Analisis Jabatan 4z3i6n

Sumber bacaan • Human Resources Management Seventh Edition – Garry Dessler, ch.3 • Human Resorces Management, Positioning for the 21 st century 6 th ed, Randall, ch. 6 • Human Resorces Management 9 th Edition Robert L, Mathis – John Jackson, ch. 7

Analisis Jabatan (Job analysis)

Drs.M.Kosasih Zen,MSi

Tujuan Pembahasan • Tujuan pembahasan ini adalah peserta dapat memahami konsep dasar Analisis Jabatan, melaksanakan analisis Jabatan sehingga menghasilkan Job Description dan Job Spesification, menerapkan Analisis Jabatan sesuai dengan kegunaannya dan menyelesaikan kasuskasus MSDM melalui pendekatan Analisis Jabatan

Struktur Organisasi Apa Struktur Organisasi itu? Struktur organisasi adalah bagan yang menggambarkan hubungan kegiatan dan sumber-sumber daya yang ada dalam organisasi disertai tugas-tugas yang mereka jalankan

Bentuk Formal Struktur Organisasi Bentuk formal sebuah struktur organisasi digambarkan dalam bentuk skema yang disebut dengan Bagan Organisasi.

Bentuk Formal Struktur Organisasi

Bentuk Formal Struktur Organisasi

Hasil dari Sebuah Struktur Organisasi  Sebuah struktur organisasi akan menghasilkan berjenisjenis pekerjaan yang ada dalam sebuah organisasi.  Masing-masing pekerjaan harus memiliki batasan yang jelas mengenai unsur-unsur dari pekerjaan tersebut.  Selain itu setiap pekerjaan menuntut syarat-syarat tertentu terhadap orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut  Analisis jabatan memberikan prosedur melaluinya dapat diketemukan apa yang termuat dalam pekerjaan dan orang macam apa yang hendak diperkerjakan untuk pekerjaan itu.

Pengertian Analisis Jabatan Analisis jabatan (Job Analisis) merupakan suatu proses pengembangan dan pencatatan pekerjaan. Informasi yang digambarkan atau dicatat mencakup tujuan suatu pekerjaan, kewajiban atau kegiatan utama yang harus dilakukan si pelaku pekerjaan dan syarat-syarat dilakukannya pekerjaan tersebut

Tujuan dan Arti Pentingnya Analisis Jabatan

1.Menyediakan informasi pekerjaan yang realitas bagi para pelamar 2.Menentukan kewajiban masing-masing karyawan dan tugas-tugas yang harus mereka laksanakan. 3.Mengidentifikasi hubungan antara atasan dan bawahan 4.Memberikan informasi yang diperlukan dalam memberi kesempatan kerja secara adil kepada siapapun 5.Dapat membantu perusahaan dalam memenuhi UU untuk warga penyandang cacat

Tujuan dan Arti Pentingnya Analisis Jabatan 6. 7. 8. 9. 10

Dipergunakan sebagai dasar pelatihan, perencanaan karir dan pengembangan karir Digunakan dalam penentuan nilai relatif suatu pekerjaan Dapat berperan sebagai alat untuk memudahkan desain ulang dan perubahan pekerjaan Dapat memperlancar perubahan organisasi dengan mengenali pengulangan yang tidak perlu selama berlangsungnya merger, akuisi dan perampingan Mengarahkan supervisor pada waktu mencari karyawan baru

Informasi yang Diperoleh Lewat Analisis Jabatan 1. Aktivitas Kerja 2. Prilaku Manusia 3. Mesin, Alat Perlengkapan dan Bantuan Kerja yang Digunakan 4. Standar Kinerja 5. Tuntutan Pekerjaan 6. Tuntutan Manusiawi

Langkah-Langkah dalam Analisis Jabatan 1. Mengidentifikasi penggunaan informasi jabatan yng berkaitan dengan keinginan informasi analisis jabatan 2. Mengidentifikasi latar belakang yang berhubungan dengan jabatan (bagaimana hubungan dengan jabatan lain) 3. Pilihlah jabatan yang tepat untuk dianalisis bila diduga banyak jabatan serupa 4. Analisislah secara sungguh-sungguh jabatan dengan metode yang telah ditetapkan 5. Diskusikan dengan pemangku jabatan (informasi yang diperoleh diservikasi dengan pekerja yang melaksanakan pekerjaan itu)

Metode Mengumpulkan Informasi Analisis Jabatan 1. 2. 3. 4.

Wawancara Kuesioner Observasi Buku Harian Pegawai

Pertanyaan-Pertanyaan Khas untuk Menyusun Analisis Jabatan 1. Apa nama Nama jabatan yang anda duduki sekarang ? 2. Apa saja yang dilakukan oleh jabatan ? 3. Apa yang merupkan tugas utama dari posisi Anda ? Apa persisnya yang Anda lakukan 4. Dalam lokasi fisik apakah Anda bekerja ? 5. Pendidikan, pengalaman, keterampilan dan bila perlu sertifikat dan surat izin apakah yang merupakan persyaratan ? 6. Apa yang merupakan tanggung jawab dan kewajiban jabatan ? 7. Apa yang menjadi standar kinedrja dari jabatan anda 8. Apa yang merupakan tuntutan fisik jabatan ? Tuntutan emosional dan mental ? 9. Apa yang merupakan persyaratan kesehatan dan keamanan ? 10. Apakah Anda terekspose ke kondisi kerja yang berbahaya atau tidak biasa ? 11. Peralatan apa yang selazlu digunakan dalam melaksanakan pekerjaan ini.

Hasil yang Diperoleh dari Analisis Jabatan 1. Uraian Jabatan Suatu daftar tugas-tugas tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, tanggung jawab kepenyeliaan suatu jabatan 2. Spesifikasi Jabatan Suatu daftar dari tuntutan manusiawi suatu jabatan yakni pendidikan, keterampilan, kepribadian dan yang lain-lain yang sesuai

Hasil dari Uraian Tugas • • • • • • • •

Nama Jabatan Departemen Ringkasan Tugas Supervisi yang diterima Pelaksanaan Kerja Tugas Kewajiban Job Context

Kerangka Uraian Jabatan 1. Identitas Jabatan 2. Ikhtisar Jabatan 3. Tugas Pokok Jabatan • • •

Rutin Berkala Insidentil

4. Wewenang dan Tanggung jawab • •

Wewenang Tanggung Jawab

5. Kondisi Kerja • •

Kondisi Fisik Kondisi Mental

Kerangka Spesifikasi Jabatan 1. 2. 3. 4. 5.

Identitas jabatan Persyaratan jabatan Pendidikan Pelatihan yang dibutuhkan Persyaratan fisik • • •

Jenis kelamin Usia Kesehatan

6. Persyaratan umum 7. Persyaratan Khusus

Analisis Jabatan Manajerial Sulit Untuk mengenali apa yang dilakukan seorang manajer sepanjang waktu karena macam kegiatannya bervariasi dari jam ke jam dan dari ke hari. Oleh sebab itu digunakan kuesioner yang berhubungan dengan masalah manajer, tanggung jawab, tuntutan, pembatasan dan karakteristik lainnya

Kuesioner Uraian Jabatan Manajerial • • • • • • • • • • • • •

Perencanaan produk pasar dan keuangan Koordinasi unit-unit organisasi dan personil Pengendalian bisnis internal Tanggung jawab produk dan jasa Humas dan hubungan dengan pelanggan Konsultan tingkat lanjut Otonomi tindakan Persetujuan atas komitmen keuangan Pelayanan staf Pengawasan Kompleksitas dan stress Tanggung jawab keuangan tingkat lanjut Tanggung jawab SDM yang luas

Analisis Jabatan Fungsional Dalam Analisis jabatan fungsional kegiatan kerja digambarkan dengan menggunakan sistem peringkat. Asumsi dasarnya adalah sebagai berikut : • Suatu pembedaan mendasar harus dilakukan antar apa yang dikerjakan karyawan dan cara mengerjakannya. • Semua pekerjaan memerlukan karyawan untuk berhubungan dengan data dan barang sampai tingkat tertentu • Fungsi yang sesuai untuk penanganan data, orang atau barang adalah hirarki dan ordinal berlangsung dari yang kompleks ke yang sederhana

Tehnik Analisis Jabatan yang Spesifik • • • • •

Analisis metode Bagan proses alur Bagan mesin pekerja Penelitian gerak dan waktu Work sampling

Analisi Jabatan Berbasis Kompetensi Organisasi Masa Depan • Berbentuk datar dan ramping • Berbentuk jaringan yang lebih memberdayakan kerjasama kelompok, pengembangan karier, lebih didasarkan kepada berbagai bentuk tugas ketimbang urutan, individu tidak lagi terikat secara kaku dengan tingkat manajemen yang hirarkis Ada 4 kondisi yang dibutuhkan : 1. Misi organisasi harus jelas dan dipahami 2. Kompetensi SDM 3. Informasi yang menembus pada semua fungsi 4. Budaya organisasi yang mendukung

Apa yang Dimaksud dengan Kompetensi ? Kompetensi didefinisikan sebagai keseluruhan,kemampuan,pengetahuan , sikap dan prilaku yang ditunjukkan secara konsisten oleh individu untuk menghasilkan kinerja unggul pada suatu jabatan dalam bidang pekerjaan tertentu

Elemen Kompetensi Keterampilan Keterampilan

Peran Peran Sosial Sosial

Elemen Kompetensi

Citra CitraDiri Diri

Pengetahuan Pengetahuan

Sifat / Kepribadian

Motif Motif

Model Gunung Es Keterampilan Pengetahuan

Peran Sosial Ctra Diri Sifat / Kepribadian Motif

Kecocokan Kompetensi Seseorang dengan Pekerjaan Setiap pekerjaan memiliki tuntutan kompetensi tertentu. Setiap orang memiliki kompetensi yang berbeda. Orang yang memiliki kompetensi yang diperlukan bagi suatu pekerjaan tertentu akan memberikan hasil yang lebih baik dibandingkan dengan mereka yang tidak memilikinya. Dengan demikian kompetensi merupakan karakter individu yang membedakan tingkat kinerja seseorang pada suatu pekerjaan tertentu Karena setiap pekerjaan memiliki tuntutan yang berbeda maka kompetensi yang dapat memberikan kontribusi terhadap kinerja yang unggul akan berbeda dari pekerjaan yang satu dengan yang lain

Penilaian dan Pengembangan Kompetensi Suatu prilaku tertentu baru dapat disimpulkan sebagai kompetensi apabila: 1. Memberi hasil yang lebih baik 2. Muncul pada berbagai situasi 3. Frekuensi pemunculannya lebih sering

Hubungan antara Elemen Kompetensi dengan Kompleksitas Pekerjaan Tinggi

Elemen Kompetensi Pengetahu an dan Keterampil an

Rendah

Motif, sifat, citra, peran sosial, inisiatif, sensitifitas antar pribadi dan percaya diri

Kompleksitas Pekerjaan

Tinggi

Analisis Jabatan dalam dunia Tanpa Jabatan 1.

Spesialisasi jabatan • Adam Smith • Charles Babbage • F.W. Taylor

2. Mengembangkan pekerjaan yang lebih menantang lewat pemekaran jabatan (Fedrick Herzberg) 3. Aapakah suatu jabatan sudah dispesialisasikan, dimekarkan atau diperkaya, para karyawan umumnya tetap ditugaskan untuk pekerjaan itu sebagaimana uraian jabatan 4. Dalam banyak perusahaan dewasa ini, pekerjaan menjadi lebih tak berbentuk dan lebih sulit untuk didefinisikan. Dengan kata lain kecenderungan ke arah de-jobbing

Mengapa Perusahaan Menjadi De -Jobbed 1. 2. 3. 4.

Organisasi yang lebih datar Kerja tim Organisasi Nirbatas Perekayasa Ulang

Selesai

Terima kasih atas perhatian anda M.Kosasih Zen

Tugas • Buatlah Analisis jabatan untuk jabatan teman anda, dengan menggunakan daftar pertanyaan. • Buatlah Uraian jabatannya lalu buat pula spesipikasi jabatan. • Trimakasih.