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NAGU 2.40 ARCHIVO PERMANENTE Para entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente. Vigente; apartir de la Resolución de la Contraloria N° 141-99-CG del 25 de Noviembre del 1999. Es la información basica de la entidad o área a auditar, sobre la cual se debera mantener un conocimiento actualizado de las actividades que se llevan a cabo, su estructura organizacional, el marco legislativo que le es aplicable, asi como, las áreas críticas, los componentes sujetos a exámen y el cumplimiento de sus logros y metas; a fin de efectuar un planeamiento y programación de auditoria efectiva. La documentación básica que conforma un archivo permanente, se detalla en el Manual de Auditoria Gubernamental. Excepción El cumplimiento de esta norma no es de aplicación a lasSociedades de Auditoria debido a que sus exámenes, se supeditan a la designación de la Contraloria General, debiendo limitarse a mantener el archivo correspondiente a las auditorías que hayan realizado en armonía con la normativa vigente. 1) EL ARCHIVO PERMANENTE EN LOS ÓRGANOS DE AUDITORÍA INTERNA-OAI Por ser un órgano dependientefuncional y istrativamente del organismo rector del Sistema Nacional de Control, las Oficinas de Control Interno se encuentran obligadas a implementar la NAGU 2.40 en su entidad y recopilar, clasificar y archivar la información sobre disitintos aspectos del quehacer institucional. Es así que en las Guías de Papeles de Trabajo emitidas por el Organismo Contralor en 1998, se establece en términos generales el contenido del Archivo Permanente, precisando que comprende un conjunto de documentos que incluyan copias y extractos de informacion de interés para el auditor, los que pueden ser consultados para futuros exámenes. Aunque la orientación de tales Guías esta dirigida a disponer de un archivo físicos con papeles, se entiende que ello no descarta la posibilidad que el OAI pueda implementar un archivodigital de toda la información importante sobre su entidad.

A continuación se describe la información que deberá consignar un Archivo Permanente en una OAI: El primer elemento a considerar por un Archivo Permanente deberá ser las normas legales que tienen relación con diversos aspectos de la actividad pública, a pesar que algunas permanecen sin cambios, pero otras sufren modificaciones importantes en el tiempo. Como ejemplo podemos citar los siguientes casos.  Ley anual del presupuesto.  Ley de istración Financiera del Estado.  Leyes de los sistemas istrativos de Tesorería, Presupuesto, Contabilidad y Crédito Público.  Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.  TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.  Directivas anuales de los sistemas de tesorería y presupusto.  Directivas emitidas por FONAFE para las entidades que conforman la actividad empresarial del Estado, cuando es aplicable.  Circulares emitidas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. a) Ley Orgánica de la entidad y normas que regulan su funcionamiento

b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o)

En casi todos los casos, las entidades públicas son creadas por ley, independientemente de que pueda haberse expedido la Ley Orgánica correspondiente a cada sector del aparato del Estado. En algunos casos, existen entidades que cuentan con un Estatuto social por operar bajo las normas de la Ley General de Sociedades. Por lo tanto el Archivo Permanente debe incluir copias de las normas legales que regulan el funcionamiento de la entidad o también, podría ser más practico disponer de un archivo digital con el mismo propósito. Organigrama estructurado aprobado. Reglamento de Organización y Funciones y/o Estatuto debidamente aprobado. Manual de Organización y Funciones. Manuales de procedimientos o normas internas equivalentes. Flujograma de las principales actividades de la entidad. Plan operativo institucional e informe de evaluación anual y/o Memoria. Convenios o contratos importantes. Resoluciones y directivas importantes emitidas por la entidad. Presupuesto institucional autorizado y modificado final. Estados financieros. Informes de auditoría. Plan anual de auditoría. Informe de evaluación del Plan de Auditoria. Relación de Funcionarios de la entidad.

Es probable que con el correr de los años y la implementación de las políticas gubernamentales para la eliminación de papel en las oficinas públicas, asistamos al uso intensivo de las bases de datos y las firmas digitales. En dicho contexto, los auditores gubernamentales tendrán que acostumbrarse a prescindir de los archivos físicos, como fuente de consulta para su trabajo. 2) ARCHIVO PERMANENTE GUBERNAMENTAL

DIGITAL

PARA

EL

CONTROL

Dentro de las políticas y procedimientos establecidos en el Sistema Nacional de Control, se establece que por cada entidad sujeta a control debe implementarse un Archivo Permanente, con el propósito de reunir toda la información de interés para su utilización y en el planeamiento de futuros exámenes. Conforme lo define la NAGU 2.40, las Sociedades de Auditoria IndependienteSOAs designadas por el Organismo Contralor para realizar auditorías en las entidades del sector público en cumplimiento del mando legal fijado por la Ley N° 27785, no están obligadas a mantener un Archivo Permanente por cada entidad que examinan, sino más bien, mantener un archivo general con la información obtenida en las auditorías realizadas. A pesar que no existe obligación para las SOAs, es una buena práctica de istración en las Firmas implementar en la medida de lo posible, un archivo Permanente con la información obtenida en las auditorías realizadas a entidades del sector público, puesto que de acuerdo al mecanismo de selección mediante concurso público de méritos es muy posible que una misma Firma lleve a cabo el examen de los estados financieros de una entidad pública hasta por dos ejercicios consecutivos. El disponer de una fuente de información básica y actualizada, ya sea mediante un archivo permanente físico y/o digital tiene innegables ventajas para el desarrollo de la etapa de planeamiento de las auditorias en las SOAs, siendo las principales las siguientes: 

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Acelera el proceso de comprensión de las actividades y operaciones que ejecuta la entidad pública, puesto que al contar con la información básica permitirá actualizar la data disponible en la forma más rápida, a través del a la Página Web de la entidad si fuera necesario, principalmente, en cuanto al funcionamiento de los controles internos en las áreas relacionadas con la istración financiera de fondos públicos. Enfoca con mayor propiedad el proceso de comprensión del marco legal y istrativo aplicable a la entidad, puesto que permite realizar una actualización más rápida sobre la información disponible, evitando que por impericia de los auditores que no están acostumbrados al manejo de la normativa aplicable, se omita el conocimiento de normas importantes sobre el funcionamiento institucional.

Por tanto la implementación de buenas prácticas de istración sobre determinados clientes en el sector público, puede proporcionar a los cuadros profesionales de las SOAs desarrollar su conocimiento y comprensión de las actividades y operaciones de una entidad, en la medida de que dispongan de información actualizada sobre su funcionamiento, principalmente, debido a que mucha de la información relacionada con el presupuesto autorizado y ejecutado y el cumplimiento de los objetivos y metas previstos en los planes operativos anuales, son factibles de ser consultados vía internet por los s en los distintos portales de las entidades del sector público. ARCHIVO PERMANENTE SISTEMÁTICO Uno de los espacios en los que se produce información en grandes volúmenes diariamente es en el sector público que está referida a temas diversos, tales como: legales, reglamentarios, normativos, financieros, contractuales y presupuestarios. Esto genera problemas a los auditores gubernamentales, dado que para realizar sus tareas tienen que mantener un conocimiento permanente, principalmente, sobre la normatividad vigente y los cambios que se producen en las herramientas de gestión y presupuestales que utilizan las entidades públicas para el cumplimiento de su misión. Paralelamente, el desarrollo de la tecnología de información viene cambiando para cubrir la demanda de los sistemas de comunicación contemporáneos de teléfono, video y computadora; motivo por el cual, los viejos estándares están actualizándose y los nuevos pasan rápidamente por las etapas de desarrollo e implementación. Esta información en muchos casos es recopilada y archivada en forma física conforme a las prácticas y usos establecidas por los distintos s, es decir, desde las Oficinas de Auditoría Interna del sector público y sus auditores, hasta las Sociedades de Auditoria Independiente designadas por el Organismo Contralor, para examinar los estados financieros en las entidades públicas; o en otros casos solamente comprende una base de datos generales, exclusivamente, para uso local. ¿Debe existir una base de datos digital que funcione como una red nacional para atender las necesidades de los operadores del control gubernamental? Es posible que existan diversas razones para justificar la necesidad de implementar una Red Digital de Control Gubernamental, no obstante, se considera que los aspectos más importantes son los siguientes: 

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Posibilidad de actualizar en forma permanente a miles de profesionales que son los operadores del control gubernamental, en torno a los cambios, modificaciones y/o derogaciones que se producen en el ordenamiento jurídico-istrativo del sector público. Mejorar la calidad de los contenidos de los informes de auditorías gubernamental y la mejor cautela del ordenamiento jurídicoistrativo, evitando situaciones relacionadas con la no inclusión de observaciones sobre el incumplimiento de normas, por desconocimiento de los auditores.

¿Que es una Red Digital de Control Gubernamental y como debería funcionar? Una red digital es un sistema que permite transmitir datos, imágenes y texto en forma digital y forma simultanea sobre un único medio de transmisión, así como interconectar un número ilimitado de s por intermedio de una red común, con independencia de las cuestiones geográficas, orgánicas y tecnológicas. En una red digital las funciones que corresponde ejecutar a cada uno de sus elementos podrían ser las siguientes:    

Sede central: responsable de diseñar e implementar el sistema de información, mantenimiento y actualización diaria. 1: tiene remoto a toda la data del sistema de información gubernamental, en lo que aplique a sus competencias. 2: tiene remoto sobre la data del sistema de información gubernamental relativa a los aspectos de sus competencias funcionales. 3: tiene remoto restringido sobre la data del sistema de información gubernamental, en torno a los aspectos que tienen relación son su designación como auditor externo.

En el gráfico se muestra el posible funcionamiento de una red digital aplicada al control gubernamental. RED DIGITAL DE CONTROL GUBERNAMENTAL