Pedoman Pengorganisasian Personalia Fix 4s166n

PEDOMAN PENGORGANISASIAN BAGIAN PERSONALIA RS SITI MIRIAM

Jl. dr. Wahidin No.101 Lawang Telp. (0341) 426057 Fax. (0341) 421865 ext.160 Email: [email protected]

RUMAH SAKIT SITI MIRIAM (RSSM) JL.dr. Wahidin No. 101 Lawang Telp. ( 0341 ) 426057 Fax (0341) 421865 ext 160 Email : [email protected] Website : http://www.rssitimiriam.com

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SITI MIRIAM No: 033/SK/ DIR/ RSSM/XI/ 2015 TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN DAN PELAYANAN BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA

MENIMBANG

: a. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Siti Miriam, maka diperlukan penyelenggaraan Pengorganisasian & Pelayanan Bagian Sumber Daya Manusia yang bermutu tinggi b. Bahwa agar pelayanan di Rumah Sakit Siti Miriam dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya kebijakan Direktur Rumah Sakit Siti Miriam Lawang sebagai landasan bagi penyelenggaraan Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Sumber Daya Manusia di Rumah Sakit Siti Miriam c. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana a dan b, perlu ditetapkan dengan Keputusan Direktur tentang Pedoman Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Sumber Daya Manusia

MENGINGAT

: 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.

3. Peraturan Pemerintah No 32 tahun 1996 tentang Tenaga

Kesehatan. 4. Surat Kepmenkes. RI No. 1045/Menkes/Per/ XI/2006 tentang Pedoman Organisasi Rumah Sakit di Lingkungan Departemen Kesehatan. 5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor. 340/Menkes/PER/III/2010 Tentang Klasifikasi Rumah Sakit. 6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor. 028/Menkes/PER/I/2011 Tentang Klinik. 7. Keputusan Menteri Kesehatan No. 129 Tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. MEMUTUSKAN MENETAPKAN PERTAMA

: :

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SITI MIRIAM TENTANG KEBIJAKAN PEDOMAN PENGORGANISASIAN DAN PELAYANAN BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA

i

KEDUA

:

KETIGA

:

KEEMPAT

:

Lampiran Keputusan Direktur tentang Kebijakan Pedoman Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Sumber Daya Manusia di RS Siti Miriam sebagaimana tercantum dalam lampiran keputusan ini. Pedoman Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Siti Miriam Lawang harus dibahas sekurang-kurangnya setiap 3 (tiga) tahun sekali dan apabila diperlukan, dapat dilakukan perubahan sesuai dengan perkembangan yang ada Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dan apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Pada tanggal

: Lawang : 03 November 2015

Direktur Rumah Sakit Siti Miriam

dr. Antonius Ardijanto Maatita., MMRS

ii

DAFTAR ISI SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR RS SITI MIRIAM .............................. DAFTAR ISI ....................................................................................... BAB I

i iii

PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ..................................................................

1

BAB II

GAMBARAN UMUM RS SITI MIRIAM 2.1 Deskripsi RS Siti Miriam ................................................... 2.2 Sejarah RS Siti Miriam ......................................................

2 3

BAB III

VISI MISI, NILAI DAN TUJUAN RS 3.1 Visi Rumah Sakit .............................................................. 3.2 Misi Rumah Sakit .............................................................. 3.3 Motto .................................................................................

6 6 6

STRUKTUR ORGANISASI RS SITI MIRIAM 4.1 Bagan Struktur Organisasi ................................................ 4.2 Pengertian .........................................................................

7 8

BAB V

VISI MISI DAN FALSAFAH PERSONALIA.............................

10

BAB VI

STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA PERSONALIA 5.1 Bagan Struktur Organisasi Bagian Personalia ...................

11

BAB VII

URAIAN JABATAN 6.1 Uraian Jabatan .................................................................

12

BAB VIII TATA HUBUNGAN KERJA 7.1 Tata hubungan kerja Vertikal ............................................ 7.2 Tata hubungan kerja Horisontal ........................................

13 13

BAB IV

BAB IX

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL 8.1 Pola Ketenagaan ................................................................

14

BAB X

KEGIATAN ORIENTASI .......................................................

18

BAB XI

PERTEMUAN RAPAT ..........................................................

19

BAB XII

PELAPORAN 12.1 Laporan bulanan ............................................................. 13.1 Laporan tahunan.............................................................

20 20

iii

BAB I PENDAHULUAN 1.1

LATAR BELAKANG

Perkembangan dibidang kesehatan yang semakin maju menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dan profesional terhadap pekerjaanya. Di Rumah Sakit Siti Miriam sangat mengandalkan fasilitas atau peralatan kerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien dan hasil kerja yang optimal, oleh karena itu diperlukan kesiapan seorang sekretaris dalam mengoperasikan pekerjaan tersebut. Bagian Sekretariat adalah kantor dimana sekretariat bersama stafnya melaksanakan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang berhubungan dengan menejemen istrasi perkantoran termasuk memelihara dokumen penting, pengurusan perijinan yang berhubungan dengan Rumah Sakit serta membantu lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang untuk membantu Rumah Sakit mencapai tujuannya. Seorang sekretaris di samping menjalankan tugas atas perintah dari pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai koordinator yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Seorang sekretaris memiliki peran dan fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan dibagian kesekretariatan. Di samping bekerja atas perintah Pimpinan, sekretaris juga memiliki wewenang untuk turut membuat rencana organisasi, membuat keputusan, melakukan pengarahan, melakukan pengkoordinasian, menjalankan kontrol, dan melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, serta bekerja terutama untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan yang membantu melaksanakan fungsi manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pengkoordinasian, pengontrolan, serta penyempurnaan. Dalam hal ini sekretaris harus dapat memahami apa yang disebut dengan efisien yang berarti mengerjakan sesuatu dengan tepat, yaitu bagaimana menggunakan berbagai sumber yang ada dengan baik, sehingga akan memberikan hasil maksimal, sedangkan yang dimaksud dengan efektif adalah mengerjakan sesuatu yang tepat, ialah bagaimana agar tepat sasaran, sehingga sasaran yang diinginkan dapat tercapai. Dari uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa bagian secretariat mempunyai peran penting terhadap kemajuan dan perkembangan Rumah Sakit dalam bidang manajemen istrasi.

RS. Siti Miriam Lawang

1

BAB II GAMBARAN UMUM RS. SITI MIRIAM LAWANG 2.1 DESKRIPSI RS. SITI MIRIAM LAWANG. Rumah Sakit Siti Miriam Lawang, adalah sebuah fasilitas layanan kesehatan yang mulai dioperasikan pada tanggal 6 Februari 1973 sebagai Rumah Bersalin/BKIA/Poliklinik, pada tahun 2008 Rumah Bersalin /BKIA mendapatkan izin menjadi Rumah Sakit Khusus yaitu Rumah Sakit Bersalin Siti Miriam. Dan pada tanggal 19 Maret 2014 diresmikan menjadi Rumah Sakit Umum Siti Miriam. RS Siti Miriam berlokasi di JL. dr. Wahidin no 101 Lawang, Malang. Dengan email [email protected]. Rumah Sakit Umum Siti Miriam Lawang mempunyai luas tanah 2.757 m2 dengan luas bangunan 1.371 m2. Kapasitas tempat tidur 50. Secara Geografis Kecamatan Lawang terletak pada Utara wilayah Kabupaten Malang, dan Rumah Sakit Umum Siti Miriam Lawang berada di lokasi strategis yaitu jalur utama akses jalan raya menuju kota Surabaya. Selain sebagai akses jalur utama Rumah Sakit Umum Siti Miriam Lawang juga sebagai salah satu kawasan industry diwilayah Jawa Timur. Rumah Sakit Siti Miriam Lawang merupakan satuan unit usaha yang bergerak dalam bidang pelayan kesehatan yang bersifat swasta dan tidak sematamata mencari keuntungan melainkan menitik beratkan kepada kemanusiaan. Rumah Sakit Umum Siti Miriam Lawang adalah sebuah fasilitas kesehatan dan pengobatan dengan penangan dokter spesialis yang telah ahli dalam bidangnya, yang menghadirkan kepada warga Lawang dan sekitarnya sebuah era baru dalam pelayanan kesehatan dan pengobatan berkualitas. Selain sarana bangunan dan lingkungan Rumah Sakit yang asri dengan adanya taman ditengah bangunan. Rumah Sakit Umum Siti Miriam Lawang dilengkapi dengan sarana poliklinik rawat jalan yang meliputi Klinik Umum, Klinik Spesialis Bedah, Klinik Spesialis Anak, Klinik Spesialis Kebidanan dan kandungan, Klinik Spesialis Saraf, Klinik Spesialis Penyakit Dalam, Klinik Spesialis THT-KL, Klinik Gigi, Klinik Pelayanan KB, dan Klinik Pelayanan Imunisasi. Rumah Sakit Umum Siti Miriam Lawang mempunyai fasilitas Rawat Inap dengan beberapa Kelas yaitu Kelas VIP, Kelas I, Kelas II Umum dan Kelas II Persalinan, Kelas IIIA tersedia ruang anak dan dewasa, Kelas III B tersedia ruang anak, dewasa dan bersalin dan juga menyediakan ruang khusus untuk ruang isolasi dewasa dan anak. Selain rawat jalan dan rawat inap Rumah Sakit Siti Miriam Lawang menyediakan pelayanan intensif (HCU), Instalasi Gawat Darurat 24 jam 7 Hari, Kamar Operasi dan layanan penunjang seperti laboratorium 24 jam, Instalasi Farmasi 24 jam, Ambulance 24 jam dan instalasi gizi.

RS. Siti Miriam Lawang

2

Sebagai perusahaan yang memberikan jasa, RSU Siti Miriam Lawang memandang penting sumber daya manusia sebagai sumber daya utama dalam usaha jasa layanan kesehatan. Oleh karena itu kami mempunyai komitmen yang kuat untuk selalu berusaha meningkatkan kemampuan dan keahlian mereka melalui pendidikan dan pelatihan yang berkesinambungan. Dokter spesialis di Rumah Sakit Umum Siti Miriam Lawang semuanya telah mendapat Surat Ijin Praktek dari Dinas Kesehatan Kabupaten Malang. Artinya mereka dapat melakukan praktek sesuai dengan keahlian masing-masing. Dokter jaga pelayanan dan konsultasi langsung diberikan oleh dokter spesialis kami, dilengkapi dengan tim dokter jaga yang berada di rumah sakit 24 jam setiap hari, untuk menangani pasien di Unit Gawat Darurat. Rumah Sakit Umum Siti Miriam Lawang mempunyai staf keperawatan yang telah diberikan pelatihan dan pendidikan intensif, sehingga mereka mempunyai kecakapan secara teknis dan medis dan mempunyai sikap perhatian dan ramah terhadap seluruh pasien. Dengan level pendidikan minimal D3 keperawatan. Seluruh jajaran staf Rumah Sakit Umum Siti Miriam mulai dari resepsionis, keperawatan, keamanan sampai dengan staf istrasi dan pemeliharaan sarana dan prasarana disiapkan untuk selalu memberikan bantuan dan pelayanan terbaik demi kenyamanan dan kepuasan pelanggan. Rumah Sakit Siti Miriam Lawang dalam operasionalnya, didukung oleh staf Infection Control Management, yaitu untuk pengendalian, pengawasan dan pencegahan terhadap infeksi atau kontaminasi kuman penyakit. Tim Kesehatan lingkungan , untuk mengatur perawatan, perbaikan, dan pengkalibrasian alat-alat medis yang digunakan. Unit IPRS untuk pemeliharaan semua peralatan listrik, AC, kebersihan & perawatan sarana bangunan lainnya. Didukung pula Security, Laundry, dan istrasiKeuangan dalam operasional sehari-hari. 2.2. SEJARAH INSTITUSI RS. SITI MIRIAM LAWANG Telah beberapa bulan lamanya para Suster Biarawati Karya Kesehatan (BKK) menawarkan Rumah Bersalin Siti Myriam di Lawang kepada kami para suster Misericordia, tetapi belum ada kesepakatan dari kedua belah pihak. Pada akhir bulan Mei tahun 1967 kami mendapat berita dari Nederland, bahwa kami diijinkan mengambil alih rumah bersalin tersebut jika Para Suster Biarawati Karya Kesehatan menerima baik usul kami. Seluruh inventaris rumah bersalin itu ditinggalkan oleh para suster kecuali milik pribadi, buku – buku serta inventaris Kapel. Pada tanggal 3 Agustus 1967 Moeder Stanislaus beserta empat (4) orang suster berangkat ke Lawang. Hari berikutnya, Jumat Pertama pk.08.00 diadakan Perayaan Ekaristi oleh Pater P. Ammerlaan O.Carm, yang dihadiri oleh para Bruder dan suster dari biara Lawang. Dan pada hari itu juga dilakukan perjamuan bersama sebagai tanda perpisahan antara para suster Biarawati Karya Kesehatan dengan para biarawan – biarawati di Lawang, serta ucapan selamat datang kepada Para Suster Misericordia yang akan melanjutkan karya kesehatan itu.

RS. Siti Miriam Lawang

3

Pada tahun 1970 Rumah Bersalin Siti Myriam di Lawang mendapat giliran untuk dilakukan pembangunan. Bangunan lama yang merupakan bangunan induk, beserta pavilyun dipugar. Dan pada tanggal 6 Februari 1973 Bupati Kepala Daerah Kabupaten Malang memutuskan: memberikan ijin kepada Sr.Stanislaus untuk mendirikan gedung. Pada tanggal 20 Mei 1987 berdasarkan Surat Ijin No. 445/10441/024/1987 Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur, Rumah Bersalin/Poliklinik/BKIA “Siti Miriam”Lawang resmi berdiri. Sedangkan pada tanggal 14 April 1994, berdasarkan Surat Keputusan Kantor Wilayah Departemen Kesehatan Provinsi Jawa Timur No. 69/KANWIL/SK/YKM/IV/1994, No.71/ KANWIL/SK/YKM.IV/ 1994, No.72/KANVIL/SK/YKM/IV/1994 Ijin Rumah Bersalin berlanjut dengan Pemberian Izin Tetap kepada Yayasan Kongregasi Misericordia Panti Waluya Malang untuk RB/BP/BKIA “Siti Miriam”. Sehubungan dengan perkembangan zaman dan menanggapi tuntutan serta permintaan serta menanggapi respon positif dari masyarakat yang kita layani di Siti Miriam, maka kami mengajukan dan mempersiapkan diri untuk mengajukan peningkatan pelayanan dari BKIA kami ajukan untuk melakuklan pelayanan khusus kepada masyarakat yaitu Rumah Sakit Bersalin. Berkat usaha dan kerjasama yang baik dari pihak – pihak yang terkait maka pada tahun 2008, berdasarkan Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur No.44.2/1/40/111.4/2008, tentang Pemberian Izin Sementara kepada Yayasan Karya Misericordia untuk menyelenggarakan Rumah Sakit Khusus dengan nama “Rumah Sakit Bersalin Siti Miriam” Lawang. Untuk menunjang pelayanan sebagai Rumah Sakit Bersalin Siti Miriam Lawang, maka dilakukan penambahan beberapa ruangan antara lain: Ruang Operasi, Ruang Direktur, Ruang istrasi, Klinik Gigi, Instalasi Gawat Darurat/IGD. Izin Sementara sebagai Rumah Sakit Khusus telah berakhir, maka kami mengajukan perpanjangan izin untuk satu (1) kali lagi, untuk perpanjangan izin kali ini kami dikenakan banyak syarat yang harus kami penuhi antara lain: Pembuatan tempat Pembuangan Limbah Cair, penyimpanan barang dan bahan berbahaya serta beberapa syarat yang lain kami harus menpunyai tenaga Apoteker. Maka mulai bulan Juni 2011 kami mulai menyiapkan untuk membangun IPAL (Instalasi Pembuangan Air Limbah) selain itu Rumah Sakit Bersalin juga menambah pelayanan antara lain Perinatologi bagi bayi – bayi yang masuk kategori resiko tinggi, poli spesialis bedah, memperluas area IGD dan dibuat sesuai dengan standart yang berlaku, serta membuat akses pintu keluar masuk untuk Ambulance sesuai dengan aturan yang berlaku. Setelah memenuhi persyaratan yang disampaikan oleh Dinas Perijinan dan dilakukan Survey maka pada tanggal: 11 April 1012 dengan Surat No. 180/0002/IPRB/421.302/2012, kami mendapatkan Izin Penyelenggaraan Rumah Sakit Bersalin Sementara yang kedua (ke-2). Kami diberi Izin ini dengan batas waktu tertentu yaitu satu (1) tahun selebihnya dari itu kami harus memilih untuk menentukan status antara lain RSIA (Rumah Sakit Ibu Anak) atau RSU (Rumah Sakit Umum). Berdasarkan hasil konsultasi dari para pembina, pengawas dan juga dari Dinas Perijinan sendiri maka kami disarankan untuk meningkatkan pelayanan menjadi Rumah Sakit Umum. Maka dari itu kami mulai menyiapkan diri dan melengkapi segala RS. Siti Miriam Lawang

4

persyaratan. Adapun persyaratan yang paling pokok dan harus kita penuhi lebih dulu adalah untuk mendapatkan izin Mendirikan Rumah Sakit Umum Siti Miriam. Dan pada tanggal 30 April 2013 Surat Izin itu kami dapatkan dengan Nomor: 503.1/36/421.103/2013 Tentang PEMBERIAN IZIN MENDIRIKAN RUMAH SAKIT UMUM SITI MIRIAM KECAMATAN LAWANG KABUPATEN MALANG. Izin selanjutnya yang harus kita penuhi adalah berupa Izin Peruntukan Penggunaan Tanah (IPPT) dan pada tanggal; 05 Juli 2013 Surat izin itu kami dapatkan dengan Nomor:180/0224/IPPT/421.303/2013 Tentang IZIN PERUNTUKAN PENGGUNAAN TANAH. Setelah semua persyaratan kami penuhi dan kami ajukan serta survey dari Dinas Perizinan Kabupaten Malang, berdasarkan hasil survey tersebut kami mendapatkan Izin untuk setapak lebih maju dalam meningkatkan pelayanan yaitu menjadi Rumah Sakit Umum Siti Miriam pada tanggal : 20 Februari 2014, dengan Surat Nomor: 180/0002/IORS/421.302/2014. Demikian sejarah berdirinya Rumah Sakit Umum Siti Miriam Lawang, semoga akan menjadi semangat bagi kita semua untuk melangkah lebih lanjut ke jenjang yang berikutnya.

RS. Siti Miriam Lawang

5

BAB III VISI, MISI, DAN MOTO RS. SITI MIRIAM LAWANG 3.1. VISI. Rumah Sakit Siti Miriam Lawang memiliki visi : “Menjadi tanda pelayanan kesehatan yang berbelas kasih dan professional agar tercipta martabat manusia yang seutuhnya.” 3.2. MISI. Rumah Sakit Siti Miriam memiliki misi : 1. Mengembangkan Sumber Daya Manusia yang berkualitas, berbelas kasih sejalan dengan perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi serta kebutuhan masyarakat. 2. Mengembangkan Rumah Sakit yang menghormati dan menjunjung tinggi hak hidup manusia. 3. Memberikan pelayanan kesehatan kepada yang lemah dan menderita, menghormati martabat pribadi manusia, tanpa membedakan suku, agama, ras, golongan ataupun kedudukan social. 4. Memberikan pendampingan kasih terhadap pasien. 3.3. MOTTO. Rumah Sakit Siti Miriam memiliki Motto : “Melayani Dengan Kasih”

RS. Siti Miriam Lawang

6

4.1

BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RS SITI MIRIAM LAWANG YAYASAN KARYA MISERICORDIA

DIREKTUR

KOMITE ETIK

KOMITE KEPERATAW AN

KOMITE MEDIK

BIDANG PELAYANAN MEDIS

INS. GAWAT DARURAT

KSM - KSM

SPI

TIM PPIRS

BIDANG PENUNJANG

PENUNJANG MEDIS

TIM KKP RS

PKMRS

TIM PASTORA L

BIDANG KEPERAWATAN

PENUNJANG NON MEDIS

INS. RAWAT JALAN

INS. RAWAT INTENSIF INS. RADIOLOGI

IPSRS

KLINIK UMUM

INS. FARMASI

LAUNDRY/ LINEN

KLINIK GIGI

INS. GIZI

KAMAR JENAZAH

KLINIK SPESIALIS

INS. LABORATORIUM

CLEANING SERVICE/ TAMAN

INS. KAMAR OPERASI INS. REKAM MEDIS

TIM

INS. RAWAT INAP KAMAR PERAWATAN (INAP)

TIM FARMA SI

TIM MDG s

TIM REKA M MEDIS

BIDANG UMUM

ISTRAS I

NON ISTRASI

SEKRETARIAT

DRIVER

PSDM

SECURITY

KEUANGAN/ KAS

LOGISTIK

KAMAR ISOLASI KAMAR BERSALIN AKUNTANSI PERINATOLOGI HUMAS

LIMBAH B3 CUSTOMER SERVICE

RS. Siti Miriam Lawang

TIM K3R S

LOKET PENDAFTARAN EDP

7

4.2 KETERANGAN/PENGERTIAN. A. Unit Struktural: 1. Yayasan Karya Misercordia Adalah pemilik usaha dibidang kesehatan RS Siti Miriam Lawang 2. Direktur Adalah kepala atau pejabat tertinggi di RS Siti Miriam 3. Kepala di setiap Bidang Adalah Wakil Direktur yang membantu dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya sesuai dengan bidang masing – masing yaitu: a. Kabid Pelayanan Medis b. Kabid Penunjang medis dan non medis c. Kabid Keperawatan d. Kabid Umum 4. Koordinator Unit kerja Adalah suatu wadah struktural yang terdiri dari tenaga ahli atau profesi dan memiliki fungsi tertentu sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari rumah sakit baik berfungsi pelayanan maupun pendukung operasional rumah sakit yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan anggotanya. Berikut adalah daftar Unit kerja RS Siti Miriam: IGD Ins. Rawat Intensif (HCU) Ins. Kamar Operasi Ins. Rekam Medis Ins. Radiologi Ins. Farmasi Ins. Gizi Ins. Laboratorium Ins. Rawat Jalan Ins. Rawat Inap Bag. IPSRS Bag. Laundry Bag. Kamar Jenazah Bag. Cleaning service dan Limbah B3 Bag. Sekretariat Bag. Personalia Bag. Keuangan/Kas Bag. Customer service Bag. Loket pendaftaran Bag. EDP Bag. Driver Bag. Security Bag. Logistik

RS. Siti Miriam Lawang

8

B. Unit Non Struktural 1. Komite Adalah wadah non struktural yang terdiri dari tenaga ahli dan profesi dibentuk untuk memberikan pertimbangan strategis kepada Direktur dalam rangka peningkatan dan pengembangan pelayanan rumah sakit. Berikut adalah daftar Komite di RS Siti Miriam: a. Komite Etik b. SPI c. Komite Keperawatan d. Komite Medik 2. KSM/Kelompok Staf Medis Adalah kelompok dokter yang bekerja di bidang medis dalam jabatan fungsional. 3. Tim Adalah wadah non struktural yang terdiri dari tenaga ahli dan profesi dibentuk untuk bertanggungjawab terhadap bidang tertentu dalam rangka peningkatan dan pengembangan pelayanan rumah sakit a. Tim PPIRS b. Tim KKPRS c. Tim PKMRS d. Tim Pastoral care e. Tim Farmasi f. Tim MDGs g. Tim Rekam Medis h. Tim K3RS

RS. Siti Miriam Lawang

9

BAB V VISI, MISI, FALSAFAH BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA 5.1. VISI. Visi Bagian SDM “Menjadi Unit Kerja yang mendukung pelayanan terbaik Rumah Sakit dengan menyediakan Sumber Daya Manusia yang berkualitas” 5.2. MISI. Misi Bagian Sumber Daya Manusia : a) Memfasilitasi SDM untuk dapat mengembangkan diri secara maksimal b) Memfasilitasi SDM untuk dapat menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang berpusat pada pasien dengan mengutamakan Mutu dan Keselamatan Pasien. c) Mengambil peran utama dalam mengembangkan Sumber Daya Manusia 5.3. FALSAFAH. Falsafah Bagian SDM Rumah Sakit Siti Miriam adalah : a) Menjadikan SDM berkualitas dalam menunjang tujuan RSSM menjadi pilihan utama masyarakat Malang Raya. b) Sumber daya manusia memerlukan pengembangkan profesionalisme. c) Sumber daya manusia secara berkesinambungan perlu meningkatkan kemampuan dan ketrampilan dalam berkarya d) Pengembangan tim kerja berdasarkan kebersamaan dan saling menghargai antar personel. e) Meningkatkan komitmen untuk mencapai tujuan unit kerja. f) Mengembangkan koordinasi untuk keselarasan dalam tugas.

RS. Siti Miriam Lawang

10

BAB VI STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA

DIREKTUR

KEPALA BIDANG UMUM

ISTRASI PSDM

RS. Siti Miriam Lawang

11

BAB VII URAIAN JABATAN 7.1 URAIAN TUGAS 1. Menyelenggarakan istrasi kepegawaian dan melaksanakan pengurusan kepegawaian 2. Menyusun program kerja agar tugas-tugas dapat dilaksanakan dengan baik 3. Mengurus dan menyelesaikan rekruitmen pegawai sesuai dengan prosedur agar mendapat penyelesaian tepat pada waktunya 4. Menandatangani dan mengatur permohonan cuti pegawai 5. Membuat surat pengajuan untuk kenaikan gaji berkala, pengangkatan karyawan tetap, kenaikan tingkat dan surat lain kepegawaian. 6. Meneliti surat-surat di lingkungan kepegawaian sebelum diajukan ke atasan 7. Membuat/menyusun daftar gaji/honor beserta lembur dan pajak karyawan 8. Mengadakan kerja sama dengan bagian lain yang terkait dalam urusan kepegawaian 9. Mengurus dan menyelesaikan mutasi pegawai sesuai dengan prosedur agar mendapat penyelesaian tepat pada waktunya. 10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan dalam rangka tugas kedinasan 11. Melakukan penilaian dan evaluasi (DP3) atas kinerja karyawan Rumah Sakit sebagai bahan pertimbangan pengembangan karyawan 12. Membuat laporan tentang pelaksanaan istrasi kepegawaian. 13. Mengikuti rapat dinas rutin, untuk membantu memecahkan/ menyelesaikan masalah yang diadakan Bagian Umum. 7.2

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.3

1. 2. 3. 4.

TANGGUNG JAWAB Ketepatan waktu dalam menyelesaikan tugas Kelancaran/kecepatan proses penyelesaian urusan kepegawaian Keselamatan dan kerahasiaan dokumen/data kepegawaian Keselamatan dan terpeliharanya sarana dan prasarana kantor yang tersedia Kebenaran penyusunan program dan laporan kerja Terciptanya suasana dan disiplin kerja yang hermonis dilingkungannya. WEWENANG Meminta data/berkas persyaratan kepada pegawai untuk keperluan kepegawaian Menyimpan dan memelihara data kepegawaian Mempergunakan ATK serta perlengkapan kantor yang tersedia di lingkungannya Memberikan usulan kepada atasan tentang hal yang berkaitan dengan bidang kepegawaian

RS. Siti Miriam Lawang

12

BAB VIII TATA HUBUNGAN KERJA 8.1. TATA HUBUNGAN VERTIKAL. Dalam pekerjaan sehari-hari, Jabatan yang dihubungi 1. Direktur - Koordinasi terkait kepanitiaan. - Koordinasi terkait SK-SK pegawai. - Koordinasi terkait reward dan punishment pegawai. - Koordinasi terkait even-even khusus. 2. Kepala Bagian Umum & Keuangan - Koordinasi Ketenagaan : rekrutmen pegawai, penilaian kinerja, kenaikan status kepegawaian. - Koordinasi terkait pemberian tunjangan tunjangan. - Koordinasi terkait asuransi bagi pegawai dan keluarga. - Koordinasi terkait Pendidikan dan Latihan Pegawai. - Koordinasi terkait masalah kepegawaian. - Koordinasi terkait kebutuhan ketenagaan. - Koordinasi terkait kebutuhan pelatihan pegawai. 8.2.TATA HUBUNGAN HORISONTAL. Dalam pekerjaan sehari-hari, Unit yang dihubungi 1. Seluruh unit : - Absensi pegawai, - informasi tentang gaji dan slip gaji - penilaian kinerja - diklat. 2. Unit Keuangan : - Pemberian gaji, tunjangan, manfaat. - Pemberian insentif, dan pengeluaran cash lainnya. 3. Bagian Akuntansi : - Koordinasi terkait data gaji. - Koordinasi terkait pengeluaran cash 4. Bagian istrasi : - Koordinasi terkait surat-surat balasan, surat tugas, dsb. - Koordinasi terkait data untuk laporan ke Kementerian Kesehatan RI - Koordinasi terkait data-data untuk kebutuhan laporan yayasan. 5. Bagian Pengadaan : - Koordinasi terkait pengadaan seragam dan atribut pegawai. - Koordinasi terkait pengadaan alat-alat diklat.

RS. Siti Miriam Lawang

13

BAB IX POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

A. Ketenagaan dan kualifikasi personil sbb : - Kualifikasi personil : Nama Jabatan

Pendidikan

Kepala Personalia

S1 Psikologi

istrasi Personalia

SMA

RS. Siti Miriam Lawang

Kualifikasi 1. Memahami dan melaksanakan Visi Misi Rumah Sakit 2. Mampu melaksanakan tugastugas yang diberikan 3. Pendidikan formal minimal DIII Manajemen/istrasi 4. Komunikatif dan Dinamis 5. Terampil dalam pemrograman komputer (Ms. Office, internet, dll) 6. Memiliki kompetensi/ keterampilan pelayanan prima 7. Sehat jasmani dan rohani 8. Jujur, bertanggung jawab dan dapat bekerjasama dengan seluruh karyawan 1. Memahami dan melaksanakan Visi Misi Rumah Sakit 2. Mampu melaksanakan tugastugas yang diberikan 3. Pendidikan formal minimal DIII Manajemen/istrasi 4. Komunikatif dan Dinamis 5. Terampil dalam pemrograman komputer (Ms. Office, internet, dll) 6. Memiliki kompetensi/ keterampilan pelayanan prima 7. Sehat jasmani dan rohani 8. Jujur, bertanggung jawab dan dapat bekerjasama dengan seluruh karyawan

Jumlah Kebutuhan 1

1

14

No

Analisis Beban Kerja : Uraian tugas pokok

BT

SKR

WPT ( BT X SKR)

1.

Menyiapkan absensi pegawai

324

20

6480

2.

Membuat perencanaan rekrutmen tahunan Merekap surat lamaran masuk

1

60

60

24

5

120

Memanggil pelamar untuk interview Seleksi berkas lamaran

12

5

60

24

15

360

Menyiapkan berkas dan Interview pelamar Menyiapkan tes kesehatan untuk pelamar Interview pelamar ke 2

12

120

1440

12

60

720

12

60

720

Memanggil karyawan untuk melengkapi berkas2 kepegawaian Mengecek kelengkapan berkas karyawan baru Merekap data dan menyiapkan berkas karyawan baru Membuat keplek pegawai baru

12

30

360

12

5

60

12

60

720

12

15

180

12

30

360

12

60

720

60

10

600

16.

Menyiapkan berkas orientasi pegawai Mengenalkan karyawan baru kepada semua staf Menyiapakan berkas evaluasi orientasi karyawan baru Merekap cuti pegawai

720

5

3600

17.

Membuat surat pengajuan KGB

20

30

600

18.

Membuat surat pengajuan untuk KT Membuat Surat pengajuan kenaikan pangkat Membuat Surat kontrak kepegawaian Menyiapkan berkas untuk pengajuan untuk karyawan tetap Merekap karyawan mutasi

15

30

450

20

30

600

210

30

6300

20

30

600

5

30

150

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

19. 20. 21. 22.

RS. Siti Miriam Lawang

15

23.

Merekap data diklat karyawan

24

15

360

24.

Merekap data pelatihan karyawan

12

15

180

25.

Merekap inventaris

1

20

20

26.

Menyiapkan berkas evaluasi penilaian karyawan rutin dan menyebarkan serta menggandakan dan mengarsipkan Membuat daftar gaji

300

60

18000

168

10

1680

1032

3

3096

29.

Memeriksa masa kerja karyawan, gapok, tunjangan, SK Input lembur

1056

5

5280

30.

Ngeprint slip lembur

1104

1/2

552

31.

Mengecek slip gaji (potongan)

1056

4

4224

32.

Menulis rekapan gaji karyawan tunai Mengerjakan honor dr RS dan IGD

216

5

1080

156

45

7020

Mengecek gaji karyawan keseluruhan Transfer ke bank

101

1

1212

48

60

2160

Mengerjakan HR dr.Spesialis dan ass. Dr spesialis Mengecek kembali HR dr.Spesialis dan ass dr. spesialis Mengerjakan pajak karyawan

192

15

2880

192

1

192

324

20

6480

24

30

720

40.

Setor pajak ke kantor pos dan kantor pajak Mengecek gaji tunai

240

10

2400

41.

Mencocokkan data gaji

12

60

720

42.

Membagikan gaji tunai

20

5

100

43.

12

20

240

44.

Mengirim laporan gaji bulanan dan pajak ke yayasan Tugas lain (akreditasi, dll)

286

90

25740

45.

Rapat rutin

36

120

4320

46.

Laporan tahunan

1

480

480

27. 28.

33. 34. 35. 36. 37. 38. 39.

RS. Siti Miriam Lawang

16

47.

Mengecek dan merekap masa berlaku SIP, SIK dokter, perawat dan bidan Merekap data karyawan bertahap (cek jika ada penambahan data dll) Mengerjakan laporan THR

12

10

120

12

15

180

2

240

480

12

15

180

51.

Membuat surat2 yang di perlukan karyawan Membuat laporan pajak tahunan

1

480

480

52.

Mengerjakan laporan gaji tahunan

12

480

5760

53.

Rekap uang parkir

36

30

1080

48. 49 50.

Jumlah kebutuhan karyawan =

Jumlah total WPT x 1 orang Jumlah waktu kerja efektif = 122676 x 1 = 1.3 = 2 96096

RS. Siti Miriam Lawang

17

BAB X KEGIATAN ORIENTASI Apabila menerima pegawai baru maka dilakukan program orientasi sbb : Hari Materi Metode Penanggungjawab Hari I 1. Penjelasan tentang Diskusi Personalia peraturan kepegawaian 2. Tata tertib selama orientasi berlangsung, beserta formulir orientasi yang harus dilengkapi 3. Penandatanganan surat pernyataan kesediaan menjalani kegiatan orientasi 4. Perkenalan kepada Hospital tour seluruh karyawan RS 5. Pengenalan dasar Serah terima tentang unit kepada kepala kerja/instalasi unit terkait kerja/instalasi terkait Hari II s/d 1. Pengenalan Ceramah & - Personalia XIV mendalam tentang diskusi - Kepala unit unit kerja/instalasi kerja terkait - Tim mutu 2. Mengenal RS melalui - Ketua buku profil, SKP/KPRS terutama tentang - Ketua PPI/ visi, misi, motto RS IPCN 3. Struktur organisasi - Tim pastoral RS - Diklat 4. Perjanjian kerja - Kepala IGD sama - Tim K3 5. Etika bekerja 6. Basic life Pelatihan 7. Penanggulangan internal bencana kebakaran 8. Service excellence 9. Keselamatan pasien 10. Pencegahan & pengendalian infeksi 11. Prosedur penanganan keluhan pasien 12. Pastoral care

RS. Siti Miriam Lawang

18

BAB XI PERTEMUAN RAPAT Pertemuan rapat di bagian SDM meliputi : 1. Pertemuan harian, dilaksanakan pada pukul 07.00 pada pertemuan ini masing-masing individu melaporkan kegiatan yang telah dilaksanakan dan akan dilaksanakan, segala permasalahan diungkapkan, dibahas bersama untuk memperoleh hasil. 2. Pertemuan Bulanan membahas hal-hal yang diperoleh dalam Rapat Umum RS Siti Miriam, dilaksanakan satu hari setelah rapat umum.

RS. Siti Miriam Lawang

19

BAB XII PELAPORAN Pelaporan di Bagian SDM meliputi : laporan bulanan dan laporan tahunan. 11.1 Laporan Bulanan Laporan bulanan meliputi : 1) Laporan pencapaian SPM 2) Laporan kegiatan SDM meliputi (1) Proses Rekruitmen (2) Laporan pencapaian ketenagaan. (3) Komposisi ketenagaan (4) Laporan lembur (5) Laporan diklat (6) Laporan BPJS (7) Laporan pajak (8) Laporan gaji 11.2 Laporan Tahunan Laporan tahunan merupakan rekap dari laporan bulanan, dan digunakan untuk laporan rumah sakit dan yayasan.

RS. Siti Miriam Lawang

20