. Tapi di aplikasi, pembuatan usul pengadaan baik di level Kanreg atau level pusat memiliki cara yang sama. Setelah dengan masing-masing, maka akan tampil halaman utama seperti gambar di bawah ini.
Page 4 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Untuk membuka halaman membuat usul, maka pilih submenu ‘Pengadaan BKD/Instansi’ yang berada di menu ‘Inbox’. Kemudian akan tampil halaman utama menu tersebut.
yang berada di kiri atas, maka akan tampil form ‘Usul Pengadaan Tekan ikon BKD/Instansi’. Pada form tersebut, pilih prosedur yang mau dibuat. Jika yang dipakai adalah Kanreg maka pada pilihan prosedur akan terdapat ‘Usul Pengadaan dari BKD Kabupaten’; sedangkan jika yang dipakai adalah pusat maka ‘Usul Pengadaan dari Instansi Pusat’ akan terdapat pada pilihan prosedur. Pilih prosedur pada pilihan yang ada, lalu akan tampil detil form usul pengadaaan.
Pada form diatas terdapat field-field dan tombol sebagai berikut: • Instansi, berisi keterangan instansi . • Satuan Kerja, berisi keterangan satuan kerja . • Jenis Usul, berisi jenis usul yang akan dibuat. Pilihan yang ada pada jenis usul adalah Umum, Honorer, Sekdes dan Alih Status. • Nomor Usul, berisi nomor usul yang akan dibuat. • Tanggal Usul, berisi tanggal nomor usul dibuat. Page 5 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
• • • • •
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Tahun Usul, berisi tahun nomor usul dibuat. Tahun Formasi, berisi tahun formasi yang digunakan untuk membuat usul pengadaaan.
Tombol no usul dari sistem. Tombol yang dipilih.
Tombol kriteria yang dibuat.
, digunakan untuk mengenerate no usul berdasarkan
, digunakan untuk melihat formasi dari tahun formasi , digunakan untuk membuat no usul sesuai dengan
Cara untuk mengisi data pada form diatas adalah: • Pilih salah satu jenis usul yang akan dibuat pada combobox Jenis Usul. •
•
Untuk mendapatkan no usul, tekan tombol maka no usul akan tergenerate dari sistem dan akan ditampilkan di field ‘Nomor Usul’. Bersamaan dengan itu, field ‘Tanggal Usul’ juga terisi dengan tanggal sistem dan field ‘Tahun Usul’ terisi dengan tahun sistem.
Jika ingin merubah nomor usul yang sudah ada, tekan tombol lalu input manual nomor usul di field ‘Nomor Usul’.
Sesudah mengisi data pada form diatas, kita dapat melihat formasi yang akan digunakan
dengan cara menekan tombol . Lalu akan tampil form formasi yang berisi daftar formasi pengadaan beserta jumlah tersedia. Setelah data yang dibutuhkan sudah diisi semua, maka tekan tombol untuk membuat no usul dan menampilkannya di list usul pengadaan, kemudian akan tampil pesan pemberitahuan bahwa no usul sudah ditambahkan di list usul pengadaan.
Pada list usul pengadaan, no usul yang dibuat akan tampil dengan langkah prosedur ‘Buat Usul Pengadaan’.
Page 6 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Langkah selanjutnya dalam membuat usul pengadaan adalah menginput nama-nama yang layak masuk ke dalam usul pengadaan. Pilih dan double-click pada no usul yang akan diproses, maka akan tampil form untuk menampung daftar orang yang dipilih.
Untuk mencari dan menginput orang, tekan tombol form ‘Tambah Orang Usul Pengadaan’.
Page 7 of 44
maka akan tampil
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Pada form diatas, terdapat dua cara untuk menginput orang yaitu: a. Mencari orang dari daftar yang sudah ada. b. Menambah data orang baru. a. Mencari orang dari daftar yang sudah ada.
maka Untuk mencari orang dari daftar yang sudah ada, tekan tombol akan tampil form ‘Pilih Orang’. Pada form ini, terdapat fungsi pencarian berdasarkan beberapa kriteria seperti Nama, Jenis ID, No ID dan tanggal lahir. Masukkan data yang ingin dicari pada salah satu atau beberapa field yang tersedia, kemudian tekan tombol
data yang sesuai lalu tekan tombol
. Setelah tampil hasil pencarian, pilih salah satu
Page 8 of 44
.
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
b. Menambah data orang baru.
pada form Untuk menambah data orang baru, tekan tombol ‘Tambah Orang Usul Pengadaan’ maka akan tampil form ‘Tambah Orang’. Pada form ini terdapat 2 tab yaitu Data Pribadi dan Data Tambahan. Setelah selesai mengisi data pada form, simpan data tersebut dengan menekan tombol .
Pada tab Data Pribadi terdapat field-field sebagai berikut:
• • • •
Nama Gelar Depan Gelar Belakang
Tempat Lahir, dapat dicari dengan menggunakan . Pada form ‘Cari Lokasi’ nilai default yang tampil adalah ‘Dalam Negeri’ dengan daftar propinsi yang ada. Jika ingin mencari tempat secara lebih spesifik, maka pilih dan double-click nama propinsi tempat berada, maka akan tampil daftar kabupaten/kota yang terdapat pada propinsi yang dipilih. Demikian seterusnya sampai menemukan nama tempat yang diinginkan, lalu tekan tombol
.
Page 9 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
• • • • • • • • • •
Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Email Jenis Dokumen ID No Dokumen ID Alamat No HP No Telp Status Perkawinan
Pada tab Data Tambahan terdapat field-field sebagai berikut:
• • • • • • •
No Surat Ket. Sehat Dokter dan tanggalnya No Surat Ket. Bebas Narkoba dan tanggalnya No Surat Ket. Kelakuan Baik dan tanggalnya Akte Kelahiran No NPWP Tanggal NPWP Bahasa. Untuk menginput daftar bahasa yang
dikuasai,
tekan
tombol
. Kemudian akan tampil form ‘Tambah Bahasa’ dan ditampilkan daftar bahasa yang dapat dipilih. Pencarian bahasa dari daftar yang sudah ada dapat dilakukan berdasarkan ‘Kode’ dan ‘Nama’. Ketika sudah memilih kriteria pencarian, masukkan bahasa yang ingin dicari di field ‘Cari Bahasa’ lalu tekan ikon
Page 10 of 44
.
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Pada hasil pencarian, pilih data bahasa yang ingin ditambahkan lalu tekan •
tombol
Pendidikan.
untuk menambahkannya di daftar Bahasa.
Untuk melihat daftar pendidikan, tekan tombol tampil form ‘Data Pendidikan’.
Pada form diatas, ada beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu: Menambah data pendidikan.
maka akan
Untuk menambah data pendidikan, tekan tombol maka field-field data pendidikan menjadi aktif. Isilah data pendidikan sesuai field yang tersedia pada form diatas.
Page 11 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Kemudian tekan tombol untuk menyimpan data pendidikan, dan akan tampil pesan konfirmasi untuk menyimpan data.
Pilih tombol
untuk menyimpan data pendidikan atau
tombol untuk membatalkan penyimpanan. Data yang disimpan akan ditampilkan di daftar data pendidikan.
Mengubah data pendidikan. Centang data pendidikan yang ada di daftar, tombol
menjadi aktif dan data pendidikan yang dipilih ditampilkan di field-field data pendidikan.
Page 12 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
, maka field-field data pendidikan Tekan tombol menjadi aktif dan dapat diubah. Jika data pendidikan sudah diubah, simpan perubahan tersebut dengan menekan tombol
. Lalu akan tampil pesan konfirmasi penyimpanan,
•
pada pesan konfirmasi tersebut, maka perubahan pilih akan tersimpan dan ditampilkan di daftar data pendidikan.
Keluarga.
Tekan tombol ‘Data Keluarga’.
pada field Keluarga, maka akan tampil form
Pada form diatas , terdapat 4 tab yaitu: Keluarga Tab ini digunakan untuk melihat daftar keluarga dan keterangan datanya secara singkat. Untuk melihat anggota keluarga yang diinginkan, tekan ikon pada salah satu daftar keluarga. Maka akan ditampilkan isi dari daftar keluarga yang dipilih.
Page 13 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Keterangan data dari daftar keluarga yang dipilih juga dapat dilihat dengan cara memilih salah satu nama yang ingin dilihat.
Maka keterangan data yang dipilih akan ditampilkan di tab ‘Data Umum’ dan tab ‘Lainnya’.
Orang Tua Pada tab ini ditampilkan daftar orang tua.
Untuk menginput data orangtua, pilih baris yang mau diinput, maka tombol
Page 14 of 44
akan menjadi aktif.
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Tekan tombol
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
maka akan tampil form Orang.
yang ada pada form untuk Tekan tombol melakukan pencarian data orang dan akan tampil form Orang (yang dapat digunakan untuk mencari dan menambah data).
Page 15 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Masukkan nama orang yang ingin dicari di field Nama lalu tekan
untuk mencari data tersebut. Jika tombol pencarian data ingin lebih spesifik maka dapat kriteria pencarian dapat ditambahkan dengan menekan tombol maka akan tampil tambahan kriteria pencarian di form Orang.
,
Jika data pencarian yang dicari sudah ditemukan, pilih salah satu
data pada hasil pencarian lalu pilih tombol yang dipilih akan ditampilkan di field Nama.
maka data
Sedangkan jika data yang dicari tidak ditemukan, data tersebut
dapat ditambahkan dengan cara menekan tombol yang ada pada form Orang, lalu akan tampil form Orang (pengisian data).
Pada form diatas, terdapat field-field yang dapat diisi: Nama Gelar Depan Gelar Belakang Tempat Lahir Page 16 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Untuk mengisi tempat lahir, tempat dapat dicari dengan
menekan ikon dan akan tampil form ‘Cari Lokasi’. Pilih dan double-click lokasi di propinsi untuk mencari lokasi di kabupaten/kota, lakukan seterusnya sampai menemukan
lokasi yang tepat lalu tekan tombol maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Tempat Lahir. Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Email Jenis Dokumen ID No, Dokumen ID Alamat No. HP No. Telp Status Perkawinan Akta Kelahiran Status Hidup Jika orang bersangkutan masih hidup, maka beri centang pada checkbox field ‘Status Hidup’. Sedangkan jika orang bersangkutan sudah meninggal, kosongkan checkbox field ‘Status Hidup’. Akta Meninggal Tgl. Meninggal No. NPWP Tanggal NPWP
Jika data orang sudah diisi, maka data dapat disimpan dengan
menekan tombol konfirmasi penyimpanan.
Pilih tombol
tombol
disimpan, tombol
, kemudian akan tampil pesan
untuk melanjutkan penyimpanan, atau
untuk membatalkan penyimpanan. Ketika data akan menjadi aktif.
Page 17 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
, maka Unggah foto orang dengan menekan tombol akan tampil window untuk mencari lokasi penyimpanan dokumen.
Cari dan pilih foto yang akan diunggah, pilih tombol maka foto yang dipilih akan ditampilkan di form Orang dan tampil pesan berhasil. dan
Tutup form Orang dengan menekan tombol data yang ditambahkan ditampikan.
Simpanlah
data
Pilih tombol
tombol
yang
diinput
dengan
menekan
tombol
, lalu akan tampil pesan konfirmasi penyimpanan. untuk melanjutkan penyimpanan, atau
untuk membatalkan penyimpanan.
Suami/Istri Data pada tab ini baru dapat ditambahkan jika status perkawinan Orang bukan ‘Belum Kawin’. Page 18 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu: a. Menambah data suami/istri. Untuk menambah data suami/istri, tekan
maka field-field yang ada menjadi aktif.
tombol
Jika suami/istri adalah PNS maka beri tanda centang pada field ‘PNS’, lalu lakukan pencarian data PNS dengan menekan ikon
pada field ‘Nama’ dan akan tampil form ‘Cari Data PNS’. Pada form ‘Cari Data PNS’ pilih kriteria pencarian yang diinginkan, masukkan nama yang dicari pada field ‘Cari PNS’ lalu tekan ikon
.
Page 19 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Pada hasil pencarian, pilih data yang sesuai lalu tekan tombol maka data yang dipilih ditampilkan di field Nama.
Jika suami/istri bukan PNS, maka lakukan pencarian data
dengan menekan ikon form Orang.
pada field Nama dan akan tampil
yang ada pada form untuk Tekan tombol melakukan pencarian data orang dan akan tampil form Orang (yang dapat digunakan untuk mencari dan menambah data).
Page 20 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Masukkan nama orang yang ingin dicari di field Nama lalu
untuk mencari data tersebut. Jika tekan tombol pencarian data ingin lebih spesifik maka dapat kriteria pencarian dapat ditambahkan dengan menekan tombol
, maka pencarian di form Orang.
akan
tampil
tambahan
kriteria
Jika data pencarian yang dicari sudah ditemukan, pilih salah
satu data pada hasil pencarian lalu pilih tombol maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Nama.
Sedangkan jika data yang dicari tidak ditemukan, data tersebut dapat ditambahkan dengan cara menekan tombol
yang ada pada form Orang, lalu akan tampil form Orang (pengisian data).
Page 21 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Pada form diatas, terdapat field-field yang dapat diisi: Nama Gelar Depan Gelar Belakang Tempat Lahir Untuk mengisi tempat lahir, tempat dapat dicari dengan
dan akan tampil form ‘Cari Lokasi’. menekan ikon Pilih dan double-click lokasi di propinsi untuk mencari lokasi di kabupaten/kota, lakukan seterusnya sampai menemukan lokasi yang tepat lalu tekan tombol
maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Tempat Lahir. Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Email Jenis Dokumen ID No, Dokumen ID Alamat No. HP No. Telp Status Perkawinan Akta Kelahiran Status Hidup Jika orang bersangkutan masih hidup, maka beri centang pada checkbox field ‘Status Hidup’. Sedangkan jika orang bersangkutan sudah meninggal, kosongkan checkbox field ‘Status Hidup’. Akta Meninggal Tgl. Meninggal No. NPWP Tanggal NPWP
Page 22 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Jika data orang sudah diisi, maka data dapat disimpan dengan
menekan tombol konfirmasi penyimpanan.
Pilih tombol
, kemudian akan tampil pesan
untuk melanjutkan penyimpanan, atau
tombol
untuk membatalkan penyimpanan. Ketika akan menjadi aktif.
data disimpan, tombol
, Unggah foto orang dengan menekan tombol maka akan tampil window untuk mencari lokasi penyimpanan dokumen. Cari dan pilih foto yang akan diunggah, pilih tombol
maka foto yang dipilih akan ditampilkan di form Orang dan tampil pesan berhasil.
Tutup form Orang dengan menekan tombol dan data yang ditambahkan ditampikan di field Nama. Setelah
nama
ditampilkan
di
field
Nama,
tombol
menjadi aktif. Isilah field-field yang tersedia di form sesuai dengan data yang ada, field-field yang tersedia antara lain: Tanggal Menikah Akte Menikah Page 23 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Tanggal Meninggal, diisi jika suami/istri sudah meninggal. Akte Meninggal, diisi jika suami/istri sudah meninggal. Tanggal Cerai, diisi jika sudah bercerai. Akte Cerai, diisi jika sudah bercerai. KARSUS Status
Setelah field terisi, simpanlah data tersebut dengan menekan , lalu akan tampil pesan konfirmasi
tombol
penyimpanan. Pilih tombol
untuk melanjutkan
penyimpanan atau tombol untuk membatalkan penyimpanan data. Jika data disimpan, maka data akan ditampilkan di daftar suami/istri.
b. Mengubah data suami/istri. Pilihlah data suami/istri yang sudah ada, maka tombol akan menjadi aktif.
Page 24 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Tekan tombol , maka field-field yang ada akan menjadi aktif sesuai data yang diinput. Ubah data sesuai dengan data yang seharusnya, kemudian simpan perubahan dengan . Selanjutnya akan tampil
menekan tombol
pesan konfirmasi penyimpanan, melanjutkan penyimpanan.
pilih
untuk
c. Menghapus data suami/istri. Pilih data suami/istri yang akan dihapus, lalu tekan tombol penghapusan.
.
Maka
Pilih tombol
akan
tampil
pesan
konfirmasi
untuk melanjutkan penghapusan atau
untuk membatalkan penghapusan data. Data tombol yang dihapus, tidak ditampilkan lagi di daftar suami/istri.
Anak Data anak hanya bisa ditambah jika status perkawinan Orang bukan ‘Belum Menikah’.
Page 25 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Pada tab Anak, terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan: a. Menambah data Anak.
maka field-field akan menjadi Tekan tombol aktif. Pilih ibu dari daftar yang tersedia di field Ibu. Pilih jenis anak dari daftar yang tersedia di field ‘Jenis Anak’. Untuk menginput
nama Anak, tekan ikon akan tampil form Orang.
untuk mencari data maka
yang ada pada form untuk Tekan tombol melakukan pencarian data orang dan akan tampil form Orang (yang dapat digunakan untuk mencari dan menambah data).
Page 26 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Masukkan nama orang yang ingin dicari di field Nama lalu
untuk mencari data tersebut. Jika tekan tombol pencarian data ingin lebih spesifik maka dapat kriteria pencarian dapat ditambahkan dengan menekan tombol
, maka pencarian di form Orang.
akan
tampil
tambahan
kriteria
Jika data pencarian yang dicari sudah ditemukan, pilih salah
satu data pada hasil pencarian lalu pilih tombol maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Nama.
Sedangkan jika data yang dicari tidak ditemukan, data tersebut dapat ditambahkan dengan cara menekan tombol yang ada pada form Orang, lalu akan tampil form Orang (pengisian data).
Page 27 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Pada form diatas, terdapat field-field yang dapat diisi: Nama Gelar Depan Gelar Belakang Tempat Lahir Untuk mengisi tempat lahir, tempat dapat dicari dengan
dan akan tampil form ‘Cari Lokasi’. menekan ikon Pilih dan double-click lokasi di propinsi untuk mencari lokasi di kabupaten/kota, lakukan seterusnya sampai menemukan lokasi yang tepat lalu tekan tombol
maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Tempat Lahir. Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Email Jenis Dokumen ID No. Dokumen ID Alamat No. HP No. Telp Status Perkawinan Akta Kelahiran Status Hidup Jika orang bersangkutan masih hidup, maka beri centang pada checkbox field ‘Status Hidup’. Sedangkan jika orang bersangkutan sudah meninggal, kosongkan checkbox field ‘Status Hidup’. Akta Meninggal Tgl. Meninggal No. NPWP Tanggal NPWP
Page 28 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Jika data orang sudah diisi, maka data dapat disimpan dengan
menekan tombol konfirmasi penyimpanan.
Pilih tombol
tombol
, kemudian akan tampil pesan
untuk melanjutkan penyimpanan, atau
untuk membatalkan penyimpanan. Ketika akan menjadi aktif.
data disimpan, tombol
, Unggah foto orang dengan menekan tombol maka akan tampil window untuk mencari lokasi penyimpanan dokumen. Cari dan pilih foto yang akan diunggah, pilih tombol
maka foto yang dipilih akan ditampilkan di form Orang dan tampil pesan berhasil.
Tutup form Orang dengan menekan tombol dan data yang ditambahkan ditampikan di field Nama.
Setelah field terisi, simpanlah data tersebut dengan menekan , lalu akan tampil pesan konfirmasi
tombol
penyimpanan. Pilih tombol
penyimpanan atau tombol Page 29 of 44
untuk melanjutkan
untuk membatalkan
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
penyimpanan data. Jika data disimpan, maka data akan ditampilkan di daftar Anak.
b. Mengubah data Anak.
Pilih data Anak yang mau diubah, maka tombol akan aktif.
Tekan tombol , maka field-field yang ada akan menjadi aktif sesuai data yang diinput. Ubah data sesuai dengan data yang seharusnya, kemudian simpan perubahan dengan . Selanjutnya akan tampil
menekan tombol
pesan konfirmasi penyimpanan, melanjutkan penyimpanan.
untuk
pilih
c. Menghapus data Anak. Pilih data anak yang akan dihapus, lalu tekan tombol penghapusan.
.
Maka
Page 30 of 44
akan
tampil
pesan
konfirmasi
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Pilih tombol
•
untuk melanjutkan penghapusan atau
tombol untuk membatalkan penghapusan data. Data yang dihapus, tidak ditampilkan lagi di daftar anak.
Masa Kerja.
Untuk melihat masa kerja orang yang dipilih, tekan tombol pada field Masa Kerja maka akan tampil form ‘Data Masa Kerja’.
a. Menambah data masa kerja.
maka field-field yang ada akan menjadi Tekan tombol aktif. Field-field yang ada pada masa kerja: Jenis PMK, dapat diisi dari pilihan yang ada yaitu ‘Swasta’ atau ‘Negeri’. Instansi/Perusahaan. Tanggal Awal, diisi dengan tanggal awal bekerja di instansi/perusahaan. Tanggal Akhir, diisi dengan tanggal akhir bekerja di instansi/perusahaan. No. Surat Keputusan. Tgl. SK Masa Kerja, dihitung otomatis oleh sistem. Jika Jenis PMK ‘Swasta’ maka masa kerja hanya dihitung 50%. Nomor BKN. Tgl. BKN
Setelah field-field diatas diisi maka tekan tombol untuk menyimpannya. Kemudian tampil pesan penyimpanan,
pilih
tombol
untuk
konfirmasi
melanjutkan
penyimpanan atau tombol untuk membatalkan penyimpanan data. Data yang disimpan akan ditampilkan di daftar masa kerja. Page 31 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
b. Mengubah data masa kerja.
maka fieldPilih data yang ingin diubah, tekan tombol field yang dapat diubah menjadi aktif. Sesudah melakukan perubahan, simpanlah perubahan dengan menekan tombol
. Ketika
tampil pesan konfirmasi, pilih untuk melanjutkan peminjaman. Perubahan data langsung ditampilkan di daftar masa kerja.
c. Menghapus data masa kerja. Untuk memilih data yang ingin dihapus, beri centang pada baris data kemudian tekan tombol dilakukan dengan menekan tombol:
. Pemilihan data dapat
berfungsi untuk memilih semua data yang Tombol tersedia dengan memberikan tanda centang.
Tombol pada semua data.
berfungsi untuk menghilangkan centang
berfungsi untuk melakukan tindakan Tombol pilihan yang berkebalikan dengan pilihan awal.
Sebelum data benar-benar dihapus, tampil pesan konfirmasi. Pilih
tombol
untuk melanjutkan penghapusan atau tombol
untuk membatalkan penghapusan data. Data yang dihapus, tidak ditampilkan lagi di daftar masa kerja.
Setelah selesai memilih orang, data orang yang dipilih akan ditampilkan di form ‘Tambah Orang Usul Pengadaan’. Lengkapi data yang ada di form tersebut dengan mengisi fieldfield: Page 32 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
• • • •
•
Instansi Induk, terisi otomatis sesuai instansi induk . Instansi Kerja, terisi otomatis sesuai instansi kerja . Satuan Kerja
Lokasi Kerja, dapat dicari dengan menggunakan . Pada form ‘Cari Lokasi’ nilai default yang tampil adalah ‘Dalam Negeri’ dengan daftar propinsi yang ada. Jika ingin mencari tempat secara lebih spesifik, maka pilih dan double-click nama propinsi tempat berada, maka akan tampil daftar kabupaten/kota yang terdapat pada propinsi yang dipilih. Demikian seterusnya sampai menemukan nama tempat yang diinginkan, lalu tekan tombol
.
. Pencarian dapat dilakukan Unit Kerja, dapat dicari dengan menggunakan berdasarkan ‘Kode’ dan ‘Nama’. Input keterangan yang ingin dicari berdasarkan kriteria pencarian yang dipilih, lalu tekan
. Setelah tampil hasil pencarian, pilih
salah satu baris data yang sesuai kemudian tekan tombol
• •
.
Jenis Pegawai
. Pencarian dapat dilakukan KPPN, dapat dicari dengan menggunakan berdasarkan ‘Kode’ dan ‘Nama’. Input keterangan yang ingin dicari berdasarkan kriteria pencarian yang dipilih, lalu tekan
. Setelah tampil hasil pencarian, pilih
salah satu baris data yang sesuai kemudian tekan tombol
Page 33 of 44
.
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
• • • • •
Jenis Jabatan Jabatan Tingkat Pendidikan. Golongan Ruang Awal, terisi sesuai dengan tingkat pendidikan yang dipilih. Gaji Pokok, terisi sesuai dengan golongan ruang awal yang dipilih tapi masih dapat diubah.
Selanjutnya, untuk mengetahui apakah orang yang dipilih telah memenuhi syarat atau
tidak, tekan tombol . Kemudian akan tampil form ‘Cek Kondisi’ yang berisikan kondisi dan status dari kondisi tersebut. Jika ada kondisi yang tidak memenuhi dan pada kolom Catatan disertakan alasannya, sedangkan jika syarat maka statusnya . Kemudian, untuk memasukkan orang ke kondisi memenuhi syarat maka statusnya dalam list usul pengadaan, pada form ‘Cek Kondisi’ tekan tombol
.
Sebelum memproses no usul ke proses selanjutnya, list orang pada usul pengadaan dapat
. Kemudian pada form ‘Konfigurasi dicetak dengan cara menekan tombol Pengadaan’, pilih specimen untuk menandatangani cetakan usul dan masukkan tembusan pada bagian Tembusan, lalu tekan tombol
Page 34 of 44
.
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Hasil cetakan akan tampil seperti gambar di bawah ini:
pada Untuk melanjutkan proses usul ke proses selanjutnya, tekan tombol form list no usul. Kemudian akan tampil pesan yang menyatakan berkas telah diproses dan no usul akan hilang dari list data di Pengadaan BKD/Instansi.
Page 35 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Proses selanjutnya akan berada di profile Pusat Pelayanan Terpadu dengan langkah prosedur Cek Usul.
3.3. FIX BERKAS PENGADAAN
Berkas yang tidak lengkap dikembalikan ke Tim pembuat usul pengadaan dengan langkah prosedur ‘Fix Berkas Pengadaan’.
Berkas yang dikembalikan dapat berasal dari PPT, maupun Teknis. Berkas-berkas ini dapat dikirim kembali untuk diproses ulang atau dianggap selesai (dihapus).
Berikut langkah-langkah untuk menindaklanjuti berkas: • Pilih dan double-click baris data dengan langkah prosedur ‘Fix Berkas Pengadaan’. Kemudian akan tampil form ‘Pengadaan’ yang menampilkan prosedur usul pengadaan dan jenis usul yang dipilih pada header form. Di dalam form ditampilkan keterangan orang dan alasan ditolak.
Page 36 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
•
•
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Jika berkas ingin dianggap selesai/batal maka tekan tombol . Lalu akan tampil form ‘Alasan BTL’, isi alasan lalu simpan alasan yang diinput. Setelah penyimpanan alasan akan tampil pesan konfirmasi untuk membatalkan berkas.
Pilih tombol ‘OK’ maka proses pembatalan berkas akan dilanjutkan dan setelahnya akan tampil pesan berhasil yang disertai hilangnya berkas yang dibatalkan dari list data di BKD/Instansi.
Jika berkas yang tidak lengkap akan diproses ulang maka pada form Pengadaan,
. Kemudian akan tampil form ‘Alasan’, isi alasan tekan tombol dokumen diproses ulang dan simpan alasan tersebut.
Setelah alasan disimpan, tampil pesan berhasil dan selanjutnya berkas akan diproses di Pusat Pelayanan Terpadu dengan langkah prosedur ‘Cek Berkas Lengkap’.
3.4. PEMBERITAHUAN TMS
Berkas yang tidak memenuhi syarat akan dikembalikan ke tim yang membuat usul pengadaan dengan langkah prosedur ‘Pemberitahuan TMS’.
Page 37 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Berkas yang tidak memenuhi syarat tidak dapat dilanjutkan prosesnya dan dianggap selesai berkas. Untuk menyelesaikan berkas ini maka pilih dan double-clik data dengan langkah prosedur ‘Pemberitahuan TMS’. Lalu akan tampil form ‘Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat’.
Pada form diatas, ditampilkan keterangan usul dan alasan berkas tidak memenuhi syarat.
maka berkas akan selesai diproses dan tidak Kemudian tekan tombol tampil lagi di list data di BKD/Instansi dengan tampilnya pesan informasi.
Page 38 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
3.5. CETAK SK PENGADAAN
Berkas yang sudah disetujui NIP-nya akan dilanjutkan prosesnya di sini dengan langkah prosedur ‘Cetak SK Pengadaan’.
Pilih dan double-click data yang akan diproses lebih lanjut, akan tampil form ‘Cetak SK’.
Untuk
mendapatkan
nomor
SK
dapat
dilakukan
dengan
menekan
tombol
. Maka sistem akan megenerate nomor SK dan menampilkannya di field ‘Nomor SK’, field ‘Tanggal SK’ otomatis terisi dengan tanggal sistem. Tombol berubah menjadi . Hal lain yang perlu diketahui adalah field ‘Nomor SK’ dan ‘Tanggal SK’ dapat diubah dan diinput manual sesuai keinginan. Page 39 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Setelah mendapatkan nomor SK, simpan nomor tersebut dengan menekan tombol dan tombol menjadi aktif.
. Ketika nomor SK sudah disimpan, field ‘Nomor SK’, ‘Tanggal SK’, menjadi tidak aktif; sebaliknya tombol
Page 40 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Lanjutkan proses dengan mencetak SK. Tekan tombol untuk mencetak SK, lalu akan tampil form ‘Konfigurasi SK’ untuk memilih PNS yang akan menandatangi SK dan menginput daftar Tembusan.
. Hasil cetakan akan tampil seperti
Setelah memilih PNS, tekan tombol gambar di bawah.
Page 41 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
menjadi
Setelah mencetak SK, tombol
menjadi aktif.
Page 42 of 44
tidak aktif
dan tombol
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Untuk melanjutkan proses ke proses selanjutnya, tekan tombol akan tampil pesan informasi.
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
lalu
Berkas yang sudah diproses tidak tampil lagi di list data BKD/Instansi dan selanjutnya akan diproses di Penerimaan SK BKN dengan langkah prosedur ‘Penerimaan SK NS/PNS’.
. Tombol ini digunakan untuk Pada form ‘Cetak SK’ terdapat tombol mengirim berkas kembali ke tim istrasi Pengadaan untuk membuat kembali D2. Ketika tombol ini ditekan, tampil form Alasan, isi alasan pengembalian berkas lalu simpan . alasan dengan menekan tombol Berkas yang dikembalikan tidak tampil lagi di list data di BKD/Instansi dan selanjutnya akan diproses di tim istrasi Pengadaan dengan langkah prosedur ‘Cek Berkas Lengkap’.
Page 43 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
4.
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
LAMPIRAN Pelaporan Kesalahan Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management System). Berikut petunjuk cara pelaporannya. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
ke http://www.bkn.go.id/. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. Masukkan laporan Isu. Kategorikan masalah dalam: (4)–Aplikasi NCSIS. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas. Masukan Deskripsi dari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture, dokumen penyerta dll). 8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.
Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi: Technical Unit (TSU) NCSIS Project Menara Gracia lt 9, Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772, Fax 021-5290-5822 email:[email protected] atau klik http://www.bkn.go.id/
Deskripsikan Isu dengan jelas, rinci, dan sertakan semua informasi yang diperlukan. Sertakan screenshots untuk informasi tambahan (lalu file tersebut sebagai lampiran).
Page 44 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
BUKU PANDUAN
SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN (SAPK) PENGADAAN BKD/INSTANSI (BKD/INSTANSI) NAMA DOKUMEN EDISI TANGGAL
: BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI.DOC : 01.00 : 10 MARET 2011
KNOWMENT AIE Information Technology
Paseo de la Habana, 26 Madrid 28036 – Spain Tlf.: +34 915631744 Fax: +34 915633623
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
SINOPSIS MANUAL
Pusat Kode PU01 PU02 PU03 PU04 PU05 PU06 PU07 PU08 PU09 PU10 PU11 PU12 PU13 PU14 PU15 PU16
Kanreg Kode KR01 KR02 KR03 KR04 KR05 KR06 KR07 KR08 KR09 KR10 KR11 KR12
Profile Pengadaan BKD/Instansi KP BKD/Instansi Pensiun BKD/Instansi Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) Tim istrasi Pengadaan Tim istrasi KP Tim istrasi Pensiun Tim Teknis Pengadaan Tim Teknis KP Tim Teknis Pensiun Penerimaan SK Direktorat Status Kontrol dan Supervisi
Sinopsis Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. Membuat dan memeriksa usul KP, serta mencetak SK KP. Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun. Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data). Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP. Memeriksa kelengkapan dokumen KP dan menginput SK KP. Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun dan menerima notifikasi APS. Menetapkan NIP. Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP. Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP). Memeriksa berkas pensiun dan peremajaan data. Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi. Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS. Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi. Membuat dan mengatur profile serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.
Profile Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) Tim istrasi Pengadaan Tim istrasi KP Tim istrasi Pensiun Tim Teknis Pengadaan Tim Teknis KP Tim Teknis Pensiun Penerimaan SK Kontrol dan Supervisi
Sinopsis Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data). Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP. Memeriksa kelengkapan dokumen KP. Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun. Menetapkan NIP. Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP. Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP). Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi. Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS. Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi. Membuat dan mengatur profile serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.
Peremajaan Data HRMA BKN Pusat
Peremajaan Data HRMA BKN Kanreg
BKD/Instansi Kode BI01 BI02 BI03 BI04 BI05 BI06 BI07
Profile Pengadaan BKD/Instansi KP BKD/Instansi Pensiun BKD/Instansi Kontrol dan Supervisi Peremajaan BKD/Instansi HRMA BKD/Instansi
Data
Sinopsis Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. Membuat usul KP, memeriksa usul, dan mencetak SK KP. Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun. Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi. Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS. Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi. Membuat dan mengatur profile serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.
i of ii
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Daftar Isi
1. MEKANISME DAN FITUR BARU .................................................................................................. 1 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.
ALUR KERJA (WORKFLOW) .................................................................................................................. 1 MANAJEMEN BERKAS ............................................................................................................................. 1 MEKANISME INBOX................................................................................................................................. 1 PROFIL PENGGUNA ( PROFILE) .................................................................................................. 1 BARCODE .................................................................................................................................................. 2
2. SOP LAYANAN PENGADAAN ........................................................................................................ 3 2.1. DIAGRAM SOP ......................................................................................................................................... 3 2.2. MEKANISME PADA LAYANAN PENGADAAN ........................................................................................ 3
3. AKTIVITAS PENGADAAN BKD/INSTANSI ............................................................................... 4 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5.
........................................................................................................................................................ 4 BUAT USUL PENGADAAN ....................................................................................................................... 4 FIX BERKAS PENGADAAN .................................................................................................................... 36 PEMBERITAHUAN TMS........................................................................................................................ 37 CETAK SK PENGADAAN ....................................................................................................................... 39
4. LAMPIRAN ....................................................................................................................................... 44
ii of ii
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
1.
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
MEKANISME DAN FITUR BARU
1.1. ALUR KERJA (WORKFLOW) Alur kerja adalah pemetaan serangkaian kegiatan (input-proses-output) yang dibuat berdasar pelayanan sesungguhnya di lapangan.
Alur kerja adalah cetak biru pelayanan, sehingga semua pihak yang terkait dapat mempunyai pandangan seragam secara visual tentang: • Kegiatan (jenis, uraian, urutan dan banyaknya) • Para pelaku/profil setiap kegiatan • Dimensi waktu (waktu rata-rata yang dibutuhkan setiap kegiatan, waktu mulai setiap layanan, tenggat waktu, periode) • Data, informasi, laporan, semua dokumentasi yang diperlukan dan yang dihasilkan
1.2. MANAJEMEN BERKAS
Semua data, informasi, berkas elektronis yang terkait dan berhubungan pada sebuah pelayanan dirangkum dalam sebuah folder yang intuitif dan mudah diakses.
1.3. MEKANISME INBOX • • • • •
Inbox ditampilkan utk setiap profil sehubungan dengan prosedur Pengadaan, KP dan Pensiun. Inbox menampilkan semua berkas yang harus diproses oleh profil tersebut. Mencari berkas mudah dan cepat, karena akan ada filter tool: filter dgn nomor proposal, NIP, nama, status berkas, nama prosedur, atau kombinasi. Berkas akan diblok dari pengguna yang lain ketika sedang diproses. Dalam kasus pengguna sakit atau tidak ditempat ketika mengerjakan sebuah berkas, blok dapat dibuka. Setiap proses perubahan yang dilakukan pada berkas dicatat dalam tabel LOG untuk tujuan pengawasan.
1.4. PROFIL PENGGUNA ( PROFILE)
Profil adalah sebuah template peran (Role) dengan seperangkat aturan untuk pengguna aplikasi dimana ditentukan: • Kegiatan (memeriksa dokumen, memeriksa perhitungan, mencetak SK, dll). • Urutan kegiatan (aktifitas pertama A, apabila semua dokumen lengkap lakukan aktifitas B, jika tidak lakukan C, dst). • Modus & hak (read only, modify/update, delete, dll). • Modul/layanan yang dapat diakses (Pengadaan Umum, KP s/d 3b, dsb). • Menu & operasi yang dapat dilakukan. Page 1 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
•
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Data, informasi, dokumen yang dapat diakses dan operasi apa saja yang dapat/harus dilakukan pada dokumen/informasi tersebut.
1.5. BARCODE
Barcode akan tercetak pada dokumen penting, sehingga apabila ada informasi yang diubah di dokumen tersebut, nilainya menjadi tidak sama dengan nilai pada barcode. Setiap dokumen akan mempunyai barcode yang berbeda, bahkan untuk dokumen yang sama tapi dicetak lagi, maka barcode dokumen pertama akan diblok, tidak berlaku lagi, hal ini untuk mengurangi modus kecurangan.
Page 2 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
2.
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
SOP LAYANAN PENGADAAN
2.1. DIAGRAM SOP
2.2. MEKANISME PADA LAYANAN PENGADAAN
Nomor Agenda (masuk dan keluar) di-generate otomatis oleh sistem.
Untuk Berkas data bermasalah, Jika berkas data bermasalah (ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas) dalam hal ini setelah diperiksa oleh Tim , maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap (BTL) dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKD/Instansi (prosedur : Perbaiki Berkas Pengadaan). Ada profil tambahan yang menerima dan mengunggah SK yaitu Profil Penerimaan SK.
Page 3 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
3.
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
AKTIVITAS PENGADAAN BKD/INSTANSI
3.1. Untuk dapat mengakses aplikasi ini, bukalah browser anda dan ketikkan alamat web aplikasi yang akan dibuka yaitu [https://sapk.bkn.go.id]. Kemudian akan tampil halaman seperti tampilan berikut:
Isilah name dan di field yang tersedia dengan masing-masing, kemudian tekan tombol
3.2. BUAT USUL PENGADAAN
.
Usul pengadaan yang ada dapat dibuat di level Kanreg dan level pusat. Dalam membuat usul pengadaan, yang dipakai akan berpengaruh ke level pembuatan usul. Tapi di aplikasi, pembuatan usul pengadaan baik di level Kanreg atau level pusat memiliki cara yang sama. Setelah dengan masing-masing, maka akan tampil halaman utama seperti gambar di bawah ini.
Page 4 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Untuk membuka halaman membuat usul, maka pilih submenu ‘Pengadaan BKD/Instansi’ yang berada di menu ‘Inbox’. Kemudian akan tampil halaman utama menu tersebut.
yang berada di kiri atas, maka akan tampil form ‘Usul Pengadaan Tekan ikon BKD/Instansi’. Pada form tersebut, pilih prosedur yang mau dibuat. Jika yang dipakai adalah Kanreg maka pada pilihan prosedur akan terdapat ‘Usul Pengadaan dari BKD Kabupaten’; sedangkan jika yang dipakai adalah pusat maka ‘Usul Pengadaan dari Instansi Pusat’ akan terdapat pada pilihan prosedur. Pilih prosedur pada pilihan yang ada, lalu akan tampil detil form usul pengadaaan.
Pada form diatas terdapat field-field dan tombol sebagai berikut: • Instansi, berisi keterangan instansi . • Satuan Kerja, berisi keterangan satuan kerja . • Jenis Usul, berisi jenis usul yang akan dibuat. Pilihan yang ada pada jenis usul adalah Umum, Honorer, Sekdes dan Alih Status. • Nomor Usul, berisi nomor usul yang akan dibuat. • Tanggal Usul, berisi tanggal nomor usul dibuat. Page 5 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
• • • • •
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Tahun Usul, berisi tahun nomor usul dibuat. Tahun Formasi, berisi tahun formasi yang digunakan untuk membuat usul pengadaaan.
Tombol no usul dari sistem. Tombol yang dipilih.
Tombol kriteria yang dibuat.
, digunakan untuk mengenerate no usul berdasarkan
, digunakan untuk melihat formasi dari tahun formasi , digunakan untuk membuat no usul sesuai dengan
Cara untuk mengisi data pada form diatas adalah: • Pilih salah satu jenis usul yang akan dibuat pada combobox Jenis Usul. •
•
Untuk mendapatkan no usul, tekan tombol maka no usul akan tergenerate dari sistem dan akan ditampilkan di field ‘Nomor Usul’. Bersamaan dengan itu, field ‘Tanggal Usul’ juga terisi dengan tanggal sistem dan field ‘Tahun Usul’ terisi dengan tahun sistem.
Jika ingin merubah nomor usul yang sudah ada, tekan tombol lalu input manual nomor usul di field ‘Nomor Usul’.
Sesudah mengisi data pada form diatas, kita dapat melihat formasi yang akan digunakan
dengan cara menekan tombol . Lalu akan tampil form formasi yang berisi daftar formasi pengadaan beserta jumlah tersedia. Setelah data yang dibutuhkan sudah diisi semua, maka tekan tombol untuk membuat no usul dan menampilkannya di list usul pengadaan, kemudian akan tampil pesan pemberitahuan bahwa no usul sudah ditambahkan di list usul pengadaan.
Pada list usul pengadaan, no usul yang dibuat akan tampil dengan langkah prosedur ‘Buat Usul Pengadaan’.
Page 6 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Langkah selanjutnya dalam membuat usul pengadaan adalah menginput nama-nama yang layak masuk ke dalam usul pengadaan. Pilih dan double-click pada no usul yang akan diproses, maka akan tampil form untuk menampung daftar orang yang dipilih.
Untuk mencari dan menginput orang, tekan tombol form ‘Tambah Orang Usul Pengadaan’.
Page 7 of 44
maka akan tampil
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Pada form diatas, terdapat dua cara untuk menginput orang yaitu: a. Mencari orang dari daftar yang sudah ada. b. Menambah data orang baru. a. Mencari orang dari daftar yang sudah ada.
maka Untuk mencari orang dari daftar yang sudah ada, tekan tombol akan tampil form ‘Pilih Orang’. Pada form ini, terdapat fungsi pencarian berdasarkan beberapa kriteria seperti Nama, Jenis ID, No ID dan tanggal lahir. Masukkan data yang ingin dicari pada salah satu atau beberapa field yang tersedia, kemudian tekan tombol
data yang sesuai lalu tekan tombol
. Setelah tampil hasil pencarian, pilih salah satu
Page 8 of 44
.
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
b. Menambah data orang baru.
pada form Untuk menambah data orang baru, tekan tombol ‘Tambah Orang Usul Pengadaan’ maka akan tampil form ‘Tambah Orang’. Pada form ini terdapat 2 tab yaitu Data Pribadi dan Data Tambahan. Setelah selesai mengisi data pada form, simpan data tersebut dengan menekan tombol .
Pada tab Data Pribadi terdapat field-field sebagai berikut:
• • • •
Nama Gelar Depan Gelar Belakang
Tempat Lahir, dapat dicari dengan menggunakan . Pada form ‘Cari Lokasi’ nilai default yang tampil adalah ‘Dalam Negeri’ dengan daftar propinsi yang ada. Jika ingin mencari tempat secara lebih spesifik, maka pilih dan double-click nama propinsi tempat berada, maka akan tampil daftar kabupaten/kota yang terdapat pada propinsi yang dipilih. Demikian seterusnya sampai menemukan nama tempat yang diinginkan, lalu tekan tombol
.
Page 9 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
• • • • • • • • • •
Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Email Jenis Dokumen ID No Dokumen ID Alamat No HP No Telp Status Perkawinan
Pada tab Data Tambahan terdapat field-field sebagai berikut:
• • • • • • •
No Surat Ket. Sehat Dokter dan tanggalnya No Surat Ket. Bebas Narkoba dan tanggalnya No Surat Ket. Kelakuan Baik dan tanggalnya Akte Kelahiran No NPWP Tanggal NPWP Bahasa. Untuk menginput daftar bahasa yang
dikuasai,
tekan
tombol
. Kemudian akan tampil form ‘Tambah Bahasa’ dan ditampilkan daftar bahasa yang dapat dipilih. Pencarian bahasa dari daftar yang sudah ada dapat dilakukan berdasarkan ‘Kode’ dan ‘Nama’. Ketika sudah memilih kriteria pencarian, masukkan bahasa yang ingin dicari di field ‘Cari Bahasa’ lalu tekan ikon
Page 10 of 44
.
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Pada hasil pencarian, pilih data bahasa yang ingin ditambahkan lalu tekan •
tombol
Pendidikan.
untuk menambahkannya di daftar Bahasa.
Untuk melihat daftar pendidikan, tekan tombol tampil form ‘Data Pendidikan’.
Pada form diatas, ada beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu: Menambah data pendidikan.
maka akan
Untuk menambah data pendidikan, tekan tombol maka field-field data pendidikan menjadi aktif. Isilah data pendidikan sesuai field yang tersedia pada form diatas.
Page 11 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Kemudian tekan tombol untuk menyimpan data pendidikan, dan akan tampil pesan konfirmasi untuk menyimpan data.
Pilih tombol
untuk menyimpan data pendidikan atau
tombol untuk membatalkan penyimpanan. Data yang disimpan akan ditampilkan di daftar data pendidikan.
Mengubah data pendidikan. Centang data pendidikan yang ada di daftar, tombol
menjadi aktif dan data pendidikan yang dipilih ditampilkan di field-field data pendidikan.
Page 12 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
, maka field-field data pendidikan Tekan tombol menjadi aktif dan dapat diubah. Jika data pendidikan sudah diubah, simpan perubahan tersebut dengan menekan tombol
. Lalu akan tampil pesan konfirmasi penyimpanan,
•
pada pesan konfirmasi tersebut, maka perubahan pilih akan tersimpan dan ditampilkan di daftar data pendidikan.
Keluarga.
Tekan tombol ‘Data Keluarga’.
pada field Keluarga, maka akan tampil form
Pada form diatas , terdapat 4 tab yaitu: Keluarga Tab ini digunakan untuk melihat daftar keluarga dan keterangan datanya secara singkat. Untuk melihat anggota keluarga yang diinginkan, tekan ikon pada salah satu daftar keluarga. Maka akan ditampilkan isi dari daftar keluarga yang dipilih.
Page 13 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Keterangan data dari daftar keluarga yang dipilih juga dapat dilihat dengan cara memilih salah satu nama yang ingin dilihat.
Maka keterangan data yang dipilih akan ditampilkan di tab ‘Data Umum’ dan tab ‘Lainnya’.
Orang Tua Pada tab ini ditampilkan daftar orang tua.
Untuk menginput data orangtua, pilih baris yang mau diinput, maka tombol
Page 14 of 44
akan menjadi aktif.
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Tekan tombol
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
maka akan tampil form Orang.
yang ada pada form untuk Tekan tombol melakukan pencarian data orang dan akan tampil form Orang (yang dapat digunakan untuk mencari dan menambah data).
Page 15 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Masukkan nama orang yang ingin dicari di field Nama lalu tekan
untuk mencari data tersebut. Jika tombol pencarian data ingin lebih spesifik maka dapat kriteria pencarian dapat ditambahkan dengan menekan tombol maka akan tampil tambahan kriteria pencarian di form Orang.
,
Jika data pencarian yang dicari sudah ditemukan, pilih salah satu
data pada hasil pencarian lalu pilih tombol yang dipilih akan ditampilkan di field Nama.
maka data
Sedangkan jika data yang dicari tidak ditemukan, data tersebut
dapat ditambahkan dengan cara menekan tombol yang ada pada form Orang, lalu akan tampil form Orang (pengisian data).
Pada form diatas, terdapat field-field yang dapat diisi: Nama Gelar Depan Gelar Belakang Tempat Lahir Page 16 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Untuk mengisi tempat lahir, tempat dapat dicari dengan
menekan ikon dan akan tampil form ‘Cari Lokasi’. Pilih dan double-click lokasi di propinsi untuk mencari lokasi di kabupaten/kota, lakukan seterusnya sampai menemukan
lokasi yang tepat lalu tekan tombol maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Tempat Lahir. Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Email Jenis Dokumen ID No, Dokumen ID Alamat No. HP No. Telp Status Perkawinan Akta Kelahiran Status Hidup Jika orang bersangkutan masih hidup, maka beri centang pada checkbox field ‘Status Hidup’. Sedangkan jika orang bersangkutan sudah meninggal, kosongkan checkbox field ‘Status Hidup’. Akta Meninggal Tgl. Meninggal No. NPWP Tanggal NPWP
Jika data orang sudah diisi, maka data dapat disimpan dengan
menekan tombol konfirmasi penyimpanan.
Pilih tombol
tombol
disimpan, tombol
, kemudian akan tampil pesan
untuk melanjutkan penyimpanan, atau
untuk membatalkan penyimpanan. Ketika data akan menjadi aktif.
Page 17 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
, maka Unggah foto orang dengan menekan tombol akan tampil window untuk mencari lokasi penyimpanan dokumen.
Cari dan pilih foto yang akan diunggah, pilih tombol maka foto yang dipilih akan ditampilkan di form Orang dan tampil pesan berhasil. dan
Tutup form Orang dengan menekan tombol data yang ditambahkan ditampikan.
Simpanlah
data
Pilih tombol
tombol
yang
diinput
dengan
menekan
tombol
, lalu akan tampil pesan konfirmasi penyimpanan. untuk melanjutkan penyimpanan, atau
untuk membatalkan penyimpanan.
Suami/Istri Data pada tab ini baru dapat ditambahkan jika status perkawinan Orang bukan ‘Belum Kawin’. Page 18 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu: a. Menambah data suami/istri. Untuk menambah data suami/istri, tekan
maka field-field yang ada menjadi aktif.
tombol
Jika suami/istri adalah PNS maka beri tanda centang pada field ‘PNS’, lalu lakukan pencarian data PNS dengan menekan ikon
pada field ‘Nama’ dan akan tampil form ‘Cari Data PNS’. Pada form ‘Cari Data PNS’ pilih kriteria pencarian yang diinginkan, masukkan nama yang dicari pada field ‘Cari PNS’ lalu tekan ikon
.
Page 19 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Pada hasil pencarian, pilih data yang sesuai lalu tekan tombol maka data yang dipilih ditampilkan di field Nama.
Jika suami/istri bukan PNS, maka lakukan pencarian data
dengan menekan ikon form Orang.
pada field Nama dan akan tampil
yang ada pada form untuk Tekan tombol melakukan pencarian data orang dan akan tampil form Orang (yang dapat digunakan untuk mencari dan menambah data).
Page 20 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Masukkan nama orang yang ingin dicari di field Nama lalu
untuk mencari data tersebut. Jika tekan tombol pencarian data ingin lebih spesifik maka dapat kriteria pencarian dapat ditambahkan dengan menekan tombol
, maka pencarian di form Orang.
akan
tampil
tambahan
kriteria
Jika data pencarian yang dicari sudah ditemukan, pilih salah
satu data pada hasil pencarian lalu pilih tombol maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Nama.
Sedangkan jika data yang dicari tidak ditemukan, data tersebut dapat ditambahkan dengan cara menekan tombol
yang ada pada form Orang, lalu akan tampil form Orang (pengisian data).
Page 21 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Pada form diatas, terdapat field-field yang dapat diisi: Nama Gelar Depan Gelar Belakang Tempat Lahir Untuk mengisi tempat lahir, tempat dapat dicari dengan
dan akan tampil form ‘Cari Lokasi’. menekan ikon Pilih dan double-click lokasi di propinsi untuk mencari lokasi di kabupaten/kota, lakukan seterusnya sampai menemukan lokasi yang tepat lalu tekan tombol
maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Tempat Lahir. Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Email Jenis Dokumen ID No, Dokumen ID Alamat No. HP No. Telp Status Perkawinan Akta Kelahiran Status Hidup Jika orang bersangkutan masih hidup, maka beri centang pada checkbox field ‘Status Hidup’. Sedangkan jika orang bersangkutan sudah meninggal, kosongkan checkbox field ‘Status Hidup’. Akta Meninggal Tgl. Meninggal No. NPWP Tanggal NPWP
Page 22 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Jika data orang sudah diisi, maka data dapat disimpan dengan
menekan tombol konfirmasi penyimpanan.
Pilih tombol
, kemudian akan tampil pesan
untuk melanjutkan penyimpanan, atau
tombol
untuk membatalkan penyimpanan. Ketika akan menjadi aktif.
data disimpan, tombol
, Unggah foto orang dengan menekan tombol maka akan tampil window untuk mencari lokasi penyimpanan dokumen. Cari dan pilih foto yang akan diunggah, pilih tombol
maka foto yang dipilih akan ditampilkan di form Orang dan tampil pesan berhasil.
Tutup form Orang dengan menekan tombol dan data yang ditambahkan ditampikan di field Nama. Setelah
nama
ditampilkan
di
field
Nama,
tombol
menjadi aktif. Isilah field-field yang tersedia di form sesuai dengan data yang ada, field-field yang tersedia antara lain: Tanggal Menikah Akte Menikah Page 23 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Tanggal Meninggal, diisi jika suami/istri sudah meninggal. Akte Meninggal, diisi jika suami/istri sudah meninggal. Tanggal Cerai, diisi jika sudah bercerai. Akte Cerai, diisi jika sudah bercerai. KARSUS Status
Setelah field terisi, simpanlah data tersebut dengan menekan , lalu akan tampil pesan konfirmasi
tombol
penyimpanan. Pilih tombol
untuk melanjutkan
penyimpanan atau tombol untuk membatalkan penyimpanan data. Jika data disimpan, maka data akan ditampilkan di daftar suami/istri.
b. Mengubah data suami/istri. Pilihlah data suami/istri yang sudah ada, maka tombol akan menjadi aktif.
Page 24 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Tekan tombol , maka field-field yang ada akan menjadi aktif sesuai data yang diinput. Ubah data sesuai dengan data yang seharusnya, kemudian simpan perubahan dengan . Selanjutnya akan tampil
menekan tombol
pesan konfirmasi penyimpanan, melanjutkan penyimpanan.
pilih
untuk
c. Menghapus data suami/istri. Pilih data suami/istri yang akan dihapus, lalu tekan tombol penghapusan.
.
Maka
Pilih tombol
akan
tampil
pesan
konfirmasi
untuk melanjutkan penghapusan atau
untuk membatalkan penghapusan data. Data tombol yang dihapus, tidak ditampilkan lagi di daftar suami/istri.
Anak Data anak hanya bisa ditambah jika status perkawinan Orang bukan ‘Belum Menikah’.
Page 25 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Pada tab Anak, terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan: a. Menambah data Anak.
maka field-field akan menjadi Tekan tombol aktif. Pilih ibu dari daftar yang tersedia di field Ibu. Pilih jenis anak dari daftar yang tersedia di field ‘Jenis Anak’. Untuk menginput
nama Anak, tekan ikon akan tampil form Orang.
untuk mencari data maka
yang ada pada form untuk Tekan tombol melakukan pencarian data orang dan akan tampil form Orang (yang dapat digunakan untuk mencari dan menambah data).
Page 26 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Masukkan nama orang yang ingin dicari di field Nama lalu
untuk mencari data tersebut. Jika tekan tombol pencarian data ingin lebih spesifik maka dapat kriteria pencarian dapat ditambahkan dengan menekan tombol
, maka pencarian di form Orang.
akan
tampil
tambahan
kriteria
Jika data pencarian yang dicari sudah ditemukan, pilih salah
satu data pada hasil pencarian lalu pilih tombol maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Nama.
Sedangkan jika data yang dicari tidak ditemukan, data tersebut dapat ditambahkan dengan cara menekan tombol yang ada pada form Orang, lalu akan tampil form Orang (pengisian data).
Page 27 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Pada form diatas, terdapat field-field yang dapat diisi: Nama Gelar Depan Gelar Belakang Tempat Lahir Untuk mengisi tempat lahir, tempat dapat dicari dengan
dan akan tampil form ‘Cari Lokasi’. menekan ikon Pilih dan double-click lokasi di propinsi untuk mencari lokasi di kabupaten/kota, lakukan seterusnya sampai menemukan lokasi yang tepat lalu tekan tombol
maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Tempat Lahir. Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Email Jenis Dokumen ID No. Dokumen ID Alamat No. HP No. Telp Status Perkawinan Akta Kelahiran Status Hidup Jika orang bersangkutan masih hidup, maka beri centang pada checkbox field ‘Status Hidup’. Sedangkan jika orang bersangkutan sudah meninggal, kosongkan checkbox field ‘Status Hidup’. Akta Meninggal Tgl. Meninggal No. NPWP Tanggal NPWP
Page 28 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Jika data orang sudah diisi, maka data dapat disimpan dengan
menekan tombol konfirmasi penyimpanan.
Pilih tombol
tombol
, kemudian akan tampil pesan
untuk melanjutkan penyimpanan, atau
untuk membatalkan penyimpanan. Ketika akan menjadi aktif.
data disimpan, tombol
, Unggah foto orang dengan menekan tombol maka akan tampil window untuk mencari lokasi penyimpanan dokumen. Cari dan pilih foto yang akan diunggah, pilih tombol
maka foto yang dipilih akan ditampilkan di form Orang dan tampil pesan berhasil.
Tutup form Orang dengan menekan tombol dan data yang ditambahkan ditampikan di field Nama.
Setelah field terisi, simpanlah data tersebut dengan menekan , lalu akan tampil pesan konfirmasi
tombol
penyimpanan. Pilih tombol
penyimpanan atau tombol Page 29 of 44
untuk melanjutkan
untuk membatalkan
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
penyimpanan data. Jika data disimpan, maka data akan ditampilkan di daftar Anak.
b. Mengubah data Anak.
Pilih data Anak yang mau diubah, maka tombol akan aktif.
Tekan tombol , maka field-field yang ada akan menjadi aktif sesuai data yang diinput. Ubah data sesuai dengan data yang seharusnya, kemudian simpan perubahan dengan . Selanjutnya akan tampil
menekan tombol
pesan konfirmasi penyimpanan, melanjutkan penyimpanan.
untuk
pilih
c. Menghapus data Anak. Pilih data anak yang akan dihapus, lalu tekan tombol penghapusan.
.
Maka
Page 30 of 44
akan
tampil
pesan
konfirmasi
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Pilih tombol
•
untuk melanjutkan penghapusan atau
tombol untuk membatalkan penghapusan data. Data yang dihapus, tidak ditampilkan lagi di daftar anak.
Masa Kerja.
Untuk melihat masa kerja orang yang dipilih, tekan tombol pada field Masa Kerja maka akan tampil form ‘Data Masa Kerja’.
a. Menambah data masa kerja.
maka field-field yang ada akan menjadi Tekan tombol aktif. Field-field yang ada pada masa kerja: Jenis PMK, dapat diisi dari pilihan yang ada yaitu ‘Swasta’ atau ‘Negeri’. Instansi/Perusahaan. Tanggal Awal, diisi dengan tanggal awal bekerja di instansi/perusahaan. Tanggal Akhir, diisi dengan tanggal akhir bekerja di instansi/perusahaan. No. Surat Keputusan. Tgl. SK Masa Kerja, dihitung otomatis oleh sistem. Jika Jenis PMK ‘Swasta’ maka masa kerja hanya dihitung 50%. Nomor BKN. Tgl. BKN
Setelah field-field diatas diisi maka tekan tombol untuk menyimpannya. Kemudian tampil pesan penyimpanan,
pilih
tombol
untuk
konfirmasi
melanjutkan
penyimpanan atau tombol untuk membatalkan penyimpanan data. Data yang disimpan akan ditampilkan di daftar masa kerja. Page 31 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
b. Mengubah data masa kerja.
maka fieldPilih data yang ingin diubah, tekan tombol field yang dapat diubah menjadi aktif. Sesudah melakukan perubahan, simpanlah perubahan dengan menekan tombol
. Ketika
tampil pesan konfirmasi, pilih untuk melanjutkan peminjaman. Perubahan data langsung ditampilkan di daftar masa kerja.
c. Menghapus data masa kerja. Untuk memilih data yang ingin dihapus, beri centang pada baris data kemudian tekan tombol dilakukan dengan menekan tombol:
. Pemilihan data dapat
berfungsi untuk memilih semua data yang Tombol tersedia dengan memberikan tanda centang.
Tombol pada semua data.
berfungsi untuk menghilangkan centang
berfungsi untuk melakukan tindakan Tombol pilihan yang berkebalikan dengan pilihan awal.
Sebelum data benar-benar dihapus, tampil pesan konfirmasi. Pilih
tombol
untuk melanjutkan penghapusan atau tombol
untuk membatalkan penghapusan data. Data yang dihapus, tidak ditampilkan lagi di daftar masa kerja.
Setelah selesai memilih orang, data orang yang dipilih akan ditampilkan di form ‘Tambah Orang Usul Pengadaan’. Lengkapi data yang ada di form tersebut dengan mengisi fieldfield: Page 32 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
• • • •
•
Instansi Induk, terisi otomatis sesuai instansi induk . Instansi Kerja, terisi otomatis sesuai instansi kerja . Satuan Kerja
Lokasi Kerja, dapat dicari dengan menggunakan . Pada form ‘Cari Lokasi’ nilai default yang tampil adalah ‘Dalam Negeri’ dengan daftar propinsi yang ada. Jika ingin mencari tempat secara lebih spesifik, maka pilih dan double-click nama propinsi tempat berada, maka akan tampil daftar kabupaten/kota yang terdapat pada propinsi yang dipilih. Demikian seterusnya sampai menemukan nama tempat yang diinginkan, lalu tekan tombol
.
. Pencarian dapat dilakukan Unit Kerja, dapat dicari dengan menggunakan berdasarkan ‘Kode’ dan ‘Nama’. Input keterangan yang ingin dicari berdasarkan kriteria pencarian yang dipilih, lalu tekan
. Setelah tampil hasil pencarian, pilih
salah satu baris data yang sesuai kemudian tekan tombol
• •
.
Jenis Pegawai
. Pencarian dapat dilakukan KPPN, dapat dicari dengan menggunakan berdasarkan ‘Kode’ dan ‘Nama’. Input keterangan yang ingin dicari berdasarkan kriteria pencarian yang dipilih, lalu tekan
. Setelah tampil hasil pencarian, pilih
salah satu baris data yang sesuai kemudian tekan tombol
Page 33 of 44
.
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
• • • • •
Jenis Jabatan Jabatan Tingkat Pendidikan. Golongan Ruang Awal, terisi sesuai dengan tingkat pendidikan yang dipilih. Gaji Pokok, terisi sesuai dengan golongan ruang awal yang dipilih tapi masih dapat diubah.
Selanjutnya, untuk mengetahui apakah orang yang dipilih telah memenuhi syarat atau
tidak, tekan tombol . Kemudian akan tampil form ‘Cek Kondisi’ yang berisikan kondisi dan status dari kondisi tersebut. Jika ada kondisi yang tidak memenuhi dan pada kolom Catatan disertakan alasannya, sedangkan jika syarat maka statusnya . Kemudian, untuk memasukkan orang ke kondisi memenuhi syarat maka statusnya dalam list usul pengadaan, pada form ‘Cek Kondisi’ tekan tombol
.
Sebelum memproses no usul ke proses selanjutnya, list orang pada usul pengadaan dapat
. Kemudian pada form ‘Konfigurasi dicetak dengan cara menekan tombol Pengadaan’, pilih specimen untuk menandatangani cetakan usul dan masukkan tembusan pada bagian Tembusan, lalu tekan tombol
Page 34 of 44
.
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Hasil cetakan akan tampil seperti gambar di bawah ini:
pada Untuk melanjutkan proses usul ke proses selanjutnya, tekan tombol form list no usul. Kemudian akan tampil pesan yang menyatakan berkas telah diproses dan no usul akan hilang dari list data di Pengadaan BKD/Instansi.
Page 35 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Proses selanjutnya akan berada di profile Pusat Pelayanan Terpadu dengan langkah prosedur Cek Usul.
3.3. FIX BERKAS PENGADAAN
Berkas yang tidak lengkap dikembalikan ke Tim pembuat usul pengadaan dengan langkah prosedur ‘Fix Berkas Pengadaan’.
Berkas yang dikembalikan dapat berasal dari PPT, maupun Teknis. Berkas-berkas ini dapat dikirim kembali untuk diproses ulang atau dianggap selesai (dihapus).
Berikut langkah-langkah untuk menindaklanjuti berkas: • Pilih dan double-click baris data dengan langkah prosedur ‘Fix Berkas Pengadaan’. Kemudian akan tampil form ‘Pengadaan’ yang menampilkan prosedur usul pengadaan dan jenis usul yang dipilih pada header form. Di dalam form ditampilkan keterangan orang dan alasan ditolak.
Page 36 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
•
•
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Jika berkas ingin dianggap selesai/batal maka tekan tombol . Lalu akan tampil form ‘Alasan BTL’, isi alasan lalu simpan alasan yang diinput. Setelah penyimpanan alasan akan tampil pesan konfirmasi untuk membatalkan berkas.
Pilih tombol ‘OK’ maka proses pembatalan berkas akan dilanjutkan dan setelahnya akan tampil pesan berhasil yang disertai hilangnya berkas yang dibatalkan dari list data di BKD/Instansi.
Jika berkas yang tidak lengkap akan diproses ulang maka pada form Pengadaan,
. Kemudian akan tampil form ‘Alasan’, isi alasan tekan tombol dokumen diproses ulang dan simpan alasan tersebut.
Setelah alasan disimpan, tampil pesan berhasil dan selanjutnya berkas akan diproses di Pusat Pelayanan Terpadu dengan langkah prosedur ‘Cek Berkas Lengkap’.
3.4. PEMBERITAHUAN TMS
Berkas yang tidak memenuhi syarat akan dikembalikan ke tim yang membuat usul pengadaan dengan langkah prosedur ‘Pemberitahuan TMS’.
Page 37 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Berkas yang tidak memenuhi syarat tidak dapat dilanjutkan prosesnya dan dianggap selesai berkas. Untuk menyelesaikan berkas ini maka pilih dan double-clik data dengan langkah prosedur ‘Pemberitahuan TMS’. Lalu akan tampil form ‘Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat’.
Pada form diatas, ditampilkan keterangan usul dan alasan berkas tidak memenuhi syarat.
maka berkas akan selesai diproses dan tidak Kemudian tekan tombol tampil lagi di list data di BKD/Instansi dengan tampilnya pesan informasi.
Page 38 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
3.5. CETAK SK PENGADAAN
Berkas yang sudah disetujui NIP-nya akan dilanjutkan prosesnya di sini dengan langkah prosedur ‘Cetak SK Pengadaan’.
Pilih dan double-click data yang akan diproses lebih lanjut, akan tampil form ‘Cetak SK’.
Untuk
mendapatkan
nomor
SK
dapat
dilakukan
dengan
menekan
tombol
. Maka sistem akan megenerate nomor SK dan menampilkannya di field ‘Nomor SK’, field ‘Tanggal SK’ otomatis terisi dengan tanggal sistem. Tombol berubah menjadi . Hal lain yang perlu diketahui adalah field ‘Nomor SK’ dan ‘Tanggal SK’ dapat diubah dan diinput manual sesuai keinginan. Page 39 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Setelah mendapatkan nomor SK, simpan nomor tersebut dengan menekan tombol dan tombol menjadi aktif.
. Ketika nomor SK sudah disimpan, field ‘Nomor SK’, ‘Tanggal SK’, menjadi tidak aktif; sebaliknya tombol
Page 40 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
Lanjutkan proses dengan mencetak SK. Tekan tombol untuk mencetak SK, lalu akan tampil form ‘Konfigurasi SK’ untuk memilih PNS yang akan menandatangi SK dan menginput daftar Tembusan.
. Hasil cetakan akan tampil seperti
Setelah memilih PNS, tekan tombol gambar di bawah.
Page 41 of 44
BKN
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
SAPK_Pengadaan BKD Instansi
Information Technology
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
menjadi
Setelah mencetak SK, tombol
menjadi aktif.
Page 42 of 44
tidak aktif
dan tombol
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
Untuk melanjutkan proses ke proses selanjutnya, tekan tombol akan tampil pesan informasi.
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
lalu
Berkas yang sudah diproses tidak tampil lagi di list data BKD/Instansi dan selanjutnya akan diproses di Penerimaan SK BKN dengan langkah prosedur ‘Penerimaan SK NS/PNS’.
. Tombol ini digunakan untuk Pada form ‘Cetak SK’ terdapat tombol mengirim berkas kembali ke tim istrasi Pengadaan untuk membuat kembali D2. Ketika tombol ini ditekan, tampil form Alasan, isi alasan pengembalian berkas lalu simpan . alasan dengan menekan tombol Berkas yang dikembalikan tidak tampil lagi di list data di BKD/Instansi dan selanjutnya akan diproses di tim istrasi Pengadaan dengan langkah prosedur ‘Cek Berkas Lengkap’.
Page 43 of 44
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM NCSIS SAPK_Pengadaan BKD Instansi
BI01-SAPK-BKD INSTANSI-PENGADAAN BKD INSTANSI
4.
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE Information Technology
LAMPIRAN Pelaporan Kesalahan Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management System). Berikut petunjuk cara pelaporannya. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
ke http://www.bkn.go.id/. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. Masukkan laporan Isu. Kategorikan masalah dalam: (4)–Aplikasi NCSIS. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas. Masukan Deskripsi dari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture, dokumen penyerta dll). 8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.
Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi: Technical Unit (TSU) NCSIS Project Menara Gracia lt 9, Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772, Fax 021-5290-5822 email:[email protected] atau klik http://www.bkn.go.id/
Deskripsikan Isu dengan jelas, rinci, dan sertakan semua informasi yang diperlukan. Sertakan screenshots untuk informasi tambahan (lalu file tersebut sebagai lampiran).
Page 44 of 44
Related Documents c2h70
Bi01 Sapk Bkd Instansi Pengadaan Bkd Instansi 686b1r
November 2019 46
Sampul Bkd a194m
November 2019 41
Bkd Jatim ns Results.pdf 36242f
November 2019 629
Desmontar Turbo Bkd 6f2t42
November 2019 92
2.0 Tdi Bkd Engine s171m
December 2019 89
Surat Permohonan Indihome Instansi 3s645i
August 2020 0More Documents from "Okm Ikhsan" 28274j
Bi01 Sapk Bkd Instansi Pengadaan Bkd Instansi 686b1r
November 2019 46
Mickey Holiday g2x6r
November 2019 60
Pengertian Ftp 3s234v
November 2019 71
Laporan 2 Simulasi Infant Warmer Dengan Thermostat 5lz1i
July 2020 1
Tugas Pkk.docx 42h54
May 2020 13