Bahan Bab Iv 716f1r

BAHAN AKREDITASI PUSKESMAS Pembahasan BAB 4.1 Kebutuhan Akan Upaya Kesehatan Masyarakat Di Analisis

Pembahasan BAB 4.1 Kebutuhan Akan Upaya Kesehatan Masyarakat Di Analisis. Pada tulisan saya sebelumnya tentang cara identifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat sudah membahas berbagai cara konvensional terapan yang dapat digunakan untuk memenuhi elemen penilaian tersebut. Sebagai tambahan secara garis besar beberapa instrumen yang dapat di gunakan untuk identifikasi tersebut diantara nya adalah : 1. Wawancara. Tim UKM puskesmas dapat mewawancari sasaran sesuai dengan kebutuhan. Tentunya quisionernya sudah di siapkan terlebih dahulu sehingga memudahkan pada saat wawancara. Mengingat sasaran mungkin tidak memiliki banyak waktu. 2. Pengamatan. Mengamati apa sebetulnya kebutuhan dari masyarakat itu sendiri. Contoh, jam buka puskesmas pukul 8:00 WIB tetapi calon pasien sudah berkumpul pada pukul 7:30 WIB. Ini dapat di tarik kesimpulan bahwa sebetulnya masyarakat ingin puskesmas buka jam pelayanan lebih pagi. 3. Angket. Dengan menyebarkan angket dengan metode pertanyaan yang sudah dibuatkan oleh tim puskesmas. 4. Fokus diskusi. Meluangkan waktu untuk sambil berdiskusi dengan masyarakat pada acara-acara tertentu. Dengan membawa pesan spesial tentang apa yang mereka inginkan dari puskesmas. 5. Pemahaman Partisipatif Kondisi Pedesaan. pendekatan dan metode yang memungkinkan masyarakat secara bersama-sama menganalisis masalah kehidupan dalam rangka merumuskan perencanaan dan kebijakan secara nyata. Yuk kita bahas satu persatu bagaimana menyelesaikan elemen penilaian 1 – 7 yang ada pada Bab 4.1. >4.1.1.1 Dilakukan identifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat, kelompok masyarakat dan individu yang merupakan sasaran kegiatan. Berikut ini cara menyelesaikannya : puskesmas melakukan berbagai kegiatan guna mengidentifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat seperti yang sudah saya sebutkan di atas. Ingat pada telusurnya bahwa kegiatan ini harus dilakukan karena yang di nilai adalah proses melakukan identifkasinya. Nanti yang akan di tanya adalah kepala puskesmas, PJ UKM, tokoh

masyarakat dan masyarakat itu sendiri. Dokumen : Sebelum melakukan kegiatan identifikasi tersebut hendaknya di buatkan SOP nya dan ini yang menjadi dokumen penilaian. >4.1.1.2 Identifikasi kebutuhan masyarakat dan harapan masyarakat, kelompok masyarakat dan individu yang merupakan sasaran kegiatan dilengkapi dengan kerangka acuan, metode dan instrumen, cara analisis yang di susun oleh PJ UKM. Dokumen : ada 3 dokumen yang harus disiapkan. 

Kerangka acuan. Buat kerangka acuan dengan format yang benar. Buat sedetail mungkin apa yang nanti akan dikerjakan.



Metode. Dengan metode apa yang nanti akan dikerjakan. Kalau metodenya angket maka siapkan dokumen angkatnya, bila metode wawancara maka siapkan dokumen wawancaranya.



Instrumen analisis. ini adalah cara untuk melakukan analisisnya. Dokumennya adalah hasil dari metode yang dikerjakan. Bisa berupa rekapan hasil wawancara.

> 4.1.1.3 Hasil identifikasi di catat dan di analisis sebagai masukan untuk penyusunan kegiatan. Dokumen : rekapitulasi hasil identifikasi tadi yang sudah di buatkan matrik/tabel. Saran masukan sasaran sudah di bahas satu persatu dan di label. Serta sudah ada draft rencana kegiatan UKM terkait hasil identifikasi tersebut. >4.1.1.4 kegiatan tersebut di tetapkan oleh kepala puskesmas bersama dengan PJ UKM puskesmas dengan mengacu pada pedoman hasil analisis kebutuhan dan harapan masyarakat, kelompok masyarakat dan individu sebagai sasaran kegiatan UKM. Dokumen : daftar kegiatan kerja UKM puskesmas di tetapkan oleh kepala puskesmas. Ini bisa dibuat dalam bentuk matrik dan di tandatangani oleh kepala puskesmas. > 4.1.1.5 Kegiatan-kegiatan tersebut di komunikasikan kepada masyarakat, kelompok masyarakat maupun individu yang menjadi sasaran. Dokumen : kegiatan yang sudah di tetapkan tadi di informasikan kepada sasaran. Bisa melalui surat resmi ke desa atau LSM atau sasaran ( lampirkan bukti expedisi suratnya dan tanda terima suratnya bila dilakukan via surat ). Bisa juga dilakukan pada rapat-rapat tingkat desa atau kecamatan ( lampirkan notulen rapat nya yang menyebutkan kalau puskesmas menyampaikan hal tersebut pada forum-forum itu ). >4.1.1.6 kegiatan-kegiatan tersebut di komunikasikan dan di koordinasikan kepada lintas sektor terkait sesuai dengan pedoman pelaksanaan kegiatan UKM. Dokumen : membuat SOP koordinasi dan komunikasi lintas sektor dan lintas program.

>4.1.1.7 kegiatan kegiatan tersebut disusun dalam rencana kegiatan untuk tiap UKM puskesmas. Dokumen : penetapan oleh kepala puskesmas tentang kegiatan untuk tiap UKM puskesmas. Bisa dalam bentuk matrik dan tabel di tandatangani oleh kepala puskesmas.

3 Prinsip Dalam Penyusunan Dokumen Akreditasi Puskesmas Apa itu dokumen akreditasi ? adalah Semua dokumen yang harus disiapkan dalam pelaksanaan akreditasi. Dalam akreditasi puskesmas tentunya tidak terlepas dari adanya dokumen yang harus disiapkan. Secara total terdapat 776 elemen penilaian yang perlu diselesaikan baik itu dokumennya dan proses telusurnya. Tanpa adanya dokumen yang disiapkan maka akreditasi puskesmas tidak dapat dinilai secara keseluruhan. Maka ada 3 prinsip dasar dalam penyusunan dokumen akreditasi puskemas yaitu : 1. Kerjakan apa yang di tulis. Tugas-tugas yang dilakukan di puskesmas tentunya harus dikerjakan sepenuh hati sesuai dengan tuntutan pekerjaan. Dikerjakan secara maksimal dan sempurna. Sebelum mengerjakan pekerjaan tersebut sudah tentu ada perencanaan. Nah dari apa yang di rencanakan ini hendaknya dikerjakan sesuai dengan apa yang sudah di tulis dan di catat. 2. Tulis apa yang dikerjakan. Setelah mengerjakan tugas-tugas tersebut hendaknya di catat, di arsipkan sehingga terdokumentasi dengan baik. Sehingga ketika di telusur bukti dokumennya terarsipkan dengan baik. 3. Bisa dibuktikan serta dapat ditelusur dengan buktinya. Ini adalah kombinasi dari 2 poin di atas serta dapat dibuktikan sampai pada telusur paling akhir. Demikian prinsip-prinsip dasar dalam penyusunan dokumen akreditasi puskesmas.

Panduan Lengkap Cara Pembuatan SOP Dalam Akreditasi Puskesmas

Dalam pelaksanaan implementasi akreditasi puskesmas kita tidak akan lepas dari yang nama nya SOP yang singkatan dari standar operasional prosedur. SOP ini menjadi panduan dalam berbagai kegiatan dalam akreditasi puskesmas. Tanpa adanya SOP akreditasi puskesmas di anggap belum berjalan sesuai dengan rel yang ada. Disamping itu adanya dokumen SOP juga menjadi elemen penilaian untuk akreditasi puskesmas. Nah di bawah ini saya lampirkan panduan lengkap pembuatan SOP sehingga dapat di implementasikan dalam pembuatan dokumen akreditasi puskesmas. Kita mulai dari : 

Pengertian SOP :

1. SOP adalah Serangkaian instruksi tertulis yg dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan dimana dan oleh siapa dilakukan . (Permenpan No. 035 tahun 2012). 2. Istilah yg digunakan pada Pedoman Akrediatsi FKTP adalah Standar Operasional Prosedur (SOP) sesuai Permenpan No. 35 tahun 2012 

Tujuan SOP :

1. Agar proses kerja rutin terlaksana efisien, efektif, konsisten & aman 2. Dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yg berlaku. 

Manfaat :

1. Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas 2. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan 3. Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya ( SOP pemberian informasi, SOP pemasangan infus, SOP pemindahan pasien, dll)

Mau Kaji Banding Akreditasi Puskesmas ?, Berikut Tahapannya Mau Kaji Banding Akreditasi Puskesmas ?, Berikut Tahapannya Dalam akreditasi puskesmas kegiatan kaji banding diperlukan sebagai kesempatan untuk belajar dari pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan en, UKM dan UKP puskesmas di puskesmas

yang lain dan dapat memberikan manfaat bagi kedua belah pihak untuk perbaikan kinerja masing-masing puskesmas. Sebelum kaji banding dalam akreditasi sebaiknya teman-teman menyiapkan instrumen kaji banding puskesmas, rencana pelaksanaan kaji banding, kerangka acuan kaji banding. Ada baiknya juga dilakukan evaluasi internal sebagai acuan bagian mana saja yang akan diperbaiki nanti. Saya coba mendeskripsikan hal tersebut untuk memudahkan teman-teman dalam pelaksanaannya nanti. 1. Rencana pelaksanaan kaji banding. Dalam perencanaan pelaksanaan kaji banding puskesmas sebaiknya memperhatian beberapa hal berikut : 

Target puskesmas kita apa dalam hasil penilaian akreditasi nanti.



Topografi yang mirip ( misalnya dari segi budaya, demografi, wilayah )



Ini berfungsi untuk mengukur berapa besar biaya nanti yang akan dikeluarkan dalam pelaksanaan kahi banding tersebut.



Tentukan waktu yang tepat termasuk istrasinya ( surat tugas, surat permohonan kaji banding ke puskesmas yang di tuju, nota dinas bila perlu, stake holder terkait bila memungkinkan ). Rencanakan waktu sebaik mungkin. Bila memungkinkan semua penanggung jawab bab dapat ikut serta sehingga dapat mempelajari secara menyeluruh.

2. Kerangka acuan kaji banding. Membuat kerangka acuan sesuai petunjuk yang sudah ada. 3. Instrumen kaji banding. Adalah alat bantu yang akan di gunakan pada saat kaji banding misalnya ( ceklist wawancara, kamera, quisioner, bahan persentasi, diskusi personal dan observasi ). Setelah pelaksanaan kaji banding dilakukan. Tugas selanjutnya adalah 1. Laporan kaji banding. Tim akreditasi membuat laporan perjalanan dinas yang isi nya memuat tentang apa saja yang dikerjakan pada saat kaji banding ( misalnya, diskusi apa saja, diterima siapa, hal apa saja yang di dapat dan akan diterapkan di puskesmas ). 2. Rencana perbaikan. Membuat rencana dan time line pelaksanan perbaikan setelah kajibanding. 3. Laporan pelaksanaan perbaikan. Setelah implementasi perbaikan dilaksanakan. Di buatkan laporan perbaikan. Di sisi mana saja yang sudah di perbaiki atau diperbaharui sesuai dari hasil kaji banding tersebut. 4. Hasil evaluasi kaji banding. Membuat laporan matrik hasil evaluasi kaji banding.

5. Hasil evaluasi perbaikan kaji banding. Setiap kegiatan di evaluasi perbaikannya sehingga terukur arah perubahannya ( membuat matrik evaluasi perbaikan kaji banding dapat melibatkan tim auditor ). 10 Puskesmas yang sudah terakreditasi : Puskesmas Wonosobo I, Puskesmas Selomerto I, Puskesmas Mojo Tengah, Puskesmas Garung, Puskesmas Tamanan, Puskesmas Panarukan, Puskesmas Mangaran, Puskesmas Banyuanyar, Puskesmas Omben dan Puskesmas Waepana.

6 Cara Efektif Menyelesaikan Elemen Penilaian Dalam Akreditasi Puskesmas Seperti kita ketahui bahwa dalam elemen penilaian ( EP ) akreditasi puskesmas terdapat total 776 EP seperti terlampir dibawah ini : ISTRASI DAN MANAJEMEN

BAB I,II,III

UKM

BAB IV,V,VI

UKP JUMLAH

BAB VII,VIII,IX 9 BAB

10 STANDAR, 212 EP 11 STANDAR, 183 EP 21 STANDAR, 381 EP 42 STANDAR, 776 EP

Nah, dari 776 Elemen penilaian yang ada tentunya tidak semuanya dapat di selesaikan dengan mudah. Setidaknya ada elemen penilaian yang membutuhkan diskusi panjang dalam menyelesaikannya. Dibawah ini beberapa cara efektif dalam menyelesaikan apa yang di minta oleh Elemen Penilaian . 1. Baca dahulu dengan teliti standar, kriteria serta pokok pikiran dari kriteria tersebut. 2. Pokok pikiran yang tertera dalam sebuah kriteria menunjukkan inti penilaian dari kriteria tersebut. 3. Setelah memahami pokok pikiran dari kriteria, lanjutkan ke elemen penilaian yang dipersyaratkan dalam satu kriteria. 4. Tiap-tiap elemen penilaian mempunyai dokumen telusur dan sasaran telusur yang mengacu pada pokok pikiran kriteria. 5. Untuk dokumen yang diminta sebaiknya disiapkan setelah proses dijalankan.

6. Yang terpenting adalah proses nya di jalankan sehingga ketika di telusur dapat tersinergi antara dokumen dan prosesnya. Demikian mudah-mudahan dapat membantu teman – teman dalam menyelesaikan elemen penilaian yang ada. Bila ada hal – hal yang ingin di diskusikan silahkan hubungi saya di halaman kontak ini.

Cara Strategis Identifikasi Kebutuhan Dan Harapan Masyarakat Dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh puskesmas terutama dalam kegiatan UKM ( Usaha Kesehatan Masyarakat ) tentunya mengacu pada panduan atau pedoman yang sudah ada pada masing – masing program UKM sesuai dengan kebijakan program tersebut. Kegiatan yang dilakukan yang objeknya masyarakat atau pelanggan guna memacu peran serta masyarakat. Disamping mengacu pada pedoman yang sudah ada. Puskesmas tentunya harus berinovasi untuk mendapatkan masukan yang lebih rasional untuk menciptakan kegiatan yang berorientasi pada kebutuhan masyarakat yang menjadi sasaran program – programnya. Pada instrumen penilaian akreditasi puskesmas hal diatas tertuang dalam BAB IV standar 4.1 kriteria 4.1.1 dan elemen penilaian 1 sampai 7. Dalam hal menampung masukan, harapan dan kebutuhan masyarakat hendaknya puskesmas menggunakan berbagai metode aspiratif untuk mengkompilasinya. Berikut beberapa metode strategis untuk mengatasi hal tersebut : 1. Memanfaatkan rapat – rapat perangkat desa yang dilaksanakan pada setiap desa pada wilayah kerja puskesmas tersebut. 2. Mengikuti rapat dengar pendapat yang biasanya dilaksanakan di tingkat kecamatan dimana setiap kepala desa berkumpul pada acara tersebut. 3. Memanfaatkan temu kader kesehatan. 4. Kotak saran juga dapat di gunakan untuk menampung aspirasi masyarakat ( dengan membuat SOP ). 5. Melakukan survey aspirasi kebutuhan masyarakat ( bisa dilakukan dengan metode terbuka atau metode tertutup dengan sudah kita siapkan pertanyaannya ). 6. Temu pamong dan tokoh masyarakat dalam acara adat juga dapat di manfaatkan dengan meminta waktu khusus. 7. Grup diskusi internal yang memanfaatkan komunitas – komunitas kecil dalam masyarakat.

Hasil identifikasi tersebut di catat dan di rangkum serta di analisis sesuai dengan kapasitas dan kemampuan puskesmas. Semakin banyak puskesmas menampung aspirasi masyarakat maka semakin dapat mendekati harapan dan kebutuhan masyarakat. Puskesmas dapat mengidentifikasi secara rasional dan mengkomparasinya dengan anggaran dan pedoman yang sudah ada. Tentunya tidak semua kebutuhan masyarakat dapat di penuhi oleh puskesmas, skala prioritas menjadi tolak ukur dalam memenuhi kebutuhan masyarakat tersebut. Setelah rangkuman hasil identifikasi kebutuhan masyarakat tersebut di analisis oleh tim puskesmas dan di dapati prioritas kegiatannya selanjutnya kepala puskesmas menetapkan kegiatan tersebut dalam rencana kerja puskesmas yang nantinya akan di sinkronkan dengan anggaran puskesmas baik itu bersumber dari APBD maupun dari sumber lain seperti BOK dan CSR. Langkah selanjutnya adalah puskesmas menginformasikan kegiatan – kegiatan tersebut ke masyarakatnya berikut jadwal kegiatan, sasaran, waktu pelaksanaan dan implikasi dari kegiatan tersebut.

6 Kendala Akreditasi Puskesmas dan solusinya Sejak pertama kali di tunjuk sebagai salah satu tim pendamping ( tim pendamping UKM ) saya telah memikirkan beberapa kendala konvensional dalam pelaksanaan akreditasi puskesmas di wilayah kerja saya. Ini tercermin dalam beberapa kali diskusi saya dengan teman sekantor dan beberapa orang kepala Puskesmas. Kendala yang paling dominan adalah dalam hal keuangan. Beberapa pertanyaan sempat terlintas misalnya , darimana anggaran perlengkapan akreditasi puskesmas ? dan berapa besar anggaran tersebut ? 2 pertanyaan di atas sepertinya selalu diutarakan teman – teman puskesmas dalam konteks akreditasi puskesmas. Nah, di bawah ini ada 6 kendala dalam penerapan akreditasi puskesmas yang saya rangkum dalam berbagai diskusi. Silahkan disimak. 1. Keuangan dan anggran. Ini kendala yang mendasar yang selalu di utarakan oleh temanteman puskesmas. Misalnya, biaya ATK untuk print out SOP dan dokumen .Tidak ada anggaran untuk mempercantik puskesmas (membuat bingkai SOP, membuat bingkai Motto, makan minum rapat dan lain sebagainya ). Solusi : sebagian anggaran dapat di gunakan anggaran kapitasi, anggaran BOK dan anggaran dari APBD kabupaten yang sudah di persiapkan sebelumnya. Boleh juga menggunakan anggaran CSR sesuai ketentuan yang berlaku. 2. Sulit mencari tokoh kunci. Tokoh kunci yang dimaksud adalah sebagai ketua tim mutu dan ketua masing-masing pokja. Di beberapa puskesmas saya jumpai di pilih yang senior tetapi di tengah perjalanan beberapa darinya mengundurkan diri. Jadi sebaiknya dipilih

yang benar-benar mau bekerja dan memiliki daya pacu kerja yang menguasai seluk beluk manajemen puskesmas. Solusi : bisa di pilih dokter puskesmas atau tenaga kesehatan lainnya. 3. Minim motivasi dan dukungan. Selayang pandang dari akreditasi puskesmas adalah menambah beban kerja. Ini di anggap sebagai “ nambah kerjaan “ tetapi sebetulnya sudah waktunya puskesmas menambah kapabilitas, profesionalisme, memiliki sistem kerja yang baik, terukur dan dapat dipertanggungjawabkan. Nah, peran motivasi dari pimpinanlah yang mestinya memberikan dukungan moril kepada seluruh pegawai puskesmas. Tidak mesti dalam bentuk ceramah, bisa juga dalam bentuk reward yang disesuaikan dengan kemampuan puskesmas. 4. Bersikap apatis. Sikap ini tentunya sering kita jumpai di puskesmas. Sikap acuh tak acuh saat mengalami perubahan ke arah yang lebih baik. Tetapi tidak semua staf yang bersikap begini. Telaah dan saring staf-staf yang apatis terhadap perubahan. 5. Tidak disiplin. Ini sepertinya sudah menjadi bagian dari karakter setiap manusia. Ada yang disiplin ada juga yang tidak disiplin. Apalagi soal jam kerja. Solusinya adalah melakukan perubahan terhadap sistem absensi dan penerapan buku kerja serta membagi tugas-tugas terhadap masing-masing staf puskesmas sehingga jelas tugas dan fungsinya. 6. Malas membaca. Dalam konteks akreditasi, banyak membaca tentunya mejadi sarana gerbang ilmu dalam menambah wawasan guna menyelesaikan elemen penilaian yang ada. Puskesmas dapat membuat pepustakaan mini dalam menambah wawasan staf puskesmas dan fasilitas Wifi.

Bukti Dokumen yang Diperlukan Pada Bab VI, Sasaran Kinerja Upaya Kesehatan Masyarakat Tujuan utama akreditasi Puskesmas adalah untuk pembinaan peningkatan mutu, kinerja melalui perbaikan yang berkesinambungan terhadap sistem manajemen, sistem manajemen mutu dan sistem penyelenggaraan pelayanan dan program, serta penerapan manajemen risiko, dan bukan sekedar penilaian untuk mendapatkan sertifikat akreditasi.

Pencapaian tujuan tersebut diantaranya dilakukan dengan pendekatan keselamatan dan hak pasien dan keluarga, dengan tetap memperhatikan hak petugas. Prinsip ini ditegakkan sebagai upaya meningkatkan kualitas dan keselamatan pelayanan. Akreditasi Puskesmas menilai tiga kelompok pelayanan di Puskesmas, yaitu kelompok istrasi manajemen, yang diuraikan dalam Bab I, II, dan III, kelompok Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM), yang diuraikan dalam Bab IV, V, dan VI, dan kelompok Upaya Kesehatan Perorangan atau Pelayanan Kesehatan yang diuraikan dalam bab VII, VIII, dan IX. Berikut diuraikan standar akreditasi pada bab VI, Sasaran Kinerja Upaya Kesehatan Masyarakat Pada Bab VI, Sasaran Kinerja Upaya Kesehatan Masyarakat, terdapat 1 standar yang harus dipenuhi, yaitu : Perbaikan kinerja masing-masing UKM Puskesmas konsisten dengan tata nilai, visi, misi dan tujuan Puskesmas, dipahami dan dilaksanakan oleh Kepala Puskesmas, Penanggung jawab UKM Puskesmas dan Pelaksana yang ditunjukkan dalam sikap kepemimpinan. Terdapat 6 kriteria dengan 29 Elemen Penilaian untuk mendukung standar tersebut. Kriteria dimaksud antara lain sebagai berikut : 1. Kepala Puskesmas, Penanggung jawab UKM Puskesmas dan Pelaksana, bertanggung jawab dalam membudayakan perbaikan kinerja secara berkesinambungan, konsisten dengan tata nilai, visi, misi, dan tujuan Puskesmas. 2. Penanggung jawab UKM Puskesmas melaksanakan perbaikan kinerja secara berkesinambungan, tercermin dalam pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan. 3. Penanggung jawab UKM Puskesmas dan Pelaksana bertanggung jawab dan menunjukkan peran serta mereka dalam memperbaiki kinerja dengan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada sasaran. 4. Ada upaya memberdayakan sasaran untuk berperan serta dalam memperbaiki kinerja. 5. Kegiatan perbaikan kinerja masing-masing UKM Puskesmas didokumentasikan. 6. Puskesmas melakukan kaji banding (benchmarking) dengan Puskesmas lain tentang kinerja UKM Puskesmas.

Berbagai dokumen yang diperlukan untuk mendukung criteria dan elemen penilaian pada bab sasaran kinerja UKM tersebut diantaranya adalah : 1. Tanda tangan komitmen, dokumentasi 2. SK kepala Puskesmas peningkatan kinerja dan SK tata nilai

3. Dokumen inovasi 4. Data hasil capaian kinerja (PKP,SPM) 5. Matrik RTL dan hasil monitoring 6. Dokumen pelaksanaan perbaikan kinerja 7. Panduan dan instrumen survey, bukti pelaksanaan survey UKM 8. SK Kepala Puskesmas, SOP pendokumentasian kegiatan perbaikan kinerja. 9. Dokumen hasil perbaikan kinerja 10.Pertemuan sosialisasi perbaikan kinerja 11.Surat dan Rencana kaji banding 12.Instrumen kaji banding. 13.Laporan pelaksanaan kaji banding, 14.Hasil evaluasi kegiatan kaji banding

Standar Prosedur Operasional (SPO) untuk Akreditasi Puskesmas/FKTP Pengertian Istilah prosedur ada beberapa pengertian, diantaranya: 1. Standar Operating Procedures (SPO) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan istrasi pemerintah, (Kepmenpan No. 021 tahun 2008). 2. Instruksi kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci dan bersifat instruktif yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil yang sesuai persyaratan yang telah ditetapkan (Susilo, 2003). Langkah dalam penyusunan instruksi kerja sama dengan penyusunan prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan suatu bagian/unit profesi, sedangkan prosedur adalah suatu proses yang

melibatkan lebih dari satu bagian/unit/profesi. Prinsip dalam penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan yang ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut serta dapat ditelusur hasilnya. 3. Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Istilah ini digunakan di Undang-undang No. 29 Tahun 2004, tentang Praktik Kedokteran dan Undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

Beberapa istilah prosedur yang sering digunakan yaitu: 1. Prosedur yang telah ditetapkan disingkat Protap; 2. Prosedur untuk panduan kerja (Prosedur Kerja disingkat PK); 3. Prosedur untuk melakukan tindakan; 4. Prosedur penatalaksanaan; 5. Petunjuk pelaksanaan disingkat Juklak; 6. Petunjuk pelaksanaan secara tehnis, disingkat Juknis; 7. Prosedur untuk melakukan tindakan klinis: protokol klinis, Algoritma/Clinical Pathway. Walaupun banyak istilah tentang pengertian prosedur tidak menjadikan salah tapsir maka yang dipergunakan didalam dokumen akreditasi Puskesmas dan Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama didalam pembahasan ini adalah "Standar Prosedur Operasional (SPO)". Sedangkan pengertian SPO adalah Suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang di bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu.

Tujuan Penyusunan SPO Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.

Manfaat SPO 1. Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas 2. Mendokumentasikan langkah-langkah kegiatan; 3. Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya. Contoh: SPO Pemberian Informasi, SPO Pemasangan Infus, SPO Pemindahan Pasien dari tempat tidur ke kereta dorong.

Format SPO 1. Format SPO dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan; 2. Format yang dibahas disini merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan materi kolom misalnya, nama penyusun SPO, unit yang memeriksa SPO. Untuk SPO tindakan agar memudahkan didalam melihat langkah-langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan lain-lain, namun tidak boleh mengurangi ite-item yang ada di SPO. 3. Contoh format SPO sebagai berikut:

Format SPO Penjelasan: Penulisan SPO yang harus tetap didalam tabel kotak adalah: nama puskesmas dan logo, judul SPO, nomor dokumen, tanggal diterbitkan, dan tandatangan kepala puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/langkah-langkah, dan unit terkait boleh tidak diberi kotak/tabel.

Petunjuk Pengisian SPO 1. Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/kota, nama organisasi adalah nama Puskesmas, atau logo dan nama dari Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama. 2. Kotak Heading: masing-masing kotak (Puskesmas, judul SPO, No. Dokumen, Nomor Revisi, Halaman SPO, Tanggal Terbit, ditetapkan Kepala Puskesmas) diisi sebagai berikut: 

Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kotak heading harus lengkap, untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading dapat hanya memuat: kotak nama puskesmas, judul SPO, No. Dokumen, Nomor Revisi dan Halaman.



Kotak Puskesmas/Klinik diberi nama puskesmas dan Logo Pemerintah daerah atau logo dan nama Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama.



Judul SPO: diberi Judul/nama SPO sesuai proses kerjanya;



No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di Puskesmas/FKTP yang bersangkutan, dibuat sistematis agar ada keseragaman.



No. Revisi: diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf. Contoh: dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi huruf B dan seterusnya. Tetapi dapat juga dengan angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi 1, dan seterusnya.



Halaman: diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SPO tersebut. misalnya: halaman pertama: 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman terakhir 5/5, ini jika SPO ada memiliki 5 halaman.



SPO diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah yang digunakan Puskesmas/FKTP, misalnya SPO, Prosedur, Prosedur tetap, petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja dan sebagainya, namun didalam akreditasi Puskesmas dan FKTP memakai istilah SPO.



Tanggal terbit: diberi tanggal diberlakukannya SPO tersebut.



Ditetapkan Kepala Puskesmas/FKTP: Puskesmas/FKTP dan nama jelasnya.

sesuai

Isi SPO Isi dari SPO minimal adalah sebagai berikut:

tanggal diberi

terbitnya

atau

tandatangan

tanggal Kepala

1. Pengertian: yang paling awal diisi adalah Judul SPO adalah, dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi; 2. Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan secara spesifik. Kata kunci: "Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ....". 3. Kebijakan: berisi kebijakan Kepala Puskesmas/FKTP yang menjadi dasar dibuatnya SPO tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SPO tersebut, contoh untuk SPO imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No. 005/2014 tentang Pelayanan Imunisasi. 4. Referensi: berisikan dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SPO, bisa berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka. 5. Langkah-langkah prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu. 6. Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. Dari keenam isi SPO sebagaimana diuraikan diatas, dapat ditambahkan antara lain: bagan alir, dokumen terkait, dan sebagainya menyesuaikan dengan format SPO yang ditentukan oleh Pemerintah Daerah, yang penting dalam satu organisasi menggunakan satu format yang seragam.

Diagram Alir/Bagan Alir (Flow Chart) Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkahlangkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro. 

Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol yaitu simbol blok:

Simbol Blok



Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbol sebagai berikut:

Awal kegiatan:

Awal Kegiatan

Akhir kegiatan:

Akhir Kegiatan

Simbol keputusan:

Simbol Keputusan

Penghubung:

Simbol Penghubung

Dokumen:

Simbol Dokumen

Arsip:

Simbol Arsip

Tatacara Pengelolaan SPO 1. Agar ditetapkan siapa yang mengelola SPO; 2. Pengelola SPO harus mempunyai arsip seluruh SPO Puskesmas/Klinik;

3. Pengelola SPO agar membuat tatacara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan, evaluasi dan revisi SPO.

Tatacara Penyusunan SPO Hal-hal yang perlu diingat: 1. Siapa yang harus menulis atau menyusun SPO; 2. Bagaimana merencanakan dan mengembangkan SPO; 3. Bagaimana SPO dapat dikenali; 4. Bagaimana memperkenalkan SPO kepada pelaksana dari unit terkait; 5. Bagaimana pengendalian SPO: penomoran, revisi yang berkala, dan distribusi kepada siapa.

Syarat Penyusunan SPO 1. Identifikasi kebutuhan, yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah memiliki SPO atau belum, dan bila sudah agar diidentifikasi apakah SPO masih efektif atau tidak, jika belum apakah kegiatan tersebut perlu disusun prosedurnya. 2. Perlu ditekankan bahwa SPO harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh kepala Puskesmas/FKTP hanya untuk menanggapi dan mengoreksi SPO tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SPO hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/unit kerja dalam penyusunan SPO. 3. SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta memberikan tanggapan. 4. Di dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan dan mengapa. 5. SPO jangan menggunakan kalimat majemuk. Subjek, predikat dan ojek harus jelas. 6. SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang dikenal pemakai; 7. SPO harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SPO profesi harus mengacu kepada standar

professi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien.

Proses Penyusunan SPO 

SPO disusun dengan menggunakan format sesuai penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas/FKTP.



Penyusunan SPO dapat dikoordinir oleh tim puskesmas/FKTP dengan mekanisme sebagai berikut:

dengan

mutu/tim

panduan akreditasi

1. Pelaksana atau unit kerja/upaya menyusun SPO dengan melibatkan unit terkait; 2. SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim mutu/tim akreditasi; 3. Fungsi tim mutu/tim akreditasi Puskesmas didalam penyusunan adalah: 

Memberikan tanggapan, mengkoordinir dan memperbaiki SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan;



Mengkoordinir proses pembuatan SPO sehingga tidak terjadi duplikasi SPO/tumpang tindih SPO antar unit;



Melakukan cek ulang terhadap SPO-SPO yang akan ditandatangani oleh Kepala Puskesmas;



Penyusunan SPO dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan SPO. Untuk SPO pelayanan dan SPO istrasi, untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO bisa dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis di unit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut. Sedangkan untuk SPO klinis, identifikasi kebutuhan dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SPO dapat diketahui berapa banyak dan macam SPO yang harus dibuat/disusun. Untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen penilaian pada standar akreditasi, minimal SPO-SPO apa saja yang harus ada. SPO yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SPO minimal yang harus ada di Puskesmas/FKTP. Sedangkan identifikasi SPO dengan menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja adalah seluruh SPO secara lengkap yang harus ada di unit kerja tersebut;



Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan SPO adalah dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan yang dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yang menggambarkan

langkah penting dari seluruh proses. Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan masing-masing kotak dan dibuat alurnya. 

Semua SPO harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas/Kepala Klinik.



Agar SPO dapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi SPOSPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit maka untuk melaksanakan SPO tersebut perlu dilakukan pelatihan.

Hal-Hal yang Memengaruhi Keberhasilan Penyusunan SPO 

Adanya komitmen dari Kepala Puskesmas/FKTP yang terlihat dengan adanya dukungan fasilitas dan sumber daya.



Adanya fasilitator/petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk menyusun SPO;



Adanya target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan disepakati;



Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SPO.



Tatacara penomoran SPO

Penomoran SPO maupun dokumen lainnya diatur pada kebijakan pengendalian dokumen dengan ketentuan: 1. Semua SPO harus diberi nomor; 2. Puskesmas/FKTP agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor untuk SPO sesuai dengan tata naskah yang dijadikan pedoman; 3. Pemberian nomor mengikuti tata naskah Puskesmas/FKTP, atau ketentuan penomoran yang khusus untuk SPO (bisa menggunakan garis miring atau dengan sistim digit). Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara terpusat. 

Kode-Kode dapat dipergunakan untuk pemberian nomor, seperti contoh berikut:

1. Kode unit kerja: masing-masing unit kerja di Puskesmas/FKTP mempunyai kode sendiri-sendiri yang dapat berbentuk angka atau huruf. Sebagai contoh pada Program Bab VI, dengan VI/SPO/KIAKB, dan lain sebagainya (namun tergantung didalam pedoman tata naskah yang berlaku); 2. Nomor urut SPO adalah urutan nomor SPO di dalam unit kerja upaya Puskesmas/FKTP;

3. Satu SPO dipergunakan oleh lebih dari ssatu unit yang berbeda misalnya SPO rujukan pasien maka diberi kolom unit terkait/unit pemakai SPO.

Tatacara Penyimpanan SPO 1. Penyimpanan adalah bagaimana SPO tersebut disimpan; 2. SPO asli (master dokumen/SPO yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani) agar disimpan di sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas/FKTP atau Bagian Tata Usaha Puskesmas/FKTP, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di organisasi tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen yang diatur dalam tata naskah. Penyimpanan SPO yang asli harus rapi sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan. 3. SPO fotocopy disimpan di masing-masing unit upaya Puskesmas/FKTP dimana SPO tersebut dipergunakan. Bila SPO tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan SPO sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat mutu atau Bagian Tata Usaha sehingga di unit kerja hanya ada SPO yang berlaku saja. Sekretariat Tim Mutu atau bagian Tata Usaha organisasi dapat memusnahkan fotocopy SPO yang tidak berlaku tersebut, namun untuk SPO yang asli agar tetap disimkpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di Puskesmas/FKTP; 4. SPO di unit upaya Puskesmas/FKTP harus diletakan ditempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.

Tatacara Pendistribusian SPO 1. Distribusi adalah kegiatan atau usaha menampaikan SPO kepada unit upaya atau pelaksana yang memerlukan SPO tersebut agar dapat digunakan sebagaimana panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau bagian Tata Usaha Puskesmas/FKTP sesuai pedoman tata naskah. 2. Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima. 3. Distribusii SPO bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja lainnya. 4. Bagi Puskesmas/Klinik yang sudah menggunakan e-file maka distribusi SPO bisa melalui jejaring area local, dan diatur kewenangan otoritasi disetiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka SPO.

Evaluasi SPO Evaluasi SPO dilakukan terhadap isi maupun penerapan SPO. 1. Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SPO dapat dilakukan dengan menilai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SPO. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list. 2. Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan dan diberi tanda (check-mark). 3. Daftar tilik merupakan bagian dari sestem manajemen mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.

mutu

untuk

4. Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SPO yang kompleks; 5. Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor SPO bukan untuk menggantikan SPO itu sendiri. Langkah-langkah Menyusun Daftar Tilik Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan identifikasi prosedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya. 

Gambaran flow-chart dari prosedur tersebut;



Buat daftar kerja yang harus dilakukan;



Susun urutan kerja yang harus dilakukan;



Masukan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu;



Lakukan uji-coba;



Lakukan perbaikan daftar tilik;



Standarisasi daftar tilik;



Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SPO dalam langkah-langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut:

Evaluasi Isi SPO 

Evaluasi SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal sekali dalam dua tahun yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja.



Hasil evaluasi: SPO masih tetap bisa dipergunakan, atau SPO tersebut perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/Revisi isi SPO bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya.



Perbaikan/revisi perlu dilakukan bila:

1. Alur SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada; 2. Adanya perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) pelayanan kesehatan; 3. Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru; 4. Adanya perubahan fasilitas.