Arqueo De Caja Chica 3x43c
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- Words: 2,827
- Pages: 34
CONTABILIDAD
II
UNIDAD I ACTIVOS CORRIENTE DRA: NIVIA PETIT DE TAPIA/ DRA: ZORAYA DIAZ DE PELEY
MAYO/JULIO 2012
ACTIVO CORRIENTE Activo Corriente Se entiende por activos corrientes aquellos activos que son susceptibles de convertirse en dinero en efectivo en un periodo inferior a un año. Ejemplo de estos activos además de caja y bancos, se tienen las inversiones a corto plazo, la cartera y los inventarios. Los activos corrientes son de gran importancia en toda empresa puesto que es con ellos que la empresa puede operar, adquirir mercancías, pagar Nómina, adquirir Activos fijos, y pagar sus pasivos ente otros aspectos.
Efectivo
TEMA 1 EFECTIVO
Definición de efectivo
Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una organización para cubrir sus inmediatas obligaciones. “Se entiende por Efectivo la moneda de curso legal, es decir, emitida por el Estado y de obligatoria aceptación dentro del Territorio Nacional, así como los depósitos a la vista destinados al pago de operaciones y obligaciones de la empresa”. Se caracteriza por tener: • Disponibilidad Inmediata y • Ninguna Limitación para su utilización. Según Rodríguez (1998), efectivo es todo el dinero que tenemos disponible para gastarlo en un momento determinado, tales como: monedas, billetes, cheques, depósitos a la vista y otros. Es una cuenta real del Balance General, que va ubicada en el Activo Circulante Disponible y tiene saldo deudor. Con el efectivo se suelen crear diferentes tipos de fondo.
Efectivo
TEMA 1 EFECTIVO
1.1.-Efectivo en caja 1.1.1.-Definición Es el dinero disponible que se posee en la empresa para todas sus transacciones que ha determinado hacer de contado.
1.1.-Efectivo en caja 1.1.1.-Definición 1.1.2.-Entradas y salidas de caja 1.1.3.-Arqueo de caja
Asignación:
Completa el siguiente cuadro
Según la NICS 7( flujo de efectivo) El propósito de la tenencia de equivalentes a efectivo es cumplir obligaciones de pago en efectivo a corto plazo
DRA: NIVIA PETIT DE TAPIA/ DRA: ZORAYA DIAZ DE PELEY
CONTABILIDAD II
MAYO/JULIO 2012
1.1.2.-Entradas y salidas de caja Las entradas y salidas representan las partidas que ingresan y salen de caja bajo diferentes modalidades siendo estas: • Monedas y billetes de curso legal en el país •
Monedas y billetes extranjeros cotizable en Venezuela
•
Cheques que aun no han sido depositados y que están a nombre de la empresa.
•
Soportes de tarjetas de débito y crédito
DRA: NIVIA PETIT DE TAPIA/ DRA: ZORAYA DIAZ DE PELEY
1.1.-Efectivo en caja 1.1.1.-Definición 1.1.2.-Entradas y salidas de caja 1.1.3.-Arqueo de caja
Asignación: ¿Que otros documentos pueden estar en caja?
CONTABILIDAD II
MAYO/JULIO 2 012
1.1.3.-Arqueo de caja Es el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, para comprobar la contabilización de todo el efectivo recibido y determinar si el saldo que arroja la cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.
DRA: NIVIA PETIT DE TAPIA/ DRA: ZORAYA DIAZ DE PELEY
1.1.-Efectivo en caja 1.1.1.-Definición 1.1.2.-Entradas y salidas de caja 1.1.3.-Arqueo de caja
Asignación Traer un modelo de arqueo de caja
CONTABILIDAD II
MAYO/JULIO 2 012
Ejemplo de arqueo de caja
ARQUEO DE CAJA EMPRESA: FECHA: NOMBRE CUSTODIO: EFECTIVO EN BILLETES: DENOMINACIÓN 100 50 20 10 5 2
CANTIDAD
TOTAL
TOTAL EFECTIVO EN BILLETES EFECTIVO EN MONEDAS 1,00 0,50 0,25 0,13 0,10 0,05 0,01 TOTAL EFECTIVO EN MONEDAS TOTAL EFECTIVO BILLETES Y MONEDAS TOTAL COMPROBANTES DE EGRESO TOTAL EFECTIVO MAS COMPROBANTES SEGÚN ARQUEO TOTAL ASIGNADO FONDO CAJA CHICA SOBRANTE (FALTANTE) ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
FIRMA CUSTODIO
DRA: NIVIA PETIT DE TAPIA/ DRA: ZORAYA DIAZ DE PELEY
CONTABILIDAD II
MAYO/JULIO 2012
ARQUEO DE CAJA CHICA El arqueo de caja chica es un procedimiento que realiza diariamente el encargado de manejar la caja chica, para comprobar que la suma del efectivo mas los comprobantes de los gastos realizados arrojen el saldo por el cual fue creada la caja chica.
ARQUEO DE CAJA CHICA Como una norma de control interno del efectivo, es recomendable practicar arqueo de caja por sorpresa, para verificar si el manejo del fondo fijo sé esta cumpliendo según las normas establecidas. Consiste en lo siguiente:
Hacer un conteo físico de lo que tiene la Caja chica, es decir, sumar los comprobantes y el efectivo para determinar si es igual al fondo fijo; se dice que hay un sobrante (considerado un ingreso) cuando el conteo físico resulta mayor al fondo establecido y hay un faltante (considerado un gasto), cuando ocurre lo contrario.
ARQUEO DE CAJA CHICA
SOBRANTE EN CAJA CHICA FALTANTE EN CAJA CHICA
Se usa una cuenta de sobrantes y faltantes cuando no hay manera de comprobar un movimiento debido a error (al dar un cambio o pagar de más en algún gasto, al extraviar de algún recibo, etc.). Sí hay faltante (es decir, si la suma de los comprobantes más el efectivo del fondo es menor que el fondo fijo), el faltante se carga a la cuenta Faltante de Caja Chica y en algunos casos a Cuentas por cobrar trabajadores, de tal manera que el cajero pague la diferencia y eso no construya un gasto para la compañía.
Si sobra (es decir, si la suma de los comprobantes más el efectivo del fondo es mayor que el fondo fijo), el sobrante se acredita o abona a la cuenta de Sobrantes de Caja Chica.
TEMA 1 EFECTIVO
1.2.-Efectivo en caja chica La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque.
1.2.-Efectivo en caja chica 1.2.1.-Definición 1.2.2.-Creación del fondo fijo de caja chica 1.2.3.-Reembolso del fondo fijo de caja chica 1.2.4.-Aumento, disminución y eliminación del fondo fijo de caja chica
TEMA 1 EFECTIVO Registros contables de caja chica • • • •
Creación Aumento Disminución Reembolso Contablemente la creación del fondo fijo de caja chica puede quedar reflejada mediante el siguiente asiento de diario: FECHA
xx/xx/xx
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
Caja Chica Banco (Creación del fondo fijo)
Esta cuenta se denomina Fondo Fijo porque su saldo siempre permanecerá invariable, excepto cuando se presentan estas situaciones:
1.2.-Efectivo en caja chica 1.2.2.-Creación del fondo fijo de caja chica
DEBE
XXX
HABER
XXX
TEMA 1 EFECTIVO
1.2.3.-Reembolso del fondo fijo de caja chica Cuando se va a emitir el cheque para reembolsar el Fondo Fijo de Caja chica después de un arqueo, hay que tomar en consideración: • Si no hubo faltantes ni sobrantes, el cheque se va a emitir por el total de los comprobantes. • Si el arqueo arroja un sobrante, el cheque a emitir debe ser igual al total de los comprobantes menos el sobrante.
• Cuando el arqueo arroja un faltante, el cheque a emitir debe ser al total de los comprobantes más el faltante.
TEMA 1 EFECTIVO
Reembolso del fondo fijo:
FECHA XX/XX/XX
1.2.-Efectivo en caja chica 1.2.3.-Reembolso del fondo
CUENTAS Y EXPLICACIÓN Gasto Gasto Gasto Gasto
Banco
DEBE XXX XXX XXX XXX
(Reembolso del fondo fijo)
HABER
XXX
TEMA 1 EFECTIVO
1.2.4.-Aumento, disminución y eliminación del fondo fijo de caja chica Creación o Aumento del fondo fijo: FECHA XX/XX/XX
CUENTAS Y EXPLICACIÓN Caja Chica Banco (Aumento del fondo fijo)
Disminución del fondo fijo: FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN XX/XX/XX
Banco Caja Chica (Disminución del fondo fijo)
DEBE HABER XXX XXX
DEBE HABER XXX XXX
La Caja Chica se abona si el fondo resulta excesivo (disminuye) o cuando se decide eliminarla, por lo tanto el excedente debe depositarse en el banco. En caso contrario, se carga o debita cuando se decide un incremento porque el fondo resulta insuficiente (aumenta).
Efectivo en Banco
Definición El nombre de la cuenta “Banco” representa la institución en la cual tenemos nuestro dinero depositado y donde se encuentra disponible en el momento que lo necesitamos. Se entiende por efectivo en Bancos la moneda de curso legal depositado en instituciones financieras dentro y fuera del país, propiedad de la empresa, libre de restricciones. ser:
Estas
cuentas
pueden
* Cuenta de Ahorro. * Cuenta Corriente
1.3.-Efectivo en banco 1.3.1.-Definición 1.3.2.-Depósitos bancarios y cheques 1.3.3.-Notas de crédito y notas de débito bancarias 1.3.4.-Conciliación bancaria 1.4.-Equivalente de efectivo
Efectivo en Banco CUENTAS BANCARIAS 1. La herramienta más eficaz para controlar el efectivo es la cuenta bancaria. Proporciona un doble registro de todas las transacciones monetarias.
2. Para facilitar controles eficaces en el uso de las cuentas bancarias, se utilizan documentos especiales que evidencian las transacciones. 3. Los empleados autorizados a hacer extracciones utilizan tarjetas de firma. Los depósitos deben ir acompañados de sus recibos correspondientes y se cursan cheques para todos los pagos. 4. Se envía un aviso de pago con cada remesa para asegurarse de que los acreedores registren el crédito correspondiente. 5. Generalmente, los bancos requieren que se mantenga un saldo mínimo (saldo compensatorio).
1.3.-Efectivo en banco 1.3.1.-Definición 1.3.2.-Depósitos bancarios y cheques 1.3.3.-Notas de crédito y notas de débito bancarias 1.3.4.-Conciliación bancaria 1.4.-Equivalente de efectivo
OBJETO DE UNA CUENTA BANCARIA:
La utilización de una cuenta bancaria tiene como objeto fundamental: •Evitar las irregularidades en el pago de los deudores, ya que todas las erogaciones deben ser calificadas por personal asignado para ello. •Custodiar en sitio seguro los fondos de la empresa. •Eliminar las diferencias a las cuales se presta la excesiva manipulación del dinero.
1.3.-Efectivo en banco 1.3.1.-Definición 1.3.2.-Depósitos bancarios y cheques 1.3.3.-Notas de crédito y notas de débito bancarias 1.3.4.-Conciliación bancaria 1.4.-Equivalente de efectivo
TERMINOS QUE SE DEBEN CONOCER PARA REALIZAR UNA 1.3.2.-Depósitos bancarios CONCILIACION BANCARIA:
Las causas de las diferencias entre el saldo de los libros de la empresa y del Banco son las siguientes:
Cheques pendientes o en tránsito: cheques emitidos por la empresa y no cobrados en el Banco por el beneficiario del mismo. Por lo que están abonados en libros pero no cargados en el Estado de Cuenta del Banco. -Depósitos en tránsito: generalmente corresponden con depósitos enviados por correo a fin de mes o que por cualquier causa no hayan llegado al Banco. Por lo que aparecen cargados en los libros de la entidad y no abonados por el
y cheques 1.3.3.-Notas de crédito y notas de débito bancarias
TERMINOS QUE SE DEBEN CONOCER PARA REALIZAR UNA CONCILIACION BANCARIA: Notas de Débito: cargos hechos por el Banco por diversos conceptos (intereses, comisiones, giros descontados devueltos, cheques recibidos de clientes y devueltos por el Banco) que por no haberse recibido del Banco la nota de débito respectiva (generalmente por correos) no se ha abonado en los libros de la entidad. Notas de Crédito: abonos hechos por el Banco (descuento de giros, pignoraciones, pagarés) que por no haberse recibido la nota de crédito no se han cargado en los libros.
TERMINOS QUE SE DEBEN CONOCER PARA REALIZAR UNA CONCILIACION BANCARIA: Errores: puede suceder tanto en los registros de la empresa como en los del Banco ya que al registrarse cualquier operación puede colocarse una cantidad distinta. Cargos o abonos incorrectos: puede originarse por depósitos o cheques de bancos con los que la empresa lleva cuenta, los cuales por error se carguen o abonen a otro Banco distinto o que el Banco nos cargue o abone en nuestra cuenta operaciones que corresponden a otro cliente del Banco. Otras diferencias: Algún otro tipo de diferencia que ocurren con menor frecuencia.
La Conciliación Bancaria Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los bancos, de nuestros libros con los
movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales
que
emiten
dichas
instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la empresa.
Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:
La Conciliación Bancaria 1.
Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
2.
Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.
3.
Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
4.
Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
5.
Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
6.
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
7.
Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.
8.
Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto.
9.
Errores u omisiones por parte de los Bancos.
Métodos para determinar la conciliación bancaria Una conciliación bancaria es el método que determina la razón de las discrepancias entre el saldo del extracto y el saldo de la cuenta de efectivo en bancos para calcular un equilibrio ajustado. Las diferencias se producen generalmente por conceptos que todavía no ha registrado el banco o la empresa, y que suelen tratarse de cheques aún no presentados al cobro, depósitos en tránsito y cargos por servicios bancarios. Los errores son otra causa común de discrepancias que la conciliación ayudará a corregir. Finalmente, la conciliación también puede descubrir irregularidades.
Métodos para determinar la conciliación bancaria Una conciliación bancaria se divide en dos secciones: el saldo del extracto de cuenta y el saldo de los registros del depositante. Aunque es posible conciliar un saldo con el otro, es práctica común ajustar ambos saldos para comprobarlos entre sí. Por las transacciones pendientes que el depositante desconoce, y que descubre gracias al extracto de cuenta, deben confeccionarse asientos de diario.
MÉTODOS PARA REALIZAR LA CONCILIACIÓN BANCARIA:
Existen diferentes métodos de conciliación: •Cuatro Columnas. •Conciliación por Saldos Ajustados. •Saldos Encontrados
MÉTODO DE SALDOS CORRECTOS O AJUSTADOS:
Es una conciliación en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del Estado de Cuenta del Banco a la situación correcta, luego de hacer las correcciones en los libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones pendientes de registro en el Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos de los libros de la Empresa a su real valor, anotando las transacciones las cuales la Empresa no había registrado.
MÉTODO DE SALDOS CORRECTOS O AJUSTADOS: El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa se ajusta de la siguiente manera: 1.Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo cuando recibe el Estado de Cuenta del Banco, como son: efectos por cobrar de la Empresa que el Banco cobró y abonó en cuenta, abono por intereses, errores u omisiones. 2.Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como son comisiones, cheques devueltos o anulados, etc.
MÉTODO DE SALDOS CORRECTOS O AJUSTADOS:
Consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con la cuenta del banco correspondiente en los libros de contabilidad y hacerles todas las correcciones necesarias para ser llevados a saldos correctos en ambos. Ejemplo:
ABC, C. A. Conciliación Bancaria Al 31/06/2009 Saldo según Libros de la empresa Mas: Notas de créditos no Registradas Errores contables XXXXXX Subtotal XXXXXX Menos: Notas de debito no registradas Errores Contables Saldo Correcto según Libros Saldo según Estado de Cuenta Mas: Depósitos en transito Errores Bancarios Subtotal XXXXXXX Menos: Cheques en transito Errores Bancarios Saldo Correcto según Banco
XXXXXX
+
+
+
+
XXXXXX XXXXXX
XXXXXX XXXXXX
XXXXX XXXXX
XXXXX XXXXXX
( XXXX ) XXXXXX ========= XXXXXX
XXXXXX
(XXXXXX) XXXXXX ========
EL MÉTODO DE SALDOS ENCONTRADOS: Es una conciliación que consiste en ajustar el saldo del Estado de Cuenta del Banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en el libro mayor de la Empresa, es decir: 1. Se suman al saldo del banco los Cargos por Depósitos de última hora, efectuados por la Empresa y los Cargos efectuados por el Banco que la empresa no haya tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones.
2. Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y no presentados al cobro y los abonos efectuados por el banco no tomado en cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa).
EL MÉTODO DE SALDOS ENCONTRADOS…(cont…)
El método de Saldos Encontrados llamado también “Conciliación de saldos del Banco y en Libros”. En otras palabras consiste en comprara el estado de cuenta enviado por el Banco con la cuenta banco en los libros de contabilidad y poder realizarles todas las correcciones necesarias, partiendo del saldo del estado de cuentas hasta coincidir con el saldo según libros a fin de mes, así tenemos por ejemplo:
ABC, C. A. Conciliación Bancaria Al 31/06/2009 Saldo según estado de cuentas a fin de mes……………………..XXXXXX Mas: Depósitos en transito………………………….......... + XXXXXX Errores bancarios o contables …………………….. XXXXXX Notas de debito…………………………………………….. XXXXXX XXXXX Subtotal ………………………………………………………. XXXXX Menos: Cheques en transito……………………………………… + XXXXXX Notas de crédito………………………………………….. XXXXXX Errores Bancarios o Contables……………………… XXXXXX (XXXXXX) Saldo según libros al XXXXX XXXXX ========
Método de cuatro columnas: Este método en Auditoria recibe el
nombre
Efectivo”
de
y
“Prueba
consiste
comparación
del
de
en
la
estado
de
cuenta enviado por el banco con
los
libros
de
determinando
pendientes
para
contabilidad, las
partidas
llegar
saldos correctos en ambos.
a
los
II
UNIDAD I ACTIVOS CORRIENTE DRA: NIVIA PETIT DE TAPIA/ DRA: ZORAYA DIAZ DE PELEY
MAYO/JULIO 2012
ACTIVO CORRIENTE Activo Corriente Se entiende por activos corrientes aquellos activos que son susceptibles de convertirse en dinero en efectivo en un periodo inferior a un año. Ejemplo de estos activos además de caja y bancos, se tienen las inversiones a corto plazo, la cartera y los inventarios. Los activos corrientes son de gran importancia en toda empresa puesto que es con ellos que la empresa puede operar, adquirir mercancías, pagar Nómina, adquirir Activos fijos, y pagar sus pasivos ente otros aspectos.
Efectivo
TEMA 1 EFECTIVO
Definición de efectivo
Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una organización para cubrir sus inmediatas obligaciones. “Se entiende por Efectivo la moneda de curso legal, es decir, emitida por el Estado y de obligatoria aceptación dentro del Territorio Nacional, así como los depósitos a la vista destinados al pago de operaciones y obligaciones de la empresa”. Se caracteriza por tener: • Disponibilidad Inmediata y • Ninguna Limitación para su utilización. Según Rodríguez (1998), efectivo es todo el dinero que tenemos disponible para gastarlo en un momento determinado, tales como: monedas, billetes, cheques, depósitos a la vista y otros. Es una cuenta real del Balance General, que va ubicada en el Activo Circulante Disponible y tiene saldo deudor. Con el efectivo se suelen crear diferentes tipos de fondo.
Efectivo
TEMA 1 EFECTIVO
1.1.-Efectivo en caja 1.1.1.-Definición Es el dinero disponible que se posee en la empresa para todas sus transacciones que ha determinado hacer de contado.
1.1.-Efectivo en caja 1.1.1.-Definición 1.1.2.-Entradas y salidas de caja 1.1.3.-Arqueo de caja
Asignación:
Completa el siguiente cuadro
Según la NICS 7( flujo de efectivo) El propósito de la tenencia de equivalentes a efectivo es cumplir obligaciones de pago en efectivo a corto plazo
DRA: NIVIA PETIT DE TAPIA/ DRA: ZORAYA DIAZ DE PELEY
CONTABILIDAD II
MAYO/JULIO 2012
1.1.2.-Entradas y salidas de caja Las entradas y salidas representan las partidas que ingresan y salen de caja bajo diferentes modalidades siendo estas: • Monedas y billetes de curso legal en el país •
Monedas y billetes extranjeros cotizable en Venezuela
•
Cheques que aun no han sido depositados y que están a nombre de la empresa.
•
Soportes de tarjetas de débito y crédito
DRA: NIVIA PETIT DE TAPIA/ DRA: ZORAYA DIAZ DE PELEY
1.1.-Efectivo en caja 1.1.1.-Definición 1.1.2.-Entradas y salidas de caja 1.1.3.-Arqueo de caja
Asignación: ¿Que otros documentos pueden estar en caja?
CONTABILIDAD II
MAYO/JULIO 2 012
1.1.3.-Arqueo de caja Es el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, para comprobar la contabilización de todo el efectivo recibido y determinar si el saldo que arroja la cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.
DRA: NIVIA PETIT DE TAPIA/ DRA: ZORAYA DIAZ DE PELEY
1.1.-Efectivo en caja 1.1.1.-Definición 1.1.2.-Entradas y salidas de caja 1.1.3.-Arqueo de caja
Asignación Traer un modelo de arqueo de caja
CONTABILIDAD II
MAYO/JULIO 2 012
Ejemplo de arqueo de caja
ARQUEO DE CAJA EMPRESA: FECHA: NOMBRE CUSTODIO: EFECTIVO EN BILLETES: DENOMINACIÓN 100 50 20 10 5 2
CANTIDAD
TOTAL
TOTAL EFECTIVO EN BILLETES EFECTIVO EN MONEDAS 1,00 0,50 0,25 0,13 0,10 0,05 0,01 TOTAL EFECTIVO EN MONEDAS TOTAL EFECTIVO BILLETES Y MONEDAS TOTAL COMPROBANTES DE EGRESO TOTAL EFECTIVO MAS COMPROBANTES SEGÚN ARQUEO TOTAL ASIGNADO FONDO CAJA CHICA SOBRANTE (FALTANTE) ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
FIRMA CUSTODIO
DRA: NIVIA PETIT DE TAPIA/ DRA: ZORAYA DIAZ DE PELEY
CONTABILIDAD II
MAYO/JULIO 2012
ARQUEO DE CAJA CHICA El arqueo de caja chica es un procedimiento que realiza diariamente el encargado de manejar la caja chica, para comprobar que la suma del efectivo mas los comprobantes de los gastos realizados arrojen el saldo por el cual fue creada la caja chica.
ARQUEO DE CAJA CHICA Como una norma de control interno del efectivo, es recomendable practicar arqueo de caja por sorpresa, para verificar si el manejo del fondo fijo sé esta cumpliendo según las normas establecidas. Consiste en lo siguiente:
Hacer un conteo físico de lo que tiene la Caja chica, es decir, sumar los comprobantes y el efectivo para determinar si es igual al fondo fijo; se dice que hay un sobrante (considerado un ingreso) cuando el conteo físico resulta mayor al fondo establecido y hay un faltante (considerado un gasto), cuando ocurre lo contrario.
ARQUEO DE CAJA CHICA
SOBRANTE EN CAJA CHICA FALTANTE EN CAJA CHICA
Se usa una cuenta de sobrantes y faltantes cuando no hay manera de comprobar un movimiento debido a error (al dar un cambio o pagar de más en algún gasto, al extraviar de algún recibo, etc.). Sí hay faltante (es decir, si la suma de los comprobantes más el efectivo del fondo es menor que el fondo fijo), el faltante se carga a la cuenta Faltante de Caja Chica y en algunos casos a Cuentas por cobrar trabajadores, de tal manera que el cajero pague la diferencia y eso no construya un gasto para la compañía.
Si sobra (es decir, si la suma de los comprobantes más el efectivo del fondo es mayor que el fondo fijo), el sobrante se acredita o abona a la cuenta de Sobrantes de Caja Chica.
TEMA 1 EFECTIVO
1.2.-Efectivo en caja chica La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque.
1.2.-Efectivo en caja chica 1.2.1.-Definición 1.2.2.-Creación del fondo fijo de caja chica 1.2.3.-Reembolso del fondo fijo de caja chica 1.2.4.-Aumento, disminución y eliminación del fondo fijo de caja chica
TEMA 1 EFECTIVO Registros contables de caja chica • • • •
Creación Aumento Disminución Reembolso Contablemente la creación del fondo fijo de caja chica puede quedar reflejada mediante el siguiente asiento de diario: FECHA
xx/xx/xx
CUENTAS Y EXPLICACIÓN
Caja Chica Banco (Creación del fondo fijo)
Esta cuenta se denomina Fondo Fijo porque su saldo siempre permanecerá invariable, excepto cuando se presentan estas situaciones:
1.2.-Efectivo en caja chica 1.2.2.-Creación del fondo fijo de caja chica
DEBE
XXX
HABER
XXX
TEMA 1 EFECTIVO
1.2.3.-Reembolso del fondo fijo de caja chica Cuando se va a emitir el cheque para reembolsar el Fondo Fijo de Caja chica después de un arqueo, hay que tomar en consideración: • Si no hubo faltantes ni sobrantes, el cheque se va a emitir por el total de los comprobantes. • Si el arqueo arroja un sobrante, el cheque a emitir debe ser igual al total de los comprobantes menos el sobrante.
• Cuando el arqueo arroja un faltante, el cheque a emitir debe ser al total de los comprobantes más el faltante.
TEMA 1 EFECTIVO
Reembolso del fondo fijo:
FECHA XX/XX/XX
1.2.-Efectivo en caja chica 1.2.3.-Reembolso del fondo
CUENTAS Y EXPLICACIÓN Gasto Gasto Gasto Gasto
Banco
DEBE XXX XXX XXX XXX
(Reembolso del fondo fijo)
HABER
XXX
TEMA 1 EFECTIVO
1.2.4.-Aumento, disminución y eliminación del fondo fijo de caja chica Creación o Aumento del fondo fijo: FECHA XX/XX/XX
CUENTAS Y EXPLICACIÓN Caja Chica Banco (Aumento del fondo fijo)
Disminución del fondo fijo: FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN XX/XX/XX
Banco Caja Chica (Disminución del fondo fijo)
DEBE HABER XXX XXX
DEBE HABER XXX XXX
La Caja Chica se abona si el fondo resulta excesivo (disminuye) o cuando se decide eliminarla, por lo tanto el excedente debe depositarse en el banco. En caso contrario, se carga o debita cuando se decide un incremento porque el fondo resulta insuficiente (aumenta).
Efectivo en Banco
Definición El nombre de la cuenta “Banco” representa la institución en la cual tenemos nuestro dinero depositado y donde se encuentra disponible en el momento que lo necesitamos. Se entiende por efectivo en Bancos la moneda de curso legal depositado en instituciones financieras dentro y fuera del país, propiedad de la empresa, libre de restricciones. ser:
Estas
cuentas
pueden
* Cuenta de Ahorro. * Cuenta Corriente
1.3.-Efectivo en banco 1.3.1.-Definición 1.3.2.-Depósitos bancarios y cheques 1.3.3.-Notas de crédito y notas de débito bancarias 1.3.4.-Conciliación bancaria 1.4.-Equivalente de efectivo
Efectivo en Banco CUENTAS BANCARIAS 1. La herramienta más eficaz para controlar el efectivo es la cuenta bancaria. Proporciona un doble registro de todas las transacciones monetarias.
2. Para facilitar controles eficaces en el uso de las cuentas bancarias, se utilizan documentos especiales que evidencian las transacciones. 3. Los empleados autorizados a hacer extracciones utilizan tarjetas de firma. Los depósitos deben ir acompañados de sus recibos correspondientes y se cursan cheques para todos los pagos. 4. Se envía un aviso de pago con cada remesa para asegurarse de que los acreedores registren el crédito correspondiente. 5. Generalmente, los bancos requieren que se mantenga un saldo mínimo (saldo compensatorio).
1.3.-Efectivo en banco 1.3.1.-Definición 1.3.2.-Depósitos bancarios y cheques 1.3.3.-Notas de crédito y notas de débito bancarias 1.3.4.-Conciliación bancaria 1.4.-Equivalente de efectivo
OBJETO DE UNA CUENTA BANCARIA:
La utilización de una cuenta bancaria tiene como objeto fundamental: •Evitar las irregularidades en el pago de los deudores, ya que todas las erogaciones deben ser calificadas por personal asignado para ello. •Custodiar en sitio seguro los fondos de la empresa. •Eliminar las diferencias a las cuales se presta la excesiva manipulación del dinero.
1.3.-Efectivo en banco 1.3.1.-Definición 1.3.2.-Depósitos bancarios y cheques 1.3.3.-Notas de crédito y notas de débito bancarias 1.3.4.-Conciliación bancaria 1.4.-Equivalente de efectivo
TERMINOS QUE SE DEBEN CONOCER PARA REALIZAR UNA 1.3.2.-Depósitos bancarios CONCILIACION BANCARIA:
Las causas de las diferencias entre el saldo de los libros de la empresa y del Banco son las siguientes:
Cheques pendientes o en tránsito: cheques emitidos por la empresa y no cobrados en el Banco por el beneficiario del mismo. Por lo que están abonados en libros pero no cargados en el Estado de Cuenta del Banco. -Depósitos en tránsito: generalmente corresponden con depósitos enviados por correo a fin de mes o que por cualquier causa no hayan llegado al Banco. Por lo que aparecen cargados en los libros de la entidad y no abonados por el
y cheques 1.3.3.-Notas de crédito y notas de débito bancarias
TERMINOS QUE SE DEBEN CONOCER PARA REALIZAR UNA CONCILIACION BANCARIA: Notas de Débito: cargos hechos por el Banco por diversos conceptos (intereses, comisiones, giros descontados devueltos, cheques recibidos de clientes y devueltos por el Banco) que por no haberse recibido del Banco la nota de débito respectiva (generalmente por correos) no se ha abonado en los libros de la entidad. Notas de Crédito: abonos hechos por el Banco (descuento de giros, pignoraciones, pagarés) que por no haberse recibido la nota de crédito no se han cargado en los libros.
TERMINOS QUE SE DEBEN CONOCER PARA REALIZAR UNA CONCILIACION BANCARIA: Errores: puede suceder tanto en los registros de la empresa como en los del Banco ya que al registrarse cualquier operación puede colocarse una cantidad distinta. Cargos o abonos incorrectos: puede originarse por depósitos o cheques de bancos con los que la empresa lleva cuenta, los cuales por error se carguen o abonen a otro Banco distinto o que el Banco nos cargue o abone en nuestra cuenta operaciones que corresponden a otro cliente del Banco. Otras diferencias: Algún otro tipo de diferencia que ocurren con menor frecuencia.
La Conciliación Bancaria Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los bancos, de nuestros libros con los
movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales
que
emiten
dichas
instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la empresa.
Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:
La Conciliación Bancaria 1.
Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
2.
Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.
3.
Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
4.
Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
5.
Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
6.
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
7.
Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.
8.
Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto.
9.
Errores u omisiones por parte de los Bancos.
Métodos para determinar la conciliación bancaria Una conciliación bancaria es el método que determina la razón de las discrepancias entre el saldo del extracto y el saldo de la cuenta de efectivo en bancos para calcular un equilibrio ajustado. Las diferencias se producen generalmente por conceptos que todavía no ha registrado el banco o la empresa, y que suelen tratarse de cheques aún no presentados al cobro, depósitos en tránsito y cargos por servicios bancarios. Los errores son otra causa común de discrepancias que la conciliación ayudará a corregir. Finalmente, la conciliación también puede descubrir irregularidades.
Métodos para determinar la conciliación bancaria Una conciliación bancaria se divide en dos secciones: el saldo del extracto de cuenta y el saldo de los registros del depositante. Aunque es posible conciliar un saldo con el otro, es práctica común ajustar ambos saldos para comprobarlos entre sí. Por las transacciones pendientes que el depositante desconoce, y que descubre gracias al extracto de cuenta, deben confeccionarse asientos de diario.
MÉTODOS PARA REALIZAR LA CONCILIACIÓN BANCARIA:
Existen diferentes métodos de conciliación: •Cuatro Columnas. •Conciliación por Saldos Ajustados. •Saldos Encontrados
MÉTODO DE SALDOS CORRECTOS O AJUSTADOS:
Es una conciliación en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del Estado de Cuenta del Banco a la situación correcta, luego de hacer las correcciones en los libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones pendientes de registro en el Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos de los libros de la Empresa a su real valor, anotando las transacciones las cuales la Empresa no había registrado.
MÉTODO DE SALDOS CORRECTOS O AJUSTADOS: El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa se ajusta de la siguiente manera: 1.Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo cuando recibe el Estado de Cuenta del Banco, como son: efectos por cobrar de la Empresa que el Banco cobró y abonó en cuenta, abono por intereses, errores u omisiones. 2.Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como son comisiones, cheques devueltos o anulados, etc.
MÉTODO DE SALDOS CORRECTOS O AJUSTADOS:
Consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con la cuenta del banco correspondiente en los libros de contabilidad y hacerles todas las correcciones necesarias para ser llevados a saldos correctos en ambos. Ejemplo:
ABC, C. A. Conciliación Bancaria Al 31/06/2009 Saldo según Libros de la empresa Mas: Notas de créditos no Registradas Errores contables XXXXXX Subtotal XXXXXX Menos: Notas de debito no registradas Errores Contables Saldo Correcto según Libros Saldo según Estado de Cuenta Mas: Depósitos en transito Errores Bancarios Subtotal XXXXXXX Menos: Cheques en transito Errores Bancarios Saldo Correcto según Banco
XXXXXX
+
+
+
+
XXXXXX XXXXXX
XXXXXX XXXXXX
XXXXX XXXXX
XXXXX XXXXXX
( XXXX ) XXXXXX ========= XXXXXX
XXXXXX
(XXXXXX) XXXXXX ========
EL MÉTODO DE SALDOS ENCONTRADOS: Es una conciliación que consiste en ajustar el saldo del Estado de Cuenta del Banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en el libro mayor de la Empresa, es decir: 1. Se suman al saldo del banco los Cargos por Depósitos de última hora, efectuados por la Empresa y los Cargos efectuados por el Banco que la empresa no haya tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones.
2. Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y no presentados al cobro y los abonos efectuados por el banco no tomado en cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa).
EL MÉTODO DE SALDOS ENCONTRADOS…(cont…)
El método de Saldos Encontrados llamado también “Conciliación de saldos del Banco y en Libros”. En otras palabras consiste en comprara el estado de cuenta enviado por el Banco con la cuenta banco en los libros de contabilidad y poder realizarles todas las correcciones necesarias, partiendo del saldo del estado de cuentas hasta coincidir con el saldo según libros a fin de mes, así tenemos por ejemplo:
ABC, C. A. Conciliación Bancaria Al 31/06/2009 Saldo según estado de cuentas a fin de mes……………………..XXXXXX Mas: Depósitos en transito………………………….......... + XXXXXX Errores bancarios o contables …………………….. XXXXXX Notas de debito…………………………………………….. XXXXXX XXXXX Subtotal ………………………………………………………. XXXXX Menos: Cheques en transito……………………………………… + XXXXXX Notas de crédito………………………………………….. XXXXXX Errores Bancarios o Contables……………………… XXXXXX (XXXXXX) Saldo según libros al XXXXX XXXXX ========
Método de cuatro columnas: Este método en Auditoria recibe el
nombre
Efectivo”
de
y
“Prueba
consiste
comparación
del
de
en
la
estado
de
cuenta enviado por el banco con
los
libros
de
determinando
pendientes
para
contabilidad, las
partidas
llegar
saldos correctos en ambos.
a
los
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