330987549 Procedimiento Para El Control De Documentos Y Registros 5z708

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Fecha: Versión: Página 1 de 9

1 OBJETIVO Establecer la metodología para el control de los documentos internos y externos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad, garantizando su adecuación, revisión, aprobación, actualización, legibilidad e identificación y prevención de obsolescencia.

2 ALCANCE Aplica a todos los documentos del SGC, incluyendo en los casos que aplique, documentos de origen externo que se relacionen directamente con la prestación del servicio

3 PROCEDIMIENTO 3.1 CONTROL DE DOCUMENTOS El Manual de Calidad está a disposición de todos los empleados de la organización con solo a lectura a través de una carpeta pública titulada “SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD”, creada en la red del sistema de información.

Los cambios son autorizados y aprobados por el representante de dirección y/o el gerente; el Representante de la Dirección es responsable de control de los mismos.

El Manual esta estructurado por secciones, cada una de las cuales se puede actualizar y aprobar de manera independiente. Cada vez que se autorice cambios de una o mas secciones, se actualiza la versión de la tabla de contenido, definida en el contenido de este manual, y esta tabla se controla en el listado maestro de documentos como la versión del Manual.

Para las copias impresas de algunas secciones o de todo el manual o secciones, se controla su distribución en el listado maestro de documentos.

No se conservan copias de las versiones obsoletas, y los cambios se registran en la tabla de control de cambios definida en el final de este manual. La Política y los objetivos de Calidad son controlados a través del Listado Maestro de Documentos.

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS ETAPA

DESCRIPCIÓN Desarrollar el contenido del documento siguiendo el esquema de este procedimiento o el que se adapte al tipo de documento

1

Elaboración

RESPONSABLE

Fecha: Versión: Página 2 de 9

EVIDENCIA

Jefe de Área o Proceso

Establecer si el documento es o no confidencial al momento de enviarlo

2

3

4

Estado de la revisión

Cada vez que se genere o modifique el documento se debe actualizar en el listado general de documentos

Representante de la Dirección

Aprobación

Se debe asegurar que el contenido del documento sea coherente y consistente con la realidad y sea adecuado a las necesidades de la empresa antes de su emisión

Representante de Documento en la red la Dirección y/o interna de la Gerente. empresa.

Los documentos aprobados son colocados en la red pública con Asegurar a lectura para consulta Disponibilida de los beneficiario d en los El control de distribución se puntos de uso realiza a través del listado maestro de documentos

Listado maestro de documentos.

Archivos de SGC en red interna en carpeta “Sistema de Representante de Gestión de Calidad” la Dirección listado maestro de documentos

ETAPA

5

Divulgación

DESCRIPCIÓN Los jefes de investigación y desarrollo comunican por vía telefónica, mail o acta a los responsables de los procesos a los cuales aplica el documento sobre la inclusión en la red del documento aprobado

RESPONSABLE

EVIDENCIA

Representante de la Dirección y/o El responsable del proceso o su delegado

Actas mensuales

Evaluar si el contenido del documento continua siendo adecuado y consistente con la realidad y las necesidades de la organización cuando:

6

Revisión

 Solicitud de personal involucrado

Jefe de Área o Proceso

 Se planeen cambios en las actividades que están en el procedimiento  Resultados de auditorias

Adicionar una tabla al final de cada procedimiento con una tabla de este formato: 7

Identificación -No. De versión de los cambios -fecha

Tabla de control de cambios Jefe de Área o Proceso Tabla de control de cambios en formatos

-descripción de los cambios

8

9

Se ajusta el contenido del documento dependiendo los resultados de la revisión, cuando Actualización esta se determine la necesidad de actualización, y repetir los pasos 2,3,4,6,7 Asegurarse que los documentos permanezcan legibles y fácilmente

Jefe de Área o Proceso

Se mantiene el listado general o Representante de maestro, donde se van a la Dirección relacionar todos los documentos del sistema de calidad y tal como se identifican

ETAPA

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

EVIDENCIA

listado maestro de documentos Externos

identificables

10

11

Asegurarse que se identifiquen los documentos de origen externo y se controla la distribución

Los documentos de origen externo de cada uno de los procesos, son controlados por medio de un listado general o maestro e documentos externo

Jefe de Área o Proceso

Control de obsoletos

Se identifica con sello de obsoleto cuando el documento es externo y el responsable del proceso donde aplica el documento desea conservar la versión anterior

Representante de la Dirección

3.2. CONTROL DE REGISTROS

ETAPA

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

Se debe mantener actualizada la matriz de control de registros coordinando con los Representante de responsables de los procesos la Dirección como se controla cada registro cuando se introducen al sgc

1

Identificación

2

Cuando el registro se genera por la aplicación de un software, se hace referencia a Almacenamient este, sin embargo si dicho o elemento permite modificaciones a los registros se conserva una copia impresa del registro original

El asignado en El Listado Maestro de Registros

EVIDENCIA

Listado Maestro de Registros

Listado Maestro de Registros

ETAPA

3

4

Protección

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

La protección de los registros asociados a un software se garantizan con actividades de mantenimiento del sistema y los que están impresos se almacenan en lugares secos y protegido del polvo o condiciones no adecuadas que lo deterioren en el tiempo de retención

Lo realiza el responsable asignado en la matriz de control de registros teniendo en cuenta las siguientes restricciones de la columna Recuperación y “” -confidencial: personal directivo

EVIDENCIA

Listado Maestro de Registros

El Responsable asignado en El Listado Maestro de Registros.

Listado Maestro de Registros

-restringido: quien autorice el jefe del proceso -general: todo el personal

5

6

Tiempo de retención

En la matriz de control de registros se define el tiempo en El asignado en El que el registro debe Listado Maestro permanecer disponible en las de Registros diferentes formas de almacenamiento

Listado Maestro de Registros

Disposición

En la matriz de control de registros se establece lo que El asignado en El se debe hacer con los registros Listado Maestro cuando ya no es necesaria su de Registros conservación

Listado Maestro de Registros

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1 2 [Próximo>>] Fecha Revisión / Aprobación

Area

de

15-10-2010

SGC

PO1-SGC

Procedimiento de Auditoria Interna de la Calidad

10-11-2010

SGC

Tratamiento de Producto No Conforme

10-11-2010

Procedimiento de Auditorias Internas

Titulo

Versión

Archivos

Procedimiento

8

4

PO4-SGC

Procedimiento

6

1

SGC

PO3-SGC

Procedimiento

7

1

22-03-2010

DAIN

P1-DAIN

Procedimiento

5

1

Elaboración del Plan Anual de Capacitación

12-10-2010

SDCA

P1-SDCA

Procedimiento

7

1

Ejecución de las Actividades de Capacitación

12-10-2010

SDCA

P2-SDCA

Procedimiento

6

1

Evaluación de las Actividades de Capacitacion

12-10-2010

SDCA

P3-SDCA

Procedimiento

6

1

Control de Capacitación

de

03-08-2010

SDCA

IT1-SDCA

Instructivo

5

1

Instructivo Comité Bipartito de Capacitación

10-10-2008

SDCA

IT2-SDCA

Instructivo

0

1

Procedimiento de Higiene, Seguridad y Mejoramiento Ambientes de trabajo

20-10-2010

SHyS

P1-SHyS

Procedimiento

3

1

Instructivo Constitución Paritario

20-10-2010

SHyS

IT1-P1-SHyS

Instructivo

3

1

y

10-11-2010

SGC

PO2-SGC

Procedimiento

6

1

Instructivo de Trabajo Plan Anual del Sistema de Higiene-Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo

20-10-2010

SHyS

IT2-P1-SHyS

Instructivo

3

1

Instructivo de Trabajo Programa de Trabajo del Plan Anual de HigieneSeguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo

20-10-2010

SHyS

IT3-P1-SHyS

Instructivo

2

1

Instructivo de Trabajo Informe de Seguimiento del Plan Anual de HigieneSeguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo

20-10-2010

SHyS

IT4-P1-SHyS

Instructivo

2

1

Instructivo de Trabajo Informe de Evaluación de Resultado del Plan Anual de HigieneSeguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo

20-10-2010

SHyS

IT5-P1-SHyS

Instructivo

2

1

Procedimiento del Sistema Integral de Información y Atención Ciudadana

21-12-2010

SIAC

P1-SIAC

Procedimiento

8

1

Procedimiento del Sistema de Evaluación del Desempeño

15-10-2010

SED

P1-SED

Procedimiento

8

1

Instructivo de Trabajo Preservación de Existencias

19-10-2010

SC

IT1-P1-SC

Instructivo

3

1

Carta Derechos Ciudadanos

07-10-2010

SIAC

D1-SIAC

Procedimiento

2

1

Elaboración y Control Documentos y Registros

Gestión

de del

Trabajo Comité

Acciones Correctivas Preventivas

Codigo

Imprimir

Tipo

Fecha Revisión / Aprobación

Area

Objetivos de la Calidad

18-03-2010

SGC

D2-SGC

Procedimiento Accidentes de trabajo y Enfermedades Profesionales

20-10-2010

SHyS

Instructivo de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales

20-10-2010

Manual de Procedimientos de Adquisiciones del Sistema de Compras y Contrataciones Públicas INE

Titulo

Versión

Archivos

Procedimiento

0

1

P2-SHyS

Procedimiento

0

1

SHyS

IT1-P2-SHyS

Instructivo

1

1

24-11-2010

SC

P1-SC

Procedimiento

9

1

Instructivo de Control del Uso y Manejo de los Documentos de Garantías en el Sistema de Compras y Contrataciones Públicas

10-09-2010

SC

IT2-P1-SC

Instructivo

3

1

Instructivo de Desarrollo y Evaluación de Competencias del Personal del Sistema de Compras y Contrataciones Públicas

19-10-2010

SC

IT3-P1-SC

Instructivo

4

1

Manual de la Calidad

15-10-2010

SGC

MC-SGC

Manual de Calidad

9

1

Diseño y Desarrollo del SIG

13-10-2010

SPCG

P1-SPCG

Procedimiento

2

1

Control de Gestión del SIG

13-10-2010

SPCG

P2-SPCG

Procedimiento

2

1

Procedimiento Actualización de la Información Banner Gobierno Transparente INE

12-10-2010

SIAC

P2-SIAC

Procedimiento

1

1

Instructivo Información Activa

12-10-2010

SIAC

IT1-P2-SIAC

Instructivo

1

1

Política de la Calidad

11-05-2009

SGC

D1-SGC

Politicas Calidad

3

1

Diagnóstico de la Calidad de los Ambientes y Condiciones de Trabajo

21-10-2010

SHyS

IT6-P1-SHyS

Instructivo

0

1

Revisión Transparencia

Codigo

Tipo

de

continuación encontrará el listado de los documentos vigentes en nuestro Sistema de Gestión de la alidad. Para acceder a alguno de los formatos, haga clic en el vínculo correspondiente.

PROCESO

CALIDAD

CÓDIGO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

P-GC-01

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD

PR-GC-01

PROCEDIMIENTO NORMA BASE PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SGC

PR-GC-02

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SGC.

PR-GC-03

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE LA CALIDAD.

PR-GC-04

PROCEDIMIENTO SERVICIO NO CONFORME

PR-GC-05

PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS PREVENTIVAS O DE MEJORA

PR-GC-06

PROCEDIMIENTO MANEJO DE QUEJAS Y RECLAMOS

P-GD-01 DIRECTIVA

EDUCATIVA

PR-GD-01

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

PR-GD-02

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

M-GD-01

MANUAL DE CALIDAD

P-GE-01

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN EDUCATIVA

PR-GE-01

DISEÑO EDUCATIVO

PR-GE-02

GESTIÓN DE PLANES Y PROYECTOS

PR-GE-03

EVALUACIÓN Y PROMOCIÓN

PR-GE-04

ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO

P-GF-01

FINANCIERA

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DIRECTIVA

FINANCIERA COMPRAS Y SUMINISTROS

PR-GF-01

ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

PR-GF-02

COMPRAS

PR-GF-03

SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

PR-GF-04

ISTRACIÓN DE INVENTARIOS GUIA DE LA DOCUMENTACION COMUNICATIVA DEL ISJ DE LA SALLE.

P-GI-01 INFORMACION

PASTORAL

PR-GI-01

CONTROL DE CORRESPONDENCIA Y GESTIÓN DE ARCHIVO.

M-GI-01

MANUAL DE COMUNICACIÓN.

PR-GI-02

MATRICULAS.

I-GI-02

RETIRO DE ESTUDIANTES.

I-GI-01

MANEJO DE COPIAS DE SEGURIDAD DE ARCHIVOS INFORMÁTICOS.

P-GP-01

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE PASTORAL

PR-GP-01 P-GT-01 TALENTO HUMANO

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

PROCEDIMIENTO DE PASTORAL CARACTERIZACIÓN DE TALENTO HUMANO

PR-GT-01

PROCEDIMIENTO DE GESTION DEL TALENTO HUMANO

PR-GT-02

PROCEDIMEITNO DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

M-GT-01

MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES

P-SC-01

CARACTERIZACIÓN SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

PR-SC-01 SERVICIOS GENERALES

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

PROCEDIMIENTO SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

P-SG-01

SERVICIOS GENERALES

PR-SG-01

SERVICIOS GENERALEs